home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / hbms421.zip / TESTDRIV.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-05-20  |  11KB  |  229 lines
  1.  
  2.                 TEST DRIVE .....  the Home Budget Management System 
  3.  
  4.           Welcome to the HBMS "test drive".  This file and the sample data 
  5.       has been included for demonstration purposes.  Following the steps in 
  6.       this document can be the most efficient way to acquaint you with HBMS, 
  7.       show off SOME of its capabilities, and help you decide if the program 
  8.       will serve your needs.                            
  9.  
  10.           The time period for this data is from January through April, 1984.  
  11.       However, in the interest of disk space, the ledger files for January, 
  12.       February, and March are missing.  This means that you will be unable 
  13.       to view or print transaction entries for these three months.  Also you 
  14.       should not try to reopen March.  The actual totals for these months 
  15.       are still recorded in the ACCOUNTS.84 file. 
  16.  
  17.           Be aware that this data is fictitious.  If some of the amounts or 
  18.       descriptions seem odd, bear with me. 
  19.  
  20.           Please follow the steps closely and resist the temptation to 
  21.       experiment on your own until you have been completely through this 
  22.       "Test Drive".  
  23.  
  24.           Make sure that the files HBSETUP.EXE, HBMS.EXE, HBMS.OVR, CATS.84, 
  25.       ACCOUNTS.84, and LEDGR-4.84 are on your disk.  It might be helpful to 
  26.       check off the steps as you go along.  Having a printed copy of HBMS.DOC
  27.       can be handy, but not absolutely necessary for the Test Drive.  
  28.  
  29.           Throughout this document the verb "strike" will mean to tap the 
  30.       intended key only.  You will not have to use the ENTER key.  The verb 
  31.       "enter" will mean type in your data and then use the ENTER key.  
  32.  
  33.       **********************************************************************
  34.       **********************************************************************
  35.  
  36.       1.   Start the program by typing HBMS and strike ENTER.  You will be 
  37.            greeted with a message about Shareware.  Registered users are 
  38.            provided with information on how to bypass the short delay.  If 
  39.            you have not already run the HBSETUP program, you will be warned 
  40.            about it, but for now just continue.  HBMS will use the system 
  41.            date in your computer to prompt you for the Year of Account Data. 
  42.            We want to load the sample data for 1984 so change it to "84".  
  43.            This number also happens to be the file extension of all the data 
  44.            files.  If the sample data is in the same directory you ran HBMS 
  45.            from, the Data Path should be correct, so just hit ENTER.  You 
  46.            should now be at the Main Menu screen.  Notice that it reminds you 
  47.            of the current open month, fiscal year, and exactly where the data 
  48.            files are.  
  49.  
  50.       First we will explore the Reports section, as these reports will be 
  51.       the end result of your financial record-keeping. 
  52.  
  53.        2.  Select "R" for Reports.  Accept "4" as the Month to Report.
  54.  
  55.  
  56.  
  57.       At this point you will be prompted for an Account Code.  HBMS uses 
  58.       short codes (abbreviations), to refer to accounts.  Since you don't have 
  59.       a printed example of the different accounts in the sample data, you can 
  60.       strike the F1 key to bring up a Chart of Accounts help screen.  All the 
  61.       Categories and Accounts are available for your inspection, but for now 
  62.       use the ESCape key to get back to the Account Code prompt.
  63.  
  64.        3.  Enter "EL" to select Electricity, and you will be presented with 
  65.            the "Monthly" view  of this account.
  66.  
  67.       The data inside the heavy outlined box is for the "EL" Account only.  
  68.       Notice that an asterisk flags both April, and Year To Date Actuals as 
  69.       being outside the budgeted limits.  Looking below you will see that 
  70.       Electricity falls in the UTILITIES category.  Similarly, UTILITIES is 
  71.       part of the EXPENSES money group, which is used to calculate NET INCOME.  
  72.  
  73.        4.  Notice the prompt on the bottom line of the screen, and strike 
  74.            "A" for an annual view of Electricity. 
  75.  
  76.       The data in this screen is pretty much self-explanatory.  
  77.  
  78.        5.  Strike the ENTER key and you will be prompted with the code of 
  79.            the next account to report on.  Striking the ENTER key again 
  80.            will accept that prompt.  
  81.  
  82.       You will find that by just using the ENTER key alone you will be 
  83.       able to step through the accounts in the order they appear in the 
  84.       Chart of Accounts.  
  85.  
  86.        6.  Bring the Repair/Improvement account on screen by entering "RI" 
  87.            at the account code prompt. 
  88.  
  89.        7.  Strike "S" to select a Sorted Ledger view of Repair/Improvement. 
  90.  
  91.        8.  You will be prompted with a beginning month of 4 (April).  
  92.            NOTE: In a normal budget you would be able to start at the 
  93.            beginning of the year, but since the first three months of ledger 
  94.            entries have not been included in the sample data, please accept 4 
  95.            as a starting point.  
  96.  
  97.       All the transactions involving Repair/Improvement for April will be 
  98.       displayed.  The numbers under the "Rec" column are the record numbers 
  99.       of the transactions as they were entered in the Ledger Posting section.  
  100.  
  101.        9.  Before leaving the sorted ledger screen, enter "CK" in the 
  102.            account code field to view the checking account.  Notice that the 
  103.            screen will pause when it fills so you can view the data before 
  104.            it scrolls off.  At this point you can strike <ENTER> to continue 
  105.            scrolling or strike <ESC> to end this account and select another.  
  106.  
  107.       By now you should have the idea of how to select the different views 
  108.       and step through the accounts, but there is one more way of observing 
  109.       data on screen, and it resides in the Ledger Posting section. 
  110.  
  111.       10.  Leave the Screen Reports section by using the ESC key. 
  112.  
  113.       11.  From the Main Menu, strike "L" for the Ledger Posting section. 
  114.  
  115.  
  116.       12.  Notice the bottom line on the screen and enter a "V" at the 
  117.            action prompt to view the previously entered transactions.  
  118.  
  119.       13.  Accept month 4 as a starting point. 
  120.  
  121.       You will be presented with the first transaction screen in April, 
  122.       exactly as it was entered.  You can browse through the other 
  123.       transactions by using the Up, Down, PgUp, PgDn, Home, and END keys.  
  124.  
  125.       14.  When finished, use the ESC key to get back to the Ledger Posting 
  126.            screen.  
  127.  
  128.       At this point you have seen SOME of the screen reporting capabilities 
  129.       of HBMS.  The printed reports are just as informative, but please 
  130.       wait until later to try them.  You will have to configure your printer 
  131.       first, by using HBSETUP. 
  132.  
  133.       If you have stayed with me this far and have been favorably impressed, 
  134.       please continue and I'll demonstrate two different methods of entering
  135.       ledger data into the system.  
  136.  
  137.       15.  You should be at the Ledger Posting screen with the Action prompt 
  138.            waiting.  Accept "D" for Decrease.  
  139.  
  140.       16.  Enter "CK" for Checking as the "source" account.  The current 
  141.            balance for that account will be displayed.  
  142.  
  143.       17.  Enter "123" as the check number.  
  144.  
  145.       18.  Enter "16" as the date. 
  146.  
  147.       19.  Enter "The Drug Store" for the Payee. (Source description) 
  148.  
  149.       20.  Enter $14.73 for the amount of the check.  Notice how the amount 
  150.            turns to a negative value.  That's because you will be decreasing 
  151.            the balance of the CHECKING ACCOUNT (by writing a check).  
  152.  
  153.       Now you will disburse the money to the "target" accounts.  
  154.  
  155.       21.  Instead of accepting the full amount, enter $9.95 as a target 
  156.            amount.  
  157.  
  158.       22.  Enter "FC" for the target code.  
  159.  
  160.       23.  Enter "Processing" for the target description.  
  161.  
  162.       24.  You will be prompted with the remaining $4.78 as the value for 
  163.            the next target amount.  Accept it. 
  164.  
  165.       25.  Enter "RX" for the account code. 
  166.  
  167.       26.  Type in "Vitamins" for the description but DO NOT hit ENTER. 
  168.  
  169.       27.  This will be a good chance to experiment with the editing keys 
  170.            of HBMS.  Try the HOME key, the END key, the INSERT and DELETE 
  171.            keys.  Save the ESC key for last.  
  172.  
  173.  
  174.       28.  Striking ESC should blank the description field.  Type in the 
  175.            Tilde "~" character only and hit ENTER.  
  176.  
  177.       This action will automatically enter whatever was in the Payee/Payor 
  178.       field above.  It can come in handy on certain types of transactions.  
  179.  
  180.       29.  At this point you will have to decide whether the above 
  181.            information is ok.  Strike "N" for no.  Now you are in the "EDIT" 
  182.            mode.  Use the ENTER key to step through the fields by accepting 
  183.            each value until you get back to the Rx Drugs description.  
  184.            Change the description back to "Vitamins".  
  185.  
  186.       30.  Accept the information as being ok. 
  187.  
  188.       For the second and last screen we will do a Spending Cash transaction.  
  189.  
  190.       31.  Strike "D" for Decrease, enter "SC" for Spending Cash, and accept 
  191.            the same date.  There is no check number, and in this case, enter 
  192.            nothing in the Payee field.  
  193.  
  194.       32.  Leave the source amount field empty also for this transaction. 
  195.  
  196.       When the source amount is left empty, HBMS will keep a running total 
  197.       as you disburse the money to the target accounts listed below. 
  198.  
  199.       33.  Enter $2.05, "BM" for Books/Magazines, and any description you 
  200.            desire. 
  201.  
  202.       34.  Enter $3.53 and "EO" for Eating Out. 
  203.  
  204.       Notice how a running total is being tallied for Spending Cash in the 
  205.       source amount field. 
  206.  
  207.       35.  At this point you could continue to list all the items that you 
  208.            bought with spending cash on this date.  When finished leave an 
  209.            amount value empty and you should be prompted for the "Above Ok" 
  210.            decision. 
  211.  
  212.       36.  You can return to the Main Menu by striking ESC at the Action 
  213.            prompt.  
  214.  
  215.  
  216.  
  217.       Please be aware that HBMS has many more features, and even some short 
  218.       cuts.  By now though, you should have an idea of what HBMS is designed 
  219.       to do.  I hope it suits your needs.  If you haven't done so already, 
  220.       please print (and READ) the documentation, and run the setup program 
  221.       HBSETUP.EXE.  Then you will be able to print the sample data reports.  
  222.       This is something I highly recommend.  There are examples of many 
  223.       things that you may have questions about, before you start your own 
  224.       budget system.  You should start by printing the Sample Chart of 
  225.       Accounts as a minimum. 
  226.  
  227.  
  228.  
  229.