home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / medlin.zip / PCINV.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-10-02  |  13KB  |  315 lines

  1.  
  2.  
  3.                              PCINV
  4.                           Version 1.0
  5.                  Copyright 1990 by Jerry Medlin
  6.  
  7.  
  8. PROGRAM DESCRIPTION
  9.  
  10.      PCINV is an invoice writing program for small and medium
  11. size businesses which works directly with PC-AR Accounts
  12. Receivable.  The program runs on a IBM PC or compatible
  13. computer, with one disk drive and at least 256k memory.
  14.  
  15.      PCINV is a Shareware program.  You are encouraged to give
  16. copies to anyone who might use it.  If you like the program and
  17. find it useful, please contribute $25 to:
  18.  
  19.                Jerry Medlin
  20.                1461 Sproul Ave.
  21.                Napa, Ca.  94559
  22.  
  23.      To order using Master Card or Visa, call (707) 255-4475.
  24.  
  25.      Your contribution entitles you to a copy of the latest
  26. version of the program and limited telephone assistance, should
  27. you require it.
  28.  
  29.      To run the program, simply type "PCINV".  If you want to
  30. specify a drive and path for your data, add the drive and path
  31. description after the program name.  i.e. type "PCINV B:" to use
  32. the B drive for data files.
  33.  
  34.      A menu is then displayed for operator selection:
  35.  
  36.           Enter or Change Sales Codes
  37.           Enter or Change Customers
  38.           Enter or Change Charges & Payments
  39.           Enter & Print Invoices
  40.           Configure Program
  41.           Save Data and End
  42.  
  43.      Because PCINV works directly with PC-AR accounts
  44. receivable, you should be familiar with PC-AR before attempting
  45. to use PCINV.  PCINV uses the same data files created by PC-AR.
  46. The first three items on the menu are essentially identical to
  47. the first three choices in the PC-AR program.  You may enter or
  48. change customers, sales codes and charges and payments entries
  49. just as you would with PC-AR.  Anything entered using PCINV will
  50. also show up when you run PC-AR, and anything entered using PC-
  51. AR will be available to PCINV.
  52.  
  53.      The fourth menu choice, Enter & Print Invoices, allows you
  54. to enter and print invoices one at a time.  When the invoice is
  55. printed, the details of the invoice are immediately posted to
  56. PC-AR to be included in the next statement.
  57.  
  58.  
  59. ENTER OR CHANGE SALES CODES
  60.  
  61.      An additional field has been added to the sales codes used
  62. by PC-AR to designate each sales code as either taxable or non-
  63. taxable.  Sales tax will be calculated for all taxable items and
  64. the total posted to a sales code for sales tax.  Use this
  65. selection to add to the sales codes entered with PC-AR and to
  66. mark all sales codes as taxable or non-taxable.  Just scroll up
  67. and down through the sales codes and use the * key to mark or
  68. unmark taxable items.
  69.  
  70.      If your sales are subject to sales tax, and you do not
  71. already have a sales code for sales tax, enter one now.  Then,
  72. use the Configure Program selection to enter the same three
  73. digit code into the program.
  74.  
  75.      You may add new sales descriptions, codes and amounts at
  76. any time.
  77.  
  78.  
  79. ENTER OR CHANGE CUSTOMERS
  80.  
  81.      You may enter, change or delete customers exactly as you
  82. would with PC-AR.  In fact, you are working with the same data
  83. file, so any additions, changes or deletions made with PCINV
  84. will immediately be reflected in PC-AR.
  85.  
  86.  
  87. ENTER OR CHANGE CHARGES AND PAYMENTS
  88.  
  89.      This selection is identical to the same selection in the
  90. PC-AR program.
  91.  
  92.      Details of each invoice printed are immediately available
  93. here for editing.
  94.  
  95.  
  96. ENTER & PRINT INVOICES
  97.  
  98.      This selection is the heart of the PCINV program.  It
  99. allows you to enter all of the information for an invoice and
  100. then print that invoice using one of four different print
  101. formats.  The invoice format is determined by the Configure
  102. Program menu.  Only one invoice may be entered at a time.  PCINV
  103. does not allow for batch printing of invoices.
  104.  
  105.      The following information is entered for each invoice:
  106.  
  107.      Customer Code - The 10 digit customer code.  Each customer
  108.      has a unique customer code.  It is preferable to use the
  109.      last name and part of the first name for a customer code,
  110.      although numbers may be used.  Read the PC-AR manual for
  111.      more information on the customer code.
  112.  
  113.  
  114.      Invoice Date - The month, day and year should be entered
  115.      separated by slashes "/" or dashes "-".  ie 3/28/90 for
  116.      March 28th, 1990.  Most of the time, just press <Enter> and
  117.      the computer's "system date" will be entered for the first
  118.      invoice or the prior invoice date for all subsequent
  119.      invoices.
  120.  
  121.      Due Date - The due date is also entered as a month, day and
  122.      year separated by slashes or dashes.  Pressing <Enter>
  123.      enters a date one month after the due date for the first
  124.      invoice or the prior due date for all subsequent invoices.
  125.  
  126.      Invoice Number - You may enter numbers or alphabetic
  127.      characters.  Pressing the plus key adds one to the previous
  128.      invoice number.  If you use invoices with pre-printed
  129.      invoice numbers, be sure the number entered is the same as
  130.      the next blank invoice in the printer.
  131.  
  132.      Next, the invoice details are entered.  You may enter
  133. either 14 or 50 lines for each invoice depending on which form
  134. you have chosen using the Configure Program selection.
  135.  
  136.      Reference Number - The 8 characters or numbers you enter
  137.      here will be printed under the "Reference #" column on the
  138.      invoice.  You may enter P.O. numbers, additional
  139.      descriptive information or leave it blank.
  140.  
  141.      Sales Code - Enter one of the sales codes.  Each time you
  142.      enter and additional number of the three digit sales code,
  143.      all of the possible matches are shown at the bottom of the
  144.      screen.
  145.  
  146.      Description - The description may be up to 42 characters
  147.      long.  If you enter the @ symbol anywhere in the
  148.      description, the number immediately following the @ symbol
  149.      will be multiplied by the first number in the description
  150.      and automatically entered as the amount for this line.  So,
  151.      if you enter a description of:
  152.  
  153.      125  No. 201101 Left Handed Widget Adjusters @ $1.22 each
  154.  
  155.      the amount will be entered as $152.50.
  156.  
  157.      If you need more than 42 characters, enter additional
  158.      lines.
  159.  
  160.      Pressing <Enter> for the description will enter the
  161.      description entered with the sales code.
  162.  
  163.      Amount - Enter the amount, calculator style.  If you
  164.      included a price and quantity in the description, the
  165.      amount will be automatically calculated and entered.
  166.  
  167.      For each line, sales tax will be calculated, entered at the
  168. bottom of the screen and added to the invoice total.  Sales tax
  169. is only calculated for those sales codes marked as taxable using
  170. the Enter or Change Sales Codes selection of PCINV.  When you
  171. have entered all of the individual lines for the invoice, press
  172. escape at the Reference Number prompt and you will be presented
  173. with the following choices:
  174.  
  175. <> Scroll up     <Ins> Insert     <C> Change
  176. <> Scroll down   <Del> Delete     <+> Resume adding
  177. <Home> Goto Top   <S> Sort Items   <P> Print Invoice
  178. <End> Goto Bottom       <Esc> Return to Menu
  179.  
  180.      Press P to print the invoice.  The other keys allow you to
  181. scroll up and down through the invoice detail and to change and
  182. sort the items.  The <> Scroll up key will also allow you to
  183. scroll up to the invoice heading information and change the
  184. Customer Code, Invoice Date, Due Date and Invoice Number.  Press
  185. Escape to return to the main menu.
  186.  
  187.      When the invoice has printed to your satisfaction, press
  188. the plus key <+> to enter another invoice or press escape to
  189. return to the main menu.
  190.  
  191.      If, for some reason, the invoice does not print correctly,
  192. realign your printer and press <P> again.  You may print the
  193. invoice as often as you like, and it will only be posted to PC-
  194. AR one time.
  195.  
  196.      If you wish to cancel an invoice, use the delete <Del> key
  197. to delete all of the lines for that invoice and then press plus
  198. <+> to reenter or <Esc> to return to the main menu.
  199.  
  200.      If it becomes necessary to void an invoice that is no
  201. longer displayed on the Enter and Print Invoices screen, you
  202. must go to the Enter or Change Charges and Payments selection
  203. and delete all of the entries for the voided invoice.
  204.  
  205.  
  206. OBTAINING FORMS
  207.      
  208.      Using the configure program options described below you may
  209. print invoices on one of two preprinted forms available from New
  210. England Business Services (NEBS).  The short invoice form,
  211. number 9296, is seven inches long and can print up to 14 lines
  212. of information plus the tax and total.  The long form, 9292, is
  213. eleven inches long and can include up to 50 lines plus the tax
  214. and total.  Both forms are 7.5 inches wide.  The forms can be
  215. ordered pre printed with your company name and address, by
  216. calling NEBS at 800-338-3810.  The mail code number is 03897.
  217.  
  218.      In addition, you may use the configure program to make the
  219. program print invoices on plain paper.  The paper could be
  220. either 7 inches or 11 inches long, but 11 inches is the obvious
  221. choice -- I have yet to find a source for paper stock perforated
  222. at 7 inches.
  223.  
  224.  
  225. CONFIGURE PROGRAM
  226.  
  227.      Use this selection to configure the PCINV program.  Any
  228. changes are saved immediately and remain in effect even after
  229. terminating the program.  Use the up and down arrows to move the
  230. pointer, and then press <C> to change an item.  You are allowed
  231. to change the following information:
  232.  
  233.      Display Colors - If you have a color adapter and monitor,
  234.      you can change the colors for screen borders, program
  235.      prompts, data, and background.  Allowable colors are from 0
  236.      to 15 (except for background color which can only be from 0
  237.      to 7).  The display is instantly updated as you enter the
  238.      new colors.
  239.  
  240.      Laser Printer? - You may also change the way PCINV starts a
  241.      new page.  Usually, PCINV starts a new page by counting
  242.      lines, until the page total equals 66 lines.  If you enter
  243.      a "Y" for the laser printer question, PCINV starts a new
  244.      page by issuing a form feed command.  This also works on
  245.      most other printers, but requires you to set the top of
  246.      form, before you start printing.
  247.  
  248.      Plain Paper Invoice - If you change this to a "Y", invoices
  249.      can be printed on plain paper.  The program will print the
  250.      required headings and horizontal lines and will print the
  251.      word "INVOICE" at the top of the page.  A "N" answer prints
  252.      the invoice information only on pre printed forms.  The
  253.      forms can be either 7 inches or 11 inches long as
  254.      determined by the Long or Short Invoice Form selection.
  255.  
  256.      Long or Short Invoice Form - Choose L for a full page
  257.      invoice with up to 50 lines of detail.  Choosing S, limits
  258.      the invoice to 14 lines of detail on a 7 inch long invoice.
  259.      The forms available are discussed in the previous section.
  260.  
  261.      Sales Tax Rate (Percent) - Enter the sales tax rate for
  262.      your business as a percentage.  If your sales tax
  263.      multiplier is .0625, then enter 6.25 as the sales tax rate.
  264.      This number will be multiplied by the amount for each
  265.      taxable sales code to obtain the sales tax total for the
  266.      invoice.
  267.  
  268.      Sales Tax Sales Code -  Sales tax for each invoice will be
  269.      posted to this three digit sales code.  This should
  270.      correspond with the sales code entered under Enter and
  271.      Change Sales Codes for Sales Tax.
  272.  
  273.      Disk Drive and Path - Enter a drive and path designation
  274.      for PCINV data.  If you want the program to read data from
  275.      the B drive, enter B:.
  276.      
  277.      Invoice Heading - If your company name and address is not
  278.      pre printed on the invoice forms, you may enter up to 5
  279.      lines for a invoice heading.  This name and address would
  280.      normally be the same as the statement heading you entered
  281.      into the PC-AR program using ARCONFIG.
  282.  
  283.      Customer Heading  - The program normally prints "Sold to:"
  284.      immediately before the customer's name and address on the
  285.      invoice.  You may change this to any other heading that
  286.      might be more appropriate to your business.  To change it
  287.      to a blank, press the space bar and then press enter.
  288.  
  289.  
  290.      When you have finished making your changes, press the
  291. escape key to exit this selection.  The new information will be
  292. saved.
  293.  
  294. HELPFUL HINTS
  295.  
  296.      The escape key is always used to go back to the previous
  297. operation.  From anywhere in the program, if you continue to
  298. press the escape key, you will eventually return to the main
  299. menu.
  300.  
  301.      Each customer must have a unique customer code for posting.
  302. If you use numbers, the program won't object, if the numbers are
  303. all the same length.  Customer number 1 should be entered as
  304. 00001, for instance.  But, you should at least try the method
  305. suggested earlier in the manual.  Use a customer code made up of
  306. the customers last name plus as much of the first name as the 10
  307. character limit allows.  Jane Smith would then have a code of
  308. SMITHJANE (Notice there are no spaces).  This method allows
  309. rapid posting of invoices, without looking up customer numbers.
  310. The searching method allows you to quickly examine the codes for
  311. all of the Smiths, by typing SMITH when asked for a code.
  312.  
  313.      PCINV is written in Turbo Pascal.  The source code is
  314. available for $95.
  315.