home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / cars25.zip / CARS25.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-07-01  |  40KB  |  870 lines

  1. ****  Please note that the printed manual has many graphics of the
  2. ****  menus and data entry screens throughout it. These do not
  3. ****  translate to this straight ASCII text. If you follow along with
  4. ****  the program as you read this manual, you should have no problem
  5. ****  following the manual's text. Needless to say, when you register
  6. ****  the program, the printed manual you receive will have all the
  7. ****  graphics plainly printed. This is also why some of the pages
  8. ****  will seem very short, with the graphics they have a proper
  9. ****  length.
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.                       C.A.R.S. USER MANUAL
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.                           Version 2.5
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.           (c) Copyright 1988-1991 Cybernetic Software
  59.                        All rights reserved
  60.  
  61.  
  62.                         Table of Contents
  63.  
  64.  
  65. Welcome to C.A.R.S.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  66.               Cybernetic Software. . . . . . . . . . . . . .   1
  67.               Definition of Shareware. . . . . . . . . . . .   1
  68.               Disclaimer - Agreement . . . . . . . . . . . .   2
  69.               Registration . . . . . . . . . . . . . . . . .   3
  70.               Correspondence . . . . . . . . . . . . . . . .   4
  71.               Ombudsman. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   4
  72.  
  73. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   5
  74.               The Package. . . . . . . . . . . . . . . . . .   5
  75.               The System Components. . . . . . . . . . . . .   6
  76.  
  77. Using C.A.R.S. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   7
  78.               Two words of warning.. . . . . . . . . . . . .   7
  79.               Menu Item Selection. . . . . . . . . . . . . .   7
  80.               Data Entry Fields. . . . . . . . . . . . . . .   7
  81.               Mouse Support. . . . . . . . . . . . . . . . .   7
  82.  
  83. Starting the Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  84.  
  85. The Main Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  86.  
  87. Category Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  13
  88.  
  89. Opening a Car File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  14
  90.  
  91. Add Car Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  17
  92.               Expense Item Entry . . . . . . . . . . . . . .  18
  93.               Travel Log Entries . . . . . . . . . . . . . .  19
  94.  
  95. Edit Car Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20
  96.  
  97. List Car Detail & Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . .  22
  98.  
  99. Sort Car File. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  24
  100.  
  101. Appendix A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  25
  102.  
  103.  
  104.                       Welcome to C.A.R.S.
  105.  
  106. Welcome to C.A.R.S., the Complete Automobile Reporting System.
  107. With this package, you can track your vehicle expenses over 26 user
  108. defined categories, and watch your milage and costs. It allows for
  109. the logging of business and/or personal trips. And, most
  110. importantly, it provides totals for tax or accounting purposes.
  111. C.A.R.S. will provide this facility for any number of vehicles, the
  112. limiting factor is disk space.
  113.  
  114.                       Cybernetic Software
  115.  
  116. Cybernetic Software was formed in 1975. Originally, it provided
  117. consulting and programming services for mainframe and mini-
  118. computers. In the early 1980's, it incorporated microcomputers into
  119. it's retinue of services.
  120.                          ┌───────┐
  121.                       ┌──┴────┐  │                (R)
  122.                 ──────┤       │  ├────────────────────
  123.                       │ ┌─────┴─┐│  Association of
  124.                       │ │       ├┘  Shareware
  125.                       └─┤   o   │   Professionals
  126.                 ────────┤   │   ├─────────────────────
  127.                         └───┴───┘   MEMBER
  128.  
  129.                     Definition of Shareware
  130.  
  131. Shareware distribution gives users a chance to try software before
  132. buying it. If you try a Shareware program and continue using it,
  133. you are expected to register. Individual programs differ on
  134. details. With registration, you get anything from the simple right
  135. to continue using the software to an updated program with printed
  136. manual. The benefits of registering this program, which is required
  137. if used beyond a 30 day trial period, are listed below.
  138.  
  139. Copyright laws apply to both Shareware and commercial software. The
  140. copyright holder retains all rights, with a few specific exceptions
  141. as stated below. Shareware authors are accomplished programmers,
  142. just like commercial authors, and the programs are of comparable
  143. quality. (In both cases, there are good programs and bad ones!) The
  144. main difference is in the method of distribution. The author
  145. specifically grants the right to copy and distribute the software,
  146. either to all and sundry or to a specific group. For example, some
  147. authors require written permission before a commercial disk vendor
  148. may copy their Shareware.
  149.  
  150. Shareware is a distribution method, not a type of software. You
  151. should find software that suits your needs and pocketbook, whether
  152. it's commercial or Shareware. The Shareware system makes fitting
  153. your needs easier, because you can try before you buy. And because
  154. the overhead is low, prices are low also. Shareware has the
  155. ultimate money-back guarantee -- if you don't use the product, you
  156. don't pay for it.
  157.  
  158.                      Disclaimer - Agreement
  159.  
  160. Users of C.A.R.S. must accept this disclaimer of warranty:
  161. "C.A.R.S. is supplied as is.  The author disclaims all warranties,
  162. expressed or implied, including, without limitation, the warranties
  163. of merchantability and of fitness for any purpose. The author
  164. assumes no liability for damages, direct or consequential, which
  165. may result from the use of C.A.R.S."
  166.  
  167. C.A.R.S. is a "shareware program" and is provided at no charge to
  168. the user for evaluation.  Please share it with your friends. But
  169. you must not give it away altered or as part of another system. And
  170. it must be the complete package. The essence of "user-supported"
  171. software is to provide personal computer users with quality
  172. software without high prices, and yet to provide incentive for
  173. programmers to continue to develop new products.  If you find this
  174. program useful and find that you are using C.A.R.S. and continue to
  175. use C.A.R.S. after a reasonable trial period, you must make a
  176. registration payment of $49(US) to Cybernetic Software.  The
  177. registration fee will license one copy for use on any one computer
  178. at any one time.  You must treat this software just like a book.
  179. An example is that this software may be used by any number of
  180. people and may be freely moved from one computer location to
  181. another, so long as there is no possibility of it being used at one
  182. location while it's being used at another. Just as a book cannot be
  183. read by two different persons at the same time.
  184.  
  185. Commercial users of C.A.R.S. must register and pay for their copies
  186. of C.A.R.S. within 30 days of first use or their license is
  187. withdrawn.  Site-License arrangements may be made by contacting
  188. Cybernetic Software. (See below.)
  189.  
  190. Anyone distributing C.A.R.S. for any kind of remuneration must
  191. first contact Cybernetic Software at the address below for
  192. authorization.
  193.  
  194. This authorization will be automatically granted to distributors
  195. recognized by the ASP as adhering to its guidelines for shareware
  196. distributors, and such distributors may begin offering C.A.R.S.
  197. immediately (However Cybernetic Software must still be advised so
  198. that the distributor can be kept up-to-date with the latest version
  199. of C.A.R.S.).
  200.  
  201.                           Registration
  202.  
  203. You are encouraged to pass a copy of C.A.R.S. along to your friends
  204. for evaluation.  Please encourage them to register their copy if
  205. they find it useful.  For the $49(US) registration fee users will
  206. receive:
  207.  
  208.     1.           An up-to-date version of the program.
  209.  
  210.     2.           A printed and bound copy of the User Manual.
  211.  
  212.     3.           An 800 number for customer support.
  213.  
  214.     4.           Notification of improvements and enhancements.
  215.  
  216.     5.           One free future update at a time of your choice.
  217.  
  218.     6.           Further updates at the cost of $5.
  219.  
  220.     7.           For those who are not already members of
  221.                  CompuServe, free membership and a $15 usage
  222.                  credit. (This will give you another avenue of
  223.                  support.)
  224.  
  225. Site licenses are available at the following rates.
  226.  
  227.           2 copies.....................................$90.00
  228.           3 copies....................................$125.00
  229.           4 copies....................................$155.00
  230.           5 or more copies............................$175.00
  231.  
  232. With site licenses, you receive one manual per program copy. If
  233. more than 5 copies of the manual are required, they will be
  234. provided at a cost of $6 per manual.
  235.  
  236.                          Correspondence
  237.  
  238. Please!  Write with your comments, questions, criticisms,
  239. suggestions, and registrations to:
  240.  
  241.                       Cybernetic Software
  242.                         P. O. Box 3594
  243.                    Skokie, IL   60076  (USA)
  244.  
  245. Thank You.
  246.  
  247.                            Ombudsman
  248.  
  249. This program is produced by a member of the Association of
  250. Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the
  251. shareware principle works for you. If you are unable to resolve a
  252. shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  253. member directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can
  254. help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but does
  255. not provide technical support for members' products.  Please write
  256. to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442 or send
  257. a CompuServe message via CompuServe Mail to ASP Ombudsman
  258. 70007,3536.
  259.  
  260.                           Introduction
  261.  
  262. The program is, I hope, self-explanatory.  As I receive feed-back
  263. from users, both registered and otherwise, I will enhance these
  264. instructions as needed.
  265.  
  266.                           The Package
  267.  
  268. Included on this disk are the following files:
  269.  
  270. CARAVAN.CAR   A sample data file. Use it to become familiar
  271.               with the system.  List it.  Modify it.  Make
  272.               additions to it.
  273.  
  274. CARS.CTL      A sample control file.  It contains the
  275.               default categories into which your automobile
  276.               expenses are placed.  It can be modified by
  277.               selecting "Category maintenance" from the main
  278.               menu.
  279.  
  280. CARS.DOC      The file that you are now reading.
  281.  
  282. CARS.EXE      The actual program that you will run. See
  283.               start-up instructions, below.
  284.  
  285. CARS.REG      The registration and comments form. The
  286.               program will generate a registration form with
  287.               your information, if you desire.
  288.  
  289. EXPCHART      A sample form for logging expenses.
  290.  
  291.                      The System Components
  292.  
  293.  
  294. Now for a brief explanation of the workings of the two main
  295. components of this system.
  296.  
  297.                           Categories
  298.  
  299. There can be up to 26 categories, labeled A through Z,  kept in a
  300. file, CARS.CTL, which can be updated from the category maintenance
  301. selection of the Main Menu.  There are seven predefined categories
  302. that are supplied with the system: Accessories, Fees, Gas,
  303. Insurance, Maintenance, Purchase, and Repairs.  These have
  304. purposely been given the same letter designation as their initial.
  305. This is not mandatory, but you may find it is easier to remember
  306. that way.  You may add, change or delete from this group as you
  307. choose.  The one that refers to fuel, be it Gas, Petrol, Diesel,
  308. Fuel, Motion-lotion, or Zoom-stuff, must be defined when you create
  309. a car file.  (More on this subject later.)
  310.  
  311.                            Car Files
  312.  
  313. Information on each vehicle is kept in a separate file.  It is
  314. called by a name of from 1 to 8 characters.  When operating on a
  315. specific car, the file must first be opened, or selected.  Each
  316. file has a descriptor record which contains a 25 character
  317. description of the car, the category it will use for fuel, an
  318. indicator of whether the odometer reading is in miles or
  319. kilometers, and an indicator of whether the fuel is to be measured
  320. in gallons, imperial gallons, or liters.  (All of these items can
  321. be changed in the data edit routines.)
  322.  
  323. Data in the car file is of two different types:
  324.  
  325. The first type is the expense record. This record contains the
  326. odometer reading, date, category, cost and description of any
  327. expense item. If the entry is for the purchase of fuel, it will
  328. also contain the amount of fuel purchased and the cost per unit of
  329. purchase.
  330.  
  331. The second type is the travel log. This record contains the
  332. odometer reading and date for the start of any trip, an indicator
  333. to tell if the trip was business or pleasure, the number of miles
  334. for the trip, and a brief description.  As with the descriptor
  335. record, any item in the data record can be changed in the edit
  336. routines.
  337.                          Using C.A.R.S.
  338.  
  339.                      Important Information
  340.  
  341. Two words of warning.
  342.  
  343. First: There is a data processing principle, "garbage in, garbage
  344. out."  The numbers that this program will report to you will only
  345. be as good as the data you supply to it.  If you forget to make
  346. entries, estimate figures, or enter erroneous data, the accuracy of
  347. the report will suffer.
  348.  
  349. Warning number two: Nothing is as fleeting as data on a disk.  Back
  350. up your data files often.  If possible, keep a copy of the files at
  351. a different location.  In addition, keep a printout of the latest
  352. detail listing in a safe location. If all else fails, it can be
  353. re-entered.
  354.  
  355. Menu Item Selection
  356.  
  357. Menu items can be selected by moving the cursor bar to the item
  358. desired and pressing the ■ Enter Key or by pressing the "hot" key.
  359. The up and down arrows () will move the scroll bar on all menus
  360. except the Register/Program menu, which uses the left and right
  361. arrows (). The "hot" key, usually the first letter of the menu
  362. selection, is highlighted on each of the menu items.
  363.  
  364. Data Entry Fields
  365.  
  366. At various points in the program, you will be presented with forms
  367. for entering or modifying data. Within the fields you can insert,
  368. delete, or overtype. The left arrow () and right arrow () will
  369. move you within the field. The up arrow () and back tab (|) will
  370. move to the previous field, the down arrow () and the tab(|) will
  371. take you to the next field.
  372.  
  373. Mouse Support.
  374.  
  375. If the program senses the presence of a mouse driver, you can use
  376. the mouse for menu selection and data entry. For menu selection
  377. just move the mouse to the item you want to choose and click the
  378. left button. To move to a specific field on a data screen, point
  379. the mouse at the target field and click the left button. Clicking
  380. the right button is the same as pressing the Esc key.
  381.  
  382.                       Starting the Program
  383.  
  384. To start the program, CARS.EXE must be in the current directory,
  385. any directory defined within the PATH variable, or the drive and
  386. directory may be explicitly stated.  Type in:
  387.  
  388.                    [d:][path]CARS [car_name]
  389.  
  390. The [car_name] portion of the command is optional.  If used, it
  391. tells the system which car file to open first, instead of the
  392. default (if any).
  393.  
  394. If you are using a registered version of C.A.R.S., you can proceed
  395. to the section on the Main Menu.  You will not see the next screen.
  396. If you are using an unregistered version of the program, the first
  397. menu allows you to either go through the registration form fill-in
  398. procedure, or on to the main program.
  399.  
  400. To fill-in a registration form and either print it or place it on
  401. disk, press R or, if you haven't moved the cursor, press Enter.
  402. This will bring up the Registration Form.
  403.  
  404. Fill in the appropriate data. If you entered P in the Print/Disk
  405. field, you will be given a choice of printing on PRN, LPT1, LPT2,
  406. COM1, or COM2 as the destination. Pick the selection that is
  407. correct for your system. If you entered a D, you will be asked to
  408. supply the drive and file name in which to place an image of the
  409. registration form. The file name can, if necessary,  include the
  410. path.
  411.  
  412. When the form is completed, you will be taken back to the first
  413. menu. The cursor will have moved to the Program selection. Press
  414. either the P or ■ Enter key to move on to the main menu.
  415.  
  416.                         The Main Menu
  417.  
  418. The first time you come into the Main Menu, the program  looks for
  419. the CARS.CTL control file.  If it cannot be found, it will first
  420. issue a warning message, (press any key to continue), then allow
  421. you to either change the drive and directory that you are in,
  422. create a new control file, or exit the program.
  423.  
  424.  
  425. The program will next go to open a car file.  If you typed in the
  426. name of one on the CARS command line, or if there is a default car,
  427. it will open this file, then go to the main menu.
  428.  
  429. If you did not enter a file name and there is no default, or the
  430. file typed in is not present, the program will proceed to the Open
  431. Car File menu (described below.) The main menu gives you a choice
  432. of several actions. It also shows, above the menu, which file is
  433. currently open, or <none> if one has not yet been opened.
  434.  
  435.                   Main Menu Item Description
  436.  
  437. (A)dd car data: Choose this selection to add new information to an
  438. existing, open car file. It will take you to a screen where you
  439. will be prompted for all the pertinent data needed to create a new
  440. transaction record.
  441.  
  442. (C)ategory maintenance: This selection will display a chart of all
  443. possible categories, and allow you to add new ones, change the
  444. definition of those already established, or delete unwanted
  445. categories.  This is also where you specify a default car file for
  446. program start-up.  The control file is always open, separate and
  447. apart from the car file.
  448.  
  449. (E)dit car data: Use this selection to correct any information in
  450. the car file, either on a description record or on a transaction
  451. record.
  452.  
  453. (L)ist car detail and summary: This selection will list the
  454. transaction records and/or produce a summary of all that has
  455. transpired.  The output can go to the screen, printer, both, or
  456. neither.
  457.  
  458. (O)pen a car file: With this choice, a list of all car files, if
  459. any, that reside in the current directory, is displayed.  You are
  460. given the option of changing the drive and/or the directory,
  461. creating a new file, opening an existing file, or returning to the
  462. main menu.  You will be able to tell the open was successful by the
  463. open file indicator above the main menu. Choosing this selection
  464. will close the current car file.
  465.  
  466. (S)ort car file: To produce detail and summary lists correctly, you
  467. must have the data sorted by odometer reading.  In most cases you
  468. will be adding data as it occurs, and the sort will be unnecessary.
  469. Occasionally, when data is entered out of odometer order, you will
  470. have to sort the file to regain odometer order.
  471.  
  472. E(x)it program: You've finished with your work, leave the program. 
  473.  
  474.                       Category Maintenance
  475.  
  476. When you choose this selection, the catalog maintenance form will
  477. display the categories as they currently exist and the name of the
  478. default car.
  479.  
  480.  
  481. You may move from field to field using the keyboard, as described
  482. in Using C.A.R.S. or to go directly to a category, by holding the
  483. ALT key down while pressing the category code (A-Z). You can go
  484. directly to the Default Car field by pressing the F10 key.
  485.  
  486. Once you have pressed ■ Enter key in the Default Car field the data
  487. will be saved. To leave the screen without saving the data, press
  488. the Esc Key.
  489.  
  490.                     Opening a Car File
  491.  
  492.  
  493. This option will first tell you what your default drive and
  494. directory are, and display all available .CAR files that exist
  495. there in alphabetical order.
  496.  
  497. If there is more then one screen's worth of .CAR files, you can go
  498. forward or backward through the screens using the Page Up and Page
  499. Down keys.
  500.  
  501. You may move around the .CAR files by using all the arrow keys.
  502.  
  503. You can jump to a file that begins with a specific letter by
  504. pressing that letter on the keyboard. If there is more than one
  505. file with the same first letter, continued pressing of that letter
  506. will move down the list of those files.
  507.  
  508. If you wish to change drive and/or directory, just press the Esc
  509. key, and you will receive the following added menu.
  510.  
  511.  
  512.  
  513. (C)hange drive and/or directory. You are presented with a data
  514. entry box to supply the drive and directory desired. If the drive
  515. you enter does not exist on your system, you will remain on your
  516. current drive. If the directory name you enter is not valid, you
  517. remain in the default directory.
  518.  
  519. (E)xit Program.  This will allow you to exit and determine why the
  520. files you thought were in this directory aren't there.
  521.  
  522. (N)ew Car File. This selection will create a new file in the
  523. current directory. (See below for information on how to enter
  524. information for a new .CAR file.)
  525.  
  526. (R)eturn to main menu.
  527.  
  528.  
  529. Enter a 1 to 25 character description of the vehicle.
  530.  
  531. Enter a 1 to 8 character name which will be used for the data file
  532. that you are creating.  This field will only accept valid DOS file
  533. name characters.  Examples of valid names are: MUSTANG, 88CHEVY,
  534. GO_CART, etc. (The program will add the .CAR extension.)
  535.  
  536. Enter a category, A-Z, which will denote a fuel purchase.
  537.  
  538. Enter the default method of measuring fuel.  The choices are (US)
  539. Gallons, Imperial gallons, or Liters.
  540.  
  541. Indicate whether the odometer reading is in Miles or Kilometers.
  542.  
  543. All of these items, except the file name, can be changed from the
  544. Edit Data menu. (The file name can be changed with the DOS RENAME
  545. command.)
  546.  
  547.                        Add Car Data
  548.  
  549. When add item is selected, the program must be told to add either
  550. an expense item or a travel log. This appears as the sub-menu shown
  551. above. 
  552. If expense item is select, you will receive this data entry screen:
  553.  
  554.                       Expense Item Entry
  555.  
  556. Enter the odometer reading, date, category, and cost, and a
  557. description of the transaction.  If this was a fuel purchase you
  558. enter the method of measurement for the purchase, and either the
  559. amount of fuel purchased, or the price per unit of fuel. Whichever
  560. of these last two that you enter, the other is calculated.
  561.  
  562. Note: Cybernetic Software is aware of the requirement to allow the
  563. user to enter the date as either month/day/year or day/month/year.
  564. The ability to do so is scheduled to be a part of the package by
  565. the end of 1991. However, in the meantime, it is required that the
  566. date be entered as month/day/year. We apologize for the
  567. inconvenience.
  568.  
  569. Finally, you review the information, and either accept it, by
  570. typing a 'Y' (default), or reject it, by typing a 'N'.
  571. If travel log entry was select, the follow data entry screen
  572. appears:
  573.  
  574.                    Travel Log Entries
  575.  
  576. For travel log entries, you enter the odometer reading and date, as
  577. with an expense item. (The odometer reading is from the start of
  578. the trip.) Then enter either Business or Pleasure. Then you may
  579. enter either the ending odometer reading or the number of
  580. miles/kilometers traveled. Again, whichever is entered, the other
  581. is calculated. And, finally, a description, up to 20 characters, of
  582. the travel
  583.  
  584. Note: Cybernetic Software is aware of the requirement to allow the
  585. user to enter the date as either month/day/year or day/month/year.
  586. The ability to do so is scheduled to be a part of the package by
  587. the end of 1991. However, in the meantime, it is required that the
  588. date be entered as month/day/year. We apologize for the
  589. inconvenience.
  590.  
  591. Review the information, and either accept it, by typing a 'Y'
  592. (default), or reject it, by typing a 'N'.
  593.  
  594.                        Edit Car Data
  595.  
  596. WARNING! If you change the odometer reading of a record, it is most
  597. likely that you will have to sort the file.
  598.  
  599.  
  600.  
  601.  
  602. (C)ategory will search for records within a specified category. It
  603. will present the Expense/Travel sub-menu. If expense, you will be
  604. asked which category. The file will then be searched and the first
  605. record matching that category will be presented for update, using
  606. the same data entry screen as when an expense record is added. If
  607. travel is picked, then you will be asked Business or Pleasure.
  608. Again, after the information is supplied, a search of the file is
  609. conducted.
  610.  
  611. In both cases, after the record is updated, or left unchanged, a
  612. menu will appear asking if the search should be continued for other
  613. records in that category. Otherwise, the user is returned to the
  614. Edit Menu.
  615.  
  616. (D)escription will take the user to the description record for the
  617. .CAR file, using the same data entry screen as when creating a new
  618. file, except the file name which cannot be changed. (See Opening a
  619. Car File.)
  620.  
  621. If you choose to change the category for fuel, the program will
  622. offer to go through the file changing all records of the former
  623. category to the newer one.
  624.  
  625. If you change the method of measurement, the program will offer to
  626. adjust the price per unit of existing fuel records, which in turn
  627. adjusts the number of units purchased.
  628.  
  629. It is strongly recommended that, in both these cases, you allow the
  630. program to do the alterations.
  631.  
  632. (N)ext Record will bring up the record following the current one in
  633. the file and present it for viewing or editing.
  634.  
  635. (O)dometer will request an odometer reading to use to search for a
  636. record. After the record has been updated, or left unchanged, you
  637. will have the option of looking for more records with that odometer
  638. reading or to return to the Edit Menu. If no record with the
  639. specified reading is found, the user is returned to the Edit Menu.
  640.  
  641. (P)revious Record will obtain the record in front of the current
  642. record and present it for editing or viewing.
  643.  
  644. (R)ecord Number will retrieve the record with a specified number.
  645. Record numbers can be obtained from List Detail and Summary off of
  646. the Main Menu.
  647.  
  648. E(x)it returns you to the Main Menu.
  649.  
  650.                   List Car Detail & Summary
  651.  
  652. Warning! The detail can be listed at any time.  HOWEVER, there must
  653. be at least two (2) fuel purchases to get the summary data.
  654.  
  655. When you select this option you will be asked if you want expense
  656. entry or travel log items listed.
  657.  
  658. If expense entry items are selected, you must fill in the following
  659. options for the report generator.
  660.  
  661.  
  662.  
  663. If a complete report is desired, enter C, otherwise enter P to
  664. specify the beginning and ending months for the report period.
  665. If partial is selected, the following screen will request the
  666. beginning and ending months for the report, the default is the
  667. current month for both.
  668.  
  669.  
  670.  
  671. The detail listing can be routed to the Screen, the Printer, Both,
  672. or Neither. The same options are available for the summary listing,
  673. as well.
  674.  
  675. The selection for Travel records is essentially the same, except
  676. that you must also specify whether the records to be listed are
  677. Business, Pleasure, or All.
  678.  
  679.                        Sort Car File
  680.  
  681. Occasionally data will not be entered in odometer order, or the
  682. sequence may be lost due to an edit on a record.  For whatever
  683. reason, when the file is out of sequence, it must be sorted.
  684.  
  685. The program will attempt to do an in-memory sort, for speed. If
  686. there is not enough room for a memory sort, then a disk sort is
  687. done.
  688.  
  689.                           Appendix A
  690.  
  691. The following pages are model expense sheets and travel logs that
  692. you might keep in your vehicle(s) to note expenses, or travel, as
  693. they occur. You are welcome to make copies of these four charts for
  694. that purpose. (Please remember that this manual is copyrighted, and
  695. that permission has not been granted to copy any other parts of
  696. this manual.
  697.      The Complete Automobile Reporting System - Expense Log
  698. ╔════════╤══════╤═══╤════╤═════╤════════════════════════════════╗
  699. ║Odometer│ Date │Cat│Cost│Price│Description                     ║
  700. ╠════════╪══════╪═══╪════╪═════╪════════════════════════════════╣
  701. ║        │      │   │    │     │                                ║
  702. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  703. ║        │      │   │    │     │                                ║
  704. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  705. ║        │      │   │    │     │                                ║
  706. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  707. ║        │      │   │    │     │                                ║
  708. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  709. ║        │      │   │    │     │                                ║
  710. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  711. ║        │      │   │    │     │                                ║
  712. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  713. ║        │      │   │    │     │                                ║
  714. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  715. ║        │      │   │    │     │                                ║
  716. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  717. ║        │      │   │    │     │                                ║
  718. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  719. ║        │      │   │    │     │                                ║
  720. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  721. ║        │      │   │    │     │                                ║
  722. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  723. ║        │      │   │    │     │                                ║
  724. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  725. ║        │      │   │    │     │                                ║
  726. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  727. ║        │      │   │    │     │                                ║
  728. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  729. ║        │      │   │    │     │                                ║
  730. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  731. ║        │      │   │    │     │                                ║
  732. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  733. ║        │      │   │    │     │                                ║
  734. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  735. ║        │      │   │    │     │                                ║
  736. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  737. ║        │      │   │    │     │                                ║
  738. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  739. ║        │      │   │    │     │                                ║
  740. ╟────────┼──────┼───┼────┼─────┼────────────────────────────────╢
  741. ║        │      │   │    │     │                                ║
  742. ╚════════╧══════╧═══╧════╧═════╧════════════════════════════════╝
  743.    The Complete Automobile Reporting System - Expense Slips
  744. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  745. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  746. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  747. ║Odometer:                │Date     /    /    │Cost:            ║
  748. ╟────────┬────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  749. ║Cat:    │Price:          │Desc:                                ║
  750. ╚════════╧════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  751. ■───────────────────────────────────────────────────────────────■
  752. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  753. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  754. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  755. ║Odometer:                │Date     /    /    │Cost:            ║
  756. ╟────────┬────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  757. ║Cat:    │Price:          │Desc:                                ║
  758. ╚════════╧════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  759. ■───────────────────────────────────────────────────────────────■
  760. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  761. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  762. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  763. ║Odometer:                │Date     /    /    │Cost:            ║
  764. ╟────────┬────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  765. ║Cat:    │Price:          │Desc:                                ║
  766. ╚════════╧════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  767. ■───────────────────────────────────────────────────────────────■
  768. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  769. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  770. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  771. ║Odometer:                │Date     /    /    │Cost:            ║
  772. ╟────────┬────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  773. ║Cat:    │Price:          │Desc:                                ║
  774. ╚════════╧════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  775. ■───────────────────────────────────────────────────────────────■
  776. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  777. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  778. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  779. ║Odometer:                │Date     /    /    │Cost:            ║
  780. ╟────────┬────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  781. ║Cat:    │Price:          │Desc:                                ║
  782. ╚════════╧════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  783.     The Complete Automobile Reporting System - Travel Log
  784. ╔════════╤══════╤═════════╤═════════════════════════════════════╗
  785. ║Odometer│ Date │Ending Od│     Description                     ║
  786. ╠════════╪══════╪═════════╪═════════════════════════════════════╣
  787. ║        │      │         │                                     ║
  788. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  789. ║        │      │         │                                     ║
  790. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  791. ║        │      │         │                                     ║
  792. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  793. ║        │      │         │                                     ║
  794. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  795. ║        │      │         │                                     ║
  796. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  797. ║        │      │         │                                     ║
  798. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  799. ║        │      │         │                                     ║
  800. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  801. ║        │      │         │                                     ║
  802. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  803. ║        │      │         │                                     ║
  804. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  805. ║        │      │         │                                     ║
  806. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  807. ║        │      │         │                                     ║
  808. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  809. ║        │      │         │                                     ║
  810. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  811. ║        │      │         │                                     ║
  812. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  813. ║        │      │         │                                     ║
  814. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  815. ║        │      │         │                                     ║
  816. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  817. ║        │      │         │                                     ║
  818. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  819. ║        │      │         │                                     ║
  820. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  821. ║        │      │         │                                     ║
  822. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  823. ║        │      │         │                                     ║
  824. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  825. ║        │      │         │                                     ║
  826. ╟────────┼──────┼─────────┼─────────────────────────────────────╢
  827. ║        │      │         │                                     ║
  828. ╚════════╧══════╧═════════╧═════════════════════════════════════╝
  829.     The Complete Automobile Reporting System - Travel Slips
  830. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  831. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  832. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  833. ║Odometer:                │Date     /    /    │Bus. or Pl.:     ║
  834. ╟─────────────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  835. ║Ending Od:               │Desc:                                ║
  836. ╚═════════════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  837. ■───────────────────────────────────────────────────────────────■
  838. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  839. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  840. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  841. ║Odometer:                │Date     /    /    │Bus. or Pl.:     ║
  842. ╟─────────────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  843. ║Ending Od:               │Desc:                                ║
  844. ╚═════════════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  845. ■───────────────────────────────────────────────────────────────■
  846. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  847. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  848. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  849. ║Odometer:                │Date     /    /    │Bus. or Pl.:     ║
  850. ╟─────────────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  851. ║Ending Od:               │Desc:                                ║
  852. ╚═════════════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  853. ■───────────────────────────────────────────────────────────────■
  854. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  855. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  856. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  857. ║Odometer:                │Date     /    /    │Bus. or Pl.:     ║
  858. ╟─────────────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  859. ║Ending Od:               │Desc:                                ║
  860. ╚═════════════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  861. ■───────────────────────────────────────────────────────────────■
  862. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════╗
  863. ║            The Complete Automobile Reporting System           ║
  864. ╟─────────────────────────┬───────────────────┬─────────────────╢
  865. ║Odometer:                │Date     /    /    │Bus. or Pl.:     ║
  866. ╟─────────────────────────┼───────────────────┴─────────────────╢
  867. ║Ending Od:               │Desc:                                ║
  868. ╚═════════════════════════╧═════════════════════════════════════╝
  869. ■───────────────────────────────────────────────────────────────■
  870.