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Text File  |  1990-12-08  |  34KB  |  1,038 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
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  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.                          TBS Accounts Receivable (TM)
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                     A simple Accounts Receivable program.
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.                                  Version 1.0
  43.  
  44.  
  45.                             Version  Release Date
  46.  
  47.                               1.0    November 1990
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.       TBS Accounts Receivable  Copyright 1990  Taylor Business Software
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.     Copyright 1990 Taylor Business Software
  67.     All Rights Reserved Worldwide.
  68.  
  69.  
  70.     TBS  Accounts Receivable is a trademark of Taylor  Business  Software.
  71.     All trademarks and registered trademarks referenced within this  docu-
  72.     ment are the property of their respective owners.
  73.  
  74.  
  75.  
  76.     TAYLOR BUSINESS SOFTWARE
  77.     16835 ALGONQUIN, SUITE 180
  78.     HUNTINGTON BEACH, CA 92649-3812
  79.  
  80.  
  81.  
  82.  
  83.     Sales:                  Monday - Friday
  84.           714-840-5021      Voice 9 AM - 5 PM Pacific Time
  85.  
  86.  
  87.  
  88.     Technical Support:      Monday - Friday
  89.  
  90.           714-840-6435      Voice 9 AM - 4 PM Pacific Time
  91.  
  92.  
  93.     Bulletin Board:         24 Hours a day
  94.  
  95.           714-840-3767      300-1200-2400 Baud, 8 Bits, No parity, 1 stop bit
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.     November 1990 Release
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.       TBS Accounts Receivable  Copyright 1990  Taylor Business Software
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.     TABLE OF CONTENTS
  128.  
  129.     Section           Title
  130.  
  131.  
  132.     1                 Introduction
  133.  
  134.     1-1               Features of TBS Accounts Receivable
  135.  
  136.     2                 Installation
  137.  
  138.     2-1               System Requirements
  139.     2-2               Installing TBS Accounts Receivable
  140.  
  141.     3                 Getting Started
  142.  
  143.     3-1               Menu
  144.     3-2               Add/Change Customers
  145.     3-3               Add/Change Salespersons
  146.     3-4               Add/Change Terms Codes
  147.     3-5               Add/Change Sales Tax Codes
  148.     3-6               Add/Change Control Data
  149.     3-7               Add/Change Open Invoices
  150.     3-8               Enter Invoices & Credit Memos
  151.     3-9               Print Sales Journal
  152.     3-10              Post Invoices, Credit Memos
  153.     3-11              Enter Cash Receipts
  154.     3-12              Print Cash Receipts Journal
  155.     3-13              Post Cash Receipts
  156.     3-14              Print Aged Trial Balance
  157.     3-15              Print Statements
  158.     3-16              Print Sales Tax Report
  159.     3-17              Print Sales History
  160.     3-18              Print Collection Letters
  161.     3-19              Print Customer List
  162.     3-20              Print Mailing Labels
  163.     3-21              Print Salesperson List
  164.     3-22              Print Terms Code List
  165.     3-23              Print Sales Tax Codes
  166.     3-24              Month End Processing
  167.     3-25              Year End Processing
  168.     3-26              Quit
  169.  
  170.  
  171.     APPENDIX A        Customer Support Information
  172.  
  173.     APPENDIX B        Printer Control Codes
  174.  
  175.     APPENDIX C        Who is Taylor Business Software
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.       TBS Accounts Receivable  Copyright 1990  Taylor Business Software
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.     SECTION 1
  189.     THIS IS TBS Accounts Receivable(TM)
  190.  
  191.          Thank  you for your interest in TBS Accounts Receivable(TM).  TBS
  192.     Accounts  Receivable is a program designed to track the amounts due  a
  193.     company  from its customers and clients, and to print  statements  and
  194.     collection  letters  to facilitate collection of  those  monies.  This
  195.     program will run on IBM PC, XT, AT, and compatible computers.
  196.  
  197.          TBS  Accounts  Receivable  is a simple,  yet  powerful,  Accounts
  198.     Receivable  management  program.  A on-line,  context  sensitive  help
  199.     system  provides  help  with the press of the F1  key.   TBS  Accounts
  200.     Receivable  was  written to provide a  simple,  straightforward,  menu
  201.     driven  system to allow for all operations, such as entering  informa-
  202.     tion, and printing reports. The only limit that you have on the amount
  203.     of  information that you can enter is the amount of disk space  avail-
  204.     able to you.
  205.  
  206.          This  document  describes the installation and usage of  TBS  Ac-
  207.     counts  Receivable. It also describes many features and  functions  of
  208.     the  program.  Once you begin using TBS  Accounts  Receivable,  you'll
  209.     discover more about how it works from the on-line help facility and by
  210.     experimenting with the various commands.
  211.  
  212.          The  TBS  Accounts  Receivable program will  interface  with  the
  213.     following products from us:
  214.          TBS Accounts Receivable --->  TBS General Ledger
  215.                 |
  216.                 \--->  TBS Invoicing ----> TBS Inventory Control
  217.  
  218.     (TBS General Ledger will be available in December 1990, TBS  Invoicing
  219.     will be released in January 1991)
  220.  
  221.  
  222.          A note to users of color monitors - This program will use a color
  223.     monitor  and display information in different colors.  If you  have  a
  224.     color monitor and the program runs in black and white, run the program
  225.     COLOR.COM immediately before you run this program.  There are  certain
  226.     menu  programs that leave the status of the color registers in such  a
  227.     state  that programs that run after them wind up in black  and  white.
  228.     If you are using a menu program, set the commands up as:
  229.          COLOR
  230.          AR
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.       TBS Accounts Receivable  Copyright 1990  Taylor Business Software
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.     SECTION 2
  250.     INSTALLATION
  251.  
  252.     2-1 System Requirements
  253.  
  254.          TBS  Accounts  Receivable  requires an IBM PC, XT,  AT,  PS/2  or
  255.     compatible  computer  with  512K RAM (or more) to  work  properly.  In
  256.     addition, version 2.0 or greater of PC-DOS or MS-DOS is required.  TBS
  257.     Accounts Receivable requires approximately 400K of computer memory  to
  258.     contain  the  program's executable code and  common  data.  Additional
  259.     memory is allocated as required.
  260.  
  261.          TBS  Accounts Receivable works well with the IBM Monochrome  Dis-
  262.     play  Adapter (MDA), Color Graphics Adapter (CGA),  Enhanced  Graphics
  263.     Adapter  (EGA),  Video Graphics Array (VGA),  and  compatibles.  Other
  264.     video  adapters  that can emulate either the MDA or  CGA  should  work
  265.     properly.
  266.  
  267.     2-2 Installing TBS Accounts Receivable
  268.  
  269.          Installing  TBS  Accounts Receivable is a  very  simple  process.
  270.     Basically,  we  will be creating a subdirectory on the hard  disk  and
  271.     coping  the contents of the floppy disk to the subdirectory. The  fol-
  272.     lowing makes  the assumption that you will be copying from drive A: to
  273.     your  hard disk C:, and that the name of the subdirectory you will  be
  274.     using is AR.
  275.  
  276.             C:>MD AR
  277.             C:>COPY A:*.* C:\AR
  278.  
  279.  
  280.  
  281.                                    PLEASE NOTE!
  282.  
  283.  
  284.          There  may  be important information on this release of  TBS  Ac-
  285.     counts Receivable that did not make it into this manual. Please  check
  286.     the  READ.ME file on your distribution diskette for the  most  current
  287.     data. Thank you!
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.       TBS Accounts Receivable  Copyright 1990  Taylor Business Software
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.     SECTION 3
  311.     GETTING STARTED
  312.  
  313.          To  start TBS Accounts Receivable, enter the  following  commands
  314.     (assuming  that  the  subdirectory that TBS  Accounts  Receivable  was
  315.     installed in is \AR):
  316.  
  317.             C:>CD \AR
  318.             C:>AR
  319.  
  320.     3-1  Menu
  321.     The following menu will be displayed:
  322.  
  323.     +----------------------------+
  324.     :  Taylor Business Software  :
  325.     : 16835 Algonquin, Suite 180 :
  326.     : Huntington Beach, CA 92649 :
  327.     :   (714) 840-5021 Sales     :
  328.     :   (714) 840-6435 Support   :
  329.     +----------------------------+
  330.     :  Todays Date is:  0/00/00  :
  331.     +----------------------------+
  332.     :                            :
  333.     :   Accounts Receivable      :
  334.     :                            :
  335.     :   Enter Your Company Name  :
  336.     :                            :
  337.     :   Quit this Application    :
  338.     :                            :
  339.     +----------------------------+
  340.  
  341.          Enter  Todays  Processing Date (in the format  of  MMDDYY).   The
  342.     first time you use this product, select Enter Your Company Name.   You
  343.     can enter your company name and address, and control codes to set your
  344.     printer into condensed print and return to normal print.  If you enter
  345.     a  condensed  print control code, all reports that are wider  than  80
  346.     columns  will  print in a condensed format, all reports less  than  80
  347.     columns  will print in full size print.  See the appendix  on  printer
  348.     control codes for additional information.  The date that you enter  on
  349.     this  menu, and the company name that you enter, will be displayed  at
  350.     the  top  of the various reports.  Additionally, the  statements  will
  351.     print on blank paper, and will print out your company name and address
  352.     at the top of the statements.
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.       TBS Accounts Receivable  Copyright 1990  Taylor Business Software
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.     Select Accounts Receivable and the following menu will be displayed:
  372.  
  373.  
  374.     +-----------------------------------------------------------+
  375.     :                  Taylor Business Software                 :
  376.     : 11/07/90         Accounts Receivable Menu        Ver: 1.0 :
  377.     +-----------------------------------------------------------+
  378.     : Enter Invoices & Credit Memos  Add/Change Customers       :
  379.     : Print Sales Journal            Add/Change Salespersons    :
  380.     : Post Invoices, Credit Memos    Add/Change Terms Codes     :
  381.     :                                Add/Change Sales Tax Codes :
  382.     : Enter Cash Receipts            Add/Change Control Data    :
  383.     : Print Cash Receipts Journal    Add/Change Open Invoices   :
  384.     : Post Cash Receipts                                        :
  385.     :                                Print Customer List        :
  386.     : Print Aged Trial Balance       Print Mailing Labels       :
  387.     : Print Statements               Print Salesperson List     :
  388.     : Print Sales Tax Report         Print Terms Code List      :
  389.     : Print Sales History            Print Sales Tax Codes      :
  390.     : Print Collection Letters                                  :
  391.     :                                Month End Processing       :
  392.     : Quit                           Year End Processing        :
  393.     +-----------------------------------------------------------+
  394.  
  395.  
  396.     3-2 Add/Change Customers
  397.  
  398.          This  option starts by listing the customers that have  been  en-
  399.     tered into the system already.
  400.  
  401.     The following keys can be used at this point:
  402.  
  403.             INS        to Insert (Add) a new record
  404.             DEL        to delete the highlighted entry
  405.             ENTER      to change the highlighted entry
  406.             PAGE UP    to scroll up
  407.             PAGE DN    to scroll down
  408.             UP ARROW   to move the highlighted selection bar up
  409.             DOWN ARROW to move the highlighted selection bar down
  410.             ESC        to return to the menu
  411.             F1         for help
  412.             CTRL+END   deletes from cursor to end of current field
  413.             CTRL+HOME  deletes contents of field cursor is in
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.       TBS Accounts Receivable  Copyright 1990  Taylor Business Software
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.     The data entry screen follows:  (Press F1 for help on any field)
  433.  
  434.     +--------------------------------------------------------------------+
  435.     :   Add/Change Customers  -        Record will be Added              :
  436.     +--------------------------------------------------------------------+
  437.     : Cust. Id........:                                                  :
  438.     : Name............:                                                  :
  439.     : Address 1.......:                            Current.:        0.00 :
  440.     : Address 2.......:                            30 Days.:        0.00 :
  441.     : City............:                            60 Days.:        0.00 :
  442.     : State...........:      Zip:                  90 Days.:        0.00 :
  443.     : Contact.........:                            120 Days:        0.00 :
  444.     : Phone No........: (000) 000-0000             Total...:        0.00 :
  445.     : Fax Number......: (000) 000-0000         Credit Limit:        0    :
  446.     : Ship Via........:                                                  :
  447.     : Salesperson.....:       (F2 to List)                               :
  448.     : Terms Code......:       (F3 to List)                               :
  449.     : Sales Tax Code..:       (F4 to List)                               :
  450.     : Tax Exempt No...:                                                  :
  451.     : Type Code.......:                     Month      Year   Last Year  :
  452.     : Discount Rate...:   0.00    Sales.:     0.00      0.00        0.00 :
  453.     : Last Sale Date..:   /  /    Cost..:     0.00      0.00        0.00 :
  454.     : Last Pymt Date..:   /  /    Profit:     0.00      0.00        0.00 :
  455.     +--------------------------------------------------------------------+
  456.  
  457.          The Salesperson, Terms Codes, and Sales Tax Codes information can
  458.     be  displayed by pressing the appropriate function key.  If  you  have
  459.     not  set up these files, you can add records at this time by  pressing
  460.     the INS key.  To select a record from the display screen, highlight it
  461.     and press the enter key.
  462.          Certain information on this screen, such as the total due and the
  463.     profit amounts, is for display purposes only.
  464.  
  465.     3-3  Add/Change Salespersons
  466.  
  467.     +--------------------------------------------------+
  468.     :              Add/Change Salespersons             :
  469.     :               Record will be Added               :
  470.     +--------------------------------------------------+
  471.     : Salesperson Code:                                :
  472.     : Name............:                                :
  473.     : Address 1.......:                                :
  474.     : Address 2.......:                                :
  475.     : City............:                                :
  476.     : State...........:       Zip:                     :
  477.     : Phone...........: (000) 000-0000                 :
  478.     : Commission Rate.:  0.00                          :
  479.     :           Sales Amounts                          :
  480.     : Month to Date...:        0.00                    :
  481.     : Year to Date....:        0.00                    :
  482.     : Last Year.......:        0.00                    :
  483.     +--------------------------------------------------+
  484.  
  485.  
  486.  
  487.  
  488.       TBS Accounts Receivable  Copyright 1990  Taylor Business Software
  489.  
  490.  
  491.  
  492.  
  493.     3-4  Add/Change Terms Codes
  494.  
  495.     +-----------------------------------------------+
  496.     :             Add/Change Terms Codes            :
  497.     :              Record will be Added             :
  498.     : Terms Code...:                                :
  499.     : Description..:                                :
  500.     : Discount %...:   0.00                         :
  501.     :                    Day of Month?              :
  502.     : Discount Days:   0     _   Yes No             :
  503.     : Due Days.....:   0     _   Yes No             :
  504.     +-----------------------------------------------+
  505.  
  506.          The  Discount  Days can be either the number of  days  until  the
  507.     discount can no longer be taken (such as 2% 10 days), or if the Day of
  508.     Month? is answered Yes, it is assumed that it is the day of the  month
  509.     (such  as  2% 10th of the month).  The due days, the  number  of  days
  510.     until  the  invoice is due, makes the same assumption if  the  Day  of
  511.     Month? is answered Yes.
  512.  
  513.     3-5  Add/Change Sales Tax Codes
  514.  
  515.     +----------------------------------------+
  516.     :       Add/Change Sales Tax Codes       :
  517.     :          Record will be Added          :
  518.     +----------------------------------------+
  519.     : Tax Code...:                           :
  520.     : Description:                           :
  521.     : Tax Rate...:  0.00                     :
  522.     :                 Sales Information      :
  523.     :                 Month        Year      :
  524.     : Taxable....:       0.00        0.00    :
  525.     : Non-Taxable:       0.00        0.00    :
  526.     +----------------------------------------+
  527.  
  528.          The  Tax Code is a 4 character field.  I recommend that  you  use
  529.     the  first  two characters as the state abbreviation.   The  last  two
  530.     positions  are for states such as California where different  counties
  531.     have different tax rates. For example:
  532.          Code  Description                   Rate
  533.          CALA  California - Los Angeles      6.75
  534.          CAOC  California - Orange County    6.25
  535.  
  536.          The Print Sales Tax Report will print out the total sales for the
  537.     month  for each Sales Tax code, (to help you to fill out the  required
  538.     forms).
  539.  
  540.  
  541.  
  542.  
  543.  
  544.  
  545.  
  546.  
  547.  
  548.  
  549.       TBS Accounts Receivable  Copyright 1990  Taylor Business Software
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.     3-6  Add/Change Control Data
  555.  
  556.     +-------------------------------------+
  557.     :       Add/Change Control Data       :
  558.     :        Record will be Added         :
  559.     +-------------------------------------+
  560.     : Interface to TBS GL?....: Y  Yes No :
  561.     : Cash in Bank Account....:           :
  562.     : Accounts Receivable.....:           :
  563.     : Inventory Account.......:           :
  564.     : Cash Discount...........:           :
  565.     : Bad Debt Account........:           :
  566.     : Freight Account.........:           :
  567.     : Sales Tax Account.......:           :
  568.     : Miscellaneous Account...:           :
  569.     : Default Sales Account...:           :
  570.     : Cost Of Goods Sold......:           :
  571.     : Finance Charge Account..:           :
  572.     : Finance Charge Percent..:   0.00    :
  573.     : Finance Charge Days.....:   0       :
  574.     : Finance Charge Minimum..:   0.00    :
  575.     : Minimum Statement Amount:   0.00    :
  576.     : Print Name on Statements:    Yes No :
  577.     +-------------------------------------+
  578.  
  579.          This  screen allows you to enter the General Ledger Account  Num-
  580.     bers  for  the various items described, as well as  information  about
  581.     finance charges and statements.  If you specify that the program is to
  582.     interface to the TBS General Ledger, it must be installed in the  same
  583.     sub-directory as the Accounts Receivable program.
  584.  
  585.  
  586.     3-7  Add/Change Open Invoices
  587.  
  588.     +--------------------------------------------------------------------+
  589.     :                         Add/Change Invoices                        :
  590.     :                        Record will be Added                        :
  591.     +--------------------------------------------------------------------+
  592.     : Cust ID......:         (F2 to List)                                :
  593.     : Invoice No...:                Invoice Date.:   /  /                :
  594.     : Tran Type....:    1 2         1 = Invoice   2 = Credit Memo        :
  595.     : Customer PO..:                                                     :
  596.     : Saleperson...:         (F3 to List)                                :
  597.     : Due Date.....:   /  /         (Date that payment is due)           :
  598.     : Discount Date:   /  /         (Last date discount allowed)         :
  599.     : Invoice Amt..:        0.00                                         :
  600.     : Disc Allowed.:        0.00                                         :
  601.     : Paid to Date.:        0.00    Last Payment.:   /  /                :
  602.     : Disc to Date.:        0.00                                         :
  603.     +--------------------------------------------------------------------+
  604.  
  605.          Use  this option to enter your existing invoices into the  system
  606.     when you first start to use this program.
  607.  
  608.  
  609.  
  610.       TBS Accounts Receivable  Copyright 1990  Taylor Business Software
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.     3-8  Enter Invoices & Credit Memos
  616.  
  617.     +--------------------------------------------------------------------+
  618.     :                     Enter Invoices/Credit Memos                    :
  619.     :                        Record will be Added                        :
  620.     +--------------------------------------------------------------------+
  621.     : Cust. ID....:         (F2 to List)                                 :
  622.     :                                    Customer Discount:   0.00%      :
  623.     :                                    Credit Available.:              :
  624.     :                                                                    :
  625.     :                                                                    :
  626.     : Invoice No...:               Invoice Date.:   /  /                 :
  627.     : G/L Period...:  0            G/L Account..:                        :
  628.     : Cust. P.O....:                                                     :
  629.     : Tran Type....:    1 2  1=Invoice  2=Credit Memo                    :
  630.     : Saleperson...:        (F3 to List)                                 :
  631.     : Sales Tax....:        (F4 to List)                                 :
  632.     : Terms Code...:        (F5 to List)                                 :
  633.     : Terms Days...: 000    Disc. %:  0.00  Disc. Days:   0              :
  634.     : Inv. Subtotal:       0.00    Invoice Cost.:       0.00             :
  635.     : Sales Tax Amt:       0.00    Sale Taxable?:    Yes No              :
  636.     : Freight Amt..:       0.00    Discount Amt.:       0.00             :
  637.     : Miscellaneous:       0.00                                          :
  638.     : Invoice Total:       0.00                                          :
  639.     +--------------------------------------------------------------------+
  640.  
  641.          The  customer discount amount shown is for  information  purposes
  642.     only - it is assumed that you have applied the discount when you enter
  643.     the invoice subtotal amount.  The Discount Amt. is the terms  discount
  644.     that  the customer can take if they pay the invoice on time.  The  G/L
  645.     Account  is the account number for the Sales or Revenue  account  that
  646.     you want this invoice charged to.
  647.  
  648.     3-9  Print Sales Journal
  649.  
  650.          This  report  lists the invoices and credit memos that  you  have
  651.     entered,  and prints a G/L Summary information.  If you are not  using
  652.     the  TBS  General Ledger, you can use this information  to  enter  the
  653.     sales data into your General Ledger.
  654.  
  655.     3-10  Post Invoices and Credit Memos
  656.  
  657.          This step posts the invoices and credit memos to the Open Invoice
  658.     file,  and updates the totals in the Customer, Salesperson, and  Sales
  659.     Tax files.  It then purges the transaction file.  You should print the
  660.     Sales Journal before you run this step.
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670.  
  671.       TBS Accounts Receivable  Copyright 1990  Taylor Business Software
  672.  
  673.  
  674.  
  675.  
  676.     3-11  Enter Cash Receipts
  677.  
  678.     +---------------------------------------------------------+
  679.     :                   Enter Cash Receipts                   :
  680.     :                   Record will be Added                  :
  681.     +---------------------------------------------------------+
  682.     : Customer ID   :                                         :
  683.     : Invoice Number:             Balance:        0.00        :
  684.     : Check Number..:                                         :
  685.     : Payment Amount:        0.00   Payment Date..:   /  /    :
  686.     : Discount Amt..:        0.00                             :
  687.     +---------------------------------------------------------+
  688.  
  689.          This  step allows you to enter payments for the invoices to  your
  690.     customers.   Once you enter the Customer Id (and F2 will display  your
  691.     customers) and the Invoice Number (F3 to display), the current balance
  692.     due for that invoice will be displayed.
  693.  
  694.     3-12  Print Cash Receipts Journal
  695.  
  696.          This  step prints a Cash Receipts Journal, listing  the  payments
  697.     that you have entered into the system.
  698.  
  699.     3-13  Post Cash Receipts
  700.  
  701.          This  step posts the Cash Receipts to the Open Invoice file,  and
  702.     updates the totals in the Customer file.  It then purges the  transac-
  703.     tion file.  You should print the Cash Receipts Journal before you  run
  704.     this step.
  705.  
  706.     3-14  Print Aged Trial Balance
  707.  
  708.          This  report allows you to specify a range of customers, then  it
  709.     prints out a report listing the amount due you in periods of 30  days,
  710.     up  to  120 days.  It also list the actual number of days old  that  a
  711.     invoice  is, as well as the customers phone number if you want to  use
  712.     this report to call your delinquent customers.
  713.  
  714.     3-15  Print Statements
  715.  
  716.          The  statements  list the invoices to the customer,  showing  the
  717.     charges  and  payments, then they display the total due in  the  aging
  718.     periods. The statements print on 8.5 by 11 inch paper, and should  fit
  719.     in a window envelope.
  720.  
  721.     3-16  Print Sales Tax Report
  722.  
  723.          This  report list the taxable and non-taxable sales for  each  of
  724.     the  Sales  Tax Codes for the Month and Year to Date.  The  Sales  Tax
  725.     Liability is the Taxable Sales times the Tax Rate.  This report should
  726.     be printed at the end of each month.
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.  
  732.       TBS Accounts Receivable  Copyright 1990  Taylor Business Software
  733.  
  734.  
  735.  
  736.  
  737.     3-17  Print Sales History
  738.  
  739.          This report lists the Month to Date, Year to Date, and Last  Year
  740.     Sales  and Cost information from the customer file.  This enables  you
  741.     to  determine how profitable each of your customers is.   This  report
  742.     should be printed at Year End.
  743.  
  744.     3-18  Print Collection Letters
  745.  
  746.          The  collection letters target just those invoices that are  more
  747.     than 30 days past due, and can be used to reinforce the statements for
  748.     collection of your slower paying customers, or in place of statements.
  749.  
  750.     3-19  Print Customer List
  751.  
  752.          This  allows  you to enter a range of customers,  then  prints  a
  753.     report  showing the customers name and address, contact,  salesperson,
  754.     terms code and phone number.
  755.  
  756.     3-20  Print Mailing Labels
  757.  
  758.          This allows you to enter a range of customers, then prints  mail-
  759.     ing labels on 3.5 x 15/16 labels.
  760.  
  761.     3-21  Print Salesperson List
  762.  
  763.          This  report shows the salesperson name and address, the  commis-
  764.     sion rate, and the Month Sales, Year to Date and Last Year sales.   If
  765.     you pay your salesmen a commission, you can use this report to compute
  766.     those commissions.
  767.  
  768.     3-22  Print Terms Code List
  769.  
  770.          This report list the various terms codes that you have entered in
  771.     the system.
  772.  
  773.     3-23  Print Sales Tax Codes
  774.  
  775.          This  report list the various sales tax codes that have been  set
  776.     up on the system. (This report just shows the Tax Code, a  description
  777.     and the tax rate.  To see the taxable and non-taxable sales, print the
  778.     Sales Tax Report).
  779.  
  780.     3-24  Month End Processing
  781.  
  782.          This  step  should be run after you have printed the  Aged  Trail
  783.     Balance, Statements, Sales Tax Report, and, if you want it, the  Sales
  784.     History report.  This step sets the Month to Date sales amounts in the
  785.     Customer,  Salesperson, and Sales Tax files to zero, and  deletes  any
  786.     fully paid invoices.  This step should be run once a month, except  at
  787.     year end.
  788.  
  789.     MAKE SURE THAT YOU BACK UP YOUR DATA FILES BEFORE YOU RUN THIS STEP!!!
  790.  
  791.  
  792.  
  793.       TBS Accounts Receivable  Copyright 1990  Taylor Business Software
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.     3-25  Year End Processing
  799.  
  800.          This  step  should be run after you have printed the  Aged  Trail
  801.     Balance,  Statements, Sales Tax Report, and the Sales History  report.
  802.     This  step copies the Year to Date amounts to the Last  Year  columns,
  803.     then  it sets the Month to Date and Year to Date sales amounts in  the
  804.     Customer,  Salesperson, and Sales Tax files to zero, and  deletes  any
  805.     fully paid invoices.  This step should be run at year end in place  of
  806.     the Month End Processing step.
  807.  
  808.     MAKE SURE THAT YOU BACK UP THE ASSET FILES BEFORE YOU RUN THIS STEP!!!
  809.  
  810.  
  811.     3-26  Quit
  812.  
  813.          This  returns to the opening menu, where you can change the  work
  814.     date, (use the ESC key to back up to the work date field) or quit  the
  815.     TBS Accounts Receivable program completely.
  816.  
  817.  
  818.  
  819.  
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825.  
  826.  
  827.  
  828.  
  829.  
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.       TBS Accounts Receivable  Copyright 1990  Taylor Business Software
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.     APPENDIX A
  860.     CUSTOMER SUPPORT INFORMATION
  861.  
  862.          If  you have problems with TBS Accounts Receivable,  please  read
  863.     this  manual first to make sure that you do understand everything.  We
  864.     have  tried to provide a bug-free product but sometimes we  make  mis-
  865.     takes.  If you think you have found something please take the time  to
  866.     contact  us and explain it to us. Make sure that you include the  fol-
  867.     lowing information to help us evaluate your situation:
  868.  
  869.     1.   Your product SERIAL NUMBER (Registered Users have serial numbers)
  870.     2.   Version of DOS you are using
  871.     3.   Machine type, memory, monitor type, hardware description
  872.     4.   Any application executed before TBS Accounts Receivable
  873.     5.   Your address and telephone number (when corresponding)
  874.     6.   Where, when and how you obtained TBS Accounts Receivable
  875.     7.   Which version of TBS Accounts Receivable you are using
  876.     8.   Printouts of your AUTOEXEC.BAT and CONFIG.SYS files
  877.  
  878.          Users  will  always receive a response to their  questions.  Non-
  879.     registered  users  will receive a written response if they  enclose  a
  880.     self-addressed, stamped envelope with their inquiry.
  881.  
  882.  
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887.  
  888.  
  889.  
  890.  
  891.  
  892.  
  893.  
  894.  
  895.  
  896.  
  897.  
  898.  
  899.  
  900.  
  901.  
  902.  
  903.  
  904.  
  905.  
  906.  
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.       TBS Accounts Receivable  Copyright 1990  Taylor Business Software
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.     APPENDIX B - PRINTER CONTROL CODES
  921.  
  922.          Printer control codes allow you to put your printer in  condensed
  923.     mode  and  back into normal mode.  When entering  control  codes  with
  924.     values  less than 32, enter the value by holding the ALT key down  and
  925.     entering  the number on the numeric keypad.  For example,  most  Epson
  926.     and  Epson  compatible printers use CHR(15), or CTRL+O, to  place  the
  927.     printer  into  condensed mode, (and CHR(18), or CTRL+R, to  quit  con-
  928.     densed mode). To enter this value, hold down the ALT key, enter 15  on
  929.     the  numeric  keypad  (not the numbers above the  letter  keys),  then
  930.     release  the ALT key. To set a HP LaserJet to print 16.7CPI, one  com-
  931.     mand  is ESC&k2S, or "27 38 107 50 83", to return to 10CPI is  ESC&k0S
  932.     or  "27  38 107 48 83". Here, you would hold down the ALT  key,  enter
  933.     each set of numbers, and release the ALT key. Or enter ALT+27 &k2S.
  934.  
  935.     Numeric Values for different control codes are:
  936.     Decimal   Control Key    Decimal   Control Key
  937.       0         CTRL @         17        CTRL Q
  938.       1         CTRL A         18        CTRL R
  939.       2         CTRL B         19        CTRL S
  940.       3         CTRL C         20        CTRL T
  941.       4         CTRL D         21        CTRL U
  942.       5         CTRL E         22        CTRL V
  943.       6         CTRL F         23        CTRL W
  944.       7         CTRL G         24        CTRL X
  945.       8         CTRL H         25        CTRL Y
  946.       9         CTRL I         26        CTRL Z
  947.      10         CTRL J         27        CTRL [ or ESC
  948.      11         CTRL K
  949.      12         CTRL L
  950.      13         CTRL M
  951.      14         CTRL N
  952.      15         CTRL O
  953.      16         CTRL P
  954.  
  955.          For a complete listing of ASCII values, most printer manuals have
  956.     a ASCII table as a appendix in the manual.
  957.  
  958.  
  959.  
  960.  
  961.  
  962.  
  963.  
  964.  
  965.  
  966.  
  967.  
  968.  
  969.  
  970.  
  971.  
  972.  
  973.  
  974.  
  975.  
  976.       TBS Accounts Receivable  Copyright 1990  Taylor Business Software
  977.  
  978.  
  979.  
  980.  
  981.     APPENDIX C - WHO IS TAYLOR BUSINESS SOFTWARE
  982.  
  983.          Taylor  Business  Software is a company that has  been  providing
  984.     programming solutions to business needs since 1979.  Our emphasis  has
  985.     been primarily in the accounting field, and lately we have decided  to
  986.     expand  into other areas, one of them being shareware.  We are  always
  987.     looking  for new ideas for additional applications to develop, and  we
  988.     encourage  your asking if you can not find an existing application  to
  989.     meet your specific needs.
  990.  
  991.     Taylor Business Software can assist you in the following areas:
  992.  
  993.       Custom developed applications
  994.       Consulting
  995.       Data conversions
  996.       Experience in both DOS and Xenix environments
  997.       Modifications to Open Systems Accounting Software
  998.  
  999.          Please feel free to ask for quotes for custom developed  applica-
  1000.     tions,  or for modification to this or any other product that we  pro-
  1001.     vide.
  1002.  
  1003.  
  1004.     Taylor Business Software
  1005.     16835 Algonquin, Suite 180
  1006.     Huntington Beach, CA 92649
  1007.     Phone (714) 840-5021
  1008.  
  1009.  
  1010.     Shareware Programs Available as of 11-10-90
  1011.                                License    Current
  1012.     Description                  Fee      Version
  1013.     ------------------------   -------    -------
  1014.     TBS Maillist               $10.00       1.4
  1015.     TBS Business Maillist       15.00       1.0
  1016.     TBS Fixed Assets            25.00       1.0
  1017.     TBS Accounts Receivable     35.00       1.0
  1018.     TBS Vehicle Maintenance     25.00       1.4
  1019.     TBS Inventory Control       20.00       1.0
  1020.     TBS Home Inventory          10.00       1.0
  1021.     TBS Video Tape Inventory    10.00       1.0
  1022.  
  1023.          To obtain a shareware copy of any of these products, contact  the
  1024.     dealer that you purchased this program from, or send a $2.00  handling
  1025.     fee  for  each program that you wish to try to the above  address  for
  1026.     Taylor Business Software.
  1027.  
  1028.  
  1029.  
  1030.  
  1031.  
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.       TBS Accounts Receivable  Copyright 1990  Taylor Business Software
  1038.