home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / fe332.zip / FE-4.DOC < prev    next >
Text File  |  1985-11-30  |  42KB  |  1,453 lines

  1. -
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                         File Express(tm)  User's Guide
  6.  
  7.  
  8.     -------------------------------------------
  9.      I M P O R T   /   E X P O R T   F I L E S
  10.     -------------------------------------------
  11.  
  12.  
  13.        File Express has the capability to Import and Export many diff-
  14.        erent types of files.  These include sequential, mail-merge,
  15.        fixed length, and DIF files.
  16.  
  17.        Importing a file is the process where by a file created by another
  18.        program, whether it be a word processor, text editor, spreadsheet,
  19.        database manager, etc., is converted into a format that can be
  20.        read by File Express.
  21.  
  22.        Exporting a file is done so that the information contained in a File
  23.        Express database file can be used in a different program or, as in
  24.        the case of Cloning, can be rearranged and then used by File Express
  25.        again.
  26.  
  27.        A "Standard Mail-merge" file is one in which each piece of informa-
  28.        tion in the file that is on the same line is separated by a comma.
  29.        String values may or may not be surrounded by quotation marks.
  30.        Example:
  31.  
  32.        "Johns","Mike","123 N.E. 5th","San Pedro","CA"
  33.  
  34.                           or
  35.  
  36.        Jones,Fred,1234,April,21,1909,Seattle,WA
  37.  
  38.        A "Special Mail-merge" file is one in which the comma that is normally
  39.        used to separate information is replaced by some other character such
  40.        as a slash.  Example:
  41.  
  42.        "Mr."/"Albert"/"ABC Printing"/"New York"
  43.  
  44.                         or
  45.  
  46.        Mrs.*Fredericks*XYZ Rental*Dallas
  47.  
  48.        As with a Standard Mail-merge file, alphabetic word groups may or may
  49.        not be surrounded by quotation marks.
  50.  
  51.        A "Fixed Length" file is one in which each piece of information is
  52.        contained in a specific number of bytes or character positions regard-
  53.        less of how much shorter the information is.  Example:
  54.  
  55.        Harold Baker            Portland     OR97034
  56.        Jim    McDaniels        San FranciscoCA90356
  57.        WilliamKeller           New York     NY06756
  58.  
  59.        Each line of a fixed length file is usually followed by an invisible
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.                                      (73)
  65.  
  66.  
  67. -
  68.  
  69.  
  70.  
  71.                         File Express(tm)  User's Guide
  72.  
  73.  
  74.        carriage-return or carriage-return, line-feed combination.
  75.  
  76.        A "DIF" type file, which stands for "Data Interchange Format", consists
  77.        of several lines of setup information followed by the information
  78.        itself in a standard format.  Example:
  79.  
  80.        TABLE
  81.        0,1
  82.        ""
  83.        VECTORS
  84.        0,7
  85.        ""
  86.        TUPLES
  87.        0,70
  88.        ""
  89.        DATA
  90.        0,0
  91.        ""
  92.        -1,0
  93.        BOT
  94.        1,0
  95.        "Johnson"
  96.        1,0
  97.        "Mike"
  98.        0,16
  99.        V
  100.        -1.0
  101.        BOT
  102.  
  103.  
  104.  
  105.        To Import or Export a file from File Express, press <8> while
  106.        viewing the Main Menu.  After doing so you will see the message:
  107.  
  108.                   Transferring to Import / Export Section
  109.  
  110.        After the proper program module is loaded you will see the Import /
  111.        Export Menu:
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.                                      (74)
  131.  
  132.  
  133. -
  134.  
  135.  
  136.  
  137.                         File Express(tm)  User's Guide
  138.  
  139.  
  140.                               Import / Export Menu
  141.  
  142.                    -----------------------------------------
  143.                   |                                        |
  144.                   |       1 - Import a file                |
  145.                   |                                        |
  146.                   |       2 - Export a file                |
  147.                   |                                        |
  148.                   |       3 - Clone new Database
  149.                    -----------------------------------------
  150.                   |       4 - Re-Sort database Index       |
  151.                   |                                        |
  152.                   |       5 - Print Reports                |
  153.                   |                                        |
  154.                   |       6 - Print Mailing Labels         |
  155.                   |                                        |
  156.                   |       7 - Return to Main Menu          |
  157.                   |                                        |
  158.                   |       8 - QUIT all processing          |
  159.                   |                                        |
  160.                    -----------------------------------------
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.     IMPORTING FILES INTO FILE EXPRESS
  166.  
  167.        To Import a file into File Express format, press <1> while viewing the
  168.        Import / Export Menu.  The first thing to appear will be the Import
  169.        Menu:
  170.  
  171.                               Import Menu
  172.  
  173.                  1 - Import from Standard Mail-merge file
  174.  
  175.                  2 - Import from Special Mail-merge file
  176.  
  177.                  3 - Import from Fixed Length file
  178.  
  179.                  4 - Improt from DIF type file
  180.  
  181.                  5 - Select a previously saved format
  182.  
  183.                                Selection
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.      SETTING UP THE IMPORT FILE FORMAT
  189.  
  190.        After selecting the type of file that you will be Importing by
  191.        pressing its corresponding menu number, you will be asked to
  192.        specify the name, type, and length of each field that you will
  193.        be pulling the information into.  This setup process is very
  194.  
  195.  
  196.                                      (75)
  197.  
  198.  
  199. -
  200.  
  201.  
  202.  
  203.                         File Express(tm)  User's Guide
  204.  
  205.  
  206.        similar to the one used when defining a new database except that
  207.        you are not permitted to set up calculated fields when Importing
  208.        a file.  (Calculated fields may be added later by using the "Clone"
  209.        option).  After you have told File Express the name, type, and
  210.        length of the fields in the new database you will be asked:
  211.  
  212.                  Would you like to save this format (Y/N)?
  213.  
  214.        File Express allows you to save the format that you have just
  215.        specified so that you may use it in the future if you ever need
  216.        to specify the same type of format again.  If you answer <Y> then
  217.        you will be asked for a file name and the format will be saved
  218.        on the Data Disk.
  219.  
  220.        If you have chosen a Special mail-merge type file to import then
  221.        you will now be given the opportunity to specify what character
  222.        is used to separate the information on a line.  (If the type
  223.        of file was other than this then skip ahead to the "Input and
  224.        Output File" section).
  225.  
  226.                 "field contents","field contents","field contents"
  227.                     Delimiter between fields in Mail-merge file
  228.                       is currently a <,>...O.K. (Y/N)?
  229.  
  230.        If the character used to separate fields is something other than a
  231.        comma, press <N>.  You will then be asked to:
  232.  
  233.                       Enter new separator character
  234.  
  235.        After typing in the new character the commas in the sample line will
  236.        change to the new character and you will again be asked:
  237.  
  238.                 Delimiter bwtween fields in Mail-merge file
  239.                     is currently a <x>...O.K. (Y/N)?
  240.  
  241.        (the <x> will be the new separator)
  242.  
  243.        Answer <Y> if the desired character is shown.
  244.  
  245.  
  246.      INPUT AND OUTPUT FILE INFORMATION
  247.  
  248.        The next information that File Express will request is:
  249.  
  250.             Which DISK DRIVE contains the Input File?
  251.  
  252.        Answer by typing in the letter of the drive that contains the file
  253.        to be Imported.  Now:
  254.  
  255.                    Enter the NAME of the Input file
  256.                    (including the extension, if any)
  257.                           __________________
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.                                      (76)
  263.  
  264.  
  265. -
  266.  
  267.  
  268.  
  269.                         File Express(tm)  User's Guide
  270.  
  271.  
  272.        Type in the name of the file to be Imported.  Include any extension
  273.        that the file may have.
  274.  
  275.        Next you must:
  276.  
  277.                 Enter DISK DRIVE to put new Database
  278.  
  279.        Enter the letter of the drive where you want the soon to be created
  280.        database file to be placed.
  281.  
  282.        And finally you must:
  283.  
  284.          Enter the NAME of the new Database (Don't include an extension)
  285.  
  286.        Answer by entering the name that you want the new database file to be
  287.        called.  Do not enter any extension at this time.  File Express will
  288.        supply a default extension of ".DTA".
  289.  
  290.        After answering the filename question, File Express will read in the
  291.        information from the specified input file and will save the new data-
  292.        base file along with a header file.  When the process is completed
  293.        you will see:
  294.  
  295.          New database is now ready for use by File Express...press any key
  296.  
  297.        Pressing any key will take you back to the Import / Export Menu.
  298.  
  299.        As with any newly created database, before you can use it you must
  300.        run the "SORT" utility to create an Index for the file.  (Choose
  301.        option <4> from the Main Menu).
  302.  
  303.        The first time or two that you try to import a fixed length file
  304.        you may find that the information in the fields is offset by one or
  305.        more characters with each successive record.  This is usually because
  306.        you incorrectly specified the length of one or more of the fields.
  307.        This usually happens in the last field of a record.  Remember,
  308.        carriage returns and line-feeds are invisible on a screen but must
  309.        be accounted for in the new field lengths.  Be sure and specify an
  310.        extra field at the end to account for these unseen characters, if
  311.        they exist.
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.                                      (77)
  329.  
  330.  
  331. -
  332.  
  333.  
  334.  
  335.                         File Express(tm)  User's Guide
  336.  
  337.  
  338.      SELECTING PREVIOUS IMPORT FORMATS
  339.  
  340.        If you have previously setup and saved any import formats then you
  341.        may view a list of these files by pressing <5> while viewing the
  342.        Import Menu.  You will be shown a list of all the Import formats that
  343.        were saved on the Data Disk and File Express will ask you to:
  344.  
  345.                       Enter Number of Import format
  346.  
  347.        Enter the number of the file you would like to look at and press
  348.        <Enter>.  a list of the field names, types, and lengths will be
  349.        displayed and you will be asked to:
  350.  
  351.          Press <Enter> to use this format or <Esc> to go back for another
  352.  
  353.        If you press <Esc>, you will be taken back to the list of formats
  354.        where you may choose another.  Pressing <Enter> will take you to a
  355.        Secondary Import Menu.
  356.  
  357.                  1 - Use format with Standard Mail-merge file
  358.  
  359.                  2 - Use format with Special Mail-merge file
  360.  
  361.                  3 - Use format with Fixed Length file
  362.  
  363.                  4 - Use format with DIF type file
  364.  
  365.                             Selection
  366.  
  367.        You may now choose which type of import file you will be drawing
  368.        from.  After your selection you will taken to the point just after
  369.        you would have set up the format manually.
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.                                      (78)
  395.  
  396.  
  397. -
  398.  
  399.  
  400.  
  401.                         File Express(tm)  User's Guide
  402.  
  403.  
  404.     EXPORTING FILES FROM FILE EXPRESS
  405.  
  406.        To Export a file from File Express, press <2> while viewing the
  407.        Import / Export Menu.  You will then see the Export Menu:
  408.  
  409.  
  410.                             Export Menu
  411.  
  412.  
  413.                    1 - Export Standard Mail-merge file
  414.  
  415.                    2 - Export Special Mail-merge file
  416.  
  417.                    3 - Export DIF type file
  418.  
  419.                              Selection
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.     EXPORTING MAILMERGE TYPE FILES
  426.  
  427.        To export a Standard or Special mail-merge type file from File
  428.        Express, press either <2> or <3> from the Export Menu.  You will
  429.        then be presented with a list of the field names for the current
  430.        file.  The command line at the bottom of the screen will read:
  431.  
  432.           First field number for mail-merge file   <End>-finished
  433.  
  434.        You may now begin to enter the fields that you want to include in
  435.        the mail-merge file.  To choose a field from the current file,
  436.        enter the number of the field from the list and press <Enter>.
  437.        The position of the field will be shown next to the field name.
  438.        The command line will change to:
  439.  
  440.                      Next field for mail-merge file
  441.  
  442.        You may continue to enter field numbers in any order you wish.
  443.        When you have finished, press <End>.
  444.  
  445.        If you are Exporting a mail-merge file then you may now select the
  446.        character to be used to separate the fields of a line.
  447.  
  448.               "field contents","field contents","field contents"
  449.  
  450.                   Delimiter between fields in mail-merge file
  451.                      is currently a <,> ...O.K. (Y/N)?
  452.  
  453.        If you would like the character used to separate fields to be some-
  454.        thing other than a comma, press <N>.  You will then be asked to:
  455.  
  456.                     Enter new separator character
  457.  
  458.  
  459.  
  460.                                      (79)
  461.  
  462.  
  463. -
  464.  
  465.  
  466.  
  467.                         File Express(tm)  User's Guide
  468.  
  469.  
  470.        After typing in the new character, the commas in the sample line will
  471.        change to the new character and you will again be asked:
  472.  
  473.                 Delimiter between fields in mail-merge file
  474.                     is currently a <x> ...O.K. (Y/N)?
  475.  
  476.        (the <x> will be the new separator)
  477.  
  478.        Answer <Y> if the desired character is shown.
  479.  
  480.        If you are Exporting a Special Mail-merge file then you may specify
  481.        whether or not quotes are to be used around string information and
  482.        whether you would like to have all the fields from a given record
  483.        on the same line or on separate lines.
  484.  
  485.        You will then be taken to the Record Choice Menu:
  486.  
  487.                          Record Choice Menu
  488.  
  489.                      1 - Use EVERY Record in List
  490.  
  491.                      2 - Use SOME Records in List
  492.  
  493.                      3 - Redo the new Database Layout
  494.  
  495.                              Selection
  496.  
  497.  
  498.      USING EVERY RECORD IN NEW FILE
  499.  
  500.        If you would like to include in your mail-merge file the information
  501.        from every one of the records in the old file, press <1>.  You will
  502.        then be asked:
  503.  
  504.                     Enter NEW name for output file
  505.  
  506.        You may enter up to an eight character name for the file.  You will
  507.        then be asked:
  508.  
  509.                       Which drive for Output File
  510.  
  511.        You may want to put the new mail-merge file on a drive other than
  512.        the one you are currently working on.  Type the letter of the
  513.        desired disk drive.
  514.  
  515.        File Express will immediately begin to extract the information from
  516.        the old file and start building the new one.  The screen will clear
  517.        and the message:
  518.  
  519.                 Creating new mail-merge file called xxxxxxxx
  520.  
  521.                              Please Wait.....
  522.  
  523.        will appear.  After File Express has completed the new file, you will
  524.        be returned to the Import / Export Menu.
  525.  
  526.                                      (80)
  527.  
  528.  
  529. -
  530.  
  531.  
  532.  
  533.                         File Express(tm)  User's Guide
  534.  
  535.  
  536.      USING SOME RECORDS IN NEW FILE
  537.  
  538.        If you would like to be selective in your choice of which records to
  539.        be included in the mail-merge file, press <2> from the Record Choice
  540.        Menu.  you will then be asked which kind of comparisons to make and
  541.        from which fields.  You may make up to ten AND and OR comparisons
  542.        when making your selection.  (To read the complete description of
  543.        how to make these choices, see the "USING SOME RECORDS" section of
  544.        the PRINT REPORTS chapter).
  545.  
  546.        You will then be asked for the filename that you would like to give
  547.        to the new mail-merge file and the drive to put it on.  After the
  548.        new file has been Exported you will be returned to the Import /
  549.        Export Menu.
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558.  
  559.  
  560.  
  561.  
  562.  
  563.  
  564.  
  565.  
  566.  
  567.  
  568.  
  569.  
  570.  
  571.  
  572.  
  573.  
  574.  
  575.  
  576.  
  577.  
  578.  
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.                                      (81)
  593.  
  594.  
  595. -
  596.  
  597.  
  598.  
  599.                         File Express(tm)  User's Guide
  600.  
  601.  
  602.  
  603.  
  604.  
  605.     CLONING NEW DATABASES
  606.  
  607.        With File Express, you can create entirely new databases.  You
  608.        can take the record format from an existing file and delete
  609.        fields, add new fields, lengthen or shorten any fields, and then
  610.        choose which records, from the existing file, that you would like
  611.        to use in the new database.  This is done simply and easily.
  612.  
  613.        To reach the Clone New Database section of File Express, press
  614.        <3> while viewing the IMPORT/EXPORT/CLONE Menu.
  615.  
  616.        You will then be presented with a list of the field names for the
  617.        current file.  The command lines at the bottom of the screen will
  618.        read:
  619.  
  620.                       "First field number for new database"
  621.         "<^S>-Empty field   <^C>-New calculated field   <End>-finished"
  622.  
  623.        You may now begin to enter the fields that you want to make up
  624.        the new database with.  To choose a field from the current file,
  625.        enter the number of the field from the list, and press <Enter>.
  626.        The column indicator will increase by the length of that field
  627.        and the position of the field will be shown next to the field
  628.        name.  The command line will change to:
  629.  
  630.                        "Next Field for new database"
  631.  
  632.        You may continue to enter field numbers in any order you wish.
  633.  
  634.  
  635.  
  636.     ADDING NEW FIELDS
  637.  
  638.        If you want to insert an entirely new field, press <^S> instead
  639.        of a field number.  After pressing this key, you will be asked:
  640.  
  641.                            "Length of Empty Field?"
  642.  
  643.        Type in the length of the new field that you are creating.  You
  644.        may create new fields that are up to 60 characters long.  After
  645.        specifying the length, you will be asked for:
  646.  
  647.                              "Name of new field?"
  648.  
  649.        Type in the name that you would like to give this field, (up to
  650.        twelve characters).  If you can't think of what you would like
  651.        to call it at this point, just press the <Enter> key and the
  652.        field will automatically be named "EMPTY".  You can change this
  653.        name later from the Main Menu by choosing the "File Maintenance"
  654.        option.
  655.  
  656.  
  657.  
  658.                                      (82)
  659.  
  660.  
  661. -
  662.  
  663.  
  664.  
  665.                         File Express(tm)  User's Guide
  666.  
  667.  
  668.        You may choose up to forty fields, including new empty fields,
  669.        for the new database.
  670.  
  671.  
  672.  
  673.     CALCULATED FIELDS
  674.  
  675.        You can define new calculated fields to be included in your new
  676.        database.  The procedure is identical to that in the Report For-
  677.        mat section, so if you would like to read more about it, that is
  678.        the place to go.
  679.  
  680.        If you choose a field from the existing database that is a calc-
  681.        ulated field, you will only transfer the value associated with
  682.        that field and not the equation.  In the new database the field
  683.        will simply be numeric and will not do any calculations for you.
  684.        If you want to include a field that does the same calculations,
  685.        you must redefine a new one and be sure to include in the new
  686.        database all the referenced numeric fields that are used in the
  687.        equation.  These numeric fields must appear before the calc field
  688.        itself.
  689.  
  690.        When you have finished building the framework for the new file,
  691.        press <End>.
  692.  
  693.  
  694.     CHANGING LENGTH OF FIELDS
  695.  
  696.        After specifying the order of the fields for the new database and
  697.        the new file name and output drive, you will be given a chance to
  698.        change the length of any of the fields.  You may have a "First
  699.        Name" field that you had originally specified as a 10 character
  700.        field, and now realize that you have run into a few names that
  701.        are longer than that, and you would like to change the length to
  702.        15.  This is where you can do just that. The next question to ap-
  703.        pear will be:
  704.  
  705.                     "Change Length of any Fields? (Y or N)"
  706.  
  707.        To change the lengths, press <Y>.  A list of all the chosen fields
  708.        from the old file and the new empty fields, if any, will be listed
  709.        on the screen, along with the current field length to the right of
  710.        each one.  The line at the bottom will read:
  711.  
  712.                         "Enter Number of Field to Change"
  713.  
  714.        To change the length of any of the fields, enter the field number.
  715.        The chosen field name will be highlighted and a prompt line will
  716.        appear to the right of the current field length. You may now enter
  717.        the new length of the field, either shorter or longer, (up to 60
  718.        characters for a non-numeric field and up to 14 for a numeric
  719.        field).  Dollar fields must be at least four digits long.  After
  720.        pressing <Enter>, the new length will jump over to replace the old
  721.  
  722.  
  723.  
  724.                                      (83)
  725.  
  726.  
  727. -
  728.  
  729.  
  730.  
  731.                         File Express(tm)  User's Guide
  732.  
  733.  
  734.        value.  You will then be asked:
  735.  
  736.                     "<C>hange another        <End>-finished"
  737.  
  738.        To change another field, press <C>.  You will then be asked to
  739.        enter the field number of the next field length to be changed.
  740.  
  741.  
  742.        When you have finished changing the lengths of the fields, press
  743.        <End>.  You will then be taken to the "Record Choice Menu".
  744.  
  745.                           Record Choice Menu
  746.  
  747.  
  748.                    1 - Use EVERY Record in List
  749.  
  750.                    2 - Use SOME Records in List
  751.  
  752.                    3 - Redo the new Database Layout
  753.  
  754.                             Selection
  755.  
  756.  
  757.  
  758.  
  759.     USING EVERY RECORD IN NEW DATABASE
  760.  
  761.        If you would like to include in your new database, the information
  762.        from every one of the records in the old file, press <1>.  You will
  763.        then be asked for the:
  764.  
  765.                        "Enter NEW name for output file?"
  766.  
  767.        You may enter up to an eight character name for the file.
  768.        (Be sure you enter a file name that is different from the one you
  769.        are cloning from if you are putting the new file on the same disk
  770.        drive as the old file.)
  771.        You will then be asked:
  772.  
  773.                        "Which drive for Output File? "
  774.  
  775.        You may want to record the new database on a drive other than the
  776.        one you are currently working on.  Type the letter of the desired
  777.        disk drive.
  778.  
  779.        File Express will immediately begin to extract the information from
  780.        the old file and start building the new one.  The screen will clear
  781.        and the message:
  782.  
  783.              "Creating new database called drive:filespec"
  784.  
  785.                        Please Wait.....
  786.  
  787.        will appear.  After File Express has completed the new file, you
  788.        will be returned to the Main Menu.  If you would then like to work
  789.  
  790.                                      (84)
  791.  
  792.  
  793. -
  794.  
  795.  
  796.  
  797.                         File Express(tm)  User's Guide
  798.  
  799.  
  800.        with the newly created file, you may select option <1> and enter
  801.        the number of the new database.  Before you can do any work with it
  802.        though, you must first go through the "Sort Index" option, also
  803.        from the Main Menu.  If you try to do anything else with the file
  804.        you will be told that you must first sort the index before pro-
  805.        ceeding.
  806.  
  807.  
  808.  
  809.     USING SOME RECORDS IN NEW DATABASE
  810.  
  811.        If you would like to be selective in your choice of which records
  812.        from the old file to be included in the new one, press <2> from
  813.        the "Record Choice Menu".  You will then be asked which kind of
  814.        comparisons to make and from which fields.  You may make up to ten
  815.        AND and OR comparisons when making your selection.  (To read the
  816.        complete description of how to make these choices, see the "USING
  817.        SOME RECORDS" section of the PRINT REPORTS chapter).
  818.  
  819.  
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825.  
  826.  
  827.  
  828.  
  829.  
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.                                      (85)
  857.  
  858.  
  859. -
  860.  
  861.  
  862.  
  863.                         File Express(tm)  User's Guide
  864.  
  865.  
  866.     ----------------------------------------------------------------
  867.      E N D   S E S S I O N  or  C H A N G E   D I S K   D R I V E S
  868.     ----------------------------------------------------------------
  869.  
  870.        To change the selected disk drive where File Express records all
  871.        the information, or to end the session altogether, press <9>
  872.        while viewing the Main Menu.  You may then choose:
  873.  
  874.  
  875.                             1 - End Session
  876.  
  877.                             2 - Change disk drives
  878.  
  879.                             3 - Set Function Keys
  880.  
  881.  
  882.  
  883.        END SESSION
  884.  
  885.  
  886.        If you are finished using File Express press <1> and you will be
  887.        returned to DOS.
  888.  
  889.  
  890.  
  891.        CHANGE DISK DRIVES
  892.  
  893.        If you would like to record your data in a file on a different
  894.        drive, press <2>.  This will send you back to the Opening Title
  895.        Screen, where you may then select which drive you would like to
  896.        use.  When changing drives, the file you were working with is
  897.        closed.  After selecting a new drive you will have to choose a
  898.        file to work with, even if it will be the same one you were pre-
  899.        viously using.
  900.  
  901.  
  902.  
  903.        SET FUNCTION KEYS
  904.  
  905.        If you would like to set the value of the Function Keys, press
  906.        <3>.  You will then be led through the process of setting the
  907.        Function Keys to whatever you like. (To read a complete des-
  908.        cription of the process please see the SET FUNCTION KEY portion
  909.        of the Add Data section.
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.                                      (86)
  923.  
  924.  
  925. -
  926.  
  927.  
  928.  
  929.                         File Express(tm)  User's Guide
  930.  
  931.  
  932.        CONVERTING PC-FILE III(tm) FILES
  933.  
  934.        Files created while using PC-FILE III are easily converted to File
  935.        Express format.  All you have to do is copy the database file
  936.        created with PC-FILE III (the file with the ".DTA" extension)
  937.        and its corresponding header file (the file with the ".HDR" exten-
  938.        sion) to a blank disk and use it as your Data Disk.  File Express
  939.        will directly read PC-FILE III's header file (although the reverse
  940.        is not true).  The only thing left to do is to go through the Sort
  941.        option to create a new Index.  Simple!
  942.  
  943.  
  944.  
  945.  
  946.     -------------------------------
  947.      S A M P L E   D A T A B A S E
  948.     -------------------------------
  949.  
  950.        A sample of a mailing list type database is being included in the
  951.        File Express package to serve as an example of one way in which
  952.        a database record may be set up.
  953.  
  954.        How long should a field be that is going to contain a person's
  955.        last name?  How about a first name?  How long should it be to fit
  956.        the name of a city, or state?  What is too long?  What is too
  957.        short?
  958.  
  959.        Many people, when first setting up new database have these ques-
  960.        tions.  Many times a database is set up without taking a look at
  961.        the overall consequences that each decision might have.
  962.  
  963.        The sample setup called "EXAMPLE" has the following format:
  964.  
  965.                   Field Name       Type      Length
  966.                   ____________      _          __
  967.  
  968.                1  ORIGIN DATE-      !           8
  969.                2  LAST NAME         A          18
  970.                3  FIRST NAME        A          13
  971.                4  ADDRESS           !          30
  972.                5  CITY              A          16
  973.                6  STATE             A           3
  974.                7  ZIP CODE          N          10
  975.                8  CATEGORY          !          30
  976.                9  COMMENTS          !          60
  977.  
  978.        The length of each record is 188 characters plus a trailing
  979.        carriage return for a total of 189.  Even with a record as long
  980.        as this, about 1700 will fit on a 1.1 formatted diskette and
  981.        over 1900 will fit on a 2.0 formatted diskette. (And if you
  982.        happen to have an IBM AT with quad density drives you can fit
  983.        over 6300 record on each diskette.)
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.                                      (87)
  989.  
  990.  
  991. -
  992.  
  993.  
  994.  
  995.                         File Express(tm)  User's Guide
  996.  
  997.  
  998.        The lengths were chosen for the fields with two things in mind.
  999.        They should be long enough to fit the vast majority of the names
  1000.        that exist and second, they should fit on a standard sized label
  1001.        in case I want to print mailing labels for my Christmas cards.
  1002.        (How impersonal!)
  1003.  
  1004.        Included on the Utilities Disk are a sample of a Report
  1005.        format and a Mailing Label format.  These can be used from the
  1006.        Report Section and Mailing Label Section respectively.
  1007.  
  1008.        To use the EXAMPLE database files it is recommended that you copy
  1009.        all the EXAMPLE files onto a blank diskette to use as the Data
  1010.        Disk.  This is because the Utilities Disk is nearly full and thus
  1011.        leaves little room to expand the files or to add new ones.
  1012.  
  1013.        If you have a two drive system, place the Program Disk in drive A
  1014.        and the new Data Disk in drive B.  Type 'FE' to start File Express.
  1015.        When the Opening Screen appears, press 'B' for the Data Drive.
  1016.        After the Main Menu is shown, press '1' to Select a file.  A one
  1017.        item list will appear with EXAMPLE as number 1.  Press <1> and
  1018.        <Enter>.  When the Main Menu reappears all the menu options will
  1019.        be highlighted and ready for you to explore the many features of
  1020.        File Express.
  1021.  
  1022.  
  1023.  
  1024.     -------------------------------------------------------------------
  1025.      C O M P A T I B I L I T Y   W I T H   O T H E R   P R O G R A M S
  1026.     -------------------------------------------------------------------
  1027.  
  1028.        File Express can be used to create files for many other programs.
  1029.        The mail-merge file export option can be used with several word
  1030.        processing programs to generate custom individualized letters.
  1031.  
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.  
  1040.  
  1041.  
  1042.  
  1043.  
  1044.  
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.                                      (88)
  1055.  
  1056.  
  1057. -
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.                         File Express(tm)  User's Guide
  1062.  
  1063.  
  1064.     -------------------------------------------------
  1065.      F E E D B A C K ,  P R O B L E M S ,  B U G S ?
  1066.     -------------------------------------------------
  1067.  
  1068.        It is the intent of Expressware to maintain File Express and re-
  1069.        lease updates and improvements on a regular basis.  If you can
  1070.        find the time Expressware would appreciate any feedback you might
  1071.        want to give about File Express.  Countless hours have been spent
  1072.        testing and debugging this product.  If, however, you run into
  1073.        any problems or find any bugs, we would very much like to know the
  1074.        circumstances that led to the difficulty.  In return, if you are
  1075.        the first to report a particular bug that we decide needs fixing,
  1076.        Expressware will send you a corrected version by return mail.
  1077.  
  1078.        If you are a registered owner of File Express and you run into
  1079.        problems you can call Expressware during west coast business
  1080.        hours for some help.  The number is:
  1081.                                (206) 481-3040
  1082.        If you are not a registered owner but would like to call and
  1083.        tell us that you want to send us the money, that is O.K. too.  Really!
  1084.  
  1085.        Expressware may also be reached via Compuserve.  The user I.D.
  1086.        number is:
  1087.                                75226,2020
  1088.        Please leave such mail in our EMAIL box.  We check the box about
  1089.        every other day.  We will answer your questions immediately and
  1090.        leave the message in your box.  We also accept messages saying
  1091.        how much you like File Express.
  1092.  
  1093.  
  1094.  
  1095.     ---------------------
  1096.      D I S C L A I M E R
  1097.     ---------------------
  1098.  
  1099.        EXPRESSWARE makes no representation or warranties with respect to
  1100.        the contents hereof and specifically disclaims any implied warren-
  1101.        ties of merchantability or fitness for any particular purpose.
  1102.        FILE EXPRESS is licensed on an "As Is" basis.
  1103.  
  1104.        EXPRESSWARE shall have no liability or responsibility to you or any
  1105.        other person or entity with respect to any loss or damage caused
  1106.        by FILE EXPRESS, including but not limited to any loss of profits,
  1107.        interruption of service, loss of business or consequential damages
  1108.        resulting from the use of such programs.
  1109.  
  1110.        When starting the use of a new system it is good Data Processing
  1111.        procedure to run and test the program with sample data, and to run
  1112.        the system in parallel with any previous system for a period of
  1113.        time sufficient to ensure satisfactory results.
  1114.  
  1115.        FILE EXPRESS is a trademark owned by EXPRESSWARE.
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.                                      (89)
  1121.  
  1122.  
  1123. -
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.                         File Express(tm)  User's Guide
  1128.  
  1129.  
  1130.  
  1131.     -------------------------
  1132.       E R R O R   C O D E S
  1133.     -------------------------
  1134.  
  1135.  
  1136.        The following error codes may show up due to the explanation
  1137.        following each code.
  1138.  
  1139.  
  1140.   Error Code       Explanation
  1141.  
  1142.  
  1143.          24        Device Timeout error.  This usually happens
  1144.                    with a printer.  If your printer has a print
  1145.                    buffer who's size is controllable then try
  1146.                    making  the buffer smaller.
  1147.  
  1148.          25        Device Fault error.  Something has happened
  1149.                    to some  J   device in the  system. This is
  1150.                    usually a printer or a disk  drive.  Check
  1151.                    your equipment for damage or breakdown.
  1152.                    (Not  caused by File Express)
  1153.  
  1154.          61        Disk Full error.  This is trapped in many
  1155.                    places in File Express but if it appears you
  1156.                    will have to do some reorganization of your
  1157.                    disk space.
  1158.  
  1159.          63        Bad Record Number error.  This generally
  1160.                    occurs if an index has become contaminated
  1161.                    for some reason.  Try re-sorting the index.
  1162.  
  1163.          67        Too Many Files error.  DOS only allows a
  1164.                    certain number of files to be opened at any
  1165.                    one time.  If you are using  utility programs
  1166.                    that stay resident in memory, such as
  1167.                    Superkey(tm), ProKey(tm), SideKick(tm),
  1168.                    KeySwap(tm), GRAPHICS.COM  etc. you will
  1169.                    have to either reduce the number of these
  1170.                    programs in memory at one time or if you are
  1171.                    using DOS 2.0 or higher you can set the
  1172.                    number of files higher by putting the
  1173.                    following lines in the CONFIG.SYS file
  1174.                    that is used when the system is booted or
  1175.                    rebooted.
  1176.                                FILES=15
  1177.                                BUFFERS=15
  1178.  
  1179.                    Then re-boot the system to put them into
  1180.                    effect.
  1181.  
  1182.          68        Device Unavailable error.  For some reason a
  1183.                    device is not responding to a DOS call.
  1184.                    Check all connections and retry.
  1185.  
  1186.                                      (90)
  1187.  
  1188.  
  1189. -
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.                         File Express(tm)  User's Guide
  1194.          70        Disk Write Protect error.  File Express uses
  1195.                    a small amount of disk space on the program
  1196.                    disk when changing from one module to
  1197.                    another.  Do not put a write protect tab on
  1198.                    the working copy of the Program Disk.  The
  1199.                    Data Disk used to store the database files
  1200.                    must not have a tab eit
  1201.  
  1202.          71        Disk Not Ready error.  The door to the disk
  1203.                    drive was probably left open.  Close it.
  1204.  
  1205.          72        Disk Media error.  Something is wrong with
  1206.                    the disk you are using.  Try running the DOS
  1207.                    utility CHKDSK.COM to see if you  can repair
  1208.                    the disk.  If not, then re-format a new disk
  1209.                    and copy all the files from the questionable
  1210.                    disk onto it.
  1211.  
  1212.  
  1213.  
  1214.  
  1215.  
  1216.  
  1217.  
  1218.  
  1219.  
  1220.  
  1221.  
  1222.  
  1223.  
  1224.  
  1225.  
  1226.  
  1227.  
  1228.  
  1229.  
  1230.  
  1231.  
  1232.  
  1233.  
  1234.  
  1235.  
  1236.  
  1237.  
  1238.  
  1239.  
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.                                      (91)
  1253.  
  1254.  
  1255. -
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.                         File Express(tm)  User's Guide
  1260.    ---------------------------------------------------------
  1261.     F O R M A T   O F   F I L E   E X P R E S S   F I L E S
  1262.    ---------------------------------------------------------
  1263.  
  1264.   *    (Please see Registered User's Guide for complete description)
  1265.  
  1266.  
  1267.     SAMPLE BASIC PROGRAM TO ACCESS FILE EXPRESS FILES
  1268.  
  1269.   *    (Please see Registered User's Guide for complete description)
  1270.  
  1271.  
  1272.  
  1273.     -----------
  1274.      I N D E X
  1275.     -----------
  1276.  
  1277.  
  1278.   *    (Please see Registered User's Guide for index)
  1279.  
  1280.  
  1281.  
  1282.  
  1283.  
  1284.  
  1285.  
  1286.  
  1287.  
  1288.  
  1289.  
  1290.  
  1291.  
  1292.  
  1293.  
  1294.  
  1295.  
  1296.  
  1297.  
  1298.  
  1299.  
  1300.  
  1301.  
  1302.  
  1303.  
  1304.  
  1305.  
  1306.  
  1307.  
  1308.  
  1309.  
  1310.  
  1311.  
  1312.  
  1313.  
  1314.  
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.                                      (92)
  1319.  
  1320.  
  1321. -
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.        -----------------------------------------------------------------
  1326.                             O R D E R   F O R M
  1327.        -----------------------------------------------------------------
  1328.  
  1329.                            E X P R E S S W A R E
  1330.                                P.O. Box 230
  1331.                             Redmond, WA  98073
  1332.                            Phone (206) 481-3040
  1333.  
  1334.  
  1335.                                                          PRICE   PRICE
  1336.        DESCRIPTION                           QUANTITY     EACH  EXTENDED
  1337.        -----------------------------------------------------------------
  1338.  
  1339.        File Express disk set                  _____      $10.00  $_______
  1340.        (Lastest version)
  1341.        (Complete program)
  1342.  
  1343.        File Express (Registered Owner)        _____      $40.00  $_______
  1344.        (Including User's Guide and
  1345.            Technical Support)
  1346.  
  1347.        Step up to Registered Owner            _____      $30.00  $_______
  1348.        (If you sent $10.00 already)
  1349.        (Send User's Guide)
  1350.  
  1351.        Additional printed User's Guide        _____      $10.00  $_______
  1352.        (Registered owners only)
  1353.  
  1354.        Printed User's Guide                   _____      $20.00  $_______
  1355.        (Un-Registered owners)
  1356.  
  1357.        File Express "Program Disk"            _____     4/$1.00  $_______
  1358.        Labels
  1359.  
  1360.        File Express "Utility Disk"            _____     4/$1.00  $_______
  1361.        Labels
  1362.  
  1363.  
  1364.                                                 Subtotal         $_______
  1365.  
  1366.                                7.9% State Sales Tax              $_______
  1367.                                (Washington Residents)
  1368.  
  1369.                                                 Total:           $_______
  1370.  
  1371.        Please make checks payable to : EXPRESSWARE (U.S. funds only)
  1372.  
  1373.        Name ___________________________________________________________
  1374.  
  1375.        Address ________________________________________________________
  1376.  
  1377.        ________________________________________________________________
  1378.  
  1379.        City _________________________ State _________ Zip Code ________
  1380.  
  1381.        Description of Computer System _________________________________
  1382.  
  1383.        ________________________________________________________________
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387. -
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.  
  1392.  
  1393.        If you have received this program from a User's Group or a friend
  1394.        and would like to be put on Expressware's mailing list so that
  1395.        you will receive information on upcoming releases and notification
  1396.        of new products, please fill in your name and address below and
  1397.        send to:
  1398.  
  1399.                            E X P R E S S W A R E
  1400.                            P.O. Box 230
  1401.                            Redmond, WA  98073
  1402.  
  1403.  
  1404.  
  1405.  
  1406.        Name ___________________________________________________________
  1407.  
  1408.        Address ________________________________________________________
  1409.  
  1410.        ________________________________________________________________
  1411.  
  1412.        City _________________________ State _________ Zip Code ________
  1413.  
  1414.  
  1415.        We would also appreciate any input you would care to give concerning
  1416.        File Express.  If you have any ideas or comments that would make
  1417.        File Express a better program please let us know.  Is this User's
  1418.        Guide clear enough?  Are you ever confused as to what to do next at
  1419.        any point in the program?
  1420.  
  1421.        We are working hard to make File Express the best, most useful, and
  1422.        affordable information management program in it's class on the market
  1423.        today.  With your input we will be well on our way to achieving that
  1424.        goal.
  1425.  
  1426.        ____________________________________________________________________
  1427.  
  1428.        ____________________________________________________________________
  1429.  
  1430.        ____________________________________________________________________
  1431.  
  1432.        ____________________________________________________________________
  1433.  
  1434.        ____________________________________________________________________
  1435.  
  1436.        ____________________________________________________________________
  1437.  
  1438.        ____________________________________________________________________
  1439.  
  1440.        ____________________________________________________________________
  1441.  
  1442.        ____________________________________________________________________
  1443.  
  1444.        ____________________________________________________________________
  1445.  
  1446.        ____________________________________________________________________
  1447.  
  1448.        ____________________________________________________________________
  1449.  
  1450.        ____________________________________________________________________
  1451.  
  1452.  
  1453.