home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / hooper.zip / FMGL.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-11-01  |  223KB  |  5,677 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.                                 FINANCE MANAGER II 
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                                 GENERAL LEDGER Lite 
  18.  
  19.  
  20.                                    USER'S MANUAL 
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.                                    Version 1.3f
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.                                Hooper International 
  46.                                   P.O. Box 62219 
  47.                             Colorado Springs, CO 80962 
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.       Copyright (C) 1986-1989 by Hooper International, Inc. 
  62.       All rights reserved. 
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.                                  COPYRIGHT NOTICE 
  81.  
  82.       FINANCE MANAGER is  not a public domain program.  It  is Copyright (C)
  83.       1986-1989 by Hooper International.
  84.  
  85.       No part of  this manual may be reproduced, translated,  in any form or
  86.       by  any  means,  without  the   prior  written  permission  of  Hooper
  87.       International.
  88.  
  89.       The software described in this manual is protected by copyright laws. 
  90.  
  91.  
  92.                    Copyright (C) 1986-1989 Hooper International 
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.                            RESTRICTED PERMISSION TO COPY 
  98.  
  99.       Clubs  and other  non-profit organizations  are granted  permission by
  100.       Hooper International to  copy the evaluation version  of this program,
  101.       as well as  its documentation, for member use only.   It is imperative
  102.       that you  be aware that  said member use  is subject to  the following
  103.       strictly-enforced restrictions: 
  104.  
  105.            No price may be charged, by  club or user group, for the software
  106.            or documentation.  A  distribution fee may be  charged solely for
  107.            the cost  of the diskette, as  long as the total  charge does not
  108.            exceed $8. 
  109.  
  110.            It  is   imperative  that  club   members  be  informed   of  the
  111.            user-support concept,  which allows them to  become familiar with
  112.            FINANCE MANAGER through evaluation and  hands-on use.  It is also
  113.            imperative that member users be informed that the program as well
  114.            as   its   documentation  is   the   sole   property  of   Hooper
  115.            International.  Members, without exception, must be encouraged to
  116.            support its use by sending their user payments directly to Hooper
  117.            International. 
  118.  
  119.            This software  and documentation  is fully copyrighted  by Hooper
  120.            International  and may  not  be  modified in  any  way or  manner
  121.            whatsoever.  The complete package  must be distributed intact, as
  122.            a self-complementing unit. 
  123.  
  124.  
  125.  
  126.                                          i 
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.                                WARRANTY INFORMATION 
  140.  
  141.       HOOPER INTERNATIONAL LICENSES THIS SOFTWARE AND MANUAL "AS IS" WITHOUT
  142.       WARRANTY OF ANY KIND, EITHER  EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, BUT NOT
  143.       LIMITED  TO, THE  PARTICULAR PURPOSE.   HOOPER INTERNATIONAL  DOES NOT
  144.       WARRANT   THAT  THE   "FINANCE  MANAGER"   SOFTWARE  WILL   MEET  YOUR
  145.       REQUIREMENTS,  OR  THAT  THE  OPERATION OF  FINANCE  MANAGER  WILL  BE
  146.       UNINTERRUPTED OR ERROR FREE. 
  147.  
  148.       IN NO  EVENT WILL  HOOPER INTERNATIONAL  BE LIABLE  FOR CONSEQUENTIAL,
  149.       INCIDENTAL,  INDIRECT OR  OTHER DAMAGES,  INCLUDING ANY  LOST PROFITS,
  150.       LOST SAVINGS, OR OTHER INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES ARISING OUT
  151.       OF THE  USE OF, OR  INABILITY TO USE,  THESE PROGRAMS, EVEN  IF HOOPER
  152.       INTERNATIONAL HAS BEEN ADVISED OF  THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES, OR
  153.       FOR ANY CLAIM BY ANY OTHER PARTY. 
  154.  
  155.       Please  keep in  mind, WE  DO NOT  ACCEPT RETURNS  OR GIVE  REFUNDS ON
  156.       REGISTERED COPIES.  Instead, we give  you every opportunity to try the
  157.       software before you  decide to register your copy.   We will, however,
  158.       replace defective disks for a  minimal shipping and handling charge of
  159.       $5.00,  for up  to a  period of  90 days  from initial  shipping date.
  160.       Please note that defective disks  must be returned prepaid and insured
  161.       by  sender.   In  this  way,  we  are  assured  of  complete  customer
  162.       satisfaction.  And, as you can see, we value your business. 
  163.  
  164.       Information in  this manual  is subject to  change without  notice and
  165.       does not represent a commitment on the part of Hooper International. 
  166.  
  167.       This  product could  include technical  inaccuracies or  typographical
  168.       errors.   Changes are  periodically  made to  the information  herein;
  169.       these  changes   may  be  incorporated   in  new  additions   of  this
  170.       publication. 
  171.  
  172.  
  173.  
  174.                                 PRODUCT INFORMATION 
  175.  
  176.       FINANCE   MANAGER   II   is  an   extraordinary,   easy-to-understand,
  177.       user-supported software  package.  Since we are  dedicated to customer
  178.       satisfaction, we  heartily recommend  that you  take advantage  of the
  179.       incredible money-saving opportunity that we offer, allowing you to use
  180.       the  evaluation copy  in order  to determine  its suitability  to your
  181.       individual financial  application.  Please  do this, and  discover for
  182.       yourself that this  software is easy to use and  certainly what you've
  183.       been hoping  it would be,  before registering  your copy with  us.  We
  184.       sincerely value customer satisfaction. 
  185.  
  186.       Since we are  so confident of your satisfaction with  our software, we
  187.       are able to offer evaluation copies at an unbelievable minimal cost to
  188.       you.   We therefore  urge  you  to take  advantage  of inspecting  and
  189.  
  190.  
  191.  
  192.                                         ii 
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.       evaluating this  software, including hands-on use  for your particular
  202.       needs   and  financial   applications.   This   is  an   unprecedented
  203.       opportunity  for complete  customer satisfaction  before you  make any
  204.       outlay of  money for  an individually-registered  copy.  We  want your
  205.       name  to be  added to  our  ever-growing list  of satisfied  customers
  206.       throughout the world! 
  207.  
  208.  
  209.       Finance  Manager  II  General  Ledger  is  User-Supported  (Shareware)
  210.       software.  If you are using this software,  and find it to be of value
  211.       to you, your payment is necessary and appreciated. 
  212.  
  213.       You are  encouraged to  copy this  software and  share it  freely with
  214.       others.  You have  the luxury of trying out the  complete programs, at
  215.       your own pace and in the comfort  of your own home or workplace.  This
  216.       is not a crippled or "demo"  copy, but the complete working version of
  217.       the program. 
  218.  
  219.       After you have used Finance Manager for a reasonable evaluation period
  220.       you  should  either discontinue  use  of  the  program or  purchase  a
  221.       licensed copy from Hooper International  or from an authorized dealer.
  222.       Your  support   is  important  and  greatly   appreciated.   With  it,
  223.       User-supported  (Shareware)  authors  are  encouraged  to  design  and
  224.       distribute new  products.  Without it,  a great deal of  high quality,
  225.       low cost software will cease to be available. 
  226.  
  227.  
  228.  
  229.                             _______ 
  230.                        ____|__     |                  (tm) 
  231.                     --|       |    |------------------ 
  232.                       |   ____|__  |  Association of 
  233.                       |  |       |_|  Shareware 
  234.                       |__|   o   |    Professionals 
  235.                     -----|   |   |-------------------- 
  236.                          |___|___|       MEMBER 
  237.  
  238.  
  239.       Hooper  International is  a member  of the  Assocication of  Shareware
  240.       Professionals and agrees with the association's standards of integrity
  241.       in software distribution. 
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.                                         iii 
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  268.  
  269.  
  270.                                       PREFACE 
  271.  
  272.  
  273.       Before Reading Any Further .  .  . 
  274.  
  275.       If you are  eager to get started,  you might save time  by reading the
  276.       guidelines  listed  in  this  preface.  Depending  on  your  level  of
  277.       bookkeeping and  computer expertise,  certain sections of  the manuals
  278.       are more essential than others. 
  279.  
  280.  
  281.  
  282.       If You've Already Used FINANCE MANAGER .  .  . 
  283.  
  284.       If  you already  have  a  working knowledge  of  some  of the  earlier
  285.       versions of  FINANCE MANAGER, you  will be pleased  to see all  of the
  286.       specially-enhanced features of the FINANCE MANAGER II program.   
  287.  
  288.       Before you start  working, read the "Getting Started"  section of this
  289.       manual, which explains  the new installation procedures.   If you have
  290.       any   questions  while   you  are   working,  simply   refer  to   the
  291.       documentation. 
  292.  
  293.  
  294.  
  295.       If You Are An Experienced User of Menu-Driven Software .  .  . 
  296.  
  297.       If  you have  used quite  a  few software  packages, especially  those
  298.       designed for the IBM PC or compatibles, you are more familiar with the
  299.       terms used for configuring your system.  You might, therefore, want to
  300.       take the following shortcuts: 
  301.  
  302.          - Read the Introduction and Getting Started section of this manual. 
  303.  
  304.          - Take  a look  at  the  sample accounts  (HOME  and  WORK) on  the
  305.            DOCUMENTATION AND DEMO  disk, while using the  documentation as a
  306.            guide and a reference. 
  307.  
  308.          - Set up your own  set of books by using the  sample accounts as an
  309.            example, or as a framework.  Be sure to follow the guidelines and
  310.            procedures as presented in the manual,  and you'll be on your way
  311.            to incredibly-easy, hassle-free bookkeeping. 
  312.  
  313.  
  314.  
  315.       If You Are An Experienced Bookkeeper .  .  . 
  316.  
  317.       If you  have a  working knowledge of  bookkeeping and  accounting, you
  318.       will have an  easier time understanding the terms used  in the FINANCE
  319.       MANAGER manuals.  Initially,  however, we recommend that  you read all
  320.       of  the manuals  in  order to  learn how  to  properly and  completely
  321.       utilize all of the fantastic features available to you. 
  322.  
  323.  
  324.  
  325.       If You Have Little Or No Experience With Software Or Bookkeeping... 
  326.  
  327.  
  328.                                      PAGE 1
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  334.  
  335.  
  336.  
  337.       If you  have used few menu-driven  software packages in the  past, and
  338.       you're not an  expert bookkeeper, you would do well  to make the whole
  339.       thing  easier  for  yourself  by reading  all  manuals  completely  --
  340.       mentally  following  all  of  the procedures  outlined.   We  strongly
  341.       suggest that  you read completely  through the documentation  at least
  342.       once, merely  to become familiar  with some of  the terms you  will be
  343.       expected to know.   Next, repeat the documentation  process, this time
  344.       using the program.
  345.  
  346.  
  347.  
  348.       For All Users ... 
  349.  
  350.       When using FINANCE MANAGER, keep in mind the steps listed below: 
  351.  
  352.          - Format  your new  disks before  beginning.  (Inexperienced  users
  353.            sometimes forget this basic DOS step.) 
  354.  
  355.          - Always use  a backup copy  of your program  disk.  (Inexperienced
  356.            users are inclined to forget to save their original disk, to fall
  357.            back on, should something happen to the disk they are using.) 
  358.  
  359.          - Carefully  follow all  instructions in  the manuals,  for optimum
  360.            understanding, before using FINANCE MANAGER. 
  361.  
  362.       This guide is intended for use by all users of FINANCE MANAGER II.  It
  363.       does not assume that the  user has extensive accounting expertise.  It
  364.       is suggested,  however, that users  with no accounting  or bookkeeping
  365.       background  obtain  a  basic  accounting textbook  as  a  supplemental
  366.       reference. 
  367.  
  368.  
  369.  
  370.       If You Have Any Questions .  .  . 
  371.  
  372.       If you have any questions or opinions about FINANCE MANAGER II, please
  373.       return the User-Comment Form in the back of the manual. 
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.                                      PAGE 2
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  400.  
  401.  
  402.                                   AUTHOR'S NOTES 
  403.  
  404.  
  405.  
  406.       History of FINANCE MANAGER 
  407.  
  408.       The FINANCE  MANAGER series was created  as a result of  our own basic
  409.       need for an affordable financial software package.  We needed a simple
  410.       and  workable system,  to  keep  track of  both  income and  expenses.
  411.       Unfortunately,  the   price  for   available  software   packages  was
  412.       prohibitive. 
  413.  
  414.       Consequently, it became clear that  a new and affordable program would
  415.       have to be created  and written by us, and it  would have to eliminate
  416.       the piles of notes and receipts that were needed each year in order to
  417.       compute income  taxes.  In  1981, therefore,  the original  version of
  418.       FINANCE MANAGER was  created.  It was written for the  Atari 800, with
  419.       64K bytes  of memory.  This  program provided a one-timeframe  look at
  420.       the entire fiscal  year, while storing all  necessary information from
  421.       the inevitable  notes and  receipts.  If bookkeeping  was to  become a
  422.       "piece of cake", this was surely a sweet start! 
  423.  
  424.       In 1983, the initial basic FINANCE MANAGER was converted to the widely
  425.       accepted IBM PC format.  This  second version was splendidly enhanced,
  426.       and was  able to track  finances by month  instead of merely  by year.
  427.       Furthermore, it was now able to categorize assets and liabilities.  At
  428.       this  stage, it  became a  true  mini-bookkeeping system,  and it  was
  429.       available to  fit the  limited budget  of those  who could  not before
  430.       afford an expensive software package. 
  431.  
  432.       Friends and acquaintances, consequently,  began using FINANCE MANAGER.
  433.       Some   of  these   early  users   were  small   business  owners   and
  434.       entrepreneurs, while  others simply  needed FINANCE MANAGER  to assist
  435.       them with their ordinary,  everyday personal finances and bookkeeping.
  436.       They all,  however, told their  friends about the incredibly  low cost
  437.       and easy system they were using, inviting them to try it. 
  438.  
  439.       This first group of users, many  of whom had no accounting background,
  440.       sent  us  valuable  input  in  the  form  of  suggestions  and  ideas.
  441.       Expressing  our  sentiments,  they wanted  easy-to-use  software  that
  442.       required minimal setup time.  And, like  us, they disliked the idea of
  443.       spending outrageous amounts for expensive software packages.   
  444.  
  445.       User  needs  in mind,  FINANCE  MANAGER  evolved  into a  simple,  but
  446.       comprehensive,  financial   software  package,   yet  offered   at  an
  447.       incredibly low  price that any  computer user could afford.   By early
  448.       1984, many  more people were  using our  program, and telling  us they
  449.       loved it! 
  450.  
  451.  
  452.  
  453.       Availability of FINANCE MANAGER 
  454.  
  455.       An exceptional and workable program  in hand, we decided to distribute
  456.       as  many  copies as  needed  to  people  in  need of  an  inexpensive,
  457.       comprehensive  bookkeeping  system.   As  you are  perhaps  aware,  we
  458.  
  459.  
  460.                                      PAGE 3
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  466.  
  467.  
  468.       employed a user-support method of distribution, feeling it would prove
  469.       to be a  viable method of exposing computer users  to our grass-roots,
  470.       user-friendly program. 
  471.  
  472.       By  mid 1984,  the program  became available  throughout the  country,
  473.       distributed  through users'  groups and  computer clubs.   We owe  the
  474.       success of FINANCE MANAGER to all of these interested early supporters
  475.       who stood with  us in the belief of quality,  easy-to-use software, at
  476.       unbelievably low cost. 
  477.  
  478.       Today, most  of our first users  continue to use FINANCE  MANAGER, and
  479.       they continue to feel it is  the best bookkeeping package available to
  480.       them.  Through  the years, we have  listened to what they  needed and,
  481.       because of their comments, ideas, and suggestions, FINANCE MANAGER has
  482.       evolved and expanded to the greatly enhanced package that it is today. 
  483.  
  484.       We sincerely thank  all of our users for their  continued support.  By
  485.       purchasing our program, and telling their friends how greatly it helps
  486.       them,  while easing  their record-keeping  burden, they  have made  it
  487.       possible for  us to  offer further  enhancements and  welcome updates.
  488.       There is  no doubt that  user support has put  us where we  are today.
  489.       And it is gratifying to know that  there are people who, on their own,
  490.       pay  for something  that they  have been  invited to  try without  any
  491.       initial pre-paid  cash outlay.   Our final  pleasure and  thanks comes
  492.       when these  same people send us  their check, to pay  for the product,
  493.       because they genuinely enjoy using it. 
  494.  
  495.       At  this time,  we  continue  to employ  the  user-support concept  of
  496.       distributing FINANCE MANAGER,  knowing that most of  you will register
  497.       your  copies with  us, making  it  legal for  you to  use them.   Your
  498.       registration fee provides the resources to continually enhance FINANCE
  499.       MANAGER,  thus  providing newer,  updated  versions  for your  ongoing
  500.       needs. 
  501.  
  502.       Needless to  say, we are  proud to present  this new version  for your
  503.       inspection and, should you choose to  use it, ask that you continue to
  504.       support  FINANCE MANAGER  by  promptly paying  your registration  fee.
  505.       With your help,  you may continue to count on  our help.  Moreover, we
  506.       want you  to know  that we sincerely  appreciate your  cooperation, as
  507.       well as your faith in us. 
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.                                      PAGE 4
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  532.  
  533.  
  534.                          FINANCE MANAGER SYSTEM FLOWCHART 
  535.  
  536.  
  537.  
  538.  
  539.                               ------------------- 
  540.                               | FINANCE MANAGER | 
  541.                               |   MASTER MENU   | 
  542.                               ------------------- 
  543.                                         | 
  544.                         -------------------------------- 
  545.                         |         |          |         | 
  546.                         |         |          |         | 
  547.                      SYSTEM    GENERAL    PRODUCT    ORDER 
  548.                     UTILITIES  LEDGER   INFORMATION  FORM 
  549.                       MENU                 MENU 
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.                               -------------------- 
  557.                               | SYSTEM UTILITIES | 
  558.                               |       MENU       | 
  559.                               -------------------- 
  560.                                        | 
  561.                            ------------------------- 
  562.                            |           |           | 
  563.                            |           |           | 
  564.                          CHANGE      CHANGE      CHANGE 
  565.                           DATE       COMPANY     SYSTEM 
  566.                                       NAME      DEFAULTS 
  567.  
  568.  
  569.  
  570.  
  571.  
  572.  
  573.  
  574.  
  575.  
  576.  
  577.  
  578.  
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.                                      PAGE 5
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  598.  
  599.  
  600.                                  TABLE OF CONTENTS 
  601.  
  602.       COPYRIGHT NOTICE ...............................................   i 
  603.       RESTRICTED PERMISSION TO COPY ..................................   i 
  604.       WARRANTY INFORMATION ...........................................  ii 
  605.       PRODUCT INFORMATION ............................................  ii 
  606.  
  607.       PREFACE ........................................................   1 
  608.  
  609.       AUTHOR'S NOTES .................................................   3 
  610.  
  611.       SYSTEM FLOWCHARTS ..............................................   5 
  612.  
  613.       INTRODUCTION ...................................................   8 
  614.  
  615.       SECTION ONE - GETTING STARTED ..................................   9 
  616.           1a - Essential hardware ....................................   9 
  617.           1b - Installing Finance Manager ............................   9 
  618.           1c - Starting up the Finance Manager program ...............  11 
  619.           1d - The sample accounts ...................................  13 
  620.           1e - Unique functions of Finance Manager ...................  13 
  621.  
  622.       SECTION TWO - FINANCE MANAGER II MASTER MENU....................  16 
  623.           2a - System utilities menu .................................  16 
  624.           2b - Changing the date .....................................  17 
  625.           2c - Changing the company name .............................  17 
  626.           2d - Changing the system defaults ..........................  18 
  627.  
  628.       SECTION THREE - USER SUPPORT ...................................  21 
  629.           3a - The user-supported concept ............................  21 
  630.           3b - If you have comments, suggestions, or questions .......  22 
  631.           3c - Why should I pay?  ....................................  22 
  632.           3d - Upgrade policy ........................................  23 
  633.  
  634.       SECTION FOUR - GETTING STARTED - THE GENERAL LEDGER 
  635.           4a - Introduction ..........................................  24 
  636.           4b - General Ledger flowcharts .............................  25 
  637.           4c - Setting up your own books .............................  27 
  638.  
  639.       SECTION FIVE - THE GENERAL LEDGER MAIN MENU ....................  28 
  640.  
  641.       SECTION SIX - THE CHART OF ACCOUNTS ............................  29 
  642.           6a - What is a Chart of Accounts?  .........................  29 
  643.           6b - Types of account numbers ..............................  29 
  644.           6c - Organization of the Chart of Accounts .................  30 
  645.           6d - Subtotals .............................................  31 
  646.           6e - Chart of Account data fields ..........................  31 
  647.           6f - Getting familiar with the Chart of Accounts ...........  32 
  648.           6g - Entering your Chart of Accounts .......................  33 
  649.           6h - Making changes/modifying the Chart of Accounts ........  35 
  650.           6i - Deleting Chart of Account numbers .....................  35 
  651.           6j - Creating a new set of books with the same  
  652.                Chart of Accounts .....................................  36 
  653.           6k - Suggested method for setting beginning balances .......  36 
  654.  
  655.       SECTION SEVEN - INCOME AND EXPENSE BUDGET ......................  38 
  656.  
  657.  
  658.                                      PAGE 6
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  664.  
  665.  
  666.  
  667.       SECTION EIGHT - TRANSACTIONS ...................................  40 
  668.           8a - Entering transactions .................................  40 
  669.           8b - Entering multiple debit or credit transactions ........  42 
  670.           8c - Changing transactions .................................  44 
  671.           8d - Deleting transactions .................................  45 
  672.           8e - Points to remember ....................................  46 
  673.  
  674.       SECTION NINE - REPORTS .........................................  47 
  675.           9a - Explanations of reports ...............................  47 
  676.           9b - General instructions for generating reports ...........  49 
  677.  
  678.       SECTION TEN - SORTING TRANSACTIONS .............................  53 
  679.  
  680.       SECTION ELEVEN - CHANGING ACCOUNT NUMBERS ......................  54 
  681.  
  682.       SECTION TWELVE - ENHANCEMENTS & HINTS ..........................  55 
  683.           12a - Enhancements by version ..............................  55 
  684.           12b - Helpful hints and suggestions ........................  57 
  685.  
  686.       SECTION THIRTEEN - FINANCE MANAGER II DISK FILE NAMES ..........  58 
  687.  
  688.       APPENDIX A - BASIC ACCOUNTING PRINCIPLES .......................  59 
  689.  
  690.       APPENDIX B - SAMPLE REPORTS ....................................  65 
  691.  
  692.       USER COMMENT FORM ..............................................  81 
  693.  
  694.       ORDER FORM .....................................................  82 
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.                                      PAGE 7
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  730.  
  731.  
  732.                                    INTRODUCTION 
  733.  
  734.       The proper management of financial resources is the determining factor
  735.       in the  survival of any business,  large or small, public  or private.
  736.       FINANCE MANAGER  II is  a splendid  tool for  you, the  small business
  737.       owner or individual,  to easily manage your  financial resources.  The
  738.       program, moreover,  is easy to  follow and  designed for those  with a
  739.       minimum of bookkeeping experience.
  740.  
  741.  
  742.  
  743.       General Information 
  744.  
  745.       FINANCE MANAGER  is a personal or  small-business financial-management
  746.       program for  the IBM PC,  XT, AT, and PS/2  (or compatibles ).   It is
  747.       thorough,  efficient, and  simple to  use, consisting  of a  series of
  748.       modules designed to assist the  beginning or advanced user in managing
  749.       all types of  financial/bookkeeping systems.  The modules  may be used
  750.       exclusive of one another (except  for Account Reconciliation), or they
  751.       may  be used  together,  in any  combination.   The Accounts  Payable,
  752.       Receivable, and Payroll modules do  however require the General Ledger
  753.       module.  Available separately,  the modules are as  follows (see order
  754.       form at the back of this manual to order): 
  755.  
  756.                                   General Ledger 
  757.                               Account Reconciliation 
  758.                                  Accounts Payable 
  759.                                 Accounts Receivable 
  760.                                       Payroll 
  761.                                 Financial Utilities 
  762.  
  763.  
  764.       FINANCE MANAGER II will become an  essential part of your own business
  765.       and/or personal financial-management program. 
  766.  
  767.       An  exceptionally  easy and  low-cost  way  to manage  your  financial
  768.       resources, FINANCE MANAGER II provides the best and most comprehensive
  769.       personal  or  small-business  financial program  available.   We  look
  770.       forward to hearing  from you, and any comments about  this program may
  771.       be included on the user comment form on the last page of this manual. 
  772.  
  773.  
  774.  
  775.  
  776.  
  777.  
  778.  
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.                                      PAGE 8
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  796.  
  797.  
  798.                            SECTION ONE - GETTING STARTED 
  799.  
  800.  
  801.       Before you initially start using FINANCE  MANAGER II, be sure you take
  802.       the time to  learn some of the basic  preliminary procedures necessary
  803.       to operate the program, as well as  being certain you know some of the
  804.       basic overall  system features.  In  this section, these  elements are
  805.       discussed in detail. 
  806.  
  807.  
  808.  
  809.       1a - ESSENTIAL HARDWARE
  810.  
  811.       The minimum system hardware requirements and options are as follows:
  812.  
  813.       REQUIRED:
  814.  
  815.           - IBM PC, XT, AT, or PS/2 (or compatibles) 
  816.           - Monochrome or color graphics board with 80-column display 
  817.           - 256K bytes memory 
  818.           - 2 floppy disk drives (or 1 high-density drive) 
  819.           - PC-DOS or MS-DOS (DOS Version 2.0 through 4.0) 
  820.  
  821.  
  822.       OPTIONAL:
  823.  
  824.           - Hard disk 
  825.           - 80-column (or 132-column) printer 
  826.           - Up to 640K memory 
  827.           - Hercules graphics card 
  828.           - EGA graphics card 
  829.  
  830.  
  831.  
  832.       1b - INSTALLING FINANCE MANAGER 
  833.  
  834.       In order  to run FINANCE  MANAGER II for the  first time, on  your own
  835.       computer, be  sure to format your  new blank disks (beginners  tend to
  836.       overlook this step).  And remember, if you have received a new version
  837.       of FINANCE  MANAGER, you  need to re-install  it as if  it were  a new
  838.       module.  If you  are installing a new version we  suggest that you use
  839.       new blank disks or if you are using  a hard disk to delete all the old
  840.       Finance Manager  program files (be  sure you  do not delete  your data
  841.       files).  The procedures  for installing the disks are  outlined in the
  842.       steps below:
  843.  
  844.       Quick install for advanced DOS users: 
  845.  
  846.          Make a  backup copy of all  the Finance Manager disks  by using the
  847.          DOS COPY  *.* command and put  the original disks away.   Next copy
  848.          all of the "HOME.*" and "WORK.*"  files from these disks to a blank
  849.          data disk. 
  850.  
  851.          If  you are  using a  hard  disk, simply  copy all  of the  Finance
  852.          Manager disks into any directory (suggest directory name \FMGL). 
  853.  
  854.  
  855.  
  856.                                      PAGE 9
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  862.  
  863.  
  864.          Next  copy  the CONFIG.SYS  file  from  the General  Ledger  Master
  865.          Program disk to your DOS power-up  disk (or root directory for hard
  866.          disk users).   If you already have  a CONFIG.SYS file be  sure that
  867.          you add the two commands "FILES=20" and "BUFFERS=20". 
  868.  
  869.          To run Finance Manager type in "RUN" or "FMGL".  You may also add a
  870.          filename parameter when running FMGL (e.g.  FMGL C:\FMGL\WORK). 
  871.  
  872.  
  873.       If you have two 360K floppy disk drives: 
  874.  
  875.        1. Using the DOS "FORMAT" command, format two blank disks. 
  876.  
  877.           When installing Finance Manager the install procedure will ask you
  878.           for your DOS  disk used when you power-up your  computer.  It will
  879.           add a CONFIG.SYS  file to this disk (see DOS  manual for details).
  880.           If a CONFIG.SYS file already exists on this disk it will modify it
  881.           (if nessessary). 
  882.  
  883.           You will  also need one  additional disk to  be used as  your data
  884.           disk  when setting  up your  own set  of books.   (When formatting
  885.           disks beginners should remember that the DOS disk goes in drive A,
  886.           and the blank disk goes in drive B. Then type FORMAT B:). 
  887.  
  888.        2. Label  each set  of two  disks as  follows: The  first is  labeled
  889.           "Program  Disk", the  second  is labeled  "Documentation and  Demo
  890.           Disk".  Also label the additional data disk "Data Disk".
  891.  
  892.        3. Put the ORIGINAL  (not the blank disk) Finance  Manager II General
  893.           Ledger Master Program Disk in drive A. 
  894.  
  895.        4. From the A> prompt type in the command: INSTALL 
  896.  
  897.        5. Follow the  instructions on the  screen while running  the INSTALL
  898.           procedure. 
  899.  
  900.        6. After completing  the INSTALL  procedures, FILE AWAY  the original
  901.           FINANCE MANAGER II  disks for safe keeping.  You  should never use
  902.           the original disks. 
  903.  
  904.        7. Place your DOS power-up disk in drive A. 
  905.  
  906.        8. Re-boot the  computer by  using "Ctrl Alt Del"  or by  turning the
  907.           power off and on. 
  908.  
  909.        9. Take  the  DOS power-up  disk  out  of drive  A  and  put in  your
  910.           newly-created FINANCE MANAGER II program disk (any module). 
  911.  
  912.       10. Place the Documentation and Demo Disk  in drive B, in order to use
  913.           the demo accounts. 
  914.  
  915.       11. Type in the command: RUN (or FMGL). 
  916.  
  917.       12. You should  now be running  FINANCE MANAGER  II.  If you  are not,
  918.           simply repeat steps 1 - 11. 
  919.  
  920.  
  921.  
  922.                                      PAGE 10
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  928.  
  929.  
  930.  
  931.       If you have a high density or 3 1/2" (at least 720K) disk drive: 
  932.  
  933.       Follow instructions for two floppy-disk  drives above.  After you have
  934.       completed the INSTALL procedure, you may  opt to copy all of the files
  935.       from the  PROGRAM DISK and the  DOCUMENTATION AND DEMO DISK  on to one
  936.       high-density disk. 
  937.  
  938.       Another option, if you have more than one module, would be to copy all
  939.       of the "FMGL.COM",  "*.CHN", & "*.00?" files to one  "PROGRAM DISK" (*
  940.       and ?  =  any character) which would eliminate the  need to swap disks
  941.       when running different modules. 
  942.  
  943.  
  944.       If you have a hard disk: 
  945.  
  946.        1. Create a directory on your hard disk (e.g., MD \FMGL). 
  947.  
  948.        2. Change  to this  newly-created  directory by  using  the DOS  "CD"
  949.           command (e.g.,  CD \FMGL).  Remember, all  programs, documentation
  950.           and data will be placed in this directory. 
  951.  
  952.        3. Put the ORIGINAL  (not the blank disk) Finance  Manager II General
  953.           Ledger Master Program Disk in drive A. 
  954.  
  955.        4. From the A> prompt type in the command: INSTALL 
  956.  
  957.        5. Follow the  instructions on the  screen while running  the INSTALL
  958.           procedure. 
  959.  
  960.        6. After completing  the INSTALL  procedures, FILE AWAY  the original
  961.           FINANCE MANAGER II  disks for safe keeping.  You  should never use
  962.           the original disks. 
  963.  
  964.        7. Re-boot the computer by using "Ctrl Alt Del", or simply by turning
  965.           the power off and on.
  966.  
  967.        8. Change to the newly created directory (as above). 
  968.  
  969.        9. Type in the command: RUN (or FMGL). 
  970.  
  971.       10. You should  now be running  FINANCE MANAGER  II.  If you  are not,
  972.           simply repeat above steps 1-9. 
  973.  
  974.  
  975.       1c - STARTING UP THE FINANCE MANAGER II PROGRAM 
  976.  
  977.       After you have  installed your disks as outlined above,  you are ready
  978.       to start using FINANCE MANAGER II.  To execute FINANCE MANAGER II on a
  979.       regular basis, follow the procedures below: 
  980.  
  981.       1. Insert the FINANCE MANAGER II Program Disk, which you have created,
  982.          into  drive A.   If you  use  a hard  disk, simply  change to  your
  983.          FINANCE MANAGER directory as above. 
  984.  
  985.       2. Insert your Data  Disk (or Documentation and Demo Disk,  to use the
  986.  
  987.  
  988.                                      PAGE 11
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  994.  
  995.  
  996.          demo accounts) in drive B. This step  is not necessary if you use a
  997.          hard disk.  
  998.  
  999.       3. Type RUN. 
  1000.  
  1001.       4. The first screen contains a FINANCE MANAGER II logon notice.  Press
  1002.          any key to continue. 
  1003.  
  1004.       5. The next screen  asks you for your data disk  drive, directory, and
  1005.          file name: 
  1006.  
  1007.          ENTER DISK DRIVE(A-H):_: ENTER DIRECTORY:_______________________ 
  1008.  
  1009.          ENTER FILE NAME:________ 
  1010.  
  1011.       6. Insert your Data  Disk (or your Demo Disk, if  using demo accounts)
  1012.          in drive B:.   Then answer the "ENTER DISK DRIVE"  prompt with "B".
  1013.          If using a hard disk, answer with "C". 
  1014.  
  1015.          For advanced hard-disk  users, you may wish to  enter the directory
  1016.          (see your DOS manual) to select files in other directories.  If you
  1017.          are  using   directories,  enter  your  directory   at  the  "ENTER
  1018.          DIRECTORY:" prompt.  If not, simply press RETURN at this point. 
  1019.  
  1020.          NOTE: When using the Demo accounts, use your DOCUMENTATION AND DEMO
  1021.                DISK.  And when you want to set up your own set of books, use
  1022.                your blank DATA DISK which you created above. 
  1023.  
  1024.       7. At the "ENTER FILE  NAME" prompt, type in the name  of the file, or
  1025.          simply press ENTER to accept the name as shown. 
  1026.  
  1027.          The existing files are listed at the bottom half of the screen.  By
  1028.          using the left and right keypad  arrows, you can change the default
  1029.          value in the "Filename" field.  Typing in a filename which does not
  1030.          exist automatically creates a new data file with that name. 
  1031.  
  1032.          To eliminate  the need to  enter the disk  drive and the  file name
  1033.          each time  you run FINANCE  MANAGER, you should modify  the RUN.BAT
  1034.          file by adding a command line parameter to the "FMGL" command.  For
  1035.          example, if you want to use drive B: at all times, and also want to
  1036.          use the  file name "MYFILE",  you should change (edit)  the RUN.BAT
  1037.          file command  "FMGL" to "FMGL B:MYFILE".   (See your DOS  manual on
  1038.          how to edit  files using EDLIN).  When you run  FINANCE MANAGER, it
  1039.          will automatically use the selected file in drive B:, without again
  1040.          asking you. 
  1041.  
  1042.       8. You should now  be at the FINANCE MANAGER II  Master Menu (referred
  1043.          to as the "Master Menu"). 
  1044.  
  1045.       9. If, for example, you now want  to run the General Ledger, press the
  1046.          F2  key (use  the  "F2" key  on  the  left (or  top)  side of  your
  1047.          keyboard) to run the General Ledger Main Menu. 
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.                                      PAGE 12
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  1060.  
  1061.  
  1062.       1d - THE SAMPLE ACCOUNTS 
  1063.  
  1064.       The HOME  and WORK files mentioned  above are two demo  accounts which
  1065.       are  included on  the FINANCE  MANAGER II  Documentation &  Demo Disk.
  1066.       They include a  typical Chart of Accounts, to allow  you to demo while
  1067.       you are  learning the  different functions  of FINANCE  MANAGER.  They
  1068.       also provide you with a sample  of the different types of transactions
  1069.       you may employ on the module you are using.  If you are new to FINANCE
  1070.       MANAGER, print some reports while using the demo accounts, in order to
  1071.       familiarize yourself with the reports and functions of the module (see
  1072.       the  reports section)  Thoroughly  analyze these  reports, noting  the
  1073.       types of transactions  and which accounts were being  used.  This will
  1074.       be a  tremendous help when  you are entering your  transactions, since
  1075.       most people employ similar types of transactions. 
  1076.  
  1077.       It  is  important for  you  to  understand  that the  sample  packages
  1078.       included in the  program have been created  exclusively as instruction
  1079.       tools,  to be  used to  help  those who  are learning  to use  FINANCE
  1080.       MANAGER.  Please, do not try to expand  them for use as your own Chart
  1081.       of Accounts, since they contain beginning balances as well as existing
  1082.       transactions.   They are  intended to  be  used merely  as samples  to
  1083.       facilitate the learning process. 
  1084.  
  1085.       In order  to use  these sample  accounts, follow all  of the  steps in
  1086.       "Starting Up the FINANCE MANAGER  II Program" section above, selecting
  1087.       either the "HOME" or "WORK" file at the file name prompt. 
  1088.  
  1089.  
  1090.       1e - UNIQUE FUNCTIONS OF FINANCE MANAGER II 
  1091.  
  1092.       THE ESCAPE (ESC) KEY: The  Escape key  plays a  vital role  when using
  1093.                             FINANCE MANAGER II.  First of all, it allows you
  1094.                             to stop virtually any function, and get you back
  1095.                             to where  you were  before you  called something
  1096.                             up.   (Beginners,  especially,  will  appreciate
  1097.                             this function.) 
  1098.  
  1099.                             If you  are at an  input screen, and you  do not
  1100.                             want  to  continue to  a  new  screen or  a  new
  1101.                             transaction, the Escape key allows you to return
  1102.                             to the menu. 
  1103.  
  1104.                             If you are  entering data and you  make an error
  1105.                             in a certain field, the Escape key allows you to
  1106.                             exit the function and  return to the menu before
  1107.                             any input data is saved. 
  1108.  
  1109.                             If you are already at  a menu, Escape allows you
  1110.                             to return to a  previous menu.  Selection ESC on
  1111.                             the Master Menu  is used to end  the program, as
  1112.                             well as to select a different set of books.  
  1113.  
  1114.                             If  you  would  like   to  stop  a  report  from
  1115.                             printing, you can do so via the Escape key. 
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.                                      PAGE 13
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  1126.  
  1127.  
  1128.       INPUT and EDIT MODE:  There are two different modes for entering data:
  1129.                             the  input  mode  and the  edit  mode.   Certain
  1130.                             keystrokes allow  you to switch from  input mode
  1131.                             to edit  mode.  When entering data,  the default
  1132.                             is INPUT mode. 
  1133.  
  1134.                             To enter  edit mode, press keypad  "right arrow"
  1135.                             when in position 1 of  any field.  While in edit
  1136.                             mode, you may use the  keypad arrows, as well as
  1137.                             the Home, End, Ins, Del, and Backspace keys.   
  1138.  
  1139.                             To leave edit mode and enter input mode, move to
  1140.                             the  first position  of the  field by  using the
  1141.                             keypad "left  arrow".  Press the  Backspace key.
  1142.                             You are now in input mode. 
  1143.  
  1144.                             You  can differentiate  between  edit and  input
  1145.                             mode   by  the   highlighting  shades.    Simply
  1146.                             remember that when the shading is solid, you are
  1147.                             in input  mode; when  it is  dotted, you  are in
  1148.                             edit mode. 
  1149.  
  1150.  
  1151.       THE FUNCTION KEYS:    At each  of the FINANCE MANAGER  II Menus, there
  1152.                             is  a  series of  "F"  selections.   The "F"  or
  1153.                             "function"  keys are  the two  vertical rows  of
  1154.                             keys  located  on  the  far  left  side  of  the
  1155.                             keyboard.   These keys  are used  at the  screen
  1156.                             menus, in order to  select the function you wish
  1157.                             to do. 
  1158.  
  1159.  
  1160.       BACKING UP TO         When  you are entering  data in  various fields, 
  1161.       PREVIOUS FIELDS       for instance, when you are entering the Chart of
  1162.                             Accounts or  transactions, you can back  up to a
  1163.                             previous  field by  pressing  the Backspace  key
  1164.                             when you  are in the  first position of  a given
  1165.                             field.   Likewise,  you  can   move  back  to  a
  1166.                             previous field  by pressing the keypad  UP arrow
  1167.                             key. 
  1168.  
  1169.                             You cannot use the keypad  UP arrow when you are
  1170.                             in  a "Select"  field.  Examples  of a  "Select"
  1171.                             field is  the "Enter Filename"  prompt discussed
  1172.                             earlier  in  this  section.  Other  examples  of
  1173.                             "Select"   fields  are   the  fields   used  for
  1174.                             selecting account numbers  in Chart of Accounts,
  1175.                             budget, and transaction input. 
  1176.  
  1177.  
  1178.       PRINTER PAUSE KEY     When you  are printing reports to  your printer,
  1179.                             or to  the disk, you  may "PAUSE" the  report by
  1180.                             pressing  any  key  (except  Esc)  while  it  is
  1181.                             printing.  This  will cause the report  to pause
  1182.                             until you press any key to continue.  When using
  1183.                             this feature, please remember that some printers
  1184.  
  1185.  
  1186.                                      PAGE 14
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  1192.  
  1193.  
  1194.                             have print buffers which will cause the printing
  1195.                             to  continue  until  this buffer  is  completely
  1196.                             printed.   It will  only stop  printing at  that
  1197.                             time. 
  1198.  
  1199.  
  1200.       PAGE DOWN KEY (PgDn)  The PgDn key may be used to accept the remaining
  1201.                             default  inputs  on  the screen  (i.e.  skip  to
  1202.                             bottom of screen) without  the need to press the
  1203.                             Enter (or Return) key at each input field.  This
  1204.                             is very  useful, for  example, when you  need to
  1205.                             change only one input field on a screen and need
  1206.                             a fast way  to skip to  the bottom of  the input
  1207.                             screen. 
  1208.  
  1209.       TAB & SHIFT  TAB      The Tab  and Shift Tab keys  duplicate the Enter
  1210.                             and Backspace keys respectively. 
  1211.  
  1212.  
  1213.  
  1214.  
  1215.  
  1216.  
  1217.  
  1218.  
  1219.  
  1220.  
  1221.  
  1222.  
  1223.  
  1224.  
  1225.  
  1226.  
  1227.  
  1228.  
  1229.  
  1230.  
  1231.  
  1232.  
  1233.  
  1234.  
  1235.  
  1236.  
  1237.  
  1238.  
  1239.  
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.                                      PAGE 15
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  1258.  
  1259.  
  1260.                    SECTION TWO - FINANCE MANAGER II MASTER MENU 
  1261.  
  1262.  
  1263.       The FINANCE MANAGER  II Master Menu is the first  menu to appear after
  1264.       you log on (enter filename) to the system.  The Master Menu appears as
  1265.       follows: 
  1266.  
  1267.                       --- FINANCE MANAGER II MASTER MENU --- 
  1268.                       |                                    | 
  1269.                       |   ESC End/Restart Program          | 
  1270.                       |   F1  System Utilities Menu        | 
  1271.                       |   F2  GENERAL LEDGER               | 
  1272.                       |   F3  Product Information Menu     | 
  1273.                       |   F4  Order Form                   | 
  1274.                       |                                    | 
  1275.                       |                                    | 
  1276.                       |                                    | 
  1277.                       |                                    | 
  1278.                       |                                    | 
  1279.                       |   ENTER YOUR SELECTION:            | 
  1280.                       |                                    | 
  1281.                       |                                    | 
  1282.                       -------------------------------------- 
  1283.  
  1284.       This documentation  discusses getting started,  as well as  the System
  1285.       Utilities Menu.  For explanations on how  to use the other master menu
  1286.       selections, see the Users Manual  for that selection.  In the sections
  1287.       which follow,  we will briefly discuss  features of each of  the other
  1288.       financial modules. 
  1289.  
  1290.  
  1291.  
  1292.       2a - SYSTEM UTILITIES MENU 
  1293.  
  1294.       The System Utilities  Menu, which is selection F1 on  the Master Menu,
  1295.       contains  functions which  affect all  of the  modules.  By  selecting
  1296.       option F1, the System Utilities Menu appears as follows: 
  1297.  
  1298.  
  1299.  
  1300.  
  1301.  
  1302.  
  1303.  
  1304.  
  1305.  
  1306.  
  1307.  
  1308.  
  1309.  
  1310.  
  1311.  
  1312.  
  1313.  
  1314.  
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.                                      PAGE 16
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  1324.  
  1325.  
  1326.                       ------- SYSTEM UTILITIES MENU -------- 
  1327.                       |                                    | 
  1328.                       |   ESC  Return to Main Menu         | 
  1329.                       |   F1   Change Date                 | 
  1330.                       |   F2   Change Company Name         | 
  1331.                       |   F3   Change System Defaults      | 
  1332.                       |                                    | 
  1333.                       |                                    | 
  1334.                       |                                    | 
  1335.                       |                                    | 
  1336.                       |                                    | 
  1337.                       |                                    | 
  1338.                       |   ENTER YOUR SELECTION:            | 
  1339.                       |                                    | 
  1340.                       |                                    | 
  1341.                       -------------------------------------- 
  1342.  
  1343.  
  1344.       The System  Utilities menu allows you  to change the system  date (the
  1345.       date that  prints on your reports),  as well as the  company name that
  1346.       prints on your reports, and the system defaults. 
  1347.  
  1348.  
  1349.  
  1350.       2b - CHANGING THE DATE 
  1351.  
  1352.       Changing the date  is only necessary if  you have not set  the date at
  1353.       the time you  powered up your computer (either manually  using the DOS
  1354.       DATE command, or automatically with an internal clock board).  This is
  1355.       the date which will appear on your screen and on your printed reports.
  1356.       It is not  used for any other function.  Remember,  it does not change
  1357.       the date of  your system clock, and it will  be automatically reset if
  1358.       you  exit  the program.   If  your  computer  does  not set  the  time
  1359.       automatically, you  should set a new  date every time you  run FINANCE
  1360.       MANAGER, or your reports will have  the wrong date.  The currently set
  1361.       date is shown in the upper left-hand corner of your screen. 
  1362.  
  1363.       1. To change  the date, select F1  on the System Utilities  Menu.  The
  1364.          following prompt appears: 
  1365.  
  1366.                            REPORT HEADING DATE:__-__-__ 
  1367.  
  1368.       2. After typing in the desired date, press ENTER. 
  1369.  
  1370.  
  1371.  
  1372.       2c - CHANGING THE COMPANY NAME 
  1373.  
  1374.       The "company name" is a two-line name  which will appear at the top of
  1375.       your screen  and on  all reports.   This name is  tied to  the current
  1376.       Chart of Accounts  you are working on.  It is,  however, only used for
  1377.       report purposes and does not change your data file name. 
  1378.  
  1379.       1. Select F2  from the System  Utilities menu.  The  following prompts
  1380.          appear: 
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.                                      PAGE 17
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  1390.  
  1391.  
  1392.                      HEADING 1:______________________________ 
  1393.                      HEADING 2:______________________________ 
  1394.  
  1395.       2. At Line 1, type the new company name. 
  1396.  
  1397.       3. At Line 2, type any title which you would like on all reports. 
  1398.  
  1399.  
  1400.  
  1401.       2d - CHANGING THE SYSTEM DEFAULTS 
  1402.  
  1403.       The system defaults are preset in  the program.  Remember, they do not
  1404.       have  to  be  changed in  order  to  run  the  program.  Some  of  the
  1405.       parameters, however, may be reset or changed by you, depending on what
  1406.       type of hardware you have.  Each set  of books (data file) has its own
  1407.       configuration file, and must be set separately while using that set of
  1408.       books. 
  1409.  
  1410.       To change the system defaults, follow the procedures listed below: 
  1411.  
  1412.        1. Select F3  from the System  Utilities menu.  The  following screen
  1413.           appears: 
  1414.  
  1415.       NUMBER OF LINES PER PAGE (Usually 66):__    SELECT PRINTER PORT:____ 
  1416.       PRINTER CONTROL CODES (Escape Sequences): 
  1417.        Optional Initialization Setup:___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ 
  1418.             Compressed Mode (17 cpi):___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ 
  1419.                 Normal Mode (10 cpi):___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ 
  1420.  
  1421.  
  1422.       100% IBM COMPATIBLE (Y/N):_         DO YOU WANT NETWORK SUPPORT(Y/N):_ 
  1423.       DO YOU WANT SOUND ON(Y/N):_         MOUSE SENSITIVITY 1=FAST,99=SLOW:_ 
  1424.       DISPLAY DATE IN U.S. FORMAT(Y/N):_     DISPLAY SCREEN IN COLOR (Y/N):_ 
  1425.       DOES PRINTER HAVE 14 INCH PAPER(Y/N):_        Foreground Color(0-15):_ 
  1426.       PRINT ACCOUNTS WITH ZERO AMOUNTS(Y/N):_       Background Color(0-15):_ 
  1427.  
  1428.  
  1429.        2. "NUMBER OF  LINES PER  PAGE" refers  to the number  of lines  on a
  1430.           page.  This  is usually  66 on 11-inch-long  paper, printing  at 6
  1431.           lines per  inch.  For example, if  the length of your  paper is 11
  1432.           inches long, you would multiply the  paper length by the number of
  1433.           lines per inch (e.g.   11 X 6 = 66) to arrive at  the 66 lines per
  1434.           page of paper.   The number of actual lines  printed is determined
  1435.           by the system, and is somewhat less, in order to leave a top and a
  1436.           bottom margin. 
  1437.  
  1438.        3. "SELECT PRINTER PORT" allows you to select the port you would like
  1439.           your printed reports  to be sent to.  If you  have a parallel port
  1440.           printer enter  "LPT1", "LPT2", "LST:",  or "PRN:".  If you  have a
  1441.           serial port printer enter"COM1" or "COM2".  If in doubt try "LST:"
  1442.           first. 
  1443.  
  1444.        4. The "PRINTER CONTROL CODES" are  used to customize FINANCE MANAGER
  1445.           to  your printer.   The inputs  for  these fields  are the  escape
  1446.           sequences which change your printer modes (see your printer manual
  1447.           for proper codes).  All inputs are  numbers from 0 to 255.  If you
  1448.  
  1449.  
  1450.                                      PAGE 18
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  1456.  
  1457.  
  1458.           do not know  what codes to use for your  printer, simply leave all
  1459.           fields blank. 
  1460.  
  1461.             a. The "Optional Initialization Setup" will  allow you to send a
  1462.                special  setup string  to the  printer when  you run  FINANCE
  1463.                MANAGER.  It  is usually blank,  and usually is used  only by
  1464.                advanced users.   It may, for  example, be used to  move your
  1465.                printer's default  left margin, or  it may be used  to change
  1466.                printer font you are using. 
  1467.  
  1468.             b. The "Compressed Mode" is used  to change your printer font to
  1469.                its 17-characters-per-inch compressed-font  mode.  For Epson,
  1470.                use "15" in the first field. 
  1471.  
  1472.             c. The "Normal Mode" is to change  your printer font back to its
  1473.                normal 10-characters-per-inch  mode.  For Epson, use  "18" in
  1474.                the first field. 
  1475.  
  1476.        5. Answer the "100% IBM compatible" with "Y" (yes) if you have an IBM
  1477.           PC or a 100% clone equivalent to this machine. 
  1478.  
  1479.        6. Answer the  "DO YOU  WANT SOUND  ON" prompt with  "Y" if  you want
  1480.           beeps and other sound effects activated.  Otherwise enter "N". 
  1481.  
  1482.        7. If you  live in the U.S.A.,  you will probably want  to answer the
  1483.           "DISPLAY DATE IN  U.S.  FORMAT" prompt with "Y"  (yes).  This will
  1484.           cause all date displays and prompts  to be in the MM-DD-YY format.
  1485.           If you answer  with "N" (no), you will be  using the DD.MM.YY date
  1486.           format.  Be sure to note that  when using the DD.MM.YY format, the
  1487.           time displays will  be using a 24-hour time  display, without "am"
  1488.           or "pm" (i.e.  18:00 instead of 6:00pm). 
  1489.  
  1490.        8. If you happen to have a  wide-carriage printer, and are using 14''
  1491.           paper, you should answer "DOES PRINTER  HAVE 14" PAPER" with a "Y"
  1492.           (yes).  This will allow you to print trended reports on the entire
  1493.           width of  the paper.  A "N"  (no) answer to this  prompt will keep
  1494.           all printouts within 8 1/2" (80 characters) of paper width. 
  1495.  
  1496.        9. If you  prefer to skip the  printing of accounts with  zero amount
  1497.           balances,  on  reports,  answer  the  "PRINT  ACCOUNTS  WITH  ZERO
  1498.           AMOUNTS" prompt with a "N" (no). 
  1499.  
  1500.       10. Answer "DO  YOU WANT NETWORK  SUPPORT" with  "Y" if you  are using
  1501.           Finance Manager on a multi-user  network.  Otherwise answer with a
  1502.           "N". 
  1503.  
  1504.       11. Answer "MOUSE SENSITIVITY" with a  number 1 through 99.  The lower
  1505.           the  number   makes  the   sensitivity  (motion   detection)  more
  1506.           sensitive.  If you do not have a mouse enter zero "0". 
  1507.  
  1508.       12. Answer "DISPLAY  SCREEN IN  COLOR" with  "Y" (yes)  if you  have a
  1509.           color  display board  and you  would like  FINANCE MANAGER  to use
  1510.           color.   If you  select color,  you will  next be  prompted for  a
  1511.           "Foreground  Color"  and "Background  Color".   You  must enter  a
  1512.           number between 0  and 15 (as requested), and  the Foreground Color
  1513.           must  be  different   from  the  Background  Color.    A  list  of
  1514.  
  1515.  
  1516.                                      PAGE 19
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  1522.  
  1523.  
  1524.           approximate colors selections is as follows: 
  1525.  
  1526.                               0 = Black   4 = Red 
  1527.                               1 = Blue    5 = Magenta 
  1528.                               2 = Green   6 = Brown 
  1529.                               3 = Cyan    7 = White 
  1530.  
  1531.                               8 - 15  Give you the same  colors as above but
  1532.                                       brighter (e.g. 9=light blue). 
  1533.  
  1534.       Change or add any necessary default  parameters.  To do this, refer to
  1535.       the  documentation for  your  individual hardware.   After adding  any
  1536.       data, press ENTER.  If you wish to leave any field as is, press ENTER.
  1537.       In order to clear a field, enter a blank space. 
  1538.  
  1539.       The above procedure will create a  file called "????.CNF" on your data
  1540.       disk.  The "????" will be replaced with  the name of the data file you
  1541.       are working on  (i.e. if you are  using the HOME demo  files, the file
  1542.       created  will  have  a  name  of "HOME.CNF").   You  should  create  a
  1543.       configuration file for  each of your data files.  Each  data file thus
  1544.       has its own configuration.  If you wish to save time, you may copy the
  1545.       configuration file from  one set of books to another  set by using the
  1546.       DOS "COPY" command. 
  1547.  
  1548.       Four  sample printer  configuration files  are on  the GENERAL  LEDGER
  1549.       DOCUMENTATION &  DEMO DISK.  These  files can  be copied to  your DATA
  1550.       DISK and renamed  to "????.CNF", where the "????" is  the name of your
  1551.       data  files.   Select  whichever  file  matches  your  printer  brand.
  1552.       However, it  is not necessary to  use these files since  they are only
  1553.       provided as sample configurations.   These configuration filenames are
  1554.       as follows: 
  1555.  
  1556.                   EPSON.CNF, HP-LASER.CNF, JUKI.CNF, PROWRITE.CNF 
  1557.  
  1558.  
  1559.  
  1560.  
  1561.  
  1562.  
  1563.  
  1564.  
  1565.  
  1566.  
  1567.  
  1568.  
  1569.  
  1570.  
  1571.  
  1572.  
  1573.  
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.  
  1578.  
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.                                      PAGE 20
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  1588.  
  1589.  
  1590.                            SECTION THREE - USER SUPPORT 
  1591.  
  1592.  
  1593.       FINANCE MANAGER II IS USER-SUPPORTED  SOFTWARE!  If you are using this
  1594.       software, and find it to be of value to you, your payment is necessary
  1595.       and  appreciated.  The  suggested purchase  price is  a true  bargain.
  1596.       Please send your check or money order to:
  1597.  
  1598.                                HOOPER INTERNATIONAL 
  1599.                                   P.O.  Box 62219 
  1600.                             Colorado Springs, CO 80962 
  1601.                                   (719) 528-8989 
  1602.  
  1603.                                 24 HOUR ORDER LINE 
  1604.                                   1-800-245-7789 
  1605.  
  1606.       As a  user of  FINANCE MANAGER II,  we invite you  to share  with your
  1607.       friends, and other  users, by making a copy of  the evaluation version
  1608.       of this program.  For payment, we continue to employ the honor system,
  1609.       which has worked for  us and for you, our user.  In  the long run, the
  1610.       $49.95  suggested  price  is  incidental when  compared  to  the  many
  1611.       benefits  and  time-saving  factors  derived from  using  this  superb
  1612.       program.  We invite you to use, share, and enjoy! 
  1613.  
  1614.  
  1615.       3a - THE USER-SUPPORTED CONCEPT
  1616.  
  1617.       User-supported  software  is  an  experiment in  the  distribution  of
  1618.       computer programs.  It is based on the following beliefs:
  1619.  
  1620.       - The value  and utility of software  is best assessed by  the user on
  1621.         his or her own system.
  1622.  
  1623.       - The  creation  of  personal  computer software  can  and  should  be
  1624.         supported by the computing community.
  1625.  
  1626.       - The  copying   of  programs   should  be  encouraged,   rather  than
  1627.         restricted.
  1628.  
  1629.       - Quality software should be available at reasonable cost. 
  1630.  
  1631.       Anyone may  request a copy  of a  user-supported program by  sending a
  1632.       blank, formatted  disk to  the author of  the program.   An addressed,
  1633.       postage-paid return  mailer must  accompany the disk.   A copy  of the
  1634.       program, with documentation on the disk,  is then sent by return mail.
  1635.       The program carries a notice  suggesting a payment of the registration
  1636.       fee to the program's author. 
  1637.  
  1638.       Free  distribution of  software, and  voluntary payment  for its  use,
  1639.       eliminates costs  for advertising and copy-protection  schemes.  Users
  1640.       obtain quality software  at reduced cost.  They have  the advantage of
  1641.       trying the  software before buying,  and they can  do so at  their own
  1642.       pace and in the comfort of their  own home or office.  We all know the
  1643.       best programs survive, based purely on their quality and usefulness. 
  1644.  
  1645.       Please join  in the experiment.  If  you believe in these  ideals, and
  1646.  
  1647.  
  1648.                                      PAGE 21
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  1654.  
  1655.  
  1656.       use the program, your payment is  necessary and solicited to help make
  1657.       the experiment viable and workable. 
  1658.  
  1659.  
  1660.       3b - IF YOU HAVE COMMENTS, SUGGESTIONS, OR QUESTIONS .  .  .
  1661.  
  1662.       It  is our  express  goal  to provide  you  with the  highest-quality,
  1663.       easiest-to-use programs at the lowest price. 
  1664.  
  1665.       The best way to receive help  with your questions, or response to your
  1666.       suggestions, is  to call or  send a letter to  us.  Or simply  use the
  1667.       User  Comment Form  on  the last  page  of this  manual.   Be sure  to
  1668.       carefully detail  the problem  and all  symptoms (perhaps  providing a
  1669.       printout as  an example,  if applicable).   Please include  a stamped,
  1670.       self-addressed  return   envelope.   We  will  respond   to  all  such
  1671.       questions, as soon as possible. 
  1672.  
  1673.       Before writing  or calling, however,  we encourage you to  please read
  1674.       over the  documentation one more time,  looking for an answer  to your
  1675.       questions or a solution to your problem. 
  1676.  
  1677.       If you  are a REGISTERED  USER you may call  us at (719)  528-8989 for
  1678.       instant help  with your  problem or  question.  We  do not  charge for
  1679.       customer support like others. 
  1680.  
  1681.       If you are NOT a REGISTERED USER (not having paid for your copy of the
  1682.       program), we  may not be  able to answer your  questions specifically.
  1683.       The honor system must prove to be a viable method of distributing this
  1684.       program, and  registering it in your  name, in order for  us to answer
  1685.       your questions about  its use or specific applications  of your needs.
  1686.       We're sure  you understand that  our time  is a limited  resource, and
  1687.       that it is only fair to spend it on our registered paid-in-full users.
  1688.       As you know, that's the way the system works! 
  1689.  
  1690.       If you have any comments  or suggestions regarding FINANCE MANAGER II,
  1691.       please  let  us know.   We  appreciate  all  comments and,  in  future
  1692.       versions  of  FINANCE MANAGER  II,  we  will certainly  implement  the
  1693.       suggestions that are advantageous to other users as well. 
  1694.  
  1695.  
  1696.       3c - WHY SHOULD I PAY?
  1697.  
  1698.       You are trusted to use this  copy of FINANCE MANAGER II for evaluation
  1699.       purposes  only, until  the requested  payment  is made.   Some of  the
  1700.       obvious reasons for sending in your payment are listed below: 
  1701.  
  1702.       - When we receive  your payment, we will  send you a FREE  COPY of our
  1703.         latest version of FINANCE MANAGER II.   This is the version with the
  1704.         newest  features and  enhancements.  Please  note: NEW  FEATURES ARE
  1705.         BEING ADDED REGULARLY TO THIS PROGRAM. 
  1706.  
  1707.       - You  will   also  receive  the   latest  version  of   our  complete
  1708.         Professional General  Ledger package which includes  many additional
  1709.         features.   Some of  these  additional  features include,  Graphics,
  1710.         datafile merge capability, automatic  updating of beginning balances
  1711.         at  the  beginning  of  each year,  income  &  expense  departments,
  1712.  
  1713.  
  1714.                                      PAGE 22
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.  
  1719.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  1720.  
  1721.  
  1722.         interface to our other financial modules, etc.. 
  1723.  
  1724.       - You will  receive the complete  documentation on the disk,  and also
  1725.         have the option  of purchasing a printed manual, as  well as options
  1726.         to purchase our other available financial modules. 
  1727.  
  1728.       - You will  receive our quarterly  newsletter which provides  hints on
  1729.         using  Finance  Manager  as  well   as  keeps  you  abreast  of  new
  1730.         enhancements which become available. 
  1731.  
  1732.       - You will be entitled to our  free customer support whenever you have
  1733.         any questions or problems with operational procedures. 
  1734.  
  1735.       - We will add your name to our  list of registered users.  As each new
  1736.         version comes  out, you will  automatically receive a  mailing which
  1737.         gives you  the option of buying  the new version for  a very nominal
  1738.         upgrade fee. 
  1739.  
  1740.       - MAKE MONEY!   When your friends  register their copies and  put your
  1741.         registration  number on  their order  form  YOU WILL  RECEIVE A  $10
  1742.         COMMISSION  CHECK  FROM US.   This  commission  does not  apply  for
  1743.         subsequent orders and will be paid once a quarter. 
  1744.  
  1745.       - You will  also receive a  FREE CONVERSION PROGRAM (if  necessary) to
  1746.         convert your existing Finance Manager  II data files into the latest
  1747.         format without re-entering any of your data. 
  1748.  
  1749.       - You will feel better about using  FINANCE MANAGER II if you know you
  1750.         are a paid-in-full registered user. 
  1751.  
  1752.       - Last, but not least, you will receive priority treatment if you call
  1753.         or write to us with problems or questions.   
  1754.  
  1755.  
  1756.       3d - UPGRADE POLICY 
  1757.  
  1758.       As more fully  outlined above, when you send in  your payment with the
  1759.       version number of your copy, we will send you a registered copy of the
  1760.       latest version of FINANCE MANAGER  II.  You will then be automatically
  1761.       notified of all future releases.  These will be available to you for a
  1762.       nominal upgrade fee (usually under $10). 
  1763.  
  1764.  
  1765.  
  1766.  
  1767.  
  1768.  
  1769.  
  1770.  
  1771.  
  1772.  
  1773.  
  1774.  
  1775.  
  1776.  
  1777.  
  1778.  
  1779.  
  1780.                                      PAGE 23
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  1786.  
  1787.  
  1788.                 SECTION FOUR - GETTING STARTED - THE GENERAL LEDGER 
  1789.  
  1790.       4a - INTRODUCTION 
  1791.  
  1792.       The  FINANCE  MANAGER  -  General  Ledger  module  is  a  menu-driven,
  1793.       double-entry  bookkeeping system  which  is suitable  for personal  or
  1794.       small  business use.   It  is easy  to use,  but  you must  understand
  1795.       double-entry (debits and credits) bookkeeping.  For the novice, sample
  1796.       accounts are provided  to assist you in setting up  your accounts, and
  1797.       examples of basic transactions are provided. 
  1798.  
  1799.       The  General Ledger  keeps track  of assets,  liabilities, net  worth,
  1800.       income, and  expenses.  It  also assists the  small business  owner in
  1801.       spotting   financial  trends.    The  program   records  transactions,
  1802.       categorizes them  into various  accounts, and  generates a  variety of
  1803.       financial statements, reports, and graphs. 
  1804.  
  1805.       In  addition  to  being  a  powerful management  tool  for  the  small
  1806.       business,  this  module assists  you,  the  individual, in  the  tasks
  1807.       necessary  to keep  track  of your  financial  standing.  It  performs
  1808.       day-to-day functions such as monitoring the balances of bank accounts,
  1809.       credit cards, loans, etc.  In addition, this module tracks how closely
  1810.       you are  sticking to a budget.   It documents all of  your belongings,
  1811.       thus providing  a backup record  for insurance purposes.   The General
  1812.       Ledger  Module also  provides a  record of  earnings and  expenses, to
  1813.       assist you in preparing your income tax paperwork. 
  1814.  
  1815.  
  1816.       The  outstanding bookkeeping  features in  the General  Ledger program
  1817.       include the following:  
  1818.  
  1819.       * Maintains Accounts 
  1820.             - Stores up to 1999 accounts 
  1821.             - Tracks monthly budget for income and expense accounts   
  1822.             - Maintains multiple sets of books (e.g. home and work) 
  1823.             - Provides three subtotal levels 
  1824.             - Maintains a detailed  list of everything you  own and everyone
  1825.               you owe 
  1826.             - Variable fiscal year or accounting period capability  
  1827.  
  1828.  
  1829.       * Records Transactions 
  1830.             - Allows up to  32,000 transactions per year  (3,800 with floppy
  1831.               disks) 
  1832.             - Sorts transactions by date order or by input order 
  1833.             - Permits multiple debits and credits per transaction  
  1834.             - Allows user to easily correct and/or delete transactions 
  1835.             - Provides a check number input field when entering transactions 
  1836.             - Allows user  to enter  transactions from  a previous  month or
  1837.               year 
  1838.  
  1839.  
  1840.  
  1841.  
  1842.       * Creates Financial Reports 
  1843.             - Provides full range of financial reports 
  1844.  
  1845.  
  1846.                                      PAGE 24
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  1852.  
  1853.  
  1854.             - Reports by month, quarter or year 
  1855.             - Provides summary or trended (by month) reports 
  1856.  
  1857.       System Features of the FINANCE MANAGER General Ledger Program 
  1858.  
  1859.       The advanced system features of FINANCE MANAGER include the following: 
  1860.  
  1861.       * Defaults for input fields to minimize data entry  
  1862.       * Validation of all inputs  
  1863.       * Customized configuration  
  1864.       * Ability to store reports to a disk file 
  1865.       * Pop-up Chart of Accounts listing window when entering transactions. 
  1866.  
  1867.  
  1868.       4b - System Flowcharts 
  1869.  
  1870.  
  1871.                                    -------------
  1872.                                    | MAIN MENU | 
  1873.                                    -------------
  1874.                                          | 
  1875.                   ---------------------------------------------- 
  1876.                   |          |           |         |           | 
  1877.                 INPUT  CHANGE/DELETE  REPORTS   CHART OF    UTILITY 
  1878.                 TRANS   TRANSACTIONS   MENU     ACCOUNTS     MENU 
  1879.                                                   MENU 
  1880.  
  1881.  
  1882.  
  1883.  
  1884.                                  ----------------
  1885.                                  | REPORTS MENU | 
  1886.                                  ----------------
  1887.                                          | 
  1888.         ---------------------------------------------------------------- 
  1889.         |       |       |      |       |       |        |       |      | 
  1890.      GENERAL    |    INCOME    |    SOURCES    |     CHART OF   |    TRIAL 
  1891.      JOURNAL    |   STATEMENT  |    & USES     |     ACCOUNTS   |    BALANCE 
  1892.              ACCOUNT        BALANCE   OF     BUDGET           BUDGET 
  1893.              HISTORY         SHEET   FUNDS  VARIANCE          LISTING 
  1894.  
  1895.  
  1896.  
  1897.  
  1898.  
  1899.  
  1900.  
  1901.  
  1902.  
  1903.  
  1904.  
  1905.  
  1906.  
  1907.  
  1908.  
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.                                      PAGE 25
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  1918.  
  1919.  
  1920.                             --------------------------
  1921.                             | CHART OF ACCOUNTS MENU | 
  1922.                             --------------------------
  1923.                                          | 
  1924.                                --------------------- 
  1925.                                |                   | 
  1926.                              UPDATE           INPUT/CHANGE 
  1927.                        CHART OF ACCOUNTS    INCOME & EXPENSE 
  1928.                                                  BUDGETS 
  1929.  
  1930.  
  1931.  
  1932.  
  1933.                                 ------------------
  1934.                                 | UTILITIES MENU | 
  1935.                                 ------------------
  1936.                                          | 
  1937.                                   --------------- 
  1938.                                   |             | 
  1939.                                  SORT         CHANGE 
  1940.                              TRANSACTIONS   ACCOUNT NUM 
  1941.                                               FOR ALL 
  1942.                                             TRANSACTIONS 
  1943.  
  1944.  
  1945.  
  1946.  
  1947.  
  1948.  
  1949.  
  1950.  
  1951.  
  1952.  
  1953.  
  1954.  
  1955.  
  1956.  
  1957.  
  1958.  
  1959.  
  1960.  
  1961.  
  1962.  
  1963.  
  1964.  
  1965.  
  1966.  
  1967.  
  1968.  
  1969.  
  1970.  
  1971.  
  1972.  
  1973.  
  1974.  
  1975.  
  1976.  
  1977.  
  1978.                                      PAGE 26
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.  
  1983.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  1984.  
  1985.  
  1986.       4c - SETTING UP YOUR OWN BOOKS 
  1987.  
  1988.       Below is  a list  of steps  to follow when  using the  FINANCE MANAGER
  1989.       General Ledger  for the first time.   This list assumes that  you have
  1990.       read the getting  started sections, and that you are  now ready to set
  1991.       up your own "live" data files.   These brief steps are not intended to
  1992.       replace  reading the  manual, but  are  merely intended  to provide  a
  1993.       systematic step-by-step way of getting going on your own. 
  1994.  
  1995.  
  1996.        1. If you have not already done  so, follow the INSTALL procedures in
  1997.           section 1b. 
  1998.  
  1999.        2. Start FINANCE MANAGER (section 1c).  To  set up your own books you
  2000.           should have  a blank data disk  in drive B: (not  necessary if you
  2001.           have a hard disk). 
  2002.  
  2003.        3. At the Disk drive prompt enter  the drive letter where you want to
  2004.           put your data files, usually B: (or C: if you have a hard disk). 
  2005.  
  2006.        4. At the  Enter Filename prompt,  enter the  name (any name)  of the
  2007.           data file you want to create.   Next, answer the Create File (Y/N)
  2008.           with a "Y". 
  2009.  
  2010.        5. Enter the two  line company name you wish to  see on your reports.
  2011.           (See Changing the company name in section 2c). 
  2012.  
  2013.        6. You will now be at the Master Menu. 
  2014.  
  2015.        7.  OPTIONAL: If you wish you may go to the System Utilities Menu and
  2016.                      change any system defaults.  This may, however, be done
  2017.                      at any  time, and it is  not necessary in order  to run
  2018.                      the General Ledger. 
  2019.  
  2020.        8. Next you must set up your Chart of Accounts (See Section Six - The
  2021.           Chart of Accounts). 
  2022.  
  2023.        9. After setting up  your Accounts, you may print a  copy of it using
  2024.           the Chart of Account Report (Section Nine - Reports). 
  2025.  
  2026.       10. You  are  now  ready  to   Enter  Transactions  (Section  Eight  -
  2027.           Transactions). 
  2028.  
  2029.       11. After you have  entered some transactions you may  print a General
  2030.           Journal Report  to see what you  have done so far  (Section Nine -
  2031.           Reports). 
  2032.  
  2033.       12. Print  any  other  reports  as  required.   The  two  most  useful
  2034.           financial reports are the Income Statement and the Balance Sheet. 
  2035.  
  2036.       Again these  basic steps are  only intended to  show you the  order of
  2037.       getting started with your own books.  Please read all related sections
  2038.       before beginning. 
  2039.  
  2040.  
  2041.  
  2042.  
  2043.  
  2044.                                      PAGE 27
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.  
  2049.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  2050.  
  2051.  
  2052.                     SECTION FIVE - THE GENERAL LEDGER MAIN MENU 
  2053.  
  2054.  
  2055.       The General Ledger Main Menu is  a starting point for virtually all of
  2056.       the FINANCE MANAGER  features which are needed to  perform the General
  2057.       Ledger functions.  It may be compared to a "Table of Contents" for the
  2058.       General Ledger  program.  It can  also guide you  to all of  the other
  2059.       sub-menus for the entire General Ledger program.   
  2060.  
  2061.       The General Ledger Main Menu appears as follows:   
  2062.  
  2063.                       ------ GENERAL LEDGER MAIN MENU ------ 
  2064.                       |                                    | 
  2065.                       |  ESC  Return to Master Menu        | 
  2066.                       |  F1   INPUT TRANSACTIONS           | 
  2067.                       |  F2   CHANGE/Delete Transactions   | 
  2068.                       |  F3   REPORTS Menu                 | 
  2069.                       |  F4   CHART OF ACCOUNTS Menu       | 
  2070.                       |  F5   Utility Menu                 | 
  2071.                       |                                    | 
  2072.                       |                                    | 
  2073.                       |                                    | 
  2074.                       |                                    | 
  2075.                       |  ENTER YOUR SELECTION:             | 
  2076.                       |                                    | 
  2077.                       |                                    | 
  2078.                       -------------------------------------- 
  2079.  
  2080.       Note that  many of the  selections are used to  go on to  other menus.
  2081.       All of  the "F"  selections are  discussed in  later sections  in this
  2082.       documentation.
  2083.  
  2084.  
  2085.  
  2086.  
  2087.  
  2088.  
  2089.  
  2090.  
  2091.  
  2092.  
  2093.  
  2094.  
  2095.  
  2096.  
  2097.  
  2098.  
  2099.  
  2100.  
  2101.  
  2102.  
  2103.  
  2104.  
  2105.  
  2106.  
  2107.  
  2108.  
  2109.  
  2110.                                      PAGE 28
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.  
  2115.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  2116.  
  2117.  
  2118.                         SECTION SIX - THE CHART OF ACCOUNTS 
  2119.  
  2120.  
  2121.       The  Chart of  Accounts is  the foundation  upon which  your financial
  2122.       management program is  built.  Creating an accurate  and logical Chart
  2123.       of Accounts is imperative, if you wish to correctly input and retrieve
  2124.       data.   We strongly  recommend that  you  review the  sample Chart  of
  2125.       Accounts on the two  demo files, and use them as  guides in setting up
  2126.       your own accounts.
  2127.  
  2128.       In this section, we first describe the elements included in a Chart of
  2129.       Accounts; then we  describe the procedures for  entering, changing, or
  2130.       deleting  account  numbers.   If  you don't  have  much  expertise  in
  2131.       double-entry bookkeeping, or in the terminology used, you will find it
  2132.       worthwhile  to become  acquainted with  some of  the basic  principles
  2133.       described in Appendix A. 
  2134.  
  2135.       The Chart of Accounts Menu is  selection F4 at the General Ledger Main
  2136.       Menu.  It appears as follows: 
  2137.  
  2138.                       ------ G/L CHART OF ACCOUNTS MENU ----- 
  2139.                       |                                     | 
  2140.                       |  ESC  Return to GL Main Menu        | 
  2141.                       |  F1   Update Chart of Accounts      | 
  2142.                       |  F2   Input/Change Budgets          | 
  2143.                       |                                     | 
  2144.                       |                                     | 
  2145.                       |                                     | 
  2146.                       |                                     | 
  2147.                       |                                     | 
  2148.                       |                                     | 
  2149.                       |                                     | 
  2150.                       |  ENTER YOUR SELECTION:              | 
  2151.                       |                                     | 
  2152.                       |                                     | 
  2153.                       --------------------------------------- 
  2154.  
  2155.  
  2156.  
  2157.       6a - WHAT IS A CHART OF ACCOUNTS? 
  2158.  
  2159.       The Chart  of Accounts  is a  detailed listing  of all  your financial
  2160.       accounts.  This  listing includes all assets,  liabilities, income and
  2161.       expenses.  Also included are a Capital account and a Retained Earnings
  2162.       account. 
  2163.  
  2164.  
  2165.  
  2166.       6b - TYPES OF ACCOUNT NUMBERS 
  2167.  
  2168.       Each transaction posted to FINANCE MANAGER, must be posted to at least
  2169.       two accounts  from the  Chart of  Accounts.  At  least one  account is
  2170.       debited,  and   at  least  one   account  is  credited,   during  each
  2171.       transaction. 
  2172.  
  2173.       A total of  1999 different  accounts may  be listed  in your  Chart of
  2174.  
  2175.  
  2176.                                      PAGE 29
  2177.  
  2178.  
  2179.  
  2180.  
  2181.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  2182.  
  2183.  
  2184.       Accounts.  Each  account must be  assigned a  type code, and  a number
  2185.       between 1 and 9999.  The account types are represented as follows:
  2186.  
  2187.       A =  ASSETS           Money you have.  Things  you own.  Money owed to
  2188.                             you (includes cash, car, furniture, etc.). 
  2189.  
  2190.       L = LIABILITIES       Debts (e.g., loans, credit cards). 
  2191.  
  2192.       C = CAPITAL OR EQUITY Starting net worth or money invested in company. 
  2193.  
  2194.       R = RETAINED EARNINGS Used by the system to  record net income and net
  2195.                             equity  (shows all  profit related  increases or
  2196.                             decreases in equity). 
  2197.  
  2198.       I = INCOME            Earnings, paychecks, cash received. 
  2199.  
  2200.       E = EXPENSE           Money you  pay out for goods  or services (e.g.,
  2201.                             rent, gas, food, etc.).
  2202.  
  2203.  
  2204.  
  2205.       6c - ORGANIZATION OF THE CHART OF ACCOUNTS 
  2206.  
  2207.       A sample Chart  of Accounts listing  is included in Appendix  B. After
  2208.       reviewing this listing, notice the following characteristics: 
  2209.  
  2210.          - The Asset accounts are assigned  the lowest numbers.  Followed by
  2211.            Liabilities, Capital/Equity, Retained  Earnings, Income, and then
  2212.            Expenses.   
  2213.  
  2214.          - There is only one Retained Earnings "R" account type. 
  2215.  
  2216.          - All accounts of the same type are grouped together.   
  2217.  
  2218.          - Numbers are not assigned in  immediate sequence.  This helps when
  2219.            inserting  new account  numbers  at a  later  date.  New  account
  2220.            numbers can be inserted in the most logical sequence. 
  2221.  
  2222.          - We suggest assigning account numbers as listed below, so that all
  2223.            accounts of the same type are grouped together in the same series
  2224.            of account numbers: 
  2225.  
  2226.                             1 - 1999 Assets 
  2227.                          2000 - 2999 Liabilities 
  2228.                          3000 - 3999 Capital and Retained Earnings 
  2229.                          4000 - 4999 Income 
  2230.                          5000 - 5999 Expenses 
  2231.  
  2232.          - Account numbers  ending with  a 9  or a  99 are  subtotal account
  2233.            numbers. 
  2234.  
  2235.  
  2236.  
  2237.  
  2238.  
  2239.  
  2240.  
  2241.  
  2242.                                      PAGE 30
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.  
  2247.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  2248.  
  2249.  
  2250.       6d - SUBTOTALS
  2251.  
  2252.       Account numbers which end in "9" or "99" are reserved for subtotals in
  2253.       the Chart of  Accounts.  They are provided exclusively for  you to use
  2254.       in defining your own subtotal groups. 
  2255.  
  2256.       Again,  by  referring to  the  sample  Chart  of Accounts  listing  in
  2257.       Appendix B, or  by looking at the Sample Accounts  on your screen, you
  2258.       can see how the subtotals may be labeled and used. 
  2259.  
  2260.       By referring to the sample Income Statement in Appendix B, you can see
  2261.       how FINANCE MANAGER calculates your designated totals and subtotals:  
  2262.  
  2263.          - Subtotal  group 1  consists  of account  numbers  ending in  "9".
  2264.            These account numbers  provide a subtotal of all  accounts of the
  2265.            same type since the last group 1 subtotal.
  2266.  
  2267.          - Subtotal group  2 uses accounts  ending in "99".   These accounts
  2268.            subtotal back to  the previous 99.  Also, group  2 accounts clear
  2269.            the balance of any group 1 subtotal account.
  2270.  
  2271.          - You do not need to assign an account number for Grand Totals.  On
  2272.            reports,  the FINANCE  MANAGER  program  automatically creates  a
  2273.            bottom line figure, or a Grand Total, for each account type. 
  2274.  
  2275.          - You may set up  as many or as few subtotal  accounts as you wish.
  2276.            The only restriction is in the number of eligible account numbers
  2277.            between 9 and 9999.  The General Ledger Program allows a total of
  2278.            1999 actual accounts.   
  2279.  
  2280.          - Subtotal numbers should be assigned  the same account type as the
  2281.            group of accounts for which they are creating subtotals.   
  2282.  
  2283.          - Subtotals should each be assigned a unique, descriptive name. 
  2284.  
  2285.       As mentioned  above, these accounts  are for subtotals only.   They do
  2286.       not  have  beginning  balances,  and  you  are  not  allowed  to  post
  2287.       transactions to them. 
  2288.  
  2289.  
  2290.  
  2291.       6e - CHART OF ACCOUNTS DATA FIELDS 
  2292.  
  2293.       Each  account in  the  Chart of  Accounts  includes several  elements.
  2294.       These  elements, or  fields,  are  used when  entering  data for  each
  2295.       account.  The method for entering  accounts is described later in this
  2296.       section.  The data fields are defined below: 
  2297.  
  2298.       ACCOUNT NUMBER    The first  field entered is the  account number.  If
  2299.                         the account  is a  normal account  (as opposed  to a
  2300.                         subtotal account),  FINANCE MANAGER prompts  you for
  2301.                         all of the fields listed below.  If the account is a
  2302.                         subtotal account  (determined by whether or  not the
  2303.                         number ends with a "9"), the program prompts you for
  2304.                         all  of  the  information listed  below  except  the
  2305.                         Beginning Balance. 
  2306.  
  2307.  
  2308.                                      PAGE 31
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.  
  2313.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  2314.  
  2315.  
  2316.  
  2317.       ACCOUNT NAME      The account name entered should clearly identify the
  2318.                         specific account or subtotal field. 
  2319.  
  2320.       ACCOUNT TYPE      This  field  consists  of  a  one-character  account
  2321.                         identification.  The  following values are  the only
  2322.                         values allowed: A, L, C, R, I, or E.   
  2323.  
  2324.       BEGINNING BALANCE The  beginning  balance  is usually  zero,  but  the
  2325.                         beginning-balance  option   is  provided   for  your
  2326.                         convenience.  Any time you enter a beginning balance
  2327.                         of more than  zero, or make a change  to a beginning
  2328.                         balance,  you  run  the risk  of  an  out-of-balance
  2329.                         situation.   The  default  value for  the  beginning
  2330.                         balance  is  zero.   You cannot  enter  a  beginning
  2331.                         balance on subtotal accounts. 
  2332.  
  2333.                         PLEASE NOTE: Income  & expense  accounts are  period
  2334.                                      accounts  and   thus  do  not   have  a
  2335.                                      beginning balance.   Balances for these
  2336.                                      accounts   are   changed  by   entering
  2337.                                      transactions. 
  2338.  
  2339.       NOTE: When  you enter  amounts,  use a  positive  number.  A  positive
  2340.             beginning balance  is always the normal  balance associated with
  2341.             that specific account type (e.g.,  Assets = debit, Liabilities =
  2342.             credit, etc.) See Appendix A for a detailed explanation. 
  2343.  
  2344.  
  2345.  
  2346.       6f - GETTING FAMILIAR WITH THE CHART OF ACCOUNTS 
  2347.  
  2348.       Before  beginning to  enter your  own  Chart of  Accounts, follow  the
  2349.       procedures listed below, using only the Demo Accounts. 
  2350.  
  2351.           1. After starting  FINANCE MANAGER  , select  your "set  of books"
  2352.              (see  the Getting  Started  section).   For learning  purposes,
  2353.              select the  file "HOME".  At  the FINANCE MANAGER  Master Menu,
  2354.              select F2.
  2355.  
  2356.           2. Now you are at the General  Ledger Main Menu.  Select F4.  This
  2357.              brings you to the General Ledger Chart of Accounts Menu.   
  2358.  
  2359.           3. At the General  Ledger Chart of Accounts Menu,  select F1.  The
  2360.              next screen displays the following fields: 
  2361.  
  2362.  
  2363.       Enter Account Number (1-9999):____ 
  2364.       Enter Account Name:_________________________ 
  2365.       Enter Account Type (A,L,C,R,I,E):_  Enter Beginning Balance:_________ 
  2366.  
  2367.  
  2368.           4. The cursor  will be  positioned at  the "Enter  Account Number"
  2369.              prompt. 
  2370.  
  2371.              On the lower half of your screen,  you can see a portion of the
  2372.  
  2373.  
  2374.                                      PAGE 32
  2375.  
  2376.  
  2377.  
  2378.  
  2379.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  2380.  
  2381.  
  2382.              active Chart of Accounts.  Seeing  your accounts as they appear
  2383.              in the Chart of Accounts is  helpful when you are inserting new
  2384.              accounts into an existing Chart of Accounts. 
  2385.  
  2386.              The  highlighted account  is  a pointer,  showing the  selected
  2387.              account.  To move the highlighted account up or down, press the
  2388.              up or down arrows on the  keypad while the cursor is positioned
  2389.              at the  Enter Account Number  prompt.  If you move  the default
  2390.              pointer down a few lines, notice how the list scrolls. 
  2391.  
  2392.              You  may  select  an  existing account  number  by  moving  the
  2393.              highlighted pointer up or down  to the desired account and then
  2394.              press ENTER.  To set up a NEW account number you must type in a
  2395.              new account number. 
  2396.  
  2397.              Again, notice how the Demo file Chart of Accounts is organized.
  2398.              These are typical examples of Chart of Accounts. 
  2399.  
  2400.           5. If  you like,  enter some  data  into the  Sample Accounts  for
  2401.              practice. 
  2402.  
  2403.           6. To return to the Chart of Accounts Menu, press ESC. 
  2404.  
  2405.       Before entering your own Chart of Accounts, practice by entering a new
  2406.       account number  into one of  the existing sample accounts.   This will
  2407.       familiarize you with how to enter/change account numbers. 
  2408.  
  2409.  
  2410.  
  2411.       6g - ENTERING YOUR CHART OF ACCOUNTS 
  2412.  
  2413.       When you actually enter your own Chart of Accounts, it would be a good
  2414.       idea to collate your paperwork,  checks, statements, etc. in a logical
  2415.       account number  and order type (i.e.   Put all assets together  in the
  2416.       order  you want  them to  appear on  reports, but  don't forget  about
  2417.       possible subtotals).
  2418.  
  2419.       When you  enter your Chart of  Accounts, be sure to  have an organized
  2420.       plan of the different accounts you wish to enter.  You may wish to use
  2421.       the sample  accounts as an  example, but you  should not use  the Demo
  2422.       files as your own accounts.  You must  create a new file and enter all
  2423.       new accounts. 
  2424.  
  2425.       To create a new file, first  return to the FINANCE MANAGER Master Menu
  2426.       (Press the ESC key until your are  there).  When you are at the Master
  2427.       Menu, enter one  more ESC.  The program will then  prompt "DO YOU WANT
  2428.       TO RESTART (Y/N):_" Enter "Y". 
  2429.  
  2430.       Read  over the  Getting Started Section for  detailed instructions  on
  2431.       assigning/creating a filename and new database. 
  2432.  
  2433.       NOTE: Remember,  if you  have a  hard disk,  your new  file should  be
  2434.             created on  drive C:.  If  you have  two floppy disks,  your new
  2435.             file should be created on drive  B:.  Keep this in mind when you
  2436.             are entering the disk drive prompt data. 
  2437.  
  2438.  
  2439.  
  2440.                                      PAGE 33
  2441.  
  2442.  
  2443.  
  2444.  
  2445.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  2446.  
  2447.  
  2448.       After creating a  new file, you are  ready to enter your  new Chart of
  2449.       Accounts.   The procedures  listed below  may  be used  as an  example
  2450.       either  when trying  to enter  new accounts  into the  existing Sample
  2451.       Accounts, or when entering your own Chart of Accounts. 
  2452.  
  2453.           1. Select F1 at the Chart of Accounts Menu. 
  2454.  
  2455.           2. At the  input screen,  the cursor should  be positioned  at the
  2456.              "Enter Account  Number" prompt.   Unless you are  entering your
  2457.              very first account  number into a new Chart  of Accounts, there
  2458.              should already be default data in this field. 
  2459.  
  2460.           3. Instead of  using the  default data, enter  a new  number.  For
  2461.              example, you might  want to enter an account  for a Certificate
  2462.              of  Deposit.  Since  this  account  is an  asset,  it would  be
  2463.              assigned a number between 1 and 1999.   
  2464.  
  2465.           4. First, enter the account number.  For example: 
  2466.  
  2467.                         Enter Account Number (1-9999):550_ 
  2468.  
  2469.           5. Assign the account name: 
  2470.  
  2471.                      Enter Account Name:Certificate of Deposit___ 
  2472.  
  2473.           6. Assign the account type: 
  2474.  
  2475.                         Enter Account Type (A,L,C,R,I,E):A 
  2476.  
  2477.           7. Enter the beginning balance: 
  2478.  
  2479.                         Enter Beginning Balance:0________ 
  2480.  
  2481.              When entering  beginning balances  the program will  inform you
  2482.              that you  are out of  balance.  This  is normal until  you have
  2483.              entered  all of  your  beginning balances.   See  section 6k  -
  2484.              Setting Beginning Balances for more information. 
  2485.  
  2486.           8. If you  make a mistake  in a previous  field and would  like to
  2487.              change it, you can go back  to a previous field by pressing the
  2488.              Backspace key. 
  2489.  
  2490.           9. Once all of the data has  been entered correctly, answer "Y" at
  2491.              the "ARE INPUTS CORRECT Y/N:".  (If you want to answer "N", the
  2492.              cursor returns  to the account  number prompt and  the previous
  2493.              input is ignored.) 
  2494.  
  2495.          10. Your new account is now  entered into the FINANCE MANAGER Chart
  2496.              of Accounts. 
  2497.  
  2498.              NOTE: Please note  that the  account number  just added  is now
  2499.                    inserted into the Chart of  Accounts window at the bottom
  2500.                    half of  your screen.  Use  the cursor keys, when  at the
  2501.                    account number  field described  above, when you  wish to
  2502.                    scroll through the active account numbers to find the one
  2503.                    you  just   added.   If  you  have   added  your  account
  2504.  
  2505.  
  2506.                                      PAGE 34
  2507.  
  2508.  
  2509.  
  2510.  
  2511.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  2512.  
  2513.  
  2514.                    correctly, it will now be in numeric order in this list. 
  2515.  
  2516.          11. The cursor  should once again  be at the account  number field.
  2517.              Repeat steps  2 - 10  until you  have finished entering  all of
  2518.              your initial Chart of Account accounts.  To return to the Chart
  2519.              of Accounts menu at any time, enter ESC.   
  2520.  
  2521.          12. Any time you need to print a current Chart of Accounts listing,
  2522.              you can do so by using the  Reports Menu (see Section 9 - Chart
  2523.              of Accounts report). 
  2524.  
  2525.  
  2526.  
  2527.       6h - MAKING CHANGES/MODIFYING THE CHART OF ACCOUNTS 
  2528.  
  2529.       The steps below outline the procedure for making a change in the Chart
  2530.       of Accounts. 
  2531.  
  2532.           1. Select F1 at the Chart of Accounts Menu. 
  2533.  
  2534.           2. With  the cursor  at the  account  number prompt,  type in  the
  2535.              account number you wish to change.  Instead of typing a number,
  2536.              you may  accept the default  account by simply  pressing ENTER.
  2537.              To  choose a  different account,  move the  highlighted pointer
  2538.              line by using the up and down keypad arrows. 
  2539.  
  2540.           3. Because  the account  number you  have entered  is an  existing
  2541.              account, the system prompts: 
  2542.  
  2543.                     ACTIVE ACCOUNT Modify/Delete/Quit(M/D/Q):_ 
  2544.  
  2545.              Answer this prompt with "M".  You are now in the change mode. 
  2546.  
  2547.           4. Make any  desired changes.  Press  ENTER to leave any  field as
  2548.              is.  (the account number itself  can not be modified, to change
  2549.              account  numbers you  must delete  the  account and  add a  new
  2550.              account). 
  2551.  
  2552.           5. If you would like to go back  to a previous field while you are
  2553.              entering data, you may do so by pressing the Backspace key. 
  2554.  
  2555.           6. After you have  entered data in and/or skipped over  all of the
  2556.              input  fields,  the  system  prompts  "ARE INPUTS CORRECT Y/N:"
  2557.              Press "Y"  to accept your  changes.  If you enter  "N" instead,
  2558.              the system ignores any modifications  and the cursor returns to
  2559.              the account number field. 
  2560.  
  2561.  
  2562.  
  2563.       6i - DELETING CHART OF ACCOUNT NUMBERS 
  2564.  
  2565.       When deleting account numbers from the chart of accounts there must be
  2566.       a zero  beginning  balance  on  the  account,  and  there  may  be  no
  2567.       transactions  using that  account  number.  If  there  is a  beginning
  2568.       balance or transactions for the account to be deleted, FINANCE MANAGER
  2569.       will not  allow the account  to be deleted.   If you have  a beginning
  2570.  
  2571.  
  2572.                                      PAGE 35
  2573.  
  2574.  
  2575.  
  2576.  
  2577.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  2578.  
  2579.  
  2580.       balance, or  transactions for the  account, you must follow  the steps
  2581.       listed below in order to delete the account. 
  2582.  
  2583.       Practice deleting accounts from the Sample Accounts before deleting an
  2584.       account from your own Chart of Accounts. 
  2585.  
  2586.           1. If there is  a beginning balance on the account,  you must move
  2587.              the beginning balance amount to  a new account number.  Do this
  2588.              by  ADDING the  beginning  balance from  this  account, to  the
  2589.              beginning  balance  of  another   account.   Next,  change  the
  2590.              beginning balance to  zero on the account to  be deleted.  This
  2591.              procedure will  ensure that  after you  delete the  account you
  2592.              will still be in balance. 
  2593.  
  2594.           2. If there  are any transactions  for the account number  you are
  2595.              trying to delete,  FINANCE MANAGER will tell you  so.  In order
  2596.              to remove these transactions,  you should follow the procedures
  2597.              in Section Eleven - Changing Account Numbers. 
  2598.  
  2599.           3. After successfully following steps one and two, as shown above,
  2600.              you will now be allowed to delete the account. 
  2601.  
  2602.           4. To  actually delete  the account,  select  F1 at  the Chart  of
  2603.              Accounts Menu. 
  2604.  
  2605.           5. Then enter the number of the account to be deleted while at the
  2606.              Enter Account Number prompt.  The system will then prompt: 
  2607.  
  2608.                     ACTIVE ACCOUNT Modify/Delete/Quit(M/D/Q):_ 
  2609.  
  2610.           6. Select "D".  The account is removed.  If the account has either
  2611.              a beginning balance, or transactions,  the system will tell you
  2612.              and the deletion will not be completed. 
  2613.  
  2614.  
  2615.  
  2616.  
  2617.  
  2618.       6j - CREATING A NEW SET OF BOOKS WITH THE SAME CHART OF ACCOUNTS 
  2619.  
  2620.       To create a set of books for a different company or name, but with the
  2621.       same Chart of Accounts, copy  the "[filename].CHR" file from your data
  2622.       disk to a new  data disk.  Then, rename the file.   By doing this, you
  2623.       can avoid the process of re-entering  the Chart of Accounts.  Next, it
  2624.       is important that  you set the beginning balances for  all accounts to
  2625.       zero. 
  2626.  
  2627.  
  2628.  
  2629.       6k - SUGGESTED METHOD FOR SETTING BEGINNING BALANCES 
  2630.  
  2631.       When  setting up  your books  for the  first time,  you must  set your
  2632.       beginning balances.  If you are starting a new company, your beginning
  2633.       balances would  be zero, so  this section obviously wouldn't  apply to
  2634.       you. 
  2635.  
  2636.  
  2637.  
  2638.                                      PAGE 36
  2639.  
  2640.  
  2641.  
  2642.  
  2643.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  2644.  
  2645.  
  2646.       The method for setting the beginning balances is explained below: 
  2647.  
  2648.           1. This method is to enter beginning balances when setting up your
  2649.              Chart of Accounts.   Please note that while you  are setting up
  2650.              account numbers  with beginning balances, the  system will tell
  2651.              you how much you are out  of balance.  Do not be concerned with
  2652.              this  out-of-balance condition  before  all of  your Asset  and
  2653.              Liability accounts  are added, and your  beginning balances are
  2654.              set. 
  2655.  
  2656.           2. After  you  have  finished  entering  all  of  your  Asset  and
  2657.              Liability  beginning balances,  you  would normally  be out  of
  2658.              balance by the difference between  your total assets, less your
  2659.              total liabilities  (this is the out-of-balance  amount shown on
  2660.              your   screen).    Enter   this  difference   in   your   first
  2661.              Capital/Equity type "C" account beginning balance.  This amount
  2662.              is your starting Equity.   After doing this, the out-of-balance
  2663.              message will go away. 
  2664.  
  2665.  
  2666.  
  2667.  
  2668.  
  2669.  
  2670.  
  2671.  
  2672.  
  2673.  
  2674.  
  2675.  
  2676.  
  2677.  
  2678.  
  2679.  
  2680.  
  2681.  
  2682.  
  2683.  
  2684.  
  2685.  
  2686.  
  2687.  
  2688.  
  2689.  
  2690.  
  2691.  
  2692.  
  2693.  
  2694.  
  2695.  
  2696.  
  2697.  
  2698.  
  2699.  
  2700.  
  2701.  
  2702.  
  2703.  
  2704.                                      PAGE 37
  2705.  
  2706.  
  2707.  
  2708.  
  2709.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  2710.  
  2711.  
  2712.                      SECTION SEVEN - INCOME AND EXPENSE BUDGET 
  2713.  
  2714.  
  2715.       FINANCE MANAGER allows you to keep  track of your budget for any given
  2716.       income  or expense  account.  You  can determine  how closely  you are
  2717.       adhering to  your budget by  printing the Budget Variance  report (See
  2718.       section nine "Reports" and also Appendix B for examples). 
  2719.  
  2720.       The procedures in  this section describe how to add  budget amounts to
  2721.       your FINANCE MANAGER database: 
  2722.  
  2723.           1. At the Chart of Accounts Menu, select F2. 
  2724.  
  2725.           2. The following screen appears: 
  2726.  
  2727.            Enter Month of Budget (1-13):__   (13=ALL MONTHS) 
  2728.  
  2729.            Enter Account Number (1-9999):____ Enter JANUARY Budget:_______ 
  2730.  
  2731.  
  2732.           3. Enter the month number of the budget you would like to enter.
  2733.  
  2734.                           Enter Month of Budget (1-13):13 
  2735.  
  2736.              Month 13 is  used for all months.  For example,  if you want to
  2737.              set up a  budget for your car payment, which  is the same every
  2738.              month, you  would select month  13.  When entering  the monthly
  2739.              Budget amount, this  amount would be entered in  all 12 months.
  2740.              This eliminates having to enter the same budget figure 12 times
  2741.              (one for each month). 
  2742.  
  2743.           4. At  the Enter  Account  Number, you  should  enter the  account
  2744.              number for which you would like to set up a budget. 
  2745.  
  2746.                         Enter Account Number (1-9999):5000 
  2747.  
  2748.              This account number must be an active Income or Expense account
  2749.              which has previously been set  up during your Chart of Accounts
  2750.              setup.  This  field works similar  to the account  number field
  2751.              used in  the Chart  of accounts setup.   The active  income and
  2752.              expense  accounts which  may  have budget  amounts assigned  to
  2753.              them, are listed at the bottom half of the screen. 
  2754.  
  2755.              The  current  selected  account,  and it's  default  data,  are
  2756.              highlighted  in the  Chart of  Accounts window.   Remember, the
  2757.              highlighted default  account pointer  can be moved  up/down via
  2758.              the up/down  keypad arrow key.   The selected budget  month can
  2759.              also be  changed by using  the left/right keypad arrow  keys to
  2760.              move to the next or previous  month.  The keypad arrow keys are
  2761.              only active when at the Enter Account Number field. 
  2762.  
  2763.           5. Next,enter the monthly budget amount for the selected month. 
  2764.  
  2765.                           Enter ALL MONTH Budget:200____ 
  2766.  
  2767.              After you have entered this amount you will return to the Enter
  2768.  
  2769.  
  2770.                                      PAGE 38
  2771.  
  2772.  
  2773.  
  2774.  
  2775.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  2776.  
  2777.  
  2778.              Account Number  field and  you may enter  a budget  for another
  2779.              account or month. 
  2780.  
  2781.       You may  now select another account  number, or use the  BACKSPACE key
  2782.       (or left/right keypad keys) to change the month number. 
  2783.  
  2784.       When you  have finished entering budget  data, press ESC to  return to
  2785.       the Chart of Accounts Menu.  At that point your budget will be written
  2786.       to disk and saved.  You may print a copy of all of your budget data by
  2787.       printing the Budget Listing report (see Section Nine on reports). 
  2788.  
  2789.       As  mentioned above,  the budget  data you  enter is  reported in  the
  2790.       Budget Variance report.  The Budget  Variance report can be run either
  2791.       as  a year-to-date  cumulative  report,  or as  a  trended (by  month)
  2792.       report.
  2793.  
  2794.  
  2795.  
  2796.  
  2797.  
  2798.  
  2799.  
  2800.  
  2801.  
  2802.  
  2803.  
  2804.  
  2805.  
  2806.  
  2807.  
  2808.  
  2809.  
  2810.  
  2811.  
  2812.  
  2813.  
  2814.  
  2815.  
  2816.  
  2817.  
  2818.  
  2819.  
  2820.  
  2821.  
  2822.  
  2823.  
  2824.  
  2825.  
  2826.  
  2827.  
  2828.  
  2829.  
  2830.  
  2831.  
  2832.  
  2833.  
  2834.  
  2835.  
  2836.                                      PAGE 39
  2837.  
  2838.  
  2839.  
  2840.  
  2841.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  2842.  
  2843.  
  2844.                            SECTION EIGHT - TRANSACTIONS 
  2845.  
  2846.  
  2847.       Any transaction  which changes your  financial standing, such  as from
  2848.       making a savings account deposit to  being charged interest on a loan,
  2849.       should   be  recorded   in  your   FINANCE  MANAGER   program.   These
  2850.       transactions are recorded via Journal Entries. 
  2851.  
  2852.       We  refer to  Journal Entries  as "Transactions".   Anything affecting
  2853.       your  Balance  Sheet, or  Income  Statement  position, (i.e.  anything
  2854.       involving  money)  needs  to  be   stored  in  FINANCE  MANAGER  as  a
  2855.       transaction. 
  2856.  
  2857.  
  2858.  
  2859.       8a - ENTERING TRANSACTIONS
  2860.  
  2861.       Each  transaction  involves  the  debiting of  one  account,  and  the
  2862.       crediting of  another account.  When  entering debits and  credits, an
  2863.       easy rule to remember is that a  credit is where money (or funds) come
  2864.       from, and a  debit is where money  goes to.  If you are  new to double
  2865.       entry bookkeeping, some basic sample  transactions are included on the
  2866.       demo accounts.  Print a General  Journal report (see Section Nine) to
  2867.       get a listing of these sample transactions. 
  2868.  
  2869.       As you  enter each  transaction, FINANCE MANAGER  checks it  to ensure
  2870.       that it is in balance (i.e.  Debit amounts = Credit amounts).  If your
  2871.       accounts  in your  Chart  of Accounts  have been  set  up in  balance,
  2872.       FINANCE MANAGER will always keep your accounts in balance. 
  2873.  
  2874.           1. To begin entering transactions,  select F1 "Input Transactions"
  2875.              at the General Ledger Main Menu.  The following screen appears: 
  2876.  
  2877.               Item Date:__-__-__        Description:_____________________ 
  2878.  
  2879.                DEBIT:Check Num:_____ Account Number:____ Amount:_________ 
  2880.               CREDIT:Check Num:_____ Account Number:____ Amount:_________ 
  2881.  
  2882.           2. When entering transactions, the last transaction entered always
  2883.              provides the default data (unless, of course, this is your very
  2884.              first FINANCE MANAGER transaction).   To accept default data in
  2885.              any field, simply press ENTER in that field. 
  2886.  
  2887.           3. Enter the Item Date: 
  2888.  
  2889.                                 Item Date:_1-12-87 
  2890.  
  2891.              The  item date  is the  date  on which  the actual  transaction
  2892.              occurred. 
  2893.  
  2894.           4. Enter the description: 
  2895.  
  2896.                          Description:Safeway Food Store___ 
  2897.  
  2898.              The "Description" field  may be used to specify  the purpose of
  2899.              the transaction.  For example, you  may want to indicate why or
  2900.  
  2901.  
  2902.                                      PAGE 40
  2903.  
  2904.  
  2905.  
  2906.  
  2907.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  2908.  
  2909.  
  2910.              to whom a check was written. 
  2911.  
  2912.           5. Enter the debit check number: 
  2913.  
  2914.                                DEBIT:Check Num:____ 
  2915.  
  2916.              In the Check Num field, you  may enter the check number for the
  2917.              transaction,  or  you  may  use the  field  to  indicate  other
  2918.              qualities  about   the  transaction.   For  instance,   if  the
  2919.              transaction involved  an automated  teller, you  might indicate
  2920.              "ATM" in the check number field.  If the transaction involved a
  2921.              deposit, you might  want to indicate "DEP" in  the check number
  2922.              field.  In this case, we would  leave the field blank since the
  2923.              check is  written as a  credit, and  the check number  would be
  2924.              entered in the  credit check number field.  If  this would have
  2925.              been a deposit, we might have put "DEP" in this field. 
  2926.  
  2927.              FINANCE MANAGER  can automatically  increment the  check number
  2928.              for  you, once  the initial  check number  has been  input.  To
  2929.              increment check numbers,  press "+" and ENTER.   Also, you have
  2930.              an option of entering "=" which  will make the check number the
  2931.              same as your last transactions  check number.  To clear a check
  2932.              number just enter a space and press ENTER. 
  2933.  
  2934.           6. Enter the debit account number: 
  2935.  
  2936.                             Account Number:5050 [Food] 
  2937.  
  2938.              At the  debit and credit  Account prompt,  you may fill  in the
  2939.              account number,  or you  can choose the  account (the  Chart of
  2940.              Accounts are  highlighted on the  lower half of the  screen) by
  2941.              using the  keypad arrows with  Num Lock off.  Press  ENTER when
  2942.              the highlighted account has been selected. 
  2943.  
  2944.           7. Enter the debit amount: 
  2945.  
  2946.                                  Amount:143.27___ 
  2947.  
  2948.  
  2949.              This is the amount of the check written to Safeway Food Store. 
  2950.  
  2951.           8. Enter the credit check number: 
  2952.  
  2953.                                CREDIT:Check Num:1234 
  2954.  
  2955.              As this example is for a  check written the check number should
  2956.              be entered.  Also, see debit check number above. 
  2957.  
  2958.           9. Enter the credit account number: 
  2959.  
  2960.                       Account Number:1010 [Checking Account] 
  2961.  
  2962.          10. Enter the credit amount: 
  2963.  
  2964.                                  Amount:143.27___ 
  2965.  
  2966.  
  2967.  
  2968.                                      PAGE 41
  2969.  
  2970.  
  2971.  
  2972.  
  2973.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  2974.  
  2975.  
  2976.  
  2977.              The Debit Amount/Credit Amount should, in most cases, match one
  2978.              another.   If you  do not  enter a  credit amount,  the program
  2979.              defaults to the same amount as the debit amount. 
  2980.  
  2981.              If the debit and credit amounts do not match, the program tells
  2982.              you that your account is out  of balance.  If you need multiple
  2983.              debit  or credit  transactions, refer  to section  8b "Entering
  2984.              Multiple Debit or Credit Transactions" below). 
  2985.  
  2986.          11. If you are entering a transaction and  you want to go back to a
  2987.              previous field, you can back up by using the Backspace key. 
  2988.  
  2989.          12. You may abort the transaction at any time by pressing ESC. 
  2990.  
  2991.          13. To accept the transaction: 
  2992.  
  2993.                             ARE INPUTS CORRECT (Y/N):Y 
  2994.  
  2995.              Answer the  prompt with "Y".   FINANCE MANAGER will  accept the
  2996.              transaction.   The cursor  will then  return to  the Item  Date
  2997.              field  ready for  the  next transaction.   If  you answer  this
  2998.              prompt with  a "N"  you will  return to the  date field  and be
  2999.              allowed to make any changes/corrections necessary. 
  3000.  
  3001.          14. After you have  entered all desired transactions,  press ESC to
  3002.              return to the General Ledger Main Menu. 
  3003.  
  3004.  
  3005.  
  3006.       8b - ENTERING MULTIPLE DEBIT OR CREDIT TRANSACTIONS 
  3007.  
  3008.       Most transactions have only one debit  and one credit.  There are some
  3009.       instances, however,  when there  are several debits  or credits  for a
  3010.       single transaction.  FINANCE MANAGER  allows for multiple debit and/or
  3011.       credit entry, thus preventing out  of balance situations.  The maximum
  3012.       parts in one transaction is 25. 
  3013.  
  3014.       Multiple debit or credit transactions  are entered just like any other
  3015.       transaction,  except   the  initial  debit  and   credit  amounts  are
  3016.       different.  For example:
  3017.  
  3018.            You would  like to record  a furniture purchase of  $100.00.  The
  3019.            check was  written for  $105.50 because of  sales tax.   You have
  3020.            decided to  record your sales tax  in a separate account,  so you
  3021.            need to debit both "Furniture" [Asset] and "Sales Tax" [Expense]. 
  3022.  
  3023.       This  transaction has  two debits  and one  credit.  To  complete this
  3024.       transaction, follow the steps outlined below:
  3025.  
  3026.           1. Follow steps 1-5 in "Entering Transactions". 
  3027.  
  3028.           2. Enter the debit account number: 
  3029.  
  3030.                           Account Number:1700 [furniture] 
  3031.  
  3032.  
  3033.  
  3034.                                      PAGE 42
  3035.  
  3036.  
  3037.  
  3038.  
  3039.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  3040.  
  3041.  
  3042.           3. Enter the subtotal purchase amount:  
  3043.  
  3044.                                    Amount:100.00 
  3045.  
  3046.           4. Enter the check number for the credit account: 
  3047.  
  3048.                                CREDIT:Check Num:1023 
  3049.  
  3050.           5. Enter the account number: 
  3051.  
  3052.                       Account Number:1010 [Checking Account] 
  3053.  
  3054.           6. Enter the credit amount: 
  3055.  
  3056.                                   Amount: 105.50 
  3057.  
  3058.           7. At the prompt, answer "Y". 
  3059.  
  3060.                             ARE INPUTS CORRECT (Y/N):Y 
  3061.  
  3062.           8. At the "Out of Balance" prompt, answer "Y". 
  3063.  
  3064.                   TRANSACTION IS OUT OF BALANCE, CONTINUE (Y/N):Y 
  3065.  
  3066.           9. When  the  screen reappears,  notice  that  there is  a  column
  3067.              labeled "CUM AMT", at  the right,which registers the cumulative
  3068.              credit and debit amounts. 
  3069.  
  3070.          10. Now the  second part of  the transaction needs to  be recorded,
  3071.              namely, the recording of the sales tax for the transaction. 
  3072.  
  3073.          11. Enter the debit account number: 
  3074.  
  3075.                           Account Number:5670 [sales tax] 
  3076.  
  3077.          12. Enter the sales tax amount:  
  3078.  
  3079.                                     Amount:5.50 
  3080.  
  3081.              Note that the system default for  the debit amount field is the
  3082.              cumulative remaining amount to balance the transaction. 
  3083.  
  3084.          13. Answer the "ARE INPUTS CORRECT" prompt with a "Y": 
  3085.  
  3086.                             ARE INPUTS CORRECT (Y/N):Y 
  3087.  
  3088.          14. In this example, the transaction would now be in balance. 
  3089.  
  3090.       You may, in some cases, have a  situation in which there are more than
  3091.       two debits for one credit, or multiple credits for one debit.  FINANCE
  3092.       MANAGER continues  to prompt you  for more debit/credit  amounts until
  3093.       the transaction is in  balance, up to a maximum of  25 parts.  You can
  3094.       have  FINANCE  MANAGER calculate  the  amount  needed to  balance  the
  3095.       transaction by pressing ENTER while in the amount field. 
  3096.  
  3097.       Also of  note: When  you are  entering multiple  transactions, FINANCE
  3098.  
  3099.  
  3100.                                      PAGE 43
  3101.  
  3102.  
  3103.  
  3104.  
  3105.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  3106.  
  3107.  
  3108.       MANAGER will go to either the debit or credit side of the transaction,
  3109.       depending on which has a lower  cumulative amount.  If you wish to put
  3110.       an  amount on  the  other side  of the  transaction,  move forward  or
  3111.       backward by using the return and backspace keys respectively. 
  3112.  
  3113.  
  3114.  
  3115.       8c - CHANGING TRANSACTIONS 
  3116.  
  3117.       If you  discover an error in  an earlier transaction, or  if you would
  3118.       like to change previously  entered information, FINANCE MANAGER allows
  3119.       you  to  do  so.   Outlined  below are  the  procedures  for  changing
  3120.       previously entered transactions: 
  3121.  
  3122.           1. Select "F2" at the General Ledger Main Menu.   
  3123.  
  3124.           2. The system prompts you for "Transaction Search Data". 
  3125.  
  3126.           3. Enter data  in the fields  which you  want to match  that data.
  3127.              For example, if  you want to search for  all transactions which
  3128.              have a description  of "Safeway Food Store", you  would move to
  3129.              the description  field and  enter that description.   Upper and
  3130.              lower case do  not matter, and you do not  have to complete the
  3131.              description.  For example,  if you entered only  the first part
  3132.              of  the  description, "safe",  FINANCE  MANAGER  will find  all
  3133.              descriptions  which   begin  with  the  letters   "safe"  (i.e.
  3134.              "Safeway Food  Store").  You  could also add  a month  and year
  3135.              parameter to  the search,  and you would  find only  the "safe"
  3136.              descriptions in a particular month. 
  3137.  
  3138.              Any field  left blank  is an assumed  wildcard for  that field.
  3139.              Therefore,  if  you   leave  ALL  of  the   fields  blank,  all
  3140.              transactions are selected by the search. 
  3141.  
  3142.              While you  are at one of  the Account Number fields  and do not
  3143.              remember the  account number you  are seeking press "F2"  and a
  3144.              pop-up window will  appear to select your  account number from.
  3145.              To remove the  select-an-account window press the  Esc or Enter
  3146.              keys. 
  3147.  
  3148.           4. Next, FINANCE MANAGER searches  for all transactions containing
  3149.              the  values  you  have   specified.   As  each  transaction  is
  3150.              displayed, the program displays the following prompt:
  3151.  
  3152.                 Modify/Delete/Continue/Reverse/Begin/End/+/-/Quit: 
  3153.  
  3154.              You must select M,D,C,R,B,E,+,-, or Q. Where: 
  3155.  
  3156.                  M = Modify (change) transaction shown. 
  3157.                  D = Delete (remove) transaction shown. 
  3158.                  C = Continue (find next transaction that matches search). 
  3159.                  R = Reverse continue (find prior tran. that matches search). 
  3160.                  B = Beginning (go to first transaction in file). 
  3161.                  E = Ending (go to last transaction in file). 
  3162.                  + = Go to next consecutive transaction in file. 
  3163.                  - = Go to prior consecutive transaction in file. 
  3164.  
  3165.  
  3166.                                      PAGE 44
  3167.  
  3168.  
  3169.  
  3170.  
  3171.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  3172.  
  3173.  
  3174.                  Q = Quit transaction search. 
  3175.  
  3176.  
  3177.           5. As long  as you continue to  answer the above prompt  with "C",
  3178.              FINANCE  MANAGER  continues   searching  for  all  transactions
  3179.              containing the  values you have specified.   Selecting "R" does
  3180.              the same as "C" except it searches backwards. 
  3181.  
  3182.           6. Answering  the prompt  with  a "+"  causes  FINANCE MANAGER  to
  3183.              display the next  consecutive transaction; a "-"  shows you the
  3184.              previous transaction. 
  3185.  
  3186.           7. Entering a "B" or an "E" will  take you to the Beginning or End
  3187.              of the  transaction file  respectivly.  It ignores  your search
  3188.              paramaters. 
  3189.  
  3190.           8. When the search  function displays the transaction  you wish to
  3191.              change, answer the prompt with an "M" (Modify). 
  3192.  
  3193.           9. You  are  now  in  the  change  mode.   ENTER  leaves  a  field
  3194.              unchanged.  Change data in any field by typing in the new value
  3195.              for the given field.  
  3196.  
  3197.          10. If  you have  made a  mistake,  or would  like to  return to  a
  3198.              previous  field, use  the Backspace  key.  Use  the ESC  key to
  3199.              ignore your changes and return to the Main Menu. 
  3200.  
  3201.          11. If your changes cause the transaction to be out of balance, the
  3202.              system will  not accept  your change.   You must  re-enter your
  3203.              changes, making  sure your  cumulative debits  equal cumulative
  3204.              credits. 
  3205.  
  3206.       NOTE: If you  are changing a  transaction with multiple  debits and/or
  3207.             credits you can  not change the number of  parts the transaction
  3208.             had originally.  If you need to  change the number of parts of a
  3209.             transaction we suggest  that you delete the  old transaction and
  3210.             add a completely new one.
  3211.  
  3212.  
  3213.       8d - DELETING TRANSACTIONS 
  3214.  
  3215.       To delete or remove a transaction permanently, do the following: 
  3216.  
  3217.           1. Select F2 at the General Ledger Main Menu. 
  3218.  
  3219.           2. Enter search data and find  desired transaction as described in
  3220.              "Changing Transactions". 
  3221.  
  3222.           3. When the  transaction you  wish to delete  is displayed  on the
  3223.              screen, answer "D" at the: 
  3224.  
  3225.                 Modify/Delete/Continue/Reverse/Begin/End/+/-/Quit: 
  3226.  
  3227.           4. When you are deleting a multiple part transaction, all parts of
  3228.              the transaction are deleted. 
  3229.  
  3230.  
  3231.  
  3232.                                      PAGE 45
  3233.  
  3234.  
  3235.  
  3236.  
  3237.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  3238.  
  3239.  
  3240.           5. After you have deleted the  desired transaction(s), you may use
  3241.              the  "Sort"  function  (See  Section Ten).   When  sorting  the
  3242.              transactions,  the program  frees disk  space formerly  used by
  3243.              deleted transactions.  
  3244.  
  3245.  
  3246.  
  3247.       8e - POINTS TO REMEMBER 
  3248.  
  3249.       Each transaction must have at least one debit and one credit. 
  3250.  
  3251.       When  entering transactions,  try to  remember that  when you  write a
  3252.       check, in most  cases the transaction should reflect a  credit to your
  3253.       checking  account.   Likewise, when  you  make  a  deposit to  a  bank
  3254.       account, the  transaction usually should  reflect a debit to  the bank
  3255.       account. 
  3256.  
  3257.       ANOTHER WAY OF REMEMBERING DEBITS AND CREDITS: A CREDIT IS WHERE MONEY
  3258.       CAME FROM AND A DEBIT IS WHERE MONEY IS GOING TO. 
  3259.  
  3260.  
  3261.  
  3262.  
  3263.  
  3264.  
  3265.  
  3266.  
  3267.  
  3268.  
  3269.  
  3270.  
  3271.  
  3272.  
  3273.  
  3274.  
  3275.  
  3276.  
  3277.  
  3278.  
  3279.  
  3280.  
  3281.  
  3282.  
  3283.  
  3284.  
  3285.  
  3286.  
  3287.  
  3288.  
  3289.  
  3290.  
  3291.  
  3292.  
  3293.  
  3294.  
  3295.  
  3296.  
  3297.  
  3298.                                      PAGE 46
  3299.  
  3300.  
  3301.  
  3302.  
  3303.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  3304.  
  3305.  
  3306.                               SECTION NINE - REPORTS 
  3307.  
  3308.  
  3309.       FINANCE MANAGER Reports Menu allows you to generate a full spectrum of
  3310.       financial statements from your own  database.  The Reports Menu (F3 on
  3311.       the General Ledger Main Menu) appears as follows: 
  3312.  
  3313.                       ----- GENERAL LEDGER REPORTS MENU ---- 
  3314.                       |                                    | 
  3315.                       |   ESC  Return to GL Main Menu      | 
  3316.                       |   F1   GENERAL JOURNAL             | 
  3317.                       |   F2   Account History             | 
  3318.                       |   F3   INCOME STATEMENT            | 
  3319.                       |   F4   BALANCE SHEET               | 
  3320.                       |   F5   Sources & Uses of Funds     | 
  3321.                       |   F6   Budget Variance             | 
  3322.                       |   F7   CHART OF ACCOUNTS           | 
  3323.                       |   F8   Budget Listing              | 
  3324.                       |   F9   Trial Balance               | 
  3325.                       |                                    | 
  3326.                       |   ENTER YOUR SELECTION:            | 
  3327.                       |                                    | 
  3328.                       -------------------------------------- 
  3329.  
  3330.       Explanations of the  available reports are listed  below.  Examples of
  3331.       the reports are shown in Appendix B. 
  3332.  
  3333.       Reports can  be generated to  show financial  standing for a  month, a
  3334.       range of months, a quarter, a  year, etc.  In this section, we discuss
  3335.       how reports  can help  you to  get optimum  results from  your FINANCE
  3336.       MANAGER program.   
  3337.  
  3338.  
  3339.  
  3340.       9a - EXPLANATIONS OF REPORTS 
  3341.  
  3342.       Each  of the  available  FINANCE MANAGER  General  Ledger reports  are
  3343.       described below.  Samples of these reports  are shown in Appendix B or
  3344.       may  be printed  while using  the DEMO  accounts (see  Getting Started
  3345.       Section). 
  3346.  
  3347.       General Journal Report: This report  is a listing of  all transactions
  3348.                               which took place during  a specified period of
  3349.                               time. 
  3350.  
  3351.       Account History:        An  Account  History   Report  can  trace  the
  3352.                               transaction  activity  against  given  account
  3353.                               numbers from your Chart  of Accounts.  You can
  3354.                               specify  only one  account, or  you can  get a
  3355.                               history for all of your accounts.  This report
  3356.                               is  excellent   for  keeping  track   of  your
  3357.                               checking  account activity.   It is  also very
  3358.                               helpful  in   tracking  loan   payments,  thus
  3359.                               monitoring  your loan  balance.   It can  help
  3360.                               keep track of variations in monthly utility or
  3361.                               phone  bills.  You  may want  to keep  in mind
  3362.  
  3363.  
  3364.                                      PAGE 47
  3365.  
  3366.  
  3367.  
  3368.  
  3369.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  3370.  
  3371.  
  3372.                               that the Account History  Report can be a very
  3373.                               long  report if  you  select more  than a  few
  3374.                               accounts. 
  3375.  
  3376.       Income Statement:       Also  called a  Profit  and  Loss report,  the
  3377.                               Income Statement shows the  net income (or net
  3378.                               loss, as the  case may be) for  a given period
  3379.                               of  time.   Simply  stated, it  is  the  total
  3380.                               income, less  the total expenses.   The report
  3381.                               may be run either as a cumulative report for a
  3382.                               specified period of time, or it may be trended
  3383.                               by month.
  3384.  
  3385.       Balance Sheet Report:   The   Balance  Sheet   shows  your   financial
  3386.                               position or financial  condition.  The Balance
  3387.                               Sheet shows the ending  balance for all of the
  3388.                               asset,  liability, and  equity accounts.   For
  3389.                               more information  on the  basic elements  of a
  3390.                               Balance  Sheet, see  Appendix  A. The  Balance
  3391.                               Sheet may  also be run either  as a cumulative
  3392.                               or as a trended report. 
  3393.  
  3394.       Sources and Uses        This is a two-part report.  The first part of 
  3395.       of Funds Report:        the report  shows each account  that qualifies
  3396.                               as  a  source  of  funds.   Adjacent  to  each
  3397.                               account name  is the  amount of  the "source".
  3398.                               The  second  part  of  the  report  lists  the
  3399.                               accounts which  reflect the use of  the source
  3400.                               funds listed above.  The bottom line total for
  3401.                               each part  of the  report should  match.  This
  3402.                               report can be either cumulative or trended. 
  3403.  
  3404.       Budget Variance Report: This  reports   the  difference   between  the
  3405.                               monthly  amount  budgeted   for  a  particular
  3406.                               expense  account, and  the actual  amount used
  3407.                               for  that  expense  account.   If  the  Budget
  3408.                               Variance  report is  being generated  for more
  3409.                               than   one  month,   the  report   shows  only
  3410.                               cumulative amounts, with  one variance for the
  3411.                               cumulative amounts. 
  3412.  
  3413.       Chart of Accounts:      This report  lists the  most current  Chart of
  3414.                               Accounts.  This  is the report that  should be
  3415.                               run before  and after you make  any changes to
  3416.                               the Chart of Accounts. 
  3417.  
  3418.       Budget Listing:         This, like the Chart of Accounts, is a listing
  3419.                               of  accounts.  The  accounts listed,  however,
  3420.                               are only  those which may have  budget amounts
  3421.                               assigned  to them  (i.e.,  income and  expense
  3422.                               accounts).   The   account  name   is  listed,
  3423.                               accompanied   by  all   other  account   data.
  3424.                               Instead of  including a column  for "Beginning
  3425.                               Balances",  there  is  a  column  for  "Budget
  3426.                               Amounts". 
  3427.  
  3428.  
  3429.  
  3430.                                      PAGE 48
  3431.  
  3432.  
  3433.  
  3434.  
  3435.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  3436.  
  3437.  
  3438.       Trial Balance:          This report  provides a quick look  at current
  3439.                               balances on all accounts.  It is like a income
  3440.                               statement and balance sheet combined into one.
  3441.                               In old manual  accounting systems, this report
  3442.                               would tell you  if you are in  balance.  It is
  3443.                               provided here mainly as  a convenience and for
  3444.                               completeness. 
  3445.  
  3446.  
  3447.  
  3448.       9b - GENERAL INSTRUCTIONS FOR GENERATING REPORTS 
  3449.  
  3450.       When using  FINANCE MANAGER  to generate  financial reports,  you have
  3451.       three  options.  First,  you can  simply list  reports to  the screen.
  3452.       Second,  if you  have a  printer, you  can print  a hard  copy of  the
  3453.       reports.  You also  have the option of sending your  reports to a disk
  3454.       file instead  of to  the printer.   With this  option, reports  can be
  3455.       stored and printed at a later date. 
  3456.  
  3457.       A "Destination" prompt is an option for each of the available reports.
  3458.       To select the destination, answer the prompt below: 
  3459.  
  3460.                          TO SCREEN/PRINTER/DISK (S/P/D):_
  3461.  
  3462.       If you  select "D"  for disk, the  system will prompt  you for  a disk
  3463.       filename.  Enter a filename of up  to eight characters.  The file will
  3464.       be saved on  your data disk with  the file extension of  ".RPT".  If a
  3465.       file with the name entered already exists, the system will tell you so
  3466.       and ask if  you want to delete  the old file.  If you  answer "N", the
  3467.       report will be appended to the already existing disk file. 
  3468.  
  3469.       When  you select  "P"  for  printer, you  may  pause  the printing  by
  3470.       pressing any key.  Please keep in mind that most printers have a print
  3471.       buffer, so the report continues to print until the buffer is empty. 
  3472.  
  3473.       For most  reports, you also  need to  specify reporting dates  via the
  3474.       "Date" prompt.  The date prompt appears as follows: 
  3475.  
  3476.                          ENTER DATE RANGE FOR REPORTS: 
  3477.                                  STARTING Month:__ Year:__  
  3478.                                    ENDING Month:__ Year:__ 
  3479.  
  3480.       These  dates  determine which  months  and  years  are shown  on  your
  3481.       reports.  The  ending month and year  must be within twelve  months of
  3482.       the starting month and year.  To  get a year-to-date report, you might
  3483.       select the  dates 1-87 through 12-87.   Likewise, if you want  a first
  3484.       quarter report, you could select 1-87 through 3-87. 
  3485.  
  3486.       When entering prompts for reports, remember  that you may back up to a
  3487.       previous field by pressing the Backspace  key.  If you want to go back
  3488.       to the reports menu while you are  at the input screen, press ESC.  If
  3489.       you want to return to the  reports menu after your report has finished
  3490.       listing to the screen, press ENTER.
  3491.  
  3492.       Since there are different reporting  options within reports, below are
  3493.       some of the  different types of input screen displays  and the reports
  3494.  
  3495.  
  3496.                                      PAGE 49
  3497.  
  3498.  
  3499.  
  3500.  
  3501.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  3502.  
  3503.  
  3504.       to which they apply. 
  3505.  
  3506.  
  3507.           1. To  print  the GENERAL JOURNAL (F1),  BUDGET VARIANCE (F6),  or
  3508.              TRIAL BALANCE (F9) reports the guidelines below apply: 
  3509.  
  3510.                 a. Make your selection (F1 or F6). 
  3511.  
  3512.                 b. The following screen appears: 
  3513.  
  3514.  
  3515.                          TO SCREEN/PRINTER/DISK (S/P/D):_ 
  3516.  
  3517.                          ENTER DATE RANGE FOR REPORTS: 
  3518.                                  STARTING Month:__ Year:__  
  3519.                                    ENDING Month:__ Year:__ 
  3520.  
  3521.  
  3522.                 c. First, type  in the  destination for your  report.  Then,
  3523.                    enter the reporting dates.    
  3524.  
  3525.  
  3526.           2. When  you are  selecting ACCOUNT  HISTORY (F2),  the procedures
  3527.              below apply: 
  3528.  
  3529.                 a. Select F2 at the Reports Menu. 
  3530.  
  3531.                 b. The following screen appears: 
  3532.  
  3533.                          TO SCREEN/PRINTER/DISK (S/P/D):_ 
  3534.  
  3535.                          ENTER DATE RANGE FOR REPORTS: 
  3536.                                  STARTING Month:__ Year:__  
  3537.                                    ENDING Month:__ Year:__ 
  3538.  
  3539.                          DO YOU WANT COMPRESSED REPORT (Y/N):_ 
  3540.  
  3541.                          ACCOUNT NUMBER RANGE: 
  3542.                                  STARTING ACCOUNT:____ 
  3543.                                    ENDING ACCOUNT:____ 
  3544.  
  3545.  
  3546.                 c. First, type  in the  destination for your  report.  Then,
  3547.                    enter the reporting dates.    
  3548.  
  3549.                 d. Answer the "Compressed  Reports" prompt.  Compressed will
  3550.                    print more than one selected account per page to conserve
  3551.                    paper.  See Appendix B for examples of a compressed and a
  3552.                    regular Account History report.  
  3553.  
  3554.                 e. Enter the starting through the ending account numbers. 
  3555.  
  3556.  
  3557.           3. For the INCOME  STATEMENT (F3), the BALANCE SHEET  (F4), or the
  3558.              SOURCES AND  USES OF FUNDS  Report (F5), follow  the procedures
  3559.              below: 
  3560.  
  3561.  
  3562.                                      PAGE 50
  3563.  
  3564.  
  3565.  
  3566.  
  3567.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  3568.  
  3569.  
  3570.  
  3571.                 a. Select F3, F4, or F5  at the Reports Menu.  The following
  3572.                    screen appears: 
  3573.  
  3574.  
  3575.                         TO SCREEN/PRINTER/DISK (S/P/D):_ 
  3576.  
  3577.                          ENTER DATE RANGE FOR REPORTS: 
  3578.                                  STARTING Month:__ Year:__  
  3579.                                    ENDING Month:__ Year:__ 
  3580.  
  3581.                         DO YOU WANT A TRENDED REPORT(Y/N):_ 
  3582.  
  3583.  
  3584.                 b. First, type in the destination for your report.   
  3585.  
  3586.                 c. Next, enter the reporting dates at the date range prompt. 
  3587.  
  3588.                 d. Then, answer the "Trended  Report" prompt.  If you select
  3589.                    "Y",  your reports  will  be trended  by  month.  If  you
  3590.                    select   "N",   your   reports   will   show   cumulative
  3591.                    year-to-date amounts.   To see  the difference  between a
  3592.                    trended  regular  reports,  refer   to  the  examples  in
  3593.                    Appendix B.
  3594.  
  3595.  
  3596.           4. To print the CHART OF ACCOUNTS (F7) listing, do the following: 
  3597.  
  3598.                 a. Select F7 at the Reports Menu. 
  3599.  
  3600.                 b. The only prompt  you need to answer  is the "Destination"
  3601.                    prompt. 
  3602.  
  3603.  
  3604.           5. The BUDGET  LISTING (F8)  is similar to  the Chart  of Accounts
  3605.              listing, with a few variations: 
  3606.  
  3607.                 a. Select  F8 at  the  Reports Menu.   The following  screen
  3608.                    appears: 
  3609.  
  3610.  
  3611.                         TO SCREEN/PRINTER/DISK (S/P/D):_ 
  3612.  
  3613.                                  STARTING MONTH:__ 
  3614.                                  ENDING   MONTH:__ 
  3615.  
  3616.                         DO YOU WANT A TRENDED REPORT(Y/N):_ 
  3617.  
  3618.                 b. Answer the Screen/Printer/Disk prompt. 
  3619.  
  3620.                 c. At the designated  prompt, enter the month  for which you
  3621.                    want the listing. 
  3622.  
  3623.                 d. Then, answer the "Trended  Report" prompt.  If you select
  3624.                    "N", your  report will show  a cumulative amount  for all
  3625.                    months.  If  you select "Y",  your reports will  show the
  3626.  
  3627.  
  3628.                                      PAGE 51
  3629.  
  3630.  
  3631.  
  3632.  
  3633.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  3634.  
  3635.  
  3636.                    budget for each month on a seperate page. 
  3637.  
  3638.       NOTE: Do NOT  try to  print a  report (e.g. the  selection "P"  at the
  3639.             "S/P/D" prompt) if  you don't have a printer.  If  you try to do
  3640.             so, you will get an error message. 
  3641.  
  3642.       If you are  unfamiliar with financial reports, try as  many reports as
  3643.       you like, using  the sample accounts.  Doing so will  give you an idea
  3644.       of how the reports look and how they might be used. 
  3645.  
  3646.  
  3647.  
  3648.  
  3649.  
  3650.  
  3651.  
  3652.  
  3653.  
  3654.  
  3655.  
  3656.  
  3657.  
  3658.  
  3659.  
  3660.  
  3661.  
  3662.  
  3663.  
  3664.  
  3665.  
  3666.  
  3667.  
  3668.  
  3669.  
  3670.  
  3671.  
  3672.  
  3673.  
  3674.  
  3675.  
  3676.  
  3677.  
  3678.  
  3679.  
  3680.  
  3681.  
  3682.  
  3683.  
  3684.  
  3685.  
  3686.  
  3687.  
  3688.  
  3689.  
  3690.  
  3691.  
  3692.  
  3693.  
  3694.                                      PAGE 52
  3695.  
  3696.  
  3697.  
  3698.  
  3699.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  3700.  
  3701.  
  3702.                         SECTION TEN - SORTING TRANSACTIONS 
  3703.  
  3704.  
  3705.       FINANCE MANAGER  always keeps transactions  organized in the  order in
  3706.       which they are input.  The Sort function allows the user to choose the
  3707.       manner in which  FINANCE MANAGER sorts or  organizes the transactions.
  3708.       Transactions may be  sorted either by date of input  or by transaction
  3709.       date.
  3710.  
  3711.       To  start sorting  transactions,  select "F1"  at  the General  Ledger
  3712.       Utilities Menu.  The following screen appears: 
  3713.  
  3714.                       ---------- SELECT SORT ORDER --------- 
  3715.                       |                                    | 
  3716.                       |   ESC  Return to Utilities Menu    | 
  3717.                       |   F1   Transaction Input Order     | 
  3718.                       |   F2   Date Order                  | 
  3719.                       |                                    | 
  3720.                       |                                    | 
  3721.                       |                                    | 
  3722.                       |                                    | 
  3723.                       |                                    | 
  3724.                       |                                    | 
  3725.                       |                                    | 
  3726.                       |   ENTER YOUR SELECTION:            | 
  3727.                       |                                    | 
  3728.                       |                                    | 
  3729.                       -------------------------------------- 
  3730.  
  3731.           1. Select  the  order  in  which   you  would  like  to  sort  the
  3732.              transactions. 
  3733.  
  3734.           2. FINANCE MANAGER automatically sorts all transactions. 
  3735.  
  3736.           3. Press any key to exit and return to the Main Menu when the sort
  3737.              is completed. 
  3738.  
  3739.  
  3740.       If you  have more transactions than  memory can hold at  one time, the
  3741.       default disk  drive is used  to store  a temporary file  while sorting
  3742.       transactions.  Therefore, the default drive must have enough free disk
  3743.       space and must not be write-protected. 
  3744.  
  3745.       If there is not enough space on  your default drive to sort your file,
  3746.       you must put an  empty disk in this drive (usually  drive A:).  If you
  3747.       do run  out of disk space,  your sort is aborted  and your transaction
  3748.       file  remains unchanged.   Finance  Manager will  tell  you before  it
  3749.       creates a temporary sort  file to allow you to insert  a blank disk in
  3750.       your default drive. 
  3751.  
  3752.  
  3753.  
  3754.  
  3755.  
  3756.  
  3757.  
  3758.  
  3759.  
  3760.                                      PAGE 53
  3761.  
  3762.  
  3763.  
  3764.  
  3765.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  3766.  
  3767.  
  3768.                      SECTION ELEVEN - CHANGING ACCOUNT NUMBERS 
  3769.  
  3770.  
  3771.       Selection F1 on the General Ledger Utilities Menu allows you to change
  3772.       the account number of every transaction  posted to a specific Chart of
  3773.       Accounts account number.  It is a sort of "Global Replace" feature.   
  3774.  
  3775.       For example,  if you  want to change  the "Telephone"  expense account
  3776.       number from account 320 to account 4320, you could do so by using this
  3777.       feature.  First, you would create a new account 4320.  Then, you would
  3778.       run this utility to change all transactions for account 320 to account
  3779.       4320. 
  3780.  
  3781.       WARNING: Since this is an advanced feature, we do not recommend it for
  3782.                beginners.  It is very important  to first make a backup copy
  3783.                of  the data  disk before  proceeding any  further with  this
  3784.                function.  If  you do something  wrong, it is much  easier if
  3785.                you have a  backup copy and are  thus able to go  back to the
  3786.                old Chart of Accounts and transaction file. 
  3787.  
  3788.       To execute this function, follow the instructions below: 
  3789.  
  3790.           1. Select F3 at the General  Ledger Utilities Menu.  The following
  3791.              appears:
  3792.  
  3793.              Enter Old Account Number:____   Enter New Account Number:____ 
  3794.  
  3795.           2. At the "Enter  Old Account Number" prompt, type  in the account
  3796.              number  you wish  to change  (in the  example above,  you would
  3797.              enter account number 320). 
  3798.  
  3799.           3. At the "Enter  New Account Number" prompt, type  in the account
  3800.              number which  replaces the old  number.  In the  example above,
  3801.              this account number  would be 4320.  As mentioned  on the input
  3802.              screen, the new account number must be a valid, active Chart of
  3803.              Accounts number. 
  3804.  
  3805.       After  the function  has  completed, FINANCE  MANAGER  returns to  the
  3806.       General Ledger Utilities Menu. 
  3807.  
  3808.  
  3809.  
  3810.  
  3811.  
  3812.  
  3813.  
  3814.  
  3815.  
  3816.  
  3817.  
  3818.  
  3819.  
  3820.  
  3821.  
  3822.  
  3823.  
  3824.  
  3825.  
  3826.                                      PAGE 54
  3827.  
  3828.  
  3829.  
  3830.  
  3831.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  3832.  
  3833.  
  3834.                        SECTION TWELVE - ENHANCEMENTS & HINTS 
  3835.  
  3836.       12a - ENHANCEMENTS BY VERSION 
  3837.  
  3838.       FINANCE MANAGER I (by Genesis Software) 
  3839.  
  3840.           2.0  - First major release. 
  3841.  
  3842.           2.1  - Multiple debits/credits per transaction. 
  3843.                - Trended financial reports. 
  3844.  
  3845.           2.2  - Graphics capability. 
  3846.                - Adjustable fiscal year capability. 
  3847.                - Ability to send reports to disk file. 
  3848.  
  3849.           3.0  - Date input format changed. 
  3850.                - Ability to accept up to $9 million in balances. 
  3851.                - Better error checks added. 
  3852.                - Display of filenames on the disk. 
  3853.  
  3854.           4.0  - Check number field added to transactions. 
  3855.                - Multiple debit and credit  transactions enhanced to include
  3856.                  cumulative   totals  and   automatic  default   to  balance
  3857.                  transactions. 
  3858.                - Configuration parameters for color. 
  3859.                - Monthly budget for income and expense accounts. 
  3860.                - Budget Variance report added. 
  3861.                - Elimination of zero amounts from reports. 
  3862.                - Defaults set for Y/N prompts. 
  3863.                - Elimination of  extra ENTER  keystrokes on  completed input
  3864.                  fields. 
  3865.                - Automatic check increment added. 
  3866.                - Modification  of "Change  Transaction"  selection to  start
  3867.                  from a  selected date  and then  step forward  through each
  3868.                  transaction one by one until stopped by the user. 
  3869.                - Added time display when at menus. 
  3870.                - Report file sent to disk changed to an ASCII format. 
  3871.  
  3872.           4.1  - Transaction file always kept sorted in date order. 
  3873.                - Defaults shown on Y/N prompts. 
  3874.                - Added default  disk drive and filename  option when running
  3875.                  program. 
  3876.                - Fix alpha/numeric error on check number format. 
  3877.  
  3878.       FINANCE MANAGER II 
  3879.  
  3880.           1.0  - Major re-write of FINANCE MANAGER I. 
  3881.                - Sort options provided (input or date order). 
  3882.                - Much faster memory resident sort. 
  3883.                - Subdirectory support. 
  3884.                - International date/time option. 
  3885.                - Transaction  search  data  expanded to  include  all  input
  3886.                  fields. 
  3887.                - Up to 1,999 accounts available on Chart of Accounts. 
  3888.                - Full screen editing. 
  3889.                - Much faster, on-line Account Reconciliation added. 
  3890.  
  3891.  
  3892.                                      PAGE 55
  3893.  
  3894.  
  3895.  
  3896.  
  3897.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  3898.  
  3899.  
  3900.                - Support of 14"-wide printers. 
  3901.                - BCD math eliminates rounding errors. 
  3902.                - Active  accounts  displayed  at  Chart  of  Accounts  input
  3903.                  screen. 
  3904.                - Default filename accepted as a command line parameter. 
  3905.                - Ability to have multiple years on-line in one disk file. 
  3906.                - Up to 30,000 transactions on-line. 
  3907.                - Ability to  run in 256K.   Will use  up to 640K  memory for
  3908.                  faster speed. 
  3909.                - Printer pause feature. 
  3910.                - Edit mode for changing data. 
  3911.                - Enhanced reporting format and features. 
  3912.                - Simplified installation procedures. 
  3913.  
  3914.  
  3915.           1.1  - Added some features  from FINANCE MANAGER I  which were not
  3916.                  originally included in FM II. 
  3917.                - Provided a "all 12 months the same" budget amount entry. 
  3918.                - Added error check to simplify account deletion. 
  3919.                - Allow transaction input of up to 99 million. 
  3920.                - Faster movement between menu selections. 
  3921.                - Smaller program files to save disk space. 
  3922.                - Default data disk drive and directories user definable. 
  3923.  
  3924.           1.2  - New simple one-step install procedure for all modules. 
  3925.                - Multiple transaction delete on one search. 
  3926.                - Enhanced transaction search: 
  3927.                      * Description  search  will  search entire  string  for
  3928.                        match (not position sensitive). 
  3929.                      * Go to first or last record of transaction file. 
  3930.                      * Added a  "Reverse Search"  to find  prior transaction
  3931.                        match. 
  3932.                - PgDn (page down) key  will skip to end of  input screen for
  3933.                  faster inputs. 
  3934.                - TAB  &  SHIFT-TAB  added   for  duplication  of  ENTER  and
  3935.                  BACKSPACE keys respectively. 
  3936.                - Inputs  will  now  accept  international  character  inputs
  3937.                  (decimal 32-175). 
  3938.                - Calculation speed now 5 times faster than version 1.0 (with
  3939.                  hard disk). 
  3940.                - One  graphics  module supports  CGA,  EGA,  PCJR, PS/2  and
  3941.                  Hercules boards. 
  3942.                - Color graphics display. 
  3943.                - Printer configuration input fields increased from 9 to 12. 
  3944.                - Editing of fields allowed during initial input of data. 
  3945.                - Insert toggle added for data input editing. 
  3946.                - Credit check number defaults to debit check number. 
  3947.                - Trended budget listing. 
  3948.                - Trial Balance report added. 
  3949.  
  3950.           1.3  - Pop-up windows for all select-an-account input fields. 
  3951.                - LAN Support 
  3952.                - Mouse supported. 
  3953.                - Network compatible. 
  3954.                - Multiple month trial balance report. 
  3955.                - Enhanced screen displays with pop-up windows. 
  3956.  
  3957.  
  3958.                                      PAGE 56
  3959.  
  3960.  
  3961.  
  3962.  
  3963.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  3964.  
  3965.  
  3966.                - Insert on/off toggle on input fields. 
  3967.  
  3968.  
  3969.       12b - HELPFUL HINTS AND SUGGESTIONS 
  3970.  
  3971.           * Keep  a CURRENT  backup copy  of your  data disk  each time  you
  3972.             update your data.  This will  safeguard against loss of data due
  3973.             to power outage or other equally frustrating problem. 
  3974.  
  3975.           * Use the  Shift PrtSc keys to  make a hardcopy of  current screen
  3976.             display. 
  3977.  
  3978.           * When End-of-Period posting  is run, closing entries  are made to
  3979.             the first type "R" Retained Earnings account. 
  3980.  
  3981.           * To eliminate having  to put in the disk drive  and filename each
  3982.             time you run FINANCE MANAGER, you should modify the RUN.BAT file
  3983.             and  add a  command line  parameter  to the  "FM" command.   For
  3984.             example, if you want to always use drive B: and filename "HOME",
  3985.             you should change the RUN.BAT  file command "FM" to "FM B:HOME".
  3986.             When you run FINANCE MANAGER  it will automatically use the file
  3987.             "HOME" in drive B:. 
  3988.  
  3989.           * If when you are entering  transactions you want the check number
  3990.             to be the  same as the last check number  (only works for actual
  3991.             decimal numbers) enter "=" at the check number input field.  The
  3992.             "+" key will increment last check number input. 
  3993.  
  3994.           * END OF  YEAR CLOSING procedures  in this evaluation  version are
  3995.             not  automated.  This  function is  completely automatic  in the
  3996.             REGISTERED  VERSION  and  is  well worth  the  expense.   It  is
  3997.             possible to close your books at  the end of the year manually by
  3998.             performing the following steps: 
  3999.  
  4000.                 1. Make a backup of all your data files. 
  4001.                 2. Print  a  Balance  Sheet  report  for  the  end-of-period
  4002.                    (usually December). 
  4003.                 3. Delete  (via DOS)  the data  file with  the extention  of
  4004.                    ".GLT", (e.g. DEL [filename].GLT). 
  4005.                 4. Run Finance Manager  using the data file  above.  When it
  4006.                    says  the  [filename].GLT  file  is  missing  answer  the
  4007.                    "Create New File" prompt with "Y". 
  4008.                 5. Go to the "Update Chart of Accounts" selection and change
  4009.                    the  beginning  balances on  ALL  accounts  to match  the
  4010.                    balances on the Balance Sheet printed in step 2 above. 
  4011.                 6. You are now ready to  begin entering transactions for the
  4012.                    new year. 
  4013.  
  4014.             Again this process is automated completely in the FREE UPDATE we
  4015.             will send to you when you REGISTER your copy of Finance Manager. 
  4016.  
  4017.  
  4018.  
  4019.  
  4020.  
  4021.  
  4022.  
  4023.  
  4024.                                      PAGE 57
  4025.  
  4026.  
  4027.  
  4028.  
  4029.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  4030.  
  4031.  
  4032.                SECTION THIRTEEN - FINANCE MANAGER II DISK FILE NAMES 
  4033.  
  4034.       Listed below is a description of  files on your FINANCE MANAGER disks.
  4035.       If you  have an evaluation  version, some of  these files will  not be
  4036.       included due to disk space limitations. 
  4037.  
  4038.  
  4039.       PROGRAM DISK 
  4040.  
  4041.       File name      Description 
  4042.       ------------   ------------------------------------------------------- 
  4043.       RUN      BAT - Use to run FINANCE MANAGER. 
  4044.       CONFIG   SYS - Needed to  run FINANCE MANAGER (See  CONFIG.SYS in your
  4045.                      DOS manual). 
  4046.       FMGL     COM - FINANCE MANAGER II executable file. 
  4047.       FMGL     000 - GL main module overlay 0. 
  4048.       FMGL     001 - GL main module overlay 1. 
  4049.       FMGL     002 - GL main module overlay 2. 
  4050.       FMGL     003 - GL main module overlay 3. 
  4051.       INSTALL  COM - Installation program (use to install this program). 
  4052.       README   BAT - Display this information on screen. 
  4053.  
  4054.  
  4055.       DOCUMENTATION & DEMO DISK 
  4056.  
  4057.       File name      Description 
  4058.       ------------   ------------------------------------------------------- 
  4059.       FMGL     DOC - GL documentation manual (see PRINT-GL below). 
  4060.       HOME     BUD - HOME demo budget data file. 
  4061.       HOME     CHR - HOME demo Chart of Accounts data file. 
  4062.       HOME     GLT - HOME demo transaction data file. 
  4063.       PRINT-GL BAT - Prints documentation manuals on your printer (PRN). 
  4064.       README   BAT - Display this information on screen. 
  4065.       WORK     BUD - WORK demo budget data file. 
  4066.       WORK     CHR - WORK demo Chart of Accounts data file. 
  4067.       WORK     GLT - WORK demo transaction data file. 
  4068.       EPSON    CNF - Sample configuration file for EPSON printer.
  4069.       HP-LASER CNF - Sample configuration file for HP LaserJet printer. 
  4070.       HP2LASER CNF - Sample configuration file for HP II LaserJet printer. 
  4071.       JUKI     CNF - Sample configuration file for JUKI printer. 
  4072.       PROWRITE CNF - Sample configuration file for PROWRITER printer. 
  4073.  
  4074.  
  4075.  
  4076.  
  4077.  
  4078.  
  4079.  
  4080.  
  4081.  
  4082.  
  4083.  
  4084.  
  4085.  
  4086.  
  4087.  
  4088.  
  4089.  
  4090.                                      PAGE 58
  4091.  
  4092.  
  4093.  
  4094.  
  4095.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  4096.  
  4097.  
  4098.                                     APPENDIX A 
  4099.                             BASIC ACCOUNTING PRINCIPLES 
  4100.  
  4101.       In  this section,  we would  like  to give  you an  overview of  basic
  4102.       accounting principles.   Most of  the examples  in this  section refer
  4103.       primarily to various business transactions.  They can, however, easily
  4104.       be adapted to apply to an individual's financial transactions.
  4105.  
  4106.  
  4107.       A1 - ACCOUNTING ELEMENTS 
  4108.  
  4109.       To have complete accounting records, all transactions and events which
  4110.       affect  the basic  accounting elements  must be  recorded.  The  basic
  4111.       accounting  elements are  ASSETS, LIABILITIES  and CAPITAL  or EQUITY.
  4112.       These elements are defined below:
  4113.  
  4114.       ASSETS:         Items of value  which are owned by the  business or by
  4115.                       the  individual are  assets.  Examples  of assets  are
  4116.                       money,  accounts  receivable, merchandise,  furniture,
  4117.                       machinery, buildings, and land.
  4118.  
  4119.       LIABILITIES:    A liability  is   any  obligation   to  pay   a  debt.
  4120.                       Liabilities include  accounts payable,  taxes payable,
  4121.                       bank loans, and notes to creditors.
  4122.  
  4123.       CAPITAL/EQUITY: The amount by which  the assets exceed the liabilities
  4124.                       is termed capital, or  owner's equity in the business.
  4125.                       The word "equity", in this sense, means "interest in".
  4126.                       The terms  proprietorship, net  worth, or  capital are
  4127.                       all  synonyms for  owner's  equity.  If  there are  no
  4128.                       liabilities, the owner's equity  is equal to the total
  4129.                       amount of assets. 
  4130.  
  4131.  
  4132.       A2 - THE ACCOUNTING EQUATION 
  4133.  
  4134.       The relationship  between the three  basic accounting elements  can be
  4135.       expressed in the following simple equation: 
  4136.  
  4137.                        ASSETS = LIABILITIES + CAPITAL/EQUITY
  4138.  
  4139.       In  order to  increase equity  in a  business, the  owner must  either
  4140.       increase the assets without increasing the liabilities or decrease the
  4141.       liabilities without decreasing  the assets.  In order  to increase the
  4142.       assets and equity without investing  more money or other property, the
  4143.       business must  operate at  a profit (profit  and losses  are described
  4144.       later).
  4145.  
  4146.       Below are  examples of  the effect of  transactions on  the accounting
  4147.       equation:
  4148.  
  4149.            1.  An increase in an asset offset  by an increase in equity; for
  4150.                instance, opening  a bank account  with a deposit  of $5,000.
  4151.                As a  result of this  transaction, the assets  are increased.
  4152.                Since no liabilities are  involved, the equity also increases
  4153.                by the same amount.  The equation is as follows:
  4154.  
  4155.  
  4156.                                      PAGE 59
  4157.  
  4158.  
  4159.  
  4160.  
  4161.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  4162.  
  4163.  
  4164.  
  4165.                      ASSETS     = LIABILITIES  + CAPITAL/EQUITY 
  4166.  
  4167.                      $5,000     =     $0       +     $5,000 
  4168.                      (cash)                      (owner's equity) 
  4169.  
  4170.            2.  An  increase  in  an  asset,  offset  by  an  increase  in  a
  4171.                liability.  For  example, you  purchase office  equipment for
  4172.                $4,000 on 30-day credit.  The result is an increase in assets
  4173.                and  an  increase  in  an  accounts-payable  liability.   The
  4174.                equation is as follows:
  4175.  
  4176.                      ASSETS     = LIABILITIES  + CAPITAL/EQUITY 
  4177.  
  4178.                      $4,000     =    $4,000    +      $0 
  4179.                      (office         (accounts  
  4180.                       equipment)       payable) 
  4181.  
  4182.  
  4183.            3.  An increase  in one  asset, offset by  a decrease  in another
  4184.                asset.  For example, the purchase of office supplies for $100
  4185.                cash.   In  this  case,  the office  supplies  asset  account
  4186.                increases by  $100, and the  cash asset account  decreases by
  4187.                $100, causing  the assets, liabilities, and  equity to remain
  4188.                unchanged.  The equation is as follows:
  4189.  
  4190.                      ASSETS     = LIABILITIES  + CAPITAL/EQUITY 
  4191.  
  4192.                supplies   $100 
  4193.                     cash <$100> 
  4194.                           ____ 
  4195.                            $0   =      $0      +       $0  
  4196.  
  4197.            4.  An  increase in  an asset,  offset by  an increase  in equity
  4198.                resulting from  revenue.  For example, you  receive $500 cash
  4199.                from a client for services.  This increases your cash balance
  4200.                and, since liabilities are not affected, the equity increases
  4201.                as well.  The equation is as follows:
  4202.  
  4203.                      ASSETS     = LIABILITIES  + CAPITAL/EQUITY 
  4204.  
  4205.                       $500      =      $0      +      $500  
  4206.                       cash                       owner's equity 
  4207.  
  4208.  
  4209.            5.  A decrease  in  an  asset  offset by  a  decrease  in  equity
  4210.                resulting from expense.  For example,  you paid $400 cash for
  4211.                rent.    This  decreases   your  cash   balance  and,   since
  4212.                liabilities are not affected, the equity decreases by $400 as
  4213.                well.  The equation is as follows:
  4214.  
  4215.  
  4216.                      ASSETS     = LIABILITIES  + CAPITAL/EQUITY 
  4217.  
  4218.                      <$400>     =      $0      +     <$400>  
  4219.                       cash                       owner's equity  
  4220.  
  4221.  
  4222.                                      PAGE 60
  4223.  
  4224.  
  4225.  
  4226.  
  4227.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  4228.  
  4229.  
  4230.  
  4231.  
  4232.       A3 - THE INCOME STATEMENT 
  4233.  
  4234.       This  statement,  sometimes called  a  Profit  and Loss  Statement  or
  4235.       Operating  Statement,  shows  the  net  income (or  net  loss)  for  a
  4236.       specified period of time.  The Income Statement, simply stated, is the
  4237.       total income,  less the total  expenses.  A simple statement  is shown
  4238.       below:  
  4239.  
  4240.            Income from services        $ 500  
  4241.            Rent expense               <$ 400> 
  4242.                                        _____  
  4243.  
  4244.            Net Income                  $ 100 
  4245.                                        =====  
  4246.  
  4247.  
  4248.       A4 - THE BALANCE SHEET 
  4249.  
  4250.       The  balance  sheet  is  sometimes called  a  statement  of  financial
  4251.       condition, or a statement of financial position.  It shows the assets,
  4252.       liabilities, and equity  at a specific date.  The  balance sheet shows
  4253.       the  ending  balance for  all  of  the  asset, liability,  and  equity
  4254.       accounts.  The  balance sheet  for the  above five  transactions would
  4255.       appear as follows:
  4256.  
  4257.            ASSETS  
  4258.            ------ 
  4259.            Cash                      $5,000  
  4260.            Equipment                  4,000  
  4261.            Supplies                     100  
  4262.                                       _____  
  4263.            Total Assets              $9,100  
  4264.                                       =====  
  4265.  
  4266.            LIABILITIES  
  4267.            ----------- 
  4268.            Accounts Payable          $4,000  
  4269.  
  4270.  
  4271.            CAPITAL/EQUITY  
  4272.            -------------- 
  4273.            Owner's Equity            $5,100  
  4274.                                       _____  
  4275.     
  4276.            Total Liab & Equity       $9,100  
  4277.                                       =====  
  4278.  
  4279.  
  4280.       (Notice that the accounting equation  holds true: ASSETS = LIABILITIES
  4281.       + EQUITY.) 
  4282.  
  4283.  
  4284.       A5 - DOUBLE ENTRY ACCOUNTING 
  4285.  
  4286.  
  4287.  
  4288.                                      PAGE 61
  4289.  
  4290.  
  4291.  
  4292.  
  4293.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  4294.  
  4295.  
  4296.       The  meanings of  the terms  asset, liability  and capital/equity  are
  4297.       explained  above.   Examples   have  been  given  to   show  how  each
  4298.       transaction  causes  a change  in  one  or  more  of the  three  basic
  4299.       accounting elements.   Note that  in each  of the  transactions above,
  4300.       there was a dual effect (two accounts were changed).  This will always
  4301.       be true.  A  change (increase or decrease) in any  asset, liability or
  4302.       capital/equity is always accompanied by an offsetting change. 
  4303.  
  4304.       The  fact that  each transaction  has two  elements is  the basis  for
  4305.       double entry  accounting.  This  does not mean  that a  transaction is
  4306.       recorded twice; it instead means that both of the two elements of each
  4307.       transaction are  recorded.  This method  is very orderly,  simple, and
  4308.       very flexible.  There is no transaction  which cannot be recorded in a
  4309.       double entry transaction. 
  4310.  
  4311.       A business or individual has many assets.  Each one of these assets is
  4312.       kept  track  of   in  a  separate  account   (e.g.,  cash,  furniture,
  4313.       buildings).   A  separate  account  would  be  kept  for  each  asset,
  4314.       liability and equity.   Thus, many accounts make up  the total assets;
  4315.       many accounts also make up the total liabilities. 
  4316.  
  4317.       To help you  to understand double entry accounting,  we will introduce
  4318.       you to a way of describing an  account.  This is called a "T" account.
  4319.       The T account has three major  parts: the tile and account number, the
  4320.       debit side, and  the credit side.  A  sample of the T  account form is
  4321.       shown below.
  4322.  
  4323.                                   ACCOUNT TITLE 
  4324.                              ------------------------ 
  4325.                              DEBIT SIDE | CREDIT SIDE 
  4326.                                         | 
  4327.                                         | 
  4328.                                         | 
  4329.  
  4330.  
  4331.       A6 - DEBITS AND CREDITS 
  4332.  
  4333.       To debit an  account means to record  an amount on the  left, or debit
  4334.       side, of the account.  To credit  an account means to record an amount
  4335.       on the  right, or  credit side,  of the  account.  Sometimes  the word
  4336.       CHARGE is used a substitute for debit.  Another easy rule is: A credit
  4337.       is where money is coming from and a debit is where money is going to. 
  4338.  
  4339.       Increases in  assets are recorded  on the  left side of  the accounts;
  4340.       increases  in  liabilities are  recorded  on  the  right side  of  the
  4341.       accounts.   
  4342.  
  4343.       Decreases in  assets are recorded on  the right side of  the accounts;
  4344.       decreases in liabilities  and equity are recorded on the  left side of
  4345.       the accounts.   
  4346.  
  4347.       These relationships are shown below:
  4348.  
  4349.            1. ASSETS = LIABILITIES & EQUITY  
  4350.  
  4351.            2. DEBITS = CREDITS  
  4352.  
  4353.  
  4354.                                      PAGE 62
  4355.  
  4356.  
  4357.  
  4358.  
  4359.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  4360.  
  4361.  
  4362.  
  4363.            3.   ALL ASSET ACCOUNTS        ALL LIABILITY ACCOUNTS  
  4364.                _____________________      ______________________  
  4365.                Debit to  | Credit to      Debit to  | Credit to  
  4366.                Record    | Record         Record    | Record  
  4367.                Increases | Decreases      Decreases | Increases  
  4368.                   (+)         (-)            (-)         (+)  
  4369.  
  4370.  
  4371.                                            ALL EQUITY ACCOUNTS  
  4372.                                           ______________________  
  4373.                                           Debit to   | Credit to  
  4374.                                           Record     | Record  
  4375.                                           Decreases  | Increases  
  4376.                                              (-)          (+)  
  4377.  
  4378.       To illustrate double  entry accounting, the transaction 1  would be as
  4379.       follows:
  4380.  
  4381.                        CASH                EQUITY  
  4382.               _____________________ ___________________ 
  4383.                  Debit  |  Credit     Debit  |  Credit 
  4384.                 $5,000  |                    |  $5,000 
  4385.  
  4386.  
  4387.       A7 - INCOME AND EXPENSES 
  4388.  
  4389.       The  term  "Income" refers  to  an  increase  in the  equity  account.
  4390.       Likewise,  the term  "Expense" refers  to  a decrease  in the  equity.
  4391.       Thus, there are  two new ways in which the  equity account can change.
  4392.       All transactions involving income or  expense always cause a change in
  4393.       the equity account.   
  4394.  
  4395.       These changes  could be  recorded by debiting  the equity  account for
  4396.       expenses and crediting that same  equity account for income.  However,
  4397.       if  you  were  to  record  income and  expense  in  this  manner,  the
  4398.       capital/equity  account  would have  a  mixture  of increases  due  to
  4399.       income, and the investment of assets  in the business, while the debit
  4400.       side would have  a mix of decreases due to  expenses and withdrawal of
  4401.       assets from the business.  This would make it very hard to analyze the
  4402.       profitability or  to determine the  net income.  Thus, all  income and
  4403.       expense transactions are recorded  in separately classified income and
  4404.       expense  accounts.   Only the  net  income  (or  net profit)  is  then
  4405.       reflected in the capital/equity account.
  4406.  
  4407.  
  4408.       The income and  expense accounts also have debits  and credits.  Shown
  4409.       below are the relationship of these accounts.
  4410.  
  4411.                 ALL EXPENSE ACCOUNTS      ALL INCOME ACCOUNTS  
  4412.                 ____________________     _____________________  
  4413.                  Debit to  | Credit to   Debit to  | Credit to  
  4414.                  Record    | Record        Record  | Record  
  4415.                  Increases | Decreases   Decreases | Increases  
  4416.                     (+)        (-)          (-)         (+)  
  4417.  
  4418.  
  4419.  
  4420.                                      PAGE 63
  4421.  
  4422.  
  4423.  
  4424.  
  4425.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  4426.  
  4427.  
  4428.       The use of these accounts is illustrated in the following examples:
  4429.  
  4430.        1. An increase  in an  asset offset  by an  increase in  income.  For
  4431.           example, you receive $500 cash  for services rendered.  This would
  4432.           appear as follows:
  4433.  
  4434.                       CASH                       INCOME  
  4435.                _____________________     _____________________  
  4436.                   DEBIT | CREDIT            DEBIT  |  CREDIT 
  4437.                         |                          | 
  4438.                    $500 |                          |  $500 
  4439.  
  4440.        2. A decrease  in an  asset offset  by an  increase in  expense.  For
  4441.           example, you pay $400 for office  rent.  This would be recorded as
  4442.           follows:
  4443.  
  4444.                      CASH RENT                  EXPENSES 
  4445.                _____________________     _____________________  
  4446.                   DEBIT | CREDIT            DEBIT  |  CREDIT 
  4447.                         |                          | 
  4448.                         | $400               $400  | 
  4449.  
  4450.  
  4451.       This  brief  description of  accounting  principles  and double  entry
  4452.       accounting is not  intended to teach you  everything about accounting.
  4453.       You should  refer to  a basic  accounting or  bookkeeping text  if you
  4454.       would  like  more  details.   The  intention of  this  section  is  to
  4455.       familiarize our users  with double entry accounting and  to help users
  4456.       get started with FINANCE MANAGER. 
  4457.  
  4458.       For further transaction examples, look at the sample "HOME" and "WORK"
  4459.       files on  your demo disk.  By  printing the General Journal  report in
  4460.       the sample accounts, you will be  able to see some sample transactions
  4461.       to apply to your set of books. 
  4462.  
  4463.  
  4464.  
  4465.  
  4466.  
  4467.  
  4468.  
  4469.  
  4470.  
  4471.  
  4472.  
  4473.  
  4474.  
  4475.  
  4476.  
  4477.  
  4478.  
  4479.  
  4480.  
  4481.  
  4482.  
  4483.  
  4484.  
  4485.  
  4486.                                      PAGE 64
  4487.  
  4488.  
  4489.  
  4490.  
  4491.                     FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER Lite
  4492.  
  4493.  
  4494.                             APPENDIX B - SAMPLE REPORTS 
  4495.  
  4496.  
  4497.                                  Table of Contents
  4498.  
  4499.  
  4500.            General Journal - Monthly.................................66
  4501.  
  4502.  
  4503.  
  4504.            Account History...........................................67
  4505.  
  4506.            Account History - Compressed..............................68
  4507.  
  4508.  
  4509.  
  4510.            Income Statement - Year to date...........................69
  4511.  
  4512.            Income Statement - Trended................................70
  4513.  
  4514.  
  4515.  
  4516.            Balance Sheet - Year to date..............................71
  4517.  
  4518.            Balance Sheet - Trended...................................72
  4519.  
  4520.  
  4521.  
  4522.            Sources and Uses of Funds - Year to date..................73
  4523.  
  4524.            Sources and Uses of Funds - Trended.......................74
  4525.  
  4526.  
  4527.  
  4528.            Budget Variance - Year to date............................75
  4529.  
  4530.            Budget Variance - Monthly.................................76
  4531.  
  4532.  
  4533.  
  4534.            Chart of Accounts......................................77-78
  4535.  
  4536.  
  4537.  
  4538.            Budget Listing - Month of June............................79
  4539.  
  4540.  
  4541.  
  4542.            Trial Balance.............................................80
  4543.  
  4544.  
  4545.  
  4546.  
  4547.  
  4548.  
  4549.  
  4550.  
  4551.  
  4552.                                      PAGE 65
  4553.  
  4554.  
  4555.                    FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER lite
  4556.  
  4557.  
  4558. JUN-30-89                    YOUR COMPUTER COMPANY                     PAGE 1
  4559. 10:36am                     WORK Demo Accounts Test
  4560.                                 GENERAL JOURNAL
  4561.                                      APR-89
  4562.  
  4563.   DATE   ACT#      ACCOUNT NAME          CL CHECK     DEBITS        CREDITS
  4564. -------- ---- -------------------------  -- -----   -----------   -----------
  4565. 04-01-89 1010 Checking Account #1           DEP       44,500.00
  4566.          3000 Owners capital/equity                                 45,000.00
  4567.          1000 Petty Cash                                 500.00
  4568.                 initial investment in company
  4569. 04-01-89 1500 IBM Personal Computer                    3,500.00
  4570.          1010 Checking Account #1         * 10001                    5,000.00
  4571.          1510 Computer Monitor                           200.00
  4572.          1520 Computer Printer                           450.00
  4573.          1550 Computer Software                          700.00
  4574.          1530 Other Computer Equipment                   150.00
  4575.                 the computer store
  4576. 04-05-89 1600 Office Building                         50,000.00
  4577.          2500 Building Loan                 10002                   45,000.00
  4578.          1010 Checking Account #1         * 10002                    5,000.00
  4579.                 first national bank
  4580. 04-10-89 1700 Office Furniture                        15,000.00
  4581.          2400 Bank loan                                             15,000.00
  4582.                 purchase furniture
  4583. 04-15-89 5620 Office expenses                            280.00
  4584.          1010 Checking Account #1         * 10003                      280.00
  4585.                 OFFICE SUPPLY STORE
  4586. 04-25-89 5200 Advertising                              2,000.00
  4587.          1010 Checking Account #1         * 10004                    2,000.00
  4588.                 GRAND OPENING AD
  4589. 04-30-89 5300 Depreciation                               140.00
  4590.          1595 Accumulated Depn Computer                                140.00
  4591.                 monthly depreciation
  4592. 04-30-89 1300 Software Inventory                       5,000.00
  4593.          1010 Checking Account #1         * 10005                    5,000.00
  4594.                 purchase inventory
  4595. 04-30-89 1400 Hardware Inventory                      20,000.00
  4596.          1010 Checking Account #1         * 10006                   20,000.00
  4597.                 purchase inventory
  4598. 04-30-89 5010 Labor & Payroll                          3,210.00
  4599.          1010 Checking Account #1         * 10007                    3,210.00
  4600.                 WAGES FOR JOHN SMITH
  4601.                                                     -----------   -----------
  4602.                                                      145,630.00    145,630.00
  4603.  
  4604.  
  4605.  
  4606.  
  4607.  
  4608.  
  4609.  
  4610.  
  4611.  
  4612.  
  4613.  
  4614.  
  4615.  
  4616.  
  4617.  
  4618.  
  4619.  
  4620.                                     PAGE 66
  4621.                    FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER lite
  4622.  
  4623.  
  4624. JUN-30-89                    YOUR COMPUTER COMPANY                     PAGE 1
  4625. 10:37am                     WORK Demo Accounts Test
  4626.                   ACCOUNT HISTORY for 1010 Checking Account #1
  4627.                              APR-89 Through JUN-89
  4628.  
  4629.   DATE           DESCRIPTION             CL CHECK     DEBITS        CREDITS
  4630. -------- ------------------------------  -- -----   -----------   -----------
  4631.          Beginning Balance                                 0.00
  4632. 04-01-89 initial investment in company      DEP       44,500.00
  4633. 04-01-89 the computer store               * 10001                    5,000.00
  4634. 04-05-89 first national bank              * 10002                    5,000.00
  4635. 04-15-89 OFFICE SUPPLY STORE              * 10003                      280.00
  4636. 04-25-89 GRAND OPENING AD                 * 10004                    2,000.00
  4637. 04-30-89 purchase inventory               * 10005                    5,000.00
  4638. 04-30-89 purchase inventory               * 10006                   20,000.00
  4639. 04-30-89 WAGES FOR JOHN SMITH             * 10007                    3,210.00
  4640. 05-01-89 sold equipment                   * DEP        5,250.00
  4641. 05-02-89 SOFTWARE SOLD                    * DEP          840.00
  4642. 05-12-89 office supply store              * 10008                      122.00
  4643. 05-12-89 SOLD SOFTWARE/EQUIP              * DEP        3,045.00
  4644. 05-15-89 john doe                         * 10009                    2,000.00
  4645. 05-15-89 jane smith                       * 10010                    1,900.00
  4646. 05-18-89 modern computers                 * 10011                       55.00
  4647. 05-21-89 local paper add                  * 10012                      345.00
  4648. 05-31-89 loan payment                       10013                      600.00
  4649. 05-31-89 bldg loan payment                  10014                      462.88
  4650. 05-31-89 wages john doe                   * 10015                    2,200.00
  4651. 05-31-89 wages jane smith                 * 10016                    2,550.00
  4652. 06-06-89 sold equipment                     DEP       10,500.00
  4653. 06-10-89 news paper ad                      10017                      440.00
  4654. 06-11-89 sold software/hardwr               DEP        6,090.00
  4655. 06-15-89 wages john doe                     10018                    1,800.00
  4656. 06-15-89 wages jane smith                   10019                    1,800.00
  4657. 06-15-89 pay may sales tax                  10020                      435.00
  4658.                                                     -----------   -----------
  4659.          Ending Balance                               15,025.12
  4660.  
  4661.  
  4662.  
  4663.  
  4664.  
  4665.  
  4666.  
  4667.  
  4668.  
  4669.  
  4670.  
  4671.  
  4672.  
  4673.  
  4674.  
  4675.  
  4676.  
  4677.  
  4678.  
  4679.  
  4680.  
  4681.  
  4682.  
  4683.  
  4684.  
  4685.  
  4686.                                     PAGE 67
  4687.                    FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER lite
  4688.  
  4689.  
  4690. JUN-30-89                    YOUR COMPUTER COMPANY                     PAGE 1
  4691. 10:37am                     WORK Demo Accounts Test
  4692.                                 ACCOUNT HISTORY
  4693.                              APR-89 Through JUN-89
  4694.  
  4695.   DATE           DESCRIPTION             CL CHECK     DEBITS        CREDITS
  4696. -------- ------------------------------  -- -----   -----------   -----------
  4697. 1000 Petty Cash
  4698. ---------------
  4699.          Beginning Balance                                 0.00
  4700. 04-01-89 initial investment in company                   500.00
  4701.                                                     -----------   -----------
  4702.          Ending Balance                                  500.00
  4703.  
  4704. 1010 Checking Account #1
  4705. ------------------------
  4706.          Beginning Balance                                 0.00
  4707. 04-01-89 initial investment in company      DEP       44,500.00
  4708. 04-01-89 the computer store               * 10001                    5,000.00
  4709. 04-05-89 first national bank              * 10002                    5,000.00
  4710. 04-15-89 OFFICE SUPPLY STORE              * 10003                      280.00
  4711. 04-25-89 GRAND OPENING AD                 * 10004                    2,000.00
  4712. 04-30-89 purchase inventory               * 10005                    5,000.00
  4713. 04-30-89 purchase inventory               * 10006                   20,000.00
  4714. 04-30-89 WAGES FOR JOHN SMITH             * 10007                    3,210.00
  4715. 05-01-89 sold equipment                   * DEP        5,250.00
  4716. 05-02-89 SOFTWARE SOLD                    * DEP          840.00
  4717. 05-12-89 office supply store              * 10008                      122.00
  4718. 05-12-89 SOLD SOFTWARE/EQUIP              * DEP        3,045.00
  4719. 05-15-89 john doe                         * 10009                    2,000.00
  4720. 05-15-89 jane smith                       * 10010                    1,900.00
  4721. 05-18-89 modern computers                 * 10011                       55.00
  4722. 05-21-89 local paper add                  * 10012                      345.00
  4723. 05-31-89 loan payment                       10013                      600.00
  4724. 05-31-89 bldg loan payment                  10014                      462.88
  4725. 05-31-89 wages john doe                   * 10015                    2,200.00
  4726. 05-31-89 wages jane smith                 * 10016                    2,550.00
  4727. 06-06-89 sold equipment                     DEP       10,500.00
  4728. 06-10-89 news paper ad                      10017                      440.00
  4729. 06-11-89 sold software/hardwr               DEP        6,090.00
  4730. 06-15-89 wages john doe                     10018                    1,800.00
  4731. 06-15-89 wages jane smith                   10019                    1,800.00
  4732. 06-15-89 pay may sales tax                  10020                      435.00
  4733.                                                     -----------   -----------
  4734.          Ending Balance                               15,025.12
  4735.  
  4736. 1020 Checking Account #2
  4737. ------------------------
  4738.          Beginning Balance                                 0.00
  4739.                                                     -----------   -----------
  4740.          Ending Balance                                    0.00
  4741.  
  4742.  
  4743.  
  4744.  
  4745.  
  4746.  
  4747.  
  4748.  
  4749.  
  4750.  
  4751.  
  4752.                                     PAGE 68
  4753.                    FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER lite
  4754.  
  4755.  
  4756. JUN-30-89                    YOUR COMPUTER COMPANY                     PAGE 1
  4757. 10:38am                     WORK Demo Accounts Test
  4758.                                 INCOME STATEMENT
  4759.                              APR-89 Through JUN-89
  4760.  
  4761. ACT#      ACCOUNT NAME              BALANCE      SUBTOTAL 9     SUBTOTAL 99
  4762. ---- -------------------------   ------------   ------------   ------------
  4763. Income
  4764. ------
  4765. 4000 Software sales in-state         2,000.00
  4766. 4010 Computer sales in-state        22,500.00
  4767. 4020 Service sales in-state              0.00
  4768. 4030 Other sales in-state                0.00
  4769.                                  ------------
  4770. 4089 TOTAL SALES IN-STATE                          24,500.00
  4771.  
  4772. 4100 Sales out of state                  0.00
  4773.                                  ------------   ------------   ------------
  4774.      Total Income                                                 24,500.00
  4775.  
  4776. Expense
  4777. -------
  4778. 5000 Cost of software sold           1,000.00
  4779. 5005 Cost of hardware sold          13,500.00
  4780. 5010 Labor & Payroll                15,460.00
  4781. 5020 Material and Supplies               0.00
  4782. 5030 Other costs                         0.00
  4783.                                  ------------
  4784. 5089 TOTAL COST OF GOODS SOLD                      29,960.00
  4785.  
  4786. 5200 Advertising                     2,785.00
  4787. 5210 Bad debts from sales                0.00
  4788. 5220 Bank service charges                0.00
  4789. 5230 Car and Truck Expenses              0.00
  4790. 5240 Sales Commissions                   0.00
  4791. 5250 Depletion expense                   0.00
  4792. 5300 Depreciation                      280.00
  4793. 5400 Employee Benefits                   0.00
  4794. 5410 Employee pension plan               0.00
  4795. 5500 Freight & transportation            0.00
  4796. 5510 Insurance                           0.00
  4797. 5600 Laundry and cleaning                0.00
  4798. 5610 Legal & professional serv           0.00
  4799. 5620 Office expenses                   402.00
  4800. 5625 Dues and subscriptions             55.00
  4801. 5630 Rent on business property           0.00
  4802. 5640 Repairs                             0.00
  4803. 5650 Other supplies                      0.00
  4804. 5660 TAXES - PROPERTY                    0.00
  4805. 5665 TAXES - Income                      0.00
  4806. 5670 Sales tax expense                   0.00
  4807. 5680 Travel and entertainment            0.00
  4808. 5700 Utilities & telephone               0.00
  4809. 5800 Interest on mortgage                0.00
  4810. 5810 Interest other                    600.00
  4811. 5900 Misc other expenses                 0.00
  4812.                                  ------------   ------------   ------------
  4813.      Total Expense                                                34,082.00
  4814.                                                                ------------
  4815.      NET INCOME                                                   -9,582.00
  4816.  
  4817.  
  4818.                                     PAGE 69
  4819.                    FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER lite
  4820.  
  4821.  
  4822. JUN-30-89                    YOUR COMPUTER COMPANY                     PAGE 1
  4823. 10:38am                     WORK Demo Accounts Test
  4824.                                 INCOME STATEMENT
  4825.                              APR-89 Through JUN-89
  4826.  
  4827. ACT#      ACCOUNT NAME               APR-89        MAY-89        JUN-89
  4828. ---- -------------------------   ------------  ------------  ------------
  4829. Income
  4830. ------
  4831. 4000 Software sales in-state             0.00      1,200.00        800.00
  4832. 4010 Computer sales in-state             0.00      7,500.00     15,000.00
  4833. 4020 Service sales in-state              0.00          0.00          0.00
  4834. 4030 Other sales in-state                0.00          0.00          0.00
  4835.                                  ------------  ------------  ------------
  4836. 4089 TOTAL SALES IN-STATE                0.00      8,700.00     15,800.00
  4837.  
  4838. 4100 Sales out of state                  0.00          0.00          0.00
  4839.                                  ------------  ------------  ------------
  4840.      Total Income                        0.00      8,700.00     15,800.00
  4841.  
  4842. Expense
  4843. -------
  4844. 5000 Cost of software sold               0.00        600.00        400.00
  4845. 5005 Cost of hardware sold               0.00      4,500.00      9,000.00
  4846. 5010 Labor & Payroll                 3,210.00      8,650.00      3,600.00
  4847. 5020 Material and Supplies               0.00          0.00          0.00
  4848. 5030 Other costs                         0.00          0.00          0.00
  4849.                                  ------------  ------------  ------------
  4850. 5089 TOTAL COST OF GOODS SOLD        3,210.00     13,750.00     13,000.00
  4851.  
  4852. 5200 Advertising                     2,000.00        345.00        440.00
  4853. 5210 Bad debts from sales                0.00          0.00          0.00
  4854. 5220 Bank service charges                0.00          0.00          0.00
  4855. 5230 Car and Truck Expenses              0.00          0.00          0.00
  4856. 5240 Sales Commissions                   0.00          0.00          0.00
  4857. 5250 Depletion expense                   0.00          0.00          0.00
  4858. 5300 Depreciation                      140.00        140.00          0.00
  4859. 5400 Employee Benefits                   0.00          0.00          0.00
  4860. 5410 Employee pension plan               0.00          0.00          0.00
  4861. 5500 Freight & transportation            0.00          0.00          0.00
  4862. 5510 Insurance                           0.00          0.00          0.00
  4863. 5600 Laundry and cleaning                0.00          0.00          0.00
  4864. 5610 Legal & professional serv           0.00          0.00          0.00
  4865. 5620 Office expenses                   280.00        122.00          0.00
  4866. 5625 Dues and subscriptions              0.00         55.00          0.00
  4867. 5630 Rent on business property           0.00          0.00          0.00
  4868. 5640 Repairs                             0.00          0.00          0.00
  4869. 5650 Other supplies                      0.00          0.00          0.00
  4870. 5660 TAXES - PROPERTY                    0.00          0.00          0.00
  4871. 5665 TAXES - Income                      0.00          0.00          0.00
  4872. 5670 Sales tax expense                   0.00          0.00          0.00
  4873. 5680 Travel and entertainment            0.00          0.00          0.00
  4874. 5700 Utilities & telephone               0.00          0.00          0.00
  4875. 5800 Interest on mortgage                0.00          0.00          0.00
  4876. 5810 Interest other                      0.00        600.00          0.00
  4877.                                  ------------  ------------  ------------
  4878.      Total Expense                   5,630.00     15,012.00     13,440.00
  4879.                                  ------------  ------------  ------------
  4880.      NET INCOME                     -5,630.00     -6,312.00      2,360.00
  4881.                                  ============  ============  ============
  4882.  
  4883.  
  4884.                                     PAGE 70
  4885.                    FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER lite
  4886.  
  4887.  
  4888. JUN-30-89                    YOUR COMPUTER COMPANY                     PAGE 1
  4889. 10:38am                     WORK Demo Accounts Test
  4890.                                  BALANCE SHEET
  4891.                              APR-89 Through JUN-89
  4892.  
  4893. ACT#      ACCOUNT NAME              BALANCE      SUBTOTAL 9     SUBTOTAL 99
  4894. ---- -------------------------   ------------   ------------   ------------
  4895. Assets
  4896. ------
  4897. 1000 Petty Cash                        500.00
  4898. 1010 Checking Account #1            15,025.12
  4899. 1020 Checking Account #2                 0.00
  4900. 1200 Accounts Receivable                 0.00
  4901. 1300 Software Inventory              4,000.00
  4902. 1400 Hardware Inventory              6,500.00
  4903.                                  ------------   ------------
  4904. 1499 CURRENT ASSETS                                               26,025.12
  4905.  
  4906. 1500 IBM Personal Computer           3,500.00
  4907. 1510 Computer Monitor                  200.00
  4908. 1520 Computer Printer                  450.00
  4909. 1530 Other Computer Equipment          150.00
  4910. 1550 Computer Software                 700.00
  4911.                                  ------------
  4912. 1589 Gross Computer Assets                          5,000.00
  4913.  
  4914. 1595 Accumulated Depn Computer        -280.00
  4915.                                  ------------   ------------
  4916. 1599 Net Computer Assets                                           4,720.00
  4917.  
  4918. 1600 Office Building                50,000.00
  4919. 1700 Office Furniture               15,000.00
  4920.                                  ------------   ------------   ------------
  4921.      Total Assets                                                 95,745.12
  4922.                                                                ============
  4923.  
  4924. Liabilities
  4925. -----------
  4926. 2000 Accounts Payable                    0.00
  4927. 2100 Sales tax payable                 790.00
  4928.                                  ------------   ------------
  4929. 2399 Current Liabilities                                             790.00
  4930.  
  4931. 2400 Bank loan                      14,550.00
  4932. 2500 Building Loan                  44,987.12
  4933.                                  ------------   ------------
  4934. 2999 Long Term Debt                                               59,537.12
  4935.  
  4936.                                  ------------   ------------   ------------
  4937.      Total Liabilities                                            60,327.12
  4938.  
  4939. Capital/Equity
  4940. --------------
  4941. 3000 Owners capital/equity          45,000.00
  4942. 3500 Retained earnings              -9,582.00
  4943.                                  ------------   ------------   ------------
  4944.      Total Net Equity                                             35,418.00
  4945.                                                                ------------
  4946.      Total Liabilities & Equity                                   95,745.12
  4947.                                                                ============
  4948.  
  4949.  
  4950.                                     PAGE 71
  4951.                    FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER lite
  4952.  
  4953.  
  4954. JUN-30-89                    YOUR COMPUTER COMPANY                     PAGE 1
  4955. 10:38am                     WORK Demo Accounts Test
  4956.                                  BALANCE SHEET
  4957.                              APR-89 Through JUN-89
  4958.  
  4959. ACT#      ACCOUNT NAME               APR-89        MAY-89        JUN-89
  4960. ---- -------------------------   ------------  ------------  ------------
  4961. Assets
  4962. ------
  4963. 1000 Petty Cash                        500.00        500.00        500.00
  4964. 1010 Checking Account #1             4,010.00      2,910.12     15,025.12
  4965. 1020 Checking Account #2                 0.00          0.00          0.00
  4966. 1200 Accounts Receivable                 0.00          0.00          0.00
  4967. 1300 Software Inventory              5,000.00      4,400.00      4,000.00
  4968. 1400 Hardware Inventory             20,000.00     15,500.00      6,500.00
  4969.                                  ------------  ------------  ------------
  4970. 1499 CURRENT ASSETS                 29,510.00     23,310.12     26,025.12
  4971.  
  4972. 1500 IBM Personal Computer           3,500.00      3,500.00      3,500.00
  4973. 1510 Computer Monitor                  200.00        200.00        200.00
  4974. 1520 Computer Printer                  450.00        450.00        450.00
  4975. 1530 Other Computer Equipment          150.00        150.00        150.00
  4976. 1550 Computer Software                 700.00        700.00        700.00
  4977.                                  ------------  ------------  ------------
  4978. 1589 Gross Computer Assets           5,000.00      5,000.00      5,000.00
  4979.  
  4980. 1595 Accumulated Depn Computer        -140.00       -280.00       -280.00
  4981.                                  ------------  ------------  ------------
  4982. 1599 Net Computer Assets             4,860.00      4,720.00      4,720.00
  4983.  
  4984. 1600 Office Building                50,000.00     50,000.00     50,000.00
  4985. 1700 Office Furniture               15,000.00     15,000.00     15,000.00
  4986.                                  ------------  ------------  ------------
  4987.      Total Assets                   99,370.00     93,030.12     95,745.12
  4988.                                  ============  ============  ============
  4989.  
  4990. Liabilities
  4991. -----------
  4992. 2000 Accounts Payable                    0.00          0.00          0.00
  4993. 2100 Sales tax payable                   0.00        435.00        790.00
  4994.                                  ------------  ------------  ------------
  4995. 2399 Current Liabilities                 0.00        435.00        790.00
  4996.  
  4997. 2400 Bank loan                      15,000.00     14,550.00     14,550.00
  4998. 2500 Building Loan                  45,000.00     44,987.12     44,987.12
  4999.                                  ------------  ------------  ------------
  5000. 2999 Long Term Debt                 60,000.00     59,537.12     59,537.12
  5001.  
  5002.                                  ------------  ------------  ------------
  5003.      Total Liabilities              60,000.00     59,972.12     60,327.12
  5004.  
  5005. Capital/Equity
  5006. --------------
  5007. 3000 Owners capital/equity          45,000.00     45,000.00     45,000.00
  5008. 3500 Retained earnings              -5,630.00    -11,942.00     -9,582.00
  5009.                                  ------------  ------------  ------------
  5010.      Total Net Equity               39,370.00     33,058.00     35,418.00
  5011.                                  ------------  ------------  ------------
  5012.      Total Liabilities & Equity     99,370.00     93,030.12     95,745.12
  5013.                                  ============  ============  ============
  5014.  
  5015.  
  5016.                                     PAGE 72
  5017.                    FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER lite
  5018.  
  5019.  
  5020. JUN-30-89                    YOUR COMPUTER COMPANY                     PAGE 1
  5021. 10:38am                     WORK Demo Accounts Test
  5022.                            SOURCES AND USES OF FUNDS
  5023.                              APR-89 Through JUN-89
  5024.  
  5025. ACT#      ACCOUNT NAME              BALANCE      SUBTOTAL 9     SUBTOTAL 99
  5026. ---- -------------------------   ------------   ------------   ------------
  5027. Sources of Funds
  5028. ----------------
  5029. 1595 Accumulated Depn Computer         280.00
  5030. 2100 Sales tax payable                 790.00
  5031. 2400 Bank loan                      14,550.00
  5032. 2500 Building Loan                  44,987.12
  5033. 3000 Owners capital/equity          45,000.00
  5034. 4000 Software sales in-state         2,000.00
  5035. 4010 Computer sales in-state        22,500.00
  5036.                                  ------------   ------------   ------------
  5037.      Total Sources                                               130,107.12
  5038.                                                                ============
  5039.  
  5040. Uses of Funds
  5041. -------------
  5042. 1000 Petty Cash                        500.00
  5043. 1010 Checking Account #1            15,025.12
  5044. 1300 Software Inventory              4,000.00
  5045. 1400 Hardware Inventory              6,500.00
  5046. 1500 IBM Personal Computer           3,500.00
  5047. 1510 Computer Monitor                  200.00
  5048. 1520 Computer Printer                  450.00
  5049. 1530 Other Computer Equipment          150.00
  5050. 1550 Computer Software                 700.00
  5051. 1600 Office Building                50,000.00
  5052. 1700 Office Furniture               15,000.00
  5053. 5000 Cost of software sold           1,000.00
  5054. 5005 Cost of hardware sold          13,500.00
  5055. 5010 Labor & Payroll                15,460.00
  5056. 5200 Advertising                     2,785.00
  5057. 5300 Depreciation                      280.00
  5058. 5620 Office expenses                   402.00
  5059. 5625 Dues and subscriptions             55.00
  5060. 5810 Interest other                    600.00
  5061.                                  ------------   ------------   ------------
  5062.      Total Uses                                                  130,107.12
  5063.                                                                ============
  5064.  
  5065.  
  5066.  
  5067.  
  5068.  
  5069.  
  5070.  
  5071.  
  5072.  
  5073.  
  5074.  
  5075.  
  5076.  
  5077.  
  5078.  
  5079.  
  5080.  
  5081.  
  5082.                                     PAGE 73
  5083.                    FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER lite
  5084.  
  5085.  
  5086. JUN-30-89                    YOUR COMPUTER COMPANY                     PAGE 1
  5087. 10:38am                     WORK Demo Accounts Test
  5088.                            SOURCES AND USES OF FUNDS
  5089.                              APR-89 Through JUN-89
  5090.  
  5091. ACT#      ACCOUNT NAME               APR-89        MAY-89        JUN-89
  5092. ---- -------------------------   ------------  ------------  ------------
  5093. Sources of Funds
  5094. ----------------
  5095. 1010 Checking Account #1                           1,099.88
  5096. 1300 Software Inventory                              600.00        400.00
  5097. 1400 Hardware Inventory                            4,500.00      9,000.00
  5098. 1595 Accumulated Depn Computer         140.00        140.00
  5099. 2100 Sales tax payable                               435.00        355.00
  5100. 2400 Bank loan                      15,000.00
  5101. 2500 Building Loan                  45,000.00
  5102. 3000 Owners capital/equity          45,000.00
  5103. 4000 Software sales in-state                       1,200.00        800.00
  5104. 4010 Computer sales in-state                       7,500.00     15,000.00
  5105.                                  ------------  ------------  ------------
  5106.      Total Sources                 105,140.00     15,474.88     25,555.00
  5107.                                  ============  ============  ============
  5108.  
  5109. Uses of Funds
  5110. -------------
  5111. 1000 Petty Cash                        500.00
  5112. 1010 Checking Account #1             4,010.00                   12,115.00
  5113. 1300 Software Inventory              5,000.00
  5114. 1400 Hardware Inventory             20,000.00
  5115. 1500 IBM Personal Computer           3,500.00
  5116. 1510 Computer Monitor                  200.00
  5117. 1520 Computer Printer                  450.00
  5118. 1530 Other Computer Equipment          150.00
  5119. 1550 Computer Software                 700.00
  5120. 1600 Office Building                50,000.00
  5121. 1700 Office Furniture               15,000.00
  5122. 2400 Bank loan                                       450.00
  5123. 2500 Building Loan                                    12.88
  5124. 5000 Cost of software sold                           600.00        400.00
  5125. 5005 Cost of hardware sold                         4,500.00      9,000.00
  5126. 5010 Labor & Payroll                 3,210.00      8,650.00      3,600.00
  5127. 5200 Advertising                     2,000.00        345.00        440.00
  5128. 5300 Depreciation                      140.00        140.00
  5129. 5620 Office expenses                   280.00        122.00
  5130. 5625 Dues and subscriptions                           55.00
  5131. 5810 Interest other                                  600.00
  5132.                                  ------------  ------------  ------------
  5133.      Total Uses                    105,140.00     15,474.88     25,555.00
  5134.                                  ============  ============  ============
  5135.  
  5136.  
  5137.  
  5138.  
  5139.  
  5140.  
  5141.  
  5142.  
  5143.  
  5144.  
  5145.  
  5146.  
  5147.  
  5148.                                     PAGE 74
  5149.                    FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER lite
  5150.  
  5151.  
  5152. JUN-30-89                    YOUR COMPUTER COMPANY                     PAGE 1
  5153. 10:39am                     WORK Demo Accounts Test
  5154.                                 BUDGET VARIANCE
  5155.                              APR-89 Through JUN-89
  5156.  
  5157. ACT#      ACCOUNT NAME             ACTUAL      %       BUDGET       VARIANCE
  5158. ---- -------------------------  ------------  ---   ------------   -----------
  5159. Income
  5160. ------
  5161. 4000 Software sales in-state        2,000.00   8%       2,200.00       -200.00
  5162. 4010 Computer sales in-state       22,500.00  92%      20,000.00      2,500.00
  5163. 4020 Service sales in-state             0.00   0%           0.00          0.00
  5164. 4030 Other sales in-state               0.00   0%           0.00          0.00
  5165.                                 ------------  ---   ------------   -----------
  5166. 4089 TOTAL SALES IN-STATE          24,500.00 100%      22,200.00      2,300.00
  5167.  
  5168. 4100 Sales out of state                 0.00   0%           0.00          0.00
  5169.                                 ------------  ---   ------------   -----------
  5170.      Total Income                  24,500.00 100%      22,200.00      2,300.00
  5171.  
  5172. Expense
  5173. -------
  5174. 5000 Cost of software sold          1,000.00   4%       1,100.00        100.00
  5175. 5005 Cost of hardware sold         13,500.00  55%      14,000.00        500.00
  5176. 5010 Labor & Payroll               15,460.00  63%           0.00    -15,460.00
  5177. 5020 Material and Supplies              0.00   0%           0.00          0.00
  5178. 5030 Other costs                        0.00   0%           0.00          0.00
  5179.                                 ------------  ---   ------------   -----------
  5180. 5089 TOTAL COST OF GOODS SOLD      29,960.00 122%      15,100.00    -14,860.00
  5181.  
  5182. 5200 Advertising                    2,785.00  11%       5,500.00      2,715.00
  5183. 5210 Bad debts from sales               0.00   0%           0.00          0.00
  5184. 5220 Bank service charges               0.00   0%           0.00          0.00
  5185. 5230 Car and Truck Expenses             0.00   0%           0.00          0.00
  5186. 5240 Sales Commissions                  0.00   0%           0.00          0.00
  5187. 5250 Depletion expense                  0.00   0%           0.00          0.00
  5188. 5300 Depreciation                     280.00   1%         450.00        170.00
  5189. 5400 Employee Benefits                  0.00   0%           0.00          0.00
  5190. 5410 Employee pension plan              0.00   0%           0.00          0.00
  5191. 5500 Freight & transportation           0.00   0%           0.00          0.00
  5192. 5510 Insurance                          0.00   0%           0.00          0.00
  5193. 5600 Laundry and cleaning               0.00   0%           0.00          0.00
  5194. 5610 Legal & professional serv          0.00   0%           0.00          0.00
  5195. 5620 Office expenses                  402.00   2%         375.00        -27.00
  5196. 5625 Dues and subscriptions            55.00   0%           0.00        -55.00
  5197. 5630 Rent on business property          0.00   0%           0.00          0.00
  5198. 5640 Repairs                            0.00   0%           0.00          0.00
  5199. 5650 Other supplies                     0.00   0%           0.00          0.00
  5200. 5660 TAXES - PROPERTY                   0.00   0%           0.00          0.00
  5201. 5665 TAXES - Income                     0.00   0%           0.00          0.00
  5202. 5670 Sales tax expense                  0.00   0%           0.00          0.00
  5203. 5680 Travel and entertainment           0.00   0%           0.00          0.00
  5204. 5700 Utilities & telephone              0.00   0%           0.00          0.00
  5205. 5800 Interest on mortgage               0.00   0%         242.50        242.50
  5206. 5810 Interest other                   600.00   2%         599.82         -0.18
  5207.                                 ------------  ---   ------------   -----------
  5208.      Total Expense                 34,082.00 139%      22,267.32    -11,814.68
  5209.                                 ------------  ---   ------------   -----------
  5210.      NET INCOME                    -9,582.00 -39%         -67.32     -9,514.68
  5211.                                 ============  ===   ============   ===========
  5212.  
  5213.  
  5214.                                     PAGE 75
  5215.                    FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER lite
  5216.  
  5217.  
  5218. JUN-30-89                    YOUR COMPUTER COMPANY                     PAGE 1
  5219. 10:39am                     WORK Demo Accounts Test
  5220.                                 BUDGET VARIANCE
  5221.                                      MAY-89
  5222.  
  5223. ACT#      ACCOUNT NAME             ACTUAL      %       BUDGET       VARIANCE
  5224. ---- -------------------------  ------------  ---   ------------   -----------
  5225. Income
  5226. ------
  5227. 4000 Software sales in-state        1,200.00  14%       1,000.00        200.00
  5228. 4010 Computer sales in-state        7,500.00  86%      10,000.00     -2,500.00
  5229. 4020 Service sales in-state             0.00   0%           0.00          0.00
  5230. 4030 Other sales in-state               0.00   0%           0.00          0.00
  5231.                                 ------------  ---   ------------   -----------
  5232. 4089 TOTAL SALES IN-STATE           8,700.00 100%      11,000.00     -2,300.00
  5233.  
  5234. 4100 Sales out of state                 0.00   0%           0.00          0.00
  5235.                                 ------------  ---   ------------   -----------
  5236.      Total Income                   8,700.00 100%      11,000.00     -2,300.00
  5237.  
  5238. Expense
  5239. -------
  5240. 5000 Cost of software sold            600.00   7%         500.00       -100.00
  5241. 5005 Cost of hardware sold          4,500.00  52%       7,000.00      2,500.00
  5242. 5010 Labor & Payroll                8,650.00  99%           0.00     -8,650.00
  5243. 5020 Material and Supplies              0.00   0%           0.00          0.00
  5244. 5030 Other costs                        0.00   0%           0.00          0.00
  5245.                                 ------------  ---   ------------   -----------
  5246. 5089 TOTAL COST OF GOODS SOLD      13,750.00 158%       7,500.00     -6,250.00
  5247.  
  5248. 5200 Advertising                      345.00   4%       2,000.00      1,655.00
  5249. 5210 Bad debts from sales               0.00   0%           0.00          0.00
  5250. 5220 Bank service charges               0.00   0%           0.00          0.00
  5251. 5230 Car and Truck Expenses             0.00   0%           0.00          0.00
  5252. 5240 Sales Commissions                  0.00   0%           0.00          0.00
  5253. 5250 Depletion expense                  0.00   0%           0.00          0.00
  5254. 5300 Depreciation                     140.00   2%         150.00         10.00
  5255. 5400 Employee Benefits                  0.00   0%           0.00          0.00
  5256. 5410 Employee pension plan              0.00   0%           0.00          0.00
  5257. 5500 Freight & transportation           0.00   0%           0.00          0.00
  5258. 5510 Insurance                          0.00   0%           0.00          0.00
  5259. 5600 Laundry and cleaning               0.00   0%           0.00          0.00
  5260. 5610 Legal & professional serv          0.00   0%           0.00          0.00
  5261. 5620 Office expenses                  122.00   1%         100.00        -22.00
  5262. 5625 Dues and subscriptions            55.00   1%           0.00        -55.00
  5263. 5630 Rent on business property          0.00   0%           0.00          0.00
  5264. 5640 Repairs                            0.00   0%           0.00          0.00
  5265. 5650 Other supplies                     0.00   0%           0.00          0.00
  5266. 5660 TAXES - PROPERTY                   0.00   0%           0.00          0.00
  5267. 5665 TAXES - Income                     0.00   0%           0.00          0.00
  5268. 5670 Sales tax expense                  0.00   0%           0.00          0.00
  5269. 5680 Travel and entertainment           0.00   0%           0.00          0.00
  5270. 5700 Utilities & telephone              0.00   0%           0.00          0.00
  5271. 5800 Interest on mortgage               0.00   0%         121.25        121.25
  5272. 5810 Interest other                   600.00   7%         299.91       -300.09
  5273.                                 ------------  ---   ------------   -----------
  5274.      Total Expense                 15,012.00 173%      10,171.16     -4,840.84
  5275.                                 ------------  ---   ------------   -----------
  5276.      NET INCOME                    -6,312.00 -73%         828.84     -7,140.84
  5277.                                 ============  ===   ============   ===========
  5278.  
  5279.  
  5280.                                     PAGE 76
  5281.                    FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER lite
  5282.  
  5283.  
  5284. JUN-30-89                    YOUR COMPUTER COMPANY                     PAGE 1
  5285. 10:39am                     WORK Demo Accounts Test
  5286.                                CHART OF ACCOUNTS
  5287.  
  5288.             ACT#        ACCOUNT NAME              TYPE   BEGIN BAL
  5289.             ---- ------------------------------   ----  -----------
  5290.             1000 Petty Cash                         A          0.00
  5291.             1010 Checking Account #1                A          0.00
  5292.             1020 Checking Account #2                A          0.00
  5293.             1200 Accounts Receivable                A          0.00
  5294.             1300 Software Inventory                 A          0.00
  5295.             1400 Hardware Inventory                 A          0.00
  5296.             1499 CURRENT ASSETS                     A
  5297.             1500 IBM Personal Computer              A          0.00
  5298.             1510 Computer Monitor                   A          0.00
  5299.             1520 Computer Printer                   A          0.00
  5300.             1530 Other Computer Equipment           A          0.00
  5301.             1550 Computer Software                  A          0.00
  5302.             1589 Gross Computer Assets              A
  5303.             1595 Accumulated Depn Computer          A          0.00
  5304.             1599 Net Computer Assets                A
  5305.             1600 Office Building                    A          0.00
  5306.             1700 Office Furniture                   A          0.00
  5307.             2000 Accounts Payable                   L          0.00
  5308.             2100 Sales tax payable                  L          0.00
  5309.             2399 Current Liabilities                L
  5310.             2400 Bank loan                          L          0.00
  5311.             2500 Building Loan                      L          0.00
  5312.             2999 Long Term Debt                     L
  5313.             3000 Owners capital/equity              C          0.00
  5314.             3500 Retained earnings                  R          0.00
  5315.             4000 Software sales in-state            I
  5316.             4010 Computer sales in-state            I
  5317.             4020 Service sales in-state             I
  5318.             4030 Other sales in-state               I
  5319.             4089 TOTAL SALES IN-STATE               I
  5320.             4100 Sales out of state                 I
  5321.             5000 Cost of software sold              E
  5322.             5005 Cost of hardware sold              E
  5323.             5010 Labor & Payroll                    E
  5324.             5020 Material and Supplies              E
  5325.             5030 Other costs                        E
  5326.             5089 TOTAL COST OF GOODS SOLD           E
  5327.             5200 Advertising                        E
  5328.             5210 Bad debts from sales               E
  5329.             5220 Bank service charges               E
  5330.             5230 Car and Truck Expenses             E
  5331.             5240 Sales Commissions                  E
  5332.             5250 Depletion expense                  E
  5333.             5300 Depreciation                       E
  5334.             5400 Employee Benefits                  E
  5335.             5410 Employee pension plan              E
  5336.             5500 Freight & transportation           E
  5337.             5510 Insurance                          E
  5338.             5600 Laundry and cleaning               E
  5339.             5610 Legal & professional serv          E
  5340.             5620 Office expenses                    E
  5341.             5625 Dues and subscriptions             E
  5342.             5630 Rent on business property          E
  5343.  
  5344.  
  5345.  
  5346.                                     PAGE 77
  5347.                    FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER lite
  5348.  
  5349.  
  5350. JUN-30-89                    YOUR COMPUTER COMPANY                     PAGE 2
  5351. 10:39am                     WORK Demo Accounts Test
  5352.                                CHART OF ACCOUNTS
  5353.  
  5354.             ACT#        ACCOUNT NAME              TYPE   BEGIN BAL
  5355.             ---- ------------------------------   ----  -----------
  5356.             5640 Repairs                            E
  5357.             5650 Other supplies                     E
  5358.             5660 TAXES - PROPERTY                   E
  5359.             5665 TAXES - Income                     E
  5360.             5670 Sales tax expense                  E
  5361.             5680 Travel and entertainment           E
  5362.             5700 Utilities & telephone              E
  5363.             5800 Interest on mortgage               E
  5364.             5810 Interest other                     E
  5365.  
  5366.  
  5367.  
  5368.  
  5369.  
  5370.  
  5371.  
  5372.  
  5373.  
  5374.  
  5375.  
  5376.  
  5377.  
  5378.  
  5379.  
  5380.  
  5381.  
  5382.  
  5383.  
  5384.  
  5385.  
  5386.  
  5387.  
  5388.  
  5389.  
  5390.  
  5391.  
  5392.  
  5393.  
  5394.  
  5395.  
  5396.  
  5397.  
  5398.  
  5399.  
  5400.  
  5401.  
  5402.  
  5403.  
  5404.  
  5405.  
  5406.  
  5407.  
  5408.  
  5409.  
  5410.  
  5411.  
  5412.                                     PAGE 78
  5413.                    FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER lite
  5414.  
  5415.  
  5416. JUN-30-89                    YOUR COMPUTER COMPANY                     PAGE 1
  5417. 10:39am                     WORK Demo Accounts Test
  5418.                                  BUDGET LISTING
  5419.                                      JUN-89
  5420.  
  5421.             ACT#        ACCOUNT NAME              TYPE   BUDGET AMT
  5422.             ---- ----------------------------     ----  -----------
  5423.             4000 Software sales in-state            I      1,200.00
  5424.             4010 Computer sales in-state            I     10,000.00
  5425.             4020 Service sales in-state             I          0.00
  5426.             4030 Other sales in-state               I          0.00
  5427.             4089 TOTAL SALES IN-STATE               I
  5428.             4100 Sales out of state                 I          0.00
  5429.             5000 Cost of software sold              E        600.00
  5430.             5005 Cost of hardware sold              E      7,000.00
  5431.             5010 Labor & Payroll                    E          0.00
  5432.             5020 Material and Supplies              E          0.00
  5433.             5030 Other costs                        E          0.00
  5434.             5089 TOTAL COST OF GOODS SOLD           E
  5435.             5200 Advertising                        E      1,500.00
  5436.             5210 Bad debts from sales               E          0.00
  5437.             5220 Bank service charges               E          0.00
  5438.             5230 Car and Truck Expenses             E          0.00
  5439.             5240 Sales Commissions                  E          0.00
  5440.             5250 Depletion expense                  E          0.00
  5441.             5300 Depreciation                       E        150.00
  5442.             5400 Employee Benefits                  E          0.00
  5443.             5410 Employee pension plan              E          0.00
  5444.             5500 Freight & transportation           E          0.00
  5445.             5510 Insurance                          E          0.00
  5446.             5600 Laundry and cleaning               E          0.00
  5447.             5610 Legal & professional serv          E          0.00
  5448.             5620 Office expenses                    E         75.00
  5449.             5625 Dues and subscriptions             E          0.00
  5450.             5630 Rent on business property          E          0.00
  5451.             5640 Repairs                            E          0.00
  5452.             5650 Other supplies                     E          0.00
  5453.             5660 TAXES - PROPERTY                   E          0.00
  5454.             5665 TAXES - Income                     E          0.00
  5455.             5670 Sales tax expense                  E          0.00
  5456.             5680 Travel and entertainment           E          0.00
  5457.             5700 Utilities & telephone              E          0.00
  5458.             5800 Interest on mortgage               E        121.25
  5459.             5810 Interest other                     E        299.91
  5460.  
  5461.  
  5462.  
  5463.  
  5464.  
  5465.  
  5466.  
  5467.  
  5468.  
  5469.  
  5470.  
  5471.  
  5472.  
  5473.  
  5474.  
  5475.  
  5476.  
  5477.  
  5478.                                     PAGE 79
  5479.                    FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER lite
  5480.  
  5481.  
  5482. JUN-30-89                    YOUR COMPUTER COMPANY                     PAGE 1
  5483. 10:39am                     WORK Demo Accounts Test
  5484.                                  TRIAL BALANCE
  5485.                                      JUN-89
  5486.  
  5487.          ACT#       ACCOUNT NAME              DEBITS       CREDITS
  5488.          ---- -------------------------    -----------   -----------
  5489.          1000 Petty Cash                        500.00
  5490.          1010 Checking Account #1            15,025.12
  5491.          1300 Software Inventory              4,000.00
  5492.          1400 Hardware Inventory              6,500.00
  5493.          1500 IBM Personal Computer           3,500.00
  5494.          1510 Computer Monitor                  200.00
  5495.          1520 Computer Printer                  450.00
  5496.          1530 Other Computer Equipment          150.00
  5497.          1550 Computer Software                 700.00
  5498.          1595 Accumulated Depn Computer                       280.00
  5499.          1600 Office Building                50,000.00
  5500.          1700 Office Furniture               15,000.00
  5501.          2100 Sales tax payable                               790.00
  5502.          2400 Bank loan                                    14,550.00
  5503.          2500 Building Loan                                44,987.12
  5504.          3000 Owners capital/equity                        45,000.00
  5505.          3500 Retained earnings              11,942.00
  5506.          4000 Software sales in-state                         800.00
  5507.          4010 Computer sales in-state                      15,000.00
  5508.          5000 Cost of software sold             400.00
  5509.          5005 Cost of hardware sold           9,000.00
  5510.          5010 Labor & Payroll                 3,600.00
  5511.          5200 Advertising                       440.00
  5512.                                            -----------   -----------
  5513.                                             121,407.12    121,407.12
  5514.  
  5515.  
  5516.  
  5517.  
  5518.  
  5519.  
  5520.  
  5521.  
  5522.  
  5523.  
  5524.  
  5525.  
  5526.  
  5527.  
  5528.  
  5529.  
  5530.  
  5531.  
  5532.  
  5533.  
  5534.  
  5535.  
  5536.  
  5537.  
  5538.  
  5539.  
  5540.  
  5541.  
  5542.  
  5543.  
  5544.                                     PAGE 80
  5545.                    FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER lite
  5546.  
  5547.  
  5548.                     FINANCE MANAGER II USER COMMENT FORM 
  5549.  
  5550.                          _                       _
  5551.     Product being used: |_|General Ledger       |_|Account Reconciliation
  5552.                          _                       _
  5553.                         |_|Accounts Receivable  |_|Accounts Payable
  5554.                          _                       _
  5555.                         |_|Financial Utilities  |_|Payroll
  5556.  
  5557.                      _            _            _
  5558.     Use of product: |_|Business  |_|Personal  |_|Other____________________
  5559.  
  5560.     What type of computer are you using:__________________________________
  5561.  
  5562.     Do you have a unique use for this product?_____  If so please explain.
  5563.  
  5564.     ______________________________________________________________________
  5565.  
  5566.     Please circle your rating:   Poor  Fair  Average  Very Good  Excellent
  5567.                                  ----  ----  -------  ---------  ---------
  5568.          Performance.              x     x      x         x          x
  5569.  
  5570.          Documentation.            x     x      x         x          x
  5571.  
  5572.          Ease of learning.         x     x      x         x          x
  5573.  
  5574.          Ease of use.              x     x      x         x          x
  5575.  
  5576.          Manual Reliability.       x     x      x         x          x
  5577.  
  5578.          Error Handling.           x     x      x         x          x
  5579.  
  5580.          Support.                  x     x      x         x          x
  5581.  
  5582.          Value.                    x     x      x         x          x
  5583.  
  5584.     Did you find any problems in using this product?  Please describe.
  5585.  
  5586.     ______________________________________________________________________
  5587.  
  5588.     ______________________________________________________________________
  5589.  
  5590.     ______________________________________________________________________
  5591.  
  5592.     Do  you  have  any  suggestions  for  improving  this  program  and/or
  5593.     documentation.  Use the reverse side of this form if necessary:
  5594.  
  5595.     ______________________________________________________________________
  5596.  
  5597.     ______________________________________________________________________
  5598.  
  5599.     ______________________________________________________________________
  5600.  
  5601.     Please add any other comments about product on reverse side of form.
  5602.  
  5603.     RETURN THE COMPLETED FORM AND           HOOPER INTERNATIONAL
  5604.     ANY ADDITIONAL CORRESPONDENCE TO:       P.O. Box 62219
  5605.                                             Colorado Springs, CO  80962
  5606.  
  5607.  
  5608.  
  5609.  
  5610.                                     PAGE 81
  5611.  
  5612.  
  5613.      -----------------------------------------------------------------------
  5614.      |       F I N A N C E   M A N A G E R  II     O R D E R   F O R M     |
  5615.      |                                                                     |
  5616.      | MAIL:Hooper International           24 Hr ORDER LINE:1-800-245-7789 |
  5617.      |  TO  P.O. Box 62219                   24 Hr FAX line:(719) 528-8997 |
  5618.      |      Colorado Springs, CO 80962                                     |
  5619.      |      U.S.A.                             Tech Support:(719) 528-8989 |
  5620.      |---------------------------------------------------------------------|
  5621.      | Mastercard:___   Visa:___   Amex:___   Check:___ (U.S. FUNDS ONLY)  |
  5622.      |                                                                     |
  5623.      | Card Number:________________________________  Expiration:__________ |
  5624.      |                                                                     |
  5625.      | Name:______________________________ Signature:_____________________ |
  5626.      |                                                                     |
  5627.      | Company Name:_______________________________ PC Brand:_____________ |
  5628.      |                                                                     |
  5629.      | Address:____________________________________ DISK SIZE:3"___  5"___ |
  5630.      |                                                                     |
  5631.      | City:____________________________  State:____  Zipcode:____________ |
  5632.      |                                                                     |
  5633.      | Country:______________________________    Phone:(____)_____________ |
  5634.      |                                                                     |
  5635.      | Registration number on disk you were evaluating:___________________ |
  5636.      |                                                                     |
  5637.      | How did you hear about FINANCE MANAGER?____________________________ |
  5638.      |---------------------------------------------------------------------|
  5639.      | ITEMS ORDERED - Version 1.3                |QTY|UNIT PRICE| AMOUNT  |
  5640.      |--------------------------------------------|---|----------|---------|
  5641.      | FINANCE MANAGER II - REGISTERED COPIES:    |   |          |         |
  5642.      |                                            |   |          |         |
  5643.      |           GENERAL LEDGER (Main module)     | _ |  $49.95  | $       |
  5644.      |                                            |   |          |         |
  5645.      |           Accounts Receivable              | _ |  $36.95  | $       |
  5646.      |                                            |   |          |         |
  5647.      |           Accounts Payable                 | _ |  $36.95  | $       |
  5648.      |                                            |   |          |         |
  5649.      |           Payroll                          | _ |  $41.95  | $       |
  5650.      |                                            |   |          |         |
  5651.      |           Account Reconciliation           | _ |  $14.95  | $       |
  5652.      |                                            |   |          |         |
  5653.      |           Financial Utilities              | _ |  $25.95  | $       |
  5654.      |                                            |   |          |         |
  5655.      |                                            |   |          |         |
  5656.      | EVALUATION COPY of General Ledger Lite     | _ |  $ 3.00  | $       |
  5657.      |-----------------------------------------------------------|---------|
  5658.      |                                                  SUBTOTAL | $       |
  5659.      |-----------------------------------------------------------|---------|
  5660.      | LESS QUANTITY DISCOUNT SCHEDULE PER ORDER                 |         |
  5661.      |    3 or 4 modules = 10% discount,  5+ modules 15% discount|$<      >|
  5662.      |-----------------------------------------------------------|---------|
  5663.      | ADD  Shipping/Handling charge                             | $ 3.00  |
  5664.      |-----------------------------------------------------------|---------|
  5665.      | ADD  AIR MAIL POSTAGE for orders                  $3.00   |         |
  5666.      |      shipped out of North America              per module | $       |
  5667.      |-----------------------------------------------------------|---------|
  5668.      |                                                     TOTAL | $       |
  5669.      |-----------------------------------------------------------|---------|
  5670.      |                     Colorado residents add 6.5% sales tax | $       |
  5671.      |-----------------------------------------------------------|---------|
  5672.      | Prices subject to change.                                 |         |
  5673.      | All amounts in US currency.            GRAND TOTAL (US $) | $       |
  5674.      -----------------------------------------------------------------------
  5675.  
  5676.                                     PAGE 82
  5677.