home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / finance / epx.zip / EPARC.COM / EP.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-07-15  |  42KB  |  1,342 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.                          E A S Y  P R O J E C T (TM)
  15.  
  16.                                 USER MANUAL
  17.  
  18.                  A Project Management and Tracking System
  19.              for the I.B.M. and Compatible Personal Computers
  20.  
  21.  
  22.  
  23.              (c) Copyright 1987,1988,1989,1990 Parcell Software
  24.                             All Rights Reserved
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.                              Parcell Software
  50.                                P.O. Box 165
  51.                           Geneva, Il  60134  U.S.A
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59. (c) Copyright 1987,1988,1989,1990  Parcell Software
  60. All Rights Reserved Worldwide
  61. Printed in the United States of America
  62.  
  63. Parcell Software
  64. P.O. Box 165
  65. Geneva, Il  60134  U.S.A.
  66.  
  67. Voice:   (708) 232-6328   (9:00 a.m. - 5:00 p.m. Central Time)
  68. BBS:     (708) 232-6339
  69. CompuServe:  72250,1356
  70.  
  71. Trademarks
  72.  
  73. Easy Project is a trademark of Parcell Software
  74. I.B.M. is a registered trademark of the I.B.M Corporation.
  75. dBASE III is a registered trademark of Ashton-Tate, Inc.
  76.  
  77. License Agreement
  78.  
  79. Easy Project is a Shareware program.  It is not free.
  80.  
  81. Easy Project is copyrighted software owned by Parcell Software.
  82. Continued use requires a registration fee of $49.00. Registration
  83. covers use on one PC only.  Multiple copies of Easy Project must
  84. be purchased for use on multiple PC's.  Quantity discounts and
  85. site licenses available.
  86.  
  87.       All licensed users receive:
  88.  
  89.            Latest version with Shareware screen disabled
  90.            User Manual
  91.            Notification of updates
  92.            Free technical support
  93.            Special BBS access
  94.  
  95. You are encouraged to copy and share this program with other
  96. users. When sharing this program, all files and documentation
  97. must be distributed without any alteration.  No fee can be
  98. charged for any copying or distribution except for a nominal fee
  99. to defray expenses.
  100.  
  101. Hardware Requirements
  102.  
  103. I.B.M. PC/XT/AT/PS2 or 100% Compatible with at least 512K RAM and
  104. any type monitor.  A hard disk is recommended but not necessary.
  105. Over 40 different printers are supported.  If your particular
  106. printer is not listed on the printer configuration screen, please
  107. contact us.
  108.  
  109. Disclaimer
  110.  
  111. PARCELL SOFTWARE SPECIFICALLY DISCLAIMS ANY WARRANTY, EITHER
  112. EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT LIMITED TO THE IMPIIED
  113. WARRANTIED OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR USE.
  114. IN NO EVENT SHALL PARCELL SOFTWARE BE LIABLE FOR ANY SPECIAL,
  115. CONSEQUENTIAL, OR OTHER DAMAGES, INCLUDING LOSS OF PROFIT ARISING
  116. OUT OF THE USE OF THIS PROGRAM.
  117.                  T A B L E  O F  C O N T E N T S
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  123.  
  124. System Software Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  125.  
  126. Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  127.  
  128. Starting Easy Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  129.  
  130. Keyboard Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  131.  
  132. Main Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  133.  
  134. Using Easy Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  135.  
  136. Project Parameters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  137.  
  138. Resource Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  139.  
  140. Task Parameters. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  141.  
  142. Quick-Input. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  143.  
  144. Automatic Schedule Generation. . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  145.  
  146. Gantt Chart. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  147.  
  148. Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
  149.  
  150. Utilities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  151.  
  152. Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
  153.                     E A S Y  P R O J E C T (TM)                          3
  154.  
  155.  
  156. Introduction
  157.  
  158. Easy Project is a tool to assist anyone who manages.  Easy
  159. Project encourages the manager to define a project into a series
  160. of phases and tasks.  Easy Project facilitates the planning,
  161. scheduling and tracking of all types of projects.  You the
  162. manager, plan the activities or tasks in a top/down outline
  163. fashion.  The Gantt chart then displays the project graphically
  164. by using time bars which span the time period of each task.
  165.  
  166. Easy Project features:
  167.  
  168.        Ability to create projects with 2000 tasks
  169.  
  170.        Gantt charts detailing planned vs. actual progress
  171.  
  172.        Automatic scheduling
  173.  
  174.        Critical path calculation
  175.  
  176.        Extensive reporting
  177.  
  178.        Context sensitive HELP
  179.  
  180.        dBASE file compatibility
  181.  
  182. A sample project is provided to assist in learning and using Easy
  183. Project.  Use the project number of 'EASY' (all caps) to access
  184. the sample project data.
  185.  
  186.  
  187. ==OPENING SCREEN==
  188. System Software Requirements                                              4
  189.  
  190. For the purpose of this documentation, it is assumed the user has
  191. a 'working' knowledge of DOS.  The user should be able to copy
  192. and backup files, create directories and edit text files.  Please
  193. consult your DOS manual with questions regarding any of these
  194. functions.
  195.  
  196. CONFIG.SYS File (sample is included)
  197.  
  198.      A CONFIG.SYS file must be in the root directory of your hard
  199.      disk or on your DOS system floppy.  This file must contain
  200.      the following two records:
  201.                        BUFFERS = 15
  202.                        FILES = 25
  203.      These values are minimum values. Consult your DOS manual for
  204.      further information regarding the CONFIG.SYS file.
  205.  
  206.      To activate changes made to the CONFIG.SYS file, re-boot
  207.      your PC!
  208.  
  209.  
  210. First Time Installation
  211.  
  212. Hard Disk
  213.  
  214.      1.  Make a backup copy of your Easy Project disk.
  215.      2.  Place your backup copy in drive A and type:
  216.           INSTALLH <enter>
  217.  
  218.      This installation procedure will create a sub-directory on
  219.      your hard disk of \EP and copy the necessary files.
  220.  
  221.      NOTE:  This process assumes drive C is your hard disk.  If
  222.      this not the case, edit the INSTALLH.BAT file accordingly.
  223.  
  224.  
  225. 2 Floppy System
  226.  
  227.      1.  Make a backup of your Easy Project disk.
  228.      2.  Place the backup copy in drive A and a blank formatted
  229.      disk in drive B, type:  INSTALLF <enter>
  230.  
  231.      This process will copy all necessary data files to drive B
  232.      and keep system files on drive A.  Label the disk in drive A
  233.      "EP System" and the disk in drive B "EP Data".
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239. Upgrading From Prior Versions                                             5
  240.  
  241. To upgrade Easy Project from a 2.X version, follow these steps:
  242.  
  243.      1.  Backup all current Easy Project files
  244.      2.  RENAME EPPROJ.DBF EP2PROJ.DBF
  245.          RENAME EPPLAN.DBF EP2PLAN.DBF
  246.          RENAME EPRES.DBF  EP2RES.DBF
  247.      3.  Install new files
  248.      4.  COPY EP2RES.DBF EPRES.DBF
  249.      5.  Start Easy Project (EP)
  250.      6.  Choose Utilities option and Reindex Files
  251.      7.  Choose Utilities option and Configure System
  252.      8.  Choose Utilities option and Convert 2.0 Files
  253.  
  254. To upgrade from a version 3.X version, copy the EPX.EXE, EPRES2.DBF,
  255. EPPROJX.DBF, EPPROJX.NTX, EP.BAT, and EPRES2T.NTX files and from
  256. Utilities Menu:
  257.  
  258.      1.  Choose Configure System and update accordingly
  259.      2.  Choose the Rebuild option
  260.  
  261.  
  262. Starting Easy Project
  263.  
  264. Hard Disk
  265.  
  266.      From the \EP directory, type:  EP <enter>
  267.  
  268. 2 Floppy System
  269.  
  270.      With the EP System disk in drive A, the EP Data disk in
  271.      drive B, and drive B as the default drive,type : EPFLOP
  272.      <enter>
  273.  
  274.  
  275. NOTE:  The first time you execute Easy Project, choose the
  276. Utilities option from the Main Menu.  From this menu, choose
  277. Configure System and then Configure Printer and update
  278. accordingly.
  279.  
  280. Possible Start-up Error Messages
  281.  
  282.      1.  Open Error(2) - One or more files is missing from your
  283.      installed system.  Please check your original disk. (check
  284.      .NTX and .DBF files)
  285.  
  286.      2.  Open Error(4) - Too many files are open.  Check your
  287.      CONFIG.SYS file (see System Software Requirements).
  288.  
  289. Keyboard Control                                                         6
  290.  
  291. On most Easy Project data entry screens, the cursor can be
  292. controlled in the following fashion:
  293.  
  294.      Key                    Result
  295.  
  296.      <--|      Proceeds to the next field.  When pressed while
  297.                the cursor is in the last field of a screen, all
  298.                data will be saved.
  299.  
  300.      PgDn      Exits the screen saving all changes.
  301.  
  302.      Esc       Exits the screen without saving any changes.
  303.  
  304.      Up Arrow  Moves cursor to previous field.
  305.  
  306.      Dn Arrow  Moves cursor to next field.
  307.  
  308.      <-        Moves cursor backward.
  309.  
  310.      ->        Moves cursor forward.
  311.  
  312.    CTRL END    Moves cusor to bottom of data entry screen
  313.  
  314.      F2        Displays program license and prints registration
  315.                form.
  316.  
  317.      F5        Deletes current record while in Resource or Task
  318.                Parameter screens.
  319.  
  320.      F9        Scrolls Gantt chart into the past.
  321.  
  322.      F10       Scrolls Gantt chart into the future.
  323.  
  324. Need Help?
  325.  
  326. At any time, help is available by pressing 'F1'.  Easy Project
  327. will recognize what field or menu the request came from, and
  328. then display the appropriate text.
  329.  
  330. Three fields will provide additional HELP when the F1 key is
  331. pressed:
  332.  
  333.      Project Number:  Will list all active projects on file.
  334.  
  335.      Task Number:  Will list all tasks for a particular project.
  336.  
  337.      Resource:  Will list all resources for a particular project.
  338.  
  339.  
  340.  
  341. Main Menu                                                                7
  342.  
  343.  
  344. The Main Menu permits access to your projects.  The desired
  345. function can be chosen using either one of two methods:
  346.  
  347.      1.  Use the left or right arrow key to highlight the desired
  348.      option and then press the <Enter> key
  349.  
  350.      2.  Press the capitalized letter of the desired choice (i.e.
  351.      T=Task, O=repOrt)
  352.  
  353. The components of the Main Menu are:
  354.  
  355.                Project
  356.                Create project numbers, project descriptions,
  357.                phase descriptions and define holidays
  358.  
  359.                Resource
  360.                Maintain resource data
  361.  
  362.                Task
  363.                Maintain task data
  364.  
  365.                Quick-input
  366.                Mass input for new tasks
  367.  
  368.                Schedule
  369.                Schedule work plans automatically
  370.  
  371.                Gantt
  372.                Produce Gantt charts detailing planned vs. actual
  373.                project progress
  374.  
  375.                repOrts
  376.                Generate reports including work plans, status
  377.                reports and project summary reports
  378.  
  379.                Utilities
  380.                Configure system and provides utility project
  381.                handling
  382.  
  383.                sYstem
  384.                Shell to DOS
  385.  
  386.                Exit
  387.                Quit Easy Project
  388.  
  389. Using Easy Project - A Fast Start                                        8
  390.  
  391.  
  392. Easy Project is designed for quick project creation.  After
  393. spending a short time entering project data, Gantt charts and
  394. reports can be produced by the manager.
  395.  
  396. Follow this process when creating a new project:
  397.  
  398.      1.  Choose 'Project' from the Main Menu and enter a project
  399.      number, descriptions, phase descriptions and project
  400.      holidays.
  401.  
  402.      2.  Choose 'Resource' from the Main Menu and enter resource
  403.      data for the project.  Resources will be identified by
  404.      assigning them a unique code.
  405.  
  406.      3.  Choose 'Task' from the Main Menu to enter and maintain
  407.      tasks for the project. (See Notes On Entering Tasks)
  408.  
  409.      4.  If you want Easy Project to calculate a project
  410.      schedule, choose 'Schedule' from the Main Menu. (See Notes
  411.      on Automatic Scheduling)
  412.  
  413.      5.  At this point, Gantt charts and reports may be produced.
  414.  
  415. NOTE:  A sample project has already been established.  Use the
  416. project number of 'EASY' (all caps) to view this project.
  417.  
  418.  
  419. Maintaining an Existing Project
  420.  
  421.  
  422. When initially starting the system, no project will be active.
  423. To activate or retrieve a project, you will be prompted for the
  424. project number the first time you try any Main Menu function -
  425. except Gantt. To change projects, go to the 'Project' screen or
  426. any report screen.
  427.  
  428. F1 Key
  429.  
  430. Remember to make use of Easy Project's context sensitive HELP
  431. screens.  The F1 key can be pressed while in any part of the
  432. system to provide quick support.
  433.  
  434.  
  435.  
  436. Project Parameters                                                        9
  437.  
  438.  
  439. Easy Project has the ability to store data from several different
  440. projects at one time.  Each of those projects may have different
  441. base parameters.
  442.  
  443. Before entering task or resource data for a particular project,
  444. certain parameters or criteria must be defined on the Project
  445. Parameter screen.
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450. ==PROJECT PARAMETER SCREEN==
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459. Project Number
  460.  
  461.      Every project must have its own unique project number.  This
  462.      number is used to tell the system what project should be
  463.      retrieved.  This number can be composed of any combination
  464.      of characters or numbers (5 character maximum).
  465.  
  466.      NOTE:  Pressing the F1 key while on the project number field
  467.      will provide a list of all active projects.
  468.  
  469. Project Name
  470.  
  471.      Use this field to identify the project.  This description
  472.      will appear on all screens and reports.
  473.  
  474. Project Description
  475.  
  476.      To further define a project, use these fields.  The data
  477.      entered here will print on all reports.
  478.  
  479.  
  480.  
  481. Phase Descriptions                                                       10
  482.  
  483.      For most projects, it is better to divide the project into
  484.      smaller, more manageable phases.  An example of phases could
  485.      be:
  486.  
  487.           1.  Lay foundation
  488.           2.  Framing
  489.           3.  Plumbing
  490.  
  491.      Easy Project permits 20 different phases to be defined for
  492.      one particular project.  The descriptions entered here will
  493.      appear on project summary reports.
  494.  
  495. Non-Schedule Days
  496.  
  497.      Twelve different dates may be entered as non-schedule days.
  498.      These will be useful in scheduling holidays and vacations.
  499.  
  500. Weekends?
  501.  
  502.      If Saturday and Sunday are not to be used when scheduling,
  503.      enter a 'N'.
  504.  
  505.      If weekend days are to be scheduled, enter a 'Y'.
  506.  
  507.  
  508. Project Narrative
  509.  
  510.     Pressing F3 will pop up a text editor to be used to write
  511.     a project narrative or any other needed text.  Pressing F4 will
  512.     send this text to a disk file 'PROJECT.TXT'.
  513.  
  514. Resource Maintenance                                                    11
  515.  
  516. Before tasks can be entered, resource information must be
  517. established.  Resources consist of staff (employees, consultants,
  518. etc.) or fixed type (materials, capital expenses, etc.).
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523. ==RESOURCE SCREEN==
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528. Code
  529.  
  530.      Each resource must be assigned a unique identifier.  This
  531.      identifier could be a name, initials or an account code.
  532.      The identifier can be up to 6 characters and is
  533.      alphanumeric.
  534.  
  535.      NOTE:  Pressing the F1 key while the cursor is on the
  536.      Resource Code field, will display a list all resources
  537.      assigned to this project.
  538.  
  539. Name
  540.  
  541.      Enter the full name or description of the resource.
  542.  
  543. Rate
  544.  
  545.      The charge rate for the resource. (optional)
  546.  
  547. Type
  548.  
  549.      Choose either Hourly, Daily, or Fixed.
  550.  
  551. Dept
  552.  
  553.      Enter a department code for the resource.  This code
  554.      may be up to 3 characters and is alphanumeric.
  555.  
  556.      NOTE:  This is an optional entry but is needed to produce
  557.      departmentalized reports.
  558.  
  559.  
  560. Usage
  561.  
  562.      Use to identify how many hours this resource works in one
  563.      day.  (not needed for Fixed types)
  564.  
  565.           Example:    8 = 8 hours/day
  566.                       4 = 4 hours/day (part time)
  567.  
  568.  
  569. Source                                                                   12
  570.  
  571.      An optional entry to further describe the resource.
  572.  
  573.           Example:    EMP = Employee
  574.                       CON = Consultant
  575.  
  576. Note 1 & Note 2
  577.  
  578.      An optional entry to be used for any purpose.
  579.  
  580. Task Parameters                                                        13
  581.  
  582.  
  583. Task definition is the heart of project management. Before
  584. sitting down and entering task data, plan what logical order your
  585. tasks will follow and if possible, divide your project into
  586. phases. Once your data has been entered, refinement and
  587. maintenance is easy.
  588.  
  589.  
  590. ==TASK PARAMETER SCREEN==
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595. Task
  596.  
  597.      Enter the two digit phase number plus four digit task number
  598.      for this task. Refer to 'Notes on Entering Tasks' for
  599.      creating task numbers.
  600.  
  601. Item
  602.  
  603.      Each task can consist of numerous subordinate tasks or
  604.      items.  Enter an item number in this field. (optional)
  605.  
  606. Network
  607.  
  608.      Large projects may have different phases running
  609.      concurrently.  Use this to designate to which network or
  610.      node this task belongs to.  For most projects, use the phase
  611.      number. (The default value is the phase number)
  612.  
  613. Successor
  614.  
  615.      Use this field to define task dependencies. Refer to
  616.      'Assigning Successors'.
  617.  
  618. Description
  619.  
  620.      Enter the description for this task. This description will
  621.      appear on all reports and Gantt charts.
  622.  
  623. Milestone
  624.  
  625.      Milestones reflect major project accomplishments.  If this
  626.      task is considered a milestone in the project, enter a 'Y'.
  627.  
  628. Resource
  629.  
  630.      Enter the resource code for the resource assigned to this
  631.      task.  A maximum of four different resources may be assigned
  632.      to a particular task.
  633.  
  634. Est. Time
  635.  
  636.      Enter the amount of estimated time (hours or days) needed to
  637.      complete this task.
  638.  
  639.  
  640. Time To-Date                                                             14
  641.  
  642.      Enter the amount of time this resource has spent thus far
  643.      wordking on this task.
  644.  
  645. New Est
  646.  
  647.      Enter the revised estimated time to complete this task.
  648.  
  649. Planned Start/Stop
  650.  
  651.      Enter the original or planned start and stop date for this
  652.      task.
  653.  
  654. Actual Start/Stop
  655.  
  656.      Enter the actual or projected start and stop date for this
  657.      task.
  658.  
  659. Fixed Date
  660.  
  661.      Enter a 'Y' if the dates associated with this task cannot be
  662.      changed for any reason.  This is useful for vacation use.
  663.  
  664. Status
  665.  
  666.      This will designate the status for this task.  When
  667.      completed, use a 'C'.
  668.  
  669. Note 1 & Note 2
  670.  
  671.      To be used for any purpose.
  672.  
  673. Entering Tasks
  674.  
  675.      Every task number consists of the following elements:
  676.  
  677.      Task Number  - 2 character phase number (01-20) plus
  678.                     4 character task number (user defined)
  679.      Item Number  - 2 characters, user defined (optional)
  680.      Successor    - 8 characters, made up of (Phase + Task +
  681.      Item)
  682.  
  683.      Keep in mind that most reports are produced in task number
  684.      order. Using sequential task numbers of 0001, 0002, etc.
  685.      within each phase is recommended.
  686.  
  687.      'Item' is designated as a subordinate task.  This is an
  688.      optional entry but is useful in breaking down a large main
  689.      task.  Again, it's useful to use sequential item numbers
  690.      within each task number.
  691.  
  692.  
  693.  
  694. Assigning Successors                                                     15
  695.  
  696.      If a task cannot begin until the previous task is complete,
  697.      enter the task number of the successor in the 'Successor'
  698.      field of the current task.
  699.  
  700.      Example:  A phase has 4 tasks, 0001 through 0004.  Every
  701.      task is dependent upon the previous task.  The tasks should
  702.      be established as follows:
  703.  
  704.                        Task              Successor
  705.  
  706.                        01-0001            01-0002
  707.                        01-0002            01-0003
  708.                        01-0003            01-0004
  709.                        01-0004            01-0004
  710.  
  711.      If tasks can run concurrent with each other, set up the
  712.      tasks in this manner:
  713.  
  714.                        Task              Successor
  715.  
  716.                        01-0001            01-0002
  717.                        01-0002            01-0002 --
  718.                        01-0003            01-0003  | Concurrent
  719.                        01-0004            01-0005 --    Tasks
  720.                        01-0005            01-0005
  721.  
  722.  
  723. Sample Task Numbers
  724.  
  725.      Task Field  =  01-0001
  726.      Item Field  =  01
  727.      Successor   =  01-0001-02
  728.  
  729.      Example:  This task belongs to Phase 1, Task equals 0001 and
  730.      this is the first item for task 0001. Task/Item 01-0001-02
  731.      cannot start until this task is complete. 01-0002-01 is
  732.      placed in the 'Successor' field.
  733.  
  734.  
  735.      Task Field  = 01-0003
  736.      Item Field  = <blank>
  737.      Successor   = 01-0003
  738.  
  739.      Example:  This task belongs to Phase 1, Task equals 0003 and
  740.      there are no subordinate items.  No other task is dependent
  741.      upon this task so the 'Successor' field defaults to itself.
  742.  
  743.  
  744.  
  745. Automatic Schedule Maintenance                                           16
  746.  
  747.      If a planned start or stop date is changed, for an existing
  748.      task, the automatic scheduler will be invoked (based on
  749.      parameter setting in System Configuration) adjusting both
  750.      planned and actual start and stop dates for the succeeding
  751.      tasks. You will have the ability to override the proposed
  752.      dates. Likewise, if a current start or stop date is changed,
  753.      the automatic scheduler will be invoked to adjust current
  754.      dates only.
  755.  
  756. Marking Tasks Complete
  757.  
  758.      For the purpose of the Project Status Report and the Gantt
  759.      chart, a status of 'C' denotes that a task is complete.  For
  760.      other purposes, any other code may be used.
  761.  
  762. Quick-Input                                                             17
  763.  
  764. To add tasks to a project in a simple and fast method, try this
  765. option.  The 'Quick-Input' option will permit 19 tasks to be
  766. entered from one screen.  The following limitations currently
  767. exist when using this screen:
  768.  
  769.       Planned or actual dates cannot be entered (use the
  770.      Schedule option)
  771.  
  772.       Milestone, Fixed Dates, Notes or Status fields cannot be
  773.      entered
  774.  
  775.       The estimated time entered is applied to Resource 1 only
  776.  
  777.  
  778.  
  779. ==QUICK INPUT SCREEN==
  780.  
  781.  
  782.  
  783. Any tasks entered here, can be maintained like any other task via
  784. the Task Parameter screen.
  785.  
  786.  
  787.  
  788. Automatic Schedule Generation                                           18
  789.  
  790. Easy Project will automatically calculate planned start and stop
  791. dates based on the estimated time assigned to each task.
  792.  
  793. To calculate dates, first choose 'Schedule' from the Main Menu.
  794. Next, enter the project number followed by the base start date.
  795. The base start date should be the date the project may begin.
  796.  
  797. Schedule Screen Display
  798.  
  799. As the schedule generates, each task and the newly calculated
  800. dates are displayed.  After the screen fills, you have the
  801. ability to change or override the calculated date.  Pressing
  802. <ESC> aborts the update process and the records will not be
  803. updated.
  804.  
  805. Use the <ENTER> key to advance the cursor.  When the screen is
  806. completely updated, these dates will be used to update both the
  807. planned and the actual start and stop dates for the tasks.
  808.  
  809. The <PgDn> key will accept all dates and advance to the next
  810. screen.
  811.  
  812. ==SCHEDULE SCREEN==
  813.  
  814. Calculate Critical Path Only
  815.  
  816.      In the case of projects with concurrent phases, you may want
  817.      to calculate the critical path of the project.  The critical
  818.      path will be the longest phase or network in time duration.
  819.      Setting this option to 'Y' will not calculate any new dates.
  820.  
  821. Schedule Networks Parallel
  822.  
  823.      If this option is set to 'Y', each phase or network will be
  824.      scheduled from the project start date.  This permits
  825.      multiple phases to be scheduled at the same time.
  826.  
  827. Notes on Scheduling
  828.  
  829.      1.  In the case of multiple resource tasks, the resource
  830.      taking the greatest amount of time will be used in
  831.      calculating the schedule. (the display reflects this)
  832.  
  833.      2.  Any task which has a Fixed type resource will be ignored
  834.      for scheduling purposes.
  835.  
  836.      3.  On the Resource Parameter screen, the Usage field should
  837.      reflect the total number of hours the resource works in one
  838.      day. Use this for both hourly and daily type resources.
  839.  
  840.      4.  Weekends will be taken into consideration when
  841.      calculating the schedule based on the option chosen from the
  842.      Project Parameter screen.
  843.  
  844.      5.  If a task was set up with the Fixed Date option set, the
  845.      fixed date will be used instead of the calculated date.
  846. Gantt Chart                                                             19
  847.  
  848. Easy Project's Gantt charts are designed to give a graphic
  849. display of a projects planned vs. actual progress.
  850.  
  851.  
  852.  
  853. ==GANTT CHART==
  854.  
  855.  
  856.  
  857. Two different types of charts may be produced:
  858.  
  859.      1.  A chart displaying tasks for one particular phase in
  860.      task number order.
  861.  
  862.      2.  A chart displaying the entire project with tasks grouped
  863.      by dependencies.
  864.  
  865.      NOTE:  In order for a task to be displayed, it must have a
  866.      Planned Start Date and Planned Stop Date.
  867.  
  868. Scale Options
  869.  
  870.      Flexible Gantt scales can be chosen to insure the most
  871.      complete view of a project.  Each symbol on the chart can
  872.      represent from 1 to 6 days or 1 to 6 weeks.  For projects of
  873.      short duration, a scale in days is probably more
  874.      appropriate.
  875.  
  876.  
  877. Output Options
  878.  
  879.      Easy Project offers three output options for producing
  880.      Gantt charts:
  881.  
  882.           1.  (D)isplay - The chart will be displayed on your
  883.           monitor.
  884.  
  885.           2.  (P)rint - The chart will be routed to your printer.
  886.           By printing in a compressed format, a longer view will
  887.           be produced.
  888.  
  889.           3.  (F)ile -  The chart will be written to a disk file
  890.           using the default file name of GANTT.PRN.  This is an
  891.           ASCII text file that may be printed through DOS or
  892.           another printing utility.  By using either a wide
  893.           carriage printer or a sideways printing utility, an
  894.           even longer view may be produced.
  895.  
  896.  
  897. Gantt Chart Symbols                                                      20
  898.  
  899.         =      Planned Date
  900.         |      Actual Date
  901.         *      Completed Task
  902.         M      Milestone
  903.         CRIT!  Critical Task
  904.         <--    Task has start date prior to beginning of scale
  905.         +      Task has multiple resource assignments
  906.  
  907.  
  908. Reports                                                                 21
  909.  
  910.  
  911. Many helpful reports may be instantly displayed, printed or
  912. written to a disk file for later editing by your favorite word
  913. processor. Some reports are printed in compressed format - thus
  914. giving more detail than when displayed.  The actual title of each
  915. report is enclosed in ( ).  Check the Appendix for samples of all
  916. reports.  A '+' sign on reports indicates that more than one
  917. resource is assigned to that task.
  918.  
  919.      Work Plan By Task
  920.  
  921.      (Phase Work Plan) - Produces a detailed work plan for a
  922.      particular phase in task number order. [prints compressed]
  923.  
  924.  
  925.      Work Plan By Resource
  926.  
  927.      (Phase Work Plan) - Produces a detailed work plan for the
  928.      entire project by resource assignment.  [prints compressed]
  929.  
  930.  
  931.      Work Plan Project Summary
  932.  
  933.      (Project Work Plan Summary) - Summarizes all phases of a
  934.      project plan giving a concise report.
  935.  
  936.  
  937.      Work Plan Resource Summary
  938.  
  939.      (Project Resource Summary) - Produces a departmentalized
  940.      resource summary for a particular phase or the entire
  941.      project.
  942.  
  943.  
  944.      Project Status Report - Plan vs. Actual
  945.  
  946.      (Project Status Report) - A status report for the entire
  947.      project detailing cost and schedule variances.  [prints
  948.      compressed]
  949.  
  950.  
  951.      Project Status Summary - Actual
  952.  
  953.      (Project Work Plan Summary) - Summarizes all project phases
  954.      showing actual costs and current schedule dates. [prints
  955.      compressed]
  956.  
  957.  
  958.      Project Resource Summary - Actual
  959.  
  960.      (Project Resource Summary) - Produces departmental break
  961.      down of actual costs by individual resource.
  962.  
  963.  
  964.      Earned Value Report                                                 22
  965.  
  966.      (Earned Value Report)
  967.      A report detailing project cost accruals. [prints
  968.      compressed]
  969.  
  970.  
  971.      Resource List
  972.  
  973.      (Project Resource List) - A detailed list of all resources
  974.      assigned to a particular project.
  975.  
  976.  
  977.      Work Plan - All Projects
  978.  
  979.      (Resource Work Plan - All Projects) - A detailed resource
  980.      plan using all active projects.  This report will be helpful
  981.      in identifing resource conflicts. [prints compressed]
  982.  
  983.  
  984. NOTE:  Remember that Easy Project files are dBASE compatible and
  985. can be read directly by many other applications.  It is possible
  986. to create your own custom reports either by using the .DBF files
  987. or using one of the above reports, choosing the 'F' (File)
  988. option, and editing the ASCII file that is produced.
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993. Utilities                                                               23
  994.  
  995. The Utility Menu consists of various functions that may be used
  996. for file handling or system configuration.
  997.  
  998. NOTE:  Be sure to backup all Easy Project files on a regular
  999. basis. This will help in recovering from any potential disasters.
  1000.  
  1001.  
  1002.      Reindex All Files
  1003.  
  1004.      Easy Project uses index files (.NTX) which permit fast data
  1005.      retrieval.  These index files are not compatible with dBASE
  1006.      .NDX files.  All files with the extension of .NTX should
  1007.      never be deleted. If file integrity is ever in question,
  1008.      choose the reindex option.
  1009.  
  1010.      NOTE:  It can never hurt the system to reindex files.
  1011.  
  1012.  
  1013.      Delete (Pack) Marked Records
  1014.  
  1015.      When task or resource data is deleted using the 'F5' key,
  1016.      the records are actually marked for deletion but physically
  1017.      remain on file.  These records are unavailable for normal
  1018.      use.  The delete option on this menu will physically delete
  1019.      all marked records.  Once this option is exercised, the
  1020.      marked records can no longer be used or recovered.
  1021.  
  1022.  
  1023.      Undelete (Recall) Records
  1024.  
  1025.      This option will find all records that have been marked for
  1026.      deletion (but not packed), and recall or make them available
  1027.      again for processing.
  1028.  
  1029.      NOTE:  This option will recall all records from all projects
  1030.      from all files regardless of project number.  Use this
  1031.      option with caution.
  1032.  
  1033.  
  1034.      Delete Project
  1035.  
  1036.      This function will delete all tasks, resources and related
  1037.      records for a particular project.
  1038.  
  1039.      To use, first enter the project number to delete.  Next, you
  1040.      will be prompted to verify that you really want to delete
  1041.      the project.  Answering 'N' will bypass any deletions.  If
  1042.      verified, records are then marked for deletion.
  1043.  
  1044.      Copy or Clone Project
  1045.  
  1046.      On occasion, you may want to create a project that has many
  1047.      similar tasks as another previous project. This copy option
  1048.      will copy a current project and duplicate all tasks and
  1049.      resources using a new project number.  The old project
  1050.      remains intact without changes.
  1051.  
  1052.      Copy or Clone Resources                                             24
  1053.  
  1054.      This option will copy current resources from one project and
  1055.      duplicate them using a new project number.  The old project
  1056.      remains intact without changes.
  1057.  
  1058.  
  1059.      Rebuild Files from Importing
  1060.  
  1061.      Easy Project database files (.DBF) are dBASE compatible and
  1062.      can be imported by many other applications.  Exporting files
  1063.      to other software packages may provide useful for additional
  1064.      reporting or mass updating.
  1065.  
  1066.      If files are updated outside of Easy Project, they must be
  1067.      rebuilt.  This function will automatically rebuild index
  1068.      files and all necessary relations.
  1069.  
  1070.      NOTE:  Exercise caution when updating Easy Project files
  1071.      from outside applications.  Be sure to have recent backups
  1072.      of all files as a safeguard.
  1073.  
  1074.  
  1075.      Backup Files
  1076.  
  1077.      On a regular and consistent basis, backups should be made of
  1078.      Easy Project files.  This option do a DOS BACKUP of all
  1079.      Easy Project files.
  1080.  
  1081.      Restore Files
  1082.  
  1083.      A DOS RESTORE from previous backup.
  1084.  
  1085.      If files are restored from a backup, be sure to use the
  1086.      'Rebuild' option to maintain file integrity.
  1087.  
  1088.      Configure System
  1089.  
  1090.      This option sets the proper type of monitor for your system,
  1091.      the proper destination for printer output, Gantt chart
  1092.      display option and automatic scheduling options.  Also,
  1093.      several different date formats may be chosen.
  1094.      Configure Printer
  1095.  
  1096.      Easy Project supports many printers.  Find the number that
  1097.      corresponds to your printer and enter the number at the
  1098.      prompt.  If your printer is not listed, try either the
  1099.      I.B.M. Graphics or one of the Epson's.  Give us a call if
  1100.      your printer is not listed here or if you are having
  1101.      unsatisfactory results.
  1102.  
  1103.  
  1104.  
  1105.  
  1106. Conclusion                                                            25
  1107.  
  1108.  
  1109. Easy Project is a dynamic system that is constantly being
  1110. enhanced.  Your suggestions and comments are greatly appreciated.
  1111.  
  1112. Our users are our greatest source of new ideas.
  1113.  
  1114. If you have any questions about Easy Project, please contact us
  1115. by mail, phone, our BBS, or via CompuServe EasyPlex.
  1116.  
  1117. If you are a registered user, THANKS!  If not, please remember to
  1118. register if you find yourself using Easy Project.  Licensed users
  1119. receive:
  1120.  
  1121.        Latest version of Easy Project with Shareware screen disabled
  1122.  
  1123.        Printed User Manual with sample screens, reports and Gantt charts
  1124.  
  1125.        Notification of updates
  1126.  
  1127.        Free technical support
  1128.  
  1129.        Special BBS access
  1130.  
  1131.  
  1132. Thanks for using Easy Project!
  1133.  
  1134.  
  1135.  
  1136.  
  1137.  
  1138.  
  1139.  
  1140.                          A P P E N D I X
  1141.  
  1142.  
  1143.  
  1144.             Shareware Distribution
  1145.  
  1146.             Sample Reports (REGISTERED VERSION ONLY)
  1147.  
  1148.             Registration Form
  1149.  
  1150.             Index
  1151.  
  1152.  
  1153.                      SHAREWARE DISTRIBUTION
  1154.  
  1155.  
  1156.  
  1157. It is our view that Shareware constitutes a viable, low cost
  1158. alternative to many commercial programs.  Shareware's greatest
  1159. strength lies in the ability to try it before purchasing it.  We
  1160. also believe that Shareware is maturing as a distribution method
  1161. and that its quality and functionality is improving at a rapid
  1162. rate.  This could only happen because users, hopefully like
  1163. yourself, are supporting Shareware products by remitting their
  1164. registrations.
  1165.  
  1166. We hope our product continues to be a productive element of your
  1167. system and we urge you to consider other Shareware products when
  1168. you decide to add software to your system.
  1169.  
  1170. Parcell Software is a member of the Association of Shareware
  1171. Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware
  1172. principle works for you. If you are unable to resolve a
  1173. shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  1174. member directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can
  1175. help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but
  1176. does not provide technical support for members' products. Please
  1177. write to the ASP Ombudsman at P.O. Box 5786, Bellevue, WA 98006
  1178. or send a Compuserve message via easyplex to ASP Ombudsman
  1179. 70007,3536.
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195.  
  1196.  
  1197.  
  1198.                      E A S Y  P R O J E C T
  1199.  
  1200.                         Registration Form
  1201.  
  1202. The license fee for Easy Project is $49.00 (U.S. FUNDS ONLY).
  1203. The license covers use on one PC only.  Multiple copies must be
  1204. purchased for use on multiple PC's.  Quantity discounts and site
  1205. licenses are available.  Contact us for further information.
  1206.  
  1207.     Method of Payment:
  1208.              Check (DRAWN ON U.S. BANK ONLY)
  1209.  
  1210.              Purchase Order (Government, Schools, Fortune 1000)
  1211.  
  1212.              VISA       --|
  1213.                           |  Phone order accepted: (708) 232-6328
  1214.              Mastercard --|
  1215.  
  1216.                 Card Number:
  1217.  
  1218.                 Expiration Date:
  1219.  
  1220.                 Name on Card:
  1221.  
  1222.                 Phone Number:
  1223.  
  1224.                 Signature:
  1225.  
  1226. SHIP TO:
  1227.  
  1228.     Name:                                     Date:
  1229.  
  1230.     Company:
  1231.  
  1232.     Address:
  1233.  
  1234.  
  1235.  
  1236. Where did you learn about Easy Project?
  1237.  
  1238.     ----------------------------------------------------------
  1239.     Quantity| Description       | Unit Cost   |  Total Cost  |
  1240.     ----------------------------------------------------------
  1241.             | Easy Project 3.7  |   49.00     |              |
  1242.     ----------------------------------------------------------
  1243.     Shipping (outside U.S.A. only)   5.00     |              |
  1244.     ----------------------------------------------------------
  1245.               Total Payment:                  |              |
  1246.                                               ----------------
  1247.               Mail Order to:
  1248.                         Parcell Software
  1249.                           P.O. Box 165
  1250.                         Geneva, Il  60134
  1251.                              U.S.A.
  1252.                            I N D E X
  1253.  
  1254.  
  1255. Code
  1256.      resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1257. CONFIG.SYS File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4
  1258. Critical Path. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  1259. Date
  1260.      actual. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  1261.      fixed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  1262.      planned . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  1263. Delete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  1264.      Resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1265.      task. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1266. Delete Project
  1267.      project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  1268. Dept
  1269.      resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1270. Description. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  1271. DOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1272. Exit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1273. F1 Key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8, 9, 14
  1274. Gantt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1275. Gantt Chart. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  1276.      output options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  1277.      scale options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  1278.      symbols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
  1279. Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1280. Importing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  1281. Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
  1282. Item number. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  1283. Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1284. License. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1285. Main Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1286. Maintenance
  1287.      Resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1288. Name
  1289.      resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1290. Network. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  1291. Non-Schedule Days. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  1292. Note 1
  1293.      resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1294. Note 2
  1295.      resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1296. Phase Descriptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  1297. Printer
  1298.      configure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
  1299. Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1300.      clone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  1301. Project Description. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
  1302. Project Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
  1303. Project Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
  1304. Project Parameters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
  1305. Quick-input. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9, 20
  1306. Rate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1307. Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
  1308. Reindex. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  1309.                            I N D E X
  1310.  
  1311.  
  1312. RepOrts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9, 21
  1313. Resource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9, 17
  1314.      clone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
  1315. Sample . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4, 11
  1316. Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1317.      generation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  1318.      screen display. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  1319. Source
  1320.      resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1321. Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  1322. Successor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  1323. Task . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
  1324.      assigning succesors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1325.      entering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  1326.      numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  1327.      schedule maintenance. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  1328. Task number. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  1329. Task Parameters. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  1330. Tasks
  1331.      completed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  1332. Time
  1333.      estimated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  1334.      new estimate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  1335.      to-date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  1336. Type
  1337.      resource. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1338. Upgrading. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
  1339. Usage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  1340. Utilities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9, 23
  1341. Weekends . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
  1342.