home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / i&mp300.zip / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-08-31  |  80KB  |  2,239 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.                   Inventory Control / Preventive Maintenance
  10.  
  11.                                       For
  12.  
  13.                     Water/Wastewater Treatment Facilities
  14.  
  15.  
  16.                                Operations Manual
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.                          TrailBlazer Software Systems
  26.                          1115 B Millersville Ave
  27.                          Howards Grove, WI  53083-1441
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.                    Inventory Control / Preventive Maintenance
  69.  
  70.                                        For
  71.  
  72.                       Water/Wastewater Treatment Facilities
  73.  
  74.  
  75. 1.   TrailBlazer Software License....................................1
  76. 2.   Copyright.......................................................1
  77. 3.   Other Restrictions..............................................1
  78. 4.   Warranty........................................................1
  79. 5.   Liability Of TrailBlazer Software And/Or Its Authors............1
  80. 6.   Whats New!!.....................................................2
  81. 7.   System Requirements.............................................4
  82. 8.   System Configuration............................................4
  83. 9.   Files Needed For This Program To Operate Properly...............5
  84. 10.  Files Produced By The Software..................................6
  85. 11.  Batch Files Included With The Software..........................6
  86. 12.  A Little History And What This Software Can Do For You..........7
  87. 13.  Manufacturer & Vendors Database.................................7
  88. 14.  Manufacturer & Vendors Database Helpful Hints...................8
  89. 15.  Label Maker And Inventory Transactions.........................12
  90. 16.  Label Printout Helpful Hints...................................12
  91. 17.  Equipment Record Database......................................13
  92. 18.  Equipment Database Helpful Hints...............................13
  93. 19.  Equipment Database Helpful Hints Cont..........................14
  94. 20.  Equipment Database Helpful hints Screen #2.....................14
  95. 21.  Equipment Database Helpful Hints Equipment History Log.........15
  96. 22.  Scheduled Maintenance Tasks Database...........................16
  97. 23.  Scheduled Maintenance Tasks Database Helpful Hints.............17
  98. 24.  Scheduled Maintenance Tasks Helpful Hints Cont.................18
  99. 25.  Scheduled Maintenance Tasks Helpful Hints Screen #2............18
  100. 26.  Unscheduled Maintenance Tasks Database.........................19
  101. 27.  Unscheduled Maintenance Tasks Helpful Hints....................19
  102. 28.  Unscheduled Maintenance Tasks Helpful Hints Cont...............20
  103. 29.  Unscheduled Maintenance Tasks Helpful Hints Screen #2..........20
  104. 30.  Unscheduled Maintenance Helpful Hints Updating Work Orders.....21
  105. 31.  Work Orders And Task Listing For Scheduled Maintenance.........22
  106. 32.  Work Orders Helpful Hints......................................22
  107. 33.  Work Orders Helpful Hints Screen #2............................23
  108. 34.  Valve Database.................................................24
  109. 35.  Valve Database Helpful Hints...................................24
  110. 36.  Valve Database Helpful Hints Cont..............................25
  111. 37.  Valve Database Helpful Hints Screen #2.........................25
  112. 38.  Valve Database Helpful Hints Valve History Log.................26
  113. 39.  Disk Space Requirements........................................27
  114. 40.  General Configuration..........................................27
  115. 41.  General Configuration Helpful Hints............................28
  116. 42.  Color Configuration Menu.......................................29
  117. 43.  Installing On-line Help........................................30
  118. 44.  Other Notes....................................................31
  119. 45.  Registration...................................................31
  120. 46.  Support........................................................31
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.                    Inventory Control / Preventive Maintenance
  135.  
  136.                                       For
  137.  
  138.                       Water/Wastewater Treatment Facilities
  139.  
  140.            **** PLEASE BE SURE TO READ THE FOLLOWING CAREFULLY ****
  141.  
  142.                          TrailBlazer SOFTWARE LICENSE
  143.                          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  144. *** NOTE ***  These three paragraphs are for REGISTERED VERSIONS ***
  145.                                              ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  146. 1.  GRANT OF LICENSE.  TrailBlazer Software Systems and its Authors
  147. grant to you the right to use one copy of the enclosed TrailBlazer
  148. SOFTWARE program on a single terminal connected to a single computer. 
  149. You may not network the SOFTWARE or otherwise use it on more than one
  150. computer or computer terminal at the same time.
  151.  
  152. 2.  COPYRIGHT.  The SOFTWARE is owned by TrailBlazer Software Systems
  153. and/or its Authors and is protected by United States copyright laws
  154. and international treaty provisions.  Therefore, you must treat the
  155. SOFTWARE like any other copyrighted material except that you may
  156. either (a) make one copy of the SOFTWARE solely for backup or archival
  157. purposes, or (b) transfer the SOFTWARE to a single hard disk provided
  158. you keep the original solely for backup or archival purposes.
  159.  
  160. 3.  OTHER RESTRICTIONS.  You may not rent or lease the SOFTWARE, but
  161. you may transfer the SOFTWARE and accompanying written materials on a
  162. permanent basis provided you retain no copies and the recipient
  163. agrees to these terms set forth.  You may not reverse engineer,
  164. decompile, or disassemble the SOFTWARE. If the SOFTWARE is an update,
  165. any transfer must include the update and all prior versions.  The new
  166. user must REGISTER his/her name with TrailBlazer Software Systems
  167. and/or its Authors to ensure future updates and/or changes. New users
  168. must send their name, address, city, state, zip and phone number to 
  169. the enclosed addresses.
  170.  
  171.                   NO OTHER WARRANTIES TO ALL USERS
  172.                   ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  173. TrailBlazer Software Systems and/or its Authors disclaims all other
  174. warranties, whether express or implied, including but not limited to
  175. implied warranties of merchantability and fitness for a particular
  176. purpose, with respect to the SOFTWARE or the accompanying written
  177. materials.
  178.  
  179.                NO LIABILITY FOR CONSEQUENTIAL DAMAGES
  180.                ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  181. TrailBlazer Software Systems or its Authors shall have no liability or
  182. responsibility to a registered user or any other person or entity with
  183. respect to any liability, loss, or damage caused by or alleged to be
  184. caused directly or indirectly by SOFTWARE sold, licensed or registered
  185. by TrailBlazer Software Systems or its Authors, including, but not
  186. limited to, any interruption of service, loss of business or
  187. anticipatory profits or consequential damages resulting from the use
  188. of this SOFTWARE.  It is the responsibility solely of the user to
  189. determine the suitability of this SOFTWARE for any purpose and in any
  190. case TrailBlazer Software Systems or its Authors liability to
  191. REGISTERED USERS for any claim regarding this SOFTWARE product is
  192. limited to its registration price.
  193.                                 1
  194.  
  195.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.              Inventory Control / Preventive Maintenance
  201.  
  202.                                  For
  203.  
  204.                 Water/Wastewater Treatment Facilities
  205.  
  206.                              Whats New!!
  207.                              ~~~~~~~~~
  208. -=- Ver. 2.10 - Now allows scheduling PM by meter hours.  Reports
  209.     available to screen or printer on tasks.  Prints only tasks that
  210.     are overdue.
  211.   - Bug fix for PM work orders.
  212.   - Be sure to run CONVERT.EXE for version 2.0 and below. 
  213.  
  214. -=- Ver. 2.11 - Updated manual.  Yearly reports on PM tasks completed.
  215.     History log added to equipment maintenance.  Includes options to
  216.     add, view, search, delete, or move the history log of maintenance
  217.     tasks completed.
  218.   - Printouts available for completed or incomplete work orders. 
  219.  
  220. -=- Ver. 3.00 - Valve maintenance database added to software package.
  221.   - Fix small bugs in previous version.
  222.   - Because of system size, this package can no longer operate on a
  223.     floppy drive system. The system can only be operated from a hard
  224.     drive.
  225.   - History file update has been expanded so that any maintenance or
  226.     updates that are done throughout the system are added.
  227.   - Unscheduled tasks will update history logs for equipment and
  228.     valves.
  229.   - Expanded history log procedures.
  230.   - On-line help available to REGISTERED USERS.
  231.  
  232. -=- Ver. 3.01 - Changed I&M around so the Path setup is easier to use
  233.     and to make new directories. Will move files automatically and
  234.     delete the old ones.
  235.   - REGISTERED USERS - An auxiliary program that will allow rapid and
  236.     easy updating of meter hours in the databases. Will signal if a
  237.     task requires completion.
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.                                 2
  260.  
  261.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.              Inventory Control / Preventive Maintenance
  267.  
  268.                                  For
  269.  
  270.                 Water/Wastewater Treatment Facilities
  271.  
  272.  
  273.                         Problems Or Questions
  274.                         ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  275.  
  276. If you have any problems, questions or features you would like to see
  277. added, contact me, Elmer H. Anderson, at the below listed services....
  278.  
  279.            C/O TrailBlazer Software Systems
  280.                1115 B Millersville Avenue
  281.                Howards Grove, Wi 53083-1441
  282.  
  283.                Home (414) 565-3512 or Answering Machine
  284.                Work (414) 565-3029 0700 - 1530 Howards Grove WWTP
  285.  
  286.  
  287.    -Leave E-Mail Through Circuit Net To Node 414000 (Software SIG)
  288.    -ShadowComm BBS (414) 452-3884
  289.    -Compuserve ID 72210,3352 IBMBBS or IBMAPP 
  290.  
  291.  
  292. Be Sure To Include Your Full Name, Address And Phone Number When
  293. Sending Correspondence.
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.                                 3
  326.  
  327.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.              Inventory Control / Preventive Maintenance
  333.  
  334.                                  For
  335.  
  336.                 Water/Wastewater Treatment Facilities
  337.  
  338.  
  339.    INVENTORY CONTROL - PREVENTIVE MAINTENANCE SYSTEM REQUIREMENTS
  340.    ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  341.  
  342. Used to program this software:
  343.  
  344.              o Tandy 4020 SX (1M Memory)
  345.              o 40 M Hard drive (Recommend 20M + HD)
  346.              o 3 1/2" 1.44 floppy for archives
  347.              o DMP 130 printer (IBM codes used for printing)
  348.              o VGM-200 high resolution monitor
  349.              o Microsoft QuickBASIC Version 4.5 
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.                         SYSTEM CONFIGURATION
  360.                         ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  361.  
  362. In your CONFIG.SYS I would highly suggest that you set it up so that
  363. the
  364.                           FILES = [10 - 15]
  365.                         BUFFERS = [20 - 30]
  366.  
  367.  
  368. DOS defaults FILES to 10 but I would suggest a higher number like 15.
  369. If you have a HD, I'm sure that the FILES is already set high.  The
  370. BUFFERS will allow a faster running program by cutting out the disk
  371. access times.  The programs do a lot of file I/O so do not cut these
  372. two numbers short. Because you may be doing a lot of printing, I would
  373. suggest that you install a printer buffer or use SPOOLER.SYS in the
  374. CONFIG.SYS.  Since one page usually uses about 1k, a 20k buffer would
  375. probably be sufficient, but if you plan on keeping a lot of records a
  376. buffer of up to 50 - 64k would be recommended.
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381. THIS SOFTWARE SYSTEM CAN NO LONGER BE RUN FROM DUAL 360K FLOPPIES OR
  382. SINGLE 720K DRIVE SYSTEMS.  A HARD DRIVE IS REQUIRED.....
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.                                 4
  392.  
  393.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.              Inventory Control / Preventive Maintenance
  399.  
  400.                                  For
  401.  
  402.                 Water/Wastewater Treatment Facilities
  403.  
  404.           Files needed for this program set are as follows:
  405.           ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  406. ** I&M.EXE - This is the Registered Version of the main program. This
  407.              will allow unlimited record keeping.
  408.  
  409.   I&MP.EXE - This is the Shareware Version of the main program and
  410.              will allow only the production of 25 records.  But is a
  411.              fully working version of I&M.EXE.
  412.  
  413.  EQUIP.EXE - This program is a database to number and track all
  414.              equipment in your plant.
  415.  
  416.  PARTS.EXE - This program is a database to number and track all parts
  417.              and inventory in your plant.
  418.  
  419.  TRANS.EXE - This program is used to make quick and easy inventory
  420.              transactions.  Also contains a subprogram to printout
  421.              labels for parts (3-9 barcoded labels if needed), mailing
  422.              labels for vendors, manufacturers and for plant return
  423.              addresses.
  424.  
  425.   WORK.EXE - This program will make and print-out work orders for
  426.              scheduled preventive maintenance tasks you have outlined.
  427.              This program will updated inventories off of completed
  428.              work orders. This program will also printout forecasted
  429.              maintenance for the year instead of work orders, you
  430.              decide what you want to use.
  431.  
  432.  TASKS.EXE - This program will let you enter in the scheduled
  433.              maintenance tasks you want done during the year and then
  434.              will automatically plug them into a 52 week maintenance
  435.              calendar or based on run time (meter hours).
  436.  
  437. USTASKS.EXE - This will let you track unscheduled maintenance tasks
  438.              that are done when needed.  This program will also
  439.              generate work orders for these tasks and update
  440.              inventories from completed work orders.
  441.  
  442.  VALVE.EXE - This is a database to number and track all of the valves
  443.              in you plant.
  444.  
  445. BRUN45.EXE - These programs where compiled with QuickBasic and this
  446.              file is needed to run all of the *.EXE files.
  447.  
  448.   SORT.EXE - This program is the one used in the sort routines. Each
  449.              version of DOS has different SORT.EXE.  If you have
  450.              problems with sorting copy your version to \INVENTOR.
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.      ** Designates files included only with REGISTERED VERSIONS.
  457.                                 5
  458.  
  459.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.              Inventory Control / Preventive Maintenance
  465.  
  466.                                  For
  467.  
  468.                 Water/Wastewater Treatment Facilities
  469.  
  470. ** AUXIL.EXE - Misc. programs for REGISTERED USERS to help in data
  471.              entry.
  472.  
  473. ** HELP.EXE - Online help program that will read in and display the
  474.              *.HLP files.
  475.  
  476. MANUAL.DOC - This file with, hopefully enough information to get you 
  477.              going with the program.
  478.  
  479. **   *.HLP - These are the help files.
  480.  
  481.  
  482.                   FILES PRODUCED BY THESE PROGRAMS
  483.                   ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  484.      *.CFG - Configuration files that must remain in the default
  485.              directory.
  486.  
  487.      *.LST - These are all of the data files that all of the records
  488.              are stored in.
  489.  
  490.      *.BAK - If you select the backup feature I&M will create these
  491.              files every time you sort or delete a file.
  492.  
  493.      *.VLV - These files are create from completed tasks for the
  494.              valves you have listed in the VALVE database. The *
  495.              represents the valve number.
  496.  
  497.      *.HST - These files are create from completed tasks for the
  498.              equipment you have listed in the EQUIPMENT database. The
  499.              * represents the equipment number.
  500.  
  501.  
  502.  
  503.             BATCH FILES INCLUDED WITH THE SOFTWARE SYSTEM
  504.             ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  505.     GO.BAT - Batch file that will contain any updated information
  506.              about I&M. Will also tell you how to get started.
  507.  
  508. PRINTDOC.BAT - Batch file to print out this manual.
  509.                REGISTERED Users recieve a printed copy.
  510.  
  511. INSTALL.BAT - Batch file to set up hard drive C: default \INVENTOR 
  512.              directory and will copy all files to that directory.
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.      ** Designates files included only with REGISTERED VERSIONS.
  521.  
  522.  
  523.                                 6
  524.  
  525.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.              Inventory Control / Preventive Maintenance
  531.  
  532.                                  For
  533.  
  534.                 Water/Wastewater Treatment Facilities
  535.  
  536.  
  537.  
  538.  
  539. Ok, so what can this program do for you?
  540.  
  541. Well first let me say this, I have been working in water and
  542. wastewater plants since 1980 and one thing I have noticed is that not
  543. to many places have a good inventory or maintenance program, likewise
  544. for the Village here.  One thing is I believe that the "Easy Way Is
  545. The Only Way" and that means doing the best job I can, the fastest,
  546. easiest, and right the first time.  I first started working on this
  547. program in 1988 when I started working for the Village and found that
  548. the previous employees had taken most of the knowledge of the 
  549. maintenance with them when they left.  I found little or no written
  550. information on a maintenance schedule or inventory control, (I just
  551. found a $800 dollar John Crane double seal that we could have used but
  552. converted the pump to a cartridge type, an $800 paper weight!). 
  553. Anyway, that is when this software program came to mind and I started
  554. working on it.  This past summer we started looking at computers for
  555. the plant and that didn't take much effort, local computer stores and
  556. we had good prices, but then came software.  We looked at a few 
  557. professional packages and at $1500 - $2500, the Village board threw 
  558. everything out the window.  Well this software package may not do
  559. everything the more expensive ones do, but for our small plant it fits
  560. the bill. What can this program do for you?
  561.  
  562. First off, the hardest thing I had to do was set up a preventive
  563. maintenance schedule and I did it the hard way, on a piece of poster
  564. board.  Then I set up an inventory control program in a notebook. 
  565. This was all good and fine but it was not "The Easy Way".  What I have
  566. done is transferred those programs into a software package that does
  567. it all easily and automatically.
  568.  
  569.  
  570.                    MANUFACTURER & VENDOR DATABASE
  571.                    ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  572. This is a combined program that will set up a database for
  573. manufacturers of equipment in your facility and will also set up a
  574. vendors database for vendors who service that equipment.  All this
  575. really is a transfer of business cards into a database.  I suggest
  576. completing these databases first, because all of the other programs
  577. will search these databases and add the manufacturers or vendors name
  578. into their databases.  I track these manufacturers and vendors by
  579. ASSIGNING THEM AN ARBITRARY NUMBER in the database.
  580.  
  581.                            **** NOTE ****
  582. Don't use letters in the NUMBER area of the database, because the
  583. other programs will search for numbers and will not recognize the
  584. letters. 
  585.  
  586. What I do is as I get a business card, I will write say 201 on it,
  587. enter the information from off the card and then file the card in the
  588. back of the bottom drawer.
  589.                                 7
  590.  
  591.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.                    MANUFACTURER & VENDOR DATABASE
  597.                    ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  598.                             HELPFUL HINTS
  599.                             ~~~~~~~~~~~~~
  600.  
  601.                         MANUFACTURER LISTINGS
  602.                         ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  603.     Record Number............. : 1
  604. [1] Company Number............ : 1
  605. [2] Company Name.............. : Joes Pump Repair Shop
  606. [3] Address................... : 1111 Jump Street
  607. [4] City...................... : Howards Grove
  608. [5] State..................... : WI
  609. [6] Zip Code.................. : 53083
  610. [7] Company Phone Number...... : 1-414-565-3333
  611. [8] Person To Contact......... : Joe                       Ext: 555
  612. [9] Person To Contact......... : Mary                      Ext: 233
  613.  
  614.  
  615. Enter # Or...[A]dd...[N]ame Search...[R] Number Search ..[S]ave
  616. ..[Q]uit ...[P]rint...[Pg Up]/[Pg Dn] +-Record ..[D]elete...S[O]rt
  617. Records 
  618.  
  619. 1.) Company Number.  This is a number assigned by you to this
  620.     particular company in the database here.  This is the number that
  621.     the other databases look for when searching for a manufacturer or
  622.     vendor. If you number more than one company with this number, the
  623.     other databases will take the data from the first number they
  624.     come to when searching these databases.
  625.  
  626. 2.) Company Name. This is the name of the company or vendor.  You can
  627.     use up to 40 characters for this field.
  628.  
  629. 3.) Address and City.  This is the address and city of this
  630.     particular company. You have 40 characters for address and 25 for
  631.     the city field.
  632.  
  633. 4.) State. This is a 2 character field for the state in which the
  634.     company is located.  It will be automatically capitalized.
  635.  
  636. The rest of the field should be self explanatory.
  637.  
  638. 5.) Name & Number Search.  These options will allow you to rapidly
  639.     search for and find company names and numbers by just entering a
  640.     few characters. When looking for company names, the less
  641.     characters you use the faster the database will locate these
  642.     companies.  The number search will allow you to immediately jump
  643.     to that company number without searching through the database one
  644.     number at a time.
  645.  
  646. 6.) Sort Records.  This will allow you to sort this database anyway
  647.     you want to according to the options listed in the Sort Menu.
  648.     This is how the database will be arranged for viewing.
  649.  
  650. This help bulletin is used for both manufacturing and vendor
  651. databases.
  652.  
  653.  
  654.  
  655.                                 8
  656.  
  657.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.                            PARTS DATABASE
  663.                            ~~~~~~~~~~~~~~
  664. This database will definitely help you keep track of the parts you
  665. have around the facility.  Because so many different manufacturers and
  666. vendors label their parts so differently, I again have numbered parts,
  667. lubricants, tools, etc. with an ARBITRARY NUMBER and entered all the
  668. information into this database. This inventory database will be
  669. automatically updated from the other programs, work orders or parts
  670. transactions you enter.  You can print out different reports to screen
  671. or printer on parts status and will even print out a reorder report
  672. based on the information you enter.
  673.  
  674.                            **** NOTE ****
  675. Don't use letters in the NUMBER area of the database, because the
  676. other programs will search for numbers and will not recognize the
  677. letters. 
  678.  
  679. Notice that this database also asks for vendors numbers and
  680. manufacturers numbers so as to allow quick and easy reordering.
  681.  
  682.  
  683.                             HELPFUL HINTS
  684.                             ~~~~~~~~~~~~~
  685.                       PARTS INVENTORY LISTINGS
  686.                       ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  687.     Record # ........... : 1
  688. [1] Part Number......... : 1
  689. [2] Part Description.... : Bearing
  690. [3] Unit Of Measurement. : ea
  691. [4] Main Manufacturer... : 1, Joes Pump Repair Shop
  692. [5] Primary Vendor #.... : 1, Johns Filter Shop
  693. [6] Vendor Part Number.. : 54556-544
  694. [7] Stand-By Vendor #... : 2, Allen Engineering
  695. [8] Vendor Part Number.. : 4334-4
  696. [9] For Equipment # .... : 1, Blower
  697. [0] Storage Location.... : Generator Room
  698.  
  699. Edit # Or..[A]dd..[N]ame/[U] Number Search .[S]ave .[P]rint
  700. .[R]eports .[Q]uit S[O]rt Records..[Pg Up]/[Pg Dn] +- Record
  701. .[D]elete..[SPACE] Other Screen 
  702.  
  703.  
  704. Record Number is the physical location of this record on disk.
  705.  
  706.  
  707. 1.) Part Number.  This is a number picked by you to track this part
  708.     throughout the various databases.  The various databases do not
  709.     recognize letters when searching for a part number.  If you number
  710.     more than one part the same number, the databases will pick the
  711.     first record they come to with this number.  Be sure that all of
  712.     your numbers are different.
  713.  
  714. 2.) Part Description. This is a 40 character field that describes this
  715.     particular part.
  716.  
  717. 3.) Unit Of Measurement.  This field is how you track the amount of
  718.     each part. By the gallon, foot, dozen, each, etc..  This is a
  719.     seven character field so be sure to abbreviate any long units of
  720.     measurement.
  721.                                 9
  722.  
  723.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.                             HELPFUL HINTS
  729.                             ~~~~~~~~~~~~~
  730.                            PARTS DATABASE
  731.                            ~~~~~~~~~~~~~~
  732.  
  733. 4.)  Main Manufacturer.  When you enter a manufacturer number here for
  734.      this part, it will search the manufacturer database for this
  735.      record and then display the number and name of the part
  736.      manufacturer.
  737.  
  738. 5.)  Primary And Stand-By Vendor.  When you enter these numbers, the
  739.      database will search the vendors database and find these records.
  740.      the database will then display the number and name of the vendor. 
  741.  
  742. 6.)  Primary And Stand-By Vendors Part Numbers.  This will allow you
  743.      to enter the vendors part number for this part so that when
  744.      reordering this part, the reorder report will show the vendor and
  745.      the vendors part number. 
  746.  
  747. 7.)  Equipment Number. This will allow you to designate the primary
  748.      equipment this part would be used for.  The database will search
  749.      the equipment database for this equipment number and display the
  750.      number and name.
  751.  
  752. 8.)  Storage Location.  This is where the part is stored.  I would
  753.      suggest keeping the name simple and using the same ones for all
  754.      of the databases. When you enter the reports menu, parts can be
  755.      sorted and printed by storage location. 
  756.  
  757.  
  758.  
  759.  
  760.  
  761.  
  762.  
  763.  
  764.  
  765.  
  766.  
  767.  
  768.  
  769.  
  770.  
  771.  
  772.  
  773.  
  774.  
  775.  
  776.  
  777.  
  778.  
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.                                 10
  788.  
  789.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.                            PARTS DATABASE
  795.                            ~~~~~~~~~~~~~~
  796.                             HELPFUL HINTS
  797.                             ~~~~~~~~~~~~~
  798.                       PARTS INVENTORY LISTINGS
  799.                       ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  800.     Part Number... : 1 : Bearing
  801. [1] Reorder Level............. : 2.00 ea
  802. [2] Reorder Quantity (Units).. : 4.00 ea     Reorder Cost.. :$ 100.00
  803. [3] Quantity On Hand.......... : 0.00 ea     In Inventory.. :$ 0
  804. [4] Unit Cost................. : $  25.00 ea
  805. [5] Date Of Last Count........ : 07-07-91
  806.     Quantity Last Used........ : 0.00 ea
  807.     Date Of Last Use.......... : 07-07-91
  808.     Quantity Used Since....... : 07-07-91   # Used. :  1 Cost :$ 25
  809. [6] Date Of Last Purchase..... : 07-07-91
  810. [7] Quantity Last Purchase.... : 4.00 ea
  811. [8] Vendor Last Purchase From. : 2, Allen Engineering
  812.  
  813.               Enter # To Edit Or...[SPACE]..Main Screen
  814.  
  815. 1.) Reorder Level.  This is the level at which you want to initiate
  816.     reordering of this part.
  817.  
  818. 2.) Reorder Quantity.  This is how many units you want to reorder,
  819.     when placing an order.
  820.     Reorder Cost. This is how much it would cost you to reorder the
  821.     quantity you desire.
  822.  
  823. 3.) Quantity On Hand.  This is the count of how much of this part you
  824.     have in inventory.
  825.     In Inventory. This is the cost of the parts you have in
  826.     inventory.
  827.  
  828. 4.) Unit Cost.  This is the average cost per unit of this part you
  829.     have in inventory.  This is the cost that all of the other fields
  830.     use when determining cost.
  831.  
  832. 5.) Date Of Last Count.  This is when you physically counted each of
  833.     these parts.  When completing this field, leaving the filed blank
  834.     and hitting enter will put in todays date. 
  835.  
  836. 6.) Quantity Last Used.  This is how many of this part that was used
  837.     the last time maintenance was completed and required this part.
  838.     This is a number updated from completed work orders or inventory 
  839.     transactions.
  840.  
  841. 7.) Date Of Last Use. This is a field updated from work orders that
  842.     shows when this part was last needed.
  843.  
  844. 8.) Quantity Used Since.  This field is a sum of how many units of
  845.     this part was used since the date shown, how many have been used
  846.     and the total cost to date.  This field is updated from completed
  847.     work orders and can be cleared to zero and todays date by using
  848.     the [C] option from the reports menu to Clear Accumulator Fields. 
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.                                 11
  854.  
  855.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.              THE LABEL MAKER AND INVENTORY TRANSACTIONS
  861.              ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  862.  
  863. This program will make updating the inventory database very easy.  All
  864. you need is the part number and the program will bring up that part
  865. record.  You can then add a part to inventory or take one out as you
  866. use it.  This program will also make adding a part to the inventory
  867. list quick and easy. This program will also make labels for all of
  868. your parts you may have stored in the inventory database.  It uses 2"
  869. - 4" wide single labels, (cheap ones) x 15/16".  It will print out 3-9
  870. barcoded labels if you request them or labels without the barcode and
  871. containing more information on the part.  I use these and label all of
  872. the storage items we have.  It will also print out plant return
  873. labels, manufacturer labels or vendor labels.  We enter in the DNR and
  874. EPA into the vendor database and print those out for a more 
  875. professional appearance on our correspondence.
  876.  
  877.  
  878.                             HELPFUL HINTS
  879.                             ~~~~~~~~~~~~~
  880.  
  881.                          PART LABEL PRINTOUT
  882.                          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  883.                        Without 3-Of-9 Code Bar
  884. ╔═══════════════════════════════╗
  885. ║Part # 1                       ║
  886. ║                               ║            3.0~ x 15/16~ Label
  887. ║Bearing                        ║            1 Copies To Be Made
  888. ║Blower                         ║            1 Spaces Between Labels
  889. ║2, Allen Engineering           ║
  890. ╚═══════════════════════════════╝
  891.                 [1] Enter Part Number [<ENTER> = All]
  892.                 [2] Change Label Configuration
  893.                 [3] Change # Of Copies To Be Printed
  894.                 [4] Print Labels
  895.                 [Q] Quit
  896.  
  897.  
  898. 1.) Enter Part Number.  Enter the part number that you want a label
  899.     printed out for.  The program will search the parts database and
  900.     insert the above information to printed on the label.  If you hit
  901.     <ENTER>, labels will be printed for all of the parts in the parts
  902.     database.
  903.  
  904. 2.) Change Label Configuration. This will change the size of the
  905.     labels you are using.  Options available are 2.5~, 3.0~, 3.5~ and
  906.     4.0~ x 15/16~.  I selected just these options because these labels
  907.     are readily available and not to expensive. The other option is
  908.     the space between labels.  The reason for this is that some labels
  909.     are spaced differently.  All of the ones I use are just one space
  910.     apart, but I have had some that are 2.  Just try a couple and see. 
  911.  
  912. 3.) If you choose the option to make 3-9 barcode labels, it will take
  913.     a while for the labels to print because graphic codes are sent to
  914.     the printer. The barcode option doesn't have the room for all of
  915.     the data like the above label.  It prints only the part number and
  916.     part description.
  917.  
  918.  
  919.                                 12
  920.  
  921.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.                       EQUIPMENT RECORD KEEPING
  927.                       ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  928. This is the program that I have spent many an hour trying to perfect,
  929. it took a while but I think it now does a great job.  It will let you
  930. enter in all of the important information about a piece of equipment,
  931. (if you are using a equipment record card now, most of the information
  932. on the top of the card is recorded in this database). What I have done
  933. is went thru the plant and ARBITRARILY NUMBERED all of the equipment.
  934. Again realize that this database works on numbered equipment and not
  935. lettered equipment. 
  936.  
  937.                            **** NOTE ****
  938. Don't use letters in the NUMBER area of the database, because the
  939. other programs will search for numbers and will not recognize the
  940. letters. 
  941.  
  942. This database will be automatically updated from completed work
  943. orders.
  944.  
  945.                             HELPFUL HINTS
  946.                             ~~~~~~~~~~~~~
  947.                          EQUIPMENT LISTINGS
  948.                          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  949.  
  950.     Record # ........... : 1
  951. [1] Equipment Number.... : 1
  952. [2] Equipment Desc. 1... : Process Blower
  953. [3] Equipment Desc. 2... : Nothing
  954. [4] Storage Location.... : Blower Room
  955. [5] Manufacturer Number. : 1, Joes Pump Repair Shop
  956. [6] Vendor Number....... : 1, Johns Filter Shop
  957. [7] Model Number........ : 2222
  958. [8] Serial Number....... : 3333
  959.  
  960.  
  961. Edit # Or..[A]dd..[L] Log..[N]ame/[U] Number Search ..[S]ave ..[P]rint
  962. ..[Q]uit.. S[O]rt Records..[Pg Up]/[Pg Dn] +- Record ..[D]elete
  963. ..[SPACE] Other Screen 
  964.  
  965.  
  966. 1.) Equipment Number.  This is a number assigned by you to designate
  967.     this piece of equipment.  The databases do not recognize letters,
  968.     so be sure to use only numbers.  The number may be up to 8 numbers
  969.     long. The program will accept 10 characters, but I will change
  970.     that in the future.  The reason you should only use 8 numbers is
  971.     that a separate history file is created and the numbers are use to
  972.     designate this file in DOS.  If you use 9 or 10 numbers, DOS will
  973.     only use the first 8.
  974.  
  975. 2.) Equipment Description 1 & 2.  These fields will accept up to 40
  976.     characters each so that you can describe in detail just what this
  977.     equipment is.  The first field is the field all of the databases 
  978.     will use to describe the equipment, so detail it so that you will
  979.     know what equipment it is at a glance.  The number and description
  980.     will appear in the other databases like this----->  1, Process
  981.     Blower   <---- from the above given description. 
  982.  
  983.  
  984.  
  985.                                 13
  986.  
  987.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.                       EQUIPMENT RECORD KEEPING
  993.                       ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  994.                             HELPFUL HINTS
  995.                             ~~~~~~~~~~~~~
  996.  
  997. 3.)  Storage Location.  This is the location of this equipment or
  998.      where it is stored when not in use.  Keep this description
  999.      generalized and the same as the other databases so that it will
  1000.      make for easy sorting in all of the databases. 
  1001.  
  1002. 4.)  Manufacturer & Vendor Numbers.  Enter in the manufacturer or
  1003.      vendors number and the program will search the database for
  1004.      manufacturers and vendors and will import the name of the company
  1005.      and display as above. 
  1006.  
  1007.                               SCREEN #2
  1008. Equipment Database Helpful hints Screen #2
  1009.                               ~~~~~~~~~
  1010.                          EQUIPMENT LISTINGS
  1011.                          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1012.     Equip Number.. : 1         : Process Blower
  1013. [1] Equipment Type............ : Blower
  1014. [2] Equipment Size..(ie HP)... : 60
  1015. [3] Motor Volts............... : 460
  1016. [4] Motor Amps................ : 75
  1017. [5] Motor RPM................. : 3500
  1018. [6] Equip Capacity..(ie GPM).. : 650 cfm
  1019. [7] Date Of Purchase.......... : 07-06-91
  1020. [8] Date Put In Service....... : 07-06-91
  1021. [9] Current Meter Reading..... : 7600
  1022. [0] Date Meter Read........... : 07-07-91 
  1023.  
  1024.               Enter # To Edit Or...[SPACE]..Main Screen
  1025.  
  1026.  
  1027. 1.)  Equipment Type.  Keep this simple and direct.  Like pump or
  1028.      blower. This is used for sorting only and makes for putting like
  1029.      equipment into the same groupings.
  1030.  
  1031.  
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.  
  1040.  
  1041.  
  1042.  
  1043.  
  1044.  
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.                                 14
  1052.  
  1053.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.                             EQUIPMENT LOG
  1059.                             ~~~~~~~~~~~~~
  1060.                     Option [L] from the main menu
  1061.  
  1062.                           EQUIPMENT HISTORY
  1063.                           ~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1064.  
  1065.          [1] Add To Equipment History Log
  1066.  
  1067.          [2] Move History Log To Floppy Drive
  1068.          [3] Delete History Log By Date
  1069.  
  1070.          [4] View History Log By Date
  1071.          [5] View History Log From Different Drive/Directory
  1072.  
  1073.          [6] Search History Log
  1074.  
  1075.          [Q] Quit Main Menu
  1076.  
  1077.  
  1078. 1.)  Add To Log.  This option will allow you to manually add task
  1079.      history to the history file of this piece of equipment.  This is
  1080.      for past history you want added to the file, work done without a
  1081.      work order or any other reason.  Options include adding Task # 1,
  1082.      Date task completed, total parts cost, meter reading at time of
  1083.      work completion, the man hours required, and who the work was
  1084.      completed by.
  1085.  
  1086. 2.)  Move History.  This allows you to move certain parts of the
  1087.      history to a floppy drive or any other directory.  Allows moving
  1088.      by date so old data can be moved out.
  1089.  
  1090. 3.)  Delete History.  Allows deleting of data by date.
  1091.  
  1092.  
  1093. History files can be viewed and edited from DOS using a text editor,
  1094. don't use a word processor.  The fields are as follows...
  1095.  
  1096. Equipment # & name, Task #1, Date completed, Meter hrs, man hrs, parts
  1097. $, and completed by.
  1098.  
  1099. Be careful not to disturb the fields, you can change any of the data
  1100. within the quotations, but be sure not to erase any of the Quotation
  1101. marks.
  1102.  
  1103.  
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.                                 15
  1118.  
  1119.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.                  SCHEDULED MAINTENANCE TASK LISTING
  1125.                  ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1126. If I could only described to you the problems I had with this program.
  1127. It took almost two days of dedicated mental anguish to get something
  1128. to work, but alas its here and works great.  The preventive
  1129. maintenance program I set up at Howards Grove was based on the
  1130. original plant maintenance program set up by the engineering firm when
  1131. the plant was built.  What they had done was put all of the scheduling
  1132. together based on calendar days and was similar to the one I had
  1133. worked with in the Army.  I was finally able to transfer that program
  1134. into a software based package that automatically separated and filed
  1135. all of the different tasks to be done, based on calendar days.  The
  1136. program will also track meter hours and will sound an alarm if
  1137. maintenance is due whenever meter hours are entered into the system
  1138. from any of the programs.
  1139.  
  1140. ** This is tracked only if you enter a time in hours into item [6]
  1141.    otherwise the program will ignore the meter tracking option.
  1142.  
  1143. Anyway, this program will let you define the task and then will ask
  1144. you if it is a daily, weekly, bimonthly, monthly, 2,3,4,6 month,
  1145. 1,2,3,5 year task and will plug it into a 52 week calendar.  The
  1146. program will automatically separate the tasks so you don't do 10,
  1147. 6-month tasks in one week and none till six months later.  It will ask
  1148. on the six month if it is a spring-fall or a winter-summer combination
  1149. so you won't be changing oil in a clarifier drive in the middle of
  1150. January and on 1,2,3,5 year tasks it ask you if it is a summer or
  1151. winter task.
  1152.  
  1153. It will also let you add in tools or parts you may need for the job
  1154. and can be printed out on a task listing sheet or on a work order.
  1155.  
  1156. The only draw back to this auto plug in of tasks is the monthly task. 
  1157. Instead of doing it 12 times a year, with this program you will do it
  1158. 13 times.  This can be ok because you will do every 4 weeks and would
  1159. be more regular.
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.  
  1165.  
  1166.  
  1167.  
  1168.  
  1169.  
  1170.  
  1171.  
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.                                 16
  1184.  
  1185.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.                             HELPFUL HINTS
  1191.                             ~~~~~~~~~~~~~
  1192.                     PREVENTIVE MAINTENANCE TASKS
  1193.                     ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1194.     Record # ..... : 1
  1195. [1] Equipment #... : 1, Process Blower
  1196. [2]      Task 1... : Repack Bearings
  1197. [3]      Task 3... :
  1198. [4]      Task 3... :
  1199. [5] Date Last Done : 07-07-91
  1200.     Meter Reading. : 7600              Accumulated Time.. : 0
  1201. [6] Schedule Hrs.. : 1500
  1202. [7] Schedule Days. : Monthly
  1203. [8] Priority (1-5) : 1 - Emergency!
  1204. [9] Man Hrs Needed : 4
  1205. [0] Completed By.. : Elmer & Dave
  1206.  
  1207. [T] This Record Only, [A] All Records, [W] Work Order, or [Q] Quit 
  1208.  
  1209. Edit # Or..[A]dd..[N]ame/[U] Number Search..[S]ave..[P]rint..[Q]uit 
  1210. S[O]rt Records..[Pg Up]/[Pg Dn] +- Record..[D]elete..[SPACE] Other
  1211. Screen
  1212.  
  1213. 1.) Equipment Number. This is the equipment that will be worked on.
  1214.     Enter in the equipment number and the program will search the
  1215.     equipment database for this number & enter in the equipment
  1216.     description.  This works the same for the valve maintenance tasks.
  1217.  
  1218. 2.) Task 1.  This is the main task that is used through out the
  1219.     databases.  It is the task description that will be used in the
  1220.     equipment and valve history logs.  Used a short but descriptive
  1221.     sentence to describe the task so that you will know the task when
  1222.     seen in the other databases.
  1223.  
  1224. 3.) Task 2 & 3. These are additional 40 character fields to help
  1225.     describe this maintenance task.  These descriptions will not be
  1226.     used outside this database.
  1227.  
  1228. 4.) Date Last Done.  This is the date this task was last completed.
  1229.     This field will be updated from completed work orders and other
  1230.     databases. Notice the date format, this is the format used
  1231.     throughout the databases.
  1232.  
  1233. 5.) Meter Reading. This is a field that will be updated from completed
  1234.     work orders and other databases.
  1235.     Accumulated Time.  This is only shown if you have time shown in
  1236.     Scheduled Hours.  This is an ongoing total that is used to
  1237.     determine when this task should be completed.  Once this task has
  1238.     been completed, it will be reset to zero. 
  1239.  
  1240. 6.) Scheduled Hours.  This allows for scheduling maintenance by meter
  1241.     hours. If you enter in any time at all, the task will be
  1242.     completed by hours or by calendar time that you designate in
  1243.     Scheduled Days.  If you do not wish to track maintenance by
  1244.     Do not enter in any numbers or zero.
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.                                 17
  1250.  
  1251.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.                             HELPFUL HINTS
  1257.                             ~~~~~~~~~~~~~
  1258.                     PREVENTIVE MAINTENANCE TASKS
  1259.                     ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1260.  
  1261. 7.) Scheduled Days.  This is the meat an potatoes of I&M.  Enter in
  1262.     the calendar time that you want this task completed on.  The
  1263.     database will automatically plug that calendar time into a master
  1264.     time schedule.
  1265.  
  1266. 8.) Priority.  Using the enclosed table, designate what type of
  1267.     priority to use on this maintenance task when it comes due.
  1268.  
  1269. 9.) Print.  To print a work order for this task from the tasks
  1270.     database, use the PRINT option.  As seen above, work orders for
  1271.     this task are part of the printing options available.
  1272.  
  1273.  
  1274.                               SCREEN #2
  1275.                               ~~~~~~~~~
  1276.                     PREVENTIVE MAINTENANCE TASKS
  1277.                     ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1278. Equipment 1, Process Blower
  1279. Part/Tool #     Part Or Tool Description                     Est. Qty.
  1280. ----------------------------------------------------------------------
  1281. [1] ** Not Used **
  1282. [2] ** Not Used **
  1283. [3] ** Not Used **
  1284. [4] ** Not Used **
  1285. [5] ** Not Used **
  1286. [6] ** Not Used **
  1287. [7] ** Not Used **
  1288. [8] ** Not Used **
  1289. [9] ** Not Used **
  1290.  
  1291.  
  1292.  
  1293. Enter # To Edit Or...[SPACE]..Main Screen
  1294.  
  1295. 1.) Part/Tool #.  Enter in any or all part numbers of parts in
  1296.     inventory that might be required to complete this task.  The
  1297.     program will search the parts database and import the part
  1298.     description.  Then enter in the estimated quantity that might be
  1299.     needed.  This will be print on the work order so that workers will
  1300.     have a good ideas of parts they will need, and this will allow for
  1301.     quick and easy parts inventory updates from completed work orders.
  1302.     Hitting <ENTER> will bring up the ** Not Used **. 
  1303.  
  1304.  
  1305.  
  1306.  
  1307.  
  1308.  
  1309.  
  1310.  
  1311.  
  1312.  
  1313.  
  1314.  
  1315.                                 18
  1316.  
  1317.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.                 UNSCHEDULED MAINTENANCE TASK LISTING
  1323.                 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1324.  
  1325. This database is for those tasks that you just can't schedule, like
  1326. changing a blower filter or something of this nature.  It will do
  1327. everything that the regular task listing program will do, but will ask
  1328. you for times a year the task is done and will not plug it into a
  1329. schedule.  Basically if you find that the task needs to be done, it
  1330. can print out a work order for the job and you can get it done.  It
  1331. will let you update the work order.  It will print out a task listing
  1332. if you don't use the work order option.
  1333.  
  1334.  
  1335.                             HELPFUL HINTS
  1336.                             ~~~~~~~~~~~~~
  1337.                        UNSCHEDULED MAINTENANCE
  1338.                        ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1339.     Record # ..... : 1
  1340. [1] Equipment #... : 1, Process Blower
  1341. [2]      Task 1... : Realign Coupler
  1342. [3]      Task 3... :
  1343. [4]      Task 3... :
  1344. [5] Date Last Done : 07-07-91
  1345.     Meter Reading. : 7600
  1346. [6] Times/Year.... : 2
  1347. [7] Priority (1-5) : 1 - Emergency!
  1348. [8] Man Hrs Needed : 2
  1349. [9] Last Done By.. : Elmer
  1350.  
  1351.  [T] This Record Only...[A] All Records...[W] Work Order...[Q] Quit
  1352.  
  1353. Edit #.[A]dd..[N]ame/[U] Number Search..[S]ave..[P]rint.[W] Work
  1354. Orders.[Q]uit..S[O]rt Records..[Pg Up]/[Pg Dn] +- Record ..[D]elete
  1355. ..[SPACE] Other Screen 
  1356.  
  1357. 1.) Equipment Number.  This is the equipment that will be worked on.
  1358.     Enter in the equipment number and the program will search the
  1359.     equipment database for this number & enter in the equipment
  1360.     description.  This works the same for the valve maintenance
  1361.     tasks.
  1362.  
  1363. 2.) Task 1.  This is the main task that is used through out the
  1364.     databases.  It is the task description that will be used in the
  1365.     equipment and valve history logs.  Used a short but descriptive
  1366.     sentence to describe the task so that you will know the task when
  1367.     seen in the other databases.
  1368.  
  1369. 3.) Task 2 & 3. These are additional 40 character fields to help
  1370.     describe this maintenance task. These descriptions will not be
  1371.     used outside this database. 
  1372.  
  1373. 4.) Date Last Done.  This is the date this task was last completed.
  1374.     This field will be updated from completed work orders and other
  1375.     databases.
  1376.  
  1377. 5.) Meter Reading. This is a field that will be updated from completed
  1378.     work orders and other databases.
  1379.  
  1380.  
  1381.                                 19
  1382.  
  1383.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.                             HELPFUL HINTS
  1389.                             ~~~~~~~~~~~~~
  1390.                        UNSCHEDULED MAINTENANCE
  1391.                        ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1392. 6.) Times/Year.  This is just a reminder to the user on how many
  1393.     times a year that this should be completed.  This task is not
  1394.     plugged into a time schedule or maintenance calendar.
  1395.  
  1396. 7.) Priority.  Using the below table, designate what type of priority
  1397.     to use on this maintenance task when it comes due.
  1398.  
  1399. 8.) Print.  To print a work order for this task from the tasks
  1400.     database, use the PRINT option.  As seen above, work orders for
  1401.     this task are part of the printing options available.
  1402.  
  1403.  
  1404.                               SCREEN #2
  1405.                               ~~~~~~~~~
  1406.                        UNSCHEDULED MAINTENANCE
  1407.                        ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1408. Equipment #.. : 1, Process Blower
  1409. Part/Tool #     Part Or Tool Description                     Est. Qty.
  1410. ----------------------------------------------------------------------
  1411. [1] 1, Bearing                                                   1
  1412. [2] ** Not Used **
  1413. [3] ** Not Used **
  1414. [4] ** Not Used **
  1415. [5] ** Not Used **
  1416. [6] ** Not Used **
  1417. [7] ** Not Used **
  1418. [8] ** Not Used **
  1419. [9] ** Not Used **
  1420.  
  1421.               Enter # To Edit Or...[SPACE]..Main Screen
  1422.  
  1423. 1.) Part/Tool #.  Enter in any or all part numbers of parts in
  1424.     inventory that might be required to complete this task.  The
  1425.     program will search the parts database and import the part
  1426.     description.  Then enter in the estimated quantity that might be
  1427.     needed.  This will be print on the work order so that workers
  1428.     will have a good ideas of parts they will need, and this will
  1429.     allow for quick and easy parts inventory updates from completed
  1430.     work orders.  Hitting <ENTER> will bring up the ** Not Used **.
  1431.  
  1432. 2.) This is the second screen in the work orders update.  If a part
  1433.     had been entered into the task listings then it would appear
  1434.     here.  Enter in the option number and the actual amount used.  If
  1435.     this data is saved then the parts inventory will be updated also.
  1436.  
  1437.  
  1438.  
  1439.  
  1440.  
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.                                 20
  1448.  
  1449.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.                             HELPFUL HINTS
  1455.                             ~~~~~~~~~~~~~
  1456.                        UNSCHEDULED MAINTENANCE
  1457.                        ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1458.                          UPDATE WORK ORDERS
  1459.                          ~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1460.     Record # ..... : 1
  1461.     Work Order #.. : 1
  1462.     Equipment #... : 1, Process Blower
  1463.          Task 1... : Realign Coupler
  1464.          Task 2... :
  1465.          Task 3... :
  1466. [1] Date Completed : 07-07-91
  1467. [2] Meter Reading. : 2540
  1468. [3] Man Hrs Needed : 2
  1469. [4] Completed By.. : John
  1470.  
  1471.  
  1472. Edit # Or...[N] Number Search...[Pg Up]/[Pg Dn] +- Record...
  1473. [R] Reset Work Order Attribute...[SPACE] Other Screen...[Q]uit
  1474.  
  1475. 1.) When you print out work orders for tasks to be completed, a
  1476.     separate database is compiled to track the work orders.  Data
  1477.     above has been compiled from a work order printout.  Options 1 -
  1478.     4 are left blank. When the task has been completed, come to this
  1479.     screen, work order updates, to update information.
  1480.  
  1481.    -Enter in the date it was completed, or <ENTER> and todays date
  1482.     will be entered.
  1483.    -Enter in the current meter reading.
  1484.    -Enter man hours the task required to be completed.
  1485.    -Enter who completed the task.
  1486.  
  1487.     Hit [S] to save the data and to update all of the other databases.
  1488.     If you hit [Q] to quit or any of the other options to move from
  1489.     this record after you have entered in data, the program will ask
  1490.     you if you want to save the data. 
  1491.  
  1492. 2.) Notice the date format.  This is the date format used in all of
  1493.     the databases.
  1494.  
  1495. 3.) Once this data has been saved, you cannot change any of the data
  1496.     in the record.  The reason for this is that it would screw up the
  1497.     parts inventory.  To change any of the above information, you
  1498.     will have to go to the separate databases and update the
  1499.     information manually.
  1500.  
  1501.  
  1502.  
  1503.  
  1504.  
  1505.  
  1506.  
  1507.  
  1508.  
  1509.  
  1510.  
  1511.  
  1512.  
  1513.                                 21
  1514.  
  1515.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.         WORK ORDER AND TASK LISTING FOR SCHEDULED MAINTENANCE
  1521.         ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1522.  
  1523. This program will generate task listings by week for the year or for
  1524. the whole year, depending on your needs for future scheduling.  These
  1525. task listings may be sent to the screen or printer.
  1526.  
  1527. This program will also generate work orders for scheduled tasks, by
  1528. the week or for the whole year.  I never used work orders before, but
  1529. once I started I will probably not go back.  Anyone can pick up a work
  1530. order, know what equipment needs to be worked on, location, tasks to
  1531. be done, tools needed or parts needed and not need a lot of prior
  1532. research to get something done.  I use completed work orders for use
  1533. as the bottom half of equipment record sheets.  I file these for
  1534. written confirmation of the completed task.  There is plenty of room
  1535. on the work orders for additional comments by the employee, (the
  1536. backside is completely open for drawings, scribbles etc.) and makes it
  1537. easy to update the database records.
  1538.  
  1539. When you use this option a separate database is constructed to store
  1540. the work order numbers, so you can search and update work orders
  1541. quickly and easily.
  1542.                             HELPFUL HINTS
  1543.                             ~~~~~~~~~~~~~
  1544.                              WORK ORDERS
  1545.     Record # ..... : 1       ~~~~~~~~~~~
  1546.     Work Order #.. : 6
  1547.     Equipment #... : 1, Process Blower
  1548.          Task 1... : Repack Bearings
  1549.          Task 2... :
  1550.          Task 3... :
  1551. [1] Date Completed : 07-07-91
  1552. [2] Meter Reading. : 6000
  1553. [3] Man Hrs Needed : 3
  1554. [4] Completed By.. : Elmer
  1555.  
  1556. Edit #.[N] Nmb Srch.[Pg Up]/[Pg Dn] +- Record.[SPACE] Other Scn.[Q]uit
  1557.  
  1558. 1.)  When you print out work orders for tasks to be completed, a
  1559.      separate database is compiled to track the work orders.  Data
  1560.      above has been compiled from a work order printout.  Options 1 -
  1561.      4 are left blank. When the task has been completed, come to this
  1562.      screen to update information.
  1563.  
  1564.     -Enter in the date it was completed, or <ENTER> and todays date
  1565.      will be entered.
  1566.     -Enter in the current meter reading.
  1567.     -Enter man hours the task required to be completed.
  1568.     -Enter in who completed the task.
  1569.  
  1570.      Hit [S] to save the data and to update all of the other
  1571.      databases.
  1572.      If you hit [Q] to quit or any of the other options to move from
  1573.      this record after you have entered in data, the program will ask
  1574.      you if you want to save the data. 
  1575.  
  1576. 2.)  Notice the date format.  This is the date format used in all of
  1577.      the databases.
  1578.  
  1579.                                 22
  1580.  
  1581.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.                             HELPFUL HINTS
  1587.                             ~~~~~~~~~~~~~
  1588. 3.)  Once this data has been saved, you cannot change any of the data
  1589.      in the record.  The reason for this is that it would screw up the
  1590.      parts inventory.  To change any of the above information, you
  1591.      will have to go to the separate databases and update the
  1592.      information manually. 
  1593.  
  1594.  
  1595.  
  1596.                               SCREEN #2
  1597.                               ~~~~~~~~~
  1598.                              WORK ORDERS
  1599.                              ~~~~~~~~~~~
  1600. Equipment #.. : 1, Process Blower
  1601. Part/Tool #     Part Or Tool Description          Actual Quantity Used
  1602. ----------------------------------------------------------------------
  1603. [1] ** Not Used **
  1604. [2] ** Not Used **
  1605. [3] ** Not Used **
  1606. [4] ** Not Used **
  1607. [5] ** Not Used **
  1608. [6] ** Not Used **
  1609. [7] ** Not Used **
  1610. [8] ** Not Used **
  1611. [9] ** Not Used **
  1612.  
  1613.               Enter # To Edit Or...[SPACE]..Main Screen
  1614.  
  1615.  
  1616. This is the second screen in the work orders update.  If a part had
  1617. been entered into the task listings then it would appear here.  Enter
  1618. in the option number and the actual amount used.  If this data is
  1619. saved then the parts inventory will be updated also.
  1620.  
  1621.  
  1622.  
  1623.  
  1624.  
  1625.  
  1626.  
  1627.  
  1628.  
  1629.  
  1630.  
  1631.  
  1632.  
  1633.  
  1634.  
  1635.  
  1636.  
  1637.  
  1638.  
  1639.  
  1640.  
  1641.  
  1642.  
  1643.  
  1644.  
  1645.                                 23
  1646.  
  1647.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.                         VALVE RECORD KEEPING
  1653.                         ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1654.  
  1655. This database is based on the equipment database, but will track
  1656. valves in your facility.  It will let you enter in all of the
  1657. important information about a valve.  It will set up a separate
  1658. database for scheduling maintenance. What I have done is went thru the
  1659. plant and ARBITRARILY NUMBERED all of the valves.  Again realize that
  1660. this database works on numbered valves and not lettered valves.
  1661.  
  1662.                            **** NOTE ****
  1663. Don't use letters in the NUMBER area of the database, because the
  1664. other programs will search for numbers and will not recognize the
  1665. letters. 
  1666.  
  1667. This database will be automatically updated from completed work
  1668. orders.
  1669.  
  1670.                             HELPFUL HINTS
  1671.                             ~~~~~~~~~~~~~
  1672.                            VALVE LISTINGS
  1673.                            ~~~~~~~~~~~~~~
  1674.     Record # ........... : 1
  1675. [1] Valve Number........ : 1
  1676. [2] Valve Description 1. : Raw Wastewater Valve
  1677. [3] Valve Description 2. : Nothing
  1678. [4] Valve Location...... : wet well
  1679. [5] Manufacturer Number. : 1, Joes Pump Repair Shop
  1680. [6] Vendor Number....... : 1, Johns Filter Shop
  1681. [7] Model Number........ : 434
  1682. [8] Serial Number....... : 6766
  1683.  
  1684.  
  1685. Edit # Or .[A]dd .[L] Log .[N]ame/[U] Number Search .[S]ave .[P]rint
  1686. .[Q]uit S[O]rt Records..[Pg Up]/[Pg Dn] +- Record..[D]elete..[SPACE]
  1687. Other Screen 
  1688.  
  1689. 1.) Valve Number.  This is a number assigned by you to designate this
  1690.     valve. The databases do not recognize letters, so be sure to use
  1691.     only numbers. The number may be up to 8 numbers long.  The
  1692.     program will take 10 letters, but I will change that in the
  1693.     future.  The reason you should only use 8 numbers is that a
  1694.     separate history file is created and the numbers are use to
  1695.     designate this file in DOS.  If you use 9 or 10 numbers, DOS will
  1696.     only use the first 8.
  1697.  
  1698. 2.) Valve Description 1 & 2.  These fields will accept up to 40
  1699.     characters each so that you can describe in detail just what this
  1700.     valve is.  The first field is the field all of the databases will
  1701.     use to describe the valve, so detail it so that you will know
  1702.     what valve it is at a glance.  The number and description will
  1703.     appear in the other databases like this----->  1, Raw Wastewater
  1704.     Valve  <---- from the above given description.
  1705.  
  1706. 3.) Valve Location.  This is the location of this valve or where it
  1707.     is stored when not in use.  Keep this description generalized and
  1708.     the same as the other databases so that it will make for easy
  1709.     sorting in all of the databases.
  1710.  
  1711.                                 24
  1712.  
  1713.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  1714.  
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.                         VALVE RECORD KEEPING
  1719.                         ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1720.                             HELPFUL HINTS
  1721.                             ~~~~~~~~~~~~~
  1722.  
  1723. 4.) Manufacturer & Vendor Numbers.  Enter in the manufacturer or
  1724.     vendors number and the program will search the database for
  1725.     manufacturers and vendors and will import the name of the company
  1726.     and display as above.
  1727.  
  1728.                               SCREEN #2
  1729.                               ~~~~~~~~~
  1730.                            VALVE LISTINGS
  1731.                            ~~~~~~~~~~~~~~
  1732.  
  1733.     Valve Number.. : 1         : Raw Wastewater Valve
  1734. [1] Valve Type................ : Plug
  1735. [2] Valve Size (in)........... : 4
  1736. [3] Material Handled.......... : Raw wastewater
  1737. [4] Date Of Purchase.......... : 07-06-91
  1738. [5] Date Put In Service....... : 07-06-91
  1739.  
  1740.  
  1741.  
  1742. Enter # To Edit Or...[SPACE]..Main Screen
  1743.  
  1744.  
  1745. 1.) Valve Type.  Keep this simple and direct.  Like pump or blower.
  1746.     This is used for sorting only and makes for putting like valves
  1747.     into the same groupings.
  1748.  
  1749.  
  1750.  
  1751.  
  1752.  
  1753.  
  1754.  
  1755.  
  1756.  
  1757.  
  1758.  
  1759.  
  1760.  
  1761.  
  1762.  
  1763.  
  1764.  
  1765.  
  1766.  
  1767.  
  1768.  
  1769.  
  1770.  
  1771.  
  1772.  
  1773.  
  1774.  
  1775.  
  1776.  
  1777.                                 25
  1778.  
  1779.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  1780.  
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.                               VALVE LOG
  1785.                               ~~~~~~~~~
  1786.                     Option [L] from the main menu
  1787.  
  1788.                             VALVE HISTORY
  1789.                             ~~~~~~~~~~~~~
  1790.  
  1791.  
  1792.          [1] Add To Valve History Log
  1793.  
  1794.          [2] Move History Log To Floppy Drive
  1795.          [3] Delete History Log By Date
  1796.  
  1797.          [4] View History Log By Date
  1798.          [5] View History Log From Different Drive/Directory
  1799.  
  1800.          [6] Search History Log
  1801.  
  1802.                          [Q] Quit Main Menu
  1803.  
  1804.  
  1805.  
  1806. 1.) Add To Log.  This option will allow you to manually add task
  1807.     history to the history file of this valve.  This is for past
  1808.     history you want added to the file, work done without a work
  1809.     order or any other reason. Options include adding Task # 1, Date
  1810.     task completed, total parts cost, the man hours required, and who
  1811.     the work was completed by.
  1812.  
  1813. 2.) Move History. This allows you to move certain parts of the history
  1814.     to a floppy drive or any other directory. Allows moving by date so
  1815.     old data can be moved out.
  1816.  
  1817. 3.) Delete History.  Allows deleting of data by date.
  1818.  
  1819.  
  1820. History files can be viewed and edited from DOS using a text editor,
  1821. don't use a word processor.  The fields are as follows...
  1822.  
  1823. Valve # & name, task #1, date completed, <BLANK> , man hrs, parts $,
  1824. and completed by.
  1825.  
  1826. Be careful not to disturb the fields, you can change any of the data
  1827. within the quotations, but be sure not to erase any of the quotation
  1828. marks.
  1829.  
  1830.  
  1831.  
  1832.  
  1833.  
  1834. Well anyway, the software system should be self explanatory, I have
  1835. tried to make it so, but I am sure you might run into a nasty bug or
  1836. maybe have a problem somewhere or sometime.  If so, please feel free
  1837. to contact me at the above listed numbers or services.  I work 0700 to
  1838. 1530 each day.  If you call my home number, I have a answering
  1839. machine.  Please leave your name and number, I will get back to you.
  1840.  
  1841.  
  1842.  
  1843.                                 26
  1844.  
  1845.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.              Inventory Control / Preventive Maintenance
  1851.  
  1852.                                  For
  1853.  
  1854.                 Water/Wastewater Treatment Facilities
  1855.  
  1856.                               START-UP
  1857.                               ~~~~~~~~
  1858. Ok, lets get this thing rolling.
  1859.  
  1860. 1.) Print out the MANUAL.DOC.  This is in ASCII so can be read from
  1861.     DOS.  PLEASE READ readme.txt BEFORE CONTINUEING.
  1862.  
  1863. 2.) Copy all *.EXE files to one directory. Be sure that there is about
  1864.     an extra 1.5k so that *.CFG files can be added or use INSTALL to
  1865.     put everything onto hard drive C:.
  1866.  
  1867. 3.) If you have the Shareware version, make sure you have an extra 69k
  1868.     open for the *.LST files.  If you select the BACKUP option, double
  1869.     your k to 136k for backup storage.
  1870.  
  1871. If you are a Registered user then make extra space as follows:
  1872.  
  1873. MANUFACT.LST  200 Bytes per record for Manufacturers Database
  1874.   VENDOR.LST  200 Bytes per record for Vendors Database
  1875.     PARTS.LST 401 Bytes per record for Parts Catalog
  1876.     EQUIP.LST 361 Bytes per record for Equipment Database
  1877.     TASKS.LST 781 Bytes per record for Scheduled Maintenance Tasks
  1878.  USTASKS.LST  780 Bytes per record for Un-Scheduled Maintenance Tasks
  1879.    VALVE.LST  311 Bytes per record for Valve Database
  1880.  
  1881. If you set your record levels at 100 then you will need 304,400 Bytes
  1882. for the *.LST files, an additional 305k if you use backups, and an
  1883. additional 701 bytes per work order you create.  This is why a hard
  1884. drive is needed for this software package. The amount of records you
  1885. are limited to your storage space available.
  1886.  
  1887. 4.) From DOS enter I&M if you are a using a Registered Version.
  1888.     From DOS enter I&MP if you are a using a Shareware Version.
  1889.  
  1890. 5.) If this is the first time you have used the program, then it must
  1891.     create the configure files.
  1892.  
  1893.   a.)  First screen is the General Information File.
  1894.     1. Enter your facility name as you want it to appear on address
  1895.        labels, in the programs themselves and on reports that are
  1896.        generated.
  1897.     2. Next enter your facility mailing address.
  1898.     3. Enter your city.
  1899.     4. Enter your state. Automatic uppercase conversion.
  1900.     5. Enter your complete 9 digit zip code.
  1901.     6. Enter facility superintendent.
  1902.     7. Enter in a master password. This is used only as a fail-safe
  1903.        for deletions throughout the programs. 
  1904.     8. Enter in if you want backups or not. This was mentioned above.
  1905.        If you a enter a "Yes" then every time there is a file
  1906.        manipulation, a backup will be created. Defaults to "NO".
  1907.  
  1908.  
  1909.                                 27
  1910.  
  1911.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson. All Rights Reserved
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.              Inventory Control / Preventive Maintenance
  1917.  
  1918.                                  For
  1919.  
  1920.                 Water/Wastewater Treatment Facilities
  1921.  
  1922.                             HELPFUL HINTS
  1923.                             ~~~~~~~~~~~~~
  1924.                  Program General Configuration Menu
  1925.                  ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1926. [1] Plant Name.... : Howards Grove Wastewater Treatment Facility
  1927. [2] Address....... : 1111 Alcott Ave
  1928. [3] City.......... : Howards Grove
  1929. [4] State......... : WI
  1930. [5] Zip........... : 44444
  1931. [6] Phone #....... : 555-555-5555
  1932. [7] Superintendent : John Doe
  1933. [8] System Password: ********
  1934. [9] Backups (y/N). : NO
  1935.  
  1936.  
  1937. Enter [#] Number To Change.....[S] To Save Changes.....[Q] To Quit
  1938.  
  1939.  
  1940. 1.)  Plant Name.  This is the name that will appear on all of the
  1941.      screens and printouts throughout all of the databases.
  1942.  
  1943. 2.)  System Password.  This is a password that is used throughout the
  1944.      databases just as a second blanket check so that you or anyone
  1945.      else does not erase accumulators or delete any other fields. 
  1946.      This password is case sensitive. If you happen to forget what you
  1947.      chose, just look at MASTER.CFG and you will spot it on line 24.
  1948.  
  1949. 3.)  Backups.  This option will make backups of the *.LST files or
  1950.      database record files prior to doing anything with them, like
  1951.      sorting. If anything does happened suring any operations, look
  1952.      for *.BAK in the data directory. Delete the bad *.LST and rename
  1953.      the *.BAK to *.LST. (The * stands for the various database names,
  1954.      like EQUIP.LST for the equipment database)  This option defaults
  1955.      to [NO], because of the extra storage space it would require, but
  1956.      I would suggest using it if possible. 
  1957.  
  1958. b.)  The second screen that appears is the file path and record
  1959. Paths And Directories
  1960.      number screen.  Enter in location of your data drive or data
  1961.      directory.
  1962.  
  1963. EXAMPLE:  If your data drive is DRIVE B then enter just B. The entry
  1964.           will appear B:\. Next if your directory is INVENTOR, then
  1965.           enter INVENTOR and hit ENTER.  The entry will appear as
  1966.           B:\INVENTOR\ which is normal.
  1967.  
  1968.                            **** NOTE ****
  1969.              Directory can be up to eight letters long.
  1970.  
  1971.  
  1972.  
  1973.  
  1974.  
  1975.                                 28
  1976.  
  1977.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  1978.  
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.                  **** Registered Version Only *****
  1983. After you have entered in the path, the program will ask you for the 
  1984. amount of records you wish to enter for each individual *.LST file. 
  1985. Based on the above data on *.LST files, enter in the amount of records
  1986. you would like to keep for each individual area.
  1987.  
  1988.                            **** NOTE ****
  1989. These entries may be changed later if you feel you need more or less
  1990. room. 
  1991.  
  1992. c.)  Next menu is the Color Configuration Menu.
  1993.  
  1994.                       Color Configuration Menu
  1995.                       ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  1996. 0 = Black
  1997. 1 = Blue
  1998. 2 = Green                              [1] Background Color  =  0
  1999. 3 = Cyan                               [2] Brackets Color    =  15
  2000. 4 = Red                                [3] Lower Menu Color  =  1
  2001. 5 = Magenta                            [4] Highlight Color   =  2
  2002. 6 = Brown                              [5] Warning Color     =  4
  2003. 7 = Grey                               [6] Menu Color        =  14
  2004. 8 = Dark Grey                          [7] Underline Color   =  15
  2005. 9 = Light Blue                         [8] Menu Names Color  =  14
  2006. 10 = Light Green
  2007. 11 = Light Cyan
  2008. 12 = Light Red                         [S] Save Defaults
  2009. 13 = Light Magenta                     [Q] Quit To Main Menu
  2010. 14 = Yellow
  2011. 15 = White
  2012.  
  2013.      1.) These are the screen colors as you want to see them.  Some
  2014.          users may not be able to display all of these colors because
  2015.          they use Tandy Colors and a Tandy CGA monitor.  Most should
  2016.          be able to display at least 4 colors.  If all else fails,
  2017.          set the background to [0] and all the rest to [15].  This
  2018.          will make a black screen with white foreground letters.
  2019.  
  2020.      2.) Be sure to save your defaults before leaving this menu or
  2021.          you will loose what you have changed.
  2022.  
  2023. 7.) This will complete the setup and bring you into the main menu
  2024.     screen.
  2025.  
  2026. 8.) If you made an error in the above setup, now is the time to enter
  2027.     into the configuration menus and change any incorrect data.
  2028.  
  2029. [G] will enter you into the General Configuration menu where you can
  2030.     change the plant name, address, etc..
  2031.  
  2032. [P] will enter you into the Path Setup and Records menu where record
  2033.     lengths and paths may be changed.
  2034.  
  2035. [C] will enter you into the Color Menu were colors can be edited.
  2036.  
  2037.                            **** NOTE ****
  2038. If you make a directory change, the data kept in the previous
  2039. directory will be moved and deleted. The program will also move any
  2040. *.BAK files in the directory. 
  2041.                                 29
  2042.  
  2043.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  2044.  
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.              Inventory Control / Preventive Maintenance
  2049.  
  2050.                                  For
  2051.  
  2052.                 Water/Wastewater Treatment Facilities
  2053.  
  2054.                            **** NOTES ****
  2055.                            ~~~~~~~~~~~~~~~
  2056.  
  2057.                        INSTALLING ONLINE HELP
  2058.                        ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2059.  
  2060.                      ** REGISTERED USERS ONLY **
  2061.  
  2062. Online help are modules of ASCII information that can be brought up on
  2063. the main menu screen to help with the various programs.  It is the
  2064. same information contained in this manual.  To install HELP copy all
  2065. of the *.HLP files from Disk B (3.5~) or Disk C (5.25~) along with the
  2066. program HELP.EXE to the default directory of I&M.EXE.  To enter Online
  2067. Help from the main menu of I&M, just press F2.
  2068.  
  2069.                            POSSIBLE ERRORS
  2070.                            ~~~~~~~~~~~~~~~
  2071.  
  2072. 1.)  Errors you might run into.  The whole program is compiled with 
  2073. QuickBasic, so any error codes will be basic error codes.
  2074.  
  2075.    53 = File not found.  Make sure you have the right directory path.
  2076.    62 = Input past end.  This one will pop up if you try the sort
  2077.         option in any of the programs and you don't have any entries
  2078.         or you only have one entry in that database. 
  2079. 75,76 = Path errors. This one will pop up if you do not enter a path
  2080.         that is correct.  Like a directory spelling error or an extra
  2081.         ":" or "\" is in the directory option. 
  2082.  
  2083. ** I have eliminated most of the problems that will cause these
  2084. errors, but if you should happen to have an error of some kind, please
  2085. contact me and let me know what you were doing when the error accured
  2086. and which sub program you where using.
  2087.  
  2088.  
  2089.  
  2090.             * * * * * * PLEASE READ NUMBER 2 * * * * * *
  2091.                         ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
  2092. 2.)  Remember, each of the databases use ARBITRARY NUMBERS PICKED BY
  2093. YOU, THE USER.  Remember to use numbers and not letters.  The record 
  2094. number in red is just the files physical location in relation to the
  2095. disk drive. Option [1] on all of the databases is the NUMBER ASSIGNED
  2096. BY YOU and is the number used throughout the software package to
  2097. identify that particular record.
  2098.  
  2099. When you get to the TASK DATABASES, be sure to COMPLETE at least the
  2100. Name 1 option after the equipment identifier number, Option [2].  This
  2101. first task name along with the equipment identifier number & name will
  2102. identify the work order when you go to update work order records.
  2103.  
  2104.  
  2105.  
  2106.  
  2107.                                 30
  2108.  
  2109.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  2110.  
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.              Inventory Control / Preventive Maintenance
  2115.  
  2116.                                  For
  2117.  
  2118.                 Water/Wastewater Treatment Facilities
  2119.  
  2120.                            **** NOTES ****
  2121.                            ~~~~~~~~~~~~~~~
  2122. 3.) In the programs themselves, [E] will bring up Equipment listing,
  2123.     an [M] will bring up Manufacturers listings and [V] will bring up
  2124.     Vendors listings.  When searching files [Pg Up] & [Pg Dn] will
  2125.     move records one at a time, but [~] & [`] on number pad will move
  2126.     records 10 at a time.           [8]   [2]
  2127.  
  2128. 4.) If you run into a lock up in one of the programs or just want to
  2129.     quit the program, then just hit [F10].  This will quit to DOS
  2130.     immediately.
  2131.  
  2132. 5.) If during printout you need the computer [F1] will quit the
  2133.     printing and will bring you to the nearest main menu.
  2134.  
  2135.  
  2136.                             REGISTRATION
  2137.                             ~~~~~~~~~~~~
  2138. I realize that this program works for me and might not meet your
  2139. needs.  But if you think that it might work, then send the
  2140. registration price along to me. If you have sent me $10 for a
  2141. shareware version through the mail, then subtract that $10 from the
  2142. registration price.  Don't worry about not getting support for this
  2143. software package from me, I take pride in my work and will stand
  2144. behind this package 100%.
  2145.  
  2146. If you find a major problem or nasty bug and help me in working that
  2147. problem out, I will refund to you a portion of the registration price
  2148. based on how severe the problem is and how much you help me in solving
  2149. the problem. If you find a major problem or nasty bug in a shareware
  2150. version and help with that problem, I will send you a Registered
  2151. version of this software package free of charge.
  2152.  
  2153.  
  2154.                                SUPPORT
  2155.                                ~~~~~~~
  2156. I am in the process of putting my BBS back together and will have it
  2157. up on a limited basis in the future.  If you are a registered user,
  2158. you will be notified by postcard of when the BBS will be operating. 
  2159. You will also be given a password that would allow you access to
  2160. updated versions of TrailBlazer Programs.  This is still pending.
  2161.  
  2162.  
  2163. You are encouraged to pass a Shareware copy of Inventory Control /
  2164. Preventive Maintenace along to your friends for evaluation.  Please
  2165. encourage them to register their copy if they find that they can use
  2166. it.  All registered users will receive a copy of the latest version
  2167. of Inventory Control / Prevetnive Maintenance system.
  2168.  
  2169.  
  2170. Thank you for your support of Shareware thru Registration.
  2171.  
  2172. Andy
  2173.                                 31
  2174.  
  2175.    Copyright (C) 1990, 1991 By Elmer H. Anderson.  All Rights Reserved
  2176.                                                                         
  2177.  
  2178.  
  2179.  
  2180. ┌───────┬──────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  2181. │NUMERIC│                PREVENTIVE MAINTENANCE PRIORITY MATRIX                │
  2182. ├───────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
  2183. │       │                              EMERGENCY!                              │
  2184. │       │                              ~~~~~~~~~                               │
  2185. │       │Immediate Response of all NECESSARY RESOURCES WITHOUT LIMITATION.     │
  2186. │       │  A.  The work is imperative.                                         │
  2187. │       │  B.  Overtime will be worked around-the-clock until competion.       │
  2188. │   1   │  C.  Communications will be continuous with management.              │
  2189. │       │  D.  Work cannot be formally planned and scheduled but will be       │
  2190. │       │      given all resources that can be effectively utilized.           │
  2191. │       │  E.  Every effort will be made to complete at least temporary        │
  2192. │       │      corrective action and final completion when practical.          │
  2193. ├───────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
  2194. │       │                                URGENT                                │
  2195. │       │                                ~~~~~~                                │
  2196. │       │Immediate Response with APPROPRIATE RESOURCES.                        │
  2197. │       │  A.  Work is essential.                                              │
  2198. │       │  B.  Automatic overtime to stabilize conditions.                     │
  2199. │   2   │  C.  Communication is continuous with feedback from maintenance      │
  2200. │       │      to operations.                                                  │
  2201. │       │  D.  Resources will be committed as appropriate to meet dates.       │
  2202. │       │  E.  Action plan is prepared with responsibilites assigned.          │
  2203. │       │  F.  Work may be "two phase" with permananent corrective action      │
  2204. │       │      done under lower priority at later time.                        │
  2205. ├───────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
  2206. │       │                              IMPORTANT                               │
  2207. │       │                              ~~~~~~~~~                               │
  2208. │       │Necessary Work to be Investigated Immediately and Scheduled to        │
  2209. │       │meet Dates.                                                           │
  2210. │       │  A.  Work requested is necessary to continuing operation of facilties│
  2211. │   3   │  B.  Date required to be met:                                        │
  2212. │       │      1.  By use of overtime.                                         │
  2213. │       │      2.  At expense of lower priority work.                          │
  2214. │       │  C.  Feedback from shops and field maintenance will assure           │
  2215. │       │      operations of meeting dates or permit timely renegotiation.     │
  2216. ├───────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
  2217. │       │                               ROUTINE                                │
  2218. │       │                               ~~~~~~~                                │
  2219. │       │Necessary work that can be planned and scheduled.                     │
  2220. │       │  A.  Overtime is not authorized without special approval.            │
  2221. │       │  B.  Feedback to operations is necessary to coordinate work with     │
  2222. │   4   │      shutdowns, turnarounds, etc.                                    │
  2223. │       │  C.  Work to be planned and scheduled to optimize efficiency of      │
  2224. │       │      effort and assure completion dates.                             │
  2225. │       │  D.  Dates are to be met or renegotiated in sufficient time to       │
  2226. │       │      accomidate requestor.                                           │
  2227. ├───────┼──────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
  2228. │       │                             CONTINGENCY                              │
  2229. │       │                             ~~~~~~~~~~~                              │
  2230. │       │Desired work that may be rescheduled or deferred to suit              │
  2231. │       │availablity of work.                                                  │
  2232. │   5   │  A.  Work not essential to the safety or continuity of operations.   │
  2233. │       │  B.  No overtime authorized.                                         │
  2234. │       │  C.  Work may be planned and not scheduled.                          │
  2235. │       │  D.  Resources will be used as available.                            │
  2236. │       │  E.  Delay of completion will not necessarily result in priority     │
  2237. │       │      being changed.                                                  │
  2238. └───────┴──────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  2239.