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Eine Konferenz abhalten

Conference konfigurieren

Ein Telefongespräch über das Internet führen

Text Chat

Datenaustausch

Gemeinsames Arbeiten im Web

Das White Board

Integration

Schnelleinstieg in Conference

von Mark R. Brown

Das Internet wurde schon vielfach als »vollkommen neue Möglichkeit für die Abwicklung von Geschäften« gepriesen. Doch viele bemängeln, daß die prächtigen Kleider des Königs reichlich viele Löcher haben. Tatsächlich müssen für den angesprochenen Zweck noch einige Werkzeuge entwickelt werden.

So benötigt man z.B. vollkommen neue Verfahren für die Abwicklung sicherer Transaktionen. Zusätzlich müssen Lösungen ausgearbeitet werden, mit denen Online-Einkäufe und deren sofortige Bezahlung durchführbar sind. Standards für diesen Bereich sind derzeit in Entwicklung, wobei man allerdings davon ausgehen muß, daß deren Einführung mindestens noch ein oder zwei Jahre in Anspruch nehmen wird. In der Zwischenzeit ist die Anzahl der tatsächlichen geschäftlichen Transaktionen nur ein Bruchteil dessen, was bei zufriedenstellenden Lösungen in diesem Bereich tatsächlich möglich wäre.

Auch die Kooperation von Teilnehmern über das Internet hängt letztendlich von der Verfügbarkeit der richtigen Anwendungen ab. Vielleicht ist die Wartezeit in diesem Bereich mit der Einbindung von Conference in den Netscape Communicator schon vorbei.

Das Konzept für die Zusammenarbeit über das Internet ist faszinierend. Man braucht nur an die potentiellen Möglichkeiten der Zeit- und Gelderspanis denken. Mit Conference lassen sich fünf verschiedene Aufgaben erledigen:

Das beste ist, daß man all diese Aktionen gleichzeitig durchführen kann.

Möglichkeiten für den Einsatz dieser Werkzeuge gibt es genug: So können z.B. Ideen und Konzepte ausgetauscht, Produkte entwickelt, Konferenzen abgehalten oder Meetings vorbereitet werden.

Eine Konferenz abhalten

Netscape Conference ist eine Weiterentwicklung von CoolTalk, das bereits viele Funktionen (z.B. die Benutzeroberfläche) besaß, die in Conference übernommen wurden. Der einzige Nachteil bestand darin, daß CoolTalk nicht in den Navigator integriert war. Obwohl Conference ein Communicator-Modul ist, kann das Programm nicht über die Komponentenleiste aktiviert werden. Für den Start müssen Sie das Communicator-Menü öffnen und die Option Conference Conference auswählen (oder (Strg)+(5) drücken). Dann sehen Sie das Conference-Fenster in Abbildung 7.1.

Abbildung 7.1: Nach dem Start von Conference sehen Sie als erstes dieses Fenster, das Sie zum Telefonieren im Internet brauchen. 

siehe Abbildung 
 

Conference konfigurieren

Bei der Installation von Netscape Communicator haben Sie vielleicht schon den Installationsassistenten für Conference ausgeführt. Sollte dies nicht der Fall sein, wählen Sie jetzt Help, Setup Wizard Setup Wizard. Sie erhalten das Dialogfeld in Abbildung 7.2 angezeigt.

Abbildung 7.2: Der Installationsassistent für Conference führt Sie durch alle Optionen, die zur Konfiguration der Anwendung benötigt werden. 

siehe Abbildung 
 
Vor Vor dem Start des Assistenten sollten Sie überprüfen, ob Ihre Soundkarte installiert ist und auch richtig funktioniert. Conference benötigt die Soundkarte für die Aufnahme und die Wiedergabe der gesprochenen Worte. Schließen Sie Ihr Mikrofon an, und nehmen Sie mit Hilfe der systemseitig angebotenen Assistenten die notwendigen Einstellungen vor. Sobald die Soundkarte richtig konfiguriert ist, können Sie mit der Installation von Conference beginnen. 

Der Installations-Assistent führt folgende Aufgaben durch:

Um diese Prozeduren ausführen zu können, müssen Sie folgende Angaben machen: Wenn Sie zweimal auf die Schaltfläche Next klicken, erhalten Sie den Dialog in Abbildung 7.3 angezeigt.

Abbildung 7.3: Dieses Dialogfeld nimmt die Daten für Ihre »Visitenkarte« entgegen. 

siehe Abbildung 
 In dieses Dialogfeld müssen Sie lediglich Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse eintragen. Falls die Felder bereits ausgefüllt sind, klicken Sie auf Cancel: Bei der Installation des Communicator haben Sie diese Prozedur bereits durchlaufen.


Die Erstellung Ihrer Visitenkarte wird in Kapital 15 erklärt. 

Sobald Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse eingegeben haben, klicken Sie erneut auf Next. Als nächstes sehen Sie das Dialogfeld in Abbildung 7.4.

Abbildung 7.4: In diesem Teil des Installationsassistenten passen Sie die Parameter für den Dynamic Lookup Service (DLS) und die Phonebook-Server Ihren Gegebenheiten an. 

siehe Abbildung 
 Über dieses Dialogfeld definieren Sie Ihren Dynamic Lookup Service (DLS) und die Phonebook-Server. Der DLS führt das Routing der ausgehenden und ankommenden Gespräche durch. Im Phonebook-Server können Sie nach der Adresse eines Anwenders suchen. Standardmäßig ist der DLS-Server von Netscape eingestellt, während die Adresse für den Phonebook-Server auf Four11 gesetzt ist. Falls Sie keinen Zugriff auf einen alternativen Server haben, sollten Sie diese Einstellungen unverändert lassen.

Sicherlich werden Sie die Markierung im Kontrollkästchen vor dem Eintrag List my name on phonebook bemerken. Wenn Sie möchten, daß andere Teilnehmer Sie im Verzeichnis von Four11 finden, lassen Sie die Markierung stehen.

Wenn Sie Next ein weiteres Mal anklicken, erreichen Sie das Dialogfeld in Abbildung 7.5, in dem die Übertragungsgeschwindigkeit ins Internet eingestellt wird. Wählen Sie das richtige Optionsfeld aus, und klicken Sie danach erneut auf Next.

Abbildung 7.5: Die Übertragungsgeschwindigkeit spielt bei einem Telefonat über das Internet eine wichtige Rolle. Dieses Dialogfeld stellt sicher, daß Conference richtig konfiguriert ist. 

siehe Abbildung 
 Im folgenden Dialogfeld konfigurieren Sie Ihre Soundkarte (siehe Abbildung 7.6). Sollte in Ihrem Rechner keine Soundkarte eingebaut sein, können Sie nicht über das Internet telefonieren. Die Angaben unter Microphone und Speakers werden aus dem System übernommen. Falls Ihre Soundkarte richtig konfiguriert ist, sollten Sie auf Next klicken können.

Abbildung 7.6: An dieser Stelle konfigurieren und testen Sie Ihre Soundkarte. 

siehe Abbildung 
 Jetzt müssen Sie ein Mikrofon anschließen, da der Assistent eine Lautstärkenmessung durchführen möchte. Nach einem Klick auf Next sehen Sie das Dialogfeld in Abbildung 7.7.

Abbildung 7.7: Die richtige Einstellung der Hintergrundgeräusche regeln Sie über den Silence Sensor. 

siehe Abbildung 
 Sie sehen einen grünen Balken, der die augenblickliche Lautstärke des Mikrofons anzeigt. Verschieben Sie beim Sprechen den Silence Sensor so weit, bis er in der Nähe der linken Begrenzung des grünen Balkens steht. Mit dieser Einstellung regeln Sie die Sprachaktivierung (VOX – Voice Activation), die sicherstellt, daß keine Hintergrundgeräusche, sondern lediglich die Sprache übertragen wird. Sobald Sie die richtige Einstellung gefunden haben, klicken Sie auf Next. Um die Konfiguration zu beenden, klicken Sie auf Finish.


Falls Sie die Einstellungen, die Sie mit Hilfe des Assistenten vorgenommen haben, ändern möchten, wählen Sie im Conference-Menü Call, Preferences. Preferences. 

Ein Telefongespräch über das Internet führen

In der Hauptansicht von Netscape Conference (siehe Abbildung 7.8) starten Sie einen Anruf über das Internet.

Abbildung 7.8: Um einen Anruf zu tätigen, geben Sie eine E-Mail-Adresse ein. 

siehe Abbildung 
 Um einen anderen Teilnehmer anzurufen, geben Sie im Feld E-mail address eine E-Mail-Adresse ein, und klicken danach auf die Schaltfläche Dial. Damit Sie den anderen Teilnehmer auch erreichen können, müssen auf dessen Seite folgende Bedingungen erfüllt sein: Er muß online sein, den Communicator aktiviert, sich bei einem DLS-Server eingetragen und die Option Do Not Disturb ausgeschaltet haben. Nicht gerade wenig! Da ist es natürlich, mit dem Empfänger nach Möglichkeit vorab einen festen Termin auszumachen, es sei denn, Sie wissen, daß die betreffende Person immer online ist.


Was ist zu tun, wenn Sie die E-Mail-Adresse nicht kennen? Welche Unterstützung Ihnen Netscape Conference in diesem Fall anbietet, beschreibt Kapitel 15. 

Sollte die Anwahl nicht erfolgreich sein, werden Sie über ein Dialogfeld darüber informiert. Danach umwandelt sich die Dial-Schaltfläche in die Hang-Up-Schaltfläche (Auflegen).

Abbildung 7.9: Falls die Verbindung nicht zustandekommt, werden Sie darüber informiert. Dieses Fenster signalisiert, daß der gewünschte Teilnehmer erreicht wurde. 

siehe Abbildung 
 Sobald die Verbindung aufgebaut ist, sollten Sie die Person am anderen Ende hören und das Gespräch beginnen können. Falls notwendig, stellen Sie mit Hilfe der Regler die Lautstärke des Mikrofons und die Wiedergabe über die Lautsprecher ein (siehe Abbildung 7.9).

Um das Telefonat zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Hang Up.


Bei einer Audio-Konferenz können Sie noch sehr viel mehr tun (z.B. eine Voice-Mail versenden). Informationen zu diesen Funktionen finden Sie in Kapitel 15. 

Text Chat

Im Conference-Modul gibt es noch eine Reihe anderer Module, die Sie zusammen oder anstelle der Sprachverbindung einsetzen können. Der Text Chat bewährt sich insbesondere dann, wenn Sie nur über eine langsame oder unzuverlässige Modemverbindung verfügen. Um dieses Programm zu starten, klicken Sie in der Conference-Leiste (siehe Abbildung 7.9) auf die Schaltfläche Text Chat Text Chat. Danach sehen Sie das Fenster in Abbildung 7.10.

Abbildung 7.10: Der Text Chat ist leicht zu bedienen – Sie geben einfach Ihren Text ein! 

siehe Abbildung 
 Im Text-Chat-Fenster sehen Sie einen blinkenden Cursor, der im Personal Notepad steht. Um einen Text zu senden, geben Sie einfach etwas ein und drücken danach die Tastenkombination (Strg)+(Eingabetaste). Das Geschriebene wird zusammen mit den Kommentaren Ihres Gegenüber im Log-File-Fenster angezeigt.

Um die Konversation zu beenden, schließen Sie einfach das Text-Chat-Fenster.


Dieses Werkzeug stellt diverse Optionen zur Verfügung, die in Kapitel 15 ausführlich erläutert werden. 

Datenaustausch

Um eine Datei von Ihrem Rechner auf den Ihres Partners zu übertragen, klicken Sie auf die Schaltfläche File Exchange File Exchange (siehe Abbildung 7.9).

Obwohl diese Funktion auf den ersten Blick recht einfach aussieht, ist dieses Modul der Dreh- und Angelpunkt von Conference. Man kann zwar eine Menge besprechen und den ganzen Tag Bilder malen, aber wenn keine Möglichkeit besteht, eine wichtige Projektdatei zu übertragen, kann die gesamte Konversation sehr schnell ins Leere laufen. Erst die Möglichkeit der Dateiübertragung macht die Kommunikation über das Internet zu einem effektiven und wirkungsvollen Prozeß.

Wenn Sie im Conference-Fenster auf die Schaltfläche File Exchange File Exchange klicken, sehen Sie das Fenster in Abbildung 7.11.

Abbildung 7.11: Über die Funktion File Exchange übertragen Sie die Dateien direkt auf den Rechner Ihres Gesprächspartners. 

siehe Abbildung 
 Mit Hilfe der Schaltfläche Send im File-Exchange-Fenster können Sie eine Liste der Dateien zusammenstellen, die auf einmal übertragen werden sollen (siehe Abbildung 7.11). Mit dieser Aktion rufen Sie das Standard-Dialogfeld Datei öffnen auf, das in Ihrem System implementiert ist und in dem Sie die Auswahl der Dateien vornehmen. Jede ausgewählte Datei wird im Fenster Files(s) to Send aufgelistet. Sobald die Dateiliste vollständig ist, klicken Sie auf Send.

Der Empfang der Dateien ist automatisiert. Die Namen der empfangenen Dateien werden im Fenster File(s) Received angezeigt, wo sie markiert und über die Schaltfläche Save Save auf der Festplatte gespeichert werden.

Wenn Sie die Datenübertragung beenden möchten, genügt es, das Fenster zu schließen.


Obwohl File Exchange ein einfaches Werkzeug ist, bietet es viele Optionen, die in Kapitel 15 ausführlich besprochen werden. 

Gemeinsames Arbeiten im Web

Die Möglichkeit zur gemeinsamen Ansicht von Web-Seiten sah ich zum ersten Mal vor zwei Jahren, als mir das Programm PowWow vorgeführt wurde. Ich muß zugeben, daß ich ziemlich beeindruckt war. Das Konzept an sich ist relativ simpel – Sie gehen einfach ins Web, und ein zweiter Teilnehmer schließt sich Ihnen an. Mit Netscape Conference ist dies kein Problem.

Zum Start klicken Sie in der Conference-Leiste auf die Schaltfläche Collaborative Browsing Collaborative Browsing (siehe Abbildung 7.9).

Abbildung 7.12: Das gemeinsame Arbeiten im Web ist genauso einfach wie das Anklicken zweier Schaltflächen. 

siehe Abbildung 
 Um zusammen mit Ihrem Partner auf die gleiche Web-Adresse zuzugreifen, klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche Sync Browser Sync Browser und danach auf Start. Ab sofort folgt Ihnen Ihr Kollege auf der Reise durch das Web. Am Ende der Exkursion wechseln Sie wieder ins Fenster Collaborative Browsing und klicken dort auf Close.


Weitere Ideen für das gemeinsame Arbeiten im Web finden Sie in Kapitel 15. 

Das White Board

Die typische Brainstorming-Sitzung in einem Unternehmen sieht ungefähr wie folgt aus: Ein Dutzend Leute mit hochgekrempelten Ärmeln sitzen um einen runden Tisch, und jeder Teilnehmer hat eine Kaffeetasse vor sich stehen. Einer steht vorne an der Tafel und notiert Listen oder erstellt Diagramme, während jeder irgendwelche Ideen äußert oder zu den Ideen der anderen Bemerkungen macht.

Obwohl Sie Ihren eigenen Kaffee trinken müssen, bietet das White Board von Netscape Conference ungefähr die gleichen Funktionen an. Hier können Sie z.B. Grafiken laden und markieren, während Sie mit Ihrem Partner sämtliche Aspekte Ihrer Ideen durchsprechen.

Das White Board starten Sie über das White-Board-Symbol White Board in der Conference-Leiste (siehe Abbildung 7.9).

Abbildung 7.13: Im Conference White Board können Sie mit Bildern arbeiten, die bekanntermaßen mehr sagen als tausend Worte. 

siehe Abbildung 
 Es muß festgehalten werden, daß White Board mit zwei grundsätzlich verschiedenen Grafik-Elementen arbeitet: dem »White Board«-Bild und den Markierungen. Das Ganze sollten Sie sich wie zwei voneinander unabhängige Schichten vorstellen: im Hintergrund das Bild und im Vordergrund die Markierungen. Beide Schichten haben nichts miteinander zu tun und können deshalb unabhängig voneinander geändert oder gelöscht werden.

Über die Schaltfläche Open File Open File in der Werkzeugleiste laden Sie das gewünschte Bild (eine BMP-, GIF-, JPEG- oder TIF-Datei) von Ihrer Festplatte. Wenn Sie in Ihrem aktuellen Projekt mit einem anderen Grafikprogramm arbeiten, speichern Sie das Bild einfach in einem der angegebenen Formate ab und laden es danach in das White Board.

Daneben können Sie ein Bild auch direkt aus dem Desktop übernehmen. Zu diesem Zweck entfernen Sie, bis auf das zur Übernahme bestimmte Fenster und das White Board, alle Elemente aus dem Desktop. Danach wählen Sie aus dem Capture-Menü des White Board eine der angebotenen Optionen aus. Sie haben die Wahl, ob Sie einen bestimmten Bereich, den gesamten Desktop oder nur ein Fenster auswählen möchten.

Das White Board kann natürlich auch leer sein. Um den Bildschirm zu löschen, wählen Sie im White Board-Menü den Punkt Clear White Board.

Falls Sie jemals mit einem Grafikprogramm gearbeitet haben, werden Ihnen die Operationen im White Board bekannt vorkommen. So können Sie mit den vorhandenen Werkzeugen die bekannten Elemente wie Vierecke, Kreise oder Texte einfügen. Mit einem Mauszeiger, der einen Pfeil darstellt, können Sie während der Diskussion bestimmte Punkte hervorheben.


Vergessen Sie nicht, daß Sie über die ToolTips Informationen darüber erhalten, welche Funktion sich hinter einer bestimmten Schaltfläche verbirgt. 

Um die im Laufe einer Sitzung gemachten Markierungen auf einmal zu entfernen, wählen Sie im Edit-Menü die Option Clear Markup Clear Markup aus.

Das White Board ist innerhalb von Netscape Conference unbestritten das wichtigste Werkzeug. Nichts bringt mehr, als gemeinsam an einem Bild zu arbeiten, mit dessen Hilfe eine Idee eine konkrete Gestalt annimmt.

Sämtliche Optionen des White Boards werden in Kapitel 15 beschrieben.

Integration

Vergessen Sie nicht, daß man in Conference jedes einzelne Werkzeug in Kombination mit den anderen Modulen einsetzen kann: Während Sie mit Ihrem Gegenüber sprechen, können beide Teilnehmer gleichzeitig im White Board malen oder sich im Hintergrund gegenseitig Dateien zusenden. Im Text Chat kann man sich wichtige Punkte der Besprechung am Ende der Sitzung ausdrucken lassen. Oder Sie surfen zusammen mit Ihrem Kollegen im Web.

In diesem Kapitel wurden nur einige der Möglichkeiten beschrieben, die man in Netscape Conference ausführen kann. Sämtliche Optionen, Leistungsmerkmale und Funktionen werden ausführlich in Kapitel 15 erläutert. 


© 1997 Que

Ein Imprint des Markt&Technik Buch- und Software- Verlag GmbH
Elektronische Fassung des Titels: Special Edition Netscape Communicator 4, ISBN: 3-8272-1026-7
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