home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / jobapp.zip / LOADDATA.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-07-29  |  6KB  |  111 lines
  1.          The purpose of load data is to merge already existing data into 
  2.     the DataBase without re-entry. Converting data is a low technical 
  3.     chore that sooner or latter you must face doing if you are at all 
  4.     serious at computing so why not start now. First you must make a 
  5.     printout of the file in question knowing what the file looks line is 
  6.     vital to the successful operation of this program
  7.          The program is as user friendly and as universal as possible, 
  8.     upon entering the loaddata program. (if the run from the dos prompt 
  9.     the datapath must be the default) which may be done either by menu 
  10.     from JOBAPPS or from the dos prompt.
  11.          It first asks what drive, path, file.ext you wish to upload. If 
  12.     you omit the drive and path the program looks in the default path. if 
  13.     the program cannot find the file the program declares a 'FILE' error 
  14.     and aborts (more can be found about errors in appendix A of 
  15.     JOBAPPS.DOC
  16.          Next it asks what device to send to print parsed and converted 
  17.     records, (including record number and week designated for extraction) 
  18.     although any legal filename may be typed it is looking for a printer, 
  19.     NUL may be used it you do not want a printout, and a blank reassigns 
  20.     to LST default the first parallel port
  21.          Then it wants an extraction code Local, Distant, Contractor, and 
  22.     Employment agent this code determines the frequency that 
  23.     reapplications occur. Last before getting down to business It requests 
  24.     a Notes string that will be saved as a comment in all the new records
  25.     
  26.                               NOW DOWN TO BUSINESS
  27.     
  28.          You will be presented with a short but incredibly powerful menu. 
  29.     the first selection is line by line that means the data elements are 
  30.     each on different lines such as the following example
  31.     
  32.     Personnel
  33.     Company
  34.     Address
  35.     City, State Zip
  36.     greetings
  37.     Sherlock Holmes
  38.     British detective consulting
  39.     221 B. Baker St.
  40.     London, England
  41.     Dective Holmes
  42.                                        OR
  43.     Personnel
  44.     Company
  45.     Address
  46.     City, State Zip
  47.     *
  48.     Sherlock Holmes
  49.     British detective consulting
  50.     221 B. Baker St.
  51.     London, England
  52.     *
  53.          If your Text looks Like the above Choose 1. {the first example 
  54.     uses a line count as the delimiter the second uses an asterisk. Now 
  55.       LOADDATA.DOC                                                  PAGE 2
  56.  
  57.     you are poised with a new set of questions the first is what line does 
  58.     personnel occur In the above example It occurs in the first line you 
  59.     would then enter one, use the actual line personnel occurs in your 
  60.     case. Then the rest of the fields of the address, when the field is 
  61.     not present to enter 0 this is true on any field.
  62.          The last question asks for a field count if your text is like the 
  63.     first example the addresses are every four lines you would enter 4 but 
  64.     if your text has a delimiter, in the second example an asterisk you 
  65.     would enter 0. When the program will ask what is the delimiting char. 
  66.          Now wait for the dos prompt to return and all should be good.
  67.     
  68.          The Second selection is delimited this means all the fields occur 
  69.     on one line but are separated by a special character such as the 
  70.     following example:
  71.     
  72.     Personnel\Company\Address\City, State Zip\greetings
  73.     Sherlock Holmes\British detective consulting\221 B. Baker St.\London E 
  74.     ngland\Dective Holmes
  75.     
  76.          If your text falls into this category then enter 2 the first 
  77.     question after is what is the delimiting character in the example it 
  78.     is a back slash (in your case it may be something else). Next is a set 
  79.     of address questions similar to line by line (ABOVE) except they refer 
  80.     to fields instead of lines.
  81.          Since the end of the line is the only possible record delimiter. 
  82.     no further questions are necessary, Simply wait for the dos prompt.
  83.     
  84.          The third selection refers to data that is presented in a table 
  85.     format such as the following:
  86.     
  87.     ----+----1----+----2----+----3----+----4----+----5----+----6----+----7
  88.     Personnel       Company              Address            City, State Zi
  89.     p
  90.     Sherlock Holmes Detective Consulting 221 B. Baker St.   London, Englan
  91.     d
  92.     James Hooker    HookreSoft Sysop     W8753 State Rd. 54 Shiocton WI 54
  93.     170
  94.                                        OR
  95.     
  96.     ----+----1----+----2----+----3----+----4----+----5----+----6----+----7
  97.     Personnel       Company              Address            City, State Zi
  98.     p   Sherlock Holmes Detective Consulting 221 B. Baker St.   London, En
  99.     gland   James Hooker    HookreSoft Sysop     W8753 State Rd. 54 Shioct
  100.     on WI 54170
  101.     
  102.          Personnel occurs at 1 for a length of 16 to be entered as: 1,16. 
  103.     Company occurs at 17 for a length of 21 to be entered as: 17,21. 
  104.     Address as 38,18 and so on this as you can see according to the sample 
  105.     for you will have to get a ruler and do some character counting on 
  106.     your own listing.
  107.          After the program is done asking questions about the locations of 
  108.     the fields it will ask if the records are Variable, such as the first 
  109.     example, or Fixed such as the second example if it is fixed it will 
  110.     then want to know what the record size is, in the example it is 74
  111.