home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / chrchpr2.zip / CUTILITY.DOC < prev    next >
Text File  |  1987-01-06  |  110KB  |  2,844 lines
  1.                     Section 5:  CUTILITY  
  2.  
  3.  
  4.     A. OVERVIEW
  5.  
  6.     This  program  set is independent from the other programs  of  CPROFILE.  
  7.     All  CUTILITY  program  modules  and working files are  on  one  program 
  8.     diskette.    Inside CUTILITY are six independent processes,  each having 
  9.     their own program modules and data files.  The only thing that is common 
  10.     to  them  is  the starting menu and the Names  Directory  (UDIRFILE, for 
  11.     CROSSREF,  CLIBRARY,  MUSICLIB, and CTAPELIB). The CUTILITY main menu is 
  12.     shown below.   To start all the programs together,  just start up dBASE, 
  13.     then enter -
  14.       DO CUTILITY.CMD
  15.  
  16.     The  six programs may each be started on their own,  independent of  the 
  17.     main menu.  Just enter one of the following -
  18.       DO CROSSREF.CMD
  19.       DO CLIBRARY.CMD
  20.       DO MUSICLIB.CMD
  21.       DO CTAPELIB.CMD
  22.       DO CSEVENT.CMD
  23.       DO CSURVEY.CMD
  24.  
  25.  
  26.                    Figure 5  -  CUTILITY Main Menu
  27.  
  28.  
  29.     Grace Church                                           C P R O F I L E
  30.     September 22, 1985                                      by WaterWares
  31.     DATA DISK = B                                        version 1.3 SEPT,85
  32.                        CHURCH UTILITY PROGRAMS
  33.          
  34.  
  35.          1)  Article CROSS_REFERENCE program               /CROSSREF/
  36.          2)  Church Book Library Manager                   /CLIBRARY/
  37.          3)  Church Music Library Manager                  /MUSICREF/
  38.          4)  Church Tape Library Manager                   /CTAPELIB/
  39.          5)  Church Special Events Manager                 /CSEVENT /
  40.          6)  Church Survey Processor                       /CSURVEY /
  41.  
  42.          Select one of the above operations ("Q" = quit) :
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.                            Page 5-1-1
  65.  
  66.  
  67.                     Section 5:  CUTILITY  
  68.  
  69.  
  70.     A.  CUTILITY Program Modules
  71.  
  72.     The  following  is the list of program modules which make  up  CUTILITY. 
  73.     They  must  reside  on  the  program disk for  the  program  to  operate 
  74.     properly.
  75.  
  76.          CUTILITY     [UMEMVARS]
  77.            1-CROSSREF                 REFERNCX, REFINDXX - base files,
  78.                1-1-REFERNTR         used to create new data files =
  79.                1-2-REFSELCT         REFERNCE.DBF, REFERNCE.NDX.
  80.                1-4-REFDXLST         REFINDEX.DBF, REFINDEX.NDX, REFINDKW.NDX
  81.                1-6-REFCODES           UDIRFILE.DBF, UDIRFILE,NDX -
  82.                1-7-REFCHNGE         Names Directory contains only one para-
  83.                1-8- [REFCODES]      eter, specifying the data disk.  
  84.  
  85.  
  86.            2-CLIBRARY
  87.                 Uses the same program files as CROSSREF, 
  88.                 except the newly-created data files become:
  89.                    CBOOKLIB.DBF, CBOOKLIB.NDX,
  90.                    CBOOKNDX.DBF, CBOOKNDX.NDX, CBOOKNKW,NDX
  91.  
  92.  
  93.            3-MUSICREF
  94.                 Uses the same program files as CROSSREF, 
  95.                 except the newly-created data files become:
  96.                    MUSICLIB.DBF, MUSICLIB.NDX,
  97.                    MUSICLIB.DBF, MUSINDEX.NDX, MUSINDKW,NDX
  98.  
  99.  
  100.            4-CTAPELIB
  101.                 TAPELIBX.DBF is the base file, used to create
  102.                 new data files: TLABELS.DBF and TLABELS.NDX.
  103.                 UDIRFILE.DBF, UDIRFILE.NDX - Names DIrectory.
  104.                 Contains labels print-out spacing  parameters.
  105.  
  106.            5-CSEVENTS        
  107.                5-1-CSEUPDAT.CMD     
  108.                     [CSECHECK.CMD]
  109.                     [CSEADD.CMD ]   Files EDIRFILE.DBF and EDIRFILE.NDX are
  110.                5-3-CSELODGE.CMD     the Names Directory, which contains the
  111.                     [CSELCHNG.CMD]  standard program parameters, plus the
  112.                5-4-CSESSION.CMD     LODGING, SESSION, and TRANSportation
  113.                5-5-CSETRANS.CMD     codes and assigned names (people).
  114.                     [CSETCHNG.CMD]  File MEMBERST.DBF is used to create new
  115.                5-7-CSEREPTS.CMD     files=MEMBERSE.DBF, MEMBERSE.NDX of 
  116.                5-8-CSESETUP.CMD     member records attending the event.
  117.                                    Or the user can just copy the MEMBERS.DBF
  118.                                    file to new file MEMBERSE, then index it.
  119.  
  120.            6-CSURVEY          
  121.                1-2-CSQUESTS.CMD    File = CSURVEY.DBF is both the Names
  122.                1-3-CSQUESTS.CMD    Directory File, and the file that
  123.                1-4-CSANSWRS.CMD    holds the questions that you enter.
  124.                                    It is initially created from file =
  125.                                    CSURVEYX.DBF.   Question answers are re-
  126.                                    corded in MEMBERSS.DBF from MEMBSSX.DBF.
  127.  
  128.  
  129.  
  130.                            Page 5-1-2
  131.  
  132.  
  133.                Section 5:1  CUTILITY,  CROSSREF
  134.  
  135.  
  136.     5:1. CROSSREF
  137.                              
  138.     CROSSREF contains the following main sections - 
  139.         
  140.       1)  ENTER NEW REFERENCE ARTICLES
  141.       A screen of Title (4 fields), Text (8 lines), and Keywords (8 phrases) 
  142.       fields  is presented to the user for filling in.  The operator  enters 
  143.       abstract  information  about a book/magazine/speech article  into  the 
  144.       fields on the screen.
  145.  
  146.       2)  RECALL ALL ARTICLES BY A SELECTED SUBJECT.
  147.       User   identifies   a subject name  (Keyword).  The  program  displays 
  148.       abstract information of all articles with the specified subject.
  149.  
  150.       3)  CROSSREF ARTICLE REPORTS
  151.       The   complete   REFERNCE   file   is   displayed   or   printed    in 
  152.       Reference/Publication order, or in TITLE, AUTHOR, or LOCATION order.
  153.  
  154.       4)  DISPLAY THE INDEX OF SUBJECTS
  155.       All  subjects  (keywords)  are  displayed,  with  their  corresponding 
  156.       article   reference names.   The operator neds to keep a list of  what 
  157.       subjects are in the current REFERNCE and REFINDEX files ,  in order to 
  158.       know what SUBJECTS can be asked for in Process 2, above.
  159.  
  160.       5)  DISPLAY THE REFERENCE CODES - NAMES
  161.       The  two-character reference codes and the corresponding Reference  or 
  162.       Publication  names  are displayed in alphabetical  order.  Only  these 
  163.       codes are accepted during New Article Entry.
  164.  
  165.       6)  UPDATE THE REFERENCE CODES - NAMES
  166.       Operator  is  asked for new Reference codes and  corresponding  names. 
  167.       These are then allowed to be used in Article abstracts.
  168.  
  169.       7)  CHANGE/DELETE AN EXISTING REFERENCE NAME
  170.       Changes or Deletes any code-name that was entered in step 6.
  171.  
  172.       8)  SET UP
  173.         1 - Build  new, empty  REFERNCE file, with indexes
  174.         New files  REFERNCE  and REFINDEX are started from scratch with no 
  175.         article or article indexes.
  176.  
  177.         2 -  Re-index  the REFERNCE and REFINDEX data files.  
  178.         (In case they get out-of-index)
  179.      
  180.         3 - Modify the Names Directory - change the designated disk drive.
  181.  
  182.          
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.                          Page 5-2-1
  197.  
  198.  
  199.                Section 5:1  CUTILITY,  CROSSREF
  200.  
  201.  
  202.     2.  TUTORIAL - CROSSREF Process
  203.  
  204.     The  following  instructions  demonstrate  the entry  and  retrieval  of 
  205.     article  abstract information,  using the CROSSREF process of  CUTILITY.  
  206.     You  need  to have read the overview and understand the  basic  CPROFILE 
  207.     operational  rules  (paragraph 2-F),  before starting  this  Tutorial.
  208.  
  209.       a.  CROSSREF Start-up
  210.       Paragraph  2-C of this manual describes starting up your  computer  in 
  211.       preparation  to run CPROFILE programs.   Use the CUTILITY disk as  the 
  212.       "program" disk for this Tutorial.  The examples assume that the sample 
  213.       data  file  is on the "B" disk separate from  the  programs.  You  can 
  214.       change  that by performing the Names Directory editing process in  SET 
  215.       UP.   The CROSSREF Tutorial assumes there are sample REFERNCE files on 
  216.       that  disk.   Computer start-up results in the operating system prompt 
  217.       "A>" (or something similar).
  218.  
  219.          Enter:     DBASE
  220.  
  221.          Response: (DBASE program information is displayed.
  222.                     The last displayed line starts with a period,
  223.                     followed by the cursor - called the DBASE prompt).
  224.  
  225.          Enter:    DO CUTILITY.CMD
  226.  
  227.          Response: (The CUTILITY Main Menu is displayed.)
  228.  
  229.          Enter:    1
  230.  
  231.          Response: (The CROSSREF menu of CUTILITY is displayed.)
  232.  
  233.  
  234.       b.  CROSSREF - entry of abstract information
  235.       From  the  CUTILITY Main Menu,  the operator enters "1" to select  the 
  236.       first menu item -
  237.         "1)  Enter new Reference Articles"
  238.  
  239.       The  process  clears  the screen,  then the screen  displays  the  New 
  240.     Reference Entry figure (see Figure 5:1-1).  The first set of fields  for 
  241.     the operator to fill in are -
  242.       TITLE:  Is God's Will like a computer Printout?
  243.       AUTHOR: Hoke, Stephen T.
  244.       LOCATION :Room 4 - 32B:
  245.       SOURCE - pu mmm dd yy   page     
  246.               :ET-Sep 85      p84
  247.  
  248.     Title - Name of article, message, book, etc.
  249.     Author - author's name; it is good to always enter the last name first.
  250.              This way your author searches can be by last name.
  251.     Location - any 12-character designator indicating when you found or keep 
  252.       the physical article
  253.     Source - 
  254.       "ET" - Publication code for "Eternity" magazine - you have to have
  255.              already entered this code and name into the valid Publications
  256.              table.
  257.       Sep 85 - Month [day] and year of magazine issue.  Month is always a
  258.              3-character   abbreviation.    You  should  always  date   your 
  259.              information, even if you aren't dealing with periodicals.
  260.  
  261.  
  262.                          Page 5-2-2
  263.  
  264.  
  265.                Section 5:1  CUTILITY,  CROSSREF
  266.  
  267.  
  268.     Next,  the  program allows entry of four 60-character lines of  abstract 
  269.     text about the article.  For example, ...
  270.       "Advice  doesn't drop from the sky,  but there  are  definite 
  271.       guidelines.  A perspective on making life decisions."
  272.  
  273.     This is followed by entering up to eight keywords from the abstract  or 
  274.     article  -   
  275.        KEYWORDS -
  276.          :God's will          :   :career              :
  277.          :freedom             :   :calling             :
  278.          :wisdom              :   :promises, God's     :
  279.          :counsel             :   :prayer              :
  280.  
  281.     After  the  last keyword is entered,  press ctrl-W to exit EDIT  mode.  
  282.       The process displays the following: 
  283.          "Press <RETURN> to record this new entry, or enter "Q" to bypass :"
  284.       Just press <RETURN> to record this entry.
  285.       The process asks for "Another?"   Enter "N" (no)
  286.       The program returns to the CROSSREF Main Menu.
  287.  
  288.        
  289.       c. CROSSREF - Recall Articles by selected Subject
  290.       From  the  CUTILITY Main Menu,  the operator enters "2" to select  the 
  291.       second menu item -  
  292.          "2)  Recall Articles by a Selected Subject"
  293.  
  294.       The  screen  clears  and then displays  the  CROSSREF  Subject  Search 
  295.       display (see Figure 5A-2).  The following query is displayed:
  296.          " Do you want the text displayed with the reference? :"
  297.  
  298.       Enter "Y" to have the abstract displayed with the title information.
  299.       The screen then displays a second query:
  300.          " Enter a search subject :"
  301.  
  302.       Enter "evangelism"
  303.  
  304.       The  process finds the first article with this subject,  and  displays 
  305.       it, followed by all other articles with this subject.
  306.  
  307.       The message/query "Another?" is displayed, on completion.
  308.       Enter "N", and the program returns to the CROSSREF menu.
  309.  
  310.       d. CROSSREF Article Reports - Gives a variety of report options
  311.       From the main menu, enter "3".  The program gives a menu of report
  312.       options.  Select "1" to get a display of all articles by SOURCECODE.
  313.       Selecting any of the others causes the program to first index by the
  314.       selected field, then ask two questions - just press <return> to each.
  315.  
  316.       e. CROSSREF - Displays all subjects presently in the REFERNCE file. 
  317.       From  the  CUTILITY Main Menu,  the operator enters "4" to select  the 
  318.       third menu item -  
  319.          "3)  Display the CROSSREF Subject INDEX"
  320.  
  321.       The screen clears and then displays the CROSSREF Reference/Publication
  322.       Index  List.   There  are no operator queries.   This list  shows  all 
  323.       subjects  in  the current article abstracts.   These are what you  can 
  324.       select as subjects in the Subject Search process,  (menu selection  2, 
  325.       above).
  326.  
  327.  
  328.                          Page 5-2-3
  329.  
  330.  
  331.                Section 5:1  CUTILITY,  CROSSREF
  332.  
  333.  
  334.  
  335.                     Figure 5:1-3  -  CROSSREF Article File   09/22/84
  336.          
  337.                          CROSSREF Article File    09/22/84
  338.  
  339.          The Separation of Church and State    (Editorial)   CTp10 May 18 84
  340.                The First Amendment says two things about the exercise 
  341.                of religion.  Let's not put them in conflict.  
  342.                The "free exercise" clause has run into conflict
  343.                with its establishment clause.
  344.  
  345.                 -KEYWORDS-
  346.                first amendment               separation
  347.                freedom of religion           separation of church
  348.                U.S. Constitution             
  349.                church and state
  350.  
  351.          Vanishing Childhood                  Rodney Clapp  CTp12  May 18 84
  352.                Our confused culture is crowding out the most important
  353.                years.  People sometimes chose to buy things rather than to
  354.                have children,  or think more of their pets than their 
  355.                children.
  356.  
  357.                 -KEYWORDS-
  358.                child neglect                child discipline
  359.                lack of values               St. Augustine
  360.                materialism                  
  361.                children
  362.  
  363.                    . . . . . . . . . . . . .
  364.  
  365.  
  366.  
  367.                    Figure 5:1-5  -  CROSSREF Reference codes
  368.  
  369.          Reference/Publications code list   September 12,1984
  370.  
  371.  
  372.       CT : Christianity Today
  373.       EN : Evangelical Newsletter
  374.       ET : Eternity
  375.       MM : Moody Monthly
  376.       WI : Washington Insight
  377.  
  378.  
  379.  
  380.          
  381.  
  382.                Figure 5:1-6  -  CROSSREF Ref/Pub Code Entry Routine
  383.  
  384.                  Reference / Publication Code Entry Routine
  385.  
  386.       Enter 2-character Ref./Pub. code ("Q"=quit) :LE
  387.       Reference / Publication Name :Leadership
  388.       Now saving Ref.Pub. = LE: Leadership
  389.       Ok? :y
  390.       Enter 2-character Ref./Pub. code ("Q"=quit) :LE
  391.  
  392.  
  393.  
  394.                                   Page 5-5-1
  395.  
  396.  
  397.                Section 5:1  CUTILITY,  CROSSREF
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.                 Figure 5:1-7  -  REFERNCE Article Change Routine
  403.  
  404.                    (just like the New Reference Entry display, with
  405.                     a list of what changed at the end.)
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.                 Figure 5:1-8  -  Create an Empty REFERNCE File 
  411.  
  412.          Now creating a new, empty REFERNCE file, with REFINDEX.
  413.          New Reference and index files are now created.
  414.  
  415.          Enter 2-character Ref./Pub. code ("Q"=quit) :LE
  416.          Reference / Publication Name :Leadership
  417.          Now saving Ref.Pub. = LE: Leadership
  418.          Ok? :y
  419.          Enter 2-character Ref./Pub. code ("Q"=quit) :LE
  420.  
  421.  
  422.  
  423.          
  424.                    Figure 5:1-9  -  REFERNCE file Re-build Routine
  425.  
  426.          Now re-indexing REFERNCE file by SOURCECODE.
  427.          00897 RECORDS INDEXED
  428.          Now re-indexing REFINDEX file by SOURCECODE.
  429.          02993 RECORDS INDEXED
  430.          Now re-indexing REFINDEX file by KEYWORDNDX.
  431.          02993 RECORDS INDEXED
  432.          Re-building is complete. Press <RETURN>:
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.                                   Page 5-5-2
  461.  
  462.  
  463.                Section 5:1  CROSSREF  - Appendix 
  464.  
  465.  
  466.     1. CROSSREF Special Terms
  467.  
  468.     ARTICLE  - a  single  unit of information.   This might  be  a  magazine 
  469.     article, a book or book chapter/section, or any piece of iformation: for 
  470.     example, a particular record in your music library. 
  471.  
  472.     KEYWORD  - same  as  "SUBJECT".   As  many  as  eight  keywords  may  be 
  473.     identified by the user for any given article.   The keyword field allows 
  474.     up to 20 characters,  which may be made up of more than one word.  It is 
  475.     good  to  enter  keywords  either in all capital letters  or  all  small 
  476.     letters  (except  for proper names).   The indexing  will  separate  the 
  477.     capitals from the small letter key words.
  478.  
  479.     REFERENCE/PUBLICATION  - an established group of information,  such as a 
  480.     particular  magazine or periodical,  a book or book set,  or any set  of 
  481.     information having one classification to you,  such as a file folder  or 
  482.     drawer.   For  example,  one section of your music library,  such as the 
  483.     Baroque Period.
  484.  
  485.     REFERENCE/PUBLICATION CODE - a 2-character abbreviation for a Reference-
  486.     Publication.   This  code is used in the REFERENCE file in place of  the 
  487.     name, for covenience, ad to save space.
  488.  
  489.     SUBJECT  - a  topic of iformation.   This is  usually,  but  not  always 
  490.     restructed to a single word.   More than one word can be used.  The term 
  491.     KEYWORD is synonymus with SUBJECT.
  492.  
  493.     SEARCH  - the  CROSSREF  program function which asks the user  to  enter 
  494.     information subjects which it then looks for in the REFINDEX file  (file 
  495.     of  keywords).   All  articles  containing the  subject  are  displayed.  
  496.     Displaying the full article abstract is optional.
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501.  
  502.  
  503.  
  504.  
  505.  
  506.  
  507.  
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.                                   Page 5-5-3
  527.  
  528.  
  529.                Section 5:1  CROSSREF  - Appendix 
  530.  
  531.  
  532.     2.  CROSSREF Files, Data Elements
  533.  
  534.                    File REFERNCE
  535.        This file holds the Article Title, Abstract information and Keywords.
  536.        Its index file, REFERNCE.NDX, is indexed on SOURCECODE.
  537.  
  538.               REFERNCE File Structure -
  539.  
  540.          TITLE     (60) The title (name) of your reference articles, whether 
  541.                           they  are magazine article titles, book titles, or
  542.                           titles of any group of information.
  543.  
  544.          AUTHOR     (20)  The person who wrote the Article.
  545.  
  546.          SOURCECODE (15)  The Reference/Publication code,  plus a particular 
  547.                           section or area of the Reference, such as starting 
  548.                           page number.
  549.                          The last 8 characters of the SOURCECODE is the date
  550.                          It has the format MMM/DD/YY. See process 1, above.
  551.  
  552.          LOCATION (12)   Your name for where you store the Plublication -
  553.                          Maybe a room, and shelf, and shelf location.
  554.  
  555.          TEXT    (60 x 4) Eight lines of text information about the articles
  556.  
  557.          KEYWORD (20 x 8) Eight key words or phrases about the article.
  558.  
  559.             
  560.  
  561.                    File REFINDEX
  562.          This  file  holds the subjects/keywords of the  article  abstracts.  
  563.          For every keyword entered,  a separate file record is added to file 
  564.          REFINDEX,  with the keyword and the sourcecode.   This file has two 
  565.          index files: REFINDEX.NDX - indexed on SOURCECODE
  566.                       REFINDKW.NDX - indexed on KEYWORDNDX
  567.  
  568.               REFINDEX File Structure
  569.  
  570.          SOURCECODE  (14)  -  Ref.Pub.  Source code
  571.  
  572.          KEYWORDNDX  (20)  -  Subject/Keyword
  573.  
  574.  
  575.  
  576.  
  577.  
  578.  
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.                                   Page 5-5-4
  593.  
  594.  
  595.                Section 5:2  CLIBRARY 
  596.  
  597.  
  598.     5:4. CTAPELIB: Church Tape Library
  599.  
  600.     2. CTAPELIB Processes
  601.  
  602.     Process 1:   Enter new labels
  603.  
  604.     This  process will give the operator a screen showing the fields of  the 
  605.     TLABELS  record.  The  operator  can fill in the label fields  with  new 
  606.     message information.   If the second title field is used,  it should not 
  607.     begin  in the middle of a word.   The date is used as the sort key  when 
  608.     printing all label records, sorted in reverse-date order (latest date is 
  609.     first).
  610.  
  611.  
  612.                     Figure 5:4-1 - New Labels Entry Routine
  613.  
  614.                         Tape Labels - New entry
  615.  
  616.          TITLE   :                                        :
  617.                  :                                        :
  618.          TEXT    :                                        :
  619.          SPEAKER :                    :
  620.          DATE    :           :
  621.  
  622.                    Press ctrl-W when finished
  623.  
  624.  
  625.     Process 2:   Print labels
  626.  
  627.     This process is what the user is primarily after - printing one or  more 
  628.     labels   of  message  titles.    The  program  asks  for  the  following 
  629.     information:
  630.       Enter the date designator of the label you desire.
  631.       Date designator format: MM/DD/YY,T (month/day/year,time)
  632.                             : __/__/__ _
  633.  
  634.     The  operator  enters  this information,  from a label  record  that  is 
  635.     already in the TLABELS file.   This is the same way you entered the date 
  636.     initially.  You can make one abbreviation - the first digit of the month 
  637.     can be omitted when it is zero.   The computer finds this  record,  then 
  638.     asks  how  many  labels you want printed.  As soon as you enter  a  date 
  639.     indicator and press <RETURN>,  the computer starts to print.  If it just 
  640.     stops,  then printer is probably not enabled, yet. Just enable it (cable 
  641.     it,  then  see  that it is "on-line"),  and printing  then  will  start.  
  642.     Labels  are spaced according to the set-up parameters.   You can specify 
  643.     how many lines are to be between each label, and how many lines are on a 
  644.     page of labels (before you come to the page perforation).
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.                     Page 5-7-1
  659.  
  660.  
  661.                Section 5:2  CLIBRARY 
  662.  
  663.  
  664.                     Figure 5D-2 -  Cassette Label Format
  665.      
  666.             _________________________________________________________
  667.           /                                                           \
  668.          |               Riding the Storm-Tossed Waves                 |
  669.          |               Matthew 8: 23-27       08/16/84 M             |
  670.          |               Rev. Henderson                                |
  671.          |                                                             |
  672.          |                ___                        ___               |
  673.          |              /     \                    /     \             |
  674.          |             :   x   :                  :   x   :            |
  675.          |              \     /                    \     /             |
  676.          |                ---                        ---               |
  677.          |                                                             |
  678.          |                                                             |
  679.          |                                                             |
  680.          |                                                             |
  681.          |_____________________________________________________________|
  682.  
  683.        
  684.  
  685.     Process 3:   Edit an existing label
  686.  
  687.     This  process  lets  you  enter a label date (all  your  dates  must  be 
  688.     unique),  then the computer finds its label and displays its data on the 
  689.     screen  for you to change.   Just type over the characters,  making  the 
  690.     information different as you need to.   When complete, press <ctrl-W> to 
  691.     complete the change.   Enter "Y" to the question "Another? " only if you 
  692.     have  more  labels to change;  otherwise,  just press <RETURN>  to  this 
  693.     question, and you are done.
  694.  
  695.  
  696.                    Figure 5D-3 - Edit an Existing Label
  697.  
  698.               Tape Labels - Modifying an old entry
  699.          TITLE     :                                  :
  700.                    :                                  :
  701.          TEXT      :                                  :
  702.          SPEAKER   :                   :
  703.          DATE      :         :
  704.  
  705.                         Press ctrl-W when finished
  706.  
  707.  
  708.     Process 4:   Print all existing labels, by date, on the printer
  709.  
  710.     This  process  gives you a report of all label records you have  in  the 
  711.     TLABELS file.  It asks only one question, as follows:
  712.        Enter a starting label date, or press <retn> for all __
  713.           
  714.     This allows you to enter a starting date, if you want, so that you would 
  715.     get  only those labels with a message date that is more recent than  the 
  716.     date you entered.  If you just press <RETURN> for this date,  all  label 
  717.     records  are printed,  starting with the most recent,  and going back to 
  718.     the oldest.   If you want to print label records starting from the most-
  719.     recent date and going back,  but not to the end of the file,  just start 
  720.     printing  all.   Then press the ESC key to terminate the print-out  when 
  721.     you have printed as far as you want.
  722.  
  723.  
  724.                     Page 5-7-2
  725.  
  726.  
  727.                Section 5:2  CLIBRARY 
  728.  
  729.  
  730.  
  731.                         Figure 5:4-4 - Tape Labels file
  732.  
  733.          Tape Labels - September 22, 1984   Page 1
  734.  
  735.  
  736.     ON THE SPOT ... FOR GOD
  737.     ACTS 8:25-39
  738.     Pastor Bob Goodrich
  739.      9-27-81 E
  740.  
  741.  
  742.     Why We are not Afraid to Ask
  743.     II Cor. 8:1-9
  744.     Dr. James Gibbons
  745.      9-27-84 M
  746.  
  747.  
  748.     Process 5:   Create a new, empty TLABELS file
  749.  
  750.     This  process  is the first one you want to do after  you  have  learned 
  751.     program operation well enough from the sample TLABELS file.   It creates 
  752.     a  clean  TLABELS file that has no label records in it yet.   This  will 
  753.     clear  any existing TLABELS.DBF file that you may already have  on  your 
  754.     data disk.   So if you have been working on a TLABELS file that is good, 
  755.     save  it  first  by either temporarily renaming it to a  different  file 
  756.     name, or copy it to a different disk.
  757.  
  758.  
  759.  
  760.                         Section 5:4  CUTILITY, CTAPELIB  Appendix
  761.  
  762.  
  763.     1.  CTAPELIB Program Data Files
  764.  
  765.     TLABELS.DBF    Library records of taped messages
  766.       TLABELS.NDX  index to TLABELS
  767.  
  768.     TLABELX.DBF    File structure to TLABELS
  769.  
  770.  
  771.  
  772.       TITLE    (40,40)   This is two lines of 40 characters each
  773.       TEXT     (40)      Scripture text for the Sermon
  774.       SPEAKER  (30)      Preacher's name
  775.       DATE     (10)      Date of the message: MM/DD/YY,T
  776.                          This means  2-digit number for month, plus /
  777.                               then   2-digit number for day,   plus /
  778.                               then   2-digit number for year,  plus ,
  779.                               then   an "M" for morning, or "E" for evening
  780.       DATESORT (9)       Sort index, by reverse-date order. The program 
  781.                          fills this field in
  782.  
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.                     Page 5-7-3
  791.  
  792.  
  793.                       Section 5:5  CUTILITY, CSEVENT
  794.  
  795.  
  796.     5:5  Church Special Event Manager
  797.  
  798.  
  799.                     Figure 5:5  -  CSEVENT Main Menu
  800.  
  801.     Grace Church                                            July 4, 1985
  802.     DATA DISK = B
  803.                      CHURCH SPECIAL EVENT MANAGER           3-/CSEVENT /
  804.  
  805.             1)  Event Attender Names                          /CSEUPDAT/
  806.             2)  Financial                                     
  807.             3)  Lodgings                                      /CSELODGE/
  808.             4)  Sessions                                      /CSESSION/
  809.             5)  Transportation                                /CSETRANS/
  810.             6)  Equipment                                     
  811.             7)  Reports                                       /CSEREPTS/
  812.             8)  Set Up                                        /CSESETUP/
  813.  
  814.             Enter selection :
  815.  
  816.        
  817.     5:5.2  CSEVENT Tutorial
  818.  
  819.     Planning  a  church  special event requires  some  initial information 
  820.     gathering.   You will need to have gathered information about the items 
  821.     described in paragraph 5:5.3,  CSEVENT Start-up.  With this, you have a 
  822.     basis to assign Event data to individuals, such as names/codes of their 
  823.     room and transporation,  and session names they are assigned to attend. 
  824.     The basic financial information will also need to be figured out.  When 
  825.     you have appropriate data in place,  you can start to use this program.  
  826.     This  Tutorial is based on the following Event data lists,  as has been 
  827.     recorded in the sample EDIRFILE that came with your program.
  828.  
  829.       - Event name, place and time
  830.           Career Church Fall Retreat
  831.           Camp Wapagasset, Wisconsin
  832.           September 26 - 28, 1985
  833.  
  834.       - Names of Lodging accomodations.  
  835.          "JOH"  John's Palace; Room/Beds: 121A, 121B, 121C, 122A, ...
  836.          "RUT"  Ruth Dormitory; Room/Beds: 101A, 101B, 102A, ...
  837.          "DAV"  David Hall;
  838.  
  839.       - Equipment needed / required
  840.          Everyone  is  requested to bring the following with  them  to  the 
  841.          retreat:   at  least  two changes  of  clothes;  Bible,  notebook, 
  842.          pen/pencil.   These  items are identified in the Retreat flyer and 
  843.          are  not recorded in the computer.   Also,  some other  items  are 
  844.          provided by the Retreat Center, which are only noted in the flyer, 
  845.          too.   Only items that are special needs, or are needed for people 
  846.          other  than  the  persons  that have them,  are  recorded  in  the 
  847.          computer.   Examples are:  an overhead projector,  canoes, towable 
  848.          trailers,  etc.  People that have such items will indicate them on 
  849.          their registration form,  from which they can be entered into  the 
  850.          computer.   The computer can just list them out with  associciated 
  851.          names.
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.                                Page 5-5-1
  857.  
  858.  
  859.                       Section 5:5  CUTILITY, CSEVENT
  860.  
  861.  
  862.       - Classes / Sessions
  863.            WELC1 - Welcome to All           Friday    8:00 PM
  864.            CHRR2 - Christian Relationships  Saturday  9:00 AM
  865.            LOVG3 - Loving God               Saturday  1:00 PM
  866.            CHRR3 - Christian Relationships  Saturday  1:00 PM
  867.            REC4C - Recreation - Canoeing    Saturday  3:00 PM
  868.  
  869.       - Transportation
  870.          There will be four buses, each carrying a maximum of 40 -
  871.            BUS 1 leaves at 5:00 PM, Friday
  872.            BUS 2 leaves at 5:30 PM, Friday
  873.            BUS 3 leaves at 4:00 PM, Friday
  874.            BUS 4 leaves at 7:00 PM, Friday
  875.          Also,  one  person,  Terry  Freed,  will drive  her  car,  leaving 
  876.          Saturday morning at 9:00.  She has room for 4, counting herself.
  877.  
  878.       - Financial
  879.          $50.00 is the standard cost assigned to everyone.   Any exceptions 
  880.          are entered on an individual basis.
  881.         
  882.  
  883.     1.  Go into the MPROFILE program with some names in the sample MEMBERS 
  884.         file  and perform the Update process (select "1" from the  MPROFILE 
  885.         main menu).  The Update menu will show an "S" selection for marking 
  886.         a name as "special".   This just writes the "x" character in column 
  887.         9 of the MEMBSTATUS field of each name that you call up to edit. Do 
  888.         so for 2 or 3 names, such as Jim Baker and Linda Carlson.
  889.  
  890.     2.  Now copy the MEMBERS.DBF and MEMBERS.NDX files to a new data  disk, 
  891.         which  will  be used for  the Special Events data.   If you have  a 
  892.         hard  disk,  you may not need to do any copying.   You may want  to 
  893.         have  copied them to a separate file before marking  the  names  as 
  894.         "special",  above,  since  these "special" marks will stay  in  the 
  895.         MEMBERS  file.    Next,   copy  the  two  files,  MEMBERSE.DBF  and 
  896.         MEMBERSE.NDX from the CPROFILE "Sample Files" diskette to the above 
  897.         data disk.
  898.  
  899.     3.  Copy the dBASE and CUTILITY disk files to a new program diskette.
  900.         Place  this  CUTILITY program disk in drive "A" and your  new  data 
  901.         disk  in drive "B" (or some other arrangement you have  decided  on 
  902.         for your disks).  Then start up CSEVENTS, as follows -
  903.           Enter:  DBASE
  904.                      (Enter a date, for CP/M computers)
  905.                   DO CUTILITY.CMD
  906.                   (Select "5", for CSEVENT)
  907.                         You now have the CSEVENT main menu.
  908.              Note that the data disk is set to drive "B". The MEMBERS and
  909.              MEMBERSE files will be on this drive.   The EDIRFILE will 
  910.              remain on the program disk, even with much of the Event
  911.              data being recorded on it.  
  912.  
  913.     4.  Enter:  1            Selects "Attender Names Editing"
  914.         Response:            The sample Lodging and Transportation names
  915.                              are displayed, followed by the Event Attender 
  916.                              Update processes (menu). (You have to press 
  917.                              <return> once, when asked.)
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.                                Page 5-5-2
  923.  
  924.  
  925.                       Section 5:5  CUTILITY, CSEVENT
  926.  
  927.  
  928.     5.  Enter:  M            Merge new names from MEMBERS marked "Special"
  929.                              into the MEMBERSE file. 
  930.         Response:            This  will add the two names that you  edited 
  931.                              during step 1, above.  The program first finds
  932.                              and  displays  the names.  You will first be
  933.                              asked to enter Session codes for this person.
  934.         Enter:  CHRR1,LOVG2  These are abbreviations for - "Christian 
  935.                              Relationships", and "Loving God", as identified
  936.                              in the EDIRFILE under Sessions.
  937.         Enter:  2 canoes     This is Equipment information.
  938.  
  939.     6.  Response:            You will then be asked to enter a Lodging code 
  940.                              for this person.  Valid codes are displayed.
  941.         Enter:  JOH 129C     This is a men's Lodging and Room/Bed assignment
  942.            or:  RUT 126A     This is an opening for a woman.  If you enter a 
  943.                              code that is filled, it will ask for another.
  944.         Response:            Next,  the  program  asks for a  Transportation 
  945.                              code.  
  946.         Enter:  BUS 3        This is the assigned Transportation.
  947.            
  948.                              The  program  records  all  the  data  in  this 
  949.                              person's  record,  then continues to  the  next 
  950.                              name   from  MEMBERS.    When  all  names   are 
  951.                              processed, the program returns back to the 
  952.                              Attenders Editing menu.
  953.         Enter:  Q            Exits the Event Attender Names editing process.
  954.                              You  can  come back to this process to  add  or 
  955.                              change individual names and data,  as you  need 
  956.                              to.
  957.         Response:            You are back at the CSEVENT main menu.
  958.  
  959.     7.  Enter:  2            This is the Financial process
  960.         Enter:  --           Enter any new amounts paid.
  961.  
  962.     8.  Enter:  3JOH         The Lodging screen is displayed, showing the
  963.                              "John's  Palace" set of people [JOH].  Entering 
  964.                              a valid Lodging code directly after the "3" is
  965.                              a short-cut to going straight to that Lodging.
  966.                              You  can now select any function identified  at 
  967.                              the bottom of the screen.  This is the only way 
  968.                              to edit previously-entered Lodging codes/names.
  969.                              These are described in paragraph 5:5.6.
  970.         Enter:  A128D        Add a new name for Room/Bed "128D" in the "JOH"
  971.                              Lodging.  You  are asked to identify a person's 
  972.         Enter:  olsma        name that is in the MEMBERSE file,  in the same 
  973.                              way that MPROFILE performs name editing.  If
  974.                              the Lodging code for this name already exists, 
  975.                              then the name you identified is attached to the
  976.                              code;  otherwise, a new Lodging record is added 
  977.                              to  the  EDIRFILE  to  contain  the  name   you 
  978.                              identified.
  979.                              "S"  will show you the screen of  names  again, 
  980.                              with the new names in Lodging code order.
  981.                              "Q" returns you back to the CSEVENT main menu.
  982.  
  983.     9.  Enter:  4            This process enables quick Sessions reports.
  984.                              "Q" returns you back to the CSEVENT main menu.
  985.  
  986.  
  987.  
  988.                                Page 5-5-3
  989.  
  990.  
  991.                       Section 5:5  CUTILITY, CSEVENT
  992.  
  993.  
  994.     10. Enter:  5            This process operates similarly to the Lodging
  995.                              editing process (3).  Each person is assigned 
  996.                              to a mode of Transportation.  The particular
  997.                              vehicle is previously named in the EDIRFILE.
  998.                              Particular seats are not tracked.
  999.                              "R"  causes  the program to send the screen  of 
  1000.                              data  to the printer.   It is good to  do  this 
  1001.                              when  you  are done with a  particular  Lodging 
  1002.                              name. Then you have a printed record of people
  1003.                              in a particular vehicle.
  1004.                              "Q" returns you back to the CSEVENT main menu.
  1005.  
  1006.     11.  Enter:    6         This  process  enables  a  quick  report  of 
  1007.                              equipment that people have available to bring.
  1008.  
  1009.     12.  Enter:  7           This process gives overall Event reports.
  1010.  
  1011.  
  1012.  
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023.  
  1024.  
  1025.  
  1026.  
  1027.  
  1028.  
  1029.  
  1030.  
  1031.  
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.  
  1040.  
  1041.  
  1042.  
  1043.  
  1044.  
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.                                Page 5-5-4
  1055.  
  1056.  
  1057.                       Section 5:5  CUTILITY, CSEVENT
  1058.  
  1059.  
  1060.     5:5.3  CSEVENT Start-up
  1061.  
  1062.     Process  "8"  of  the  CSEVENT main menu sets up the  proper  files  for 
  1063.     starting  a new Event.  The operator first edits a copy of  the  MEMBERS 
  1064.     file  from  MPROFILE,  marking all person's names that will  attend  the 
  1065.     Event  as  "Special".  This  is a specific function performed  from  the 
  1066.     MPROFILE  Update  process.   The MEMBERS file and index are then  to  be 
  1067.     copied  to a new disk,  which is inserted into the disk drive designated 
  1068.     as the "data disk".   Next,  the operator inserts the CUTILITY diskette, 
  1069.     which  has  a  copy of dBASE on it,  into the program  disk  drive.  The 
  1070.     instructions  that  follow assume the program disk is "A" and  the  data 
  1071.     disk  is "B".   With the program and data disks in their proper  drives, 
  1072.     the operator is ready to start building the MEMBERSE and EDIRFILE  files 
  1073.     with  Event  data.   Start  up  dBASE from disk  "A",  then  enter  "DO 
  1074.     CSEVENT.CMD".   Next,  enter  "8" to start the CSEVENT Set Up  process.  
  1075.     Perform the following functions in preparation for Event processing -
  1076.  
  1077.       "1" - Create initial Event Names Directory (EDIRFILE) - this function
  1078.       copies  the  EDIRFILX  file over the sample EDIRFILE that  is  on  the 
  1079.       program  disk.   The new EDIRFILE is then indexed in preparation  for 
  1080.       Event data entry.
  1081.  
  1082.       "2" - Edit  the Special Event basic information  in  EDIRFILE  - this 
  1083.       displays the following fields of parameter values for the operator to 
  1084.       edit -
  1085.                   SPECIAL EVENT BASIC INFORMATION EDITING
  1086.                             DATA DISK :B:
  1087.                   EVENT NAME       :Career Church Fall Retreat   :
  1088.                   EVENT PLACE      :Camp Wapagasset, Wisconsin   :
  1089.                   EVENT DATE,TIME  :September 26 - 28, 1985      :
  1090.                   EVENT COST       :   50.00:
  1091.       Pressing ctrl-W completes editing, and the new data is recorded into
  1092.       the EDIRFILE.
  1093.       
  1094.       "3"  - Create initial MEMBERSE file from MEMBERST - this  just  copies 
  1095.       the MEMBERST  file from the program disk to file MEMBERSE on the  data 
  1096.       disk.   You  now have both the MEMBERS and MEMBERSE files on the  data 
  1097.       disk. 
  1098.        
  1099.       "4" / "5" / "6"  -  These processes lead the operator through defining 
  1100.       abbreviations (codes) for Lodging, Session, and Transportation names.
  1101.       The following shows how this is done for Lodgings.  Transportation and
  1102.       Session codes are entered similarly.
  1103.         Enter:    4     
  1104.         Response: 
  1105.           Now editing Lodging codes and names
  1106.           Select:   A]dd   C]hange   D]elete   V]erify   Q]uit :__
  1107.  
  1108.             A]dd a Lodging code and name - the operator is queried for a  3-
  1109.           character  Lodging code,  followed by a name for this  code.   The 
  1110.           EDIRFILE is searched to verify the code is not already used.
  1111.             C]hange  a  Lodging  code/name - the operator enters  a  Lodging 
  1112.           code,  which  is  found  and the name associated with  it  can  be 
  1113.           changed.
  1114.             D]elete  a  Lodging  code - finds the  code  that  the  operator 
  1115.           specifies,  then  deletes the code from the EDIRFILE.   Any  names 
  1116.           assigned  to  that code will remain;  you should only do this  for 
  1117.           codes that have not been assigned to people, yet. 
  1118.  
  1119.  
  1120.                                Page 5-5-5
  1121.  
  1122.  
  1123.                       Section 5:5  CUTILITY, CSEVENT
  1124.  
  1125.  
  1126.             V]erify all lodging codes used in MEMBERSE file - This is a very 
  1127.           significant  process.   It  will read each record in MEMBERSE  and 
  1128.           verify  that  the  Lodging  code found in the  ROOM  field  has  a 
  1129.           matching record in the EDIRFILE. If not, the ROOM field is cleared 
  1130.           to  be  blank.   So  you  will want to perform  this  only  in  an 
  1131.           exceptional  case.   If  Lodging codes/names were  always  entered 
  1132.           under  full control of the CSEVENT program,  this process will not 
  1133.           find any codes to clear.   But you may want to verify them,  to be 
  1134.           absolutely  sure  that  the codes in the MEMBERSE  file  do  truly 
  1135.           represent the EDIRFILE codes and names.   You might want to enable 
  1136.           the  Printer before performing this operation,  in order to get  a 
  1137.           record  of  what ROOM codes were cleared,  if  any.    Just  press 
  1138.           ctrl-P after entering "4".
  1139.             Q]uit - exits this set of processes
  1140.  
  1141.       "7"  Display / Print the EDIRFILE - shows all special codes/names used 
  1142.       in the processing of your Special Event,  in alphabetical  order.   To 
  1143.       print, press ctrl-P, first.
  1144.        
  1145.       "8"  /  "9" - Re-index the MEMBERSE or EDIRFILE files - this might  be 
  1146.       necessary to establish these index files, again, if they ever get bad.  
  1147.       You might see records out of order,  or just not found.  This  process 
  1148.       would fix such problems.
  1149.  
  1150.  
  1151.  
  1152.  
  1153.  
  1154.  
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.  
  1165.  
  1166.  
  1167.  
  1168.  
  1169.  
  1170.  
  1171.  
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.                                Page 5-5-6
  1187.  
  1188.  
  1189.                       Section 5:5  CUTILITY, CSEVENT
  1190.  
  1191.  
  1192.     5:5.4  Editing Event Attender names
  1193.  
  1194.     The operator enters "1" from the CSEVENT main menu to perform editing on 
  1195.     individual  MEMBERSE  records.   This  process  begins  by  reading  and 
  1196.     displaying  the Lodging and Transportation codes that have been  entered 
  1197.     into the Names Directory (EDIRFILE).   These code values are saved, then 
  1198.     used  to  verify  any new data entered into their respective  fields  in 
  1199.     MEMBERSE.   The valid codes/names function is followed by the display of 
  1200.     the CSEVENT Names Editing menu, as follows -
  1201.  
  1202.                              Figure 5:5.4 
  1203.     Fall Retreat                                            June 14, 1985
  1204.     DATA DISK = B
  1205.  
  1206.               Special Event Attender Update Process          1-/CSEUPDAT/
  1207.  
  1208.          M)  Merge new names from MEMBERS marked "SPECIAL"
  1209.          A)  Add a new Attender                                /CSEADD  /
  1210.          C)  Change an Attender's Information
  1211.          D)  Delete an Attender
  1212.          Q)  Quit
  1213.  
  1214.          Enter selection :___
  1215.  
  1216.  
  1217.     Process M  -  Merge new names into MEMBERSE file from MEMBERS
  1218.       This process finds any name in MEMBERS that has an "x" in column 9 of 
  1219.       the  MEMBSTATUS  field,  then copies its record over to  the  MEMBERSE 
  1220.       file.  Such names are to be previously marked by the MPROFILE Update -
  1221.       "Special" function.   This is an easy way to copy existing member data 
  1222.       over to the Event processes.   You may do this more than once with the 
  1223.       MEMBERS and MEMBERSE files;  that is, you can bring some names over on 
  1224.       one date, then mark some more names in MEMBERS at a later date to also 
  1225.       be brought over to MEMBERSE.  This process just copies the member data 
  1226.       to  a  new MEMBERSE record,  then clears the "x" mark in  the  MEMBERS 
  1227.       record.   Note  that it will not distinguish any duplicate names - you 
  1228.       must guard against marking and carrying over the same name twice.
  1229.  
  1230.       After  this process has copied the member data,  it goes to  each  new 
  1231.       record  and  requests that the fields unique to the Special  Event  be 
  1232.       filled in.  These fields are -
  1233.          ROOM       - Lodging/Room/Bed assignments
  1234.                       The  assignment  is to be in a Lodging that  has  been 
  1235.                       previously named in the EDIRFILE, and a Room/Bed that
  1236.                       is not currently assigned to anyone.
  1237.          SESSIONS   - Class or session codes (not edited at this time)
  1238.          TRANSPOR   - Transportation assignments
  1239.                       The assignment is to be a 5-character Transportation
  1240.                       code from codes listed in the EDIRFILE - "TRAN=....."
  1241.          EQUIPMENT  - Event special equipment
  1242.  
  1243.       This  process  will  read  and copy up to 60 names at  a  time  before 
  1244.       beginning the sequence of editing the 4 Event fields for each name. 
  1245.       If there are more,  the first 60 are processed,  then the MEMBERS file 
  1246.       is scanned more, starting where it left off, until all names have been 
  1247.       copied over to the MEMBERSE file. 
  1248.  
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.                                Page 5-5-7
  1253.  
  1254.  
  1255.                       Section 5:5  CUTILITY, CSEVENT
  1256.  
  1257.  
  1258.     Process A  -  Add a new name to the Event attenders file (MEMBERSE)
  1259.       This  process  allows  the operator to enter a new  name  record  into 
  1260.       MEMBERSE directly.  The steps are just like the steps for entering a
  1261.       new person into the MEMBERS file in MPROFILE.  A first and last name
  1262.       are entered,  followed optionally by the phone number.  Then, if there 
  1263.       is  not a duplicate name,  the program displays a screen  of  MEMBERSE 
  1264.       fields  to  be  filled  in,  as shown  in  Figure  5:5.3,  below.   On 
  1265.       completion  of the data fields,  the operator presses ctrl-W to  exit, 
  1266.       which causes two more fields to be identified - the Lodging and Trans-
  1267.       portation  fields.   Valid Lodging codes (3-characters) are displayed, 
  1268.       followed by an operator query to enter one, plus a particular Room/Bed 
  1269.       identifier (5 characters).  When a valid entry has been made, the same 
  1270.       query is given for a Transportation code.   The program returns to the 
  1271.       CSEVENT  Names  Editing menu after the Transportation field  has  been 
  1272.       filled in with a valid code.
  1273.  
  1274.                              Figure 5:5.4a
  1275.  
  1276.          CSEVENT        Adding record number  123
  1277.  
  1278.       LAST NAME  :Johnson       :       FIRST NAME :Harold        :
  1279.       ADDRESS    :1234 Grand Ave S.  :  HOME PHONE :876-5432 :
  1280.       CITY,STATE :Thriving City, MN  :  ZIP CODE   :54321 :
  1281.       BIRTHDATE  :11/24/61-80 :         MEMB STATUS:Y        y :
  1282.       SS/SC MEMB :C-3  :                COMMENTS   :                  :
  1283.                    AMOUNT   $:  50.00:  PAID-1   $:   30.00:  5/22/85
  1284.                                         PAID-2   $:        :
  1285.       SESSIONS   :CHRR1,LOVG2                       :
  1286.       EQUIPMENT  :2 canoes                                        :
  1287.  
  1288.            Press ctrl-W to continue
  1289.  
  1290.          VALID LODGINGS:  =JOH=RUT=BAR
  1291.       Lodging code format: LLL RRRR  -  LLL=Building,  RRRR=Room/Bed
  1292.       Select a Lodging code (3,4 characters) :JOH 123B
  1293.       BUILDING: JOH     ROOM/BED: 123B   
  1294.     Now assigned:  ROOM=JOH 123B  Carlson     Dennis   
  1295.  
  1296.       VALID TRANSPORTATION CODES: =BUS 1=BUS 2=CARTF
  1297.          Select a transportation code :BUS 2
  1298.     Now assigned: TRAN=BUS 2 Carlson     Dennis
  1299.  
  1300.  
  1301.     Process C  -  Change an existing Attender's record of information
  1302.       This  process asks the operator to identify a person in  the  MEMBERSE 
  1303.       file,  then  allows  editing  the  non-controlled  data  values.   The 
  1304.       MEMBERSE screen of information is similar to the screen for an Add.
  1305.  
  1306.  
  1307.  
  1308.     Process D  -  Delete an Attender's record
  1309.       This  process  asks the operator to identify a peson in  the  MEMBERSE 
  1310.       file, then marks that name as DELETED from the file.  It then will not 
  1311.       appear in any report.
  1312.  
  1313.  
  1314.  
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.                                Page 5-5-8
  1319.  
  1320.  
  1321.                       Section 5:5  CUTILITY, CSEVENT
  1322.  
  1323.  
  1324.     5:5.5  CSEVENT Financial Management
  1325.  
  1326.     The  Financial  aspect  of the CSEVENT program involves  recording  and 
  1327.     tracking the Event fee that is charged to each attender.   If you  want 
  1328.     to track expenditures, also, use the CFBUDGET program on  the  CFINANCE 
  1329.     diskette.   It will work fine,  if you just create a separate disk  for 
  1330.     your  data  from  what its normal use might be.   The  CSEVENT  program 
  1331.     accepts three money figures into its data - 
  1332.         AMOUNT  -  the cost of the event for each individual; may vary from
  1333.                    person to person
  1334.         PAID1   -  an amount a person pays as a first payment;  followed by 
  1335.                    the date of this payment
  1336.         PAID2   -  an amount a person pays as a later payment;  followed by 
  1337.                    the date of this second payment
  1338.     The computer calculates the amount-due from the above figures as -
  1339.          AMOUNT minus (PAID1 + PAID2)
  1340.     This amount is not stored in the data - it is calculated at the time of
  1341.     making any report that needs it.
  1342.  
  1343.     CSEVENT  Process  1  is for initial entry of an  Attenders  information 
  1344.     record.   The  three  fields,  above, are shown on the  screen  for the 
  1345.     operator to fill in.  When more amounts are received, then perform step 
  1346.     C) of this process to add more amounts received,  or to change existing 
  1347.     amounts.  Then you can get new reports from the updated MEMBERSE file.
  1348.  
  1349.     CSEVENT Process 2 is a very simple process that just displays everyone 
  1350.     in one of two categories -
  1351.       1)  All attenders, with their financial status
  1352.       2)  Attenders who still owe money
  1353.     The program displays the information on the screen.   The operator  can 
  1354.     have it printed,  too, by pressing <ctrl-P> after entering the category 
  1355.     selection value (just before pressing <retn>).  The report format is as 
  1356.     follows -
  1357.  
  1358.              Career Church Fall retreat  -  FINANCES     September 22, 1985
  1359.  
  1360.       PAID1       PAID2       OWED          Name and phone
  1361.     ----------  ----------   ------     -----------------------------------
  1362.       40.00       10.00        0.00     Anderson       Ann         866-6332
  1363.       50.00                    0.00     Anderson       Bob         866-6332
  1364.       20.00                   30.00     Baker          Don         876-5432
  1365.       30.00                    0.00     Carlson        Linda       646-5886
  1366.     / \ / \ / \ / \ / \ / \ / \ / \ / \ / \ / \ / \ / \ / \ / \ / \ / \ / \
  1367.     -----------------------------------------------------------------------
  1368.     Total OWED:   630.00     Total PAID:   540.00     Amount DUE:    110.00
  1369.  
  1370.  
  1371.  
  1372.  
  1373.  
  1374.  
  1375.  
  1376.  
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.                                Page 5-5-9
  1385.  
  1386.  
  1387.                       Section 5:5  CUTILITY, CSEVENT
  1388.  
  1389.  
  1390.     5:5.6  CSEVENT Lodging Process
  1391.  
  1392.     1. Overview
  1393.  
  1394.     The  CSEVENT Lodging section displays and allows editing of the  Special 
  1395.     Event  Lodging assignments.   A Lodging is identified by an  8-character 
  1396.     identifier  of a particular Building,  Room,  and Bed,  followed by  the 
  1397.     person's name that is assigned to it. The form is -
  1398.             ROOM=LLL RRRR (last name)  (first name)
  1399.         LLL - 3-character identifier of a Building or section of a Building
  1400.         RRRR - 4-character identifier of a room and bed in this Building.
  1401.     The operator enters the Lodging process by entering "3" from the CSEVENT 
  1402.     main  menu.   The  program  then  asks  for a  specific  Lodging  to  be 
  1403.     identified,   showing   which   lodgings  are  present.    The   process 
  1404.     operates  on only one Lodging at a time.   If you enter the  3-character 
  1405.     Lodging identifier directly after the "3",  you will go straight to that 
  1406.     Lodging,  bypassing  the query.   For example,  if you  have  previously 
  1407.     identified  "JOH" as a Lodging name,  then you can respond to the query, 
  1408.     as follows -
  1409.       Enter selection :3JOH
  1410.     The program will directly search for this lodging,  then fill the screen 
  1411.     with all names assigned to it (see Figure 5:5-6).
  1412.  
  1413.  
  1414.     2. The Lodging Screen
  1415.  
  1416.     The program controls the values entered for the Room/Bed in each Lodging 
  1417.     The  EDIRFILE contains a record identifying each Lodging code and  name, 
  1418.     followed  by  records for each of the Lodging Room/Bed codes and  names.  
  1419.     You start a new Lodging by performing process "8) Set Up", and selecting 
  1420.     the "Add New Lodging" function.
  1421.  
  1422.     The Lodging process shows all Rooms/Beds and corresponding names under a 
  1423.     specified Lodging.   The screen displays are a direct reflection of  the 
  1424.     EDIRFILE data.  You are then asked to select an editing function on this 
  1425.     information.   All  editing requires identification of the Room/Bed name 
  1426.     as  the  basis of editing.   With it you can Add a Room/Bed  and/or  the 
  1427.     person assigned to it,  edit the Room/Bed assignment, Delete it, or move 
  1428.     the person in it to a new Lodging/Room/Bed.  Any move  requires that the 
  1429.     new location (Room/Bed) not be assigned to anyone,  yet.   
  1430.  
  1431.                   Figure 5:5-6  -  Lodgings Screen
  1432.  
  1433.     [JOH]   John's Palace           Career Church Fall Retreat    Oct 2, 85      
  1434.  
  1435.       121A Everette    Don             128A Robertson   Bucky
  1436.       121B Franklin    Jim             128B Terrell     Frank
  1437.       122A 
  1438.       122B Anderson    Norm
  1439.       123A Carlson     Bob
  1440.       123B
  1441.       124A Dickson     Larry
  1442.       124B
  1443.       125A
  1444.       125B
  1445.       126A
  1446.       126B
  1447.     Select:  A]dd  D]elete  C]hange  R]eport  V]erify  Q]uit :
  1448.  
  1449.  
  1450.                                Page 5-5-10
  1451.  
  1452.  
  1453.                       Section 5:5  CUTILITY, CSEVENT
  1454.  
  1455.  
  1456.     3. Lodging Editing functions
  1457.  
  1458.     The following functions perform all necessary operations in editing  the 
  1459.     program-controlled  Lodging/Room/Bed and name  assignments. 
  1460.  
  1461.       ADD A NAME - This function locates a specified Room/Bed assignment,
  1462.       then adds a person's name to the record in the EDIRFILE.  This person
  1463.       is found in the MEMBERSE file, where the Room/Bed code is entered. If
  1464.       the  specified  Room/Bed code is not found,  it is appended as a  new 
  1465.       code, then a new name is asked for.  Room/bed codes need to be at 
  1466.       least  2 characters long and the first character cannot be a space (or 
  1467.       the code will be lost).
  1468.  
  1469.       CHANGE ROOM/BED CODE - moves a person from one Room/Bed assignment  to 
  1470.       another, the second Room/Bed being either new or unassigned. When your 
  1471.       new  Room/Bed code is more than 5 characters,  the program assumes you 
  1472.       have  entered the 3-character Lodging code,  followed by the  Room/Bed 
  1473.       code,  which it then processes.   The new Lodging is found,  then  the 
  1474.       specified  Room/Bed  is found or added for the specified  name.   Note 
  1475.       that  if you want to change a Room/Bed code of a person,  you have  to 
  1476.       first check to see that the changed code is new or is clear of a name.  
  1477.       If not, you must Delete that name first.
  1478.         Warning:   Changing  an  assignment  to  a  new  Lodging  (different 
  1479.         building) does not verify that there are still 40 or fewer names  in 
  1480.         the  building.   It  is  possible  to assign the 41st  person  to  a 
  1481.         Lodging,  which  will cause the last person (latest in the  Room/Bed 
  1482.         code order) to not show on the Lodging Screen.  If this happens, the 
  1483.         following warning message appears the next time you access the new
  1484.         Lodging set of names.
  1485.           "Warning:  This Lodging has more than 40 persons  assigned.   Only 
  1486.            the first 40 appear."
  1487.         You  can  delete any Room/Bed assignment on the screen to bring  the 
  1488.         count back to the 40 limit.  Then the missing name will re-appear.
  1489.  
  1490.       DELETE A NAME - finds a specified Room/Bed code in the EDIRFILE, then 
  1491.       deletes the name from the record, and from the corresponding record 
  1492.       in the MEMBERSE file.  Optionally allows deleting the whole Room/Bed 
  1493.       record in the EDIRFILE for the specified Room/Bed code.
  1494.  
  1495.       VERIFY  ALL  ASSIGNMENTS  - reviews the names  associated  with  each 
  1496.       assignment, then displays and clears any assignment from the EDIRFILE 
  1497.       that do not match what is in the MEMBERSE file.  The screen display is
  1498.       a  direct reflection of the EDIRFILE.   The result of a verify is  the 
  1499.       certainty  that  all Room/Bed codes on the screen with names are  also 
  1500.       represented  in the MEMBERSE file,  from which other  reports  outside 
  1501.       this process are created.   The MEMBERSE file may still have erroneous 
  1502.       Lodging  codes,  though  - those  that  might be in  addition  to  the 
  1503.       Rooms/Beds that sere verified.  Perform the Verify operation under the
  1504.       Names Editing - "Lodgings" process to verify the Lodging codes in each
  1505.       MEMBERSE file record.
  1506.        
  1507.       PRINT REPORT OF THIS SCREEN - Sends the data displayed on the screen 
  1508.       to  the printer.   You may want to do this at the completion  of  each 
  1509.       Lodging  editing session,  then keep the print-outs in a notebook  for 
  1510.       reference when the computer is not available.
  1511.  
  1512.       SCREEN DISPLAY AGAIN - clears the screen and re-displays the EDIRFILE 
  1513.       names and Room/Beds for this Lodging, to include any new edits.
  1514.  
  1515.  
  1516.                                Page 5-5-11
  1517.  
  1518.  
  1519.                       Section 5:5  CUTILITY, CSEVENT
  1520.  
  1521.  
  1522.     5:5.7 CSEVENT Sessions Process
  1523.  
  1524.     1. Overview
  1525.  
  1526.     The  CSEVENT  program  can  keep track of as many  as  8  session  name 
  1527.     assignments per person in the MEMBERSE file.  There can be an unlimited 
  1528.     number of different session names to select from.   Session identifiers 
  1529.     are  5-character codes,  identified in the Names Directory  (EDIRFILE).  
  1530.     The  operator enters a series of such codes into the SESSIONS field  of 
  1531.     MEMBERSE  record  when processing Event Attender  names.   The  session 
  1532.     codes  and corresponding names are to be entered into the EDIRFILE from 
  1533.     the  CSEVENT Set Up process before they can be used in the  data.   The 
  1534.     program  uses them to create a secondary file,  named  SESSFILE,  which 
  1535.     identifies each Session of each person in the MEMBERSE  file.   CSEVENT 
  1536.     process 6 is where the SESSFILE is created.   The same process displays 
  1537.     all names  assigned  to any particular  Session.   Process  7, Reports, 
  1538.     displays the names of everyone in all Sessions.  
  1539.  
  1540.  
  1541.     2. Session File creation
  1542.  
  1543.     CSEVENT,  Process  6  starts by asking if the SESSFILE has  the  latest 
  1544.     updates from the MEMBERSE file.  If you say "N", the program starts the 
  1545.     SESSFILE  creation process,  described below.   You can say "Y" even if 
  1546.     you do not have the latest updates in the SESSFILE,  which will display 
  1547.     names from the file as-is,  if it exists on the data disk.  The Figure, 
  1548.     below,  shows  the  screen  display of the  process  that  creates  the 
  1549.     SESSFILE file.
  1550.  
  1551.                              Figure 5:5-7  
  1552.  
  1553.             Sessions file generation process
  1554.     This program prints out data errors when found, so ready the printer.
  1555.  
  1556.     Now scanning the EDIRFILE for Session codes and names.
  1557.       Event sessions are:  
  1558.          WELC1 Welcome to All            Friday    8:00 PM
  1559.          LOVG2 Loving God                Saturday  9:00 AM
  1560.          CHRR2 Christian Relationships   Saturday  9:00 AM
  1561.          REC4C Recreation - Canoing      Saturday  3:00 PM
  1562.          REC4S Recreation - Sailing      Saturday  3:00 PM
  1563.  
  1564.     Now copying MEMBERS that have Sessions to file SESSFILE.
  1565.        100 records copied
  1566.     Now expanding SESSFILE file for multi-sessions people.
  1567.         20 records processed
  1568.                     (here the printer must be on)
  1569.     Expansion is complete. Now indexing SESSFILE by Session name.
  1570.        100 records indexed
  1571.     SESSFILE generation is complete.
  1572.  
  1573.  
  1574.     3.  Sessions Names Display
  1575.  
  1576.     When  the  program has found the SESSFILE and index,  it  requests  the 
  1577.     operator  to enter a Session code to search for.   Then all names  with 
  1578.     this  code  are  displayed on the screen.  The Session  code  query  is 
  1579.     repeated until the operator enters "Q"  to  quit  this process.
  1580.  
  1581.  
  1582.                                Page 5-5-12
  1583.  
  1584.  
  1585.                       Section 5:5  CUTILITY, CSEVENT
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.     5:5.8  CSEVENT Transportation Process
  1590.  
  1591.     1. Overview
  1592.  
  1593.     The  CSEVENT  Transportation section displays and allows editing of  the 
  1594.     Special  Event Transportation assignments.  A mode of Transportation  is 
  1595.     identified by a 5-character code,  followed by the person's name that is 
  1596.     assigned to it. The form is -
  1597.             TRAN=XXXXX (last name)  (first name)
  1598.        XXXXX - 5-character identifier of a Transportation source
  1599.     The operator enters the Transportation process by entering "5" from  the 
  1600.     CSEVENT main menu.   The program then asks for a specific Transportation 
  1601.     to  be  identified,  showing which  Transportations  are  present.   The 
  1602.     process operates on only one Transportation at a time.  If you enter the 
  1603.     5-character  Transportation identifier directly after the "5",  you will 
  1604.     go straight to that Transportation,  bypassing the query.   For example, 
  1605.     if you have previously identified "BUS 2" as a Transportation name, then 
  1606.     you can respond to the query, as follows -
  1607.       Enter selection :3BUS 2
  1608.     The program will directly search for this transportation,  then fill the 
  1609.     screen with all names assigned to it (see Figure 5:5-8).
  1610.  
  1611.     You  start a new Transportation by performing process "8) Set  Up",  and 
  1612.     selecting the "Add New Transportation" function.
  1613.  
  1614.  
  1615.     2. The Transportation Screen
  1616.  
  1617.     The  program controls the names assigned to a particular  Transportation 
  1618.     code.   The EDIRFILE contains a record identifying names of each  person 
  1619.     having  the  Transportation  code  specified at the  beginning  of  this 
  1620.     process. You assign a Transportation by Adding a name to the screen of a 
  1621.     particular  Transportation you are working on,  or by entering the  code 
  1622.     during the name Add process.  The Transportation process shows all names 
  1623.     assigned to a specified Transportation. The screen displays are a direct 
  1624.     reflection of the EDIRFILE data. You are then asked to select an editing 
  1625.     function on this information.   All editing requires identification of a 
  1626.     2-digit  Transportation number,  shown on the screen,  as the  basis  of 
  1627.     editing.   With it you can Add a person's name,  edit the Transportation 
  1628.     assignment, Delete it, or move the person in it to a new Transportation.   
  1629.  
  1630.  
  1631.                   Figure 5:5-8  -  Transportation Screen
  1632.  
  1633.     [BUS 2]   Bus #3, Friday, 4:00 PM   Career Church Fall Retreat  Oct 2,85      
  1634.  
  1635.         01 Everette    Don               07 Robertson   Bucky
  1636.         02 Franklin    Jim               08 Terrell     Frank
  1637.         03 Anderson    Norm
  1638.         04 Carlson     Bob
  1639.         05 Dickson     Larry
  1640.         06 Everson     Marilyn
  1641.  
  1642.     Select:  A]dd  D]elete  C]hange  R]eport  V]erify  Q]uit :
  1643.  
  1644.  
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.                                Page 5-5-13
  1649.  
  1650.  
  1651.                       Section 5:5  CUTILITY, CSEVENT
  1652.  
  1653.  
  1654.     3. Transportation Editing functions
  1655.  
  1656.     The following functions perform all necessary operations in editing  the 
  1657.     program-controlled  Transportation name  assignments. 
  1658.  
  1659.       ADD A NAME - This function locates a specified Transportation assign-
  1660.       ment,  then adds a person's name to the record in the EDIRFILE.   This 
  1661.       person is found in the MEMBERSE file, where the Transportation code is 
  1662.       entered.  Transportation  codes need to be at least 2 characters  long 
  1663.       and the first character cannot be a space (or the code will be lost).
  1664.  
  1665.       CHANGE A TRANSPORTATION CODE - moves a person from one  Transportation 
  1666.       assignment  to another,  the second Transportation being either new or 
  1667.       unassigned.   The  new  Transportation is found,  then  the  specified 
  1668.       name  has  the  old  Transportation deleted from it and  the  new  one 
  1669.       recorded in its place. Note that you need to watch for the possibility 
  1670.       of  exceeding the 40 name limit in any one Transportation  code,  like 
  1671.       you have to do for Lodgings.
  1672.                                   
  1673.       DELETE  A  NAME - finds a specified name from the screen,  by  2-digit 
  1674.       identifier,  then  deletes the name from the EDIRFILE,  and  from  the 
  1675.       corresponding record in the MEMBERSE file.  
  1676.  
  1677.       VERIFY  ALL  ASSIGNMENTS  - reviews the names  associated  with  each 
  1678.       assignment, then displays and clears any assignment from the EDIRFILE 
  1679.       that do not match what is in the MEMBERSE file.  The screen display is
  1680.       a  direct reflection of the EDIRFILE.   The result of a verify is  the 
  1681.       certainty  that  all  Transportation  names on  the  screen  are  also 
  1682.       represented in  the MEMBERSE file,  from  which  other  reports 
  1683.       outside  this process are created.   The MEMBERSE file may still  have 
  1684.       erroneous  Transportation  codes,  though  - those that  might  be  in 
  1685.       addition  to the Transportation codes that are verified.   Perform the 
  1686.       Verify operation under the Names Editing - "Transportation" process to 
  1687.       verify the Transportation codes in each MEMBERSE file record.
  1688.        
  1689.       PRINT REPORT OF THIS SCREEN - Sends the data displayed on the screen 
  1690.       to  the printer.   You may want to do this at the completion  of  each 
  1691.       Transportation editing session, then keep the print-outs in a notebook 
  1692.       for reference when the computer is not available.
  1693.  
  1694.       SCREEN DISPLAY AGAIN - clears the screen and re-displays the EDIRFILE 
  1695.       names for this Transportation, to include any new edits.
  1696.  
  1697.  
  1698.  
  1699.     5:5.9 Equipment processing
  1700.  
  1701.     This is a simple process that just indexes the MEMBERSE file by Equip-
  1702.     ment name, then displays everyone that has indicated some equipment.
  1703.     The display is in Equipment name order;  that is,  the MEMBERSE file is 
  1704.     first indexed  by the EQUIPMENT field, then all names with something in 
  1705.     this field are listed.  The program will save the index file (MEMEQUIP)
  1706.     that is created, only until your next Attender Names editing process,
  1707.     at which time it will erase this index file.
  1708.  
  1709.  
  1710.  
  1711.  
  1712.  
  1713.  
  1714.                                Page 5-5-14
  1715.  
  1716.  
  1717.                       Section 5:5  CUTILITY, CSEVENT
  1718.  
  1719.  
  1720.     5:5.10  CSEVENT Reports
  1721.  
  1722.     Figure  5:5-9, below, shows what reports are possible from the  reports 
  1723.     section of CSEVENT,  from selecting Process 7 of the CSEVENT main menu.
  1724.     Basically, they are for each major category of information.  Appendix B 
  1725.     shows the format of each report.
  1726.  
  1727.                             Figure 5:5-10
  1728.  
  1729.     Grace Church                                          February 7, 1985
  1730.     DATA DISK = A
  1731.                     CHURCH SPECIAL EVENT REPORTS            3-7-/CSEREPTS/
  1732.  
  1733.             1)  Full-Information Report
  1734.             2)  Two-line Report
  1735.             3)  Mailing Labels
  1736.             4)  Financial Summary
  1737.             5)  Sessions
  1738.             6)  Lodgings
  1739.             7)  Transportation
  1740.  
  1741.             Enter selection :___
  1742.  
  1743.  
  1744.     1. Full-Information report                                      [FI]
  1745.  
  1746.       This  report just prints all information of each Event Attender  from 
  1747.       the MEMBERSE file, in alphabetical order. Appendix B shows the report 
  1748.       format and explains the fields.
  1749.  
  1750.  
  1751.     2. Two-Line report                                              [TL]
  1752.  
  1753.       This   report  prints  the  most  significant  Event  information  of 
  1754.       Attenders in the MEMBERSE file.  It is probably enough information to 
  1755.       be your main, working report.
  1756.  
  1757.  
  1758.     3. Mailing Labels                                               [ML]
  1759.  
  1760.       This allows mailing labels to be printed of everyone in the  MEMBERSE 
  1761.       file.   The  page  length is 66 lines;  you may specify the  distance 
  1762.       between each label on the page.
  1763.  
  1764.  
  1765.     4. Financial Summary                                            [FS]
  1766.  
  1767.       This is a report showing the financial fields of MEMBERSE, along with 
  1768.       each name.  At the end, the program prints three Total values: 
  1769.           1)  Total OWED  -  the sum of each AMOUNT field  of  each  active 
  1770.           Attender.   This is how much you expect to receive from everyone, 
  1771.           once they have all paid in full.
  1772.           2)  Total PAID  - this  is how much  you  have  received  from 
  1773.           everyone so far.  Note the date printed at the top of the page.
  1774.           3)  Total  DUE  -  this is the difference of  the  two  figures, 
  1775.           above - OWED-PAID.  It is how much you expect to receive, yet.
  1776.  
  1777.  
  1778.  
  1779.  
  1780.                                Page 5-5-15
  1781.  
  1782.  
  1783.                       Section 5:5  CUTILITY, CSEVENT
  1784.  
  1785.  
  1786.     5. Lodgings                                                       [AS]
  1787.  
  1788.       This is a list of everyone assigned to a Lodging,  as recorded in the 
  1789.       EDIRFILE  (Names Directory).   It differs from the display/report out 
  1790.       of  the  Lodgins process in that all Lodging buildings are  shown  at 
  1791.       once.
  1792.  
  1793.  
  1794.     6. Sessions                                                       [AS]
  1795.  
  1796.       This  is a list of all valid Session assignments of everyone  in  the 
  1797.       SESSFILE file, as derived directly from the MEMBERSE file. It differs 
  1798.       from  the  display/report  out of the Sessions process  in  that  all 
  1799.       Sessions are  shown  at once.
  1800.  
  1801.  
  1802.  
  1803.     7. Transportation                                                 [AS]
  1804.  
  1805.       This is a list of the Transportation assignments of all Attenders, as 
  1806.       recorded  in the EDIRFILE file.   It differs from the  display/report 
  1807.       out  of the Transportation  process in that all Transportation  codes 
  1808.       are shown  at once.
  1809.  
  1810.  
  1811.  
  1812.  
  1813.  
  1814.  
  1815.  
  1816.  
  1817.  
  1818.  
  1819.  
  1820.  
  1821.  
  1822.  
  1823.  
  1824.  
  1825.  
  1826.  
  1827.  
  1828.  
  1829.  
  1830.  
  1831.  
  1832.  
  1833.  
  1834.  
  1835.  
  1836.  
  1837.  
  1838.  
  1839.  
  1840.  
  1841.  
  1842.  
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.                                Page 5-5-16
  1847.  
  1848.  
  1849.                     Secton 5:5  CUTILITY, CSEVENT  -  Appendix
  1850.  
  1851.  
  1852.     1.   MEMBERSE   -  the CSEVENT Attender information file.   It contains 
  1853.     all data  about  an individual in relation to the  Special  Event.  The 
  1854.     fields  correlate to fields in a MEMBERS file from MPROFILE.   So  name 
  1855.     information can be transfered over from MEMBERS into this MEMBERSE file.
  1856.  
  1857.  
  1858.       MEMBERSE.DBF   index is MEMBERSE.NDX, indexed by LAST:NAME+FIRST:NAME
  1859.         
  1860.         LAST:NAME  (15)   person's last name
  1861.         FIRST:NAME (30)   person's first name; you can put a husband and 
  1862.                           wife together into this field, if you like,
  1863.                           for example,  "Bob and Mary"
  1864.         FAMILYCODE ( 9)   characters 1 - 7 identify a family (not used in
  1865.                           CSEVENT)
  1866.         HOME:PHONE ( 9)   household's phone
  1867.         ADDRESS    (25)   street address
  1868.         CITY:STATE (20)   city and state
  1869.         ZIP        ( 6)   zip code
  1870.         BIRTHDATE  (12)   birthdate
  1871.         MEMBSTATUS (10)   as carried over from MEMBERS file.   The 'x'  in 
  1872.                           column 9 of this field indicates "Special", for
  1873.                           carrying over to the MEMBERSE file.  After being
  1874.                           processed by MEMBERSE, the "x" is changed to a 
  1875.                           "y" in MEMBERS.
  1876.         SS:SC:MEMB ( 5)   Small Church name of this person
  1877.         COMMENTS   (20)   any note, as carried over from MEMBERS; can be
  1878.                           changed in CSEVENT.
  1879.         AMOUNT     ( 8)   The amount that a person is being charged for 
  1880.                           attending the Event.  It is initially filled in
  1881.                           as the standard charge, from the Names Directory 
  1882.                           parameters, then is allowed to be changed at any
  1883.                           time.
  1884.         PAID1      (18)   Amount paid in the first payment, plus the date of
  1885.                           the payment. The date is the system date that you
  1886.                           have when first transfering or adding this name.
  1887.         PAID2      (18)   Amount  paid at a later  date  from  the  first 
  1888.                           payment.
  1889.         EQUIPMENT  (60)   Any equipment that this person can bring that is
  1890.                           needed.
  1891.         ROOM       ( 9)   Lodging Building and Room/Bed assignment.  This 
  1892.                           field value is first identified from the EDIRFILE
  1893.                           then   transfered  by  th  program  over  to  the 
  1894.                           MEMBERSE file.
  1895.         SESSIONS   (48)   A series of codes for Sessions, or classes that
  1896.                           this person is assigned to attend.  Note that
  1897.                           it is optional to have AND session name assigned.
  1898.                           If you have large group functions that everyone
  1899.                           will attend, there is no need to note that in
  1900.                           each person's record. A secondary file, SESSFILE,    
  1901.                           is created of each Session of each person.
  1902.         TRANSPOR   ( 6)   A five-character transportation code assignment,
  1903.                           as assigned from the Transportation process.  It
  1904.                           is first entered into the EDIRFILE then MEMBERSE.
  1905.         DATES      (10)   As carried over from the MEMBERS file.
  1906.  
  1907.  
  1908.  
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.                             Page 5:5A-1
  1913.  
  1914.  
  1915.                     Secton 5:5  CUTILITY, CSEVENT  -  Appendix
  1916.  
  1917.  
  1918.     2.  EDIRFILE  -  the CSEVENT Names Directory.  Also contains the names
  1919.     of each person's Lodging and Transportation assignments.  This allows
  1920.     rapid display of such names, by Lodging and Transportation code. 
  1921.     The EDIRFILE and index reside on the PROGRAM disk, not the data disk.
  1922.  
  1923.        EDIRFILE - indexed by SPACT (its only field) to EDIRFILE.NDX
  1924.  
  1925.         The following is the base EDIRFILX.DBF, which you start from when
  1926.         starting up a new Special Event (Process 2-2).
  1927.  
  1928.            A Grace Church
  1929.            B Data files disk: B
  1930.            C Singles Fall Retreat
  1931.            D Camp Wapagasset, Wisconsin
  1932.            E September 25 - 27, 1985
  1933.            F Cost:   50.00
  1934.            G
  1935.            H
  1936.            I
  1937.            J
  1938.           EQUIP:
  1939.           EQUIP:  Equipment Available
  1940.           ROOM:
  1941.           ROOM:  Rooms / Lodging
  1942.           SESS:
  1943.           SESS:  Classes / Sessions
  1944.           TRAN: 
  1945.           TRAN:  Transportation
  1946.  
  1947.  
  1948.  
  1949.     3.  CSEVENT Program files  -  these are the files on the program disk
  1950.     that DBASE reads and executes.
  1951.  
  1952.                     CSEVENT Process Diagram
  1953.  
  1954.     CUTILITY
  1955.       
  1956.       5-CSEVENT                     Starts the CSEVENT program; does not 
  1957.                                     require that you start from CUTILITY - 
  1958.                                     you can enter: "DO CSEVENT.CMD" to 
  1959.                                     begin the program section.
  1960.         5-1-CSEUPDAT  (CSECHECK)    Add/Edit Attender Names
  1961.           1-A-CSEADD                Add an Attender
  1962.         5-3-CSELODGE  (CSELCHNG)    Event Lodging assignment
  1963.         5-4-CSESSION                Event Sessions assignment
  1964.         5-5-CSETRANS  (CSETCHNG)    Event Transportation assignment
  1965.         5-7-CSEREPTS                Event Reports
  1966.         5-8-CSESETUP                Event initial setup, Names Directory 
  1967.                                     editing, and special file functions.
  1968.  
  1969.  
  1970.     4. CSEVENT set-up files - files on the program disk that are used as a
  1971.     base for starting up an event.
  1972.  
  1973.         EDIRFILX - copied to EDIRFILE
  1974.         MEMBERST - copied to MEMBERSE
  1975.  
  1976.  
  1977.  
  1978.                             Page 5:5A-2
  1979.  
  1980.  
  1981.           Section 5:5  CUTILITY, CSEVENT   Appendix B  -  Reports
  1982.  
  1983.  
  1984.     [FI]  -  CSEVENT Full-Information report
  1985.  
  1986.     TRANSP: BUS 2   LODGING: RUT 122B        Anderson, Ann        436-7768
  1987.     PAID: $  10.00 05/22/85   40.00 06/01/85 1423 Alexander St.  C-3  Y  x
  1988.     DUE:  $   0.00  (  50.00)                Thriving City, MN   BD: 08/22
  1989.     SESS: WELC1,LOVG2,CHRR3,REC4S"
  1990.     EQUIPMENT: canoe
  1991.                               
  1992.     TRANSP: BUS 1   LODGING: JOH 124A        Anderson, Bob        436-7768
  1993.     PAID: $  40.00 05/22/85                  1423 Alexander St.  C-3  Y xx
  1994.     DUE:  $   0.00  (  40.00)                Thriving City, MN   BD: 10/17
  1995.     SESS: WELC1,CHRR2,LOVG3,REC4C"
  1996.     EQUIPMENT: canoe
  1997.  
  1998.     /\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\
  1999.     ========================================================================
  2000.  
  2001.     NOTES:  
  2002.       1. The following report items are straight from the respective fields
  2003.       of the MEMBERSE file -
  2004.         TRANSP (TRANSPOR)         LODGING   (ROOM)
  2005.         PAID   (PAID1 & PAID2)    DUE       (AMOUNT - (PAID1+PAID2))
  2006.         SESS   (SESSIONS)                   (The amount in parenthesis is 
  2007.         EQUIPMENT (EQUIPMENT)                the AMOUNT field of MEMBERSE)
  2008.  
  2009.  
  2010.  
  2011.  
  2012.  
  2013.     [TL]  -  CSEVENT Two-Line report
  2014.  
  2015.     TRAN: BUS 2  LODG: RUT 122B  PD: 50.00  Anderson, Ann         436-7768
  2016.     SESS: WELC1,CHRR2,LOVG3,REC4S           1423 Berton St.  Thriving City,
  2017.  
  2018.     TRAN: BUS 1  LODG: JOH 123A  PD: 40.00  Anderson, Bob         436-7768
  2019.     SESS: WELC1,LOVG2,CHRR3,REC4C           1423 Berton St.  Thriving City,
  2020.  
  2021.     /\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\
  2022.     ========================================================================
  2023.  
  2024.     NOTES:  This is an abbreviation of the Full-Information report.  The
  2025.     report fields mean the same.  "PD" is the sum of PAID1 and PAID2.
  2026.  
  2027.  
  2028.  
  2029.  
  2030.  
  2031.  
  2032.  
  2033.  
  2034.  
  2035.  
  2036.  
  2037.  
  2038.  
  2039.  
  2040.  
  2041.  
  2042.  
  2043.  
  2044.                         Page 5:5B-1
  2045.  
  2046.  
  2047.           Section 5:5  CUTILITY, CSEVENT   Appendix B  -  Reports
  2048.  
  2049.  
  2050.     [ML]  -  CSEVENT Mailing Labels
  2051.  
  2052.     Ann Anderson
  2053.     1243 Berton St
  2054.     Thriving City, MN 54321
  2055.  
  2056.  
  2057.  
  2058.     Anderson, Bob
  2059.     1243 Berton St
  2060.     Thriving City, MN 54321
  2061.  
  2062.     /\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\
  2063.     ========================================================================
  2064.  
  2065.     NOTES:   This  is  the standard CPROFILE mailing  label  report.   This 
  2066.     version  does not allow two columns of names.   The program first  asks 
  2067.     for a labels spacing value.   This is the number of print lines between 
  2068.     labels.   The  program  assigns  "6" if you just press <retn>  to  this 
  2069.     labels spacing query.
  2070.  
  2071.  
  2072.     [SR]  -  CSEVENT Screen Report
  2073.  
  2074.  
  2075.     NOTES:  This  report  is made from the special processes for  Lodgings, 
  2076.     and  Transportation.   The  operator enters "R" from the query  at  the 
  2077.     bottom  of the screen,  then the information that is on the  screen  is 
  2078.     printed out.
  2079.  
  2080.  
  2081.                   Figure 5:5-6  -  Lodgings Screen
  2082.  
  2083.     [JOH]   John's Palace           Career Church Fall Retreat    Oct 2, 85      
  2084.  
  2085.       121A Everette    Don             128A Robertson   Bucky
  2086.       121B Franklin    Jim             128B Terrell     Frank
  2087.       122A 
  2088.       122B Anderson    Norm
  2089.       123A Carlson     Bob
  2090.       123B
  2091.       124A Dickson     Larry
  2092.       124B
  2093.       125A
  2094.       125B
  2095.       126A
  2096.       126B
  2097.     Select:  A]dd  D]elete  C]hange  R]eport  V]erify  Q]uit :
  2098.  
  2099.  
  2100.     [AS]  Selected category single-line report
  2101.  
  2102.          Report for LODGING =  JOH
  2103.       JOH 121A  Everette    Don             
  2104.       JOH 121B  Franklin    Jim             
  2105.       JOH 122B  Anderson    Norm
  2106.       JOH 123A  Carlson     Bob
  2107.  
  2108.  
  2109.  
  2110.                         Page 5:5B-2
  2111.  
  2112.  
  2113.                    Appendix 5:5-B  -  CSEVENT Programs, Files
  2114.  
  2115.  
  2116.     1.   MEMBERSE   -  the CSEVENT Attender information file.   It contains 
  2117.     all data  about  an individual in relation to the  Special  Event.  The 
  2118.     fields  correlate to fields in a MEMBERS file from MPROFILE.   So  name 
  2119.     information can be transfered over from MEMBERS into this MEMBERSE file.
  2120.  
  2121.  
  2122.       MEMBERSE.DBF   index is MEMBERSE.NDX, indexed by LAST:NAME+FIRST:NAME
  2123.         
  2124.         LAST:NAME  (15)   person's last name
  2125.         FIRST:NAME (30)   person's first name; you can put a husband and 
  2126.                           wife together into this field, if you like,
  2127.                           for example,  "Bob and Mary"
  2128.         FAMILYCODE ( 9)   characters 1 - 7 identify a family (not used in
  2129.                           CSEVENT)
  2130.         HOME:PHONE ( 9)   household's phone
  2131.         ADDRESS    (25)   street address
  2132.         CITY:STATE (20)   city and state
  2133.         ZIP        ( 6)   zip code
  2134.         BIRTHDATE  (12)   birthdate
  2135.         MEMBSTATUS (10)   as carried over from MEMBERS file.   The 'x'  in 
  2136.                           column 9 of this field indicates "Special", for
  2137.                           carrying over to the MEMBERSE file.  After being
  2138.                           processed by MEMBERSE, the "x" is changed to a 
  2139.                           "y" in MEMBERS.
  2140.         SS:SC:MEMB ( 5)   Small Church name of this person
  2141.         COMMENTS   (20)   any note, as carried over from MEMBERS; can be
  2142.                           changed in CSEVENT.
  2143.         AMOUNT     ( 8)   The amount that a person is being charged for 
  2144.                           attending the Event.  It is initially filled in
  2145.                           as the standard charge, from the Names Directory 
  2146.                           parameters, then is allowed to be changed at any
  2147.                           time.
  2148.         PAID1      (18)   Amount paid in the first payment, plus the date of
  2149.                           the payment. The date is the system date that you
  2150.                           have when first transfering or adding this name.
  2151.         PAID2      (18)   Amount  paid at a later  date  from  the  first 
  2152.                           payment.
  2153.         EQUIPMENT  (60)   Any equipment that this person can bring that is
  2154.                           needed.
  2155.         ROOM       ( 9)   Lodging Building and Room/Bed assignment.  This 
  2156.                           field value is first identified from the EDIRFILE
  2157.                           then   transfered  by  th  program  over  to  the 
  2158.                           MEMBERSE file.
  2159.         SESSIONS   (48)   A series of codes for Sessions, or classes that
  2160.                           this person is assigned to attend.  Note that
  2161.                           it is optional to have AND session name assigned.
  2162.                           If you have large group functions that everyone
  2163.                           will attend, there is no need to note that in
  2164.                           each person's record. A secondary file, SESSFILE,    
  2165.                           is created of each Session of each person.
  2166.         TRANSPOR   ( 6)   A five-character transportation code assignment,
  2167.                           as assigned from the Transportation process.  It
  2168.                           is first entered into the EDIRFILE then MEMBERSE.
  2169.         DATES      (10)   As carried over from the MEMBERS file.
  2170.  
  2171.  
  2172.  
  2173.  
  2174.  
  2175.  
  2176.                             Page 5:5-B1
  2177.  
  2178.  
  2179.                    Appendix 5:5-B  -  CSEVENT Programs, Files
  2180.  
  2181.  
  2182.     2.  EDIRFILE  -  the CSEVENT Names Directory.  Also contains the names
  2183.     of each person's Lodging and Transportation assignments.  This allows
  2184.     rapid display of such names, by Lodging and Transportation code.
  2185.  
  2186.        EDIRFILE - indexed by SPACT (its only field) to EDIRFILE.NDX
  2187.  
  2188.         The following is the base EDIRFILX.DBF, which you start from when
  2189.         starting up a new Special Event (Process 2-2).
  2190.  
  2191.            A Grace Church
  2192.            B Data files disk: B
  2193.            C Singles Fall Retreat
  2194.            D Camp Wapagasset, Wisconsin
  2195.            E September 25 - 27, 1985
  2196.            F Cost:   50.00
  2197.            G
  2198.            H
  2199.            I
  2200.            J
  2201.           EQUIP:
  2202.           EQUIP:  Equipment Available
  2203.           ROOM:
  2204.           ROOM:  Rooms / Lodging
  2205.           SESS:
  2206.           SESS:  Classes / Sessions
  2207.           TRAN: 
  2208.           TRAN:  Transportation
  2209.  
  2210.  
  2211.  
  2212.     3.  CSEVENT Program files  -  these are the files on the program disk
  2213.     that DBASE reads and executes.
  2214.  
  2215.                     CSEVENT Process Diagram
  2216.  
  2217.     CUTILITY
  2218.       
  2219.       5-CSEVENT                     Starts the CSEVENT program; does not 
  2220.                                     require that you start from CUTILITY - 
  2221.                                     you can enter: "DO CSEVENT.CMD" to 
  2222.                                     begin the program section.
  2223.         5-1-CSEUPDAT                Add/Edit Attender Names
  2224.           1-A-CSEADD, CSECHECK      Add an Attender
  2225.         5-3-CSELODGE  (CSELCHNG)    Event Lodging assignment
  2226.         5-4-CSESSION                Event Sessions assignment
  2227.         5-5-CSETRANS  (CSETCHNG)    Event Transportation assignment
  2228.         5-7-CSEREPTS                Event Reports
  2229.         5-8-CSESETUP                Event initial setup, Names Directory 
  2230.                                     editing, and special file functions.
  2231.  
  2232.  
  2233.     4. CSEVENT set-up files - files on the program disk that are used as a
  2234.     base for starting up an event.
  2235.  
  2236.         EDIRFILX - copied to EDIRFILE
  2237.         MEMBERST - copied to MEMBERSE
  2238.  
  2239.  
  2240.  
  2241.  
  2242.                             Page 5:5-B2
  2243.  
  2244.  
  2245.                     Section 5:6  CUTILITY, CSURVEY 
  2246.  
  2247.  
  2248.     5:6. Church Survey Processing 
  2249.  
  2250.     B.  CSURVEY Tutorial
  2251.  
  2252.     CUTILITY comes with sample MEMBERSS and CSURVEY files, containing brief 
  2253.     survey  questions and possible answers.   You may perform the following 
  2254.     operator  entries  against  this file to learn  the  CSURVEY  processes 
  2255.     before entering real survey data.
  2256.  
  2257.     1  Enter:       2       Enter survey questions
  2258.        Response:   
  2259.          Do you want a new, clear questions file? [Y/N]:
  2260.        Enter:       N       You will use the existing CSURVEY file which
  2261.                             has a set of questions.
  2262.        Response:            The CSURVEY questions entry starting screen.
  2263.  
  2264.     2  Enter:    12345YN    Enter these values over the top of the "valid 
  2265.                             answer set" on the screen.
  2266.          TITLE1 :Church Effectiveness Survey
  2267.          TITLE2 :
  2268.          TITLE3 :Please answer the information below and return the form.     
  2269.        Response:            The main CSURVEY Questions Entry screen is
  2270.                              brought up, with fields for one question
  2271.                              and valid answers.
  2272.          
  2273.     3  Enter:                Press ctrl-Q to leave this first question
  2274.                              as it is.  
  2275.        Response:  
  2276.     Select:  [N]ext question  [B]ack a question  [S]ave  [Q]uit :__
  2277.        Enter:      N         Go to the next question, question 2.
  2278.  
  2279.     4   Enter:               Continue this sequence until you get to 
  2280.                              question 8, which is blank.  Then fill it in.
  2281.           QU1: Would you be interested in seeing a Day Care Center started?
  2282.           QU2:     
  2283.           QU3: 
  2284.           
  2285.           VALID ANSWERS
  2286.           AN1: Yes           (Note how the Y of "Yes" is used as a valid
  2287.           AN2: No            answer for this question, since it is first.)
  2288.                              Press ctrl-W to terminate this record.
  2289.         Response:
  2290.           Select [N]ext   [B]ack   [S]ave   [Q]uit:
  2291.         Enter:     S         Save this record in CSURVEY
  2292.         Response:            The program returns to the main CSURVEY menu
  2293.           
  2294.     5   Enter:     3         Print the survey form
  2295.         Response:  
  2296.           The process sends the Survey form to the printer.
  2297.           On completion, press <return> to exit.
  2298.           Now you can copy this form and send it out to the membership for
  2299.           completion.
  2300.  
  2301.     6   Enter:     4          Enter survey results into the MEMBERSS file.
  2302.         Response:   The process queries the operator for names, then survey 
  2303.           response data, which is recorded into the specified name records.
  2304.         Enter:     Q         Exits the Answers process.
  2305.  
  2306.  
  2307.  
  2308.                                     Page 5-14-1
  2309.  
  2310.  
  2311.                     Section 5:6  CUTILITY, CSURVEY 
  2312.  
  2313.  
  2314.     7   Enter:     5         Display/Print Summary Report
  2315.         Response:    The program prints a report like Figure 5:6.5.
  2316.  
  2317.     C.  CSURVEY Processes
  2318.  
  2319.     C.1. Program Start Up
  2320.  
  2321.     The  CSURVEY  program  is  started by  either  starting  CUTILITY,  see 
  2322.     paragraph 5.2, or by entering "DO CSURVEY.CMD" directly from the  dBASE 
  2323.     prompt. The CSURVEY main menu will be brought up.
  2324.  
  2325.  
  2326.     C.2. Set Up
  2327.  
  2328.     CSURVEY   requires  only  two  parameters  from  the  Names   Directory 
  2329.     (UDIRFILE) - the data disk letter,  and the church name.  Both of these 
  2330.     can be set to what you want from the Set Up process,  as selected  from 
  2331.     the  CSURVEY main menu,  selection "6".   The program will display  the 
  2332.     current  values,  then allow you to type new values over the old.   The 
  2333.     church name becomes the title to the survey processing report.  You may 
  2334.     need to change it,  then change it back for usage by other processes in 
  2335.     CUTILITY.  
  2336.  
  2337.     The  second part of Set Up involves generating a proper MEMBERSS file to 
  2338.     contain the desired set/group of people in the church.   You can  create 
  2339.     the  MEMBERSS  file  to be any set of  individuals,  by  performing  the 
  2340.     "Special Files/Reports" process of MPROFILE.   Process 5,  "Create a new 
  2341.     Special  File" walks the operator through naming the old file (MEMBERS), 
  2342.     giving  a  new file name,  and defining the criteria by which  you  want 
  2343.     records (individuals) to be part of the new file.   Or you may just copy 
  2344.     the whole MEMBERS.DBF file to a new file called MEMBERSS.DBF.   The  new 
  2345.     file is to be placed on your designated data disk.  
  2346.  
  2347.     Once the MEMBERSS data file has been created, CSURVEY process 1, "Clear 
  2348.     the  MEMBERSS  file  and re-index" is to be  performed.   This  process 
  2349.     first  blanks out the answer field,  which is called SSSCATTD.  This is 
  2350.     the same field used for recording attendance,  in the MPROFILE program.  
  2351.     Then the program indexes the file by last and first names, creating the 
  2352.     index file MEMBERSS.NDX.  You now may begin to enter survey data.
  2353.  
  2354.  
  2355.  
  2356.  
  2357.  
  2358.  
  2359.  
  2360.  
  2361.  
  2362.  
  2363.  
  2364.  
  2365.  
  2366.  
  2367.  
  2368.  
  2369.  
  2370.  
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.                                     Page 5-14-2
  2375.  
  2376.  
  2377.                     Section 5:6  CUTILITY, CSURVEY 
  2378.  
  2379.  
  2380.     C.3.  Survey Question Entry
  2381.  
  2382.     Process  "2)   Enter  Survey Questions,  Possible  Answers"  gives  the 
  2383.     operator fields to fill in with questions.  A total of 59 questions may 
  2384.     be  filled  in,  maximum,  and each question must be stated  within  70 
  2385.     characters.   The  program  displays  one question at a  time  for  the 
  2386.     operator  to  complete.   A question is stated in 1 to 3  lines  of  60 
  2387.     characters.   The  operator enters allowable answers to the question as 
  2388.     a single answer character,  followed by what that character represents.  
  2389.     For example "T - True",  or "1 - strongly agree".   Both the questions 
  2390.     and the answers are printable as the survey form itself,  if you  find 
  2391.     the survey format acceptable for your purposes (process "3", below).
  2392.  
  2393.     The "Enter survey questions" process begins with the following query -
  2394.       QUERY 2.1:  Do you want a new, clear questions file?
  2395.          The  survey  questions  are recorded in  the  CSURVEY  file.   The 
  2396.          program comes with such a file in place on the program disk. After
  2397.          specifying an alternate data disk,  the operator will enter  "Y"es 
  2398.          to this query.   The program will then copy file CSURVEYX from the 
  2399.          program disk to file CSURVEY on the data disk.   This new  CSURVEY 
  2400.          file  is then used to recrod all survey question data,  as entered 
  2401.          in this process.  All questions and answers that are  subsequently 
  2402.          entered  are saved unless you enter "N"o to the above query.  This 
  2403.          is true when you enter this process at a later time.
  2404.  
  2405.     The  program then displays a three-line field for entry of a  title  to 
  2406.     the  survey.   This title will be displayed on the printed survey  form 
  2407.     and  report.   The  process also allows entry of a set of valid  answer 
  2408.     characters.   There  may  be  as many as eight valid  answers  for  any 
  2409.     question in the survey.   All answers must be in the set of  characters 
  2410.     that  you  enter here.   If you do not wish to have answer  validation, 
  2411.     then  leave  this field as all blanks.   The Answer process  will  then 
  2412.     allow any answer to be entered for any question. 
  2413.  
  2414.     On  completion of this initial,  partial screen,  the operator  presses 
  2415.     ctrl-W to go to the next screen.  This is the "CSURVEY Questions Entry" 
  2416.     screen,  see  Figure  5:6.1,  below.   It displays a  3-line  question, 
  2417.     followed by as many as eight answer fields. The program is now in DBASE 
  2418.     edit mode.   Just fill in what you want to ask, followed by what answer 
  2419.     choices you wish to allow.   Do not skip any lines when filling in  the 
  2420.     answers.  Survey processing ends at the first blank answer. The program 
  2421.     will  display  only as many lines as you fill in,  when it  prints  the 
  2422.     Survey form.   In other words,  if you leave the second and third lines 
  2423.     blank,  the program skips them,  rather than printing extra blank lines 
  2424.     before printing the answer selections.   Answers should be entered as a 
  2425.     one  character  answer,  followed  by  the  meaning  of  the  specified 
  2426.     character.  For example, "1 - strongly agree".  The survey form will be 
  2427.     printed  exactly the way you enter the answer text.   So it is good  to 
  2428.     separate the single character and the answer meaning with a dash (-).  
  2429.  
  2430.     On completion of the last answer to the question,  press ctrl-W to exit 
  2431.     dBASE  edit mode.  The program will record the  question/answers,  then 
  2432.     display "Select:  [N]ext question  [B]ack a question  [S]ave  [Q}uit :_
  2433.       [N]ext - the program calls up the next question, if not at the 59th.
  2434.       [B]ack - the program calls up the previous question, if not at the 1st
  2435.       [S]ave - saves the screen values, then exits question entry.
  2436.       [Q]uit - exits question entry without saving this question's values
  2437.  
  2438.  
  2439.  
  2440.                                     Page 5-14-3
  2441.  
  2442.  
  2443.                     Section 5:6  CUTILITY, CSURVEY 
  2444.  
  2445.  
  2446.                    Figure 5:6.1  -  CSURVEY Questions Entry
  2447.  
  2448.  
  2449.           Grace Church  -  CSURVEY Questions Entry        February 5, 1985
  2450.  
  2451.               VALID SURVEY ANSWERS: >12345TF<
  2452.  
  2453.     QUESTION  1. :How long have you been a member?                        :
  2454.                  :                                                        :
  2455.                  :                                                        :
  2456.  
  2457.     VALID ANSWERS:0 - I am not a member 
  2458.                  :1 - one year 
  2459.                  :2 -
  2460.                  :3 -
  2461.                  :4 - 
  2462.                  :5 - 5 years or more
  2463.                  
  2464.     Select:  [N]ext question  [B]ack a question  [S]ave  [Q]uit :___
  2465.  
  2466.  
  2467.  
  2468.  
  2469.  
  2470.  
  2471.  
  2472.  
  2473.  
  2474.  
  2475.  
  2476.  
  2477.  
  2478.  
  2479.  
  2480.  
  2481.  
  2482.  
  2483.  
  2484.  
  2485.  
  2486.  
  2487.  
  2488.  
  2489.  
  2490.  
  2491.  
  2492.  
  2493.  
  2494.  
  2495.  
  2496.  
  2497.  
  2498.  
  2499.  
  2500.  
  2501.  
  2502.  
  2503.  
  2504.  
  2505.  
  2506.                                     Page 5-14-4
  2507.  
  2508.  
  2509.                     Section 5:6  CUTILITY, CSURVEY 
  2510.  
  2511.  
  2512.  
  2513.     C.4  Survey form printing
  2514.  
  2515.     The  program  will  print  a good survey form from  the  questions  and 
  2516.     answers specified in process "2) Enter Survey Questions, Answers". Just 
  2517.     enter:  "3" from the main CSURVEY menu, with the printer turned on, and 
  2518.     the  survey  in file CSURVEY will be printed in the  format  of  Figure 
  2519.     5:6.3.   One  rule to observe - if you keep ALL answers in any question 
  2520.     to  25 characters or less,  then the survey questionaire will make  two 
  2521.     columns for that question, rather than skipping a line for each answer. 
  2522.     Also, only non-blank question lines are printed. 
  2523.  
  2524.  
  2525.                    Figure 5:6.3  -  Survey Questionaire form
  2526.  
  2527.  
  2528.               Grace Church Effectiveness Survey        February 14, 1985
  2529.  
  2530.     NAME: _______________________________________
  2531.  
  2532.       1.  How long have you been a member?
  2533.             0 - I am not a member      3 - 3 years
  2534.             1 - 1 year                 4 - 4 years
  2535.             2 - 2 years                5 - 5 years or more
  2536.  
  2537.       2.  Are you married?
  2538.             Y - yes                    N - no
  2539.  
  2540.       3.  How successful is your Small Church in meeting your
  2541.           spiritual needs?
  2542.             1 - very successful        
  2543.             2 - mostly successful
  2544.             3 - moderately successful
  2545.             4 - a little helpful
  2546.             5 - not meeting my needs at all
  2547.  
  2548.  
  2549.  
  2550.     C.5  Survey Answer Entry
  2551.  
  2552.     The operator enters survey answers by selecting CSURVEY process "3" -
  2553.       "Enter  Individual  Member  Answers".   This  process  sequences 
  2554.     through all records in the MEMBERSS file,  giving answer blocks to each 
  2555.     question  defined  during process "2".  The operator can quickly  enter 
  2556.     appropriate  answer  characters onto the screen.   Note that  numerical 
  2557.     answers are more easily processed, since you can use the numeric keypad 
  2558.     of you key board. Answer entry involves the following steps.   
  2559.  
  2560.       1.  Selection of a name.   
  2561.       Upon  selection  of  CSURVEY process "3",  the  program  queries  the 
  2562.       operator  for a name to process.   This query system is just like the 
  2563.       one  in  the MEMBERS Update  process,  see  paragraph  3:F-[C].   The 
  2564.       following query is given -
  2565.         QUERY 4.1: 
  2566.       Enter LAST NAME (3 characters), then FIRST NAME (2 characters)
  2567.          Name code :__
  2568.  
  2569.  
  2570.  
  2571.  
  2572.                                     Page 5-14-5
  2573.  
  2574.  
  2575.                     Section 5:6  CUTILITY, CSURVEY 
  2576.  
  2577.  
  2578.       Enter the specified characters,  preferably in all small letters. The 
  2579.       program will find the name,  then will display Figure 5:6.4,  for the 
  2580.       operator to enter survey data into.   If the name is not found,   the 
  2581.       message  "No match,  press <retn> to continue" is given.   Press  the 
  2582.       RETURN key to return to the name query again.  This process cycles on 
  2583.       the  name query indefinitely.   To end the process, enter "Q" for the 
  2584.       name;  the process exits back to the main menu, saving all survey 
  2585.       answer data that was entered.   Exiting is also allowed from the last 
  2586.       query,  below.  You must exit back to the main menu to properly close 
  2587.       the survey files and save the recorded data.
  2588.  
  2589.  
  2590.               Figure 5:6.4  -  CHURCH SURVEY PROCESSING
  2591.  
  2592.                         CHURCH SURVEY PROCESSING      February 5, 1985
  2593.       Anderson, Norm  866-4639                          B:MEMBERSS
  2594.       1.  :2: 012345  How long have you been a member?
  2595.       2.  :T: TF      Are you married?
  2596.       3.  :4: 12345   How successful is your small church in meeting your
  2597.       4.  :1: 12345   Would you like to be more involved in SPIRITUAL ..
  2598.       5.  :3: 12345   Would you like to be more involved in SOCIALS ..
  2599.       6.  :$: 12345   Would you like to be more involved in FAMILY CONCERN
  2600.       7.  :4: 12345   Would you like to be more involved in FULL CHURCH ..
  2601.       8.  : :
  2602.       9.  : :
  2603.       10. : :
  2604.       11. : :
  2605.       12. : :
  2606.       13. : :
  2607.       14. : :
  2608.       15. : :
  2609.       16. : :
  2610.       17. : :
  2611.       18. : :
  2612.       19. : :
  2613.       20. : :
  2614.       INVALID ANSWERS:  6
  2615.       Select:  [N]ext screen  [B]ack a screen  [S]ave this record  [Q]uit :
  2616.       Record for "Anderson, Norm" is processed.
  2617.       Select:  [N]ext name   [B]ack a name   [Q]uit :_N_
  2618.  
  2619.  
  2620.       2.  Answer entry.
  2621.       After  a  name has been found to enter survey data  to,  the  program 
  2622.       displays  the first 20 survey questions,  as entered by the  operator 
  2623.       during process "2".   The operator enters answer values in the single 
  2624.       character  block  provided in the left margin of the screen  next  to 
  2625.       each  question.   The  program validates the answers after  the  full 
  2626.       screen of values has been entered,  but only if validation characters 
  2627.       were specified during process "2".  Any invalid answer characters are 
  2628.       displayed, along with the question number.  They are ignored, and are 
  2629.       replaced  by a blank answer,  which is always valid to CSURVEY.   You 
  2630.       will  be returned to the same screen of questions, with the message:  
  2631.         "INVALID ANSWERS:  6 9 13 "     
  2632.         (question  numbers 6,  9 and 13 have invalid values,  as determined 
  2633.         from the VALID ANSWERS field of the Questions process ("2").
  2634.  
  2635.  
  2636.  
  2637.  
  2638.                                     Page 5-14-6
  2639.  
  2640.  
  2641.                     Section 5:6  CUTILITY, CSURVEY 
  2642.  
  2643.  
  2644.       All  questions  must  have valid answers in order  to  complete  this 
  2645.       screen  and  be  allowed  to progress further  into  more  names  and 
  2646.       questions.   A blank answer is always valid for CSURVEY  answers.   A 
  2647.       person may at any time leave an answer blank.
  2648.  
  2649.       3.  Advancing to more questions and member records.
  2650.       When  the  cursor reaches the screen bottom,  and all questions  have 
  2651.       valid answers, the program displays  the following query -
  2652.        Select: [N]ext screen  [B]ack a screen  [S]ave this record  [Q]uit :
  2653.       Just enter the first letter of the function you desire.
  2654.           "Next screen" advances to the next set of 20 questions,  if there 
  2655.           are more.  
  2656.           "Back a screen" goes back to an earlier screen of questions.
  2657.           "Save this record" completes processing of this member record, 
  2658.           recording  the survey results in the current SSSCATTD  field.   
  2659.           "Quit"  terminates  this  record  without  recording  the  survey 
  2660.           results that were entered.
  2661.  
  2662.       For "Save" and "Quit", the program displays the following query -
  2663.         Record for "(Some Name)" is processed.
  2664.         Select:  [N]ext name   [A]nother name   [Q]uit :
  2665.       This  is  similar  to  the command to advance  to  a  new  screen  of 
  2666.       questions.   You  will  advance to a new name,  or  quit  the  answer 
  2667.       editing  process.   For [N]ext,  the computer just brings up the next 
  2668.       name  in  the  MEMBERSS file,  which is  in  alphabetic  order.   For 
  2669.       [A]nother, the program queries you for the next name that you want to 
  2670.       process.  Enter your desired response.
  2671.  
  2672.  
  2673.  
  2674.  
  2675.  
  2676.  
  2677.  
  2678.  
  2679.  
  2680.  
  2681.  
  2682.  
  2683.  
  2684.  
  2685.  
  2686.  
  2687.  
  2688.  
  2689.  
  2690.  
  2691.  
  2692.  
  2693.  
  2694.  
  2695.  
  2696.  
  2697.  
  2698.  
  2699.  
  2700.  
  2701.  
  2702.  
  2703.  
  2704.                                     Page 5-14-7
  2705.  
  2706.  
  2707.                     Section 5:6  CUTILITY, CSURVEY 
  2708.  
  2709.  
  2710.     C.6.  Display/Print Summary Report
  2711.  
  2712.     To get a report about the answers that were entered, select process -
  2713.       "5)   Display/Print Summary Report".   This process operates  on  the 
  2714.     MEMBERSS  file  to produce statistics on the answers to each  question. 
  2715.     The process has no operator queries.  The report is to the screen, with 
  2716.     the operator option of printing the displayed report being available. 
  2717.     Just press ctrl-P before pressing <RETURN> to selecting process "5", to 
  2718.     enable  the  printer.   This  will send the screen  characters  to  the 
  2719.     printer  as well.   Figure 5:6.5,  below is the report that is made  by 
  2720.     this process.
  2721.  
  2722.  
  2723.                    Figure 5:6.5  -  Survey Report
  2724.  
  2725.     Grace Church  -  Survey Report     February 6, 1985
  2726.  
  2727.                    Names being processed:    112
  2728.                    Names with  responses:     84
  2729.     _______________________________________________________________________
  2730.  
  2731.     1. 12345    How long have you been a member?
  2732.          6    8 %    I am not a member
  2733.          6    8 %    1 year
  2734.         12   16 %    2 years
  2735.         42   50 %    3 years
  2736.         18   25 %    4 years
  2737.          0    0 %    (no response)  
  2738.          
  2739.  
  2740.  
  2741.     This process performs the following functions -
  2742.  
  2743.       1. Counts the number of records in the MEMBERSS file.  This number is 
  2744.       displayed after the message "Names being processed:"
  2745.  
  2746.       2. Copies  all  records  in the MEMBERSS  file  that  have  answers 
  2747.       recorded in the SSSCATTD field (the field is not blank) to a new file 
  2748.       - MEMBSS.   This  is the set of people that have made  responses,  as 
  2749.       recorded  during process "4) Enter Individual Member  Answers".   The 
  2750.       report  will  show  the  number of individuals  that  have  responses 
  2751.       recorded.   Since  this  MEMBSS file is independent of  the  MEMBERSS 
  2752.       file,  you may record more answers later,  if some come in,  then run 
  2753.       this process again for new statistics.   The number of member records 
  2754.       in  this  MEMBSS  file  is the base from  which  the  statistics  are 
  2755.       calculated,  below.   So member records that have no response have no 
  2756.       bearing  on the percentage values - you would have to calculate  such 
  2757.       figures for yourself.
  2758.  
  2759.       3.  List  each  question,  followed by the question answers  and  the 
  2760.       number of members making each of the answers.  Show the percentage of 
  2761.       the total answers that each answer received.  The first answer to the 
  2762.       question in Figure 5:6.5 has 6 people that answered "0"- not members.
  2763.       This is 8% of the 84 people that turned in completed survey forms.
  2764.  
  2765.  
  2766.  
  2767.  
  2768.  
  2769.  
  2770.                                     Page 5-14-8
  2771.  
  2772.  
  2773.                Section 5:6-A - CSURVEY Appendix A
  2774.  
  2775.  
  2776.       
  2777.       1.  CSURVEY data files
  2778.  
  2779.       CSURVEYX - an empty file for creating a new CSURVEY file.
  2780.          CSANSWRSX   8   Valid answers for the specified question
  2781.          QU1        60   Question line 1
  2782.          QU2        60   Question line 2
  2783.          QU3        60   Question line 3
  2784.          AN1        60   Answer 1
  2785.          AN2        60   Answer 2
  2786.          AN3        60   Answer 3
  2787.          AN4        60   Answer 4
  2788.          AN5        60   Answer 5
  2789.          AN6        60   Answer 6
  2790.          AN7        60   Answer 7
  2791.          AN8        60   Answer 8
  2792.       
  2793.       CSURVEY - a copy of the CSURVEYX file, made available for entering
  2794.                 survey questions.  Record 10 has the CSURVEY file title and 
  2795.                 the general set of valid answers.
  2796.  
  2797.  
  2798.       2. MEMBERSS - the user-created members file, as derived from the
  2799.          MPROFILE program.  CSURVEY reads the last and first names, the
  2800.          home phone, and the SSSCATTD fields.  The rest are present to
  2801.          allow the local church to extend statistics functions, such as 
  2802.          making the statistics on official members only, for example.
  2803.  
  2804.  
  2805.       3. MEMBSS  - a  file created by process  "5)  Display/Print  Summary 
  2806.          Report". This file is all member records in the MEMBERSS file that
  2807.          have any survey answer data at all, in the SSSCATTD field.
  2808.  
  2809.  
  2810.      
  2811.  
  2812.  
  2813.  
  2814.  
  2815.  
  2816.  
  2817.  
  2818.  
  2819.  
  2820.  
  2821.  
  2822.  
  2823.  
  2824.  
  2825.  
  2826.  
  2827.  
  2828.  
  2829.  
  2830.  
  2831.  
  2832.  
  2833.  
  2834.  
  2835.  
  2836.                                     Page 5-14-9
  2837.  
  2838.  
  2839. The rest are present to
  2840.          allow the local church to extend statistics functions, such as 
  2841.          making the statistics on official members only, for example.
  2842.  
  2843.  
  2844.       3. MEMBSS  - a  file created by