home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / wp / pct2_2.zip / PCTDOC1.EXE / lha / CHAP15.TXT < prev    next >
Text File  |  1989-04-21  |  9KB  |  169 lines
  1.        subject: IMPORTING
  2.  
  3.       overview: IMPORT is the process of bringing data from other
  4.                 sources into your PC-Type II text file.  If you have not
  5.                 defined an import data source via the Configuration
  6.                 process of PC-Type II, you must define the source and
  7.                 record selection criteria which begins with the menu
  8.                 shown below.  (See the "Import Source Definition" and
  9.                 "Import Selection Definition" sections in the
  10.                 Configure section of this manual).
  11.  
  12.                 ┌────────────────┐
  13.                 │IMPORT options: │
  14.                 ╞════════════════╡
  15.                 │ (0) PC-File+   │
  16.                 │ (1) PC-FILE:dB │
  17.                 │ (2) PC-Calc+   │
  18.                 │ (3) Mail       │
  19.                 │ (4) ASCII-L    │
  20.                 │ (5) ASCII-C    │
  21.                 │ (X) Exit       │
  22.                 └────────────────┘
  23.  
  24.                 After the import data has been defined, data
  25.                 importation begins.  This import process is described
  26.                 in this section.  Since the terminology is based upon
  27.                 the import definition, we recommend you refer to the
  28.                 Configuration references cited above before
  29.                 continuing.  When all the data you want has been
  30.                 imported, PC-Type II returns to its normal edit mode.
  31.  
  32.                 If you define the import criteria from the "(I)mport"
  33.                 option of the Main Menu, the information will neither
  34.                 be saved in a .IMP file nor referenced in a .PRO file.
  35.                 You must go to the Configure option of PC-Type II to save
  36.                 the import information to disk via the "(F)ile
  37.                 handling" option to create the .IMP file.  To have
  38.                 that file referenced in your .PRO file, you must
  39.                 answer Y to the question "Save data to .PRO file?".
  40.  
  41.                 If you defined the import criteria within the
  42.                 Configuration section of PC-Type II, the .IMP file is
  43.                 created at your request when saving the updated .PRO
  44.                 file.  It is only necessary to create a .IMP file if
  45.                 you plan to use the same import rules in multiple
  46.                 PC-Type II sessions.
  47.  
  48.                 When PC-Type II begins, if the .IMP file is referenced in
  49.                 your .PRO file, it will be loaded automatically.  When
  50.                 you select the "(I)mport" option, you are given the
  51.                 option to modify the "search criteria" and the fields
  52.                 of data in a record to import.  After any
  53.                 modifications have been made, you can begin importing
  54.                 data into your text file.
  55.  
  56.                                  175
  57.        subject: RETRIEVING IMPORT DATA
  58.  
  59.     discussion: PC-Type II begins the process of retrieving data by
  60.                 moving through the data source and finding records
  61.                 which match your selection criteria.  When a match is
  62.                 found, the fields to be imported you are displayed on
  63.                 the screen like:
  64.  
  65.                 ┌───────────────────────────────┐
  66.                 │ NAME         Cat~Garfield     │
  67.                 │ STREET       123 Feline Court │
  68.                 │ CITY         Lyons            │
  69.                 │ STATE        CA               │
  70.                 │ ZIP#         90014            │
  71.                 │                               │
  72.                 │ Record 2       of 11          │
  73.                 └───────────────────────────────┘
  74.                 and you are asked:
  75.  
  76.                  Import?  Press Y or N
  77.  
  78.            Esc: If you press Esc at this point, (or at any point in
  79.                 the import process), importing is terminated and you
  80.                 will be immediately returned to the normal PC-Type II
  81.                 edit mode.
  82.  
  83.              N: If you respond by pressing N, the source file will
  84.                 continue to be scanned until another record meets the
  85.                 selection criteria.  It data will then be displayed
  86.                 and you will be asked again if you wish to import this
  87.                 data.
  88.  
  89.              Y: If you respond by pressing Y, the data displayed will
  90.                 be inserted into your source file and you will be
  91.                 asked:
  92.  
  93.                 Select another?  Press Y or N
  94.  
  95.                 If you answer by pressing N, the import process is
  96.                 terminated.  If you answer by pressing Y, then the
  97.                 source file will again be searched for another match.
  98.  
  99.                 Finally, if no more matches are found in the source
  100.                 file, the message:
  101.  
  102.                 At End of File.   Press a key to continue ...
  103.  
  104.                 is displayed and you will be returned to the standard
  105.                 PC-Type II edit mode.  The data you imported will be
  106.                 visible on your PC-Type II screen and your cursor will be
  107.                 below the information just imported.
  108.  
  109.                 NOTE:ïIn the example, "Cat~Garfield" will be imported
  110.                      ïas "Garfield Cat".  PC-Type II flips data
  111.                      ïsurrounding the tilde character.
  112.                                  176
  113.    field names: Note the sample screen on the preceding page which is
  114.                 displayed when you are asked if you want to import the
  115.                 data.  If you defined a PC-File+ or PC-File:dB data
  116.                 source, the field names are displayed to the left of
  117.                 the data.  With PC-Calc+ and ASCII file data, field
  118.                 names are not available.  In these cases, the names
  119.                 "Fieldi", ... "Fieldn" will be displayed instead.
  120.  
  121.      selection: The Command Line will display the selection formula
  122.                 being used to find record matches within the source
  123.                 file.  If you opted for the "(A)ll" selection
  124.                 criteria, the Command Line will be blank.
  125.  
  126. inserting data: Except for a special PC-Calc+ import option (described
  127.                 below), all data which is imported is brought into
  128.                 your PC-Type II text file as a new line for each import
  129.                 field.  (Empty fields of data are ignored.)  After all
  130.                 the selected fields for a given record have been
  131.                 brought into your file, a blank line is inserted which
  132.                 separates multiple records of data which may have been
  133.                 imported.
  134.  
  135.                 The lines of imported data will be inserted in your
  136.                 text immediately below the line on which the cursor
  137.                 was located when the "(I)mport option was invoked.
  138.  
  139.       PC-Calc+: A special import option exists for PC-Calc+.  Suppose
  140.                 you defined the data to be imported to be in the range
  141.                 B5:H100.  From PC-Calc line 5 and continuing through
  142.                 line 100, fields in columns B through H are inspected
  143.                 to see if they match the selection criteria imposed.
  144.  
  145.                 If they do, and you opted to import the data in
  146.                 columns D, E, G and H, then the four fields in each
  147.                 row may be imported into one row (each field being
  148.                 separated by a Tab character), or into four lines with
  149.                 each field on its own line.  The Tab character is
  150.                 inserted so that you can set your margins and reformat
  151.                 the area to move the elements into the desired
  152.                 locations.
  153.  
  154.                 ┌──────────────────┐  If you want all cells from one
  155.                 │Question:         │  PC-Calc+ line to be placed in
  156.                 ╞══════════════════╡  one PC-Type II line, answer N to
  157.                 │One cell per line?│  the window at the left which is
  158.                 │Press Y or N      │  asked during import definition.
  159.                 └──────────────────┘
  160.  
  161.                 ┌───────────────────────────┐  This unique
  162.                 │Question:                  │  PC-Calc+ question
  163.                 ╞═══════════════════════════╡  lets you import all
  164.                 │Bring in all rows in range?│  the lines without
  165.                 │Press Y or N               │  stopping and asking
  166.                 └───────────────────────────┘  at each line.
  167.  
  168.                                  177
  169.