home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / sms-1.zip / SMSDATA.EXE / DATABASE.TXT < prev    next >
Text File  |  1991-06-04  |  16KB  |  283 lines
  1.  
  2.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  3.  
  4.                    USING THE SHAREWARE MAILING LIST DATABASE 
  5.  
  6.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  7.  
  8.        Please read this ENTIRE file prior to using the database. It 
  9.        will provide basic information and some clever tips you may find 
  10.        useful. 
  11.  
  12.        The database file supplied with this package (DATABASE.EXE) is 
  13.        updated FREQUENTLY by the author. Register to receive the LATEST 
  14.        disk prior to beginning your mailing campaign. Shareware 
  15.        distributors, computer clubs and BBS systems change addresses 
  16.        and phone numbers rapidly! You can thus avoid a large number of 
  17.        returned envelopes and out of date information!  On average, I 
  18.        find more than 130 entries added/changed every few weeks! Many 
  19.        clubs and distributors call me or send postcards with updates as 
  20.        they move or change telephone numbers. Several software authors 
  21.        who initially decided to use an old copy of this package without 
  22.        first registering and receiving an update disk have told me they 
  23.        wasted more postage expense on old addresses than the low 
  24.        initial registration cost of this package. Please support the 
  25.        shareware concept! 
  26.  
  27.        The database mailing list is supplied in a self-extracting file. 
  28.        The file contained on this disk, DATABASE.EXE, will unpack to 
  29.        produce a dBase III format file. The file is large and is best 
  30.        unpacked onto a hard drive. To unpack the file, once you have 
  31.        safely copied it onto your hard drive into the same subdirectory 
  32.        or area as your database, simply execute the command: 
  33.  
  34.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  35.  
  36.                         C>DATABASE  <then press return>  
  37.                    produces dBase format file: DATABASE.DBF 
  38.  
  39.        NOTE! DATABAS2.EXE is a self-extracting file of BAD AND NO 
  40.        LONGER ACTIVE ADDRESSES. Useful for those maintaining their own 
  41.        lists and wishing to delete known bad addresses. Unpack this list 
  42.        with the command:
  43.  
  44.                         C>DATABAS2  <then press return>
  45.                  produces the dBase format file: DATABAS2.DBF
  46.  
  47.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  48.  
  49.        The file has "live data" already inserted and ready for you to 
  50.        import into your database. The data consists of lists of 
  51.        computer clubs which maintain shareware libraries, commercial 
  52.        shareware distributors and BBS systems. The list of 
  53.        organizations within the database is the "target audience" for 
  54.        your software mailing or BBS upload campaign. The primary 
  55.        database is retained in Borland's Reflex V2.0 (tm) which can 
  56.        export to MANY popular formats as well as dBase III. 
  57.              
  58.        You should have a database product to use this data. This 
  59.        package contains a dBase III file which can be loaded into 
  60.        products such as dBase, PC-File, Wampum, Rbase, Reflex and other 
  61.        popular database packages which accept or translate and import a 
  62.        dBase III file.  A hard drive is suggested, but the author can 
  63.        supply the file in smaller portions suitable for floppy drive 
  64.        systems. If you do not use or understand database software, I 
  65.        can make available small, simple packages which allow you to use 
  66.        the data with Wordperfect (tm), or popup the data for editing 
  67.        and printing (see file GOODIES.TXT on this disk.) Alternatively 
  68.        I can print labels for you or prepare a simple ASCII file (see 
  69.        file REGISTER.TXT on this disk.) Write the author of this 
  70.        package if you need an unusual format or prefer an ASCII text 
  71.        file version which can also be imported into many database 
  72.        products. For those not having a hard drive, a special "multi-
  73.        part" database file is available which can be used with floppy 
  74.        systems. 
  75.  
  76.        The shareware database program PC-FILE (tm) offers a mailing 
  77.        label generator and may be attractive if you have not as yet 
  78.        selected a database package. The label generator within PC-FILE 
  79.        is a separate file (PCLABEL.EXE), use the command C>PCLABEL 
  80.        <then press return/enter key>. The label generator is discussed 
  81.        in detail within the PC-FILE main program documentation. 
  82.  
  83.        Next, let's look at an example record within the database: 
  84.  
  85.        ████████████████████████████████████████████████████████████████
  86.  
  87.                            DATABASE RECORD EXAMPLES
  88.  
  89.        ████████████████████████████████████████████████████████████████
  90.  
  91.         TYPE: D                RATING: A    DATE REVISED: 9/11/90   
  92.         ------------------------------------------------------------
  93.         COMPANY: PC-SIG      FIRSTNAME: RICHARD   LASTNAME: PETERSEN  
  94.         ADDRESS: 1030D EAST DUANE AVENUE                    
  95.         CITY: SUNNYVALE   STATE: CA ZIP: 94086   POSITION: PRESIDENT 
  96.         ------------------------------------------------------------
  97.         DAY TEL:               BBS TEL:                
  98.         FAX TEL:               TOLLFREE ORDER TEL: 800/245-6717
  99.         ------------------------------------------------------------
  100.         REMARKS1: One of the largest, excellent author support.
  101.         REMARKS2: Top quality catalog, library on CD ROM. 
  102.         ------------------------------------------------------------
  103.         PRINT?:             LABELTOP: AUTHOR SUBMISSIONS & UPDATES            
  104.                                   AFFILIATION: ASP  
  105.  
  106.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  107.  
  108.        A few field names deserve special examination. The TYPE field is 
  109.        a simple entry code: D=DISTRIBUTOR, F=FOREIGN DISTRIBUTOR OR 
  110.        CLUB, C=COMPUTER CLUB, B=BBS SYSTEM, M=MAGAZINE OR NEWSPAPER 
  111.        WRITER, A=ASP KEY CONTACT PERSON. 
  112.  
  113.        RATING field: A = PREFERRED status. B = COMMENDABLE status. 
  114.        C = ACCEPTABLE status or PENDING FURTHER RESEARCH. 
  115.  
  116.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  117.  
  118.        The PRINT? field can be used by yourself to mark selected 
  119.        entries prior to printing. The DATE REVISED field is the date 
  120.        the record was last updated or created. 
  121.  
  122.        My favorite use of the data fields for mailing label production 
  123.        is to use the LABELTOP as the first line, COMPANY as the second 
  124.        line, ADDRESS as the third, and finally CITY, STATE and ZIP on 
  125.        the final line(s). Add the FIRSTNAME and LASTNAME to the 
  126.        LABELTOP field if you have a name in the name(s) field. 
  127.  
  128.        Next, a sample printout of a portion of the database file in 
  129.        final mailing label format which might give you an idea of the 
  130.        "live data" inside the database as well as consideration of the 
  131.        final mailing label format: 
  132.  
  133.                     AUTHOR SUBMISSIONS & UPDATES       
  134.                     COMPUTER HUT                                         
  135.                     1825-F1 TAMIAMI TR.                                  
  136.                     PORT CHARLOTTE  FL                                   
  137.                                        33948                             
  138.                                                                          
  139.                     SHAREWARE LIBRARY SUBMISSION                    
  140.                     FOG                                                  
  141.                     POB 3474                                             
  142.                     DALY CITY  CA                                        
  143.                                        94015                             
  144.                                                                          
  145.                     AUTHOR SUBMISSIONS & UPDATES                    
  146.                     DISK COUNT DATA                                      
  147.                     PO Box 36                                            
  148.                     Lake Hamilton  AR                                    
  149.                                        71951                             
  150.                                                                     
  151.                     SHAREWARE LIBRARY SUBMISSION                    
  152.                     CAPITOL PC USERS GROUP                               
  153.                     4520 EAST-WEST HWY, STE 550                          
  154.                     BETHESDA  MD                                         
  155.                                        20814                             
  156.                                                                     
  157.                     AUTHOR SUBMISSIONS & UPDATES                    
  158.                     PC ARCADE                                            
  159.                     276 MOREHOUSE RD.                                    
  160.                     EASTON  CT                                           
  161.                                        06612                             
  162.  
  163.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  164.  
  165.                   MARKETING AND TARGETED USE OF THE DATABASE 
  166.  
  167.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  168.  
  169.        Just as there are many different types of shareware packages and 
  170.        authors, there are many ways of using the database mailing list. 
  171.        Prior to printing mailing labels you might wish to sort the 
  172.        database by type or by rating to examine the data for 
  173.        interesting trends. 
  174.  
  175.        Some authors may prefer to sort the database by RATING and mail 
  176.        exclusively to the "A" rated vendors or BOTH the "A" and "B" 
  177.        rated vendors. This can be EXTREMELY EFFECTIVE. You could mail 
  178.        to only "A" rated distributors but not computer clubs to save 
  179.        postage. 
  180.  
  181.        You might also wish to sort by the type code which will allow 
  182.        you to separate out certain classes of vendors for 
  183.        consideration. This is very useful to allow you to mail your 
  184.        software to only computer clubs or distributors, if you wish. 
  185.  
  186.        Other shareware authors may wish to mail only to vendors within 
  187.        their state or possibly only computer clubs. 
  188.  
  189.        If you are on a tight budget, I might suggest mailing to only 
  190.        the ASP disk vendors (sort or search on the affiliation field in 
  191.        the database.) This will narrow your mailing down to some the 
  192.        the largest, if not most reputable vendors. 
  193.  
  194.        Other unusual mailings might involve sorting mailing labels by 
  195.        zip code or by state. Yet another way to use the database is to 
  196.        import the list and then ADD additional custom fields yourself 
  197.        to track response time by the distributor, date you mailed your 
  198.        shareware, name of key contact person or even a tracking field 
  199.        to show you which distributor has higher registration response 
  200.        for your package judging by registrations from that state, city 
  201.        or county.
  202.  
  203.        Some shareware authors may wish to add field(s) describing 
  204.        particular distributor specialization (e.g., bible shareware, 
  205.        graphics images or application packages.)  
  206.  
  207.        I have carefully added a field showing the date the database 
  208.        entry was revised or listed in the database, so if you wish to 
  209.        examine or append the latest updates to the list, sort on the 
  210.        date field and you will locate the latest revisions which need 
  211.        to be added to your list. Most database products will let you 
  212.        append a similar file to an existing file. Thus you may add to 
  213.        your list or simply start over with the newer, larger and 
  214.        revised list from my quarterly update. If an entry has a new 
  215.        phone number, rating or other update, the date field will be 
  216.        changed in my master listing so you can always spot changes by 
  217.        sorting on the date field! 
  218.  
  219.        As a final cost saving note, consider printing your mailing 
  220.        labels on ordinary paper, two or three labels wide, cutting them 
  221.        out with a paper cutter and attaching them to your disk mailers 
  222.        with a glue stick. For small mailings, this isn't terribly 
  223.        tedious and will save you money compared to purchasing gummed 
  224.        labels. 
  225.  
  226.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  227.  
  228.                        ABOUT THE DATABASE RATING SYSTEM 
  229.  
  230.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  231.  
  232.        The rating system for each entry in the database listing is very 
  233.        simple to sort, use and understand in maintaining your direct 
  234.        mail campaign. Each entry receives a rating of A, B or C. A 
  235.        rating of A is PREFERRED status. A rating of B is COMMENDABLE 
  236.        status. A rating of C is ACCEPTABLE status or PENDING FURTHER 
  237.        RESEARCH. Affiliation with a professional group if noted means 
  238.        membership in the ASP (Association of Shareware Professionals 
  239.        (tm) or other trade group as noted. 
  240.  
  241.        Ratings of shareware distributors are based on a variety of 
  242.        factors in approximately the following priority (highest to 
  243.        lowest): evidence of registration volume, evidence of customer 
  244.        volume, volume of direct mail and national magazine advertising, 
  245.        quality and size of catalog, degree of feedback and support to 
  246.        AUTHORS, years in business, professional trade affiliations, 
  247.        telephone support, multiple offices/sales locations, BBS support, 
  248.        promptness of shipments, refund policy, reporting of sales volumes 
  249.        to authors and other criteria. I also consider requests by vendors 
  250.        for extreme discounts on registered packages and overt requests 
  251.        for advertising revenues or other solicitations of money or 
  252.        exclusive distribution rights from authors by a vendor as negative 
  253.        factors. 
  254.  
  255.        In general a high rating may indicate a high volume of customers 
  256.        and thus a more attractive distributor to whom a shareware 
  257.        author might wish to submit software. The rating does not in any 
  258.        way provide an endorsement and as such is is offered only as a 
  259.        SUGGESTION. The purpose of this software package is to serve 
  260.        shareware authors as a primary concern. If a rating does not 
  261.        seem appropriate, contact SMS.
  262.  
  263.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  264.  
  265.                  INVITATION TO DISTRIBUTORS AND COMPUTER CLUBS 
  266.        
  267.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  268.  
  269.        A listing in the main database should ensure you will receive 
  270.        frequent mailings and updates of shareware - a good thing in our 
  271.        relatively young industry. Please submit update information if 
  272.        you move, change telephone numbers or cease business.
  273.  
  274.        Unlisted distributors and clubs are encouraged to submit a 
  275.        catalog or newsletter and detailed letter ON DISK (ASCII format) 
  276.        explaining helpful evaluation factors if they wish to be added 
  277.        to or revised in the database. The reason I would like the 
  278.        detailed letter on disk is that I may more easily insert those 
  279.        comments directly into the remarks field of the database if I 
  280.        determine this is helpful to shareware authors. 
  281.        
  282.  
  283.