home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / easyqt.zip / EASYQTE.DOC next >
Text File  |  1989-08-19  |  16KB  |  358 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                                       EASY QUOTE
  6.                                      Version  1.0
  7.  
  8.               This price quoting program is for those seeking an easy to
  9.          use program for that purpose and only need a product file with a
  10.          single unit cost and price for that purpose.  Two overhead factors
  11.          are provided for projected cost purposes.  Program design allows
  12.          for the printed quote to be used as a billing invoice also.  It
  13.          uses auto look up tables and scrolling record windows.  Quoted
  14.          products are displayed with extensions in the multiple record
  15.          windows.  Totals can be displayed by simply pressing the F5 function
  16.          key in the registered version described below.  I think you will
  17.          agree that the program fit's the name.
  18.  
  19.               The program provides a customer name and address file, product
  20.          file, multiple company file and quote files.  It offers virtually
  21.          unlimited record capacities.  It will even blank your monitor screen
  22.          after 10 minutes of inactivity to protect it from burn in.
  23.  
  24.               Contractors wanting to use this program for cost estimates
  25.          will have to establish their product costs as completely in place.
  26.  
  27.               Requirements for this program are at least 512k ram and a
  28.          proper CONFIG.SYS file in the root directory.  A hard disk is
  29.          also highly recommended.  This is a large application and a separate
  30.          directory should be created for it's use.  Please see CONFIG.SYS
  31.          below for further information concerning this file.
  32.  
  33.               If you like this program, the registration is 35.00.  You
  34.          will then be sent the registered version which will allow you to
  35.          display the total amounts at any time while in the quote record
  36.          tables as described below.  You will also be able to add your own
  37.          bottom comment line in the printed quotes.
  38.  
  39.               Please feel free to make copies of this program for anyone who
  40.          may have need of it.
  41.  
  42.                                  I. J. Smith
  43.                                  9795 Rustling Oaks
  44.                                  Baton Rouge, La. 70818
  45.  
  46.  
  47.               Please read the following instructions before using, especially
  48.          the section explaining the use of the keyboard keys in the program.
  49.          Sample files are included for setup and test purposes.  You can
  50.          simply delete the records when through with them or you can copy the
  51.          EASYQTE.EXE file only.  It will create the necessary data files.
  52.          To start the program, enter EASYQTE at the prompt.
  53.  
  54.               The program is straight forward with the following steps:
  55.  
  56.               1.  Add Company records.            Main Menu option G
  57.               2.  Add Customer records.            ''   ''    ''   F
  58.               3.  Add Products.                    ''   ''    ''   E
  59.               4.  Create Quote Name record.        ''   ''    ''   D
  60.               5.  Enter quotes.                    ''   ''    ''   A or B
  61.               6.  Use reports as needed.           ''   ''    ''   C
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.               The order shown is for first time use.  Many items can be added
  71.          when their tables are displayed for lookup purposes from various
  72.          data prompts by simply pressing the INSert key.
  73.  
  74.  
  75.                                FUNCTION KEY USAGE
  76.  
  77.             The following keyboard keys are used in the multiple record
  78.        table windows.  A popup window will appear from these keystrokes.
  79.        A description of the action will appear in this window such as
  80.        'This record will be added' or 'Press ENTER to delete'.  You can
  81.        press the ESC key to cancel or in the case of the deletion, press
  82.        ENTER and the record is then removed.  You may find it easier to
  83.        add records by being situated where you want to add the record...
  84.        thus the use of the INSert key.
  85.  
  86.                    KEY       FUNCTION
  87.                  -------     ---------------------------------------------
  88.                  INSert      Used for adding new records.  Record will
  89.                              automatically be inserted in proper position.
  90.  
  91.                  DELete      Used for deleting highlighted records.
  92.  
  93.                  ENTER       Used for changing highlighted record.
  94.  
  95.                  ESC         Cancel or exit.
  96.  
  97.                  ARROWS      These keys are used to scroll thru the records
  98.                              one at a time.
  99.  
  100.                  PgUp        Displays previous window of records.
  101.  
  102.                  PgDn        Displays next window of records.
  103.  
  104.                  CTRL PgUp   Displays records from beginning of file.
  105.  
  106.                  CTRL PgDn   Displays records from end of file.
  107.  
  108.                  LOCATOR     Locator fields are used to locate records more
  109.                              quickly.  As you enter the number desired, the
  110.                              program will highlight the nearest record found.
  111.                              These are located in the upper left corners of
  112.                              the record table windows.
  113.  
  114.             The data entry windows are fairly straight forward.  You simply
  115.        add or change data as needed with the ENTER key.  Use of the ESC key
  116.        can also restore data if you wish.  The ARROW keys can also be used to
  117.        step through the data fields.  If your data is correct, you can also
  118.        press CTRL-ENTER and not have to step through the fields.
  119.  
  120.             Lookup fields are also used thruout the program.  If prompted
  121.        for a number for example, you can enter the number desired or if
  122.        blank simply press ENTER.  Choices will then be displayed in a table.
  123.        The table will also be displayed if the number you enter does not
  124.        exist.  If the number is new, it can be added by simply pressing the
  125.        insert key.  Where appropriate, some tables will automatically pop
  126.        up for your choices.
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.                                   SCREEN BLANKER
  137.  
  138.              The program has a built in feature that will blank the monitor
  139.         screen after 10 minutes of inactivity.  This feature is to help
  140.         protect your screen from burn in.  Simply press one of the arrow
  141.         keys to refresh the screen display.
  142.  
  143.  
  144.         Main Menu option A   Price Quotes
  145.  
  146.              Use this option to enter your quote items.  You will be prompted
  147.         for the quote name so make sure you have one established.  The quote
  148.         names table will appear for your choice.  You can also enter a new
  149.         name (descritpion) at this time by simply pressing the INSert key.
  150.         The name record will also require the customer number and company
  151.         number to be used.
  152.  
  153.              If there are no item records for this quote, the popup data
  154.         entry window will automatically appear for your entry of a new item.
  155.         Select or add record items with the keyboard keys as described above.
  156.  
  157.              When adding new quote items by pressing the INSert key, you will
  158.         be prompted for the item number, product number and quantity.  You
  159.         can simply press the ENTER key for the product number and you will be
  160.         able to highlight and select your choice from it's record table.  It
  161.         will be added to the quote item.
  162.  
  163.              When changing an item, the product file is no longer used.  You
  164.         will then be allowed to make changes to most of the information.  This
  165.         allows a fast way to make last minute cost changes.  It also means you
  166.         do not need to have a product record for every item quoted.  You can
  167.         simply use dummy product records for entries and enter new data with
  168.         the change option.
  169.  
  170.              The total of the quote can be displayed at anytime by pressing
  171.         the F5 function key.  It will also display the sales taxes added, if
  172.         any.  (This feature only available with registered version.)
  173.  
  174.              Negative amounts can be entered by pressing the minus key after
  175.         the number entered.  This may be useful for some special discount.
  176.  
  177.  
  178.         Main Menu option B   Cost Estimates
  179.  
  180.              This option is similar to option A above but will display costs
  181.         and extensions also.  Press the F5 function key to display the price
  182.         total, costs, cost factors and net profit (hopefully).  (Feature only
  183.         available with registered version described above.)
  184.  
  185.         Main Menu option C   Reports
  186.  
  187.              This option will display the reports menu.  Most of the reports
  188.         are file listings and should be self explanatory.
  189.  
  190.              As mentioned above, the quote layout makes it very feasable to
  191.         use as the invoice also.  Print the sample quote provided.  You may
  192.         also want to use your own letterhead forms at a later date.
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.              The estimate report will reflect the costs, prices, customers
  203.         and the information needed for your records.
  204.  
  205.              The price list leaves a margin at the left making it easy to
  206.         place in binders.
  207.  
  208.              The customer contacts listing can be useful for sales purposes.
  209.  
  210.              Customer labels will print one across.  It will only print the
  211.         customers with a Yes in the labels field.  The program will print the
  212.         customer name first (blank lines after the address).  Align the forms
  213.         accordingly.
  214.  
  215.              Use the quote names listing to maintain the quotes needed and
  216.         and those needing to be deleted.
  217.  
  218.              Use the product, customer and company data listings as needed.
  219.  
  220.  
  221.         Main Menu option D   Quote Names
  222.  
  223.              Use this option to establish a new quote name record.  The name
  224.         or description used will be used to identify the quote.  It will also
  225.         be printed on the quote.  The number used could also be useful for
  226.         identifying the quote.  You will also be prompted for a date, customer
  227.         number and company number.  If you would like to print a single quote
  228.         to be used for multiple customers, see customer file option F below.
  229.  
  230.              Deletion of a quote name record will also delete all quoted
  231.         records as well.  Use the delete option only for this purpose.  Do
  232.         not change the number if you have quote items or they will be left
  233.         in the file with the old number assigned to them.
  234.  
  235.  
  236.         Main Menu option E   Product File
  237.  
  238.              This file is the most important one of course.  It will be used
  239.         to establish your quote items.  Good maintained costs and prices will
  240.         really make it easy for you to establish your quotes.  You can use
  241.         letters as well as numbers to establish your product numbers.  Use
  242.         the keyboard keys as described above for entries.
  243.  
  244.              You will be prompted for the descriptions of the product and
  245.         unit, unit cost and unit price.
  246.  
  247.  
  248.         Main Menu option F   Customer File
  249.  
  250.              If you do not need a customer file, simply enter a dummy record
  251.         for this purpose.  You do not have to enter any names and addresses.
  252.         Keep in mind however, the program does provide for labels which could
  253.         be very useful otherwise.  Consider creating a blank record to use
  254.         when needed.  You could then use the labels for multiple copies if
  255.         desired.
  256.  
  257.              Customer numbers can be a mixture of letters and numbers.  You
  258.         can also tag the customers you want to use for labels by choosing
  259.         Yes for labels and No otherwise.
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.         Main Menu option G   Company File
  269.  
  270.              You may need to spend a little time creating a few records for
  271.         this file.  Multiple records can be useful in several ways:
  272.  
  273.                   Multiple company quotes
  274.                   Different sales tax percentages (or none)
  275.                   Different overhead cost percentages
  276.                   Different comment lines with different terms, etc.
  277.                   Different comment lines to use quote for invoice purposes
  278.                   Use of pre-printed customized forms by leaving blanks
  279.  
  280.              As you can see, the program can be very versatile.  The sample
  281.         files included should be helpful in establishing your own.  Use them
  282.         to print sample quotes and check their layout in their respective
  283.         records.  Simply change the company number in the quote name record
  284.         for different uses.
  285.  
  286.              If you do not need the sales taxes added, leave the description
  287.         blank and the percentage as zero.
  288.  
  289.              Two overhead cost factors are provided.  The factor on costs is
  290.         based on the total costs.  It should be used for fixed overhead costs.
  291.         The factor on prices should be used for commissions, bond premiums,
  292.         insurance or other factors based on sales volume.
  293.  
  294.  
  295.                                   CONFIG.SYS file
  296.  
  297.             As stated above, the program will not work without a proper
  298.        CONFIG.SYS file in your root directory.  It should contain lines of
  299.        code such as:
  300.                         files=24
  301.                         buffers=16
  302.  
  303.             You can use your editor to check for these lines of code.  The
  304.        numbers are not critical and can be less.  What's important is that
  305.        you have this file.  You can check for it's existence by simply
  306.        entering  TYPE CONFIG.SYS  at the prompt of your root directory.  If
  307.        DOS returns a file not found message, you can copy the CONFIG.DTA
  308.        file included with this application.  After it has been copied into
  309.        your root directory, rename it CONFIG.SYS.  You must restart your
  310.        system for this file to take effect.
  311.  
  312.             This file can be sent to your printer by typing the following
  313.        at the DOS prompt:
  314.  
  315.                              COPY EASYQTE.DOC LPT1:
  316.  
  317.          ================================================================
  318.                                      DISCLAIMER
  319.          ----------------------------------------------------------------
  320.          USER ASSUMES ALL LIABILITIES IN THE USE OF THIS APPLICATION. DUE
  321.          TO THE NATURE OF THIS PROGRAM AND THE MANY VARIOUS COMPUTERS AND
  322.          OPERATING SYSTEMS BEING USED, IT IS THE USER'S RESPONSIBILITY TO
  323.          INSURE THE FITNESS OF THE PROGRAM FOR IT'S INTENDED PURPOSE. THE
  324.          APPLICATION HAS BEEN TESTED.     HOWEVER, IT IS STILL THE USER'S
  325.          RESPONSIBILITY TO UNDERSTAND AND USE IT PROPERLY.  NO WARRANTIES
  326.          ARE EXPRESSED OR IMPLIED.  AS WITH ALL COMPUTERS, BACKUPS OF ALL
  327.          IMPORTANT DATA FILES SHOULD BE MADE PERIODICALLY.
  328.          ================================================================
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.        Some other programs by this author you may want to look at also:
  335.  
  336.             PC-BID PLUS & BID-BIZ                Contractor's Estimating
  337.                                                  programs
  338.  
  339.             EIMS                                 Equipment Inventory and
  340.                                                  Maintenance Scheduling
  341.  
  342.             SPC-INVENTORY PLUS                   Purchases, Sales and
  343.                                                  Inventory
  344.  
  345.             SALES-BIZ                            Sales Tracking
  346.  
  347.             WYS-AR                               Accounts Receivable
  348.  
  349.             COST-BIZ                             Job Cost
  350.  
  351.  
  352.  
  353.         NOTE:  If you have a color system and this program does not come up
  354.                in color, try entering  MODE CO80  just prior to executing
  355.                the program.  If this problem is consistent with this program
  356.                or others on your system, you may consider running them from
  357.                BAT files with this line of code in it.
  358.