home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / finance / dental1.zip / MANUAL.PT1 < prev    next >
Text File  |  1991-01-22  |  44KB  |  1,126 lines

  1.           
  2.           
  3.           
  4.           
  5.           
  6.           
  7.                                   DENTAL#1
  8.           
  9.                       DENTAL PRACTICE MANAGEMENT SYSTEM
  10.           
  11.                                 Version 1.03
  12.           
  13.                A full featured, simple to use, dental  office
  14.                practice  management  system  for  IBM-PC (and
  15.                compatible) micro computers.
  16.           
  17.           
  18.           
  19.                        Copyright (C) 1989, 1990, 1991
  20.           
  21.           
  22.                                      BY:
  23.           
  24.                                   MEDshare
  25.                           4100 West 15th, Suite 103
  26.                              Plano, Texas 75093
  27.                                (214) 736-3668
  28.           
  29.           
  30.           
  31.                              ALL RIGHTS RESERVED
  32.           
  33.  
  34.                            LIMITATION OF LIABILITY
  35.           
  36.           THE   FOREGOING  WARRANTY  IS  IN  LIEU  OF   ALL   OTHER
  37.           WARRANTIES,  EXPRESSED  OR IMPLIED.  INCLUDING,  BUT  NOT
  38.           LIMITED TO, THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND
  39.           FITNESS  FOR  A  PARTICULAR PURPOSE.  IN  NO  EVENT  WILL
  40.           MEDSHARE  BE  LIABLE FOR CONSEQUENTIAL  DAMAGES  EVEN  IF
  41.           ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.
  42.           
  43.           
  44.           
  45.                                    GENERAL
  46.           
  47.           If  any  of the provisions, or portions hereof,  of  this
  48.           agreement  are  invalid under any applicable  statute  or
  49.           rule  of  law,  they  are to that  extent  to  be  deemed
  50.           omitted.
  51.           
  52.           
  53.           
  54.                                   COPYRIGHT
  55.           
  56.                        Copyright (C) 1989, 1990, 1991
  57.                                      by:
  58.                                   MEDshare
  59.                             4100 West 15th, #103
  60.                              Plano, Texas 75093
  61.           
  62.                              All rights reserved.
  63.           
  64.           
  65.           
  66.                                  DISCLAIMER
  67.           
  68.           MEDshare  makes  no representations  or  warranties  with
  69.           respect to the contents hereof and specifically disclaims
  70.           any implied warranties of the merchantability of  fitness
  71.           for any particular purpose.
  72.           
  73.           
  74.           
  75.                                MAILING ADDRESS
  76.           
  77.                                   MEDshare
  78.                           4100 West 15th, Suite 103
  79.                              Plano, Texas  75093
  80.           
  81.                                (214) 736-3668
  82.           
  83.  
  84.           
  85.                                  USER MANUAL
  86.           
  87.           Introduction to DENTAL#1....................    1
  88.           
  89.           Registering your copy of DENTAL#1...........    3
  90.           
  91.           Features....................................    4
  92.           
  93.           System installation.........................    6
  94.           
  95.           System initialization.......................    8
  96.           
  97.           Keyboard usage
  98.                General key usage......................   10
  99.           
  100.                'F1' HELP..............................   11
  101.                'F2' Search............................   11
  102.                'F3' Add new...........................   11
  103.                'F10' Memory check.....................   11
  104.           
  105.           Quick start.................................   12
  106.           
  107.           Master Menu.................................   15
  108.           
  109.                (P)atients Sub-Menu....................   16
  110.           
  111.                     (P)atients........................   17
  112.                          Inquire......................   17
  113.                          Add new (account/patient)....   18
  114.                              screen 1 of 3............   18
  115.                              screen 2 of 3............   19
  116.                              screen 3 of 3............   20
  117.                          Change.......................   20
  118.                          Delete (account/patient).....   21
  119.                          (+/-) skip and display.......   21
  120.                          Notes........................   21
  121.                          Print........................   22
  122.           
  123.                     (T)ransaction posting.............   23
  124.                          (P)ost transactions..........   23
  125.                               Patient notes...........   23
  126.                               Insurance information...   23
  127.                               Account balance.........   23
  128.                               Posting of charges......   23
  129.                               Posting receipts and
  130.                                    adjustments........   24
  131.                               Recalls.................   24
  132.                               History.................   24
  133.                               Insurance print request.   24
  134.                               Print insurance claim...   24
  135.                                    Forms alignment....   24
  136.  
  137.                               Super Bill print request   25
  138.                               Print Super Bill........   25
  139.                          (D)elete transactions........   25
  140.                               Deleting a transaction..   25
  141.                               Recall of deleted trans.   25
  142.                               Ledger display..........   25
  143.           
  144.                     (L)edger..........................   26
  145.                          Account/Patient..............   26
  146.                          (D)isplay....................   26
  147.                               First page display......   26
  148.                               Full ledger display....    26
  149.                          (P)rint......................   26
  150.           
  151.                     (B)ill............................   27
  152.                          (S)uper bill.................   27
  153.                               Requesting a super bill.   27
  154.                               Questions asked.........   27
  155.                          (I)nsurance claim form.......   28
  156.                               Patient setup...........   28
  157.                               Transaction selection...   28
  158.                               Form alignment..........   28
  159.                               Questions asked.........   28
  160.           
  161.                     (R)ecall..........................   29
  162.                          (D)isplay ...................   29
  163.                          (P)ost updates...............   29
  164.                               (A)dd new...............   29
  165.                               (C)hange................   29
  166.                               (D)elete................   29
  167.                               (+/-)skip...............   29
  168.           
  169.                     (H)istory.........................   30
  170.                          (D)isplay....................   30
  171.                          (P)ost updates to............   30
  172.                               (A)dd new...............   30
  173.                               (C)hange................   30
  174.                               (D)elete................   30
  175.                               (+/-)skip...............   30
  176.           
  177.                (R)eports..............................   32
  178.                     (C)harges and adjustments.........   34
  179.                          by Patient...................   34
  180.                          by code, Patient.............   34
  181.                          by Table, Code, Patient......   34
  182.                          by Invoice number............   34
  183.                     (R)eceipts........................   35
  184.                          by Patient...................   35
  185.                          by Code, Patient.............   35
  186.                          by Table, Code, Patient......   35
  187.                     (M)onth-to-Date Summary...........   36
  188.  
  189.           
  190.                     (G)eneral Ledger..................   37
  191.                     (A)ged Accounts Receivables.......   38
  192.                     (S)tatements......................   39
  193.                     (I)nsurance Forms Batch Print.....   41
  194.                     (L)etters and Recalls.............   43
  195.                          (P)ring recall letters.......   43
  196.                          (M)ailing labels.............   43
  197.                          (L)ist pending recalls.......   44
  198.                          (S)pecial....................   44
  199.                               Select parameters.......   44
  200.                               Labels..................   44
  201.                               Letters.................   44
  202.                               Listings................   44
  203.                     (P)atient recap...................   45
  204.           
  205.           
  206.                (L)etters..............................   46
  207.                     Word processing keys..............   47
  208.                     (D)isplay letters.................   48
  209.                     (M)aintenance.....................   48
  210.                          (I)nquire....................   48
  211.                          (A)dd new....................   48
  212.                          (C)hange.....................   49
  213.                          (D)elete.....................   49
  214.                          (+/-)skip....................   49
  215.                     (L)ist to printer.................   50
  216.           
  217.           
  218.                (I)nsurance companies..................   51
  219.                     (D)isplay companies...............   51
  220.                     (M)aintenance.....................   51
  221.                          (I)nquire....................   51
  222.                          (A)dd new....................   51
  223.                          (C)hange.....................   51
  224.                          (D)elete.....................   52
  225.                          (+/-)skip....................   52
  226.                     (L)ist to printer.................   52
  227.           
  228.           
  229.                (D)octors..............................   53
  230.                     (D)isplay.........................   53
  231.                     (M)aintenance.....................   53
  232.                          (I)nquire....................   53
  233.                          (A)dd new....................   53
  234.                          (C)hange.....................   53
  235.                          (D)elete.....................   54
  236.                          (+/-)skip....................   54
  237.                     (L)ist to printer.................   55
  238.  
  239.           
  240.           
  241.                (T)ables...............................   56
  242.                     Alpha or Code sequence displays...   56
  243.                     (D)isplay tables..................   56
  244.                     (C)harge code display.............   56
  245.                     (M)aintenance.....................   57
  246.                          (I)nquire....................   57
  247.                          (A)dd new....................   57
  248.                          (C)hange.....................   60
  249.                          (D)elete.....................   60
  250.                          (S)how.......................   60
  251.                          (+/-)skip....................   61
  252.                     (L)ist to printer.................   61
  253.                          (A)ll tables.................   61
  254.                          (S)elected tables............   61
  255.           
  256.           
  257.                (U)tilities............................   62
  258.                     (A)pplication Support.............   62
  259.                          (U)pdate Practice Data.......   62
  260.                          (P)urge Old Invoicing........   62
  261.                          (C)reate New Charge Table....   62
  262.                          (D)elete Existing Table......   62
  263.                          (F)inance Charges............   62
  264.                          (T)ransfer patient data......   63
  265.                          (L)edger code update posting.   63
  266.           
  267.                     (S)ystem Support..................   64
  268.                          (R)e-index data files........   64
  269.                          (P)rint Registration Form....   64
  270.                          (C)hange printer codes.......   64
  271.                          (M)onographics color.........   64
  272.                          (S)et default values.........   64
  273.                          (A)djust date format.........   64
  274.           
  275.           GLOSSARY....................................   65
  276.           
  277.           
  278.           DATA FILES..................................   66
  279.                PATIENT.DBF............................   66
  280.                COMMENTS.DBF...........................   66
  281.                HISTORY.DBF............................   66
  282.                RECALLS.DBF............................   66
  283.                CHGTABLE.DBF...........................   66
  284.                DOCTOR.DBF.............................   67
  285.                INSCO.DBF..............................   67
  286.                LETTERS.DBF/DBT........................   67
  287.                TRAN.DBF...............................   67
  288.                TAG_INS.DBF............................   67
  289.                TAG_RCAP.DBF...........................   67
  290.                MEDGL.DBF..............................   67
  291.  
  292.           
  293.           OTHER
  294.                Service/support........................   68
  295.                Upgrades...............................   69
  296.                New releases...........................   71
  297.           
  298.  
  299.           
  300.                                 INTRODUCTION
  301.           
  302.                DENTAL#1  is a new dental office  management  system
  303.           that will increase efficiency in the daily administration
  304.           of  the  business side of your dental  practice.   It  is
  305.           designed  with  special  features  unavailable  in  other
  306.           dental  systems  and  is  very  'user  friendly'.   We're
  307.           confident  you  will  find DENTAL#1 one  of  the  easiest
  308.           systems to use, especially if you are already  acquainted
  309.           with  computer  operations.   But  even  if  you  aren't,
  310.           DENTAL#1  will  take you through operations  with  simple
  311.           one-key functions that follow the logical progression  of
  312.           your normal routine.
  313.           
  314.                With  an awareness of the spiraling costs of  office
  315.           administration,  MEDshare  has  developed  its  marketing
  316.           concept  to deliver the best possible product at a  price
  317.           far below existing dental systems.
  318.           
  319.                DENTAL#1   WILL  OPERATE  ON  MOST   POPULAR   MICRO
  320.           COMPUTERS,  ALLOWING  YOU TO TAKE ADVANTAGE  OF  A  LOCAL
  321.           COMPUTER STORE FOR HARDWARE SUPPORT.
  322.           
  323.                DENTAL#1  IS SO EASY TO USE YOU DON'T HAVE TO  SPEND
  324.           THOUSANDS OF DOLLARS TO TRAIN OFFICE PERSONNEL.
  325.           
  326.                And of course the best advantage of DENTAL#1 is this
  327.           opportunity  to  fully  test  the  system  in  this   un-
  328.           registered  package.   While  you  are  limited  to   100
  329.           patients  in the un-registered version, that is the  only
  330.           limitation.   You  can take those  100  patients  through
  331.           every  function  of recording, posting  transactions  and
  332.           billing,  allowing you to test to the full extent of  the
  333.           system.
  334.           
  335.                No  other  software company gives you that  kind  of
  336.           opportunity,   and   we  encourage  you  to   copy   your
  337.           unregistered disk and share it with a colleague who might
  338.           be interested.
  339.           
  340.                To operate the DENTAL#1 system, you need a  computer
  341.           with  MS-DOS 2.0 (or greater), 640 K of memory,  and  the
  342.           following:
  343.           
  344.                (1) floppy disk drive (for loading software)
  345.                    (either 5 1/4" or 3 1/2" floppy disk)
  346.                (1) hard disk drive (for program and data files)
  347.                (1) printer (any dot matrix)
  348.           
  349.           (Note:  DENTAL#1 is not qualified as a multi-user  system
  350.           and it does not support lazer printers.)
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.                                    Page 1
  357.  
  358.           
  359.                No  special  forms are required for  printing.   All
  360.           reports  will be printed on 8 1/2" by 11" standard  stock
  361.           paper.    Custom  statement  forms,  and   the   standard
  362.           insurance  ADA-1985, are available through MEDshare,  but
  363.           the system will print without them. Copies of these forms
  364.           
  365.           will be sent to you upon request. For your special custom
  366.           forms please let us know so that we can program  software
  367.           for you (small charge for customization).
  368.           
  369.                Now,  more than ever, computerization is a  part  of
  370.           every  dental practice.  It's faster, more  accurate  and
  371.           opens  you  up to the opportunities of  future  technical
  372.           advances.   MEDshare  is  committed  to  making  that   a
  373.           reality, especially for the single dentist practice where
  374.           cost factors and limited personnel made it impractical in
  375.           the  past.   We are also committed to a  'stand  by  you'
  376.           philosophy  of  business,  offering  a  sales  and  phone
  377.           support  team to provide assistance as needed.   MEDshare
  378.           will  also  keep you updated on  advancements  that  will
  379.           enhance or improve your existing system.
  380.           
  381.           FEATURES OF DENTAL#1 THAT WILL SAVE YOU TIME & MONEY
  382.           *  Statements  can  be printed for all  accounts  with  a
  383.           balance due on your schedule.
  384.           
  385.           *  Patient ledgers are automatically updated at  time  of
  386.           transaction  posting  -  no need  to  maintain  a  manual
  387.           ledgers.
  388.           
  389.           *  Superbill and/or Insurance claim form can  be  printed
  390.           as patient checks out or any time needed.
  391.           
  392.           *  Standard  Insurance  form  ADA-1985  can  be   printed
  393.           automatically   for   insurance  assignment   with   less
  394.           mistakes,  less  manual re-input, saving  time.  (Contact
  395.           MEDshare for the name of the manufacture of the  ADA-1985
  396.           form  used  by DENTAL#1. While this is  a  standard  form
  397.           there can be as much as three print positions variance in
  398.           the alignment of other suppliers forms.)
  399.           
  400.           *  Instant access to account/patient  ledger  information
  401.           to help collect at time of office visit.
  402.           
  403.           *  Reporting to help you run your practice:
  404.           
  405.                A) Daily charges and receipts recap.
  406.                B) Month-to-date summary recap.
  407.                C) Aged accounts receivables.
  408.                D) Statements.
  409.                E) Recall letters.
  410.                F) Special Recall selection that will help you keep
  411.                   in touch with your patients.
  412.                G) Insurance claim forms.
  413.           
  414.  
  415.                                    Page 2
  416.  
  417.           
  418.                                  REGISTERING
  419.           
  420.           
  421.                After  you've worked with the un-registered  package
  422.           of  DENTAL#1,  and  decide you want full  access  to  the
  423.           system, follow these simple steps to register:
  424.           
  425.           
  426.                1.  Enter the (A)pplication support section  of  the
  427.           UTILITIES  sub-menu, select '(U)pdate practice data'  and
  428.           verify  that  the information displayed  is  correct  and
  429.           entered  exactly  as you want it to be displayed  in  all
  430.           usages. YOUR UNIQUE REGISTRATION NUMBER IS CONTROLLED  BY
  431.           HOW YOU SETUP YOUR PRACTICE NAME. PLEASE TAKE THE TIME TO
  432.           INSURE THAT YOUR PRACTICE NAME IS EXACTLY AS YOU PLAN  TO
  433.           USE IT.
  434.           
  435.           
  436.                2.  Enter  the  (S)ystem  support  section  of   the
  437.           UTILITIES  sub-menu, select '(P)rint  registration  form,
  438.           and print out a copy of the REGISTRATION FORM.
  439.           
  440.           
  441.                3.  Finally, mail the form and a check to cover  the
  442.           REQUIRED  registration  fee to MEDshare.  You  will  then
  443.           receive:
  444.           
  445.                A. A REGISTRATION NUMBER  that will unlock you  from
  446.                the 100 patient limits of the system.
  447.           
  448.                B. A phone number you can call for support (you will
  449.                be  billed for this support at $60.00 per hr in  1/4
  450.                hr units).
  451.           
  452.                C. A printed copy of the user's manual.
  453.           
  454.                D.  A   copy of the newest version of  DENTAL#1  (if
  455.                your un-registered copy is not the latest).
  456.           
  457.                E.  Newsletter informing you of other programs  that
  458.                complement DENTAL#1.
  459.           
  460.           
  461.           (Sorry  but we can only offer this support to  registered
  462.           users.)
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.                                    Page 3
  475.  
  476.           
  477.                                  FEATURES
  478.           
  479.                Speed   and  efficiency  are  the   most   important
  480.           qualities of any dental office management system, and the
  481.           features of DENTAL#1 were designed to provide time saving
  482.           factors.   The  following list describes  some  of  those
  483.           features as well as providing  other helpful information.
  484.           
  485.                     ----------------------------------
  486.           
  487.           1.  'FLAGS'  used  in one function  will  access  another
  488.           function directly, eliminating the need to manually  move
  489.           from function to function.
  490.           
  491.           2.   If you're  updating a file and change your  mind  or
  492.           make  a  mistake,  pressing <ESC>  will  cancel  the  new
  493.           information and leave the previous record intact.
  494.           
  495.           3.   Use  of the 'F1' hot key on all input fields  during
  496.           operation will provide a pop-up help screen.
  497.           
  498.           4.   The  'F2'  hot  key   allows  you  to   do   patient
  499.           search/select.   It  also allows  for  insurance  company
  500.           search/select.
  501.           
  502.           5.  The 'F3' hot key allows you to (A)dd a new  insurance
  503.           company at the time of transaction.
  504.           
  505.           6.  Your disk capacity is your only true file size limit.
  506.           Up to 99,999 accounts can be set up with DENTAL#1.
  507.           
  508.           7.  Accounts can have up to 100 patients  with  automatic
  509.           patient numbering within that account.  Each patient  can
  510.           have his own doctor assigned.
  511.           
  512.           8.  Rates can  fluctuate within the accounting  functions
  513.           allowing  you to accommodate variances  without  altering
  514.           your tables.
  515.           
  516.           9.  Statements, letters, and insurance forms can be batch
  517.           printed or selectively printed.
  518.           
  519.           10. Patients can have unlimited notes and history with  a
  520.           patient profile recap at any time.
  521.           
  522.           11. Up  to 100 dentists can be set up per practice,  each
  523.           with a unique charge table.
  524.           
  525.           12. Up to 99 standard recall letter formats can be  setup
  526.           and attached to specific charge codes.
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.                                    Page 4
  534.  
  535.           
  536.           13.  Recall  letters  can be  scheduled  during   patient
  537.           transaction  posting, and each request can be  maintained
  538.           individually.  A  special recall feature  allows  you  to
  539.           produce listings, labels, and letters for patients  based
  540.           upon  various  select parameters such as age,  sex,  date
  541.           last  seen, and other information in the  patient  master
  542.           record.
  543.           
  544.           14.  Up to 100 (00-99) unique charge code tables  can  be
  545.           set up. Tables can be copied to create a new table. There
  546.           is not limit on the number of codes per table.
  547.           
  548.           15. Each charge code  can be flagged for history, recall,
  549.           or insurance.
  550.           
  551.           16.  You  can your charge code tables by either  code  or
  552.           alpha  description  sequence  starting  with  a  specific
  553.           value. This search ability is available while within  the
  554.           transaction  posting  cycle  and  the  table  maintenance
  555.           function.
  556.           
  557.           17. During individual transaction posting changes can  be
  558.           made  to  charge tables, dentist can be  re-assigned  and
  559.           charge rates can be changed.
  560.           
  561.           18.  Daily charge and adjustments recap can be listed  in
  562.           four formats:
  563.                     by: patient
  564.                     by: charge code and patient
  565.                     by: charge table, charge code and patient.
  566.                     by: invoice number
  567.           
  568.           19. Daily receipts recap can be listed in three formats:
  569.                     by: patient
  570.                     by: charge code and patient
  571.                     by: charge table, charge code and patient.
  572.           
  573.           20.  Monthly Summary of all postings can be ran any  time
  574.           and  will recap by each day of the month  total  charges,
  575.           adjustments, and receipts.
  576.           
  577.           21. Aged Accounts receivable can be run by account number
  578.           or  account last name.  You also have the option  of  not
  579.           printing zero balance accounts.
  580.           
  581.           22.  Statements  can  run for any given  period  and  can
  582.           contain a printed message.  It also carries the option of
  583.           printing zero balance accounts, credit balances accounts,
  584.           and  only  debit balance accounts over  a  given  minimum
  585.           balance.
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.                                    Page 5
  593.  
  594.           
  595.                              SYSTEM INSTALLATION
  596.           
  597.           
  598.           REQUIREMENTS:
  599.           
  600.                            MS-DOS 2.0 (or greater)
  601.                                 640 K memory
  602.                    (1) Floppy disk (to load program with)
  603.                  (1) Hard disk (for program and data files)
  604.                          Monochrome or Color Monitor
  605.                           Printer (any dot matrix)
  606.           
  607.           (Note:  DENTAL#1  - Version 1.03 is only certified  as  a
  608.           single  user  system. A multi-user version  is  currently
  609.           being tested and should be available soon.)
  610.           
  611.           
  612.           
  613.           INSTALLATION:
  614.           
  615.                Installing  the DENTAL#1 system is not  complicated,
  616.           nor  will  it take much time.  The first thing to  do  is
  617.           make  a back up of the DENTAL#1 distribution  disks,  and
  618.           store  the originals in a safe place.  Your  instructions
  619.           manual for your computer should tell you how to do  this.
  620.           Use the new BACKUP disks for the rest of the installation
  621.           instructions:
  622.           
  623.                1.  Check to insure you have a 'CONFIG.SYS' file  in
  624.           your root directory with the following minimum values:
  625.           
  626.                                FILES    =  20
  627.                                BUFFERS  =   8
  628.           
  629.           (WITHOUT  THESE  MINIMUM VALUES BEING SET  YOUR  DENTAL#1
  630.           SYSTEM WILL NOT RUN!)
  631.           
  632.                If you don't have a 'CONFIG.SYS' file, or it doesn't
  633.           contain these minimum values, consult your DOS manual  on
  634.           how to create or modify your 'CONFIG.SYS'  file.
  635.           
  636.                (NOTE:  DENTAL#1 will not operate properly, and  may
  637.           crash,  if your 'CONFIG.SYS' file doesn't exist and  have
  638.           these  minimum values.  If you need to create  or  modify
  639.           your  'CONFIG.SYS' file, be sure to 'reboot' your  system
  640.           before you continue.)
  641.           
  642.                From your root directory, create a sub-directory for
  643.           your  DENTAL#1  program and data files  by  entering  the
  644.           following DOS command:
  645.           
  646.                              C>MD\DENTAL1 <return>
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.                                    Page 6
  652.  
  653.           
  654.             Now you can select the new sub-directory by entering:
  655.           
  656.                              C>CD\DENTAL1 <return>
  657.           
  658.                Insert  the  DENTAL#1 distribution disk  labeled  #1
  659.           into drive A on your computer.  Copy the contents of that
  660.           disk  into  the newly created  DENTAL1  sub-directory  by
  661.           entering:
  662.           
  663.                             C>COPY A:*.* <return>
  664.           
  665.                (NOTE:  ALL  ENTRIES  must be typed  in  exactly  as
  666.           displayed  in these examples, including 'spaces'  between
  667.           characters or letters.)
  668.           
  669.           REMOVE  DISK  FROM  DRIVE  A  UPON  COMPLETION  OF   COPY
  670.           PROCEDURE AND REPEAT PROCEDURE WITH EACH OF THE REMAINING
  671.           DISTRIBUTION DISKS YOU RECEIVED.
  672.           
  673.           If  you do not have a printed copy of the  DENTAL#1  user
  674.           manual  you  should print a copy of the one  provided  to
  675.           you, on disk, with your system. To PRINT your copy of the
  676.           DENTAL#1 user manual:
  677.           
  678.                           1.   turn on your printer
  679.                           2.   enter:
  680.           
  681.                             C>MANUAL <return>
  682.           
  683.           This  is  a  full copy of the printed  user  manual  less
  684.           graphics and file layouts. This manual is also about  100
  685.           pages long so be sure that you have enough paper in  your
  686.           printer before initiating this request.
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.                                    Page 7
  711.  
  712.           
  713.                             SYSTEM INITIALIZATION
  714.           
  715.                DENTAL#1   initialization  is  an   automatic   process
  716.           performed  at  the  time  of  initial  loading  of  DENTAL#1
  717.           program.  This  initialization process will  create  your
  718.           data files and your personalization file.:
  719.           
  720.                                 DENMVBLS.MEM
  721.           
  722.                This  file  contains your  practice  personalization
  723.           information as well as other information needed by DENTAL#1.
  724.           
  725.                The  following files will be created  during  system
  726.           initialization:
  727.           
  728.                1.  PATIENT.DBF  = Account/patient master file
  729.                2.  COMMENT.DBF  = Account/patient notes file
  730.                3.  DHISTORY.DBF = Account/patient history file
  731.                4.  RECALL.DBF   = Patient recall note file.
  732.                5.  INSCO.DBF    = Insurance company master file
  733.                6.  DOCTOR.DBF   = Dentist/Doctor master file
  734.                7.  CHGTABLE.DBF = Charge table (s) master file
  735.                8.  LETTER.DBF   = Recall letter master file
  736.                    LETTER.DBT   = Recall letter formats
  737.                9.  DTRAN.DBF    = Transaction posting data file
  738.           
  739.                These 'data base files' (DBF's and DBT) receive  and
  740.           store  information  that  will  be  accessed  during  the
  741.           functions  of  the DENTAL#1 system. These  are  the  only
  742.           files you really need to backup in order to restore  your
  743.           system  from any major fault that corrupts  your  current
  744.           database, or makes it inaccessible for use.
  745.           
  746.                              __________________
  747.           
  748.           (Note:  The file 'DENMVBLS.MEM' existence signifies  that
  749.           your system has been initialized. If this file is deleted
  750.           you  will  repeat the initialization cycle  upon  loading
  751.           DENTAL#1.  If  your data files still exist  you  will  be
  752.           given  the  opportunity  to either  leave  them  as  they
  753.           currently  exist - or delete and replace them with  blank
  754.           data  files. Please take care during this cycle  so  that
  755.           you do not lose any critical data.)
  756.           
  757.                           _________________________
  758.           
  759.  
  760.  
  761.  
  762.  
  763.  
  764.  
  765.  
  766.  
  767.  
  768.  
  769.                                    Page 8
  770.  
  771.                After you've initialized your data files, you'll  be
  772.           asked to enter your 'practice' information.  This is your
  773.           personal practice data, ie. name, address etc.  Enter all
  774.           requested information in the exact format you wish it  to
  775.           be   displayed/listed.   YOUR  REGISTRATION   NUMBER   IS
  776.           DEPENDENT  UPON THE PRACTICE NAME YOU ENTER. PLEASE  TAKE
  777.           THE TIME TO INSURE THAT YOUR PRACTICE NAME IS EXACTLY  AS
  778.           YOU  WISH TO USE IT. ONCE REGISTERED ANY CHANGE  TO  THIS
  779.           NAME  WILL REQUIRE YOU TO RE-REGISTER YOUR  SYSTEM.  When
  780.           you   finish  entering  the  information,   your   system
  781.           initialization  will terminate and the DENTAL#1 -  MASTER
  782.           MENU will be displayed.
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.  
  800.  
  801.  
  802.  
  803.  
  804.  
  805.  
  806.  
  807.  
  808.  
  809.  
  810.  
  811.  
  812.  
  813.  
  814.  
  815.  
  816.  
  817.  
  818.  
  819.  
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825.  
  826.  
  827.  
  828.                                    Page 9
  829.  
  830.           
  831.                               GENERAL KEY USAGE
  832.           
  833.                The   following  key, and key combinations,  can  be
  834.           used  by  the  operator in the posting  of  data  in  all
  835.           screens.
  836.           
  837.           FULL SCREEN NAVIGATION KEYS:
  838.           ----------------------------
  839.           KEY                  PURPOSE
  840.           --------------------------------------------------------
  841.           Left arrow,         Character left. Does not move the
  842.           Ctrl-S              cursor to previous input field.
  843.           
  844.           Right arrow,        Character right. At end of input the
  845.           Ctrl-D,             cursor moves to the next input field.
  846.           
  847.           Ctrl-Left arrow,    Word left.
  848.           Ctrl-A
  849.           
  850.           Ctrl-Right arrow,   Previous word.
  851.           Ctrl-F
  852.           
  853.           Up arrow,           Previous input field.
  854.           Ctrl-E
  855.           
  856.           Down arrow,         Next input field.
  857.           Ctrl-X,
  858.           Return,
  859.           Ctrl-M
  860.           
  861.           Home                Beginning of input field.
  862.           
  863.           End                 Last character of input field.
  864.           
  865.           Ctrl-Home           Beginning of first input field.
  866.           
  867.           Ctrl-End            Beginning of last input field.
  868.           
  869.           FULL SCREEN EDITING KEYS:
  870.           -------------------------
  871.           KEY                 PURPOSE
  872.           --------------------------------------------------------
  873.           Del,                Delete character at cursor position.
  874.           Ctrl-G
  875.           
  876.           Backspace,          Destructive backspace (deletes the
  877.           Ctrl-H              character left of cursor.
  878.           
  879.           Ctrl-T              Delete work right of cursor.
  880.           
  881.           Ctrl-Y              Delete from cursor position to the
  882.                               end of the current input field.
  883.           
  884.           Ctrl-U              Restore current input field to
  885.                               original value.
  886.  
  887.                                    Page 10
  888.  
  889.           
  890.                                   HOT KEYS
  891.           
  892.           F1    -  The  use of the 'F1' key  (for  all  data  input
  893.           fields)   will  display  a  brief   informative   message
  894.           concerning  the  field you are currently ready  to  enter
  895.           data  into.   Press the 'F1 key whenever  you  need  more
  896.           information concerning the field you are in.
  897.           
  898.           F2 & F3 Hot keys: These hot keys are only activated while
  899.           in the 'PATIENT' functions. A message indicating that the
  900.           'F2' or 'F3' key has been activated will be displayed for
  901.           those fields that utilize these hot keys.
  902.           
  903.           F2   - The use of the 'F2' key varies depending upon  the
  904.           field you are currently in.
  905.           
  906.                ACCOUNT/PATIENT ID. field - Pressing the F2 key will
  907.           allow   you   to  search/display/select  a   listing   of
  908.           accounts/patients in one of three sequences starting with
  909.           a specific reference. The search/display/select sequences
  910.           are:  by  ACCOUNT/PATIENT number, by last  name,  and  by
  911.           first name. You can select the desired account/patient by
  912.           highlighting the desired record and pressing the <RETURN>
  913.           key.
  914.           
  915.                INSURANCE COMPANY ID. field - Pressing the 'F2'  key
  916.           will allow you to search/display/select insurance company
  917.           records already setup. These records will be displayed in
  918.           ID.  sequence.  From the displayed listing  of  insurance
  919.           companies  you can select the one you wish to bring  into
  920.           your current display by highlighting the desired  company
  921.           and pressing the <RETURN> key.
  922.           
  923.                CHARGE  CODE  field - Pressing the F2 key  while  in
  924.           this  field will display all the codes in your  currently
  925.           selected  charge table.  You select the desired  code  by
  926.           highlighting  the desired code and pressing the  <RETURN>
  927.           key.
  928.           
  929.           
  930.           F3    -  If  you are in the INSURANCE  COMPANY  ID  field
  931.           pressing  the  'F3'  key  will allow you  to  add  a  new
  932.           insurance company to your INSURANCE COMPANY MASTER FILE.
  933.           
  934.           F10  - The F10 hot key has been installed to help you  to
  935.           determine  if you have sufficient memory to  operate  the
  936.           DENTAL#1 system.  This key is activated at all times  the
  937.           same as the F1 key. Pressing the F10 key will display the
  938.           current available memory you still have after loading the
  939.           DENTAL#1  program. This memory displayed value will  vary
  940.           depending  upon the function you are in.  To insure  that
  941.           you have sufficient memory try to maintain at least 40  K
  942.           of  free memory at all  times. INSUFFICIENT  MEMORY  WILL
  943.           RESULT IN THE CRASHING OF THE DENTAL#1 SOFTWARE.
  944.  
  945.  
  946.                                    Page 11
  947.  
  948.           
  949.                                GETTING STARTED
  950.           
  951.           
  952.                The  first thing to do when you are ready  to  start
  953.           using the DENTAL#1 system is to set up the files you will
  954.           be accessing.  (The initialization process merely created
  955.           the files.  Here you will be entering the information  to
  956.           make the system work for you.)
  957.           
  958.                1.  DOCTOR - in this file you enter the  information
  959.           needed  to  identify the dentists and  referring  doctors
  960.           that  your reference in the day to day operation of  your
  961.           practice.
  962.           
  963.                2. LETTERS  - in this file you create letter formats
  964.           for all patient recalls.  For this function, the DENTAL#1
  965.           system works as a word processor to create the 'body'  of
  966.           the  letter.  This file MUST be set up before any  CHARGE
  967.           TABLE CODES can be set up to request a patient recall.
  968.           
  969.                3.  CHARGE TABLES - in this file you  establish  all
  970.           the  charge  tables and the charge  codes  necessary  for
  971.           posting  transactions. When you set up a  patient/account
  972.           record,  you  will  assign one of  these  tables  to  the
  973.           patient for all patient transaction posting.  The use  of
  974.           multiple  tables adds flexibility to how you define  your
  975.           practice.
  976.           
  977.           NOTE:   The  UTILITIES  function  of  DENTAL#1   contains
  978.           routines  that  will assist you in creating a  new  table
  979.           from  an  existing one.  We suggest you  first  create  a
  980.           'default'  standard  table containing all the  codes  you
  981.           normally use, and then create copies of that table  using
  982.           the utilities.  You can then modify the tables as needed.
  983.           
  984.                4. INSURANCE COMPANIES - in this file you will enter
  985.           all  the  information  necessary to  address  a  specific
  986.           insurance company.  If you already have a master list  of
  987.           insurance companies you file with, those are the ones you
  988.           can set up in advance.  New companies can be added later.
  989.           
  990.           
  991.                NOW  you  are ready to set up  your  ACCOUNT/PATIENT
  992.           master  files.  The following list  contains  information
  993.           about  how  the  system operates  that  you  should  find
  994.           helpful    in   understanding    the    cross-referencing
  995.           capabilities of DENTAL#1.
  996.           
  997.                1.  ACCOUNTS  are the party that will be responsible
  998.                for the payment and will be listed in AGED A/R (past
  999.                due bills), and on all other STATEMENTS.
  1000.           
  1001.                2.  ACCOUNTS can also be a patient.
  1002.           
  1003.                3.  ACCOUNTS will have a patient code of '00'.
  1004.  
  1005.                                    Page 12
  1006.  
  1007.           
  1008.                4.  ACCOUNTS can have up to 100 patients each.
  1009.           
  1010.                5.  ACCOUNTS can be a business or an individual.
  1011.           
  1012.                6.  PATIENTS can have a code of '00' to '99' (system
  1013.                assigned).
  1014.           
  1015.                7.  PATIENTS  can  provide  insurance  coverage  for
  1016.                other  patients  within the same  account.  (Patient
  1017.                providing coverage must already be set up within the
  1018.                account.)
  1019.           
  1020.                8.  PATIENTS can be assigned to any doctor on file.
  1021.           
  1022.                9.  PATIENTS can be assigned to any charge table  on
  1023.                file.
  1024.           
  1025.                10.   DELETING  a  patient will delete  all  related
  1026.                patient  transactions,  patient  notes  and  patient
  1027.                history.
  1028.           
  1029.                11.  DELETING  an account will delete all  patients,
  1030.                patient  transactions,  patient  notes  and  patient
  1031.                history.
  1032.           
  1033.                12.  Posting of any 'NOTES' to patient file will set
  1034.                up  a request for the printing of a 'PATIENT  RECAP'
  1035.                listing.
  1036.           
  1037.                Within  the DENTAL#1 system is a  UTILITIES  section
  1038.           which  is provided to assist you in maintenance  of  your
  1039.           files.   They should be used with great care  because  of
  1040.           their  ability  to modify your data files.   They  should
  1041.           ONLY  be  used after you've made a BACKUP  of  your  data
  1042.           files  (*DBF & *.DBT).  With the UTILITIES  function  you
  1043.           can  re-index  your files which will remove  all  records
  1044.           flagged  as  DELETED  (except  transaction  records)  and
  1045.           return the space they occupied to your system.
  1046.           
  1047.                If  you restore your data files from a  BACKUP,  you
  1048.           must  run the 'RE-INDEXING' function before they  can  be
  1049.           used.  Failure to do this will corrupt the restored  data
  1050.           files  and  you will have to re-load them from  the  same
  1051.           BACKUP and start over.
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064.                                    Page 13
  1065.  
  1066.           
  1067.  
  1068.  
  1069.  
  1070.  
  1071.  
  1072.  
  1073.  
  1074.  
  1075.  
  1076.  
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.  
  1081.  
  1082.  
  1083.  
  1084.  
  1085.  
  1086.  
  1087.  
  1088.  
  1089.  
  1090.  
  1091.  
  1092.  
  1093.  
  1094.  
  1095.  
  1096.  
  1097.  
  1098.  
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.  
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.                                    Page 14
  1124.  
  1125.  
  1126.