home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / medlin.zip / PC-AR.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-10-19  |  26KB  |  610 lines

  1.  
  2.  
  3.                              PC-AR
  4.                           Version 4.0
  5.                  Copyright 1989 by Jerry Medlin
  6.  
  7.  
  8. PROGRAM DESCRIPTION
  9.  
  10.      PC-AR is an accounts receivable and sales analysis program
  11. for small and medium size businesses.  The program runs on a IBM
  12. PC or compatible computer, with one disk drive and at least 256k
  13. memory.
  14.  
  15.      PC-AR is a Shareware program.  You are encouraged to give
  16. copies to anyone who might use it.  If you like the program and
  17. find it useful, please contribute $35 to:
  18.  
  19.                Jerry Medlin
  20.                1461 Sproul Ave.
  21.                Napa, Ca.  94559
  22.  
  23.      To order using Master Card or Visa, call (707) 255-4475.
  24.  
  25.      Your contribution entitles you to a copy of the latest
  26. version of the program and limited telephone assistance, should
  27. you require it.  You also receive a program which allows you to
  28. customize some features of PC-AR.  A complete description of the
  29. customizing program is contained at the end of this manual.
  30.  
  31.      When inputting information, the plus <+> key has the same
  32. effect as the return or enter key.  Numerical information is
  33. entered "calculator style".  The decimal point is placed
  34. automatically.  The minus <-> key enters a negative number.
  35. This makes using the numeric key pad even easier.
  36.  
  37.      To run the program, simply type "PC-AR".  If you want to
  38. specify a drive and path for your data, add the drive and path
  39. description after the program name.  i.e. type "PC-AR B:" to use
  40. the B drive for data files.
  41.  
  42.      A menu is then displayed for operator selection:
  43.  
  44.           Enter or Change Sales Codes
  45.           Enter or Change Customers
  46.           Enter or Change Charges & Payments
  47.           Print Mailing Labels
  48.           Print Charges & Payments Listing
  49.           Print Accounts Receivable Ledger
  50.           Print Statements
  51.           Print Sales Summary
  52.           Print Customer Activity Report
  53.           Start a New Month
  54.           Print Customer Listing
  55.           Save Data and End
  56.  
  57.      PC-AR is fast because it works with data in random access
  58. memory, but the capacity is limited by available memory.
  59. Available memory is shared by the data.  With more customers on
  60. file, fewer charges and payments can be entered and vice-versa.
  61. PC-AR allows a maximum of 2000 customers and 4000 charges and
  62. payments per month with, 512k of memory.  With 256k, the
  63. capacity is reduced to about 200 customers and 200 charges and
  64. payments.
  65.  
  66.      Each time the menu is displayed, the number of charges and
  67. payments that can be added is printed at the bottom of the
  68. screen.  The number may be limited by either disk space or
  69. memory available, and is subject to a maximum of 4000.  The
  70. number of customers that can be added can be obtained by
  71. dividing the number by 6.
  72.  
  73.      Since a power interruption results in loosing all the data
  74. currently entered into the program, you should occasionally save
  75. your data back to the disk.  This is done by selecting End
  76. Processing from the menu.  The current data is saved to the
  77. disk, then you are asked "Do you want to end ?".  Answer with an
  78. "N" and you may resume processing.
  79.  
  80.  
  81. THE PROCESSING CYCLE
  82.  
  83.      Accounting is done on a monthly cycle.  At the end of each
  84. month, all charges are added to the customer's balance, and all
  85. payments are deducted from the customer's balance.  The new
  86. balances are used as the starting balances for the next month.
  87.  
  88.      Each time the program is run, all customer data is loaded
  89. into memory.  Also, any charges or payments entered for the
  90. period are loaded into memory.  You may also have the program
  91. automatically enter a fixed billing amount and late charges for
  92. each customer.  When all of the charges and payments for the
  93. current month have been entered, begin printing reports.
  94. Reports may be printed in any order, and as often as desired.
  95. If you discover an error in any of the reports, you may correct
  96. the problem and reprint the report.  At any time, you can stop
  97. processing by choosing the End Processing selection from the
  98. menu.
  99.  
  100.      The last step in processing is to apply the charges and
  101. payments to customer balances.  This is done by choosing the
  102. Start a New Month selection on the menu.   This selection does
  103. three things:
  104.  
  105. 1) Ages the customer balances.  All current due amounts become
  106.    30 day due, all 30 day balances become 60 day, etc.
  107.  
  108. 2) Deducts the payments from the customers balance due, starting
  109.    with  90 day and proceeding to current due.
  110.  
  111. 3) Adds the charges to the current balance.  You may then
  112.    proceed with the next month.
  113.  
  114.  
  115. ENTER OR CHANGE SALES CODES
  116.  
  117.      In addition to being an accounts receivable program, PC-AR
  118. is also a sales analysis program.  Each charge or payment is
  119. posted to a sales code.  The Enter or Change Sales Descriptions
  120. selection allows you to enter up to 200 of these sales codes and
  121. their corresponding descriptions.  The sales description is also
  122. printed on the various reports, including the statement.
  123.  
  124.      Enter a three character sales code (alphabetic or numeric
  125. characters are allowed), and up to 21 characters for a
  126. description.  If you enter a dollar value for each sales code,
  127. the value is entered automatically each time you enter the sales
  128. code.  For most applications, the amount should be zero.
  129.  
  130.      You may add new sales descriptions, codes and amounts at
  131. any time, but don't change or delete sales codes once charges or
  132. payments have been entered.  Wait until the charges and payments
  133. have been applied to customer accounts, and you are ready to
  134. start a new month, before deleting or changing sales codes.
  135.  
  136.      At least one of the sales codes, and it's corresponding
  137. description should be for payments on account.  Payments
  138. received from customers should then be posted to this code, as a
  139. negative amount, using the minus <-> key instead of the enter
  140. key.
  141.  
  142.      If you plan to charge late charges or interest, you should
  143. enter a sales code for this purpose.
  144.  
  145.  
  146. ENTER OR CHANGE CUSTOMERS
  147.  
  148.      Customer information is entered and changed using this
  149.      selection from the menu.  Enter the following information
  150.      for each customer:
  151.  
  152.      Customer name - Two lines of 31 characters each are
  153.      available.
  154.  
  155.      Customer Code - This is a ten character code used to sort
  156.      customers, and also to post charges and payments to the
  157.      customers account.  In most cases, you want to enter the
  158.      customers last name, followed by as much of the first name
  159.      as will fit in the remaining characters.  For instance, if
  160.      the customer's name is Jerry Medlin, the customer code
  161.      would be MEDLINJERR.  Notice all capital letters are used.
  162.      If you enter lower case letters, they are changed to upper
  163.      case automatically.  Also, notice no spaces are included.
  164.      The program will prevent you from entering a previously
  165.      used customer code.
  166.  
  167.      Street Address - Up to 31 characters for the street
  168.      address.
  169.  
  170.      City State & Zip - Up to 31 characters for the city, state
  171.      and zip code.
  172.  
  173.      Telephone - Up to 12 characters for the telephone number
  174.      and assorted dashes.
  175.  
  176.      Late Charge % - Enter the desired late charge for this
  177.      customer as a percentage.  If you are on a monthly cycle
  178.      and you wish to charge an 18% annual rate for balances
  179.      overdue, you would enter 1.5 (18 divided by 12 months.).
  180.      If you don't want to charge late fees to this customer,
  181.      press <Enter> to enter a zero.
  182.  
  183.      Auto Bill Amount - Dollar amounts entered here may be
  184.      posted to a customers account automatically each month.
  185.  
  186.      Balances Due - You may enter the current balance, the 30
  187.      day balance due, the 60 day balance due, and the 90 day
  188.      balance due.  For new customers with no opening balances,
  189.      press <Enter> to enter zero.
  190.  
  191.      Pressing the Escape key during entry takes you back to the
  192. previous field.  Pressing the Escape key at the first name entry
  193. takes you to the command mode.  The command mode allows you to
  194. scroll up and down through the customer names, delete customers,
  195. change customer information and do a quick check on the balances
  196. due for all customers.  Pressing the Escape key from command
  197. mode takes you back to the menu.
  198.  
  199.      The acceptable commands at any point are printed at the
  200. bottom of the screen.
  201.  
  202.  
  203. ENTER OR CHANGE CHARGES AND PAYMENTS
  204.  
  205.      This selection allows you to enter charges and payments for
  206. the current month.  Charge amounts are entered as positive
  207. numbers using the plus <+> or enter key and payments are entered
  208. as negative numbers using the minus <-> key (enter the number,
  209. then press the minus key).
  210.  
  211.      Before any charges and payments can be posted, you must
  212. have at least one sales description entered, so you have a sales
  213. code to post to.  The following information is entered for each
  214. charge or payment:
  215.  
  216.      Customer Code - The 10 character code for each customer is
  217.      used to post a charge or payment.  Pressing <Enter> at the
  218.      beginning enters the previous customer code.  As you enter
  219.      a customer code, all of the possible matching customer
  220.      codes are displayed at the bottom.  You need enter only as
  221.      much of the customer code as necessary to distinguish it
  222.      from any other code.  With each additional character
  223.      entered, the list shrinks.  Pressing return at any time,
  224.      accepts the customer code at the top of the list.  The
  225.      customers name is then printed at the bottom of the screen
  226.      so you can be sure you are posting to the correct customer
  227.      account.
  228.  
  229.      Date - Enter the date of the charge or payment as in MODA
  230.      form.  The date of June fourth is entered 0604, with no
  231.      dash or slash.
  232.  
  233.      Invoice number - Up to 12 characters for the invoice
  234.      number.  Alphabetic characters are allowed.  Pressing the
  235.      plus <+> key adds one to the previous invoice number, and
  236.      clears the invoice total shown at the top of the screen.
  237.      Pressing <Enter> gives you the same invoice number as the
  238.      previous line, and does not change the invoice total.
  239.  
  240.      Sales Code - Enter one of the sales codes.  Sales codes and
  241.      their corresponding descriptions should be setup using the
  242.      Enter or Change Sales Descriptions selection of the menu.
  243.      The possible sales codes and descriptions will be displayed
  244.      at the bottom of the screen as you enter the number.
  245.      Pressing <Enter> at the beginning, defaults to the sales
  246.      code for the previous entry.
  247.  
  248.      Amount - Enter the amount of the charge or payment.
  249.      Payments should be entered as a negative number.  A
  250.      negative number is entered by using the minus (-) key
  251.      instead of the Enter key after the number is typed in.
  252.  
  253.      Pressing the <Enter> key on any entry except the amount,
  254. defaults to the previous value.  This allows you to make
  255. multiple entries for an invoice with the same customer, date and
  256. invoice number.  Pressing the plus <+> key for the invoice
  257. number increments the previous number by one.
  258.  
  259.      Two numbers are printed at the top right of the screen.
  260. The bottom number of the two numbers is the net total of all the
  261. entries entered this month.  Use this number to check your input
  262. data.  The top number is the total for the current invoice.
  263. This total is reset to zero each time you enter a new invoice
  264. number, and should be checked against the invoice total.
  265.  
  266.       Pressing the Escape key during entry takes you back to the
  267. previous field.  Pressing the Escape key at the first entry
  268. position takes you to the command mode.  The command mode allows
  269. you to scroll up and down through the entries, delete entries
  270. and change entries.
  271.  
  272.      From the command mode, you may press the <A> Auto Bill key
  273. to automatically post the amount entered for each customer, as
  274. an auto bill amount.  You are asked to enter a date and invoice
  275. number for the automatic postings.  If you enter an amount other
  276. than zero, an invoice is created for EVERY customer for that
  277. amount.
  278.  
  279.      Pressing the <L> Late Charges key allows you to enter the
  280. late charges for all customers.
  281.      
  282.      Pressing the Escape key from command mode takes you back to
  283. the menu.  All the available commands are printed at the bottom
  284. of the screen, and are chosen by a single keystroke.
  285.  
  286.  
  287. ENTERING LATE CHARGES
  288.      
  289.      PC-AR will calculate and enter late charges for customers
  290. who have not paid their previous month's balance due.  Before
  291. printing reports, select the <L> Late Charges selection from
  292. ENTER OR CHANGE CHARGES AND PAYMENTS.  The late charge
  293. percentage entered for each customer is multiplied by the unpaid
  294. balance carried over from last month, and entered as a
  295. transaction to the sales code of your choice.  If you enter an
  296. amount, that amount is used as a minimum late charge.
  297.  
  298.  
  299. PRINTING REPORTS
  300.  
  301.      The first time you choose a printed report from the menu,
  302. you are asked to enter a report date.  This date is used on all
  303. reports.  If you want to change the report date, end processing
  304. and start over; otherwise the same report date is used on all
  305. reports printed during a posting session.
  306.  
  307.      On some reports, before you start printing, you are asked
  308. to enter beginning and ending customer code.  Press the <Enter>
  309. key to start at the first customer.  Press <Enter> again to
  310. print to the last customer.  This feature allows you to print
  311. partial reports, and is handy when your printer eats the 598th
  312. of 600 statements.
  313.  
  314.      When printing more than 20 statements or mailing labels,
  315. you are asked if you want to sort the customers by zip code.  If
  316. you answer Y (yes), the statements or mailing labels are printed
  317. in zip code order.  This allows you to take advantage of the
  318. cheaper bulk mailing rates.
  319.  
  320.      Next, you are asked to choose if you want to print the
  321. report to the printer <Enter>, to the screen <S> or to a file
  322. <F>.  If you choose to print to a file, you are asked for a file
  323. name.  The report is then saved as an ASCII file.  These files
  324. are not readable by PC-AR, but can be viewed and changed with a
  325. text editor; and used by other programs that can read ASCII
  326. files.  The report is printed to a file exactly as it is printed
  327. to a printer.  If you use LPT2 for a file name, the report is
  328. printed to your second line printer.
  329.  
  330.  
  331. PRINT MAILING LABELS
  332.  
  333.      As long as you have all this customer information on your
  334. computer, you might as well use it to print mailing labels.  You
  335. can print labels for all the customers, or only one customer,
  336. and you can sort them by zip code, if you wish.  Labels are
  337. printed on standard peel off labels, with one inch spacing
  338. between labels.  To align the printer, use the selection process
  339. to print a single label.
  340.  
  341.  
  342. PRINT CHARGES & PAYMENTS LISTING
  343.  
  344.      To provide an adequate audit trail, this report must be
  345. printed and retained, before closing out the month.  It lists
  346. all the charges and payments entered for the month, and the
  347. total of charges and payments.
  348.  
  349.      You are asked to enter a starting and ending invoice date.
  350. Pressing the <Enter> key twice defaults to the first and last
  351. date, and all invoices for the period is printed.  You can use
  352. this date feature to print only the invoices entered for a
  353. single day, or a group of days.
  354.  
  355.  
  356. PRINT ACCOUNTS RECEIVABLE LEDGER
  357.  
  358.      This report prints each customer's opening balance, all
  359. charges and payments for that customer, any late charges added
  360. and the closing balance.  Customers with no activity and no
  361. opening or closing balances are skipped.  The report should be
  362. printed and retained at the end of each month.  Since PC-AR is a
  363. "balance forward" accounts receivable program, the Accounts
  364. Receivable Ledger is your best source of information, several
  365. months from now, on how a customers balance got that way.
  366.  
  367.  
  368. PRINT STATEMENTS
  369.  
  370. Customer statements are printed on a common statement form from
  371. New England Business Services (NEBS).  The form can be ordered
  372. pre printed, with your company name and address, by calling NEBS
  373. at 800-388-3810.  The form number is 9060, and the mail code
  374. number is 95111.
  375.  
  376.      If you don't want to use forms preprinted with your name
  377. and return address, you may have the program print your name and
  378. address on blank forms.  To do this requires the program
  379. ARCONFIG which is available to all registered users of PC-AR.
  380. The ARCONFIG program allows you to enter your company name and
  381. address, which will print on plain statement forms or on plain 8
  382. 1/2 by 11 paper.
  383.  
  384.       To test statement alignment, use the start print feature
  385. to print a single statement, then adjust the alignment
  386. accordingly.
  387.  
  388.  
  389. PRINT SALES SUMMARY
  390.  
  391.      This is a listing of all charges and payments by sales
  392. category, followed by a one page listing of total sales by
  393. category.  If you choose, you can omit the detailed listing, but
  394. you should print it at the end of the month for audit trail
  395. purposes.
  396.  
  397.      You are asked to enter a starting and ending invoice date.
  398. Pressing the <Enter> key twice defaults to the first and last
  399. dates used, and all invoices for the period are printed.  You
  400. can use this date feature to print a daily summary of sales.  By
  401. assigning separate sales codes for paid by check, paid by cash
  402. and paid by credit card, you can even print a list of checks and
  403. to go with your bank deposit for the day.
  404.  
  405.  
  406. PRINT CUSTOMER ACTIVITY REPORT
  407.  
  408.       The Customer Activity Report summarizes all the
  409. transactions posted to a customers account for the past 6
  410. months.  It looks at current transactions and the transaction
  411. files on your disk named AR1.INV, AR2.INV, AR3.INV, AR4.INV,
  412. AR5.INV and AR6.INV.  It then prints all the transactions made
  413. to the selected customer code.
  414.  
  415.  
  416. START A NEW MONTH
  417.  
  418.       When you have printed all the reports you need and all is
  419. in order, you can start the next month.  Important - Do not
  420. start a new month until all reports, including monthly
  421. statements, have been printed!
  422.  
  423.  
  424.      All charges, payments and late charges are applied to
  425. customer balances. The customers balances are updated to agree
  426. with the balances shown on the statements, and the Accounts
  427. Receivable Ledger.  The charges and payments are saved, so later
  428. you may review all the transactions posted to an account for the
  429. past six months using the Print Customer Activity Report
  430. selection of the menu.
  431.  
  432.  
  433. PRINT CUSTOMER LISTING
  434.  
  435.      This report is a printout of all customer information on
  436. file including aging information.  The balances shown do not
  437. reflect any charges or payments made since the last month ended.
  438. Only the Start a New Month selection actually changes customer
  439. balances.
  440.  
  441.      You may choose to omit customer addresses, and to omit
  442. customers with no activity, when you print this report.
  443.  
  444.  
  445. EXPORT CUSTOMER DATA
  446.  
  447.      This selection creates a file on the logged drive and
  448. subdirectory called PC-AR.PRN, which can be read by programs
  449. like Lotus 123 and Reflex.  Text data in the customer file is
  450. surrounded by quotation marks.  You can then read the data into
  451. Lotus 123 by using the /File/Import/Numbers command.  Be sure no
  452. names or addresses in your customer file contain quotation
  453. marks, before trying to export customer data.
  454.  
  455.  
  456. SAVE DATA AND END
  457.  
  458.      When processing is completed, exit the program using this
  459. selection.   Do not end processing by turning off the computer,
  460. because you lose any data entered since the last save operation.
  461. If you  want to save the current data to the disk without
  462. ending, you may answer "N" to the question "Do you want to end
  463. processing?", and you are returned to the menu.
  464.  
  465.  
  466. USING THE CONFIGURATION PROGRAM
  467.  
  468.      The configuration program (ARCONFIG.EXE) is provided free
  469. to all registered users.  It allows you to change certain
  470. features of PC-AR.  The ARCONFIG.EXE program and the main
  471. program (PC-AR.EXE) should both be on the same disk drive when
  472. you configure your copy of PC-AR.  Run the program by typing
  473. ARCONFIG at the Dos prompt.  Use the up and down arrows to move
  474. the pointer, and then press <C> to change an item.  You are
  475. allowed to change the following information:
  476.  
  477.      Display Colors - If you have a color adapter and monitor,
  478.      you can change the colors for screen borders, program
  479.      prompts, data, and background.  Allowable colors are from 0
  480.      to 15 (except for background color which can only be from 0
  481.      to 7).  The display is instantly updated as you enter the
  482.      new colors.
  483.  
  484.      Laser Printer? - You may also change the way PC-AR starts a
  485.      new page.  Usually, PC-AR starts a new page by counting
  486.      lines, until the page total equals 66 lines.  If you enter
  487.      a "Y" for the laser printer question, PC-AR starts a new
  488.      page by issuing a form feed command.  This works on most
  489.      other printers too, but requires you to set the top of
  490.      form, before you start printing.
  491.  
  492.      Disk Drive and Path - Enter a drive and path designation
  493.      for PC-AR data.  If you want the program to read data from
  494.      the B drive, enter B:.
  495.  
  496.      Months to Save - The PC-AR program saves charges and
  497.      payments on your data disk for later review with the
  498.      Customer Activity Report.   Normally, the paid invoices for
  499.      the previous six months are saved.  You may modify this
  500.      number to be anywhere from zero to 16 months.  Remember,
  501.      the more month's data you save, the more room you need on
  502.      the data disk, and the more time it takes to review a
  503.      vendor's activity.
  504.  
  505.      Plain Paper Statement - If you change this to a "Y",
  506.      statements can be printed on plain 8 1/2 x 11 paper.  A "N"
  507.      answer prints on pre printed 6 1/2 x 7 forms.  The default
  508.      setting is "N".
  509.  
  510.      Statement Heading - If your company name and address is not
  511.      pre printed on the statement forms, you may enter up to 5
  512.      lines for a statement heading.
  513.  
  514.      Statement Footer Message - You can enter a message to be
  515.      printed at the bottom of the statement form.  This is a
  516.      good place to enter your payment terms, or a short
  517.      advertising message.
  518.  
  519.      Print Ageing on Statements - Changing this from Y to N
  520.      prevents the 30, 60, 90 day aging information from being
  521.      printed on the statements.
  522.  
  523.      Invoice Details on Statements - Changing this from a Y to a
  524.      N causes only the totals for each invoice to be printed on
  525.      the statements.  This allows you to have a detailed
  526.      breakdown of sales on the sales summary, but prints only
  527.      invoice totals on the statements.  All adjacent entries
  528.      with the same invoice number are totaled on the statement
  529.      with "INVOICE #" for a description.  For this option to
  530.      work properly, multiple entries with the same invoice
  531.      number, must be together in the charges and payments
  532.      listing.  It is a good idea to sort by Invoice number
  533.      before printing the statements.
  534.  
  535.      When you have finished making your changes, press the
  536. escape key to exit the program.  You will be asked if you want
  537. to save the changes.  If you answer with a Y, both the
  538. configuration program and PC-GL are changed until you run the
  539. configuration program again.
  540.  
  541.  
  542. DATA FILES
  543.  
  544.      Data files are created automatically by PC-AR.  If you wish
  545. to back up data files only, copy these files to another disk
  546. using the DOS copy or BACKUP command.
  547.  
  548. PC-AR.CUS      Customer data file with balances.
  549. PC-AR.INV      Current period payments and charges.
  550. PC-AR.DES      Sales codes and descriptions.
  551. AR1.INV, AR2.INV, AR3.INV, etc. contain the previous period
  552. payments and charges.  AR1.INV is the most recent.
  553.  
  554.  
  555. HELPFUL HINTS
  556.  
  557.      The escape key is always used to go back to the previous
  558. operation.  From anywhere in the program, if you continue to
  559. press the escape key, you will eventually return to the main
  560. menu.
  561.  
  562.      When printing reports, you may pause the printing by
  563. pressing any key.  To resume printing, press any key again.  To
  564. quit printing, press the escape key after pausing.
  565.  
  566.      Each customer must have a unique customer code for posting.
  567. If you use numbers, the program won't object, if the numbers are
  568. all the same length.  Customer number 1 should be entered as
  569. 00001, for instance.  But, you should at least try the method
  570. suggested earlier in the manual.  Use a customer code made up of
  571. the customers last name plus as much of the first name as the 10
  572. character limit allows.  Jane Smith would then have a code of
  573. SMITHJANE (Notice there are no spaces).  This method allows
  574. rapid posting of invoices, without looking up customer numbers.
  575. The searching method allows you to quickly examine the codes for
  576. all of the Smiths, by typing SMITH when asked for a code.
  577.  
  578.      The first 6 times you start a new month, more disk space is
  579. required for historical files.  If you have a large business and
  580. you are using floppy disks for data storage, you could run out
  581. of disk space.
  582.  
  583.  
  584. CONVERTING DATA FROM EARLIER VERSIONS
  585.  
  586.      If you have been using version 3.7 or higher, no conversion
  587. is necessary.
  588.  
  589.      If you are changing from a version of PC-AR beginning with
  590. 2 (a very old version) you need to convert your customer data.
  591. A program called CONVERT.COM is available for this purpose and
  592. is free to all registered users.  Run the program and follow the
  593. directions on the screen.
  594.  
  595.      If you have been using a version prior to 3.7, you must
  596. rename your earlier charges and payments files for use with this
  597. program.  Contact us to receive CONVERT.COM or for instructions
  598. on how to rename your earlier data files.
  599.  
  600.      Starting with Version 3.9, late charges are handled the
  601. same as any other charge or payment.  You must enter a sales
  602. code to receive the late charges and, each month, you must
  603. choose the <L> Late Charges option to calculate and enter late
  604. charges.  This method requires only a few seconds per month to
  605. enter the late charges, and provides increased flexibility and
  606. improved audit trail.
  607.  
  608.      PC-AR is written in Turbo Pascal.  The source code is
  609. available for $95.
  610.