home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / tcbpr10c.zip / TCB-PR.DOC < prev   
Text File  |  1990-07-04  |  101KB  |  2,418 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.                           TAKIN' CARE OF BUSINESS! TM
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.                                     PAYROLL
  19.  
  20.                                  USER'S MANUAL
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.                                   Version 1.0
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.                            Hooper International, Inc.
  40.                                  P.O. Box 50200
  41.                            Colorado Springs, CO 80949
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.                         Registration Number: ___________
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58. Copyright (C) 1986-1990 by Hooper International, Inc.
  59. All rights reserved.
  60.                            TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  61.  
  62.                                 COPYRIGHT NOTICE
  63.  
  64. TAKIN' CARE OF BUSINESS is not a public domain program.  It is Copyright (C)
  65. 1986-1990 by Hooper International, Inc.
  66.  
  67. No part of this manual may be reproduced or translated, in any form or by
  68. any means, without the prior written permission of Hooper International,
  69. Inc.
  70.  
  71.                Copyright (C) 1986-1990 Hooper International, Inc.
  72.  
  73.  
  74.                               WARRANTY INFORMATION
  75.  
  76. Hooper International, Inc. licenses this software and manual "as is" without
  77. warranty of any kind, either expressed or implied; including, but not limited
  78. to, the particular purpose.  Hooper International, Inc. does not warrant that
  79. the TAKIN' CARE OF BUSINESS software will meet your requirements, or
  80. that the operation of TAKIN' CARE OF BUSINESS will be uninterrupted
  81. or error free. In no event will Hooper International, Inc. be liable for
  82. incidental, consequential, indirect or other damages including any lost
  83. profits or lost savings, arising from the use of, or inability to use, these
  84. programs; even if Hooper International, Inc. has been advised of the
  85. possibility of such damages, or for any claim by any other party.
  86.  
  87. Please keep in mind, we do not accept returns or give refunds on registered
  88. copies.  We will, for a period of up to 90 days from initial shipping date,
  89. replace defective disks for a minimal shipping and handling charge of $5.00. 
  90. Defective disks must be returned prepaid and insured by sender.  In this
  91. way, we are assured of complete customer satisfaction.  As you can see, we
  92. value your business.
  93.  
  94. Information in this manual is subject to change without notice and does not
  95. represent a commitment on the part of Hooper International, Inc.
  96.  
  97. This product could include technical inaccuracies or typographical errors.
  98. Changes are periodically made to the information herein. These changes may
  99. be incorporated in new additions of this publication.
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.                                      Page 2
  119.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  120.  
  121.                                 TABLE OF CONTENTS
  122.  
  123. COPYRIGHT NOTICE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  124.  
  125. WARRANTY INFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  126.  
  127. SECTION ONE - INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  128.     1a - The Payroll Module. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  129.     1b - General Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  130.  
  131. SECTION TWO - EMPLOYEE ACCOUNTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  132.     2a - What are Employee Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  133.     2b - Employee Accounts Organization. . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  134.     2c - Employee Accounts Data Fields . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
  135.     2d - Getting Familiar with Employee Accounts . . . . . . . . . . .    9
  136.     2e - Adding/Modifying/Deleting Employees . . . . . . . . . . . . .   10
  137.     2f - Entering Your Employee Accounts . . . . . . . . . . . . . . .   13
  138.     2g - Setting Year-to-Date Balances . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  139.  
  140. SECTION THREE - TRANSACTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  141.     3a - Transaction Data Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  142.     3b - Entering Simple Transactions. . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  143.     3c - Changing/Deleting Transactions. . . . . . . . . . . . . . . .   18
  144.     3d - Points to Remember. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  145.  
  146. SECTION FOUR - REPORTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  147.     4a - Explanation of Reports  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  148.     4b - General Instructions for Generating Reports . . . . . . . . .   22
  149.  
  150. SECTION FIVE - CHECKS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   27
  151.     5a - Printing Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   27
  152.     5b - Voiding Checks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   28
  153.     5c - Manual Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   28
  154.  
  155. SECTION SIX - UTILITIES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   29
  156.     6a - Sort Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   29
  157.     6b - Payroll Tax Tables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   30
  158.     6c - Print End of Year W-2's . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   31
  159.     6d - Print End-of-Year 1099's. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   32
  160.     6e - Export Payroll Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . .   33
  161.     6f - Payroll Configuration Settings. . . . . . . . . . . . . . . .   34
  162.  
  163. SECTION SEVEN- HINTS AND SUGGESTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . .   39
  164.  
  165. LIST OF FIGURES. . . . . . . . . . NOT AVAILABLE ON DISK DOCUMENTATION FILE
  166.  
  167. APPENDIX A - SAMPLE REPORTS. . . . NOT AVAILABLE ON DISK DOCUMENTATION FILE
  168.  
  169. APPENDIX B - DISK FILE NAMES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   41
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.                                      Page 3
  178.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  179.  
  180.                            SECTION ONE - INTRODUCTION
  181.  
  182. 1a - The Payroll Module
  183.  
  184. The TAKIN' CARE OF BUSINESS Payroll module gives you comprehensive,
  185. accurate payroll-related information on as many as 1000 employees.  This
  186. easy-to-learn, easy-to-use module provides a very efficient way for you to
  187. record important employee information such as hire dates, earnings,
  188. deductions, sick leave, overtime, vacations and holidays.  
  189.  
  190. This Payroll module provides automatic tax calculations for your deductions and
  191. tax liabilities as well as printing of payroll checks and W-2's.  It supports
  192. both hourly and salaried employees either paid weekly, biweekly, semi-
  193. monthly or monthly and full integration into your General Ledger will also
  194. save you hours of time and effort.
  195.  
  196. This manual assumes you have, from an accounting point of view, a working
  197. knowledge of how a payroll system operates.  If you are new to payroll
  198. bookkeeping, however, we suggest you either consult your accountant or get
  199. a book on payroll bookkeeping.  We do, nevertheless, try to explain each
  200. feature and function in layman terms, so it will be easy to understand with
  201. minimal confusion.  This system is uniquely set up for ease of operation by
  202. the novice.  Consequently, sample basic transactions are included on your
  203. disk (filename "SAMPLE") for practice sessions.
  204.  
  205. 1b - General Information 
  206.  
  207. Below is a simple list of steps to follow when using the Payroll module for
  208. the first time.  These steps are for those who have already read the Getting
  209. Started User's Manual and are now ready to set up their own "live" payroll
  210. data files.  It is assumed here that you have already installed TAKIN' CARE
  211. OF BUSINESS on your hard disk drive and have started the program.  If this
  212. is not the case, refer to the Getting Started User's Manual before reading any
  213. further.
  214.  
  215. These brief steps are intended to provide step-by-step guidance for getting
  216. started on your own.  They are not intended to replace reading either the
  217. Getting Started User's Manual or this manual.  Detailed instructions are
  218. covered in the sections referenced.
  219.  
  220.     1.  First, we suggest you go to the main Configuration Menu to customize
  221.         the system configuration to meet your particular hardware and
  222.         printing needs.  Although not absolutely necessary, doing this now
  223.         may prevent printing problems later.  Refer to Section Five - "Utility
  224.         Menu", in the Getting Started User's Manual, for detailed
  225.         instructions.
  226.  
  227.     2.  From the TAKIN' CARE OF BUSINESS Main Menu screen, select the
  228.         "paYroll" menu item.  The following screen appears:
  229.  
  230.                            Figure 1-1 Payroll Main Menu
  231.  
  232.     3.  Figure 1-1 is the Payroll Main Menu screen.  From here you select the
  233.         different areas of the Payroll module to work in.
  234.  
  235.  
  236.                                      Page 4
  237.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  238.                              
  239.     4.  First, select "Payroll Utility Menu" from the Payroll Main Menu in
  240.         order to set up your payroll configuration.  Refer to Section 6g -
  241.         "Payroll Configuration Settings" for detailed instructions.
  242.  
  243.     5.  Next, from the "Payroll Utility Menu", select "Tax Tables" and enter
  244.         your federal and state tax tables.  Refer to section 6b - "Tax Tables"
  245.         for detailed instructions.
  246.  
  247.     6.  You should now select "Update Employee Accounts" from the Payroll
  248.         Main Menu, as you must have active accounts before you can enter
  249.         any transactions or print reports.  Refer to Section Two - "Employee
  250.         Accounts" for detailed instructions.
  251.  
  252.     7.  Next, select "Transactions Menu", from the Payroll Main Menu, in
  253.         order to start entering your payables data.  Refer to Section Three -
  254.         "Transactions" for detailed instructions.
  255.  
  256.     8.  After you have entered some transactions, you can print a Payroll
  257.         Journal to verify the information you have entered.  See Section Four
  258.         - "Reports" for more information.
  259.  
  260.     9.  To print checks, select "Checks Menu" from the Payroll Main Menu. 
  261.         Refer to Section Five - "Checks" for detailed instructions.
  262.  
  263. Again, the above steps are merely intended to show you the order of events
  264. in setting up your payroll data files.  We strongly recommend you read this
  265. entire manual before continuing.
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.                                      Page 5
  296.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  297.  
  298.                         SECTION TWO - EMPLOYEE ACCOUNTS
  299.  
  300. Your Employee Accounts are the very foundation of your Payroll module. 
  301. In the Payroll module you can set up as many as 1000 employee accounts
  302. (depending on your available RAM memory).
  303.  
  304. 2a - What are Employee Accounts
  305.  
  306. Your employee accounts are used to keep track of all of your employee
  307. information such as address, overtime, holidays, sick leave, time worked, pay
  308. frequency, deductions, liabilities, etc.  It is important to remember that any
  309. person that is drawing a paycheck from you should be set up as an employee. 
  310. Even contract employees can be set up in this module to track payments and
  311. to report 1099's at year-end.
  312.  
  313. Whenever you hire a new employee, you must set up this new person in the
  314. employee accounts.  When entering employee data, it would be helpful to
  315. have the completed W-4 form next to you, as most of the information you
  316. need will come directly from this form.
  317.  
  318. 2b - Employee Accounts Organization
  319.  
  320. Your employee account numbers, and their order within the program, are
  321. totally up to you. 
  322.  
  323. An important consideration for your employee account numbers is to group
  324. your employees into account number ranges or in alphabetic order.  For
  325. example, give all of your  employees who work in shipping account numbers
  326. between 900000-999999.  This may be useful when printing reports when you
  327. want a specific range of employees included.  Remember to always leave
  328. enough room for new accounts to be added within your selected range.
  329.  
  330. 2c - Employee Accounts Data Fields
  331.  
  332. Each account in your employee database represents one specific employee
  333. and each employee is assigned a unique account number.  Along with this
  334. account number, other elements of information about each employee is
  335. recorded.  When you set up an employee account, the following information
  336. about each employee will be needed: 
  337.  
  338.     EMPLOYEE: (Required)  A six-digit, alpha-numeric number which is
  339.         used to identify each employee.  This number is decided by you and
  340.         may be any number or letter within the six-digit range (e.g. "100000",
  341.         "HOOPER" or "HOO123").  The employee number is also used as a sort
  342.         option on some reports.
  343.  
  344.     ACTIVE: (Required)  A yes/no option (Y/N), which allows you to tag the
  345.         employee as either active or inactive.  If you have labeled an
  346.         employee as inactive, you will be unable to enter ANY transactions
  347.         for this customer.
  348.  
  349.     DEPT: (Optional)  If you are using departments, enter the department
  350.         this employee works in.
  351.  
  352.     NAME: (Required)  Full name of the employee.
  353.  
  354.                                      Page 6
  355.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  356.  
  357.     ADDRESS: (Optional)  Street address for employee.  Used for checks and
  358.         labels.
  359.  
  360.     ADDRESS: (Optional)  Second line address for employee (if needed). 
  361.         Used for checks and labels.
  362.  
  363.     CITY: (Optional)  Employee's city.
  364.  
  365.     STATE: (Optional)  Employee's two (or three) digit state/province code.
  366.  
  367.     ZIPCODE: (Optional)  Employee's zip or postal code.  Used for sort order
  368.         on mailing labels.  May be used for any other purpose as well.
  369.  
  370.     PHONE: (Optional)  Up to a 12 character telephone number.  May be
  371.         used for other information if needed.
  372.  
  373.     COMMENTS: (Optional)  Up to 30 characters of pertinent information
  374.         may be entered here, allowing instant recall of needed facts about
  375.         your customer.
  376.  
  377.     SSN: (Required)  Enter employee's social security number as listed on the
  378.         W-4 form.
  379.  
  380.     SEX: (Required)  Enter either "M" for male or "F" for female.
  381.  
  382.     MARITAL: (Required)  Enter marital status of employee as shown on the
  383.         W-4.  This is used in calculating withholding taxes.  Enter either "S"
  384.         for single, "M" for married or "H" for head of household.
  385.  
  386.     HIRE DATE: (Optional)  Enter employee's hire date.
  387.  
  388.     HOURLY/SALARY: (Required)  This field determines how the employee's pay is
  389.         to be calculated.  Enter either "H" for hourly or "S" for salary.
  390.  
  391.     FREQUENCY: (Required)  This field determines how the employee's pay
  392.         and payroll deductions are calculated for withholding taxes.  Enter
  393.         length of pay period ("W" = weekly, "B" = biweekly, "S" = semi-
  394.         monthly and "M" = monthly).
  395.  
  396.     PAYRATE: (Required)  Enter amount the employee earns: hourly rate 
  397.         for hourly employees and amount earned per pay period for salaried
  398.         employees.  Amounts can be between 0.01 and 999999.99.
  399.  
  400.     OVERTIME1: (Optional)  This field is for hourly employees only.  Enter
  401.         overtime hourly pay rate.
  402.  
  403.     OVERTIME2: (Optional)  This field is also for hourly employees.  If this
  404.         employee has two overtime rates, enter the second rate here.
  405.  
  406.     HOLIDAY: (Optional)  This field pertains to hourly employees only. 
  407.         Enter the holiday pay rate per hour.
  408.  
  409.     FWH: (Required)  Enter the number of federal deductions the employee
  410.         is claiming on the W-4 form.  Enter between 0 and 99.  Enter 99 if no
  411.         federal deduction is to be taken out.
  412.         
  413.                                      Page 7
  414.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  415.  
  416.     SWH: (Required)  Enter the number of state deductions the employee is
  417.         claiming on the W-4 form.  Enter between 0 and 99.  Enter 99 if no
  418.         state deduction is to be taken out.
  419.  
  420.     CWH: (Required)  Enter the number of city deductions the employee is
  421.         claiming on the W-4 form.  Enter between 0 and 99.  Enter 99 if no
  422.         city deduction is to be taken out.
  423.  
  424.     EIC: (Optional)  Enter the number of advanced "Earned Income Credit"
  425.         (if any) the employee is claiming on the W-5.  If the employee does
  426.         not fill out a W-5 form, they cannot be eligible for advanced earned
  427.         income credit.  Enter between 0-2.  Enter "0" if not eligible for EIC,
  428.         "1" if one person in family is eligible and "2" if both husband and
  429.         wife are eligible.
  430.  
  431.     PAY FICA: (Required)  Enter "Y" if employee wages are FICA (social security
  432.         tax) taxable.  Enter "N" if no FICA taxes will be due for this 
  433.         employee.
  434.  
  435.     FUTA: (Required)  Enter "Y" if  employee wages are FUTA (federal
  436.         unemployment tax) taxable.  Enter "N" if no FUTA taxes will be due
  437.         for this employee.
  438.  
  439.     OTH-3, OTH-4, OTH-5, OTH-6: (Optional)  The next four fields are user-
  440.         defined deductions.  The default prompt is as listed, but may be 
  441.         changed in the configuration settings.  These fields are only used if
  442.         previously set up in the configuration settings (See section 6g -
  443.         "Payroll Configuration Settings").  If set up, these fields (like the 
  444.         last two described above) can be used to determine if the employee (or
  445.         employer) should be taxed or liable for the defined deduction.
  446.  
  447.         If, for example the "OTH-3" deduction was set up for "SUTA" (state
  448.         unemployment tax) and this employee's wages are subject to that tax,
  449.         enter "Y" at the prompt,  if not enter "N".
  450.  
  451.     STATE ANNUAL EXEMPTION: (Optional)  A few states have state exemptions.  If
  452.         your state does not have any, skip this field by entering zero.  Other-
  453.         wise enter the total yearly dollar amount for the number of exemptions
  454.         this employee claimed on the W-4 form (multiply number of exemptions on
  455.         W-4 by annual dollar amount your state allows for each exemption 
  456.         claimed).
  457.  
  458.         This field may also be used for any additional dollar amount that is
  459.         to be subtracted from the gross income, if the number of state
  460.         deductions on the W-4 form and the annual deduction amount in the
  461.         tax table, when multiplied, are not the correct total dollar amount for
  462.         deductions claimed on employee's W-4.
  463.  
  464.     STATE ANNUAL TAX CREDIT: (Optional)  A few states have tax credits.  If 
  465.         this is true of your state, enter the total annual dollar amount of the
  466.         tax credit for this employee.  If not, enter zero.
  467.  
  468.     EXTRA TAXES - Federal, State, City: (Optional)  At the next three fields, 
  469.         enter the amount for extra federal, state or city taxes, respectively,
  470.         that the employee wants withheld from paycheck.  This amount will be 
  471.         deducted from every paycheck.
  472.                                      Page 8
  473.                              TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  474.                              
  475.     EXTRA AMOUNT - Earnings, Deduction: (Optional)  At these two fields,
  476.         enter extra amounts paid to or deducted from the employee's
  477.         paycheck (per pay period).  Examples include a car allowance added
  478.         to the check or insurance payments deducted from the check.
  479.  
  480.         The account numbers which will be used for these earnings and
  481.         deductions are set up in the "Tax & Accounts Configuration" (See
  482.         section 6g - "Payroll Configuration Settings").
  483.  
  484.     401K PLAN DEDUCT/CHECK: (Optional)  If your company has a 401K
  485.         plan, enter the amount of contribution (per pay period) here.  Before
  486.         using this option, you must set up the "401K" fields in section 6g -
  487.         "Payroll Configuration Settings".  To skip this option enter zero.
  488.  
  489.     ACCRUAL RATE - Vacation, Sick: (Optional)  For automatic vacation
  490.         or sick time accruals, enter in these two fields the number of hours
  491.         (per pay period) of vacation and sick pay that should be accrued.
  492.  
  493.         For example, if an employee is paid monthly and earns 48 hours of
  494.         vacation per year, enter "4.0" (48 hours / 12 months) in vacation
  495.         accrual.
  496.  
  497.     WAGES EXPENSE ACCOUNT: (Required)  Enter the General Ledger
  498.         wages expense account number for wages to this employee.  This
  499.         allows you to expense different employees to different General
  500.         Ledger accounts.  In a simple case you would enter your General
  501.         Ledger "Wages" account number here.  For a pop-up chart of accounts
  502.         listing, press the <F2> key.
  503.  
  504.     STATE/CITY TAX TABLE: (Required)  Enter the two digit state tax
  505.         table code for this employee.  For example, when you set up your
  506.         state tax tables for the state of Colorado (see section 6b - "Tax
  507.         Tables") and you want this employee to use that state table enter,
  508.         "CO" here.
  509.  
  510.     STATE WITHHOLD % OF FWH: (Optional)  If your state withholding deductions 
  511.         are a straight percentage of the federal withholding amount and this 
  512.         percentage is different for each employee, you would enter that 
  513.         percentage here.  If this percentage is not zero, this field over-
  514.         rides all other state tax tables deduction amounts.  To skip this 
  515.         field enter zero.
  516.  
  517. 2d - Getting Familiar with Employee Accounts
  518.  
  519. Before entering your own employees, follow the procedures below by using
  520. the "SAMPLE" accounts:
  521.  
  522.     1.  After you have started TAKIN' CARE OF BUSINESS, select the
  523.         filename "SAMPLE".  See your Getting Started User's Manual section
  524.         3b - "Selecting the Disk Drive, Path, and Data File" for more
  525.         information on selecting the file name.
  526.  
  527.     2.  From the Main Menu, select "paYroll", by using the cursor arrow keys or
  528.         by typing in the highlighted or capitalized letter of that selection.
  529.  
  530.  
  531.                                      Page 9
  532.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  533.                              
  534.     3.  From the Payroll Main Menu, select "Update Employee Accounts". 
  535.         The following screen appears:
  536.  
  537.                             Figure 2-1 Employee Listing
  538.  
  539. Notice how this typical employee account listing is organized.  The window
  540. will display eighteen account numbers at one time.  To see more accounts, use
  541. the cursor arrow keys or the mouse to scroll through the listing.  To select an
  542. employee account to be modified, press the <Enter> key when the cursor is
  543. on that account, or, if you know the beginning number or letter of that
  544. account, simply type it in.  The first account number in that range will
  545. appear at the bottom of the window, with the cursor automatically on that
  546. account.  For example, entering "H" will take you to the account numbers
  547. starting with "H" (HOOPER); and entering "4" will take you to the accounts
  548. starting with "4" (400000).  If you know the account number, simply enter
  549. this number and the cursor will position itself on that specific account.
  550.  
  551. Before setting up your own employee accounts, you may want to create a
  552. practice account by entering data into the "SAMPLE" data files.  Simply
  553. follow the steps in the next section for practice.
  554.  
  555. 2e - Adding/Modifying/Deleting Employees
  556.  
  557. This section will describe how to add, modify, and/or delete employees.  The
  558. "SAMPLE" data file is used in all of the following examples.
  559.  
  560. From the Payroll Main Menu, select the "Update Employee Accounts" menu item 
  561. using either the arrow keys or by typing in the highlighted or capitalized 
  562. letter of that menu item.  Figure 2-1 (above) will appear.  At the bottom of 
  563. your Employee Accounts screen you will notice five available functions:
  564.  
  565.          <F1>Help     <F3>Add     <F4>Mod     <F5>Del     <Esc>Exit
  566.  
  567. By selecting <F3> for "Adding", <F4> for "Modify", or <F5> for "Delete"
  568. when working on your Employee Accounts, you will be able to execute any
  569. one of the three available functions.  To do so, simply follow the appropriate
  570. steps outlined in this section.
  571.  
  572. NOTE:       You may at any time call up the extensive context sensitive help
  573.             function by pressing the <F1> function key.
  574.  
  575. ADDING AN ACCOUNT: Press the <F3> function key and Figure 2-2 will
  576. appear.  If there are no already existing employee accounts, this add-account
  577. window will automatically appear.
  578.  
  579.                             Figure 2-2 Adding Employee
  580.  
  581.     NOTE:       To move to the next input field, after you have entered your
  582.                 information, simply press the <Enter> key. To leave a field
  583.                 blank, press the <Enter> key. To back up to a previous field,
  584.                 press the <Backspace> key or the <Shift><Tab> keys.
  585.  
  586.     1.  EMPLOYEE: Enter here your six-digit, alpha-numeric employee
  587.         number or name which you have selected for this employee and then
  588.         press <Enter> to move to the next input field.
  589.  
  590.                                      Page 10
  591.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  592.                              
  593.     2.  ACTIVE: Enter a yes or no (Y/N) for this employee account activity. 
  594.         This allows you to tag this employee as either active or inactive. 
  595.         When you first set up your employee, mark them as active. It is
  596.         important to understand that if you have marked an employee
  597.         account as inactive, you will be unable to enter ANY transactions for
  598.         his account. You may at any time change the status of this employee.
  599.         Press <Enter> when complete.
  600.  
  601.     3.  DEPT: If you are using departments, enter the employee's department
  602.         here.  Press <Enter> when complete.
  603.         
  604.     4.  NAME: Enter the full name of your employee here.  Press <Enter>
  605.         when complete.
  606.  
  607.     5.  ADDRESS: At the next two prompts, enter the street address or the
  608.         postal box number for your employee. Press <Enter> when complete.
  609.  
  610.     6.  CITY: Enter here your employee's city name.  Press <Enter> when
  611.         complete.
  612.  
  613.     7.  STATE: Here you can enter your employee's state or province code.
  614.         You can enter a code of up to 3-digits long (e.g. "CO" for Colorado). 
  615.         Press <Enter> when complete.
  616.  
  617.     8.  ZIPCODE: Enter your employee's complete zip or postal code here.  This
  618.         is also used for sort order on mailing labels.  Press <Enter> when
  619.         complete.
  620.  
  621.     9.  PHONE: Here you can enter your employee's telephone number, using
  622.         up to 12 characters.  You may use this field for other information, if
  623.         needed.  Press <Enter> when complete.
  624.  
  625.    10.  COMMENTS: Here you can enter up to 30 characters of pertinent
  626.         information relating to your employee's account. This information
  627.         will print on the Employee Listing Report.  Press <Enter> when
  628.         complete.
  629.  
  630.    11.  SSN: Enter the employee's social security number here.  If out of the
  631.         U.S., this field may be used for any other pertinent information.
  632.  
  633.    12.  SEX: Enter the employee's sex here.
  634.  
  635.    13.  MARITAL: Enter the employee's marital status.
  636.  
  637.    14.  HIRE DATE: Enter employee's hire (start) date.
  638.  
  639.    15.  HOURLY/SALARY:  Enter whether the employee is paid hourly or
  640.         is on a salary.
  641.  
  642.    16.  FREQUENCY:  Enter how often you will be paying this employee.
  643.  
  644.    17.  PAYRATE:  Enter the employee's hourly rate of pay or salary.
  645.  
  646.    18.  OVERTIME1:  Enter the first overtime pay rate.
  647.  
  648.  
  649.                                      Page 11
  650.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  651.                              
  652.    19.  OVERTIME2:  Enter the second overtime pay rate.
  653.  
  654.    20.  HOLIDAY:  Enter the holiday pay rate.
  655.  
  656.    21.  FWH:  Enter the number of federal withholdings claimed.
  657.  
  658.    22.  SWH:  Enter the number of state withholdings claimed.
  659.  
  660.    23.  CWH:  Enter the number of city withholdings claimed.
  661.  
  662.    24.  EIC:  Enter the number of earned income credits claimed.
  663.  
  664.    25.  PAY FICA, FUTA, OTH-3, OTH-4, OTH-5, OTH-6:  Enter whether
  665.         the employee/employer should pay any of these deductions.
  666.  
  667.    26.  STATE ANNUAL EXEMPTION, TAX CREDIT:  Enter the
  668.         employee's annual exemption or tax credit amounts (if any).
  669.  
  670.    27.  EXTRA TAXES - Federal, State, City:  Enter any extra taxes the
  671.         employee wants deducted from his paycheck in these three fields.
  672.  
  673.    28.  EXTRA AMOUNT - Earnings, Deductions:  Enter any extra earnings
  674.         or deductions to be added/subtracted from each paycheck.
  675.  
  676.    29.  401K PLAN DEDUCT/CHECK:  Enter any 401K plan amounts per check here.
  677.  
  678.    30.  ACCRUAL RATE - Vacation, Sick:  Enter the per pay period accrual
  679.         hours for vacation or sick pay.
  680.  
  681.    31.  WAGES EXPENSE ACCOUNT:  Enter the General Ledger wages
  682.         expense account for this employee.
  683.  
  684.    32.  STATE/CITY TAX TABLE:  Enter the state tax table code for this 
  685.         employee.
  686.  
  687.    33.  STATE WITHHOLD % OF FWH:  If needed, enter the state
  688.         withholding amount as a percent of federal withholding.
  689.  
  690. You will now be prompted for "Change Year-to-Date Information".  Normally, when
  691. adding a new employee, you would answer this prompt with an "N".  If you need 
  692. to change the employee's year-to-date figures, answer this prompt with a "Y" 
  693. and you will be prompted with the following window:
  694.  
  695.                    Figure 2-3 Employee Year-to-date information
  696.  
  697. You may now add or change the employee's year-to-date payroll and tax
  698. information.  Press <Enter> to leave figures unchanged and press <F10>
  699. when all figures are correct.
  700.  
  701. NOTE:       Proceed with caution, as any incorrect entries in this area will
  702.             affect the employee's W-2 and 1099 statements.
  703.  
  704. Once you have completed the last input field, your new employee is
  705. automatically added to the employee listing window which appears whenever
  706. you add, modify or delete employees. 
  707.  
  708.                                      Page 12
  709.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  710.                              
  711. Your cursor will then return to the top of the input screen for you to
  712. continue adding new employees.  Another time saver is that all input fields
  713. have the default of your last entered employee.  This will save you time
  714. when you are entering information that is similar.
  715.  
  716. MODIFYING AN EMPLOYEE ACCOUNT: Select "Update Employee Accounts"
  717.     from the Payroll Main Menu and then press the <F4> function key.  The
  718.     following will appear:
  719.  
  720.                           Figure 2-4 Modifying An Account
  721.  
  722.     Notice that the cursor is automatically on the "Active" field, but may be
  723.     moved to the appropriate field you wish to modify, by pressing the
  724.     <Enter> key.  If you want to blank out a field, move first to that field
  725.     and press the <spacebar> or "0" for numeric fields.
  726.  
  727.     In order to change data, simply move your cursor or mouse to that field
  728.     to be changed, start typing the new data over the old and then press
  729.     <Enter>.  Press <F10> and your new changes will be saved.  If you decide
  730.     not to make any changes, simply press the <Esc> key and your original
  731.     data will be unchanged.
  732.  
  733. DELETING AN ACCOUNT: Select "Update Employee Accounts" from the Payroll Main 
  734.     Menu.  Move the highlighted cursor to the account to be deleted.  Then 
  735.     press the <F5> function key to delete that employee account number.
  736.  
  737.     To delete an employee account, the account must not have any transactions.
  738.     If transactions exist, you must first delete them before you can delete the
  739.     employee account.
  740.  
  741.     To delete an account, move the cursor to the appropriate employee in the
  742.     employee accounts window, using the arrow keys or mouse.  Next, press
  743.     the <F5> function key.  Answer "Y" to the "Are you sure" prompt, and the
  744.     account is deleted.
  745.  
  746. 2f - Entering Your Employee Accounts
  747.  
  748. When you actually create your own employee accounts, it is important that
  749. you have an organized plan of account numbers.  For example, in the simple
  750. case you may use the first six digits of the employee's name as the account
  751. number.  In another scenario, you may want to have groups (ranges) of
  752. employee numbers.  In this case, you will probably use numbers or a
  753. combination of numbers and letters for the account number.  In any case,
  754. some planning can save hours of time and frustration down the road when
  755. you need to change employee account numbers.  Please refer to section 2b -
  756. "Employee Accounts Organization" for details.
  757.  
  758. NOTE:       Whenever you are finished entering data into a field, press the
  759.             <Enter> key to move the next input field.  To move to the previous
  760.             input field, press the <backspace> or <Shift><Tab> keys.
  761.  
  762. To add your first employee, follow the steps below:
  763.  
  764.     1.  From the Payroll Main Menu, select "Update Employee Accounts". 
  765.         The following window will appear.
  766.  
  767.                                      Page 13
  768.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  769.  
  770.                               Figure 2-5 Add Account
  771.  
  772.     2.  Since you are creating a new employee accounts list, only a blank
  773.         window will appear asking for your first employee information. 
  774.         Enter your employee information as outlined above in section 2e -
  775.         "Adding/Modifying/Deleting Employees".
  776.  
  777.     3.  Enter your employee account number at the "Employee:" prompt.
  778.  
  779.     4.  Enter the remaining employee data as described in section 2e -
  780.         "Adding/Modifying/Deleting Employees".
  781.  
  782.     5.  Once you have entered your employee data, press the <F10> key to
  783.         save your data.  You will then be returned to the top of the input
  784.         screen to continue entering your next employee.
  785.  
  786. Your first active employee is now added and will appear in the Employee
  787. Accounts window on the left side of the screen.  To add additional accounts,
  788. see section 2e - "Adding/Modifying/Deleting Employees", above.  To return
  789. to the Payroll Main Menu, press <Esc>. 
  790.  
  791. NOTE:       Any time during your input, you may go to the previous input field
  792.             by pressing the <backspace> key or <up> key, so you can make
  793.             any needed changes immediately. You can also, at any time, press
  794.             the <Esc> key to leave what you are currently working on without
  795.             your information being saved.  To save your data when your inputs
  796.             are complete, press the <F10> function key.
  797.  
  798. 2g - Setting Year-to-Date Balances
  799.  
  800. When setting up your Payroll, as well as employee year-to-date (YTD)
  801. balances, you must be sure that you are in balance with your General Ledger
  802. module.  This is a vitally important procedure to remember when setting up
  803. your books.  The following steps will ensure that you are in balance:
  804.  
  805.     1.  Set up all your employee accounts with zero YTD balances (default).
  806.  
  807.     2.  You then have two options to enter any prior payroll balance:
  808.  
  809.         A.  You may enter them in the employee YTD balance input fields.
  810.             These balances will then show on your year-to-date Payroll
  811.             Register report and W-2's.  If you are starting a new accounting
  812.             year and have preexisting vacation and sick leave balances, we
  813.             recommend for those to be entered as a total sum in their
  814.             corresponding fields.
  815.                                         OR
  816.  
  817.         B.  You may enter them as individual transactions (see Section Three
  818.             - "Transactions"), broken down by prior pay periods for each
  819.             employee. We recommend entering  all of your  prior payroll 
  820.             balances as individual transactions. Then enter manual checks to
  821.             pay all transactions just entered.  As these transactions will be
  822.             posted to the General Ledger module you should check to be sure
  823.             that you have removed any previously entered General Ledger
  824.             transactions to avoid duplicate data.
  825.  
  826.                                      Page 14
  827.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  828.                              
  829.     3.  After all beginning balances have been entered, print a year-to-date
  830.         (Jan-Dec) Payroll Register report to verify all current employee
  831.         balances for your selected pay period.  To verify the correct balances
  832.         for sick leave and holiday, print the Vacation & Sick Report.
  833.  
  834.     4.  After you have verified all account balances, you are now up-to-date
  835.         and fully operational. If you want your General Ledger Payroll
  836.         account to reflect the current balances of all payroll accounts, you
  837.         should post the transactions to the General Ledger module using the
  838.         "Post Modules to G/L" option in the General Ledger Module.
  839.  
  840. NOTE:       Make sure that you delete any preexisting Payroll transactions in
  841.             the General Ledger module, so they will not be listed twice.
  842.             
  843.             
  844.             
  845.             
  846.             
  847.             
  848.             
  849.             
  850.             
  851.             
  852.             
  853.             
  854.             
  855.             
  856.             
  857.             
  858.             
  859.             
  860.             
  861.             
  862.             
  863.             
  864.             
  865.             
  866.             
  867.             
  868.             
  869.             
  870.             
  871.             
  872.             
  873.             
  874.             
  875.             
  876.             
  877.             
  878.             
  879.             
  880.             
  881.             
  882.             
  883.             
  884.             
  885.                                      Page 15            
  886.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  887.  
  888.                           SECTION THREE - TRANSACTIONS
  889.  
  890. One transaction should be entered into the Payroll system at the end of each
  891. pay period.  Each entered transaction will become a check to the employee
  892. when paid.  Therefore, you should enter only one transaction for each
  893. Payroll check needed.  Check writing will be discussed in Section Five -
  894. "Checks".
  895.  
  896. 3a - Transaction Data Fields
  897.  
  898.     EMPLOYEE: (Required)  This is a valid six-digit, alpha-numeric employee 
  899.         number which was previously set up in Section Two - "Employee 
  900.         Accounts".  Each time you enter a transaction for a specific employee,
  901.         simply enter your employee number.  The account name will appear next 
  902.         to the employee number.  Press the <F2> function key for a pop-up 
  903.         employee account listing.  If you enter an employee account number that
  904.         does not exist, the Payroll program will automatically prompt you with
  905.         "Invalid  Employee, Add Account?".  Here you have the option to add a 
  906.         new employee on-the-fly.  Refer to section 2e - "Adding/Modifying/
  907.         Deleting Employees" for more detail.
  908.  
  909.     PERIOD ENDING: (Required)  Enter here the last day of the pay period
  910.         (not the date on the check).
  911.  
  912.     HOURS PAID: (Required)  These are the total number of hours for
  913.         regular, overtime, sick, vacation or holiday that the employee will be
  914.         paid for this pay period.  Notice that the Payroll module will
  915.         automatically calculate the number of regular hours paid for each
  916.         employee. The regular and overtime fields are used for hourly
  917.         employees only.
  918.  
  919.     EARNINGS, OTH-1, OTH-2: (Optional)  These input fields are used for
  920.         user-defined other earnings.  The prompts and their usage are defined
  921.         in the "Tax & Accounts Configuration" in section 6g - "Payroll
  922.         Configuration Settings".  Examples of use might include any other
  923.         compensation the employee receives (car allowance, etc.).  If this
  924.         compensation should be taxed, enter "Y" at the following "Taxable:"
  925.         prompt.  Enter "N" if this compensation should not be taxed.  If "N"
  926.         is selected, these amounts WILL NOT be shown on the employee's W-2.
  927.  
  928.         At the following "Account" prompt, enter the General Ledger account
  929.         number to which the above amount field corresponds (for a car
  930.         allowance you would select your General Ledger car allowance
  931.         expense account).  The account selected will be "debited".
  932.  
  933.     DEDUCTIONS, OTH-1, OTH-2: (Optional)  These two deductions are
  934.         also user-defined in the "Tax & Accounts Configuration" (see section
  935.         6g -"Payroll Configuration Settings") and, can be used for
  936.         miscellaneous deductions from the employees paycheck.  If this
  937.         deduction should be taken before payroll taxes are calculated, enter
  938.         "Y" at the following "Pre Tax" prompt.  Enter "N" if this deduction
  939.         should be taken after taxes are calculated.  If the "Pre Tax" prompt
  940.         is answered with a "Y", the amount will not be included the
  941.         employee's W-2 as it reduces taxable income.
  942.  
  943.  
  944.                                      Page 16
  945.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  946.                              
  947.         At the following "Account" prompts, enter the General Ledger
  948.         account number to which the above amount field corresponds.  The
  949.         account selected will be "credited".
  950.  
  951.     TIPS: (Optional)  This prompt is used for entering employee tips.  The
  952.         amount entered will be added to gross pay, taxed and subtracted from
  953.         gross pay.  The net effect is that taxes were charged against the tips
  954.         amount.
  955.  
  956. 3b - Entering Simple Transactions
  957.  
  958. To enter a simple transaction, follow the steps below:
  959.  
  960.     1.  From the Payroll Main Menu, select "Transactions Menu".  The
  961.         following screen will appear:
  962.  
  963.                        Figure 3-1 Payroll Transactions Menu
  964.  
  965.     2.  From the Payroll Transactions Menu, select "Input Transactions".  The
  966.         following screen will appear:
  967.  
  968.                             Figure 3-2 Add Transaction
  969.  
  970.     3.  EMPLOYEE:  Enter the employee number for this transaction.  For
  971.             example, if the employee number is "SMITH",  simply enter
  972.             "SMITH" immediately after the prompt.  If you are unsure about
  973.             the employee account number, press the <F2> key for a pop-up
  974.             employee listing, then press <Enter> when the correct employee
  975.             number has been selected.  If the employee number does not exist,
  976.             the system will notify you and ask if you would like to add that
  977.             employee.  At that prompt, if you would like to add a new
  978.             employee, press <Y> and follow the instructions in section 2e -
  979.             "Adding/Modifying/Deleting Employees".  If you answer "N", you
  980.             will be returned to the employee prompt.
  981.  
  982.     4.  PERIOD ENDING:  Enter the pay period ending date.
  983.  
  984.     5.  HOURS PAID:  Enter hours paid for regular, overtime1, overtime2,
  985.         sick, vacation and holiday.
  986.  
  987.     6.  EARNINGS:  Enter any user-defined earnings, taxable code and
  988.         account number for other earnings.
  989.  
  990.     7.  DEDUCTIONS:  Enter any user-defined deductions, pre-tax code and
  991.         account number for other deductions.
  992.  
  993.     8.  TIPS:  Enter any employee tips.
  994.  
  995.     9.  The payroll deductions will now be calculated.  Next, answer the
  996.         "Change calculations or Inputs Correct(C,Y,N):" prompt with "C" to
  997.         change calculated earnings or deductions.  Normally you would
  998.         answer this prompt with "Y".
  999.  
  1000.     10. If you answered the above prompt with "Y", the following window
  1001.         will appear:
  1002.  
  1003.                                      Page 17
  1004.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1005.  
  1006.                       Figure 3-3 Change Payroll Calculations
  1007.  
  1008.         You may now change any payroll calculated figures.  This function
  1009.         is mainly for "after the fact" payroll where you must match to the
  1010.         penny all calculated figures.  Normally you would not need this
  1011.         feature.
  1012.  
  1013.         When finished with changes, press <F10> to return to the "Inputs
  1014.         Correct" prompt.
  1015.  
  1016. Answer the "Change Calculations or Inputs Correct(C,Y,N):" prompt.  When
  1017. you answer this prompt with a "Y", your transaction will be saved to your
  1018. disk and you will be ready to add another transaction.
  1019.  
  1020. To quit entering transactions and return to the menu prompt, press the <Esc>
  1021. key at any time.  To receive help anywhere in the program, simply press the
  1022. <F1> function key.
  1023.  
  1024. 3c - Changing/Deleting Transactions
  1025.  
  1026. If you discover that a transaction was entered incorrectly or should not have
  1027. been entered at all, TAKIN' CARE OF BUSINESS allows you to go back to
  1028. correct or delete that incorrect entry.
  1029.  
  1030. NOTE:       Payments/checks cannot be modified/deleted here.  You must
  1031.             remove payments through the "Void Checks" procedure described
  1032.             in section 5c - "Voiding Checks".  If however, the transaction is
  1033.             already posted to the General Ledger module you will be able to
  1034.             delete the transaction.  A reversing entry will be made in the
  1035.             General Ledger module (after posting) and the payroll transaction
  1036.             will be removed.
  1037.  
  1038. Follow the steps below to modify or delete a previously entered transaction:
  1039.  
  1040.     1.  From the Payroll Transactions Menu, select "Change/Delete
  1041.         Transactions".  The following screen will appear:
  1042.  
  1043.                      Figure 3-4 Transaction Search Parameters
  1044.  
  1045.     2.  Payroll is prompting you for transaction search parameters.  Enter
  1046.         here any appropriate search data (i.e. period ending).  It is not
  1047.         necessary to enter data in every field.  You can simply enter one
  1048.         description of the transaction and TAKIN' CARE OF BUSINESS will
  1049.         search for any transactions with this description (e.g. "05-31-90"). 
  1050.         Once you have entered your search data, press <F10> to initiate the
  1051.         search.
  1052.  
  1053.         NOTE:       Leaving all fields blank will search/find all transactions
  1054.                     in the order in which you currently have them sorted.
  1055.  
  1056.         A "Search Match" screen will now appear, displaying the transaction. 
  1057.         The bottom of this window will display:
  1058.  
  1059.                  Modify/Delete/Search/Reverse/Begin/End/+/-/Quit:
  1060.  
  1061.  
  1062.                                      Page 18
  1063.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1064.                              
  1065.     3.  Select one of the following:
  1066.  
  1067.                     M = Modify transaction shown.
  1068.  
  1069.                     D = Delete transaction shown.
  1070.  
  1071.                     S = Find (search) next transaction which matches search.
  1072.  
  1073.                     R = Find (reverse) prior transaction which matches search.
  1074.  
  1075.                     B = Go to (beginning) first transaction in file.
  1076.  
  1077.                     E = Go to (end) last transaction in file.
  1078.  
  1079.                     + = Go to next consecutive transaction.
  1080.  
  1081.                     - = Go to prior consecutive transaction.
  1082.  
  1083.                     Q = Quit transaction search.
  1084.  
  1085.     4.  As long as you continue to answer the above prompt with "S" (default),
  1086.         TAKIN' CARE OF BUSINESS will search for all transactions containing the
  1087.         values you have specified.  "R" does the same thing as "S", except it 
  1088.         searches in reverse order.
  1089.  
  1090.     5.  To MODIFY a transaction, press "M" (Modify) and you will be in change 
  1091.         mode.  Type the correct information in the appropriate field(s) or 
  1092.         press <Enter> to leave a field unchanged.  Use the <Backspace> or 
  1093.         <Shift><Tab> keys to go to a previous field.  Pressing <Esc> will 
  1094.         ignore any changes and take you back to a new parameter search.  Only 
  1095.         if you press the <F10> key will your new inputs be saved.
  1096.  
  1097.         After pressing <F10> you will be prompted for "Re-Calculate Amounts". 
  1098.         This allows you to choose whether you want the payroll deduction 
  1099.         amounts re-calculated.  Most of the time you would answer this prompt 
  1100.         with "Y".
  1101.  
  1102.     6.  To DELETE a transaction, press "D" (Delete) and answer the "Delete
  1103.         OK?[N]:" prompt with "Y".  The transaction is now deleted.  Press
  1104.         <Esc> to go to a new parameter search.  Pressing <Esc> again will
  1105.         return you to the Transaction Menu.
  1106.  
  1107. 3d - Points to Remember
  1108.  
  1109.        The only difference between entering transactions in your General
  1110.         Ledger or Payroll module is that this module will keep detailed
  1111.         information on each employee.
  1112.  
  1113.         NOTE:       Remember that any transactions which are entered in this
  1114.                     module should NOT be entered into your General Ledger
  1115.                     module, since they will automatically be placed there when
  1116.                     you post them.
  1117.  
  1118.        To DELETE A PAID TRANSACTION you must first void the check
  1119.         and then delete the transaction.
  1120.  
  1121.                                      Page 19
  1122.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1123.                              
  1124.        To DELETE A POSTED TRANSACTION you do not void the check. 
  1125.         All you have to do is delete the transaction.  As the original
  1126.         transaction is already posted to the General Ledger module the
  1127.         Payroll module will make a reversing entry in the General Ledger
  1128.         module the next time you post.
  1129.  
  1130.        When using the user-defined EARNINGS fields keep in mind that the
  1131.         General Ledger account number selected will be debited.  Likewise
  1132.         when you use the user-defined DEDUCTIONS, the General Ledger
  1133.         account number selected will be credited.
  1134.  
  1135.        The "TIPS" field does not have an account number as it is only used
  1136.         to tax the tips (i.e. tips added to wages, wages taxed, tips deducted
  1137.         from check, etc.).
  1138.         
  1139.         
  1140.         
  1141.         
  1142.         
  1143.         
  1144.         
  1145.         
  1146.         
  1147.         
  1148.         
  1149.         
  1150.         
  1151.         
  1152.         
  1153.         
  1154.         
  1155.         
  1156.         
  1157.         
  1158.         
  1159.         
  1160.         
  1161.         
  1162.         
  1163.         
  1164.         
  1165.         
  1166.         
  1167.         
  1168.         
  1169.         
  1170.         
  1171.         
  1172.         
  1173.         
  1174.         
  1175.         
  1176.         
  1177.         
  1178.         
  1179.         
  1180.                                      Page 20        
  1181.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1182.  
  1183.                              SECTION FOUR - REPORTS
  1184.  
  1185. The Payroll Reports Menu allows you to generate a full spectrum of Payroll
  1186. reports. Reports can be generated to show results for a specific month, a
  1187. range of months, a quarter, a year, etc.  All reports can be generated at any
  1188. time and for any time period.  This means that you are not limited to
  1189. printing a report only once, and it also means that you can print a report for
  1190. a prior period as well. 
  1191.  
  1192. Samples of each report are shown in Appendix A.  These can be printed
  1193. while using the "SAMPLE" accounts.
  1194.  
  1195. 4a - Explanation of Reports 
  1196.  
  1197. Each of the ten reports available from the TAKIN' CARE OF BUSINESS
  1198. Payroll module can be sent to your monitor's screen for immediate viewing,
  1199. to your printer for "hard" copy, to a disk drive for later retrieval or to
  1200. import into a database program for customization.  Within each report, you
  1201. can specify various parameters to give you exactly what you want.  Some of
  1202. the reports can be generated in a cumulative format for the dates specified;
  1203. and one report may optionally be generated in a trended or month-by-month
  1204. format.
  1205.  
  1206. Each of the available TAKIN' CARE OF BUSINESS payable reports are
  1207. described below.  All reports may be printed at any time and as many times
  1208. as necessary.
  1209.  
  1210.     Payroll Journal - This report lists all of the transactions which took 
  1211.         place during a specific date range.  You can select all types of 
  1212.         transactions or specific types.
  1213.  
  1214.     Payroll Register - This report shows gross total of all earnings,
  1215.         deductions and liabilities for the selected pay period.  It can be
  1216.         printed for all or a range of employees.
  1217.  
  1218.     Check Register - This report is a list of all (or a selected range of) 
  1219.         checks written.  It shows gross pay, deductions and net pay (check 
  1220.         amount).
  1221.  
  1222.     Vacation & Sick Report - This report shows the current accrued balance
  1223.         and the used year-to-date balances for both vacation and sick hours.
  1224.  
  1225.     Employee Listing - This report is a listing of all employees, their setup
  1226.         information, as well as year-to-date payroll figures by employee.
  1227.  
  1228.     Address Labels - This report provides mailing labels for a specific
  1229.         employee or a group of employees sorted by employee number, name
  1230.         or zip code order.
  1231.  
  1232.     Paid Payroll Recap - This report shows total earnings, deductions and
  1233.         employer liabilities for the period selected.  The data in this report
  1234.         will include only paid transactions.  The dates selected are the check
  1235.         date and NOT the period-ending date.
  1236.  
  1237.  
  1238.  
  1239.                                      Page 21
  1240.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1241.                              
  1242.     Quarterly Tax Summary - This report lists each employee, social security
  1243.         number, taxed wages, FICA wages and SUTA wages for the time period 
  1244.         selected (usually one quarter).  It also shows the federal, state
  1245.         and city tax liability by the date payroll was paid.  This report
  1246.         greatly simplifies your federal 941 reporting.  Transactions included
  1247.         in this report are based on the check date and NOT the period-ending
  1248.         date.
  1249.  
  1250.     Non-Posted Transaction Journal - This report provides a transaction
  1251.         journal which shows only those transactions which have not yet been
  1252.         posted to the General Ledger module.
  1253.  
  1254.     G/L Distribution Report - This report lists the total amount posted to
  1255.         each General Ledger account number for all payable transactions
  1256.         within a specific date range.
  1257.  
  1258. 4b - General Instructions for Generating Reports
  1259.  
  1260. To generate any report, do the following:
  1261.  
  1262.     1.  From the Payroll Main Menu, select "Reports Menu".  The menu
  1263.         screen will be as follows:
  1264.  
  1265.                           Figure 4-1 Payroll Reports Menu
  1266.                           
  1267. PAYROLL JOURNAL REPORT:
  1268.  
  1269.     2.  From the reports menu, select the report you want to generate (e.g. 
  1270.         Payroll Journal).  For this example we will print the Payroll Journal
  1271.         Report as shown below.  Other reports are covered later in this
  1272.         section.
  1273.                          Figure 4-2 Payroll Journal Report
  1274.  
  1275.         As stated earlier, you can send any of the reports to your monitor's
  1276.         screen (S), to a printer (P) or to a disk drive (D) where the report 
  1277.         will be stored as a disk file with its own file name.    
  1278.  
  1279.         NOTE:       If you do not have a printer and try to print a report to
  1280.                     the printer, you will receive an error message.
  1281.  
  1282.         The first prompt on the screen for all reports is the destination
  1283.         prompt.  It appears as follows:
  1284.  
  1285.                             Screen,Printer,Disk(S,P,D):
  1286.  
  1287.         Entering an "S" for screen or a "P" for printer will send the report to
  1288.         the screen or printer, respectively.  If you enter a "D" for disk, the
  1289.         system will prompt you for a disk filename.  You can enter any name
  1290.         you wish, following the DOS naming conventions.  The report will
  1291.         then be saved on the default disk drive with the filename you
  1292.         entered, followed by a filename extension of ".RPT".  If you enter a
  1293.         filename that already exists, the system will ask if you want to delete
  1294.         the old file.  Answering "Y" will replace the existing report with the
  1295.         new report.  Answering "N" will append (add on) the new report to
  1296.         the already existing report.
  1297.  
  1298.                                      Page 22
  1299.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1300.                              
  1301.         The disk file is created in ASCII format, thereby allowing it to be
  1302.         imported into a word processor, spreadsheet or database for
  1303.         customized reports.
  1304.  
  1305.         At the "Screen,Printer,Disk(S,P,D):" prompt, enter the letter for the
  1306.         destination of your report.  For this example, enter the letter "S".
  1307.  
  1308.     3.  For some reports, you will need to specify a date range next.  The
  1309.         date prompt format will be the format specified in the Configuration
  1310.         Settings.  Refer to section 4d - "Setting the System Configuration" in
  1311.         the Getting Started User's Manual.  The date prompt appears as follows:
  1312.                             Starting Date: 05-01-90
  1313.                               Ending Date: 05-31-90
  1314.  
  1315.         These dates determine the starting and ending date for the report.
  1316.  
  1317.         NOTE:  The ending date can never be more than one year after the 
  1318.                starting date (e.g.  starting date 05-01-90 and ending date 04-
  1319.                30-91).  You can also print a report for one specific day of the
  1320.                month.
  1321.  
  1322.     4.  The next prompt, "Select Paid, Unpaid, All (P,U,A):" allows you to
  1323.         select the transaction types you would like included in this report. 
  1324.         Valid types are P, U and A.  Enter "P" to select paid transactions, "U"
  1325.         to select unpaid or "A" to select all types of transactions .
  1326.  
  1327.     5.  After your selections, your report will be printed.
  1328.  
  1329. The following discusses the other report selection input screens.  Any prompts
  1330. already discussed will not be covered in detail.
  1331.  
  1332. PAYROLL REGISTER REPORT:
  1333.  
  1334. The report options are as follows:
  1335.  
  1336.                         Figure 4-3 Payroll Register Report
  1337.  
  1338.     1.  At the destination prompt, select the destination for your report.
  1339.  
  1340.     2.  Next enter the starting through ending date range for this report.
  1341.  
  1342.     3.  Then select paid, unpaid or all transactions as described above.
  1343.  
  1344.     4.  At the "Pay Frequency(A,W,B,S,M):" prompt, enter the pay frequency
  1345.         you want included in this report.  The options are as follows:
  1346.  
  1347.                     A   =  All
  1348.                     W   =  Weekly
  1349.                     B   =  Biweekly
  1350.                     S   =  Semi-monthly
  1351.                     M   =  Monthly
  1352.  
  1353.  
  1354.  
  1355.  
  1356.  
  1357.                                      Page 23
  1358.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1359.                              
  1360.     5.  Lastly, select the employee account number range for this report. 
  1361.         Enter both the starting and ending employee numbers.  The report
  1362.         will include all employees within this range.  For a pop-up employee
  1363.         list, press the <F2> key at either prompt.
  1364.  
  1365. CHECK REGISTER:
  1366.  
  1367. The report options are as follows:
  1368.  
  1369.                          Figure 4-4 Check Register Report
  1370.  
  1371.     1.  At the destination prompt, select the destination of the report.
  1372.  
  1373.     2.  Next, enter the date range (as discussed above) for this report.
  1374.  
  1375.     3.  Next, select a check number range for this report.  Enter both the
  1376.         starting and ending check number.  All checks within this range will
  1377.         be printed.
  1378.  
  1379.     4.  Lastly, select the employee account number range for this report. 
  1380.         Enter both the starting and ending employee numbers.  The report
  1381.         will include all employees within this range.  For a pop-up employee
  1382.         list, press the <F2> key at either prompt.
  1383.  
  1384. VACATION & SICK REPORT:
  1385.  
  1386. The report options are as follows:
  1387.  
  1388.                          Figure 4-5 Vacation & Sick Report
  1389.  
  1390.     1.  At the destination prompt, select the destination of the report.
  1391.  
  1392.     2.  Next, enter the report date at the "As of Date:" prompt.  This date is
  1393.         usually the current date.  Transactions which have a date in the
  1394.         future of the date entered will not be shown on this report.
  1395.  
  1396.     3.  At the "Sort Order(A/N/Z):" prompt, enter the sort order for this
  1397.         report.  Options are "A" (Account Number order), "N" (Name order)
  1398.         or "Z" (Zip code order).
  1399.  
  1400.     4.  At the "Skip Inactive Employees:" prompt, enter "Y" to exclude
  1401.         inactive employees from this report or "N" to include all employees.
  1402.  
  1403.     5.  Lastly, select the employee account number range for this report. 
  1404.         Enter both the starting and ending employee numbers.  The report
  1405.         will include all employees within this range.  For a pop-up employee
  1406.         list, press the <F2> key at either prompt.
  1407.  
  1408. EMPLOYEE LISTING:
  1409.  
  1410. The report options are as follows:
  1411.  
  1412.                             Figure 4-6 Employee Listing
  1413.  
  1414.     1.  At the destination prompt, select the destination of the report.
  1415.  
  1416.                                      Page 24
  1417.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1418.  
  1419.     2.  At the "Sort Order(A/N/Z):" prompt, enter the sort order for this
  1420.         report.  Options are "A" (Account Number order), "N" (Name order)
  1421.         or "Z" (Zip code order).
  1422.  
  1423.     3.  At the "Skip Inactive Employees:" prompt, enter "Y" to exclude
  1424.         inactive employees from this report or "N" to include all employees.
  1425.  
  1426.     4.  At the "Pay Frequency(A,W,B,S,M):" prompt, enter the pay frequency
  1427.         (as discussed above) you want included in this report.
  1428.  
  1429.     5.  Lastly, select the employee account number range for this report. 
  1430.         Enter both the starting and ending employee numbers.  The report
  1431.         will include all employees within this range.  For a pop-up employee
  1432.         list, press the <F2> key at either prompt.
  1433.  
  1434. ADDRESS LABELS
  1435.  
  1436. The report options are as follows:
  1437.  
  1438.                              Figure 4-7 Address Labels
  1439.  
  1440.     1.  At the destination prompt, select the destination of the report.
  1441.  
  1442.     2.  Next, enter the number of printer lines per label.  Small 15/16" tall
  1443.         labels are 6 lines per label.  To calculate, measure from the top of 
  1444.         one label to the top of another.  Then divide that distance by the 
  1445.         number of lines per inch that your printer is set for.
  1446.  
  1447.     3.  Then, enter the sort order for this report.  Options are "A" (Account
  1448.         Number order), "N" (Name order) or "Z" (Zip code order) order.
  1449.  
  1450.     4.  At the "Skip Inactive Employees:" prompt, enter "Y" to exclude
  1451.         inactive employees from this report or "N" to include all employees.
  1452.  
  1453.     5.  At the "Pay Frequency(A,W,B,S,M):" prompt, enter the pay frequency
  1454.         (as discussed above) you want included in this report.
  1455.  
  1456.     6.  Lastly, select the employee account number range for this report. 
  1457.         Enter both the starting and ending employee numbers.  The report
  1458.         will include all employees within this range.  For a pop-up employee
  1459.         list, press the <F2> key at either prompt.
  1460.  
  1461. PAID PAYROLL RECAP
  1462.  
  1463. The report options are as follows:
  1464.  
  1465.                            Figure 4-8 Paid Payroll Recap
  1466.  
  1467.     1.  At the destination prompt, select the destination of the report.
  1468.  
  1469.     2.  Lastly, enter the date range (as discussed above) for this report.
  1470.  
  1471. QUARTERLY TAX SUMMARY
  1472.  
  1473. The report options are as follows:
  1474.  
  1475.                                      Page 25
  1476.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1477.                              
  1478.                          Figure 4-9 Quarterly Tax Summary
  1479.  
  1480.     1.  At the destination prompt, select the destination of the report.
  1481.  
  1482.     2.  Lastly, enter the date range (as discussed above) for this report.
  1483.  
  1484. NON-POSTED TRANSACTION JOURNAL
  1485.  
  1486. The report options are as follows:
  1487.  
  1488.                     Figure 4-10 Non-Posted Transaction Journal
  1489.  
  1490.     1.  At the destination prompt, select the destination of the report.
  1491.  
  1492.     2.  The next prompt, "Select Paid, Unpaid, All (P,U,A):" allows you to
  1493.         select the transaction types you would like included in this report. 
  1494.         Valid types are P, U and A.  Enter "P" to select only paid trans-
  1495.         actions, "U" to select unpaid or "A" to select all types of 
  1496.         transactions.
  1497.  
  1498. G/L DISTRIBUTION REPORT
  1499.  
  1500. The report options are as follows:
  1501.  
  1502.                         Figure 4-11 G/L Distribution Report
  1503.  
  1504.     1.  At the destination prompt, select the destination of the report.
  1505.     
  1506.     2.  Next, enter the date range (as discussed above) for this report.
  1507.  
  1508. In conclusion, if you are unfamiliar with any of these reports, try printing
  1509. reports using the "SAMPLE" accounts as well as referencing Appendix A for
  1510. samples of these reports.  Doing so will give you an idea of how the reports
  1511. look and how they might be used.
  1512.  
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524.  
  1525.  
  1526.  
  1527.  
  1528.  
  1529.  
  1530.  
  1531.  
  1532.  
  1533.  
  1534.                                      Page 26
  1535.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1536.  
  1537.                               SECTION FIVE - CHECKS
  1538.  
  1539. This section discusses an important and powerful feature of this module.  We
  1540. will discuss how to print payroll checks, void checks and enter manual
  1541. (handwritten) checks.
  1542.  
  1543. In order to get to the Checks Menu, select "Checks Menu" from the Payroll
  1544. Main Menu.  The following menu appears: 
  1545.  
  1546.                               Figure 5-1 Checks Menu
  1547.  
  1548. You are now ready to start the check writing process.  We will discuss each
  1549. of the above menu selections in the sections which follow. 
  1550.  
  1551. 5a - Printing Checks
  1552.  
  1553. Load your printer with your pre-printed checks and be sure you have set up
  1554. the check configuration (see section 6g - "Payroll Configuration Settings"). 
  1555. You are now ready to print checks.
  1556.  
  1557. Select "Print Checks" from the Checks Menu and you will be prompted for
  1558. the following information:
  1559.  
  1560.                              Figure 5-2 Check Writing
  1561.  
  1562.     1.  Enter the General Ledger checking account number for the checks
  1563.         you are writing.  It is important that you get the correct account
  1564.         number for the checks you are writing or the funds will come out of
  1565.         the wrong account. 
  1566.  
  1567.     2.  Enter the check number of the first check in the printer (TAKIN'
  1568.         CARE OF BUSINESS will increment the number for each check
  1569.         lineup you print). If your checks do not happen to have check
  1570.         numbers, enter the number you wish to have printed on the first
  1571.         LIVE (non-lineup) check. 
  1572.  
  1573.     3.  Enter the date you want printed on your checks. 
  1574.  
  1575.     4.  Next, select the payroll frequency for this check run.  Enter "A" for
  1576.         all unpaid transactions, "W" for weekly payroll, "B" for biweekly
  1577.         payroll, "S" for semi-monthly payroll or "M" for monthly payroll.
  1578.  
  1579.     5.  After entering the account number, TAKIN' CARE OF BUSINESS
  1580.         will ask you if you want a check lineup pattern printed with the
  1581.         following prompt:
  1582.                               Print Check Lineup[N]:_
  1583.  
  1584.         Answer with a "Y" until you have the checks properly lined up.  When
  1585.         you answer this prompt with an "N", your checks will be printed.
  1586.  
  1587.         Until you answer the alignment pattern with an "N", you may at any
  1588.         time abort the check printing process and return to the menu by
  1589.         pressing the <Esc> key. 
  1590.  
  1591.  
  1592.  
  1593.                                      Page 27
  1594.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1595.                              
  1596. 5b - Voiding Checks
  1597.  
  1598. Checks written/printed (but not posted) may be voided by selecting "Void
  1599. Checks" from the payments menu.  If a transaction/check you need to void
  1600. is already posted to the General Ledger see section 3e - "Points to Remember"
  1601. for information on how to remove this transaction/check.
  1602.  
  1603. This function will allow you to void checks written either manually or
  1604. computer generated.  Upon selecting this function, the following screen will
  1605. appear: 
  1606.                                Figure 5-3 Void Check
  1607.  
  1608. Enter the check number to be voided.  TAKIN' CARE OF BUSINESS will
  1609. then search for the check and ask if you want to void it.
  1610.  
  1611. Once the check number is found, the check information is displayed. 
  1612. Answer the "Void this check[N]:_" prompt with a "Y" or "N".  If you answer
  1613. with an "N", the check search will continue. If you do want to void the check
  1614. displayed, answer with a "Y".
  1615.  
  1616. After the check is voided the search for more checks will continue.  After
  1617. the last check is found, you will return to the Checks Menu.
  1618.  
  1619. 5c - Manual Checks
  1620.  
  1621. Another great feature included in the TAKIN' CARE OF BUSINESS Payroll
  1622. module is the ability to enter checks manually.  This allows you the
  1623. flexibility of hand writing those checks which must be paid, if you do not
  1624. want to do a full check run or are not using computer checks.
  1625.  
  1626. In order to use this feature, select "Manual Checks" from the Checks Menu.
  1627. Upon selecting this function you will be prompted for the following:
  1628.  
  1629.                           Figure 5-4 Manual Check Writing
  1630.  
  1631.     1.  Enter the checking account number for the manual check(s).
  1632.  
  1633.     2.  Next enter the check number for the first manual check.
  1634.  
  1635.     3.  Lastly, enter the date for the manual check(s).
  1636.  
  1637. You will now be shown each transaction and the amount to be paid.  This
  1638. screen is shown below:
  1639.                               Figure 5-5 Manual Check
  1640.  
  1641. You will now be allowed to enter (override) the check number and date of
  1642. this check for the employee and amount shown.  After pressing <Enter> at
  1643. the date prompt, the transaction is marked paid.  This process pays invoices
  1644. as in the "Print Checks" selection described above, except no physical check
  1645. is printed on your printer.  The above process will continue and you will be
  1646. allowed to override the check number and check date for each employee
  1647. until all selected transactions are paid.  You will then be returned to the
  1648. Checks Menu.
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.                                      Page 28
  1653.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1654.  
  1655.                             SECTION SIX - UTILITIES
  1656.  
  1657. The remainder of the features and functions of the Payroll module are contained
  1658. on the Payroll Utilities Menu.  These features are also very powerful and 
  1659. important functions of this module.  To use these features, select "Payroll 
  1660. Utility Menu" from the Payroll Main Menu.  The following menu will be shown: 
  1661.  
  1662.                           Figure 6-1 Payroll Utility Menu
  1663.  
  1664. In this section we will discuss each function, as well as its use and features.
  1665.  
  1666. 6a - Sort Transactions
  1667.  
  1668. The Payroll module normally keeps transactions organized in the order in
  1669. which they are entered.  The Sort function allows the user to choose the
  1670. manner in which TAKIN' CARE OF BUSINESS sorts or organizes the
  1671. transactions.  Transactions may be sorted either by date of input, transaction
  1672. date, employee number or check number order. 
  1673.  
  1674. The sort procedure is not a required feature; but it is useful, for example,
  1675. when printing transaction journals or employee reports and you would like to 
  1676. be sure that all transactions are in date order.  To accomplish this, all you
  1677. have to do is select "Date Order".  It would be good practice to sort the
  1678. transactions once a month, before printing your reports.  The sort order does
  1679. not affect any report balances and is purely for cosmetic purposes. 
  1680.  
  1681. To start sorting transactions, select "Sort Transactions" from the Payroll
  1682. Utility Menu.  The following screen appears:
  1683.  
  1684.                            Figure 6-2 Select Sort Order
  1685.  
  1686.     1.  Select the order in which you would like to sort the transactions. 
  1687.  
  1688.     2.  TAKIN' CARE OF BUSINESS automatically sorts all transactions. 
  1689.  
  1690. If you have more transactions than memory can hold at one time, the default
  1691. disk drive is used to store a temporary file while sorting transactions.  It is
  1692. important to remember, therefore, that the default drive must have adequate
  1693. free disk space.  If you run out of disk space, your sort is aborted and your
  1694. transaction file remains unchanged. 
  1695.  
  1696. If you have some deleted transactions, the sort function will prompt:
  1697.  
  1698.                  Free disk space used by deleted transactions[N]:
  1699.  
  1700. If you answer this prompt with "Y", the deleted transactions will be
  1701. physically removed from the transaction file and disk space will be
  1702. recovered accordingly.  Your answer to this prompt will not affect your
  1703. reports or employee balances.  It is only provided for users who need to
  1704. recover disk space used by deleted transactions.
  1705.  
  1706.  
  1707.  
  1708.  
  1709.  
  1710.  
  1711.                                      Page 29
  1712.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1713.                              
  1714. 6b - Payroll Tax Tables
  1715.                                       WARNING
  1716.  
  1717.     It is very important that you enter your Tax Table data correctly. 
  1718.     Hooper International assumes no liability for errors. We consider it
  1719.     mandatory to test your payroll deductions by manually calculating
  1720.     your payroll to verify that all deductions are correct.
  1721.  
  1722. The payroll tax tables contain all of the federal, state and city tax
  1723. information as well as any other information about Earned Income Credit
  1724. for your particular state.  TAKIN' CARE OF BUSINESS needs these
  1725. numbers to calculate your employee's taxes and withholdings.  Many states
  1726. and cities have different percentages and these percentages are liable to
  1727. change every year.  With TAKIN' CARE OF BUSINESS you can modify the
  1728. tables yourself to keep them current with changing tax laws.  
  1729.  
  1730. By selecting "Tax Tables" from the Payroll Utilities menu you will see the
  1731. following screen: 
  1732.                            Figure 6-3 Payroll Tax Tables
  1733.  
  1734. To set up the Payroll Tax Tables, enter the following: 
  1735.  
  1736.     1.  TAX TABLE:  Enter the type of tax table you will be entering on this
  1737.         screen."F" federal, "S" state, "C" city and "E" Earned Income Credit.  
  1738.  
  1739.     2.  STATE:  For state and city tax only, enter the two digit state code at
  1740.         the "State" prompt.  This code allows you to set up separate tables for
  1741.         each state.  When entering your employees you will be asked for a
  1742.         state tax table code.  These codes should be the same.  For example,
  1743.         to set up Colorado tax tables you would enter "CO" at this prompt.
  1744.  
  1745.     3.  DEDUCT FED TAX:  For state and city tax only.  Use if you are in
  1746.         a state which allows you to deduct the amount of federal tax you
  1747.         have already paid.  If answered with a "Y", your federal withholding
  1748.         taxes will be deducted from the employee's gross pay before
  1749.         calculating the state withholding amount.
  1750.  
  1751.     4.  PERCENT:  For state and city tax only.  For use with item 3, above, to
  1752.         select the percent of federal withholding amount to deduct.  For most 
  1753.         states enter "100".  If you answered "Deduct Fed Tax" with "N", enter 
  1754.         zero here.
  1755.  
  1756.     5.  MAX AMOUNT:  For state and city tax only.  Use with item 2, above,
  1757.         to specify the maximum federal tax deduction allowed in your state. 
  1758.         If there is no maximum, enter 999999.99.
  1759.  
  1760.     6.  MARITAL TABLE:  Specify the type of tax table you will be entering
  1761.         ("M" married, "S" single, "H" head of household).
  1762.  
  1763.     7.  ANNUAL DEDUCTION:  Enter the ANNUAL amount for ONE WITHHOLDING 
  1764.         ALLOWANCE.  Refer to the Federal Employer's Tax Guide Publication 15, 
  1765.         page 20 (Income tax withholding percentage method).
  1766.  
  1767.  
  1768.  
  1769.  
  1770.                                      Page 30
  1771.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1772.                              
  1773.     8.  PCT:  For state or city tax only.  If your state allows, enter the
  1774.         deduction percentage as an alternative to entering a flat deduction
  1775.         amount. You can also use this field if your state gives the option of
  1776.         a dollar amount or a percentage amount as the annual deduction amount.  
  1777.  
  1778.     9.  GREATER:  For state or city tax only.  Use if you are in a state or
  1779.         city which requires you to take either a dollar amount or a percentage
  1780.         amount and gives a qualifier.  For example, your state income tax guide
  1781.         tells you to take either $5,000 or 17% of the gross income, whichever 
  1782.         is greater.  Enter "Y".  If your state income tax guide tells you to 
  1783.         take either $5,000 or 17% of the gross income whichever is less, you 
  1784.         would enter "N".
  1785.  
  1786.     10. ANNUAL WAGES OVER:  Enter the beginning wage amount your state 
  1787.         specifies, from which you will begin deducting taxes.  Refer to page 
  1788.         23 in your Federal Tax Guide, Table 7.
  1789.  
  1790.     11. TAX AMOUNT:  Enter the dollar amount you will withhold in addition to 
  1791.         the plus percentage entered in item 12, below.
  1792.  
  1793.     12. PLUS PERCENT:  Enter the percentage of the employee's wages you will 
  1794.         withhold.  Refer to the Federal Tax Guide, Table 7.
  1795.  
  1796.     13. Continue with steps 10-12 until all tax data is entered.
  1797.  
  1798. When you finish entering all of the amounts in their respective fields, press
  1799. the <F10> key and TAKIN' CARE OF BUSINESS will prompt "Save Inputs[Y]:_".  If 
  1800. you answer "Y", TAKIN' CARE OF BUSINESS will save your inputs and the cursor 
  1801. will return to the Tax Table field.  It is very important that you enter the 
  1802. correct data into the correct fields, otherwise all of your tax calculations 
  1803. will be wrong for the entire year.  
  1804.  
  1805. Continue entering the Tax Table information for your city and state and the
  1806. information for Earned Income Credit.  Please refer to the Tax Guides for your
  1807. respective city and state.  Repeat steps 1-10 for each of the tax tables you 
  1808. will need for your particular city and state.  
  1809.  
  1810. After you have entered all of your Tax Table information for each table that is
  1811. necessary for your city and state and the Advanced Income Credit information, 
  1812. make sure you have saved your inputs by answering "Save Inputs" with "Y", 
  1813. before you return to the Payroll Utilities menu.
  1814.  
  1815. 6c - Print End of Year W-2's
  1816.  
  1817. This feature of TAKIN' CARE OF BUSINESS will print W-2 forms automatically 
  1818. without you having to figure out any of the amounts.  
  1819.  
  1820. Load your printer with your pre-printed continuous W-2 forms.  Continuous
  1821. W-2's can be ordered from Deluxe Computer Forms.  Deluxe's toll free order
  1822. number is 1-800-328-0304.  If you do not have continuous W-2 forms, the
  1823. same information can be obtained from your Employee Listing report.
  1824.  
  1825.  
  1826.  
  1827.  
  1828.  
  1829.                                      Page 31
  1830.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1831.                              
  1832. TAKIN' CARE OF BUSINESS will print W-2's for only those accounts which have 
  1833. deductions from their pay checks, thus separating them from the accounts in 
  1834. which 1099's are needed.
  1835.  
  1836. Select "Print End of Year W-2's" from the Payroll Utilities Menu.  You will
  1837. then be prompted for the following:
  1838.  
  1839.                              Figure 6-4 W-2 Statements
  1840.  
  1841.     1.  At the destination prompt, select the destination of the report.
  1842.  
  1843.     2.  Next, select the employee account number range for this report. 
  1844.         Enter both the starting and ending employee numbers.  The report
  1845.         will include all employees within this range.  For a pop-up employee
  1846.         list, press the <F2> key at either prompt.
  1847.  
  1848.     3.  You will now be prompted for "Enter City Short Name" (to be placed
  1849.         in Box 22 on the W-2).  Enter an eight character city short name.
  1850.  
  1851.         NOTE:       Notice the message on the screen that warns about
  1852.                     extra-deductions and non-taxable other earnings which
  1853.                     are not included on the W-2 statement.  These amounts
  1854.                     must be entered manually in Box 16 or 16a, as appropriate.
  1855.  
  1856.     4.  Next, at the "Print W-2 lineup[N]:" prompt, answer with a "Y" until
  1857.         you have the W-2's properly lined up in your printer.  When you
  1858.         answer this prompt with an "N", your W-2's will be printed.  Until you
  1859.         answer the alignment pattern with an "N", you may abort the W-2
  1860.         printing process and return to the menu by pressing the <Esc> key.
  1861.  
  1862. After the W-2 forms have been printed, you will return to the Payroll
  1863. Utilities menu.
  1864.  
  1865. 6d - Print End-of-Year 1099's
  1866.  
  1867. This feature of TAKIN' CARE OF BUSINESS will print 1099 forms automatically 
  1868. without you having to figure out any of the amounts.  
  1869.  
  1870. Load your printer with your pre-printed continuous forms.  Continuous
  1871. forms can be ordered from Deluxe Computer Forms.  Deluxe's toll free order
  1872. number is 1-800-328-0304.  If you do not have continuous forms, the same
  1873. information can be obtained from your Employee Listing report.
  1874.  
  1875. TAKIN' CARE OF BUSINESS will print 1099's for only those accounts which have no
  1876. deductions from their pay checks, thus separating them from the accounts in 
  1877. which W-2's are needed.
  1878.  
  1879. Select "Print End of Year 1099's" from the Payroll Utilities Menu.  You will
  1880. then be prompted for the following:
  1881.  
  1882.                             Figure 6-5  1099 Statements
  1883.  
  1884.     1.  At the destination prompt, select the destination of the report.
  1885.  
  1886.  
  1887.  
  1888.                                      Page 32
  1889.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1890.                              
  1891.     2.  Next, select the employee account number range for this report. 
  1892.         Enter both the starting and ending employee numbers.  The report
  1893.         will include all employees within this range.  For a pop-up employee
  1894.         list, press the <F2> key at either prompt.
  1895.  
  1896.     4.  Next, at the "Print 1099 lineup[N]:" prompt answer with a "Y" until
  1897.         you have the 1099's properly lined up in your printer.  When you
  1898.         answer this prompt with an "N", your 1099's will be printed.  Until
  1899.         you answer the alignment pattern with an "N", you may abort the W-2
  1900.         printing process and return to the menu by pressing the <Esc> key.
  1901.  
  1902. After the 1099 forms have been printed, you will return to the Payroll
  1903. Utilities menu.
  1904.  
  1905. 6e - Export Payroll Transactions
  1906.  
  1907. This export function is a very advanced feature primarily used by expert
  1908. users.  It allows you to export ASCII text files from your Payroll transaction
  1909. file.
  1910.  
  1911. The record layout for the exported ASCII file is as follows:
  1912.  
  1913.     Field Name              Start   Length      Mask
  1914.  
  1915.     Employee #                1       6         Text/Number
  1916.     Period End Date           7       8         User-defined in configuration
  1917.     Regular Hours            15       7         ###.###
  1918.     Overtime1 Hours          22       7         ###.###
  1919.     Overtime2 Hours          29       7         ###.###
  1920.     Sick Hours               36       7         ###.###
  1921.     Vacation Hours           43       7         ###.###
  1922.     Holiday Hours            50       7         ###.###
  1923.     Gross Earnings           57      10         #######.##
  1924.     Fed Withholding          67       8         #####.##
  1925.     State Withholding        75       8         #####.##
  1926.     City Withholding         83       8         #####.##
  1927.     FICA Taxes               91       8         #####.##
  1928.     Extra Deduction          99       8         #####.##
  1929.     401K Deduction          107       8         #####.##
  1930.     User1 Deduction         115       8         #####.##
  1931.     User2 Deduction         123       8         #####.##
  1932.     User3 Deduction         131       8         #####.##
  1933.     User4 Deduction         139       8         #####.##
  1934.     User5 Deduction         147       8         #####.##
  1935.     User6 Deduction         155       8         #####.##
  1936.     Tips                    163       8         #####.##
  1937.     FUTA Tax                171       8         #####.##
  1938.     401K Employer           179       8         #####.##
  1939.     User3 Employer          187       8         #####.##
  1940.     User4 Employer          195       8         #####.##
  1941.     User5 Employer          203       8         #####.##
  1942.     User6 Employer          211       8         #####.##
  1943.  
  1944.  
  1945.  
  1946.  
  1947.                                      Page 33
  1948.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1949.                              
  1950.     Paid Date               219       8         User-defined in configuration
  1951.     Check Number            227       7         Text
  1952.     Accrued Vacation        234       7         ###.###
  1953.     Accrued Sick            241       7         ###.###
  1954.     Posted Flag             248       1         Y,N
  1955.  
  1956. To export your transaction file, do the following:
  1957.  
  1958.     1.  From the Payroll Utility Menu, select "Export Payroll Transaction
  1959.         file".
  1960.  
  1961.     2.  At the "Export File Name:" prompt, enter the name of the ASCII text
  1962.         file to be exported and then press <Enter>.  Notice that the filename
  1963.         extension of ".TXT" is already included.
  1964.  
  1965.     3.  Next, enter the date range of the transactions to be exported.  Enter
  1966.         "Starting Date:" and "Ending Date:" and all transactions within the
  1967.         date range will be exported.
  1968.  
  1969. When the export is complete, you will be returned to the Utility Menu.
  1970.  
  1971. 6f - Payroll Configuration Settings
  1972.  
  1973. The configuration settings allow you to configure this module to your
  1974. specific company and to its specific General Ledger account numbers.  This
  1975. configuration is very important to your transactions, to pre-printed form
  1976. checks and to General Ledger account numbers used.
  1977.  
  1978. To set up your configuration, select "Payroll Configuration Settings" from
  1979. the Payroll Utilities Menu.  The following window will appear:
  1980.  
  1981.                      Figure 6-6 Payroll Configuration Settings
  1982.  
  1983.     1.  FEDERAL TAX ID:  Enter your employer's federal identification
  1984.         number here.
  1985.  
  1986.     2.  STATE TAX ID:  Enter your employer's state identification number
  1987.         here.
  1988.  
  1989.     3.  COMPANY NAME:  Enter your company name here.
  1990.  
  1991.     4.  ADDRESS 1:  Enter your company's address here.
  1992.  
  1993.     5.  ADDRESS 2:  Enter a second address line here (if needed).
  1994.  
  1995.     6.  CITY:  Enter your company's city.
  1996.  
  1997.     7.  STATE:  Enter your company's state code.
  1998.  
  1999.     8.  ZIPCODE:  Enter your company's zip code.
  2000.  
  2001.     9.  WORK DAYS/YEAR:  Enter the actual number of days your employees will 
  2002.         work each year, including all holidays.  This number is usually 260
  2003.         (52 weeks X 5 days).
  2004.  
  2005.  
  2006.                                      Page 34
  2007.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  2008.                              
  2009.     10. HOURS PER DAY, WEEK, SEMI-MONTH, MONTH:  Enter the number of hours your
  2010.         employees will work for the pay periods listed.  When calculating for 
  2011.         semi-month and month,  calculate the hours based on a yearly division.
  2012.         For example, if your employees work 40 hours per week and are paid 
  2013.         semi-monthly, multiply 40 by 52 weeks in the year, divided by the 24 
  2014.         pay periods per year to equal 86.67 hours per pay period.
  2015.  
  2016.     11. EMPLOYEE TIPS:  This field is used by TAKIN' CARE OF BUSINESS to auto-
  2017.         matically calculate tips as a percent of wages when entering 
  2018.         transactions.  If you do not have tips or do not want automatic 
  2019.         calculation, enter zero.
  2020.  
  2021.     12. TAX & ACCOUNTS CONFIGURATION:  At this prompt, press <Enter> and the 
  2022.         following window will appear:
  2023.  
  2024.                       Figure 6-7 Tax & Accounts Configuration
  2025.  
  2026.         Many of the configuration fields, which follow, require that you set up
  2027.         General Ledger accounts to be used by this module.  These accounts are
  2028.         used to interface the Payroll module with your General Ledger module. 
  2029.         You cannot use this Payroll module without these important accounts.  
  2030.         For samples of required and optional accounts, see the General Ledger 
  2031.         Chart of Accounts listing on the "SAMPLE" data files.
  2032.  
  2033.         TAKIN' CARE OF BUSINESS allows for two user-defined other
  2034.         earnings categories and six user defined other deduction categories. 
  2035.         You may skip or use any or all of these categories as needed.
  2036.  
  2037.         EARNINGS: USER1, USER2:  These two user-defined other earnings
  2038.             fields are used when entering transactions (see section 3a -
  2039.             "Transaction Data Fields").
  2040.  
  2041.             A.  If used, enter a user defined five-digit title for the 
  2042.                 earnings. This title will appear when entering transactions.
  2043.  
  2044.             B.  Next, enter a default General Ledger expense account for the
  2045.                 earnings.  This expense account can be overridden when
  2046.                 entering transactions.
  2047.  
  2048.         DEDUCTIONS: USER1, USER2:  Like the above two earnings categories, 
  2049.             these two deduction fields are also user-defined.
  2050.  
  2051.             A.  If used, enter a five-digit title for the deductions.  This 
  2052.                 title will show when entering transactions.
  2053.  
  2054.             B.  Next, enter a default General Ledger liability account for
  2055.                 each of the deduction categories used.  These accounts can be
  2056.                 overridden when entering transactions.
  2057.  
  2058.         DEDUCTIONS: USER3, USER4, USER5, USER6:  These four
  2059.             deduction categories do not appear when entering transactions
  2060.             and are automatic for every transaction entered in the system. 
  2061.             They are very powerful and have many options.
  2062.  
  2063.         
  2064.  
  2065.                                      Page 35
  2066.                              TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  2067.                              
  2068.             A.  If used, enter a five-digit title for the deductions.
  2069.  
  2070.             B.  Next, enter the percent of taxable income this deduction
  2071.                 amount should calculate to.  If, for example, you want this
  2072.                 deduction to be 2.9% of wages, enter "2.9" here.
  2073.  
  2074.             C.  At the "LIMIT" prompt, enter the maximum yearly taxable income
  2075.                 limit (i.e. only deduct on the first "10000.00" of income for 
  2076.                 each employee).
  2077.  
  2078.             D.  At the "WHO" prompt, you may enter one of the following to
  2079.                 determine who pays the deduction:
  2080.  
  2081.                             C   =  Company (employer)
  2082.                             E   =  Employee
  2083.                             B   =  Both pay
  2084.  
  2085.             E.  Next, at the "LIAB" prompt, select a General Ledger liability
  2086.                 account for this deduction.  You may press <F2> for a pop-up
  2087.                 General Ledger accounts list.
  2088.  
  2089.             F.  If you answered the "WHO" prompt with a "C" or "B", you will 
  2090.                 be prompted for a General Ledger expense account at the
  2091.                 "EXPEN" column.  Select a General Ledger expense account
  2092.                 for this deduction.  You may press <F2> for a pop-up General
  2093.                 Ledger accounts list.
  2094.  
  2095.         FICA:  At this prompt, enter the percent, limit, liability account and
  2096.             expense account as described above.  Per federal rules FICA is
  2097.             paid by both the employee and employer, so the "WHO" prompt is
  2098.             set to "B" automatically.
  2099.             
  2100.         FUTA:  At this prompt, enter the percent, limit, liability account and
  2101.             expense account as described above.  Per federal rules FUTA is
  2102.             paid only by the employer, thus the "WHO" prompt set to "C"
  2103.             automatically.
  2104.  
  2105.         401K:  At this prompt, enter the percent, limit, who, liability account
  2106.             and expense account as described above.   If at the "WHO" prompt
  2107.             enter you enter "B" (both), the 401K employee contribution
  2108.             amount will be matched by the employer.
  2109.  
  2110.         G/L LIABILITY ACCOUNTS - FWH, SWH, CWH:  At these three
  2111.             prompts (federal withholding, state withholding and city
  2112.             withholding) enter the General Ledger liability account numbers. 
  2113.             You may press <F2> for a pop-up General Ledger accounts list.
  2114.  
  2115.         EXTRA AMOUNTS: EARNINGS - TAXABLE, ACCOUNT:  These fields determine 
  2116.             whether extra earnings amounts entered in the employee accounts 
  2117.             information are taxable and to what General Ledger account the 
  2118.             earnings are applied.
  2119.  
  2120.             A.  At the "Taxable:" prompt, enter "Y" if the extra employee
  2121.                 earnings are taxable or "N", if not taxable.
  2122.  
  2123.  
  2124.                                      Page 36
  2125.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  2126.                              
  2127.             B.  At the "Account:" prompt, select the General Ledger account
  2128.                 (usually an expense account) to be debited for the extra
  2129.                 earnings.
  2130.  
  2131.         EXTRA AMOUNTS: DEDUCTIONS - PRE TAX, ACCOUNT:  These
  2132.             fields determine whether extra deduction amounts entered in the
  2133.             employee accounts information are taken before or after taxes are
  2134.             calculated, and to what General Ledger account the deduction is
  2135.             applied.
  2136.  
  2137.             A.  At the "Pre Tax:" prompt, enter "N" if the extra employee
  2138.                 deductions should be taken out after tax calculations or enter
  2139.                 "Y" if deductions should be taken out before tax calculations.
  2140.  
  2141.             B.  At the "Account:" prompt, select the General Ledger account
  2142.                 (usually a liability account) to be credited for the extra
  2143.                 deductions.
  2144.                 
  2145.         After entering the above information for deductions, you will
  2146.         automatically continue with the "Check Writing Configuration"
  2147.         window as described below.
  2148.  
  2149.     13. CHECK WRITING CONFIGURATION:  Pressing <Enter> at this
  2150.         prompt will take you to the "Check Writing Configuration" window
  2151.         as shown below:
  2152.  
  2153.                       Figure 6-8 Check Writing Configuration
  2154.  
  2155.         This screen allows you to customize your check writing.  The
  2156.         following describes each field:
  2157.  
  2158.         CHECK PRINTER PORT:  This prompt allows you to select which
  2159.             "Printer Port" to use for check writing.  This is a multiple choice
  2160.             field.  To change the port selection, press the space bar or click
  2161.             the left button on your mouse.  When your selection is complete,
  2162.             press <Enter>.
  2163.  
  2164.         LAST CHECK NUMBER USED: Enter the last used payroll check
  2165.             number.
  2166.  
  2167.         CHECK POSITIONS:  The next 14 fields allow you to customize your
  2168.             check printing positions.  Pre-printed checks may be purchased
  2169.             from our recommended forms supplier, Deluxe Computer Forms
  2170.             (1-800-328-0304).  TAKIN' CARE OF BUSINESS also has an On-
  2171.             Line Order Form for ordering checks from Deluxe.  The
  2172.             following checks are recommended for the Payroll module and
  2173.             may be ordered from DELUXE.
  2174.  
  2175.             The form numbers for payroll checks are as follows:
  2176.  
  2177.                     Continuous form checks          #091001
  2178.                     Laserjet checks                 #081067
  2179.  
  2180.  
  2181.  
  2182.  
  2183.                                      Page 37
  2184.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  2185.                              
  2186.             See the Deluxe insert for more information on either style of
  2187.             check.  To order either invoices or statements, call Deluxe toll
  2188.             free at 1-800-328-0304 and mention our product code "TO9212". 
  2189.             In Canada call 1-800-826-3714.
  2190.  
  2191.             The settings shown above (defaults) are for use with the
  2192.             recommended Payroll continuous form checks from Deluxe.  By
  2193.             changing these positions, you can use virtually any check with
  2194.             this software.  Select the row and column printing position for
  2195.             each of these fields.  If you want to omit an item from printing
  2196.             on the check, enter a zero (0) in the row field.  To move from one
  2197.             input field to the next, press <Enter>.
  2198.  
  2199.             NOTE:       ROW indicates the horizontal lines starting from the
  2200.                         top of the check and counting down.
  2201.  
  2202.                         COLUMN indicates the vertical lines starting from the
  2203.                         left side of the check and counting to the right.
  2204.  
  2205.         STUB POSITIONS:  The four row and column fields are used to
  2206.             customize your check stub starting print positions.  Enter the
  2207.             starting row and column positions for the top and bottom stub. 
  2208.             To omit a stub from printing, enter zero in the row and column
  2209.             fields.
  2210.  
  2211.         CHECK INIT STRING:  The initialization codes allow you to send a
  2212.             special set-up string to the printer, before printing checks.  It 
  2213.             can be used to turn off your out-of-paper sensor or to use special
  2214.             fonts.
  2215.  
  2216.         CHECK EXIT STRING:  This is an optional field to reset the printer
  2217.             after printing checks.
  2218.  
  2219. When completed, press <F10> to save your new data and to return to the
  2220. Utilities Menu.
  2221.  
  2222.  
  2223.  
  2224.  
  2225.  
  2226.  
  2227.  
  2228.  
  2229.  
  2230.  
  2231.  
  2232.  
  2233.  
  2234.  
  2235.  
  2236.  
  2237.  
  2238.  
  2239.  
  2240.  
  2241.  
  2242.                                      Page 38
  2243.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  2244.  
  2245.                       SECTION SEVEN - HINTS AND SUGGESTIONS
  2246.  
  2247.  
  2248.    Keep a CURRENT backup copy of your data disk each time you update
  2249.     your data.  This will safeguard against loss of data due to a power outage
  2250.     or other problem. 
  2251.  
  2252.    Use the <Shift><PrtSc> keys to make a hard copy of current screen display. 
  2253.  
  2254.    When printing checks, be sure that your printer is in its default 10
  2255.     character-per-inch mode, and that it is set with its normal margins. 
  2256.     Deviation from this will result in the inability to line up your pre-
  2257.     printed checks.
  2258.  
  2259.    The following explains how this Payroll module calculates deductions: 
  2260.  
  2261.     1.  TAKIN' CARE OF BUSINESS figures the yearly gross income by
  2262.         multiplying amount paid per pay period by either: 
  2263.  
  2264.             12 for those employees paid monthly
  2265.             24 for those employees paid semi-monthly
  2266.             26 for those employees paid biweekly
  2267.             52 for those employees paid weekly 
  2268.  
  2269.     2.  Next, deductions are subtracted.
  2270.  
  2271.         Deductions are equal to the annual tax deduction amount (on the tax
  2272.         table) times the number in the state deduction field (in the employee
  2273.         account data base).
  2274.  
  2275.         If the employee has more than one deduction and the annual tax
  2276.         deduction amount (from the tax table) multiplied by the number in
  2277.         the state deduction field (in the employee account data base) is not
  2278.         correct according to the state tax guide, then you can add any
  2279.         additional amounts in the state exemption field (in the employee
  2280.         account database).  For example, the annual tax deduction amount for
  2281.         a single deduction is $2,500 and the annual tax deduction amount for
  2282.         two deductions is $3,000.  If the employee has two deductions, you
  2283.         will enter $2,500 in the annual tax deduction amount field (on the tax
  2284.         table) and a "1" in the state deduction field (in the employee account
  2285.         data base).  1 times $2,500 = $2,500.  Enter the remaining $500 in the
  2286.         state annual exemption field (in the employee account data base).  
  2287.  
  2288.     3.  Next, the Payroll module subtracts the amount in the state annual
  2289.         exemption field (in the employee account database).
  2290.         
  2291.     4.  Then federal income tax already paid is subtracted, if you answered
  2292.         "Y" on the tax table and your state allows it to be deducted.
  2293.  
  2294.     5.  The net of the above equals the annualized taxable income.
  2295.  
  2296.     6.  From the above taxable income, the Payroll module will calculate the
  2297.         taxes that the employee will pay.
  2298.  
  2299.  
  2300.  
  2301.                                      Page 39
  2302.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  2303.                              
  2304.     7.  Finally, if your state gives you a tax credit, enter the total dollar
  2305.         amount in the State Annual Tax Credit field in the employee account
  2306.         database.
  2307.  
  2308.     8.  The annualized payroll deduction is then divided by the number of
  2309.         pay periods in one year to give you the deduction for this pay period.
  2310.  
  2311.  
  2312.  
  2313.  
  2314.  
  2315.  
  2316.  
  2317.  
  2318.  
  2319.  
  2320.  
  2321.  
  2322.  
  2323.  
  2324.  
  2325.  
  2326.  
  2327.  
  2328.  
  2329.  
  2330.  
  2331.  
  2332.  
  2333.  
  2334.  
  2335.  
  2336.  
  2337.  
  2338.  
  2339.  
  2340.  
  2341.  
  2342.  
  2343.  
  2344.  
  2345.  
  2346.  
  2347.  
  2348.  
  2349.  
  2350.  
  2351.  
  2352.  
  2353.  
  2354.  
  2355.  
  2356.  
  2357.  
  2358.  
  2359.  
  2360.                                      Page 40
  2361.                             TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  2362.                              
  2363.                         APPENDIX B - DISK FILE NAMES
  2364.  
  2365.  
  2366. TAKIN' CARE OF BUSINESS Payroll Program Disk
  2367.  
  2368. Filename            Description
  2369.  
  2370. PR.EXE              Payroll Program file
  2371. PR.OVR              Payroll Overlay file
  2372. PR.HLP              Payroll Help file
  2373. ????????.TAX        Payroll Tax Tables
  2374.  
  2375.  
  2376.  
  2377.  
  2378.  
  2379.  
  2380.  
  2381.  
  2382.  
  2383.  
  2384.  
  2385.  
  2386.  
  2387.  
  2388.  
  2389.  
  2390.  
  2391.  
  2392.  
  2393.  
  2394.  
  2395.  
  2396.  
  2397.  
  2398.  
  2399.  
  2400.  
  2401.  
  2402.  
  2403.  
  2404.  
  2405.  
  2406.  
  2407.  
  2408.  
  2409.  
  2410.  
  2411.  
  2412.  
  2413.  
  2414.  
  2415.  
  2416.  
  2417.  
  2418.                                      Page 41