home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / npr-2.zip / QSTART.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-05-03  |  12KB  |  219 lines
  1.                               NPR QUICK START
  2.  
  3. The NEWSPAPER ROUTER (NPR) is designed to help the user efficiently build
  4. and maintain a CUSTOMER DATABASE of newspaper delivery customers.  In
  5. addition, it provides the capability to keep track of customer complaints
  6. on a day-to- day basis through the COMPLAINT DATABASE.  Another very
  7. important and useful database is the ROUTER DATABASE which is used for the
  8. purpose of producing route lists in the order the papers are to be
  9. delivered.  The ROUTER DATABASE also lets the user insert helpful
  10. instructions (directions) between the delivery addresses for the purpose of
  11. making the route lists easier to read and follow.  In addition the ROUTER
  12. DATABASE has the ability to accept map records which are used to
  13. automatically place a new customer in the correct route order within the
  14. ROUTER DATABASE.  The last database is the CARRIER DATABASE for keeping
  15. name, address and other carrier related information.
  16.  
  17. The COMPLAINT and ROUTER databases are linked to the main CUSTOMER DATABASE
  18. via the customer's account number, the route number, and the route order
  19. number.  Updating one of these fields in any one of the databases
  20. automatically updates them in the other databases.  The CUSTOMER DATABASE
  21. has control over the Account Number whereas the ROUTER DATABASE has control
  22. over the Route Number and Route Order. And finally, the CARRIER DATABASE is
  23. linked to the other databases by the route number.
  24.  
  25. To begin running the program, assuming you installed it to the C:\NPR
  26. directory, type:
  27.  
  28.      C:      <Enter>  (changes to the C drive)
  29.      CD \NPR <Enter>  (changes to the \NPR directory)
  30.      NPRS    <Enter>  (runs The NEWSPAPER ROUTER with DP logo)
  31. or
  32.      NPR     <Enter>  (runs The NEWSPAPER ROUTER without DP logo)
  33.  
  34. At the first prompt to [Enter to continue . . . ] press <Enter>.  The first
  35. time you run the program a help window called Installation will appear.
  36. When you are done reading it press <Esc> to exit the help system and go on.
  37. After pressing <Esc> a second help window named Program Overview will
  38. appear.  It outlines some of the information discussed in this section.
  39. Press <Esc> when you are done reading it. Next, if you do not have a mouse
  40. installed, a message window will say, "MOUSE NOT INSTALLED".  If so, this
  41. is okay as the program will work fine without a mouse.  Whenever a message
  42. window pops up on the bottom line, of the window you are working in, you
  43. can press any key once to remove it sooner than the 4 seconds it would
  44. normally stay on the screen.
  45.  
  46. The next window will ask you to {Enter PERSONAL password}. The default
  47. password is NPR which you must use until you change it or deactivate
  48. passwords altogether (see PASSWORDS).  Press <Enter> to accept NPR as the
  49. password. Next you will be prompted with {Enter date}.  If the default date
  50. is correct press <Enter> otherwise type in the correct date followed by
  51. <Enter>.
  52.  
  53. [Handle files in Save Mode?  Yes  No] will be the next prompt. Selecting
  54. [Yes] (it is highlighted so simply press <Enter>, or type <Y>) will cause
  55. the program to run a little slower when saving records to the disk but it
  56. will guarantee that little or nothing will be lost if the power were to go
  57. off in the middle of running the program.  You should normally choose this
  58. mode.  If you select [No] (press <N>, or use the arrow key to highlight it
  59. then press <Enter>), disk updates will be faster but you may lose some
  60. recently entered data and you will have to run the reconstruct routine if
  61. the power goes off or your computer locks up somehow.  For small databases
  62. choosing [No] is an acceptable alternative as the reconstruct routine will
  63. not take too long to run.  On large databases it may take one hour or
  64. longer to run, so it is recommended you select [Yes].
  65.  
  66. If you have not installed the demo data files or if you erased the demo
  67. data files, the next prompt will be [Data files do not exist.  Create new
  68. ones?  Yes  No].  Select [Yes] (it is highlighted so simply press <Enter>,
  69. or type <Y>).  If you select [No] (press <N>, or use the arrow key to
  70. highlight it then press <Enter>) the program will abort and you will be
  71. returned to DOS.
  72.  
  73.  
  74. Using the Menus
  75.  
  76. At this point you will be placed on the [Database] menu on the main menu
  77. bar.  Use the <Left> and <Right> arrow keys to move between menus on the
  78. menu bar.  Press <Enter> to select the highlighted menu.  Use the <Up> and
  79. <Down> arrow keys to highlight the desired menu item, and press <Enter> to
  80. select.  As a shortcut, simply press the highlighted letter in the desired
  81. menu item.  To leave the menu (or sub-menu), press <Esc>.
  82.  
  83. Note that the menu functionality is identical to other selection methods
  84. throughout NPR, from simple prompts to Browse Windows--use the arrow keys
  85. to highlight the desired item, and press <Enter> to select; as a shortcut,
  86. press the highlighted letter in the desired item (where applicable).
  87.  
  88.  
  89. Building the Router Database
  90.  
  91. At this point the user should set up the ROUTER DATABASE so that it can
  92. generate new route order numbers when adding new customers to the CUSTOMER
  93. DATABASE.  The necessary steps for this initialization are described below.
  94.  
  95. The user should begin by placing at least two Direction records in the
  96. ROUTER DATABASE for each delivery route that currently exists.  This is
  97. done by the following commands:
  98.  
  99.   1. Select the [Database] menu on the main menu bar.
  100.   2. Select the [Router] menu item.
  101.   3. Select the [Update] menu item.  This will put you in
  102.      the Router Browse Window.
  103.   4. Press <F2>-Add route command to add a
  104.      new direction.  This will bring up the Router Entry
  105.      Window.
  106.   5. Type in the route number (1-998 [do not use 0 or 999])
  107.      in the {Route No} field.
  108.   6. Type 000000 for the {Route Order} number.
  109.   7. Skip over the {Account No} field and place the cursor
  110.      on the {Directions} field.
  111.   8. Type in the two words "FIRST DIRECTION" in the
  112.      {Directions} field, or press <F10> and
  113.      <PgDn><PgDn> and choose the "FIRST DIRECTION" direction
  114.      from the pick list.
  115.   9. Press <CtrlEnter> to save the record.
  116.  
  117. Repeat steps 4 through 9 for each delivery route you will have in the
  118. database.  Then repeat steps 4 through 9 for each route using 999999 in
  119. step 6 instead of 000000 and "LAST DIRECTION" in step 8 instead of "FIRST
  120. DIRECTION".
  121.  
  122. When you are done adding the two directions for each route press the <Esc>
  123. key to quit working on the ROUTER DATABASE. Then press <Esc> two more times
  124. to get back to the main menu bar.  Select the [File] menu, and the
  125. [reConstruct] menu item.  Choose to [Continue with reconstruct] and select
  126. the final [Yes] to continue.  This routine will set up the ROUTER DATABASE
  127. for route order number generation when adding new customers to the CUSTOMER
  128. DATABASE.  To add automatic route order number generation (auto-placement)
  129. see Add Route Order Map Record further on in this manual.
  130.  
  131.  
  132. Building the Customer Database
  133.  
  134. Next the user should begin building the CUSTOMER DATABASE. If there is any
  135. possibility that you can obtain an ASCII customer database file from the
  136. newspaper company's main office read the section entitled Merge Customer
  137. ASCII Database before proceeding.  If you were able to load your customers
  138. from an ASCII database file skip to the section entitled Listing Database
  139. Information.  From the main menu bar select the [Database] menu, the
  140. [cUstomer] sub-menu, and the [Update] menu item.  This will put you in the
  141. Customer Browse Window.  Next press the <F2>-Add customer command.  You
  142. will be prompted to either [Use last] or [Clear fields].  Select [Use last]
  143. to avoid the need to retype in the same {Address}, {City}, {State}, {Zip
  144. Code} and other fields which normally remain unchanged from record to
  145. record.  Use [Clear fields] to blank out all the fields.
  146.  
  147. At this point enter the new customer information as prompted by each data
  148. field in the Customer Entry Window.  Set the {Route No} to 000 and leave
  149. the {Route Order} field blank. When you are finished press <CtrlEnter> to
  150. save the new record or <Esc> to quit without saving the new record.
  151.  
  152. If you pressed <CtrlEnter> then the next prompt will be [Pick route order?
  153. Yes  No].  Selecting [Yes] will bring up the Pick-A-Route Window to the
  154. ROUTER DATABASE.  Selecting [No] will leave the {Route Order} field blank
  155. so that you can later assign it a number from the Router Browse Window. If
  156. you choose [Yes] place the highlight bar on an existing record in the
  157. ROUTER DATABASE Pick-A-Route Window which you want the new record to come
  158. BEFORE (i.e. above or with a lower value) in route order.  The program will
  159. then calculate the {Route No} and {Route Order} number for you and place
  160. them in the corresponding fields in the CUSTOMER DATABASE.  Whenever the
  161. {Route Order} numbers get so close that there is no more room to add a new
  162. one, run the <F8>- More [Renumber current route] routine.  You may also
  163. change the {Route No} and {Route Order} by hand by pressing <Enter>-Mod
  164. (Modify a Route record) while in the Router Browse Window (select
  165. [Database], [Router], then [Update] from the main menu).
  166.  
  167. Complaints are added in the Complaint Entry Window from the Customer Browse
  168. Window by pressing <F9>-Cmpt when the highlight bar is on the customer you
  169. want to add a complaint for.  Complaints are added into the database by
  170. customer {Account No} and the system {Date} of "TODAY" which was entered
  171. when the program was started.  "TODAY" may be changed by pressing <AltD>.
  172. The current value of "TODAY" is displayed in the upper left-hand corner of
  173. the screen.
  174.  
  175. The {Stop Date}, {Start Date}, {Restart Date} and {Change Date} can be
  176. changed in the Customer Entry Window by pressing <Enter>-Mod for Modify
  177. when the highlight bar in the Customer Browse Window is on the customer you
  178. are about to update.  Use the arrow keys or mouse to move to the date field
  179. you are going to change.  Then press <F10> to have the "TODAY" date
  180. inserted or just type in a date by hand.  The {Status} field will
  181. automatically be updated to Active or Inactive according to the date of
  182. "TODAY" and the other dates.  See the section on DATE/STATUS INTERACTION.
  183.  
  184.  
  185. Listing Database Information
  186.  
  187. You may list daily counts of papers, bags and labels by selecting from the
  188. main menu the [Database] menu, the [cUstomer] sub-menu, the [Reports] sub-
  189. menu, and the [cOunts] menu item.  Select [Yes] to continue then either
  190. [Short form], [Day form] or [Long form] followed by the listing date.
  191.  
  192. List all Stops, Starts, Restarts, Changes and Complaints for each route on
  193. a given date (Carrier Mail) by selecting from the main menu the [Database]
  194. menu, the [cUstomer] sub-menu, the [Reports] sub-menu, and the [cHanges]
  195. menu item.  Select [Yes] to continue then [Together] or [Separate] followed
  196. by the listing date.
  197.  
  198. Print a route throw list by selecting from the main menu the [Database]
  199. menu, the [Router] sub-menu, and the [Update] menu item.  Make sure that
  200. the ROUTER DATABASE key is set to |Route Order| - if not or you're not
  201. sure, press the <F5>-Key and pick |Route Order|.  Next place the highlight
  202. bar on the first record you want the listing to start with.  Then press
  203. <F6>-Lst for List. The Low Search Limit Entry Window prompt will show the
  204. {Route No} and {Route Order} for the record you highlighted. Press
  205. <CtrlEnter>.  Now the High Search Limit Entry Window will have the same
  206. {Route No} and 999999 for the {Route Order}.  Pressing <CtrlEnter> again
  207. will select all of the addresses and directions from the Low Search Limit
  208. to the last record with the same route number.  Example:  Low Search Limit
  209. = 001-000000 and High Search Limit = 001-999999.  This will print all of
  210. the active Route 001 addresses and directions without having to know what
  211. the Route Order number is for the last record on Route 001.  You may modify
  212. the Low and High Limits to list any range you desire.  The "9" character is
  213. the highest numeric character for high limit purposes and the 0 character
  214. the lowest. Next you will need to select [Narrow list] followed by [Right
  215. justified] followed by [All types] followed by [Printer].  This will print
  216. a list which can be folded into a 4.25 by 9 inch throw list for your
  217. carriers.  The last page of the listing will show the totals for each kind
  218. of service including totals for bags and labels.
  219.