home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / reflexex.zip / REFLMA.DOC < prev    next >
Text File  |  1986-06-22  |  4KB  |  132 lines
  1.                           Column Style Mailing Lists
  2.     
  3.     The following was supplied by Borland.  
  4.  
  5.     1.   An example of a blank form.
  6.          
  7.          Name:
  8.          Title:
  9.          Company:
  10.          Address:
  11.          City:
  12.          State:
  13.          Zip:
  14.  
  15.     2.   Run REFLEX2, enter REPORT View. Retrieve your database and create
  16.          a report design to print the information needed for the labels to 
  17.          an ASCII file. Put each of the above field names on a separate 
  18.          Body row as done below:
  19.  
  20.         Body| Name
  21.         Body| Title
  22.         Body| Company
  23.         Body| Address
  24.         Body| City
  25.         Body| St
  26.         Body| Zip
  27.        
  28.         Using the Variable Width, set each of the field names as "Wide as 
  29.         Needed". DELIMIT each of the field names with quotes using the
  30.         Export attribute.
  31.  
  32.     3.  Choose CHANGE PRINTER SETTINGS from the Print/File menu, and set 
  33.         the following parameters:
  34.      
  35.         Output   = Disk file
  36.         Enter a file name
  37.         Top margin  = 0
  38.         Bottom margin  = 0
  39.         Left margin   = 0
  40.         Right margin  = 254
  41.         Print with page breaks = no
  42.  
  43.     4.  Choose PRINT.
  44.         The Report view will create an ASCII text file which will be 
  45.         translated into a new database.
  46. .PAè                   Column Style Mailing Lists Continued...
  47.  
  48.     5.  Quit the Report View and select Translate.
  49.         Create a Translation spec with the following field names in the 
  50.         Reflex field name column:
  51.  
  52.         Name1
  53.         Title1
  54.         Company1
  55.         Address1
  56.         City1
  57.         St1
  58.         Zip1
  59.         Name2
  60.         Title2
  61.         Company2
  62.         Address2
  63.         City2
  64.         St2
  65.         Zip2
  66.  
  67.         This is for two across. Add more for the number of labels across.
  68.  
  69.         Make sure that you save this translation spec.  Make sure that the 
  70.         file name in the TO  FILE cell is DIFFERENT from the original
  71.         database.  This translation spec will create a record that contains 
  72.         two records from the original mail list file.
  73.  
  74.     7.  Select TRANSLATE.  Reflex will translate the file and create a new
  75.         Reflex database.
  76.  
  77.     8.  Run Report and retrieve the newly translated database.  Create a
  78.         Report Design to print the names 2 across( or 3)
  79.  
  80.         REPORT DESIGN
  81.  
  82.         Name1                                   Name2
  83.         Title1                                  Title2
  84.         Company1                                Company2
  85.         Address1                                Address2
  86.         City1                                   City2
  87.         St1                                     St2
  88.         Zip1                                    Zip2
  89. .PAè                   Column Style Mailing Lists Continued...
  90.  
  91.                                 Tricks/ Traps
  92.  
  93.     The original data file must have a number of records that is equally 
  94.     divisible by the number of columns that you want in the final mail list 
  95.     report.  If you want a four column mail list report, your preliminary 
  96.     database must have 4,8,12,16,20,------  number of records.  If it does 
  97.     not have the correct number of records, as many as three records at the 
  98.     end of the preliminary database will be lost when the translation 
  99.     occurs.
  100.  
  101.     You should sort the original database in the order that you want the 
  102.     names to display in the final mail list report, then add empty records 
  103.     to the end of your database until the total number of records in the 
  104.     database is divisible by the number of columns you want in you final 
  105.     report.
  106.  
  107.     I have tried this twice, and it works well.  Be sure to save your 
  108.     translation spec.  It will save time the next time you want to 
  109.     translate a data file.
  110.     Borland responded with this tech support in three days.  Hats off to 
  111.     them.  Courteous on the phone and considerate enough to tell me that it 
  112.     would take too long over the phone to tell me how.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.                               <<<  The End  >>>