home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / reflexex.zip / MAILLIST.RXR < prev    next >
Text File  |  1986-06-21  |  4KB  |  107 lines
  1. .HE     HOW TO CREAT A REFLEX TO CREATE A 3 COLUMN MAILING LIST
  2. The  following  procedure describes how to use the REFLEX  Report
  3. View  and  Translate utility to create column style  mail  lists.  
  4.  
  5.  
  6. 1.   An example of a blank Form:
  7.  
  8.      Name:
  9.      Title:
  10.      Company:
  11.      Address:
  12.      City:
  13.      State:
  14.      Zip:
  15.  
  16. 2    Run REFLEX2,  enter the REPORT View.  Retrieve your database 
  17.      and  create a Report Design to print the information  needed 
  18.      for the labels to an ASCII file. Put each of the above field 
  19.      name on a separate Body Row like below:
  20.  
  21.      Body| Name
  22.      Body| Title
  23.      Body| Company
  24.      Body| Address
  25.      Body| City
  26.      Body| State
  27.      Body| Zip       
  28.  
  29.      Using  the  VARIABLE WIDTH attribute set each of  the  field 
  30.      names  to  be 'Wide As Needed'.   Delimit each of the  field 
  31.      names with Quotes using the EXPORT attribute.
  32.  
  33. 3.   Choose Change Printer Settings from the Print/File menu  and            
  34.      set the following parameters:
  35.  
  36.      Print to Disk = Yes
  37.      Enter a file name
  38.      Top Margin = 0
  39.      Bottom Margin = 0
  40.      Left Margin = 0
  41.      Right Margin = 254
  42.      Print With Page Breaks = No
  43.  
  44. 4.   Choose PRINT.
  45.      The  REPORT  View will create an ASCII text file which  will       
  46.      be translated into a new REFLEX Database.
  47. .PA   è6.   Quit out of the REPORT View and select Translate.
  48.      Create a Translation Spec with the following field names  in 
  49.      the Reflex field name column:
  50.      
  51.           Name1
  52.           Title1
  53.           Company1
  54.           Address1
  55.           City1
  56.           State1
  57.           Zip1
  58.           Name2
  59.           Title2
  60.           Company2
  61.           Address2
  62.           City2
  63.           State2
  64.           Zip2
  65.           Name3
  66.           Title3
  67.           Company3
  68.           Address3
  69.           City3
  70.           State3
  71.           Zip3
  72.      
  73.      Make  sure  that  the  file  name in the  To  File  cell  is
  74.      DIFFERENT   than  your  original  Reflex   database.    This           
  75.      Translate  spec  will  create a record that  contains  three           
  76.      records from the original mail list file. 
  77.  
  78. 7.   Select TRANSLATE.  REFLEX will translate the file and create      
  79.      a new Reflex database.
  80.  
  81. 8.   Run  Report  and  retrieve the  newly  translated  database.
  82.      Create a Report Design to print the names 3 across.
  83.  
  84.      REPORT DESIGN
  85.  
  86.       Name1                Name2                Name3 
  87.       Title1               Title2               Title3 
  88.       Company1             Company2             Company3 
  89.       Address1             Address2             Address3 
  90.       City1                City2                City3 
  91.       State1               State2               State3 
  92.       Zip1                 Zip2                 Zip3 
  93. .PAè                          TRICKS/TRAPS:
  94.  
  95.  
  96. The  original  data  file must have a number of records  that  is 
  97. equally  divisible by the number of columns that you want in  the 
  98. final  mail  list report.   If you want a four column  mail  list 
  99. report then your preliminary database must have  4,8,16,20,24,... 
  100. number  of  records.   If it does not have the correct number  of 
  101. records  as many as three records at the end of  the  preliminary 
  102. database  will be lost when the translation occurs.   You  should 
  103. sort  the original database in the order that you want the  names 
  104. to  display in the final mail list report then add empty  records 
  105. to the end of your database  until the total number of records in 
  106. the  database is divisible by the number of columns you  want  in 
  107. your final report.