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Text File  |  1991-07-24  |  15KB  |  569 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.                                  FIRE FIGHTER
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.                       Roster, Practice, and Fire Database
  22.  
  23.                                  version 1.03
  24.  
  25.                            For Volunteer Fire Depts.
  26.  
  27.  
  28.                                    July 1991
  29.  
  30.  
  31.                                       by
  32.  
  33.                               Lance R. Underwood
  34.  
  35.                               Box 112 Celista B.C
  36.  
  37.                                 VOE 1LO  Canada
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.                 copyright (c) 1990, 1991 by Lance R. Underwood
  43.  
  44.                               All rights reserved
  45.  
  46.                            For IBM PC or compatible
  47.  
  48.                            PC/MS Dos 2.0 or later
  49.  
  50.                            Color or monochrome monitor
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  About the Author:
  69.  
  70. I am the Fire Chief of a small Volunteer Dept. in
  71. southwestern British Columbia.
  72.  
  73. I found that the bookeeping involved in running the Dept.
  74. required considerable time and effort and really wasn't as
  75. orderly as I would have liked it.
  76.  
  77. This program was written to simplify the record keeping
  78. for Practice, Maintenance and Fires and the preparation of Firefighter
  79. rosters.
  80.  
  81. If you use this program I would encourage you to register now
  82. and would welcome any suggestions for improvements that would
  83. ensure its continued development.
  84.  
  85.  
  86.  
  87.                         D I S C L A I M E R
  88.  
  89. The author, Lance R. Underwood makes no warranties expressed or implied as to
  90. the quality or performance of this program, nor its fitness for a particular
  91. purpose. The author will not be held responsible for any direct, indirect,
  92. incidental or consequential damages resulting from the use of this program.
  93. YOUR USE OF THIS PROGRAM CONSTITUTES YOUR AGREEMENT TO THIS DISCLAIMER and
  94. your release of the author from any form of liability or litigation.
  95.  
  96.  
  97.  
  98. Overview:
  99.  
  100. These are the things this program can do for your Dept.
  101.  
  102. 1. Keep your Firefighter Roster up to date.
  103. 2. Print out individual Records or Whole Rosters.
  104. 3. Keep Track of Practice Records (what you practiced and when)
  105. 4. Show and /or print only the Practice Records you want.
  106. 5. Show the honourarium owed or wages owed for Practices.
  107. 6. Show all Practices or only those of the current year.
  108. 7. Keep track of your Emergency Calls
  109. 8. Print out the Emergency Calls you want.
  110. 9. Keep track of the amounts owed to FireFighters for Emergency Calls.
  111. 10. Show  and / or Print all Emergency calls, or only those of the current
  112.     year.
  113. 11. Keep Maintenance Records on your Equipment
  114. 12. Keep all Records pertaining to Practices, Maintenance, Fires and
  115.     Firefighter Records at the press of a key.
  116. 13. Keep appointments and Schedule up to date
  117.  
  118. Important:
  119. There are a few items that are very important to the smooth
  120. operation and set up of your files.
  121. Please read this document file before using use the program.
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  Setting up the Roster:
  134.  
  135.  
  136. This is a very easy but important part of the program.
  137.  
  138. This program will run on a floppy drive but will of course run much
  139. faster on a hard drive.
  140.  
  141. If you have a hard drive make a directory called C:\Fire or something
  142. similar. Then copy all the files from your A: or B: drive to your new
  143. directory. You can use the Dos command Copy A: *.* C:
  144.  
  145. If you are not sure what to do please refer to your Dos manual for
  146. the command syntex.
  147.  
  148. Start the program at the Dos prompt by typing FF.
  149.  
  150. This will start the program and after the preliminary screen
  151. you will be at the Fire Roster Menu.
  152.  
  153. View Roster:
  154.  
  155. Press the <Enter> key and you will go to a menu of Roster
  156. Names if you have some records to see.
  157.  
  158.  
  159. Enter Roster:
  160.  
  161. Tab down with the arrow keys to the Enter Roster menu
  162. selection.
  163.  
  164. Press <Enter>
  165.  
  166. You will see a Roster Form and the cursor sitting on the
  167. first line of the Form.
  168.  
  169. You must always enter a First name and a Second name on the
  170. first two lines of the form.
  171. Press Enter to continue down the form, filling in the
  172. information as you come to it.
  173.  
  174. Now comes a most important part of the Roster Form.
  175.  
  176. You MUST fill in the form where it askes you for a per
  177. practice rate and the hourly rate for Emergency Calls.
  178.  
  179. If you do not recieve an honorarium or per Practice and hourly
  180. fire rate then you can leave these blank. The program will ignore
  181. the blank lines.  But if you do recieve remuneration then make
  182. sure these are filled in and are accurate.
  183.  
  184. Fill a form for each of your Firefighters.  The program will
  185. then ask if you want to save the information you have
  186. inserted. Answer Y) if you want to save or N) if you do not.
  187.  
  188. After saving the record, if you want to change it you can use
  189. edit record.
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196. Edit Record:
  197.  
  198. Edit record is a better alternative than DELETE.
  199. To Edit a record use <Enter> to go to the line you want, or
  200. use the arrow keys. After changing the Record enter until you
  201. are at the bottom of the file and then enter once more to
  202. save the file.
  203. You can edit the record as many times as you want.
  204.  
  205.  
  206. Delete Roster:
  207.  
  208. To delete a Record tab down to the Delete Roster and press
  209. enter.
  210.  
  211. You then tab up or down to the name you want to delete and
  212. press enter.
  213.  
  214. You will be asked if this is the record you want to delete.
  215. Answer Y) if you want to continue to delete the record or N)
  216. if you do not.
  217.  
  218. BE CAREFUL.....
  219.  
  220. Remember once a record is deleted it is no longer available
  221. in your files.
  222.  
  223. Schedule and Appointments:
  224.  
  225. This is a useful calendar for keeping track of your appointments etc.
  226. The program is self explanatory so I won't go into detail.
  227. When you start up the calendar you will be asked if you want to open a new
  228. file, answer Y .
  229. You can then enter any information you wish by using the Alt + E keys.
  230.  
  231. Drop to Dos:
  232.  
  233. This is a way to get to Dos without leaving your program.
  234.  
  235. Tab down to Drop to Dos and press <Enter>.
  236.  
  237. You will now be at the Dos prompt. If you look at the top
  238. left hand corner of your screen you will see the statement
  239. "Type exit to return to program."
  240.  
  241. This is the only way you can get back into the program.
  242. When you have finished with Dos then you must type Exit at
  243. the Dos prompt to return to the program.
  244.  
  245.  
  246. Entering Practice Records:
  247.  
  248. Tab over using the arrow keys to Practice records
  249.  
  250. Tab up or down to the Enter Practice Record.
  251.  
  252. Enter each catagory as you come to it.
  253. When you come to the Attendance Section you will have to
  254. enter each name followed by a comma and space.
  255.  
  256. Now comes the really important part...........
  257.  
  258. PLEASE READ CAREFULLY:
  259.  
  260. When you enter the names in attendance if you have any DUPLICATE
  261. names then you MUST enter both FIRST and LAST NAME.
  262. This is so the program can find the records for both parties.
  263.  
  264. For example,
  265.  
  266. Suppose you had two Smiths. One named John, the other named
  267. Joe. You would then enter in the attendance record as follows:
  268.  
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.                         Attendance:
  278.  
  279.  Richards, Underwood, Joe Smith, John Smith, Edwards, etc.
  280.          ^           ^   ^                 ^
  281.    comma and space     space      etc.
  282. notice how the names have a comma and a space after the comma
  283. and that both Smiths have no commas between the first and last
  284. name.
  285.  
  286. Use LAST NAMES ONLY if there are NO "Duplicates".
  287.  
  288. Suppose that you have two John Smiths or two Joe Blows.
  289. In that case it up to you to make sure that you call one
  290. Johnny or Joseph and the other Joe and John.
  291. This is very important to the operation of the program.
  292.  
  293. Make sure you also enter the Date of Practice correctly.
  294. The form for this is MM/DD/YYYY meaning month/day and year
  295. in the fashion....06/07/1991.
  296. You must also set the date on your computer if you do not
  297. have a date time chip.
  298. To do this type date at the DOS prompt and enter the
  299. date using MM/DD/YYYY eg: 06/07/1991
  300.  
  301. Edit Practice Record:
  302.  
  303. Edit record is exactly the same as the Edit roster.
  304. You may also edit this file as many times as you wish.
  305.  
  306.  
  307. Look at all Practice:
  308.  
  309. This will let you see every practice you have entered since
  310. starting to keep your records, or will show only the current
  311. year's record.
  312.  
  313. Answer L) at the prompt to see the current year or press enter
  314. to see them all.
  315. You may also enter Q to quit at anytime.
  316.  
  317.  
  318. Individual Records:(practice)
  319.  
  320. Tab down to Individual Records and press <Enter>.
  321.  
  322. You will see the number of Practices available in the top right hand
  323. corner of the screen.
  324.  
  325. Enter the number of the practice you want to see as many times as you
  326. want.
  327.  
  328. Attendance Records:
  329.  
  330. Tab down to the Attendance Record and press <Enter>
  331.  
  332. You will be asked for the LAST Name of the FireFighter.
  333.  
  334. Enter the last name if not a DUPLICATE, otherwise you will have to use the
  335. first name of the FireFighter exactly the way it is used in the practice
  336. record. (do not enter the last name.... only the first name in this case).
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.  
  343. This part of the program will give you the number of practices the
  344. firefighter has attended this year.
  345.  
  346. The program will pick out only this year's record and will disregard any
  347. previous year's record.
  348.  
  349. It will then proceed to tell you how much is owed the firefighter up to
  350. the present date.
  351.  
  352.  
  353.  
  354. Enter Fire Report:
  355.  
  356.  
  357. Tab over using the arrow keys to Fire records
  358.  
  359. Tab up or down to the Enter Fire Record.
  360.  
  361. Enter each catagory as you come to it.
  362. When you come to the Attendance Section you will have to
  363. enter each name followed by a comma and space.
  364.  
  365. Now comes the really important part...........
  366.  
  367. PLEASE READ CAREFULLY:
  368.  
  369. You must enter the Number of hours on this emergency.
  370. Use the form of 1.0 for 1 hour and 1.5 for 1 1/2 hrs
  371. 2.75 for 2 3/4 hrs etc.
  372.  
  373.  
  374. When entering the names in Responding FireFighters if you have
  375. any DUPLICATE names then you MUST enter both FIRST and LAST NAME.
  376.  
  377. This enables the program to find the records for both parties.
  378.  
  379. For example,
  380.  
  381. Suppose we had two Smiths. One named John, the other named
  382. Joe. We would then enter in the attendance record as follows:
  383.  
  384.                         Responding Firefighters:
  385.  
  386.  Richards, Underwood, Joe Smith, John Smith, Edwards, etc.
  387.          ^           ^   ^                 ^
  388.    comma and space     space      etc.
  389. notice how the names have a comma and a space after the comma
  390. and that both Smiths have no commas between the first and last
  391. name.
  392.  
  393. Use LAST NAMES only if there are no "Duplicates".
  394.  
  395. Suppose that you have two John Smiths or two Joe Blows.
  396. In that case it up to you to make sure that you call one
  397. Johnny or Joseph and the other Joe and John.
  398. This is very important to the operation of the program.
  399.  
  400. Make sure you also enter the Date of Fire correctly.
  401. The form for this is MM/DD/YYYY meaning month/day and year
  402. in the fashion....06/07/1991.
  403. You must also set the date on your computer if you do not
  404. have a date/time chip.
  405. To do this type date at the DOS prompt and enter the
  406. date using MM/DD/YYYY eg: 06/07/1991
  407. The program will tell you if you have forgotten to set your date.
  408.  
  409. Edit Fire Record:
  410.  
  411. Edit Fire Record is the same as previously mentioned.
  412. You will notice that there is NO delete in the Fire Record section.
  413. This was done purposely (to stop Deleting Records by mistake).
  414. Use edit record if you want to change a Fire record.
  415.  
  416. Look at Individual Records
  417.  
  418. This will let you look at the whole record in individual
  419. form.
  420. Press the number of the fire you want to see and when finished
  421. press <Enter> to quit.
  422.  
  423.  
  424. Look at All Fire Records:
  425.  
  426. This will let you see every Fire you have entered since
  427. starting to keep your records, or will show only the current
  428. year's record.
  429.  
  430. Answer L) at the prompt to see the current year or <Enter>
  431. to see all records in the file.
  432.  
  433. You may also enter Q to quit at anytime.
  434.  
  435.  
  436. Call Out....Records
  437.  
  438. Tab down to the Call Out.... Record and press <Enter>
  439.  
  440. You will be asked for the LAST name of the FireFighter.
  441.  
  442. Enter the LAST name if not a DUPLICATE, otherwise you will have to use the
  443. first name of the FireFighter exactly the way it is used in the Fire
  444. Report record.(do not enter the last name, only the first name in this case).
  445.  
  446. This part of the program will give you the Hours on Emergency Call-Outs
  447. the Firefighter has attended this year.
  448.  
  449. The program will pick out only this years record and will disregard any
  450. previous years record.
  451.  
  452. It will then proceed to tell you how much is owed the Firefighter up to
  453. the present date.
  454.  
  455.  
  456.  
  457. Print:
  458.  
  459. This is self - explanatory and a little experimentation should have you
  460. printing in a few minutes
  461.  
  462. Make sure your printer is turned on.
  463. Some of the files are made to print two and sometimes three files on a
  464. 9 x 11 computer paper.
  465.  
  466. Make sure that you set your printer head at the top of the margin and
  467. then click your printer "on" then "off" to set it.
  468.  
  469.  
  470. Maintenance Records:
  471.  
  472. This is where you will enter the equipment you have to maintain.
  473.  
  474. Enter your trucks, compressors etc.
  475. A little experimenting with this part of the program is in order. For instance
  476. I enter the equipment to maintain and each time the equipment is serviced I
  477. edit the file to show the mileage and / or hrs. of the equipment and when the
  478. next service is due.
  479.  
  480.  
  481.  
  482.  
  483. Exit:
  484.  
  485. Will save all the files and exit the program.
  486.  
  487.  
  488. Problems:
  489.  
  490. The program tells me that it can't find a name in the Practice or Fire
  491. records.
  492.  
  493. You have not spelled the name correctly or you have not entered the name
  494. in the Practice(Attendance) Record or the Fire(Responding FireFighters)
  495. record or the name is not in the Roster Record.
  496. (read Enter Record)
  497.  
  498. Problem:
  499.  
  500. The program tells me that the name is a DUPLICATE.
  501.  
  502. This means that you must use a First name and NOT the Last Name to find
  503. the record.
  504. Make sure that if you have a DUPLICATE name you read how to enter records.
  505.  
  506. Problem :
  507. When I go into the View Records the program tells me it can't find any records
  508. You must have records entered for the current year.
  509. The program will not show any records for previous years in the View Records menu.
  510.  
  511. Ending Statement:
  512.  
  513. This program was written with the Volunteer Firefighter always in mind.
  514. I have tried to keep it simple yet as functional as possible.
  515. I know the problems of keeping up to date records in the Volunteer Fire
  516. Depts. and I believe this program will solve those problems.
  517.  
  518. I have spent considerable time in writing this program and hope that you
  519. can find the money in your budget to register your copy of FireFighter
  520.  
  521. For the sum of $25.00 you will recieve the latest update with the name of your
  522. Dept. on the main menu AND on print outs.
  523. For registered users I also provide Full Telephone Support.
  524.  
  525. Please read the file Register.Me .
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.  
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.  
  541.  
  542.  
  543.  
  544.  
  545.  
  546.  
  547.  
  548.  
  549.  
  550.     Updates and New releases of FireFighter (c) may be found on the BBS
  551.  
  552.  
  553.                                Shuswap Opus BBS
  554.  
  555.                                955-8174  24 hrs.
  556.  
  557.                            300 - 9600 Baud supported
  558.  
  559.                    This board is free and open to all users.
  560.  
  561.            Enclosed with the program is the file named REGISTER.ME.
  562.  
  563.                Just print out and fill in the lines and mail to:
  564.  
  565.                               Lance R. Underwood
  566.  
  567.                               Box 112 Celista B.C
  568.  
  569.                                V0E 1L0   Canada