home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / wp / pc_idx30.zip / PCI.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-08-05  |  119KB  |  2,903 lines
  1.    
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.                            PC-INDEX USER'S GUIDE
  22.                                 Version 3.0
  23.                                      
  24.                      Copyright (c) 1989-90 HELP SOFTWARE
  25.                             16706 BRADLEY COURT
  26.                              BELTON, MO 64012
  27.                               (816) 331-5809
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.                              LICENSE AGREEMENT
  64.  
  65.      Copyright:  This software product is copyrighted and all rights
  66.      reserved by HELP Software.  
  67.  
  68.      PC-INDEX is a User Supported (Shareware) product which represents many
  69.      hours of hard work.  "User Supported" means if you use this product on
  70.      a regular basis, you should become a registered user.
  71.  
  72.      User Supported software is distributed in its original, unmodified
  73.      form, without charge, via computer user's groups, software libraries,
  74.      electronic bulletin boards, and friend to friend sharing, resulting in
  75.      a reasonably priced product to the end user.  
  76.  
  77.      User Supported software is protected by copyright law to the same
  78.      extent as traditionally marketed software products, it is NOT public
  79.      domain software.
  80.  
  81.      Registered users will receive a copy of the latest version of PC-INDEX
  82.      on disk and a printed manual.  Support for WordPerfect, Microsoft
  83.      Word, Multimate, Wordstar, and Wordstar 2000 is only available with
  84.      the registered version of PC-INDEX.  As major revisions or bug fixes
  85.      are made available, registered users will be notified by mail.
  86.  
  87.      Liability:  The user hereby agrees that regardless of the form of any
  88.      claim, liability for any damages or loss incurred because of this
  89.      product shall not exceed the registration fee or purchase price.
  90.  
  91.                   PC-INDEX Copyright (c) HELP Software 1989-90 
  92.              16706 Bradley Court  Belton, MO 64012   (816) 331-5809
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.                                   PC-INDEX 3.0
  122.                            Copyright (C) HELP SOFTWARE
  123.                                Registration Form:
  124.  
  125.  
  126.      Remit To:                    Help Software
  127.                                16706 Bradley Court
  128.                                 Belton, MO 64012
  129.  
  130.  
  131.             QTY  Description                                   Amount
  132.  
  133.             ___  Copie(s) of PC-INDEX 3.0 Disk and Manual      ______
  134.                  @ $45.00 each.
  135.                  
  136.             (Missouri Residents please add  6.475% sales tax)  ______
  137.  
  138.                  Add $3.00 for shipping and handling inside    ______
  139.                  the US.                                
  140.                  
  141.                  If outside the US add $6.00 for shipping      ______
  142.                  and handling.  
  143.  
  144.        
  145.  
  146.                                                         Total  ______
  147.  
  148.  
  149.       For those outside the US please pay by VISA / MC or pay 
  150.       with a check drawn on a US bank in US dollars.
  151.  
  152.  
  153.       Payment by:   [ ] Check   [ ] PO # ____________________________
  154.  
  155.       [ ] Visa/MC _________________   Expiration ____________________
  156.  
  157.       Name:    ______________________________________________________
  158.  
  159.       Company: ______________________________________________________
  160.  
  161.       Address: ______________________________________________________
  162.  
  163.                ______________________________________________________
  164.  
  165.                ______________________________________________________
  166.  
  167.  
  168.       Work Phone:  (____) ___________   Home Phone: (____) __________
  169.  
  170.       Disk Format: 3 1/2" ___   5 1/4" ___
  171.  
  172.       Word Processor and version Number: ____________________________
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.                              TABLE OF CONTENTS
  180.  
  181.  
  182.      WHAT DOES PC-INDEX DO ?.................................1
  183.  
  184.      GETTING STARTED.........................................3
  185.  
  186.      SYSTEM REQUIREMENTS.....................................4
  187.  
  188.      NEW FEATURES............................................4
  189.  
  190.      INSTALLATION............................................5
  191.  
  192.      QUICK START - EXAMPLES..................................6
  193.           Extract Single Words...............................7
  194.           Edit Extracted word file...........................8
  195.           Build Single Word Index............................9
  196.  
  197.           Extract Phrases...................................12
  198.           Build Phrase Index................................13
  199.  
  200.      PROCESSING MULTIPLE FILES TOGETHER.....................16
  201.  
  202.      OTHER FEATURES.........................................20
  203.           Turning PC-INDEX on and off.......................20
  204.           ON-LINE HELP......................................21
  205.           Black and White monitors..........................21
  206.  
  207.      MENU SELECTIONS........................................22
  208.           File Menu.........................................22
  209.           Edit Menu.........................................30
  210.           Option Menu.......................................34
  211.           Document Format Menu..............................35
  212.  
  213.      FILE FORMAT INFORMATION................................37
  214.  
  215.      ERROR MESSAGES.........................................38
  216.  
  217.      BUG REPORT FORM........................................41
  218.      PC-INDEX SUGGESTION FORM...............................42
  219.  
  220.      INDEX 1 (Single Word Index)............................43
  221.      INDEX 2 (Phrase Index).................................45 
  222.         
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.                           WHAT DOES PC-INDEX DO ?
  238.  
  239.      PC-INDEX is designed to produce the type of an index that you would
  240.      find in the back of a book or reference manual.  There are many
  241.      options available and two types of indexes that can be created
  242.      with PC-INDEX.
  243.  
  244.      Both index types are described here along with a section of that 
  245.      index type as an example.  
  246.  
  247.      1) Single Word Index:  An index can be created listing every
  248.      occurrence of every single word in a document.  Optionally, you can
  249.      include only the words you specify, or you can eliminate all
  250.      occurrences of the 1000 most common words in the English language. 
  251.      You can even tell PC-INDEX to only index capitalized words (like
  252.      names).  
  253.                     
  254.                      Single Word Index Example:
  255.  
  256.  
  257.      -----  A  -----                    bottom 9-10, 13
  258.      abbreviation 8                     box 10, 14
  259.      abort 22                           boxes 15
  260.      absence 8                          brackets 8, 18
  261.      acceptance 2                       BRADLEY 1-2
  262.      accordingly 20                     breaks 5
  263.      accurate 5                         brief 11
  264.      accurately 5                       broken 12
  265.      active 8, 15, 18                   Brown 4
  266.      actual 9, 13                       Build 2, 9, 11-12
  267.      adapter 20                         building 4
  268.      add 16-18                          builds 14
  269.      added 4                            built 14
  270.      addition 4                         bw 20
  271.      additional 7                       
  272.      address 7                          
  273.      adhering 2                         -----  C  -----
  274.      adjust 7, 20                       calculated 9, 13
  275.      advanced 7                         call 9
  276.      advertising 7                      called 9, 13
  277.      afford 2                           case 7-8, 18-19
  278.      AGREEMENT 1-2                      cases 15
  279.      agrees 2, 7                        catch 4
  280.      alone 7                            cd 5
  281.      alpha 7, 15-16, 18-19              CH 16
  282.      alphabet 7, 10, 14                 chance 6, 18
  283.      alphabetical 14, 17-18             chapter 12
  284.      alphanumeric 7, 18-19              chapters 12
  285.      alternately 8                      character 3-4, 15-16, 18-19, 21
  286.      apostrophe 16                      characters 3, 6, 9, 12-13, 15, 
  287.      apostrophes 16                       18-19
  288.  
  289.  
  290.  
  291.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 1
  292.  
  293.  
  294.  
  295.      2) Phrase Index:  An index can be generated listing all phrases that
  296.      you specify.  PC-INDEX will even find phrases that wrap from one line
  297.      to another or from one page to another.  
  298.  
  299.                          Phrase Index Example:
  300.  
  301.  
  302.      -----  A  -----                      -----  I  -----
  303.      automatically 21                     index 1-22
  304.                                           
  305.                                           
  306.      -----  B  -----                      -----  O  -----
  307.      Black and White monitor 20           on line help 4
  308.      Bradley 1-2                          Option Menu 2, 11
  309.      build index 2, 9, 11-12              options 3, 6-8, 11, 15-20
  310.                                           
  311.                                           
  312.      -----  C  -----                      -----  Q  -----
  313.      copyright 1-2, 11, 15, 19-20         Quick Start Example 2, 5
  314.      Court 1-2                            
  315.      created 3, 5-6, 8-9, 12-14, 21-22    
  316.                                           -----  S  -----
  317.                                           spinoff list 11, 14, 17-18
  318.      -----  D  -----                      system requirements 2-3
  319.      Document Format Menu 2               
  320.                                           
  321.                                           -----  W  -----
  322.      -----  E  -----                      word frequency 4, 11, 14, 20
  323.      Edit Extracted word file 2, 6,       
  324.        8-9, 12, 14, 18                    
  325.      Edit Menu 2, 7, 14-15, 18            
  326.      Error Messages 2, 20                 
  327.      extract words 2, 6-7, 9, 11-17       
  328.                                           
  329.                                           
  330.      -----  F  -----                      
  331.      File Menu 3, 6, 9, 11-12, 14, 17,    
  332.        21                                 
  333.                                           
  334.                                           
  335.      -----  H  -----                      
  336.      HELP Software 1-2, 11, 15, 19-20     
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 2
  350.  
  351.  
  352.  
  353.      PC-INDEX can also create a list of all unique words and generate a
  354.      word frequency report.
  355.  
  356.      PC-INDEX can index any size file.  It can even handle multiple files
  357.      at once.  Related files such as chapters of a book, depositions, or
  358.      trial transcripts can be indexed as a group.
  359.  
  360.      PC-INDEX differs significantly from the index feature in most word
  361.      processors.  Instead of having to mark each word or phrase (as you do
  362.      with most word processors), PC-INDEX simply searches your document(s)
  363.      for the words or phrases that choose to include.
  364.  
  365.      PC-INDEX supports a number of major word processors.  Currently
  366.      WordPerfect, Microsoft Word, Wordstar, Wordstar 2000, and Multimate
  367.      documents are supported in addition to ASCII files.
  368.  
  369.  
  370.                                  GETTING STARTED
  371.  
  372.      Before you use PC-INDEX, be sure to read the README.TXT file for any
  373.      recent changes or additions to the program or the documentation.  
  374.  
  375.      You can do this by typing the command:  TYPE README.TXT 
  376.      from the command line.  
  377.  
  378.      Before using PC-INDEX you should make a complete backup copy of the
  379.      PC-INDEX program diskette.
  380.  
  381.      You should have received one manual and one program diskette.  The
  382.      program diskette should have the following files on it.
  383.  
  384.        PCI.EXE        - program file
  385.        PCI.DOC        - documentation file
  386.        PCI.HLP        - help file
  387.        PCI.INX        - help index file
  388.        PCI.DEF        - default settings file
  389.        CUSTOM.SET     - custom character set
  390.        DISCARD.WRD    - list of 1000 most common words
  391.        READ.ME        - contains latest information about PC-INDEX
  392.        ORDER.FRM      - order form
  393.        SAMPLE1.DOC    - sample for multi-file document example
  394.        SAMPLE2.DOC    - sample for multi-file document example
  395.        SAMPLE3.DOC    - sample for multi-file document example
  396.  
  397.      There is an example given for each type of index that PC-INDEX will
  398.      create.  All of the examples use the text in this document to create
  399.      the index.  
  400.  
  401.      The best way to learn how to use PC-INDEX is to work through the
  402.      example for the type of index that you want to create.  Then try it
  403.      with your own document.
  404.  
  405.  
  406.  
  407.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 3
  408.  
  409.  
  410.  
  411.                             SYSTEM REQUIREMENTS
  412.  
  413.      The minimum requirements for PC-INDEX are 640K of RAM, one floppy disk
  414.      drive, and DOS 2.1.   A hard disk drive is highly recommended and may
  415.      be necessary for larger files.
  416.  
  417.  
  418.                                NEW FEATURES
  419.  
  420.         THE FOLLOWING FEATURES HAVE BEEN ADDED BEGINNING WITH VERSION 2.0
  421.  
  422.      The include and discard word list capacity has been increased from
  423.      1000 to 3000 words. 
  424.  
  425.      The standard discard word list now contains the 1000 most commonly
  426.      used words in the English language.  This list was compiled by Brown
  427.      University in the 60's.  The previous list had 389 words.  This change
  428.      reduces the size of an index created by PC-INDEX and will eliminate
  429.      approximately 2/3 of the words in a document when the discard word
  430.      list option is used.
  431.  
  432.      The wildcard character  '*' may now be used in searches for include
  433.      and discard words.  The wildcard character '*' may only be used at the
  434.      end of a word.  This feature allows you to catch many suffixes with
  435.      just one word.  For example, if the word 'follow*' were in an  include
  436.      word list or a discard word list, a match would be found on follow,
  437.      follows, follower, followed, following, etc.  
  438.  
  439.      Support for several word processors has been added.  PC-INDEX now 
  440.      supports WordPerfect, Microsoft Word, Multimate, Wordstar, and
  441.      Wordstar 2000.
  442.  
  443.      The index may now be up to four columns wide.  Previous versions
  444.      allowed only one or two columns.  In addition, you can now control all
  445.      margins, the column width, and the number of spaces between columns.
  446.  
  447.      On-line help is now included with PC-INDEX.
  448.  
  449.      A word frequency feature has been added to give you a quick overview
  450.      of all unique words and how many times each word was used.
  451.  
  452.      The ability to spin off an include or discard word list from an
  453.      extracted word file has been added.  This will allow you to create an
  454.      ASCII file of all unique words that were extracted from a document. 
  455.      This file can then be used as an include or discard word list.  This
  456.      feature will assist you in creating customized include and discard
  457.      word lists without spending a great deal of time building them.
  458.  
  459.        THE FOLLOWING FEATURES HAVE BEEN ADDED BEGINNING WITH VERSION 3.0.
  460.  
  461.      The maximum length of a word has been increased from 15 characters to
  462.      25.
  463.  
  464.  
  465.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 4
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.      Multiple files may be processed at one time by using the Wildcard
  471.      characters '*' or '?' in filenames to be processed.  This feature will
  472.      be of particular interest to anyone that likes to place chapters into
  473.      separate files or to anyone that has a number of related files and
  474.      would like to process them as a group.  This enhancement is explained
  475.      in more detail in the section titled Multi-file Processing.
  476.  
  477.      A new option to extract only capitalized words has been added.  This
  478.      will aid in extracting proper names from the text.
  479.  
  480.      In previous versions of PC-INDEX, all words extracted had to be
  481.      converted to all upper case or all lower case.  Beginning with version
  482.      3.0 an option has been added for no case conversion.
  483.  
  484.      An option to turn indexing on and off within a document has been
  485.      added.  Users wanting to skip over tables of contents, bibliographies,
  486.      or other items may now do so.
  487.  
  488.  
  489.                                INSTALLATION
  490.  
  491.      The installation of PC-INDEX is very simple.
  492.  
  493.      To install PC-INDEX simply copy the files on the PC-INDEX program
  494.      diskette to your hard disk or a working floppy.
  495.  
  496.      For example, to install PC-INDEX on a hard disk you might install
  497.      it with the program disk in drive A:  using the following
  498.      commands.  (Make sure you are at the C:> prompt.)
  499.  
  500.      md \pci
  501.      cd \pci 
  502.      copy a:*.*  c:\pci
  503.  
  504.      The first line "md \pci" creates the directory named "pci".  This
  505.      directory may be named anything you wish.
  506.  
  507.      The second line "cd \pci" makes the directory pci the current
  508.      directory.
  509.  
  510.      The third line copies all files to the pci directory.
  511.        
  512.      To install PC-INDEX on a floppy disk drive, simply format a floppy
  513.      disk drive and copy all files to that floppy.
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 5
  524.  
  525.  
  526.  
  527.                            QUICK START - EXAMPLES
  528.  
  529.      In order to get you up and running as quickly as possible, several
  530.      examples have been included to demonstrate the general use of
  531.      PC-INDEX.
  532.  
  533.      For all of these examples we will index this documentation which is
  534.      contained in the file 'PCI.DOC'.
  535.  
  536.      The PCI.DOC file was created by printing this document to disk.  The
  537.      best way to prepare a document for use with PC-INDEX is to either
  538.      print it to disk or to use the conversion program that come with your
  539.      word processor.  Either of these two methods will normally preserve
  540.      the file formatting needed by PC-INDEX.
  541.  
  542.      If you are using WordPerfect, but don't own the registered version of
  543.      PC-INDEX you will need to print your document to disk.  Before you
  544.      print to disk you will need to select the standard printer.  If you
  545.      don't, you will probably end up with a lot of unusual words.
  546.  
  547.      Simply saving a file as an ASCII or TEXT file will usually not
  548.      preserve the formatting.  Form feeds or extra line feeds at the end of
  549.      a page, which PC-INDEX needs, will usually be removed.
  550.  
  551.      If you are using one of the document types supported by PC-INDEX,
  552.      (i.e. WordPerfect, WORD, Wordstar, etc.) then don't worry about this. 
  553.      Your documents will be handled differently, and there are more precise
  554.      methods for determining where page breaks occur.
  555.  
  556.      There are two types of indexes that PC-INDEX can create for you. 
  557.      Each index type requires two steps and one has an optional third step. 
  558.      There is an example for each index type.  They are presented in the
  559.      following order:
  560.        
  561.           1) Single Word Indexes
  562.           2) Phrase Index
  563.  
  564.  
  565.  
  566.                        INDEX TYPE ONE:  SINGLE WORD INDEX
  567.  
  568.      There are two single word indexes available with PC-INDEX.  The first
  569.      is capable of producing an index on every single word in a document. 
  570.      The second index type will only index capitalized words.  Both single
  571.      word indexes function identically, except for this.
  572.  
  573.      Controls are available which allow you to either include only the
  574.      words you want or to automatically discard common words like 'a',
  575.      'and', 'the', etc.
  576.  
  577.      To begin using PC-INDEX type PCI and press enter.
  578.  
  579.  
  580.  
  581.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 6
  582.  
  583.  
  584.  
  585.                          STEP ONE:  Extract Single Words
  586.  
  587.      This option will extract each word in a document, one at a time, and
  588.      record them in sorted order along with the page number that they occur
  589.      on.  Many words like a, and, the, if, of, etc will be eliminated and
  590.      will not be recorded unless you change the options.
  591.  
  592.      First, select Text (ASCII) as the document type from the Document
  593.      menu.  If the wrong document type is selected, results will be
  594.      unpredictable (and incorrect).  
  595.  
  596.      Next, select the Extract Single Words option or the Extract
  597.      Capitalized Words option from the FILE menu, by using the cursor keys
  598.      and pressing ENTER.  You should now see a new window asking you for an
  599.      input filename, an output filename, the page size, the first page
  600.      number to start indexing on, and the first page number to use.
  601.  
  602.      For the input filename type 'PCI.DOC' and press enter.  For the
  603.      output filename type 'PCI.SRT' and press enter.  This document was
  604.      created using 60 lines per page (the standard for letter size paper is
  605.      usually 66, but to accommodate those with laser  printers we used 60
  606.      here).  We will leave this setting as it is.  Next enter 5 for the
  607.      Start Indexing on Page entry, (we want to skip the first 4 pages that
  608.      contain the title page, the disclaimer, and the table of contents) and
  609.      leave the First Page Number to use setting at 1.
  610.  
  611.  
  612.      The completed window should look like this:
  613.  
  614.      +---------------------------------------------------------------+
  615.      |                                                               |
  616.      |  Input File Name:   (Name of Document to process)             |
  617.      |  pci.doc                                                      |
  618.      |                                                               |
  619.      |  Output File Name:                                            |
  620.      |  pci.srt                                                      |
  621.      |                                                               |
  622.      |  Page Size  Start Indexing on Page    First Page Number to use|
  623.      |     60               5                            1           |
  624.      +---------------------------------------------------------------+
  625.  
  626.      When you have finished entering the filenames and other information,
  627.      press F10 to begin processing 'PCI.DOC'.
  628.  
  629.      You should now see a window which gives you the current status and
  630.      tells you how the processing of PCI.DOC is going.  You will be kept
  631.      informed of how many characters, lines, words, and pages have been
  632.      processed as well as how many matches have been found. 
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 7
  640.  
  641.  
  642.  
  643.                        STEP TWO:  Edit Extracted word file
  644.  
  645.      This step is optional, although you will probably want to use it.  It
  646.      gives you a chance to fine tune the index before you complete it.  By
  647.      using this option, you can deactivate words so that they will not be
  648.      included in the index and change the case of words that are included
  649.      from lowercase to uppercase and vice versa. 
  650.  
  651.      Select the 'Edit Extracted word file' option from the EDIT menu.  You
  652.      will be asked for an input filename.  PC-INDEX will enter the name of
  653.      the output file from the Extract Words option, PCI.SRT.  Just leave
  654.      the name alone and press enter.  After a few seconds you will see a
  655.      list of each unique word in PCI.DOC and the number of times that each
  656.      word occurred.
  657.  
  658.      +--------------------------------------------------------------+
  659.      | File   Edit   Options   Document     MARK WORD        CNT    |
  660.      |                                                              |  
  661.      |                              +---------------------------+   |
  662.      |                              |[*] additional           3 |   |
  663.      |                              |[*] abort                1 |   |
  664.      |                              |[*] absence              1 |   |
  665.      |                              |[*] acceptance           1 |   |
  666.      |                              |[*] accordingly          1 |   |
  667.      |                              |[*] accurate             1 |   |
  668.      |                              |[*] accurately           1 |   |
  669.      |                              |[*] active               9 |   |
  670.      |                              |[*] actual               2 |   |
  671.      |                              |[*] adapter              1 |   |
  672.      |                              |[*] add                  7 |   |
  673.      |                              |[*] added                4 |   |
  674.      |                              |[*] addition             1 |   |
  675.      |                              |[*] additional           1 |   |
  676.      |                              |[*] address              1 |   |
  677.      |                              |[*] adhering             1 |   |
  678.      |                              |[*] adjust               2 |   |
  679.      |                              |[*] advanced             1 |   |
  680.      |                              |[*] advertising          1 |   |
  681.      |                              |[*] afford               1 |   |
  682.      |                              |[*] AGREEMENT            4 |   |
  683.      |                              +---------------------------+   |
  684.      +--------------------------------------------------------------+
  685.      |ESC-end  SPACE-mark/clear one entry F2-mark/clear all entries |
  686.      |F3-UPPER CASE F4-lower case F5-UPPER lower F6-top  F7-next    |
  687.      +--------------------------------------------------------------+
  688.  
  689.      To the far left of each word are a set of brackets and an asterisk. 
  690.      The presence or absence of an asterisk indicates whether or not the
  691.      word is active.  If a word is active, it will be included in the index
  692.      when it is created.  Words can be toggled one at a time between being
  693.      active and inactive by using the spacebar.  The words can also be
  694.      toggled as a group between being active and inactive by pressing F2. 
  695.  
  696.  
  697.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 8
  698.  
  699.  
  700.  
  701.      By pressing F2 all words will be alternately set to active or
  702.      inactive.
  703.  
  704.      If you have individual words which need to be different you may change
  705.      them here.  For instance go to the entry 'ASCII'.  Since ASCII is an
  706.      abbreviation it needs to be listed in uppercase.  By pressing F3, the
  707.      entry will be changed immediately to all uppercase if it isn't
  708.      already.  You may have a name which needs to have the first letter
  709.      uppercase and the rest lowercase.  For example go to the entry
  710.      'Australia'.  By pressing F5 you can change the word from australia to
  711.      Australia.  In the same manner, pressing F4 would change the word to
  712.      all lower case.
  713.  
  714.      If you are processing a large document, you may have more words than
  715.      the Edit Extracted Word File option will allow you to work with at one
  716.      time.  Edit Extracted Word File allows up to 1000 unique words to be
  717.      in memory at any one time.  If your list contains more than 1000
  718.      words, you can get the next group of words by pressing F7.  You can
  719.      continue this process until you have worked with the entire list.  You
  720.      can go back to the first group  (the top of the list) by pressing F6.
  721.  
  722.      When you are done editing the word list press ESCape to return to the
  723.      main menu.  All changes have already been saved.
  724.  
  725.  
  726.  
  727.                       STEP THREE:  Build Single Word Index
  728.  
  729.      The third and final step 'Build Single Word Index' is found under the
  730.      FILE menu.  This step takes the file created by the 'Extract Single
  731.      Words' selection and edited by the 'Edit Extracted Word File'
  732.      selection and creates the index.
  733.  
  734.      Select 'Build Single Word Index' from the FILE menu.  You will be
  735.      asked for the input file and output file.  PC-INDEX remembers the name
  736.      that you gave the file ('PCI.SRT') when you extracted the word list. 
  737.      You should leave this name as it is.
  738.  
  739.      Next you will be asked what name you want to use for the output file. 
  740.      This is the name that the actual index will be called.  For this
  741.      example we'll call it 'PCI.NDX'.
  742.  
  743.      The next entry is the Wildcard Description File Name.  This entry is
  744.      only used if you are processing several files at the same time.  We
  745.      won't use it here.
  746.  
  747.      Next, PC-INDEX wants to know the page length (how many lines per page)
  748.      you want to use.  The default setting is 66 which is the proper
  749.      setting for letter size paper.  If you are using legal size paper, the
  750.      proper setting would be 88.  This number does not need to match the
  751.      lines per page setting you used when you selected 'Extract Words'. 
  752.      Most laser printers will only output 60 lines per page.  If you will
  753.  
  754.  
  755.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 9
  756.  
  757.  
  758.  
  759.      be printing the index to a laser printer you will want to set this
  760.      option to 60.
  761.  
  762.      The next item to fill in is the page width.  Here you will enter the
  763.      total number of characters that will fit on one line.  The maximum
  764.      width accepted by PC-INDEX is 132 characters.  The number next to page
  765.      width in reverse video is the calculated width required for the
  766.      settings you have selected.
  767.       
  768.      Next, PC-INDEX asks you the number of columns you would like the
  769.      output to be in.  You will be able to produce an index up to four
  770.      columns wide.  An example of a two column index is included at the end
  771.      of this document.
  772.  
  773.      The column width is the next entry.  This entry controls the width of
  774.      each column in the index.  The minimum allowable width is 30
  775.      characters and the maximum is 99.
  776.  
  777.      The number of spaces between columns can range from 1 to 9 characters.
  778.  
  779.      Next fill in the top, bottom, left, and right margins to the settings
  780.      that you wish.
  781.  
  782.      The completed input window should look something like this:
  783.      +------------------------------------------------------------+
  784.      | Input File Name:                                           |
  785.      | pci.srt                                                    |
  786.      |                                                            |
  787.      | Output File Name:                                          |
  788.      | pci.ndx                                                    |
  789.      |                                                            |
  790.      | Wildcard Description File: (Leave blank if not needed)     |
  791.      |                                                            |
  792.      |                                                            |
  793.      | Page Size    Page Width  (Columns)    Number of Columns    |
  794.      |      66          80          78                 2          |
  795.      | Column Width   Space Between Columns       Top Margin      |
  796.      |      30                 3                       5          |
  797.      | Bottom Margin       Left Margin            Right Margin    |   
  798.      |      5                  10                      5          |   
  799.      +------------------------------------------------------------+
  800.  
  801.      When you have finished entering the filenames and other information,
  802.      press F10 to begin processing 'PCI.SRT'.
  803.  
  804.      You should see a status box which tells you the number of words to be
  805.      processed, the number of words actually processed, the letter of the
  806.      alphabet currently being processed, percentage completed, and the
  807.      elapsed time.
  808.  
  809.      This process should only take a few seconds for this example.  When it
  810.      is finished, you will be returned to the main menu and the completed
  811.  
  812.  
  813.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 10
  814.  
  815.  
  816.  
  817.      index is contained in the text file named 'PCI.NDX'.  If you wish to
  818.      view the file you can QUIT PC-INDEX and enter 'TYPE PCI.NDX' from the
  819.      DOS command line.  You could also send the document to the printer by
  820.      entering 'TYPE PCI.NDX >PRN' from the command line.  Since 'PCI.NDX'
  821.      is an ASCII file, you could also load it into almost any word
  822.      processor and edit it further if you wish. 
  823.  
  824.  
  825.  
  826.  
  827.                           INDEX TYPE TWO:  PHRASE INDEX
  828.  
  829.      The phrase index feature of PC-INDEX will quickly create an index
  830.      listing the page number(s) of all phrases that you provide.  You can
  831.      create this list using any word processor, or you can use PC-INDEX to
  832.      create it for you.
  833.  
  834.      The preferred method of creating the list is to use the Edit Phrase
  835.      List option found under the Edit menu.  This method is preferred
  836.      because many of the requirements of PC-INDEX will be met, since 
  837.      errors are checked for and prevented.
  838.  
  839.      If you wish to use some other means of creating a phrase list the
  840.      following conditions need to be met.
  841.  
  842.      *  The file must be an ASCII file
  843.      *  There must be a carriage return at the end of each line.
  844.      *  No phrase may be longer than 70 characters.
  845.      *  No more than 3000 phrases may be used at one time.
  846.      *  The phrases must be in sorted order (case insensitive) 
  847.  
  848.  
  849.                              Creating a Phrase List:
  850.  
  851.      One technique for creating a complete list of phrases is to start with
  852.      a list of all unique words used in a document and build phrases from
  853.      them.   PC-INDEX can help you do much of this.   By using the Extract
  854.      Single Words function and then the Spinoff Unique Words function, you
  855.      can quickly create a complete listing of all words in your document
  856.      and write them to an ASCII file.  
  857.  
  858.      After this list is created you may edit the words using a word
  859.      processor or the Edit Phrase List feature of PC-INDEX.  If you use PC-
  860.      INDEX to do this the list will be kept in sorted order as you convert
  861.      the words to phrases.  
  862.  
  863.      More information on spinning off unique words is available under the
  864.      File Menu section later in this manual.
  865.  
  866.      For this example we will create a short list of phrases to index.
  867.      Select Edit Phrase List from the Edit menu.  There are currently no
  868.      phrases listed here.  
  869.  
  870.  
  871.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 11
  872.  
  873.  
  874.  
  875.  
  876.      Press F4 to begin adding phrases. You should see a new window appear. 
  877.      Add the following phrases to the list:
  878.  
  879.         Black and White monitor
  880.         Build Index
  881.         Copyright
  882.         Document Format Menu
  883.         Edit Extracted Word File
  884.         Edit Menu
  885.         Error Messages
  886.         Examples
  887.         Extract Words
  888.         File Menu
  889.         Help Software
  890.         index
  891.         on line help
  892.         Option Menu
  893.         PC-INDEX User's Guide
  894.         Quick Start
  895.         Spinoff List
  896.         System Requirements
  897.         Word Frequency
  898.  
  899.  
  900.      You do not need to enter the phrases in sorted order, PC-INDEX will
  901.      sort them for you.
  902.  
  903.      Note: None of the phrases will appear on the screen until you are
  904.      finished adding them.  By pressing ESCape or F10 you will quit the Add
  905.      / Edit function and all the phrases that you added will appear.  
  906.  
  907.      Add more phrases if you wish, but this should be enough phrases to
  908.      give you a good idea how this function works.  Press ESCape or F10
  909.      again.  You will be informed that the list has changed and asked if
  910.      you want to save it.  Press Y to save the list.
  911.  
  912.  
  913.  
  914.                            STEP ONE:  Extract Phrases
  915.  
  916.      To begin using PC-INDEX type PCI and press enter.
  917.  
  918.      This option will extract all phrases that you provided and record them
  919.      in sorted order along with the page number that they occur on.  
  920.  
  921.      First, select Text (ASCII) as the document type from the Document
  922.      menu.  If the wrong document type is selected, results will be
  923.      unpredictable.  
  924.  
  925.      Next, select the Extract Phrases option from the FILE menu, by using
  926.      the cursor keys and pressing ENTER.  You should now see a new window
  927.  
  928.  
  929.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 12
  930.  
  931.  
  932.  
  933.      asking you for an input filename, an output filename, the page size,
  934.      the first page number to start indexing on, and the first page number
  935.      to use.
  936.  
  937.      For the input filename type 'PCI.DOC' and press enter.  For the
  938.      output filename type 'PCI.SRT' and press enter.  This document was
  939.      created using 60 lines per page (the standard for letter size paper is
  940.      usually 66, but to accommodate those with laser printers we used 60
  941.      here).  We will leave this setting as it is.  Next enter 5 for the
  942.      Start Indexing on Page entry, (we want to skip the first 4 pages that
  943.      contain the title page, the disclaimer, and the table of contents) and
  944.      leave the First Page Number to use setting at 1.
  945.  
  946.      The completed window should look something like this:
  947.      +---------------------------------------------------------------+
  948.      |                                                               |
  949.      |  Input File Name:   (Name of Document to process)             |
  950.      |  pci.doc                                                      |
  951.      |                                                               |
  952.      |  Output File Name:                                            |
  953.      |  pci.srt                                                      |
  954.      |                                                               |
  955.      |  Page Size  Start Indexing on Page    First Page Number to use|
  956.      |     60               5                            1           |
  957.      +---------------------------------------------------------------+
  958.  
  959.      When you have finished entering the filenames and other information,
  960.      press F10 to begin processing 'PCI.DOC'.
  961.  
  962.      You should now see a window which gives you the current status and
  963.      tells you how the processing of PCI.DOC is going.  You will be kept
  964.      informed of how many characters, lines, words, and pages have been
  965.      processed as well as how many matches have been found.
  966.  
  967.      This process should only take a few seconds for PCI.DOC.
  968.  
  969.  
  970.                           STEP TWO:  Build Phrase Index
  971.  
  972.      The second and final step 'Build Phrase Index' is found under the FILE
  973.      menu.  This step takes the file created by the 'Extract Phrases'
  974.      selection and creates the final index.
  975.  
  976.      Select 'Build Phrase Index' from the FILE menu.  You will be asked for
  977.      the input file and output file.  PC-INDEX remembers the name that you
  978.      gave the file ('PCI.SRT') when you extracted the phrases.  You should
  979.      leave this name as it is.
  980.  
  981.      Next you will be asked what name you want to use for the output file. 
  982.      This is the name that the actual index will be called.  For this
  983.      example we'll call it 'PCI.NDX'.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 13
  988.  
  989.  
  990.  
  991.      The next entry is the Wildcard Description File Name.  This entry is
  992.      only used if you are processing several files at the same time.  We
  993.      won't use it here.
  994.  
  995.      Next, PC-INDEX wants to know the page length (how many lines per page)
  996.      you want to use.  The default setting is 66 which is the proper
  997.      setting for letter size paper.  If you are using legal size paper, the
  998.      proper setting would be 88.  This number does not need to match the
  999.      lines per page setting you used when you selected 'Extract Phrases'. 
  1000.      Most laser printers will only output 60 lines per page.  If you will
  1001.      be printing the index on a laser printer you will want to set this
  1002.      option to 60. 
  1003.  
  1004.      The next item to fill in is the page width.  Here you will enter the
  1005.      total number of characters that will fit on one line.  The maximum
  1006.      width accepted by PC-INDEX is 132 characters.  The number next to page
  1007.      width in reverse video is the calculated width required for the
  1008.      settings you have selected.
  1009.       
  1010.      Next, PC-INDEX asks you the number of columns you would like the
  1011.      output to be in.  You will be able to produce an index up to four
  1012.      columns wide if your phrases are small enough.  An example of a two
  1013.      column phrase index is included at the end of this document.
  1014.  
  1015.      The column width is the next entry.  This entry controls the width of
  1016.      each column in the index.  The minimum allowable width is calculated
  1017.      by PC-INDEX and is equal to the longest phrase that you entered.  The
  1018.      maximum is 99 characters. 
  1019.  
  1020.      The number of spaces between columns can range from 1 to 9 characters.
  1021.  
  1022.      Next fill in the top, bottom, left, and right margins to the settings
  1023.      that you wish.
  1024.  
  1025.      The completed input window should look something like this:
  1026.      +------------------------------------------------------------+
  1027.      | Input File Name:                                           |
  1028.      | pci.srt                                                    |
  1029.      |                                                            |
  1030.      | Output File Name:                                          |
  1031.      | pci.ndx                                                    |
  1032.      |                                                            |
  1033.      | Wildcard Description File: (Leave blank if not needed)     |
  1034.      |                                                            |
  1035.      |                                                            |
  1036.      | Page Size    Page Width  (Columns)    Number of Columns    |
  1037.      |      66          80         78                  2          |
  1038.      | Column Width   Space Between Columns       Top Margin      |
  1039.      |      30                  3                      5          |
  1040.      | Bottom Margin       Left Margin            Right Margin    |   
  1041.      |       5                 10                      5          |   
  1042.      +------------------------------------------------------------+
  1043.  
  1044.  
  1045.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 14
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.      When you have finished entering the filenames and other information,
  1051.      press F10 to begin processing 'PCI.SRT'.
  1052.  
  1053.      You should see a status box which tells you the number of phrases to
  1054.      be processed, the number of phrases actually processed, the letter of
  1055.      the alphabet currently being processed, percentage completed, and the
  1056.      elapsed time.
  1057.  
  1058.      This process should only take a few seconds for this example.  When it
  1059.      is finished, you will be returned to the main menu and the completed
  1060.      index is contained in the text file named 'PCI.NDX'.  If you wish to
  1061.      view the file you can QUIT PC-INDEX and enter 'TYPE PCI.NDX' from the
  1062.      DOS command line.  You could also send the document to the printer by
  1063.      entering 'TYPE PCI.NDX >PRN' from the command line.  Since 'PCI.NDX'
  1064.      is an ASCII file, you could also load it into almost any word
  1065.      processor and edit it further if you wish. 
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.  
  1070.  
  1071.  
  1072.  
  1073.  
  1074.  
  1075.  
  1076.  
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.  
  1081.  
  1082.  
  1083.  
  1084.  
  1085.  
  1086.  
  1087.  
  1088.  
  1089.  
  1090.  
  1091.  
  1092.  
  1093.  
  1094.  
  1095.  
  1096.  
  1097.  
  1098.  
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 15
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.                        PROCESSING MULTIPLE FILES TOGETHER
  1108.  
  1109.      PC-INDEX has the ability to process a group of files together and
  1110.      create just one index for all of them.  This feature should be very
  1111.      useful for writers that put chapters into separate files and for
  1112.      attorneys that have a number of depositions or trial transcripts
  1113.      relating to the same case.
  1114.  
  1115.      The process to create an index for multiple files is the same for
  1116.      single words and phrases.  For an example we will work through a 
  1117.      single word index.
  1118.  
  1119.      To begin select Extract Single Words from the File menu.  There are
  1120.      three sample files supplied with PC-INDEX for the sole purpose of
  1121.      demonstrating Multi-File Processing.  They are SAMPLE1.DOC,
  1122.      SAMPLE2.DOC, and SAMPLE3.DOC.  These sample files are ASCII files so
  1123.      select ASCII from the Document menu.
  1124.  
  1125.      PC-INDEX examines the Input File Name to see if any wildcard
  1126.      characters  ('*' or '?') are used.  If a wildcard character is used
  1127.      anywhere in the filename, PC-INDEX will check to see if there are any
  1128.      matching files.  If there are matching files, PC-INDEX will get all of
  1129.      the filenames that match, sort them, and display them.
  1130.  
  1131.      For our example, enter SAMPLE*.DOC as the input filename and
  1132.      SAMPLE.SRT as the output filename.  When the files are processed
  1133.      together, all of the output is placed into one file.
  1134.  
  1135.      These files are all ASCII files and they were all created using 60
  1136.      lines per page.  Enter 60 as the Page Size and leave the other
  1137.      settings as they are.  
  1138.  
  1139.      If you need to skip over the first few pages of a document and enter a
  1140.      number for Start Indexing on Page, then those pages will only be
  1141.      skipped for the first document.  All other documents will begin
  1142.      processing on page one.
  1143.  
  1144.      The completed screen should look something like this:
  1145.  
  1146.      +---------------------------------------------------------------+
  1147.      |                                                               |
  1148.      |  Input File Name:   (Name of Document to process)             |
  1149.      |  SAMPLE*.DOC                                                  |
  1150.      |                                                               |
  1151.      |  Output File Name:                                            |
  1152.      |  SAMPLE.SRT                                                   |
  1153.      |                                                               |
  1154.      |  Page Size  Start Indexing on Page    First Page Number to use|
  1155.      |     60               1                            1           |
  1156.      +---------------------------------------------------------------+
  1157.  
  1158.      Press F10 when you have completed this screen.
  1159.  
  1160.  
  1161.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 16
  1162.  
  1163.  
  1164.  
  1165.  
  1166.      The next screen you see will be the Multi-File Processing screen.  If
  1167.      you don't see this screen then you have done something wrong.
  1168.  
  1169.      The first entry is for a Wildcard Description Filename.  This file is
  1170.      where PC-INDEX will store the information it needs to complete a
  1171.      multi-file index.  For this example we'll call it SAMPLE.
  1172.  
  1173.      The next entry is for the type of prefix you want (if any).  A prefix
  1174.      is a string that will be placed in front of the page numbers to
  1175.      indicate what file or chapter the word or phrase occurred in.  
  1176.  
  1177.      There are three ways to set the prefix.  Use Filename for Prefix, Use
  1178.      Prefix String, and No Prefix.
  1179.  
  1180.      1)  Use Filename for Prefix will use all or part of the filename as a
  1181.      prefix.  For example, if you use the filename for a prefix your index
  1182.      entries may look like the following:
  1183.  
  1184.      absolute SAMPLE1.23-SAMPLE1.57, SAMPLE2.14, SAMPLE2.20,
  1185.        SAMPLE3.92
  1186.  
  1187.      To select the Use Filename for Prefix option position the cursor in
  1188.      front of that option and press the spacebar.  The cursor will move to
  1189.      the right in an area with hyphens and a period.  There is one hyphen
  1190.      for each character available in a filename.  To use any position in
  1191.      the filename for a prefix you must place an asterisk '*' in that
  1192.      position.  For example, with the files that we have selected (SAMPLE1,
  1193.      SAMPLE2, and SAMPLE3), here are some examples along with the prefixes
  1194.      that would result:
  1195.  
  1196.        Filename                Resulting Prefixes
  1197.        Entries                 
  1198.      *******-.---   SAMPLE1        SAMPLE2        SAMPLE3
  1199.      ***-----.---   SAM            SAM            SAM
  1200.      ************   SAMPLE1.DOC    SAMPLE2.DOC    SAMPLE3.DOC
  1201.      ***---*-.---   SAM1           SAM2           SAM3
  1202.  
  1203.      There is quite a bit of flexibility here.  You need to keep in mind
  1204.      that the filenames will be sorted in alphabetical order and they will
  1205.      also be processed in that order.
  1206.  
  1207.      2)  Use Prefix String will allow you to enter one string and that
  1208.      string will be used as the prefix for all files.  Later you will have
  1209.      a chance to edit the prefixes so that each file will have a unique
  1210.      prefix.
  1211.  
  1212.      3)  Use No Prefix will list only the page numbers by themselves.
  1213.  
  1214.      For this example select the Use Filename for Prefix entry and place an
  1215.      asterisk over the first seven hyphens.
  1216.      The next section of the screen asks you for a few more pieces of
  1217.  
  1218.  
  1219.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 17
  1220.  
  1221.  
  1222.  
  1223.      information.  The first one is the character to separate the prefix
  1224.      from the page number.  This character can be any character you wish to
  1225.      use, but you must use a character (even if it is a space).  This
  1226.      character separates the prefix from the page numbers and will help
  1227.      increase the readability of your index.
  1228.  
  1229.      For this example leave this entry as it is.
  1230.  
  1231.      Next you are asked whether or not you want to start each chapter with
  1232.      page one.  This option gives you the ability to control whether you
  1233.      want the page numbers to be contiguous (keep on going from 1) or to
  1234.      start each file or chapter with page 1.
  1235.  
  1236.      For this example select Y.  We want to begin numbering each chapter
  1237.      with one.
  1238.  
  1239.      The completed screen should look something like this:
  1240.  
  1241.      +----  Multi- File Processing  --------------------------------+
  1242.      |                                                              |
  1243.      |  Wildcard Description Filename                               |
  1244.      |  SAMPLE                                                      |
  1245.      |                                                              |
  1246.      |                                                              |
  1247.      |          Prefix String                                       |
  1248.      |       +-------------------------------------------------+    |
  1249.      |       | X  Use Filename for Prefix:    *******-.---     |    |
  1250.      |       |                                                 |    |
  1251.      |       |    Use Prefix String:                           |    |
  1252.      |       |                                                 |    |
  1253.      |       |    No Prefix:                                   |    |
  1254.      |       +-------------------------------------------------+    |
  1255.      |         Character to separate prefix from page number: .     |
  1256.      |         Start Each Chapter with Page one   (Y/N):      Y     |
  1257.      |                                                              |
  1258.      +--------------------------------------------------------------+
  1259.         
  1260.      Press F10 when you have completed this screen.
  1261.  
  1262.      The next screen should like the screen below.  PC-INDEX has searched
  1263.      for all matching filenames and displayed them along with the prefix
  1264.      that you selected, the separate character, the restart flag, and the
  1265.      first / each flag.  The start pagenum entry will always be zero at
  1266.      this point since PC-INDEX hasn't processed the files yet.  PC-INDEX
  1267.      will fill in these entries later.
  1268.  
  1269.      At this point you can delete complete lines so that PC-INDEX will not
  1270.      process individual files.  You can also edit individual lines to
  1271.      change the prefix, the separate character, or the restart flag.  The 
  1272.      filename and the start pagenum cannot be changed.
  1273.  
  1274.      Please note that the filenames are sorted in alphabetical order and
  1275.  
  1276.  
  1277.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 18
  1278.  
  1279.  
  1280.  
  1281.      this is also the order that they will be processed in.  There is
  1282.      nothing that you can do here to alter the order that the files will be
  1283.      processed in.  If this order is not acceptable you will need to rename
  1284.      your files.
  1285.  
  1286.      For this example, just leave the entries as they are.
  1287.  
  1288.       FILENAME      PREFIX  CHAR  RESTART           START PAGENUM  3   
  1289.      +---------------------------------------------------------------+
  1290.      |                                                               |
  1291.      |                                                               |
  1292.      |                                                               |
  1293.      |                                                               |
  1294.      |                                                               |
  1295.      |                                                               |
  1296.      |                                                               |
  1297.      |SAMPLE1.DOC   SAMPLE1   .      Y                    0          |
  1298.      |SAMPLE2.DOC   SAMPLE2   .      Y                    0          |
  1299.      |SAMPLE3.DOC   SAMPLE3   .      Y                    0          |
  1300.      |<end of list>                                                  | 
  1301.      |                                                               |
  1302.      |                                                               |
  1303.      |                                                               |
  1304.      +---------------------------------------------------------------+
  1305.      Press ESCape or F10 to continue.
  1306.  
  1307.      PC-INDEX will begin processing the first file in the list immediately. 
  1308.      It will also display the name of the file it is currently processing.  
  1309.      For this example the processing should only take a few seconds.
  1310.  
  1311.      The next step is to build the index.  Select Build Single Word Index
  1312.      from the File menu.  The build single word index function is the same
  1313.      here as it is for processing just one file except for one difference. 
  1314.      You will need to enter the name of the Wildcard Description File that
  1315.      was just created so that PC-INDEX will know how to process the index.
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.  
  1326.  
  1327.  
  1328.  
  1329.  
  1330.  
  1331.  
  1332.  
  1333.  
  1334.  
  1335.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 19
  1336.  
  1337.  
  1338.  
  1339.      When completed your screen should look something like this:
  1340.      +------------------------------------------------------------+
  1341.      | Input File Name:                                           |
  1342.      | SAMPLE.SRT                                                 |
  1343.      |                                                            |
  1344.      | Output File Name:                                          |
  1345.      | SAMPLE.NDX                                                 |
  1346.      |                                                            |
  1347.      | Wildcard Description File: (Leave blank if not needed)     |
  1348.      | SAMPLE                                                     |
  1349.      |                                                            |
  1350.      | Page Size    Page Width  (Columns)    Number of Columns    |
  1351.      |      66          80         77                  2          |
  1352.      | Column Width   Space Between Columns       Top Margin      |
  1353.      |      35                 2                       5          |
  1354.      | Bottom Margin       Left Margin            Right Margin    |   
  1355.      |      5                  5                       0          |   
  1356.      +------------------------------------------------------------+
  1357.      Press F10 to complete the index.  
  1358.  
  1359.      You may want to experiment with some of the options to see what types
  1360.      of results you can get.  
  1361.  
  1362.      This process should only take a few seconds for this example.  When it
  1363.      is finished, you will be returned to the main menu and the completed
  1364.      index is contained in the text file named 'SAMPLE.NDX'.  If you wish
  1365.      to view the file you can QUIT PC-INDEX and enter 'TYPE SAMPLE.NDX'
  1366.      from the DOS command line.  You could also send the document to the
  1367.      printer by entering 'TYPE SAMPLE.NDX >PRN' from the command line. 
  1368.      Since 'SAMPLE.NDX' is an ASCII file, you could also load it into
  1369.      almost any word processor and edit it further if you wish. 
  1370.  
  1371.  
  1372.                                  OTHER FEATURES
  1373.  
  1374.      There are three other features available within PC-INDEX that really
  1375.      don't fall into any other section so they are explained here.  Those
  1376.      features are turning PC-INDEX on and off within a document,  on-line
  1377.      help, and using a black and white monitor.
  1378.  
  1379.                            Turning PC-INDEX on and off
  1380.  
  1381.      PC-INDEX can be turned on and off from within a document.  This can be
  1382.      useful in allowing you to skip over tables of contents,
  1383.      bibliographies, charts, tables, etc., while keeping the page numbers
  1384.      correct.
  1385.  
  1386.      To turn PC-INDEX off type "pcindexoff" within the document.  When PC-
  1387.      INDEX reads the command, processing will continue, but no words or
  1388.      phrases will be saved until "pcindexon" is encountered.
  1389.  
  1390.      These commands may be either upper or lower case commands, but there
  1391.  
  1392.  
  1393.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 20
  1394.  
  1395.  
  1396.  
  1397.      cannot be any spaces in the word.  Each command must also have a space
  1398.      before and after it or be on a line by itself.
  1399.  
  1400.                                         
  1401.                                   ON-LINE HELP
  1402.  
  1403.      On-line help is available in PC-INDEX.  Press F1 and a menu will be
  1404.      displayed listing all areas that help is available for.  Just select
  1405.      the type of help that you want to see and press enter.  Most of the
  1406.      help is taken straight out of the manual.
  1407.  
  1408.  
  1409.                           Black and White Monitors
  1410.  
  1411.      Using PC-INDEX with a black and white monitor:  If you are using a
  1412.      computer which has a black and white monitor, but uses a color video
  1413.      adapter, (such as a laptop computer) you may have trouble reading the
  1414.      screen in some places.  PC-INDEX has a black and white option.  If you
  1415.      enter 'PCI bw' when you start PC-INDEX, then PC-INDEX will know that
  1416.      you have a black and white monitor and will adjust the colors
  1417.      accordingly.
  1418.  
  1419.  
  1420.  
  1421.  
  1422.  
  1423.  
  1424.  
  1425.  
  1426.  
  1427.  
  1428.  
  1429.  
  1430.  
  1431.  
  1432.  
  1433.  
  1434.  
  1435.  
  1436.  
  1437.  
  1438.  
  1439.  
  1440.  
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 21
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.                                  MENU SELECTIONS
  1456.  
  1457.      The following section gives a brief description of all menu choices.
  1458.  
  1459.      The main menu consists of four menus, FILE, EDIT, OPTIONS, and
  1460.      DOCUMENT.  
  1461.  
  1462.                                    FILE menu:
  1463.  
  1464.      The FILE menu has nine available selections:  Extract Single Words,
  1465.      Extract Capitalized Words, Build Single Word Index, Word Frequency,
  1466.      Spinoff Unique Words, Extract Phrases, Build Phrase Index, Save 
  1467.      Settings, and Quit.
  1468.  
  1469.      +---------------------------------------------------------------+
  1470.      |    File   Edit   Options   Document                           |
  1471.      |  +-------------------------------------+                      |
  1472.      |  | Extract Single Words                |                      |
  1473.      |  | Extract Capitalized Words           |                      |
  1474.      |  | Build Single Word Index             |                      |
  1475.      |  | Word Frequency                      |                      |
  1476.      |  | Spinoff Unique Words                |                      |
  1477.      |  +-------------------------------------+                      |
  1478.      |  | Extract Phrases                     |                      |
  1479.      |  | Build Phrase Index                  |                      |
  1480.      |  +-------------------------------------+                      |
  1481.      |  | Save Settings                       |                      |
  1482.      |  | Quit                                |                      |
  1483.      |  +-------------------------------------+                      |
  1484.      |                                                               |
  1485.      |                                                               |
  1486.      | PC-INDEX 3.0-Index Generator Copyright  1989-90 Help Software | 
  1487.      +---------------------------------------------------------------+
  1488.  
  1489.      This menu is broken down into three categories.  The first category is
  1490.      single word functions, the second section contains phrase functions, 
  1491.      and the last is for saving settings and quitting.
  1492.  
  1493.  
  1494.                               Extract Single Words
  1495.  
  1496.      Extract Single Words is the first item in the menu.  It is also the
  1497.      first step performed in creating a single word index.  It's function
  1498.      is to extract each individual word from the document and record it.  
  1499.  
  1500.      This option will extract all words in the document, one at a time, and
  1501.      record them in sorted order along with the page number that they occur
  1502.      on.  
  1503.  
  1504.      Before you begin with the Extract Words selection, you need to select
  1505.      the proper document type from the Document menu and you need to check
  1506.      the options in the Option menu.  For more information, see the Option
  1507.  
  1508.  
  1509.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 22
  1510.  
  1511.  
  1512.  
  1513.      menu description later in this section.
  1514.       
  1515.      Select the Extract Single Words option from the FILE menu, by using
  1516.      the cursor keys and pressing ENTER.  You should now see a new window
  1517.      asking you for an input filename, an output filename, the page size,
  1518.      the first page number to start indexing on, and the first page number
  1519.      to use.
  1520.  
  1521.      For the input filename, enter the name of the document that you want
  1522.      to index and press enter.  For the output filename type any name you
  1523.      want and press enter.  The output file is not the index, but a sorted
  1524.      list of all words in the document and the page numbers that they occur
  1525.      on.  It is recommended that you use the same name as the document with 
  1526.      '.srt' as the extension.  
  1527.  
  1528.      The entry for page size is only used if you are using a Text or
  1529.      ASCII file.  If you are using a word processor supported directly by
  1530.      PC-INDEX then you can ignore this entry.  For a list of word
  1531.      processors supported by PC-INDEX, look in the Document menu.
  1532.  
  1533.      The next entry is Start Indexing on Page.  This entry allows you to
  1534.      skip a few pages at the beginning of a document before the indexing
  1535.      starts.  This will let you skip a title page, table of contents, or
  1536.      anything else at the beginning of a document that you don't want to
  1537.      index. 
  1538.  
  1539.      The First Page Number to use setting will determine what page number
  1540.      PC-INDEX will use as the first page number.   This entry can be used
  1541.      with the Start Indexing on Page setting so that you can start indexing
  1542.      on page four, but the first page number will be page one.  
  1543.  
  1544.      The completed window should look like this:
  1545.      +---------------------------------------------------------------+
  1546.      |                                                               |
  1547.      |  Input File Name:   (Name of Document to process)             |
  1548.      |  pci.doc                                                      |
  1549.      |                                                               |
  1550.      |  Output File Name:                                            |
  1551.      |  pci.srt                                                      |
  1552.      |                                                               |
  1553.      |  Page Size  Start Indexing on Page    First Page Number to use|
  1554.      |     66               4                           1            |
  1555.      +---------------------------------------------------------------+
  1556.      When you have finished entering the filenames and other
  1557.      information, press F10 to begin processing.
  1558.  
  1559.  
  1560.                             Extract Capitalized Words
  1561.  
  1562.      The Extract Capitalized Words selection works in exactly the same
  1563.      manner as Extract Single Words, except that it only extracts
  1564.      capitalized words (like names).
  1565.  
  1566.  
  1567.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 23
  1568.  
  1569.  
  1570.  
  1571.  
  1572.                              Build Single Word Index
  1573.  
  1574.      Build Single Word Index  is the final step in creating a single word
  1575.      index.  It takes the file created by the 'Extract Single Words'
  1576.      selection and edited by the 'Edit Extracted Word File' selection and
  1577.      creates an index.
  1578.  
  1579.      Select 'Build Single Word Index' from the FILE menu.  You will be
  1580.      asked for the input file and output file.  Enter the name of the
  1581.      extracted word file that you created with the Extract Words process. 
  1582.      This file should have '.SRT' as the filename extension.
  1583.  
  1584.      Next you will be asked what name you want to use for the output file. 
  1585.      This is the filename that the actual index will be called.  It is
  1586.      recommended that you use the original document name with the extension 
  1587.      '.NDX'.
  1588.        
  1589.      The Wildcard Description file is only used if you are processing a
  1590.      group of files together.  If you indexed a group of files then use the
  1591.      same wildcard description filename here.  It contains information that
  1592.      PC-INDEX needs to complete the index.
  1593.  
  1594.      Next, PC-INDEX wants to know the page length (how many lines per page)
  1595.      you want to use.  The default setting is 66 which is the proper
  1596.      setting for letter size paper.  If you are using legal size paper, the
  1597.      proper setting would be 88.  This number does not need to match the
  1598.      lines per page setting you used when you selected 'Extract Words'. 
  1599.      Most laser printers will only output 60 lines per page.  If you will
  1600.      be printing the index on a laser printer, you will probably want to
  1601.      set this option to 60.
  1602.  
  1603.      The next item to fill in is the page width.  Here you will enter the
  1604.      total number of characters that will fit on one line of your printer. 
  1605.      The maximum width accepted by PC-INDEX is 132 characters.  The number
  1606.      next to page width in reverse video is the calculated width required
  1607.      for the settings you have selected.  This number (required width) must
  1608.      be smaller than the Page Width setting or an error will occur.
  1609.       
  1610.      Next, PC-INDEX asks you the number of columns you would like the
  1611.      output to be in.  You will be able to produce an index up to four
  1612.      columns wide.  An example of a two column index is included at the end
  1613.      of this document.
  1614.  
  1615.      The column width is the next entry.  This entry controls the width of
  1616.      each column in the index.  The minimum allowable width is 30
  1617.      characters and the maximum is 99.
  1618.  
  1619.      The number of spaces between columns can range from 1 to 9 characters.
  1620.  
  1621.      Next fill in the top, bottom, left, and right margins to the settings
  1622.      that you wish.
  1623.  
  1624.  
  1625.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 24
  1626.  
  1627.  
  1628.  
  1629.  
  1630.      The completed input window should look like this:
  1631.      +---------------------------------------------------------------+
  1632.      |  Input File Name:                                             |
  1633.      |  pci.srt                                                      |
  1634.      |                                                               |
  1635.      |  Output File Name:                                            |
  1636.      |  pci.ndx                                                      |
  1637.      |                                                               |
  1638.      |  Wildcard Description File Name: (Leave Blank if not needed)  |
  1639.      |                                                               |
  1640.      |                                                               |
  1641.      |  Page Size   Page Width  (Columns)    Number of Columns       |
  1642.      |     66             80       78               2                |
  1643.      |  Column Width   Space Between Columns    Top Margin           |
  1644.      |     30                   3                   5                |
  1645.      |  Bottom Margin       Left Margin         Right Margin         |
  1646.      |      5                  10                   5                |
  1647.      +---------------------------------------------------------------+
  1648.       
  1649.      When you have finished entering the filenames and other information,
  1650.      press F10 to begin processing.
  1651.  
  1652.      You should see a status box which tells you the number of words to be
  1653.      processed, the number of words actually processed, the letter of the
  1654.      alphabet currently being processed, percentage completed, and the
  1655.      elapsed time.
  1656.  
  1657.      When this is finished, you will be returned to the main menu and the
  1658.      completed index is contained in the text file that you named.  If you
  1659.      wish to view the file you can QUIT PC-INDEX and enter 'TYPE filename'
  1660.      from the DOS command line, where filename is the name you gave the
  1661.      index file.  You could also send the document to the printer by
  1662.      entering 'TYPE filename >PRN' from the command line.  Since the index 
  1663.      is an ASCII file, you could also load it into almost any word
  1664.      processor and edit it further if you wish.  
  1665.  
  1666.  
  1667.                                  Word Frequency
  1668.  
  1669.      Word Frequency builds a word frequency list. This file contains all
  1670.      unique words in alphabetical order and the number of times that each
  1671.      word was used.  This file is built from an extracted single word file. 
  1672.      If you want a complete listing of all words, be sure to extract words
  1673.      using the 'Don't use any Word List' option (found in the Options
  1674.      menu).  
  1675.  
  1676.      Enter the name of the extracted word file that you want to process for
  1677.      the Input File Name.  If you have not already created an extracted
  1678.      single word file, then you will need to do this first.
  1679.  
  1680.      Enter any name you want for the output file name.  This file will
  1681.  
  1682.  
  1683.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 25
  1684.  
  1685.  
  1686.  
  1687.      be an ASCII text file when finished.  For consistency, it is
  1688.      recommended that you use the document name with the extension '.frq'.
  1689.  
  1690.      The minimum word count that you are asked for will allow you to set a
  1691.      minimum number of occurrences for a word to be included in the word
  1692.      frequency file.  In other words, if you want only the most frequently
  1693.      used words in the word frequency list, you might enter 20 or some
  1694.      other large number in the Minimum Word Count entry.  This way only
  1695.      words occurring 20 or more times would be included in the word
  1696.      frequency list.
  1697.  
  1698.                                   Spinoff List
  1699.  
  1700.      Spinoff List creates an ASCII text file of words from an extracted
  1701.      single word file.  This can be particularly helpful when you are
  1702.      creating a customized include word list or discard word list.
  1703.  
  1704.      This option will quickly go through an extracted word file and
  1705.      write out all unique words to a file.  This file can then be used as
  1706.      either an include or discard word list.  By editing the file with the
  1707.      Edit Extracted word file (found under the Edit Menu) you can mark or
  1708.      un-mark unique words.  Then when you spin off a list you can spin off
  1709.      either the marked words or the un-marked words.
  1710.  
  1711.      First select Spinoff List from the File menu.  Enter the Input
  1712.      File Name.  It must be an extracted single word file.
  1713.  
  1714.      Next enter the Output File Name.  This will be an ASCII file and
  1715.      you may name it whatever you wish.
  1716.  
  1717.      Finally enter 'a' or 'i' to spin off either active or inactive
  1718.      words.  Press F10 and processing will begin.  
  1719.  
  1720.      If you plan to use this file as an include word list or a discard word
  1721.      list you will probably want to use '.WRD' as the filename extension. 
  1722.      You can change the default file names that PC-INDEX uses for include
  1723.      and discard word lists by using the Edit Word List Filenames under the
  1724.      Edit menu.
  1725.  
  1726.                                  Extract Phrases
  1727.  
  1728.      Extract Phrases will search through a document and find all
  1729.      occurrences of a list of phrases.  It is the first step performed in
  1730.      creating a phrase index.  It's function is to extract each individual
  1731.      phrase from a document and record it.  
  1732.  
  1733.      Before you begin with the Extract Phrases selection, you need to
  1734.      select the proper document type from the Document menu.
  1735.       
  1736.      Select the Extract Phrases option from the FILE menu by using the
  1737.      cursor keys and pressing ENTER.  You should now see a new window
  1738.      asking you for an input filename, an output filename, the page size,
  1739.  
  1740.  
  1741.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 26
  1742.  
  1743.  
  1744.  
  1745.      the first page number to start indexing on, and the first page number
  1746.      to use.
  1747.  
  1748.      For the input filename, enter the name of the document that you want
  1749.      to index and press enter.  For the output filename type any name you
  1750.      want and press enter.  
  1751.  
  1752.      The output file is not the index, but a sorted list of all phrases in
  1753.      the document and the page numbers that they occur on.  It is
  1754.      recommended that you use the same name as the document with  '.srt' as
  1755.      the extension.  
  1756.  
  1757.      The entry for page size is only used if you are using a Text or ASCII
  1758.      file.  If you use a word processor supported directly by PC-INDEX then
  1759.      you can ignore this entry.  For a list of word processors supported by
  1760.      PC-INDEX, look in the Document menu.
  1761.  
  1762.      The next entry is Start Indexing on Page.  This entry allows you to
  1763.      skip a few pages at the beginning of a document before the indexing
  1764.      starts.  This will let you skip a title page, table of contents, or
  1765.      anything else that you don't want to index. 
  1766.  
  1767.      The First Page Number to use setting will determine what page number
  1768.      PC-INDEX will use as the first page number.   This entry can be used
  1769.      with the Start Indexing on Page setting so that you can start indexing
  1770.      on page four, but the first page number will be page one.  
  1771.  
  1772.      The completed window should look like something like this:
  1773.      +---------------------------------------------------------------+
  1774.      |                                                               |
  1775.      |  Input File Name:   (Name of Document to process)             |
  1776.      |  pci.doc                                                      |
  1777.      |                                                               |
  1778.      |  Output File Name:                                            |
  1779.      |  pci.srt                                                      |
  1780.      |                                                               |
  1781.      |  Page Size  Start Indexing on Page    First Page Number to use|
  1782.      |     66               4                           1            |
  1783.      +---------------------------------------------------------------+
  1784.  
  1785.      When you have finished entering the filenames and other information,
  1786.      press F10 to begin processing.
  1787.  
  1788.  
  1789.                                Build Phrase Index
  1790.  
  1791.      Build Phrase Index  is the final step in creating a phrase index. 
  1792.      Build Phrase Index takes the file created by the 'Extract Phrases'
  1793.      selection and creates the phrase index.
  1794.  
  1795.      Select 'Build Phrase Index' from the FILE menu.  You will be asked for
  1796.      the input file and output file.  Enter the name of the extracted word
  1797.  
  1798.  
  1799.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 27
  1800.  
  1801.  
  1802.  
  1803.      file that you created with the Extract Words process.  This file
  1804.      should have '.SRT' as the filename extension.
  1805.  
  1806.      Next you will be asked what name you want to use for the output file. 
  1807.      This is the filename that the actual index will be called.  It is
  1808.      recommended that you use the original document name with the extension 
  1809.      '.NDX'.
  1810.        
  1811.      The Wildcard Description file is only used if you are processing a
  1812.      group of files together.  If you indexed a group of files then use the
  1813.      same wildcard description filename here.  It contains information that
  1814.      PC-INDEX needs to complete the index.
  1815.  
  1816.      Next, PC-INDEX wants to know the page length (how many lines per page)
  1817.      you want to use.  The default setting is 66 which is the proper
  1818.      setting for letter size paper.  If you are using legal size paper, the
  1819.      proper setting would be 88.  This number does not need to match the
  1820.      lines per page setting you used when you selected 'Extract Words'. 
  1821.      Most laser printers will only output 60 lines per page.  If you will
  1822.      be printing the index on a laser printer, you will probably want to
  1823.      set this option to 60.
  1824.  
  1825.      The next item to fill in is the page width.  Here you will enter the
  1826.      total number of characters that will fit on one line of your printer. 
  1827.      The maximum width accepted by PC-INDEX is 132 characters.  The number
  1828.      next to page width in reverse video is the calculated width required
  1829.      for the settings you have selected.  This number (required width) must
  1830.      be smaller than the Page Width setting or an error will occur.
  1831.       
  1832.      Next, PC-INDEX asks you the number of columns you would like the
  1833.      output to be in.  You will be able to produce an index up to four
  1834.      columns wide if your columns are small enough.  An example of a two
  1835.      column phrase index is included at the end of this document.
  1836.  
  1837.      The column width is the next entry.  This entry controls the width of
  1838.      each column in the index.  The minimum allowable width is equal to the
  1839.      longest phrase in the phrase list that you used, and the maximum is
  1840.      99.
  1841.  
  1842.      The number of spaces between columns can range from 1 to 9.
  1843.  
  1844.      Next fill in the top, bottom, left, and right margins to the
  1845.      settings that you wish.
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.  
  1854.  
  1855.  
  1856.  
  1857.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 28
  1858.  
  1859.  
  1860.  
  1861.      The completed input window should look something like this:
  1862.      +---------------------------------------------------------------+
  1863.      |  Input File Name:                                             |
  1864.      |  pci.srt                                                      |
  1865.      |                                                               |
  1866.      |  Output File Name:                                            |
  1867.      |  pci.ndx                                                      |
  1868.      |                                                               |
  1869.      |  Wildcard Description File Name: (Leave Blank if not needed)  |
  1870.      |                                                               |
  1871.      |                                                               |
  1872.      |  Page Size   Page Width  (Columns)    Number of Columns       |
  1873.      |     66             80       78               2                |
  1874.      |  Column Width   Space Between Columns    Top Margin           |
  1875.      |     30                   3                   5                |
  1876.      |  Bottom Margin       Left Margin         Right Margin         |
  1877.      |      5                  10                   5                |
  1878.      +---------------------------------------------------------------+
  1879.       
  1880.      When you have finished entering the filenames and other information,
  1881.      press F10 to begin processing .
  1882.  
  1883.      You should see a status box which tells you the number of words to be
  1884.      processed, the number of words actually processed, the letter of the
  1885.      alphabet currently being processed, percentage completed, and the
  1886.      elapsed time.
  1887.  
  1888.      When this is finished, you will be returned to the main menu and the
  1889.      completed index is contained in the text file that you named.  If you
  1890.      wish to view the file you can QUIT PC-INDEX and enter 'TYPE filename'
  1891.      from the DOS command line, where filename is the name you gave the
  1892.      file.  You could also send the document to the printer by entering
  1893.      'TYPE filename >PRN' from the command line.  Since the index  is an
  1894.      ASCII file, you could also load it into most word processors and edit
  1895.      it further if you wish.  
  1896.  
  1897.  
  1898.                                   Save Settings
  1899.  
  1900.      Save Settings saves the current settings in the OPTIONS and DOCUMENT
  1901.      menus.  It will also save all numeric settings in the various dialogue
  1902.      boxes and save the word list filenames.
  1903.  
  1904.  
  1905.                                       Quit
  1906.  
  1907.      Quit exits PC-INDEX and returns you to the DOS prompt.
  1908.  
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 29
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.                                    EDIT menu:
  1920.  
  1921.      The EDIT menu has six available selections:  Edit Custom Character
  1922.      Set, Edit Discard Word File, Edit Include Word File, Edit Phrase File,
  1923.      Edit Extracted Word File, and Edit Word List Filename.
  1924.             
  1925.      +--------------------------------------------------------------+
  1926.      |File   Edit   Options   Document                              | 
  1927.      |     +--------------------------+                             |
  1928.      |     |Edit Custom Character Set |                             | 
  1929.      |     |Edit Discard Word File    |                             | 
  1930.      |     |Edit Include Word File    |                             | 
  1931.      |     |Edit Phrase List          |                             |
  1932.      |     |Edit Extracted Word file  |                             | 
  1933.      |     |Edit Word List Filenames  |                             |
  1934.      |     +--------------------------+                             |
  1935.      |                                                              |
  1936.      |                                                              |
  1937.      |                                                              |
  1938.      |                                                              |
  1939.      |PC-INDEX 3.0-Index Generator Copyright 1989-90  Help Software | 
  1940.      +--------------------------------------------------------------+ 
  1941.  
  1942.  
  1943.                           Edit Custom character set:  
  1944.  
  1945.      The custom character set is a list of characters that will be allowed
  1946.      to be part of a word.  This feature gives you a great deal of
  1947.      flexibility in determining what characters a word can contain.  For
  1948.      instance you will obviously want to include all alphabetical
  1949.      characters, but you may or may not want numbers, hyphens, apostrophes,
  1950.      or other punctuation characters to be allowed in a word.  
  1951.  
  1952.      There are 256 possible characters and any character except a space can
  1953.      be valid in a word.  To allow or disallow a character simply position
  1954.      it under the highlight bar and press the spacebar.
  1955.  
  1956.      If a character is not valid in a word then PC-INDEX assumes that a new
  1957.      word begins there.  There are a few cases which you need to plan for. 
  1958.      For instance, the way PC-INDEX comes configured, hyphens and
  1959.      apostrophes will not be included in a word.  Words like wouldn't and
  1960.      couldn't will not be kept together.  If this is going to be a problem
  1961.      for you, then use the custom character set and mark the hyphen and
  1962.      apostrophe and any other character which may cause a problem for you.
  1963.  
  1964.  
  1965.  
  1966.  
  1967.  
  1968.  
  1969.  
  1970.                                                                      
  1971.  
  1972.  
  1973.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 30
  1974.  
  1975.  
  1976.  
  1977.      +--------------------------------------------------------------+
  1978.      |File   Edit   Options   Document      MARK   CH       DEC  DES| 
  1979.      |                                    +----------------------+  |
  1980.      |                                    |  [*]       W      87 |  |
  1981.      |                                    |  [*]       X      88 |  | 
  1982.      |                                    |  [*]       Y      89 |  | 
  1983.      |                                    |  [*]       Z      90 |  | 
  1984.      |                                    |  [ ]       [      91 |  | 
  1985.      |                                    |  [ ]       \      92 |  | 
  1986.      |                                    |  [ ]       ]      93 |  | 
  1987.      |                                    |  [ ]       ^      94 |  | 
  1988.      |                                    |  [ ]       _      95 |  | 
  1989.      |                                    |  [ ]       '      96 |  | 
  1990.      |                                    |  [*]       a      97 |  | 
  1991.      |                                    |  [*]       b      98 |  | 
  1992.      |                                    |  [*]       c      99 |  | 
  1993.      |                                    |  [*]       d     100 |  | 
  1994.      |                                    |  [*]       e     101 |  | 
  1995.      |                                    |  [*]       f     102 |  | 
  1996.      |                                    |  [*]       g     103 |  | 
  1997.      |                                    |  [*]       h     104 |  | 
  1998.      |                                    |  [*]       i     105 |  | 
  1999.      |                                    |  [*]       j     106 |  | 
  2000.      |                                    |  [*]       k     107 |  | 
  2001.      +------------------------------------+----------------------+--+
  2002.      |SPACE-mark/clear  PgUp PgDn  Home End-position cursor ESC-end | 
  2003.      |F2-save/end          F4-mark alpha       F5-mark numbers      | 
  2004.      +--------------------------------------------------------------+
  2005.  
  2006.      Press F2 when you are ready to save the modified custom character
  2007.      list.  If you need to mark all letters or numbers, F4 and F5 will
  2008.      do this for you quickly.
  2009.  
  2010.  
  2011.                              EDIT Discard word file
  2012.  
  2013.      The Discard word file contains a list of words which can be searched
  2014.      during the Extract words selection.  If the 'Use Discard Word List'
  2015.      option is selected from the options menu, when a word is extracted
  2016.      from a document, the Discard word file is searched.  If a match is
  2017.      found then the extracted word will be discarded and will not be
  2018.      included in the index.  All other words will be included.
  2019.  
  2020.      Over 1000 words are included in the Discard word list right now.  Many
  2021.      words are words like a, and, the, if, or, etc.  You may want to take a
  2022.      look at the words currently in the list to see if they meet your
  2023.      needs.
  2024.  
  2025.      By using the EDIT Discard word file, you can add, edit, or delete
  2026.      words from the list to customize it.  Up to 3000 words can be included
  2027.      in the list.
  2028.  
  2029.  
  2030.  
  2031.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 31
  2032.  
  2033.  
  2034.  
  2035.      +---------------------------------------------------------------+
  2036.      | File  Edit   Options   Document      DISCARD WORD LIST  1033  |
  2037.      |                                       +----------------------+|
  2038.      |                                       |    a                 ||
  2039.      |                                       |    ability           ||
  2040.      |                                       |    able              ||
  2041.      |                                       |    about             ||
  2042.      |                                       |    above             ||
  2043.      |                                       |    accept            ||
  2044.      |                                       |    accepted          ||
  2045.      |                                       |    across            ||
  2046.      |                                       |    actually          ||
  2047.      |                                       |    after             ||
  2048.      |                                       |    again             ||
  2049.      |                                       |    ago               ||
  2050.      |                                       |    agree             ||
  2051.      |                                       |    agreed            ||
  2052.      |                                       |    ahead             ||
  2053.      |                                       |    all               ||
  2054.      |                                       |    allow             ||
  2055.      |                                       |    allowable         ||
  2056.      |                                       |    allowed           ||
  2057.      |                                       |    allowing          ||
  2058.      |                                       |    allows            ||
  2059.      |                                       +----------------------+|
  2060.      |   PgUp PgDn  Home End - position cursor       ESC-end         |
  2061.      |   F2-save/end   F3-edit word    F4-add word   F5-delete word  |
  2062.      +---------------------------------------------------------------+
  2063.  
  2064.      By pressing F3, you will be allowed to edit the word that is under the
  2065.      highlight bar.  By pressing F4, you will be allowed to add words to
  2066.      the list.  As you add new words to the list, they will be inserted in
  2067.      the correct place so that the list remains in alphabetical order.  You
  2068.      can have up to 3000 words in the discard word list.  Press F2 when you
  2069.      are ready to save the modified discard word list.
  2070.  
  2071.  
  2072.                              EDIT Include word file
  2073.  
  2074.      The Include word file contains a list of words which can be searched
  2075.      during the Extract words selection.  If the Use Include Word List
  2076.      option is selected from the options menu, when a word is extracted
  2077.      from a document, the Include word file is searched.  If a match is
  2078.      found then the extracted word will be included in the index.
  2079.  
  2080.      There are no words included in the Include word list as it ships.  By
  2081.      using the EDIT Include word file option, you can add, edit, or delete
  2082.      words from the list to customize it.  Up to 3000 words can be included
  2083.      in the list.
  2084.  
  2085.      There is a shortcut you can use to create a customized include word
  2086.      list very easily.  By using the Spinoff List option (under the file
  2087.  
  2088.  
  2089.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 32
  2090.  
  2091.  
  2092.  
  2093.      menu) you can quickly spin off a list of unique words in alphabetical
  2094.      order.  This list can then be used as an include word list or a
  2095.      discard word list.
  2096.  
  2097.      See the Spinoff List option for more information. 
  2098.  
  2099.  
  2100.                                 Edit Phrase List
  2101.  
  2102.      The Phrase List file contains a list of phrases which will be searched
  2103.      during the Extract Phrases selection.  As PC-INDEX processes the
  2104.      document, the Phrase List file is continuously searched.  If a match
  2105.      is found then the extracted phrase will be included in the index.
  2106.  
  2107.      There are no phrases in the phrase list as it ships.  By using the
  2108.      EDIT Phrase List option, you can add, edit, or delete phrases from the
  2109.      list to customize it.  Up to 3000 phrases can be included in the list.
  2110.  
  2111.  
  2112.  
  2113.                             EDIT Extracted word file
  2114.  
  2115.      This is an optional step in creating a single word index.  It gives
  2116.      you a chance to fine tune the index before you complete it.  By using
  2117.      this option, you can deactivate words so that they will not be
  2118.      included in the index and change the case of words that are included
  2119.      (from lowercase to uppercase and vice versa).
  2120.  
  2121.      After selecting Edit Extracted word file from the Edit Menu.  Enter
  2122.      the name of the extracted word file that you want to edit.  This may
  2123.      take a few seconds to load.
  2124.  
  2125.      On the far left you will see a set of brackets with an asterisk.  The
  2126.      asterisk means that the word is active and will be included in the
  2127.      index.  By pressing the spacebar you can toggle individual words
  2128.      between active and inactive.  With this technique you can quickly cut
  2129.      out words that you don't want to include.
  2130.  
  2131.      By pressing F2 you can toggle all words between being active and
  2132.      inactive.  This function will allow you to clear all entries and then
  2133.      go through the list and mark only the words that you want.  By using
  2134.      this technique along with the Spinoff List option, you can quickly and
  2135.      easily create an include word file or a discard word file.
  2136.  
  2137.      By pressing F3 you can change individual words to all upper case, by
  2138.      pressing F4 you can change individual words to all lower case, and by
  2139.      pressing F5 you can change individual words so that the first
  2140.      character is upper case and the rest of the word is lower case.
  2141.  
  2142.      The Edit Extracted Word File function will load a maximum of 1000
  2143.      unique words at one time.  If you have a very large file, it may be
  2144.      larger than 1000 words.  If that is the case, then PC-INDEX will only
  2145.  
  2146.  
  2147.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 33
  2148.  
  2149.  
  2150.  
  2151.      load the first 1000 unique words.  By pressing F7, you can move
  2152.      through the file so that you can edit the entire file.  F6 will move
  2153.      you back to the beginning of the file. 
  2154.  
  2155.  
  2156.                             Edit Word List Filenames
  2157.  
  2158.      PC-INDEX allows you to change the names of the INCLUDE, DISCARD, and
  2159.      PHRASE lists that it uses.  This way you can use a word processor or
  2160.      PC-INDEX to create new lists without destroying existing lists or
  2161.      having to constantly rename the files.  Select Edit Word List
  2162.      Filenames from the Edit Menu and you will see a window that looks like
  2163.      this:
  2164.  
  2165.      +---  Edit Word List Filenames  -------------------------------+
  2166.      |                                                              |
  2167.      |  Discard Word List Filename:                                 |
  2168.      |  DISCARD.WRD                                                 |
  2169.      |                                                              |
  2170.      |  Include Word List Filename:                                 |
  2171.      |  INCLUDE.WRD                                                 |
  2172.      |                                                              |
  2173.      |  Phrase List Filename:                                       |
  2174.      |  PHRASE.WRD                                                  |  
  2175.      +--------------------------------------------------------------+
  2176.  
  2177.      You can now select the filename that you want to change and type in
  2178.      any name that you wish.
  2179.  
  2180.  
  2181.  
  2182.                                   OPTIONS menu
  2183.  
  2184.      The OPTIONS menu has eight available selections.  There are three
  2185.      basic groups of selections:  case conversion, compare list, and
  2186.      eliminate duplicates.
  2187.  
  2188.      +-------------------------------------------------------------+
  2189.      |File   Edit   Options   Document                             |  
  2190.      |             +--------------------------------------+        |
  2191.      |             |/No Conversion                        |        |
  2192.      |             | Convert words to UPPER CASE          |        |  
  2193.      |             | Convert words to lower case          |        |
  2194.      |             | Convert words to UPPER & lower case  |        |  
  2195.      |             +--------------------------------------+        |
  2196.      |             | Don't Use any Word List              |        |
  2197.      |             |/Use Discard Word List                |        |
  2198.      |             | Use Include Word List                |        |  
  2199.      |             +--------------------------------------+        |
  2200.      |             |/Eliminate Duplicate Words            |        |
  2201.      |             +--------------------------------------+        |
  2202.      |                                                             |
  2203.  
  2204.  
  2205.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 34
  2206.  
  2207.  
  2208.  
  2209.      |PC-INDEX 3.0-Index Generator Copyright 1989-90  Help Software|  
  2210.      +-------------------------------------------------------------+
  2211.  
  2212.      The first group of options determines what case the characters will be
  2213.      converted to when written to disk.
  2214.  
  2215.      For consistency, PC-INDEX can convert all words to be the same case as
  2216.      they are being extracted.  If you want to do any conversion, you have
  2217.      three choices.  Convert words to UPPER CASE will convert all words to
  2218.      upper case, Convert words to lower case will convert all words to
  2219.      lower case, and Convert words to UPPER & lower case will convert the
  2220.      first letter in the word to upper case and the rest of the word to
  2221.      lower case.  If you select No Conversion then no conversion will take
  2222.      place.
  2223.  
  2224.      The second group of options determines which words will be included in
  2225.      the extracted word list.
  2226.  
  2227.      You have three options to determine which words will be included. 
  2228.  
  2229.      Don't Use any Word List:  When this option is selected every word in
  2230.      the document will be included.  Common words like 'a', 'and', 'the',
  2231.      etc. will be indexed using this option.
  2232.  
  2233.      Use Discard Word List:  When the Use Discard Word List option is
  2234.      selected, PC-INDEX will compare the extracted word to the discard word
  2235.      list.  If a match is found, the extracted word will be discarded and
  2236.      will not be included in the extracted word list or the index.  
  2237.  
  2238.      Use Include Word List:  When the Use Include Word list option is
  2239.      selected, PC-INDEX will compare the extracted word to the include
  2240.      word list.  If a match is found, the extracted word will be included
  2241.      in the extracted word list and the index.
  2242.  
  2243.      The last option is Eliminate Duplicate Words.  It will speed up 
  2244.      processing of large files and reduce the size of files produced 
  2245.      by PC-INDEX.  When this option is selected any duplicates that 
  2246.      occur on the same page will be deleted.
  2247.  
  2248.      If you are planning a word frequency file, turn this option off
  2249.      so that all occurrences of every word will be recorded.
  2250.  
  2251.  
  2252.  
  2253.  
  2254.                               DOCUMENT menu:
  2255.  
  2256.      If you are using the shareware version of PC-INDEX you will only be
  2257.      able to index ASCII files.  The ability to process files without
  2258.      converting them to ASCII is only available with the registered version
  2259.      of PC-INDEX.
  2260.  
  2261.  
  2262.  
  2263.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 35
  2264.  
  2265.  
  2266.  
  2267.      The registered version of PC-INDEX has the ability to process
  2268.      documents of several popular word processors without any conversion. 
  2269.      If you wish to process Microsoft Word 4.0, Microsoft Word 5.0,
  2270.      Wordperfect 4.2, 5.0, 5.1, Multimate, Wordstar 2000, or Wordstar
  2271.      Professional  in their original formats, simply select the document
  2272.      type that you are using and PC-INDEX will process the document without
  2273.      any conversion.
  2274.  
  2275.      +---------------------------------------------------------------+
  2276.      |File   Edit   Options   Document                               |
  2277.      |                       +----------------------+                |
  2278.      |                       |/Text  (ASCII)        |                |
  2279.      |                       | Microsoft Word 4.0   |                |
  2280.      |                       | Microsoft Word 5.0   |                |
  2281.      |                       | Multimate            |                |
  2282.      |                       | Wordperfect 4.2      |                |
  2283.      |                       | Wordperfect 5.0/5.1  |                |
  2284.      |                       | Wordstar 2000 Rel 3  |                |
  2285.      |                       | Wordstar Pro 4.0     |                |
  2286.      |                       | WordStar  Pro 5.0    |                |
  2287.      |                       +----------------------+                |
  2288.      |                                                               |
  2289.      |                                                               |
  2290.      |                                                               |
  2291.      |                                                               |
  2292.      |                                                               |
  2293.      |PC-INDEX 3.0-Index Generator  Copyright 1989-90  Help Software |
  2294.      +---------------------------------------------------------------+
  2295.  
  2296.  
  2297.  
  2298.  
  2299.  
  2300.  
  2301.  
  2302.  
  2303.  
  2304.  
  2305.  
  2306.  
  2307.  
  2308.  
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.  
  2313.  
  2314.  
  2315.  
  2316.  
  2317.  
  2318.  
  2319.  
  2320.  
  2321.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 36
  2322.  
  2323.  
  2324.  
  2325.                             FILE FORMAT INFORMATION:
  2326.  
  2327.      The file formats of all the files that PC-INDEX creates are explained
  2328.      below.  This is rather technical information and is provided for the
  2329.      convenience of those who may wish to manipulate PC-INDEX files in a
  2330.      way not provided by PC-INDEX.
  2331.  
  2332.      If you come up with something interesting, please let us know, we may
  2333.      want to included something similar in a future version of PC-INDEX.
  2334.  
  2335.      All of the actual indexes are straight ASCII files so no information
  2336.      is given for them.  The information here explains how the extracted
  2337.      word and phrase files are laid out.
  2338.  
  2339.  
  2340.                           Extracted Single Word Files:
  2341.  
  2342.      active / inactive flag     1 byte   0 = inactive  1 = active
  2343.      word                      26 byte null terminated string
  2344.      page number                2 byte integer
  2345.  
  2346.  
  2347.  
  2348.  
  2349.                              Extracted Phrase Files:
  2350.  
  2351.      active / inactive flag     1 byte   0 = inactive  1 = active
  2352.      phrase number             26 bytes null terminated string.  Gives     
  2353.                                   the number of the phrase used (in        
  2354.                                   ASCII string format), not the actual     
  2355.                                   phrase.  To get the actual phrase you    
  2356.                                   must look it up in the original phrase   
  2357.                                   list.  You should take some care to      
  2358.                                   make sure that the phrase file has not   
  2359.                                   been modified after the extracted        
  2360.                                   phrase list was created or your index    
  2361.                                   will not be accurate.
  2362.      page number                2 byte integer
  2363.  
  2364.  
  2365.  
  2366.  
  2367.  
  2368.  
  2369.  
  2370.  
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375.  
  2376.  
  2377.  
  2378.  
  2379.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 37
  2380.  
  2381.  
  2382.  
  2383.                               ERROR MESSAGES:
  2384.  
  2385.      The following list contains some of the error messages you may
  2386.      encounter while running PC-INDEX.
  2387.  
  2388.      Can't find Discard word file. - The file 'DISCARD.WRD' could not
  2389.      be found.  If you select the Edit Discard Word File option,
  2390.      'DISCARD.WRD' should be created automatically and this problem
  2391.      should not occur.
  2392.  
  2393.      Can't find Include word file. - The file 'INCLUDE.WRD' could not
  2394.      be found.  If you select the Edit Include Word File option,
  2395.      'INCLUDE.WRD' should be created automatically and this problem
  2396.      should not occur.
  2397.  
  2398.      Can't find Phrase word file. - The file 'PHRASE.WRD' could not
  2399.      be found.  If you select the Edit Phrase Word File option,
  2400.      'PHRASE.WRD' should be created automatically and this problem
  2401.      should not occur.
  2402.  
  2403.      Can't close file 'filename'. - You may have a problem with your
  2404.      system. 
  2405.  
  2406.      Can't locate the text in this document. - You may have selected the
  2407.      wrong document format or your document may not have any text.
  2408.  
  2409.      Can't open custom character set. - The file 'CUSTOM.SET' could
  2410.      not be found.  If you select the Edit Custom Character Set
  2411.      option, 'CUSTOM.SET' should automatically be created and this
  2412.      problem should not occur.
  2413.  
  2414.      Can't open file 'filename'. - The file may not exist.  Check to
  2415.      see if it does or not.  You may also not have enough file handles
  2416.      available.  If you have the 'FILES=' setting in your CONFIG.SYS
  2417.      file set to less than 10 or if you do not have a 'FILES=' setting
  2418.      you may need to correct it.
  2419.  
  2420.      Can't open file 'PCI.DEF'. - Try selecting the Save Defaults
  2421.      option from the FILE menu.
  2422.  
  2423.      Couldn't save custom character set. - You may have a problem with
  2424.      your system.
  2425.  
  2426.      CUSTOM.SET could not be found and could not be created. - You may
  2427.      have a problem with your system.
  2428.  
  2429.      File 'filename' already exists. - This is just a warning.
  2430.  
  2431.      File 'filename' couldn't be created. - Make sure that you have
  2432.      space available on your disk.
  2433.  
  2434.  
  2435.  
  2436.  
  2437.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 38
  2438.  
  2439.  
  2440.  
  2441.      File 'filename' is not an extracted word file. - The file that
  2442.      you selected to index is not an extracted word file.  If you
  2443.      continue, the results will be unpredictable at best and you may
  2444.      crash PC-INDEX.
  2445.  
  2446.      Information is needed from the wildcard description file 'filename'
  2447.      and it could not be found. - The wildcard description file does not
  2448.      exist or you entered the wrong name.  The wildcard description file
  2449.      will be created automatically when you are extracting words or phrases
  2450.      from a group of files. 
  2451.  
  2452.      Not enough memory to continue ... - There are a number of places
  2453.      where this message could occur.  Make sure that you have 640K of
  2454.      memory.
  2455.  
  2456.      Out of memory. - Make sure that you have 640K of memory.
  2457.  
  2458.      Problem reading extracted word file. - You may have a problem
  2459.      with your system.
  2460.  
  2461.      Problem writing to extracted word file. - You may have a problem
  2462.      with your system.
  2463.  
  2464.      The page width you have entered is not wide enough to handle the
  2465.      selections you have chosen.  Please modify your selections. - The
  2466.      printer width you entered is not wide enough to handle the settings
  2467.      that you entered.  You may need to use fewer columns or narrow the
  2468.      column width somewhat.  Experiment with the settings until the
  2469.      required width (in reverse video) is less than the printer page width.
  2470.  
  2471.      The Phrase file 'filename1' has been modified after the file
  2472.      'filename2' was created. - PC-INDEX uses the phrase file to look up
  2473.      each phrase as it creates the index.  If you have edited the phrase
  2474.      file then the index will not be accurate at all.  You will need to run
  2475.      extract phrases again.
  2476.  
  2477.      There may not be enough files available. - This is just a warning
  2478.      that you may have problems later.  If you are processing very
  2479.      large files, PC-INDEX may have to abort in the middle of
  2480.      extracting the word list if it needs more files than your system
  2481.      has available.  If you have the 'FILES=' setting in your
  2482.      CONFIG.SYS file set to less than 10 or if you do not have a
  2483.      'FILES=' setting you may need to correct it.
  2484.  
  2485.      This is not a Wordperfect 5.0 document. - You have set the
  2486.      document format as Wordperfect 5.0 and the document that you are
  2487.      trying to process was not created using Wordperfect 5.0.
  2488.  
  2489.      Word list file could not be found and could not be created. -
  2490.      Either the include word file or the discard word file could not
  2491.      be found or created.  You may have a problem with your system.
  2492.  
  2493.  
  2494.  
  2495.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 39
  2496.  
  2497.  
  2498.  
  2499.      Word list file could not be opened. - Either the include word
  2500.      file or the discard word file could not be found.  If you attempt
  2501.      to edit them using the Edit Discard Word File or Edit Include
  2502.      Word File options, they will be created automatically.
  2503.       
  2504.  
  2505.  
  2506.  
  2507.  
  2508.  
  2509.  
  2510.  
  2511.  
  2512.  
  2513.  
  2514.  
  2515.  
  2516.  
  2517.  
  2518.  
  2519.  
  2520.  
  2521.  
  2522.  
  2523.  
  2524.  
  2525.  
  2526.  
  2527.  
  2528.  
  2529.  
  2530.  
  2531.  
  2532.  
  2533.  
  2534.  
  2535.  
  2536.  
  2537.  
  2538.  
  2539.  
  2540.  
  2541.  
  2542.  
  2543.  
  2544.  
  2545.  
  2546.  
  2547.  
  2548.  
  2549.  
  2550.  
  2551.  
  2552.  
  2553.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 40
  2554.  
  2555.  
  2556.  
  2557.                              PC-INDEX 3.0 Bug Report Form
  2558.  
  2559.             Name: ______________________________________________________
  2560.  
  2561.          Company: ______________________________________________________
  2562.  
  2563.          Address: ______________________________________________________
  2564.  
  2565.                   ______________________________________________________
  2566.  
  2567.                   ______________________________________________________
  2568.  
  2569.  
  2570.      Work Phone: (____) _____________   Home Phone: (____) ____________
  2571.  
  2572.  
  2573.      System Memory  ____  Version of DOS ____   Version of PC-INDEX ____
  2574.  
  2575.      Bug Repeatability:  Always ___    Sometimes ___   Rarely ___
  2576.  
  2577.      Bug Type:  Locks up machine ___  Doesn't perform as Documented ___
  2578.           
  2579.  
  2580.      Bug Description
  2581.      ______________________________________________________________
  2582.  
  2583.      ______________________________________________________________
  2584.       
  2585.      ______________________________________________________________
  2586.  
  2587.      ______________________________________________________________
  2588.  
  2589.      ______________________________________________________________
  2590.  
  2591.      ______________________________________________________________
  2592.  
  2593.      ______________________________________________________________
  2594.  
  2595.  
  2596.      How can the bug be duplicated  _______________________________
  2597.  
  2598.      ______________________________________________________________
  2599.  
  2600.      ______________________________________________________________
  2601.  
  2602.      ______________________________________________________________
  2603.  
  2604.      ______________________________________________________________
  2605.  
  2606.      ______________________________________________________________
  2607.  
  2608.      ______________________________________________________________
  2609.  
  2610.  
  2611.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 41
  2612.  
  2613.  
  2614.  
  2615.                       PC-INDEX Suggestion / Comments Form
  2616.  
  2617.            Name: ______________________________________________________
  2618.  
  2619.         Company: ______________________________________________________
  2620.  
  2621.         Address: ______________________________________________________
  2622.  
  2623.                  ______________________________________________________
  2624.  
  2625.                  ______________________________________________________
  2626.  
  2627.  
  2628.      Work Phone: (____) _____________   Home Phone: (____) ____________
  2629.  
  2630.  
  2631.  
  2632.      Suggestions / Comments: __________________________________________
  2633.  
  2634.      __________________________________________________________________
  2635.  
  2636.      __________________________________________________________________
  2637.  
  2638.      __________________________________________________________________
  2639.  
  2640.      __________________________________________________________________
  2641.  
  2642.      __________________________________________________________________
  2643.  
  2644.      __________________________________________________________________
  2645.  
  2646.      __________________________________________________________________
  2647.  
  2648.      __________________________________________________________________
  2649.  
  2650.      __________________________________________________________________
  2651.  
  2652.      __________________________________________________________________
  2653.  
  2654.      __________________________________________________________________
  2655.  
  2656.      __________________________________________________________________
  2657.  
  2658.      __________________________________________________________________
  2659.  
  2660.      __________________________________________________________________
  2661.  
  2662.      __________________________________________________________________
  2663.  
  2664.      Your comments and suggestions are appreciated.  If you don't let us
  2665.      know how we can make PC-INDEX better, it may never get done.
  2666.  
  2667.  
  2668.  
  2669.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 42
  2670.  
  2671.  
  2672.  
  2673.      -----  A  -----                  -----  E  -----
  2674.      adapter 1, 8, 21                 Edit 2, 8-9, 11-12, 15, 
  2675.      alphabet 1, 10, 15, 25, 29         17-18, 20, 22, 24-26, 
  2676.      alphabetical 1, 17-18, 25,         29-34, 36, 38, 40
  2677.        30, 32-33                      edited 9, 24, 39
  2678.      alphanumeric 1                   editing 9, 26
  2679.      ASCII 3-4, 6-7, 9, 11-12,        Error 2, 12, 24, 28, 38
  2680.        15-16, 20, 23, 25-27, 29,      errors 11
  2681.        35-37                          ESCape 9, 12, 19
  2682.      attorneys 16                     example 1-6, 9-11, 13-20, 24, 
  2683.                                         28
  2684.                                       examples 3, 6, 12, 17
  2685.      -----  C  -----                  extract 2, 5, 7-9, 11-14, 16, 
  2686.      capacity 4                         22-28, 31-33, 39
  2687.      capitalized 1, 5-7, 22-23        Extracted 2, 4-5, 8-9, 12-13, 
  2688.      carriage 11                        24-27, 30-33, 35, 37, 39
  2689.      case 1, 5, 8-9, 11, 16, 20,      extracting 5, 39
  2690.        33-35                          extracts 23
  2691.      chapter 1, 17-18                 
  2692.      chapters 1, 3, 5, 16             
  2693.      character 1, 3-4, 16-18,         -----  F  -----
  2694.        30-31, 33, 38                  feature 3-5, 11, 16, 30
  2695.      characters 1, 4-5, 7, 10-11,     FEATURES 4, 20
  2696.        13-14, 16, 24, 28, 30, 35      File 2-20, 22-40
  2697.      color 21                         filename 7-8, 13, 16-19, 
  2698.      colors 21                          23-30, 34, 38-39
  2699.      column 4, 10, 14, 20, 24-25,     filenames 5, 7, 10, 13, 
  2700.        28-29, 39                        15-18, 23, 25-27, 29-30, 34
  2701.      columns 4, 10, 14, 20, 24-25,    frequency 2-4, 12, 22, 25-26, 
  2702.        28-29, 39                        35
  2703.      CONFIG 38-39                     
  2704.      configured 30                    
  2705.      control 4, 18                    -----  H  -----
  2706.      copyright 2, 12, 22, 30, 35-36   help 2-4, 11-12, 18, 20-22, 
  2707.      custom 3, 30-31, 38                30, 35-36
  2708.      customize 31-33                  highlight 30, 32
  2709.      customized 4, 26, 32             hyphen 17, 30
  2710.                                       hyphens 17, 30
  2711.                                       
  2712.      -----  D  -----                  
  2713.      deactivate 8, 33                 -----  I  -----
  2714.      default 3, 9, 14, 24, 26, 28     index 1-42
  2715.      Defaults 38                      indexed 3, 24, 28, 35
  2716.      delete 18, 31-33                 indexes 1, 6, 37
  2717.      depositions 3, 16                indexing 5, 7, 13, 16, 23, 27
  2718.      DISCARD 3-4, 6, 26, 30-35,       install 5
  2719.        38-40                          INSTALLATION 5
  2720.      discarded 31, 35                 
  2721.      display 16, 19                   
  2722.                                       -----  L  -----
  2723.                                       laptop 21
  2724.                                       laser 7, 9-10, 13-14, 24, 28
  2725.  
  2726.  
  2727.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 43
  2728.  
  2729.  
  2730.  
  2731.      legal 9, 14, 24, 28              -----  S  -----
  2732.      length 4, 9, 14, 24, 28          sample 3, 16-20
  2733.      lowercase 8-9, 33                SELECTIONS 22, 30, 34, 39
  2734.                                       settings 3, 10, 14, 16, 22, 
  2735.                                         24, 28-29, 39
  2736.      -----  M  -----                  shareware 35
  2737.      Margin 10, 14, 20, 25, 29        spinoff 2, 11-12, 22, 26, 
  2738.      margins 4, 10, 14, 24, 28          32-33
  2739.      mark 3, 8, 26, 30-31, 33         Suggestion 42
  2740.      marked 26                        
  2741.      matches 7, 13                    
  2742.      maximum 4, 10, 14, 24, 28, 33    -----  T  -----
  2743.      memory 9, 39, 41                 toggle 33
  2744.      Menu 2, 7-13, 15-16, 19-27,      toggled 8
  2745.        29-35, 38                      type 1, 3, 6-7, 11-13, 15, 
  2746.      menus 22, 29                       17, 20-23, 25-27, 29, 34, 
  2747.      message 39                         36, 41
  2748.      Messages 2, 12, 38               
  2749.      Microsoft 3-4, 36                
  2750.      monitor 2, 12, 20-21             -----  U  -----
  2751.      Monitors 21                      unique 3-4, 8-9, 11, 17, 22, 
  2752.      Multimate 3-4, 36                  25-26, 33-34
  2753.                                       upper 5, 8, 20, 33-35
  2754.                                       uppercase 8-9, 33
  2755.      -----  P  -----                  
  2756.      PgDn 31-32                       
  2757.      PgUp 31-32                       -----  V  -----
  2758.      Phrase 2-3, 6, 11, 13-14, 17,    VERSION 4-6, 35-37, 41
  2759.        22, 26-28, 30, 33-34, 37-39    versions 4-5
  2760.      phrases 2-3, 11-16, 22,          video 10, 14, 21, 24, 28, 39
  2761.        26-27, 33, 39                  
  2762.      print 6                          
  2763.      printer 6, 10-11, 14-15, 20,     -----  W  -----
  2764.        24-25, 28-29, 39               White 2, 12, 20-21
  2765.      printers 7, 9, 13-14, 24, 28     width 4, 10, 14, 20, 24-25, 
  2766.      printing 6, 10, 14, 24, 28         28-29, 39
  2767.      PRN 11, 15, 20, 25, 29           wildcard 4-5, 9-10, 14, 
  2768.                                         16-20, 24-25, 28-29, 39
  2769.                                       WordPerfect 3-4, 6, 36, 39
  2770.      -----  Q  -----                  Wordstar 3-4, 6, 36
  2771.      QUIT 11-12, 15, 20, 22, 25, 29   
  2772.      quitting 22                      
  2773.                                       
  2774.                                       
  2775.      -----  R  -----                  
  2776.      RAM 4                            
  2777.      registered 6, 35-36              
  2778.      required 10, 14, 24, 28, 39      
  2779.      requirements 2, 4, 11-12         
  2780.      requires 6                       
  2781.                                       
  2782.                                       
  2783.  
  2784.  
  2785.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 44
  2786.  
  2787.  
  2788.  
  2789.      -----  A  -----                     -----  H  -----
  2790.      ASCII 3-4, 6-7, 9, 11-12, 15-16,    HELP Software 2, 12, 22, 30, 
  2791.        20, 23, 25-27, 29, 35-37            35-36
  2792.      automatically 2, 6, 38-40           
  2793.                                          
  2794.                                          -----  I  -----
  2795.      -----  B  -----                     Installation 5
  2796.      Black and White monitor 2, 12,      
  2797.        20-21                             
  2798.      Bug Report Form 41                  -----  L  -----
  2799.                                          lower case 5, 9, 20, 33-35
  2800.                                          
  2801.      -----  C  -----                     
  2802.      Copyright 2, 12, 22, 30, 35-36      -----  M  -----
  2803.                                          Microsoft Word 3-4, 36
  2804.                                          Multimate 3-4, 36
  2805.      -----  D  -----                     
  2806.      Document Format Menu 2, 12          
  2807.                                          -----  N  -----
  2808.                                          New Features 4
  2809.      -----  E  -----                     No Conversion 34-35
  2810.      Edit Custom Character Set 30, 38    
  2811.      Edit Discard Word File 30-31,       
  2812.        38, 40                            -----  O  -----
  2813.      Edit Extracted Word File 2, 8-9,    Option Menu 2, 12, 22
  2814.        12, 24, 26, 30, 33                Other Features 20
  2815.      Edit Include Word File 30, 32,      
  2816.        38, 40                            
  2817.      Edit Menu 2, 8, 11-12, 26, 30,      -----  P  -----
  2818.        33-34                             Phrase Index 2, 6, 11, 13-14, 
  2819.      Edit Phrase List 11, 30, 33           22, 26-28
  2820.      Edit Word List Filenames 26, 30,    Processing Multiple Files 16
  2821.        34                                
  2822.      Eliminate Duplicate Words 34-35     
  2823.      Error Messages 2, 12, 38            -----  Q  -----
  2824.      Examples 3, 6, 12, 17               Quick Start 2, 6, 12
  2825.      Extract Capitalized Words 7,        Quit 11-12, 15, 17, 20, 22, 25, 
  2826.        22-23                               29
  2827.      Extract Phrases 12-14, 22,          
  2828.        26-27, 33, 39                     
  2829.      Extract Single Words 7, 9, 11,      -----  S  -----
  2830.        16, 22-24                         Save Settings 22, 29
  2831.                                          Single Word Index 1, 6, 9, 16, 
  2832.                                            19, 22, 24, 33
  2833.      -----  F  -----                     spinoff list 2, 12, 26, 32-33
  2834.      File Format Information 37          Spinoff Unique Words 11, 22
  2835.      File Menu 2, 7, 9, 11-13, 16,       System Requirements 2, 4, 12
  2836.        19, 22-24, 26-27, 38              
  2837.                                          
  2838.                                          -----  T  -----
  2839.      -----  G  -----                     TEXT 3, 5-7, 11-12, 15, 20, 23, 
  2840.      Getting Started 3                     25-27, 29, 36, 38
  2841.  
  2842.  
  2843.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 45
  2844.  
  2845.  
  2846.  
  2847.      Turning PC-INDEX on and off 20
  2848.  
  2849.  
  2850.      -----  U  -----
  2851.      UPPER & lower case 34-35
  2852.      UPPER CASE 5, 33-35
  2853.      Use Discard Word List 31, 34-35
  2854.      Use Include Word List 32, 34-35
  2855.  
  2856.  
  2857.      -----  W  -----
  2858.      Word Frequency 2-4, 12, 22, 
  2859.        25-26, 35
  2860.      WordPerfect 3-4, 6, 36, 39
  2861.      Wordstar 3-4, 6, 36
  2862.      Wordstar 2000 3-4, 36
  2863.  
  2864.  
  2865.  
  2866.  
  2867.  
  2868.  
  2869.  
  2870.  
  2871.  
  2872.  
  2873.  
  2874.  
  2875.  
  2876.  
  2877.  
  2878.  
  2879.  
  2880.  
  2881.  
  2882.  
  2883.  
  2884.  
  2885.  
  2886.  
  2887.  
  2888.  
  2889.  
  2890.  
  2891.  
  2892.  
  2893.  
  2894.  
  2895.  
  2896.  
  2897.  
  2898.  
  2899.  
  2900.  
  2901.                       PC-INDEX User's Guide -- Page 46
  2902.  
  2903.