home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / wp / pct2_2.zip / PCTDOC2.COM / CHAP25.TXT next >
Text File  |  1989-04-21  |  38KB  |  953 lines
  1.        subject: MAIL-MERGE OVERVIEW
  2.  
  3.        purpose: After creating a general letter or document, Mail-Merge
  4.                 will allow you to tailor it so that it can be sent to
  5.                 numerous sources.  Mail-merge will accept data from a
  6.                 defined import file (or from the keyboard) and plug
  7.                 that data into the generalized document where desired.
  8.                 You can also define if and where to pull in other
  9.                 files or parts of files into the generalized document.
  10.  
  11.                 Finally, the addresses of selected records can
  12.                 automatically be saved to an "address" file to be used
  13.                 by PC-Label for printing labels or envelopes.
  14.  
  15.        example: You are writing letters to accompany your Christmas
  16.                 cards and would like to personalize them.  With the
  17.                 recipients of your Christmas cards defined in a
  18.                 database (PC-File, PC-Calc, a comma-delimited file, or
  19.                 two different types of text files) consisting of their
  20.                 names, addresses, etc., the information can be pulled
  21.                 into specific locations of your "generalized" letter.
  22.                 In addition, a personalized paragraph could be placed
  23.                 in the letter where desired.  The letter might look as
  24.                 follows:
  25.  
  26.                ░├────────── Bgn Mail-Merge Def. ───────────┤
  27.                ░.fspec chrstmas.imp
  28.                ░├────────── End Mail-Merge Def. ───────────┤
  29.                ░.<DATE*>
  30.                ░
  31.                ░├─────────────── Tab Line ─────────────────┤
  32.                ░.LABEL c:\list\mail.add
  33.                ░.GROUP
  34.                ░.<NAME>
  35.                ░.<ADDRESS1>
  36.                ░.<ADDRESS2>
  37.                ░.<CITY>, .<STATE> .<ZIPCODE>
  38.                ░.EGROUP
  39.                ░.ELABEL
  40.                ░├─────────── Default Tab Line ─────────────┤
  41.                ░
  42.                ░Dear .<NICKNAME>,
  43.  
  44.                 As you can see, my cards are late again!  .<NAME>P>,
  45.                 this has been a hectic year for the Earl family.
  46.                ░.
  47.                ░.
  48.                ░.IF CLOSE_FRIEND=YES c:\list\prsnal.pct
  49.                ░.IF NAME=Button c:\list\spcl.pct 20 10
  50.                ░.INCLUDE             c:\list\vacation.pct
  51.                ░
  52.                ░.<KEYIN Enter desired closing:>
  53.                ░
  54.                ░Dick
  55.  
  56.                                  237
  57.        subject: MAIL-MERGE PROCESSING
  58.  
  59.          setup: Create the template document.
  60.  
  61.                 Define the data source between the beginning and
  62.                 ending Mail-Merge Special Lines.  These lines can be
  63.                 entered into your text file from the Main Menu by
  64.                 selecting the (L)ines option, then (L)ines special, and
  65.                 finally (M)ailmerge defn.
  66.  
  67.        running: Select (P)rint from the main menu and set the Mail
  68.                 Merge toggle to ON.  Then press F10.  PC-Type II will
  69.                 inspect the document for any errors.  If an error is
  70.                 found you will be notified and the Mail-Merge process
  71.                 will be terminated to permit you to correct the problem
  72.                 (e.g., database file cannot be found, or field name
  73.                 specified in document does not exist in the database).
  74.  
  75.                 If no errors are found, a copy of the document will be
  76.                 saved to disk in a temporary file and the Mail-Merge
  77.                 process will begin.
  78.  
  79.                 As records are found which match the selection
  80.                 criteria, you will be asked if the record selected is
  81.                 to be used in your document.  You can skip the record,
  82.                 accept the record, or accept the record and specify
  83.                 that you want all subsequent matches to be accepted.
  84.  
  85.                 PC-Type II will begin substituting the data from the
  86.                 accepted record, pulling in specific text from other
  87.                 files, reformatting as requested and deleting
  88.                 extraneous lines such as the Mail-Merge definition
  89.                 lines.
  90.  
  91.                 Whenever a KEYIN request is encountered (or if you are
  92.                 running Mail-Merge using the Keyboard mode), PC-Type II
  93.                 will pause while you enter the desired text.  If you
  94.                 press the Esc key when entering text data, you will be
  95.                 asked if you want to reenter the data, start the
  96.                 current document over again, or skip this document
  97.                 totally.
  98.  
  99.                 After the document is completed, printing will begin.
  100.                 When the document has been printed, PC-Type II will reload
  101.                 the original document saved on disk and repeat the
  102.                 process.  When there are no more records which match
  103.                 the selection criteria, PC-Type II will reload the
  104.                 original file and you will be returned to normal
  105.                 PC-Type II operation.
  106.  
  107.                 NOTE: This process can be stopped at any time by
  108.                       pressing the Esc key.
  109.  
  110.  
  111.  
  112.                                  238
  113.        subject: MAIL-MERGE DEFINITION BLOCK
  114.  
  115.        purpose: The definition block describes to PC-Type II where to find
  116.                 the data to be filled into the designated areas in the
  117.                 text.
  118.  
  119.                 Except for PC-File import data, data fields are not
  120.                 named.  The import portion of PC-Type II assigns default
  121.                 names to these other data fields as FIELD1, FIELD2,
  122.                 ....  FIELDn.  In order to make the field names more
  123.                 descriptive, aliases can be defined for these default
  124.                 names.  These aliases, if any, must also be placed
  125.                 within the definition block.  (See "Mail-Merge
  126.                 Definition .fieldn" on page 251.)
  127.  
  128.                 You can also override the data to be loaded into
  129.                 certain input fields or create special fields with
  130.                 specific substitution text.  This data also goes into
  131.                 the definition block.  (See "Mail-Merge Definition
  132.                 .force" on page 252.)
  133.  
  134.                 Finally, you can specify field names used in .IF
  135.                 equations within the definition block if the data
  136.                 source is defined as KEYBOARD.  With a KEYBOARD data
  137.                 source, all data is entered by the user from the
  138.                 keyboard.  The data is entered in the order in which
  139.                 it is encountered.  The response to the data for each
  140.                 field name is remembered so the information for any
  141.                 given field only needs to be entered once.
  142.  
  143.                 With KEYBOARD entry, if an .IF equation (which is used
  144.                 to determine if some external text should be loaded
  145.                 from another file) is encountered, the data for the
  146.                 fields in the equation must already be present.  To
  147.                 ensure that it is present, an entry such as .<ZIPCODE>
  148.                 can be made in the definition block.  (See the last
  149.                 example on the next page.)
  150.  
  151.                 NOTE: The entire Mail-Merge definition block is deleted
  152.                       from the document before it is printed.
  153.  
  154.       examples:░├────────── Bgn Mail-Merge Def.  ──────────┤
  155.                ░.fspec Define
  156.                ░├────────── End Mail-Merge Def.  ──────────┤
  157.  
  158.                 In this example, the source for the input data has not
  159.                 yet been defined.  Define tells PC-Type II to ask you to
  160.                 define the source before it will begin the Mail-Merge.
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.                                  239
  169.                ░├────────── Bgn Mail-Merge Def.  ──────────┤
  170.                ░.fspec c:\list\chrstmas.imp
  171.                ░.force CLOSING,"Merry Christmas,"
  172.                ░├────────── End Mail-Merge Def.  ──────────┤
  173.  
  174.                 This example will use the already defined import file
  175.                 CHRSTMAS.IMP stored in subdirectory LIST on drive C.
  176.                 The standard data normally contained in the field
  177.                 CLOSING will be overridden with the text "Merry
  178.                 Christmas,".
  179.  
  180.  
  181.                ░├────────── Bgn Mail-Merge Def.  ──────────┤
  182.                ░.fspec Keyboard
  183.                ░.<XMAS_LIST>
  184.                ░.<ZIPCODE>
  185.                ░├────────── End Mail-Merge Def.  ──────────┤
  186.  
  187.                 In this example, you will enter all field data via the
  188.                 keyboard.  You will be asked for the data in the fields
  189.                 XMAS_LIST and ZIPCODE first, presumably to determine
  190.                 whether text should be brought in from another file
  191.                 through an .IF statement.
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.                                  240
  225.        subject: MAIL-MERGE DEFINITION .fspec
  226.  
  227.        purpose: The .FSPEC line in the Mail-Merge definition block
  228.                 defines the source of the data to be substituted into
  229.                 the Mail-Merge document.
  230.  
  231.         format: .FSPEC filespec             -or-
  232.                 .FSPEC define               -or-
  233.                 .FSPEC keyboard
  234.  
  235.     discussion: "FILESPEC" is the file specification of a .IMP file
  236.                 defined through the IMPORT option of the Configuration
  237.                 menu.  The file specification can contain the drive
  238.                 and path.  If no drive is specified, the default drive
  239.                 is assumed.  If no path is specified, the default
  240.                 directory is assumed.  The file specification MUST
  241.                 contain the filename and the .IMP file extension.
  242.                 This .IMP file contains the information describing the
  243.                 type of the data source, (PC-File, PC-Calc+, ASCII
  244.                 files, etc.), and the selection criteria for which
  245.                 records are to be selected.
  246.  
  247.                 "DEFINE" instructs PC-Type II that a new .IMP file is to
  248.                 be created at the beginning of the Mail-Merge process.
  249.                 (See "Import" in the Configure section.)  When a new
  250.                 .IMP file is created at the start of Mail-Merge, you
  251.                 will be asked if you want to load the new definition
  252.                 into the Mail-Merge definition block.  If you answer
  253.                 Y, Mail-Merge will be stopped and you can move the
  254.                 cursor to the 'D' of "DEFINE" and press Ctrl _ to
  255.                 replace "DEFINE" with the actual file specification.
  256.                 If you answer N, Mail-Merge will continue and "DEFINE"
  257.                 will remain in the definition block.
  258.  
  259.                 "KEYBOARD" implies that all field data normally
  260.                 extracted from a data source will be entered by you
  261.                 through the keyboard.  You will be asked to enter the
  262.                 data for each field as it is encountered.  However,
  263.                 PC-Type II will remember your answers so you will not have
  264.                 to enter the information more than once per document
  265.                 printed.  If you have .IF statements in the document,
  266.                 the data for the fields in the .IF equation MUST have
  267.                 been entered before the .IF statement, or no external
  268.                 text will be brought into the file.  If the fields in
  269.                 the .IF statement do not appear first, enter them in
  270.                 the Mail-Merge definition block as standard fields.
  271.                 This works successfully since the entire definition
  272.                 block is deleted from the file before it is printed -
  273.                 so these fields of data will not appear in the output
  274.                 document.
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.                                  241
  281.       examples: .FSPEC c:\list\chrstmas.imp
  282.  
  283.                 The import file CHRSTMAS.IMP in subdirectory LIST on
  284.                 drive C is used to define the data source.
  285.  
  286.  
  287.                 .FSPEC keyboard
  288.                 .<ZIPCODE>
  289.  
  290.                 You will enter the data from the keyboard.  The field
  291.                 ZIPCODE has been used in a .IF statement.  It is
  292.                 included in the Mail-Merge definition block so that
  293.                 its data will be available to the .IF statement.
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.                                  242
  337.        subject: MAIL-MERGE DEFINITION .fieldn
  338.  
  339.        purpose: The .FIELDn line of the Mail-Merge definition block is
  340.                 an optional entry and should not be used if the data
  341.                 source is PC-File or the keyboard.  All other data
  342.                 sources, however, default to the field names FIELD1,
  343.                 FIELD2, .... FIELDn.  Since these names are not very
  344.                 descriptive, the .FIELDn records can be used to
  345.                 provide a more meaningful reference to the desired
  346.                 contents of a field.
  347.  
  348.                 NOTE: even though the .FIELDn record is defined, you
  349.                       can still use FIELD1, ... FIELDn if you desire.
  350.  
  351.         format: .FIELDn alias
  352.                 where "n" is the field number and "alias" is the name
  353.                 to be used as a substitute. "n" must be greater than
  354.                 zero and no larger than 128.  The alias name can be up
  355.                 to 25 characters in length.  (Imbedded blanks are not
  356.                 recommended.)
  357.  
  358.        example: Assume your data source is of the ASCII line format as
  359.                 shown below:
  360.  
  361.                 Jones~Pam     123 S. Addison  Redmond    WA    98052
  362.                 Smith~Tom     ABC N. Zebra    Kent       WA    98032
  363.                 ...
  364.               FIELD1------- -FIELD2-------- --FIELD3-----FIELD4-FIELD5
  365.                 PC-Type II's import program will define these fields as
  366.                 shown above.
  367.  
  368.                 You could define the following alias records:
  369.  
  370.                 .FIELD1 name
  371.                 .FIELD2 address
  372.                 .FIELD3 city
  373.                 .FIELD4 state
  374.                 .FIELD5 zipcode
  375.  
  376.                 and use them as "NAME" is used in the line:
  377.  
  378.                 We are hoping that you, .<NAME>, can be present at ...
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.                                  243
  393.        subject: MAIL-MERGE DEFINITION .force
  394.  
  395.        purpose: The optional .FORCE line(s) in the Mail-Merge
  396.                 definition block are used to force the text presented
  397.                 in the line into all fields in the document containing
  398.                 the field name referenced in the line.  The field name
  399.                 referenced MAY but DOES NOT HAVE TO BE a valid field
  400.                 name in the data source.
  401.  
  402.                 If it is not a valid field name in the data source,
  403.                 then the .FORCE line can be thought of as a convenient
  404.                 location to place phrases which can change from
  405.                 application to application of the Mail-Merge document.
  406.  
  407.                 If it is a valid field name, then the data normally
  408.                 contained in that field of the source will be
  409.                 overridden by the text in the .FORCE line.
  410.  
  411.                 NOTE: .FORCE text will not be substituted for standard
  412.                       field data in a .IF statement equation.
  413.  
  414.  
  415.         format: .FORCE  fieldname,"text"
  416.                 Fieldname should not exceed 25 characters.
  417.                 The comma is required.
  418.                 The quotation marks around the text are recommended.
  419.  
  420.       examples: .force SALUTATION,"Merry Christmas"
  421.                 ...
  422.                 .<SALUTATION> .<FIRST_NAME>,
  423.                 ...
  424.  
  425.                If FIRST_NAME is Dick, this would result in:
  426.  
  427.                 Merry Christmas Dick,
  428.  
  429.  
  430.  
  431.                 .force SET_DATE,".<DATE (4,14,43)>"
  432.                 ...
  433.                 I was born on .<SET_DATE> in Lakewood, Ohio.
  434.                 ...
  435.  
  436.                 If the default setting for the DATE STAMP is of the
  437.                 form "weekday month date, year", the above example
  438.                 would result in:
  439.  
  440.                 I was born on Wednesday April 14, 1943 in Lakewood,
  441.                 Ohio.
  442.  
  443.                 After making a field substitution, Mail-Merge goes
  444.                 back to the start of the document before searching for
  445.                 the next field.  Thus, substituting a new field for
  446.                 an existing field allows the new field to be processed
  447.                 as well.  This is the case in the last example.
  448.                                  244
  449.        subject: MAIL-MERGE .include
  450.  
  451.        purpose: The .INCLUDE line permits you to pull all (or part) of
  452.                 an external file into a Mail-Merge document at a
  453.                 specified location.  The material pulled in can
  454.                 contain more Mail-Merge directives.  For example, the
  455.                 external file could include its own .INCLUDE or .IF
  456.                 definitions.  However, external files should not
  457.                 include a Mail-Merge definition block.
  458.  
  459.                 Field substitution requests in the external file must
  460.                 refer to the same .IMP source data.
  461.  
  462.                 NOTE: If Mail-Merge directive errors exist in the
  463.                       information "included", the Mail-Merge will stop
  464.                       since the included files are not pre-checked for
  465.                       errors.  For example, if an .INCLUDE statement
  466.                       in an included file referenced a file which
  467.                       cannot be found, then Mail-Merge will issue an
  468.                       error message and stop.
  469.  
  470.         format: .include filespec {n {m}}
  471.  
  472.                 The format of the data after the .include is identical
  473.                 to the format of the Command Line GET or EDIT command.
  474.                 FILESPEC can include a drive and directory.  If no
  475.                 drive is present, the default drive is assumed.  If no
  476.                 directory is present, the default directory is assumed.
  477.                 The FILESPEC MUST include the filename and extension
  478.                 of the external file to be included.
  479.  
  480.                 {n {m}} are two optional parameters.  If they are not
  481.                 present, then the entire file specified will be
  482.                 included in the Mail-Merge document.  If only n is
  483.                 present, then the file specified will be loaded from
  484.                 line n to the end of the file.  If both n and m are
  485.                 specified, then m lines will be included starting at
  486.                 the nth line in the file specified.
  487.  
  488.        example: The line of text below is brought in from another file.
  489.                 .include c:\list\external.pct 10 1
  490.                 The line of text above is brought in from another file.
  491.  
  492.                 If the file EXTERNAL.PCT in subdirectory LIST on drive
  493.                 C contained 50 lines, like:
  494.  
  495.                      This is the first  line of text in external.pct
  496.                      This is the second line of text in external.pct
  497.                 ...
  498.  
  499.                 then the example would result as:
  500.  
  501.                 The line of text below is brought in from another file.
  502.                      This is the tenth line of text in external.pct
  503.                 The line of text above is brought in from another file.
  504.                                  245
  505.        subject: MAIL-MERGE .if
  506.  
  507.        purpose: The .IF line is a "conditional" .INCLUDE line.  Unless
  508.                 certain requirements pertaining to the current import
  509.                 source record are met, then the .IF line is ignored.
  510.                 If the requirements are met, then the line will behave
  511.                 exactly as if it were an .INCLUDE line.
  512.  
  513.         format: .if (condition) filespec {n {m}}
  514.  
  515.                 FILESPEC {n {m}} is identical to the description
  516.                 under .INCLUDE.
  517.  
  518.                 CONDITION is identical to the format for the COMPLEX
  519.                 SEARCH described in the IMPORT section.  See that
  520.                 section for details.  In summary, CONDITION is an
  521.                 equation relating to the contents of the current
  522.                 import source record being processed.  If all the
  523.                 conditions in the equation are met, the result is TRUE
  524.                 and the .IF inclusion will be executed.
  525.  
  526.                 NOTE:ïThe parentheses around CONDITION are
  527.                      ïrecommended.
  528.                      ì
  529.                      ï.FORCE fields will not work in the CONDITION
  530.                      ïequations.  However, the .FIELDn aliases will
  531.                      ïbe substituted and will work.
  532.  
  533.        example: Assume the source import record being processed
  534.                 contains the data "Renton" in the field CITY and the
  535.                 data "WA" in the field STATE.
  536.  
  537.                 ...
  538.                 .if ((CITY="Renton")⌠& (STATE="Wa")) external.pct 10 1
  539.                 .if ((CITY="Kent")  ⌠& (STATE="Wa")) external.pct 20 5
  540.                 ...
  541.  
  542.                 In the above example, the conditions for the first .IF
  543.                 line are met, so the tenth line of the file
  544.                 EXTERNAL.PCT in the default directory will replace the
  545.                 .IF line.  The condition CITY="KENT" in the second .IF
  546.                 line are not met, so the second .IF line will be
  547.                 deleted from the document.
  548.  
  549.  
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558.  
  559.  
  560.                                  246
  561.        subject: MAIL-MERGE DATA FIELDS
  562.  
  563.        purpose: The Mail-Merge data fields are the heart of Mail-Merge
  564.                 for it is here that the actual fields of data from the
  565.                 source import file are substituted.
  566.  
  567.                 PC-Type II looks for a Mail-Merge data field definition in
  568.                 the document.  When it finds one, it determines the
  569.                 type of data to be substituted.  If the data to be
  570.                 substituted agrees with a field name in the source
  571.                 import record being processed, then the contents of
  572.                 that field in the record are used to replace the data
  573.                 field definition.
  574.  
  575.         format: .<field description>{fmt>}
  576.                 .[field description]
  577.  
  578.                 <..> VARIABLE SUBSTITUTION - Data will be
  579.                      extracted from the data source indicated and
  580.                      excess spaces to the right and left of the data
  581.                      will be removed before substitution takes place.
  582.  
  583.                 [..] FIXED LENGTH SUBSTITUTION - Data will be
  584.                      extracted from the data source indicated.  If the
  585.                      number of character spaces between the brackets
  586.                      is greater than the number of characters in the
  587.                      data source, blanks will be added.  If the size
  588.                      of the data source is greater than the space
  589.                      provided, then the data source will be truncated
  590.                      on the right.  (This is useful for lining up data
  591.                      in columns.)
  592.  
  593.                 fmt> OPTIONAL FORMAT DIRECTIVE - This optional
  594.                      feature permits you to reformat a line or
  595.                      paragraph after a variable data substitution has
  596.                      been made.  The options are:
  597.  
  598.                       L - reformat line (left-justified)
  599.                       C - reformat line (centered)
  600.                       R - reformat line (right-justified)
  601.                       J - reformat line (justified at right and left)
  602.                       P - reformat paragraph (left-justified)
  603.                      PL - (same as P)
  604.                      PC - reformat paragraph (centering each line)
  605.                      PR - reformat paragraph (right-justified)
  606.                      PJ - reformat paragraph (justified right and left)
  607.  
  608.                      NOTE: As data is substituted, the conventions
  609.                            defined by the active Tabs are honored.  If
  610.                            paragraph wrapping is ON, then reformatting
  611.                            is normally not required unless you want
  612.                            right justification or centering.  If
  613.                            paragraph wrapping is OFF, then reformatting
  614.                            may be required.
  615.  
  616.                                  247
  617.        subject: MAIL-MERGE DATA FIELD  - date
  618.  
  619.        purpose: The DATE field type will allow you to substitute a
  620.                 date in the DATE STAMP format requested in Configure.
  621.                 Normally DATE works off your system clock.
  622.  
  623.        formats: .<DATE{*}{value}>
  624.                 .<DATE (mm,dd,yy){value}>
  625.  
  626.                 DATE* implies the system date will be used.
  627.                       The * is optional, but is recommended to avoid
  628.                       conflicts with data source field names.
  629.  
  630.                 DATE  (MM,DD,YY) implies the date month (mm) day (dd)
  631.                       year (yy) will be used.  This allows you to
  632.                       reference a specific date.
  633.  
  634.                 VALUE is an optional parameter and can be of the form:
  635.                       +n     or      -n
  636.                       where the + and - signs are required and n
  637.                       refers to the number of days to add to or
  638.                       subtract from the specified date.
  639.  
  640.  
  641.       examples: Assume the DATE STAMP format selected is of the form:
  642.                 Wed Jan 14, 1987 and the system date is October 1,
  643.                 1988.
  644.  
  645.                 Today is .<date*>.     --> Today is Sat Oct 1, 1988.
  646.                 Respond by .<date+30>. --> Respond by Mon Oct 31, 1988.
  647.  
  648.                 On .<date (8,13,88)>,  --> On Sat Aug 13, 1988,
  649.                 .<date (8,13,88)-3>    --> Wed Aug 10, 1988
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.                                  248
  673.        subject: MAIL-MERGE DATA FIELD  - time
  674.  
  675.        purpose: The TIME field type will allow you to substitute a
  676.                 time in the TIME STAMP format requested in Configure.
  677.                 Normally TIME works off your system clock.
  678.  
  679.        formats: .<TIME{*}{value}>
  680.                 .<TIME (hh,mm,ss){value}>
  681.  
  682.                 TIME* implies the system time will be used.
  683.                       The * is optional, but is recommended to avoid
  684.                       conflicts with data source field names.
  685.  
  686.                 TIME  (HH,MM,SS) implies the time hours (hh) minutes
  687.                       (mm) and seconds (ss) will be used.  This allows
  688.                       you to reference a specific time.
  689.  
  690.                 VALUE is an optional parameter and can be of the form:
  691.                       +n.m   or   -n.m
  692.                       where the + and - signs are required and n.m
  693.                       refers to the number of hours to add to or
  694.                       subtract from the specified time.
  695.  
  696.  
  697.       examples: Assume the TIME STAMP format selected is of the form:
  698.                 12:44 pm and the system time is 9:45 pm.
  699.  
  700.                 It is now .<time*>.      --> It is now 09:45 pm.
  701.                 Now + 1/2 is .<time+.5>. --> Now + 1/2 is 10:15 pm.
  702.  
  703.                 At .<time (11,30,0)>,    --> At 11:30 am,
  704.                 .<time (13,00,0)-4.5>    --> 08:30 am
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.                                  249
  729.        subject: MAIL-MERGE DATA FIELD  - keyin
  730.  
  731.        purpose: The KEYIN field type permits you to enter data from the
  732.                 keyboard for each data source record selected.  This
  733.                 allows you to enter modest amounts of unique
  734.                 information for each copy of the document created.
  735.                 About 250 characters can be entered per KEYIN field.
  736.                 When your entry is complete, press the Enter key.
  737.  
  738.                 NOTE: If you press the Esc key during KEYIN data entry,
  739.                       you will have the option to reenter the data for
  740.                       that field, restart the document for the current
  741.                       selected record, or quit the entire Mail-Merge
  742.                       process.
  743.  
  744.         format: .<KEYIN*>
  745.                 .<KEYIN msg>
  746.  
  747.                 When Mail-Merge arrives at a KEYIN data field, you
  748.                 will be prompted with the message "Enter KEYIN data:"
  749.                 if you selected the first format type, or with the
  750.                 message "msg" entered in the second format.
  751.  
  752.                 The "*" is optional for the first method, but its use
  753.                 is recommended in case you have defined a data source
  754.                 field with the name KEYIN.
  755.  
  756.                 NOTE: Blank answers are acceptable.  In this case, the
  757.                       KEYIN field will simply be deleted from the
  758.                       document.
  759.  
  760.       examples: Although we only met .<KEYIN*>PJ> ago, .....
  761.  
  762.                 When Mail-Merge reaches the above field, the field will
  763.                 be marked and the message "Enter KEYIN data: will be
  764.                 displayed at the bottom of the screen.  If you enter "3
  765.                 years", the .<KEYIN*>PJ> will be replaced with "3
  766.                 years" and the paragraph in which the field is located
  767.                 will be block justified, resulting in the line:
  768.  
  769.                 Although we only met 3 years ago, .....
  770.  
  771.  
  772.                 Your account is now .<KEYIN Enter weeks overdue:>PL>
  773.                 weeks overdue.
  774.  
  775.                 When Mail-Merge reaches this field, you will be
  776.                 prompted with the message: "Enter weeks overdue:".
  777.                 After entering your response, the paragraph in which
  778.                 the field is located will be reformatted with left
  779.                 justification.
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.                                  250
  785.        subject: MAIL-MERGE DATA FIELD  - import record field
  786.  
  787.        purpose: The "import record field" is the most heavily used
  788.                 Mail-Merge option.  It is this option that causes data
  789.                 to be pulled from a data field in a selected data
  790.                 source record and placed in your Mail-Merge document.
  791.  
  792.         format: .<name>
  793.                 NAME can be any valid field name.  If your data source
  794.                 is PC-FILE, NAME would be one of the fields defined in
  795.                 your database's header file.  For most other data
  796.                 sources, the standard NAME would be FIELD1, ... FIELDn.
  797.  
  798.                 If you defined aliases with the .FIELDn definitions in
  799.                 the Mail-Merge definition block, then these aliases
  800.                 would also be valid NAMEs.
  801.  
  802.                 Any .FORCE definitions in the Mail-Merge definition
  803.                 block are valid NAMEs.
  804.  
  805.                 Finally, if you specified KEYBOARD as the .FSPEC line
  806.                 of the Mail-Merge definition block, then any entry is
  807.                 valid and you will be prompted for your entry with the
  808.                 message: "Enter data for NAME:" where NAME is the field
  809.                 name defined.
  810.  
  811.        example: Suppose your PC-File database has the field names:
  812.                 TITLE, NAME, ADDRESS1, ADDRESS2, CITY, STATE,
  813.                 ZIPCODE and PHONE.
  814.  
  815.                 The address portion of your letter might be:
  816.  
  817.                 .<TITLE> .<NAME>
  818.                 .<ADDRESS1>
  819.                 .<ADDRESS2>
  820.                 .<CITY>, .<STATE>  .<ZIPCODE>
  821.  
  822.                 If the current record selected from the database
  823.                 contains the data:
  824.  
  825.                    Title:  Mr.
  826.                     Name:  Earl~Richard
  827.                 Address1:  123 Addison Street
  828.                 Address2:  Apartment 3B
  829.                     City:  Redmond
  830.                    State:  Washington
  831.                  Zipcode:  98052
  832.  
  833.                 the result would be:
  834.  
  835.                 Mr. Richard Earl
  836.                 123 Addison Street
  837.                 Apartment 3B
  838.                 Redmond, Washington  98052
  839.  
  840.                                  251
  841.        subject: MAIL-MERGE .group and .egroup
  842.  
  843.        purpose: The .GROUP line causes the following lines to be
  844.                 treated as a "group" until a .EGROUP line is
  845.                 encountered.  Any blank lines between these two lines
  846.                 will be removed.  Thus if a particular record has no
  847.                 data for a specified field, .e.g., a company name or
  848.                 department, then that blank line will be removed.
  849.  
  850.         format: .GROUP
  851.                 .EGROUP   -or-   .EGROUP R
  852.  
  853.                 Each of these directives must appear on a line by
  854.                 themselves, since they will be deleted after all
  855.                 field substitutions have been completed within their
  856.                 bounds.
  857.  
  858.                 .GROUP begins a group of lines.
  859.  
  860.                 .EGROUP ends a group of lines.  The group of lines is
  861.                 kept together for appearance.  Any blank lines found
  862.                 within the group will be deleted.
  863.  
  864.                 .EGROUP R acts the same as .EGROUP except that the
  865.                 blank lines removed will be re-inserted at the bottom
  866.                 of the group.  This is useful if you need to maintain
  867.                 exact line spacing in your document.
  868.  
  869.        example: Suppose in the example on the previous page that the
  870.                 field ADDRESS2 was empty in the database.  If your
  871.                 document contained the following entries:
  872.  
  873.                 ├─────────────── Tab Line ─────────────────┤
  874.                 .GROUP
  875.                 .<TITLE> .<NAME>
  876.                 .<ADDRESS1>
  877.                 .<ADDRESS2>
  878.                 .<CITY>, .<STATE>  .<ZIPCODE>
  879.                 .EGROUP
  880.                 ├─────────── Default Tab Line ─────────────┤
  881.  
  882.                 then the following result would be obtained:
  883.  
  884.                 Mr. Richard Earl
  885.                 123 Addison Street
  886.                 Redmond, Washington  98052
  887.  
  888.                 The blank line for the ADDRESS2 field has been removed.
  889.  
  890.                 NOTE: It is good practice to include the "Tab Line"
  891.                       and "Default Tab Line" as shown in the example
  892.                       to keep the substitution of data in the fields
  893.                       from moving the field data and .EGROUP
  894.                       references.  The Tab Line should turn "wrap"
  895.                       off.
  896.                                  252
  897.        subject: MAIL-MERGE .label and .elabel
  898.  
  899.        purpose: The .LABEL and .ELABEL directives allow you to save the
  900.                 data appearing between the two lines in a specified
  901.                 file.  Normally, this data would be address data.  You
  902.                 could then use PC-Label with this data set to print
  903.                 your envelopes.
  904.  
  905.         format: .LABEL filespec
  906.                 .ELABEL
  907.  
  908.                 Each of these directives must appear on a line by
  909.                 themselves, since they will be deleted after all
  910.                 field substitutions have been completed within their
  911.                 bounds.
  912.  
  913.                 FILESPEC can include a drive and directory.  If no
  914.                 drive is present, the default drive is assumed.  If no
  915.                 directory is present, the default directory is assumed.
  916.                 The FILESPEC MUST include the filename and extension
  917.                 of the file to be used to store the address
  918.                 information.
  919.  
  920.                 NOTE: When the information is saved to disk, a blank
  921.                       line is added after the last line of data to
  922.                       separate the entries.  Since blank lines are
  923.                       important to the format, no blank lines should
  924.                       appear within the data being saved, hence the
  925.                       .GROUP / .EGROUP or .EGROUP R directives should
  926.                       be used.
  927.  
  928.        example: Extending the example on the previous page:
  929.                ░├─────────────── Tab Line ─────────────────┤
  930.                ░.LABEL c:\address.lst
  931.                ░.GROUP
  932.                ░.<TITLE> .<NAME>
  933.                ░.<ADDRESS1>
  934.                ░.<ADDRESS2>
  935.                ░.<CITY>, .<STATE>  .<ZIPCODE>
  936.                ░.EGROUP
  937.                ░.ELABEL
  938.                ░├─────────── Default Tab Line ─────────────┤
  939.                 would result in the following data being saved to the
  940.                 file ADDRESS.LST in the root directory of drive C:
  941.  
  942.                 Mr. Richard Earl
  943.                 123 Addison Street
  944.                 Redmond, Washington  98052
  945.                      (blank line)
  946.  
  947.                 NOTE: It is good practice to include the "Tab Line"
  948.                       and "Default Tab Line" as shown in the example
  949.                       to keep the substitution of data in the fields
  950.                       from moving the field data and .EGROUP
  951.                       references.  The Tab Line should turn "wrap" off.
  952.                                  253
  953.