home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / windows / discpowr.zip / DP.HLP < prev    next >
Text File  |  1990-09-15  |  31KB  |  482 lines

  1. Configuration,20                                              |
  2. File,44                                                       |
  3. New File,67                                                   |
  4. Open File,79                                                  |
  5. Exit,90                                                       |
  6. Slices,98                                                     |
  7. Add Slice,132                                                 |
  8. Update Slice,169                                              |
  9. Remove Slice,192                                              |
  10. Reports,199                                                   |
  11. Slice List,218                                                |
  12. Slice Status,228                                              |
  13. Crumbs List,255                                               |
  14. Slice Monitor,278                                             |
  15. Window,306                                                    |
  16. Clear,311                                                     |
  17. Print,315                                                     |
  18. Example of Use,328                                            |
  19. TEXT_TERM, ---------------------------------------------------|
  20. Configuration                                                 |
  21.                                                               |
  22. Once installed, Disc Police has several configuration options,|
  23. controlled by statements entered into the WIN.INI file.  Use  |
  24. of these statements is documented below.  For complete inform-|
  25. ation on making entries in the WIN.INI file, consult your     |
  26. Microsoft Windows User's Guide.                               |
  27.                                                               |
  28. Make an entry in WIN.INI similar to:                          |
  29.     [DISCPOLICE]                                              |
  30.     DataPath=C:\POLICE\                                       |
  31.     Code=XXXXXXX                                              |
  32.     SliceLimit=XXX                                            |
  33.                                                               |
  34. The DataPath variable tells the program where to look for     |
  35. the standard Slice data file (DP.DAT) and the help file       |
  36. (DP.HLP).  These files may be located in any directory you    |
  37. choose.                                                       |
  38.                                                               |
  39. The Code and SliceLimit variables are used to increase the    |
  40. limit on the maximum number of slices.  The trial version of  |
  41. Disc Police is limited to 10 slices.  Read the INTRO.DOC file |
  42. for more information on increasing this limit.                |
  43. TEXT_TERM ----------------------------------------------------|
  44. File                                                          |
  45.                                                               |
  46. The File menu item allows you to create and open Slice data   |
  47. files.  A Slice data file is the place where Slices are       |
  48. stored (see Slice help for more information).                 |
  49.                                                               |
  50. When Disc Police starts, the standard data file: DP.DAT is    |
  51. always opened automatically for you.  This file may be the    |
  52. only one you ever need.  Slices that you create will be       |
  53. automatically saved in this file every time you exit, and will|
  54. be loaded from this file every time you start the program.    |
  55.                                                               |
  56. If you wish to maintain multiple slice files, or if you wish  |
  57. to name the file something other than DP.DAT, use the New File|
  58. and Open File menu items to create a new file and to open it. |
  59.                                                               |
  60. The File menu popup also displays the name of the currently   |
  61. open file.  This will be DP.DAT at startup, but will change as|
  62. you open other files.                                         |
  63.                                                               |
  64. Remember that slices are always automatically saved in the    |
  65. file whenever you exit the program or change to another file. |
  66. TEXT_TERM ----------------------------------------------------|
  67. New File                                                      |
  68.                                                               |
  69. The New File menu item creates a new Slice data file.  A      |
  70. dialog box will pop up allowing you to change directories and |
  71. view existing files.  To create a new file, change to the     |
  72. directory where you want the file to reside and type the name |
  73. of the new file in the edit box.  When you press OK, the file |
  74. will be created, ready for storage of new slices.             |
  75.                                                               |
  76. New File automatically closes any currently open Slice data   |
  77. file, saving all slice data in it.                            |
  78. TEXT_TERM ----------------------------------------------------|
  79. Open File                                                     |
  80.                                                               |
  81. The Open File menu item opens an existing Slice data file and |
  82. loads all of the slice data in it.  A dialog box will pop up  |
  83. allowing you to change directories and pick the file you wish |
  84. to open.  You may also type the name of the file to open in   |
  85. the edit box.  Press OK to open the file.                     |
  86.                                                               |
  87. Open File automatically closes any currently open Slice data  |
  88. file, saving all slice data in it.                            |
  89. TEXT_TERM ----------------------------------------------------|
  90. Exit                                                          |
  91.                                                               |
  92. The Exit menu item exits Disc Police.  This is identical to   |
  93. Close on the System menu.                                     |
  94.                                                               |
  95. Exit automatically closes any currently open Slice data file, |
  96. saving all slice data in it.                                  |
  97. TEXT_TERM ----------------------------------------------------|
  98. Slices                                                        |
  99.                                                               |
  100. A slice is a portion of disc space, with a designated owner.  |
  101. You define slices for a disc in order to manage its space.    |
  102.                                                               |
  103. A slice is defined by selecting from 1 to 10 directories from |
  104. the disc and providing a maximum slice size limit.  Any       |
  105. directory or sub-directory may be used in a slice definition, |
  106. and directory names may appear in more than one slice defini- |
  107. tion.                                                         |
  108.                                                               |
  109. The owner of a slice is responsible for maintaining all files |
  110. within the directories that make up the slice so that the     |
  111. total disc space consumed does not exceed the maximum slice   |
  112. size.  You can check the current sizes of all slices by run-  |
  113. ing the Slice Status report.                                  |
  114.                                                               |
  115. All directories on the disc should be included in slices. Some|
  116. directories may not belong to any single person, but they     |
  117. should still be defined in a slice.  The best method is to    |
  118. create one or more System slices.  These are slices like any  |
  119. other, but they are owned by the "System".  Directories that  |
  120. typically are placed in a System slice are \DOS, \WINDOWS,    |
  121. etc.  If you name the System slices:  ~System1, ~System2, etc.|
  122. they will always appear at the end of the slice list.         |
  123.                                                               |
  124. Disc Police will never alter any file or directory on the     |
  125. shared disc.  It will never delete files when slice space has |
  126. exceeded the maximum limit.  It is a reporting system that    |
  127. shows who is in violation and why.  This allows you to take   |
  128. whatever action is necessary to maintain the shared disc      |
  129. space (for example, asking the owner of the slice to remove   |
  130. files).                                                       |
  131. TEXT_TERM ----------------------------------------------------|
  132. Add Slice                                                     |
  133.                                                               |
  134. The Add Slice menu item is used to add new slice defintions.  |
  135. A dialog box is used to provide the slice name, maximum size, |
  136. and directory list.  For shared network discs, the slice name |
  137. is commonly a person's name, but it can be anything.  Fill in |
  138. the information and select "Ok" or "Cancel".  The dialog box  |
  139. remains active until you select "Cancel" to allow you to enter|
  140. several slices.                                               |
  141.                                                               |
  142. Make up to 10 selections from the Available Directories list. |
  143. Use the "Select Dir" button to add the currently highlighted  |
  144. directory to the Slice Directories list.  Use the "Expand Dir"|
  145. button (or double click the mouse) on any directory or disc   |
  146. to see the list of sub-directories below it.  Expand the [..] |
  147. directory to see the list of directories above the currently  |
  148. displayed list.  Use the "Remove Dir" button to remove a      |
  149. directory from the Slice Directories list.                    |
  150.                                                               |
  151. The list of directories that make up a slice is always the    |
  152. full path name for each directory, including the disc name    |
  153. (C:, D:, etc.).  This allows support for partitioned discs    |
  154. and provides considerable flexibility in slice definitions.   |
  155. For example, a single slice can be used to keep track of space|
  156. owned by one person, even though the directories reside on    |
  157. multiple partitions (or even multiple discs).                 |
  158.                                                               |
  159. However, using full path names also means that network slice  |
  160. definitions may not be portable.  For example, a slice that   |
  161. references a directory on the network server as "N:\MYDIR"    |
  162. could not be physically moved over to the network server,     |
  163. since the server thinks of that same directory as "C:\MYDIR". |
  164. Just remember that, while it is perfectly acceptable to use   |
  165. any network computer to define slices for any server in the   |
  166. network, once the slice is defined it should remain on the    |
  167. same computer.                                                |
  168. TEXT_TERM ----------------------------------------------------|
  169. Update Slice                                                  |
  170.                                                               |
  171. The Update Slice menu item is used to update an existing slice|
  172. definition.  A dialog box is used to display and edit the     |
  173. slice definition.  First pick the slice to update from the    |
  174. list or currenly existing slices.  Then use the slice         |
  175. definition dialog box to update the slice definition as       |
  176. needed.  When complete, press "Ok" to save the change, or     |
  177. "Cancel" to leave the definition unchanged.                   |
  178.                                                               |
  179. Remove existing directories from the Slice Directories list or|
  180. make additional selections from the Available Directories     |
  181. list.  Use the "Select Dir" button to add the currently       |
  182. highlighted directory to the Slice Directories list.  Use the |
  183. "Expand Dir" button (or double click the mouse) on any        |
  184. directory or disc to see the list of sub-directories below it.|
  185. Expand the [..] directory to see the list of directories above|
  186. the currently displayed list.  Use the "Remove Dir" button to |
  187. remove a directory from the Slice Directories list.           |
  188.                                                               |
  189. See the Add Slice help topic for more information on          |
  190. portability of slice definitions for networked computers.     |
  191. TEXT_TERM ----------------------------------------------------|
  192. Remove Slice                                                  |
  193.                                                               |
  194. The Remove Slice menu item is used to remove an existing slice|
  195. definition.  Pick the slice to remove from the list of        |
  196. currently existing slices.  Press "Ok" to remove it, or       |
  197. "Cancel" to abort.                                            |
  198. TEXT_TERM ----------------------------------------------------|
  199. Reports                                                       |
  200.                                                               |
  201. Reports are the output from Disc Police and are selected from |
  202. the Reports menu item.  Three reports are available:          |
  203.                                                               |
  204.     Slice List      Provides a list of all currently defined  |
  205.                     slices.                                   |
  206.                                                               |
  207.     Slice Status    Checks each slice for space violations.   |
  208.                                                               |
  209.     Crumbs List     Checks a disc for files that lie outside  |
  210.                     of any slice.                             |
  211.                                                               |
  212. Each of these reports displays its information on the screen  |
  213. in the scrolling window.  The report may then be printed by   |
  214. selecting the Print menu item.                                |
  215.                                                               |
  216. See each individual report help topic for more information.   |
  217. TEXT_TERM ----------------------------------------------------|
  218. Slice List                                                    |
  219.                                                               |
  220. The Slice List report displays a list of all currently defined|
  221. slices.  This report consists of the name, maximum size, and  |
  222. directory list for each slice.                                |
  223.                                                               |
  224. Once the report has been displayed on the screen you can use  |
  225. the scroll bars to find the slice of interest or use the Print|
  226. menu item to print the list.                                  |
  227. TEXT_TERM ----------------------------------------------------|
  228. Slice Status                                                  |
  229.                                                               |
  230. The Slice Status report checks each slice for space viola-    |
  231. tions.  This is the principal purpose of the Disc Police pro- |
  232. gram.                                                         |
  233.                                                               |
  234. Each slice is examined one at a time.  Each directory in the  |
  235. Slice Directory list is checked for files, summing the file   |
  236. sizes.  Additionally, any sub-directories within the slice    |
  237. directory are examined, summing their file sizes, and follow- |
  238. ing down into their sub-directories.  This continues until the|
  239. sum of all files in the directory and all of its sub-         |
  240. directories is computed.  If this sum exceeds the maximum     |
  241. slice size limit, the slice is marked as being in violation.  |
  242.                                                               |
  243. This report takes no action against slices in violation, it   |
  244. only reports which slices are in violation and by how much.   |
  245. It is the responsibility of the slice owner to bring disc     |
  246. usage into compliance.                                        |
  247.                                                               |
  248. As the report runs (which can take several minutes for large  |
  249. discs), a status box shows which slice is in progress.  You   |
  250. may cancel the report at any time.                            |
  251.                                                               |
  252. Results are displayed on the screen.  Use the scroll bars to  |
  253. review it, or use the Print menu item to print the report.    |
  254. TEXT_TERM ----------------------------------------------------|
  255. Crumbs List                                                   |
  256.                                                               |
  257. The Crumbs List report examines a single logical disc (C:, D:,|
  258. etc.), looking for stray directories (crumbs) that are not    |
  259. included in any slice definition.  These directories represent|
  260. disc usage outside of the managed space, as defined by the    |
  261. slices.  As such, crumbs are considered violations, just like |
  262. slices that have exceeded maximum size limits.                |
  263.                                                               |
  264. A crumb is defined as a directory with at least one file that |
  265. is not included in any slice definition, and is not a sub-    |
  266. directory of another directory included in a slice definition.|
  267.                                                               |
  268. For example, if "\USER\JOHN" is a directory that is defined   |
  269. in a slice, then "\USER\JOHN\DOCS" cannot be a crumb, since   |
  270. it is a sub-directory to a directory that is defined in a     |
  271. slice.  Also, if "\USER" is not defined in any slice, but has |
  272. no files of its own (i.e. zero size, because it only contains |
  273. sub-directories), then it also is not a crumb.                |
  274.                                                               |
  275. However, another directory, say "\USER\JOHN2", that has files |
  276. and is not defined in any slice will be reported as a crumb.  |
  277. TEXT_TERM ----------------------------------------------------|
  278. Slice Monitor                                                 |
  279.                                                               |
  280. Use the Slice Monitor report to automatically monitor the     |
  281. status of slices.  This report is very similar to Slice Status|
  282. except that it runs by itself, repeatedly.  You designate how |
  283. often you wish to recheck the status of the slices.           |
  284.                                                               |
  285. Slice Monitor also differs from Slice Status in that you can  |
  286. choose to report violation slices only (Slice Status reports  |
  287. the status on all slices).                                    |
  288.                                                               |
  289. To start Slice Monitor, select it from the menu.  A dialog box|
  290. will be presented and will remain on the screen as long as    |
  291. monitoring continues.  Enter the number of minutes you wish   |
  292. to wait between successive slice checks (anything between 1   |
  293. and 9999 minutes).  To report violation slices only, check the|
  294. "Display violations only" check box.  If you check the "Auto  |
  295. print" check box, the results of each slice check will be     |
  296. automatically printed.                                        |
  297.                                                               |
  298. Press the Start Monitoring button to start monitoring slices  |
  299. for violations.  Monitoring will continue indefinately.  Press|
  300. the Stop Monitoring button to end the monitoring of slices.   |
  301.                                                               |
  302. Note that, while Disc Police is monitoring slices, you can    |
  303. change to any other Windows program, or make Disc Police an   |
  304. icon.  It will continue monitoring normally.                  |
  305. TEXT_TERM ----------------------------------------------------|
  306. Window                                                        |
  307.                                                               |
  308. Use this menu item to clear or print the current contents of  |
  309. the main window.                                              |
  310. TEXT_TERM ----------------------------------------------------|
  311. Clear                                                         |
  312.                                                               |
  313. The Clear menu item clears the contents of the main window.   |
  314. TEXT_TERM ----------------------------------------------------|
  315. Print                                                         |
  316.                                                               |
  317. The Print menu item is used to print a report.  First run the |
  318. report.  The output will be displayed in the window.  Then    |
  319. select Print to send it to the printer.                       |
  320.                                                               |
  321. Print always sends the last report run.  If no reports have   |
  322. been run since starting the program, Print will do nothing.   |
  323.                                                               |
  324. Print sends the output to the active Windows printer.  Refer  |
  325. to your Microsoft Windows User's Guide for information on     |
  326. installing printers.                                          |
  327. TEXT_TERM ----------------------------------------------------|
  328. Example of Use                                                |
  329.                                                               |
  330. The main reason to use Disc Police is to manage a network     |
  331. file server that is used by many people.  The example below   |
  332. shows how to define slices and run reports to manage this     |
  333. type of disc.  There are, however, other uses for the program |
  334. in addition to server management.                             |
  335.                                                               |
  336. Assume, for this example:                                     |
  337.                                                               |
  338.     1) A network with a 80 mb file server, partitioned into   |
  339.        three logical disc drives.  All system files (DOS,     |
  340.        WINDOWS, etc.) reside on the first partition.          |
  341.     2) Members of the network see the server disc partitions  |
  342.        as logical drives F:, G:, and H:, with partition sizes |
  343.        of 32 mb, 32 mb, and 16 mb respectively.               |
  344.     3) We wish to reserve 20% of the total disc space for     |
  345.        system use, provide another 20% for use by a special   |
  346.        project team, and divide the remainder equally among 6 |
  347.        network users as general disc space.                   |
  348.                                                               |
  349.                                                               |
  350. STEP 1.  DECIDE WHERE THE REPORTS WILL BE RUN                 |
  351.                                                               |
  352. When you define slices, full directory paths, including       |
  353. disc drive designations (C:, D:, etc.) are stored.  Thus      |
  354. the reports should be run on the same computer where the      |
  355. definitions were made to avoid network disc naming confusion. |
  356.                                                               |
  357. In most networks, it is best to use a network workstation as  |
  358. the place where the slices are defined and the reports are    |
  359. run - not the network server.  Avoiding the network server    |
  360. avoids memory limitations common to servers, allows the       |
  361. server to concentrate on file serving, and usually provides   |
  362. greater flexibility and convenience.                          |
  363.                                                               |
  364. Check to be sure that Windows recognizes the server by start- |
  365. ing Windows and observing the F:, G:, and H: drive icons.     |
  366.                                                               |
  367.                                                               |
  368. STEP 2.  DEFINE SYSTEM SLICES.                                |
  369.                                                               |
  370. Use Add Slice to create a System slice.  Don't worry about the|
  371. slice size for now:                                           |
  372.                                                               |
  373.     NAME        MAX SIZE        DIRECTORIES                   |
  374.                                                               |
  375.     System      0               F:\DOS                        |
  376.                                 F:\NETWORK                    |
  377.                                 F:\WINDOWS                    |
  378.                                 F:\SYS                        |
  379.                                 F:\BIN                        |
  380.                                 F:\SYSTEM1                    |
  381.                                 F:\SYSTEM2                    |
  382.                                                               |
  383. Note that you can't just define one slice and use F:\.  If    |
  384. you did, the reports generated wouldn't tell you anything     |
  385. useful.  You can name the System slices anything you wish.    |
  386. If you begin the name with "~", the slice will always appear  |
  387. at the end of the list, for convenience.                      |
  388.                                                               |
  389.                                                               |
  390. STEP 3.  RESERVE SYSTEM SPACE                                 |
  391.                                                               |
  392. Run the Slice Status report.  It will compute the current size|
  393. of the System slice you have defined (it will also report it  |
  394. as being in violation).  Decide how much space you would like |
  395. to reserve to allow future growth.  In this example,          |
  396.                                                               |
  397.                         CURRENT SIZE    WISH TO RESERVE       |
  398.                                                               |
  399.         System          6950 K          16384 K               |
  400.                                                               |
  401. This allows plenty of room for future growth in the System    |
  402. directories.  In fact, the System slice may never need all    |
  403. that space, but another System slice could be created later   |
  404. that would use it.  The space reserved is 16 mb, or 20% of the|
  405. total disc space.                                             |
  406.                                                               |
  407.                                                               |
  408. STEP 4.  ALLOCATE USER SPACE                                  |
  409.                                                               |
  410. We need 20%, or 16 mb, of the disc space for a special project|
  411. team.  These people don't need individual space, so a single  |
  412. slice will do.  Assuming the project team keeps their files in|
  413. one directory, then the slice definition is:                  |
  414.                                                               |
  415.     NAME        MAX SIZE        DIRECTORIES                   |
  416.                                                               |
  417.     ProjectX    16384 K         F:\PROJECTX                   |
  418.                                                               |
  419. This slice plus the System slice now account for all of the   |
  420. space on the F: partition.                                    |
  421.                                                               |
  422. The 6 network users get the remaining space, divided among    |
  423. them equally.  This is 48 mb total, 8 mb each.  Thus we define|
  424. 6 more slices, using directories created for user space on the|
  425. remaining partitions:                                         |
  426.                                                               |
  427.     NAME        MAX SIZE        DIRECTORIES                   |
  428.                                                               |
  429.     John        8192 K          G:\USER\JOHN                  |
  430.     Tara        8192 K          G:\USER\TARA                  |
  431.     Dave        8192 K          G:\USER\DAVE                  |
  432.     Jim         8192 K          G:\USER\JIM                   |
  433.     Carol       8192 K          H:\USER\CAROL                 |
  434.     Angela      8192 K          H:\USER\ANGELA                |
  435.                                                               |
  436. These slices now account for all of the remaining disc space. |
  437. Note that it is not necessary to account for all space.  For  |
  438. example, if more users are expected to join the network in the|
  439. future, it may be wise to give the existing users smaller     |
  440. allotments, leaving some space unaccounted for, but available |
  441. for future use.                                               |
  442.                                                               |
  443.                                                               |
  444. STEP 5.  RUN REPORTS                                          |
  445.                                                               |
  446. To review the slice definitions, run the Slice List report.   |
  447. This will also allow you to get a printed list of the slice   |
  448. definitions.                                                  |
  449.                                                               |
  450. To check for slice space violation, run the Slice Status      |
  451. report.  This report will check the contents of each slice,   |
  452. summing file sizes in every directory and sub-directory in    |
  453. the slice.  If the total file size exceeds the maximum slice  |
  454. limit, the slice will be marked as in violation.  The program |
  455. will NOT take any other action (such as removing files).  Its |
  456. job is to inform you so the owner of the slice can take the   |
  457. appropriate action to comply with the space restriction.      |
  458.                                                               |
  459. Use the Crumbs List report to identify stray files that have  |
  460. been created outside of the slice directories.  For example,  |
  461. if John creates the directory "G:\USER\JOHN2" and creates     |
  462. some files in it, the Crumbs report will flag that directory  |
  463. as a crumb (a stray directory).  Crumbs are violations of     |
  464. shared disc space, just as violations of maximum slice size.  |
  465.                                                               |
  466.                                                               |
  467. STEP 6.  MANAGE SLICES                                        |
  468.                                                               |
  469. Usually shared discs fill up because people don't take the    |
  470. responsibility of cleaning off unneeded files.  The Disc      |
  471. Police program takes care of that problem by reporting        |
  472. violators before their files consume the whole disc.          |
  473.                                                               |
  474. However, in some cases, users really need more space.  It     |
  475. is often a good policy to allocate a disc so that each user   |
  476. gets some minimum space (say 2 mb in this example).  When     |
  477. someone exceeds their limit, they should evaluate their space |
  478. needs and justify an increase in their limit.  If the space   |
  479. is available (and unallocated to other slices), then the      |
  480. increase in slice size is authorized.                         |
  481. TEXT_TERM ----------------------------------------------------|
  482.