home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / finance / jobs.zip / JOBS.EXE / JOBCOST.HLP (.txt) < prev   
Clarion Help  |  1991-01-28  |  9KB  |  199 lines
  1.  Enter the Customer Id for this Job/Phase. 
  2.  (This Customer should have already been
  3.  set up by the Add/Change Customer option  
  4.  on this menu, or from the TBS Accounts
  5.  Receivable program.
  6.  Enter the first line of a description for this 
  7.  Job/Phase combination.  This description will  
  8.  appear on the invoices and on most reports.
  9.  Enter the second description line for this 
  10.  Job/Phase combination.
  11.  Enter the Job Number.  The Job Number can 
  12.  be up to 8 characters in length, either
  13.  letters or numbers.
  14.  Enter the number of Labor Hours that should  
  15.  be added to the total labor hours for this
  16.  cost transaction.  Labor Hours are only
  17.  required for Labor transactions, but you
  18.  can enter hours for other transaction types. 
  19.  Enter the name of the Manager for this Job. 
  20.  This is the name of the employee that has
  21.  responsibility for this Job/Phase.  Reports 
  22.  that print out by Manager will list this
  23.  name at the top of the page, then list all  
  24.  of the Job/Phases that this person has been 
  25.  assigned.
  26.  Enter the Phase Number.  The Phase Number can be 
  27.  up to 6 characters, either letters or numbers.
  28.  Enter the Transaction Date in 
  29.  a MMDDYY format.
  30.  Enter the dollar amount of this cost 
  31.  transaction.
  32.  Enter a Description for this
  33.  transaction.  This can be the
  34.  name of a employee for Labor,
  35.  or the name of a vendor or a
  36.  subcontractor.  This name will  
  37.  be posted to the cost detail
  38.  file and displayed on the Job
  39.  Inquiry and Cost Detail Report. 
  40.  Enter the Transaction Type code here. 
  41.  The available transaction types are:  
  42. L=Labor
  43. M=Material
  44. E=Equipment
  45. O=Overhead
  46. X=Misc. Expenses
  47.  Enter today's work date.  This date 
  48.  will appear at the top of most of
  49.  the reports that will print out,
  50.  and if you print invoices, this is  
  51.  the date that will be used as the
  52.  invoice date.
  53.  If the customer is a individual, enter the customer's 
  54.  name, if the customer is a business, enter the name
  55.  of the person who works for the customer that is your 
  56.  primary contact for this job.
  57.  Enter the Estimated Starting Date 
  58.  for this Job/Phase combination.
  59.  Enter the Actual Starting Date for this 
  60.  Job/Phase combination.
  61.  If there is a known quantity of goods with this Job/Phase, 
  62.  enter the quantity here. For example, if the job is to
  63.  install 40 doors, enter the number 40 here.  (The next
  64.  line will allow you to enter the unit of measure, such as  
  65.  Each, Doors, Sq Ft, etc.
  66.  Enter the Actual number of units 
  67.  that have been completed so far. 
  68.  Enter the Estimated Ending Date for 
  69.  this Job/Phase.
  70.  Enter the Actual Ending Date for this Job/Phase. 
  71.  Once a date is entered here, this Job/Phase will 
  72.  be deleted (along with all of it's detail) the
  73.  next time that you run Delete Completed Jobs.
  74.  Enter the Unit of Measure such as Each, Sq Ft, etc. 
  75.  Enter the amount that you estimate you will 
  76.  bill the customer for this Job/Phase.  You  
  77.  will need to adjust this amount for any
  78.  change orders that are issued later.
  79.  Enter the Estimated Labor Hours for 
  80.  this Job/Phase here.
  81.  Enter the Actual Labor Hours for this  
  82.  Job/Phase.  This field will be updated 
  83.  from the Enter Labor & Material screen 
  84.  automatically.
  85.  Enter the amount that has been billed to date
  86.  for this Job/Phase.  This field will be updated 
  87.  when Invoices are posted for the amounts billed 
  88.  thru the Job Cost program.
  89.  Enter the Estimated Labor Dollars. 
  90.  Enter the Actual Labor Dollars for this 
  91.  Job/Phase here.  This field will be
  92.  updated automatically when costs are
  93.  enterd thru Enter Labor & Material.
  94.  Enter the date that this Job/Phase 
  95.  was last invoiced to the customer. 
  96.  Enter the Estimated Material Cost. 
  97.  Enter the Actual Material Cost amount. 
  98.  Enter the Contract Number for this Job/Phase. 
  99.  Enter the Estimated Equipment amount 
  100.  Enter the Actual Equipment Cost here. 
  101.  Enter the Overhead Rate here. Overhead is calculated  
  102.  based on either Labor Dollars, or on the total of the 
  103.  Material, Equipment, and Misc. amounts.  A amount of  
  104.  1.00 is 100%, .25 is 25%.
  105.  Enter the Estimated Overhead Amount here. 
  106.  Enter the Actual Overhead amount here.  This field will 
  107.  be updated by the Post General Ledger menu option after 
  108.  you have Calculated Overhead.
  109.  Enter a L if overhead is based on Labor, or a 
  110.      M if overhead is based on Material,
  111. Equipment, and Misc. Expenses.
  112.  Enter the Estimated Misc. Expenses 
  113.  Enter the actual amount of Misc. Expenses 
  114.  for this Job/Phase.  This field will be
  115.  updated automaticall for charges that are 
  116.  entered thru the Enter Labor & Material
  117.  screen and posted.
  118.  This field is used by the system to calculate 
  119.  the amount of overhead that will be charged
  120.  to the Job/Phase in the current period.  You  
  121.  do not need to enter any information here.
  122.  This is the amount of total overhead that 
  123.  the system calcualted for this Job/Phase  
  124.  the last time that the Calculate Overhead 
  125.  option was run.  The system will adjust
  126.  the Actual Overhead amount to this amount 
  127.  when the Post to General Ledger option is 
  128.  run.
  129.  Enter the General Ledger Account number  
  130.  that Work In Progress (for the Overhead) 
  131.  should be charged to.
  132.  Enter the Invoice Date for this invoice here. 
  133.  This is the date that will appear on the
  134.  invoices when you print them.
  135.  Enter a Invoice Number here if you want to
  136.  assign the invoice numbers.  When you print  
  137.  invoices, the system will assign a invoice
  138.  number automatically.  This field is shown
  139.  to allow you to manuall prepare your invoice 
  140.  and enter the data and post the data to the  
  141.  Job/Phase and customer files.
  142.  Enter the Amount that is being invoiced 
  143.  on this Job/Phase.  (All phases for a
  144.  Job will appear on the same Invoice)
  145.  Enter a description for the work that you 
  146.  billing the Customer for here.  You have  
  147.  12 lines of 50 characters to describe the 
  148.  work done. (You can have blank lines in
  149.  description)
  150.  Enter up to 6 characters to identify this 
  151.  customer.  You can use letters, numbers,  
  152.  or a combination of the two.
  153. ACT_END E
  154. ACT_EQU -
  155. ACT_L$  
  156. ACT_LAB 
  157. ACT_MAT A
  158. ACT_MIS l
  159. ACT_OH  
  160. ACT_STAR
  161. BILLTODA
  162. CONTACT r    
  163. CONTRACT
  164. CUST_ID 
  165. CUST_NO 
  166. DESC1   
  167. DESC2   
  168. EST_BILL
  169. EST_END 
  170. EST_EQU 
  171. EST_LAB u
  172. EST_LAB$p
  173. EST_MAT 
  174. EST_MIS #
  175. EST_OH  l
  176. EST_STRTi
  177. EST_UNIT@
  178. INVDATE $
  179. INV_AMT 5
  180. INV_NO  
  181. JOB_NO   
  182. LAB_HRS 
  183. LAST_INV
  184. MGR     
  185. OHGLACCT
  186. OH_AMT  a
  187. OH_BASE ~
  188. OH_RATE y
  189. OH_TOT  M
  190. PHASE   
  191. TOT_UNIT{
  192. TRANDATE
  193. TRAN_AMT
  194. TRAN_DES]
  195. T_TYPE  
  196. UOM     =
  197. WORKDATEt
  198. WORKDESC
  199.