home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / finance / gp.zip / GP.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-11-01  |  46KB  |  1,080 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.               (+++) GENERAL INVOICE SALES TRACKER (+++)
  6.  
  7.                         " G I S T - P L U S "
  8.  
  9.                           "GP" - Version 1.1
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.                         Author & Distributor
  27.                          Robert F. Keber Jr.
  28.                            336 Swain Blvd.
  29.                       Lake Worth, FL 33463-3342
  30.  
  31.                        (407) 967-7239 - Office
  32.                       (407) 969-3635 - Residence
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.                  PROGRAM AUTHOR: ROBERT F. KEBER JR.
  59.  
  60.                           COPYRIGHT (C) 1990
  61.  
  62.                          All Rights Reserved
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.                             WHAT IS "GP" ?
  69.  
  70. "GP" (GIST PLUS) is a "Customer Billing" program.
  71.  
  72. It is designed for firms who have a need to produce and print Invoices
  73. which contain "Descriptions" about service (or anything else),  "Names
  74. and Numbers" for parts or products, "Instructions", "Expiration Dates"
  75. or  just  about anything else, in addition to all  the  all  important
  76. "Numbers" which say "How Much".
  77.  
  78. GP's purpose is to allow all of this (and much more), but WITHOUT  the
  79. need  to  hire  or  train a computer operator  who  is  proficient  in
  80. Accounting skills. "GP" has been kept simple enough for a novice.
  81.  
  82. "GP" is NOT an accounting program, but it is a "GROSS INCOME" program.
  83. It  provides all of the "Income" information that most Accountants  or
  84. Bookkeepers  require from a small business. In most cases,  they  will
  85. only need some "GP" Printouts, and the Bank Statements and Check Stubs
  86. to maintain a firm's books.
  87.  
  88. But, in addition to organizing and preparing your Income Data for your
  89. Accountant,  "GP" will provide "You" (as a Manager) with a great  deal
  90. of other very useful business information. It will also  automatically
  91. handle  routine monthly chores (such as Customer  Statements)  without
  92. most  of  the usual mistakes, "Short-Cuts" and oversights  that  occur
  93. when these same tasks are done by an employee with a typewriter.
  94.  
  95. The following are just "some" of the features offered by "GP":
  96.  
  97. Customers:
  98.   - Shows "Last Sale Date" & "Total Amount Spent" for every customer.
  99.   - Prints a Customer Telephone Directory (2 phones with extension #s).
  100.   - Prints Two Customer Address Directories (Long & Short Versions).
  101.   - Prints Customer Mailing Labels (by Name/City/State/Zip/Area/Etc.).
  102.   - Large "Comment Field" for every customer (Special Terms, Etc).
  103.   - Prints a Customer Statement or Customer Invoice for any account.
  104.   - Data fields are designed to allow INTERNATIONAL address entries.
  105.  
  106. Invoices:
  107.   - Use "Hand Written" invoices or let "GP" Produce & Print your Invoices.
  108.   - Allows Custom Listings of Descriptions, Part#'s and Work Performed.
  109.   - Sales Tax can be configured to comply with most Laws & Regulations.
  110.   - Can Print Multiple copies of Invoices (Customer & File Copies).
  111.   - Generates New Invoice Numbers & New Customer Numbers automatically.
  112.   - Prints Accounts Receivable Statements with matching Mailing Labels.
  113.   - Prints a list of Invoices for any "Time Period/Customer/Employee".
  114.   - Prints a list of invoices with totals for Accounts Receivable.
  115.   - Provides 11 "ReNameable" Sales Categories + Sales Tax & Shipping.
  116.   - Provides 10 "ReNameable" Sets of "Terms & Conditions".
  117.   - Double checks "Calculations" on hand-written employee invoices.
  118.   - Allows a Six Line "Heading" for your Name, Address & Telephone.
  119.   - Allows a Six Line Invoice Footer for "Thank You" messages, etc..
  120.   - Extensive use of "Pop Up Windows" for easy use & simplicity.
  121.  
  122. Income:
  123.   - Prints Accounts Receivable Customer Statements automatically.
  124.   - Displays "Income Totals by Sales Category" for any time period.
  125.   - Displays "Income Totals" from any Employee for any time period.
  126.   - Displays "Income Totals" from any Customer for any time period.
  127.   - Displays "Outstanding Income" for current Accounts Receivable.
  128.   - Displays every "Unpaid Invoice" in alphabetical order on screen.
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134. General:
  135.   - Holds about 725,000 Customer Records & 725,000 Invoice Records.
  136.   - Data files NEVER need "File Maintenance, Sorting or Purging".
  137.   - Word Processing style commands for the majority of field entries.
  138.   - Use "NAMES or NUMBERS" for retrieving records.
  139.   - Find "Strong & Weak" categories of employee's performance.
  140.   - Find "Strong & Weak" categories of Product & Service performance.
  141.   - Unique "BROWSE" mode for viewing Customer & Invoice records.
  142.  
  143.  
  144. System Requirements:
  145.   - Computer - PC/XT/AT or Compatible
  146.   - DOS or MS/DOS Version 3.0 or higher
  147.   - Ram Memory - 512k minimum
  148.   - Hard Drive Recommended
  149.   - Monitor - Mono or Color 80 column
  150.   - Printer - 80 Column - Dot Matrix - IBM or Epson compatible.
  151.   - CONFIG.SYS FILE Set To: "FILES = 25" (Very Important!)
  152.  
  153.  
  154.                  DIFFERENCES - "GIST" vs "GIST PLUS"
  155.  
  156. Some  time  ago  we released another program called GIST.  As  it  was
  157. originally  written, the first version was designed for keeping  track
  158. of "hand written" paper Invoices. GIST itself, did NOT print any  kind
  159. of Invoice at all.
  160.  
  161. The original GIST was well received, and created more excitement  than
  162. any  other software we have yet produced. We received  calls,  corres-
  163. pondence and Registration Support from all over the world. But one  of
  164. the  most often requested improvements was that the program should  be
  165. able to print some Customer Invoices on it's own.
  166.  
  167. So.., many "Rapid Fire" revisions of the original GIST were  produced,
  168. each better than it's predecessor. And we DID add the ability to  GIST
  169. to print it's own Invoices.
  170.  
  171. But  in  order  to keep GIST compatable  with  earlier  versions,  the
  172. information on it's Invoices was (of necessity) somewhat limited  when
  173. it  came  to "Descriptions". To make GIST produce and  store  Invoices
  174. containing "Descriptive" information that some Users requested,  would
  175. mean writing an entirely new program, incompatable with the original.
  176.  
  177. And  so, "GIST PLUS" ("GP") was born. It's purpose is NOT  to  replace
  178. the  original  GIST, but to provide an alternative  solution  for  the
  179. different  needs of Users. While similar in appearence and  operation,
  180. the  two  programs are very different from one another, and  each  has
  181. it's own unique advantages.
  182.  
  183. The original GIST is still meant to be used in situations where  paper
  184. invoices are produced by employees during "out of office" sales  (such
  185. as in a service company).
  186.  
  187. Entering the information from those invoices is easy and FAST, as only
  188. "Numbers"  are entered, and not descriptions. The Data files are  very
  189. compact (numbers take up less room than text), allowing better use  of
  190. smaller disk drives, and allowing easier "Backup" ability.
  191.  
  192. The hand written paper invoices (stored in a file drawer) list all  of
  193. the "specifics" about each and every sale. So there's no need to  have
  194. the same (redundant) Data in the computer too (Saves Time & Space). On
  195. top of that, most Accountants only care about the "money" numbers, and
  196. could care less about Parts & Labor Descriptions.
  197.  
  198.  
  199.  
  200. "GP"  on the other hand, is meant to be used in situations  where  the
  201. majority of Invoices are produced "in the office", and "Hand  Written"
  202. invoices are rarely used (such as in Mail Order companies).
  203.  
  204. "GP" allows the User to store all of the "Money Numbers", PLUS (Catchy
  205. Name...) all the Part Names, Descriptions, Part Numbers, Instructions,
  206. Notes, Special Terms, Work Performed, Make, Model, Serial#, and so on.
  207.  
  208. All  of that Data WILL appear on the printed Invoices and IS saved  in
  209. the Data file. This makes for MUCH larger Data files, but with a  Hard
  210. Drive,  that's not much of a problem. It takes a little more  time  to
  211. enter  each Invoice into the computer.., but time is saved "Later"  by
  212. having  ALL  of the Invoice Information instantly available,  and  NOT
  213. having to sift through a filing cabinet trying to find what you need.
  214.  
  215. Which is best? ....depends on your needs. If you wish to compare  both
  216. versions  of GIST, and are unable to obtain  a Shareware copy  of  the
  217. original  GIST from your local suppliers (some of whom can't  see  the
  218. wisdom  of carrying BOTH versions), send us $4.00 to cover Shipping  &
  219. Handling and WE'LL be glad to send you the latest "Shareware" version.
  220.  
  221.                              REGISTRATION
  222.  
  223. GENERAL INVOICE SALES TRACKER - PLUS ("GP") is a "Shareware"  package.
  224. This means that we provide you with a fully functioning sample of  the
  225. program for you to "try out" for a short evaluation time. After a  few
  226. weeks  of  use, you are required to either dispose of the  program  or
  227. send  us  the purchase  price for registration. Extended  use  without
  228. proper registration is a  violation of our rights under the  Copyright
  229. Laws of the United States.
  230.  
  231. Telephone and written support are available to "Registered Users" ONLY!
  232.  
  233. Please have your "Registered Serial Number"  (and your Version Number)
  234. available when calling for assistance. Also, be sure to include  those
  235. numbers  and the program's name in any letters or  correspondance  you
  236. may send to us.
  237.  
  238.                  <<<<<<<<<<<<<<<<<>>>>>>>>>>>>>>>>>>
  239.                         BONUS FOR REGISTERING
  240.                  <<<<<<<<<<<<<<<<<>>>>>>>>>>>>>>>>>>
  241.  
  242. Of  course,  all  those who register will always  receive  the  latest
  243. updated,  improved  and  "Debugged" version of "GP"  and  all  of  the
  244. related files (as well as "Customer Support").
  245.  
  246. But they will also be sent FREE MAJOR UPDATES for up to ONE YEAR after
  247. Registration.
  248.  
  249. In  addition to all of that, they also receive another program  called
  250. "GP-TOOLS.EXE", which is a "support" program for "GP".
  251.  
  252. "GP-TOOLS.EXE" let's the registered user do four (4) very useful tasks
  253. related to manipulating "DTA" files (and the list keeps growing).
  254. .lm 7
  255.  
  256.       #1-  EXTRACT  Invoices  from your "INVOICE.DTA"  data  file  and
  257.       create  assorted  "smaller"  Invoice files.  This  allows  "Date
  258.       Specific" Invoice files to be created with "Yearly, Semi-Annual,
  259.       Quarterly or Monthly" data only.
  260.  
  261.       Another  benefit of this feature is that it allows the  User  to
  262.       keep their "current" Invoice file much smaller in size.  Smaller
  263.       file  sizes increase the program's speed during  data  searches,
  264.       and allows "GP" to be used on some of the smaller disk drives.
  265.  
  266.  
  267.       #2  - MERGE Invoice files. Allows you to merge together  two  or
  268.       more  "GP"  Invoice files into a larger Invoice file  which  can
  269.       contain  many  years  worth of invoices  (up  to  about  725,000
  270.       separate invoices).
  271.  
  272.       #3  - CLEAR the "Last Sale Date" & "Total Amount  Spent"  fields
  273.       from  all  the records in "CUSTOMER.DTA". Then  Recalculate  and
  274.       insert  new  values  for both of those fields,  based  upon  the
  275.       information contained in the "current" Invoice file.
  276.  
  277.       #4 - Offers additional ability to fix or repair corrupted  "DTA"
  278.       data  files through a "File Maintenance" routine.  This  routine
  279.       will  remove all records marked as deleted, and all  records  it
  280.       finds to be corrupt. This will usually shorten larger files, and
  281.       many  times  this routine will "repair" a corrupted  Invoice  or
  282.       Customer file with only a minimal loss of data. This routine  is
  283.       well  worth the small cost of having it at your disposal if  you
  284.       ever need it.
  285. .LM 0
  286.  
  287.                           HOW DO I REGISTER?
  288.                Mail a Check or U.S. Postal Money Order
  289.               (Payable in US Dollars To "R. KEBER JR.")
  290.  
  291.                          Robert F. Keber Jr.
  292.                            336 Swain Blvd.
  293.                       Lake Worth, FL 33463-3342
  294.  
  295.                         PRICE: $69.00 Per Copy
  296.                   (Florida Residents Add Sales Tax)
  297.          Please Call or Write for "Site License" Information
  298.       (Prices & Features Subject To Change Without Prior Notice)
  299.  
  300.                        Files included with "GP"
  301.                    ===============================
  302.  
  303. GP      .EXE - Main Program
  304. GP-SCRN .OVL - GIST Display Screens (Compressed)
  305. GP      .DOC - This Instruction Manual
  306. CUSTOMER.DTA - Data file of sample records
  307. INVOICE .DTA - Data file of sample records
  308. HEADING .DAT - Data File of sample Invoice & Statement "Heading"
  309. FOOTING .DAT - Data File of sample Invoice "Footer" Terms & Conditions
  310. INSTALL .BAT - Activates "INSTAL.EXE" when NOT on Default Drive A:
  311. INSTAL   EXE - Installs "GP" on Hard Drive & Prints Instruction Manual
  312. CNF-GP  .EXE - Allows User To "Set-Up" GIST PLUS To Individual Needs.
  313. BRUN45  .EXE - MicroSoft "Run-Time Module" - Allows Smaller EXE Files.
  314.  
  315. GP-TOOLS.EXE - Shipped ONLY With Registered Versions.
  316.  
  317.                Files which are created when "GP" is run
  318.              ============================================
  319.  
  320. CUSTOMER.DTA - Random Data file for Customer records
  321. CUSTNAME.NDX - Index file - Customer Names
  322. CUSTNUMB.NDX - Index file - Customer ID Numbers
  323. CUSTOMER.BAK - Backup file - Copy of CUSTOMER.DTA
  324.  
  325. INVOICE .DTA - Random Data file for Invoice records
  326. INVNAME .NDX - Index file - Invoice Customer Names
  327. INVNUMB .NDX - Index file - Invoice ID Numbers
  328. ACCREC  .NDX - Index file - Unpaid Invoices
  329. INVOICE .BAK - Backup file - Copy of INVOICE.DTA
  330. GP      .CNF - Configuration File For GP's Custom Settings.
  331.  
  332.  
  333.  
  334.                   SETTING UP "GP" ON YOUR HARD DRIVE
  335.  
  336. If you have a "Hard Drive C:" installed in your computer, the  easiest
  337. way to set up "GP" is to run the "GP" Program called "INSTALL.EXE".
  338.  
  339. "INSTALL.EXE" will NOT erase or delete any of your existing files.  It
  340. will simply "check to see" if a Sub Directory called "C:\GP" already
  341. exists on your hard drive. If it does exist, it will warn you and then
  342. give the option to "Quit" or "Continue" operation.
  343.  
  344. If  there  is no such Sub Directory, INSTALL.EXE will create  it,  and
  345. then "Copy" all the "GP" files to "C:\GP".
  346.  
  347. It will also create another file called "GP.BAT", which it will  store
  348. in  the Drive C: ROOT Directory. This file is created for those  Users
  349. who may not know their way around a Hard Drive too well. Simply typing
  350. "GP"  in the ROOT Directory will automatically switch to  the  "C:\GP"
  351. sub directory and then run "GP.EXE" for the operator.
  352.  
  353. INSTALL  will  also check to see if there is an existing  file  called
  354. "CONFIG.SYS"  in the ROOT Directory of the hard drive.  If  CONFIG.SYS
  355. does  NOT already exist, then INSTALL will create such a file for  the
  356. operator.  The  "CONFIG.SYS"  file will  contain  the  following  very
  357. important commands...
  358.  
  359.                    FILES=25
  360.                    DEVICE=ANSI.SYS
  361.                    BUFFERS=20
  362.                    BREAK=OFF
  363.  
  364. If  there already is a "CONFIG.SYS" file existing, then  "INSTALL.EXE"
  365. will  examine it's contents and either insert or adjust  the  "FILES="
  366. command  to "FILES=25" which is necessary for "GP" (and lots of other
  367. programs) to run properly.
  368.  
  369. You  can  read  the commands listed in "CONFIG.SYS"  by  entering  the
  370. following command from your system prompt:  TYPE C:\CONFIG.SYS
  371.  
  372.    .....  and if there is such a file, it's contents will be shown  on
  373. your screen (or you can edit or read the file with your Word Processor
  374. or Text Editor).
  375.  
  376. It  is  "VERY IMPORTANT", for the "FILES=25" command to be set  to  at
  377. least  25  or more files or "GP" will run into a "Brick  Wall"  as  it
  378. tries to create and access many of it's associated files. The same  is
  379. true  for many (lots & lots) of other programs as well. So it's not  a
  380. bad idea to set this to "25" files, and never change it again  (unless
  381. another  program tells you to increase it to an even  higher  number).
  382. The "FILES=" command is one where "Too much won't hurt, but too little
  383. will" (within reason).
  384.  
  385. Another important command line for your "CONFIG.SYS" file is one which
  386. allows  the  printing  of "Extended Graphic"  characters.  This  other
  387. command  line should be "DEVICE=ANSI.SYS". "ANSI.SYS" is a file  which
  388. you received either with DOS or MS/DOS. It can (and usually should) be
  389. loaded  into memory as a printer device driver by means of  the  above
  390. command line. For the above command line to work, the "ANSI.SYS"  file
  391. MUST be present in the ROOT directory of your "BOOTUP" disk.
  392.  
  393. If  "ANSI.SYS"  is  not  loaded as a printer  device  driver  in  your
  394. "CONFIG.SYS" file you might not be able to use your "Print Screen" key
  395. to  print some screens, or to run some programs, which contain certain
  396. graphic characters (see your DOS or MS/DOS Manual - ANSI.SYS).
  397.  
  398.  
  399.  
  400.                             NO HARD DRIVE?
  401.  
  402. The  same instructions as above are true about the "FILES=25" and  the
  403. "DEVICE=ANSI.SYS" command lines being put in a "CONFIG.SYS" file  even
  404. if you don't have a Hard Drive and are trying to operate "GP"  from  a
  405. removable disk (which will work, but is really not recommended).
  406.  
  407. The newer 720k and 1.2 or 1.4 Meg disks have some ability for  running
  408. "GP",  especially  if  the Registered version  is  obtained.  This  is
  409. because the "GP-TOOL" support program can keep INVOICE.DTA as small as
  410. necessary to stay within the disk's smaller size limitations.
  411.  
  412. Usually, when there is no Hard Drive, most Users make a "BOOTUP"  disk
  413. which they use to start up the computer all the time. Many Users  just
  414. simply use a backup copy of their original DOS/MS-DOS System disk.
  415.  
  416. On such a "BOOTUP" disk is where you should also have the "CONFIG.SYS"
  417. file. This file can be very important (even without "GP")  because the
  418. "CONFIG.SYS"  file is what sets many very important features  in  your
  419. computer's system during the BOOTUP process.
  420.  
  421. Through  it's lines of commands, the "CONFIG.SYS" file allows  you  to
  422. run  many of the more complex programs, do more advanced  printing  of
  423. "extended"  graphic  characters,  set RAM  Drives,  use  extended  RAM
  424. Memory, set memory buffers, load various Device Drivers, and so on.
  425.  
  426. All  of these capabilities are NOT automatically loaded during  BOOTUP
  427. because  each one of these abilities will occupy a little bit of  your
  428. computer's RAM memory. So it follows that if you need every last  byte
  429. of available RAM to run your software, that you wouldn't want a lot of
  430. things you don't absolutely need to be automatically loaded and simply
  431. sit there taking up valuable space.
  432.  
  433. So  the folks who designed your operating system allow you  pick  what
  434. you  want loaded. THAT's what the "CONFIG.SYS" file is used  for.  The
  435. machine will work without CONFIG.SYS, but it's like driving a stripped
  436. down  car with absolutely NOTHING extra on board. Even worse,  because
  437. in this case you already bought all the extras..., and then just  left
  438. them home in the garage.
  439.  
  440. Because  of  the large variety of commands (and the  files  associated
  441. with those commands) which can be placed into a "CONFIG.SYS" file,  we
  442. cannot simply have "GP"  create it's own "CONFIG.SYS" file for you  on
  443. removavble  disks. There are just too many variables to try  that.  If
  444. you  have  problems,  see  your DOS or MS/DOS  User  Manual  for  more
  445. information on creating your own "CONFIG.SYS" files.
  446.  
  447.                            GETTING STARTED
  448.  
  449. Once  you  have  gotten  all the "GP" files  installed,  all  that  is
  450. necessary to RUN "GP" is to BOOTUP and....
  451.  
  452.           .... Enter the command.........: GP      <enter>
  453.  
  454. "GP"  will then load, create several new disk files, and  present  you
  455. with the "Main Menu" screen.
  456.  
  457. To  make  things a bit easier for you, we have included  a  couple  of
  458. "sample" Customer and Invoice data files. This will save you the  time
  459. of having to enter your own data just to try out the "GP" program.
  460.  
  461. Feel  free to play around with these sample files, and "get the  hang"
  462. of how the program works. That's the easiest and fastest way to  learn
  463. (most fun way too).
  464.  
  465.  
  466. Run through all the different Menus and features, and try  everything.
  467. Find records, add new records, edit records, delete records. Print out
  468. some  labels,  directories, statements and invoices.  Make  sure  that
  469. everything  in "GP" works well with all of your equipment. That's what
  470. "Shareware" is all about,"Try before you buy".
  471.  
  472. If you find you are having trouble with "printing" any of the  various
  473. "print" items, look farther into this text for a heading of  "TROUBLE"
  474. and "PROBLEMS" for suggestions on what to check for.
  475.  
  476. The  following page or so describes the methods used in "GP" to  enter
  477. data into "Fields".   "Field" is just another word for a "blank  space
  478. to be filled in with information". Example: "NAME:____(field)_______"
  479.  
  480. We  suggest  that you take the time to at least  glance  through  this
  481. information, as most of it has been put there to make life (and  "GP")
  482. easier  for  you.  Some of it will  describe  "Short-Cut"  methods  of
  483. entering  data,  while some of the others will answer  some  questions
  484. before you even think to ask them.
  485.  
  486.                      DATA ENTRY & CURSOR CONTROLS
  487.                    FIELD EDITING -- CURSOR MOVEMENT
  488.  
  489. INSERT KEY: Toggles between "Insert" & "Overwrite" of characters.
  490.             Cursor changes shape for each mode.
  491.  
  492. DELETE KEY: Deletes character at cursor position.
  493. BACKSPACE.: Deletes character to left of cursor position.
  494.  
  495. LEFT ARROW.: Move cursor left one space.
  496. RIGHT ARROW: Move cursor right one space.
  497. UP ARROW...: Jump to previous field.
  498. DOWN ARROW.: Jump to next field.
  499.  
  500. CTRL LEFT..: Move cursor left one word.
  501. CTRL RIGHT.: Move cursor right one word.
  502.  
  503. HOME KEY...: Move cursor to beginning of field.
  504. END KEY....: Move cursor to end of field entry.
  505. CTRL END...: Delete field entry from cursor position to end.
  506.  
  507. PAGE UP....: Jump to top field.
  508. PAGE DOWN..: Jump to bottom field.
  509.  
  510. F-1 KEY....: Exit "Current Routine" and return to the previous menu.
  511. F-5 KEY....: Varied purposes. Watch Bottom Center of Display Screens.
  512. F-10 KEY...: Exit from the "GP" program.
  513.  
  514.  
  515. YES/NO QUESTIONS:
  516.  
  517. In the majority of cases, when "GP" asks a question to be answered  by
  518. a   "Y" or "N", hitting the "Enter" key is the same as entering a  "Y"
  519. (for Yes). But there are a few places where the reverse is true (Enter
  520. = "N"), and still a few other places where you MUST hit a "Y" or  "N",
  521. and  the  "Enter"  key won't be accepted.  It  sounds  confusing,  but
  522. (believe  it or not) it works well and makes good sense  in  practice.
  523. However, when in doubt, just hit the "Y or N" keys.
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532. DATE ENTRY FIELDS:
  533.  
  534. The Date format is always "MM/DD/YY"
  535.  
  536. Anywhere in "GP" where you enter a "date" into a field, the date  will
  537. be  checked  for validity (eg: 02/30/90 is no good). If  the  date  is
  538. invalid,  a "Warning Window" will appear on screen, and the date  will
  539. not be accepted.
  540.  
  541. Dates may be entered as 01/02/90 or 01-02-90 or just 010290.
  542.  
  543. All Invoices require an Invoice Date. You will not be able to save  an
  544. Invoice record to disk without entering a proper date in the  "Invoice
  545. Date" field.
  546.  
  547. To  mark an Invoice "Unpaid", don't enter anything in the "Paid  Date"
  548. field. You accomplish this by just hitting the "Enter" key.
  549.  
  550. The OLDEST date "GP" can handle is 01/02/50  (Year = 1950)
  551. The NEWEST date "GP" can handle is 12/31/49  (Year = 2049)
  552.  
  553. This range effectively gives "GP" a 100 year date range.
  554.  
  555.  
  556. SEARCH KEYS:
  557.  
  558. When  "GP"  asks  you  to  enter some  information  to  search  for  a
  559. particular record.....
  560.  
  561. If  asking  for an ID Number, for the best results try  to  enter  the
  562. entire number (not just part of it).
  563.  
  564. If  asking for a Customer's Name, for the best results only enter  the
  565. first  three  or  four characters of the last name.  First  names  are
  566. ignored.  Never enter more than 18 characters of any last name  for  a
  567. search key.
  568.  
  569. If  "GP"  is unable to find a record which matches  the  "Search  Key"
  570. information  which  you provided, an "on screen"  message  may  appear
  571. saying so. You then have the option of trying again.
  572.  
  573. But in some cases, if an "Exact Match" is not found, "GP" will present
  574. the "Next Closest Match" for your inspection, and it will then ask  if
  575. that record is correct (as in the "Browse" mode).
  576.  
  577.  
  578.                      "CUSTOMER DATA ENTRY" SCREEN
  579.                     ===============================
  580.  
  581.             "LAST SALE DATE" & "TOTAL AMOUNT SPENT" FIELDS
  582.  
  583. These two fields are located on the "Customer Data Entry Screen". They
  584. are  "calculated", "filled in" and "maintained" automatically by "GP".
  585. They cannot be changed or edited by an operator.
  586.  
  587. As you enter "New" invoices, these fields will be updated with the new
  588. data automatically.
  589.  
  590. The  amount  displayed  in the "Total Amount Spent"  field  is  always
  591. "rounded  off" to the nearest dollar amount, and there will  never  be
  592. any  "cent" value shown (other than "$ .00"). As a result, the  values
  593. displayed are "close approximate" values.
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598. When  an  Invoice  is "Deleted", the amount of that  invoice  will  be
  599. subtracted from the "Total Amount Spent" field.
  600.  
  601. When  an Invoice is "Edited", if the Invoice "Total Amount"  field  is
  602. changed, the "Total Amount Spent" field will be adjusted "Up or  Down"
  603. by the amount of the change in the "Total Amount" field.
  604.  
  605. The "GP" "Support Program" called "GP-TOOL.EXE" offers the  capability
  606. of  "Clearing  & Recalculating" the "Last Sale Date" &  "Total  Amount
  607. Spent" fields in each customer record. The new data placed into  these
  608. fields will be based upon the Data in the Invoice file in use at  that
  609. time (with "Registered" versions only).
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.                           TWO "NAME" FIELDS
  617.  
  618. "GP"  provides two "Name" fields for entries. The  Last/Business  name
  619. field  contains  30 characters, and the First name field  contains  20
  620. characters.  Combined together, the two fields total a maximum  of  50
  621. characters for names.
  622.  
  623. For  reasons  of  spacing  on paper and  labels,  only  the  first  30
  624. characters of the combined two name fields will be printed on any "GP"
  625. printout.  For this reason, we suggest that you keep all "First  Name"
  626. field entries as reasonably short as possible.
  627.  
  628.  
  629.                      NAMES & ID NUMBERS AS "KEYS"
  630.  
  631. After a "Customer" or an "Invoice" have been assigned an "ID  number",
  632. and the record is saved to a disk file, you will no longer be able  to
  633. change those numbers through any of the "GP" "Editing" routines.
  634.  
  635. Once assigned, the "ID Numbers" are "Keyed" to the "Names", and  "Vice
  636. Versa". They are permanently "MATCHED" to each other. The only way  to
  637. change  those "Names & Numbers" is to "Delete" the entire record,  and
  638. then re-enter it all over again.
  639.  
  640.  
  641.                     THE "TELEPHONE NUMBER" FIELDS
  642.  
  643. The Telephone Number fields have a special feature in that the entries
  644. may be made as "123-4567" or as "1234567".
  645.  
  646.  
  647.                      "INVOICE DATA ENTRY" SCREEN
  648.                    ================================
  649.  
  650.                           THE "DATE" FIELDS
  651.  
  652. Both "Date" fields have some special features. Dates may be entered as
  653. "01/02/90"  or  "01-02-90" or just as "010290". The "Format"  for  ALL
  654. date entries in "GP" is "MM/DD/YY".
  655.  
  656. To "Mark" an Invoice as "Unpaid", don't enter anything into the  "Paid
  657. Date" field (just hit "Enter").
  658.  
  659. All date entries are checked for Validity before being accepted by "GP".
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.                           CATEGORY OF SALES
  665.  
  666. "GP" breaks your sales down into 13 different categories of  "Income",
  667. eleven of which can be renamed by the User by using "CNF-GP.EXE".
  668.  
  669. If  you  operate  a "Service" type of business  (with  "Hourly  Labor"
  670. charges),   we suggest that you use the existing "LABOR  CHRGS"  Sales
  671. Category  for  your Labor charges, because that field  has  a  special
  672. relationship with the Sales Tax set up. You can use CNF-GP.EXE to make
  673. any entries made into LABOR CHRGS taxable or tax exempt, as your local
  674. Laws require (the SHIPPING field can also be taxable or non taxable).
  675.  
  676.  
  677.                          CASH REGISTER SALES
  678.  
  679. If  you use a Cash Register for sales (as well as employee  invoices),
  680. reserve  one  of the "Sales Categories" for "Cash Reg",  and  make  an
  681. entry in that "Sales Category" at the end of each day's business.
  682.  
  683. The  easiest way to do this is to create a "Customer Record" for  your
  684. own  office by entering your firm's name and address in  the  customer
  685. file, or by creating a customer record with a "Name" of "CASH REGISTER
  686. SALES" (or something similar).
  687.  
  688. Then,  at  the end of each day, create an Invoice for  "CASH  REGISTER
  689. SALES" (or whatever) and enter the amount from the Cash Register.
  690.  
  691. If you have several Cash Registers, issue each Cashier an Employee  ID
  692. Number,  and use the "Employee Number" field on each invoice  to  keep
  693. track of "Who" turned in "How Much" on "Which Day".
  694.  
  695.                             *************
  696.  
  697. Note: "CNF-GP.EXE" makes all of the above much easier and simpler, for
  698. it can "Rename" all of the "GP" "Sales Cats" to whatever name you wish
  699. (Parts,  Supplies,  Sales, Flat Fee, Lease, Rental, Etc.).  Those  new
  700. names  then  will appear on the screens and on printouts in  place  of
  701. "Sale Cat #".
  702.  
  703. "CNF-GP.EXE"  also  gives you the option of renaming the  field  named
  704. "LABOR CHRGS". We suggest that you ONLY rename this field to something
  705. else  if you operate a type of business that doesn't ever  charge  for
  706. any type of Labor charge.
  707.  
  708. Also, if you do rename "LABOR CHRGS" to something else, then MAKE SURE
  709. that  your "Sales Tax" is set to "LABOR IS TAXED" in the  "CNF-GP.EXE"
  710. Sales Tax menu.
  711.  
  712.  
  713.                      AUTOMATIC "QUANTITY" PRICING
  714.  
  715. In  "LABOR CHGS" field, you have the ability to  calculate  "Quantity"
  716. math problems such as.....
  717.  
  718. 12.4 Hours at $14.37 each = ?        3.7 Hours Labor at $49.39 each = ?
  719.  
  720. As  soon as you move the cursor into the LABOR field, at  the  bottom,
  721. center  of the screen a message saying "F-5 = Quantity"  will  appear.
  722. That  simply means that if you have a problem like one of  the  above,
  723. just hit the "F-5" key. When you do, an "On Screen Window" will appear
  724. to  take your "Quantity" and "Price Each" information. "GP" will  then
  725. automatically  insert the correct total into the "LABOR CHRGS"  field,
  726. and the "Window" will disappear.
  727.  
  728.  
  729.  
  730.                         THE "SALES TAX" FIELD
  731.  
  732. The  Sales Tax Rates and Laws varies greatly from State to State,  and
  733. from  Country  to Country. As a result, we had to program  this  field
  734. with that in mind to make "GP" useable in more locations.
  735.  
  736. The  "default"  setting  for the Sales Tax Value is  5%  (0.05).  That
  737. amount can be easily changed to any value from .000 through .999 (from
  738. NO tax to 99.9% tax).
  739.  
  740. To  change  the  Sales  Tax rate,  run  CNF-GP.EXE.  Then  choose  the
  741. "NUMBERS" selection from the main menu.
  742.  
  743.              If your tax rate is "5%", enter ----------- .05
  744.              If your tax rate is "6.5%", enter --------- .065
  745.              If your tax rate is "12%", then enter ----- .12
  746.  
  747. As  you Enter "New", or Edit "Old" Invoices, when you reach the  Sales
  748. Tax "%" field, a small window will appear saying "Tax? (Y/N)". If  you
  749. type a "Y" (or hit Enter) for "Yes", Sales Tax WILL be calculated  and
  750. charged  to the Invoice, based upon the Sales Tax Percentage Rate  you
  751. set with CNF-GP.EXE.
  752.  
  753. In  situations  where  you  have set a Sales Tax  rate,  but  are  now
  754. entering a "Tax Exempt" invoice (such as for a church), then just type
  755. an "N" (for NO), and Sales Tax will NOT be applied to the invoice.
  756.  
  757. If  you live in an area where you have a City or County Sales  Tax  in
  758. addition  to a State Sales Tax, then you will have to combine the  two
  759. tax rates into one figure.  Example:  6% State Tax  +  4% City Tax   =
  760. 10% Combined Sales Tax rate.
  761.  
  762.                 SALES TAX ON LABOR & SHIPPING CHARGES?
  763.  
  764. Another  consideration is whether or not your State requires that  you
  765. include  or  exclude "Labor Or Shipping" Charges from your  Sales  Tax
  766. calculations.
  767.  
  768. The  "Default" setting for "GP" is to "Include" all Labor  Charges  in
  769. the Sales Tax calculations, and to "Exclude" all Shipping Charges from
  770. Sales  Tax. The word "Default" means "What the program will do  unless
  771. you take steps to change it".
  772.  
  773. If  you  operate in a State where Labor Charges are always  Sales  Tax
  774. "EXEMPT" (like California), then you need to change GP's default Sales
  775. Tax  setting.  The same is true for places where Shipping  is  taxable
  776. (like Canada).
  777.  
  778. This  is  easily accomplished by running  "CNF-GP.EXE".  This  program
  779. gives you two choices, to Tax or NOT to Tax Labor or Shipping Charges.
  780. Your  answer will be recorded as a "TRUE" or "FALSE" in  another  disk
  781. file called "GP.CNF". If the recorded answer is "TRUE" then all values
  782. in the respective Labor or Shipping categories will be taxed by  "GP",
  783. while a "FALSE" entry will have the opposite effect.
  784.  
  785.  
  786.                     CLEARING THE DECKS FOR ACTION
  787.  
  788. Once you have gotten "GP" up and running, play around with the  sample
  789. data files. Get samples of all of the various "Printouts". Change  the
  790. Names  in the various Sales Categories. "Edit" and  "Delete"  records.
  791. "Add  New" records. Try your "Print Screen" key on  several  different
  792. screens.  In general, make sure that "GP" works well with all of  your
  793. equipment.
  794.  
  795.  
  796. Try changing the printed output on Invoices and Statements by  running
  797. "CNF-GP.EXE"  and choosing selection "P" (PRINTING). This  will  allow
  798. you  to change the GP Default setting of "TEXT" characters to  any  of
  799. six  different  outputs  (3  TEXT & 3  GRAPHIC).  After  making  these
  800. changes,  run "GP" and try printing either an Invoice or Statement  to
  801. see the effects of different printed outputs. Then, once you've  tried
  802. them  all, stay with the one you like best (Note: Some printers  won't
  803. work with GRAPHIC output).
  804.  
  805.                       CUSTOMER & INVOICE NUMBERS
  806.  
  807. "CNF-GP.EXE"  also  lets you set your "starting" Customer  Number  and
  808. Invoice Number. But this may require a bit of thought first.
  809.  
  810. We designed "GP" in such a manner that the Customer "should" never see
  811. or know what their customer number is. The number will never appear on
  812. any invoice or statement, and is strictly for YOUR OWN USE.
  813.  
  814. So  why  go out of your way to make your Customer  Numbers  large  and
  815. complicated?  Why not just start with a "1" instead?  Smaller  numbers
  816. are  usually  easier to remember. But if you wish, you  can  set  your
  817. starting customer number anywhere from 0 to 999,999.
  818.  
  819. INVOICE NUMBERS: Bear in mind that "GP" will never allow any duplicate
  820. Invoice or Customer Numbers. The default starting "Invoice Number"  is
  821. "10,000",  but you can change that by using CNF-GP.EXE to  any  number
  822. you wish.
  823.  
  824. But,  if you sometimes use external (hand written) invoices which  are
  825. pre-printed  and already contain their own Invoice Numbers, then  make
  826. sure  that  you set your "GP" starting Invoice number  a  fair  amount
  827. HIGHER than any of the numbers on your pre-printed paper invoices  (to
  828. avoid "Duplicate Invoice" numbering problems at a later date).
  829.  
  830.                          TROUBLES & PROBLEMS
  831.             "GP" ERROR MESSAGES - "GP" REBOOTS REPEATEDLY
  832.  
  833. In  extreme cases where "GP" has been running without problems for  an
  834. indefinite  period  of time, and it suddenly starts to  give  lots  of
  835. Error  Messages  and keeps repeatedly "ReBooting"  the  computer  (and
  836. nothing  you try seems to cure the problem), then you probably have  a
  837. corrupted "DTA" file. If this happens two or more times in a row, then
  838. you definately have a bad "DTA" file.
  839.  
  840. If you are NOT a Registered User, then there is not much else you  can
  841. do except to get and use your latest Backup Copies of your "DTA" files.
  842.  
  843. BUT..., if you ARE a Registered User, you have another option.
  844.  
  845. Use  GP-TOOL.EXE and run "FILE MAINTENANCE" from the main menu.   This
  846. routine will remove records marked as "Deleted" from "GP" Data  Files.
  847. At  the  same time it will also check for bad,  duplicate  or  corrupt
  848. records, and it will eliminate them too. Usually it's only one or  two
  849. bad records that will "mess up" an entire "DTA" file.
  850.  
  851. Many  times  this routine will "Repair or Fix" a corrupted  Data  file
  852. with only minimal data loss. Run File Maintenance on BOTH the Customer
  853. and  Invoice "DTA" files. Then run "GP" again to see what happens.  If
  854. "GP" seems to run okay, then your problem has been solved.
  855.  
  856. But,  if  EVEN THIS doesn't work, then your "DTA" file  is  too  badly
  857. corrupted  for  "fixing". It's time to get your  latest  Backup  "DTA"
  858. files  too,  and replace the corrupted "DTA" files  with  them.  (Make
  859. backup copies often for these reasons).
  860.  
  861.  
  862. OTHER REASONS FOR PROBLEMS:
  863.  
  864. .LM 5
  865.     -  Make  sure that the version of DOS or MS/DOS you are  using  is
  866.     version 3.0 or higher. Older versions won't work properly.
  867.  
  868.     - Make sure CONFIG.SYS is set as described in the previous pages.
  869.  
  870.     - Your Printer is "NOT" ready for action, or may be  incompatible,
  871.     or is NOT plugged LPT Port #1. Many times this problem will simply
  872.     "Hang Up" your computer UNTIL the printer "IS" ready for action.
  873.  
  874.     - Not enough free disk space left.
  875.  
  876.     - Not enough free RAM memory available.   Remove all other  Memory
  877.     Resident programs from memory BEFORE running "GP".
  878.  
  879.  
  880. PROBLEMS WITH PRINTED OUTPUT:
  881.  
  882.     - Make sure that you are using a "Dot Matrix IBM/Epson/Compatible"
  883.     printer.  Daisy Wheel, "Serial" or "non-compatible" printers  just
  884.     won't work properly (or some won't work at all) with "GP".
  885.  
  886.     - Make sure the printer's "DIP SWITCHES" are properly set to print
  887.     "EXTENDED IBM/EPSON GRAPHIC" characters (see your owner's manual).
  888.  
  889.     -  Make sure the printer is plugged into your "Parallel Port  #1".
  890.     Many computers have more than one Printer Port. A Printer designed
  891.     to be plugged into a "Serial Port" will not work with "GP".
  892.  
  893.     -  If you find that on some of the "GP" printouts you are  getting
  894.     printed  lines of full "E's, D's" or other characters in place  of
  895.     solid lines or boxes, then one of two things are happening. Either
  896.     you don't have your printer set up to print "IBM Extended Graphic"
  897.     characters (see the Instruction Manual for your printer), or  your
  898.     printer is not capable of printing Graphics.
  899.  
  900.     In  such  cases,  run  the file  called  "CNF-GIST.EXE"  which  is
  901.     included  with the "GP" family of files. Choose selection  "P"  to
  902.     set  up  GP.EXE to produce printouts using only one of  the  three
  903.     sets  of "TEXT" (non-graphic) characters. Then run "GP" again  and
  904.     try  to  print either an Invoice or Statement. If all  went  well,
  905.     (and your printer is compatable) your problem should be solved.
  906. .LM 0
  907.  
  908.  
  909.          ***** STARTING YOUR OWN "FOR REAL" DATA FILES *****
  910.  
  911.                      ERASE THE SAMPLE "DTA" FILES
  912.  
  913. When you think you understand the operation of "GP", then it's time to
  914. erase the sample data files so that you can create your own "for real"
  915. data files.
  916.  
  917. To  do  this, "Exit" from "GP" (F-10 Key) and get back to your  system
  918. prompt. Then enter the following commands:
  919.  
  920.  ... Erase all Data Files with the command........: DEL *.DTA  <enter>
  921.  ... Erase all Index files with the command.......: DEL *.NDX  <enter>
  922.  ... Erase all Backup files with the command......: DEL *.BAK  <enter>
  923.  
  924. Now you're ready to run "GP" and begin building your own data files.
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.                  HEADING.DAT & FOOTING.DAT DATA FILES
  931.  
  932. These two files each contain up to six lines of information which will
  933. appear on the top and bottom of Invoices and Statements.
  934.  
  935. The HEADING.DAT file is meant to contain your company's Name,  Address
  936. and Phone. All information on each line will be automatically centered
  937. on both Statements and Invoices.
  938.  
  939. The  FOOTING.DAT file is only used on the bottom of  printed  Invoices
  940. (not   on  Statements). It is meant to contain YOUR  information  like
  941. "Thank You Messages, Warranty Information, Company Mottos, Etc.".
  942.  
  943. To  change  the  data in either of these two files,  go  to  the  "GP"
  944. "PRINTING  MENU", and then choose selection "S"  (Statement).  Another
  945. Sub-Menu will appear which has both the "HEADER" & "FOOTER" options.
  946.  
  947. It  is  NOT necessary to enter data on every single line. To  leave  a
  948. line with no data will have the effect of "skipping" a line  (putting
  949. in a blank line) on the printed output.
  950.  
  951. Each  line of text can be edited by using the UP/DOWN Arrow keys,  and
  952. your  normal  "Field Editing" keys. When you hit "Enter" on  the  last
  953. field (#6), the newly edited lines of text will automatically be saved
  954. into  the  appropriate  "DAT"  file, and  used  in  all  Invoices  and
  955. Statements from that point forward.
  956.  
  957. You  may  want to experiment with these two files, as there  are  many
  958. different ways to "input" the text (Upper/Lower Case, etc.), and  some
  959. look  much better than others (it's a matter of personal  preference).
  960. The two files can be changed endlessly without causing any problems.
  961.  
  962. The reason why FOOTING.DAT is NOT used on the Statements is because  a
  963. Statement  usually "States" just "How Much" the customer owes  to  you
  964. "Right  Now".  There  are not usually  any  "Terms,  Warrantys,  etc."
  965. involved on Statements.
  966.  
  967.  
  968.                   IMPORTANCE OF MAKING BACKUP FILES
  969.  
  970. "GP" is a very complex program. It was written using a combination  of
  971. three different programming languages, and contains many very advanced
  972. programming routines (Binary Indexed Trees, etc.).
  973.  
  974. As such, it performs very well, but it doesn't "take kindly" to  being
  975. mistreated by operators. The worst thing an operator can do to "GP" is
  976. to take a "short-cut exit" from the program by simply turning off  the
  977. computer, or by doing a Warm Boot (Control + Alternate + Delete Keys).
  978.  
  979. During a proper exit (F-10 key) "GP" does quite a large number of tasks
  980. related  to  closing all files properly, restoring the RAM  memory  to
  981. normal, and in general, just tidying up after itself. To intentionally
  982. and repeatedly "bypass" those tasks is risking serious damage (or even
  983. a complete loss) of the Random data files.
  984.  
  985. While we have taken every step we could think of to minimize that kind
  986. of disaster, on rare occasions it can still happen. This same  problem
  987. can occur with most programs that access files, and it's not really  a
  988. problem that's unique "only" to "GP". But because "GP" accesses  "Many
  989. Files",  and those files all "Interact" with each other, we prefer  to
  990. stress the importance of proper "Exits" and NOT taking "Short Cuts".
  991.  
  992. Because  of  this possibility of Data loss, we can't  stress  strongly
  993. enough the importance of keeping "Backup" copies of your data files.
  994.  
  995.  
  996. By "Backup" files we don't mean just the backup files that "GP"  gives
  997. you the option of creating upon an exit (*.BAK). While those files are
  998. usually  fine as "Backups", it is very easy to overwrite THEM  with  a
  999. badly scrambled file, leaving you with nothing but ALL scrambled files
  1000. on  your disk. So by "Backup Files" we mean other  "insurance"  backup
  1001. copies of your "*.DTA" files kept on separate disks for safe keeping.
  1002.  
  1003.                        HARD COPY PAPER BACKUPS
  1004.  
  1005. In  addition to "Disk File" Backup copies, we strongly recommend  that
  1006. you  also keep a file of "paper" copies of every invoice. This can  be
  1007. accomplished  by several methods. Either use a copy machine to make  a
  1008. "File Copy" of every GP Invoice, or use "Two Part Carbonless" computer
  1009. paper  to print an original and one "File Copy" at the same  time,  or
  1010. use  CNF-GP.EXE  to set "GP" to print TWO (or more)  copies  of  every
  1011. Invoice.
  1012.  
  1013. In the event of a disaster (fire, flood, lightning, theft, etc.),  the
  1014. rusty  (but tough) old filing cabinate with it's drawers full of  "old
  1015. fashioned" paper Invoices can still "save the day".
  1016.  
  1017.  
  1018.                    WHAT FILES DO I NEED TO BACKUP?
  1019.  
  1020. When  you decide to make "Backup" copies of your records,  you  really
  1021. only  NEED to make copies of "CUSTOMER.DTA and INVOICE.DTA"  (Assuming
  1022. that your are already using a backup of "GP" and it's related files).
  1023.  
  1024. All  the  other  files  (DAT, NDX,  CFG,  BAK)  can  be  automatically
  1025. recreated as needed. But the two "DTA" files are irreplacable  without
  1026. backup copies.
  1027.  
  1028. A  method which "we" use to keep our backups is to create one or  more
  1029. "Archive"  files  containing  the important "GP" files.  We  keep  the
  1030. Archived files in the same directory as "GP" (Hard Drive), and we also
  1031. keep  a  couple of copies of the Archive file on removable  disks  for
  1032. insurance (hard disk crash, etc.). At the end of each day's  business,
  1033. we  simply  "Freshen" the Archive files, and then make  our  insurance
  1034. copies of the Archive files.
  1035.  
  1036. We  have made this method fast, easy and automatic through the use  of
  1037. "BATCH" command files which run "GP" and update the Archive upon  exit
  1038. from "GP" without operator intervention.
  1039.  
  1040.  
  1041.            CONVERTING & RENAMING "BAK" FILES TO "DTA" FILES
  1042.  
  1043. If you should ever want to convert "INVOICE.BAK" or "CUSTOMER.BAK"  to
  1044. a  "DTA"  file,  do so by entering the following  commands  from  your
  1045. system prompt:
  1046.  
  1047.   ... Erase the old "DTA" files...........: DEL *.DTA         <enter>
  1048.   ... Erase all the old "NDX" files.......: DEL *.NDX         <enter>
  1049.   ... Rename both Backup files............: REN *.BAK *.DTA   <enter>
  1050.  
  1051. Then,  when  you  run "GP" again, it will  automatically  create  new,
  1052. updated "NDX" files, and you're ready to go again.
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.  
  1070.  
  1071.                 Copyright (C) Robert F. Keber Jr. 1990
  1072.                          All Rights Reserved
  1073.  
  1074.       The term "IBM" is a registered trademark of the IBM Corp.
  1075.       The term "DOS" is a registered trademark of the IBM Corp.
  1076.     The term "EPSON" is a registered trademark of the Epson Corp.
  1077.   The term "MS-DOS" is a registered trademark of the Microsoft Corp.
  1078.  
  1079. .pa
  1080.