home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / finance / med1.zip / MANUAL.SW4 < prev    next >
Text File  |  1990-07-27  |  23KB  |  639 lines
  1.  
  2.                                  (U)TILITIES
  3.           
  4.                This section of the system is designed to assist you
  5.           in modifying and maintaining the overall MED#1 system  to
  6.           meet the unique needs of your individual practice.
  7.           
  8.           There are two major grouping of utilities provided in the
  9.           MED#1   system:  (A)pplication  support   and   (S)system
  10.           support.  Application support utilities  directly  affect
  11.           your  data files and information posted to  them.  System
  12.           support utilities cover all other areas.
  13.           
  14.                      (A)pplications support - UTILITIES
  15.           
  16.                Select  the (A)pplication support  utilities  option
  17.           first,  which will give you the UTILITIES  -  APPLICATION
  18.           SUPPORT (Screen) with the following options:
  19.           
  20.                (U)pdating  practice  data  -  allows  you  to  make
  21.           informational changes when necessary to keep your  system
  22.           personalization   current.   This  is  the  same   screen
  23.           presented to you during system initialization.
  24.           
  25.                (P)urge  old invoicing - will clear  information  no
  26.           longer  needed  to  give you room  for  new  information.
  27.           Again,  you  can  enter  by  highlighting  and   pressing
  28.           <ENTER>,  or  by pressing 'P'.  (Note  -  Only  invoicing
  29.           that  has a zero balance as of the requested  purge  date
  30.           will  be  flagged  for deletion. In  this  manner  active
  31.           accounts that have open balances as of the requested date
  32.           will retain all of their transactions.)
  33.           
  34.                (C)reate new charge table from existing -  gives you
  35.           the opportunity to save code table setup time by  copying
  36.           the  contents  of  an existing table an  creating  a  new
  37.           table. You can then limit your maintenance to only  those
  38.           codes  within the new table that need adjusting. Use  the
  39.           same process for entering this function.
  40.           
  41.                (D)elete  existing  charge  table -  allows  you  to
  42.           eliminate an out-dated charge table without going through
  43.           an  involved process of changing  information  on-screen.
  44.           
  45.                (F)inance   charge-calculations/posting  -  is   the
  46.           function that handles the charges for past-due  accounts.
  47.           It  gives you the flexibility of varying the  charges  or
  48.           applying  a  standard minimum rate.  (Note -  Only  those
  49.           accounts that were setup to receive finance charges,  and
  50.           have  a positive balance on last statement charges  after
  51.           current  payments/adjustments  have  been  applied,  will
  52.           receive  a finance charge. Finance charges are  a  system
  53.           generated  transaction  and will show up in  the  account
  54.           ledger.
  55.  
  56. Page 60
  57.  
  58.           
  59.                (T)ransfer patient data to new account - will be the
  60.           most  used of all the utilities. With this  function  you
  61.           can  transfer all patient transactions, history,  recall,
  62.           and  notes to another patient account. An example of  the
  63.           need for this utility is when a child becomes old  enough
  64.           to  have responsibility for their own bills.  Before  you
  65.           can use this utility you must set up a new patient master
  66.           record.  Then  you can call up this utility and  by  just
  67.           entering  in the old patient account number and  the  new
  68.           patient account number all patient information is  placed
  69.           under  the  new  account. You can  then  delete  the  old
  70.           patient master record.
  71.           
  72.                (L)edger   code  transaction  update  post  -   This
  73.           utility  allows  you  to post new  ledger  codes  to  all
  74.           transaction  already on file. Normally when you  setup  a
  75.           new system you do not assign general ledger codes to  the
  76.           codes  you setup in your CPT code tables. Also later  you
  77.           may  want  to  assign new ledger codes so  that  you  can
  78.           better group your transactions for ledger postings.  THIS
  79.           UTILITY   CAN  NOT  BE  INTERRUPTED  ONCE  STARTED.   ALL
  80.           TRANSACTIONS  ON FILE WILL BE PROCESSED AGAINST YOUR  CPT
  81.           CODE  TABLES  AND  THE NEW LEDGER  CODES  FOUND  WILL  BE
  82.           TRANSFERRED INTO THE TRANSACTION RECORD.
  83.           
  84.           
  85.                         (S)ystem support - UTILITIES
  86.           
  87.                The  '(S)ystem support utilities' function is  where
  88.           you  fit  the system to your computer  and  maintain  it.
  89.           These utilities are:
  90.           
  91.                (R)eindex data files - will 1. physically remove all
  92.           records  flagged as deleted and return the space to  your
  93.           system,  2.  rebuild all file  pointers.
  94.           
  95.           (NOTE:    If you restore your data files from  a  backup,
  96.           you  must run the 're-indexing' function before  you  use
  97.           them.   Failure to do this will corrupt the restore  data
  98.           files, requiring you to reload them from the same  backup
  99.           and start over.)
  100.           
  101.           
  102.                (P)rint registration form - is the function you  use
  103.           to  print  the  registration form you  must  send  in  to
  104.           register  you as a user of MED#1 add remove you from  the
  105.           100 patient limit.
  106.           
  107.           
  108.           
  109.                (M)onographics  color:  N - provides the  option  of
  110.           using  a color screen or black and white. MED#1  normally
  111.           automatically tests your computer to see if it supports a
  112.           color monitor and if it does you will see all displays in
  113.           color.  Some computers have color capabilities but use  a
  114. Page 61
  115.  
  116.           
  117.           monochrome monitor. If you are testing MED#1 on a  laptop
  118.           computer  you may wish to force the color  to  monochrome
  119.           display. Currently most laptops only display in shades of
  120.           gray  and  use  of the color  display  option  will  make
  121.           reading your screens difficult.
  122.           
  123.           
  124.                (C)hange  printer  codes - will allow you  to  enter
  125.           control  codes  unique to your printer  that  handle  the
  126.           ability  to  switch between normal  and  compress  print.
  127.           CURRENTLY  THIS  FEATURE IS NOT USED BY MED#1.  SOON  YOU
  128.           WILL BE PROVIDED WITH REPORTS THAT WILL REQUIRE MORE THAN
  129.           THE  STANDARD 80 CHARACTER PRINTER WIDTH. BY  SETTING  UP
  130.           CODES FOR COMPRESS AND NORMAL PRINT YOU WILL NOT NEED  TO
  131.           MANUALLY SET YOUR PRINTER FOR THESE REPORTS.
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172. Page 62
  173.  
  174.           
  175.                                   GLOSSARY
  176.           
  177.           BUFFER         The space in the computer's memory where
  178.                          text is temporarily stored while the
  179.                          computer is on.
  180.           
  181.           CONFIG.SYS     A file used to modify the parameters of
  182.                          machine operation.
  183.           
  184.           DBF            Data base files.
  185.           
  186.           DEFAULT        Word used to designate 'standard', most
  187.                          common.  In MED#1, 'default' is 00 unless
  188.                          specified otherwise.
  189.           
  190.           DOS            Disk operating system.
  191.           
  192.           FIELDS         Specific areas for receiving information.
  193.           
  194.           FLAG           An instruction put in one function that
  195.                          cross references with another function
  196.                          requesting an activity.
  197.           
  198.           FREEFORM FIELD A field that doesn't require information
  199.                          every time the function is used.
  200.           
  201.           INITIALIZATION Bringing up the system and customizing it
  202.                          to  create DBF.
  203.           
  204.           INSTALLATION   Physically putting the software on disks
  205.                          by copying.
  206.           
  207.           MESSAGE LINE   Space at the bottom of the screen for
  208.                          'prompts' and 'help'.
  209.           
  210.           PROMPT         A question or request that appears on
  211.                          screen which has to be answered before
  212.                          continuing with the function.
  213.           
  214.           PURGE          Remove outdated information and create
  215.                          space for new information.
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230. Page 63
  231.  
  232.           
  233.                                DATA FILES USED
  234.           
  235.           The following data files are created, and used, by MED#1.
  236.           
  237.           PATIENT    -  Contained  in this file  are  all  of  your
  238.           account/patient  master  records.  Accounts  and  patient
  239.           masters have the save data structures and therefore share
  240.           the  same  database. This makes it easy  to  locate  both
  241.           patients  and accounts by searching on account no.,  last
  242.           name,  or first name. While an account can be a  patient,
  243.           any  patient master having a patient number greater  than
  244.           '00' cannot be an account. There can be 100 patients  per
  245.           account  '00'  - '99'. Accounts contain  the  information
  246.           parameters  that control the billing cycle  that  affects
  247.           all patients within the account.
  248.           
  249.           COMMENTS  - This is an optional file that can be  related
  250.           to individual patient masters. Contained within this file
  251.           are  any  notes that you setup that you  wish  to  remain
  252.           with  the  patient record. Each of these notes  are  date
  253.           related.  You are not limited to the number of notes  you
  254.           enter per patient (other than available disk space).
  255.           
  256.           HISTORY   - Each patient can also have associated with it
  257.           an  unlimited  number of history records.  These  records
  258.           differ  from  COMMENTS.  You are prompted to  setup  this
  259.           information whenever you are posting specific charges  to
  260.           a patient.
  261.           
  262.           RECALLS   - Patients can have have an unlimited number of
  263.           recalls  scheduled. These recall requests   are  prompted
  264.           for  setup  for specific charges  contained  within  your
  265.           charge  table.  Each recall can be for  different  dates,
  266.           follow  up  action,  and can reference  a  unique  recall
  267.           letter.  These  records  stay on file until  you  post  a
  268.           follow up action charge or specifically  delete the given
  269.           patient recall request.
  270.           
  271.           CHGTABLE   -  Your charge tables are the  heart  of  your
  272.           system.  You can have up to 99 unique charge tables  '00'
  273.           -  '98',  with  table  '99'   reserved  for  your   ICD-9
  274.           diagnostic  codes.  You must setup at  least  one  charge
  275.           table before you  can setup any patients. Each patient is
  276.           assigned  a default charge table for the posting  of  all
  277.           transaction.  In this manner you can have  various  rates
  278.           for the same treatment depending upon the table  assigned
  279.           to  the patient. At time of transaction posting you  many
  280.           override the default table assignment with another table.
  281.           At  the end of day you can recap your daily  activity  by
  282.           table.
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288. Page 64
  289.  
  290.           
  291.           DOCTOR     -  You must setup at least on doctor  in  this
  292.           file  before you can setup any patients. Each patient  is
  293.           assigned to a specific doctor for care and follow up. You
  294.           may also use this file to maintain information on members
  295.           of  your staff - just be careful not to assign any  staff
  296.           to the care of a patient.
  297.           
  298.           INSCO     - This file contains basic information  related
  299.           to the various insurance companies your patients may file
  300.           claims  with.  The  only  true limit  to  the  number  of
  301.           insurance companies you can setup is disk space. To  make
  302.           things  manageable  we  suggest that  you  structure  the
  303.           identification code for each insurance company from  some
  304.           common name abbreviation and number. The use of a  number
  305.           in  the key will allow you to setup several  records  for
  306.           the same insurance company even though there are  several
  307.           agencies  supplying that coverage. Each patient can  have
  308.           reference to two insurance companies.
  309.           
  310.           LETTERS    -   This  set   of   files   (LETTER.DBF   and
  311.           LETTER.DBT)  contain all of your RECALL  letter  formats.
  312.           The  LETTER.DBT  file is a special  structure  file  that
  313.           carries  the  body of the recall letter.  The  LETTER.DBF
  314.           file  contains  the letter ID. code and  description  and
  315.           points to the LETTER.DBT file for the letter body.
  316.           
  317.           TRAN       -  The  transaction  data  base  contains  all
  318.           charges,  adjustments,  and  receipts   posted  to   your
  319.           patient. MED#1 maintains this file in date order for each
  320.           account  and patient. Aged account/patient  balances  are
  321.           recalculated  each  time by reading this  file  for  each
  322.           account/patient  in  date sequence.  NO  BALANCE  FORWARD
  323.           RECORD IS MAINTAINED IN THE MED#1 SYSTEM.
  324.           
  325.           TAG_INS    -  This  file is a temporary file  created  to
  326.           identify those patients that are to receive an  insurance
  327.           claim  form.  Once the claim form has  been  printed  the
  328.           record  in this file related to that patient is  deleted.
  329.           In  this  manner you can print insurance claim  forms  in
  330.           batch  mode  at the end of the day,  week,  or  any  time
  331.           schedule you wish to use.
  332.           
  333.           TAG_RCAP   -   This file is a temporary file  created  to
  334.           identify  those patients that require a  printed  patient
  335.           profile  recap.  An entry in made in this file  for  each
  336.           patient having a posting made to their HISTORY data base.
  337.           In  this  manner  you can  batch  print  patient  profile
  338.           updates  in  batch mode at the end of day, week,  or  any
  339.           time schedule you wish to use.
  340.  
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346. Page 65
  347.  
  348.           
  349.           MEDGL      -  This  file  is  a  temporary  file  created
  350.           whenever  you request a General Ledger  Journal  listing.
  351.           Not  only is this file used for the printing of your  G/L
  352.           Journal listing, but you can also use it to interface  to
  353.           any  external  G/L  system  you  may  have.  (Note  -  no
  354.           transaction  flagging is done when this file is  created.
  355.           This  means that if you request a repeat extraction of  a
  356.           specific   G/L   Journal  you  will  extract   and   list
  357.           transactions shown any earlier request for this journal.)
  358.  
  359.  
  360.  
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.  
  404. Page 66
  405.  
  406.           
  407.                               SERVICE / SUPPORT
  408.           
  409.           MEDshare  provides service and support to the user  on  a
  410.           "Pay  As You Go" type arrangement. Under this method  you
  411.           pay only for the time and services needed to answer  your
  412.           questions.  The  rate is $60.00 per hour,  billed  in  15
  413.           minute  units,  with  a minimum billing  of  $15.00.  All
  414.           service and support is provided over the phone, Monday  -
  415.           Friday, 9:00 am to 4:00 pm cst.
  416.           
  417.                             Phone:(214) 736-3668
  418.           
  419.           (Note:  MEDshare  does  not, and will  not,  provide  any
  420.           assistance with hardware, and operating system, problems.
  421.           We  recommend that you establish support for these  items
  422.           from within your local area.)
  423.           
  424.           MEDshare  also  encourages  local VAR's  and  DEALERS  to
  425.           promote  and service MED#1. Authorized VAR'S and  DEALERS
  426.           provide  a  more personal level of support  and  in  many
  427.           cases may be in your area. Their rates for their  support
  428.           are not controlled by MEDshare and in most cases will  be
  429.           less.
  430.           
  431.           For  the  name and phone number of an authorized  VAR  or
  432.           DEALER in your area call:
  433.           
  434.                Phone:(214) 736-3668 (no charge for this call)
  435.           
  436.           
  437.           MEDshare  is  always  looking for VAR's  and  DEALERS  to
  438.           support  the  MED#1 family of products we  offer  to  the
  439.           medical  practitioner.  We offer an interesting,  if  not
  440.           unique,  market  participation  plan  to  all  VAR's  and
  441.           DEALER's  that wish to become authorized support  centers
  442.           for our products. If you know of a VAR or DEALER in  your
  443.           area  that would be interested in becoming an  authorized
  444.           support center for our products have them call us at:
  445.           
  446.                             Phone: (214) 736-3668
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462. Page 67
  463.  
  464.           
  465.                                   UPGRADES
  466.           
  467.           There are two types of UPGRADES to be considered:
  468.           
  469.           1.  Upgrades due to errors detected in prior releases  of
  470.           MEDshare products.
  471.           
  472.                FOR ALL CURRENT REGISTERED USERS OF MED#1 this  type
  473.           of upgrade is free.  When we are notified of a problem we
  474.           will  make  all  effort necessary to correct  it  in  the
  475.           shortest  time possible. When the correction is  made  we
  476.           will provide all CURRENT registered users with a copy  of
  477.           the  corrected  program  at no cost. (BY  CURRENT  WE  ME
  478.           REGISTERED  USERS OF THE CURRENT VERSION THAT  THE  ERROR
  479.           WAS IDENTIFIED IN. IF YOU ARE NOT A USER OF THIS  CURRENT
  480.           VERSION YOU MAY PURCHASE THIS UPGRADE FOR A NOMINAL FEE.)
  481.           
  482.           If  you encounter an error in your program please do  the
  483.           following:
  484.           
  485.                A.  Write  down  the  error  message  -  exactly  as
  486.                displayed.
  487.           
  488.                B.  Call MEDshare immediately at (214) 736-3668  and
  489.                describe  the  problem  and read to  use  the  error
  490.                message.
  491.           
  492.                C. If possible capture to the printer a copy of  the
  493.                screen  that is displaying the error  message.  This
  494.                can be done by turning on your printer and  pressing
  495.                (at the same time) the Shift and the 'PrtSc' keys on
  496.                your printer keyboard.
  497.           
  498.           
  499.           2.  Upgrades due to improvements and new  features  being
  500.           incorporated   into  MEDshare  products.    MEDshare   is
  501.           constantly in the process of evaluating and improving the
  502.           MED#1  and  related  software products  provided  to  our
  503.           users.  While we cannot give any hard dates for releasing
  504.           new  versions of our programs we hope to have  about  two
  505.           major  releases per year. Some of these releases will  be
  506.           new  programs and not upgrades to existing programs.  All
  507.           new  programs  will be offered to registered users  at  a
  508.           special  price. If you are not a current registered  user
  509.           your price will be considerably higher.
  510.           
  511.           
  512.           Registered  users:  We  encourage  you  to  install   all
  513.           upgrades  when  received. Some upgrades may  require  the
  514.           creation of new fields within your database. If you  fail
  515.           to  install  all  upgrades  these  fields  will  not   be
  516.           available for the next upgrade that we send you.
  517.  
  518.  
  519.  
  520. Page 68
  521.  
  522.           
  523.           Users  that have failed to purchase upgrades:  If
  524.           you  have  failed  to purchase upgrades  as  they  become
  525.           available you may purchase them later at a nominal  cost.
  526.           The  cost of each upgrade will be determined by  the  new
  527.           features it incorporates and will vary. Please request  a
  528.           price listing of all upgrades. You will need to  purchase
  529.           all  upgrades released that have a higher version  number
  530.           than  the current version you are using (if you  wish  to
  531.           carry  your current data up into the new  formats).  Some
  532.           upgrades  may require the creation of new  fields  within
  533.           your  database.  If you fail to install all  upgrades  as
  534.           they are released these fields will not be available  for
  535.           the next upgrade that we send you.
  536.           
  537.           
  538.                                 TO ALL USERS
  539.                                ______________
  540.           
  541.                          NEW REGISTERD USERS RECEIVE
  542.           
  543.                A. A newsletter informing you of what's new, etc.,
  544.                B. A special price the purchase of special purpose
  545.                programs developed to enhance our products features,
  546.                C. The access to our telephone support.
  547.           
  548.             (Sorry but we can only support our registered users.)
  549.  
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558.  
  559.  
  560.  
  561.  
  562.  
  563.  
  564.  
  565.  
  566.  
  567.  
  568.  
  569.  
  570.  
  571.  
  572.  
  573.  
  574.  
  575.  
  576.  
  577.  
  578. Page 69
  579.  
  580.           
  581.                                 NEW RELEASES
  582.           
  583.           
  584.           New  releases  are  not to  be  confused  with  upgrades.
  585.           Upgrades  are  improvements in a  specific  product.  New
  586.           releases  are new products and may have a new name  or  a
  587.           new version number series.
  588.           
  589.           MEDshare  is  dedicated  to providing  you,  the  medical
  590.           practitioner,  with  the  best  program  to  manage  your
  591.           practice with. We realize that one program cannot address
  592.           all  needs.  As  we grow MEDshare will  be  creating  new
  593.           programs for various specialities and methods of practice
  594.           management. As these programs become available we will be
  595.           notifying  all  current users of our  products  of  their
  596.           availability.  Current registered users will  be  offered
  597.           the  opportunity to purchase these products at a  reduced
  598.           rate.
  599.           
  600.           
  601.  
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.  
  617.  
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636. Page 70
  637.  
  638.  
  639.