home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / bulkv19a.zip / BULK.MAN < prev   
Text File  |  1990-09-26  |  13KB  |  363 lines
  1.  
  2.  
  3. Bulk v1.9 Owner's Manual
  4.  
  5. (c)1990 Cool Baby Software & Mark K. Krieg
  6.  
  7.  
  8. Disclaimer: You undertake to use BULK at your own risk.  The
  9. author assumes no liability for damages of any kind resulting
  10. from your use of BULK.
  11.  
  12.  
  13. BULK may be freely used and shared with others; there is no
  14. required registration fee. (If you like BULK and find it useful,
  15. please do consider sending a contribution! If you can't afford
  16. it, don't worry about it ... it's free. I would appreciate a note 
  17. telling about your thoughts on Bulk and how you're using it!)
  18.  
  19.  
  20. Bulk features full mouse support ...
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26. Table of Contents:
  27.  
  28.      I.   What is Bulk?
  29.      II.  Bulk requires the following information from you:
  30.  
  31.             *  An INPUT file name.
  32.             *  An OUTPUT file name.
  33.             *  The output TYPE.
  34.             *  Large field name.
  35.             *  Zip field name.
  36.             *  State field name.
  37.  
  38.            (Optional)   *  Create a configuration file (Y/N)
  39.                         *  Hearer Labels (Y/N)
  40.                         *  200 Record Check (Y/N)
  41.                         *  Text Information Screens (Y/N)
  42.                         *  Input Screens (Y/N)
  43.      III. Tips ...
  44.      IV.  History of Bulk ...
  45.  
  46.  
  47.  
  48. I. What is Bulk?
  49.  
  50. Bulk is a bulk mail utility. It sorts a dBase III (+) database 
  51. file into the proper order required by the U.S. Postal Service.
  52.  
  53. Bulk will not make any modifications to your original database. 
  54. Instead, Bulk creates a duplicate database (including group 
  55. headers) and saves this in the proper record order. There is no 
  56. need for indexes. Just output the new database to reports, labels 
  57. or envelopes.
  58.  
  59. You do not need dBase in order to use Bulk. Any program that will 
  60. export data to a .DBF (dBase III file format) will do.
  61.  
  62. Bulk was designed to be part of a larger effort by Cool Baby 
  63. Software called MList which should be appearing soon on the 
  64. Freeware market. It will include an integrated mailing list 
  65. manager available in MS-DOS, Windows and Macintosh environments.
  66.  
  67. Bulk is also Freeware ... meaning it's FREE!       Enjoy ...
  68.  
  69.  
  70. II. Bulk requires the following information from you:
  71.  
  72. An INPUT file name.
  73.  
  74. The name of the .DBF you wish to process.  Bulk will add in the 
  75. extension for you. Again, this database does not have to come 
  76. straight from dBase. Any application that will export to dBase 
  77. III will do. Make sure that the extension is .DBF when you export.
  78.  
  79. An OUTPUT file name.
  80.  
  81. The name you wish to call the resultant file. The extension is 
  82. automatically added. .DBF for dBase file format, .SDF for fixed 
  83. length ASCII and .TXT for delimited. (See below for more details 
  84. on these file types)
  85.  
  86. The output TYPE.
  87.  
  88.      ( ) dBase compatible (.DBF) file
  89.  
  90.      ( ) SDF - fixed length ASCII (.SDF)
  91.          w/ carriage returns & line feeds
  92.  
  93.      ( ) Delimited - in the form: (.TXT)
  94.          "data","data","data" ...
  95.  
  96. (any combination of the above can be selected using an 'X')
  97.  
  98.  
  99. Large field name.
  100.  
  101. Bulk writes headers to show where the groups separate. This field 
  102. should be 20 characters or larger. If it is smaller ... the names 
  103. will truncate. This could be a Last Name field or an Address 
  104. field, etc ...
  105.  
  106. Zip field name.
  107.  
  108. Bulk needs to know the name of your Zip field. Bulk only takes 
  109. the first 5 digits of the zip. If you have a separate field for 
  110. the Plus 4, that's fine. Just give Bulk the name of the field 
  111. containing the first 5 digits.
  112.  
  113. State field name.
  114.  
  115. Bulk needs to know the name of your State field. (If you have no 
  116. state field, all states will be placed with Mixed states in Zip 
  117. Code order. You can then hand sort just the mixed states to 
  118. extract any state matches)
  119.  
  120. Create a configuration file (Y/N)
  121.  
  122. This allows you to create a BULK.INI file. This file is loaded 
  123. with descriptive comments. This file will be created with the 
  124. 'default' values you enter in the input fields. At this point 
  125. after selecting GO, you will receive another input screen 
  126. allowing you to changes other attributes of Bulk to be recorded 
  127. in the BULK.INI file.
  128.  
  129. This file can, at any time, be edited with an ASCII editor or 
  130. word processor (just make sure that you save it as ASCII or Text 
  131. Only) to change the values.
  132.  
  133. If a BULK.INI file already exists and you desire to create 
  134. another, Bulk will rename you're old .INI file to BULK.OLD and 
  135. create the new one.
  136.  
  137. Hearer Labels (Y/N)
  138.  
  139. Header labels are descriptive comments that are placed in the 
  140. resultant file to ease the work load of bulk mailing. These 
  141. comments are placed in the 'Large field name' value that was 
  142. entered.
  143.  
  144. The first comment label is the total number of valid records. 
  145. This is needed for the form that is given to the Postmaster.
  146.  
  147. The second comment label is the total number of invalid labels 
  148. (records without a zip code or records with alphabetic characters 
  149. in the zip field ... foreign addresses) followed by that group.
  150.  
  151. The third comment label is the total number of five digit zips 
  152. for each qualifying five digit match. Example: the first set of 
  153. five digit matches is on zip 21045. The comment label will read 
  154. ...
  155.  
  156. (17) 5 digit - Zip # 21045
  157.  
  158. Meaning that there are seventeen zip codes with the number 21045. 
  159. This is followed a comment stating which sticker to use:
  160.  
  161. Use the red 'D' sticker The fourth comment label is the total 
  162. number of three digit zips for each qualifying three digit match.
  163.  
  164. The fifth comment label is the total number of state matches for 
  165. each qualifying state.
  166.  
  167. The sixth comment label id the total number of mixed states. 
  168. These are lumped into one group in zip code order.
  169.  
  170. Other blank comment labels are placed throughout to space out the 
  171. matched groups. This helps in finding sets quickly and easily.
  172.  
  173. 200 Record Check (Y/N)
  174.  
  175. This switch controls whether Bulk will look for 200 valid records 
  176. or not. 200 is the minimum required by the Postal Service. In the 
  177. event you have a smaller database and you still want it sorted 
  178. into bulk order, you can turn this switch off so that you don't 
  179. receive a message prompt every time it process the database.
  180.  
  181. Text Information Screens (Y/N)
  182.  
  183. This gives you the option to view the introduction screen upon 
  184. execution of Bulk and the credit screen at the end of the 
  185. session. I hate programs that won't let you integrate them into 
  186. your system without paging through screens like this ... so after 
  187. you create a .INI file can turn them off.
  188.  
  189. Input Screens (Y/N)
  190.  
  191. This gives you the option to bypass the input screens as well. 
  192. Only turn this off when you have a well working BULK.INI file 
  193. established. By turning this off as well as the test information 
  194. screens, you can seamlessly integrate Bulk into a batch file 
  195. process or menu system!
  196.  
  197.  
  198. III. Tips ...
  199.  
  200. You can use multiple BULK.INI files.
  201.  
  202. 1. Place BULK.EXE somewhere in your path. If you use dBase, 
  203. Foxbase or Clipper and have that application in the path, you may 
  204. just want to place BULK.EXE in the same directory.
  205.  
  206. 2. Create separate subdirectories for each database that you will 
  207. use Bulk with.
  208.  
  209. Example:
  210.  
  211. PATH = C:\;C:\DOS;C:\FOXBASE;C:\WORDSTAR;C:\PCTOOLS
  212.  
  213. Place BULK.EXE in the Foxbase directory.
  214.  
  215.            C:\ ---- - DOS
  216.                     |
  217.                     |- FOXBASE ----- - HOME_DBF
  218.                     |               |
  219.                     |- WordStar     |- WORK_DBF
  220.                     |               |
  221.                     |- PCTOOLS      |- CHURCH
  222.                     |
  223.                     |- SCHOOL
  224.  
  225. Go to one of those subdirectories ...
  226.  
  227. C:\FOXBASE\CHURCH
  228.  
  229. and execute Bulk ...
  230.  
  231. C:\FOXBASE\CHURCH> BULK [enter]
  232.  
  233. 3. Create separate BULK.INI files in each subdirectory.
  234.  
  235. The next time you need to run this bulk program, just go to the 
  236. proper subdirectory and execute Bulk. If the .INI file exists, it 
  237. will load automatically.
  238.  
  239. For such a procedure ... I recommend turning off the text 
  240. information screens as well as the input data screens.
  241.  
  242.  
  243. IV. History of Bulk ...
  244.  
  245. Bulk v1.9a  9/90
  246.  
  247. Minor bug with looping.
  248.  
  249. Bulk v1.9   9/90
  250.  
  251. Another option has been added to the configuration file. You now 
  252. have a ability to suspend the printing of 'header labels'. These 
  253. are the descriptive labels that print to space out the breaks in 
  254. the bulk order. By toggling this off, you will have the original 
  255. database in bulk order with no added fields ... also this is 
  256. useful if you send the printing to a mail service ... they have 
  257. no need of these additional labels.
  258.  
  259. Bulk v1.8   9/90
  260.  
  261. Many changes with the way Bulk handles the config file (Bulk.ini) 
  262. internally. Before this modification, Bulk would return the 
  263. config values ... however, after a value was returned to Bulk 
  264. with no leading spaces. This did not give you much room to modify 
  265. the entries if you choose to do so after the config file placed 
  266. them in Bulk. Now you can.
  267.  
  268. Bulk v1.7   8/90
  269.  
  270. The three options in the BULK.INI configuration file can now  be 
  271. placed in at execution time. If 'Y' is selected to create a 
  272. BULK.INI file, a second input screen appears allowing you to 
  273. enter values into it.
  274.  
  275. Bulk v1.6   8/90
  276.  
  277. Bulk can now create it's own configuration file 'BULK.INI' using 
  278. an added option on the input screen. It will create the same 
  279. file, with comments, as well as write the current input 
  280. parameters that you've just given it in the input screen. If you 
  281. have an existing BULK.INI file, it will be renamed BULK.OLD.
  282.  
  283. The BULK.INI file can still be edited with an ASCII editor at any 
  284. time.
  285.  
  286. Bulk v1.5   8/90
  287.  
  288. Many changes to the screen ... the visual feedback is easier to 
  289. understand!
  290.  
  291. Bulk v1.4   8/90
  292.  
  293. A configuration file (BULK.INI) has been added. The file items 
  294. are the same as the input screen with the addition of three new 
  295. items ... SCREENS, INPUT MODULE & 200 Valid Records Check. This 
  296. allows you to bypass the documentation screens, as well as the 
  297. finishing screen, the input screen and the 200 record check. This 
  298. should help to incorporate Bulk into a batch file routine, 
  299. combined with other code.
  300.  
  301. Details on setting up the configuration file are contained inside 
  302. the default BULK.INI file. This file must reside in the same 
  303. directory as BULK.EXE
  304.  
  305. Bulk v1.3    8/90
  306.  
  307. Bulk now checks for 200 valid records. If there is less, the user 
  308. has an option to quit execution or to continue. Other bugs have 
  309. been fixed ... esp. when using very large databases of over 1500 
  310. - 2000 records. Increased speed to the State sort routine, as 
  311. well as overall speed improvements.
  312.  
  313. Bulk v1.2    8/90
  314.  
  315. Added more user feedback to the processing screen. Bar graphs 
  316. give the user an idea of where the program is at in processing 
  317. the database. The same totals and valid record counts that would 
  318. be added to the headers labels appear on the screen as well.
  319.  
  320. Bulk v1.1    8/90
  321.  
  322. Added the current number of valid items to the header labels. 
  323. Also added the item count per group of finds to the header labels.
  324.  
  325. Bulk v1.0    7/90
  326.  
  327. This was a separate module designed to work in MList (an 
  328. integrated mailing list program for the Freeware market, 
  329. developed by Cool Baby Software). Instead of trying to code 
  330. everything in one shot, as I often do, I separated this complex 
  331. procedure and made it a stand alone application with a simplified 
  332. from end. Later, through a friends advice (Marco Ciavolino - the 
  333. faithful Cool Baby Beta tester), the front end was made open to 
  334. any dBase file structure so that it could be used as a separate 
  335. standalone utility.
  336.  
  337. Bulk was not designed to be fancy.
  338. However, it was designed to meet two criteria ...
  339.  
  340. 1. That is works.
  341. 2. That is serves some useful purpose!
  342.  
  343. I've downloaded hundreds of megabytes of software in my years of 
  344. computing. Most of what I've found is shareware ... and most did 
  345. not meet the two criteria listed above. I can not imagine people 
  346. paying $25 to $50 for things that don't even work! I feel that 
  347. there should be more freeware! Then if you like it and use it, 
  348. give the author something for his time and effort.
  349.  
  350. If you find bugs or flaws with Bulk, please write to me and let 
  351. me know ... I really want this to be flawless. Give me some 
  352. detail as to what happened and a list of the hardware you were 
  353. using as well as a printout of your config.sys and autoexec.bat. 
  354. Leave an address and phone number ... I may need to get in touch 
  355. with you.
  356.  
  357. Mark K. Krieg
  358. 2549 S. George St. Box C15
  359. York, PA  17403
  360.  
  361. Disclaimer: You undertake to use BULK at your own risk.  The 
  362. author assumes no liability for damages of any kind resulting 
  363. from your use of BULK.