home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / ddlab50r.zip / DDL50MAN.EXE / arc / MANUAL3 < prev    next >
Text File  |  1990-05-30  |  50KB  |  969 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 38 
  5.  
  6.  
  7.           -----------------------------------------------------------------
  8.                                 DATABASE sub-menu
  9.           -----------------------------------------------------------------
  10.           The DATABASE sub-menu consists of five commands: CREATE FILE,
  11.           IMPORT FROM, EXPORT TO, SELECT FILE, and CLOSE FILE.
  12.                                                                              
  13.           -----------------------------------------------------------------
  14.           CREATE FILE
  15.           -----------------------------------------------------------------
  16.           The purpose of this command is to create a new database file in 
  17.           which to store records. Selecting this command will prompt you 
  18.           for a file name to call the database. Type a name for the new 
  19.           database and press <Enter>. Do NOT enter a filename extension. 
  20.          
  21.           The database file created is dBASE III compatible. 
  22.           
  23.           DATABASE FILE STRUCTURE
  24.  
  25.           The following is a list of the fields used in DOCTOR DATA Label:
  26.  
  27.               NAME USED IN PROGRAM  ACTUAL REAL NAME  TYPE         WIDTH
  28.               --------------------  ----------------  ----         -----
  29.               CAR-RT SORT           CR                Character    7
  30.               Comments              COMMENTS          Character    39
  31.               Pre                   PREFIX            Character    4
  32.               F                     FIRST             Character    13
  33.               MI                    MIDDLE            Character    1
  34.               L                     LAST              Character    15
  35.               Suf                   SUFFIX            Character    5
  36.               Date                  REC_DATE          Date         8
  37.               Company Name          COMPANY           Character    35
  38.               Title                 TITLE             Character    14
  39.               Bldg/Mall/Etc.        ADD1              Character    35
  40.               Street Address        ADD2              Character    35
  41.               City                  CITY              Character    21
  42.               State                 STATE             Character    2
  43.               Zip                   ZIP               Character    10
  44.               AC                    AC                Character    3
  45.               Phone                 PHONE             Character    8
  46.               Ext.                  EXT               Character    4
  47.               Account #             ACCOUNT           Character    17
  48.               USER DEFINED          CODE1             Character    4
  49.               USER DEFINED          CODE2             Character    4
  50.               USER DEFINED          CODE3             Character    4
  51.               Notes                 NOTES             Memo         10
  52.  
  53.  
  54.  
  55.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 39 
  56.  
  57.  
  58.           -----------------------------------------------------------------
  59.           IMPORT FROM
  60.           -----------------------------------------------------------------
  61.           The purpose of this command is to IMPORT records FROM another 
  62.           DOCTOR DATA Label database file or ASCII DELIMITED file to the  
  63.           currently selected database. ASCII is pronounced "ask-key".  
  64.                 
  65.           Selection of this command will present you with another menu 
  66.           allowing the selection of either DDLABEL or DELIMITED. 
  67.           
  68.           DDLABEL ---------------------------------------------------------
  69.           
  70.           This command is for the purpose of IMPORTing another database 
  71.           created by DOCTOR DATA Label into the currently selected 
  72.           database. This allows you to combine several small database files 
  73.           into one file. 
  74.  
  75.           After selection, you will be prompted to enter a path. The path 
  76.           is optional. It will allow you to import from another drive 
  77.           and/or directory. If the import file is located in the current 
  78.           drive and/or directory, the path may be left empty. If using a 
  79.           path, it must end with a "\". After selection, a directory of 
  80.           files will appear for you to select from. A database without the 
  81.           corresponding "DBT" file will NOT display in the window for 
  82.           selection. See SELECT FILE command for more on "DBT" files. 
  83.  
  84.           IMPORTANT: If Marked records are turned OFF, Marked records in 
  85.           the IMPORT file will NOT be imported. See the Alt-Marked command 
  86.           under the EDIT/ADD RECORDS command. 
  87.           
  88.           DELIMITED -------------------------------------------------------
  89.           
  90.           This command is for the purpose of IMPORTing ASCII DELIMITED 
  91.           files into the currently selected database file. See the GLOSSARY 
  92.           command for information on ASCII DELIMITED files. 
  93.  
  94.           If you do NOT know the order in which the fields appear in the 
  95.           ASCII DELIMITED file you will need to exit DOCTOR DATA Label to 
  96.           view the file with the DOS "TYPE" command or with a text editor
  97.           making note of the order in which the fields appear.
  98.           
  99.           After knowing the order in which the fields appear in your ASCII 
  100.           DELIMITED file you may begin the IMPORT process. Upon selecting 
  101.           this command, you will be prompted to enter a path. The path is 
  102.           optional. It will allow you to import from another drive and/or 
  103.           directory. If the file to be IMPORTed is located in the current 
  104.           drive and directory, the path may be left empty. If using a path, 
  105.           it must end with a "\". After pressing <Enter>, a directory of 
  106.           files with a TXT filename extension will appear for your 
  107.           selection.  If your ASCII DELIMITED file(s) do NOT already have a 
  108.  
  109.  
  110.  
  111.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 40 
  112.  
  113.  
  114.           TXT filename extension you may rename them with the FILE MNGMT 
  115.           command located under the TOOLS sub-menu.  Note that any SELECTed 
  116.           database will need to be CLOSEd before renaming a file. 
  117.  
  118.           After selecting the file to IMPORT, you will be prompted to 
  119.           select letters <A> through <V> corresponding to the fields in the 
  120.           DOCTOR DATA Label database. These fields need to be selected in 
  121.           the order in which they appear in your ASCII DELIMITED file. This 
  122.           will cause the data to be imported into the correct fields. Take, 
  123.           for example, the following ASCII DELIMITED record: 
  124.           
  125.           "Mark","Jones","123 Main Street","Anytown","Anystate","00000"
  126.                                                            
  127.           To IMPORT this file correctly you would select the following 
  128.           fields in the order specified: 
  129.             
  130.           First Name (D), Last Name (F), Street Address (L), City (M), 
  131.           State (N), and Zip (O) 
  132.  
  133.           When finished, press <Enter> to IMPORT the records.
  134.           
  135.           -----------------------------------------------------------------
  136.           EXPORT TO
  137.           -----------------------------------------------------------------
  138.           This command will allow you to copy the records in the currently 
  139.           SELECTed database, filtered or not filtered, to a new database by 
  140.           selecting either the DDLABEL (DOCTOR DATA Label database) or 
  141.           DELIMITED (ASCII DELIMITED database) commands. See the GLOSSARY 
  142.           for information on ASCII DELIMITED files. 
  143.           
  144.           Upon selecting a command, you will be prompted for the drive and 
  145.           directory in which to EXPORT the file. To export to the current 
  146.           directory the path may be left blank. If you specify a path, end 
  147.           it with the "\" character. You will then be prompted for a 
  148.           filename to call the new database. If you specify a name that is 
  149.           already existing, you will be warned that, if you continue, the 
  150.           database will be replaced by the exported records. 
  151.            
  152.           All "Marked" records retain their mark after being exported if 
  153.           exported in DDLABEL format. Records exported are not removed from 
  154.           the current database they are simply "copied" to the other 
  155.           database. 
  156.  
  157.           This command is also useful for creating a backup or by using a 
  158.           filter copying only a subset of records to another database. 
  159.  
  160.           If an indexed database is EXPORTed, the records will be copied to 
  161.           the new database in the order in which they appear in the Index 
  162.           and thus will be numbered differently. This is commonly known as 
  163.           a "SORT". The INDEX order of the old (current) database will be 
  164.           the NATURAL order of the new (exported) database. 
  165.  
  166.  
  167.  
  168.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 41 
  169.  
  170.  
  171.           -----------------------------------------------------------------
  172.           SELECT FILE
  173.           -----------------------------------------------------------------
  174.           This command allows the SELECTion of a database in the current 
  175.           drive and directory for use. If the corresponding "DBT" file is 
  176.           not present the database will not be displayed in the directory. 
  177.            
  178.           Upon selecting a database, you will be asked if you want to save 
  179.           a separate definition file for the selected database if a 
  180.           separate definition file does not already exist.  The definition 
  181.           file contains all memory variables defined and set while that 
  182.           particular database was last in use. This includes printer codes, 
  183.           foreign state codes, etc.  If you answer "Y" to saving a separate 
  184.           definition file then upon exiting from DOCTOR DATA Label, 
  185.           SELECTing another database for use, or CLOSING a database, a 
  186.           definition file for the current database will be saved and/or 
  187.           updated. Refer to DEFINITION FILES in the Introduction.  
  188.            
  189.           Whenever a database file is created with DOCTOR DATA Label, 
  190.           another file called [filename].DBT is created. The ".DBT" file is 
  191.           for the purpose of storing the "Notes" field data. If some how 
  192.           these two files are separated, you will not be able to SELECT the 
  193.           database for use. You will NOT need to worry about this unless 
  194.           you move files around without the use of DOCTOR DATA Label. 
  195.  
  196.           Also, upon selecting a database for use, any index files 
  197.           belonging to the database will be setup for use. In order to use 
  198.           the index files you will need to refer to the INDEX RECORDS 
  199.           command located under the RECORDS sub-menu. 
  200.                                                            
  201.           -----------------------------------------------------------------
  202.           CLOSE FILE
  203.           -----------------------------------------------------------------
  204.           This command is of particular use to dual floppy drive users. 
  205.           This will allow you to CLOSE the currently selected database file 
  206.           before changing floppy disks.  It is very important that you 
  207.           CLOSE a database before changing disks.  Otherwise results will 
  208.           be unpredictable. 
  209.  
  210.  
  211.  
  212.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 42 
  213.  
  214.  
  215.           -----------------------------------------------------------------
  216.                                   PRINT sub-menu
  217.           -----------------------------------------------------------------
  218.           The PRINT sub-menu consists of five commands: LABELS, FORM 
  219.           LETTERS, MASTER LIST, REPORTS, and SET PRINTER. 
  220.  
  221.           The first three commands in this sub-menu are closely related and 
  222.           will be described together. They are for the purpose of printing 
  223.           labels, form letters, and master lists.
  224.           
  225.           -----------------------------------------------------------------
  226.           LABELS, FORM LETTERS, and MASTER LIST
  227.           -----------------------------------------------------------------
  228.           Upon selecting the LABELS, FORM LETTERS, or MASTER LIST commands 
  229.           another sub-menu will appear. The first line will display the 
  230.           template file currently in use. If none is in use, "NONE" will be 
  231.           displayed. 
  232.           
  233.           Templates are selected for use with either the A) COPY..., B) 
  234.           CREATE..., or C) EDIT... commands. 
  235.           
  236.           If no templates exists you will need to first CREATE a template 
  237.           and then EDIT it to include text and/or macros to be printed. 
  238.           Sample templates are given later. 
  239.           
  240.           PRINTING CAN NOT BE DONE UNTIL A TEMPLATE HAS BEEN SELECTED AND 
  241.           CONTAINS MACROS AND/OR TEXT. 
  242.                     
  243.           What's a template?
  244.           
  245.           A template is a text file that is used for the printing of 
  246.           labels, form letters, and master lists. Macros are placed within 
  247.           templates to represent field data when printing. This is done 
  248.           with the EDIT command. This allows you to custom design your 
  249.           printout. A template can contain your own text such as "See 
  250.           inside for special offer!", macros such as {LAST} for "last name" 
  251.           which represents field content from record(s), and printer macros 
  252.           for enhancing text.  These macros are often referred to as merge 
  253.           codes. Macros are described in more detail later. 
  254.           
  255.           If you selected the LABELS command, the templates used will have 
  256.           an "LBL" filename extension. If you selected the FORM LETTERS 
  257.           command, the templates used will have an "LTR" filename 
  258.           extension. If you selected the MASTER LIST command, the templates 
  259.           used will have an "LST" filename extension. The template last 
  260.           used will be remembered from session to session. 
  261.           
  262.           Some of the commands in this menu are NOT used for FORM LETTERS 
  263.           or MASTER LISTS. The commands that do NOT apply will be blank. 
  264.           The following will explain all the commands in this menu: 
  265.  
  266.  
  267.  
  268.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 43 
  269.  
  270.  
  271.           A) COPY one template to another ---------------------------------
  272.           
  273.           This command will COPY one template to another. This will save 
  274.           the time it takes to CREATE a new template and EDIT it if only a 
  275.           couple changes are needed from one template to another. 
  276.  
  277.           Upon selecting this command a directory of all files with either 
  278.           an "LBL", "LTR", or "LST" filename extension will appear in a 
  279.           window. This window will display only 10 template files at a 
  280.           time. If there are more than 10, you may access them by pressing 
  281.           the down arrow or <PgDn> keys until all have been displayed. 
  282.           
  283.           After selecting a file, you will be prompted for a new filename 
  284.           to copy it to. Type the name and press <Enter>. The new template 
  285.           file will be the current template "in use" displayed on line 1 of 
  286.           this menu. 
  287.  
  288.           B) CREATE a new template ----------------------------------------
  289.           
  290.           This command will CREATE a new template. Upon selection, type a 
  291.           name for the new template, and press <Enter>. The new template 
  292.           file will be the template "in use" displayed on line 1 of this 
  293.           menu. You will now need to edit the new template to include text 
  294.           and/or macros to be printed.
  295.           
  296.           C) EDIT an existing template ------------------------------------
  297.           
  298.           This command will allow you to EDIT an existing template. If no 
  299.           template files are available you will first need to CREATE one. 
  300.           
  301.           Upon executing this command a directory of all files with either 
  302.           a "LBL", "LTR", or "LST" filename extension will appear in a 
  303.           window. This window will display only 10 template files at a 
  304.           time. If there are more than 10, you may access them by pressing 
  305.           the down arrow or <PgDn> keys until all have been displayed. The 
  306.           selected template will be the template "in use" displayed on line 
  307.           1 of this menu. 
  308.           
  309.           The built-in text editor is a basic, but adequate, text editor. 
  310.           You may be able to use an external text editor if certain 
  311.           conditions apply. See CLIPPER ENVIRONMENT in the Introduction for 
  312.           more on using an external text editor. If all the conditions are 
  313.           met for using an external text editor, you will be prompted with 
  314.           "Use external editor?". If you answer "N", the internal editor 
  315.           will be used. If you answer "Y", the external editor will be used 
  316.           unless inadequate system RAM is available to run your editor.
  317.  
  318.  
  319.  
  320.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 44 
  321.  
  322.  
  323.           INTERNAL EDITOR
  324.        
  325.           The editing commands for the internal text editor are the same as 
  326.           the memo field commands except for the following: 
  327.  
  328.              Esc = Exit if no changes have been made to the file,
  329.                    otherwise, the prompt "Abandon [Yes/No/Write]"
  330.                    appears.
  331.                    Y = Abort edit & return original.
  332.                    N = Ignore and continue editing.
  333.                    W = Save the changes and exit.
  334.               ^W = Save any changes and exit.
  335.            Alt-W = Toggle the Wrap feature on and off.
  336.            Alt-S = Toggle the Scroll feature on and off.
  337.              Ins = Toggle the Insert feature on and off.
  338.           
  339.           The status line (bottom line) of the internal editor will give 
  340.           the following information from left to right:
  341.  
  342.           1) The name of the template being edited,
  343.           2) The Insert status (if ON, "Insert" will be displayed),
  344.           3) The Scroll status (if ON, "Scroll" will be displayed),
  345.           4) The Wrap status (if ON, "Wrap" will be displayed),
  346.           5) The line number of the cursor position, and
  347.           6) The column number of the cursor position.
  348.           
  349.           The following is a list of the macros, their syntax, and meaning 
  350.           that may be used in the templates. The "{" and "}" characters are 
  351.           part of the macro. These macros MUST be entered into the 
  352.           templates spelled EXACTLY as they are below or you will get an 
  353.           error message saying that the macro is NOT an available macro. 
  354.           Macros may be entered in either UPPER or lower case.
  355.           
  356.           If the field content of a FIELD MACRO is empty then the FIELD 
  357.           MACRO will also be empty. If a macro is empty and the line that 
  358.           the macro is on is empty (doesn't have anything else on it) then 
  359.           that line will be ignored in the printout. This will eliminate 
  360.           blank lines in labels. If the field content is empty and the 
  361.           FIELD MACRO is not on a line by itself, only the FIELD MACRO will 
  362.           be ignored. The rest of the line will be printed. 
  363.  
  364.           REGULAR FIELD MACROS 
  365.  
  366.           {CR}          Contents of "CAR-RT SORT" field.
  367.           {COMMENTS}    Contents of "Comments" field. 
  368.           {PREFIX}      Contents of "Prefix" field. 
  369.           {FIRST}       Contents of "First Name" field. 
  370.           {MI}          Contents of "Middle Initial" field. 
  371.           {MI.}         Contents of "Middle Initial" field plus a 
  372.                         period (.). 
  373.  
  374.  
  375.  
  376.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 45 
  377.  
  378.  
  379.           {LAST}        Contents of "Last Name" field. 
  380.           {SUFFIX}      Contents of "Suffix" field. 
  381.           {RDATE}       Contents of (Record) "Date" field. 
  382.           {TITLE}       Contents of "Title" field. 
  383.           {COMPANY}     Contents of "Company Name" field. 
  384.           {ADD1}        Contents of "Bldg/Mall/Etc." field. 
  385.           {ADD2}        Contents of "Street Address" field. 
  386.           {CITY}        Contents of "City" field. 
  387.           {ST}          Contents of "State" field or it's equivalent 
  388.                         assigned with the FOREIGN STATES command.
  389.           {STATE}       Full name of state, example: AZ = Arizona
  390.           {ZIP}         Contents of "Zip Code" field.
  391.           {AC}          Contents of "Area Code" field.
  392.           {(AC)}        Contents of "Area Code" field enclosed in
  393.                         parenthesis if field is NOT empty.
  394.           {PHONE}       Contents of "Phone" field.
  395.           {EXT}         Contents of "Ext" field.
  396.           {ACCOUNT#}    Contents of "Account #" field.
  397.           {CODE1}       Contents of Code field #1.
  398.           {CODE2}       Contents of Code field #2.
  399.           {CODE3}       Contents of Code field #3.
  400.           {NOTES}       Contents of "Notes" field. This macro should be on 
  401.                         a line by itself since everything else on the same 
  402.                         line is ignored.  Also, this macro is NOT affected 
  403.                         by the {MARGINxx} macro. 
  404.  
  405.           TRIMMED FIELD MACROS
  406.  
  407.           {*COMMENTS}   Trimmed contents of "Comments" field.
  408.           {*PREFIX}     Trimmed contents of "Prefix" field.
  409.           {*FIRST}      Trimmed contents of "First Name" field.
  410.           {*LAST}       Trimmed contents of "Last Name" field.
  411.           {*SUFFIX}     Trimmed contents of "Suffix" field.
  412.           {*TITLE}      Trimmed contents of "Title" field.
  413.           {*COMPANY}    Trimmed contents of "Company Name" field.
  414.           {*ADD1}       Trimmed contents of "Bldg/Mall/Etc." field.
  415.           {*ADD2}       Trimmed contents of "Street Address" field.
  416.           {*CITY}       Trimmed contents of "City" field.
  417.           {*ZIP}        Trimmed contents of "Zip Code" field.
  418.           {*ACCOUNT#}   Trimmed contents of "Account #" field.
  419.  
  420.           COMBINATION FIELD MACROS
  421.  
  422.           {FULLNAME}    Combines {PREFIX}, {FIRST}, {MI}, {LAST} & {SUFFIX} 
  423.                         The {FULLNAME} macro becomes empty if the field 
  424.                         content of the LAST name field is empty. 
  425.           {CITY-ST-ZIP} Trimmed contents of the combination of the "City, 
  426.                         State, and Zip Code" fields. 
  427.  
  428.  
  429.  
  430.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 46 
  431.  
  432.  
  433.           SPECIAL MACROS
  434.  
  435.           {RECORD#}     Record number of the current record.
  436.           {SDATE}       Today's SHORT date, example: 11/19/86
  437.           {LDATE}       Today's LONG date, example: November 19, 1986
  438.           {MARGINxx}    Sets printer margin to xx spaces.
  439.           {SKIPxx}      Skips xx lines. (for setting top margins)
  440.           {EJECT}       Sends a form feed to the printer.
  441.           {PAUSE}       Pauses printing process until any key is pressed.
  442.                         (Use for single envelopes, postcards, etc.)
  443.           {IF}          This macro is explained in the sample form letter. 
  444.           {ELSE}        This macro works ONLY in conjunction with the 
  445.                         {IF} macro. 
  446.  
  447.           PRINTER MACROS
  448.  
  449.           {BOLD-ON}
  450.           {BOLD-OFF}
  451.           {ITAL-ON}     
  452.           {ITAL-OFF}              These PRINTER MACROS change
  453.           {UNDR-ON}               printer fonts in templates
  454.           {UNDR-OFF}              according to codes assigned
  455.           {SUPR-ON}               to them.
  456.           {SUPR-OFF}
  457.           {SUBS-ON}               Printer codes are explained
  458.           {SUBS-OFF}              in the PRINTER CODES section
  459.           {MISC-A}                of this manual under the 
  460.           {MISC-B}                SETUP sub-menu.
  461.           {MISC-C}
  462.           {MISC-D}
  463.           {MISC-E}
  464.           
  465.           The first line(s) of a template can contain notes and comments 
  466.           useful in keeping a record of the date mailed, quantity mailed, 
  467.           what the filter was set to, etc.. See the sample "Form Letter" 
  468.           template below. These notes and comments may appear only in the 
  469.           beginning of a template and must be preceded with a "*" as the 
  470.           first character on the line. Any blank lines in the beginning of 
  471.           a template will also be ignored. 
  472.           
  473.           The top left corner of the templates should be placed at the top 
  474.           left corner of the screen in the editor. There should be no left 
  475.           margin in the template. Set margins with the {MARGINxx} macro. 
  476.  
  477.           It is important that the {EJECT} macro is placed on the last line 
  478.           of a form letter template in order to be sure the next page is 
  479.           properly started in the right place. 
  480.           
  481.           Sometimes when printing Form Letters, the 2nd letter and others 
  482.           following it will NOT start printing in the same place the first 
  483.           letter was started. To prevent this, advance the paper manually 
  484.           to the top of the next page and then reset the printer by turning 
  485.           it off and then back on. You could also do a form feed from the 
  486.           top of the next page. Either way this should reset the printer 
  487.           head position to column 0, row 0. 
  488.  
  489.  
  490.  
  491.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 47 
  492.  
  493.  
  494.           SAMPLE "Form Letter" TEMPLATE:
  495.               -------------------------------------------------------------
  496.              | * (First line in letter file)
  497.              | * DATE :              FILTER :
  498.              | * # MAILED :          INDEX  :
  499.              | * (The following line will be ignored because it is in the
  500.              | * beginning of the letter and blank.)
  501.              | * START OF LETTER (The following line will also be ignored.)
  502.              | * Printer margin is set to 10 and Top margin is set to 5.
  503.              |
  504.              | {MARGIN10}{SKIP5}                          {LDATE}
  505.              |
  506.              | {FULLNAME}
  507.              | {*COMPANY}
  508.              | {*ADD1}
  509.              | {*ADD2}
  510.              | {CITY-ST-ZIP}
  511.              |
  512.              | {IF}Dear {FULLNAME},
  513.              | {ELSE}To whom it may concern,
  514.              |
  515.              | This is the body of the letter. The above {IF} and {ELSE} 
  516.              | macros work in that if the macro immediately following the 
  517.              | {IF} macro is NOT empty then that line is used and the next 
  518.              | line with the {ELSE} macro is ignored. In other words, the 
  519.              | {FULLNAME} macro is valid and used ONLY if the "last name" 
  520.              | field is NOT empty. If the "last name" field is empty then 
  521.              | the {FULLNAME} macro is empty and therefore the entire line 
  522.              | will be ignored and the next line with the {ELSE} macro will 
  523.              | be used instead. 
  524.              |  
  525.              | Macros may be used within the body to further personalize 
  526.              | the letter such as: 
  527.              |
  528.              | Welcome {STATE} friends... 
  529.              |  
  530.              | Sincerely,
  531.              | {EJECT}
  532.              |
  533.  
  534.  
  535.           SAMPLE "Label" TEMPLATE:
  536.               -------------------------------------------------------------
  537.              | CAR-RT SORT        ***** {CR}
  538.              | {FULLNAME}  {ACCOUNT#}
  539.              | {*ADD1}
  540.              | {*ADD2}
  541.              | {CITY-ST-ZIP}
  542.              | {TITLE}
  543.  
  544.  
  545.  
  546.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 48 
  547.  
  548.  
  549.           The first line of the above template is an example of how to use 
  550.           the CAR-RT SORT field.  Notice that "CAR-RT SORT       *****" is 
  551.           NOT a macro.  Other text can be inserted into templates such as 
  552.           "See inside for special offer!" and even printer macros to 
  553.           enhance text. Also notice the {TITLE} macro at the bottom of the 
  554.           template. This is used in this case as the country field.  This 
  555.           is just an example as to how fields can be used for data other 
  556.           than what their called. 
  557.           
  558.           SAMPLE "Master List" TEMPLATE:
  559.               -------------------------------------------------------------
  560.              | {RECORD#}   {FIRST} {LAST} {COMPANY}
  561.              |             {ADD1}  {ADD2}  {CITY} {STATE} {ZIP}
  562.              |
  563.  
  564.           Master lists are ussually printed to be able to look up records 
  565.           without accessing the database. Usually you would index it on 
  566.           company name, zip code or last name. 
  567.           
  568.           D) Labels Across ------------------------------------------------
  569.           
  570.           This command will allow you to print labels up to 9 across. The 
  571.           template itself is to be only 1 across.
  572.  
  573.           E) Spaces between labels ----------------------------------------
  574.           
  575.           If the "D) Labels Across" command is NOT set to greater than 1, 
  576.           then this prompt is not needed and therefore will not appear.  
  577.           This defines the number of spaces between each label if printing 
  578.           more than 1 across. The actual width in inches will depend on the 
  579.           pitch your printer is set at i.e. if your printer is set to pica 
  580.           (10 cpi) you will be printing 10 characters per inch. 
  581.  
  582.           F) Label width in spaces ----------------------------------------
  583.           
  584.           This defines the width in spaces of the labels being used. The 
  585.           label width is going to vary depending on the pitch or cpi 
  586.           (characters per inch) used. If the label being used is 3 1/2 
  587.           (3.5) inches wide, the label width in spaces will be as follows: 
  588.           
  589.                USING THIS PITCH          CHARACTERS PER 3.5 INCHES
  590.  
  591.                Pica (10 cpi)             10 X 3.5 = 35
  592.                Elite (12 cpi)            12 X 3.5 = 42
  593.                Condensed (17 cpi)        17 X 3.5 = 59.5 (60)
  594.  
  595.           G) Lines per label ----------------------------------------------
  596.           
  597.           This defines the number of lines to make each label. 
  598.  
  599.  
  600.  
  601.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 49 
  602.  
  603.           
  604.           Example: If you are using 1" or 15/16" high labels, this should 
  605.           be set to 6 regardless of how many printable lines are in the 
  606.           template. This is assuming that your printer is set to printing 6 
  607.           lines per inch which is the default setting for most printers. 
  608.  
  609.           If you specify a number less than the number of printable lines 
  610.           in the template file you will be notified that this setting "Must 
  611.           be at least ----> X", where X is the number of printable lines in 
  612.           the template. This does not include the non-printable lines in 
  613.           the beginning of the template that are preceded with the "*" 
  614.           character or are left blank.
  615.  
  616.           IMPORTANT:  Laser labels are NOT the same as COPY labels.  Laser 
  617.           labels have a top and bottom margin of approximately 1/2".  This 
  618.           is because laser printers can only print 10" on a page.  Copy 
  619.           labels use the full 11" on a page. 
  620.  
  621.           The maximum allowable number of printable lines in a label 
  622.           template is 20 if printing 2 or more labels across. This should 
  623.           impose no problem since a label over 20 lines is rare. To go over 
  624.           20 lines per label, print only 1 across. 
  625.  
  626.           G) Lines per record ---------------------------------------------
  627.  
  628.           This prompt appears if you are printing a master list. It is the 
  629.           same as the "Lines per label" command above except that it is 
  630.           remembered exclusively for master lists. Refer to "G) Lines per 
  631.           label" for more information. 
  632.           
  633.           H) Sheet Feeder? (Y/N) ------------------------------------------ 
  634.  
  635.           This command is not needed to print form letters and therefore is 
  636.           not available for use when printing form letters.  Instead the 
  637.           {EJECT} macro is used to send a form feed to the printer.  See 
  638.           the example form letter template. If you are using a single sheet 
  639.           feed printer such as a laser printer as apposed to a continuous 
  640.           forms printer, select "Y" for this option. You can use this 
  641.           feature on a continuous forms printer if you would like to 
  642.           customize your printout. 
  643.           
  644.           I) Skip lines top of page ---------------------------------------
  645.  
  646.           If you answer "Y" to using a Sheet Feeder this prompt will appear 
  647.           and will allow you to skip a number of lines at the top of the 
  648.           page. One purpose of this would be to properly align a sheet of 
  649.           labels to start printing at the right place.  See the IMPORTANT 
  650.           notice under the "H) Sheet Feeder" command. 
  651.  
  652.  
  653.  
  654.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 50 
  655.  
  656.           
  657.           J) Labels per page ----------------------------------------------
  658.           
  659.           If you answer "Y" to using a Sheet Feeder this prompt will 
  660.           appear.  This command is needed to properly eject the page after 
  661.           printing the specified number of labels. If you are using, for 
  662.           example, 2-across by 10 down labels (20 labels per page) then 
  663.           this number should be set to 20 to use all 20 labels on the page. 
  664.           See the IMPORTANT notice under the "H) Sheet Feeder" command. 
  665.  
  666.           J) Records per page ---------------------------------------------
  667.           
  668.           This prompt is used if you are printing a master list and if you 
  669.           answered "Y" to "H) Sheet Feeder?". If, for example, your master 
  670.           list template uses three lines per record and your paper is 8 
  671.           1/2" x 11" (66 lines) then this could be set to 20 and still have 
  672.           3 lines at the top and bottom of each page. 
  673.           
  674.           K) "BULK" labels? (Y/N) -----------------------------------------
  675.  
  676.           If the database is indexed on the zip code as the primary index 
  677.           key and the index is activated, this option can be selected as 
  678.           long as "L) 1 or X for each record" is set to 1. Answering "Y" to 
  679.           this option will print the "|" character as the last character of 
  680.           the first three lines of the label whenever the first 5 digits of 
  681.           the zip code changes. If also the first 3 digits change, the "*" 
  682.           is used. If also the STATE changes, the "#" is used. 
  683.           
  684.           The "last character" mentioned above is the label width i.e. if 
  685.           the label width in spaces is set to 35, then the zip code change 
  686.           character (|, *, or #) will be printed in the 35th space on the 
  687.           label. Below is a sample with the "|" printed in the 35th column. 
  688.                   _________________________________________
  689.                  |                                         |
  690.                  |   Mrs. Jane Smith                   |   |
  691.                  |   123 main Street                   |   |
  692.                  |   Anytown, ST 77777                 |   |
  693.                  |_________________________________________|
  694.  
  695.           The quantities of labels for each zip code is given in the ZIP 
  696.           CODE REPORT along with totals on 3-digit zip codes and states. 
  697.  
  698.           L) 1 or X for each record ---------------------------------------
  699.           
  700.           If the "D) Labels Across" command is NOT set to greater than 1, 
  701.           then this prompt is not needed and therefore will not appear.  
  702.           The X is the number of labels being printed across. To change 
  703.           this setting you must answer "N" to "BULK labels? (Y/N)". This 
  704.           command will print one row of labels from the same record with 
  705.           the next row of labels from the next record and so on with each 
  706.           row of labels (up to 9-across) all being the same record. 
  707.  
  708.  
  709.  
  710.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 51 
  711.  
  712.  
  713.           M) Print every Nth record ---------------------------------------
  714.  
  715.           This command will allow you to "test" a mailing by printing every 
  716.           Nth record versus every record. If, for example, you entered a 10 
  717.           for this setting every 10th record would be printed. This is used 
  718.           for testing the market before mailing to the entire database. 
  719.  
  720.           N) Pause every X records ----------------------------------------
  721.  
  722.           This command will allow you to pause after printing every X 
  723.           records where X is the number of records to print before pausing. 
  724.           After pausing, simply press any key to continue until X 
  725.           records are printed again for another pause until the remaining 
  726.           records in the database have been printed.
  727.  
  728.           O) Database From Current Record ---------------------------------
  729.  
  730.           This command will print the database from the current record. If 
  731.           the record pointer is NOT at the first record in the database 
  732.           (indexed or not) you will be notified and given a chance to go 
  733.           to the first record before printing. This will eliminate the need 
  734.           to go into the EDIT/ADD RECORDS command and position the record 
  735.           pointer to the "First" record.
  736.           
  737.           Prior to printing labels with this command it is recommended that 
  738.           the next command is first used to assure proper alignment of the 
  739.           labels before printing the database. A good test would be to 
  740.           print three (3) rows of labels. If, for example, you are printing 
  741.           3-across labels, you would print a quantity of 9 labels with the 
  742.           "P) One or more with" command (3 across x 3 down = 9). 
  743.           
  744.           P) One or more with ---------------------------------------------
  745.           
  746.           If printing a Master List or Form Letter, the prompt will be "One 
  747.           with", to allow the printing of only one record. Selecting this 
  748.           command will show the current record number to be used for 
  749.           printing. It may be changed. Pressing <Enter> will then prompt 
  750.           you for the "Quantity to print" unless printing a Master List or 
  751.           Form Letter. Type the quantity and press <Enter>. 
  752.  
  753.           "Send output to:"
  754.           
  755.           To send output to the default printer port LPT1 or PRN you can 
  756.           leave it blank and press <Enter>.  To send the output to printer 
  757.           port LPT2, LPT3, COM1, COM2, COM3 or COM4 type the appropriate 
  758.           port and press <Enter>. If going to a COM port, you will first 
  759.           need to initialize the COM port with the DOS MODE command. This 
  760.           is done at the DOS prompt by typing MODE COMx=9600,N,8,1,P 
  761.           <Enter> or whatever your serial printer wants in order to receive 
  762.           data. The x after COM is the COM port number. The MODE command 
  763.  
  764.  
  765.  
  766.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 52 
  767.  
  768.  
  769.           is also used to redirect standard PRN or LPT1 output to a serial 
  770.           COM port. See your DOS manual for more on the MODE command. 
  771.           
  772.           To send output to a text file, type a filename without extension 
  773.           and press <Enter>. A filename extension of PRN will automatically 
  774.           be assigned to the filename. This feature is useful for: 
  775.           
  776.           1) Sending the output text file via modem to a remote location. 
  777.           2) Creating ASCII SDF files (see GLOSSARY and section entitled  
  778.              CREATING ASCII SDF FILES). 
  779.           3) Assisting in the creation of merge files for word processors. 
  780.  
  781.           BE SURE PRINTER IS ON-LINE AND READY: If the printer is NOT on-
  782.           line and ready when you try to print, a message will appear at 
  783.           the top of the screen prompting you for a "Y" or "N" to continue. 
  784.           Ready your printer and press "Y" to print or press "N" to exit 
  785.           DOCTOR DATA Label and close the current database file. 
  786.  
  787.           "Display record count?"
  788.  
  789.           This prompt will not appear if printing only one record. If you 
  790.           answer "Y", "Printing xxx of yyy" will be displayed on the screen 
  791.           where xxx is the number of records printed and yyy is the total 
  792.           to be printed. This will keep you informed of where you are in 
  793.           the printing process. It is optional in case you don't want the 
  794.           program to take the time to count the records. If you are sending 
  795.           the output to a text file, there is no way of knowing where you 
  796.           are in the printing process without using this feature. 
  797.  
  798.           "Print header?"
  799.  
  800.           This prompt will appear only if printing a master list. This 
  801.           header will be printed on the first page by itself. It will 
  802.           contain the date, database filename, quantity of records, filter 
  803.           and index status. 
  804.           
  805.           PRINTING POSTCARDS AND ENVELOPES ON A LASER PRINTER
  806.  
  807.           There are three setting needed to print postcards and envelopes 
  808.           besides saying "Y" to the Sheet Feeder option:
  809.  
  810.           1) "J) Labels per page" must be set to 1. 
  811.           2) "I) Skip lines top of page" should be set to about 22. The 
  812.              {SKIPxx} macro set at 22 may instead be used in the template. 
  813.           3) {MARGINxx} should be set to about 50 for a legal size envelope 
  814.              and 70 for a 3 1/2" x 5" postcard. 
  815.           
  816.           These settings are pending that the envelope(s) or postcard(s) is 
  817.           feed length wise into the printer and that the printer is in 
  818.           landscape mode. 
  819.  
  820.  
  821.  
  822.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 53 
  823.  
  824.  
  825.           Also, if you are printing more envelopes or postcards than your 
  826.           laser will take at one time, you will want to use the "N) Pause 
  827.           every X records" command to reload your laser. 
  828.  
  829.           CREATING ASCII SDF FILES
  830.  
  831.           Most of us will never need to create Ascii SDF files.  However 
  832.           if you do this how its done.  Select the MASTER LIST command and 
  833.           create a template resembling the following: 
  834.  
  835.           {FIRST}{MI}{LAST}{COMPANY}{ADD1}{ADD2}{CITY}{ST}{ZIP}
  836.           
  837.           There can be ONLY ONE line of macros. You may place the macros in 
  838.           any order you wish however they should be touching each other as 
  839.           in the example above. The ONLY macros that may be used are the 
  840.           ones under the title of REGULAR FIELD MACROS (explained earlier) 
  841.           except for {STATE}, {(AC)} and {NOTES} which are variable in 
  842.           length. The TRIMMED FIELD MACROS, SPECIAL MACROS and PRINTER 
  843.           MACROS may not be used. 
  844.  
  845.           After the template is complete press <Esc> to exit and <W> for 
  846.           "Write" to save the template.  Next select the "O) Database From 
  847.           Current Record" command.  When prompted with "Send output to:", 
  848.           type a filename and press <Enter>.  Refer to the "O) Database 
  849.           From Current Record" command for more information.  
  850.  
  851.           USPS DISKETTE PROCESSING
  852.  
  853.           Ascii SDF files are accepted on diskette by the post office for 
  854.           zip+4 coding, carrier route identification and address standard-
  855.           ization. At the time of this writing there is no charge for the 
  856.           service and it takes only about a week to process the records. 
  857.           Contact your post office for a Diskette Processing Request Form. 
  858.           The following will outline the steps to take in filling diskettes 
  859.           with ascii sdf files for conversion. 
  860.  
  861.           Let's assume that you have a 10,000 record database in DOCTOR 
  862.           DATA Label and that you want to export them all to 360K floppy 
  863.           disks in ascii SDF format for the post office. We're going to put 
  864.           1,000 records on 10 diskettes in this example. 
  865.           
  866.           First, disable any active index and create a Master List template 
  867.           like the one below.  Output will be to a file on the A:\ or B:\ 
  868.           disk drive. Name the files; FILE1, FILE2, FILE3 etc.
  869.           
  870.           -----------------------------------------------------------------
  871.           | {FIRST}{LAST}{COMPANY}{ADD1}{ADD2}{CITY}{ST}{ZIP} 
  872.           |
  873.            
  874.           The following steps will all be done using the FILTER RECORDS, 
  875.           MASTER LIST and EDIT/ADD RECORDS commands. 
  876.  
  877.  
  878.  
  879.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 54 
  880.  
  881.  
  882.           STEP # 1: F4=Mark <A>ll the records.
  883.           STEP # 2: Go to record #1000 then F5=Unmark the <R>est.
  884.  
  885.           STEP # 3: Set a Filter to Marked records.
  886.           STEP # 4: Using the MASTER LIST command and the above template to 
  887.                     send output to a floppy disk.
  888.           STEP # 5: F5=Unmark <A>ll the records.
  889.           STEP # 6: Go to record #1000 and F4=Mark the <R>est.
  890.           STEP # 7: Go to record #2000 and F5=Unmark the <R>est.
  891.           
  892.           Repeat STEPS #3 thru #7 incrementing to the next 1000 records 
  893.           each time until all 10 disks have been done. 
  894.           
  895.           -----------------------------------------------------------------
  896.           REPORTS
  897.           -----------------------------------------------------------------
  898.           This command allows the printing of either ZIP CODE or CAR-RT 
  899.           SORT reports. A heading is printed on the first page of the 
  900.           report stating the name of the report, today's date, the database 
  901.           filename, the total records in the database, and the total 
  902.           records with no zip codes. 
  903.           
  904.           Before printing, you will be allowed to direct the output to a 
  905.           text file or to the printer. To send output to the default 
  906.           printer port LPT1 or PRN you can leave it blank and press 
  907.           <Enter>. Refer to the "P) One or more with" command mentioned 
  908.           earlier for instruction on sending output to different devices.  
  909.           
  910.           To send output to a text file, type a filename without extension 
  911.           and press <Enter>. A filename extension of PRN will automatically 
  912.           be assigned to the filename.  This works the same as when 
  913.           printing labels, master lists, or form letters. 
  914.  
  915.           If the printer is NOT on-line and ready when you try to print, a 
  916.           message will appear at the top of the screen prompting you for a 
  917.           "Y" or "N" to continue or not continue. Ready your printer and 
  918.           press "Y" to print or press "N" to exit DOCTOR DATA Label and 
  919.           close the current database file. 
  920.  
  921.           ZIP CODE --------------------------------------------------------
  922.  
  923.           This command will print a report of the quantity of records for 
  924.           each zip code in the database. The database MUST be indexed on 
  925.           the zip code as the primary index field. The quantity of records 
  926.           with the same first 3 digits and from each state will also be 
  927.           printed. The following are sample entries from a report: 
  928.  
  929.  
  930.  
  931.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 55 
  932.  
  933.  
  934.            Zip code   Quan
  935.            ---------------
  936.            52808        36 = There are 36 records with the 52808 zip code.
  937.            ---------------
  938.            528 *****  1023 = There are 1023 records with a 3-digit of 528.
  939.            ---------------
  940.            ##### IA  93760 = There are 93760 records from the state of IA.
  941.  
  942.           CAR-RT SORT -----------------------------------------------------
  943.  
  944.           This command will print a report of all zip codes and their 
  945.           corresponding CAR-RT SORT numbers with totals on each CAR-RT SORT 
  946.           number. The database MUST be indexed with the primary index being 
  947.           the zip code field and secondary index being the CAR-RT SORT 
  948.           field. The following is a sample entry from a report: 
  949.  
  950.            Zip    Route    Quan
  951.            --------------------
  952.            52808  CR   14    29   16 = There are 16 records with the 52808
  953.            --------------------   zip code in carrier route 29.
  954.           
  955.           At the end of the report the totals are given for the Total 
  956.           Routes, Qualifying Routes and Qualifying Pieces. 
  957.           
  958.           -----------------------------------------------------------------
  959.           SET PRINTER
  960.           -----------------------------------------------------------------
  961.  
  962.           This command will allow you to set your printer. Printer commands 
  963.           and codes MUST first be set using the PRINTER CODES command 
  964.           located under the SETUP sub-menu and then selecting the ALL 
  965.           PURPOSE command. Your printer is set by pressing the letter 
  966.           preceding the command. Be sure the printer is on-line and ready. 
  967.  
  968. 
  969.