home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / db502.zip / DB502.TXT < prev    next >
Text File  |  1986-07-02  |  12KB  |  286 lines
  1.  
  2.       *****************************************************
  3.       *                                                   *
  4.       *                D B  version  5.02                 *
  5.       *                                                   *
  6.       *    A Mailing List Database / Telephone Rolodex    *
  7.       *                                                   *
  8.       *****************************************************
  9.  
  10.              Copyright (c) 1986 by Steven L. Sanders
  11.  
  12. (Portions  of  the executable code are copyright  1984,  1985  by 
  13. Digital Research, Inc.)
  14.  
  15.  
  16.                        PUBLIC DOMAIN Note
  17.  
  18. I  am  more  than a little bothered by all the  IBM-DOS  freeware 
  19. (begware)  that I have tried or used that constantly bugs you  to 
  20. "donate" to the author or suffer guilt feelings for life.
  21.  
  22. I have collected and contributed to CP/M public domain for  years 
  23. and  was  very happy with this form of distribution,  so  I  will 
  24. break away from the freeware concept and call this program PUBLIC 
  25. DOMAIN.   There  are NO requested donations to the author,  there 
  26. are NO special requirements in its distribution,  user groups may 
  27. charge  a reasonable fee for copying and handling not  to  exceed 
  28. $10.00 per program set.
  29.  
  30. This  software  was written for my own needs and I figure  others 
  31. can  benefit  from it as well.   I am using this  software  as  a 
  32. vehicle  to  get others interested in the great wealth of  public 
  33. domain and freeware programs currently available.   Most users do 
  34. not know how to sort the "gems" from the "junk" when it comes  to 
  35. public  domain software OR they just don't have time to call  all 
  36. the boards and download new programs to try.  
  37.  
  38. My  group,   The  Tampa  Bay  Kaypro  Users  Group/DataCOM  Super 
  39. Systems(tm)  offers the perfect alternative to this "hunt,  find, 
  40. and try" problem.   We have a state-of-the-art remote  multi-user 
  41. database  with 140mb of the best software money can't  buy.   The
  42. programs have been pre-tested,  ones that don't work or ones that 
  43. we  feel are of little to no benefit are removed from the system.  
  44.  
  45. I  also make sure that there are NO dangerous TROJAN  HORSE  type 
  46. programs online.  The end result is a system that stocks only the 
  47. best of the best with all files well organized into seperate file 
  48. areas that are easily accessible.   The NEW files area even has a 
  49. special program that can be run by the online user that will list 
  50. all of the files plus a brief description of each.   Now what can 
  51. be easier then that?   We want more active (and satisfied)  users 
  52. to share the wealth of good software we have available.
  53.  
  54.                 The Tampa Bay Kaypro Users Group
  55.                   The DataCOM Super Systems(tm)
  56.  
  57.            2643 Cedarview Court - Clearwater, FL 33519
  58.  
  59.            (813) 791-1454 modem  (300/1200/2400 baud)
  60.  
  61.            (813) 791-1938 voice  (9a-7p Mon-Sat only)
  62.  
  63.       Annual membership and remote access rights are $35.00
  64.  
  65. We  also  offer a VIP membership for $125 a year,  this  includes 
  66. UNLIMITED  remote  system  access  plus a  monthly  disk  of  new 
  67. software sent to you each and every month by US Mail.   This is a 
  68. great way to stay current with the new programs and not run up  a 
  69. gigantic  telephone bill if calling by long distance.   Many user 
  70. groups  and computer dealers find the VIP service to be of  great 
  71. service to their members and customers as well as themselves.
  72.  
  73. YOUR ANNUAL MEMBERSHIP FEE IS REFUNDABLE ANYTIME IN THE FIRST  30 
  74. DAYS  IF  YOU ARE NOT COMPLETELY SATISFIED WITH THE PROGRAMS  AND 
  75. SERVICES PROVIDED - NO QUESTIONS ASKED!
  76.  
  77. { I'll get off my soapbox now and get on with the DOC file... }
  78.  
  79.  
  80. 07/01/86 vers 5.02 - Maintenance update, no major changes or mods
  81.                      to program, just cleaned up 2 display probs.
  82.  
  83.  
  84.                        SYSTEM REQUIREMENTS
  85.  
  86. DB was designed for use on an IBM-PC or clone with 64K or more of 
  87. RAM,  color  graphics  adapter,  and color monitor.   DOS 2.0  or 
  88. better is required.   The ANSI.SYS console driver must be  loaded 
  89. at boot-up to handle the video calls used by DB.  Most monochrome 
  90. monitors working off of the color graphics adapter should have no 
  91. problems but due to the number of "cheap" imitation CGA cards,  I 
  92. can make no guarantees in this respect.
  93.  
  94.  
  95.                          INITIAL SET-UP
  96.  
  97. DB  was written in compiled CBASIC and understands DOS drives but 
  98. not  directories or sub-directories.   You can change  the  drive 
  99. and/or  data  filename "on the fly" with the <F> option once  the 
  100. program  is  loaded into memory but you cannot  change  sub-dirs.  
  101.  
  102. The best thing to do is create a DB sub-dir on your hard disk and 
  103. do all your DB-related work only in this directory.
  104.  
  105. If you have used DB40,  DB401,  DB402, or DB403 and have existing 
  106. data files,  use the supplied DBCONVRT.EXE utility to update  the 
  107. old data files to the new format required by DB501 and newer.  If 
  108. you  use  an old file that has not been updated an error will  be 
  109. generated and the program will abort with an appropriate message.
  110.  
  111. DB  will create a file called DATE.TXT in the  current  directory 
  112. that holds the date used when the program is running.  When first 
  113. used,  DB will create this file and insert the date 01/01/86, you 
  114. will  then  be prompted if this date is current and  whether  you 
  115. want to change it or not.   After you change it,  the new date is 
  116.  
  117. written  into this file and it only needs to be changed the first 
  118. time DB is run on a new date.
  119.  
  120. There are no other parameters or special installation  procedures 
  121. required, just place DB.EXE on your disk and run it!
  122.  
  123.  
  124. DB has NO INTERNAL SORT ROUTINES, if you require your output to
  125. be alphabetical you will have to run an external sort program on
  126. your datafile first!
  127.  
  128.  
  129.                          MAILING LABELS
  130.  
  131. DB is pre-configured to use 2 types of common mailing labels, the 
  132. ONE-UP  label (15/16" x 3-1/2" one across) and the BIG label  (3-
  133. 7/8" x 2-7/8") pre-printed commercial label (available from NEBS, 
  134. QUILL,  and  many other suppliers.)  You will be prompted for the 
  135. label  size and required left margin offset before  any  printing 
  136. takes  place.   You will also be able to print a sample label  to 
  137. check the copy and offset before beginning a "run."
  138.  
  139. The  ONE-UP label is the most common type of mailing labels  used 
  140. by home computerists and is readily available at any good  office 
  141. supply  house.   I  use the AVERY brand which comes in  boxes  of 
  142. 5,000 in one-across, continuous form.
  143.  
  144. The  BIG  label  is  available from NEBS  (New  England  Business 
  145. Systems,  500 Main St.,  Groton, MA. 01471) and comes pre-printed 
  146. with  your  name  and return address at the top and  comes  in  6 
  147. different  designs  with several colors to choose  from.   I  use 
  148. their product #9365-1 (stars & stripes) which is 3-7/8" x 2-7/8".
  149.  
  150. I  WILL CONSIDER MAKING MODIFIED COPIES OF DB FOR USE WITH  OTHER 
  151. LABELS  BUT  WILL  DO THIS ONLY IF YOU SUPPLY A  SAMPLE  OF  YOUR 
  152. LABELS AND MAKE IT WORTH MY TIME AND TROUBLE ($25 min.).
  153.  
  154.  
  155.                             USING DB
  156.  
  157. DB  was designed as a menu-driven program requiring  NO  previous 
  158. reading of DOC files and as such is VERY EASY TO USE.
  159.  
  160. Just pick the desired menu option and follow the simple on-screen 
  161. prompts and it works, just that easy!
  162.  
  163. The  following is a description of each of the options  available 
  164. from the Main Menu display:
  165.  
  166.  
  167. <A> ADD new member
  168.  
  169. THE  ONLY INTITIAL REQUIREMENT IS THAT YOU USE OPTION <A> TO  ADD 
  170. NEW  MEMBER  DATA BEFORE USING ANY OTHER OPTIONS - you  can't  do 
  171. anything  with a data file that doesn't exist except ADD new data 
  172. to it.
  173.  
  174. All  input  prompts are designed to show you the maximum  allowed 
  175. input length for each field.  If you exceed this value the prompt 
  176. will be re-displayed empty, awaiting re-input of data.
  177.  
  178.  
  179.  
  180. <C> CHANGE member
  181.  
  182. You  can change any field in any record at any time with the  <C> 
  183. option.   You  only need enter a first and last name to  retrieve 
  184. the  data  record.   It is then displayed on the console and  you 
  185. choose  any field by menu number and alter it  accordingly.   Any 
  186. changes  made  are automatically re-written to  disk  before  you 
  187. leave this option.
  188.  
  189.  
  190. <D> DELETE member
  191.  
  192. Option  <D>  is used to delete any active records  desired.   You 
  193. input a first and last name to search for and then the subsequent 
  194. record  will be displayed.   You are then prompted Y/N to  delete 
  195. the current record.
  196.  
  197.  
  198. <F> Change database FILE
  199.  
  200. The  default filename is DATABASE.DAT and it will be created  and 
  201. updated  in the current directory when DB is run.   You  can  use 
  202. option  <F>  to  change the drive and/or filename in use  and  is 
  203. limited only by your imagination or needs.  There are 3 filenames 
  204. already  installed in the sub-menu of <F> options or you can  use 
  205. option #4 to create your own custom filename.
  206.  
  207.  
  208. <L> LIST database members
  209.  
  210. The  <L>  option leads you to a sub-menu of 3  different  listing 
  211. formats.  (1) by record#, firstname, and lastname
  212.           (2) by firstname, lastname, and mailing address
  213.           (3) by name, address, and date entered
  214.  
  215. All  three sub-menu choices also further prompt you to  send  the 
  216. output to the screen or printer for hard copy.
  217.  
  218.  
  219. <M> MAIL - generate labels
  220.  
  221. The  <M> option also leads you to a sub-menu where you choose  to 
  222. use  the  <O>ne-up labels or <B>ig labels format.   You are  then 
  223. prompted to enter a desired offset for the left margin,  enter  0 
  224. if  none  is  desired.   A  sample label can now  be  printed  by 
  225. pressing the RETURN key.   If the sample isn't right you can  now 
  226. go  back  and enter a different offset value before  beginning  a 
  227. print  run.   Once  a print run is started you can enter  <A>  to 
  228. abort  at anytime or DB continues to end of file and then returns 
  229. you to the Main Menu.
  230.  
  231.  
  232. <P> PURGE current database
  233.  
  234.  
  235. The  <P>  option will purge deleted records  from  the  currently 
  236. selected  datafile in use.   It will first show you how many  (if 
  237. any)  records  are deleted and then prompts you to continue  with 
  238. the purge or return to the Main Menu.  The original datafile will 
  239. be  erased  and  replaced with the new one  after  the  purge  is 
  240. completed.   Use  this  option after you have deleted entries  in 
  241. your data file to keep them as small (and fast) as possible.
  242.  
  243.  
  244. <S> SEARCH for member
  245.  
  246. The  <S> option allows you to quickly scan and  retrieve  records 
  247. from  the database by entering only a first and last name.   Once 
  248. the  data record is found and displayed on the console,  you  can 
  249. then print a single mailing label or print the data record to the 
  250. list device or return to the  Main Menu.
  251.  
  252.  
  253. <T> TELEPHONE rolodex
  254.  
  255. The  <T> option is used just like a table-top  Rolodex,  you  are 
  256. prompted  to  enter  the first letter of the last  name  and  all 
  257. matches  will  be displayed on the console or you can  optionally 
  258. send the output to the printer for hard copy.   You will see  the 
  259. member's lastname, firstname and then telephone number.
  260.  
  261.  
  262. <Q> QUIT
  263.  
  264. The <Q> option exits DB and returns you to DOS.  Any time you are 
  265. at  the  main menu - all files are currently closed and  you  can 
  266. quit at any time you want without damaging any data files.
  267.  
  268.  
  269. <+> FORMFEED to printer
  270.  
  271. I hope this option is real obvious.  It just sends a formfeed to
  272. the printer to advance the paper one page.
  273.  
  274.  
  275.      I hope you enjoy DB, look for future upgraded versions.
  276.  
  277.                      - Steve Sanders  07/86
  278.  
  279.  
  280. 
  281. s.
  282.  
  283.  
  284.  
  285.      I hope
  286.