home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / dbcntact.zip / CONTACT.DOC < prev    next >
Text File  |  1987-01-28  |  10KB  |  250 lines
  1.                          CONTACT TRACKER
  2.  
  3. Contact Tracker is a program designed to provide the important 
  4. function of organizing and tracking business and personal contacts.  
  5.  
  6. Contact Tracker is written in dBASE with Clipper enhancements and 
  7. compiled.  Without much effort, the code could be adapted to the 
  8. dBASE environment.  Source code is provided for your convenience in 
  9. modifying and customizing for your own personal use.  NO PORTION OF 
  10. CONTACT TRACKER MAY BE USED AS PART OF ANY COMMERCIAL PROGRAM, WITH OUT 
  11. WRITTEN PERMISSION FROM VORTEX DATA SYSTEMS, INC.
  12.  
  13. Contact Tracker also supports the Novell Network system and contains 
  14. code to automatically handle file and record locks (these will be 
  15. ignored in a single user environment). 
  16.  
  17.  
  18.                    INSTALLING CONTACT TRACKER
  19.  
  20. No installation is necessary.  Simply copy the file CONTACT.EXE
  21. to any convenient directory on your hard disk, or use the DOS COPY
  22. command to make a working copy for use on floppy disk based machines.
  23. When you run Contact Tracker for the first time, it will automatically
  24. create the data and index files necessary to run in the current directory. 
  25. After installation you will find the following files in your Contact 
  26. Tracker directory.
  27.  
  28.             CONTACT.EXE       Contact Tracker Program
  29.             CONTACT.DBF       Contact Data file
  30.             CONTACT.DBT       Contact Memo file
  31.             I1.NTX            Name Index
  32.             I2.NTX            Company Index
  33.             I3.NTX            Product Index
  34.             I4.NTX            Date Index 
  35.             I5.NTX            Status Index
  36.  
  37.  
  38.                      RUNNING CONTACT TRACKER
  39.  
  40. To run Contact Tracker, simply type CONTACT at the DOS prompt.  
  41. You will see the following items on the opening menu
  42.  
  43.  
  44.                        SEARCH CRITERIA                       
  45.  
  46.              F2   CONTACT NAME                               
  47.              F3   COMPANY NAME                               
  48.              F4   PRODUCT NAME                               
  49.              F5   DATE                                       
  50.              F6   STATUS                                     
  51.  
  52.                        OTHER FUNCTIONS                       
  53.  
  54.              F7   ADD A RECORD
  55.              F8   REINDEX DATA FILES                         
  56.              F9   RUN A DOS PROGRAM                          
  57.              F10  QUIT                                       
  58.  
  59.                  YOUR CHOICE ?                               
  60.  
  61.  
  62.              ADDING AND MAINTAINING CONTACT RECORDS
  63.  
  64. Simply use the function keys to select the option that you desire.  
  65. The first set of options relate to selection, editing and adding 
  66. entries into the Contact Tracker data base.  Pressing F2 selects 
  67. a contact by name.  You will be prompted for a name.  You may enter 
  68. a name or any portion thereof.  If the program finds a name (or 
  69. several names) that meets the criteria, it will present the first 
  70. one on the screen.  Other names matching the same criteria can be 
  71. viewed by using the PgDn key.  If no name was found matching the 
  72. criteria given, you will be asked if you want to add.  To add a new 
  73. name simply type Y and you will be presented with a blank record 
  74. into which you may enter the new contact's data. 
  75.  
  76. Note: If you hit the ESC key my mistake before the number is finished 
  77. dialing, hit the ALT-F5 key to terminate the modem and hang up. 
  78.  
  79. Unlike many programs, the contact name is carried as a single field.  
  80. For purposes of finding alphabetical searches, place the name in 
  81. Last, First Middle format.  The program will automatically flip the 
  82. name to proper sequence in printing and presentation on the screen. 
  83.  
  84. When in editing mode, the F9 key contains the current date.  To 
  85. place todays date in the Last Contact field, simply hit F9.  
  86. This works in the memo field as well. 
  87.  
  88. When you have finished entering the information the record the program 
  89. will return you to the main menu.  
  90.  
  91. Now typing F2 and the persons name will bring up the record that you 
  92. just entered.  Notice that in this presentation, you may only view 
  93. the contents of the record.  
  94.  
  95. At the bottom of the screen there are several options available.  These 
  96. options are described below:
  97.  
  98.      [F6] MEMO    -  Opens a memo type field for entering free form    
  99.                      comments or other information you may want to 
  100.                      maintain on the person.
  101.  
  102.      [PgUp]  The Page Up key moves to the previous record in the 
  103. sequence order that the record was accessed.  If the record was 
  104. accessed by name, then the movement order is alphabetical by 
  105. name.
  106.  
  107.      [PgDn]  Same as Page Up except moves to the next record. 
  108.  
  109.      [F10]  Continue  - Means move back a level to continue 
  110. processing.  (At this point it takes you back to the main menu.)
  111.  
  112.      [F-7]  This will unconditionally add a record to the data base.
  113.  
  114.      [ALT-F8]  Holding the Alt key and pressing the F8 key at the 
  115. same time will delete the current record.  You will be asked to 
  116. confirm that you wish to delete, to prevent accidental deletions. 
  117.  
  118.      [ALT-F9]  EDIT - This takes you into an Edit mode where you 
  119. may update or change the record.  Hit Ctrl-W or F-10 when 
  120. finished.  
  121.  
  122.      [ALT-F10]  Print options - This key opens a window listing  
  123. various options available for printing, included for your 
  124. convenience.  The choices should be self-explanitory.  Entering 0 or 
  125. F-10 or just <CR>, takes you out without printing.  
  126.  
  127.  
  128. MEMO FIELD EDITING CONTROLS
  129.  
  130. The following editing keys may be used for editing memo fields
  131.  
  132.     Ctrl-E or Up Arrow      Line up
  133.     Ctrl-X or Down Arrow    Line Down
  134.     Ctrl-S or Left Arrow    Cursor left
  135.     Ctrl-D or Right Arrow   Cursor right
  136.     Ctrl-A                  Word Left
  137.     Ctrl-Left Arrow         Word Left
  138.     Ctrl-F                  Word Right
  139.     Ctrl-Right Arrow        Word Right
  140.     Home                    Beginning of line
  141.     End                     End of line
  142.     PgUp or Ctrl-R          Page up (with more than 1 page of text on screen)
  143.     PgDn or Ctrl-C          Page down (with more than 1 page of text on screen)
  144.     Ctrl-PgUp               Beginning 
  145.     Ctrl-PgDn               End
  146.     Ins or Ctrl-V           Insert on/off
  147.     Del or Ctrl-G           Delete character at cursor position
  148.     Ctrl-Home               End of of memo 
  149.     Ctrl-End                Beginning of memo
  150.     Ctrl-T                  Delete word right
  151.     Ctrl-Y                  Delete line
  152.     Bksp                    Destructive back space
  153.     F-10 or Ctrl-W          Save the current memo, return to the record
  154.  
  155.  
  156.  
  157.                           MISCELLANEOUS
  158.  
  159. Option F-8 on the Contact Tracker Main Menu allows for the 
  160. rebuilding of index files if necessary.  This should only be necessary
  161. if you are unable to find a record you are sure is in the data 
  162. base.
  163.  
  164. There is the ability to run a DOS program from within Contact 
  165. Tracker, memory permitting.  Hit F9 and enter the program you 
  166. wish to run.  When the program is complete, you will be returned 
  167. to the main menu.
  168.  
  169. When looking at a contacts information hitting the F7 key will 
  170. make a duplicate of the record and allow you to edit this information.
  171. This is particularly useful for making an additional record for
  172. a second or third contact at the same company.    
  173.  
  174. Contact Tracker will also accept a command line parameter.  To 
  175. go directly to a contacts' record, type in the following
  176.  
  177.                  CONTACT <contactname>
  178.  
  179. where <contactname> is the name of a contact you wish to find.  
  180. If the person was found, that record will be brought to the screen, 
  181. otherwise a brief message "NAME NOT FOUND" will be flashed and the 
  182. program positioned to the main menu. 
  183.  
  184. To run Contact Tracker in a Novell Network environment simply flag 
  185. your data and index files as Sharable Read Write. 
  186.  
  187.  
  188.  
  189.                  SUGGESTED CONFIGURATION OPTIONS
  190.  
  191.   
  192. On my system I have a sub directory for my batch files, with a 
  193. path set to that directory.  The batch file is called C.BAT and 
  194. contains the following
  195.  
  196.               CD\CONTACT
  197.               CONTACT %1
  198.  
  199. This way from any where on the hard disk typing "C" or "C <contact 
  200. name>" will bring up the contact tracker.  This makes access as 
  201. quick and easy as possible.
  202.  
  203.  
  204. The Contact Tracker has been specially designed to work with 
  205. a Hayes Modem operating on COM1.  This allows for hands free dialing 
  206. of any entry in the Contact Tracker.  If you do a lot of phone 
  207. work, you may want to get a headset.  This will allow you to have 
  208. both hands available for taking notes or doing other tasks on the 
  209. computer.  The memo feature associated with each record, allows 
  210. for paper free notes associated with each person.  The Sidekick notepad
  211. feature may be used with Contact Tracker to take generalized notes.  
  212.  
  213. For the truly hard core power user, adding Memory Shift (for PC class 
  214. computers) or Software Carousel (for AT class computers) to this 
  215. configuration, adds a whole new dimension to personal productivity, 
  216. by allowing Contact Tracker to be available in a partition a key 
  217. stroke away, while working on a project in a separate partition. 
  218.  
  219.                     MODIFICATIONS AND CHANGES
  220.  
  221. To make changes to the program for personalized use, you will need to 
  222. get a copy of the Ashton Tate Programmers Utilities. Contact Tracker 
  223. uses the SPORT and CURSOR2 routines from this utility. If you wish to 
  224. retain the dialing functions and cosmetic features provided by these 
  225. routines you will need to get a copy of these.  (The Programmers Utilities
  226. are available from Vortex Data Systems for $ 89.95 plus shipping.)
  227.  
  228.  
  229.  
  230.                              SUMMARY
  231.  
  232. I hope you find Contact Tracker to be a useful tool in organizing your 
  233. contacts.  We welcome suggestions, ideas and modifications you may have made
  234. that you wish to share.  If you desire information on the Programmers 
  235. Utilities or on a quote for site licensing of Contact Tracker or any custom 
  236. modifications, please contact us at: 
  237.  
  238.             Vortex Data Systems
  239.             2515 Camino Del Rio South 
  240.             Suite 301
  241.             San Diego, CA 92108
  242.  
  243. Thank you for using Contact Tracker.
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.