home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / finance / sbas10.zip / OE.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-05-09  |  57KB  |  1,576 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.                                  SBAS
  9.  
  10.              ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  11.  
  12.  
  13.  
  14.                                Version 1.0
  15.  
  16.  
  17.                     Copyright (c)1989-90 Millrose Corportion
  18.                            All rights reserved
  19.  
  20.  
  21.  
  22.                       THIS PROGRAM REQUIRES 484k RAM
  23.  
  24.                         A HARD DISK IS REQUIRED
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.            DISCLAIMER
  42.  
  43.           Millrose   Corporation   has   taken  due  care  in  the
  44.           preparation   of   this   program   and   the    related
  45.           documentation,  including but not limited to development
  46.           and testing.  Millrose makes  no  expressed  or  implied
  47.           warranty  of  any  kind  in regard o the programs or the
  48.           documentation.  In no event shall Millrose be liable for
  49.           incidental or consequential damages in  connection  with
  50.           or arising from furnishing, performance or use of any of
  51.           these  programs.  Further  Millrose reserve the right to
  52.           revise the programs  and/or  the  related  documentation
  53.           from  time  to time without any obligation to notify any
  54.           persons or organizations of such revisions or changes.
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.                                         Millrose Corporation
  60.                                         7210 Jordan Ave., B-22
  61.                                         Canoga Park, Calif., 91303
  62.                                         (818) 594-5908
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.            SBAS - ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  75.  
  76.  
  77.            OVERVIEW:
  78.  
  79.                 The program is designed to provide the Small
  80.           Business with a easy to use program which will:
  81.  
  82.                        1.  Enter Customer Orders
  83.                        2.  Check orders against inventory
  84.                        3.  Adjust price on individual items
  85.                        4.  Print "picking slips"
  86.                              (showing ship & back orders)
  87.                        5.  Allow you to edit sales orders
  88.                              (for price and/or quantity)
  89.                        6.  Print Customer invoices
  90.                        7.  Maintain accounts receivable
  91.                        8.  Print Customer statements
  92.                        9.  Print Accounts receivable aging
  93.                       10.  Maintain product inventory
  94.                       11.  Print inventory on hand
  95.                       12.  Print inventory list at cost
  96.                       13.  Print list for taking physical inventory
  97.                       14.  Compare book and physical inventory
  98.                       15.  Update book inventory for physical
  99.  
  100.  
  101.                 At first glance it may appear that the program may
  102.           be complicated to operate.  On  the  contrary,  we  have
  103.           attempted  to  make  the  overall operation as simple as
  104.           possible.  Of course,  it is helpful if you have a basic
  105.           knowledge  of  bookkeeping  and  maintaining a perpetual
  106.           inventory and an accounts receivable operation.
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.            page -1-
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.           GETTING STARTED
  135.  
  136.           This disk contains INVR.EXE a self-extracting compressed
  137.           program. This program may be installed on your hard disk
  138.           drive C by using the INSTALL program supplied  with  the
  139.           disk.  The  install  program  will  create  a  new  sub-
  140.           directory  (INVR),   copy  INVR.EXE  to  the   new   sub
  141.           directory, extract the files and then erase INVR.EXE.
  142.  
  143.           If  you  do not wish to use the INSTALL program you must
  144.           do the following:  Make a new sub directory on your hard
  145.           disk.  Copy  the file INVR.EXE to the new sub directory.
  146.           Change to the new sub  directory.  At  the  prompt  type
  147.           INVR  and  press return.  This will start the extraction
  148.           routine.  To reduce files on your hard disk you may then
  149.           erase the file INVR. EXE
  150.  
  151.  
  152.           The return to the C> and change directory to C:\invr
  153.           To start the program at the C:\invr>
  154.                 Type OE  then press the return(enter)key.
  155.  
  156.                 The first screen you will see when you first start
  157.           the program is:
  158.  
  159.           ENTER YOUR COMPANY INFORMATION
  160.    --------------------------------------------------------------------
  161.                           GENERAL INFORMATION
  162.  
  163.      1.  YOUR NAME:
  164.  
  165.      2.  ADDRESS:
  166.  
  167.      3.  CITY:                         4. STATE:        5. ZIP:
  168.  
  169.      6.  FISCAL YEAR END:              7. CURRENT MONTH END:
  170.  
  171.      8.  SALES TAX RATE:         %  (ENTER AS 6.5;3.25;4.75,6.00 etc)
  172.  
  173.      9.  LAST INVOICE NUMBER:         10 LAST SALES ORDER NUMBER:
  174.  
  175.     11.  LAST CREDIT MEMO NUMBER:
  176.    --------------------------------------------------------------------
  177.             ENTER ITEM NUMBER TO CHANGE, 0 TO ACCEPT
  178.           Items  1-7 should be self evident as to the information.
  179.           Item 8 will be the Sales Tax charged  on  your  sales(if
  180.           any).  This  may  be  entered  as a whole number and two
  181.           decimal points.  Item 9 will be the last invoice  number
  182.           you  have  used.  Should  you  wish  to  start numbering
  183.           invoices with this system the number will be  0  (zero).
  184.           Items   10   and   11  will  be  the  last  sales  order
  185.           number(picking slip) and the last  credit  memo  number.
  186.           As with the invoices, should you wish to start numbering
  187.           with  this system the number will be 0 (zero).  When the
  188.           information is entered and accepted you will proceed  to
  189.           the main menu.
  190.           After the information has been completed, enter 0 (zero)
  191.           and  press return to accept.  The next screen will allow
  192.           you  to  change  transaction  dates,   and  request  you
  193.           indicate on which Drive your data is located.
  194.  
  195.           page -2-
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.                 The  first  step  in  setting up the program is to
  203.            enter all of your  customers.  Each  customer  will  be
  204.            assigned a sequential number by the computer.  You will
  205.            enter  the basic information about your customer,  such
  206.            as Bill To:  Name, Address, Phone Number, Buyer, Credit
  207.            Limit and the Ship To: Name, address, and phone number.
  208.                 When  you  have  finished  entering  all  of  your
  209.           customers use SELECTION 2  ACCOUNTS  RECEIVABLE  of  the
  210.           main  menu  to access a sub menu.  From the Sub menu use
  211.           SELECTION 6 LIST  CUSTOMER  NAME/ADDRESS  to  prepare  a
  212.           listing  of  your customers.  The listing may be prepare
  213.           either in Customer number sequence or alphabeticallly.
  214.                 Then you must enter  all  of  your  products  with
  215.            descriptions,  make,  model, inventory on hand, minimum
  216.            stock,  regular  price  and  two  discount  prices.  In
  217.            addition   you   may   enter  two  comments  lines  (45
  218.            characters each) with  special  information  about  the
  219.            product.  You  may wish to enter comments regarding the
  220.            lead time to purchase and/or manufacture the product.
  221.                 If you wish to do a  practice  session  first  see
  222.           Appendix A for details on preserving you Data files.
  223.                 There  are  two  screen  you  will  be seeing very
  224.            frequently in the operation of the program.  One of the
  225.            screens is the information  about  your  customer.  The
  226.            screen will be similar to the following:
  227.  
  228.            --------------------------------------------------------
  229.            |              CUSTOMER MASTER FILE                    |
  230.            --------------------------------------------------------
  231.            |         BILL TO                       SHIP TO        |
  232.            | 1. NAME:                   9. NAME:                  |
  233.            |                                                      |
  234.            | 2. ADDR:                  10. ADDR:                  |
  235.            |                                                      |
  236.            | 3. CITY:                  11. CITY:                  |
  237.            |                                                      |
  238.            | 4. STATE     5. ZIP       12. STATE:      13.ZIP:    |
  239.            |                                                      |
  240.            | 6. PHONE:                 14. PHONE:                 |
  241.            |                                                      |
  242.            | 7. BUYER:                 15. CONTACT:               |
  243.            |                                                      |
  244.            | 8. CREDIT LIMIT:          16. UPS ZONE:              |
  245.            |                                                      |
  246.            |    BALANCE DUE:      DATE OF BALANCE      PURCH:     |
  247.            --------------------------------------------------------
  248.           In  most  instance  items 1-16 may be changed on certain
  249.           Customer Screens.  In addition if the customer does  not
  250.           have  a  balance  due  the  file may be deleted from the
  251.           records.  The balance due will be  the  current  balance
  252.           owed  by the customer,  in the case of an advance and/or
  253.           overpayment the balance will  be  a  minus  amount.  The
  254.           Date of Balance will be the date of the last transaction
  255.           for the customer's accounts receivable.  The Purch: will
  256.           indicate  the  amount  the customer has purchased in the
  257.           current fiscal year.
  258.  
  259.  
  260.           page -3-
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.                 The second screen you will see frequently  is  the
  268.           inventory screen.  It will be similar to the following:
  269.  
  270.            -------------------------------------------------------
  271.            |                 INVENTORY RECORD                    |
  272.            -------------------------------------------------------
  273.            |             1. STOCK NUMBER                         |
  274.            -------------------------------------------------------
  275.            | 2. DESCRIPTION:                                     |
  276.            |                                                     |
  277.            | 3. MAKE                    4. MODEL                 |
  278.            |                                                     |
  279.            | 5. OUR COST                6. REG. PRICE            |
  280.            |                                                     |
  281.            | 7. PRICE 1                 8. PRICE 2               |
  282.            |                                                     |
  283.            | 9. STOCK ON HAND          10. ON ORDER              |
  284.            |                                                     |
  285.            | 11. SOLD THIS MO.         12. SOLD THIS YR.         |
  286.            |                                                     |
  287.            | 13. MIN.STOCK             14. BACK ORDERS           |
  288.            |                                                     |
  289.            | 15. COMMENTS:                                       |
  290.            | 16. COMMENTS:                                       |
  291.            -------------------------------------------------------
  292.  
  293.                 On  certain  inventory  screens  items 1-16 may be
  294.           changed to reflect  the  current  situation.  The  stock
  295.           number,   description,  make  and  model  describe  your
  296.           product.  Item 5 is your  total  cost  of  the  product.
  297.           This  cost includes the cost of material,  labor,special
  298.           packaging and/or any other cost  incurred  to  make  the
  299.           product ready for market.  If this is accurately updated
  300.           you will be able to print a cost of goods sold  for  the
  301.           current  month and/or year-to-date.  The retail price is
  302.           the price you normally charge for the product.  Price  1
  303.           and  Price  2  may  be  used  for two different discount
  304.           prices.  When you  enter  an  order  the  computer  will
  305.           default  to  the  retail  price,  however,  you have the
  306.           option to adjust the selling price of each  item.  Stock
  307.           on  hand  is  the computer calculation of your inventory
  308.           available for shipment.  As each order  is  entered  the
  309.           amount  will be decreased.  The on order is the quantity
  310.           of the product  YOU  have  on  order  to  replenish  you
  311.           inventory.  Sold  this  month  and  Sold  this  year are
  312.           maintained by the computer  as  information  as  to  the
  313.           amount of movement of the given stock item.  The minimum
  314.           stock is the quantity you designate as the minimum stock
  315.           to  be  on  hand  when you order replacements.  The back
  316.           order is the quantity of customer orders that could  not
  317.           be  filled  when the original order was entered into the
  318.           system.
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.           PAGE - 4  -
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.             SBAS - ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  334.  
  335.  
  336.           The Main Menu of the program  will  be  similar  to  the
  337.           following:
  338.  
  339.            ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  340.           =======================================================
  341.           Current date:                    Transaction date:
  342.  
  343.                                   MAIN MENU
  344.           =======================================================
  345.                         1.  ORDER ENTRY, INVOICES, CREDITS
  346.  
  347.                         2.  ACCOUNTS RECEIVABLE
  348.  
  349.                         3.  INVENTORY
  350.  
  351.                         4.  YOUR COMPANY INFORMATION
  352.  
  353.                         5.  VIEW HISTORICAL SALES
  354.  
  355.                         6.  UTILITY PROGRAMS
  356.  
  357.                         7.  END OF PERIOD PROCESSING
  358.  
  359.                         8.  EXIT PROGRAM
  360.           =======================================================
  361.                      ENTER CHOICE:
  362.  
  363.           Near  the  top of the screen are two date:  Current Date
  364.           and Transaction Date.  We skipped another  screen  which
  365.           allows   you   to   accept  the  computer  date  as  the
  366.           transaction date or enter a new  date  of  your  choice.
  367.           The  purpose  of  the  transaction  date  is to give the
  368.           proper date to the date you enter  orders  (suppose  you
  369.           are  three  days  late  in processing orders and wish to
  370.           date them according to the  date  they  were  received).
  371.           The  transaction  date  is also used in giving a date to
  372.           the date of sales orders,  invoices,  inventory updates,
  373.           customer statements, accounts receivable aging, etc.
  374.                 Should you wish to change this date you may access
  375.           the program from item 6 UTILITY PROGRAMS.
  376.  
  377.           If  you  have  not  yet  set  up your customers and your
  378.           inventory  you  may  set  up  customers   by   accessing
  379.           Selection  2 ACCOUNTS RECEIVABLE,  and the inventory may
  380.           be set up by accessing SELECTION 3 INVENTORY.
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.           page -5-
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.             SBAS - ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  401.  
  402.  
  403.                     ORDER ENTRY, INVOICES, CREDITS
  404.  
  405.           Once you have  made  the  intial  set  ups  ORDER  ENTRY
  406.           probably  will  be  the first program you use.  To do so
  407.           use SELECTION 1 ORDER  ENTRY,  INVOICES,  CREDITS.  This
  408.           will take you to a sub menu which will look like:
  409.  
  410.                 =============================================
  411.                 TRANSACTION DATE:      XX/XX/XX
  412.                 =============================================
  413.                         ORDER ENTRY - INVOICING MENU
  414.  
  415.                      1.  ENTER NEW ORDERS
  416.  
  417.                      2.  ENTER BACK ORDERS
  418.  
  419.                      3.  INVOICE EXISTING ORDERS
  420.  
  421.                      4.  PREPARE CREDIT MEMOS
  422.  
  423.                      5.  EDIT/VIEW SALES ORDERS
  424.  
  425.                      6.  CHANGE TRANSACTION DATE
  426.  
  427.                      7.  RETURN TO PRIOR MENU
  428.                 =============================================
  429.                    ENTER SELECTION     X
  430.  
  431.  
  432.           SELECTION 1 - ENTER NEW ORDERS
  433.  
  434.           To  enter  New Orders it requires you answer a series of
  435.           questions.  First Customer number, you are then given an
  436.           opportunity to verify you have the correct customer.  In
  437.           addition,  to indicating the customer name  and  address
  438.           the  screen  display  will  also indicate the customer's
  439.           credit limit and the present Account Receivable balance.
  440.           When you verify it is the correct customer you  will  be
  441.           asked for the Customer Order number and Date of Customer
  442.           order date.  The Customer Order Date is a required field
  443.           and  must  be completed.  The program will not pass this
  444.           point until you enter the Customer Order Date.
  445.                Then you will be asked for  the  Part  number,  the
  446.           full  Inventory  Record  will  be displayed and you will
  447.           have the opportunity to verify  you  have  selected  the
  448.           correct  part.  When  you verify it is the correct part,
  449.           you will be asked to enter the quantity ordered.  At the
  450.           bottom of the screen will appear the quantity  available
  451.           for  shipment,  the quantity backordered and the REGULAR
  452.           PRICE will be displayed.  Should you be in the wholesale
  453.  
  454.  
  455.  
  456.           page -6-
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.          SBAS - ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  466.  
  467.           or the retail business REG.  PRICE is the highest  price
  468.           at which you normally sell the part.  Should you wish to
  469.           sell  the  part at Discount Price 1 or Discount Price 2,
  470.           or in fact for any other price you may  over  right  the
  471.           displayed price.
  472.                 The above may appear difficult to follow,  however
  473.           as you work thru the process we believe  the  procedures
  474.           will be easy to use.
  475.                 In  the  event any portion of the ordered quantity
  476.           is back ordered,  the back  orders  (item  14)  will  be
  477.           increased  to  reflect the new back order.  The Stock on
  478.           Hand (item 9) will be reduced by the  quantity  avilable
  479.           for shipment.
  480.                 When  you  have  completed entering all of the new
  481.           orders,  TURN ON your printer,  as the program will then
  482.           print  the  Sales  Orders  (picking  slips)  for all the
  483.           orders you enterd.  The  program  will  assign  a  Sales
  484.           Order number to each order.  This is used later in Edit/
  485.           View Sales orders or to Invoice Existing Orders.
  486.  
  487.           SELECTION 2 - ENTER BACK ORDERS
  488.                 It  is  necessary  you  manually re enter any back
  489.           orders.   The  procedures  are  exactly  the   same   as
  490.           explained  above  for  ENTERING  NEW  ORDERS.  The  only
  491.           difference is when you enter a back order Item  14  Back
  492.           Orders  will  be reduced by the amount of the back order
  493.           now available for shipment.
  494.                 The program will assign a new Sales  Order  number
  495.           to  each  back order you enter.  This will be used later
  496.           in Edit/View Sales order or to Invoice Existing Orders.
  497.  
  498.           SELECTION 3 - EDIT/VIEW SALES ORDERS
  499.                 The purpose of the selection is to  allow  you  to
  500.           either  view  or  edit a sales order before the customer
  501.           invoice is prepared.  When a Sales Order (picking  slip)
  502.           is returned for invoicing you should review the document
  503.           for  any changes in quantity shipped and/or back ordered
  504.           as well as any change in price.  To edit a  sales  order
  505.           you  will be asked for the sales order number,  then one
  506.           item of the order at a time will  be  displayed  on  the
  507.           screen.  At  this  point  you  may  change  the quantity
  508.           shipped,  quantity back ordered or  the  selling  price.
  509.           Please  note  that when you change either the shipped or
  510.           back order  quantity  the  original  order  quantity  is
  511.           changed.  Therefore  should  the  Sales  order  document
  512.           indicate:
  513.                Orig order    5   Shipped 3   Back order  2
  514.           Should you change the shipped to 5 the screen would then
  515.           display:
  516.                Orig order    7   Shipped 5    Back order 2
  517.           This  means  you  must  then  change the back order to 0
  518.           (zero).  Then you screen will display:
  519.                Orig order    5   Shipped 5    Back order 0
  520.                 Whenever you make  any  changed  in  the  quantity
  521.           shipped  and/or  the  quantity  back  ordered  the  book
  522.           inventory for the item will be updated.
  523.  
  524.           page - 7 -
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.          SBAS - ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  536.  
  537.  
  538.           SELECTION 4 - INVOICE EXISTING ORDERS
  539.  
  540.           This  selection  is  used  to  prepare  your  customer's
  541.           invoices.  When  you  enter  this  selection you will be
  542.           requested to enter the sales order you wish to  invoice.
  543.           If  the  computer  cannot locate an open sales order for
  544.           the requested number there  will  be  a  screen  display
  545.           "CANNOT  LOCATE SALES ORDER...".  If the sales order has
  546.           already been invoiced there will  be  a  screen  display
  547.           "SALES ORDER ALREADY INVOICED...".  When the sales order
  548.           is  located  as  an  open  order  there will be a screen
  549.           diplay indicating the BILL TO and SHIP TO information of
  550.           the customer.  You will be asked to confirm this is  the
  551.           correct customer.  If you indicate it is not the correct
  552.           customer  you  will be returned to the screen to enter a
  553.           new sales order  number.  If  you  indicate  it  is  the
  554.           correct  customer,  you will again be asked if the order
  555.           is subject  to  Sales  Tax  (This  was  asked  when  you
  556.           orginally  entered  the  order).  When you have answered
  557.           the tax question,  each item of the sales order will  be
  558.           displayed  on  the screen.  Each line item will indicate
  559.           the quantity shipped,  backordered and  the  prices.  If
  560.           the  sales  is  taxable the Sales Tax will be calculated
  561.           according to the tax rate you entered under your Company
  562.           Information.  Next you will be allowed  to  entered  the
  563.           amount of shipping charges, if any, for this given sales
  564.           order.  The total amount of the sale will be calculated,
  565.           displayed,  then  you  will be returned to the screen to
  566.           enter the next sales order to be invoiced.
  567.               After you have finished entering all  of  the  sales
  568.           orders  to  be  invoiced,   the  program  will  do  some
  569.           housekeeping in preperation for  printing  the  Customer
  570.           invoices.  At  such  time  all  of the Customer Invoices
  571.           will be printed.  During the processing  procedures  the
  572.           Customer  Accounts  Receivable will have been updated to
  573.           reflect the charges incurred by these invoices.
  574.  
  575.           SELCTION 6 - CHANGE TRANSACTION DATE
  576.  
  577.           This may be listed as the last item on  this  sub  menu,
  578.           but  it  is  important  that you be sure the transaction
  579.           date is the date you wish to  appear  on  your  Customer
  580.           Invoices.
  581.  
  582.           SELECTION 7 - RETURN TO PRIOR MENU
  583.  
  584.           This  selection  will return you to the MAIN MENU of the
  585.           program.
  586.  
  587.  
  588.  
  589.           page - 8 -
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.          SBAS - ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  598.  
  599.                   ----------------------------------
  600.  
  601.                         ACCOUNTS RECEIVABLE
  602.  
  603.           This is the second selection of the  SBAS  ORDER  ENTRY,
  604.           INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE program.  When
  605.           selection Accounts receivalbe you will be taken to a sub
  606.           menu similar to the following:
  607.  
  608.           -------------------------------------------------------
  609.                           ACCOUNTS RECEIVABLE MENU
  610.           --------------------------------------------------------
  611.                         1.  ENTER CASH RECEIPTS
  612.  
  613.                         2.  ENTER NEW CUSTOMERS
  614.  
  615.                         3.  VIEW/EDIT ACCT. REC DETAIL
  616.  
  617.                         4.  VIEW/EDIT SALES ORDERS
  618.  
  619.                         5.  VIEW/EDIT CUSTOMER FILE
  620.  
  621.                         6.  REPORTS
  622.  
  623.                         7.  RETURN TO PRIOR MENU
  624.           --------------------------------------------------------
  625.                         TRANSACTION DATE :    XX/XX/XX
  626.           -------------------------------------------------------
  627.                            ENTER CHOICE     _____
  628.  
  629.           PLEASE  NOTE:  THE  TRANSACTION DATE IS DISPLAYED ON THE
  630.           BOTTOM OF THIS MENU.  The date  indicated  will  be  the
  631.           date  used  to  ENTER CASH RECEIPTS and will be the date
  632.           appearing on the reports available  on  the  REPORT  sub
  633.           menu.  Should  you wish to use a date different than the
  634.           date indicated you must  return  to  the  MAIN  MENU  to
  635.           change the Transaction date.
  636.  
  637.           SELECTION 1 - ENTER CASH RECEIPTS
  638.  
  639.           This  selection  does  exactly what the title indicated.
  640.           Enter Customer Cash  Receipts.  These  receipts  may  be
  641.           either  a  pre  payment or a payment on an open account.
  642.           If the customer has an  open  balance  the  monies  will
  643.           first  be  applied  to the oldest amount due (90 days +)
  644.           then applied the each more current aging classification.
  645.           If the monies exceed the amount due  from  the  customer
  646.           the  amount  will  be reflected as a negative balance on
  647.           the customer  accounts  receivable.  When  the  computer
  648.           locates  the  customer whose number matches the customer
  649.           number you entered you will be given the opportunity  to
  650.           confirm it is the correct customer.  Should the computer
  651.           be  unable to locate the requested customer number there
  652.           will be a screen display "CANNOT LOCATE CUSTOMER".
  653.  
  654.  
  655.  
  656.           page - 9 -
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.          SBAS - ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  665.  
  666.               In entering the Cash you will be requested to  enter
  667.           four  items  of  information.   Amount  received,  check
  668.           number,  date of check,  and bank ABA number.  These may
  669.           be an arbitrary choice of information,  but the location
  670.           which did the beta test of the program found  this  most
  671.           helpful for their operation.
  672.  
  673.           SELECTION 2 - ENTER NEW CUSTOMER
  674.  
  675.           Upon entering this selection you will have a full screen
  676.           display  for  all  of the information necessary to put a
  677.           new customer on your  files.  You  simply  fill  in  the
  678.           blanks  as  the  cursor  moves  down the screen.  In the
  679.           event, the 'Ship To' information is the same as the sold
  680.           to you simply press the return (enter) key and the  sold
  681.           to name, address, etc will be transferred to the Ship To
  682.           information.
  683.  
  684.           SELECTION 3 - VIEW/EDIT ACCT. REC DETAIL
  685.  
  686.           This  selection  will allow you to view and/or edit cash
  687.           receipts  information  in  the  current  month  accounts
  688.           receivable file.  Any item except the amount of cash may
  689.           be  corrected at this point.  In the event the amount of
  690.           cash is incorrect you must  correct  this  on  you  cash
  691.           receipts.  An  understatement  of  cash received will be
  692.           entered as a positive number,  and an  overstatement  of
  693.           cash must be entered as a negative amount.
  694.  
  695.           SELECTION 4 - VIEW/EDIT SALES ORDERS
  696.  
  697.           This selection allows you to view and/or edit open sales
  698.           orders.  This  program is also accessible from Selection
  699.           1 of the MAIN MENU -  Order  Entry,  Invoices,  Credits.
  700.           For  a complete discussion of the selection please refer
  701.           to page _____.
  702.  
  703.           SELECTION 5 - VIEW/EDIT CUSTOMER FILE
  704.  
  705.           This  selection  allows  you   to   view   and/or   edit
  706.           information  in  the  customer  master  file.  Any item,
  707.           except those relative to  Accounts  Receivable  balance,
  708.           date  of  balance  and  year-to-date  purchases  may  be
  709.           changed with this procedure.
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.           page - 10 -
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.          SBAS - ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  731.  
  732.  
  733.           SELECTION 6 - REPORTS
  734.  
  735.           This selection takes you to a sub menu which  lists  the
  736.           various  Accounts Receivable Reports available with this
  737.           program.  The menu will be similar to the following:
  738.  
  739.           --------------------------------------------------------
  740.                         ACCOUNTS RECEIVABLE REPORTS
  741.           --------------------------------------------------------
  742.                         1.  CUSTOMER STATEMENTS
  743.  
  744.                         2.  RECEIVABLE AGING REPORT
  745.  
  746.                         3.  CASH RECEIPTS REPORT
  747.  
  748.                         4.  SALES REPORT
  749.  
  750.                         5.  CUSTOMER LABLES
  751.  
  752.                         6.  LIST CUSTOMER NAME/ADDRESS
  753.  
  754.                         7.  RETURN TO PRIOR MENU
  755.  
  756.           --------------------------------------------------------
  757.                          ENTER CHOICE   ___
  758.  
  759.  
  760.  
  761.           ACCOUNTS RECEIVABLE REPORTS
  762.                 SELECTION 1 - CUSTOMER STATMENTS
  763.  
  764.                 This selection allows you to prepare  the  end  of
  765.           month statements to all of your customers.  In the event
  766.           the  customer had a zero balance at the beginning of the
  767.           period and at the end of the period a statment will  not
  768.           be  prepared.  If  the  customer had or has a balance at
  769.           either the beginning or end of  the  period  a  customer
  770.           statement  will be printed.  The statement will show the
  771.           balance at the beginning of the period  and  all  detail
  772.           activity   for  the  month,   and  ending  balance.   In
  773.           addition,  at the bottom of the  statement  will  be  an
  774.           aging   of  the  customer's  receivable  indicating  the
  775.           balances due for current period  and  certain  past  due
  776.           periods.
  777.  
  778.  
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.            page - 11-
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.          SBAS - ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  797.  
  798.                 SELECTION 2 - RECEIVABLE AGING REPORT
  799.  
  800.                 This selection will list any customer with an open
  801.           balance  and  indicating the current period balance,  30
  802.           day balance, 60 day balance and 90+ day balance, as well
  803.           as the total amount due from the customer.  In  addition
  804.           to  the  aging  information the report will indicate the
  805.           date of the last transaction with this customer.
  806.  
  807.                 SELECTION 3 - CASH RECEIPTS REPORT
  808.  
  809.                 This selection will list in date order all of  the
  810.           cash  receipts  you have entered into this system during
  811.           the current month.
  812.  
  813.                 SELECTION 4 - SALES REPORT
  814.  
  815.                 This selection will list in invoice  sequence  all
  816.           of  the  sales  you  have  invoiced  during  the current
  817.           period.
  818.  
  819.                 SELECTION 5 - CUSTOMER LABELS
  820.  
  821.                 This  selection  allows  you  to  prepare  mailing
  822.           labels  for you customers.  The program allows to you to
  823.           prepare labeles:
  824.                         1.  For the entire customer file
  825.                         2.  For selected zip codes
  826.                         3.  For selected states
  827.  
  828.           The zip code selection allows you to prepare labels  for
  829.           a  given zip code or for continuous zip codes.  To print
  830.           labels for a given zip code the beginning and ending zip
  831.           code will  be  the  same  number.  Ths  state  selection
  832.           allows  you  to  select  one  state  at a time for label
  833.           preperation.  The state is entered by its two  character
  834.           designation.
  835.  
  836.                 SELECTION 6 - LIST CUSTOMER NAME/ADDRESS
  837.  
  838.                 This selection allows you to view on the screen or
  839.           to print a listing of all of you customers.  The listing
  840.           may  be  prepared  either  in  alphabetical  order or in
  841.           customer number sequence.
  842.  
  843.                 SELECTION 7 - RETURN TO PRIOR MENU
  844.  
  845.                 This selection will return you to the ACCOUNTS
  846.           RECEIBABLE MAIN MENU.
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.           page -12-
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.          SBAS - ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  864.  
  865.  
  866.  
  867.  
  868.                                   INVENTORY
  869.  
  870.           This is the third selection on the MAIN MENU.  This
  871.           selection will display a sub menu similar to the
  872.           following:
  873.                               ----------------
  874.                              | INVENTORY MENU |
  875.                     -------------------------------------
  876.                         1. ENTER RECEIPT OF INVENTORY
  877.  
  878.                         2. ENTER NEW INVENTORY ITEM
  879.  
  880.                         3. ADJUST INVENTORY
  881.  
  882.                         4. REPORTS
  883.  
  884.                         5. PHYSICAL INVENTORY
  885.  
  886.                         6.  RETURN TO PRIOR MENU
  887.                     -------------------------------------
  888.             -----------------------------------------------------
  889.             |    TRANSACTION DATE:      XX/XX/XX                |
  890.             -----------------------------------------------------
  891.                            ENTER CHOICE  6
  892.  
  893.           SELECTION 1  Enter Receipt of Inventory
  894.                 This selection is used to  record  to  receipt  of
  895.           addtional  inventory.  This  selection  will  record the
  896.           additions to you inventory either from purchases of from
  897.           in house manuafacture.
  898.  
  899.           SELECTION 2  Enter New Inventory Item
  900.                 When you are establishing your inventory  for  the
  901.           first   time   all  items  will  be  entered  with  this
  902.           selection.  Receipt of Inventory and/or Adjust inventory
  903.           cannot be used until you have established  an  inventory
  904.           item
  905.  
  906.           SELECTION 3  Adjust inventory
  907.                 This selection will allow you to adjust most of
  908.           the information regarding an inventory item.  It may be
  909.           used to correct inventory information and/or any of the
  910.           other items on the screen.
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.           page -13-
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.          SBAS - ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  929.  
  930.           SELECTION 4  Reports
  931.                 This selection will take you to a sub  menu  which
  932.           lists  the  various  reports  which  may be displayed or
  933.           printed with this program.  Each item on this  sub  menu
  934.           will be discussed later
  935.  
  936.           SELECTION 5  Physical Inventory
  937.                 This  selection  will take you to a sub menu which
  938.           lists the various reports  and/or  procedures  connected
  939.           with the physical inventory of you materials.  Each item
  940.           on this sub menu will be discussed later
  941.  
  942.           SELECTION 6  Return to prior menu
  943.                 This selection will return you to the main menu of
  944.           the program
  945.  
  946.                               INVENTORY REPORTS
  947.  
  948.           The sub menu for Inventory reports will be similar to
  949.           the following:
  950.           -------------------------------------------------------
  951.                               INVENTORY REPORTS
  952.           -------------------------------------------------------
  953.                         1.  INVENTORY ON HAND
  954.  
  955.                         2.  COST OF SALES
  956.  
  957.                         3.  PRICE LIST
  958.  
  959.                         4.  PHYSICAL INVENTORY LIST
  960.  
  961.                         5.  RETURN TO PRIOR MENU
  962.           -------------------------------------------------------
  963.                              MAKE SELECTION    5
  964.  
  965.           SELECTION 1  Inventory on hand
  966.                 This selection will allow you to either display on
  967.           the  screen or print a list of the Inventory you have on
  968.           hand.  The quantities will be as of the exact time  that
  969.           you display or print the list.
  970.  
  971.           SELECTION 2  Cost of Sales
  972.                 If  you  have  accurately entered you cost of each
  973.           item on the inventory input this selection will give you
  974.           a list by item of  your  Cost  of  Goods  Sold  for  the
  975.           Current  Period  and for Year-to-date.  In the event you
  976.           change your costs during the  fiscal  year,  only  those
  977.           items  sold after the change in costs will be caluclated
  978.           at the new cost.  Cost for prior periods will remain  at
  979.           the cost you had entered at the time of the sale.
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.           page -14-
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.          SBAS - ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  996.  
  997.  
  998.           SELECTION 3  Price List
  999.                 This  selection will print a listing of all of the
  1000.           resale  prices  you  have  entered  for  each  of   your
  1001.           inventory  items.  It  may  be  used  for monitoring you
  1002.           costs and/or updating your cost information
  1003.  
  1004.           SELECTION 4  Physical Inventory List
  1005.                 This selection will print a list which may be used
  1006.           to  take  your periodic physical inventory.  In addition
  1007.           to this selection being on this menu you will also  find
  1008.           it on the PHYSICAL INVENTORY menu.
  1009.  
  1010.           SELECTION 5  Return to prior menu
  1011.                 This selection will return you  to  the  Inventory
  1012.           menu.
  1013.  
  1014.                              PHYSICAL INVENTORY
  1015.  
  1016.           The Physical Inventory sub menu will be similar to the
  1017.           following:
  1018.  
  1019.           -------------------------------------------------------
  1020.                              PHYSICAL INVENTORY
  1021.           --------------------------------------------------------
  1022.                         1.  PHYSICAL INVENTORY LIST
  1023.  
  1024.                         2.  SAVE BOOK INVENTORY
  1025.  
  1026.                         3.  ENTER PHYSICAL INVENTORY
  1027.  
  1028.                         4.  EDIT PHYSICAL INVENTORY
  1029.  
  1030.                         5.  COMPARE BOOK/PHYSICAL
  1031.  
  1032.                         6.  INVENTORY AT COST
  1033.  
  1034.                         7.  POST PHYSICAL INVENTORY
  1035.  
  1036.                         8.  RETURN TO PRIOR MENU
  1037.           -------------------------------------------------------
  1038.                               ENTER CHOICE    8
  1039.  
  1040.           SELECTION 1  Phsyical Inventory List
  1041.                 This  selection  will  print a list of all of your
  1042.           items.  The list may  be  used  to  take  your  periodic
  1043.           physical inventory.
  1044.  
  1045.  
  1046.           page -15-
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.          SBAS - ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  1062.  
  1063.  
  1064.           SELECTION 2   Save Book Inventory
  1065.                 This  selection  will  save to a new data base the
  1066.           book inventory of all of your items as of the time  that
  1067.           you  run this procedure.  It is absolutely critical that
  1068.           you watch the timing on doing  this  procedure.  If  you
  1069.           are  using it for an annual inventory the procedure must
  1070.           be run after you have processed all of your  orders  for
  1071.           the  current  physical  year  and  before  you enter any
  1072.           orders  for  the  new  year.  The  data  saved  by  this
  1073.           procedure  will  later be used to provide a report which
  1074.           will reflect the difference between your book  inventory
  1075.           and your actual physical inventory.
  1076.  
  1077.           SELECTION 3  Enter Physical Inventory
  1078.                 This  selection  will  create  a new data file for
  1079.           your  actual  Physical  Inventory.  By  using  the  next
  1080.           selection (4) you may edit the physical counts after you
  1081.           have completed this procedure.
  1082.  
  1083.           SELECTION 4  Edit Physical Inventory
  1084.                 This  selection  allows  you  to edit the physical
  1085.           counts you may have entered by Selection 3 (above).
  1086.  
  1087.           SELECTION 5  Compare Book/physical
  1088.                 This selection will display and/or print a  report
  1089.           which  will  indicate  the differences between your book
  1090.           inventory and your  physical  inventory.  The  book  and
  1091.           physical  inventories  will  be  priced at the costs you
  1092.           currently reflect for each item in your inventory.
  1093.  
  1094.           SELECTION 6  Inventory at Cost
  1095.                 This selection  will  provide  a  report  of  your
  1096.           physical  inventory  priced at the cost for each item in
  1097.           your inventory.
  1098.  
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.  
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.           page -16-
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.          SBAS - ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  1128.  
  1129.  
  1130.           SELECTION 7  Post Physical to Books
  1131.                 This selection will adjust your book inventory for
  1132.           the  differences between the book inventory you saved by
  1133.           Selection 2  (above)  and  the  Physical  Inventory  you
  1134.           entered  and/or  adjusted by Selections 3 and 4 (above).
  1135.           This procedure may be run at  any  time  after  you  are
  1136.           satisfied  you  end  of  period  physical  inventory  is
  1137.           accurate.  Remember the adjustment to your books will be
  1138.           only for the difference, however, it will not reduce any
  1139.           item to a negative amount.  For  example,  suppose  your
  1140.           saved  book inventory was 25 and your physical inventory
  1141.           was 10.  However, between the time of the saved book and
  1142.           physical  you  sold 20 items your current book inventory
  1143.           would reflect a count of 5.  The difference between  the
  1144.           end of period saved book (25) and physical inventory(10)
  1145.           would be 15.  If the computer were to reduce the current
  1146.           book by 15 your records would reflect a negative balance
  1147.           of  10.  A  safety check in this procedure prevents your
  1148.           book inventory being reduced to a negative amount.
  1149.  
  1150.           SELECTION 8  Return to prior menu
  1151.                 This selection will return you  to  the  Inventory
  1152.           Menu.
  1153.  
  1154.  
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.          page -17-
  1165.  
  1166.  
  1167.  
  1168.  
  1169.  
  1170.  
  1171.  
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.          SBAS - ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.           The next item on your Main Menu is 6.  UTILITY PROGRAMS.
  1192.  
  1193.           The menu for this selection is similar to the following:
  1194.  
  1195.           -------------------------------------------------------
  1196.                               UTILITY PROGRAMS
  1197.           -------------------------------------------------------
  1198.                         1.  REINDEX DATA FILES
  1199.  
  1200.                         2.  CHANGE TRANSACTION DATE
  1201.  
  1202.                         3.  ENTER HISTORICAL SALES
  1203.  
  1204.                         4.  RETURN TO PRIOR MENU
  1205.           -------------------------------------------------------
  1206.                             ENTER CHOICE  4
  1207.  
  1208.           SELECTION 1  Reindex Data Files
  1209.                 It may not be necessary that  you  ever  use  this
  1210.           selection.  However, sometimes in the course of computer
  1211.           operations some index files may  become  corrupted.  You
  1212.           will  know  this if you know you have certin information
  1213.           in your files,  but you cannot  either  get  the  screen
  1214.           display and/or a printed reprot.  Should this happen try
  1215.           to  correct  the  problem by running this procedure.  If
  1216.           this does not correct the problem it will  be  necessary
  1217.           that  you  restore your files from your last back-up and
  1218.           the reinput any data since the time of the  Back-up.  It
  1219.           is  therefore  absolutely necessary that you make a back
  1220.           up of your files at the end of each  day  that  you  use
  1221.           this  program.  Refer  to  you DOS manual for the proper
  1222.           procedure to back-up and/or restore files.
  1223.  
  1224.           SELECTION 2  Change transaction date
  1225.                 The transaction date is the date  recorded  during
  1226.           order entry process, printing invoices and various other
  1227.           operations.  Therefore  in  order  to  have  the correct
  1228.           transaction date appear on you order, invoices,  etc you
  1229.           may  change the date.  This option is offered on various
  1230.           other menus.
  1231.  
  1232.           SELCTION 3  Enter Historical Sales
  1233.                 When you complete the End of Peiod processing  for
  1234.           the  current  period (Selection 7 Main Menu) the current
  1235.           period sales information is  transferred  to  a  History
  1236.           file.  You can view this file by Selection 5 of the Main
  1237.           Menu.  Should  you  wish  to  include sales prior to the
  1238.           time you start using this program,  you may  enter  such
  1239.           sales  throught this procedure.  The information entered
  1240.           will only go into the History file.
  1241.  
  1242.           SELECTION 4   Return to prior menu
  1243.                 This selection will return you to the Main Menu.
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.           page -18-
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.          SBAS - ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  1259.  
  1260.                           END OF PERIOD PROCESSING
  1261.  
  1262.           This is selection 7 on the Main Menu.  This selection
  1263.           will display  a sub menu similar to the following:
  1264.  
  1265.           --------------------------------------------------------
  1266.                           END OF PERIOD PROCESSING
  1267.           --------------------------------------------------------
  1268.                         1.  END OF ACCOUNTING MONTH
  1269.  
  1270.                         2.  END OF PHYSICAL YEAR
  1271.  
  1272.                         3.  RETURN TO PRIOR MENU
  1273.           --------------------------------------------------------
  1274.                              ENTER SELECTION   3
  1275.  
  1276.           SELECTION 1  End of Accounting Month.
  1277.                 This procedure will update you books at the end of
  1278.           each account period.  There are several procedures which
  1279.           will be completed.  They are:
  1280.                 a.  Ask you to verify certain reports have been
  1281.                     run.  If you have not run all of the reports
  1282.                     listed you must exit this procedure and complete
  1283.                     the necessary reports.  These reports can not
  1284.                     be run after you do the End of Month process.
  1285.                 b.  END OF MONTH PROCESS CONSISTS OF:
  1286.                         1.  Update Inventory files - transfer
  1287.                             current month sales quantity to
  1288.                             current year and reset current month
  1289.                             to zero.
  1290.                         2.  Update Customer Master file
  1291.                             This updates the summary aging carried
  1292.                             in this record and adusts the end of
  1293.                             month accounts receivable balance
  1294.                         3.  Transfer all current period accounts
  1295.                             receivable detail (sales & payments)
  1296.                             to the history file and clears the
  1297.                             current month detail file
  1298.  
  1299.  
  1300.  
  1301.  
  1302.  
  1303.  
  1304.  
  1305.  
  1306.  
  1307.  
  1308.  
  1309.  
  1310.             page -19-
  1311.  
  1312.  
  1313.  
  1314.  
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.          SBAS - ORDER ENTRY, INVOICING, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  1325.  
  1326.  
  1327.  
  1328.                 AS INDICATED ABOVE IS IS ABSOLUTELY NECESSARY THAT
  1329.           YOU COMPLETE THE REPORTS REFERRED TO IN ITEM A (ABOVE)
  1330.           BEFORE YOU COMPLETE THIS PROCEDURE.
  1331.  
  1332.           SELECTION 2  End of Year
  1333.                 This selection will first ask you to verify that
  1334.           you have completed the End of Month processing.  Then it
  1335.           will ask you a second time to verify the first answer.
  1336.                 This procedure will update the Inventory records
  1337.           by transferring all current year sales quantities to
  1338.           prior year and reset current year sales quantities to
  1339.           zero.  It also will update the Customer Master file to
  1340.           reflect the purchases for the prior year.
  1341.  
  1342.           SELECTION 3  Return to prior menu
  1343.                 This selection will return you to the Main Menu of
  1344.           the progam.
  1345.  
  1346.  
  1347.  
  1348.  
  1349.                       END OF DOCUMENTATION
  1350.  
  1351.  
  1352.  
  1353.  
  1354.  
  1355.  
  1356.  
  1357.  
  1358.  
  1359.  
  1360.  
  1361.  
  1362.  
  1363.  
  1364.  
  1365.  
  1366.  
  1367.  
  1368.  
  1369.  
  1370.  
  1371.  
  1372.  
  1373.  
  1374.  
  1375.              page -20-
  1376.  
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.                         PROGRAMS DISTRIBUTED BY MILLROSE
  1391.  
  1392.               Millrose  Corporation  distributes  several   different
  1393.               programs   which   are   used   in  various  accounting
  1394.               functions. The programs are:
  1395.  
  1396.               SBAS GENERAL LEDGER
  1397.               SBAS WRITE UP GENERAL LEDGER
  1398.               SBAS ORDER ENTRY, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  1399.               SBAS INVOICER
  1400.               SBAS ACCOUNTS RECEIVABLE
  1401.  
  1402.               SBAS GENERAL LEDGER,  Ver 2.0+ is  an  after  the  fact
  1403.               general ledger system which will provide you with input
  1404.               screens  and output reports for :  Cash Receipts,  Cash
  1405.               Disbursements and Journal Entries.  Further it provides
  1406.               various financial  statements:  Trial  Balance,  Income
  1407.               Statement  (current  period  &  YTD),   Balance  Sheet,
  1408.               General Ledger-Current Period and  General  Ledger-YTD.
  1409.               The  Journal reports,  Trial Balance,  Income Statement
  1410.               and Balance sheet may be either viewed on the screen or
  1411.               printed.  The system allows  you  to  design  your  own
  1412.               chart  of accounts and design the layout of the Balance
  1413.               Sheet and Income Statements.  The  system  will  handle
  1414.               the accounting for several different companies.
  1415.  
  1416.               SBAS WRITE UP GENERAL LEDGER
  1417.               The  Write  Up  General  Ledger  is an expansion of the
  1418.               above system and was designed for  the  accountant  who
  1419.               must  maintain the accounting for several companies.  In
  1420.               addition to the features of  the  SBAS  GENERAL  LEDGER
  1421.               this system provides for a Sales Journal and after-the-
  1422.               fact  entry of Payroll check (on Disbursement Journal).
  1423.               Various employee earning  reports  may  be  printed  to
  1424.               allow  easy  preparation of the federal/state quarterly
  1425.               and annual payroll reports.
  1426.               Allows for cost of goods sold and gross profit on sales.
  1427.  
  1428.               SBAS ORDER ENTRY, INVENTORY, ACCOUNTS RECEIVABLE
  1429.               This system is designed for the small business and
  1430.               allows for the following:
  1431.                        1.  Enter Customer Orders
  1432.                        2.  Check orders against inventory
  1433.                        3.  Adjust price on individual items
  1434.                        4.  Print "picking slips"
  1435.                              (showing ship & back orders)
  1436.                        5.  Allow you to edit sales orders
  1437.                              (for price and/or quantity)
  1438.                        6.  Print Customer invoices
  1439.                        7.  Maintain accounts receivable
  1440.                        8.  Print Customer statements
  1441.                        9.  Print Accounts receivable aging
  1442.                       10.  Maintain product inventory
  1443.                       11.  Print inventory on hand
  1444.                       12.  Print inventory list at cost
  1445.                       13.  Print list for taking physical inventory
  1446.                       14.  Compare book and physical inventory
  1447.                       15.  Update book inventory for physical
  1448.               Registered version supports over 170 printers.
  1449.              Shareware version supports Epson FX,RX & Epson compitable
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.              SBAS INVOICER
  1458.  
  1459.               This  is a small program which will allow you to create
  1460.               your customer invoices.  The invoices may contain items
  1461.               which are subject to sales tax and items which are  not
  1462.               subject  to  sales tax.  The program will automatically
  1463.               calculate and add to the Invoice  the  appropriate  tax
  1464.               for  taxable items.  The information is retained by the
  1465.               program  so  that  at  a  future  date  you  may   make
  1466.               additional  copies of the Invoice.  Invoice numbers are
  1467.               assigned by the program, however you have the option of
  1468.               selecting your starting number.
  1469.  
  1470.  
  1471.               SBAS ACCOUNTS RECIEVABLE
  1472.  
  1473.                A stand alone accounts receivable program designed for
  1474.               the small business organization which requires  control
  1475.               of  their  accounts  without using a cumbersome totally
  1476.               integrated accounting system.  Allows for the entry  of
  1477.               Invoices,  Credit Memos, Cash Receipts (with or without
  1478.               discount).  Provides  Customer  statements,  Receivable
  1479.               aging  report,  cash  receipts  report,  sales  report,
  1480.               customer  labels,  customer  lists.  Supports  over  60
  1481.               different printers.  Pop-up calculator.
  1482.  
  1483.  
  1484.  
  1485.               All of the above programs are available from  various
  1486.               shareware distributors and/or bulletin boards. If you
  1487.               cannot locate the programs MILLROSE will send you the
  1488.               Shareware  version  for  $5.00  per  disk, plus $3.00
  1489.               shipping/handling regardless  of  the number of disks
  1490.               you order.
  1491.  
  1492.               Registered copies of the programs, which will  be the
  1493.               latest update, may be obtained by completing the form
  1494.               on the next page. Registered copies will not  include
  1495.               any opening and/or closing solicitation screens.
  1496.  
  1497.  
  1498.  
  1499.  
  1500.  
  1501.  
  1502.  
  1503.  
  1504.  
  1505.  
  1506.  
  1507.  
  1508.  
  1509.  
  1510.  
  1511.  
  1512.  
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.                               REGISTRATION/ORDER FORM
  1524.  
  1525.  
  1526.                                                 DATE _____________
  1527.  
  1528.               TO: MILLROSE CORPORATION
  1529.                   7210 Jordan Ave., B-22
  1530.                   Canoga Park, Ca., 91303
  1531.  
  1532.  
  1533.               Please ship the registered version of the following:
  1534.  
  1535.  
  1536.               ___  SBAS ACCOUNTS RECEIVABLE             $69.95  _________
  1537.                         (Printed manual)
  1538.  
  1539.               ___  SBAS GENERAL LEDGER,Ver 2.0+          59.95   ________
  1540.                         (Manual on disk)
  1541.  
  1542.               _____SBAS WRITE UP GENERAL LEDGER          89.95   _________
  1543.                         (Printed manual)
  1544.  
  1545.               _____SBAS ORDER ENTRY, ACCOUNTS REC.
  1546.                        INVENTORY,                        69.95   _________
  1547.                          (Printed manual)
  1548.  
  1549.               _____ SBAS INVOICER                        14.95   _________
  1550.                          (Manual on disk)
  1551.                          Sub total                               __________
  1552.  
  1553.  
  1554.               Calif residents (add 6.75% Sales Tax)              _________
  1555.  
  1556.               Shipping/handling (US & Canada)  $3.00
  1557.                                  Other          6.00              _________
  1558.  
  1559.               TOTAL (U.S.FUNDS ONLY)                              __________
  1560.  
  1561.               ____ 5 1/4" DISK       _____ 3 1/2" DISK
  1562.  
  1563.               SHIP TO:
  1564.  
  1565.               COMPANY ________________________________________
  1566.  
  1567.               NAME ____________________________________________
  1568.  
  1569.               ADDRESS__________________________________________
  1570.  
  1571.               CITY,STATE,ZIP __________________________________
  1572.  
  1573.               PHONE (incl Area Code) __________________________
  1574.  
  1575.  
  1576.