home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / windows / mail32.zip / MAILALL.MAN < prev    next >
Text File  |  1989-05-14  |  88KB  |  2,508 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.     +----------------------------------------------------------------------+
  19.     |                                                                      |
  20.     | ****   ****    *****    ***** ***         *****    ***      ***      |
  21.     |  *  ***  *    **   **     *    *         **   **    *        *       |
  22.     |  *       *   *********    *    *        *********   *        *       |
  23.     | ***     *** ***     *** ***** ******** ***     *** ******** ******** |
  24.     |                                                                      |
  25.     |----------------------------------------------------------------------|
  26.     |                                                                      |
  27.     |                                                                      |
  28.     |                Mail List Manager By James D. McDaniel                |
  29.     |                --------------------------------------                |
  30.     |                                                                      |
  31.     |                   Copyright (C) 1987, 1988, 1989 by                  |
  32.     |                                                                      |
  33.     |                           mcTRONic Systems                           |
  34.     |                                                                      |
  35.     |                            Revision 3.20                             |
  36.     |                                                                      |
  37.     |                                                                      |
  38.     |----------------------------------------------------------------------|
  39.     |                                                                      |
  40.     |                                                                      |
  41.     |                                                                      |
  42.     |                                                                      |
  43.     |                                                                      |
  44.     +----------------------------------------------------------------------+
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.         -----------------------------------------------------------------
  69.         M A I L A L L                                            Page i
  70.         -----------------------------------------------------------------
  71.  
  72.                                     Shareware
  73.  
  74.  
  75.  
  76.              MIALALL  is a user supported Shareware product.   The  time,
  77.         effort, and money that has gone into the development and  mainte-
  78.         nance  of  MAILALL, can only be recovered through  your  support.
  79.         Please  become  a registered user of MAILALL!   This  allows  the
  80.         further  development  of this product and gives  you,  the  user,
  81.         access to a well written, economical mail list manager.
  82.  
  83.  
  84.  
  85.              MAILALL does require DOS version 2.1 or higher. DOS  version
  86.         3.1  or higher is recommended.  If you use MAILALL  under  normal
  87.         DOS,  you  will need up to 512K of memory.  If  you  use  MAILALL
  88.         under Windows you should have 640K of memory.  A graphic card  is
  89.         not required but is recommended.  MAILALL can use a mouse if  you
  90.         have  a suitable mouse driver loaded and a mouse properly  hooked
  91.         up  to  your computer.  Your config.sys file  should  include  at
  92.         least the statements FILES=20 and BUFFERS=20.  If you use a  Disk
  93.         Cache then use the BUFFERS value that is recommended by its manu-
  94.         facture.   Two floppy drives is a must and a hard disk is  recom-
  95.         mended.
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.                                 Copyright Notice
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.                     MAILALL is Copyright by mcTRONic Systems
  108.  
  109.                   WINDOWS is Copyright by Microsoft Corporation
  110.  
  111.            SIDEKICK, TURBO BASIC is Copyright by Borland International
  112.  
  113.                        LOGITECH is Copyright Logitech Inc.
  114.  
  115.                     PCMOUSE, IMSI is Copyright Mouse Systems
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.         -----------------------------------------------------------------
  135.         M A I L A L L                                            Page ii
  136.         -----------------------------------------------------------------
  137.  
  138.                                 Table of Contents
  139.  
  140.  
  141.         Introduction....................................................1
  142.  
  143.         Specifications..................................................2
  144.  
  145.         Mailall Files...................................................5
  146.  
  147.         Starting Mailall................................................6
  148.  
  149.         Copyright and Revision Number...................................7
  150.  
  151.         Address File Selection..........................................8
  152.  
  153.         Main Menu.......................................................9
  154.  
  155.         Display Next or Previous Address...............................10
  156.  
  157.         Search for the Next Address Match..............................11
  158.  
  159.         Print Displayed Address on Label or Envelope...................12
  160.  
  161.         F1. Enter New Address..........................................13
  162.  
  163.         F2. Edit the Displayed Address.................................15
  164.  
  165.         F3. Delete the Displayed Address...............................16
  166.  
  167.         F4. Enter Address Search Data..................................17
  168.  
  169.         F5. Sort the Address File......................................19
  170.  
  171.         F6. Print Labels, Envelopes, & Reports.........................21
  172.  
  173.         F7. Import/Export a MailMerge File.............................23
  174.  
  175.         F8. List State Abbreviations...................................25
  176.  
  177.         F9. System or Print Functions..................................26
  178.  
  179.         F10.Quit or Select a New Mail File.............................28
  180.  
  181.         Edit Keys and Their Functions..................................29
  182.  
  183.         Mouse Information..............................................33
  184.  
  185.         Microsoft Windows..............................................34
  186.  
  187.         Network Compatibility..........................................35
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.         -----------------------------------------------------------------
  201.         M A I L A L L                                             Page 1
  202.         -----------------------------------------------------------------
  203.  
  204.  
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.                                   Introduction
  210.  
  211.  
  212.              MAILALL  is a versatile mail list manager program.  It  will
  213.         maintain   addresses,  phone  numbers  and  the   like.   MAILALL
  214.         represents  several  hundred hours of program writing  with  many
  215.         additions and corrections added in response to user requests  and
  216.         comments.  MAILALL'S primary function is to print mailing  labels
  217.         but  can also be used to maintain addresses with  phone  numbers,
  218.         etc. for just about any purpose.
  219.  
  220.  
  221.              If you need a mail list manager, you should find MAILALL  to
  222.         your liking. The price is certainly right if you received MAILALL
  223.         from  a  friend  or a computer board. I do request,  if  you  use
  224.         MAILALL  and find it does the job, that you mail a check  to  the
  225.         address  below  for  $20. If you would like to  have  the  latest
  226.         version  of  MAILALL sent to you first class mail,  then  send  a
  227.         check  or a money order to the address below for $25  plus  $2.50
  228.         postage and handling ($27.50 total).  Make all checks payable  to
  229.         "James  D.  McDaniel".  I will mail you a disk  with  the  latest
  230.         version  of MAILALL. You can also obtain MAILALL on a 3 1/2  inch
  231.         720K  disk  for  no  additional charge.  A site licence  for  the
  232.         standard MAILALL version costs just $89.95.  Registered users can
  233.         obtain  an update to MAILALL at any time for $7.50 and  site  li-
  234.         cences updates cost $29.95.  All orders outside the United States
  235.         must  add $5.00 to cover additional shipping charges as  well  as
  236.         international money transfer charges.  USA funds only PLEASE!
  237.  
  238.  
  239.              If you should find a bug in MAILALL or have a suggestion for
  240.         an  improvement,  please write and let me know. If you  have  any
  241.         special requirements, I will consider writing a custom version of
  242.         MAILALL just for your use. I do hope you enjoy using MAILALL.
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.                          m c T R O N i c  S y s t e m s
  248.  
  249.  
  250.                               James D. McDaniel
  251.                               7426 Cornwall Bridge Ln.
  252.                               Houston, TX 77041-1709
  253.  
  254.  
  255.  
  256.          ........................... Thank You .........................
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.         -----------------------------------------------------------------
  267.         M A I L A L L                                             Page 2
  268.         -----------------------------------------------------------------
  269.  
  270.                                  Specifications
  271.  
  272.         PRODUCT
  273.  
  274.         List price ------------------> $25.00 (+2.50 shipping)
  275.         Max. no. of addresses -------> 4000 hard disk, 1440 floppy disk
  276.  
  277.         COLOR
  278.  
  279.         User Selectable Colors ------> Yes
  280.  
  281.         ON LINE HELP
  282.  
  283.         State abbreviation help -----> Yes
  284.  
  285.         DATA ENTRY
  286.  
  287.         Max. no. of zip code digits -> 10
  288.         Case conversion/add. search -> Yes
  289.         Records Saved on Entry ------> Yes
  290.  
  291.         DATA IMPORT/EXPORT
  292.  
  293.         Import/Export files ---------> Yes, MailMerge files in WordStar format
  294.  
  295.         RECORD RETRIEVAL
  296.  
  297.         Retrieved by any field ------> Yes
  298.         Retrieved by multi-fields ---> Yes
  299.  
  300.         DATA SORTING
  301.  
  302.         Single-field sorting --------> Yes
  303.         Dual-field sorting ----------> Yes
  304.  
  305.         LABELS
  306.  
  307.         Predesigned labels ----------> Yes
  308.         Max. no. across -------------> 4
  309.         Size selection before print -> Yes
  310.         Field trimming during print -> Yes
  311.         Print test label ------------> Yes
  312.         Print multiple label copies -> Yes
  313.         Print labels by field -------> Yes
  314.  
  315.         ENVELOPES
  316.  
  317.         Prt sprocket feed Envelopes -> Yes
  318.         Prt on single Envelopes -----> Yes, if printer supported
  319.  
  320.         REPORTS
  321.  
  322.         Separate report output ------> Yes
  323.         Adjustable Page Length ------> Yes
  324.         Number of Addresses across --> 1 to 4
  325.         All fields are printed ------> Yes
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.         -----------------------------------------------------------------
  333.         M A I L A L L                                             Page 3
  334.         -----------------------------------------------------------------
  335.         PRINT OPTIONS
  336.  
  337.         Can print options be saved --> Yes
  338.  
  339.         MAILMERGE
  340.  
  341.         Support MailMerge -----------> Yes, WordStar & MultiMate Advantage
  342.  
  343.         FIELD SIZES and NUMBER
  344.  
  345.         # 1)                 First Name: 20 characters
  346.           2)                  Last Name: 14 characters
  347.           3)               Company Name: 34 characters
  348.           4)                    Address: 34 characters
  349.           5)                       City: 20 characters
  350.           6)                      State:  2 characters
  351.           7)                        Zip: 10 characters
  352.           8)                      Codes: 34 characters
  353.           9)                   Comments: 34 characters
  354.          10)                      Phone: 34 characters
  355.          11)               Created Date:  6 characters
  356.          12)             Last Edit Date:  6 characters
  357.  
  358.  
  359.         PRINTING ORDER OF ADDRESSES ON LABELS AND ENVELOPES
  360.  
  361.         First.Name Last.Name   (always printed - see note-1)
  362.         Company.Name           (not printed if blank)
  363.         Address                (always printed)
  364.         City State Zip         (always printed)
  365.         Code Field             (only if activated from systems menu)
  366.         Phone Field            (only if activated from systems menu)
  367.  
  368.         Each label will use a minimum of four lines or five lines if  the
  369.         code/phone field is printed even if a line is blank.
  370.  
  371.         Notes:  1)  If company name is blank then the first line  of  the
  372.         label  will  be  blank. The second line  will  print  `First.Name
  373.         Last.Name' and the rest of the label will print normally.
  374.  
  375.         ADDRESS FILE NAMES
  376.  
  377.         d:\path\filename.ext  64 characters maximum
  378.         Up to 20 filenames are maintained by MAILALL
  379.  
  380.         ADDRESS SIZES
  381.  
  382.         Each  address uses 250 bytes of disk space. 4000 addresses  would
  383.         require one megabyte of disk space. 1440 addresses would  require
  384.         360k of disk space. When address files are sorted on a hard  disk
  385.         you will need up to three times the address file size to be free.
  386.         This  is  due to MAILALL maintaining a backup file  and  using  a
  387.         temporary  file while sorting. A floppy based address  file  does
  388.         not require any space beyond the 360k for 1440 addresses. When  a
  389.         file is sorted on a floppy no backup file is maintained.
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.         -----------------------------------------------------------------
  399.         M A I L A L L                                             Page 4
  400.         -----------------------------------------------------------------
  401.  
  402.         MOUSE SUPPORT
  403.  
  404.         MAILALL now has full Microsoft or compatable Mouse Support.
  405.  
  406.         COPY-PROTECTION
  407.  
  408.         MAILALL does not use copy-protection.
  409.  
  410.         NETWORK COMPATIBLE
  411.  
  412.         YES,  Mailall has been tested on a Novel Network.  Full file
  413.         locking is now present.
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.         -----------------------------------------------------------------
  465.         M A I L A L L                                             Page 5
  466.         -----------------------------------------------------------------
  467.  
  468.                                   Mailall Files
  469.  
  470.  
  471.         The following files make up MAILALL:
  472.  
  473.         MAILALL.EXE       - Required, Main program (Turbo Basic)
  474.         MAILALL.FIL       - Required, List of data file names
  475.         MAILALL.LAB       - Required, Save of all print menu entries
  476.         MAILALL.CNF       - Required, Save of monitor type entry
  477.         MAILALL.PIF       - Required if you use MAILALL under MS Windows
  478.         MAILALL.MAN       - MAILALL user manual (this file)
  479.         PRINTMAN.BAT      - Batch file that will print this manual
  480.         DEMO.DAT          - Demo address data file
  481.         WSDEMO.MM         - Demo MailMerge data file
  482.         WSDEMO.LET        - Demo letter using WordStar MailMerge
  483.         MMDEMO.DOC        - Demo letter using MultiMate Advantage
  484.         MMDEMODA.DOC      - Demo MultiMate address file
  485.         README.DOC        - Latest info on MAILALL
  486.         INSTALL.BAT       - Hard Disk install program
  487.         INSTALL1.DAT      - Install File
  488.         INSTALL2.DAT      - Install File
  489.         BCONVERT.EXE      - Convert MAILALL 2.x Files to 3.x
  490.  
  491.         ALSO INCLUDED
  492.  
  493.         PF.COM            - Port Finder, LPT and COM port utility
  494.         PF.DOC            - Port Finder Document File
  495.         COMTEST.BAT       - Port Finder Test Batch File
  496.  
  497.  
  498.              If MAILALL.FIL is not present, then it will be created.   If
  499.         MAILALL.LAB  is not present, it will be created.  If  MAILALL.CNF
  500.         is  not  present when MAILALL is started, you will be  asked  for
  501.         your  monitor  type.  The MAILALL.CNF file is  created  and  your
  502.         monitor  type  is saved in this file.  MAILALL.EXE,  MAILALL.CNF,
  503.         MAILALL.FIL, and MAILALL.LAB should be in the default  directory.
  504.         If  MAILALL  is, run from a floppy disk, then it  should  not  be
  505.         write protected.
  506.  
  507.  
  508.              Always use a backup copy of MAILALL. You should always  back
  509.         up  your data files. If you use a floppy based system, then  MAI-
  510.         LALL will not maintain a backup copy of your data files.   Please
  511.         make backup copies of your data!
  512.  
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.         -----------------------------------------------------------------
  531.         M A I L A L L                                             Page 6
  532.         -----------------------------------------------------------------
  533.  
  534.                                 Starting Mailall
  535.  
  536.  
  537.              To  start  MAILALL enter the following command  at  the  DOS
  538.         prompt.
  539.  
  540.         MAILALL<enter>
  541.  
  542.              If  the  file  MAILALL.CNF is not present  when  MAILALL  is
  543.         started,  like the very first time you run MAILALL, you  will  be
  544.         given four monitor types or operating modes to choose from.  Your
  545.         selection will then be saved in the file MAILALL.CNF and you will
  546.         not  be required to reenter this data unless you wish  to  change
  547.         your selection. You can only get to the monitor selection options
  548.         when you first start up MAILALL.  Your options are:
  549.  
  550.         <M> Monochrome Adapter Card and Monitor - SideKick Compatible
  551.         <B> Color Graphics Card with Single Color Monitor
  552.         <C> Color Graphics Card and Color Monitor
  553.         <S> Color Monitor with `SideKick' compatible operation
  554.  
  555.              SideKick  compatible  operation has been added  to  MAILALL.
  556.         Options  `M' and `S' will allow you to pull up sidekick from  any
  557.         menu  or section. Options `B' and `C' will allow SideKick  to  be
  558.         started  properly only from the Main Menu of MAILALL. Option  `M'
  559.         will  work with all monitor types. Options `B', `C', and `S'  all
  560.         required  a CGA, EGA or better adapter card. Options `C' and  `S'
  561.         work best with a color monitor.
  562.  
  563.              Your may override your monitor or mouse selection temporari-
  564.         ly  by  entering one of the following commands  when  MAILALL  is
  565.         first started.
  566.  
  567.         MAILALL /M<enter> - Same as option `M'
  568.         MAILALL /B<enter> - Same as option `B'
  569.         MAILALL /C<enter> - Same as option `C'
  570.         MAILALL /S<enter> - Same as option `S'
  571.         MAILALL /D<enter> - Disable Mouse Support
  572.  
  573.              If  you wish to change your monitor selection stored in  the
  574.         file  MAILALL.CNF,  you  can just delete this  file  and  restart
  575.         MAILALL  with  no parameters.  Any time you change  your  monitor
  576.         setting  you  will also need to reselect the  mouse  and  display
  577.         colors.  You can also start MAILALL as follows:
  578.  
  579.         MAILALL /0<enter> - Allows you to reselect your monitor type.
  580.  
  581.              See  also option F9 from the MAILALL main menu. The  systems
  582.         and  print  functions has a option number 9. You can  now  change
  583.         your monitor type from within MAILALL.
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.         -----------------------------------------------------------------
  597.         M A I L A L L                                             Page 7
  598.         -----------------------------------------------------------------
  599.  
  600.                           Copyright and Revision Number
  601.  
  602.  
  603.              The  current revision and serial number will  be  displayed.
  604.         You also have the alternative to print out a registration form by
  605.         pressing  R  at this time, if your copy of MAILALL has  not  been
  606.         registered.  The screen will stay on until you press S for start.
  607.         When  the  S key is pressed then MAILALL will go to  the  address
  608.         file  menu.   A  registered user will not  see  the  registration
  609.         request  and  may bypass this screen by pressing the  return  key
  610.         twice when MAILALL is started.
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.  
  617.  
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.         -----------------------------------------------------------------
  663.         M A I L A L L                                             Page 8
  664.         -----------------------------------------------------------------
  665.  
  666.                              Address File Selection
  667.  
  668.  
  669.              The  address file selection menu is the second  screen  that
  670.         will  greet you. From this menu you will select the address  file
  671.         name that MAILALL will work with. You can also add a new  address
  672.         file  names,  up to twenty names are maintained,  delete  a  file
  673.         name, or rename one of your address files.  To select a file  for
  674.         MAILALL  to  use,  enter one of the numbers to the  left  of  the
  675.         address file names. If the number is less that 10, you can  enter
  676.         a  zero in front or just the number and press return. MAILALL  is
  677.         looking  for  a maximum of two characters to  be  entered.  After
  678.         character number two, MAILALL will leave the address file  selec-
  679.         tion menu. All request for file numbers will work the same.
  680.  
  681.              To  add an address file name, enter an `A' for add.  MAILALL
  682.         will then ask you for the new name. Enter the name as:
  683.  
  684.         d:\path\filename.ext  (64 characters maximum)
  685.  
  686.         The drive, path and extension entries are optional. If you use  a
  687.         floppy based system, you should enter the drive as `A:' or  `B:'.
  688.         This will alert MAILALL that it is a floppy and will allow up  to
  689.         1440  addresses to be entered. The file sort program will  do  an
  690.         in-  file sort which will require no additional space beyond  the
  691.         maximum address file requirements of 360k for 1440 addresses.  If
  692.         for  some reason you do not wish to use the floppy  sort  system,
  693.         then  either  do not enter an `A:' or `B:' in front of  the  file
  694.         name or enter an `A:\' or `B:\' even if your floppy does not have
  695.         any sub-directories. If you do not use the floppy sort system  on
  696.         a floppy disk, then you will run out of disk space during a  file
  697.         sort if the file is bigger than about 480 addresses. If the  file
  698.         is  smaller than 480 addresses, MAILALL will work  properly  with
  699.         the floppy and also maintain a backup file for you.
  700.  
  701.              To  delete an address file name from the list, enter  a  `D'
  702.         for delete. MAILALL will respond with a number request. Enter the
  703.         number  just like you were selecting a file for MAILALL  to  use.
  704.         The address file is not deleted but only its name is removed from
  705.         the  MAILALL  file name list. You must go to DOS and  delete  the
  706.         file  if you do not want it any more. Since the  delete  function
  707.         does  not  actually delete the file you can use it to  remove  an
  708.         incorrectly entered file name also.
  709.  
  710.              To  rename an address file, enter a `R' for rename.  MAILALL
  711.         will  respond with a number request. Enter the number  just  like
  712.         you  were selecting a file for MAILALL to use. The  address  file
  713.         must  already exist in the drive/path as entered  with  addresses
  714.         included.  If you entered a name incorrectly, delete and  reenter
  715.         it again.
  716.  
  717.              Enter  a `Q' to quit MAILALL from the file  selection  menu.
  718.         If  you have a mouse you may place the mouse cursor on  any  file
  719.         you  want  to use and press the button to select  it.    You  can
  720.         select  any option by placing the cursor on it and  pressing  the
  721.         button.
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.         -----------------------------------------------------------------
  729.         M A I L A L L                                             Page 9
  730.         -----------------------------------------------------------------
  731.  
  732.                                     Main Menu
  733.  
  734.  
  735.              You  are now at the main menu of MAILALL. You will see  many
  736.         things  that are displayed on this screen. The correct  time  and
  737.         date  are  at the top of the screen. You should attempt  to  keep
  738.         them  correct as they are used to time and date stamp  your  data
  739.         files.   Just  below the date, on the left, is the  complete  ad-
  740.         dress.   On the right, opposite the displayed address,  you  will
  741.         see  the present address number, total number of  addresses,  the
  742.         created and last edit date, the Code/Phone print status, and  the
  743.         present sort status.  Below the address is the current file name,
  744.         which  can be up to 64 characters long.  The fourteen  main  menu
  745.         options are:
  746.  
  747.  
  748.         <+> Display Next Address
  749.         <-> Display Previous Address
  750.         <S> Search For Next Address Match
  751.         <P> Print the Displayed Address on a Label or Envelope
  752.  
  753.         F1. Enter a New Address
  754.         F2. Edit the Displayed Address
  755.         F3. Delete the Displayed Address
  756.         F4. Enter Address Search Data
  757.         F5. Sort the Address File
  758.         F6. Print Labels, Envelopes, & Reports
  759.         F7. Import/Export a MailMerge File
  760.         F8. List State Abbreviations
  761.         F9. System or Print Functions
  762.         F10.Quit or Select a New Mail File
  763.  
  764.  
  765.              All other keys are ignored at this time. The keyboard buffer
  766.         is  constantly cleared of any characters that might  be  pressed.
  767.         Each  above function is activated by its corresponding  key.   If
  768.         you  have  a mouse, you can select any of the  above  options  by
  769.         placing the mouse cursor on it and pressing button 1.
  770.  
  771.  
  772.  
  773.  
  774.  
  775.  
  776.  
  777.  
  778.  
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.         -----------------------------------------------------------------
  795.         M A I L A L L                                             Page 10
  796.         -----------------------------------------------------------------
  797.  
  798.                         Display Next or Previous Address
  799.  
  800.  
  801.              The  plus  and  minus keys are used to  move  the  displayed
  802.         address  by  one  address number. If the display  is  at  address
  803.         number  one  and  the plus key is  pressed,  then  the  displayed
  804.         address  will change to number two. If the displayed  address  is
  805.         number  one  and  the minus key is pressed,  then  the  displayed
  806.         address will be the last address in the file. If the last address
  807.         is  displayed  and the plus key is pressed,  then  the  displayed
  808.         address will change to address number one. If the last address is
  809.         displayed  and the minus key is pressed, then the address  before
  810.         the last address will be displayed.
  811.  
  812.              The  beginning  and  end of the address file  appear  to  be
  813.         connected  to each other. Any time you try to go past the end  of
  814.         the file you will go to the beginning. Any time you try to go  to
  815.         the  address  before the first address you will go  to  the  last
  816.         record.  When  MAILALL  first starts you  will  always  start  at
  817.         address number one. Also after you have sorted the file you  will
  818.         start at address number one. If you quickly enter several plus or
  819.         minus key entries, they will stack up in the keyboard buffer.  If
  820.         you  need to go to an address that is six addresses  higher,  you
  821.         can press the plus key six times very fast and MAILALL will  stop
  822.         at  the correct record. This will work until you exceed the  six-
  823.         teen  character  keyboard limit.  You can also place  your  mouse
  824.         cursor  on either of these options and select it by pressing  the
  825.         mouse button 1.
  826.  
  827.  
  828.  
  829.  
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.         -----------------------------------------------------------------
  861.         M A I L A L L                                             Page 11
  862.         -----------------------------------------------------------------
  863.  
  864.                         Search for the Next Address Match
  865.  
  866.  
  867.              The `S' key is used to search for the next occurrence of  an
  868.         address  match per the data that you entered with the F4 Key.  If
  869.         no data has been entered, then MAILALL will tell you so. You  can
  870.         enter  an  address number, at this time, to be displayed  if  you
  871.         wish.  If you just press return, the search response line at  the
  872.         bottom of the screen will go away.
  873.  
  874.              If search data has been entered, when you press the `S'  key
  875.         MAILALL  will  give you three options. Select  these  options  by
  876.         entering a `N' for next, a `P' for previous or a `R' for  address
  877.         number. If you entered a `N' and there is a next match it will be
  878.         displayed  on the screen. If there is not a match,  then  address
  879.         one will be displayed and MAILALL will beep. If you entered a `P'
  880.         and  there was a previous match, it will be displayed.  If  there
  881.         was  not a previous match, then MAILALL will not change the  dis-
  882.         played address at all. If you entered an `R' for address  number,
  883.         then enter the address number that you wish to display, and press
  884.         return.   You can select all options listed here by  placing  the
  885.         mouse  cursor  on top of it and pressing button number  1.   This
  886.         includes the S, N, R, and P options.
  887.  
  888.  
  889.  
  890.  
  891.  
  892.  
  893.  
  894.  
  895.  
  896.  
  897.  
  898.  
  899.  
  900.  
  901.  
  902.  
  903.  
  904.  
  905.  
  906.  
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.         -----------------------------------------------------------------
  927.         M A I L A L L                                             Page 12
  928.         -----------------------------------------------------------------
  929.  
  930.                Print the Displayed Address on a Label or Envelope
  931.  
  932.  
  933.              From  the Main Menu option "P" is present.  It is  described
  934.         as  "<P>rint Displayed Address on a Label or Envelope".   When  a
  935.         "P"  is  pressed a new command prompt will be  displayed  at  the
  936.         bottom of the screen.  It reads as follows,
  937.  
  938.         "Print one across <L>abels or a single <E>nvelope (Any other  key
  939.         aborts):"
  940.  
  941.              If  a  "L" is pressed, a single label, one across,  will  be
  942.         printed  from the displayed address.  The label is printed  based
  943.         on  data entered using F6 from the Main Menu, "Print Labels,  En-
  944.         velopes,  or  Reports", then use section 1,  "Label  Data".   All
  945.         items are used except "Number of Labels Across" which is ignored.
  946.         It  (number of labels across) will always be assumed to  be  one.
  947.         To print more than one across would require entering all  labels,
  948.         up  to  four, before they are printed.  This can be  done  better
  949.         using  the standard label print section.  If the label  does  not
  950.         print as desired make sure the "Label Data" is set correctly  and
  951.         saved.   A  temporary  change can be used if you  wish.   Make  a
  952.         change  to the "Label Data" but do not save it.  The change  will
  953.         be  in  effect until you quit MAILALL or press F6 from  the  Main
  954.         Menu again.
  955.  
  956.              If a "P" is pressed, a single Envelope will be printed  from
  957.         the  displayed  address.  The Envelope is printed based  on  data
  958.         entered using F6 from the Main Menu, "Print Labels, Envelopes, or
  959.         Reports",  then  use section 3, "Envelope Data".  All  items  are
  960.         used  except  "Pause  after each letter" which  is  ignored.   It
  961.         (pause after each letter) will always be assumed to be "YES".  If
  962.         the  Envelope does not print as desired make sure  the  "Envelope
  963.         Data" is set correctly and saved.  A temporary change can be used
  964.         if  you  wish.  Make a change to the "Envelope Data" but  do  not
  965.         save it.  The change will be in effect until you quit MAILALL  or
  966.         press  F6  from the Main Menu again.  You can also  select  these
  967.         options by placing the mouse cursor on it and pressing button  1.
  968.         This includes options P, L, and E.
  969.  
  970.  
  971.  
  972.  
  973.  
  974.  
  975.  
  976.  
  977.  
  978.  
  979.  
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.         -----------------------------------------------------------------
  993.         M A I L A L L                                             Page 13
  994.         -----------------------------------------------------------------
  995.  
  996.                               F1. Enter New Address
  997.  
  998.  
  999.              To  enter  a new address into your  selected  address  file,
  1000.         press  the F1 key at the main menu. This will display the  `Enter
  1001.         New Address' screen. The current address and last address  number
  1002.         will  be  the same and will be one address higher than  the  last
  1003.         address number that was displayed at the main menu. There will be
  1004.         ten  fields displayed with the maximum number of characters  that
  1005.         can be entered per field shown. The cursor will be placed at  the
  1006.         beginning of the `First Name & Middle Int.' field. This field can
  1007.         also  include the honorific (Mr. or Mrs.), if you like, up to  20
  1008.         characters.  When you are done, press return and you will  go  to
  1009.         the  `Last Name' field. Enter last name, if any and press  return
  1010.         again.  You will do this in each field until you have  filled  in
  1011.         all  appropriate fields. Just press return if a field  should  be
  1012.         blank.
  1013.  
  1014.              MAILALL insists that you enter data into at least one field.
  1015.         If  all fields are blank, then the empty address is  not  entered
  1016.         into your data base. The STATE field has only two letters. If you
  1017.         do  not know the correct state abbreviation, you can look  it  up
  1018.         from  the  main menu by pressing the F8 key. You do not  have  to
  1019.         capitalize  this entry as MAILALL will always make it upper  case
  1020.         when  it  is entered into the data base. The  Codes  or  Comments
  1021.         fields can be used for special sorting codes, extra phone numbers
  1022.         or any other purpose that you may need. Each of these two  fields
  1023.         are 34 characters in length.
  1024.  
  1025.              When  you have entered the last field, MAILALL will  display
  1026.         `Is  the above address correct (Yes/No Done=yes & Quit)'  prompt.
  1027.         If  you enter a Y for yes, the address is entered into  the  data
  1028.         base  and  the fields are cleared. The cursor is  placed  in  the
  1029.         first  field again and you can now enter another address. If  you
  1030.         answer  N  for no, then the cursor will be placed at the  end  of
  1031.         your  entry in field one. You can then correct any field with  an
  1032.         error  by  backspacing over the incorrect data and  entering  the
  1033.         correct data. Press enter if the field is correct or if you  have
  1034.         just  corrected it. When you press enter on the last  field,  you
  1035.         will once again be asked if the address is correct. If you  enter
  1036.         a  D  for done and the address is correct, the  address  will  be
  1037.         entered and you will be returned to the main menu. When you enter
  1038.         a new address the file sort status will read `FILE: Not Sorted'.
  1039.  
  1040.              The prompt "ALT-C Toggles CARRY ON or OFF" will be displayed
  1041.         the  first  time after pressing the F1 key from  the  main  menu.
  1042.         When the CARRY ON function is active the words "CARRY ON" will be
  1043.         displayed  at  the  top left hand corner.  When  the  "CARRY  ON"
  1044.         function  is active all non blank fields will be carried over  to
  1045.         the next address that is entered allowing you to change only  the
  1046.         fields that are different.  Pressing ALT-C again will disable the
  1047.         function.   Several other keys can also be used here besides  the
  1048.         enter  and backspace key. Go to page 28 for further  information.
  1049.         If you go up from the first field or down from the last field you
  1050.         will see `Is the above address correct? (Y/N)' prompt displayed.
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.         -----------------------------------------------------------------
  1059.         M A I L A L L                                             Page 14
  1060.         -----------------------------------------------------------------
  1061.  
  1062.              You  can also use the mouse cursor to select option F1  from
  1063.         the  main menu.  Both the carry and insert functions can be  tog-
  1064.         gled  by placing the mouse cursor on them and pressing button  1.
  1065.         You  can place the screen entry cursor on any data  location  you
  1066.         like  by placing the mouse cursor at that location  and  pressing
  1067.         button  1.  If the mouse cursor is beyond the data for  any  line
  1068.         then the data entry cursor will be place at the end of any  data.
  1069.         This  would  be the first position if no data is present  on  the
  1070.         line  selected.  The mouse cursor must be between the two  colons
  1071.         on  any  line to be detected.  If you press button 2, it  is  the
  1072.         same as pressing the escape key.  You can place the mouse  cursor
  1073.         on any of the three options, Yes, No, or Done and press button  1
  1074.         to select that option.
  1075.  
  1076.  
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.  
  1081.  
  1082.  
  1083.  
  1084.  
  1085.  
  1086.  
  1087.  
  1088.  
  1089.  
  1090.  
  1091.  
  1092.  
  1093.  
  1094.  
  1095.  
  1096.  
  1097.  
  1098.  
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.  
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.         -----------------------------------------------------------------
  1125.         M A I L A L L                                             Page 15
  1126.         -----------------------------------------------------------------
  1127.  
  1128.                          F2. Edit the Displayed Address
  1129.  
  1130.  
  1131.              Pressing F2 will bring up the address edit section. In order
  1132.         to edit an address it must be displayed on the screen. Use F4  to
  1133.         enter  search data to find the address that you wish to edit.  Or
  1134.         enter  `SN', `SP' or `SR' if you have already entered data  using
  1135.         F4  but  the address that you want is not yet  displayed  on  the
  1136.         screen.  You  can also use the `+' and `-' keys to bring  up  the
  1137.         desired address, if you like.
  1138.  
  1139.              When you press F2 the screen will clear and the edit  screen
  1140.         will appear. The cursor will be placed at the end of field number
  1141.         one  of the displayed address. Press the enter key on each  field
  1142.         that you do not wish to change. When you reach the field that you
  1143.         wish to modify use the backspace key to erase the data that is no
  1144.         longer correct, enter the correct data, and press enter when  you
  1145.         are  done.  All keys work the same as in entering a  new  address
  1146.         into your data base. See page 28 for further information. If  you
  1147.         should  blank out every field for some reason, MAILALL  will  put
  1148.         two dots `..' in the company name slot.  If you wish to delete an
  1149.         address, then use F3 from the main menu.
  1150.  
  1151.              When you have finished editing all the fields, MAILALL  will
  1152.         ask  `Is  the above address correct (Y/N)?'. If you press  a  `Y'
  1153.         then  the corrected address will be entered into your  data  base
  1154.         and  you will go back to the main menu. If you answered `N'  then
  1155.         the `correct' prompt will blank and the cursor will be placed  at
  1156.         the  end of field number one. Enter or reenter the data  that  is
  1157.         incorrect and answer `Y' at the `correct' prompt when done.  When
  1158.         you  edit the field(s) that the address file was sorted  by,  the
  1159.         file  sort status will change to `FILE: Not Sorted'. Use F5  from
  1160.         the main menu to resort the file.
  1161.  
  1162.              You  can also use the mouse cursor to select option F2  from
  1163.         the main menu.  The insert function can be toggled by placing the
  1164.         mouse  cursor  on it and pressing button 1.  You  can  place  the
  1165.         screen entry cursor on any data location you like by placing  the
  1166.         mouse  cursor  at that location and pressing button  1.   If  the
  1167.         mouse cursor is beyond the data for any line then the data  entry
  1168.         cursor  will be place at the end of any data.  This would be  the
  1169.         first  position if no data is present on the line selected.   The
  1170.         mouse  cursor  must be between the two colons on any line  to  be
  1171.         detected.   If you press button 2 it is the same as pressing  the
  1172.         escape key.  You can place the mouse cursor on either of the  two
  1173.         options, "Yes or No" and press button 1 to select that option.
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.         -----------------------------------------------------------------
  1191.         M A I L A L L                                             Page 16
  1192.         -----------------------------------------------------------------
  1193.  
  1194.                         F3. Delete the Displayed Address
  1195.  
  1196.  
  1197.              Pressing  the  F3  key from the main  menu  will  cause  the
  1198.         `delete'  prompt to be displayed at the bottom of the screen.  In
  1199.         order  to delete an address it must be displayed on  the  screen.
  1200.         Use F4 to enter search data to find the address that you wish  to
  1201.         delete.  Or enter `SN, `SP', or `SR' if you have already  entered
  1202.         data using F4 but the address that you want to delete is not  yet
  1203.         displayed on the screen. You can also use the `+' or `-' keys  to
  1204.         bring up the desired address, if you like.
  1205.  
  1206.              Answer  the  prompt  `Are you SURE you want  to  DELETE  the
  1207.         displayed address? (Y/N)' with a `Y' if the displayed address  is
  1208.         to  be deleted or `N' if the displayed should not be deleted.  If
  1209.         an  address  is  deleted, it must be reentered  to  be  restored.
  1210.         MAILALL will take the last address in the file and fill the  hole
  1211.         that is left by the deleted record. This will cause the file sort
  1212.         status  to read `FILE: Not Sorted'. You will have to use  key  F5
  1213.         from the main menu to resort the file.
  1214.  
  1215.              You may also select this option by placing the mouse  cursor
  1216.         on it and pressing button 1.  When the delete prompt appears  you
  1217.         can select to delete the file by placing the mouse cursor  either
  1218.         on "Yes" or "DELETE" to delete the file.  Any other location will
  1219.         abort the delete function.
  1220.  
  1221.  
  1222.  
  1223.  
  1224.  
  1225.  
  1226.  
  1227.  
  1228.  
  1229.  
  1230.  
  1231.  
  1232.  
  1233.  
  1234.  
  1235.  
  1236.  
  1237.  
  1238.  
  1239.  
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.         -----------------------------------------------------------------
  1257.         M A I L A L L                                             Page 17
  1258.         -----------------------------------------------------------------
  1259.  
  1260.                           F4. Enter Address Search Data
  1261.  
  1262.  
  1263.              Pressing  F4  from the main menu will bring  up  the  `Enter
  1264.         Address  Search Data' screen. It does not matter what address  is
  1265.         displayed  when you press F4. Use F4 to bring up an address  that
  1266.         you wish to edit or delete. You also enter data here to use  when
  1267.         you  are printing out labels or exporting files in the  MailMerge
  1268.         section.
  1269.  
  1270.              When you press F4 the screen will clear and the search  data
  1271.         screen will appear. The cursor will be placed at the end of field
  1272.         number  one. Any data that may have been entered previously  will
  1273.         still  be displayed. Just press the enter key on each field  that
  1274.         you do not wish to change. If a field has data in it that must be
  1275.         removed or changed, then put the cursor on that field and use the
  1276.         backspace key to delete or change the data. Press the return  key
  1277.         when  you are done. All keys work the same as in entering  a  new
  1278.         address into your data base. See page 28 for further information.
  1279.  
  1280.              When  you are through editing address fields,  MAILALL  will
  1281.         ask  `Is  the above address correct? (Y/N)'. If you press  a  `Y'
  1282.         then  MAILALL will start at address one and search  each  address
  1283.         per  the  data that you have entered. MAILALL will  stop  at  the
  1284.         first  address  match and display it from the main  menu.  If  no
  1285.         address match is found, then address number one will be displayed
  1286.         and  MAILALL  will  beep. If you answer `N'  then  the  `correct'
  1287.         prompt  will  blank and the cursor will be placed at the  end  of
  1288.         field number one. Enter or reenter the data that is incorrect and
  1289.         answer `Y' at the `correct' prompt when done.
  1290.  
  1291.              You  will get an address match when the data you enter  into
  1292.         the  field(s) match in any position. Upper/Lower case is  ignored
  1293.         unless the field entry starts with a `!'.
  1294.  
  1295.         Example:
  1296.  
  1297.         If all other fields are blank and you entered the following.
  1298.  
  1299.         Address - - - - - - - - -> :james_____________________________:
  1300.  
  1301.         or
  1302.  
  1303.         Address - - - - - - - - -> :!James____________________________:
  1304.  
  1305.         The following address would match.
  1306.  
  1307.         Address - - - - - - - - -> :1234 St. James Place______________:
  1308.  
  1309.              If MAILALL should find an address search match, but not  the
  1310.         address  that you are looking for, then enter `SN' from the  main
  1311.         menu  to  find the next address search match.  If  no  additional
  1312.         matches exist, then MAILALL will display address one and beep.
  1313.  
  1314.  
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.         -----------------------------------------------------------------
  1323.         M A I L A L L                                             Page 18
  1324.         -----------------------------------------------------------------
  1325.  
  1326.              You  can also use the mouse cursor to select option F4  from
  1327.         the main menu.  The insert function can be toggled by placing the
  1328.         mouse  cursor  on it and pressing button 1.  You  can  place  the
  1329.         screen entry cursor on any data location you like by placing  the
  1330.         mouse  cursor  at that location and pressing button  1.   If  the
  1331.         mouse cursor is beyond the data for any line then the data  entry
  1332.         cursor  will be place at the end of any data.  This would be  the
  1333.         first  position if no data is present on the line selected.   The
  1334.         mouse  cursor  must be between the two colons on any line  to  be
  1335.         detected.   If you press button 2 it is the same as pressing  the
  1336.         escape key.  You can place the mouse cursor on either of the  two
  1337.         options, Yes or No and press button 1 to select that option.
  1338.  
  1339.  
  1340.  
  1341.  
  1342.  
  1343.  
  1344.  
  1345.  
  1346.  
  1347.  
  1348.  
  1349.  
  1350.  
  1351.  
  1352.  
  1353.  
  1354.  
  1355.  
  1356.  
  1357.  
  1358.  
  1359.  
  1360.  
  1361.  
  1362.  
  1363.  
  1364.  
  1365.  
  1366.  
  1367.  
  1368.  
  1369.  
  1370.  
  1371.  
  1372.  
  1373.  
  1374.  
  1375.  
  1376.  
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.         -----------------------------------------------------------------
  1389.         M A I L A L L                                             Page 19
  1390.         -----------------------------------------------------------------
  1391.  
  1392.                             F5. Sort the Address File
  1393.  
  1394.  
  1395.              Pressing F5 will bring up the address file sort section.  It
  1396.         does not matter what address is displayed when you press F5.  Use
  1397.         F5  after you have added, edited, or deleted addresses from  your
  1398.         address file. Using F5 should be done after you have made all the
  1399.         changes to your address file.
  1400.  
  1401.              When  the sort screen appears, you may choose either one  or
  1402.         two  fields from the total of ten to sort your address file.  The
  1403.         fields are represented by the letters A-J with `First Name' equal
  1404.         to `A' and `Phone' equal to `J'. To sort the file by `Last  Name'
  1405.         and  `First Name' you would enter `BA'. To sort the file by  only
  1406.         `Last  Name' you would enter `BB'. Any time you want to  sort  by
  1407.         only  one field enter the same field letter twice. If you  decide
  1408.         that  you  do not want to sort the file then enter a  `Z'.   This
  1409.         will  bring you back to the main menu. The address file will  not
  1410.         be changed.
  1411.  
  1412.              When  the sort routine first loads up it will check  to  see
  1413.         how  much  free string space is present. The  total  free  string
  1414.         space is divided by the total number of addresses in your address
  1415.         file. I divide the result by two to determine the total number of
  1416.         characters  that can be sorted with two fields using the  present
  1417.         address file address size.
  1418.  
  1419.         EXAMPLE:
  1420.  
  1421.         Total Records = 1700     Total Free String Space = 53406
  1422.  
  1423.         Field Size = (((53406/1700)/2)
  1424.  
  1425.         Field Size = 15.7
  1426.  
  1427.              Fractions are not allowed. The field size number will be  15
  1428.         characters  per  field. When you have a small  address  file  the
  1429.         calculated number may be larger than 33 and/or equal to 34.  When
  1430.         this  happens  the `Field Size' will say `MAX'. When you  have  a
  1431.         very  large file, say 4000 addresses, the `Field Size`  would  be
  1432.         down to six. If you enter a `R' at the sort menu, you can  revise
  1433.         the `Field Size' up or down. You can not enter a number below one
  1434.         or  greater  than  two  times the `Field  Size'  that  was  first
  1435.         displayed.   If you make the number larger than the default,  you
  1436.         will  be able to sort only by one field. MAILALL will do this  no
  1437.         matter  what you tell it. The first field that you enter will  be
  1438.         used  for  the  file sort. Making the  number  smaller  than  the
  1439.         default  will shorten the time to do the in memory  sorting.  The
  1440.         rewriting of the file will not be effected, however. If you enter
  1441.         a `0' at the revise field size prompt, then `Field Size' will  be
  1442.         set to `MAX'.
  1443.  
  1444.              If for any reason the data base is corrupted or you  receive
  1445.         some  sort  of error message during the sort, do not  resort  the
  1446.         file.  Immediately exit MAILALL and rename the old back  file  if
  1447.         present  to some other name that does not end with .BAK.  Restart
  1448.         MAILALL and add this new name. This may save your file.
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.         -----------------------------------------------------------------
  1455.         M A I L A L L                                             Page 20
  1456.         -----------------------------------------------------------------
  1457.  
  1458.              You can use the mouse cursor to select function F5 by  plac-
  1459.         ing  the mouse cursor on it and pressing button 1.  When you  see
  1460.         the  sort options you may select any two that you wish by  merely
  1461.         placing  the mouse cursor on it and pressing button 1.  Button  2
  1462.         will  abort the sort operation if both sorts fields have not  yet
  1463.         been selected.
  1464.  
  1465.  
  1466.  
  1467.  
  1468.  
  1469.  
  1470.  
  1471.  
  1472.  
  1473.  
  1474.  
  1475.  
  1476.  
  1477.  
  1478.  
  1479.  
  1480.  
  1481.  
  1482.  
  1483.  
  1484.  
  1485.  
  1486.  
  1487.  
  1488.  
  1489.  
  1490.  
  1491.  
  1492.  
  1493.  
  1494.  
  1495.  
  1496.  
  1497.  
  1498.  
  1499.  
  1500.  
  1501.  
  1502.  
  1503.  
  1504.  
  1505.  
  1506.  
  1507.  
  1508.  
  1509.  
  1510.  
  1511.  
  1512.  
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.         -----------------------------------------------------------------
  1521.         M A I L A L L                                             Page 21
  1522.         -----------------------------------------------------------------
  1523.  
  1524.                      F6. Print Labels, Envelopes, & Reports
  1525.  
  1526.  
  1527.              Pressing  F6  will  bring up the  Address  Print  Menu.  The
  1528.         displayed  address does not matter when you choose  this  option.
  1529.         When  you  press F6 the screen will clear and the  Address  Print
  1530.         Menu  screen  will  appear.  You are  presented  with  five  data
  1531.         sections and eight function key choices. The eight function  keys
  1532.         are as follows:
  1533.  
  1534.          F1. Print Labels
  1535.          F2. Print Reports
  1536.          F3. Print Envelopes
  1537.          F4. Edit Data
  1538.          F5. Test Label
  1539.          F6. Test Envelope
  1540.          F7. Save Data
  1541.  
  1542.         F10. Quit
  1543.  
  1544.         The five data sections are labeled as follows:
  1545.  
  1546.          1) Label Data
  1547.          2) Report Data
  1548.          3) Envelope Data
  1549.          4) Return Data
  1550.          5) Common Data
  1551.  
  1552.              Pressing F1 will cause labels to be printed per data entered
  1553.         in  the label section one. Pressing F2 will cause a report to  be
  1554.         printed per the data entered in the report section two.  Pressing
  1555.         F3 will cause envelopes to be printed per the data entered in the
  1556.         envelope  section three. Pressing F4 will give you the option  of
  1557.         editing  any of the five sections. Pressing F5 will cause a  test
  1558.         label  to  be printed per the data entered in the  label  section
  1559.         one. Pressing F6 will cause a test envelope to be printed per the
  1560.         data entered in the envelope section three. Pressing F7 will save
  1561.         all  data that has been entered into all five sections. When  you
  1562.         press  F6 from the main menu this label data file that  has  been
  1563.         saved will be loaded. Pressing F10 will send you back to the main
  1564.         menu.
  1565.  
  1566.              When  you press F4 to edit a data section you will be  asked
  1567.         which section you wish to edit. Only numbers one through five are
  1568.         valid.  You need not press enter after the section number as  you
  1569.         start  editing  the chosen section one second after  the  section
  1570.         number  is  entered.  Valid  control keys  are  the  same  as  in
  1571.         entering  a new address. You must use the back space key or  left
  1572.         arrow key to clear an entry. You may blank out an entry and enter
  1573.         a  "?"  to get a default value. This will work  in  sections  one
  1574.         through  three and section five. Section four will  require  that
  1575.         you enter a return address or leave it blank.
  1576.  
  1577.              All  data fields except the return address and last  address
  1578.         number to print are entered as a number, yes or no, or a question
  1579.         mark.  The last address number to print can have a number or  the
  1580.         letters EOF which stand for end of file. The last address  number
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.         -----------------------------------------------------------------
  1587.         M A I L A L L                                             Page 22
  1588.         -----------------------------------------------------------------
  1589.  
  1590.         that  is in the file may be a number from zero to 4000. The  term
  1591.         EOF  will  always represent the last address no matter  what  its
  1592.         number is.
  1593.  
  1594.              I  allow  one  additional  feature  in  the  return  address
  1595.         section.  You can embed control characters in the return  address
  1596.         field. This will allow you to send special print commands to your
  1597.         printer.  Not all control codes can be embedded, however you  can
  1598.         enter the escape code which is used most often. Any control codes
  1599.         that you embed in the return address will take up character space
  1600.         in  that line. If you turn on a special print function  you  must
  1601.         remember  to  turn  it back off or it will  effect  the  mail  to
  1602.         address.
  1603.  
  1604.              If you have a mouse you can select F6 from the main menu  by
  1605.         placing the mouse cursor on it and pressing button 1.  You select
  1606.         any  of the print menu function key options by placing the  mouse
  1607.         cursor  on  it  and pressing button 1.  If you  select  the  edit
  1608.         option  F4,  you  can then select the area you wish  to  edit  by
  1609.         placing  the mouse cursor anywhere within it and pressing  button
  1610.         1.  After you have selected the area to edit you can select which
  1611.         line  to place the data cursor on by placing the mouse cursor  on
  1612.         it  and pressing button 1.  You can press button 2 to escape  out
  1613.         of the edit mode.  You can select either Yes or No by placing the
  1614.         mouse cursor on it and pressing button 1.
  1615.  
  1616.  
  1617.  
  1618.  
  1619.  
  1620.  
  1621.  
  1622.  
  1623.  
  1624.  
  1625.  
  1626.  
  1627.  
  1628.  
  1629.  
  1630.  
  1631.  
  1632.  
  1633.  
  1634.  
  1635.  
  1636.  
  1637.  
  1638.  
  1639.  
  1640.  
  1641.  
  1642.  
  1643.  
  1644.  
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.         -----------------------------------------------------------------
  1653.         M A I L A L L                                             Page 23
  1654.         -----------------------------------------------------------------
  1655.  
  1656.                        F7. Import/Export a MailMerge File
  1657.  
  1658.  
  1659.              Pressing  F7  at the main menu will bring up  the  MailMerge
  1660.         screen.  It  does not matter what address is displayed  when  you
  1661.         press  F7.  When  F7 is pressed the screen  will  clear  and  the
  1662.         MailMerge  menu will appear. You will first be asked if you  want
  1663.         to import or export a MailMerge file. If you press enter, MAILALL
  1664.         will default to export.
  1665.  
  1666.              If you choose to export a file, the exported file will be in
  1667.         the  MailMerge format of either Wordstar or  MultiMate  Advantage
  1668.         and is used to print out form letters.
  1669.  
  1670.              The WordStar MailMerge format is as follows:
  1671.  
  1672.         "First Name","Last Name","Company Name","Address","City","State",
  1673.         "Zip","Codes","Comments","Phone"<cr>
  1674.  
  1675.              Since  double  quotes  are used by MAILALL  while  making  a
  1676.         MailMerge  file,  MAILALL will not allow you to  enter  a  double
  1677.         quote  into  the data base. Should you enter a double  quote,  it
  1678.         will be changed to a single quote. Any fields that are blank will
  1679.         show up as "".
  1680.  
  1681.              The MultiMate Advantage format is as follows:
  1682.  
  1683.         FNAME   (First Name)
  1684.         LNAME   (Last Name)
  1685.         CNAME   (Company Name)
  1686.         ADDRESS
  1687.         CITY
  1688.         STATE
  1689.         ZIP
  1690.         CODE
  1691.         COMMENT
  1692.         PHONE
  1693.  
  1694.              Multimate  files must end with .DOC and are limited  to  250
  1695.         addresses  per file. If more are required you will have  to  make
  1696.         more than one file.
  1697.  
  1698.              You  will next be asked for the name of the MailMerge  file.
  1699.         The   format  is  d:\path\filename.ext  with  drive,  path,   and
  1700.         extension  being optional. Limit your file name to 32  characters
  1701.         or  less. If you do not enter a name, MAILALL will return you  to
  1702.         the  main menu. The next question is `Export only Address  Search
  1703.         Matches?  (Y/N)'.  If you answered `N', MAILALL will  export  all
  1704.         addresses  between  the  starting  and  ending  address   numbers
  1705.         entered.   MAILALL  will default to `N' for no should  you  press
  1706.         return. If you answer `Y' for yes, you have entered data using F4
  1707.         from  the main menu, and if there are any address  matches,  they
  1708.         will be exported to the MailMerge file.
  1709.  
  1710.  
  1711.  
  1712.  
  1713.  
  1714.  
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.         -----------------------------------------------------------------
  1719.         M A I L A L L                                             Page 24
  1720.         -----------------------------------------------------------------
  1721.  
  1722.              You  will next be asked for the starting and ending  address
  1723.         number  for  export.  If you just press return on  the  next  two
  1724.         questions,  you will get the entire file. You may enter a  number
  1725.         greater  than or equal to one for your starting record.  You  may
  1726.         enter  a  number less than or equal to the last address  in  your
  1727.         data base as the last address number to export. You will  finally
  1728.         be  asked if you want to change any of the above entries. If  you
  1729.         answer  `Y'  for yes, you will have to reenter all of  the  above
  1730.         data.  If you answer `N' for no, then the MailMerge file will  be
  1731.         created and you will be returned to the main menu.
  1732.  
  1733.               If  you  choose  to import a file you must  enter  an  `I'.
  1734.         MAILALL will then ask for the MailMerge file name for import  and
  1735.         the `New Address file name'. The new address file format will  be
  1736.         the same that MAILALL uses for all address files. The import file
  1737.         format must be a MailMerge file in the following format.
  1738.  
  1739.         "First Name","Last Name","Company Name","Address","City","State",
  1740.         "Zip","Codes","Comments","Phone"<cr>
  1741.  
  1742.              If there are any blank fields they should be entered as  "".
  1743.         All  file names must be in the format  d:\path\filename.ext  with
  1744.         the  drive, path, and extension being optional. Limit  your  file
  1745.         names  to  32 characters or less. If either file name  is  blank,
  1746.         then MAILALL will return to the main menu.
  1747.  
  1748.              You will now be asked if you want to change any entries.  If
  1749.         they are not correct, then enter a `Y' for yes and you will  have
  1750.         to  reenter all data. If you answer an `N' for no,  then  MAILALL
  1751.         will precede with generating the new MAILALL file from the  Mail-
  1752.         Merge  file.  When MAILALL is done you will be sent to  the  file
  1753.         selection  menu. If you want to use the newly created file,  then
  1754.         add its name to the list and choose it as the active file.
  1755.  
  1756.              If  you should create a very large MAILALL address file  and
  1757.         wish  to make it into smaller files, you can use the  export  and
  1758.         then  import operations to make your address files  into  smaller
  1759.         ones.  First  determine the starting and ending  address  numbers
  1760.         that  you  wish to output. Choose F7 and export a file  with  the
  1761.         starting  and  ending address numbers that you  have  determined.
  1762.         When  you  have finished you will be returned to the  main  menu.
  1763.         Choose  F7  again but this time import a file. Tell  MAILALL  the
  1764.         name of the MailMerge file you created. Now give MAILALL the name
  1765.         that  you  would like to use with this new, but reduced  in  size
  1766.         address file. When MAILALL has finished  importing data, you will
  1767.         be sent to the file selection menu. Add the new name to the  list
  1768.         if you wish to check it out. Then select it as your address  file
  1769.         to use.
  1770.  
  1771.              You can use a mouse to select option F7 from the main  menu.
  1772.         The mouse is not used however anywhere else in this menu.
  1773.  
  1774.  
  1775.  
  1776.  
  1777.  
  1778.  
  1779.  
  1780.  
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.         -----------------------------------------------------------------
  1785.         M A I L A L L                                             Page 25
  1786.         -----------------------------------------------------------------
  1787.  
  1788.                           F8. List State Abbreviations
  1789.  
  1790.  
  1791.              Pressing  F8  from  the main menu will bring  up  the  State
  1792.         Abbreviations list. It does not matter what the displayed address
  1793.         may be. If you are not sure what the state abbreviation is, check
  1794.         it out with F8. After you have found the correct state  abbrevia-
  1795.         tion,  press the space bar to go back to the main menu.   If  you
  1796.         have  a  mouse  you can select option F8 from the  main  menu  by
  1797.         placing  the mouse cursor on it and pressing button 1.  To  leave
  1798.         the state abbreviations area either place the mouse cursor on the
  1799.         press  any  key line and press button 1 or press  button  2  from
  1800.         anywhere.
  1801.  
  1802.  
  1803.  
  1804.  
  1805.  
  1806.  
  1807.  
  1808.  
  1809.  
  1810.  
  1811.  
  1812.  
  1813.  
  1814.  
  1815.  
  1816.  
  1817.  
  1818.  
  1819.  
  1820.  
  1821.  
  1822.  
  1823.  
  1824.  
  1825.  
  1826.  
  1827.  
  1828.  
  1829.  
  1830.  
  1831.  
  1832.  
  1833.  
  1834.  
  1835.  
  1836.  
  1837.  
  1838.  
  1839.  
  1840.  
  1841.  
  1842.  
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.         -----------------------------------------------------------------
  1851.         M A I L A L L                                             Page 26
  1852.         -----------------------------------------------------------------
  1853.  
  1854.                           F9. System or Print Functions
  1855.  
  1856.  
  1857.              Pressing F9 from the main menu will bring up the `System  or
  1858.         Print  Functions'  menu. It does not matter  what  the  displayed
  1859.         address may be. You are presented with twelve options number  one
  1860.         to  nine, zero, M for mouse and C for color with a `Q' for  quit.
  1861.  
  1862.              The  first two allow you to enter the time and  date.  Enter
  1863.         time as HH:MM:SS in 24 hour format. The seconds entry is  option-
  1864.         al. Enter the date as MM-DD-YY or MM-DD-YEAR.
  1865.  
  1866.  
  1867.              The  next  six entries go to your printer.  They  use  Epson
  1868.         codes which may or may not be the same on your printer. Draft and
  1869.         NLQ  print  are  considered a toggle (options 3 &  4).  The  last
  1870.         function   pressed  will  have  an  asterisk  displayed  by   it.
  1871.         Emphasized  print, on or off is considered a toggle (options 5  &
  1872.         6).  The  last  function  pressed  will  also  have  an  asterisk
  1873.         displayed by it. Option number 7 will send the form feed  command
  1874.         to your printer and option 8 will reset your printer. If you  had
  1875.         previously  selected  options 3 to 6, any  asterisk(s)  displayed
  1876.         will be cleared after choosing option 8.
  1877.  
  1878.  
  1879.         Epson Print Codes by Option Numbers:
  1880.  
  1881.  
  1882.         3) Set Draft print ON              CHR$(27);"x";CHR$(0)
  1883.         4) Set NLQ print ON                CHR$(27);"x";CHR$(1)
  1884.         5) Set Emphasized print OFF        CHR$(27);"F"
  1885.         6) Set Emphasized print ON         CHR$(27);"E"
  1886.         7) Send Form Feed to printer       CHR$(12)
  1887.         8) Reset the printer               CHR$(27);"@"
  1888.  
  1889.  
  1890.              Option  number  nine will allow you to change  your  monitor
  1891.         setting  if you choose to. MAILALL will always restart  from  the
  1892.         beginning if you choose this option.
  1893.  
  1894.  
  1895.              Option 0 is a three mode function allowing you to print  the
  1896.         CODE or PHONE  field after the City,State,Zip line on an envelope
  1897.         or  label.  The mode changes each time you press the "0" key.   A
  1898.         "C" is present when printing the CODE field and a "P" is  present
  1899.         when  printing the PHONE field.  I DO NOT recommend printing  the
  1900.         CODE or PHONE field on either LABELS or ENVELOPES that are  being
  1901.         sent  by US mail.  It may slow down first class delivery  by  re-
  1902.         quiring hand sorting and may not be accepted for any other  class
  1903.         of  mail.  Use at your own risk!  MAILALL always defaults to  not
  1904.         printing  either  the  CODE  or  PHONE  number  field  after  the
  1905.         City,State,Zip  line.   Your CODE or PHONE field  selection  will
  1906.         stay active during each MAILALL session.
  1907.  
  1908.  
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.         -----------------------------------------------------------------
  1917.         M A I L A L L                                             Page 27
  1918.         -----------------------------------------------------------------
  1919.              Option  M allows you to Enable or Disable the  mouse  opera-
  1920.         tion.   If MAILALL does not detect a mouse driver is loaded  then
  1921.         the  mouse will always come up disabled.  An asterisk is  present
  1922.         when  this  function  is Enabled and the  mouse  cursor  will  be
  1923.         present.   Each  time you select this option  you  must  manually
  1924.         enter  either Yes on No to Enable or Disable the mouse.   If  you
  1925.         select  to enable the mouse you will go to a mouse  test  screen.
  1926.  
  1927.  
  1928.              If  your mouse is operational you need to select  the  mouse
  1929.         sensitivity  and  then quit.  If your mouse  is  not  operational
  1930.         enter a Q to quit.
  1931.  
  1932.  
  1933.              Option C will allow you to select the background colors used
  1934.         in the three screen display areas of MAILALL.  After your  selec-
  1935.         tions,  enter  a X to exit this menu and save your  color  selec-
  1936.         tions.   If  you have selected display options M or B,  then  the
  1937.         color selection menu will not be operational.
  1938.  
  1939.  
  1940.              If you enter a `Q' for quit you will then be returned to the
  1941.         main  menu. After you start MAILALL, all entered  print  commands
  1942.         will be remembered until you leave MAILALL.
  1943.  
  1944.  
  1945.              You  can  use a mouse to select any option in this  menu  by
  1946.         placing the mouse cursor on it and pressing button 1.
  1947.  
  1948.  
  1949.  
  1950.  
  1951.  
  1952.  
  1953.  
  1954.  
  1955.  
  1956.  
  1957.  
  1958.  
  1959.  
  1960.  
  1961.  
  1962.  
  1963.  
  1964.  
  1965.  
  1966.  
  1967.  
  1968.  
  1969.  
  1970.  
  1971.  
  1972.  
  1973.  
  1974.  
  1975.  
  1976.  
  1977.  
  1978.  
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.         -----------------------------------------------------------------
  1983.         M A I L A L L                                             Page 28
  1984.         -----------------------------------------------------------------
  1985.  
  1986.                        F10.Quit or Select a New Mail File
  1987.  
  1988.  
  1989.              Pressing F10 will bring you to the last menu to be  covered.
  1990.         It does not matter what address is displayed when this option  is
  1991.         selected.  After pressing F10 the screen will be cleared and  the
  1992.         `Quit  or  Select New Mail File' menu will be displayed.  If  you
  1993.         choose  `E'  for exit, your address file will be closed  and  you
  1994.         will be returned to DOS. If you choose `S' for select new address
  1995.         file,  you will be sent to the address file name selection  menu.
  1996.         You  can then select a new file for MAILALL to work with. If  you
  1997.         choose  `R'  for return to the main menu, the main menu  will  be
  1998.         redisplayed as if you had not pressed F10 at all.
  1999.  
  2000.  
  2001.              You can select the F10 option from the main menu by  placing
  2002.         the  mouse cursor on it and pressing button 1.  Once the Quit  or
  2003.         Select  menu comes up you can select any of the three options  by
  2004.         placing the mouse cursor on it and pressing button 1.
  2005.  
  2006.  
  2007.  
  2008.  
  2009.  
  2010.  
  2011.  
  2012.  
  2013.  
  2014.  
  2015.  
  2016.  
  2017.  
  2018.  
  2019.  
  2020.  
  2021.  
  2022.  
  2023.  
  2024.  
  2025.  
  2026.  
  2027.  
  2028.  
  2029.  
  2030.  
  2031.  
  2032.  
  2033.  
  2034.  
  2035.  
  2036.  
  2037.  
  2038.  
  2039.  
  2040.  
  2041.  
  2042.  
  2043.  
  2044.  
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.         -----------------------------------------------------------------
  2049.         M A I L A L L                                             Page 29
  2050.         -----------------------------------------------------------------
  2051.  
  2052.                           Edit Keys and Their Functions
  2053.  
  2054.              All  address  field entry, edit and search functions  use  a
  2055.         full  complement of editing keys while the label sub-menu uses  a
  2056.         somewhat reduced set of editing keys.  In all cases if the cursor
  2057.         is  sent up from the first data field or down from the last  data
  2058.         field no matter what key is used then you are asked if the  above
  2059.         information is correct.  You must answer with a `Y' for yes or  a
  2060.         `N'  for  a  no.   If  you answer  `Y'  then  the  present  field
  2061.         edit/enter  session  is completed.  If you answer  `N'  then  the
  2062.         cursor  is placed at the end of the data field on the first  line
  2063.         and you may continue to enter or edit data fields.
  2064.  
  2065.  
  2066.         The Address Field Entry, Edit and Search Keys:
  2067.  
  2068.         ESCAPE KEY ------------------------------------------------------
  2069.  
  2070.         Ends present edit/enter session and brings up the "Is the Present
  2071.         Entries Correct Y/N" prompt.  Mouse Button 2 also sends ESCAPE.
  2072.  
  2073.         TAB KEY ---------------------------------------------------------
  2074.  
  2075.         Moves  the cursor to the right eight places.  If there  are  less
  2076.         than eight characters left to the right then the cursor goes down
  2077.         to the next line.
  2078.  
  2079.         SHIFT TAB KEY ---------------------------------------------------
  2080.  
  2081.         Moves  the  cursor to the left eight places.  If there  are  less
  2082.         than eight characters left to the left then the cursor goes up to
  2083.         the next line.
  2084.  
  2085.         BACKSPACE KEY ---------------------------------------------------
  2086.  
  2087.         Deletes  the character to the left of the cursor.  Also if  there
  2088.         are  any characters to the right of the cursor they will  all  be
  2089.         moved one space to the left.
  2090.  
  2091.         ENTER KEY -------------------------------------------------------
  2092.  
  2093.         Moves the cursor to the end of the next field down.
  2094.  
  2095.         INSERT KEY ------------------------------------------------------
  2096.  
  2097.         Pressing the insert key toggles the character input mode  between
  2098.         the Insert/Over-Write modes.  When you are in the Insert On  mode
  2099.         any characters that are entered will be inserted at that  present
  2100.         cursor position even if other characters are present to the right
  2101.         of  the cursor.  Any characters that disappear at the end of  the
  2102.         present  edit  field are lost.  When you are in  the  Insert  Off
  2103.         (Over-Strike)  mode all characters located at the present  cursor
  2104.         position  will  be  over-written instead of being  moved  to  the
  2105.         right.   The  Insert  status will appear at the  top  right  hand
  2106.         corner of the screen. The cursor size also changes and is largest
  2107.         when  in  the Insert On mode.  You can toggle the  INSERT  status
  2108.         with a mouse. Place mouse cursor on INSERT and press Button 1.
  2109.  
  2110.  
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.         -----------------------------------------------------------------
  2115.         M A I L A L L                                             Page 30
  2116.         -----------------------------------------------------------------
  2117.  
  2118.         HOME KEY --------------------------------------------------------
  2119.  
  2120.         Pressing  the  HOME  key  will place  the  cursor  at  the  first
  2121.         character position of the present address field.
  2122.  
  2123.         LEFT ARROW KEY --------------------------------------------------
  2124.  
  2125.         Moves  the cursor one position to the left.  If the cursor is  at
  2126.         the first character position then the cursor will go to the  next
  2127.         field up.
  2128.  
  2129.         END KEY ---------------------------------------------------------
  2130.  
  2131.         Pressing the END key will place the cursor at the last  character
  2132.         position that is used in the present line.
  2133.  
  2134.         UP ARROW KEY ----------------------------------------------------
  2135.  
  2136.         Moves  the cursor up one address field to the end of any  address
  2137.         data present.
  2138.  
  2139.         DOWN ARROW KEY --------------------------------------------------
  2140.  
  2141.         Moves the cursor to the end of the next field down.
  2142.  
  2143.         DELETE KEY ------------------------------------------------------
  2144.  
  2145.         Deletes the character located at the present cursor position  and
  2146.         moves any characters that may be located to the right on position
  2147.         to the left.
  2148.  
  2149.         PAGE UP KEY -----------------------------------------------------
  2150.  
  2151.         Places  the cursor on the first address data field at the end  of
  2152.         any data that might be present.
  2153.  
  2154.         RIGHT ARROW KEY -------------------------------------------------
  2155.  
  2156.         Moves  the  cursor one character position to the right.   If  the
  2157.         cursor  is at the last position that is occupied by  a  character
  2158.         then the cursor will go to the next field down.
  2159.  
  2160.         PAGE DOWN KEY ---------------------------------------------------
  2161.  
  2162.         Places  the cursor on the last address data field at the  end  of
  2163.         any data that might be present.
  2164.  
  2165.         ALT-C KEY -------------------------------------------------------
  2166.  
  2167.         This  is  only used during new address entries.  It  toggles  the
  2168.         CARRY  function  ON or OFF.  CARRY allows you to carry  over  the
  2169.         data of all fields from one new address to the next new  address.
  2170.         You can also select this function with the mouse cursor placed on
  2171.         the CARRY status indicator and pressing button 1.
  2172.  
  2173.  
  2174.  
  2175.  
  2176.  
  2177.  
  2178.  
  2179.  
  2180.         -----------------------------------------------------------------
  2181.         M A I L A L L                                             Page 31
  2182.         -----------------------------------------------------------------
  2183.  
  2184.         The Label Edit and Entry Keys:
  2185.  
  2186.         TAB KEY ---------------------------------------------------------
  2187.  
  2188.         Moves the cursor down one field to the end of any data present.
  2189.  
  2190.         ESCAPE KEY ------------------------------------------------------
  2191.  
  2192.         Ends present edit/enter session and brings up the "Is the Present
  2193.         Entries Correct Y/N" prompt.  The escape key does not work in the
  2194.         return address area because it is a valid printer key.  The mouse
  2195.         button 2 can still be used here to break out of this entry.
  2196.  
  2197.         SHIFT TAB KEY ---------------------------------------------------
  2198.  
  2199.         Deletes  the character to the right of the cursor and  moves  the
  2200.         cursor over one space.  If the cursor where located at the  first
  2201.         character position then the cursor will go up one line to the end
  2202.         of any data that might be present.
  2203.  
  2204.         BACKSPACE KEY ---------------------------------------------------
  2205.  
  2206.         Deletes  the character to the right of the cursor and  moves  the
  2207.         cursor over one space.  If the cursor where located at the  first
  2208.         character position then the cursor will go up one line to the end
  2209.         of any data that might be present.
  2210.  
  2211.         ENTER KEY -------------------------------------------------------
  2212.  
  2213.         Moves the cursor down one field to the end of any data present.
  2214.  
  2215.         HOME KEY --------------------------------------------------------
  2216.  
  2217.         Moves  the cursor to the first data field and at the end  of  any
  2218.         data that might be present.
  2219.  
  2220.         LEFT ARROW KEY --------------------------------------------------
  2221.  
  2222.         Deletes  the character to the right of the cursor and  moves  the
  2223.         cursor over one space.  If the cursor where located at the  first
  2224.         character position then the cursor will go up one line to the end
  2225.         of any data that might be present.
  2226.  
  2227.         END KEY ---------------------------------------------------------
  2228.  
  2229.         Moves  the cursor to the last data field and at the last  of  any
  2230.         data that might be present.
  2231.  
  2232.         UP ARROW KEY ----------------------------------------------------
  2233.  
  2234.         Moves the cursor up one field to the end of any data present.
  2235.  
  2236.         DOWN ARROW KEY --------------------------------------------------
  2237.  
  2238.         Moves the cursor down one field to the end of any data present.
  2239.  
  2240.  
  2241.  
  2242.  
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.         -----------------------------------------------------------------
  2247.         M A I L A L L                                             Page 32
  2248.         -----------------------------------------------------------------
  2249.  
  2250.         RIGHT ARROW KEY -------------------------------------------------
  2251.  
  2252.         Moves the cursor down one field to the end of any data present.
  2253.  
  2254.  
  2255.              If  you have a mouse you can use the mouse cursor to  select
  2256.         any option that can also be selected using the keyboard by  plac-
  2257.         ing the mouse cursor on the selected response that you see on the
  2258.         screen  and  pressing button 1.  Any place that you can  use  the
  2259.         escape  key you can also press button 2 in place of pressing  the
  2260.         escape  key.   You can place the data entry cursor  on  any  data
  2261.         field  by  placing the mouse cursor on that  field  and  pressing
  2262.         button 1.
  2263.  
  2264.  
  2265.  
  2266.  
  2267.  
  2268.  
  2269.  
  2270.  
  2271.  
  2272.  
  2273.  
  2274.  
  2275.  
  2276.  
  2277.  
  2278.  
  2279.  
  2280.  
  2281.  
  2282.  
  2283.  
  2284.  
  2285.  
  2286.  
  2287.  
  2288.  
  2289.  
  2290.  
  2291.  
  2292.  
  2293.  
  2294.  
  2295.  
  2296.  
  2297.  
  2298.  
  2299.  
  2300.  
  2301.  
  2302.  
  2303.  
  2304.  
  2305.  
  2306.  
  2307.  
  2308.  
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.         -----------------------------------------------------------------
  2313.         M A I L A L L                                             Page 33
  2314.         -----------------------------------------------------------------
  2315.  
  2316.                                 Mouse Information
  2317.  
  2318.  
  2319.              MAILALL  has  been tested with the Mouse Systems  Mouse  (PC
  2320.         Mouse,  Imsi  Mouse) and the Microsoft Mouse  with  no  problems.
  2321.         The  Mouse  Systems Mouse did require their  driver  version  5.5
  2322.         dated  10-87  to work properly.  All Microsoft  mice  that  where
  2323.         tested  with MAILALL worked fine.  I tried a Logitech  Bus  Mouse
  2324.         with  its  driver and found that it did not  work  properly  with
  2325.         MAILALL.
  2326.  
  2327.  
  2328.              MAILALL does not include a mouse driver.  You must load  the
  2329.         mouse  driver that came with your mouse per your  mouse  instruc-
  2330.         tions.   Any  driver that is 100% compatible with  the  Microsoft
  2331.         Mouse  driver  should work fine with MAILALL.  If  you  have  any
  2332.         problems  using your mouse with MAILALL, you may require a  newer
  2333.         mouse driver from your mouse manufacturer.
  2334.  
  2335.  
  2336.              I  recommend  that you use your .SYS mouse driver  that  you
  2337.         load  in  your config.sys file.  Check your  mouse  documentation
  2338.         concerning  how to load this driver.  MAILALL will not work  with
  2339.         your  mouse  unless you have loaded your mouse  driver  prior  to
  2340.         running MAILALL.
  2341.  
  2342.  
  2343.              MAILALL  usually shows onscreen the valid keyboard  entries.
  2344.         Any  Keyboard  option shown onscreen can also be  selected  using
  2345.         your  mouse.   Place  the mouse cursor on the  option  and  press
  2346.         button 1.  Any place in MAILALL which will accept the escape  key
  2347.         can also be activated by pressing mouse button 2.  Any time  data
  2348.         fields are onscreen for editing, you can place the edit cursor on
  2349.         the selected field by placing the cursor on the desired line  and
  2350.         pressing button 1.
  2351.  
  2352.  
  2353.              If  you have activated the mouse and are unable to  see  the
  2354.         mouse cursor on any screen, you  should disable the mouse and not
  2355.         use  it  as  it may be unreliable.  If you have  a  mouse  driver
  2356.         loaded with no mouse hooked up, you  may experience problems when
  2357.         trying  to  use MAILALL.  You can deactivate the mouse  from  the
  2358.         command  line by starting MAILALL with the /D option for  Disable
  2359.         mouse.
  2360.  
  2361.  
  2362.              I  did  discover that you can sometimes  use  the  Microsoft
  2363.         Mouse driver with a non-MS mouse.  I tried the same Logitech  Bus
  2364.         Mouse  that did not work earlier with the Microsoft mouse  driver
  2365.         and it worked just fine.  If you can get a copy of the  Microsoft
  2366.         Mouse  Driver try it with your mouse.  The manufacturer  of  your
  2367.         mouse is always your last resort however.
  2368.  
  2369.  
  2370.  
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375.  
  2376.  
  2377.  
  2378.         -----------------------------------------------------------------
  2379.         M A I L A L L                                             Page 34
  2380.         -----------------------------------------------------------------
  2381.  
  2382.                                 Microsoft Windows
  2383.  
  2384.  
  2385.  
  2386.              MAILALL  includes  a Windows PIF file  (Program  Information
  2387.         File) which allows MAILALL to operate under windows.  MAILALL  is
  2388.         considered a Windows Standard Application.  That is "an  applica-
  2389.         tion that runs under DOS and was not designed especially for Win-
  2390.         dows" to quote the Microsoft Windows User's Guide.  The PIF  file
  2391.         informs  Windows  of  certain  information  concerning  MAILALL's
  2392.         operation.
  2393.  
  2394.  
  2395.              When  you run MAILALL from within Windows there are two  new
  2396.         key strokes that can be used anywhere within MAILALL.  Press  the
  2397.         ALT  key and you will see a Windows Bar appear on the  top  line.
  2398.         Select  the  minus  sign with your mouse.  You will  be  given  a
  2399.         standard set of Windows options.  Also you can enter  ALT+ESCAPE.
  2400.         This will force MAILALL into a Windows icon.  For further  infor-
  2401.         mation  concerning  using  Standard  Applications  under  Windows
  2402.         please refer to your Windows manual under "Using Standard  Appli-
  2403.         cations".
  2404.  
  2405.  
  2406.              When  Windows  places an application into an icon,  it  will
  2407.         save  the  screen that was active at the moment of  this  action.
  2408.         When MAILALL is using the /C color option MAILALL maintains up to
  2409.         three separate display pages.  To insure that a problem does  not
  2410.         occur the PIF file will use the /S color option.  This was origi-
  2411.         nally  intended for SIDEKICK operation but also works  with  Win-
  2412.         dows.   Under the /S color option MAILALL will maintain only  one
  2413.         screen  at  a time and will rewrite any other screen when  it  is
  2414.         activated.   This then allows Windows to properly  place  MAILALL
  2415.         into and out of icons.
  2416.  
  2417.  
  2418.              CAUTION!!   Do  not put MAILALL into an icon while  you  are
  2419.         sorting  a  file!  If you have sufficient memory you  could  have
  2420.         more than one copy of MAILALL loaded, however only one copy would
  2421.         be  active under Windows.  MAILALL now keeps track of which  file
  2422.         is open.  This is useful when more than one copy is running under
  2423.         windows or in a network system.  MAILALL will create a file  with
  2424.         the same name as your address file but it will have the extension
  2425.         of ".NET".  This file will be created when you first open a  file
  2426.         and will be deleted when you close the file.  If another copy  of
  2427.         MAILALL  tries  to access the same address file it will  see  the
  2428.         ".NET"  file  is present and let you know that  you  must  select
  2429.         another file.
  2430.  
  2431.  
  2432.              If  you should abort MAILALL while you have a file open  the
  2433.         ".NET"  file will not be deleted.  You can go to DOS  and  delete
  2434.         the  ".NET"  file or if you know that no one else  is  using  the
  2435.         file, you may enter a "!" when you receive the file already  open
  2436.         message, which will force MAILALL to open the file anyway.   When
  2437.         you exit MAILALL properly the ".NET" file will be deleted.
  2438.  
  2439.  
  2440.  
  2441.  
  2442.  
  2443.  
  2444.         -----------------------------------------------------------------
  2445.         M A I L A L L                                             Page 35
  2446.         -----------------------------------------------------------------
  2447.  
  2448.                               Network Computability
  2449.  
  2450.  
  2451.              MAILALL  now  has a mechanism for use on a  network  system.
  2452.         The  main problem on a network, is the possibility that the  same
  2453.         file  may be opened by two or more copies of MAILALL at the  same
  2454.         time.   This version of MAILALL will create a file with the  same
  2455.         name  as the address file that was just opened, but it will  have
  2456.         the extension of ".NET".  Any other copy of MAILALL that tries to
  2457.         open the same address file, will see the ".NET" file and will not
  2458.         open  the  address file again.  When the first copy  of  MAILALL,
  2459.         that  opened the address file is done, it will delete the  ".NET"
  2460.         file, which would allow another copy of MAILALL to use the origi-
  2461.         nal address file.
  2462.  
  2463.  
  2464.              If for some reason a copy of MAILALL is aborted, the  ".NET"
  2465.         file will not be deleted.  You may go to DOS and delete this file
  2466.         or  if  you know that the file is not in use by another  copy  of
  2467.         MAILALL, but you are told that it is in use, you may override the
  2468.         MAILALL warning by entering a "!".  Do this only if YOU KNOW that
  2469.         no one else is using the file.
  2470.  
  2471.  
  2472.              MAILALL  can now determine the disk free space up  to  65536
  2473.         total  clusters.  The actual max disk size is determined  by  the
  2474.         sector  size,  times  the sectors per cluster,  times  the  total
  2475.         number  of  clusters free.  This is checked by MAILALL  during  a
  2476.         file sort request.
  2477.  
  2478.  
  2479.              I  recommend  that you put MAILALL and  any  common  address
  2480.         files  in an area that is accessible by all on the  network  that
  2481.         should use MAILALL.  When MAILALL is started each user should  be
  2482.         by  default  in  his own area of the network  disk  system.   The
  2483.         network  path should be set so that the MAILALL.EXE file and  any
  2484.         common  address files can be found.  ALL of the  MAILALL  support
  2485.         files  will be created in each users own area.  This  will  allow
  2486.         each user to select his or her own monitor, mouse, color options.
  2487.         When  using address files that are common to the  network  please
  2488.         enter  the entire path to the common address files.  Any  address
  2489.         files that the user wants for himself should include his path  or
  2490.         no path as long as it defaults to his disk area.
  2491.  
  2492.  
  2493.              MAILALL  has only been tried out on a Novel network so  far.
  2494.         If any one has good or bad comments concerning the use of MAILALL
  2495.         on  a  network please let me know.  Network use of  MAILALL  does
  2496.         require a site licence of MAILALL ($89.95).  The first person for
  2497.         any other network system that will let me know how MAILALL  works
  2498.         on  his  or  her type of network system will be  allowed  a  site
  2499.         licence for only $27.50.  I would still like to hear from Norvell
  2500.         networks but I am already the first on it for MAILALL.  Only  the
  2501.         type of software used is of concern,  the wiring method does  not
  2502.         matter.
  2503.  
  2504.  
  2505.  
  2506.  
  2507.  
  2508.