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Text File  |  1990-12-14  |  39KB  |  887 lines
  1.                             INVOICING
  2.  
  3.      If you have preselected a client for processing that  client 
  4. and the first location on file for that client will be  displayed 
  5. to you upon selecting this function.  If not you will be required 
  6. to  enter  a  client  ID before continuning.   If  there  are  no 
  7. location  records on file for client a message stating such  will 
  8. be displayed.
  9.  
  10.      (Note - Invoicing can be posted against only one location at 
  11. a  time.  This restriction is required due to the calculation  of 
  12. sales tax can only be consistant for a single location..)
  13.  
  14.      Before  you can post an invoice the location to be  invoiced 
  15. must be displayed to you.  The location to be invoiced is located 
  16. by using the 'Forward' and 'Backward' display options.  Once  the 
  17. desired  location  is located you can then  select  the  'Invoice 
  18. maintenance' option.
  19.  
  20.      Forward  -  Will  advance forward to the  next  location  on      
  21.      file for the client. If there are no more locations on  file      
  22.      for the client a message will be displayed stating such.
  23.  
  24.      Backward   -   Will  advance  backward   to   the   previous 
  25.      location  on  file  for the client.  If  ther  are  no  more 
  26.      locations on file for the client a message will be displayed 
  27.      stating such.
  28.  
  29.      Invoice maintenance - With this option you will be displayed 
  30.      a   new  screen  for  performing  the  invoice   maintenance 
  31.      functions  of:  Add  new,  Change, and  Delete.  (Note  -  A 
  32.      location must be selected before you can perform any of  the 
  33.      invoice maintenance functions.)
  34.  
  35.      Exit   -   With  this  option  you  are  returned   to   the 
  36.      location/service sub-menu option bar.
  37.  
  38.  
  39.                        INVOICE MAINTENANCE
  40.  
  41. (Invoice  forms  - This system is designed to  use  either  plane 
  42. paper,  or  continuous letter head, forms for all  invoicing  and 
  43. statements.   Refer  to the 'MODIFY  SYSTEM  PARAMETERS'  section 
  44. under  'SYSTEM UTILITIES' on how to setup your full company  name 
  45. and request printing of it on all invoices and statemenst.)
  46.  
  47.      Upon the initial selection of this option you are  displayed 
  48. a  new  screen  with  the client, location,  and  service  to  be 
  49. invoiced displayed in its upper portion.  
  50.  
  51.      You  must  select one of the following  options  before  any 
  52. further processing takes place.
  53.  
  54.      Add  new - With this option you will post a new  invoice  to 
  55.      the client invoice file for the displayed location. (Note  - 
  56.      Upon posting of a new invoice the location service schedules 
  57.      will be advanced to the next due date and its status will be 
  58.      that of 'Pending'.)
  59.  
  60.      Change  -  With this option you will be able to  modify  the 
  61.      information in a previous posted invoice.  (Note -  Invoices 
  62.      are  identified by client ID, location, service,  date,  and 
  63.      invoice  number. The use of the invoice number  is  optional 
  64.      and  is not used to identify multiple invoices for the  same 
  65.      location and date on file.  If you utilize a single numbered 
  66.      invoice to account for the invoicing of multiple services to 
  67.      a client you can reenter that invoice number on each service 
  68.      recorded on that document.)
  69.  
  70.      Delete  -  With  this option you will be able  to  delete  a 
  71.      previous  posted  invoice.  (Note - Be sure  to  review  the 
  72.      service/location schedule for the invoice you are  deleting. 
  73.      You  may  need  to  readjust  the:  calls  remaining  count, 
  74.      scheduled due date, and charge rate.)
  75.  
  76.      Exit  -  With  this option you can cancel  the  request  for 
  77.      invoice  maintenance  and  return  to  previous  screen  for 
  78.      invoicing.
  79.  
  80.  
  81.                         ADD NEW / CHANGE
  82.  
  83.      The primary difference, to the operator, between posting new 
  84. invoices and changing an existing invoice is that: a) all entries 
  85. for  a  new  invoice are being made for the first  time,  b)  all 
  86. entries  for  a  invoice being  changed  are  being  reprocessed.  
  87. Because  there  is  little difference in the  processing  of  new 
  88. invoices and changes both will be discussed together.
  89.  
  90.  
  91. (Note  - All entries made should be made without the charge  rate 
  92. being  modified by any tax amount.  Taxes will be calculated  for 
  93. all charges that are taxable and will be displayed as a  seperate 
  94. item  prior to invoice total.  If you are processing  an  invoice 
  95. that  has  already  been paid you will have  the  oppertunity  to 
  96. adjust  the tax amount before accepting the invoice posting.   If 
  97. there  is  a  major error between the  calculated  invoice  total 
  98. amount  and the amount charged to the client use an  'Adjustment' 
  99. to correct the clients account balance.)
  100.  
  101.      In order to identify the invoice you will first be  required 
  102. to  enter  date and number of invoice.  If you are adding  a  new 
  103. invoice  and  one  already exits it will  be  displayed  and  the 
  104. request for 'ADD NEW' will be cancelled.  If you are changing  an 
  105. existing invoice an no matching invoice on file a message stating 
  106. such  will  be  displayed  and  the  'CHANGE'  request  will   be 
  107. cancelled.  The entry of the technicians initials will  establish 
  108. that technician as the technician for routing of the service next 
  109. time it is scheduled.
  110.  
  111.      Each line item on the invoice must be identified with a code 
  112. of 'S,R, or C'.  This code identifies the type of entry you are 
  113. making.
  114.  
  115.      Codes  -  'S'  and  'R': Both of these  codes  are  used  to 
  116. identify the posting of service charges.  Only valid services for 
  117. this location can be posted. The 'S' code is used to post charges 
  118. for  scheduled services and will result in the updating  of  that 
  119. services call schedule.  The 'R' code is used to post charges  to 
  120. services rework calls and will not result in the updating of that 
  121. services call schedile. 
  122.  
  123.      Code - 'C': This code is used to identify additional  charge 
  124. items and can be either of the following two types:
  125.  
  126.      1.  Inventory  items of charge - These line  items  must  be 
  127.      identified  by entering the inventory number  associated  to 
  128.      them  in you inventory table.  All information on  file  for 
  129.      that  item will then be displayed.  You can then record  the 
  130.      quantity  usage and the total charge for that item  will  be 
  131.      calculated for you.
  132.  
  133.      2.  Non-inventory items of charge - In order to  enter  this 
  134.      type  of  charge  just press the <ENTER> key  for  the  item 
  135.      number and then type in the description for the charge item.  
  136.      You  will  then  be required to identify  if  that  item  is 
  137.      taxable,  its unit of measure, and price per unit.  You  can 
  138.      then  enter the quantity of usage and the total  charge  for 
  139.      that item will be calculated for you.
  140.  
  141.  
  142.   If you wish to delete a displayed line item use the  'CTRL'-'Y' 
  143. key option to clear the 'S,R,C' code field. 
  144.  
  145.      As each line item of charge is posted you will be  displayed 
  146. the  adjusted  total for charges, total tax amount,  and  invoice 
  147. total.  Upon entering the last item that will fit on the  current 
  148. display  you  will be displayed a message asking if you  wish  to 
  149. continue to another screen. A response of 'Y' will result in  the 
  150. posting of the current displayed line item charges before you can 
  151. continue  posting  of the remaining charges.  A response  of  'N' 
  152. will terminate the line item posting and position you in the  tax 
  153. amount  field.   At this time you can adjust the  calculated  tax 
  154. amount if necessary.  Upon pressing the <ENTER> key to accept the 
  155. tax amount the current display of line items will be posted along 
  156. with  the invoice header.  You are then provided the  opportunity 
  157. to print the invoice.  This is optional sence most invoicing will 
  158. have already been paid by the client and there will be no need to 
  159. print an invoice.  If you desire to print the invoice be sure the 
  160. printer is on and loaded with the proper forms. (Note - The  only 
  161. way  to  reprint an invoice is to call it up for by  use  of  the 
  162. 'CHANGE' option and make no changes.)
  163.  
  164.  
  165.  
  166.                          DELETE INVOICE
  167.  
  168.      Upon  requesting this option you will be required  to  enter 
  169. the date and number of the invoice to delete.  If the invoice  is 
  170. not  on  file for the given date a message stating such  will  be 
  171. displayed and the request for 'DELETE' will be cancelled.  If the 
  172. invoice is on file it will be displayed and you will be requested 
  173. to  confirm  the  'DELETE' request.  Only if  you  reconfirm  the 
  174. request  for deletion of the invoice will that invoice,  and  all 
  175. line  item of charges, be deleted.  (Note - Be sure to chech  the 
  176. service  status  for all services on the invoice to  be  deleted.  
  177. You  may  need to reset its schedule, remaining call  count,  and 
  178. charge rate.)
  179.  
  180.                       PAYMENTS/ADJUSTMENTS
  181.  
  182.      If you have preselected a client for processing that  client 
  183. will  be displayed to you upon selecting this function.   If  not 
  184. you will required to enter a client ID before continuning.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.      Upon the initial display of the selected client an  analysis 
  189. of the clients A/R account status will be performed and a summary 
  190. will  be  displayed  along with the date of  last  payment.  This 
  191. information will be updated and redisplayed for each payment  and 
  192. adjustment you post.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.      Payment post - With this option you can post new payments to 
  197.      the clients A/R balance.  Payments can only be of a positive 
  198.      value and will reduce the outstanding invoice balance due.
  199.  
  200.      Adjustment post - With this option you can post  adjustments 
  201.      to the clients A/R balance.  Unlike a payment an  adjustment 
  202.      can be either positive or negative in value.
  203.  
  204.           a)  A positive value will increase the outstanding  A/R 
  205.           balance due by client.
  206.  
  207.           b)  A negative value will decrease the outstanding  A/R 
  208.           balance due by client.
  209.  
  210.      Delete payment/adjustment - With this option you can  delete 
  211.      a  specific  payment, or adjustment, from  the  clients  A/R 
  212.      file.  
  213.  
  214.  
  215.                  Payment post / Adjustment post
  216.  
  217.      Upon requesting either of these two options a portion of the 
  218. current  screen  will  be cleared and you will  be  prompted  for 
  219. information to construct the payment/adjustment.  
  220.  
  221.      Date  -  Enter  the date of the transaction.   If  you  have 
  222.      changed  your mind about posting the transaction just  press 
  223.      the <ENTER> key and the posting request will be cancelled.
  224.  
  225.      Cash,  Check, Charge, Discount, Other - You select the  mode 
  226.      of payment/adjustment by highlighting one of these modes  by 
  227.      use  of  the  'UP' and 'DOWN' arrow  keys.   When  you  have 
  228.      highlighted  the  desired mode just press the  <ENTER>  key.  
  229.      You  will then be required to enter the dollar  amount,  and 
  230.      check number if mode of payment/adjustment is by check.
  231.  
  232.      Comment  -  This is an optional entry to be used  to  better 
  233.      describe the transaction being posted.
  234.  
  235.      Upon  completion of the transaction posting the clients  A/R 
  236. status will be recalculated and displayed.
  237.  
  238.  
  239.                    Delete payment / adjustment
  240.  
  241.      Upon  the selection of this option a portion of  the  screen 
  242. will  be  cleared and a listing of all payments  and  adjustments 
  243. will be displayed in date order.
  244.  
  245.  
  246.      You select the transaction to be deleted by:
  247.  
  248.      A) Giving a 'Y' response to the message
  249.  
  250.                     Select for delete (Y/N).. 
  251.  
  252.      B)  Positioning  the  displayed  flag  marker  next  to  the 
  253.      transaction you wish to delete by pressing the 'DOWN'  arrow 
  254.      key.   When  you have the flag next to the  transaction  you 
  255.      wish to delete just press the <ENTER> key. 
  256.  
  257.      C)  By  reconfirming the deletion request by  answering  the 
  258.      displayed confirmation  request with a 'Y'.
  259.  
  260.  
  261.      Upon completion of the delete request the clients A/R status 
  262. will be recalculated and displayed.
  263.  
  264.                   DISPLAY PAYMENTS/ADJUSTMENTS
  265.  
  266.      This function is limited strictly to displaying the  clients 
  267. payments/adjustments  on file.  No maintenance can  be  preformed 
  268. with this screen.
  269.  
  270.  
  271.                       WORK HISTORY DISPLAY
  272.  
  273.      With this function you are displayed all services that  have 
  274. been invoiced for client.  All work history will be displayed  in 
  275. date  order  with  the  oldest  first.   No  maintenance  can  be 
  276. preformed with this screen.
  277.  
  278.                           LABELS, Etc.
  279.  
  280.      This sub-menu provides access to a set of routines that will 
  281. allow  you  to  extract client information for  the  printing  of 
  282. various formats of labels, rolodex cards, envelopes, and  service 
  283. history and routing call cards.
  284.  
  285.  
  286.                              LABELS
  287.  
  288.      The  primary  intent  of  this  series  of  label   printing 
  289. functions  is  to allow you to print mailing  labels  for  client 
  290. correspondance.  
  291.  
  292.  
  293.      Label  size is determined by measuring from top-of-label  to 
  294.      top-of-label then calculating the lines per label at  either 
  295.      6 lines per inch (standard), or 8 lines per inch,  depending 
  296.      on your printer setting.
  297.  
  298.      Alinement  is  determined  at either   10  horizontal  print 
  299.      positions  per inch (standard), or from 12 to 19  characters  
  300.      per inch depending on your printer capability.
  301.  
  302.      The minimum size for labels you can use is 1" x 3 1/2"  when 
  303.      using  6 lines per inch vertical spacing and  10  characters 
  304.      per inch horizontal spacing.
  305.      
  306.      The  maximum  size for labels is limited only to  what  your      
  307.      printer  will  handle.
  308.  
  309.      You can extract addresses from your client master in various 
  310.      sequences and ranges, or you can enter information from  the 
  311.      keyboard.
  312.  
  313.      (Note - If your printer can handle continuous envelope forms 
  314.      use these label print routines instead of the envelope print 
  315.      routines.  The envelope print routines are designed for your 
  316.      standard office use envelopes.)
  317.  
  318.  
  319.                           ROLODEX CARDS
  320.  
  321.      This  searies  of  routines was designed to  assist  you  in 
  322. creating and maintaining rolodex type files on your clients.
  323.  
  324.  
  325.      There are only two sizes of ROLODEX cards that can be used:
  326.  
  327.           1) 2 1/4" x 4" (standard)
  328.           2) 3" x 5" (recommended)
  329.  
  330.      You  will  find that the use of the routine to  print  cards 
  331. based  on  date of last maintenance will provide an easy  way  to 
  332. maintain you files with current client information.
  333.  
  334.  
  335.                             ENVELOPES
  336.  
  337.      This  series of routines was designed to allow you to  print 
  338. addresses  on  your standard office envelopes without  having  to 
  339. type each one.  
  340.  
  341.      To  utilize this routine remove you tractor feed  from  your 
  342. printer  and  configure it so that it is convient to  positon  an 
  343. envelope  for  printing.   You can select  address  to  print  in 
  344. various  sequences, and ranges, from your client master file,  or 
  345. you can enter an address from the keyboard. The address to  print 
  346. is  displayed on the screen before printing and you either  print 
  347. or  skip  it  and go to the next  address.   Upon  completion  of 
  348. printing  the address on the envelope the printer will perform  a 
  349. forms eject so that all you have to do is load another envelope.
  350.  
  351.      (Note - If you wish to use continuous envelope forms use the 
  352. label print routine.)
  353.  
  354.  
  355.              SPECIAL SELECTION FOR LABELS/ENVELOPES
  356.  
  357.      This  set  of  routines select addresses  from  either  your 
  358. client master or service/location address master files.  
  359.  
  360.      If you request the selection process of 'MANUAL' you will be 
  361. required enter the ID codes of the particular address records you 
  362. wish to print.  
  363.  
  364.      After  you decide what addresses you wish to print you  have 
  365. the  opportunity  to  print either  labels  or  envlopes.   These 
  366. routines  are very similiar to the normal 'LABEL' and  'ENVELOPE' 
  367. print routines.
  368.  
  369.  
  370.                      SERVICE HISTORY RECORDS
  371.  
  372.      Service  history  cards were defined to provide you  with  a 
  373. client   service/location  work  history  records  that  can   be 
  374. maintained as desk top files for quick lookups.  
  375.  
  376.  
  377.      These work history records can be printed on either 3" x  5" 
  378. rolodex  cards, or  3" x 5" cards, depending on your  preference.  
  379. With  these  cards  you are provided a  quick  recap  of  service 
  380. history for specific client/locations showing dates for up to the 
  381. last 4 service calls.
  382. .pa
  383.                   SERVICE CALL (ROUTING) CARDS
  384.  
  385.      This  set of routines was defined to print one 3" x 5"  card 
  386. for each service scheduled for maintenance.  
  387.  
  388.      (Note - These cards will only be printed for those  services 
  389. having a confirmed status.)
  390.  
  391.      These cards are intended to be used by the technician to aid 
  392. them  in planning their days work schedule.  These cards  contine 
  393. all  information  necessary  for the technician  to  perform  the 
  394. scheduled service.  They can be printed in a variety of sequences 
  395. and, once seperated into individula records, be reorganized  into 
  396. other  sequences as needed.  They are also small enought  to  fit 
  397. into a shirt pocket for easy carrying. 
  398.  
  399.                        CLIENT PHONE LISTINGS
  400.  
  401.      This  searies  of  routines allows you  to  print  selective 
  402. listings  of client addresses, and optionally service  locations, 
  403. in a variety of sequences and range selections.
  404.  
  405.      All  listings  will  be printed on standard  8  1/2"  x  11" 
  406. continuous forms.
  407.  
  408.      Listings  for city, state, and zip will also be in  sequence 
  409. by client last name within the primary sequence.
  410.  
  411.                         SERVICE SCHEDULES
  412.  
  413.      This series of options allows you to print various  formated 
  414. reports  concerning  pending,  confirmed,  and  expired   service 
  415. contracts.  You will find these report listings to be of value in 
  416. planning your day-to-day operations.
  417.  
  418.  
  419.      All listings will be printed on 8 1/2" x 11" plane paper.
  420.  
  421.      Listings  by  date, client, service, and technician  can  be 
  422. selectively  printed for pending and/or confirmed services.   You 
  423. will  find that the use of pending service listings for  a  given 
  424. date range will be of value to your office in calling clients and 
  425. confirming  service  dates.  The listings of  confirmed  services 
  426. will aid your technicians in planning their routing.
  427.  
  428.      The  listing  of expired contracts also has the  ability  to 
  429. list  those  contracts soon to expire based on  number  of  calls 
  430. remaining.  With this listing you will be able to work with  your 
  431. clients  more closely in insuring they will not be  without  your 
  432. services.
  433.  
  434.                            FINANCIALS
  435.  
  436.      The  functions  contained within this sub-menu  provide  you 
  437. with  the ability to setup and maintain the tables  necessary  to 
  438. operate your system.  In addition you are provided those routines 
  439. necessary  to control your accounts receivables and to  interface 
  440. to your general ledger.
  441.  
  442.      
  443.      1)   Account  maintenance, Inventory  maintenance,  and  Tax 
  444.      table  maintenance must be used to setup your system  tables 
  445.      before  you  can use 'CALL MASTER'.   These  tables  control      
  446.      the  services you can offer, inventory to be sold,  and  tax      
  447.      rates to be used by different localities.
  448.  
  449.      2) Print aged receivables, and Print statements provide  you 
  450.      with control over your accounts receivables.
  451.  
  452.      3)  Print  journal  entries provides  your  accountant  that 
  453.      information  necessary for creating general  ledger  entries 
  454.      for sales, sales taxes, and receipts.
  455.  
  456.      4)  Print  revenu projections can be used in  a  variety  of 
  457.      ways.   With  this function you take  your  current  service 
  458.      schedule  and  explode it into the future to a  given  date.  
  459.      You can then use it to plan your staffing requirements, cash 
  460.      flow needs, and other uses.
  461.  
  462.      5)  Recap  client work done provides you with  a  hard  copy 
  463.      recap of all service history for a given client.
  464.  
  465.  
  466.                        ACCOUNT MAINTENANCE
  467.  
  468.      This  is similiar to a general ledger chart of accounts  but 
  469. consists of table of services that you provide to clients.
  470.  
  471.  
  472.      This table must be created before you can setup any  service 
  473. schedules  for clients.  This is a master table  that  identifies 
  474. those  services that you offer and can be as detail, or  summary, 
  475. as  you  wish  to make it.  The information  contained  in  these 
  476. records will initialize services setup for clients.  You will  be  
  477. provided the ability to override the information when setting  up 
  478. a client service but you will save time and gain accuracy if  you 
  479. setup an account master for each form of service offered.
  480.    
  481.      One suggestion - if you may on occasion perform warranty, or 
  482. insurance,  rework  calls for services provided  setup  a  single 
  483. account for this function.  Then if you must perform this type of 
  484. call  for a client you can use this account to setup the  service 
  485. call  and  you can manually enter the description  and  rates  as 
  486. required.   In this manner you will not affect the existing  call 
  487. schedule  for the service and you will gain  seperate  accounting 
  488. for that call.
  489.  
  490.      Take  care  is setting up this table as it is the  heart  of 
  491. your system.
  492.  
  493.  
  494.                       INVENTORY MAINTENANCE
  495.  
  496.      This  is  not  an inventory system that  accounts  for  each 
  497. individual  item  you purchase for resale and maintains  a  stock 
  498. count.  This inventory consists of a table of items you carry for 
  499. resale and their respective unit of measure and customer pricing.  
  500. With  this table you will save time in invoice posting by  simply 
  501. using the code you assign to that item in this table.
  502.  
  503.      Items  not  carried  in inventory that are  also  posted  on 
  504. invoices  (such  as labor, etc) do not need to be setup  in  this 
  505. table.  These items are posted to invoices by not referencing  an 
  506. item number and just typing in their description.
  507.  
  508.      Print  a  copy of this table for  each technician  to  carry 
  509. into  the  field.  In this manner they will have the  ability  to 
  510. correctly price all items billed at time of service.
  511.  
  512.  
  513.                       TAX TABLE MAINTENANCE
  514.  
  515.      For  many users of this system this table will consit  of  a 
  516. single  entry containing the tax rate for all sales.  For  others 
  517. this table should consist of seperate entries for each  locallity 
  518. you do service in that have a different sales tax rate.
  519.  
  520.      1) Assign a code for each locallity that has an  identifable 
  521.      tax rate.
  522.  
  523.      2)  In the descriptions area identify the breakdown of  that 
  524.      tax rate.
  525.  
  526.      3)  Enter  the tax  percentage as 5.00 for 5%, or  5.25  for 
  527.      5.25%.
  528.  
  529.      4)  For  those  clients that are not to be taxed  set  up  a 
  530.      unique  code to identify the tax rate as 'non  taxable'  and 
  531.      enter a zero tax percentage.
  532.  
  533.      5)  When you setup a client location to be  serviced  assign 
  534.      the appropriate code to identify the tax rate to charge  for 
  535.      all taxable sales.
  536.  
  537.      6)   When you post invoicing taxes will be calculated  using 
  538.      this  tax rate for all taxable sales items.  You  will  have 
  539.      the  ability to override the calculated tax amount with  the 
  540.      actual tax charged at the end of each invoice posting.   (If 
  541.      there is an error in the invoice that is too greate for this 
  542.      adjustement  then  post  a payment  adjustment  the  account 
  543.      balance for the client.)
  544.  
  545.      7)  When  you print journal entries each tax  code  will  be 
  546.      listed seperately showing total sales taxable,  non-taxable, 
  547.      and the amount of sales tax collected.
  548.  
  549.      8)  Print  out  this  table and  keep  it  handy  for  quick 
  550.      reference when you setup a new client.
  551.  
  552.  
  553.  
  554.                      PRINT AGED RECEIVABLES
  555.  
  556.      This routine recaps you open accounts receivables by  client 
  557. for current, 30 - 60, 60 - 90, and over 90 days status.
  558.  
  559.      1)  Print  this  report  at  the  same  time  as  you  print 
  560.      statements.   Other  times  would  be at  the  end  of  each 
  561.      accounting period.
  562.  
  563.      2) Each time that you request this report all the  invoices, 
  564.      payments,  and  adjustments  on  file  for  the  client  are 
  565.      reviewed   to  determine  that  clients   current   accounts 
  566.      receivable status.  You can run this report as often as  you 
  567.      like  because  there is no updating of any  file  with  this 
  568.      report.
  569.  
  570.      3)  If  you select the option to list  payments  sence  last 
  571.      statement you will be asked to enter date of last statement.  
  572.      Only  those payments (not adjustments) made sence that  date 
  573.      will  be listed. Use this option if you are having  problems 
  574.      with  some of you clients and have set them up on a  payment 
  575.      cycle.  With  this  option you can easily see  if  they  are 
  576.      making an attempt to reduce their outstanding balance.
  577.  
  578.  
  579.  
  580.                         PRINT STATEMENTS
  581.  
  582.      This  function prints your Accounts  Receivable  Statements.  
  583. The  form  to  use  is identical to the same  form  you  use  for 
  584. invoices printed by this system.
  585.  
  586.  
  587.      1)  You can either use 8 1/2" x 11" continuous plane   forms 
  588.      or  continuous  letter head forms.  (Refer  to  the  section 
  589.      under  'SYSTEM UTILITIES' for 'MODIFY SYSTEM PARAMETERS'  if 
  590.      you  wish  to setup and print your full company  heading  on 
  591.      each invoice/statement.)
  592.  
  593.      2) The detail printing of the statement is controlled by the 
  594.      date  range  you identify for this  statement  cycle.   Only 
  595.      those  invoices, payments, and adjustments within that  date 
  596.      range  will  print,  all prior to that date  range  will  be 
  597.      summarized under 'Previous Balance'.
  598.  
  599.      3) Statements can be ran as many times as necessary  because 
  600.      there are no files updated by this process.
  601.  
  602.      4)  You  should  print  a  copy  of  you  Aged   Receivables 
  603.      imediately  before,  or after, printing statements  for  the 
  604.      same date range.  In this manner you will have the same aged 
  605.      balance amounts as printed on each statement.
  606.  
  607.  
  608.  
  609.                       PRINT JOURNAL ENTRIES
  610.  
  611.      With  this  function  you can print  either  a  summary,  or 
  612. detail,  recap of all sales (invoicing), taxable and  non-taxable 
  613. sales with tax amount collected, and sales receipts (payments and 
  614. adjustments). 
  615.  
  616.  
  617.      1) You can run this report as often as necessary because  no 
  618.      files are updated by this processing.
  619.  
  620.      2)  There  is a journal transaction file created  each  time 
  621.      that  this function is requested.  This file may be used  to 
  622.      format  entries to be posted to your ledger system  if  that 
  623.      system  will  accept file inputs from other  systems.  (This 
  624.      file format is described in the 'DATA FILE STRUCTURES' under 
  625.      'MDGL'.)  No support is provided for this file conversion by 
  626.      MICRO DATA ASSIST due to the large number of general  ledger 
  627.      systems  in  use.  You will need to seek local  support  for 
  628.      this conversion.
  629.  
  630.      3)  Run this report at least at the end of each  month,  and 
  631.      optionally as often as your accountant asks for it.
  632.  
  633.      4)  (Note  - Your system allows you to  delete  clients  and 
  634.      individual  invoices,  payments,  and  adjustments.    These 
  635.      deletions  will affect the entries printed on this  'Journal 
  636.      Listing'.  Rerunning of a journal may show different  values 
  637.      if any deletions have been made sence prior journal listing.)
  638.  
  639.  
  640.  
  641.                     PRINT REVENUE PROJECTIONS
  642.  
  643.      With  this  function you can project  your  current  service 
  644. schedule into the future for review and analysis.
  645.  
  646.      1)  This function can be requested and ran at any time.   It 
  647.      has no affect on your files.
  648.  
  649.      2) You will find this projection valuable in planning future 
  650.      staffing   requirements,  inventory  needs,  and   even   in 
  651.      estimating cash flow.
  652.  
  653.      3)  Projections  consist of extending your  current  service 
  654.      schedules  into the future to either the requested date,  or 
  655.      until  the  service expires, which ever  comes  first.   All 
  656.      projections include only the charge rate for the service and 
  657.      do not include taxes or other items of charge.
  658.  
  659.  
  660.  
  661.                      RECAP CLIENT WORK DONE
  662.  
  663.      With this function you print a detail report of all  service 
  664. invoicing on file for the client.
  665.  
  666.  
  667.      1) This is an optional report only to be ran if needed.
  668.  
  669.      2) Only invoicing is recaped on this report.
  670.  
  671.      3)  All  information  is  listed  in   date/location/service 
  672.      sequence.
  673.  
  674.      4)   One  suggested use is to print this  report  for  those 
  675.      accounts you need to maintain service history information on 
  676.      before you purge old invoicing from your data files.
  677.  
  678.                         SYSTEM UTILITIES
  679.  
  680.      This  sub-menu  provides  you  access  to  several  routines 
  681. designed to assist you in maintaining your data files.
  682.  
  683.      1)  Reindex data files - With this function you  remove  all 
  684. records  tagged  for  deletion and return  the  disk  space  they 
  685. occupied back to the system for reuse.
  686.  
  687.      2)  Purge expired service schediles - With this function you 
  688. can tag as deleted all service schedules that have expired. 
  689.  
  690.      3)  Purge  old  invoicing - With this function  you  tag  as 
  691. deleted  all  invoicing,  prior to a given date,  that  does  not 
  692. affect a clients account balance.
  693.  
  694.      4) Purge old invoice detail - With this function you tag  as 
  695. deleted all invoice line charge items, prior to a given date, for 
  696. invoicing that is no longer active in your database.
  697.  
  698.      5)  Modify  system parameters - With this function  you  are 
  699. able  to  setup your full company name and set system  flag  that 
  700. will modify certain screens and printouts.
  701.  
  702.      6.) Post finance charges to A/R - With this function you are 
  703. able  to automatically calculate and post finance charges to  all 
  704. clients that have balances older than last statement date.
  705.  
  706.  
  707.  
  708.                        REINDEX DATA FILES
  709.  
  710.      With  this  function  you  remove  all  records  tagged  for 
  711. deletion  and  return the disk space they occupied  back  to  the 
  712. system for reuse.
  713.  
  714.      Be  sure that you have a current backup of your  data  files 
  715. before executing this function.
  716.  
  717.      1) Use this function if you are having difficulty in reading 
  718.      and locating information in your data files. 
  719.  
  720.      2) This routine is only your first line of file recovery  in 
  721.      case  of system problems.  If the use of this  routine  does 
  722.      not  correct the problems you are having reading  your  data 
  723.      files your only remaining recovery will be from backups  you 
  724.      have  made.   To  help  insure  that  your  system  has  not 
  725.      encountered a fault that you are unaware of install the  DOS 
  726.      'CHKDSK'  routine into your  'AUTOEXEC.BAT' file  (see  your 
  727.      DOS manual concerning this command).    
  728.  
  729.      3)  This  routine will perform the following steps for  each 
  730.      file being reindexed:
  731.  
  732.           a) Delete existing index files for the data file  being 
  733.           reindexed,
  734.           b) Reindex the data file into its primary sequence,
  735.           c) Using the new index copy only the active records  in 
  736.           that data file into a new data file,
  737.           d) Delete the original data file,
  738.           e) Rename the new data file to the old data file name,
  739.           f) Rebuild all index files for the new data file.
  740.  
  741.      4)  You  should run this routine at least once  a  year  and 
  742.      following each time you purge invoicing, and invoice detail, 
  743.      from your data files.
  744.  
  745.  
  746.  
  747.                 PURGE EXPIRED  SERVICE SCHEDULES
  748.  
  749.      With  this  function  you are able to  tag  as  deleted  all 
  750. services that have expired call schedules.
  751.  
  752.      A  majority  of  your accounts will be  for  only  a  single 
  753. service  call.  Once this call has been serviced it  most  likely 
  754. will not be repeated by the client.  This function is defined  to 
  755. allow   you  to   automatically  delete  those  expired   service 
  756. schedules  and  return that disk space back to you.   The  client 
  757. master  and related invoice records will not be deleted  by  this 
  758. function.  This function should be ran at least once a quarter.
  759.  
  760.  
  761.  
  762.                        PURGE OLD INVOICING
  763.  
  764.      With this function you are able to remove all old  invoicing 
  765. information from your data files.
  766.  
  767.      1)  In  order to insure your client account balance  is  not 
  768.      affected  by this process - only those accounts that have  a 
  769.      zero balance as of the requested curoff date will have their 
  770.      invoices deleted.
  771.  
  772.      2)  Only  invoices, payments, and adjustments prior  to  the 
  773.      cutoff  date are tagged for deleteion.  All  invoice  detail 
  774.      will remain until.
  775.  
  776.      3)  In  order to make the space that  this  deleted  invoice 
  777.      information  occupied available to the system for reuse  you 
  778.      must 'REINDEX' your data files.
  779.  
  780.                     PURGE OLD INVOICE DETAIL
  781.  
  782.      With  this  function you are able to remove  all  line  item 
  783. charges, prior to a given cutoff date and for deleted  invoicing, 
  784. from your active database.
  785.  
  786.      1)  Only  line item charges for deleted  invoicing  will  be 
  787.      considered for deletion.
  788.  
  789.      2)  Only line item charges prior to a give cutoff date  will 
  790.      be considered for deletion.
  791.  
  792.      3)  In order to regain the space that these deleted  records 
  793.      occupied you must 'REINDEX' your data files.
  794.  
  795.      4)  Line  item  charges for invoicing  is  maintained  in  a 
  796.      seperate  file from invoices, payments, and receipts.   This 
  797.      file can be used to create reports related to inventory, non 
  798.      inventory, invoice charges.  (See the 'DATA FILE  STRUCTURE' 
  799.      for file 'MDINVDTL' for more information. Micro Data  Assist 
  800.      at   this  time  does  not  provide  any  reports  on   this 
  801.      information.    Request  assistance  for  the  creation   of      
  802.      these reports.
  803.  
  804.  
  805.  
  806.                     MODIFY SYSTEM PARAMETERS
  807.  
  808.      With this function you can setup your full company name  and 
  809. set flags that control selective display and listing options.
  810.  
  811.  
  812.      1)  Setup your full company name in the space  provided  for 
  813.      address  lines 1, 2, 3, and 4.  Center this  information  as 
  814.      best  you can (use the 'INS' key on your keyboard  to  allow 
  815.      inserting   of   blanks  and   other   information).    This 
  816.      information  is optional and will only be used for  printing 
  817.      your company header on invoices and statements.  
  818.  
  819.      2) If you wish to print this heading on either invoices,  or 
  820.      statements,  but not both you will need to reset  the  print 
  821.      flag each time you print those documents.
  822.  
  823.      3)  The  search  and display format option  relates  to  the 
  824.      client maintenance search and display screens only.  If  you 
  825.      request name only displays you will be able to display about 
  826.      15  clients  at a time on the screen at one  time.   If  you 
  827.      request the full name display you will be able to display up 
  828.      to 5 names and addresses at a time.
  829.  
  830.                    POST FINANCE CHARGES TO A/R
  831.  
  832.      With  this  function you can have the system  calculate  and 
  833. post finance charges to clients that have balances that are older 
  834. than last statement date.
  835.  
  836.  
  837.      Take  care not to run this function more than once for  each 
  838. statement cycle.  In order to maintain proper accounting  records 
  839. you should run this function prior to printing statements and the 
  840. month  end  aged receivables report.  Transactions will  only  be 
  841. created  for those accounts that have a balance older  that  last 
  842. statement date.  Finance charge is calculated only for the number 
  843. of  days sence last statement.
  844.  
  845.  ((monthly interest %  * 12)/365.25 * days sence last statement)
  846.  
  847.                     SPECIAL FORM REQUIREMENTS
  848.  
  849.      'CALL  MASTER' was designed to use as few special  forms  as 
  850. possible.   All  special  forms required should  be  able  to  be 
  851. purchased  from  most  any office supply  that  handles  computer 
  852. forms.   If  you cannot purchase these forms in your  area  Micro 
  853. Data  Assist  will  supply these forms at a  modest  charge  plus 
  854. shipping.
  855.  
  856.      1)  Invoices / Statements - These reports print on  standard  
  857.      8 1/2" x 11" continuous forms stock.  If you wish to  convey 
  858.      that  extra image to your clients it is suggested  that  you 
  859.      order  continuous  letter  head forms  (customized  to  your 
  860.      company logo and address) instead of plane paper forms.   In 
  861.      the  'SYSTEM  UTILITIES  section  of  your  system  you  are 
  862.      provided with the option to setup you full company name  and 
  863.      optionally   request   printing  of  it  on   invoices   and 
  864.      statements.   Printing  of both of these forms only  uses  9 
  865.      1/2"  of  body so that you have plenty of space to  line  up 
  866.      your printing around any letter head.
  867.  
  868.      2) Service call (Routing) cards - If you use this option you 
  869.      will need to purchase continuous 3" x 5" card stock.
  870.  
  871.      3) Rolodex cards - There are two sizes you can use:
  872.           a) 2 1/8" x 4" standard size continuous stock, or
  873.           b) 3" x 5" large continuous stock.
  874.  
  875.      You will find that the 3" x 5" stock to be the only size you 
  876.      really  need as it is used by all routines that  print  onto 
  877.      rolodex cards.  The smaller size can only be used for client 
  878.      address  cards and even then there is no space for  comments 
  879.      therefore they are not printed (comments are printed on  the 
  880.      larger size).
  881.  
  882.      4) Other forms - No other special forms are necessary unless 
  883.      you  wish  to print mailing label  and  continuous  envelope 
  884.      forms.   You can order almost any single up form  for  these 
  885.      functions as they adapt to the form size you wish to use.
  886.  
  887.