Microsoft Access 97, Version 8.0 (in diesem Buch Access 97 genannt) ist ein leistungsstarkes und zuverlässiges 32-Bit-relationales Datenbank-Managementsystem (RDBMS), mit dem Desktop- und Client/Server-Anwendungen unter Windows 95 und Windows NT 3.51 und 4.0 erstellt werden können. Als eine Komponente der Professional- und Developer- Editionen der Microsoft Office 97 Suite verfügt Access 97 über eine verbesserte Benutzeroberfläche, die mit der von Microsoft Excel 97 und Word 97 übereinstimmt, sowie über die üblichen Windows-95-Steuerelemente, ein Datenbankfenster im Explorer-Stil und den gemeinsamen Dialogen Datei öffnen und Datei speichern.
Wie alle Mitglieder von Office 97 bietet Access eine Vielzahl neuer internetbezogener Features, mit denen HTML-Dokumente für das World Wide Web erstellt werden können. Die weiterentwickelte Jet 3.5 Database Engine beschleunigt mit ODBCDirect Abfragen auf Client/Server-Datenbanken. Von den Verbesserungen für das Internet und ODBCDirect abgesehen, unterscheidet sich Access 97 nicht wesentlich von Access 95. Microsofts oberste Priorität für die Entwickler von Access 97 war eine verbesserte Ausführung, weil Access 95 berechtigterweise für seine langsame Arbeitsgeschwindigkeit berühmt wurde. Der zweite Schwerpunkt war die einfache Verwendung. Access 97 enthält speziell für neue Datenbankanwender viele verbesserte Assistenten und andere Hilfsmittel.
Wenn Sie ein neuer Access-Benutzer sind, ist ein kurzer Blick auf die Geschichte von Microsoft Access hilfreich, damit Sie Access 97 richtig einordnen können. Die Version 1.0 von Access revolutionierte den Markt für Windows-Datenbanken und stellte einen neuen Verkaufsrekord unter den Windows-Anwendungen auf. Zwischen der Erstveröffentlichung Mitte November 1992 und dem 31. Januar 1993 wurden bei Microsoft mehr als 750000 Kopien von Access 1.0 bestellt. Das im Mai 1993 eingeführte Access 1.1 behob einige der Schwachstellen in Access 1.0, und mit dem Access 1.1 Distribution Kit (ADK) konnten Entwickler lizenzfreie Laufzeitversionen ihrer Access-Anwendungen veröffentlichen.
Access 2.0 wurde ein Jahr nach Access 1.1 auf den Markt gebracht. Es fügte OLE-2.0-Client-Fähigkeit hinzu und war die erste Microsoft-Anwendung, die 16-Bit-OLE-Steuerelemente verwendete. Das sind vorbereitete Objekte, mit denen der bereits reichhaltig vorhandene Steuerelementevorrat in Access erweitert werden konnte. Access 2.0 war ein Mitglied der Professional Edition der überaus erfolgreichen Microsoft-Office-4.x-Software-Suite. Office 4.x erreichte fast 90% Marktanteil bei Produktivity-Software-Suiten unter Windows. Der weitaus größte Teil der verkauften Millionen an Access-2.0-Kopien resultierte aus der Hinzunahme dieses Produkts zu Office 4.x.
Microsoft stellte Ende 1995 Access 95, die erste 32-Bit-Version von Access, als eine Komponente von Microsoft Office 95 vor. Access 95 übernahm VBA als seine Programmiersprache und war das erste Mitglied der Office-Suite, das Multithreading beherrschte. Der Erfolg von Office 95, und damit von Access 95, hing von der Annahme von Windows 95 und zu einem geringeren Teil von Windows NT Workstation 3.5+ durch die größeren Unternehmen ab. Über 80% aller neuen PCs wurden mit Windows 95 ausgeliefert, der Wechsel von 16-Bit zu 32-Bit-Anwendungen fand jedoch wesentlich langsamer statt, als von Microsoft und anderen Software-Herstellern erwartet. In vielen Fällen erforderte der Wechsel zu Access 95 zusätzlichen Hauptspeicher (RAM). Trotzdem waren viele 32-Bit-Access-Anwendungen sogar mit 16 Mbyte langsamer als ihre 16-Bit Vorgänger mit 8 Mbyte. Zum Glück verstärkte sich während des Jahres 1996 der Trend, von einem 80486DX PC auf einen 133-MHz oder schnelleren Pentium aufzurüsten. Damit wurden 16 Mbyte zum Standard, wenn man von den ganz sparsamen Organisationen einmal absieht. Der Einsatz von Access 95 begann Mitte 1996 in größerem Umfang. Im Frühjahr des Jahres 1996 hatte Microsoft angekündigt, daß das Unternehmen insgesamt zehn Millionen Kopien von Access verkauft hatte.
Einer der Hauptgründe für den Erfolg von Access liegt darin, daß Access viele Features eines relationalen Client/Server-Datenbanksystems, auch SQL Datenbanken genannt, übernimmt. Client/Server-RDBMSs zeigen den Weg, um Datenbank-Anwendungen von Mini-Computern und Mainframes auf vernetzte PCs zu übertragen, ein Vorgang, der Downsizing genannt wird. Ungeachtet der Leistungsstärke von Access kann dieses Desktop-RDBMS auch von Nichtprogrammierern problemlos eingesetzt werden. Schaltflächen auf verbesserten mehrfachen Symbolleisten, die in den Office-97-Programmen fast durchgängig gleich sind, bieten Abkürzungen für Menübefehle. Eine ausgedehnte Sammlung an Assistenten und Add-Ins übernehmen die schwierigsten Aufgaben bei der Erstellung und Bearbeitung von Tabellen, Abfragen, Formularen, Diagrammen und Berichten. Codeassistenten helfen bei der Erzeugung von komplexen Steuerelementen in Formularen und Berichten und bei der Erstellung von Ausdrücken. Und als kleine Zugabe versucht ein animierter Office-Assistent mögliche Fragen eines Benutzers an Access 97 vorwegzunehmen.
Microsoft Access 1.0 führte einen neuen Ansatz zur Automatisierung von Datenbanken mit Hilfe von Makros ein. Die über 40 Makro-Anweisungen in Access 95 waren bemerkens-wert leistungsstark. Man konnte recht anspruchsvolle Datenbankanwendungen nur mit Hilfe von Access-Makros erstellen. Access 97 stuft Makros nur noch in die Kategorie »aus Gründen der Abwärtskompatibilität« ein. Office 97 enthält eine gemeinsame Version des 32-Bit Visual Basic für Applikationen (VBA) 5.0 für Access, Excel, Word und sogar PowerPoint. Visual Basic 5.0 teilt die gleiche VBA-Engine mit den Mitgliedern von Office 97. Man kann die VBA-Syntax leicht erlernen, VBA bietet jedoch ein Vokabular, das ausreicht, um sowohl alte xBase- als auch Paradox-Entwickler zufriedenzustellen. Die Umstellung von Access-Makros in VBA ist wichtig, weil es keine Garantie dafür gibt, daß die nächste Access-Version weiterhin Makro-Programmierung unterstützen wird.
Access 97 unterstützt 32-Bit Object Linking und Embedding (OLE) 2.1 sowohl als Container(-Client) als auch als ActiveX-Komponenten- (ehemals OLE-Automations-Server)Anwendung und bietet die Vorzüge der In-Place-Aktivierung von Objekten, wie Excel-97-Tabellen und Word-97-Dokumenten, die in Access-Datenbanken gespeichert sind. (Access 2.0 war nur eine OLE-2.0-Container-Anwendung.) Umgekehrt können Sie auch Access-Objekte innerhalb einer Excel-97-, Word-97-, Project-97- oder 32-Bit-Visual-Basic-4+-Anwendung verändern. Mit Access 97 können Sie ActiveX-Komponenten verändern, die Sie mit Visual Basic 4+ erzeugt haben. LOBjects (Line of Business Objekte), die mit Visual Basic 4+ erstellt wurden und mit anderen VBA-fähigen Anwendungen geteilt werden, versprechen eine maßgebliche Veränderung der Art und Weise, wie Anwendungen auf Unternehmensebene erstellt werden.
Access 97 und Visual Basic 4+ können beide von den neuen ActiveX-Steuerelementen (vorher OLE-Steuerelemente genannt) profitieren, die Microsoft, Dritthersteller von Add-In-Software oder Sie selbst erstellen. (Mit der Control Creation Edition von Visual Basic 5.0 können Sie Ihre eigenen ActiveX-Steuerelemente erstellen, die mit Access 97 kompatibel sind.) ActiveX-Steuerelemente bieten für Access 97 die gleiche Erweiterungsfähigkeit wie VBX-Custom Controls für Visual Basic. Access 97 kann fast jedes 32-Bit OLE-Steuerelement einsetzen, das der Professional- und der Enterprise-Edition von Visual Basic 4.0 beiliegt. Die neuen, schlanken ActiveX-Steuerelemente für Internet-Anwendungen, von denen viele über http://www.microsoft.com heruntergeladen werden können, enthalten viel weniger überflüssige Funktionalität. Andere Mitglieder von Office 97 können ebenfalls Vorteile aus den ActiveX-Steuerelementen in Dialogfeldern ziehen, die mit der neuen Forms-2.0-Technologie von Microsoft erstellt wurden.
Access wurde speziell für Mehrbenutzeranwendungen entwickelt, bei denen Datenbankdateien in einem Netzwerk gemeinsam benutzt werden, und es enthält ein ausgeklügeltes Sicherheitssystem, damit unberechtigte Personen die erstellten Datenbanken nicht lesen oder verändern können. Das Access-Sicherheitssystem ist demjenigen des Microsoft SQL Server 4+ nachempfunden. Access 2.0 vereinfachte das verzwickte Sicherheitssystem der Versionen 1.x und die Erzeugung sicherer Access-Anwendungen. In Access 97 finden sich keine substantiellen Änderungen bezüglich des Sicherheitssystems; mit dem in Access 95 eingeführten Sicherheitsassistent auf Benutzerebene können sichere Anwendungen jedoch leichter implementiert werden.
Access hat eine einzigartige Datenbankstruktur, die in einer einzigen .MDB-Datei alle Tabellen und ihre Indizes, alle Formulare, Berichte, Makros und VBA-Codes speichert. Es ist mittlerweile eine allgemein anerkannte Technik des Datenbankentwurfs (GADBDP), für die Datenobjekte und die Anwendung getrennte .MDB-Dateien zu verwenden. Die .MDB der Anwendung verknüpft die Tabellen in der Daten-MDB. (Der Begriff Verknüpfen ersetzt seit der Einführung von Access 95 Einbinden.) Access 97 führt ein neues Dateiformat ein, .MDE, mit dem Sie Access-Anwendungen vertreiben können, ohne den Original-VBA-Quellcode mit auszuliefern.
Access kann Daten aus und in die verbreiteten PC-Datenbank- und Tabellenkalkulationsformate und Textdateien im- und exportieren. Access kann ebenfalls Dateien mit dBASE-, FoxPro- und Paradox-Tabellen in Datenbanken einbinden und sie in ihren eigenen Formaten bearbeiten. Sie können Access auf Workstations verwenden, die als Clients für vernetzte Datei- und Datenbank-Server in Client/Server-Datenbank-Systemen dienen. Access erfüllt damit alle Anforderungen eines professionellen relationalen Datenbank-Management-Systems und eines Front-End-Entwicklungswerkzeugs für Client/Server-Datenbanken. Microsoft hat bei Access 97 diese Features in einigen Punkten verbessert. Die wichtigsten Verbesserungen werden in Kapitel 1, »Access 97 für Benutzer von Access 95 2.0: Was ist neu?«, beschrieben.
Verschiedene Kapitel dieses Buches widmen sich dem Einsatz von Access in Verbindung mit anderen Mitgliedern von Office 97, wie Microsoft Excel 97 und Microsoft Word 97, sowie Microsoft Graph 8.0 und dem Paint Applet von Windows 95. Applets sind kleine, aber sehr nützliche Anwendungen, die als Komponenten größerer Programme geliefert werden; Graph 8.0 ist z.B. ein OLE-2.1-Applet.
»Special Edition Using Microsoft Access 97« wählt einen Zugang, der sich von anderen Büchern über Datenbank-Management-Anwendungen unterscheidet. Es beginnt weder mit der Erstellung einer Datenbank der Firma Widgets, Inc., noch erfordert es die Eingabe von fiktiven Kunden für die neue Widget II Produktlinie, um die Grundlagen von Access zu lernen. Statt dessen macht das Buch die folgenden grundlegenden Annahmen über Ihr Interesse an dem relationalen Datenbanksystem von Microsoft:
Wenn einige oder alle Ihre Daten in ASCII- oder ANSI-Texten vorliegen oder Dateien einer Tabellenkalkulation sind, müssen Sie wissen, wie Sie eine Access-Datenbank von Anfang an aufbauen und die Daten in die Access-eigene .MDB-Struktur importieren. Wenn Sie Ihre Daten in dBASE-, FoxPro- oder Paradox-Dateien haben, können Sie diese Dateien als Tabellen verknüpfen und sie in ihrem ursprünglichen Format weiterverwenden. Access 97 kann Excel und Textdateien mit Access-Datenbanken verknüpfen. (Access 2.0 benötigte das Microsoft ODBC Desktop Database Driver Kit, um Excel und Textdateien zu verknüpfen. Office 97 enthält bereits die benötigten ODBC-Treiber.) Die Möglichkeit, Dateien in ihrem ursprünglichen Format zu verknüpfen, ist ein wichtiger Vorteil während der Umstellung von einem Datenbank-Managementsystem auf ein anderes. Diese Themen werden in diesem Buch ausgiebig besprochen.
»Special Edition Using Microsoft Access 97« wurde konzipiert, um Leser zufriedenzustellen, die neu beim Datenbank-Management sind, die ab und zu oder regelmäßig dBASE, FoxPro oder Paradox für DOS oder Windows verwenden und für erfahrene Windows Datenbank-Entwickler, die zu Microsoft Access wechseln.
»Special Edition Using Microsoft Access 97« ist in acht Teile gegliedert, die in ansteigenden Stufen an Detailinformationen und Komplexität angeordnet sind. Jeder Abschnitt nach Teil I erweitert die Kenntnissse und die Erfahrung, die Sie in früheren Abschnitten gewonnen haben. Verwenden Sie deshalb dieses Buch für den grundlegenden Lernprozeß linear, von vorne nach hinten bis Teil IV »Daten im Inter- und Intranet publizieren«. Wenn Sie sich die Grundlagen zueigen gemacht haben, wird »Special Edition Using Microsoft Access 97« eine wertvolle Nachschlagereferenz für die fortgeschrittenen Themen sein.
Während Sie die Kapitel des Buches studieren, werden Sie das Modell einer Access-Anwendung erstellen, das Personal Akten genannt wird. In Kapitel 4, »Mit Access Datenbanken und Tabellen arbeiten« erstellen Sie die Tabelle Personal Akten. In den folgenden Kapiteln, werden Sie der Personal Akten-Anwendung neue Features hinzufügen. Achten Sie darauf, alle vorgegebenen Beispielübungen für die Personal Akten-Anwendung durchzuarbeiten, weil die nachfolgenden Beispiele auf den Ergebnissen der vorhergehenden Beispiele aufbauen.
In den nächsten Abschnitten werden die acht Teile von »Special Edition Using Microsoft Access 97« und die dort behandelten Themen beschrieben.
Teil I stellt Ihnen Access und viele der einmaligen Features vor, die Access zu dem Datenbank-Manager machen, der von allen am einfachsten zu verwenden ist. Die Kapitel in Teil I behandeln fast ausschließlich Tabellen, die Grundbausteine von Access-Datenbanken.
Kapitel 1, »Access 97 für Benutzer von Access 95 and 2.0: Was ist neu?« liefert eine Zusammenfassung der wichtigsten neuen Features von Access 97 und eine detaillierte Beschreibung aller Erweiterungen und Verbesserungen. Ein Großteil des Inhalts dieses Kapitels ist hauptsächlich für Leser von Interesse, die momentan Access 2.0 einsetzen, weil die meisten Änderungen von Access 95 zu Access 97 Verbesserungen und Ausweitungen sind. Leser, für die Access jedoch völlig neu ist, werden von den Erklärungen profitieren, warum viele dieser Features für den täglichen Gebrauch von Access 97 wichtig sind.
In Kapitel 2, » Erste Schritte«, lernen Sie, eine Access-Datenbank zu öffnen, eine Tabelle zu lesen, eine typische Abfrage zu verwenden, neue Datenelemente einzufügen, das Ergebnis Ihrer Arbeit zu betrachten und zuletzt einen formatierten Bericht zu drucken. Kapitel 2 zeigt Ihnen die Verwendung des Datenbank-Assistenten, der mit Access 95 eingeführt wurde, um eine Datenbank mit Hilfe der in Access 97 enthaltenen Vorlagen zu erstellen.
Kapitel 3, »Navigieren in Access«, zeigt, wie Access gesteuert wird, erklärt die Werkzeugleiste und die Menüpunkte sowie ihre Beziehungen zur Struktur von Access.
Kapitel 4, »Mit Access-Datenbanken und -Tabellen arbeiten«, erläutert Access-Tabellen detailliert und zeigt, wie Tabellen erzeugt werden und wie aus den vielen neuen von Access angebotenen Datentypen der optimale Datentyp ausgewählt wird.
Kapitel 5, » Daten in Tabellen eingeben, bearbeiten und überprüfen«, zeigt, wie Sie Daten in Tabellen Ihren Bedürfnissen entsprechend anordnen und die Anzeige der Daten einschränken, so daß nur die gewünschten Informationen angezeigt werden. Hier wird auch das Suchen und Ersetzen von Daten innerhalb von Tabellenfeldern behandelt.
Kapitel 6, » Sortieren, suchen und filtern von Tabellendaten«, beschreibt, wie Sie neue Datensätze in Tabellen einfügen, Daten in diese Datensätze eingeben und existierende Daten ändern. Kapitel 6 erklärt, wie Sie die Formular- und Auswahlfilter-Features von Access 97 am besten einsetzen.
Kapitel 7, »Tabellen verknüpfen, importieren und exportieren«, erklärt, wie Sie Dateien anderer Datenbank-Manager, Tabellenkalkulationen, oder auch ASCII-Dateien, die Sie aus dem Internet oder anderen Informationsdiensten, wie The Microsoft Network, CompuServe, America Online, Dow Jones News Service oder von Regierungen unterstützten Datenbanken importieren oder exportieren. Kapitel 7 beschreibt den Assistenten zur Tabellenanalyse, der dabei hilft, aus »flachen Dateien« wie ASCII-Dateien oder Tabellenkalkulationen eine relationale Datenbankstruktur zu erstellen.
Teil II erklärt die Erstellung von Access-Abfragen, um die Art der Datendarstellung in Tabellen festzulegen, und wie Sie aus der relationalen Datenbankstruktur in Access Vorteile ziehen können, um mehrere Tabellen mit Joins zu verknüpfen.
Kapitel 8, »Query by Example verwenden«, beginnt mit einer einfachen Abfrage, die mit Hilfe des grafischen Query-by-Example (QBE) Entwurfsfensters in Access entworfen wurde. Sie lernen, wie Sie die Felder einer Tabelle auswählen, die in der Abfrage enthalten sein soll, und die Abfrageergebnisse aus diesen Tabellen zurückliefern. Kapitel 8 zeigt, wie Sie mit dem Auswahlabfragen-Assistenten den QBE-Vorgang vereinfachen können.
Kapitel 9, »Operatoren und Ausdrücke verstehen«, stellt Ihnen die Operatoren und Ausdrükke vor, die Sie für sinnvolle Abfragen benötigen. Sie setzen das verbesserte Testfenster im VBA-5.0-Codeeditor ein, um die Ausdrücke auszuwerten.
In Kapitel 10, »Erstellung von Mehrfachtabellen- und Kreuztabellenabfragen«, erstellen Sie Beziehungen zwischen Tabellen, Joins genannt, und lernen, wie Sie Abfragen Kriterien hinzufügen, damit nur die gewünschten Datensätze im Abfrageergebnis enthalten sind. Kapitel 10 führt Sie auch durch den Vorgang des Entwurfs von leistungsstarken Kreuztabellenabfragen, um Daten zusammenzufassen und sie in einer tabellenkalkulationsähnlichen Form auszugeben.
Kapitel 11, »Aktionsabfragen verwenden«, zeigt, wie Sie Aktionsabfragen entwerfen, mit denen Sie Tabellen aktualisieren, die Anfüge-, Lösch-, Aktualisierungs- und Tabellenerstellungsabfragen zugrunde liegen. Kapitel 11 beschreibt außerdem die Features zur Erhaltung der referentiellen Integrität in Access 97, einschließlich der kaskadierenden Aktualisierungen und Löschweiterleitungen.
Teil III ist eine Einführung in die Hauptanwendungsobjekte von Access. (Tabellen und Abfragen werden als Datenbankobjekte bezeichnet.) Formulare beleben Ihre Access-Anwendungen mit Steuerelementen, die Sie mit der Werkzeugleiste in Access 97 einfügen. Mit dem voll ausgestatteten Berichtsgenerator von Access können Sie komplett formatierte Berichte ausdrucken oder in Dateien speichern, die sich in Excel 97 oder Word 97 weiterbearbeiten lassen.
Kapitel 12, »Formulare erzeugen und verwenden«, zeigt, wie Sie mit den Formular-Assistenten einfache Formulare und Unterformulare erstellen, die Sie für Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können. Kapitel 12 stellt Ihnen den Unterformular-Assistenten vor, der Drag&Drop-Techniken verwendet, um automatisch Unterformulare für Sie zu erzeugen.
Kapitel 13, »Benutzerdefinierte Formulare mit mehreren Tabellen«, zeigt, wie Sie mit den weiterführenden Entwurfswerkzeugen in Access benutzerdefinierte Formulare zur Anzeige und Eingabe eigener Daten entwerfen.
Kapitel 14, »Grundlegende Berichte und Adreßetiketten drucken«, beschreibt, wie Sie mit dem Berichts-Assistenten einfache Berichte entwerfen und ausdrucken und wie Sie fertige Adreßetiketten mit Hilfe des Adreßetiketten-Assistenten drucken können.
Kapitel 15, »Kompliziertere Berichte vorbereiten«, beschreibt komplexere Sortier- und Gruppiertechniken und Unterberichte, um genau das benötigte Ergebnis zu erhalten und ihre Daten wie gewünscht zu gruppieren und zu summieren.
Teil IV hat die neuen Internet-Erweiterungen in Access 97 zum Thema.
Kapitel 16, »Arbeiten mit Hyperlinks und HTML«, stellt Microsoft-Internet-Strategie dar und gibt eine Einführung in den neuen Felddatentyp Hyperlink von Access 97. Das Kapitel zeigt, wie Hyperlinks verwendet werden können, um Word-Dokumente und Excel-Tabellen anzubinden und Access-Formular- und Berichtsobjekte zu öffnen.
Kapitel 17, »Daten auf WWW-Seiten exportieren«, beschreibt, wie formatierte statische Webseiten aus Tabellen und Abfragedatenblättern exportiert werden können. Sie lernen ebenfalls die Verwendung von HTML-Vorlagen und die Erstellung mehrseitiger Web-Dokumente aus Access-Berichten mit dem Assistenten zur Veröffentlichung im Web.
Kapitel 18, »Dynamische Webseiten erstellen«, zeigt den Internet Database Connector (IDC) des Internet Information Server 2+, mit dem man dynamische Webseiten aus Open Database Connectivity (ODBC) Datenquellen erstellt. Dieses Kapitel erklärt, wie eine Access ODBC Datenquelle erstellt wird, und führt durch das Exportieren von Access-Datenblättern in die .IDC/.HTX-Dateikombination, die vom IDC benötigt wird.
Teil V zeigt das neue 32-Bit Object Linking and Embedding (OLE) 2.1 Feature von Access 97 mit Microsoft Graph 8.0 und Office-Verknüpfungen zu Excel 97 und Word 97.
Kapitel 19, »32-Bit-OLE-Komponenten verwenden«, erklärt Object Linking and Embedding, die Prinzipien, die OLE 2.1 für die Entwicklung von Windows-Anwendungen nützlich machen, wie diese Prinzipien Ihre Datenbankanwendungen in Access betreffen und wie Sie die 32-Bit-ActiveX-Server-Anwendungen mit Access 97 einsetzen. Kapitel 19 erklärt auch die Registrierdatenbank unter Windows 95, die die Registrierdatei (REG.DAT) und die .INI-Dateien von Windows 3.x ersetzt.
Kapitel 20, »Grafiken in Formulare und Berichte einfügen«, beschreibt, wie Sie den größtmöglichen Vorteil aus dem Felddatentyp OLE-Objekt und gebundenen Objektrahmen ziehen, um Grafiken anzuzeigen und Multimedia-Objekte wiederzugeben, die in Access-Tabellen gespeichert sind. Das Einfügen von statischen Grafiken in Formulare und Berichte mit Hilfe von ungebundenen Objektrahmen wird ebenfalls behandelt.
Kapitel 21, »Access mit Microsoft Excel verwenden«, gibt Ihnen ausführliche Beispiele, bei denen Daten zwischen Access- und Excel 97-Tabellen mittels Access als OLE 2.1 Client und Server ausgetauscht werden, ohne daß dazu VBA Code nötig ist. Das Access-97-OfficeVerknüpfungen-Feature »Analysieren in MS Excel« wird ebenfalls besprochen.
Kapitel 22, »Access mit Microsoft Word und Seriendruck einsetzen«, zeigt, wie Sie Dokumente in OLE Objektfeldern speichern, erklärt die Option »In MS Word weiterbearbeiten« der Office-Verknüpfung für das Datenbank-Publishing und wie das OfficeVerknüpfungen-Feature »Seriendruck mit MS Word« in Access 97 eingesetzt wird, um interaktiv Serienbriefe und Umschläge mit Daten aus der Access-Anwendung zu erstellen.
Kapitel 23, »Anwendungen in Access 2.0 und Access 95 auf Access 97 übertragen«, nennt Ihnen die Veränderungen, die Sie vornehmen müssen, um Ihre aktuellen Access-2.0- und Access-95-Datenbank-Anwendungen nach Access 97 zu konvertieren. Es beschreibt auch, wie Sie 32-Bit-Access 97-Front-End-Anwendungen zusammen mit der 16-Bit-Access-2.0- Datenbank verwenden.
Das Buch enthält folgende besondere Features zur Unterstützung des Lesers.
Lesern, die noch nicht mit einer Datenbank-Management-Anwendung gearbeitet haben, wird ein Schnell-Start angeboten, um Sicherheit und Erfahrung mit Access anhand der Beispieldatenbank Nordwind zu gewinnen. Genau wie Access verwendet dieses Buch den Tabula-Rasa-Ansatz: Jeder Hauptpunkt beginnt mit der Annahme, daß der Leser keine vorhergehende Erfahrung mit diesem Thema hat. Deshalb wird das Bild einer Schaltfläche immer in der Randspalte abgebildet, wenn die Schaltfläche einer Symbolleiste oder der Werkzeugsammlung verwendet wird.
Bemerkungen bieten Hinweise zur Benutzung von Access, beschreiben Unterschiede zwischen Access 2.0 und 1.x und erklären die wenigen noch vorhandenen Anomalien in Version 2.0 von Access. In einigen Fällen erklären Bemerkungen Ähnlichkeiten oder Unterschiede zwischen Access und anderen Datenbank-Management-Anwendungen.
Hinweise beschreiben Shortcuts und alternative Zugänge zu diesem Themenbereich. Diese Hinweise gründen sich auf über zwei Jahre Erfahrung des Autors mit verschiedenen Alpha- und Beta-Testversionen von Access und dem Access Distribution Kit.
Warnungen werden gegeben, wenn eine Aktion ein unvorhergesehenes Ergebnis oder ein nicht vorhersehbares Resultat liefern könnte, einschließlich eines Datenverlusts. Der Text gibt eine Erklärung, wie diese Ergebnisse zu vermeiden sind.
Features, die in Access 97 neu sind oder verbessert wurden, werden mit dem »Best of 97«-Icon in der Randspalte gekennzeichnet, es sei denn, die Veränderung ist nur kosmetisch. Bei gravierenden Änderungen, die einen ganzen Kapitelabschnitt betreffen, erscheint das Icon links oder rechts von der Abschnittsüberschrift.
Alle Beispielsdatenbanken und die damit verbundenen Abfragen, Formulare, Berichte u.ä. dieses Buches finden Sie auf der Que Microsoft Office Homepage der Macmillan Superbibliothek im Internet: ( http://www.mcp.com/que/office97 ).
Die meisten Software-Handbücher verlangen von Ihnen, daß Sie Sich durch alle Details einer bestimmten Funktion einer Anwendung in einem bestimmten Kapitel oder Teil durchkämpfen, bevor Sie zum nächsten übergehen können. Der »Special Edition Using Microsoft Access 97« stellt dagegen zuerst die am häufigsten benötigten Schritte zur Verwaltung von Datenbanktabellen vor und konzentriert sich dann darauf, die existierenden Dateien mit Access zu verwenden. Weiterführende Features und Nuancen von Access werden in späteren Kapiteln abgehandelt. Die Art von Struktur erfordert ausgedehnte Querverweise, damit Sie die detailliertere Behandlung oder die weiterführenden Beschreibungen des Themas finden können. Querverweise zu bestimmten Kapitelabschnitten stehen in den jeweiligen Randspalten des Themenbereichs, wie in der Beispielreferenz zu diesem Absatz:
Textfelder zur Fehlersuche enthalten die üblichen Fragen zu den Problemen und Unklarheiten, auf die Benutzer normalerweise stoßen.
Access 97 benötigt sehr viele Systemressourcen. Access muß auf einem 80486DX33 oder stärkeren PC unter Windows 95, Windows NT 3.51 oder Windows NT 4.0 installiert werden. Obwohl man Windows 95 und Access 97 auf einem 80386-PC einrichten kann, wird die Ausführung auf einem Rechner der 80386-Serie besonders bei großen Tabellen sehr schleppend stattfinden. Access 97 benötigt 12 Mbyte RAM zur adäquaten Ausführung unter Windows 95. Wenn Sie vorhaben, Access 97 für eine ausgedehnte Einbindung von Grafiken zu nutzen oder mehrere Anwendungen mittels Object Linking and Embedding (OLE) gleichzeitig einzusetzen, sollten Sie für Windows 95 16 Mbyte bis 20 Mbyte Hauptspeicher und für Windows NT 3.51+ 24 Mbyte oder mehr vorsehen. Der Einsatz von OLE 2.1 zur Bearbeitung komplexer Objekte, wie großer Bitmaps, erfordert sehr viel Hauptspeicher. Als Regel gilt: Bei einem PC auf 80486DX-Basis ist der Einbau von mehr Hauptspeicher wesentlich kosteneffektiver als die Erhöhung der Prozessorleistung oder -geschwindigkeit.
Viele Benutzer von Access 97 installieren das Produkt gemeinsam mit Office 97. Eine vollständige Installation von Office 97 benötigt ca. 170 Mbyte Plattenplatz. Eine vollständige Installation der Einzelversion von Access 97 braucht ungefähr 70 Mbyte freien Platz. Sie sollten zusätzlich mindestens 10 Mbyte für neue Datenbanken reservieren. (Der zusätzliche Plattenplatz für Access 97 ist geringer, wenn Sie bereits Office 97 installiert haben. Access 97 teilt eine Vielzahl an Dateien mit den anderen Office 97 Programmen.) Die Installation der Office 97 Developer Edition benötigt weitere 20 Mbyte Speicherplatz auf der Festplatte. Sie sollten weiterhin mindestens 25 Mbyte für die Auslagerungsdatei von Windows 95 oder 50 Mbyte für eine Paging-Datei unter Windows NT reservieren. Access benutzt weiterhin eine Reihe temporärer Dateien, wenn es große Client/Server-Datenbank-Tabellen bearbeitet oder große Datenmengen aus Abfragen auf Client/Server-Datenbanken speichert.
Access 97 und Windows 95 wurden unter Microsofts Kompressionsverfahren DriveSpace getestet, das Microsoft Plus! für Windows 95 beiliegt. DriveSpace verringert den zur Installation von Access 95 benötigten physikalischen Plattenplatz ungefähr um den Faktor 1,5 bis 1,7. Beachten Sie jedoch, daß das DriveSpace-Verfahren nicht mit dem Kompressionsverfahren von Windows NT 3.51 und Windows NT 4.0 kompatibel ist; deshalb können Sie komprimierte Partitionen nicht unter Windows 95 und Windows NT gemeinsam nutzen.
Kompressionsprogramme für eingebaute Laufwerke wie DriveSpace komprimieren verschlüsselte Access .MDB-Dateien nicht entscheidend. Diese Hilfsprogramme zur Kompression basieren darauf, daß Tokens erzeugt werden, mit denen sich wiederholende Bytegruppen einer Datei zusammenfassen lassen. Dieses Utility speichert die Tokens und eine einzige Kopie der Übersetzung jedes Tokens. Verschlüsselung entfernt den Großteil, wenn nicht alle sich wiederholenden Bytegruppen innerhalb einer Datei.
Für die Verwendung der von Ihnen erstellten Access-Anwendungen wird nicht zwangsläufig eine Maus oder ein Trackball vorausgesetzt, Sie benötigen jedoch eines dieser beiden Geräte dazu, neue Objekte auf Formularen und Berichten mit den Access-Werkzeugen einzufügen, auszuwählen und zu positionieren. Da für die Erstellung von Access-Anwendungen ein Zeigegerät benötigt wird, verzichtet dieses Buch auf das traditionelle doppelte Verfahren »So geht’s mit der Maus« und »Wenn Sie die Tastatur benutzen wollen« bei der Entwicklung der Beispiele. Wenn Sie Ihre Access-Anwendungen mit Beschleunigungstasten entwerfen, um den Einsatz der Maus zu reduzieren, wird die Dateneingabe schneller vor sich gehen, weil der Benutzer seine Hände während der ganzen Zeit auf der Tastatur lassen kann.
SQL und der relationale Datenbankentwurf, die in den Kapiteln 19 und 20 beschrieben werden, sind auch Thema einer Unzahl von Schriften und Texten, die eines dieser beiden Themenbereiche abdecken. Artikel in Datenbank-Magazinen und Dateien, die Sie im Internet finden oder von anderen Informationsdiensten wie CompuServe, herunterladen können, bieten aktuelle Unterstützung beim Einsatz von Access 97. Die folgenden Abschnitte stellen eine Bibliographie von Büchern und Magazinen über Datenbankthemen sowie eine kurze Beschreibung der Internet-Web-Adressen und CompuServe-Foren, die für Access-Benutzer interessant sind, dar.
Im folgenden einige Magazine und Newsletters, die sich entweder ausschließlich mit Access befassen oder in denen regelmäßig Artikel erscheinen, die sich mit Microsoft Access befassen:
Die folgenden Abschnitte beschreiben die hauptsächlichen Online-Quellen für Access 97. Vor dem Jahre 1996 bot Microsoft dem Endbenutzer technische Unterstützung in einer Reihe von CompuServe-Information-Service-Foren. Mittlerweile ist Microsofts Web Site die Hauptquelle für neue und aktualisierte Informationen für Access-Benutzer und Entwickler. Die früheren Microsoft-CompuServe-Foren werden jetzt von unabhängigen Organisationen, wie Windows Users Group Network (WUGNET) oder ACCESS USER GROUP (dAUG), weitergeführt.
Internet Web Sites und Newsgroups ersetzen in kürzester Zeit die kommerziellen Online-Dienste als primäre Informationsquellen für alle Benutzer von Windows und dessen Anwendungen. Hier sind die wichtigsten Web Sites und Nachrichtengruppen für Access 97-Benutzer und -Entwickler:
CompuServe bietet die folgenden Foren an, die für ACCESS 97 Entwickler und Anwender interessant sind:
AOL bietet folgendes Forum an, das für Access-97-Entwickler und -Anwender interessant ist:
© 1997 Que
