Access 97 ist ein Mitglied der Microsoft Office-97-Professional-Software-Produktfamilie, die aus 32-Bit-Versionen der zweiten Generation von Microsoft Word, Excel, Powerpoint und Sammelmappe sowie der ersten Version von Microsoft Outlook besteht. Die meisten Benutzer erwerben Access 97 durch ein Update auf Office 4.x oder Office 95 oder durch den Kauf von Office-97-Professional-Lizenzen. Die Office-97-Professional CD-ROM beinhaltet die Office-97-CD-Zugabe, eine Sammlung zusätzlicher Dateien für jedes Office-Mitglied. Mit Hilfe der Office-97-Developer-Edition (ODE), die das Access-Developers-Toolkit (ADT) von Access 95 und 2.0 ersetzt, können Sie lauffähige Versionen Ihrer Access 97-Anwendungen erstellen. Die ODE beinhaltet alle Komponenten der Professional Edition; falls Sie bereits die Office-97-Professional-Edition besitzen, können Sie ein ODE-Update kaufen. Ebenso können Sie Access 97 einzeln erwerben.
Dieses Kapitel beginnt mit einer knappen Zusammenfassung der Neuheiten in Access 97 und der Features, die Microsoft in Access 95 eingeführt hat. Der Grund für das Aufgreifen von Access 95 in einem Buch über Access 97 liegt darin, daß viele Benutzer von Access 2.0 (und auch von 1.x) Access 95 übersprungen haben. Das Kapitel schließt mit Abschnitten über die Installation von Access 97 mit der neugestalteten Setup-Anwendung der Office 97 Professional CD-ROM, über die Installallation der CD-Zugabe-Komponenten und schließlich über die Installation der Office-Developer-Edition-Dateien von der Office 97 Resource-Kit und Office-97-Developer-Tools-CD-ROM. Das Icon »Das Beste von 97«, das Sie hier am Rand sehen, zeigt in allen folgenden Kapiteln dieses Buches ein neues oder verändertes Feature an. Da dieses Kapitel hauptsächlich den neuen Features und Verbesserungen in Access 97 gewidmet ist, erscheint das Icon in diesem Kapitel nur einmal.
Dieses Kapitel setzt voraus, daß Sie mit Access 2.0 und, in einem geringerem Umfang, mit Access 95 vertraut sind. Wenn Sie Access zum ersten Mal benutzen, springen Sie jetzt zum Abschnitt »Access 97 installieren« gegen Ende dieses Kapitels. Nachdem Sie die ersten vier Teile dieses Buches durchgearbeitet haben (Kapitel 2 bis 18), erscheinen Ihnen wahrscheinlich die meisten der hier aufgeführten »Was ist neu«-Informationen wesentlich verständlicher.
Analyse der Erweiterungen und Veränderungen in Access 97
Microsoft verfolgt das Ziel, alle Benutzer von 16-Bit-Windows 3.1+ dazu zu bewegen, auf das 32-Bit Windows 95 oder, noch besser, auf Windows-NT-Workstation 4.0, umzusteigen. In Presseberichten vom 31. Juli 1996 über eine Mitteilung, die Microsoft für Aktienanalytiker herausgab, wird Bill Gates mit der Aussage zitiert, der Software-Markt sei ein »Update-Geschäft«, was (zumindest zum Teil) die fast jährlichen Updates zu Microsoft Office und damit auch zu Microsoft Access erklärt. Viele große Unternehmen, speziell solche mit mehreren Tausend PCs, entschieden sich, in den Jahren 1995 und 1996 die Rentenprämie für das Windows-95-Update nicht zu zahlen und entschlossen sich, beim altbewährten Windows 3.1+ und Microsoft Office 4.x zu bleiben.
PC-Händler installierten Windows 95 auf ungefähr 80 Prozent aller neuen, nach August 1995 ausgelieferten PCs, aber der Verkauf von Windows 95 und seinen 32-Bit-Anwendungen an Aktiengesellschaften und andere große Organisationen erfüllte nicht die Erwartung der Händler. Laut Computer Intelligence, einem angesehenen Marktforschungsinstitut, übertrafen die Unternehmenskäufe von Windows-3.1+-Anwendungen die von Windows 95- Versionen im August 96 um mehr als das Doppelte und der Einzelhandelsverkauf von 16-Bit-Anwendungen entsprach in etwa dem von 32-Bit-Anwendungen.
1997 verspricht das Jahr zu werden, in dem die Unternehmen mit Windows 95 und Windows NT 4.0 arbeiten wollen, und damit würde sich das Verhältnis der Anwendungsverkäufe zugunsten der 32-Bit-Versionen ändern. Web-basierte Unternehmens Intranetze sind der wichtigste Grund, auf 32-Bit-Betriebssysteme zu wechseln: Die heutigen 32-Bit-Web- Browser bieten eine bessere Performance und mehr Features als die Vielzahl der 16-Bit-Browser. Rapide fallende Preise für Pentium-PCs und dynamisches RAM reduzierten während des Jahres 1996 die Kosten für die Aufrüstung der PCs, damit sie »geeignet für Windows 95« wurden. Dadurch, daß man 80486er und langsamere Prozessoren durch Pentiums ersetzte, fällt die langsame Arbeitsgeschwindigkeit vieler großer 32-Bit-Windows-Anwendungen weniger auf. Ein fortdauernder Trend hin zur Nutzung von Laptops im Unternehmensbereich macht die Windows-95-Features Plug and Play, Energiemanagement und PCMCIA-Kartenunterstützung zu zwingenden Gründen für eine Aufrüstung auf 32 Bit.
Die wichtigsten Erweiterungen von Access 97
Fortlaufende Erweiterungen der Mitglieder der 32-Bit-Office-Software-Produktfamilie sollen den Trend zu 32-Bit-Windows-Betriebssystemen beschleunigen. Access 97 ist ein inkrementelles Update zu Access 95, anders als der Riesenschritt von Access 2.0 zu Access 95. Es folgt eine Liste der bedeutendsten neuen Features von Access 97:
- Die wesentlichen Zusätze zu Access 97 und den anderen Mitgliedern von Office 97 sind Internet Features. Sie können damit Datenblätter zu statischen oder aktiven HTML-Seiten für das World Wide Web exportierieren, mehrseitige Berichte auf einer Reihe statischer Webseiten veröffentlichen und den Web-Publishing-Assistenten verwenden, um das HTML-3.2-Äquivalent zu Access-Formularen zu erzeugen (siehe Abbildung 1.1). Access simuliert jetzt einen HTML-Felddatentyp, um Web-URLs (Uniform Resource Locators) und Zeiger zu Inhalten, die in Office-Dokumenten enthalten sind, zu speichern. Sie können auch Aktenkofferkopien über das Internet synchronisieren. In den Kapiteln 16, 17 und 18 erfahren Sie, wie Sie die neuen Features von Access 97 für private Intranetze und das öffentliche Internet nützen können.
Abbildung 1.1: Das zweite Dialogfeld des Web-Publishing-Assistenten.
- Die Perfomance ist im Vergleich zu Access 95 erhöht, viele Benutzer von Access 95 werden das als Eingeständnis eines offenbaren Fehlers betrachten. Die hauptsächliche Klage unter Access-Entwicklern war nämlich, daß die meisten Access-95-Anwendungen langsamer liefen als ihre Access-2.0-Gegenstücke. Formulare, die keinen auf Ereignisse reagierenden Code enthalten, werden schneller geladen. Microsoft hat die Jet-3.5-Datenbank-Engine und Access 97 fein aufeinander abgestimmt, um die Arbeitsgeschwindigkeit zu erhöhen. Die neuen schlanken ActiveX-Steuerelemente sind ebenfalls schneller als die OLE-Steuerelemente von Access 95.
- Mit CommandBar-Objekten können Sie Menüs anpassen und Symbolleisten erstellen, wobei Sie die Möglichkeit haben, sie anzeigen zu lassen oder zu verstecken, sie anzupassen, ihre Größe zu ändern, sie zu kürzen oder zu bewegen. Sie können mit den CommandBar-Objekten auch Pop-Up-Menüs erstellen. Ebenso können Sie CommandBar-Objekte mit VBA programmieren und damit die Menü-Makros von Access 95 und früheren Versionen ersetzen.
- Das Register-Steuerelement ist ein Access-Steuerelement, das in der Toolbox enthalten ist. Es ersetzt das zusätzliche 32-Bit-OLE-Steuerelement für Access 95. Mit Register-Steuerelementen können Sie Formulare erzeugen, die an die mit Registerkarten versehenen Dialoge der Eigenschaftsfenster von Windows 95 angelehnt sind. Abbildung 1.2 zeigt das LösungenHyperFormular, das Registerkarten enthält. Es ist in der Datenbank BEISPIELLÖSUNGEN.MDB von Office 97 zu finden.
Abbildung 1.2: Das LösungenHyperFormular aus der Datenbank Beispiellösungen, das das in Access 97 enthaltene Register-Steuerelement benutzt.
- Mit Jet 3.5 können Sie die Anzahl der Einträge, die durch Abfragen zurückgeliefert werden, beschränken. Dieses Feature verhindert endlos laufende Abfragen, die Tausende von Einträgen liefern können, wenn Benutzer ungenaue Kriterien angeben. Alle Mitglieder von Office 97 können jetzt das Jet-3.5-Datenzugriffsobjekt für Verbindungen zu Datenbanken benutzen.
- Open Database Connectivity (ODBC) 3.0 bietet Ihnen das neue 32-Bit-Kontrolldialogfeld ODBC Datenquellen-Administrator mit mehreren Registerkarten (siehe Abbildung 1.3). Sie können nun auch Datenquellen erzeugen, die allen Systembenutzern zugänglich sind (Karte System-DSN) und solche, auf die nur ein einzelner Benutzer zugreifen kann (Karte Benutzer-DSN). Ferner können Sie die Dateien DATENQUELLE.DSN (Karte Datei-DSN) gemeinsam nutzen; diese Dateien geben ODBC-Verbindungen an, um die Entwicklung von Access-Client/Server-Front-Ends zu vereinfachen. ODBC 3.0 stellt erweiterte Protokolliermöglichkeiten zur Verfügung (Karte Protokollieren) und zeigt jetzt die Versionsnummern aller Dateien an, die mit ODBC in Beziehung stehen (Karten ODBC-Treiber und Info). Sie können ODBC-3.0-Datenquellen auch von Access 97 aus erzeugen. ODBC 3.0 ist erforderlich, um Microsofts neue OLE-Datenbank-Technologie und die ActiveX-Datenobjekte für die Active Server Pages (ASPs) des Internet-Information-Server 3.0 zu benutzen.
Abbildung 1.3: Der erweiterte ODBC-Datenquellen-Administrator von ODBC 3.0.
- ODBCDirect beschleunigt Client-/Server-Abfragen, indem es das Remote Data Object (RDO) von Visual Basic benutzt, um die Jet-3.5-Datenbank-Engine zu umgehen. ODBCDirect, das hauptsächlich für Access-Entwickler von Interesse ist, ermöglicht es Ihnen auch, asynchrone Abfragen und Änderungen von Recordset-Objekten mittels Stapelverarbeitungsaktualisierungen durchzuführen.
- Microsoft Graph 8.0 stellt eine bemerkenswerte Verbesserung gegenüber der in Access 95 enthaltenen Version 5.0 dar. Graph 8.0 beinhaltet neue Graphiktypen wie Blasen-, Zylinder- und Kegeldiagramme. Graph 8.0 ist eine 32-Bit-OLE-Anwendung, die von allen Mitgliedern von Office 97 benutzt wird. Abbildung 1.4 zeigt die meisten der Graph- und Diagrammtypen, die Graph 8.0 bereitstellt.
Abbildung 1.4: Einige der Graphiktypen, die Sie mit Microsoft Graph 8.0 erstellen können.
- Visual Basic for Applications 5.0 ist jetzt gemeinsamer Bestandteil der Office-97-Produktlinie, einschließlich Word 97, jedoch nicht Outlook (Outlook benutzt die Scripting Edition von Visual Basic, die zu VBA 5.0 gehört, als Programmiersprache). Visual Basic 5.0 benutzt ebenfalls VBA 5.0. Access 97 macht ausgiebigen Gebrauch vom Access-DoCmd-Objekt. Daher benutzt dieses Buch den Begriff Access VBA, um einen Code, der auf Access-spezifischen Objekten aufbaut, zu bezeichnen.
- Im .MDE-Datei-Format können Sie .MDB-Dateien ohne lesbaren VBA-Quellcode speichern. Dieses Feature schützt das geistige Eigentum von Entwicklern, wenn sie Anwendungen, Bibliotheken und Assistenten für Access 97 erstellen.
- Eigenschaften/Methoden auflisten im Modulfenster zeigt eine Liste von Möglichkeiten an, wie Sie Anweisungen vervollständigen können. Wenn Sie den ersten Buchstaben eines Objekttyps, einer Eigenschaft oder einer Methode tippen, wird automatisch die entsprechende Position in der Liste angezeigt (siehe Abbildung 1.5). Automatische Direkthilfe (Quick-Info) stellt Syntaxinformationen für VBA bereit, automatische Daten-Tips (Konstanten anzeigen) liefert Informationen über den Wert eines Parameters bei Objektmethoden. Sie können diese Features über Menübefehle ein- oder ausschalten.
Abbildung 1.5: Das Feature Automatische Direkthilfe (Quick-Info) zeigt mögliche Objekte für die Vervollständigung einer Variablendeklaration an.
- Verweise auf Klassenbibliotheken sind ein wichtiges neues Feature für AccessWeb-Entwickler. Access 97 stellt die Auflistung References bereit, die Sie mit VBA 5.0 verändern können.
- Die Verbesserungen des Testfensters beinhalten den möglichen Wechsel von einem Lokalbereich zu einem Überwachungsbereich. Sie können auch festlegen, daß das Testfenster über anderen Fenstern angezeigt bleibt. Der Direktbereich des Testfensters zeigt Ihnen den aktuellen Wert der Variablen während der Ausführung des VB-Web-Codes.
Abbildung 1.6: Der Wert einer Variablen wird im Testfenster angezeigt, das mit Hilfe eines Haltepunktes im VBA-Code geöffnet wurde.
- Ein neugestalteter Objektkatalog ist allen Mitgliedern von Office 97 gemeinsam (siehe Abbildung 1.7). Sie können alle Objekte anzeigen, zu denen Sie Verweise erzeugt haben oder aber nur Mitgliedsobjekte eines bestimmten Verweises, oder Sie können ein bestimmtes Objekt dem Namen nach suchen. Wenn Sie ein Mitgliedsobjekt, etwa eine Eigenschaft oder Methode, auswählen, erscheint die Syntax für dieses Mitgliedsobjekt automatisch im unteren Feld des Objektkatalogs. Wenn Sie auf die Hilfe-Schaltfläche klicken, öffnet sich das Hilfethema für das Objekt oder Mitgliedsobjekt, sofern ein Hilfethema vorhanden ist.
Abbildung 1.7: Der Objektkatalog zeigt die Objekte des Nordwindprojektes an (NORDWIND.MDB).
Um Microsofts vollständige Liste der neuen Features von Access 97 durchzugehen, benutzen Sie den Explorer, mit dem Sie die Datei ACNEW80.HLP öffnen, oder wählen Sie im Access 97-Fenster Hilfe, Inhalt und Index und klicken dann auf das Thema Willkommen bei Microsoft Access 97 Was ist neu? Die Hilfefenster zu den einzelnen Features enthalten jeweils die Neuheiten sowohl von Access 97 als auch von Access 95.
Wichtige Veränderungen in Access 97
Veränderungen sind hauptsächlich für Benutzer von früheren Access-Versionen interessant, die jetzt auf Access 97 umstellen. Es folgt eine Liste der wesentlichen Unterschiede zwischen Access 95 und Access 97, die nicht als Erweiterungen bezeichnet werden können:
- Die JET .MDB Dateistruktur hat sich zum vierten Mal geändert. Die Jet-3.5-.MDB Dateistruktur von Access 97 ist nicht abwärtskompatibel zu Access 95 oder 2.0. Sie können eine Access-1.x-, -2.0- oder -95-Datenbank in Access 97 öffnen, aber Sie können eine Access-97-Datenbank in keiner früheren Version von Access öffnen. Sie können in Access 97 diejenigen Eigenschaften von Datenbankobjekten, die mit früheren Versionen von Access erstellt wurden, nicht ändern; Sie müssen die Datei in das Jet 3.5-Format konvertieren, um Änderungen in der Entwurfsansicht vorzunehmen. Erfreulicherweise können Sie Access 1.x-, 2.0- oder 95-Tabellen mit Access-97-Anwendungen verknüpfen. So können Sie simultane Verknüpfungen mit Tabellen in Access-1.x-, -2.0- und -95-.MDB-Dateien durch Datenbank-Front-End-Anwendungen anpassen, die mit Access 97 und seinen Vorgängern erstellt wurden.
- Ausführbare Dateien von Access und Dateien zur Unterstützung sind in einem gemeinsamen Default-Officeordner, \PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\OFFICE, installiert, zusammen mit den anderen Office-97-Mitgliedern. Beispieldateien wie NORDWIND.MDB sind in \PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\OFFICE\BEISPIEL gespeichert.
- SYSTEM.MDW ist verschoben worden. Setup installiert die Datei mit den Informationen über die Arbeitsgruppe (früher Systemdatei oder Systemdatenbank genannt) jetzt im Ordner \WINDOWS\SYSTEM von Windows 95 oder im Ordner \WINNT\SYSTEM32 von Windows NT 3.51+. Früher wurde SYSTEM.MDA (Access 2.0 und davor) oder SYSTEM.MDW (Access 95+) im selben Ordner installiert wie MSACCESS.EXE. Nach Angaben von Microsoft ist die Verschiebung von SYSTEM.MDW notwendig, um die über ein Netzwerk und von der CD-ROM laufenden Versionen von Office 97 zu unterstützen.
- WRKGADM.EXE wurde verschoben. Offenbar folgte sie SYSTEM.MDW. Wie SYSTEM.MDW ist die Arbeitsgruppenadministrator-Anwendung vom Ordner \ACCESS früherer Versionen zum Ordner \WINDOWS\SYSTEM von Windows 95 oder zum Ordner \WINNT\SYSTEM32 von Windows NT 3.51+ verschoben worden. Setup erzeugt keine Auswahl für WRKGADM.EXE im Start-Menü; daher sollten Sie eine Verknüpfung für WRKGADM.EXE erstellen, um die Verbindung zu Mehrbenutzer-Anwendungen von Access zu beschleunigen.
- Makro-Unterstützung ist nur vorhanden, um Abwärtskompatibilität zu gewährleisten. Da nun alle Mitglieder von Office 97 außer Outlook VBA 5.0 unterstützen, rechnet Microsoft damit, daß Sie Makros durch VBA-Ereignisprozeduren ersetzen. In Access 95 mußten Sie benutzerdefinierte Menü-Makros schreiben; mit Access 97 programmieren Sie CommandBar-Objekte, um benutzerdefinierte Menüs und Symbolleisten zu erstellen. Es gibt keine Garantie, daß kommende Versionen von Access-Makros weiter unterstützen werden. Daher sind Access-Makros bestenfalls veraltet.
- Einige Dateien, die Sie brauchen, sind Teil der CD-Zugabe von Office 97. Beispielsweise sind die Hilfedateien für die Programmierung von Graph 8.0 im Ordner \CDZUGABE\HILFe der Office-97-CD-ROM enthalten. Sie müssen die .HLP (Hilfe)- und .CNT (Content=Inhalt)-Dateien, die Sie benötigen, in Ihren Ordner \OFFICE kopieren und dann die vorhandene .GID-Datei löschen, um einen neuen Suchindex für die Hilfedatei zu erzeugen.
- Klassenmodule ersetzen die Code-behind-Forms-(CBF)Module von Access 2.0 und Access 95. Mit den Klassenmodulen, die für Visual Basic 4.0 entworfen wurden, können Sie VBA-Code mit wiederverwendbaren Komponenten schreiben, wobei jede Komponente eine eigene Menge benutzerdefinierter Eigenschaften und Methoden besitzt.
Viele der Veränderungen der obigen Liste sind das Ergebnis des Ziels von Microsoft, Access voll in die Office Software-Produktfamilie zu integrieren. Die Office-Programm-Managementgruppe von Microsoft ist für ein einheitliches Erscheinungsbild aller Mitglieder von Office 97 und Nachfolger verantwortlich.
Zusammenfassung der Verbesserungen von Access 95 gegenüber Access 2.0
Access 95 war ein wichtiges Update von Access 2.0 und enthielt mehr als 100 bedeutsame Veränderungen zur letzten 16-Bit-Version von Access. Wie am Beginn dieses Kapitels erwähnt, werden die in Access 95 neu eingeführten Features für Anwender, die ACCESS zum ersten Mal verwenden, und solche, die das Access-95-Update übersprungen haben, aufgeführt. Die Features und Verbesserungen von Access 95, die alle in Access 97 eingeschlossen sind, fallen unter die zehn Kategorien der folgenden Liste:
- Veränderungen der Benutzeroberfläche (BO) ließen das Erscheinungsbild von Access 95 konform mit dem der anderen Mitglieder von Microsoft Office 95 werden. Die wesentlichen Änderungen der BO von Access 95 beinhalten erstens ein Datenbankfenster mit Registerkarten, das aussieht wie der Explorer, zweitens neue gemeinsame Dialoge Datei öffnen, die auch Importier- und Verknüpfungsvorgänge unterstützen, und drittens viele verschobene Menükommandos. Die Symbolleisten wurden dem Modell von Office 95 angepaßt. Dialoge mit Registerkarten, mit denen Optionen für die Arbeitsumgebung und Eigenschaften der Datenbankdateien definiert werden, wurden nach dem Muster der Eigenschaftsfenster von Windows 95 gestaltet. Durch die proportionalen Bildlaufleisten von Windows 95 wurde das Bildlauffeld so eingerichtet, daß der Prozentsatz der angezeigten Datensätze ablesbar wurde. Wenn Sie auf das Bildlauffeld klickten, zeigte Access 95 die Nummer des aktuellen Datensatzes und die Gesamtanzahl der Datensätze an. Die wesentliche Veränderung der Access-97-BO liegt im Wechsel von 3-D- zu dynamischen Schaltflächen auf den Symbolleisten und in der zusätzlichen optionalen Web-Symbolleiste (siehe Abbildung 1.8).
Abbildung 1.8: Access 97 zeigt die neue optionale Web-Symbolleiste an.
- Preemptives Multitasking mit parallelen Threads (Multi-Threads) verbesserte die Performance großer Access-95-Anwendungen. Access und Visual Basic for Applications (VBA) bekamen beide einen eigenen Ausführungs-Thread, und das Jet-3.0-Datenzugriffsobjekt ist jetzt multithreaded. Sehr große Access-95-Anwendungen konnten, wenn sie auf einer Windows NT Workstation mit zwei oder mehr Intel-Prozessoren liefen, einen Vorteil aus dem symmetrischen Multiprocessing (SMP) von Windows NT ziehen. In Access 97 und Jet 3.5 gibt es keine bedeutenden Unterschiede zum Thread-Modell von Access 95 und Jet 3.0.
- Neue und verbesserte Add-Ins und Assistenten halfen Access-Anwendern, mehr Aufgaben zu automatisieren. Das Add-In Datenbankaufteilung automatisierte den Prozeß, Datenobjekte und Anwendungsobjekte in verschiedene .MDB-Dateien zu trennen. Der Tabellenanalyse-Assistent filterte doppelte Daten aus Tabellen, die aus ASCII- oder Datenblatt-Dateien importiert waren, und erstellte automatisch eine entsprechende Abfragetabelle, um die redundanten Informationen zu löschen. Der Leistungsanalyse-Assistent machte Vorschläge, um die Arbeitsgeschwindigkeit Ihrer Anwendung zu erhöhen. Der Benutzer-Datensicherheits-Assistent erstellte automatisch aus einer gewöhnlichen ungesicherten Datenbank eine neue, gesicherte Datenbankdatei. Nur geringere Veränderungen wurden bei den Assistenten von Access 97 vorgenommen; der neue Web Publishing-Assistent wurde weiter oben im Abschnitt »Die wichtigsten Erweiterungen von Access 97« vorgestellt.
- Die Daten-Import- und Exportoperationen wurden verbessert. Mit dem Import/Export- Assistenten wurde es zu einem Kinderspiel, die Einstellung von Import- und Exportspezifikationen festzulegen. Wenn Berichte in anderen Anwendungen in den Dateiformaten .XLS, .RTF und .TXT exportiert wurden, wurden automatisch Daten in Unterberichten mit exportiert, und wenn Daten in Excel-Arbeitsblätter eingefügt wurden, wurde automatisch der Text formatiert. Wurden ausgewählte Daten von einem Access-Datenblatt zu einem Excel-Arbeitsblatt gezogen, blieb die Formatierung ebenfalls erhalten. In Access 97 gibt es außerdem die Möglichkeit, HTML-Tabellen zu importieren und zu exportieren.
- Mittels Nachschlagefeldern können Sie in Tabellen-Datenblättern aus Kombinationsfeldern oder Listenfeldern Auswahlen vornehmen; die Einträge dieser Felder stammen entweder aus einer verbundenen Tabelle oder aus einer Liste mit festen Werten. Nachschlagefelder erzeugten eine kontroverse Diskussion unter Puristen relationaler Datenbanken, weil der Fremdschlüsselwert, der in einer Spalte vom Datentyp Nachschlagefeld gespeichert ist, in der Datenblattansicht durch einen Wert aus einer anderen Tabelle ersetzt wird. In Access 97 gibt es keine Veränderung des Features Nachschlagefeld.
- Formularbasierte Filter und auswahlbasierte Filter unterstützten die Suche nach bestimmten Daten. Mit formularbasierten Filtern können Sie einen Wert in ein Steuerelement eines Formulars oder in ein Feld eines Datenblattes eintragen und dann mit Hilfe des Filters die zugrundeliegende Datenmenge auf Datensätze reduzieren, die mit dem eingetragenen Wert übereinstimmen. Mit auswahlbasierten Filtern können Sie in einem Formular oder einem Datenblatt einen Wert auswählen und die zugrundeliegende Datenmenge auf Datensätze reduzieren, die den ausgewählten Wert enthalten. In Access 97 können Sie ein Filter-Kriterium in das Textfeld Filter nach eingeben (siehe Abbildung 1.9).
Abbildung 1.9: Filtern mit Hilfe eines Kriteriums, das in das neue Textfeld Filter Nach des Popup-Menüs für das Feld einer Tabelle eingetippt wurde.
- Durch die Angabe von Start-Eigenschaften wurden AutoExec-Makros über-flüssig. Es wurde möglich, ein Eröffnungsformular vorzugeben, den Text in der Titelleiste benutzerdefiniert festzulegen und eine Vielzahl anderer Eigenschaften von Anwendungen zu steuern, ohne Makros oder Access-VBA-Code zu schreiben. In Access 97 gibt es keine Veränderung des Dialogfeldes Start.
- Aktenkoffer-Replikation erleichterte es Benutzern ohne Netzwerkzugang zu gemeinsam benutzten Datenbanken, Änderungen in Access-Tabellen zu synchronisieren. Sie können auch aktualisierte Versionen ihrer Anwendung mit Hilfe des Windows-95-Aktenkoffers verteilen. In Access 97 können außerdem Teilreplikate erstellt werden. Dies ist entweder mit VBA-Code oder mit Hilfe des Partial-Replica-Assistenten möglich.
Der Partial-Replica-Assistent ist nicht in der Office-97-Professional Edition, Developer Edition oder der Einzelversion von Access 97 enthalten. Sie können den Partial-Replica-Assistenten unter folgender Adresse aus dem Web herunterladen:
http:/www.microsoft.com/msaccess
- Mit der vollen Unterstützung für 32-Bit-OLE 2.1 konnten Sie Ihre Auswahl an Steuerelement-Objekten für Access um 32-Bit-OLE-Steuerelemente (.OCX) erweitern, die in Visual Basic 4.0 enthalten sind oder von anderen Herstellern von OLE-Steuerelementen stammen. Access 95 wurde ein (OLE)-Automations-Client und -Server. Zusätzlich zu den 32-Bit OLE-Steuerelementen, die inzwischen veraltet sind, ist Access 97 ein Container für ActiveX-Steuerelemente. Eine ActiveX-Version des Kalender-Steuerelements von Access 95 ist in Access 97 enthalten.
Abbildung 1.10: Ein Formular mit Kalender-ActiveX-Steuerelement, einem Textfeld, das ein Datum anzeigt, und Schaltflächen, mit denen sich das angezeigte Datum ändern läßt.
Access 97 installieren
Die Office-97-Professional Edition beinhaltet ein neugestaltetes Setup-Programm, um sowohl die einzelnen Mitglieder von Office 97 als auch die von allen Mitgliedsanwendungen gemeinsam benutzten Dateien zu installieren. Wenn Sie die Standard-Setup-Option wählen, werden viele der Dateien, die Sie brauchen, um die Features von Access 97 vollständig auszunutzen, nicht installiert. Die folgenden Abschnitte behandeln den Setup-Vorgang für eine Neu-Installation und erläutern, wie man eine existierende Standardinstallation von Office 97 ändert, damit die zusätzlichen Dateien kopiert werden können, die Sie benötigen, um aus diesem Buch den größtmöglichen Nutzen zu ziehen.
Eine erste Installation von Access 97 vornehmen
Die folgenden Schritte beschreiben, wie man Access 97 und die Datenzugriffs-Komponenten von Office 97 von der CD installiert, egal ob als Neu-Installation oder als Update zu einer früheren Office-Version. Dabei wird die Setup-Option Benutzerdefiniert benutzt:
- Schließen Sie alle laufenden Anwendungen, und legen Sie die CD-ROM in Ihr CD-ROM-Laufwerk ein. Alternativ dazu können Sie ein CD-ROM-Laufwerk eines Servers oder eines anderen PCs Ihrer Arbeitsgruppe verwenden.
- Wählen Sie aus dem Start-Menü von Windows 95 oder Windows NT 4.0 die Option Ausführen, um das Dialogfeld Ausführen zu öffnen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, wählen Sie Ihr CD-ROM-Laufwerk, und doppelklicken Sie auf Setup, um das Dialogfeld Durchsuchen zu schließen.
- Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Ausführen zu schließen und das Setup-Programm zu starten. Nach einigen Sekunden, abhängig von der Geschwindigkeit Ihres CD-ROM-Laufwerks, erscheint das Eingangsdialogfeld des Setup-Programms (siehe Abbildung 1.11).
Abbildung 1.11: Das Eingangsdialogfeld des Office 97 Setup-Programms für eine neue Installation.
- Klicken Sie auf Weiter, um das Dialogfeld Name und Organisation zu öffnen. Setup erhält die Default-Werte für die Textfelder Name und Organisation von den Einträgen, die Sie bei der Installation von Windows 95 oder Windows NT gemacht haben (siehe Abbildung 1.12). Bearbeiten Sie die Einträge, falls notwendig, und klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Name und Organisation bestätigen zu öffnen. Klicken Sie nochmals auf OK, um fortzufahren.
Abbildung 1.12: Geben Sie Ihren Namen und (optional) den Namen der Organisation an, um Office 97 zu registrieren.
- Tippen Sie den CD-Key, der auf dem Aufkleber auf der Hülle Ihrer Office 97 CD-ROM steht, in die beiden CD-Key-Textfelder, und klicken Sie auf OK (siehe Abbildung 1.13).
Abbildung 1.13: Tragen Sie den CD-Key ein, um Ihre Office 97-Lizenz nachzuweisen.
- Klicken Sie im Setup-Dialogfeld, das die Product ID für Office 97 anzeigt, auf OK, um das Dialogfeld Zielordner zu öffnen. Microsoft schlägt vor, die meisten Dateien von Office 97 in Unterordnern von C:\PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE zu installieren (Abbildung 1.14).
Abbildung 1.14: Das Setup-Dialogfeld, das den Default-Ordner für die Installation der meisten Dateien von Office 97 anzeigt.
Wenn Sie auf ein anderes Laufwerk oder in einen anderen Ordner wechseln wollen, klikken Sie auf Ordner wechseln, um das Dialogfeld Ordner wechseln anzuzeigen (siehe Abbildung 1.15). Tippen Sie Laufwerk und Pfad für die Dateien von Office 97 ein, oder wählen Sie einen bestehenden Ordner, entweder auf C: oder auf einem anderen davon verschiedenen logischen Laufwerk, und klicken Sie dann auf OK, um das Dialogfeld Ordner wechseln zu schließen. Nachdem Sie das Ziel für die Dateien festgelegt haben, klicken Sie auf OK, um fortzufahren.
Abbildung 1.15: Das Dialogfeld Ordner wechseln, in dem Sie ein anderes Ziel als den Default-Ordner für die Dateien von Office 97 angeben können.
Der Installationsvorgang installiert auch eine größere Anzahl von Dateien in Ihrem \WINDOWS\SYSTEM- oder \WINNT\SYSTEM32-Ordner und in Unterordner des Ordners \PROGRAMME\GEMEINSAME DATEIEN\MICROSOFT SHARED-Ordner. Der Zielort dieser Dateien wird nicht durch den Ordner bestimmt, den Sie für die Installation von Office 97 wählen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefiniert, um benutzerspezifische Optionen für alle Office-97-Anwendungen festzulegen (siehe Abbildung 1.16). Wenn Sie Zusatzkomponenten sorgfältig auswählen, können Sie Office 97 installieren und wesentlich weniger Speicherplatz verbrauchen als bei der Wahl der Option Standard.
Abbildung 1.16: Die drei Installationsoptionen für Office 97.
- Im Dialogfeld Microsoft Office – Benutzerdefiniert wählen Sie Microsoft Access (siehe Abbildung 1.17). Sie können auf die Schaltfläche Alle auswählen klicken, wenn Sie alle auf der CD-ROM vorhandenen Access-Dateien installieren wollen, oder Sie klicken auf die Schaltfläche Option ändern, um die zu installierenden Dateien auszuwählen. Wir werden so vorgehen; klicken Sie daher auf die Schaltfläche Option ändern.
Abbildung 1.17: Die geöffnete Version des Dialogfeldes Microsoft Office 97 – Benutzerdefiniert.
Aktivierte Felder mit einem weißen Hintergrund zeigen an, daß alle Dateien dieser Kategorie installiert werden, sofern Sie die Option nicht ändern. Grau unterlegte aktivierte Felder zeigen an, daß nur die Dateien, die der Setup-Option Standard entsprechen, installiert werden.
- Abb. 1.18 zeigt die Default-Einstellungen des Dialogfeldes Microsoft Office 97 – Microsoft Access. Es gibt keine Optionen, um Microsoft-Access-Programmdateien auszuwählen. Keine Datei, die Hilfethemen enthält, ist bis jetzt installiert. Klicken Sie also auf Hilfethemen und dann auf die Schaltfläche Optionen ändern.
Abbildung 1.18: Die geöffnete Version des Dialogfeldes Microsoft Office 97 – Microsoft Access Optionen.
- Im Dialogfeld Microsoft Office 97 – Hilfethemen klicken Sie auf die Schaltfläche Alle auswählen oder auf Sprachverzeichnis, um die Hilfedatei für Access VBA (ACVBA80.HLP) und das Sprachverzeichnis für Access zu installieren (siehe Abbildung 1). Klicken Sie auf OK, um zum Dialogfeld Microsoft Office 97 – Microsoft Access zurückzukehren.
Abbildung 1.19: Die Installation der Programmierhilfedatei und des Access-Sprachverzeichnisses festlegen.
- Klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Office 97 – Microsoft Access in der Optionsliste auf Weitere Assistenten, um alle Assistenten von Access 97 zu installieren.
- Wählen Sie Beispieldatenbanken, um das Dialogfeld Microsoft Office 97 – Beispieldatenbanken zu öffnen. Klicken Sie auf Alle auswählen, um alle drei Beispieldatenbanken zu installieren: NORDWIND.MDB, BESTELLUNGEN.MDB und BEISPIELLÖSUNGEN.MDB (siehe Abbildung 1.20). Klicken Sie auf OK, um zum Dialogfeld Microsoft Office 97 – Microsoft Access zurückzukehren.
Abbildung 1.20: Alle Beispieldatenbanken werden für die Installation ausgewählt.
NORDWIND.MDB wird für die meisten Beispiele dieses Buches verwendet. BESTELLUNGEN.MDB zeigt, wie man eine einfache Anwendung für den Eingang von Bestellungen erstellt. BEISPIELLÖSUNGEN.MDB bietet eine Vielzahl interessanter Beispiele für den Gebrauch neuer Features von Access 97, inklusive VBA-Programmiertechniken.
- Klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Office 97 – Microsoft Access auf Aktenkoffer-Replikation und auf Kalender-Steuerelement. Das in Abbildung 1.21 gezeigte Dialogfeld erscheint.
Abbildung 1.21: Die Aktenkoffer-Replikation und das Kalender-Steuerelement werden den Installationsoptionen hinzugefügt.
Abbildung 1.21 zeigt, daß alle Komponenten der Optionen von Access 97 ausgewählt sind. Es ist schneller, einfach die Schaltfläche Alle auswählen anzuklicken, wie in Schritt 8 angemerkt wurde. Wenn Sie jedoch alle Optionen von Access 97 durchgehen, hilft Ihnen das vielleicht dabei, Installationsoptionen für andere Mitglieder von Office 97 zu wählen.
- Klicken Sie auf OK, um zum Dialogfeld Microsoft Office 97 – Benutzerdefiniert zurückzukehren, und wählen Sie Datenzugriff. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Option ändern, um das Dialogfeld Microsoft Office 97 – Datenzugriff zu öffnen (siehe Abbildung 1.22). Die Auswahl, die Sie hier treffen, gilt für alle Mitglieder von Office 97, die das Jet-3.5-Data-Access-Object (DAO) verwenden, inklusive Access 97.
Abbildung 1.22: Die Default-Optionsauswahlen im Dialogfeld Microsoft Office 97 – Datenzugriff.
- Wählen Sie die Datenbank-Treiber in der Optionsliste, und klicken Sie auf die Schaltfläche Option ändern, um das Dialogfeld Microsoft Office 97 – Datenbank-Treiber zu öffnen. Alle Treiber außer dem Microsoft SQL-Server-Treiber werden als Default gewählt.
Die Access-, dBase- und FoxPro-, Excel- und Texttreiber wurden früher Desktop-Daten- banktreiber genannt. Alle Treiber sind 32-Bit-ODBC-Treiber. Der HTML-Treiber ist neu in Office 97.
- Falls Sie Access 97 als Front-End zu SQL Server 6.x verwenden wollen, klicken Sie den SQL Server-Treiber an (siehe Abbildung 1.23). Klicken Sie auf OK, um zum Dialogfeld Microsoft Office 97 – Datenzugriff zurückzukehren.
Sie können Speicherplatz sparen, indem Sie die dBase- und Microsoft-FoxPro-Treiber nicht auswählen. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie nicht beabsichtigen, xBase-Dateien zu importieren, zu exportieren oder eine Verknüpfung zu solchen Dateien herzustellen. Der Microsoft Access-Treiber ist für die anderen Office-Anwendungen nötig, um Access-Datenbanken zu importieren, exportieren oder Verknüpfungen zu ihnen herzustellen.
Abbildung 1.23: Die Installation des 32-Bit-ODBC-3.0-Treibers für Microsoft SQL Server 6.x wird festgelegt.
- Klicken Sie in der Optionenliste auf Data-Access-Objekte für Visual Basic. Jedes Mitglied von Office 97 kann einen Verweis auf Jet-3.5-DAO erzeugen. Wenn im vorigen Schritt alle Datenbank-Treiber ausgewählt wurden, erscheint das Dialogfeld Microsoft Office 97 – Datenzugriff, wie in Abbildung 1.24 gezeigt. Klicken Sie auf OK, um zum Dialogfeld Microsoft Office 97 – Benutzerdefiniert zurückzukehren.
Abbildung 1.24: Das Jet-3.5-DAO wird zur Installation hinzugefügt.
- Wählen Sie die Optionen, um die anderen Mitglieder von Office 97 und die gemeinsamen Dateien von Office 97 zu installieren. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie im Dialogfeld Microsoft Office 97 – Benutzerdefiniert auf Weiter, und die entsprechenden Dateien werden kopiert.
Wenn Sie im Dialogfeld Microsoft Office 97 – Benutzerdefiniert erst einmal auf Weiter geklickt haben, gibt es keine Möglichkeit mehr, die ausgewählten Optionen zu ändern. Falls Sie vergessen haben, Optionen für andere Anwendungen festzulegen, können Sie im Dialogfeld, das den Fortschritt des Kopiervorgangs zeigt, auf Abbrechen klicken, um damit das Setup-Programm zu beenden und noch einmal zu starten. Alternativ können Sie Setup abschließen und dann die Installation ändern, wie es im nächsten Abschnitt beschrieben wird.
Setup überprüft den verfügbaren Speicherplatz und kopiert dann Dateien von der CD-ROM auf Ihre Festplatte. Während des Kopiervorgangs zeigt das in Abbildung 1.25 dargestellte Dialogfeld das Fortschreiten der Installation an.
Abbildung 1.25: Das Dialogfeld, das das Fortschreiten des Kopiervorgangs anzeigt.
- Wenn die Installation beendet ist, erscheint das in Abbildung 1.26 gezeigte Dialogfeld. Sie können entweder den Registrierungs-Assistenten benutzen, um Ihre Kopie von Office 97 online zu registrieren, oder aber einfach auf OK klicken, um den Setupvorgang zu beenden. Abhängig von der Installation werden Sie an diesem Punkt evtl. dazu aufgefordert, Windows neu zu starten.
Abbildung 1.26: Das Dialogfeld, das den Abschluß der Installation von Office 97 anzeigt.
Die Installation einer Einzel-Version von Access 97 verläuft ähnlich wie die Installation der Office-97-Professional Edition. Sie müssen allerdings nur die Schritte für Access 97 und den Datenzugriff durchführen. Die Einzel-Version von Access 97 ist hauptsächlich für Käufer von Standard Office 97 und Small-Business-Editionen interessant.
Eine Standard-Installation anpassen
Wenn Sie Office 97 mit der Option Standard installiert haben, oder wenn Sie Optionen zu einer existierenden standard- oder benutzerdefinierten Installation hinzufügen oder von ihr entfernen wollen, folgen Sie diesen Schritten:
- Schließen Sie alle laufenden Anwendungen, und legen Sie Ihre CD-ROM in Ihr CD- ROM-Laufwerk ein. Alternativ können Sie auch ein CD-ROM-Laufwerk eines Servers oder eines anderen PCs Ihrer Arbeitsgruppe verwenden. Die CD-ROM wird auch benötigt, wenn Sie nur zuvor ausgewählte Optionen löschen wollen.
- Wählen Sie im Start-Menü von Windows 95 oder Windows NT 4.0 Ausführen, um das Dialogfeld Ausführen zu öffnen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, wählen Sie Ihr CD-ROM-Laufwerk, und doppelklicken Sie auf Setup, um das Dialogfeld Durchsuchen zu schließen.
- Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Ausführen zu schließen und das Setup-Programm zu starten. Nach einigen Sekunden, abhängig von der Geschwindigkeit Ihres CD-ROM- Laufwerks, erscheint das Dialogfeld Wartung (siehe Abbildung 1.27).
Abbildung 1.27: Das Eingangsdialogfeld der Wartungsversion des Setup-Programms.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen/Entfernen, um das Dialogfeld Microsoft Office 97 – Wartungsinstallation zu öffnen. Wählen Sie Microsoft Access (siehe Abbildung 1.28) oder irgendeine andere Komponente, deren Setup-Optionen Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Option ändern.
Abbildung 1.28: Das Dialogfeld Microsoft Office 97 – Wartungsinstallation, mit dem Sie für alle Mitglieder von Office 97 Optionen hinzufügen oder entfernen können.
- Um die Optionen einer Standard-Installation von Access 97 zu ändern, folgen Sie den Schritten 9 bis 18 des vorangegangenen Abschnitts. So können Sie die Features hinzufügen, die Sie brauchen, um den größtmöglichen Nutzen aus Access 97 und den Beispielen dieses Buches zu ziehen.
Installation von Komponenten der CD-Zugabe
Die Microsoft-Office-97-CD-Zugabe ist nur in der CD-ROM-Version von Office 97 enthalten. Diese Zugabe beinhaltet eine Vielzahl nützlicher Zusatzkomponenten für Benutzer von Office 97 und Entwickler. Um den Inhalt der CD-Zugabe einzusehen, folgen Sie diesen Schritten:
- Legen Sie die Office-97-Professional Edition-CD-ROM in ein CD-ROM-Laufwerk ein, auf das Sie zugreifen können, öffnen Sie den Explorer und gehen Sie zum Ordner \Cdzugabe der CD-ROM.
- Doppelklicken Sie auf die Datei CDZUGAB8.HLP, um die Hilfeübersicht, Willkommen bei der Microsoft Office 97 CD-Zugabe, zu öffnen (siehe Abbildung 1.29).
Abbildung 1.29: Die Hilfeübersicht der Datei CDZUGAB8.HLP.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche, die dem CD-Zugabe-Thema zugeordnet ist, das Sie untersuchen wollen. Abbildung 1.30 zeigt das Hilfethema für die HTML-Version des Buches »Erstellen von Anwendungen mit Microsoft Access 97«, dessen gedruckte Version in der Office-97-Developer-Edition enthalten ist. Viele Komponenten der CD-Zugabe haben ihre eigene Setup-Datei, welche die benötigten Dateien auf Ihrer lokalen Festplatte installiert.
Abbildung 1.30: Eine Beschreibung der HTML-Version von Erstellen von Anwendungen mit Microsoft Access 97.
- Um einen stärkeren grafischen Eindruck des Inhalts des Ordners CDZUGABE zu bekommen, doppelklicken Sie auf die Datei OVERVIEW.PPS. Damit starten Sie PowerPoint 97. Abbildung 1.31 zeigt das erste Bild des Überblicks.
Abbildung 1.31: Das erste PowerPoint 97-Bild des Überblicks der CD-Zugabe.
Die Komponenten der Office Developer Edition installieren
Die Office 97 Developer Edition besteht aus zwei Komponenten: dem Office 97 Resource Kit (ORK) und den Office 97 Developer Edition (ODE) Tools. Um den Access-97-Setup-Assistenten und andere in der Developer Edition enthaltene Tools zu installieren, nehmen Sie die folgenden Schritte vor:
- Legen Sie die ODE-CD-ROM in ein CD-ROM-Laufwerk ein, auf das Sie zugreifen können, und wählen Sie im Windows 95- oder Windows NT 4.0-Start-Menü Ausführen, um das Dialogfeld Ausführen zu öffnen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, wählen Sie Ihr CD-ROM-Laufwerk aus, und gehen Sie zum Ordner \ODE. Doppelklikken Sie auf Setup, um das Dialogfeld durchsuchen zu schließen und das erste Dialogfeld des Setups zu öffnen (siehe Abbildung 1.32).
Abbildung 1.32: Das Eingangsdialogfeld des Setup-Programms von Microsoft Office 97 Developer Edition (ODE) Tools.
- Klicken Sie auf Weiter, um Ihren Namen und Ihre Organisation einzugeben und zu bestätigen. Wenn Sie im Dialogfeld Product ID auf OK klicken, erscheint das Dialogfeld, in dem Sie den Ordner für die Installation auswählen (siehe Abbildung 1.33). Wählen Sie die Default-Einstellung für den ODE-Tools-Ordner, sofern Sie keine schwerwiegenden Gründe sehen, die dagegen sprechen.
Abbildung 1.33: Die Default-Zielangabe für den ODE-Tools-Ordner wird akzeptiert.
- Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Installations-Optionen zu öffnen (siehe Abbildung 1.34). Die meisten Access-Entwickler werden wahrscheinlich alle ODE-Tools installieren. Klicken Sie also auf die Schaltfläche Vollständig, um den Setup-Assistenten, den Replikationsmanager und andere ODE-Tools zu installieren. Die Setup-Anwendung installiert die Dateien in dem Ordner, den Sie im vorangegangenen Schritt festgelegt haben.
Abbildung 1.34: Zur Installation der ODE-Tools zwischen den Optionen Vollständig und Benutzerdefiniert wählen.
(c) 1997 Que
Ein Imprint des Markt&Technik Buch- und Software- Verlag GmbH
Elektronische Fassung des Titels: Special Edition: Access 97, ISBN: 3-8272-1013-5
