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/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / finance / microacc.zip / MAS.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-02-24  |  26KB  |  707 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.                      Micro Accounting System
  10.                      =======================
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.                            Version 1.0
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.                       Copyrighted (c) 1989
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.                      SonShine Software, Inc
  39.                          P. O. Box 4761
  40.                    Dublin, Georgia 31021-4761
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.                          (912) 272-1714
  49.  
  50.  
  51.                             Ron Byxbe
  52. =================================================================
  53.  
  54.                        SHAREWARE STATEMENT
  55.  
  56. =================================================================
  57.  
  58.  
  59. This program is offered as Shareware on a trial basis.  All
  60. features of this program work in Full except "Close End Of Year". 
  61. The User is asked to register the program with the Author if he
  62. is going to use it.  However, the program will only run for 12
  63. periods unless it is registered.  Registration is required to
  64. start a new year.
  65.  
  66. Data entered into this system is directly compatible with the
  67. registered version that you will receive so feel free to enter
  68. any "real" data you have at this time.
  69.  
  70. Upon registration you will receive the latest version of the
  71. program along with a manual and support for 6 months.
  72.  
  73. Any suggestions for modifications should be done in writing and
  74. forwarded to me.  They will be given close consideration when
  75. producing the next version of this program.
  76.  
  77. Source code is not available for this program.
  78.  
  79. Individual customizing is not available at this time unless the
  80. modification requested is beneficial to the entire system.  If
  81. this is true then the modification will be considered and a new
  82. release offered to all.
  83.  
  84. =================================================================
  85.                         REGISTRATION FORM
  86. =================================================================
  87.  
  88.  
  89. To register this program send $95.00 plus $4.00 shipping/Handling
  90. to:
  91.  
  92.                Sonshine Software, Inc
  93.                P. O. Box 4761
  94.                Dublin, Georgia  31021
  95.  
  96.  
  97. Please specifiy that you are registering:
  98.  
  99.           "Micro Accounting System - Version 1.0"
  100.  
  101.  
  102.  
  103. Name to Register Software Under:
  104.  
  105. Name:_____________________________________________________
  106.  
  107. Address:__________________________________________________
  108.  
  109. City/State/Zip:___________________________________________
  110.  
  111. Phone:____________________________________________________
  112.  
  113.  
  114. Address to Ship to:
  115.  
  116. Name:_____________________________________________________
  117.  
  118. Address:__________________________________________________
  119.  
  120. City/State/Zip:___________________________________________
  121.  
  122. Phone:____________________________________________________
  123.  
  124.  
  125.  
  126. Where did you get this Software Package?
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132. How much did you have to pay?
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137. =================================================================
  138.                          GETTING STARTED
  139. =================================================================
  140.  
  141. Requirements:
  142.  
  143. To run the system it is recommended that you have a hard disk. 
  144. The system can be run on two floppies with limited disk space. 
  145. Dos Version 3.0 or higher is also recommended.  Ram Memory should
  146. be 512k or more.
  147.  
  148. You MUST have a CONFIG.SYS file on your startup disk.  If you
  149. have a hard disk then this file must be in your root directory
  150. i.e. "C:\".  If you are using floppies then this file must be on
  151. your DOS diskette.  The file must contain the following
  152. statements:
  153.  
  154.           FILES=30
  155.           BUFFERS=30
  156.  
  157. The system will not run unless these commands are added to your
  158. CONFIG.SYS file.  Once you have added them you must reboot your
  159. system.  This can be accomplished by CTRL-ALT-DEL sequence or
  160. turning off the computer and turning it back on.
  161.  
  162. If you do not have an existing CONFIG.SYS file on your computer
  163. then copy the one supplied on the program disk to either your
  164. root directory (if using a hard disk) or to your DOS diskette (if
  165. using two floppies).
  166.  
  167. Examples:   
  168.  
  169. Hard Disk:    Copy A:CONFIG.SYS C:\   (Program Disk in drive A:)
  170. Floppy Disk:  Copy B:CONFIG.SYS A:    (Program Disk in drive B:)
  171.  
  172. =================================================================
  173.                           INSTALLATION
  174. =================================================================
  175.  
  176. To install the system on your computer simply follow the sequence
  177. below:
  178.  
  179. Hard Disk:     Place Accounting Diskette in Drive A: or B:
  180.  
  181.                Type INSTALLH <enter>
  182.  
  183.                Follow Instructions on the Screen
  184.  
  185.                Load the program by typing:   MAS <enter>
  186.  
  187.  
  188. Floppy Disk:   Place Accounting Diskette in Drive A:
  189.  
  190.                Type INSTALLF <enter>
  191.  
  192.                Follow Instructions on the Screen.
  193.  
  194.                Load the Program by type A:MAS <enter>
  195.                *Note:  You will be on Drive B:  B>
  196.  
  197.  
  198. =================================================================
  199.                          MAS-FIX Program
  200. =================================================================
  201.  
  202. The program MAS-FIX.EXE is a utility program that will build your
  203. data files if they do not exist and Re-Index all Index Files. 
  204.  
  205. This program MUST be run when installing the system for the first
  206. time.  It will create all necessary data files.  To run the
  207. program simply type:
  208.  
  209. Hard Disk:          MAS-FIX        <enter>
  210.  
  211. Floppy Disk:        A:MAS-FIX      (Program Disk in Drive A:)
  212.                                    (Data Disk in Drive B:)
  213.  
  214. This program can be run at any time after installation to Re-
  215. Index all files.  If you are having trouble finding an Account
  216. Number and you are positive that it has been entered then you may
  217. have a bad Index File.  Simply exit the Accounting System and run
  218. this program.
  219. =================================================================
  220.                           SYSTEM SETUP
  221. =================================================================
  222.  
  223. Once the program is installed and loaded then you are ready to
  224. set it up for use.  Follow the steps below to accomplish this.
  225.  
  226. EDIT NAME:
  227.  
  228. 1.  Go to "Setup" from the Main Menu
  229. 2.  Select "Edit Name"
  230. 3.  Fill in all Spaces
  231.  
  232.      *Note:
  233.  
  234.      If you have a monochrome monitor that emulates color then   
  235.      you may wish to place an "M" in the Monitor field to specify 
  236.      that the program always comes up in Monochrome Mode. 
  237.  
  238. 4.  If this is a registered version then enter your serial       
  239.     number. 
  240.  
  241. 5.  When you have entered the last field then the program will   
  242.     save the system parameters.
  243.  
  244.  
  245. CREATE HEADING RECORDS
  246.  
  247. Now we must create heading records to define our accounts.  Go to
  248. the menu item "CREATE HEADINGS".  This is located on the "SETUP"
  249. menu.
  250.  
  251. See the Appendix for an example of Headings.
  252.  
  253. Accounts are defined as follows:
  254.  
  255. 'A' = Assets
  256. 'B' = Liabilities
  257. 'C' = Capital/Equity/Fund balance
  258. 'D' = Income
  259. 'E' = Expense
  260. The first letter of the account tells the computer what section
  261. the account number belongs in.  The next (2) digits tell the
  262. computer what Sub Group (Headings) the account belongs in.
  263.  
  264. Examples:      A01 = Checking Accounts       Assets
  265.                A10 = Fixed Assets            Assets
  266.                A21 = Current Assets          Assets
  267.  
  268.                B10 = Notes Payable           Liability
  269.                B24 = Accounts Payable        Liability
  270.  
  271.                C22 = Retained Earnings       Capital/Equity/Fund
  272.                C24 = Fund Balance            Capital/Equity/Fund
  273.  
  274.                D05 = Income From Operations  Income
  275.                D10 = Misc Income             Income
  276.  
  277.                E10 = Direct Expenses         Expense
  278.                E11 = Salaries                Expense
  279.                E34 = Utilities               Expense
  280.  
  281. Create all your Headings First.  Print them out before assigning
  282. Account Numbers.  This list will come in handy.
  283.  
  284. CREATE ACCOUNT NUMBERS
  285.  
  286. Once the Headings have been created we are now ready to create
  287. the actual account numbers.  Account Numbers must fall under a
  288. predefined Heading.
  289.  
  290. Go to the section "CREATE ACCOUNT" on the "SETUP" menu.
  291.  
  292. Now create your Account Numbers for the Headings you have set up
  293. previously.
  294.  
  295. Examples:      Heading                  Account
  296.  
  297.           A01 = Checking           A01100 = General Checking
  298.                                    A01200 = MIA Checking
  299.  
  300.           A10 = Fixed Assets       A10010 = Building
  301.                                    A10020 = Land
  302.  
  303.           D05 = Income From Op.    D05100 = Sales
  304.                                    D05200 = Programs
  305.  
  306.           E10 = Direct Expenses    E10005 = Advertising
  307.                                    E10100 = Paper
  308.                                    E10200 = Postage
  309.  
  310. The "Bank Account (Y/N)" tells the computer if this is an account
  311. to which deposits will be made or checks written.  If it is place
  312. a "Y" in this field.
  313. =================================================================
  314.                           BUDGET MODULE
  315. =================================================================
  316.  
  317. EDIT SECTION
  318.  
  319. If you are going to use the budget module then select the
  320. "BUDGET" option from the main.  Go to "EDIT BUDGET ACCOUNTS". 
  321. Here you may enter a twelve month budget value for each account.
  322.  
  323. After you have entered the first dollar amount you can press the
  324. "F5" key to spread the previous value into the rest of the
  325. fields.  The can be done from any month at any time.
  326.  
  327.  
  328. PRINT SECTION
  329.  
  330. This option will allow you to print your budget on the printer. 
  331. You can print a single month or the totals for the year.  When
  332. the date menu appears simply select the month you want and press
  333. enter.
  334.  
  335.  
  336. VIEW SECTION
  337.  
  338. This option will print the budget to a disk file and allow you to
  339. view the file on the screen.  The disk file is called
  340. "ACCOUNT.PRN".  After selecting this option you transport this
  341. file to another software package if you so desire.
  342. =================================================================
  343.                            POST MODULE
  344. =================================================================
  345.  
  346. This module is used to enter Bank Deposits, Bank Checks, and
  347. Journal Entries.  This is the only place in the program where you
  348. can enter data into the ledger.
  349.  
  350. *Note:  When entering any type of transaction the date entered
  351. must be in the current period you will receive an error.
  352.  
  353. You can always look at the bottom of the Main Menu and see the
  354. current period in which you are working.
  355.  
  356. ENTER CHECKS
  357.  
  358. Use this option to enter checks written from a bank account. 
  359. When you select this option a list of all your bank accounts will
  360. appear on the screen.  Select the account you are working with
  361. and press enter.
  362.  
  363. *Note:  If a bank account did not show up then you will need to
  364. go to the Setup Menu, Edit Account section, find the account
  365. number and place a "Y" in the "Bank Account" field.
  366.  
  367. When the checking screen appears you will be prompted for Date,
  368. Reference Number (or check number), Amount, and Description (Who
  369. you wrote the check to).  
  370.  
  371. After you have entered this information you can enter up to seven
  372. debit accounts for this check.  Only one is required.  The
  373. balance off all entries is shown in the bottom right corner of
  374. your screen.  This number must be zero before the computer will
  375. accept the check.
  376.  
  377. If you need to look up an Account Number press the "F1" key.  A
  378. list of all Account Numbers will appear on the screen.  Select
  379. the one you want and press enter.  The Number will be placed in
  380. the field and the description will appear next to it.
  381.  
  382. Next enter a short description for this transaction and the
  383. amount of the transaction.  In most cases the Transaction amount
  384. is the same as the check amount.
  385.  
  386. After you have entered all information you must press the
  387. PAGEDOWN key to record this transaction.  
  388.  
  389. DO NOT PRESS THE ESCAPE KEY UNLESS YOU WISH TO ABORT THIS CHECK.
  390.  
  391. ENTER DEPOSITS
  392.  
  393. Use this option to enter Bank Deposits made to Checking or Saving
  394. Accounts.  When you select this option a list of all your bank
  395. accounts will appear on the screen.  Select the account you are
  396. working with and press enter.
  397.  
  398. *Note:  If a bank account did not show up then you will need to
  399. go to the Setup Menu, Edit Account section, find the account
  400. number and place a "Y" in the "Bank Account" field.
  401.  
  402. When the deposit screen appears you will be prompted for Date,
  403. Reference Number (or deposit number), Amount, and Description
  404. (Where the Money came from).  
  405.  
  406. After you have entered this information you can enter up to seven
  407. credit accounts for this deposit.  Only one is required.  The
  408. balance off all entries is shown in the bottom right corner of
  409. your screen.  This number must be zero before the computer will
  410. accept the deposit.
  411.  
  412. If you need to look up an Account Number press the "F1" key.  A
  413. list of all Account Numbers will appear on the screen.  Select
  414. the one you want and press enter.  The Number will be placed in
  415. the field and the description will appear next to it.
  416.  
  417. Next enter a short description for this transaction and the
  418. amount of the transaction.  In most cases the Transaction amount
  419. is the same as the check amount.
  420.  
  421. After you have entered all information you must press the
  422. PAGEDOWN key to record this transaction.
  423.  
  424. DO NOT PRESS THE ESCAPE KEY UNLESS YOU WISH TO ABORT THIS
  425. DEPOSIT.
  426.  
  427.  
  428. JOURNAL ENTRIES
  429.  
  430. The journal entry program is used to make entries to the ledger
  431. that does not effect a bank account (Check or Deposit).  Many
  432. entries will be posted to a Bank Account but not in the form of a
  433. check or deposit.
  434.  
  435. This program was written in the form of a single entry ledger. 
  436. HOWEVER, the balance of the entry you are making must equal zero
  437. when you are finished or you will not be able to finalize your
  438. entries.
  439.  
  440. The program will ask you for several fields of information. 
  441. Date, Account Number, Debit or Credit (D/C), Description, and
  442. Amount.  Enter all this information and press enter.  The balance
  443. of the Journal Entry will be displayed in the lower right corner
  444. of your screen.  
  445.  
  446. You can stop at any time, exit the journal entry screen, and
  447. return later to complete the entry.  However, if you do this the
  448. Journal Balance in the lower right screen will reset to zero. 
  449. This does not mean that you entry does not balance. When you
  450. print the edit report you will find out if you balance or not.
  451.  
  452. You can also press the "F1" key to locate an Account Number.
  453.  
  454.  
  455. EDIT REPORT
  456.  
  457. This option is used to print an Edit Report of all entries posted
  458. so far.  This is the report that tells you if the Posting File is
  459. in Balance.  You should print this report periodically while
  460. posting to verify that you are in balance.
  461.  
  462.  
  463. FINALIZE
  464.  
  465. After you have entered your checks, deposits, and journal entries
  466. you should print an edit report.  If the report is in balance you
  467. MUST Finalize.
  468.  
  469. The Finalize program will take all the entries that have been
  470. posted so far and move them to the permanent ledger.
  471. =================================================================
  472.                          REPORTS MODULE
  473. =================================================================
  474.  
  475. The Reports Section has several reports and can be run for one
  476. month or the entire year.  Please note that in some cases when
  477. you select Year-To-Date the computer will look at the current
  478. period and print the report from the beginning of the year to the
  479. current period (not December unless the current period is
  480. December).
  481.  
  482. To print a report simply select the desired report from the menu
  483. and press enter.  You will be prompted with a date screen.  The
  484. menu bar will automatically be positioned on the current period. 
  485. If this is the month you wish just press enter.  If you want
  486. another month then place the menu bar over that month and press
  487. enter.
  488.  
  489. A message will appear requesting that you start your printer. 
  490. Verify that your printer is ready and press enter.
  491.  
  492. The reports are:
  493.  
  494.      -    Income Statement
  495.      -    Balance Sheet
  496.      -    Trial Balance
  497.      -    General Ledger
  498.      -    Account Analysis (One Account)
  499.      -    Account Analysis (Multiple Accounts)
  500.      -    Expense Statement
  501.      -    Check Book Statement (Or Savings)
  502.      -    Current Income Statement versus Budget
  503.      -    Current Income Statement versus Last Month
  504.  
  505. *Note:  If you feel that other reports need to be added please
  506. write down what you are looking for and mail to me.
  507.  
  508.  
  509. =================================================================
  510.                            VIEW MODULE
  511. =================================================================
  512.  
  513. I will not take up much time here.  This section does the exact
  514. same thing as the reports section except it prints the report to
  515. a file called "VIEW.PRN" and allows you to view this file on the
  516. screen.  You can always View or Print the last file generated by
  517. selecting the option "VIEW GENERATED" or "PRINT GENERATED".
  518.  
  519. If so desired you can exit the program and copy the file
  520. "VIEW.PRN" to another computer or send it across the phone line
  521. to someone else.  The file always contains the last Report
  522. Viewed.
  523. =================================================================
  524.                           CLOSE MODULE
  525. =================================================================
  526.  
  527. This module allows you to change the current period or close the
  528. year.
  529.  
  530. CURRENT PERIOD
  531.  
  532. To change the current period simply select this option and enter
  533. the desired month.  The computer will change the period to that
  534. month.  All entries posted will now go into this period.
  535.  
  536.  
  537. CLOSE YEAR
  538.  
  539. The "Close End of Year" does more than change the period.  This
  540. option adds up all the months and places this number into the
  541. beginning balance for the next year.  It also places zeroes in
  542. all the months.  The entire Income/Expense section will be
  543. blanked out to start the next year.
  544.  
  545. ERRORS:
  546.  
  547. If you have not Finalized the entries made on the "Posting" menu
  548. then you cannot close the Year.
  549.  
  550. If you have not made an entry to move Net Income to the Balance
  551. Sheet you cannot close the year.
  552. ==============================================================================
  553.                                     APPENDIX
  554. ==============================================================================
  555.  
  556.                             ACCOUNT HEADING LISTING 
  557.  
  558.                                  "My Church" 
  559.                              Dublin, Georgia  31021 
  560.  
  561.                           Wednesday  February 22, 1989 
  562. ============================================================================== 
  563.  
  564.      ASSET HEADINGS 
  565.      Current Assets..............................................A10 
  566.      Fixed Assets................................................A11 
  567.  
  568.      LIABILITY HEADINGS 
  569.      Current Liabilities.........................................B10 
  570.      Longterm Liabilities........................................B11 
  571.  
  572.      CAPITAL/EQUITY HEADINGS 
  573.      Fund Balance................................................C10 
  574.  
  575.      INCOME HEADINGS 
  576.      Member Giving...............................................D10 
  577.      Other Income................................................D11 
  578.  
  579.      EXPENSE HEADINGS 
  580.      Salaries....................................................E10 
  581.      Utilities...................................................E11 
  582.      Insurance...................................................E12 
  583.      Music.......................................................E13 
  584.      Education...................................................E14 
  585.      Library.....................................................E15 
  586.      Nursery.....................................................E16 
  587.      Evangelistic................................................E17 
  588.      Missions....................................................E18 
  589.      Activities..................................................E19 
  590.  
  591.                                CHART OF ACCOUNTS                    Page    1 
  592.  
  593.                                   "My Church" 
  594.                              Dublin, Georgia  31021 
  595.  
  596.                           Wednesday  February 22, 1989 
  597. ============================================================================== 
  598.  
  599.      CURRENT ASSETS                 
  600.      Checking - General Fund.....................................A10100 
  601.      Checking - Special Account..................................A10110 
  602.      Checking - Memorial Account.................................A10120 
  603.      General Savings Account.....................................A10130 
  604.      Petty Cash..................................................A10140 
  605.  
  606.      FIXED ASSETS                   
  607.      Vehicles....................................................A11110 
  608.      Office Equipment............................................A11120 
  609.      Furniture & Fixtures........................................A11130 
  610.      Building....................................................A11140 
  611.      Land........................................................A11150 
  612.      Pastor's Home...............................................A11160 
  613.  
  614.      CURRENT LIABILITIES            
  615.      Reimbursable Expenses.......................................B10110 
  616.      Accounts Payable............................................B10120 
  617.  
  618.      LONGTERM LIABILITIES           
  619.      First Bank Mortage..........................................B11110 
  620.      Church Bus Note.............................................B11120 
  621.      Education Center Note.......................................B11130 
  622.  
  623.      FUND BALANCE                   
  624.      Fund balance................................................C10100 
  625.  
  626.      MEMBER GIVING                  
  627.      General Giving..............................................D10110 
  628.      Building Fund...............................................D10120 
  629.      Missions Gifts..............................................D10130 
  630.      Youth Fund Receipts.........................................D10140 
  631.      Memorial Gifts..............................................D10150 
  632.      Special Project Gifts.......................................D10160 
  633.      Loose Plate Offerings.......................................D10170 
  634.  
  635.      OTHER INCOME                   
  636.      Rent Income.................................................D11110 
  637.      Interest Income.............................................D11120 
  638.      Other Income................................................D11130 
  639.  
  640.                                CHART OF ACCOUNTS                    Page    2 
  641.  
  642.                                   "My Church" 
  643.                              Dublin, Georgia  31021 
  644.  
  645.                           Wednesday  February 22, 1989 
  646. ============================================================================== 
  647.  
  648.      SALARIES                       
  649.      Pastor......................................................E10100 
  650.      Education Director..........................................E10110 
  651.      Music Director..............................................E10120 
  652.      Nursery Worker..............................................E10130 
  653.  
  654.      UTILITIES                      
  655.      Church Electricity..........................................E11100 
  656.      Church Natural Gas..........................................E11120 
  657.      Church Water/Sewage.........................................E11130 
  658.      Pastorium Electricity.......................................E11140 
  659.  
  660.      INSURANCE                      
  661.      Church Insurance............................................E12100 
  662.      Pastorium Insurance.........................................E12200 
  663.      Church Bus..................................................E12300 
  664.  
  665.      MUSIC                          
  666.      Choir Robes.................................................E13100 
  667.      Sheet Music.................................................E13200 
  668.      Education Seminars..........................................E13300 
  669.  
  670.      EDUCATION                      
  671.      Literature..................................................E14100 
  672.      Magazines...................................................E14200 
  673.  
  674.      LIBRARY                        
  675.      Equipment...................................................E15100 
  676.      Books/Magazines.............................................E15200 
  677.  
  678.      NURSERY                        
  679.      General Supplies............................................E16100 
  680.      Teaching Aids...............................................E16200 
  681.      Toys........................................................E16300 
  682.  
  683.      EVANGELISTIC                   
  684.      Revival Costs...............................................E17100 
  685.      Pulpit Supply/Pastor........................................E17200 
  686.      Pulpit Supply/Music.........................................E17300 
  687.  
  688.  
  689.                                CHART OF ACCOUNTS                    Page    3
  690.  
  691.                                   "My Church" 
  692.                              Dublin, Georgia  31021 
  693.  
  694.                           Wednesday  February 22, 1989 
  695. ============================================================================== 
  696.  
  697.      MISSIONS                       
  698.      Foreign Missions............................................E18100 
  699.      Home Missions...............................................E18200 
  700.      State Missions..............................................E18300 
  701.      Children's Home.............................................E18400 
  702.  
  703.      ACTIVITIES                     
  704.      Youth.......................................................E19100 
  705.      Royal Ambassadors...........................................E19200 
  706.      Girls in Action.............................................E19300 
  707.