home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / educ / clasbook.zip / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1988-09-04  |  12KB  |  458 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.                              CLASSBOOK DELUXE
  31.  
  32.                              VER 3.00 (c) 1988
  33.                              J & K PROGRAMMING
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.                              For use in IBM PC's
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67. CHAPTER 1     INTRODUCTION
  68.  
  69.  
  70. CLASSBOOK DELUXE is a multi-function, menu driven package that will allow you to
  71. keep attendance, homework and test scores as one would in a regular classbook.
  72. It will also calculate grades, generate and print progress reports, print class
  73. lists, print seating charts and give you a complete status on any student at the
  74. touch of a few keys.
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80. 1.1   SYNTAX NOTATION
  81.  
  82.  
  83.          When commands are discussed in this booklet, the following notation
  84.          will be followed.
  85.  
  86. { }          Braces will indicate data entered by the user. For example,
  87.              {student name} will mean that you are to type in the name for a
  88.              particular   student.
  89.  
  90. <NUM LOCK>   Items in capital letters enclosed by angle brackets will describe
  91.              keys to be pressed.
  92.  
  93. 'ALL'        Words or letters enclosed in single quotation marks are words or
  94.              letters that are to be typed in exactly as shown.
  95.  
  96.  
  97.              NOTE - All user responses must be made in capital letters. If the
  98. user is asked to enter 'NONE', it must be done in caps. A response of none will
  99. not be treated the same as NONE.  Since this is the case, it is recommended that
  100. the user set the <CAPS LOCK> key to print capital letters at all times.
  101.  
  102.  
  103.  
  104. 1.2   SYSTEM REQUIREMENTS
  105.  
  106. IBM-PC or compatible with 256K and two disk drives or hard disk and printer.
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.                                      - 1 -
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133. CHAPTER 2     INSTALLATION AND SETUP
  134.  
  135.  
  136. 2.1   HARD DISK INSTALLATION
  137.  
  138.  
  139. If you have a hard disk, put your CLASSBOOK DELUXE diskette in drive A and with
  140. drive A the default drive, type INSTALL.  This will copy a file called CB.BAT to
  141. your main directory and create a sub-directory called CLASBOOK, then copy the
  142. remaining files from the diskette to this sub-directory on your hard disk.
  143. After this is finished, take the diskette out of drive A and store it in a safe
  144. place as you will no longer need it to run the programs.
  145.  
  146.  
  147.  
  148. 2.2   SETUP
  149.  
  150.  
  151. Realizing that there are individual differences and preferences in grading
  152. systems, your CLASSBOOK DELUXE has been designed to accommodate these
  153. differences.  In order to accomplish this, you must first configure the package
  154. to your individual requirements.  This has to be done the first time you run the
  155. package and need not be run again.
  156.  
  157. To configure your system, put the diskette in drive A and turn on the machine.
  158. After a few seconds, the prompt (>A) should appear in the upper left hand corner
  159. of the screen.  (If you have a hard disk, at the prompt (>C) type CD\CLASBOOK.)
  160. Now type
  161.  
  162.         SETUP  and press  <ENTER>
  163.  
  164. After a few more seconds, our logo should appear with the instruction to
  165.  
  166.         PRESS <ENTER> TO CONTINUE
  167.  
  168. This means you are to press the key marked ENTER
  169.  
  170. After you press the ENTER key, you will be asked to answer a few questions about
  171. your grading system.  When you have finished all the questions, your CLASSROOM
  172. DELUXE will be configured and the prompt (>A) should appear again in the upper
  173. left hand corner of your screen.
  174.  
  175.  
  176. CAUTION - Once you have set your parameters and have started entering grades for
  177. individual students, DO NOT CHANGE YOUR CONFIGURATION.  This will result in
  178. errors when grades are calculated at the end of marking periods.
  179.  
  180.  
  181.  
  182. Now that you have configured your system, you are ready to use the classbook
  183. portion of your package.
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.                                      - 2 -
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199. CHAPTER 3    CLASSBOOK DELUXE
  200.  
  201.  
  202. If you have just completed SETUP, the prompt (>A) should appear in the upper
  203. left hand corner of the screen. If the machine is not turned on, place the
  204. CLASSBOOK DELUXE diskette in drive A and a blank, formatted diskette in drive B.
  205. Turn on the machine. After a few seconds, the prompt (>A) should appear. Now
  206. type CB  and press  <ENTER>
  207.  
  208. In a few seconds, our logo appear. Now press
  209.  
  210.        <ENTER>
  211.  
  212. and the following menu will appear on your screen.
  213.  
  214.  
  215.                          1 = CLASSBOOK
  216.  
  217.                          2 = ALPHABETICAL LISTING
  218.  
  219.                          3 = PRINT PROGRESS REPORTS
  220.  
  221.                          4 = HOMEWORK DUMP
  222.  
  223.                          5 = ATTENDANCE DUMP
  224.  
  225.                          6 = TEST DUMP
  226.  
  227.                          7 = CLASSROOM SORT
  228.  
  229.                          8 = PURGE FILES
  230.  
  231.                          9 = EXIT
  232.  
  233.  
  234. Now enter your choice (1 - 9) and press <ENTER>.  Note that choosing 2 - 7 will
  235. generate an error message if you have not as yet entered student data. These
  236. options read files that are created by option 1 (CLASSBOOK). After you have
  237. entered your student data these options will be operational and will be
  238. explained later.
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.                                      - 3 -
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265. 3.1  CLASSBOOK
  266.  
  267. Choosing option 1 in the first menu will generate another menu.
  268.  
  269.                          1 = INDIVIDUAL STUDENT INQUIRY
  270.  
  271.                          2 = ADD STUDENTS
  272.  
  273.                          3 = DELETE STUDENTS
  274.  
  275.                          4 = CHANGE STUDENT'S DATA
  276.  
  277.                          5 = ENTER ATTENDANCE, HOMEWORK, OR TESTS
  278.  
  279.                          6 = PRINT SEATING CHARTS
  280.  
  281.                          7 = PRINT CLASS LISTINGS
  282.  
  283.                          9 = EXIT
  284.  
  285.  
  286. If you are just starting, the correct choice would be 2, then press
  287.  
  288.        <ENTER>
  289.  
  290. After you have picked which period you are going to add students to, the program
  291. will allow you to enter data on a particular student.  ENTER ALL DATA EXACTLY AS
  292. DIRECTED.  This will insure that later options will work properly.
  293.  
  294. The first piece of information asked for is student number.  It is very
  295. important that every student have a number that is unique to that student. DO
  296. NOT ENTER A STUDENT WITHOUT A STUDENT NUMBER.  The last two questions, NAME OF
  297. CLASS and SECTION NUMBER, will need to be answered only once for each period.
  298. After the first student has been added to a class, the program stores this
  299. information and duplicates it for subsequent additions to that class.
  300.  
  301. The format for the seating chart is as follows:
  302.  
  303. -------------------------------------
  304. | 1,6 | 2,6 | 3,6 | 4,6 | 5,6 | 6,6 |
  305. -------------------------------------
  306. | 1,5 | 2,5 | 3,5 | 4,5 | 5,5 | 6,5 |    The first number is the row number
  307. -------------------------------------    The second number is the seat number
  308. | 1,4 | 2,4 | 3,4 | 4,4 | 5,4 | 6,4 |
  309. -------------------------------------
  310. | 1,3 | 2,3 | 3,3 | 4,3 | 5,3 | 6,3 |
  311. -------------------------------------
  312. | 1,2 | 2,2 | 3,2 | 4,2 | 5,2 | 6,2 |
  313. -------------------------------------
  314. | 1,1 | 2,1 | 3,1 | 4,1 | 5,1 | 6,1 |
  315. -------------------------------------
  316.  
  317. Option 1 - INDIVIDUAL STUDENT INQUIRY.  Selecting this option will give you a
  318. picture of what is in a student's file.  All pertinent information on a student
  319. is displayed on the screen.
  320.  
  321. Option 3 - DELETE STUDENTS.  Selecting this option allows you to delete any
  322.            student that has dropped your class.
  323.  
  324.  
  325.                                      - 4 -
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331. Option 4 - CHANGE STUDENT'S DATA.  Use this option to correct errors or make
  332.            changes in a student's file.  This option is also used to set
  333.            progress report indicators and to select teacher comments that
  334.            will appear on those reports.
  335.  
  336. Option 5 - ENTER ATTENDANCE, HOMEWORK, AND TESTS.  With this option, test
  337.            scores, attendance, and homework are entered in each student's file.
  338.            The homework section may be used for daily classroom assignments
  339.            instead of homework.  Option 5 is also used to calculate grades upon
  340.            request.
  341.  
  342.            NOTE - ATTENDANCE AND HOMEWORK FILES HAVE ROOM FOR 100 ENTRIES.
  343.                   TO TAKE FULL ADVANTAGE OF THE FEATURES OF THIS PACKAGE
  344.                   IT IS RECOMMENDED THAT SECOND MARKING PERIOD ENTRIES USE
  345.                   NUMBERS GREATER THAN 50.
  346.  
  347. Option 6 - PRINT SEATING CHARTS.  At this time, a 6x6 seating chart is used.
  348.  
  349. Option 7 - PRINT CLASS LISTINGS.  Use this option to print a complete class
  350.            listing for each period.  The listing includes student number,
  351.            student name, homeroom, counselor, marking period grades, attendance,
  352.            semester grade, progress reports sent and the reasons for those
  353.            progress reports
  354.  
  355. 3.2   ALPHABETICAL LISTING
  356.  
  357. This program will concatenate all of classes into one file, sort that file
  358. alphabetically, and print a listing of that file.  This list will be very useful
  359. when comparing other list from outside your classroom such as eligibility lists,
  360. schoolwide attendance lists, excused from class lists, etc.
  361.  
  362. 3.3   PRINT PROGRESS REPORTS
  363.  
  364. Every time test scores are entered for a class, you will be asked if you want
  365. grades calculated or progress reports generated.  If you answer yes to the
  366. latter, an indicator is set in that students file that a progress report is to
  367. be sent.  (NOTE-If you never answer yes to the question: DO YOU WANT PROGRESS
  368. REPORTS GENERATED, or if you do not change the N to a Y in the students file
  369. for progress reports, no progress reports will be printed.)  This program reads
  370. that file and prints progress reports for those students for whom it is
  371. indicated.  There is room on the report for four teacher comments.  These
  372. comments are in a file called REASONS which contains:
  373.  
  374.         A,TOO MANY ABSENCES
  375.         B,POOR OR FAILING TEST SCORES
  376.         C,MISSING ASSIGNMENTS
  377.         D,DISRUPTS CLASS BY POOR BEHAVIOR
  378.         E,DOES NOT BRING BOOKS, PAPER, OR PENCIL
  379.         F,DOES NOT FOLLOW DIRECTIONS
  380.         G,FAILURE TO DO MAKE-UP WORK
  381.         H,DOES NOT LISTEN TO INSTRUCTIONS
  382.         I,DOES NOT WORK IN CLASS
  383.         Y,FAILED FINAL EXAM
  384.         Z,ABSENT FOR THE FINAL EXAM
  385.  
  386. Additions and changes to this file can be made by following the directions
  387. in your DOS manual for creating a BAT file or by using EDLIN.  However,
  388. comments A, B, and C are automatically generated and should not be changed.
  389.  
  390.  
  391.                                      - 5 -
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397. 3.4   HOMEWORK DUMP and ATTENDANCE DUMP and TEST DUMP
  398.  
  399. These three programs print a listing of everything that is in the homework,test
  400. or attendance file for a particular class.  This can be useful if you wish to
  401. verify the information that is in those files.
  402.  
  403.  
  404.  
  405. 3.5   CLASSROOM SORT
  406.  
  407.  
  408. Through drops and adds, your classroom listing may get out of alphabetical
  409. order.  This program allows you to alphabetize a particular class file.
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414. 3.6   PURGE FILES
  415.  
  416.  
  417. This will purge files from your data disk when the semester is over and will
  418. allow for the creation of new class files.
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430. ------------------------------------------------------------------------------
  431.  
  432.                            REGISTRATION FORM  ver 3.0
  433.  
  434.              NAME:_______________________________________________
  435.            STREET:_______________________________________________
  436.              CITY:________________________ STATE:____ ZIP:_______
  437.  
  438.  
  439.                    Please send $25.00 in check or money order to:
  440.  
  441.                                  J&K PROGRAMMING
  442.                                  1022 KENSINGTON
  443.                                  FLINT, MI 48503
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.                                      - 6 -
  458.