home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / medlin.zip / PC-GL.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-10-02  |  33KB  |  721 lines

  1.  
  2.  
  3.                               PC-GL
  4.                           Version 3.5
  5.                   Copyright 1989, Jerry Medlin
  6.  
  7.  
  8. PROGRAM DESCRIPTION
  9.  
  10.      PC-GL is a double entry accounting program which allows a
  11. small to medium size business to rapidly and accurately produce
  12. financial reports.  The program runs on a IBM PC or compatible
  13. computer with at least one disk drive, and requires at least
  14. 256k memory.
  15.  
  16.      PC-GL is a Shareware program.  You are encouraged to give
  17. copies to anyone who might use it.  If you use the program,
  18. please send $35 to:
  19.  
  20.               Jerry Medlin
  21.               1461 Sproul Avenue
  22.               Napa, Ca.  94559
  23.  
  24.      To order using Master Card or Visa, call (707) 255-4475.
  25.  
  26.      Your contribution entitles you to a copy of the latest
  27. version of the program and limited telephone assistance should
  28. you require it.  You also receive a program which allows you to
  29. customize some features of PC-GL.  A complete description of
  30. this customizing program is contained at the end of the manual.
  31.  
  32.      To run the program, simply type "PC-GL".  If you want to
  33. specify a drive designation and path for your data, add the
  34. drive and path description after the program name.  i.e. type
  35. "PC-GL B:" to use the B drive for data files.  If you are going
  36. to use the standard chart of accounts, be sure the file PC-
  37. GL.COA is on the specified drive and subdirectory.
  38.  
  39.      Each time you run the program, a menu is displayed for
  40. operator selection:
  41.  
  42.               Enter or Change Chart of Accounts
  43.               Enter or Change Transactions
  44.               Print Chart of Accounts Listing
  45.               Print Transaction Listing
  46.               Print General Ledger
  47.               Print Income Statement
  48.               Print Balance Sheet
  49.               Print Account Summary Report
  50.               Year End Update
  51.               End of Processing
  52.  
  53.      Make a selection by using the up or down arrows to
  54. highlight the desired function, then press <Enter>.
  55.  
  56.      PC-GL allows a maximum of 800 items in the chart of
  57. accounts and 6000 transactions per accounting period.  With 256k
  58. of memory, the number of transactions is reduced to about 500
  59. per accounting period.  The number of additional transactions
  60. you can enter is printed at the bottom of the menu screen.  This
  61. number is limited by either disk space or memory available, and
  62. is subject to an absolute maximum of 6000 transactions.
  63.  
  64.      When inputting information, the plus <+> key has the same
  65. effect as the return or enter key.  The minus <-> key enters a
  66. negative number.  This makes using the numeric key pad even
  67. easier.
  68.  
  69.  
  70. THE PROCESSING CYCLE
  71.  
  72.      Usually accounting is done on a monthly cycle, but the PC-
  73. GL program allows you to use any length of accounting period.
  74. Checks and journal entries for the accounting period are entered
  75. using the second menu selection (Enter or Change Transactions).
  76. Debits are entered as positive <+> numbers and credits are
  77. entered as negative <-> numbers.
  78.  
  79.      When the transactions have been entered and checked you may
  80. begin printing reports.  Reports may be printed in any order and
  81. as often as desired.  Reports may be printed to the screen first
  82. to check their accuracy.  Should you discover a posting error
  83. after examining the reports, correct the error and rerun the
  84. reports.
  85.  
  86.      The only report that must be printed to the printer each
  87. period is the General Ledger Report.  If the General Ledger
  88. Report has not been printed to the printer (not just the
  89. screen), you are not allowed to end an accounting period and
  90. start another.  The General Ledger Report shows the opening
  91. balance for each account, all of the transactions posted to the
  92. account for the accounting period, followed by the closing
  93. balance for each account.  Once you start a new accounting
  94. period, the printed General Ledger Report is your only audit
  95. trail.  Starting a new accounting period without printing the
  96. general ledger would leave no trace of how an account arrived at
  97. its present balance.  Since organizations like the IRS want to
  98. know how you arrived at those numbers on your tax return, the
  99. General Ledger Report is required.  If it hasn't been printed
  100. the program never asks "Do you want to start a new accounting
  101. period?".
  102.  
  103.      To start a new accounting period, you must answer "Y" to
  104. the question "Do you want to start a new accounting period?".
  105. The question is asked immediately upon running PC-GL, if you
  106. printed the General Ledger Report during your last processing
  107. session.  If you answer with a "N", the latest transactions are
  108. loaded and you may add additional entries - continuing on with
  109. the old period.  If you answer "Y", the current period balances
  110. will be set to zero and the transactions for the previous period
  111. are saved for later review.  You may then begin entering
  112. transactions for the new period.
  113.  
  114.  
  115. DOUBLE ENTRY ACCOUNTING
  116.  
  117.      Double entry accounting requires the total of all debit <+>
  118. entries to be the same as the total of all credit <-> entries.
  119. It does not mean there must be a credit for every debit, only
  120. that all of the entries must add up to zero.  Each accounting
  121. period consist of a series of balanced entries with equal pluses
  122. and minuses.
  123.  
  124.      All of the checks written during a month are posted to the
  125. various expense accounts as debit <+> amounts.  Then the total
  126. of all of those checks is then posted to the CASH IN BANK
  127. account as a single credit <-> amount.  The net of all the
  128. transactions posted is therefore zero, making a balanced series
  129. of entries.  All income amounts are entered as credit <->
  130. amounts and a corresponding debit <+> entry is made to the Cash
  131. in Bank account or to Accounts Receivable.  The PC-GL program
  132. helps you when posting transactions, by displaying the balance
  133. of all transactions posted at the upper right of the screen.
  134. When all of the transactions for the accounting period have been
  135. posted, the balance displayed should be zero.
  136.  
  137.      If you are unfamiliar with double entry accounting, it is
  138. beyond the scope of this manual to completely cover the subject.
  139. However, all is not lost.  The PC-GL system can also be used as
  140. a simple single entry system.  Just enter all your expenses and
  141. income to the proper account, and run the system normally.
  142. Expenses are entered as positive <+> amounts and (this is
  143. important!) income amounts are entered as negative <-> amounts.
  144. To enter a negative amount, first enter the number then press
  145. the minus<-> sign.
  146.  
  147.  
  148. SETTING UP THE CHART OF ACCOUNTS
  149.  
  150.      A standard chart of accounts is provided with the program.
  151. Although any sequential numbering scheme will work with the
  152. general ledger program, the one provided is in common usage by
  153. accountants.  To use the standard chart of accounts, simply run
  154. the program with the file PC-GL.COA on the data disk drive.
  155.  
  156.      The chart of accounts can be added to at any time during
  157. the processing period.  All chart of accounts setup and
  158. modification is done using the <Enter or Change Chart of
  159. Accounts> selection on the menu.  This section allows you to add
  160. new COA items, delete or change existing ones, or examine the
  161. COA by scrolling up and down the screen.  All commands are
  162. listed at the bottom of the screen and are selected by a single
  163. keystroke.  Upon entering this section, you may immediately
  164. begin adding items to the chart of accounts or, by pressing the
  165. Escape key, you may go to the command mode and insert, delete or
  166. change items in the chart of accounts.
  167.  
  168.      You will not be allowed to delete an account with a balance
  169. or change balance amounts.  Changing amounts is done by posting
  170. transactions to the account.  This way you have that all
  171. important audit trail.  Upon exiting the chart of accounts
  172. section, the chart of accounts is automatically sorted in
  173. account number order.
  174.  
  175.      The following information is contained in each chart of
  176. accounts:
  177.  
  178.      1)   ACCOUNT NUMBER - A three digit number between 000 and
  179.      999 which will be used for posting transactions.
  180.  
  181.      2)   ACCOUNT CODE - A two digit number which determines
  182.      how, and on which reports, the item will be printed.  (See
  183.      the section on COA coding for details.)
  184.  
  185.      3)   PRIOR YEAR % - This number will be printed on the
  186.      income statement and is for informational purposes only.
  187.      If no prior year % is desired just press enter for this
  188.      entry and none will be printed on the income statement.
  189.      The prior year % is updated automatically at the end of the
  190.      year, by the Year End Update procedure.
  191.  
  192.      4)   ACCOUNT DESCRIPTION - Up to 27 characters are allowed
  193.      for the account description.
  194.  
  195.      5)   CURRENT AMOUNT - This is the balance of all
  196.      transactions entered to this account for the current
  197.      accounting period.  If an asterisk <*> is entered during
  198.      setup, this chart of accounts entry will be treated as a
  199.      title account on reports.  Title accounts are used to
  200.      provide headings and totals on reports.  Transactions
  201.      cannot be posted to a title account.  Press any other key
  202.      during setup to enter a zero beginning balance for current
  203.      and year to date.
  204.  
  205.      6)   YTD AMOUNT - This is the balance of all transactions
  206.      entered to this account for the current year.  Opening
  207.      account balances cannot be entered when the chart of
  208.      accounts is set up.  They must be posted as transactions.
  209.  
  210.      Remember to look at the bottom of the screen, when in
  211. doubt.  Your options are printed there.
  212.  
  213.  
  214.      The first item in the chart of accounts should contain the
  215. name to be printed on all reports.  If you are using the
  216. standard chart of accounts, change the description of the first
  217. account from STANDARD CHART OF ACCOUNTS to the name you want
  218. printed on your financial statements.
  219.  
  220.      Once the chart of accounts has been setup, you won't use
  221. this section, except to occasionally add new items to the chart
  222. of accounts or delete unwanted accounts with zero balances.
  223.  
  224.  
  225. ENTERING TRANSACTIONS
  226.  
  227.      All checks and journal entries for the accounting period
  228. are entered using the <Enter or Change Transactions> selection
  229. of the menu.  This selection also allows you to examine entries
  230. by scrolling up and down the screen and to insert, delete or
  231. change entries.  You may also obtain a total for a particular
  232. account and you can search all of the transactions for any
  233. string of characters.  All commands are listed at the bottom of
  234. the screen.
  235.  
  236.      Each transaction contains the following information:
  237.  
  238.      1)   DESCRIPTION - Allows up to 21 characters to describe
  239.      the entry.  Pressing <Enter> or <+> causes the previous
  240.      entry to be repeated.  To enter a blank description, press
  241.      the space bar, then <Enter>.
  242.  
  243.      2)   CHECK NO. - A five digit check or reference number.
  244.      Numbers or letters may be used. Pressing <Enter> causes the
  245.      previous number to be repeated.  Pressing <+> enters a
  246.      number equal to the previous number plus one.  (This is
  247.      useful when entering a series of checks with sequential
  248.      check numbers.)
  249.  
  250.      3)   DATE - The date must be entered in MODA form.  i.e.
  251.      0108, for January  eighth.  Pressing <Enter> or <+> repeats
  252.      the previous date.  Any day of the month higher than 80
  253.      causes the transactions to be posted to the year to date
  254.      balance only.  (In other words, a transaction with a date
  255.      of 0185 does not affect current balances when posted, only
  256.      year to date balances.)
  257.  
  258.      4)   ACCOUNT NUMBER - Enter a three digit account number.
  259.      With each digit entered, the possible matching account
  260.      numbers and descriptions will be displayed at the bottom of
  261.      the screen.  Just Pressing <Enter> at the beginning, will
  262.      enter the previous account number.  Pressing <Enter> after
  263.      entering the first digit will enter the first account
  264.      number displayed at the bottom of the screen.  If you
  265.      attempt to enter an account number not in the chart of
  266.      accounts, the computer will beep.
  267.      
  268.      5)   AMOUNT - Enter the amount calculator style without
  269.      using the  decimal point.  Debit entries are entered as
  270.      positive numbers and credit entries are entered as negative
  271.      numbers.  To enter a negative number, enter the number in
  272.      the regular manner followed by the minus <-> sign, instead
  273.      of the enter or plus <+> sign.
  274.  
  275.      If you press the <Enter> key without entering an amount, an
  276.      amount is entered equal to the net of all of the
  277.      transactions for the period, but with the opposite sign.
  278.      In other words, a balancing entry is created.  If the net
  279.      of all of the transactions so far is +1234.56 and you press
  280.      the <Enter> key without entering an amount, 1234.56- is
  281.      entered.  This feature is especially useful for those users
  282.      who want to enter a debit for each credit.
  283.  
  284.      You may pop up a calulator at any time by pressing the F10
  285.      key.  To insert the calculated result in for the amount,
  286.      press <Enter> twice.
  287.  
  288.  
  289.      The net amount of the current check, and the net of all the
  290. transactions posted for the period are constantly displayed at
  291. the upper right of the screen.  The check balance is useful when
  292. posting a single check to multiple accounts.  For double entry
  293. accounting, the net amount of all transactions should be zero
  294. when you finish with posting for the period.
  295.  
  296.      When using the <C> Change selection to change a chart of
  297. account item or a transaction, you don't have to reenter each
  298. field.  Press the enter key, to skip to the next field.
  299.  
  300.      The <T> Total selection for transaction entries is useful
  301. for checking balances.  It can, for instance, be used to add up
  302. all the purchases, so you can make an ending inventory
  303. calculation based on a desired cost of sales.
  304.  
  305.      If you are using the PC-AP Accounts Payable program and
  306. have ended a PC-AP accounting period, you will have an
  307. additional menu item available at the bottom of the screen.  <R>
  308. Read PC-AP Transactions allows you to read all of the checks
  309. written by PC-AP into the PC-GL program.  Transactions from PC-
  310. AP are not posted to PC-GL until you select <R> Read PC-AP
  311. Transactions.
  312.  
  313.  
  314. PRINTING REPORTS
  315.  
  316.      To print any of the available reports, select the report
  317. from the main menu.  First, you are asked to input a report date
  318. to be printed on the report.  Alphabetic and numeric dates are
  319. acceptable. i.e. January 31, 1987.  Pressing enter enters the
  320. system date for the report date.  After a date is entered, you
  321. can choose printing to the printer, the screen or to a file.
  322.  
  323.      If you choose to print to a file, you are prompted for a
  324. file name.  The program prints the report to this file exactly
  325. as it would have been printed to the printer.  These files are
  326. regular ASCII files, and are read by most word processors.
  327. Specifying a file name of LPT2: allows you to print to a second
  328. printer.  You may optionally leave off the report headings, when
  329. you print to a file, so that the data can be easily imported
  330. into a spread sheet or data base.
  331.  
  332.  
  333. ACCOUNT SUMMARY REPORT
  334.  
  335.      Each time you start a new accounting period by answering
  336. "Y" to the question "Do you want to start a new accounting
  337. period?" at the beginning of the program, the transactions for
  338. the prior period are saved.  Eventually, up to 12 accounting
  339. periods (months) are saved.  The most recent transactions are in
  340. a file named GL1.TRN, and the oldest transactions are in a file
  341. named GL12.TRN.  The account summary report allows you to print
  342. a summary of transactions for a single account.  You can also
  343. sort the transactions, before they are printed by description,
  344. date, check number or account number.  You will be asked for an
  345. account number and the number of months to go back.  Inputting
  346. zero for the number of months will look at only the current
  347. period.  If you enter ALL for the account number, you may also
  348. print a General Ledger Report going back up to 12 months.
  349.  
  350.      This is  a useful report to print at the end of the year so
  351. that you can review the year's activity with one General Ledger
  352. Report instead of having to look at 12 individual reports.
  353.  
  354.  
  355. YEAR END CLOSEOUT
  356.  
  357.      At the beginning of a new accounting year, all profit and
  358. loss account balances are set to zero, using this selection.  In
  359. addition, the prior year percentages are updated to reflect the
  360. year just ended.  The program asks for the account number of
  361. your capital account, then the profit or loss for the year just
  362. ended is posted to that account.  If you are using the Standard
  363. Chart of Accounts, the capital account is account number 465.
  364. This section should be used only once a year, and cannot be done
  365. unless the General Ledger has been printed.
  366.  
  367.  
  368. END OF PROCESSING
  369.  
  370.      When processing is completed, you must exit the program
  371. using this selection.  You are asked if you want to end
  372. processing.  A yes "Y" answer saves the chart of accounts, and
  373. all of the current transactions.  Any answer other than "Y"
  374. returns you to the main menu.
  375.  
  376.  
  377. CHART OF ACCOUNTS CODING
  378.  
  379.      If you use the standard chart of accounts or a modified
  380. version of the standard chart of accounts, it is not necessary
  381. to be familiar with chart of account coding.  Just delete the
  382. unwanted chart of account items. This information is provided
  383. for those who want to use their own chart of accounts, or
  384. produce special reports.
  385.  
  386.      The first number of the two digit code is a number from 1
  387. to 9 which determines the account type.
  388.  
  389.               1.  ASSETS
  390.               2.  LIABILITIES
  391.               3.  INCOME (OR SALES)
  392.               4.  COST OF SALES
  393.               5.  GROSS PROFIT
  394.               6.  OPERATING EXPENSES
  395.               7.  OTHER INCOME
  396.               8.  OTHER EXPENSES
  397.               9.  NET PROFIT
  398.  
  399.      The GROSS PROFIT (#5) and PROFIT OR LOSS (#9) are generally
  400. used only once in each chart of accounts, for totaling purposes.
  401. The COST OF SALES (#4), GROSS PROFIT (#5), OTHER INCOME (#7) and
  402. OTHER EXPENSES (#8) can be omitted, if your applications don't
  403. require those categories.
  404.  
  405.      When printing the income statement, the sign for the
  406. balances of accounts with odd numbered account codes is
  407. reversed.  So, income amounts (#3) which normally have a credit
  408. balance and are carried as minus numbers in the general ledger
  409. are printed on the income statement as positive numbers.
  410.  
  411.      The second number of the two digit code determines the
  412. totaling level for an account on the income statement and
  413. balance sheet.  The total level is used to determine what totals
  414. and subtotals appear on reports.  Each higher total level totals
  415. all previous lower account numbers.  The best way to understand
  416. how the totaling level works is to experiment.  Change the
  417. number and reprint the report to see how it looks.  Chart of
  418. account coding can be changed at any time without causing
  419. problems.
  420.  
  421. Total Level:
  422.  
  423. 0    The balance and description will print only on the general
  424.      ledger report.  When printing the balance sheet or income
  425.      statement, the balance (if any) is totaled and printed into
  426.      the next higher number.  i.e. The total for a series of 0
  427.      coded accounts prints into the next account numbered 1 or
  428.      higher.
  429.  
  430. 1    Used for most accounts.  On the balance sheet the account
  431.      balance is printed in the first column.
  432.      
  433. 2    Prints total of all previous 0 and 1 accounts.  Prints in
  434.      the middle column of the balance sheet.
  435.  
  436. 3    Prints total of all previous 0, 1, and 2 accounts.  Prints
  437.      in the right hand column of the balance sheet.
  438.  
  439. 4    Used for subtotal accounts such as TOTAL ASSETS, OPERATING
  440.      PROFIT etc.
  441.  
  442. 5    Used for the NET PROFIT account on both the balance sheet
  443.      and income statement.  If the balance sheet does not
  444.      contain a level 5 account, the balance sheet will not
  445.      balance.
  446.  
  447.      For complex income statements, an additional total level
  448. (6) is available.
  449.  
  450.      The second digit is also used to control paging, spacing
  451. and underlining.  Any number higher than 1 will be preceded by a
  452. blank line.  A 9 in the second digit causes the printer to start
  453. a new page.  The use of a 9 to start a new page should be
  454. restricted to title accounts.
  455.  
  456.      Accounts used only for totaling the balances of previous
  457. accounts or for printing titles on a statement are title
  458. accounts.  A title account is created by entering an asterisk in
  459. the current balance column of an account.  You cannot post any
  460. transactions to a title account.  Most accounts with a totaling
  461. level higher than 1 are title accounts.
  462.  
  463.      You can print an extra blank line on the income statement
  464. or balance sheet by entering a title account with a blank
  465. description.
  466.  
  467.      Underlining on the income statement and balance sheet is
  468. accomplished by entering an account, with a non-numerical
  469. character in the second digit of the two digit code. (Non-
  470. numerical means something other than 0 through 9.)  The
  471. character will be used to print a line under the last number
  472. printed on the income statement or balance sheet.  So, an
  473. account code ending with a dash <-> prints a single underline
  474. and an account code ending with the equal sign <=> prints a
  475. double underline.  The account's only purpose is to print the
  476. underline.  The account should be a title account, and it's
  477. description will be ignored.
  478.  
  479.  
  480. USING OTHER PROGRAMS FROM JERRY MEDLIN
  481.  
  482.      There are three other programs available from Jerry Medlin:
  483.      PC-AR - a balance forward Accounts receivable program.
  484.      PC-PR - a payroll writing program.
  485.      PC-AP - an accounts payable and check writing program.
  486.      PCINV - an invoice writing program.
  487.      
  488.      The only program which integrates directly with PC-GL is
  489. the accounts payable program: PC-AP.  You must have PC-GL in
  490. order to use the accounts payable program.  All of the checks or
  491. invoices entered in PC-AP are automatically posted to PC-GL.
  492.  
  493.      PC-AR and PC-PR are "stand alone" programs and do not
  494. automatically post to PC-GL.  (To do so would require all of the
  495. payroll checks and all of the sales entries to be added to the
  496. transactions in PC-GL.)  You must post the totals from the
  497. accounts receivable program and the payroll program with a short
  498. series of journal entries each month, which usually takes no
  499. more than a few minutes each month.  This provides greater
  500. control and flexibility to the whole accounting process.
  501.  
  502.      The details of the journal entries from PC-PR and PC-AR to
  503. PC-GL depend on your particular situation, but might look
  504. something like this:
  505.  
  506.                          Check               Account     Check
  507. Description              Number      Date    Number      Amount
  508. >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
  509. Cash Received on Acct    GJN01       0131     103      22345.67
  510. January Sales            GJN01       0131     511      22345.67-
  511. January Gross Pay        GJN01       0131     708       2045.43
  512. January Fed W/H          GJN01       0131     331        190.00-
  513. January FICA             GJN01       0131     332        146.26-
  514. January SDI W/H          GJN01       0131     333         24.53-
  515. January State W/H        GJN01       0131     334         14.70-
  516. January Net Pr           GJN01       0131     103       1669.94-
  517.  
  518.  
  519.      The first two entries are from the accounts receivable
  520. program and the last 6 entries are from the payroll program.
  521. The entries would vary depending on cash or accrual basis and,
  522. of course, the amounts and accounts involved.
  523.  
  524.  
  525. PRIOR PERIOD CORRECTIONS
  526.  
  527.      You cannot change prior period transactions with PC-GL,
  528. even though prior period transactions are saved on the disk in a
  529. series of files.  Changing prior period transactions creates a
  530. number of accounting problems related to the audit trail, and is
  531. simply not possible.  If you find an error in the previous
  532. period and you have not yet started a new accounting period, you
  533. can answer "N" to the new accounting period question at the
  534. beginning of the program and rerun the period.  If the error is
  535. from an earlier period, you must make the correction to the
  536. current period.
  537.  
  538.      You can enter the correction without affecting current
  539. period balances, by using a day of the month higher than 80.  A
  540. date such as 0187, for instance, would tell the program to enter
  541. the transaction only in the year to date column, and not post as
  542. a current transactions.
  543.  
  544.  
  545. HANDLING BEGINNING AND ENDING INVENTORY
  546.  
  547.      If your application doesn't require the beginning and
  548. ending inventory to show on the income statement, you can skip
  549. this section.  It discusses a commonly used, but somewhat
  550. confusing, technique to properly display beginning and ending
  551. inventory on a computerized income statement.
  552.  
  553.      Any transaction with a date containing a day of the month
  554. higher than 80 is posted as a year to date transaction only.  It
  555. does not affect the current period balance.  This is moderately
  556. useful for making adjustments to the year to date balances, but
  557. it's principal value lies in making the beginning and ending
  558. inventory work properly on the income statement.
  559.  
  560.      If we assume the inventory at the beginning April was
  561. $25000.00, and the inventory at the end of April was $29000.00;
  562. the following series of entries are required:
  563.  
  564. Description          Ref #       Date      Acct #       Amount
  565. >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
  566.  
  567. Inventory           GJN04        0430       151        29000.00
  568. Inventory           GJN04        0430       151        25000.00-
  569. Beginning Inv.      GJN04        0430       610        25000.00
  570. Ending Inv.         GJN04        0430       696        29000.00-
  571. Ending Inv.         GJN04        0484       696        25000.00
  572. Beginning Inv.      GJN04        0484       610        25000.00-
  573.  
  574.      Notice the last two entries are year-to-date entries,
  575. because the day of the month is higher than 80.  If the
  576. beginning and ending inventory accounts start at zero (as would
  577. be the case at the beginning of the year), the last two year-to-
  578. date entries are omitted.
  579.  
  580.  
  581. USING THE CONFIGURATION PROGRAM
  582.  
  583.      The configuration program (GLCONFIG.EXE) is provided to all
  584. registered users.  It allows you to change certain features of
  585. PC-GL.  The GLCONFIG.EXE program and the main program (PC-
  586. GL.EXE) should both be on the same disk drive and sub directory,
  587. when you configure your copy of PC-GL.  Run the program by
  588. typing GLCONFIG at the Dos prompt.  The previous configuration
  589. of PC-GL will be displayed.  Use the up and down arrows to move
  590. the pointer and then press <C> to change an item.  The following
  591. information may then be changed:
  592.  
  593.      Display Colors - If you have a color adapter and monitor,
  594.      you can change the colors for screen borders, program
  595.      prompts, data, and background.  Allowable colors are from 0
  596.      to 15 (except for background color which can only be from 0
  597.      to 7).
  598.  
  599.      Laser Printer? - You can also change the way PC-GL starts a
  600.      new page.  Usually, PC-GL starts a new page by counting
  601.      lines until the page total equals 66 lines.  If you enter a
  602.      "Y" for the laser printer question, PC-GL starts a new page
  603.      by issuing a form feed command.  This also works on most
  604.      other printers, but requires you to set the top of form
  605.      before you start printing.
  606.  
  607.      Zero Balances on Statements? - If you don't want accounts
  608.      with zero balances to print on the income statement or
  609.      balance sheet, change this to a "N".
  610.  
  611.      Months to Save - The program normally saves the past 12
  612.      months of transactions so that they can be reviewed with
  613.      the Account Summary selection.  You can change this time
  614.      period to any number from 1 to 30.  A smaller number
  615.      requires less disk space, and speeds the new period
  616.      processing by a few seconds.
  617.  
  618.      Disk Drive and Path - Enter a drive and path designation
  619.      for PC-GL data.  If you want the program to read data from
  620.      the B drive, enter B:.
  621.  
  622.      Income Statement Heading - You can change the default
  623.      heading printed on the income statement report.  You will
  624.      probably need to start with some blank spaces to line up
  625.      the heading correctly.  Sometimes trial and error is the
  626.      best way.
  627.  
  628.      Balance Sheet Heading -  You can also change the balance
  629.      sheet headings.
  630.  
  631.      Income Statement and Balance Sheet Footers - A "footer" is
  632.      a short comment inserted at the end of a report.  An
  633.      example of a footer would be a statement like "Prepared
  634.      without benefit of audit", or any other meaningless comment
  635.      your attorney tells you to put on your financial
  636.      statements.
  637.  
  638.      When you have finished making your changes, press the
  639. escape key to exit the program.  You will then be asked if you
  640. want to save the changes.  If you answer with a Y, PC-GL is
  641. changed, until you run the configuration program again.
  642.  
  643.  
  644. DATA FILES
  645.  
  646.      Data files are created automatically by PC-GL.  If you wish
  647. to back up data files only, copy these files to another disk
  648. using the DOS copy or BACKUP command.
  649.  
  650. PC-GL.COA      Chart of account listing with balances.
  651. PC-GL.TRN      Current period transactions.
  652. GL1.TRN, GL2.TRN, GL3.TRN etc contain the previous period
  653. transactions.  GL1.TRN is the most recent.
  654.  
  655.  
  656. HELPFUL HINTS
  657.  
  658.      You may pop up a four function calculator at any time by
  659. pressing the F10 key.  Use the + and - keys to add and subtract,
  660. and the * and / keys along with the = key to multiply and
  661. divide.
  662.  
  663.      Opening balances are entered as transactions, using the
  664. Enter or Change Transactions selection.  If you enter the
  665. opening balances using a day of the month higher than 80 (for
  666. example 0189), the opening balances do not affect the current
  667. period totals.
  668.  
  669.      It is helpful to remember that PC-GL uses data loaded into
  670. random access memory.  New data is not saved to the disk until
  671. you end processing, or select the <S> Save option from the Enter
  672. or Change Transactions section of the program.  This also means
  673. if you make a mistake on the opening question (Do you want to
  674. start a new accounting period?), you can boot the computer and
  675. start over:  your previous data is still on the disk.
  676.  
  677.      If you do not get the question "Do you want to start a new
  678. accounting period?" when starting PC-GL, it is because you
  679. didn't print the General Ledger report to the printer.  Changing
  680. even a single transaction convinces PC-GL you have not printed
  681. the General Ledger report, and prevents the new period question
  682. from appearing.
  683.  
  684.      The first 12 times you start a new accounting period, more
  685. disk space is required for historical files.  If you have a
  686. large business and you are using floppy disks for data storage,
  687. you could run out of disk space.  Reduce the number of periods
  688. saved using the GLCONFIG program.
  689.  
  690.      You can use the Account Summary Report each January to help
  691. in summarizing payments for 1099 forms.  The 1099 is the form
  692. the government wants every year which reports payments to
  693. individuals of over $600.
  694.  
  695.      The "Zero Balances" selection in the chart of account
  696. command mode sets ALL chart of account balances to zero and
  697. deletes any transactions entered for the period.  There are only
  698. two reasons to ever use this command:
  699.  
  700. 1)  When you first start using PC-GL you might want to practice
  701. a few times before you really get started.  Use "Zero Balances"
  702. to get a fresh start.  If you have run a number of test months,
  703. and wish to delete all of the Account Summary data: exit to the
  704. disk operating system and type:  ERASE GL*.TRN.
  705.  
  706. 2)  If you want to use an existing chart of accounts setup on a
  707. new application, you could zero the existing balances after
  708. copying the chart of accounts file PC-GL.COA to the disk for the
  709. new business.
  710.  
  711.      This version of PC-GL is completely compatible with all
  712. other versions of PC-GL except for the method of saving and
  713. recalling old transaction files.  If you have been using a
  714. version number lower than 3.0 (version 2.9 or lower), you need
  715. to convert the historical data if you want to use it with this
  716. program.  Contact us for instructions on how to convert the old
  717. data.
  718.  
  719.      PC-GL is written in Turbo Pascal.  The source code is
  720. available for $95.
  721.