Sztuka pisania maili

C Y B E R ª W I A T    

Za│atwiamy interesy via e-mail!

W jednym z poprzednich numer≤w opublikowali╢my artyku│ Annisa na temat poprawnego pisania list≤w elektronicznych. Autor skupi│ swoj▒ uwagΩ na sprawach czysto towarzyskich, nie zag│Ωbiaj▒c siΩ w kwestie interes≤w. Zainspirowa│o mnie to do napisania kr≤tkiego poradnika, dla tych, kt≤rzy chcieliby co╢ osi▒gn▒µ, a nie bardzo wiedz▒ jak siΩ do tego zabraµ, albo szukaj▒ kilku wskaz≤wek, kt≤re pozwol▒ im na szczΩ╢liwe za│atwienie sprawy.

To, ┐e e-mail od pewnego czasu z powodzeniem wykorzystywany jest przy za│atwianiu r≤┐nego rodzaju interes≤w nikogo ju┐ dzisiaj nie dziwi. Coraz wiΩcej ludzi dziΩki naci╢niΩciu "wy╢lij" skutecznie rozwi▒zuje wiele problem≤w zar≤wno na stopie prywatnej, jak i zawodowej. Niestety, wys│anie nawet setki maili nie przyniesie efekt≤w, je┐eli nie zrobimy tego w odpowiedni spos≤b. Mam nadziejΩ, ┐e kilka poni┐szych przyk│ad≤w choµ trochΩ u│atwi Wam ┐ycie.

Przede wszystkim kultura, szacunek i pewno╢µ siebie! Przy pisaniu e-maili do firm, wydawnictw, czy innych instytucji zawsze staraj siΩ zaprezentowaµ swoj▒ osobΩ z jak najlepszej strony. To, jak Ciebie odbierze adresat, zale┐eµ bΩdzie w g│≤wnej mierze od rezultatu odpowiedzi. Dlatego koniecznie powiniene╢ spe│niµ trzy wymogi. Nie zapomnij o:

- powitaniu - tutaj w przeciwie±stwie do maila, kt≤rego wysy│asz do kumpla, powiniene╢ zachowaµ pewien dystans do adresata. Zrezygnuj z netowego powitania w stylu: "Hejka!", "Siemka!" czy ircowego "Cze!". Skuteczn▒ form▒ by│oby przywitanie typu "Witam!" (banalne nieprawda┐? - ale skuteczne...), "Szanowny Panie!" itp. Je┐eli jeste╢my ju┐ przy okre╢leniu "Pan", to powiem tylko, ┐e u┐ywa siΩ go w zale┐no╢ci od wymaganej sytuacji. RadzΩ jednak przekonaµ siΩ do tego w oficjalnych mailach, jak r≤wnie┐ do pisania wszelkich zwrot≤w kierowanych bezpo╢rednio do adresata z wielkiej litery ("Ty", "Ciebie", "Twoja" itp)

- przedstawieniu siebie - napisz kilka s│≤w o sobie, bardziej skierowanych pod k▒tem tego, co chcia│by╢ osi▒gn▒µ dziΩki temu mailowi, ni┐ ┐yciorysu. PamiΩtaj o stosowaniu akapit≤w i poprawnej ortografii!

- skutecznym zako±czeniu - tutaj podobnie, jak przy powitaniu, nie powiniene╢ spoufalaµ siΩ z odbiorc▒. Zamiast "nara", "pa", czy "3maj siΩ" u┐yj bardziej wyszukanych s│≤w. Stosownym zako±czeniem maila by│oby "z powa┐aniem", "pozdrawiam" itp. Nie zapominaj tak┐e o podpisie! W interesach nie lubi siΩ anonim≤w, wiΩc u┐ywaj zawsze pe│nego imienia i nazwiska. Ewentualny nick, mo┐esz dopisaµ wed│ug szablonu: Jan "nick" Kowalski

Byµ mo┐e dziwi CiΩ, dlaczego list zdominowany jest dosyµ "sztywnymi" okre╢leniami, ale pamiΩtaj o tym, ┐e jest to oficjalny mail. Dlatego te┐ ludzie, kt≤rzy rozpatrywaµ bΩd▒ poruszone w nim kwestie musz▒ wiedzieµ, ┐e maj▒ do czynienia z osob▒ co najmniej powa┐n▒, a nie z cz│owiekiem inteligencji piΩciolatka.

Przejd╝my teraz do najwa┐niejszej kwestii, czyli wysuniΩcia naszych propozycji. Chcia│bym tutaj podkre╢liµ dwa s│owa: "propozycja" i "pro╢ba"! ZapamiΩtaj, ┐e wysuwaj▒c ┐▒dania niewiele za│atwisz, wrΩcz przeciwnie - nakazy, kt≤re poda│e╢, w skrajnych przypadkach mog▒ obr≤ciµ siΩ przeciwko Twojej osobie. Tak wiΩc i tutaj zalecane jest u┐ywanie: "chcia│bym...", "by│bym szczΩ╢liwy, gdyby..." czy "bardzo mi zale┐y, aby...", zamiast "chcΩ", "┐▒dam", czy wszelkich innych zwrot≤w w trybie rozkazuj▒cym typu "masz to zrobiµ...", "musisz..." itp. Uwa┐aj tak┐e, aby nie przeceniaµ mo┐liwo╢ci i nie nadu┐ywaµ "dobroci" adresata, gdy┐ to tak┐e nie jest mile widziane. Je┐eli chcia│by╢ wyraziµ swoj▒ opiniΩ, pamiΩtaj o tym, aby zawsze robiµ to w spos≤b kulturalny i poparty argumentami, a nie emocjami.

To tyle, je┐eli chodzi o teoriΩ. Zainteresowanych og≤lnymi zasadami pisania maili odsy│am do artyku│u z numeru majowego bie┐▒cego roku. Przejd╝my jednak do praktyki, czyli skutecznego sk│adania zda±, bΩd▒cych czΩ╢ci▒ naszego listu. Jako cel postawimy sobie zyskanie przychylno╢ci administratora jakiego╢ serwera, a tak┐e firmy rozprowadzaj▒cej gry. Napiszemy dwa e-maile. Jeden z pro╢b▒ o udostΩpnienie miejsca na serwerze (tzn. nie na bezp│atnym, lecz w ramach hostingu przez jaki╢ du┐y serwis lub portal), natomiast drugi z pro╢b▒ o sponsorowanie konkursu przez dystrybutora gry, kt≤rej serwis prowadzicie.

<mail>

Serdecznie witam!

Jestem redaktorem serwisu o grach komputerowych. Prowadzona przeze mnie ju┐ od kilku miesiΩcy strona, znajduj▒ca siΩ pod adresem www.strona.pl, zd▒┐y│a zyskaµ sobie rzeszΩ zwolennik≤w, kt≤rzy chΩtnie odwiedzaj▒ nasz serwis. Poruszamy tutaj r≤┐norodn▒ tematykΩ. Pocz▒wszy od klasyki, poprzez konsolowe tytu│y, na nowo╢ciach i ciekawostkach z wirtualnego ╢wiata ko±cz▒c. Redakcja liczy sobie dziesiΩciu m│odych, kreatywnych i nie stroni▒cych od pracy ludzi,

dziΩki kt≤rym serwis w bardzo szybkim tempie siΩ rozwija.

PiszΩ, poniewa┐ chcia│bym, aby serwis zosta│ w│▒czony do Waszego portalu i sta│ siΩ jego czΩ╢ci▒. My╢lΩ, ┐e skutecznie pozwoli│oby to nam realizowaµ swoje dalsze plany z nim zwi▒zane, jak r≤wnie┐ podwy┐szy│oby jego presti┐. By│bym szczΩ╢liwy, je┐eli zaistnia│aby taka mo┐liwo╢µ. Ze swojej strony obiecujemy czΩste aktualizacje i wiele atrakcji dla go╢ci.

Z powa┐aniem
Jan "Jasiu" Kowalski
jasiu@adres.pl

</mail> 

A dla por≤wnania napiszΩ przyk│ad, kt≤rego powinni╢cie siΩ wystrzegaµ, a jednak zdarzaj▒ siΩ i takie buraki...

<mail>

Cze!

Za│o┐y│em sobie super stronkΩ o gierach. ChcΩ, ┐eby╢cie dali mi trochΩ miejsca na serwerze, bo te darmowe mnie wkurzaj▒ i s▒ za wolne. Aha, dajecie tak┐e skrzynki e-mail i aliasy? I jak▒ macie wersjΩ PHP? Odpiszcie szybko!

Nara

</mail> 

No i kt≤ry Wam siΩ bardziej podoba, kt≤remu z nadawc≤w uda siΩ za│atwiµ hosting? Pierwszy list prezentuje siΩ dosyµ starannie, poza tym nie zawiera b│Ωd≤w. Drugi natomiast to ju┐ du┐e przegiΩcie. Po pierwsze nadawca nie prosi, tylko ┐▒da. Poza tym nie poda│ adresu swojej strony, nie podpisa│ siΩ i do tego napisa│ go internetowym slangiem, co jest niedopuszczalne w oficjalnych listach! NajwiΩkszym jednak b│Ωdem tej wypowiedzi jest fakt, i┐ autor zlekcewa┐y│ adresata, uwa┐aj▒c, ┐e sprawa jest ju┐ za│atwiona, co potwierdzi│ pytaniami o wersjΩ PHP i konta pocztowe. No i jeszcze to "odpiszcie szybko!" zamienione powinno byµ na "by│bym szczΩ╢liwy, gdybym w ci▒gu kilku dni otrzyma│ od Pa±stwa odpowied╝".
Prawda, ┐e sprawa jest prosta? Oczywi╢cie │atwiej skorzystaµ z drugiej wersji, ale gwarantujΩ, ┐e w 99% nie przyniesie ona efektu. Poza tym, jako ciekawostkΩ podam, ┐e drug▒ (niepoprawn▒) wersjΩ pisa│em jakie╢ 20-30 sekund, natomiast pierwsz▒ (poprawn▒) niewiele ponad 2 minuty - czyli ┐adna strata czasu...

Teraz zajmiemy siΩ bardzo po┐▒danym przez tw≤rc≤w internetowych witryn tematem. Mianowicie chodzi o pozyskanie sponsora, kt≤ry ufunduje nagrody w konkursie dla go╢ci naszej strony. Przed zabraniem siΩ do pracy powiem tylko, ┐e nie warto prosiµ o nagrodΩ np. Play-it!, skoro strona po╢wiΩcona jest grze, kt≤rej dystrybucj▒ zajmuje siΩ CD Projekt. To chyba jasne...

<mail2>

Witam!

Jestem redaktorem serwisu, traktuj▒cego o grze (tytu│ i adres serwisu), kt≤r▒ macie Pa±stwo okazjΩ rozprowadzaµ na terenie naszego kraju. Prowadzona przeze mnie strona od pewnego czasu cieszy siΩ nieustaj▒cym zainteresowaniem internaut≤w. Z list≤w docieraj▒cych do mnie od go╢ci serwisu, wywnioskowa│em, i┐ oczekuj▒ oni emocji zwi▒zanych z og│oszeniem jakiego╢ konkursu. Chcia│bym siΩ zorientowaµ, czy zaistnia│aby mo┐liwo╢µ sponsorowania przez Pa±stwa firmΩ nagrody dla zwyciΩzcy. My╢lΩ, ┐e jeden egzemplarz gry komputerowej, ucieszy│by zar≤wno mnie, jak i bior▒cych udzia│ w konkursie, a dla Pa±stwa nie bΩdzie to zbyt wielk▒ strat▒. Oczywi╢cie, w ramach wdziΩczno╢ci, z chΩci▒ zamieszczΩ Wasz banner reklamowy na stronie g│≤wnej naszego serwisu. By│bym wdziΩczny za pozytywne rozpatrzenie mojej pro╢by.

Z powa┐aniem
Jasiu "nick" Kowalski
jasiu@poczta.pl
adres.strona.pl

</mail2>

Oczywi╢cie, nie gwarantujΩ, ┐e wys│anie e-maila podobnej tre╢ci przyniesie jakikolwiek sukces. Jednak┐e formu│uj▒c wiadomo╢µ w│a╢nie w ten spos≤b, mo┐ecie mieµ pewno╢µ, ┐e zrobili╢cie wszystko, co potrzebne jest do za│atwienia tego typu sprawy za po╢rednictwem poczty elektronicznej. Zwr≤µcie uwagΩ na budowΩ wiadomo╢ci. Tradycyjnie przywitanie, przedstawienie swojej osoby, przedstawienie sprawy i skuteczne zako±czenie. Nie bez znaczenia tutaj jest podanie informacji o tym, co oferujecie wzamian. Powinno to sk│oniµ powy┐sz▒ firmΩ do zainteresowania siΩ Wasz▒ spraw▒.

To tyle. Mam nadziejΩ, ┐e po lekturze tego artyku│u przynajmniej kilku z Was nabierze pewno╢ci w internetowej dyplomatyce. PamiΩtajcie, ┐e ci, kt≤rzy siedz▒ po tamtej stronie monitora, to zwykli ludzie. Skuteczne podej╢cie, kulturalny list i przede wszystkim pewno╢µ siebie to ju┐ 90% sukcesu. 10% zale┐y od szczΩ╢cia, kt≤rego Wam wszystkim ┐yczΩ!