home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / bulkmail.zip / BULKMAIL.MAN < prev    next >
Text File  |  1990-03-22  |  147KB  |  4,267 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.                             Peak InfoSystems, Inc.
  9.  
  10.                      ------------------------------------
  11.                      727 Manitou Avenue           Box 992
  12.                      Manitou Springs, Colorado 80829-0992
  13.                                 (719) 685-1137
  14.                      ------------------------------------
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.                                    BULKMAIL
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.                                  Release  4
  37.  
  38.  
  39.                               September 6, 1989
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.                  Copyright (c) 1984-1989 by Peak InfoSystems, Inc.
  46.                               727 Manitou Avenue
  47.                         Manitou Springs, Colorado 80829
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.                                      SHAREWARE
  75.  
  76.                              by Peak InfoSystems, Inc.
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.        All of the programs in this package, and the manual that accompanies
  82.        them are copyrighted by Peak InfoSystems, Inc.  All rights are
  83.        reserved.
  84.  
  85.        If you intend to use the software in this package on a regular basis,
  86.        we require that you register your copy of BULKMAIL with us by sending
  87.        a copy of the information on the registration form at the end of this
  88.        preface.
  89.  
  90.        A second copy of the registration form is included with the software
  91.        under the name, "invoice".
  92.  
  93.        Your registration application must be accompanied by the specified
  94.        fee, payable in United States currency.  We accept Master Card or
  95.        VISA.  We will accept your personal check, subject to a ten day delay
  96.        in shipping a current copy of BULKMAIL.
  97.  
  98.                    WHAT NON-REGISTERED USERS ARE PERMITTED TO DO
  99.  
  100.        Non-registered users are hereby granted a limited license to use Peak
  101.        InfoSystems, Inc. BULKMAIL programs on a trial basis, and to copy the
  102.        full package for trial use by others.  This permission is subject to
  103.        the following limitations:
  104.  
  105.          1.  A complete copy of all disks, including documentation, must be
  106.              provided.  It is a violation of our copyright to supply a less-
  107.              than-complete copy.
  108.  
  109.          2.  Each disk containing Peak InfoSystems, Inc. software must be
  110.              labeled with the following notice:
  111.  
  112.                     Copyright (c) 1984-1989 by Peak InfoSystems, Inc.
  113.  
  114.          3.  No charge may be solicited or accepted for any part of Peak
  115.              InfoSystems, Inc. BULKMAIL.
  116.  
  117.          4.  No commercial or governmental use may be made of unregistered
  118.              Peak InfoSystems, Inc. BULKMAIL software.
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.                          WHAT REGISTRATION ENTITLES YOU TO
  141.  
  142.        Each registered user will receive the following:
  143.  
  144.          1.  A current copy of Peak InfoSystems, Inc. BULKMAIL.
  145.  
  146.          2.  Notices of updates as they become available.  Notices will be
  147.              mailed to the address you furnish on your registration form.
  148.              There will be a charge for each update.
  149.  
  150.          3.  Telephone support.  Each registered user is entitled to 15
  151.              minutes consultation time.  If additional time is required, it
  152.              may be purchased at a rate of $60 per hour.
  153.  
  154.          4.  Information on other Peak InfoSystems, Inc. shareware.
  155.  
  156.        PLEASE NOTE: YOU MUST BE REGISTERED IN ORDER TO RECEIVE TELEPHONE
  157.        SUPPORT.  PLEASE DON'T ASK FOR HELP UNTIL YOU'VE REGISTERED WITH US.
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.                                DISCLAIMER OF WARRANTY
  169.  
  170.        Copyright (c) 1984, 1985, 1986, 1987, 1988, 1989 by Peak InfoSystems,
  171.        Inc.
  172.  
  173.        Peak InfoSystems makes no representations or WARRANTIES with respect
  174.        to the contents of this publication or with respect to the computer
  175.        software it describes, and specifically DISCLAIMS any IMPLIED
  176.        WARRANTIES of MERCHANTABILITY, or FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE.
  177.        Further, Peak InfoSystems reserves the right to make changes in the
  178.        content of this manual or the computer software it describes without
  179.        obligation to notify any firm or person of such changes.
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.                                     -------
  207.                                     INVOICE
  208.                                     -------
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213.                             Peak InfoSystems, Inc.
  214.                               727 Manitou Avenue
  215.                      Manitou Springs, Colorado 80829-0992
  216.                              Phone: (303) 685-1137
  217.  
  218.  
  219.  
  220.        Registration for Peak InfoSystems, Inc., BULKMAIL          $50.00
  221.  
  222.        Colorado residents add 3% sales tax:                       $ 1.50
  223.  
  224.        El Paso county residents add 1% sales tax:                 $  .50
  225.                                                                   ______
  226.  
  227.        Total enclosed:
  228.  
  229.  
  230.  
  231.         [  ] Check    [  ] Money Order    [  ] Master Card    [  ] VISA
  232.  
  233.        Make check payable to Peak InfoSystems, Inc.
  234.  
  235.        If Master Card or VISA:    Card Number: _________________________
  236.  
  237.                                   Expiration Date: _____________________
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.        =================================================================
  243.  
  244.        Name:                    ----------------------------------------
  245.  
  246.        Firm or Agency:          ----------------------------------------
  247.  
  248.        Address:                 ________________________________________
  249.  
  250.                                 ----------------------------------------
  251.  
  252.        City, State, Zip Code:   ________________________________________
  253.  
  254.        Telephone:               (Area)__________ Number ________________
  255.  
  256.        (4.5)
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.                                       CONTENTS
  270.  
  271.  
  272.        1.  OVERVIEW......................................................   1
  273.            1.1  Speed....................................................   1
  274.            1.2  Safety...................................................   1
  275.            1.3  Subset Selection.........................................   2
  276.            1.4  Searches.................................................   2
  277.            1.5  Name Reversing...........................................   2
  278.            1.6  Form Letter Support......................................   2
  279.            1.7  Label Configuration......................................   2
  280.            1.8  Utilities................................................   3
  281.  
  282.        2.  SETTING UP BULKMAIL...........................................   4
  283.            2.1  Installing BULKMAIL......................................   4
  284.            2.2  Speeding up BULKMAIL.....................................   4
  285.            2.3  Starting a Mailing List..................................   5
  286.            2.4  Mailing List Variables...................................   5
  287.            2.5  How to Use This Manual...................................   5
  288.  
  289.        3.  TERMS AND CONVENTIONS.........................................   7
  290.            3.1  Screen Entry Terms.......................................   7
  291.                 3.1.1  Prompt............................................   7
  292.                 3.1.2  Menu..............................................   7
  293.                 3.1.3  Records and Fields................................   7
  294.                 3.1.4  Field Caption.....................................   8
  295.                 3.1.5  Field Prompt......................................   8
  296.                 3.1.6  Prompt Line.......................................   8
  297.                 3.1.7  Press.............................................   8
  298.                 3.1.8  Enter.............................................   9
  299.            3.2  Special Terms............................................   9
  300.                 3.2.1  Template..........................................   9
  301.                 3.2.2  Filter............................................   9
  302.                 3.2.3  Merge File........................................   9
  303.                 3.2.4  Transfer File.....................................   9
  304.            3.3  Case Distinctions........................................   9
  305.  
  306.        4.  CREATING A MAILING LIST.......................................  11
  307.  
  308.        5.  ENTERING AND EDITING RECORDS..................................  14
  309.            5.1  Adding New Records.......................................  16
  310.                 5.1.1  Entering Name.....................................  16
  311.                 5.1.2  Entering Address Lines, City, State and Zip.......  16
  312.                 5.1.3  Entering the Attention Line.......................  17
  313.                 5.1.4  Telephone Number..................................  17
  314.                 5.1.5  Code..............................................  17
  315.                 5.1.6  Setting the Switches..............................  17
  316.                 5.1.7  Accepting the New Record..........................  17
  317.            5.2  Editing and Deleting Records.............................  18
  318.                 5.2.1  Changing a Record Field...........................  18
  319.                        5.2.1.1  Editing Name.............................  18
  320.  
  321.  
  322.  
  323.                                        - i -
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.                        5.2.1.2  Editing Other Record Lines...............  19
  336.                        5.2.1.3  Editing Switches.........................  19
  337.                 5.2.2  Deleting a Record.................................  19
  338.                 5.2.3  Inserting an Item Into the Template...............  19
  339.                 5.2.4  Accepting a Record................................  20
  340.            5.3  Finding Records in the File..............................  20
  341.                 5.3.1  Search Key and Filter Settings....................  20
  342.                 5.3.2  Locating a Record.................................  22
  343.            5.4  Setting a Template.......................................  23
  344.                 5.4.1  Using a Circumflex in the Template................  23
  345.                 5.4.2  Using an Asterisk in the Zip Code Template
  346.                        Field.............................................  24
  347.                 5.4.3  Switches in the Template..........................  24
  348.                 5.4.4  Updating the Template on the Fly..................  24
  349.            5.5  Marking and Unmarking Records............................  25
  350.  
  351.        6.  PRINTING LABELS AND LISTS.....................................  26
  352.            6.1  Printing Labels..........................................  26
  353.                 6.1.1  Setting Printer Label Output......................  26
  354.                        6.1.1.1  Margin...................................  27
  355.                        6.1.1.2  Vertical Space...........................  27
  356.                        6.1.1.3  Horizontal Space.........................  28
  357.                        6.1.1.4  Labels in a Row..........................  28
  358.                        6.1.1.5  The Initialization String................  28
  359.                        6.1.1.6  The Cleanup String.......................  29
  360.                        6.1.1.7  Testing Label Output.....................  29
  361.                 6.1.2  Setting the Filter................................  29
  362.                 6.1.3  Configuring the Attention Line Output.............  29
  363.                        6.1.3.1  Using a Blank Top Line...................  30
  364.                        6.1.3.2  Using a Title on the Top Line............  30
  365.                        6.1.3.3  Putting the Attention Line at Top or
  366.                                 Bottom...................................  31
  367.                 6.1.4  How the Address Lines Work........................  31
  368.                 6.1.5  Printing..........................................  32
  369.                 6.1.6  Bundle Markings on the Labels.....................  33
  370.            6.2  Printing Record Lists....................................  33
  371.            6.3  Printing Summary Lists...................................  34
  372.  
  373.        7.  HOUSEKEEPING UTILITIES........................................  36
  374.            7.1  Defining the Switches....................................  36
  375.            7.2  Turning Off Record Switches, Marks and Flags.............  37
  376.                 7.2.1  Turning Off Switches..............................  37
  377.                 7.2.2  Turning Off Marks and Flags.......................  37
  378.            7.3  Finding and Marking Records..............................  38
  379.                 7.3.1  Marking Records From a Filter Setting.............  38
  380.                 7.3.2  Marking Records From a Context Search.............  38
  381.            7.4  Converting Marks.........................................  39
  382.                 7.4.1  Converting to Switches............................  39
  383.                 7.4.2  Converting to Code................................  39
  384.            7.5  Checking For Duplicates..................................  39
  385.            7.6  Importing, Exporting, and Purging Records................  40
  386.  
  387.  
  388.  
  389.                                        - ii -
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.                 7.6.1  Exporting a Transfer File.........................  41
  402.                 7.6.2  Exporting a MailMerge File........................  41
  403.                        7.6.2.1  Creating a Merge File....................  41
  404.                        7.6.2.2  Merge File Format........................  42
  405.                 7.6.3  Importing a Transfer File.........................  44
  406.                 7.6.4  Importing an ASCII File...........................  45
  407.                        7.6.4.1  WARNING -- ASCII File Import Errors......  45
  408.                        7.6.4.2  ASCII File Import Format.................  45
  409.                 7.6.5  Purging Records...................................  46
  410.            7.7  Configuring the Printer..................................  47
  411.            7.8  Repairing a Damaged Mailing List.........................  48
  412.            7.9  Changing the Password....................................  48
  413.  
  414.        8.  THE FILTER....................................................  50
  415.            8.1  Selecting and Rejecting Records With Switches............  50
  416.                 8.1.1  The Or Select.....................................  50
  417.                 8.1.2  The And Select....................................  51
  418.                 8.1.3  The And Reject....................................  51
  419.                 8.1.4  The Or Reject.....................................  51
  420.                 8.1.5  An Example of Switch Filtering....................  52
  421.            8.2  Selecting and Rejecting Records Using Name...............  53
  422.            8.3  Selecting and Rejecting Records With Zip Code and
  423.                 Code.....................................................  54
  424.            8.4  Selecting and Rejecting Records With Edit Date...........  54
  425.            8.5  Selecting Records on Marks and Import Flags..............  55
  426.            8.6  Resetting The Filter.....................................  55
  427.            8.7  Counting Filter Selections...............................  55
  428.            8.8  Exiting the Filter Setting Screen........................  56
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.                                       - iii -
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.        Section 1                                                     Overview
  461.  
  462.  
  463.  
  464.        1.  OVERVIEW
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.            BULKMAIL is a specialized system of computer programs designed to
  473.            make the job of preparing U.S. domestic bulk mail as fast and as
  474.            easy as possible.  BULKMAIL is not a "data base management system"
  475.            or a "list management system" within the meanings most widely
  476.            accepted nowadays for those terms.
  477.  
  478.            BULKMAIL is based on experience with large quantities of bulk mail
  479.            and is the latest in a series of mailing list programs.  Because
  480.            of this, and because it wasn't designed to water your garden and
  481.            do your dishes in addition to preparing your bulk mail, you'll
  482.            find that BULKMAIL is full of features found on any bulk-mailer's
  483.            wish list.
  484.  
  485.        1.1  Speed
  486.  
  487.            BULKMAIL has a number of features to speed up entering records
  488.            into a mailing list and accelerate the job of bundling mail.
  489.  
  490.            The speed with which BULKMAIL runs in your computer is one of
  491.            those features.  BULKMAIL was written in the C Programming
  492.            Language, a language that produces machine code so efficient it's
  493.            used to produce most modern operating systems and compilers.
  494.  
  495.            BULKMAIL's "Template" lets you repeat fixed information without
  496.            having to re-type it for each record.  The Template is designed so
  497.            that you can update it on the fly.
  498.  
  499.            When you print labels in zip code order, BULKMAIL marks the labels
  500.            so you'll know, without counting, when to tie off a bundle of
  501.            letters.
  502.  
  503.        1.2  Safety
  504.  
  505.            No matter how careful you are, the day will come when the power
  506.            fails in the middle of a record entry session and forces you to
  507.            re-enter a number of records.  BULKMAIL puts your records directly
  508.            on disk as you enter them.  If the power fails during an entry
  509.            session, you can recover what you've entered with BULKMAIL's data
  510.            recovery feature.
  511.  
  512.            In addition, BULKMAIL contains a password protection feature that
  513.            lets you lock your mailing lists away from prying eyes.  Although
  514.            no data stored on disk is really inaccessible to a good programmer
  515.  
  516.  
  517.  
  518.                                         -1-
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.        Section 1                                                     Overview
  527.  
  528.  
  529.  
  530.            with the proper tools and plenty of time, BULKMAIL's password pro-
  531.            tection is good enough to keep out at least the casually inquisi-
  532.            tive.
  533.  
  534.        1.3  Subset Selection
  535.  
  536.            BULKMAIL contains a feature called a "Filter" that lets you select
  537.            records to be printed on the basis of a starting name, an ending
  538.            name, a starting zip code, an ending zip code, a starting date, an
  539.            ending date, two flags, an alphanumeric category field, and a
  540.            group of sixteen "switches" in each record that may be used in any
  541.            combination to select or reject records.  BULKMAIL's Filter is
  542.            more powerful and much easier to apply than the "data base query"
  543.            languages usually used to identify subsets of a data base.
  544.  
  545.        1.4  Searches
  546.  
  547.            BULKMAIL maintains all records in a mailing list in both name and
  548.            zip code sequence.  The touch of a function key takes you directly
  549.            to the first record, last record, previous record, or next record
  550.            in either sequence.  An efficient binary search lets you find any
  551.            specific record in an instant.
  552.  
  553.            BULKMAIL's records may be re-sequenced at any time on any field.
  554.            Re-sequencing may filter the records to include only those
  555.            currently of interest.  Out of a list of local professionals, for
  556.            instance, you might produce a list of Doctors sorted by telephone
  557.            number.
  558.  
  559.        1.5  Name Reversing
  560.  
  561.            BULKMAIL doesn't require you to isolate first name and last name
  562.            in separate fields.  You may enter a name in last-name-first
  563.            order.  When it prints a label, BULKMAIL will reverse the name.
  564.  
  565.        1.6  Form Letter Support
  566.  
  567.            One of BULKMAIL's printing options allows you to create a data
  568.            file that can be used with MicroPro International's MailMerge form
  569.            letter feature, as well as with the merge letter features of a
  570.            number of other good word processors.
  571.  
  572.        1.7  Label Configuration
  573.  
  574.            BULKMAIL contains all the usual features that will let you config-
  575.            ure your printer output to a specific label format.  In addition,
  576.            BULKMAIL lets you see your label format graphically on the screen
  577.            while you set it up.
  578.  
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.                                         -2-
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.        Section 1                                                     Overview
  593.  
  594.  
  595.  
  596.        1.8  Utilities
  597.  
  598.            BULKMAIL contains facilities that let you:
  599.  
  600.           * Transfer a subset of one mailing list to another
  601.  
  602.           * Import ASCII files produced by other mailing list and database
  603.             management systems
  604.  
  605.           * Purge a subset of records from a mailing list
  606.  
  607.           * Do alphanumeric context searches within all fields and mark
  608.             records which contain the search object.  For instance, you may
  609.             mark all records containing a particular city or street name in
  610.             the address field.
  611.  
  612.           * Check a mailing list for duplicates
  613.  
  614.           * Configure each mailing list for a particular printer.
  615.  
  616.  
  617.  
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.  
  624.  
  625.  
  626.  
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.                                         -3-
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.        Section 2                                                   Setting Up
  659.  
  660.  
  661.  
  662.        2.  SETTING UP BULKMAIL
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670.            BULKMAIL is supplied on a formatted distribution disk with no
  671.            operating system. Four files are on the disk:
  672.  
  673.           * TYPE-ME is a short file to be viewed on the screen using the DOS
  674.             "TYPE" command. It tells you how to get this manual into hard
  675.             copy.
  676.  
  677.           * BULKMAIL.MAN contains the text of this manual.
  678.  
  679.           * MAIL.EXE is the standard BULKMAIL program.  This version of BULK-
  680.             MAIL is very fast, and will handle about 8000 records.
  681.  
  682.           * BIGMAIL.EXE is a second version of BULKMAIL that will handle up
  683.             to 32767 records, but doesn't run quite as fast as MAIL.EXE.
  684.  
  685.        2.1  Installing BULKMAIL
  686.  
  687.            Once you've read "TYPE-ME", and have printed a copy of this
  688.            manual, the next step is to install BULKMAIL on your system.  How
  689.            you do this will depend on what kind of computer configuration
  690.            you're using.  If you don't understand the following information,
  691.            re-read the manual that came with your computer system, with par-
  692.            ticular attention to the portions dealing with DOS, or MS-DOS.
  693.  
  694.            If you're using a floppy disk system, format a disk, using
  695.            FORMAT's "system" option, "format b:/s" (or "format b:/s/v", if
  696.            you want to put a volume label on your system disk).
  697.  
  698.            Now, copy MAIL.EXE, and BIGMAIL.EXE to your new disk.  This will
  699.            become the system disk for use with all your mailing lists.
  700.  
  701.            If you're using a fixed disk, copy MAIL.EXE and BIGMAIL.EXE to a
  702.            directory that's in your system's execution "path".
  703.  
  704.        2.2  Speeding up BULKMAIL
  705.  
  706.            BULKMAIL makes heavy use of its disk files while it's running.
  707.            How often it has to access the disk depends partly on how many
  708.            "buffers" you've allocated for your operating system.
  709.  
  710.            For optimum speed, we recommend you allocate at least 20 buffers.
  711.            To do this, you must install a "config.sys" file that contains the
  712.            command,
  713.  
  714.  
  715.  
  716.                                         -4-
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.        Section 2                                                   Setting Up
  725.  
  726.  
  727.  
  728.                                        BUFFERS=20
  729.  
  730.            If you're using a floppy disk, you'll want to make sure this
  731.            "config.sys" file is on the disk you use to boot the computer.  If
  732.            you're using a fixed disk system, make sure your root directory
  733.            has a "config.sys" file with the BUFFERS statement in it.
  734.  
  735.        2.3  Starting a Mailing List
  736.  
  737.            To build a mailing list, first format a blank disk for drive B to
  738.            hold your mailing list file, or, if you're using a fixed disk, use
  739.            the "cd" command to change to a directory where you want your
  740.            mailing lists to reside.  If you're using a floppy system, you may
  741.            want to move DOS's "FORMAT" command to your BULKMAIL system disk
  742.            in order to have it readily available any time you want to create
  743.            a new mailing list.
  744.  
  745.            Once your formatted disk is ready, or you're in a directory you've
  746.            created for mailing lists, read Section 4, and create your mailing
  747.            list.
  748.  
  749.            Once the mailing list file has been created, use the instructions
  750.            in Section 5 to enter and edit records in the mailing list.
  751.  
  752.            When you're ready to do some printing, make sure you're familiar
  753.            with Section 6 first.
  754.  
  755.        2.4  Mailing List Variables
  756.  
  757.            As you read this manual, you'll find out about setting special
  758.            parameters such as printer configuration codes, the Template, the
  759.            Filter, etc.
  760.  
  761.            All of these variables are stored in the mailing list disk file.
  762.            If you have special printer configuration codes or other variables
  763.            that aren't produced by default when BULKMAIL makes a new mailing
  764.            list, you must enter this information each time you create a new
  765.            mailing list.
  766.  
  767.        2.5  How to Use This Manual
  768.  
  769.            We've put BULKMAIL's manual on disk so that you can make more than
  770.            one copy if you want to. The reason we want you to have as many
  771.            copies as you need is that we want you to read it all the way
  772.            through and then read it a second time as you actually begin to
  773.            work with BULKMAIL.
  774.  
  775.            BULKMAIL is deceptively easy to use. Its menus and prompts will
  776.            let you work with it without referring to any manual.  We know
  777.            this is true because we've tested it with people who have never
  778.            used computers before.
  779.  
  780.  
  781.  
  782.                                         -5-
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.        Section 2                                                   Setting Up
  791.  
  792.  
  793.  
  794.            The problem with that approach, however, and the reason we said
  795.            "deceptively" is that underneath its apparent simplicity, BULKMAIL
  796.            is a very sophisticated system.  We want you to use the features
  797.            of BULKMAIL that will speed up and simplify your work. If you
  798.            don't read the manual, BULKMAIL can appear to be "just another
  799.            mailing list program" when, in fact, it's a superior tool that can
  800.            save you hours, days, or weeks of work and greatly improve your
  801.            bulk mail operations.
  802.  
  803.            An example of this is the "Attention Line".  Section 5 tells you
  804.            how to enter an Attention Line in a record, but unless you've read
  805.            the relevant parts of Section 6 that tell you how BULKMAIL prints
  806.            the Attention Line, you may wish later that you'd entered all your
  807.            thousands of Attention Lines differently than you did.
  808.  
  809.            Switches are another example. You can use BULKMAIL without ever
  810.            turning on a switch or even knowing what they're for, but if you
  811.            understand how they work, and use them, they can let you make dis-
  812.            tinctions between records in your mailing list that you wouldn't
  813.            be able to make in any other way.
  814.  
  815.  
  816.  
  817.  
  818.  
  819.  
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825.  
  826.  
  827.  
  828.  
  829.  
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847.  
  848.                                         -6-
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.        Section 3                                                        Terms
  857.  
  858.  
  859.  
  860.        3.  TERMS AND CONVENTIONS
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.  
  866.  
  867.  
  868.            BULKMAIL contains a few terms and display conventions both in its
  869.            program screens and in this manual that you need to know about.
  870.  
  871.        3.1  Screen Entry Terms
  872.  
  873.            The following words and display conventions are used consistently
  874.            on BULKMAIL's screens and in this manual.
  875.  
  876.        3.1.1  Prompt
  877.  
  878.            A prompt is a message on the screen that tells you about an option
  879.            you may exercise at that point or a choice you may make.
  880.  
  881.        3.1.2  Menu
  882.  
  883.            A menu is a set of one or more prompts that gives you all the
  884.            choices available at that point in the process.
  885.  
  886.        3.1.3  Records and Fields
  887.  
  888.            A "record" contains all the information about a single person or
  889.            business you've put into your mailing list.  A "field" is a
  890.            uniquely addressable element in a record.  A BULKMAIL record con-
  891.            tains the following fields:
  892.  
  893.              1.  Name
  894.  
  895.              2.  Address Line 1
  896.  
  897.              3.  Address Line 2
  898.  
  899.              4.  City
  900.  
  901.              5.  State
  902.  
  903.              6.  Zip Code
  904.  
  905.              7.  Attention Line
  906.  
  907.              8.  Telephone Number
  908.  
  909.              9.  Arbitrary Code
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.                                         -7-
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.        Section 3                                                        Terms
  923.  
  924.  
  925.  
  926.             10.  Switches
  927.  
  928.             11.  Date of Last Edit
  929.  
  930.            In addition, BULKMAIL contains some control flags that are not
  931.            directly accessible from the console.
  932.  
  933.        3.1.4  Field Caption
  934.  
  935.            A field caption is a name on the screen that identifies a field.
  936.            In Edit mode, for instance, the main screen has a field caption
  937.            associated with each of the fields listed above.
  938.  
  939.        3.1.5  Field Prompt
  940.  
  941.            A field prompt is a number from 0 through 9 next to a field cap-
  942.            tion, that you press to gain access to the field so that you can
  943.            enter something into it or modify something that's already there.
  944.            Field prompts are always bracketed with angle brackets, e.g., <1>.
  945.  
  946.        3.1.6  Prompt Line
  947.  
  948.            In any case where BULKMAIL must accept more than a single key
  949.            "press", it presents a "prompt line" consisting of as many under-
  950.            lined spaces as are acceptable for that input.  An example is the
  951.            prompt and prompt line BULKMAIL gives you when it's ready to
  952.            accept a password:
  953.  
  954.                   Enter your password: ______________________________
  955.  
  956.            In this case, the prompt line is 30 characters long.  If you
  957.            attempt to enter more than 30 characters for your password, BULK-
  958.            MAIL won't accept them.  The cursor will remain at the end of the
  959.            prompt line until you either backspace or press <Enter>.
  960.  
  961.        3.1.7  Press
  962.  
  963.            "Press" means that if you press the indicated key, an action will
  964.            take place immediately.  When BULKMAIL says "press", the selec-
  965.            tions you may press are always bracketed with angle brackets.  The
  966.            prompt, "<A>dd Records" in BULKMAIL's main menu, means that if you
  967.            press the letter "A", with or without the shift key, BULKMAIL will
  968.            take you immediately to the "Add Records" function.  The prompt,
  969.            "<Enter> to Exit", used in most of BULKMAIL's screens means that
  970.            as soon as your finger presses the "Enter" key, you'll be out of
  971.            the current function.
  972.  
  973.  
  974.  
  975.  
  976.  
  977.  
  978.  
  979.  
  980.                                         -8-
  981.  
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.        Section 3                                                        Terms
  989.  
  990.  
  991.  
  992.        3.1.8  Enter
  993.  
  994.            "Enter" means that you must type something and then press the
  995.            <Enter> key.  In some cases, what you type may be just one letter
  996.            or number.  When BULKMAIL says "enter", the selections you may
  997.            enter are always bracketed with square brackets.  The prompt,
  998.  
  999.                              "[ ] Switch Number to Toggle"
  1000.  
  1001.            in the Filter setting screen means that you must type in a number
  1002.            between 1 and 16, and then press the <Enter> key before anything
  1003.            else will happen.
  1004.  
  1005.        3.2  Special Terms
  1006.  
  1007.            BULKMAIL has specific names for several features in its programs.
  1008.            The terms are capitalized when used.
  1009.  
  1010.        3.2.1  Template
  1011.  
  1012.            The Template is a feature in BULKMAIL that allows you to avoid
  1013.            re-typing standard information each time you enter a new record.
  1014.            Section 5.4 explains the Template.
  1015.  
  1016.        3.2.2  Filter
  1017.  
  1018.            The Filter is a feature in BULKMAIL that allows you to define a
  1019.            subset of your mailing list for display, printing, merging or
  1020.            purging.  Use of the Filter is explained in Section 8.
  1021.  
  1022.        3.2.3  Merge File
  1023.  
  1024.            A Merge File is a file created by BULKMAIL that can interface
  1025.            directly with MicroPro International's "MailMerge" and other word
  1026.            processors with similar form letter capability.  Section 7.6.2
  1027.            explains how to make a Merge File.
  1028.  
  1029.        3.2.4  Transfer File
  1030.  
  1031.            A Transfer File is a file that BULKMAIL creates and then, later,
  1032.            reads to transfer records from one mailing list to another.  Sec-
  1033.            tion 7 explains how to use a Transfer File.
  1034.  
  1035.        3.3  Case Distinctions
  1036.  
  1037.            BULKMAIL makes no distinction between uppercase and lowercase
  1038.            letters in any of its operations.  If one of BULKMAIL's programs
  1039.            says, "press <P>", you may press "P" or "p" and get the same
  1040.            effect.  When you're looking for a name, or part of a name with
  1041.            BULKMAIL's search feature (Section 5), you may enter the name in
  1042.            lowercase, uppercase, or any combination of lowercase and
  1043.  
  1044.  
  1045.  
  1046.                                         -9-
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.        Section 3                                                        Terms
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.            uppercase.
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.  
  1070.  
  1071.  
  1072.  
  1073.  
  1074.  
  1075.  
  1076.  
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.  
  1081.  
  1082.  
  1083.  
  1084.  
  1085.  
  1086.  
  1087.  
  1088.  
  1089.  
  1090.  
  1091.  
  1092.  
  1093.  
  1094.  
  1095.  
  1096.  
  1097.  
  1098.  
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.  
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.                                         -10-
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.        Section 4                                      Creating a Mailing List
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.        4.  CREATING A MAILING LIST
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.  
  1130.  
  1131.  
  1132.            A mailing list is a file with a special structure, recognizable
  1133.            BULKMAIL.  Before you can enter records into a mailing list, you
  1134.            must create the mailing list.
  1135.  
  1136.            Before you create a mailing list file, decide how large you want
  1137.            it to to be.  You can put a 2,260 record mailing list onto a
  1138.            blank, formatted, double-density, double-sided disk.
  1139.  
  1140.            In general, it's a good idea not to make your mailing list larger
  1141.            than it really needs to be.  If you keep it small, it'll be easier
  1142.            to back up, and you'll have some space left over on your data disk
  1143.            for other files - Merge Files, for instance.  Later on, if your
  1144.            entries begin to outgrow the size of the file, you can always
  1145.            create a larger file and move the smaller mailing list to the
  1146.            larger one.
  1147.  
  1148.            If you want to create a very large mailing list, you'll need
  1149.            either to split the list into several 2,260 record lists or create
  1150.            it on a fixed disk.  The actual number of records BULKMAIL can
  1151.            support in a single mailing list is limited only by the capacity
  1152.            of your storage medium and the amount of memory addressable by the
  1153.            version of BULKMAIL you're using.
  1154.  
  1155.            The amount of memory required to run BULKMAIL increases by six
  1156.            bytes for each record in your mailing list.  If you're using
  1157.            MAIL.EXE, you'll be limited to around 8000 records.  If you're
  1158.            using BIGMAIL.EXE, and have enough memory, the limit will be
  1159.            32,767.  If you attempt to create or load a mailing list that
  1160.            exceeds your computer's memory capacity, BULKMAIL will tell you
  1161.            about it and then exit to the operating system.
  1162.  
  1163.            To begin creating a mailing list, invoke BULKMAIL by typing:
  1164.  
  1165.                                         BULKMAIL
  1166.  
  1167.            Once BULKMAIL has displayed its banner and opening menu, press
  1168.            <6>.  Your disk drives will run for a moment, and BULKMAIL will
  1169.            say,
  1170.  
  1171.                          New Filename or <Enter> to continue-->
  1172.  
  1173.            The prompt will be followed by a series of 63 underline charac-
  1174.            ters.
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.                                         -11-
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.        Section 4                                      Creating a Mailing List
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.            If you're creating a new mailing list on a floppy disk, type,
  1191.  
  1192.                                     drv:filename.ext
  1193.  
  1194.            where "drv" is an optional driveletter, "filename" is the name of
  1195.            your mailing list, and ".ext" is an optional extension.  For exam-
  1196.            ple, if your BULKMAIL system disk is in drive A, your formatted
  1197.            mailing list disk is in drive B, and you want to create a mailing
  1198.            list called "customer.lst", type:
  1199.  
  1200.                                      b:customer.lst
  1201.  
  1202.            If you don't use a driveletter, BULKMAIL will create your new
  1203.            mailing list on the default drive if possible.
  1204.  
  1205.            If you're working on a fixed disk system, you may want to create
  1206.            your mailing list in a directory distant from the one you're
  1207.            currently "in".  If this is the case, you may enter a pathname
  1208.            that's up to 63 characters long.
  1209.  
  1210.            As soon as you've given BULKMAIL the name of your new mailing list
  1211.            file, the screen will blank for a moment, and the drive light will
  1212.            stay on on the disk that's going to hold the file.  In a moment,
  1213.            BULKMAIL will say,
  1214.  
  1215.                 Number of records desired, or <F>ull disk: --> ________
  1216.  
  1217.            At this point, you may enter a number, or press "f" or "F".  If
  1218.            you press "f", BULKMAIL will calculate how many records will fit
  1219.            on the drive you've designated to hold the mailing list.  In
  1220.            either case, BULKMAIL will ask you to confirm what you've just
  1221.            entered, by saying,
  1222.  
  1223.                  Number of records in this mailing list: xxxxx (y/n)? :
  1224.  
  1225.            where "xxxxx" is the number of records you entered, or the number
  1226.            BULKMAIL calculated to fill the disk.  If you mistyped the number
  1227.            of records, or if the number BULKMAIL came up with isn't what you
  1228.            want, press <N>, and BULKMAIL will let you try again.  If the
  1229.            number is correct, press <Y>.
  1230.  
  1231.            Next, BULKMAIL will say,
  1232.  
  1233.                          Password: ____________________________
  1234.  
  1235.            If you want to password-protect your mailing list, enter a pass-
  1236.            word.  If you don't want to be bothered with a password, press
  1237.            <Enter>.  Putting a password in your file isn't important at this
  1238.            point.  You can add a password or change the one you assigned at
  1239.            any time.
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.                                         -12-
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.        Section 4                                      Creating a Mailing List
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.            If you entered a password, BULKMAIL will ask,
  1257.  
  1258.                                   xxxxxxxxxx (y/n)? :
  1259.  
  1260.            where "xxxxxxxxxx" is the password you entered, and will give you
  1261.            a chance to change it at this point if you want to.  Before you
  1262.            answer with <Y>, be sure the password is one you'll remember.
  1263.  
  1264.            If you didn't enter a password, BULKMAIL will say,
  1265.  
  1266.            No Password (y/n)? :
  1267.  
  1268.            Again, you may change your mind if you want to.
  1269.  
  1270.            As soon as you've made your decision about a password, BULKMAIL
  1271.            will begin creating the mailing list.  If you're making a large
  1272.            mailing list, this may take a couple of minutes.  Finally, BULK-
  1273.            MAIL will return to its master menu.
  1274.  
  1275.            At this point, you've created your mailing list and you may begin
  1276.            entering records into it.
  1277.  
  1278.  
  1279.  
  1280.  
  1281.  
  1282.  
  1283.  
  1284.  
  1285.  
  1286.  
  1287.  
  1288.  
  1289.  
  1290.  
  1291.  
  1292.  
  1293.  
  1294.  
  1295.  
  1296.  
  1297.  
  1298.  
  1299.  
  1300.  
  1301.  
  1302.  
  1303.  
  1304.  
  1305.  
  1306.  
  1307.  
  1308.  
  1309.  
  1310.                                         -13-
  1311.  
  1312.  
  1313.  
  1314.  
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.        Section 5                                 Entering and Editing Records
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.        5.  ENTERING AND EDITING RECORDS
  1323.  
  1324.  
  1325.  
  1326.  
  1327.  
  1328.  
  1329.  
  1330.            If you're using a floppy disk system, place your system disk in
  1331.            drive A, and the disk with your mailing list file in drive B.  If
  1332.            you're using a fixed disk system, change directory (or drive) to
  1333.            the disk or directory that holds your mailing list file.
  1334.  
  1335.            There are two different ways to start a session with a particular
  1336.            mailing list:
  1337.  
  1338.           * You can invoke BULKMAIL with the name of the mailing list file on
  1339.             the command line.  In other words, if you have an "A>" prompt,
  1340.             and you say,
  1341.  
  1342.                                    mail b:customer.lst
  1343.  
  1344.             BULKMAIL will start and will open the file, "customer.lst" on
  1345.             drive B.  When BULKMAIL displays its main menu, the name,
  1346.             "b:customer.lst" will appear between two horizontal lines, indi-
  1347.             cating that this is the file you're currently working on.
  1348.  
  1349.           * The second way to call up a mailing list is simply to say,
  1350.  
  1351.                                           mail
  1352.  
  1353.             When BULKMAIL displays its main menu, the file name position will
  1354.             say, "No Mailing List Active".  To begin working with a mailing
  1355.             list, press <4>, the number next to the caption, "Change Mailing
  1356.             List".  BULKMAIL will say,
  1357.  
  1358.                          New Filename or <Enter> to continue-->
  1359.  
  1360.             and will give you a prompt line.  You may enter a pathname up to
  1361.             63 characters long.
  1362.  
  1363.            Regardless of which way you start BULKMAIL, if you used a password
  1364.            when you created your mailing list, BULKMAIL will clear the screen
  1365.            and ask you to enter the password.  The password won't be echoed
  1366.            on the screen as you type it.  If you give BULKMAIL the wrong
  1367.            password, you'll get a message that says:
  1368.  
  1369.                                 ** INCORRECT PASSWORD **
  1370.  
  1371.            If this happens, BULKMAIL will give you a second chance to enter
  1372.            the correct password.  If you fail on your second try, BULKMAIL
  1373.  
  1374.  
  1375.  
  1376.                                         -14-
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.        Section 5                                 Entering and Editing Records
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.            will say:
  1389.  
  1390.                                 >>>> ACCESS DENIED <<<<
  1391.  
  1392.            and will exit to the operating system.
  1393.  
  1394.            If you've invoked BULKMAIL properly, your disk drives will run for
  1395.            a moment, and BULKMAIL will display its main menu.  To get to the
  1396.            editing screen, press <1>.
  1397.  
  1398.            The top line in the edit display contains the name of your mailing
  1399.            list, excluding the driveletter BULKMAIL found it on.  In addi-
  1400.            tion, the line tells you how many records are in your file, how
  1401.            many of those records are in use, and how many records are free.
  1402.  
  1403.            Below these lines, still in the top part of the screen, are some
  1404.            field captions which we'll explain as we discuss the specifics of
  1405.            entering and editing, and a reverse-screen block where the infor-
  1406.            mation you put into each record will go.  Offset at the bottom of
  1407.            this section of the screen is a caption that says, "Date of Last
  1408.            Edit".
  1409.  
  1410.            Toward the bottom of the screen, you'll see a menu with four
  1411.            selections.
  1412.  
  1413.                  "<A>dd Records" is the selection you'll use to put new
  1414.                  records into your mailing list.
  1415.  
  1416.                  "<F>ind/Edit Records" is the selection you'll use to search
  1417.                  for and, optionally, edit records in an existing mailing
  1418.                  list.
  1419.  
  1420.                  "<S>et Template" allows you to enter fixed information such
  1421.                  as a city name, state, or zip code that you want to use each
  1422.                  time you enter a new record.
  1423.  
  1424.                  "<Enter> to Exit" is the selection that takes you back to
  1425.                  DOS.  Throughout BULKMAIL, <Enter> is used to move back from
  1426.                  your current selection to the previous one.
  1427.  
  1428.            Since all the prompts in this menu are surrounded by angle brack-
  1429.            ets, pressing an indicated key will make the selection.  You don't
  1430.            have to press <Enter>.
  1431.  
  1432.            Before you begin entering records, you may want to define some of
  1433.            BULKMAIL's switches.  If so, first read Section 8 to learn how you
  1434.            can use the switches to select a subset of your mailing list for
  1435.            printing.  Figure out which switches you want to use, and then
  1436.            consult Section 7.1 to find out how to define the switches you
  1437.            want.
  1438.  
  1439.  
  1440.  
  1441.  
  1442.                                         -15-
  1443.  
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.        Section 5                                 Entering and Editing Records
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.            If you're entering a series of records from the same city or
  1455.            state, you may want to set up a Template.  If so, read Section 5.4
  1456.            before you go on.
  1457.  
  1458.        5.1  Adding New Records
  1459.  
  1460.            To begin putting records into your mailing list, press the <A>
  1461.            (Add) key.  BULKMAIL will put a prompt line next to the caption,
  1462.            "Name", and will change its menu in the lower part of the screen.
  1463.            Only two options are available at this point -- enter a name, or
  1464.            press <Enter> to return to BULKMAIL's edit menu.  BULKMAIL
  1465.            requires some kind of name in each record.
  1466.  
  1467.        5.1.1  Entering Name
  1468.  
  1469.            You may enter a name in either of two ways.  If you're entering a
  1470.            name like "Ajax Company", you'll want the name to appear among the
  1471.            A's on an alphabetical listing, but if you're entering a name like
  1472.            "Henry Jones", you'll probably want the name to appear with the
  1473.            J's rather than the H's.  On the other hand, you don't want "Henry
  1474.            Jones" to print as "Jones Henry" on a mailing label or in a Merge
  1475.            letter.
  1476.  
  1477.            You can have the best of both worlds by entering "Henry Jones" as
  1478.            "Jones; Henry".  BULKMAIL treats the semicolon as a special edit-
  1479.            ing character.  When Prtmail prints a mailing label, or builds a
  1480.            Merge File, it throws away the semicolon and swaps whatever comes
  1481.            before it with whatever comes after it.  You don't need to be
  1482.            fussy about how you enter the semicolon.  You could make your
  1483.            entry as "Jones; Henry", or "Jones;Henry".
  1484.  
  1485.            A word of caution: DON'T USE A SEMICOLON IN A NAME UNLESS YOU WANT
  1486.            THE NAME TO BE SWAPPED.
  1487.  
  1488.        5.1.2  Entering Address Lines, City, State and Zip
  1489.  
  1490.            As soon as you've entered a name, BULKMAIL will put a prompt line
  1491.            after the first "Address Line" caption, and will display a new
  1492.            menu in the lower part of the screen.  You have three choices at
  1493.            this point.  If you press <Enter>, BULKMAIL will go on to the next
  1494.            entry line.  If you press the escape <Esc> key, BULKMAIL will skip
  1495.            all the rest of the possible entries for this record and go
  1496.            directly to the point where you can abandon, edit, or enter the
  1497.            record.  Your third choice is to type in a line.
  1498.  
  1499.            In a similar fashion, BULKMAIL will move from the first "Address
  1500.            Line" to the second "Address Line", then to "City", "State", and
  1501.            "Zip" lines.
  1502.  
  1503.  
  1504.  
  1505.  
  1506.  
  1507.  
  1508.                                         -16-
  1509.  
  1510.  
  1511.  
  1512.  
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.        Section 5                                 Entering and Editing Records
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.        5.1.3  Entering the Attention Line
  1521.  
  1522.            When BULKMAIL presents its prompt line next to the caption,
  1523.            "Attention Line", you'll have to know whether or not and how you
  1524.            intend to use the "Attention Line".  The "Attention Line" is used
  1525.            in various ways on labels and in a Merge File.  If you're not sure
  1526.            how you want to use the "Attention Line", read Section 6.1.3 first
  1527.            to determine what the outcome will be for the various options.
  1528.  
  1529.        5.1.4  Telephone Number
  1530.  
  1531.            This version of BULKMAIL will accept a ten character telephone
  1532.            number.
  1533.  
  1534.        5.1.5  Code
  1535.  
  1536.            BULKMAIL provides an eight character "code" field that can accept
  1537.            any of the characters you can type on the keyboard.  The purpose
  1538.            of the code field is to provide another means of selecting records
  1539.            -- in addition to BULKMAIL's switches, etc.
  1540.  
  1541.        5.1.6  Setting the Switches
  1542.  
  1543.            Once you've entered a "Code" or have bypassed the code field,
  1544.            BULKMAIL will ask you to "toggle" the switches you want to turn on
  1545.            for this record.  One of the prompts you'll see in the lower part
  1546.            of the screen for switch entry is a little different than the oth-
  1547.            ers you've seen so far.  There's a prompt down there that says,
  1548.  
  1549.                               [ ] Switch Number to Toggle.
  1550.  
  1551.            The square brackets "[ ]" mean that you must type something and
  1552.            then press enter.  In this case, what you must enter is the number
  1553.            of the switch you want to "toggle".  "Toggle" means that the first
  1554.            time you enter a number, that switch number will be turned on.  If
  1555.            you enter the same number a second time, the switch will be turned
  1556.            off.  If a switch is on, it'll be displayed black on white.  If
  1557.            it's off, it'll be displayed white on black.  To turn off all the
  1558.            switches at once, use the <Del> key.
  1559.  
  1560.            If you've forgotten the meanings you assigned to your switches,
  1561.            press <D>.  The normal switch entry menu will disappear and the
  1562.            names you assigned to the switches will be displayed.
  1563.  
  1564.        5.1.7  Accepting the New Record
  1565.  
  1566.            Once you've turned on the switches you want for your record, ini-
  1567.            tial entry is complete.  As soon as you press <Enter> from the
  1568.            switch entry mode, you'll see BULKMAIL turn on a reverse-printed
  1569.            field prompt number next to each of the captions in the upper part
  1570.            of the screen.  At this point, you're in edit mode.  You may go
  1571.  
  1572.  
  1573.  
  1574.                                         -17-
  1575.  
  1576.  
  1577.  
  1578.  
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.        Section 5                                 Entering and Editing Records
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.            back and correct anything in the record you just entered, you may
  1587.            delete the record and start over by pressing <D>, or you may press
  1588.            <Enter> to accept the record as it is.  The things you may do from
  1589.            edit mode are explained in the next section.
  1590.  
  1591.        5.2  Editing and Deleting Records
  1592.  
  1593.            Each time you enter a new record, BULKMAIL puts you into edit mode
  1594.            and allows you to correct any errors in the record before you
  1595.            accept it.  BULKMAIL's "Find" feature, discussed in Section 5.3
  1596.            lets you display and edit any existing record in the file.
  1597.  
  1598.            In both cases, BULKMAIL lets you know that you're in the edit mode
  1599.            by turning on a reverse-printed field prompt next to each of the
  1600.            field captions in the top part of the screen, and by displaying an
  1601.            edit menu with the following selections:
  1602.  
  1603.                  < > Number of Item to Change
  1604.  
  1605.                  <T> To Insert Item Into Template
  1606.  
  1607.                  <D> to Delete This Record
  1608.  
  1609.                  <Enter> to Accept This Record
  1610.  
  1611.        5.2.1  Changing a Record Field
  1612.  
  1613.            To edit one of the fields in the record, press the appropriate
  1614.            reverse-printed number.  In other words, to edit the name, press
  1615.            <1>.  To edit the switches, press <0>.
  1616.  
  1617.            The displays and actions for making changes are almost identical
  1618.            to those associated with initial record entry, with a few addi-
  1619.            tions:
  1620.  
  1621.        5.2.1.1  Editing Name
  1622.  
  1623.            We discussed reversing names in Section 5.1.1.  It's easy enough
  1624.            to make an entry like "Jones; Henry" without becoming confused
  1625.            about how the output will look on a mailing label.  Obviously,
  1626.            it's going to come out as "Henry Jones".  But how about a name
  1627.            like, "Mr. & Mrs. Henry Jones, Jr."?  Where does the "Jr." go?
  1628.  
  1629.            If you're not sure how a name is going to look on a label or in a
  1630.            Merge letter, while you're in edit mode, press <1>.  The reversed
  1631.            version, just as it's going to appear on output, will be printed
  1632.            in the prompt area in the lower part of the screen.  If you're
  1633.            satisfied with the result, press <Enter>, and your original entry
  1634.            will be restored.  If you're not satisfied, re-enter the name and
  1635.            then press <1> again to see if things are better this time.
  1636.  
  1637.  
  1638.  
  1639.  
  1640.                                         -18-
  1641.  
  1642.  
  1643.  
  1644.  
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.        Section 5                                 Entering and Editing Records
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.            In general, when you're editing a name, you have two choices:
  1653.            either enter a new name, or press <Enter> to restore what was
  1654.            there before.  BULKMAIL won't let you delete the name entirely.
  1655.  
  1656.        5.2.1.2  Editing Other Record Lines
  1657.  
  1658.            Editing the other lines in a record is similar to editing the name
  1659.            line except that in each case you may delete the line by pressing
  1660.            the <Del> key.  If you just press <Enter>, the line will be
  1661.            restored.
  1662.  
  1663.        5.2.1.3  Editing Switches
  1664.  
  1665.            Editing the switch settings involves the same actions described
  1666.            above in Section 5.1.6.  You must press <Enter> to exit the switch
  1667.            edit mode.
  1668.  
  1669.        5.2.2  Deleting a Record
  1670.  
  1671.            To delete the record that's being displayed in edit mode, press
  1672.            <D>.  BULKMAIL will ask you,
  1673.  
  1674.                                     Delete (y/n)? :
  1675.  
  1676.            and get your confirmation just in case you hit <D> by mistake.  If
  1677.            you answer <Y>, the record will be deleted.
  1678.  
  1679.            If you've entered edit from search mode, once you delete the
  1680.            current record, the screen will display the next record in the
  1681.            file in either "NAME" sequence "ZIP" sequence, or the "SPECIAL"
  1682.            sequence you've selected.
  1683.  
  1684.        5.2.3  Inserting an Item Into the Template
  1685.  
  1686.            BULKMAIL's Template, explained in Section 5.4, can be changed from
  1687.            edit mode as you go along.  If you've just entered a series of
  1688.            records for "Denver", for instance, and you want to switch to a
  1689.            sequence for "Colorado Springs", type in the first "Colorado
  1690.            Springs" in edit mode and then press <T>.  BULKMAIL will ask you:
  1691.  
  1692.                     < > Number of Item to Insert or <Enter> to Exit:
  1693.  
  1694.            Since the city name is what you want to replace in the Template,
  1695.            press <4>.  When you begin entering the next record, "Colorado
  1696.            Springs" will appear in the Template's "City" position.  You can
  1697.            transfer any field except "Name" to the Template using this
  1698.            feature.  If you try to transfer name to the Template, BULKMAIL
  1699.            will give you an error message and refuse to make the transfer.
  1700.  
  1701.  
  1702.  
  1703.  
  1704.  
  1705.  
  1706.                                         -19-
  1707.  
  1708.  
  1709.  
  1710.  
  1711.  
  1712.  
  1713.  
  1714.        Section 5                                 Entering and Editing Records
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.        5.2.4  Accepting a Record
  1719.  
  1720.            When you're satisfied with the record as it appears, press
  1721.            <Enter>.  The record will be accepted and placed in your disk
  1722.            file.  If you've made changes in the record, any earlier Date of
  1723.            Last Edit will be replaced with today's date.
  1724.  
  1725.        5.3  Finding Records in the File
  1726.  
  1727.            Pressing <F> from BULKMAIL's edit screen puts you into search
  1728.            mode.  When you enter search mode, BULKMAIL displays the first
  1729.            record in either "NAME", "ZIP", or "SPECIAL" sequence, depending
  1730.            on the current setting for the "Search Key".  The Search Key set-
  1731.            ting is displayed at the upper left corner of the prompt portion
  1732.            of the screen, and a menu appears which contains the following
  1733.            options:
  1734.  
  1735.                  <Home> First Record
  1736.  
  1737.                  <End> Last Record
  1738.  
  1739.                  <<-> Edit
  1740.  
  1741.                  <F9> Set Filter
  1742.  
  1743.                  <Pg Up> Previous Record
  1744.  
  1745.                  <Pg Dn> Next Record
  1746.  
  1747.                  <->> Mark/Unmark
  1748.  
  1749.                  <F10> Change Search Key
  1750.  
  1751.                  <Enter> Exit
  1752.  
  1753.                  Or Enter Value to Search For
  1754.  
  1755.                            Your Choice: ___________________________
  1756.  
  1757.        5.3.1  Search Key and Filter Settings
  1758.  
  1759.            Search sequence is determined by the "Search Key" setting.  The
  1760.            Search Key may be in "NAME", "ZIP", or "SPECIAL", state.
  1761.  
  1762.            BULKMAIL always maintains two fixed sort keys for its records: an
  1763.            alphabetical key by name, and an alphanumeric key by zip code.  In
  1764.            addition, a third key is available that may be used to sort on any
  1765.            field in BULKMAIL's record.
  1766.  
  1767.            To change the search key, press <F10> at the search screen.  BULK-
  1768.            MAIL will display a screen with options that include,
  1769.  
  1770.  
  1771.  
  1772.                                         -20-
  1773.  
  1774.  
  1775.  
  1776.  
  1777.  
  1778.  
  1779.  
  1780.        Section 5                                 Entering and Editing Records
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.                             Check / Reset Filter Parameters
  1785.  
  1786.            followed by a list of the record fields accessible from the edit
  1787.            screen.
  1788.  
  1789.            If you press <1> to obtain a "NAME" sequence, or <6> to obtain a
  1790.            "ZIP" sequence, and if the Filter is clear, BULKMAIL will return
  1791.            you immediately to the search screen.
  1792.  
  1793.            If you select one of the other fields as a sort key, or if you've
  1794.            set up the Filter to accept or reject some of the records in your
  1795.            mailing list, BULKMAIL will begin a sort.  The sort will check
  1796.            each record in the mailing list file, will accept only those that
  1797.            meet the criteria established in the Filter, and will sort the
  1798.            records it accepts on the field you've called for.
  1799.  
  1800.            For example, suppose you have a large customer mailing list, but
  1801.            you want to work only with the customers in the Colorado Springs
  1802.            area, and you want to work with them in telephone number order.
  1803.  
  1804.            Knowing that all Colorado Springs zip codes begin with 809, you
  1805.            can isolate and sort the list you want by setting the Filter to
  1806.            begin and end with an 809 zip code, then by calling for a sort on
  1807.            the telephone number field.
  1808.  
  1809.            Once it's finished sorting, BULKMAIL will return you to the search
  1810.            screen.  Now, when you call for the first record in your list, it
  1811.            will be a record from the 809 zip code subset, and it will have
  1812.            the lowest telephone number in that subset.  When you press
  1813.            <Pg Dn> to go to the next record, BULKMAIL will skip over all
  1814.            records not in the 809 zip code subset, and will give you the
  1815.            record in that subset with the next highest telephone number.  If
  1816.            you search for the name, "jones", BULKMAIL will find it only if
  1817.            it's in the 809 zip code subset.
  1818.  
  1819.            A sort may take some time.  If you're satisfied with the current
  1820.            sort, and just want to exclude records not in a particular subset,
  1821.            you may press <F9> and simply set the Filter.  The disadvantage of
  1822.            this is that when you change records (Press the <Pg Dn> key, for
  1823.            instance), BULKMAIL may have to skip over a number of records
  1824.            before it finds another one that satisfies the Filter setting.
  1825.            This can delay moving from record to record.
  1826.  
  1827.            After you've used the Filter to select a subset of your mailing
  1828.            list, it's as if only that subset existed -- until you go back and
  1829.            change the Search Key or Filter again.
  1830.  
  1831.  
  1832.  
  1833.  
  1834.  
  1835.  
  1836.  
  1837.  
  1838.                                         -21-
  1839.  
  1840.  
  1841.  
  1842.  
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.        Section 5                                 Entering and Editing Records
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.        5.3.2  Locating a Record
  1851.  
  1852.            If you press <Home>, BULKMAIL will display the "first" record in
  1853.            the file.  If you're in "NAME" search mode, the "first" record
  1854.            will be the one with the lowest alphabetical value, disregarding
  1855.            the case of the letters.  In other words, "PEAK INFOSYSTEMS" and
  1856.            "Peak InfoSystems" are identical as far as BULKMAIL is concerned.
  1857.            If you're in "ZIP" search mode, the "first" record in the file
  1858.            will be the one with the lowest zip code value.
  1859.  
  1860.            If you press <End>, BULKMAIL will display the "last" record in the
  1861.            file, based on the same considerations put forth in the paragraph
  1862.            above.
  1863.  
  1864.            <Pg Up> will give you the record "prior to" the one you're
  1865.            currently displaying.  If you're in "NAME" sequence, you'll get
  1866.            the name with the next lower alphabetical value.  If you're in
  1867.            "ZIP" mode, you'll get the next lower zip.  <Pg Dn> will give you
  1868.            the next name in the sequence, or the next zip.
  1869.  
  1870.            In both cases, the "previous" name or zip and the "next" name or
  1871.            zip may be identical to the one you were looking at.  The name's
  1872.            not likely to be the same unless you have duplicates in your file,
  1873.            but you may have dozens, or even hundreds of records in the file
  1874.            with the same zip code.  It's possible to bypass the zip code
  1875.            field when you put records into BULKMAIL.  If you've done that,
  1876.            the "first" record in zip sequence will have a blank zip code
  1877.            field.
  1878.  
  1879.            To find a record with a particular name, make sure the Search Key
  1880.            is set to "NAME", and then type in the name you want to find.  The
  1881.            length of the name you enter is significant.  If you have someone
  1882.            in your file with a name like "Burleson", or "Burle", or "Burl",
  1883.            or "Burt", and you can't remember which it is, enter [bur].  BULK-
  1884.            MAIL will display the first record in the file that begins with
  1885.            "bur".  Notice again that case isn't significant in a search.
  1886.            Once you've found the first name beginning with "bur", you can use
  1887.            the <Pg Dn> key to move "down" through the file from "Burl" to
  1888.            "Burle" to "Burleson" to "Bert", until you find the one you're
  1889.            looking for.
  1890.  
  1891.            If you want to find the first record in the file beginning with
  1892.            "L", enter [L], and BULKMAIL will take you to be beginning of the
  1893.            "L"s.
  1894.  
  1895.            A zip code search works in the same way.  All of the zip codes in
  1896.            Colorado Springs, Colorado, begin with "809".  If you want to look
  1897.            at your records for Colorado Springs, first make sure you're in
  1898.            "ZIP" search mode and then enter [809].  BULKMAIL will display the
  1899.            first record in the Colorado Springs sequence, and you'll be able
  1900.            to move down through them with the <Pg Dn> key.
  1901.  
  1902.  
  1903.  
  1904.                                         -22-
  1905.  
  1906.  
  1907.  
  1908.  
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.        Section 5                                 Entering and Editing Records
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.            To edit or delete the record that's being displayed, press the
  1917.            left-arrow key.  The edit mode display discussed above in Section
  1918.            5.2 will appear and all of the edit options will be available to
  1919.            you.
  1920.  
  1921.            When you're through searching for records, press <Enter> and BULK-
  1922.            MAIL will return you to the main menu.
  1923.  
  1924.        5.4  Setting a Template
  1925.  
  1926.            BULKMAIL's "Template" is a feature designed to make entering
  1927.            records into your mailing list easier and faster.  Information you
  1928.            put into the Template appears automatically each time you enter a
  1929.            new record, and saves you the trouble of re-typing items such as
  1930.            city, state, and zip code.
  1931.  
  1932.            To set up a Template, press <S> from the edit screen.  BULKMAIL
  1933.            will give you a display very similar to the edit mode display.
  1934.            All of the field prompts -- the reverse printed numbers -- are on
  1935.            except for the <1> next to Name.  The choices displayed in the
  1936.            menu are:
  1937.  
  1938.                  < > Number of Item to Change
  1939.  
  1940.                  <Del> to Delete This Template
  1941.  
  1942.                  <Enter> to Accept This Template
  1943.  
  1944.            You may enter information into any of the fields in the Template
  1945.            except for the name field.  The fields you'll probably use most
  1946.            are the City, State and Zip fields.
  1947.  
  1948.            Press <4> to enter a city into the Template.  Notice that when you
  1949.            do that, BULKMAIL gives you three options.  If something was
  1950.            already in the City field, you may restore it by pressing <Enter>,
  1951.            or you may delete it by pressing <Del>.
  1952.  
  1953.        5.4.1  Using a Circumflex in the Template
  1954.  
  1955.            The third option says, "Enter a ^ to skip this field during
  1956.            entry".  If you put a circumflex "^" into the very FIRST character
  1957.            position of the field, BULKMAIL will skip over the field during
  1958.            record entry so that you don't have to press <Enter> to go on to
  1959.            the next field.
  1960.  
  1961.            This feature is available for each of the fields in your Template.
  1962.            You'll probably use it most with the second address line.  A lot
  1963.            of addresses require only a street address.  A few, such as those
  1964.            that include an apartment number, will require a second line.
  1965.            Even if you have a few records to enter that will require an
  1966.            apartment number, it may be worthwhile to use the circumflex in
  1967.  
  1968.  
  1969.  
  1970.                                         -23-
  1971.  
  1972.  
  1973.  
  1974.  
  1975.  
  1976.  
  1977.  
  1978.        Section 5                                 Entering and Editing Records
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.            the second address line, since BULKMAIL lets you go back and make
  1983.            the apartment number entry from edit mode in the skipped line.
  1984.  
  1985.        5.4.2  Using an Asterisk in the Zip Code Template Field
  1986.  
  1987.            If you press <6>, BULKMAIL will give you the same prompts it gave
  1988.            you for the other Template fields, but it will also say,
  1989.  
  1990.                          Enter * after digits for entry at end
  1991.  
  1992.            This is a cryptic way of saying that if you enter a number in the
  1993.            Template's zip code field, and follow it immediately with an
  1994.            asterisk "*", when you enter a new record, BULKMAIL will automati-
  1995.            cally insert the digits in the Template up to the asterisk and
  1996.            then will let you put in more digits beginning at the place where
  1997.            the asterisk was.
  1998.  
  1999.            For example, if you've entered "809*" into the Template, when you
  2000.            get to the zip code field during record entry, BULKMAIL will give
  2001.            you the following prompt:
  2002.  
  2003.                                        809_______
  2004.  
  2005.            The cursor will be positioned just after the "9", waiting for you
  2006.            to enter two or more additional digits.  If you're entering a
  2007.            whole series of records for a single city that uses the same first
  2008.            three zip code digits throughout, this can be a real time saver.
  2009.  
  2010.        5.4.3  Switches in the Template
  2011.  
  2012.            You can pre-set any of the switches in your Template so that
  2013.            they'll automatically be turned on when you enter a new record.
  2014.            You can also bypass the switches.  When you press <0> from the
  2015.            Template entry menu, BULKMAIL gives you the same prompts and
  2016.            options it gives you in the switch edit mode, discussed above in
  2017.            Section 5.1.6.  In this case, however, when you press <Enter> to
  2018.            leave the switch edit menu, BULKMAIL will ask you:
  2019.  
  2020.               Do you want to bypass switches during record entry (y/n)? :
  2021.  
  2022.            If you answer <Y>, BULKMAIL will bypass the switches during record
  2023.            entry.  The effect is similar to the effect of the circumflex in
  2024.            one of the other Template fields.
  2025.  
  2026.        5.4.4  Updating the Template on the Fly
  2027.  
  2028.            Having to return to the main menu to change your Template can be
  2029.            time consuming and can cut down on the speed advantage the Tem-
  2030.            plate gives you.  As we explained above in Section 5.2.3, you can
  2031.            change the Template as you go along.  If you use the <T> option
  2032.            from the edit mode, what goes into the Template is exactly what
  2033.  
  2034.  
  2035.  
  2036.                                         -24-
  2037.  
  2038.  
  2039.  
  2040.  
  2041.  
  2042.  
  2043.  
  2044.        Section 5                                 Entering and Editing Records
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.            you see in the field.
  2049.  
  2050.            If you want to put a circumflex into a field on the fly, first
  2051.            edit the line so that it has a circumflex in its first position,
  2052.            then use the <T> option to move it to the Template.  The same
  2053.            thing applies to the zip code field.  If you want to change zip
  2054.            codes and use the asterisk option, set up the zip code field
  2055.            exactly as you'd set it up from the Template menu; then use the
  2056.            <T> option to move it to the Template.
  2057.  
  2058.            You can change the switches in your Template with the <T> option,
  2059.            but you can't change the switches' "bypass" condition.  If the
  2060.            Template is bypassing the switches or not bypassing the switches
  2061.            and you want to change that, you'll have to go back to the Tem-
  2062.            plate entry menu.
  2063.  
  2064.        5.5  Marking and Unmarking Records
  2065.  
  2066.            Sort fields and the Filter give you a great deal of control over
  2067.            which records you edit or print.  There are times, however, when
  2068.            individual examination is the best way to select what you want.
  2069.  
  2070.            BULKMAIL's "Mark" is a flag that you can set to identify a record
  2071.            you later want to print, delete, or do something else to.
  2072.  
  2073.            To set the Mark, press the right arrow key.  The word, "->MARKED",
  2074.            will appear, reverse-printed, in the upper right portion of the
  2075.            record's display.  To "un-mark" the record, press the right arrow
  2076.            key again.
  2077.  
  2078.            "Marked" records are recognized by the Filter.
  2079.  
  2080.  
  2081.  
  2082.  
  2083.  
  2084.  
  2085.  
  2086.  
  2087.  
  2088.  
  2089.  
  2090.  
  2091.  
  2092.  
  2093.  
  2094.  
  2095.  
  2096.  
  2097.  
  2098.  
  2099.  
  2100.  
  2101.  
  2102.                                         -25-
  2103.  
  2104.  
  2105.  
  2106.  
  2107.  
  2108.  
  2109.  
  2110.        Section 6                                                     Printing
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.        6.  PRINTING LABELS AND LISTS
  2115.  
  2116.  
  2117.  
  2118.  
  2119.  
  2120.  
  2121.  
  2122.            To print labels or lists, press <2> at BULKMAIL's master menu.
  2123.            You'll get a new menu that contains the following entries:
  2124.  
  2125.                  <1> Print Labels
  2126.  
  2127.                  <2> Print Summary Lists
  2128.  
  2129.                  <3> Print Record Lists
  2130.  
  2131.                  <Enter> to Exit
  2132.  
  2133.        6.1  Printing Labels
  2134.  
  2135.            If you press <1> from BULKMAIL's printing menu, you'll see the
  2136.            following menu:
  2137.  
  2138.                  <1> Print Labels in Name Sequence
  2139.  
  2140.                  <2> Print Labels in Zip Sequence
  2141.  
  2142.                  <3> Check / Reset Printer Label Output
  2143.  
  2144.                  <4> Check / Reset Filter Parameters
  2145.  
  2146.                  <5> Configure Attention Line Output
  2147.  
  2148.                  <Enter> to Exit
  2149.  
  2150.            Before you do anything else, it's a good idea to check, and if
  2151.            necessary, reset parameters in the three functions that determine
  2152.            which labels you print, how many you print, what the labels look
  2153.            like, and whether or not the printer output will fit on your
  2154.            labels.
  2155.  
  2156.        6.1.1  Setting Printer Label Output
  2157.  
  2158.            You get to the Printer Control screen by pressing <3> from the
  2159.            label printing menu.  The Printer Control screen allows you to set
  2160.            the left margin on your printer, number of spaces horizontally
  2161.            between labels, number of spaces vertically between labels, how
  2162.            many labels you're going to print in a row (number of labels
  2163.            "up"), what control codes you're going to send to your printer
  2164.            before you begin to print, and what control codes you're going to
  2165.  
  2166.  
  2167.  
  2168.                                         -26-
  2169.  
  2170.  
  2171.  
  2172.  
  2173.  
  2174.  
  2175.  
  2176.        Section 6                                                     Printing
  2177.  
  2178.  
  2179.  
  2180.            send to your printer after you finish printing.
  2181.  
  2182.            Notice that there are three prompt numbers in the upper left part
  2183.            of the screen.  Each prompt number is associated with a "ruler"
  2184.            line of numbers which allows you to read the setting for <1> Mar-
  2185.            gin, <2> Horizontal Space, and <3> Vertical Space.
  2186.  
  2187.            In this part of the display, the upper left corners of three
  2188.            labels are shown.  As you change the settings, the labels will
  2189.            move around on the screen so that you can see graphically what the
  2190.            effect is.
  2191.  
  2192.            In the lower right part of the screen are three more prompt
  2193.            numbers which set <4> Labels in a row, <5> Initialization String,
  2194.            and <6> Cleanup String.
  2195.  
  2196.            The prompt at the bottom of the screen says,
  2197.  
  2198.               < > Dimension to Change, <T>est Output, or <Enter> to Exit:
  2199.  
  2200.        6.1.1.1  Margin
  2201.  
  2202.            To tell BULKMAIL how many spaces to leave blank before it begins
  2203.            printing on the leftmost label, press <1>.  BULKMAIL will ask you:
  2204.  
  2205.                                [ ] New Margin (0 to 15):
  2206.  
  2207.            If you press <Enter> without entering a number, BULKMAIL will
  2208.            leave the margin setting unchanged.  Otherwise, it will immedi-
  2209.            ately re-print the screen with the new margin width.  If the
  2210.            number you enter is less than 0, BULKMAIL will set the left margin
  2211.            to 0.  If you enter a number larger than 15, BULKMAIL will set the
  2212.            left margin to 15.
  2213.  
  2214.        6.1.1.2  Vertical Space
  2215.  
  2216.            "Vertical Space" is the distance in spaces from the first line
  2217.            printed on one label to the first line printed on the next, in a
  2218.            vertical direction.
  2219.  
  2220.            To change the Vertical Space setting, press <2>.  BULKMAIL will
  2221.            ask you:
  2222.  
  2223.                            [ ] New Vertical Space (3 to 11):
  2224.  
  2225.            Enter an appropriate number and BULKMAIL will re-print the screen
  2226.            with the new Vertical Space.
  2227.  
  2228.  
  2229.  
  2230.  
  2231.  
  2232.  
  2233.  
  2234.                                         -27-
  2235.  
  2236.  
  2237.  
  2238.  
  2239.  
  2240.  
  2241.  
  2242.        Section 6                                                     Printing
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.        6.1.1.3  Horizontal Space
  2247.  
  2248.            "Horizontal Space" is the distance in spaces from the first letter
  2249.            printed on the leftmost label to the first letter printed on the
  2250.            next label to the right.  When you press <3>, BULKMAIL will ask
  2251.            you:
  2252.  
  2253.                           [ ] New Horizontal Space (32 to 50):
  2254.  
  2255.            and will re-draw the screen with your entry.
  2256.  
  2257.        6.1.1.4  Labels in a Row
  2258.  
  2259.            "Labels in a Row" is the number of labels laterally across your
  2260.            sheet of labels.  Press <4>, and BULKMAIL will ask you:
  2261.  
  2262.                         < > Number of labels in a row (1 to 6):
  2263.  
  2264.            Entering a number higher than 2 won't add another label to the
  2265.            screen display, but when you print, you'll get the number of
  2266.            labels "up" that you called for.
  2267.  
  2268.        6.1.1.5  The Initialization String
  2269.  
  2270.            The "Initialization String" is a string of characters BULKMAIL
  2271.            will send to your printer just before it begins printing labels.
  2272.            What you put in the string depends on what printer you're using
  2273.            and what you want your labels to look like.  In order to enter a
  2274.            proper Initialization String, you'll have to do a little research
  2275.            in your printer manual.
  2276.  
  2277.            The Initialization String is always entered using the hexadecimal
  2278.            numbering system.  For instance, one of the most common initiali-
  2279.            zation strings used with the Epson or IBM printer is the string
  2280.            "1B45", which sets the printer to "emphasized" mode.
  2281.  
  2282.            To enter an Initialization String, press <5>.  BULKMAIL will tell
  2283.            you to enter:
  2284.  
  2285.                    [ ] Initialization String (hex): ________________
  2286.  
  2287.            The prompt line is 16 characters long.  Each pair of hexadecimal
  2288.            digits represents a single character output to the printer.  Enter
  2289.            your initialization string and press <Enter>.  BULKMAIL will re-
  2290.            draw the screen with its interpretation of your initialization
  2291.            string.  If you've used a number or letter that isn't a valid hex-
  2292.            adecimal digit, BULKMAIL will chop off your initialization string
  2293.            where you made the mistake.  Check to make sure that what BULKMAIL
  2294.            displays is what you thought you put in.
  2295.  
  2296.  
  2297.  
  2298.  
  2299.  
  2300.                                         -28-
  2301.  
  2302.  
  2303.  
  2304.  
  2305.  
  2306.  
  2307.  
  2308.        Section 6                                                     Printing
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.        6.1.1.6  The Cleanup String
  2313.  
  2314.            In most instances, you won't want to bother with a "Cleanup
  2315.            String".  You'll reset the printer anyway by turning it off to
  2316.            remove your labels.  Just in case, though, BULKMAIL will accept a
  2317.            "Cleanup String" that re-sets the printer to its original state
  2318.            before "Initialization".  Entering the Cleanup String is exactly
  2319.            the same as entering an Initialization String.
  2320.  
  2321.        6.1.1.7  Testing Label Output
  2322.  
  2323.            Once you've configured your labels on the screen, you may want to
  2324.            make a trial run to see if the printer prints on the labels or
  2325.            misses them.  To do that, press <T>.  BULKMAIL will print two rows
  2326.            of labels with all the lines filled with "X"s.  If the spacing
  2327.            isn't right, or you don't get the effect you expected from your
  2328.            Initialization String, make changes and then test again.
  2329.  
  2330.        6.1.2  Setting the Filter
  2331.  
  2332.            It's important always to check the setting of BULKMAIL's Filter
  2333.            before you do a printing job.
  2334.  
  2335.            To get to the Filter configuration screen, press <4>.  Setting the
  2336.            Filter is described in Section 8.
  2337.  
  2338.        6.1.3  Configuring the Attention Line Output
  2339.  
  2340.            BULKMAIL's "Attention Line" is a flexible feature that allows you
  2341.            to do a number of things.
  2342.  
  2343.            If you print the Attention Line at the top of a label, it'll be
  2344.            printed exactly as you've entered it in your records.  In other
  2345.            words, if you had a record for a business named "Acme Body Shop",
  2346.            with an Attention Line entry of "Mr. Robert Jones", and you
  2347.            printed a label with the Attention Line at the top, the label
  2348.            would come out:
  2349.  
  2350.                  Mr. Robert Jones
  2351.                  Acme Body Shop
  2352.                  address line
  2353.                  address line
  2354.  
  2355.            On the other hand, if you decided to have BULKMAIL print the same
  2356.            label with the attention line at the bottom, it would come out:
  2357.  
  2358.                  Acme Body Shop
  2359.                  address line
  2360.                  address line
  2361.                  Attn: Mr. Robert Jones
  2362.  
  2363.  
  2364.  
  2365.  
  2366.                                         -29-
  2367.  
  2368.  
  2369.  
  2370.  
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.        Section 6                                                     Printing
  2375.  
  2376.  
  2377.  
  2378.            If you're creating a Merge File (Section 7.6.2 the attention line
  2379.            will be placed in the file in two ways: as "Mr. Robert Jones", and
  2380.            as "Mr. Jones".
  2381.  
  2382.            To configure the attention line for label printing, press <5>.
  2383.            BULKMAIL will give you a screen that shows a depiction of your
  2384.            label and will give you the following menu of choices:
  2385.  
  2386.                  <1> Blank the top line
  2387.  
  2388.                  <2> Use a title on the top line
  2389.  
  2390.                  <3> Put the attention line at the top
  2391.  
  2392.                  <4> Put the attention line at the bottom
  2393.  
  2394.                  <Enter> to Exit
  2395.  
  2396.        6.1.3.1  Using a Blank Top Line
  2397.  
  2398.            If you press <1>, BULKMAIL will re-print your label configuration
  2399.            screen to show the label with four lines on it.  If you blank the
  2400.            top line, the printer will advance once before it prints the name
  2401.            line.
  2402.  
  2403.        6.1.3.2  Using a Title on the Top Line
  2404.  
  2405.            A "Title" is a line -- up to 24 characters long -- that will be
  2406.            printed on the top line of each label in place of the Attention
  2407.            Line.
  2408.  
  2409.            For example, suppose you wanted to send a collection letter to a
  2410.            list of customers, and you wanted each letter to go to the Direc-
  2411.            tor of Purchasing.  To do that, press <2> from the label confi-
  2412.            guration screen.  BULKMAIL will say,
  2413.  
  2414.                             Title: ________________________
  2415.  
  2416.            and will let you enter "Director of Purchasing".  When BULKMAIL
  2417.            re-draws its label configuration screen, the label will look like
  2418.            this:
  2419.  
  2420.                  Director of Purchasing
  2421.                  Name from the file
  2422.                  Address Line
  2423.                  Address Line
  2424.                  Address Line
  2425.  
  2426.            The literal term "Director of Purchasing" has been substituted for
  2427.            an Attention Line.
  2428.  
  2429.  
  2430.  
  2431.  
  2432.                                         -30-
  2433.  
  2434.  
  2435.  
  2436.  
  2437.  
  2438.  
  2439.  
  2440.        Section 6                                                     Printing
  2441.  
  2442.  
  2443.  
  2444.        6.1.3.3  Putting the Attention Line at Top or Bottom
  2445.  
  2446.            Section 6.1.3 explained the effects of these two choices.  To put
  2447.            the Attention Line at the top of the label, just as it's stored in
  2448.            your records, press <3>.  To put the Attention Line at the bottom
  2449.            of the label, press <4>.  In each case, BULKMAIL will immediately
  2450.            re-draw the configuration screen to show the appropriate confi-
  2451.            guration.
  2452.  
  2453.        6.1.4  How the Address Lines Work
  2454.  
  2455.            Notice that when you were looking at the configuration screen, the
  2456.            label always contained three address lines.  The number of address
  2457.            lines actually printed will depend on what's in a record.
  2458.  
  2459.            To see what happens when address lines are printed, let's look at
  2460.            some examples.  In each case, we've configured the label so that
  2461.            the top line is blank.
  2462.  
  2463.            If you have a record with the following data in it:
  2464.  
  2465.                  Name            Marathon Mittens
  2466.                  Address Line    (blank)
  2467.                  Address Line    (blank)
  2468.                  City State Zip  Orogsburg CO 80823
  2469.  
  2470.            The label will come out:
  2471.  
  2472.                  Marathon Mittens
  2473.                  Orogsburg, CO 80823
  2474.  
  2475.            If you have a record with the following data in it:
  2476.  
  2477.                  Name            Jones; John
  2478.                  Address Line    123 Woody Street
  2479.                  Address Line    (blank)
  2480.                  City State Zip  Colorado Spgs.  CO 80901
  2481.  
  2482.            The label will come out:
  2483.  
  2484.                  John Jones
  2485.                  123 Woody Street
  2486.                  Colorado Spgs., CO 80901
  2487.  
  2488.            If you have a record with the following data in it:
  2489.  
  2490.                  Name            Jones; John
  2491.                  Address Line    (blank)
  2492.                  Address Line    123 Woody Street
  2493.                  City State Zip  Colorado Spgs.  CO 80901
  2494.  
  2495.  
  2496.  
  2497.  
  2498.                                         -31-
  2499.  
  2500.  
  2501.  
  2502.  
  2503.  
  2504.  
  2505.  
  2506.        Section 6                                                     Printing
  2507.  
  2508.  
  2509.  
  2510.            The label will come out the same as the previous one.
  2511.  
  2512.            If you have a record with the following data in it:
  2513.  
  2514.                  Name            Jones; John
  2515.                  Address Line    Kalverstraat 158
  2516.                  Address Line    Amsterdam 1012 XE
  2517.                  City State Zip  Netherlands
  2518.  
  2519.            The label will come out:
  2520.  
  2521.                  John Jones
  2522.                  Kalverstraat 158
  2523.                  Amsterdam 1012 XE
  2524.                  Netherlands
  2525.  
  2526.            Notice that in the first few examples, BULKMAIL put a comma after
  2527.            the name of the city and before the state.  In the last example,
  2528.            since the state field was empty, BULKMAIL left out the comma.  As
  2529.            we said at the beginning of this Manual, BULKMAIL was built for
  2530.            U.S.  domestic mail, but, within limits, it's also useful for
  2531.            overseas mail.
  2532.  
  2533.        6.1.5  Printing.
  2534.  
  2535.            Once you've configured the printer, the Filter, and the label,
  2536.            it's time to print.  As soon as you press either <1> or <2> from
  2537.            the Label Printing menu, BULKMAIL will ask you to check to make
  2538.            sure your printer is ready and give you a chance to change your
  2539.            mind.  Once you press <Enter> from this prompt, BULKMAIL will tell
  2540.            you how many labels there are in your file and will begin printing
  2541.            them.
  2542.  
  2543.            If you've set the Filter to exclude some of the records, you'll
  2544.            notice that as the printing progresses, the number of the record
  2545.            being printed will skip over some of the records.  BULKMAIL tells
  2546.            you it's printing a record only when that record actually goes to
  2547.            the printer.
  2548.  
  2549.            You'll also notice that BULKMAIL runs through several records and
  2550.            then halts while the printer prints several labels.  What's hap-
  2551.            pening is that your computer is filling its print buffer before it
  2552.            actually transfers data to the printer.  The buffer can hold data
  2553.            for several labels.
  2554.  
  2555.            If you decide you want to quit for the night, press <S> -- just
  2556.            once.  Depending on where in the process you caught it, BULKMAIL
  2557.            may go on and print a few more labels, but in a moment it will
  2558.            stop.
  2559.  
  2560.  
  2561.  
  2562.  
  2563.  
  2564.                                         -32-
  2565.  
  2566.  
  2567.  
  2568.  
  2569.  
  2570.  
  2571.  
  2572.        Section 6                                                     Printing
  2573.  
  2574.  
  2575.  
  2576.            If you want to pick up next day where you left off, before you
  2577.            begin, reset the Filter as described in Section 8.2.
  2578.  
  2579.        6.1.6  Bundle Markings on the Labels
  2580.  
  2581.            If you print your labels in zip code sequence, BULKMAIL will mark
  2582.            certain labels for bundling.  BULKMAIL will supply markings in
  2583.            accordance with U.S. Postal Service bundling rules for "D" and "3"
  2584.            stickers.
  2585.  
  2586.            What these rules say is that:  (1) if you have ten or more pieces
  2587.            whose first five zip-code digits are the same, you should bundle
  2588.            them together and place a "D" sticker on the bundle.  (2) If you
  2589.            have ten or more pieces which haven't been bundled with a "D"
  2590.            sticker, but whose first three zip-code digits are the same, you
  2591.            bundle them together and place a "3" sticker on the bundle.
  2592.  
  2593.            Each time the first three digits in the zip code change, BULKMAIL
  2594.            will put either a hyphen "-" or an asterisk "*" in the lower right
  2595.            part of the label.
  2596.  
  2597.            If BULKMAIL has counted less than 10 labels that didn't qualify
  2598.            for a "D" sticker since the last change, you'll get a hyphen.  If
  2599.            BULKMAIL has counted 10 or more labels that didn't qualify for a
  2600.            "D" sticker since the last change, you'll get an asterisk.
  2601.  
  2602.            Each time the fourth or fifth digits in the zip code change, pro-
  2603.            vided the change isn't accompanied by a change in the first three
  2604.            digits, BULKMAIL will put either a dot "." or a plus sign "+" in
  2605.            the lower right part of the label.
  2606.  
  2607.            If there have been less than 10 labels since the last change,
  2608.            BULKMAIL will print a dot.  If there have been 10 or more labels
  2609.            since the last change, BULKMAIL will print a plus sign.
  2610.  
  2611.            If you're bundling bulk mail, every time you see a plus sign or an
  2612.            asterisk on a label, you know that you have to bundle the letters
  2613.            beginning with the one before the asterisk and going back to the
  2614.            one including the last hyphen, dot, plus, or asterisk.
  2615.  
  2616.        6.2  Printing Record Lists
  2617.  
  2618.            Labels don't contain all the information you've put into your
  2619.            mailing list records.  In order to get a complete picture of
  2620.            what's in your mailing list you must print a list that contains
  2621.            all the record's fields.
  2622.  
  2623.            To print a Record List, press <3> from the BULKMAIL printing menu,
  2624.            and BULKMAIL will give you the following menu:
  2625.  
  2626.  
  2627.  
  2628.  
  2629.  
  2630.                                         -33-
  2631.  
  2632.  
  2633.  
  2634.  
  2635.  
  2636.  
  2637.  
  2638.        Section 6                                                     Printing
  2639.  
  2640.  
  2641.  
  2642.                  <1> Print List in Name Sequence
  2643.  
  2644.                  <2> Print List in Zip Sequence
  2645.  
  2646.                  <3> Check / Reset Filter Parameters
  2647.  
  2648.                  <Enter> to Exit
  2649.  
  2650.            As was the case with labels, you can set the Filter to give you a
  2651.            Record List that's a subset of your mailing list.  To see how to
  2652.            set the Filter, see Section 8.
  2653.  
  2654.            When you press <1> or <2> to begin printing, BULKMAIL goes through
  2655.            the same sequence we described above for labels.  Before it begins
  2656.            printing, however, BULKMAIL asks,
  2657.  
  2658.                [Title] or <F10> to Quit-->______________________________
  2659.  
  2660.            You may enter a 30 character title that will appear at the top of
  2661.            each page in the output.  If you press <Enter>, printing will
  2662.            begin without a title.  If you press <F10>, printing will be
  2663.            aborted, and you'll be returned to the record list printing menu.
  2664.  
  2665.            Record lists require 132 column paper.  If you have a printer that
  2666.            will produce compressed print, you may print record lists on stan-
  2667.            dard 8 1/2 by 11 inch paper.  Otherwise, you'll have to print on
  2668.            wide paper.  Section 7.7 explains how to set up BULKMAIL for
  2669.            compressed print.
  2670.  
  2671.            Each page of a Record List has a heading that contains the name of
  2672.            your mailing list file, a title, if you included one, the date and
  2673.            time you started printing the list, and the page number.  Each
  2674.            page contains 18 records.
  2675.  
  2676.            A record in the list contains all of the information you've
  2677.            entered in each record.  The number of a switch is printed only if
  2678.            it's turned on in the record.  If no switches are on, no switch
  2679.            numbers will appear.
  2680.  
  2681.        6.3  Printing Summary Lists
  2682.  
  2683.            A summary list is an abbreviated record list that prints each
  2684.            record on a single line of output, and includes name, both address
  2685.            lines, city, state, zip code, telephone number, and code.
  2686.  
  2687.            A significant difference between a record list and a summary list
  2688.            is that the summary list may be sorted on any field in the record,
  2689.            while a record list is confined to name and zip code sorts.
  2690.  
  2691.            To print a Summary List, press <2> from the BULKMAIL printing
  2692.            menu, and BULKMAIL will give you a screen that is identical to the
  2693.  
  2694.  
  2695.  
  2696.                                         -34-
  2697.  
  2698.  
  2699.  
  2700.  
  2701.  
  2702.  
  2703.  
  2704.        Section 6                                                     Printing
  2705.  
  2706.  
  2707.  
  2708.            screen discussed above in Section 5.3.1.
  2709.  
  2710.            You may use BULKMAIL's sort and Filter features to print any sub-
  2711.            set of your mailing list that you want, sorted in the order you
  2712.            want.
  2713.  
  2714.            Once you select a sort order, BULKMAIL asks for a title, which
  2715.            will be printed at the top of each page in the same way it was for
  2716.            a record list.
  2717.  
  2718.            A Summary List is output in 132 column lines.
  2719.  
  2720.  
  2721.  
  2722.  
  2723.  
  2724.  
  2725.  
  2726.  
  2727.  
  2728.  
  2729.  
  2730.  
  2731.  
  2732.  
  2733.  
  2734.  
  2735.  
  2736.  
  2737.  
  2738.  
  2739.  
  2740.  
  2741.  
  2742.  
  2743.  
  2744.  
  2745.  
  2746.  
  2747.  
  2748.  
  2749.  
  2750.  
  2751.  
  2752.  
  2753.  
  2754.  
  2755.  
  2756.  
  2757.  
  2758.  
  2759.  
  2760.  
  2761.  
  2762.                                         -35-
  2763.  
  2764.  
  2765.  
  2766.  
  2767.  
  2768.  
  2769.  
  2770.        Section 7                                                 Housekeeping
  2771.  
  2772.  
  2773.  
  2774.        7.  HOUSEKEEPING UTILITIES
  2775.  
  2776.  
  2777.  
  2778.  
  2779.  
  2780.  
  2781.  
  2782.            BULKMAIL has a number of utility functions, less often used than
  2783.            the functions that allow you to create and load mailing lists,
  2784.            enter and edit records, and print outputs.  These functions are
  2785.            grouped together under the heading, "Housekeeping".
  2786.  
  2787.        7.1  Defining the Switches
  2788.  
  2789.            BULKMAIL's switches allow you to set up categories of records that
  2790.            can be included or filtered out in any combination when you print
  2791.            lists or labels, create Merge Files, or transfer records from one
  2792.            mailing list to another.  For a full discussion of how you can use
  2793.            BULKMAIL's switches, see Section 8.
  2794.  
  2795.            Naming the switches has no effect on BULKMAIL's performance.  The
  2796.            names are there to remind you of what you're using the various
  2797.            switches for.
  2798.  
  2799.            For example, suppose you have a mailing list of customers.  Some
  2800.            of the customers have an excellent credit history, others have a
  2801.            good one while still others may be deadbeats.  You might want to
  2802.            define some of your switches as follows:
  2803.  
  2804.                  1.  Good Credit
  2805.                  2.  Fair Credit
  2806.                  3.  Questionable Credit
  2807.                  4.  Lousy Credit
  2808.  
  2809.            You don't need to worry too much about reserving a particular
  2810.            switch for a particular purpose.  BULKMAIL will let you turn off a
  2811.            specific switch in all of the records in your mailing list and
  2812.            then re-define the meaning of that switch.  You redefine the
  2813.            switch the same way you define it.  You turn off the switch in all
  2814.            records using the "Switch Purge" option discussed in Section
  2815.            7.2.1.
  2816.  
  2817.            To define or re-define switches, press <1> while you're at
  2818.            BULKMAIL's houskeeping menu.  You'll get a new screen with two
  2819.            columns of eight numbers.  The bottom line of the display will
  2820.            say,
  2821.  
  2822.                     [ ] Switch Number to Define or <Enter> to Quit:
  2823.  
  2824.  
  2825.  
  2826.  
  2827.  
  2828.                                         -36-
  2829.  
  2830.  
  2831.  
  2832.  
  2833.  
  2834.  
  2835.  
  2836.        Section 7                                                 Housekeeping
  2837.  
  2838.  
  2839.  
  2840.            To assign a name to a switch, type the number of the switch and
  2841.            press enter.  A prompt line will appear next to the switch number
  2842.            you typed.  If something was already in the switch definition and
  2843.            you decide you don't want to change it after all, press <Enter>.
  2844.            If something was there that you want to delete, press <Del>.  Oth-
  2845.            erwise, type in the description you want to associate with that
  2846.            switch, and then press <Enter>.
  2847.  
  2848.            Once you've assigned descriptions to the switches, the descrip-
  2849.            tions will be available at the touch of a key when you turn
  2850.            switches on or off during record entry or record edit, and when
  2851.            you set up a Filter to do a printing job.
  2852.  
  2853.        7.2  Turning Off Record Switches, Marks and Flags
  2854.  
  2855.            BULKMAIL's records contain three classification methods.  One
  2856.            classification method is the sixteen switches referred to above,
  2857.            and discussed in detail in Section 8.  A second method of classi-
  2858.            fying a record is to turn on its "Mark", discussed above in Sec-
  2859.            tion 5.5.
  2860.  
  2861.            A third method of classifying a record is the record's "Import
  2862.            Flag".  The import flag is another "mark" that's turned on
  2863.            automatically when the record is first imported either through a
  2864.            Transfer File or an ASCII file.  The operator has no control over
  2865.            this mark.  It's created so that if there's been a mistake, you
  2866.            can purge the records you just loaded without having to go through
  2867.            and hand-mark all of them.
  2868.  
  2869.        7.2.1  Turning Off Switches
  2870.  
  2871.            To turn off any single switch or group of switches, press <1> from
  2872.            the "Turn Off Switches and Flags" menu.  BULKMAIL will display a
  2873.            screen very similar to the one you saw when you defined your
  2874.            switches.
  2875.  
  2876.            You may toggle switches on and off until you have the combination
  2877.            you want.  When you're ready, press <P>.  Since there's no way to
  2878.            turn the switches you've selected back on once they've been turned
  2879.            off, BULKMAIL asks you one more time,
  2880.  
  2881.                                 Are you sure--> (y/n)? :
  2882.  
  2883.            If you answer, "y" or 'Y', BULKMAIL will proceed to turn off the
  2884.            selected switches in every record in your mailing list.
  2885.  
  2886.        7.2.2  Turning Off Marks and Flags
  2887.  
  2888.            The action of turning off Marks and Import Flags is identical.  In
  2889.            each case, as soon as you press the appropriate number in the
  2890.            "Turn Off Switches and Flags" menu, BULKMAIL will ask you if you
  2891.  
  2892.  
  2893.  
  2894.                                         -37-
  2895.  
  2896.  
  2897.  
  2898.  
  2899.  
  2900.  
  2901.  
  2902.        Section 7                                                 Housekeeping
  2903.  
  2904.  
  2905.  
  2906.            really mean it.  Think for a moment before you answer, "y".  Turn-
  2907.            ing off Marks or Import Flags is an irreversible action, unless
  2908.            you've made a backup just before you started doing this.
  2909.  
  2910.        7.3  Finding and Marking Records
  2911.  
  2912.            You may mark a record manually, by using the right arrow key in
  2913.            edit mode.  You may also use a Filter setting or a context search
  2914.            to set the "Mark" in each record that satisfies the Filter or
  2915.            search object.
  2916.  
  2917.        7.3.1  Marking Records From a Filter Setting
  2918.  
  2919.            Why you'd want to mark records from a Filter setting may not be
  2920.            immediately evident.  After all, the Filter setting itself will
  2921.            select a subset of records, and marking those records seems redun-
  2922.            dant.
  2923.  
  2924.            The reason you might want to mark records from a Filter setting is
  2925.            that once the mark is set, you can then convert the mark to some-
  2926.            thing else.
  2927.  
  2928.            For example, suppose you wanted to re-use a combination of
  2929.            switches, but wanted to identify the records that use those
  2930.            switches by setting a particular code in the record's "Code"
  2931.            field.  To do this, you'd set up the Filter, using the switches
  2932.            you wanted to re-use, and mark the records that contained that
  2933.            particular switch combination.  Once the mark has been set, you
  2934.            can turn off the switches, and then convert the mark to a Code, as
  2935.            described below in Section 7.4.
  2936.  
  2937.            The process of marking records from a Filter setting involves two
  2938.            obvious steps.  First, you set up the Filter you want, and then
  2939.            you tell BULKMAIL to go ahead and set the marks.
  2940.  
  2941.            No "are you sure" safeguard has been included for this action,
  2942.            since the marks can be re-set.  Note, however, that all records
  2943.            which DON'T meet the Filter criteria will have their marks turned
  2944.            OFF.
  2945.  
  2946.        7.3.2  Marking Records From a Context Search
  2947.  
  2948.            This feature allows you to search any of your records' fields for
  2949.            a string of alphanumeric characters, and mark the record if the
  2950.            string was found.
  2951.  
  2952.            When you press <2> from the "Find and Mark Records" menu, BULKMAIL
  2953.            gives you a display somewhat similar to the display you got when
  2954.            you were ready to sort your data base on a field other than name
  2955.            or zip code.
  2956.  
  2957.  
  2958.  
  2959.  
  2960.                                         -38-
  2961.  
  2962.  
  2963.  
  2964.  
  2965.  
  2966.  
  2967.  
  2968.        Section 7                                                 Housekeeping
  2969.  
  2970.  
  2971.  
  2972.            One significant difference is that both address lines are lumped
  2973.            together into a single field, called, "Street Address".
  2974.  
  2975.            To begin the search, select the field you want to search.  BULK-
  2976.            MAIL will say,
  2977.  
  2978.                      Search Pattern <Enter> to Quit-->____________
  2979.  
  2980.            The length of the prompt line will be appropriate for the field
  2981.            you've selected.  Enter a search pattern, and BULKMAIL will try to
  2982.            find that pattern in the field you selected, in each record in
  2983.            your mailing list file.
  2984.  
  2985.            The search ignores case in all fields except Zip code, Telephone
  2986.            Number, and Code.
  2987.  
  2988.        7.4  Converting Marks
  2989.  
  2990.            Once a Mark or an Import Flag is set in a record, it may be con-
  2991.            verted to a switch pattern, in which specific switches are turned
  2992.            on, or it may be converted to an alphanumeric Code.
  2993.  
  2994.            Note that the word "converted" means what it says.  When BULKMAIL
  2995.            finds a Mark or Import Flag, it takes the appropriate action, and
  2996.            then turns OFF the Mark or Import Flag.
  2997.  
  2998.        7.4.1  Converting to Switches
  2999.  
  3000.            When you tell it you want to convert Marks or Import Flags to
  3001.            switches, BULKMAIL gives you a screen very similar to the one you
  3002.            saw when you turned off switches.  This time, however, instead of
  3003.            turning off the switches you select, BULKMAIL will turn them on.
  3004.  
  3005.        7.4.2  Converting to Code
  3006.  
  3007.            If you ask it to, BULKMAIL will convert Marks or Import Flags to a
  3008.            specific alphanumeric entry in the Code field.
  3009.  
  3010.            When you press <2> from either conversion menu, BULKMAIL will ask
  3011.            you to enter up to eight characters to be placed in the Code field
  3012.            of each record that contains a Mark or Import Flag.  If you want
  3013.            to blank the code field of marked records, press <Del>.
  3014.  
  3015.        7.5  Checking For Duplicates
  3016.  
  3017.            If you press <5> from the Housekeeping menu, BULKMAIL will say,
  3018.  
  3019.                     Press <Enter> when printer is ready, or <Q>uit:
  3020.  
  3021.            Make sure your printer is on and loaded with paper.  Then press
  3022.            <Enter>.  BULKMAIL will go through your entire mailing list,
  3023.  
  3024.  
  3025.  
  3026.                                         -39-
  3027.  
  3028.  
  3029.  
  3030.  
  3031.  
  3032.  
  3033.  
  3034.        Section 7                                                 Housekeeping
  3035.  
  3036.  
  3037.  
  3038.            looking for possible duplicates.  Each time it finds a pair of
  3039.            records that may duplicate each other, it will print a pair of
  3040.            lines containing the names and zip codes of the two records.
  3041.  
  3042.            Checking for duplicates in a mailing list is an art rather than a
  3043.            science.  Although it's possible to build an exhaustive duplicate
  3044.            checking routine, running such a routine can take a very long
  3045.            time.  BULKMAIL's method of checking for duplicates isn't exhaus-
  3046.            tive.  Sometimes it will report possible duplicates that aren't
  3047.            duplicates, and sometimes it will fail to report duplicates that
  3048.            actually exist.  The main purpose of BULKMAIL's duplicate checking
  3049.            function is to eliminate duplicate records you've moved from
  3050.            another mailing list with a Transfer File (Section 7.6.3).
  3051.  
  3052.            The checking algorithm BULKMAIL uses is as follows:
  3053.  
  3054.              1.  Read in the next record in alphabetical order.
  3055.  
  3056.              2.  Read in the record after that in alphabetical order.
  3057.  
  3058.              3.  See if the first three digits of the zip codes are the same.
  3059.                  If not, start over with 1.
  3060.  
  3061.              4.  See if the first word in the first record's name field can
  3062.                  be found in the second record's name field.  If not, start
  3063.                  over with 1.
  3064.  
  3065.              5.  See if there's a numeric "word" in the first record's
  3066.                  address 1 or address 2 fields.  If not, start over with 1.
  3067.  
  3068.              6.  See if there's a numeric "word" in the second record's
  3069.                  address 1 or address 2 fields that matches the numeric
  3070.                  "word" from the first record.  If not, start over with 1.
  3071.  
  3072.              7.  Print the names and zips for both records and start over
  3073.                  with 1.
  3074.  
  3075.            Each time BULKMAIL "starts over with 1", the "next record" it
  3076.            reads in is the record that was the "record after that" on the
  3077.            previous check pass.  As a result, if you have three or more
  3078.            records in a row that BULKMAIL thinks are duplicates, you'll see
  3079.            the same record repeated at least twice in the output.
  3080.  
  3081.        7.6  Importing, Exporting, and Purging Records
  3082.  
  3083.            The "Import/Export/Purge Records" menu has five entries.
  3084.  
  3085.  
  3086.  
  3087.  
  3088.  
  3089.  
  3090.  
  3091.  
  3092.                                         -40-
  3093.  
  3094.  
  3095.  
  3096.  
  3097.  
  3098.  
  3099.  
  3100.        Section 7                                                 Housekeeping
  3101.  
  3102.  
  3103.  
  3104.        7.6.1  Exporting a Transfer File
  3105.  
  3106.            Transferring records from one mailing list to another involves two
  3107.            steps.  First, you must create a Transfer File containing the
  3108.            records you want to transfer.  Second, you must import the
  3109.            Transfer File into the object mailing list.
  3110.  
  3111.            To make a Transfer File, press <1> from the "Export/Import" menu.
  3112.            BULKMAIL will give you a new menu with the following choices:
  3113.  
  3114.                  <F> Check / Reset Filter
  3115.  
  3116.                  <E> Extract Records
  3117.  
  3118.                  <Enter> to Exit
  3119.  
  3120.            The Filter will tell BULKMAIL which records to put into your
  3121.            Transfer File.  Before you go any farther, press <1> to get to the
  3122.            Filter screen.  Setting the Filter is explained in Section 8.
  3123.  
  3124.            Once you've set the Filter, press <2>.  BULKMAIL will ask you to
  3125.            enter the name of your Transfer File.  Make sure you specify a
  3126.            disk drive for the output that has enough space to hold your file.
  3127.  
  3128.            As soon as you've specified the name of the Transfer File, BULK-
  3129.            MAIL will create the file and begin putting records into it.  You
  3130.            may stop the output at any time by pressing <S>, but you won't be
  3131.            able to continue the job later.
  3132.  
  3133.            Once your Transfer File is complete, use the import function
  3134.            described below in Section 7.6.3 with your object mailing list to
  3135.            complete the transfer.
  3136.  
  3137.        7.6.2  Exporting a MailMerge File
  3138.  
  3139.            Most good word processors contain a feature that will let you
  3140.            merge "variables" from a data file into a form letter.  BULKMAIL
  3141.            will create a data file that can be used with the merge feature of
  3142.            many such word processors.  BULKMAIL's Merge File output is
  3143.            designed to be compatible with MicroPro International's "Mail-
  3144.            Merge", which works in conjunction with their "WordStar" word pro-
  3145.            cessor.
  3146.  
  3147.        7.6.2.1  Creating a Merge File
  3148.  
  3149.            Creating a Merge File is very similar to exporting a Transfer
  3150.            File.  When you press <2> from the "Export/Import" menu, you'll
  3151.            get the following menu:
  3152.  
  3153.                  <1> Check / Reset Filter
  3154.  
  3155.  
  3156.  
  3157.  
  3158.                                         -41-
  3159.  
  3160.  
  3161.  
  3162.  
  3163.  
  3164.  
  3165.  
  3166.        Section 7                                                 Housekeeping
  3167.  
  3168.  
  3169.  
  3170.                  <2> Create Merge File in Name Sequence
  3171.  
  3172.                  <3> Create Merge File in Zip Sequence
  3173.  
  3174.                  <Enter> to Exit
  3175.  
  3176.            Check to make sure that the Filter (Section 8) is set up the way
  3177.            you want it to be.  Then press <2> or <3> to begin creating the
  3178.            Merge File.
  3179.  
  3180.            Before it begins, BULKMAIL will ask you for the name of the Merge
  3181.            File you want to create.  If your mailing list is on a crowded
  3182.            disk, make sure your output filename contains a driveletter for a
  3183.            disk that has space to take the file.
  3184.  
  3185.            Once you've specified a filename, BULKMAIL will proceed to create
  3186.            your Merge File with much the same screen information it used when
  3187.            it created a Transfer File.  You may stop at any time.  If you do
  3188.            stop, you can't pick up again later.
  3189.  
  3190.        7.6.2.2  Merge File Format
  3191.  
  3192.            The Merge File created by BULKMAIL is an ASCII file.  One line is
  3193.            printed for each record.  A record line consists of the following
  3194.            fields:
  3195.  
  3196.              1.  "name (reversed)",
  3197.  
  3198.              2.  "first address line",
  3199.  
  3200.              3.  "second address line",
  3201.  
  3202.              4.  "city",
  3203.  
  3204.              5.  "state",
  3205.  
  3206.              6.  "zip",
  3207.  
  3208.              7.  "attention line",
  3209.  
  3210.              8.  "phone",
  3211.  
  3212.              9.  "code",
  3213.  
  3214.             10.  "modified attention line"
  3215.  
  3216.             11.  CARRIAGE RETURN
  3217.  
  3218.             12.  LINE FEED
  3219.  
  3220.  
  3221.  
  3222.  
  3223.  
  3224.                                         -42-
  3225.  
  3226.  
  3227.  
  3228.  
  3229.  
  3230.  
  3231.  
  3232.        Section 7                                                 Housekeeping
  3233.  
  3234.  
  3235.  
  3236.            Each of the fields in the line is separated by a comma.  The line
  3237.            is terminated with a carriage return/line feed combination.  All
  3238.            of the fields are surrounded with quotation marks so that a comma
  3239.            included in a field will be properly interpreted.
  3240.  
  3241.            Note that if you've used a semicolon in a name, the name will be
  3242.            reversed in your Merge File output, just as it was on label out-
  3243.            put.
  3244.  
  3245.            The attention line is put into the Merge File in two forms.  In
  3246.            the seventh field it's printed just as you entered it in the
  3247.            record.  In the tenth field it's compressed to contain the first
  3248.            and last words you entered in the record.  If there's only one
  3249.            word in the attention line, only that word is output.
  3250.  
  3251.            For example, if you entered "Ms. Sally Jones" in the attention
  3252.            line, field eight will be printed as "Ms. Jones".  If you entered
  3253.            "Sally" in the attention line, field eight will be printed as
  3254.            "Sally".
  3255.  
  3256.            The purpose of this squeezing is to let you construct a form
  3257.            letter that begins with a salutation like, "Dear Ms. Jones", or
  3258.            "Dear Sally".  Although this is a useful feature, it has some pit-
  3259.            falls.  If you try to mix both the "Dear Ms.  Jones" and "Dear
  3260.            Sally" forms, and then create a letter using the attention line at
  3261.            the top and the "Dear Sally" salutation, the top of your letter
  3262.            will look like this:
  3263.  
  3264.            Sally
  3265.            Grindalong Axle Company
  3266.            173 Blakensfield St.
  3267.            Overshoeville, OH 45454
  3268.  
  3269.            Dear Sally,
  3270.  
  3271.            Unless you're going to have a mailing list that uses nothing but
  3272.            first names and nicknames in the attention line, better be more
  3273.            formal and stick with the "Dear Ms. Jones" format.
  3274.  
  3275.            Another pitfall is that if you use a title like "Lt. Col. Jones",
  3276.            your salutation will come out, "Dear Lt. Jones".  This is not a
  3277.            good way to deal with Col. Jones as a customer.
  3278.  
  3279.            Once you've created a Merge File, you can see the actual format by
  3280.            using the DOS "TYPE" command.  An example of what you'll see is as
  3281.            follows: A record containing:
  3282.  
  3283.                  Name            Whitby's Floor Coverings
  3284.                  Address Line    123 Old Mill
  3285.                  Address Line    (empty)
  3286.                  City State Zip  Bordersville MO 56567
  3287.  
  3288.  
  3289.  
  3290.                                         -43-
  3291.  
  3292.  
  3293.  
  3294.  
  3295.  
  3296.  
  3297.  
  3298.        Section 7                                                 Housekeeping
  3299.  
  3300.  
  3301.  
  3302.                  Attn Line       Mr. Marc C. Whitby
  3303.                  Phone Code      6851137         ABC
  3304.  
  3305.            will produce the following output line (as a single line):
  3306.  
  3307.            "Whitby's Floor Coverings","123 Old Mill","","Bordersville",
  3308.            "OH","56567","Mr. Marc C. Whitby","6851137","ABC","Mr. Whitby"
  3309.  
  3310.        7.6.3  Importing a Transfer File
  3311.  
  3312.            The <3> selection from the "Export/Import" menu allows you to
  3313.            merge a Transfer File into the mailing list you're working with;
  3314.            in other words, to add a group of records extracted from another
  3315.            mailing list.
  3316.  
  3317.            Moving records from one mailing list to another requires two
  3318.            steps: First, you must create a Transfer File containing the
  3319.            records to be moved.  Second, you must merge the Transfer File
  3320.            with your object mailing list.  Section 7.6.1 tells you how to
  3321.            make a Transfer File.
  3322.  
  3323.            When you press <3> from the "Export/Import" menu, BULKMAIL will
  3324.            ask you,
  3325.  
  3326.                  Transfer File Name or <Enter> to Exit: ______________
  3327.  
  3328.            Enter the name of the Transfer File you created earlier.  If BULK-
  3329.            MAIL can find your Transfer File, it will open it, check its con-
  3330.            tents, and give you one of the following responses:
  3331.  
  3332.            If the file you named wasn't a Transfer File, BULKMAIL will say:
  3333.  
  3334.                             filename Is Not a Transfer File
  3335.  
  3336.            and will ask you for the Transfer File name again.
  3337.  
  3338.            If the Transfer File contains too many records to fit in your
  3339.            mailing list's remaining free space, BULKMAIL will say,
  3340.  
  3341.                 Not Enough Free Records Available to Load Transfer File
  3342.  
  3343.            and will return you to the menu.
  3344.  
  3345.            If all is well, BULKMAIL will begin merging the records from the
  3346.            Transfer File into your mailing list.  Once you begin this opera-
  3347.            tion, you can't stop it until it's complete.
  3348.  
  3349.            As soon as all the records from the Transfer File have been merged
  3350.            into your mailing list, BULKMAIL will ask you,
  3351.  
  3352.  
  3353.  
  3354.  
  3355.  
  3356.                                         -44-
  3357.  
  3358.  
  3359.  
  3360.  
  3361.  
  3362.  
  3363.  
  3364.        Section 7                                                 Housekeeping
  3365.  
  3366.  
  3367.  
  3368.                               Erase Transfer File (y/n)? :
  3369.  
  3370.            If you're making a single Transfer From one mailing list to
  3371.            another, press <Y>.  If you intend to make a transfer from one
  3372.            mailing list to several others, press <N>.
  3373.  
  3374.        7.6.4  Importing an ASCII File
  3375.  
  3376.            ASCII is an abbreviation for "American Standard Code for Informa-
  3377.            tion Interchange".  A number of database management and list
  3378.            management systems allow you to make a disk file in ASCII code.
  3379.  
  3380.            To import an ASCII file, press <4> at the "Export/Import" menu.
  3381.            BULKMAIL will ask you for the name of the file to be imported,
  3382.            and, if it can find the file you've named, will begin importing
  3383.            what it understands to be records from that file.
  3384.  
  3385.        7.6.4.1  WARNING -- ASCII File Import Errors
  3386.  
  3387.            Unlike BULKMAIL's standard Transfer Files, there's no way for the
  3388.            system to check the validity of an ASCII file.  If the file isn't
  3389.            in ASCII, or if the file's in the wrong format, BULKMAIL will go
  3390.            merrily about the business of trying to import it.  The result can
  3391.            be terrible garbage in your mailing list.
  3392.  
  3393.            For this reason, WE RECOMMEND STRONGLY THAT YOU MAKE A BACKUP OF
  3394.            YOUR MAILING LIST JUST BEFORE YOU BEGIN TO IMPORT ASCII DATA.  If
  3395.            it turns out that there's something wrong with the input file, you
  3396.            can recover quickly by bringing forward the backup file.
  3397.  
  3398.            If you do import garbage, you probably can remove it by purging
  3399.            the records with their "Import Flags" set.  There's a possibility,
  3400.            however, that incoming garbage will corrupt your mailing list so
  3401.            badly that BULKMAIL can't understand it any more.  In addition, if
  3402.            Import Flags were already set in other records, those records will
  3403.            be deleted along with the bad ones.
  3404.  
  3405.        7.6.4.2  ASCII File Import Format
  3406.  
  3407.            BULKMAIL expects an ASCII file to be in a specific format for
  3408.            import.
  3409.  
  3410.            Each record ends with a carriage return / linefeed combination.
  3411.            In other words, each record is a single line of text.
  3412.  
  3413.            Each field in a record, except the first and last, is bounded by a
  3414.            comma at its beginning, and a comma at its end.  The first field
  3415.            is bounded by a comma at its end.  The last field is bounded by a
  3416.            comma at its beginning.
  3417.  
  3418.  
  3419.  
  3420.  
  3421.  
  3422.                                         -45-
  3423.  
  3424.  
  3425.  
  3426.  
  3427.  
  3428.  
  3429.  
  3430.        Section 7                                                 Housekeeping
  3431.  
  3432.  
  3433.  
  3434.            If there are spaces within a field, the field must also be sur-
  3435.            rounded by double quotes.
  3436.  
  3437.            Each record may contain the following fields.  The fields must be
  3438.            in the order indicated.  Not all fields must be present.  As soon
  3439.            as BULKMAIL comes to a carriage return / linefeed combination, it
  3440.            skips any fields in the current record not yet filled.
  3441.  
  3442.              1.  Name,                   30 characters
  3443.  
  3444.              2.  Address Line 1,         25 characters
  3445.  
  3446.              3.  Address Line 2,         25 characters
  3447.  
  3448.              4.  City,                   15 characters
  3449.  
  3450.              5.  State,                  2 characters
  3451.  
  3452.              6.  Zip Code,               10 characters
  3453.  
  3454.              7.  Attention Line,         25 characters
  3455.  
  3456.              8.  Telephone Number,       10 characters
  3457.  
  3458.              9.  Code                    8 characters
  3459.  
  3460.            The following would be a valid record, containing Name, Address
  3461.            Line 1, City, State, and Zip Code.  Note that Address Line 2 is
  3462.            present, as a result of the two commas next to each other, but has
  3463.            no data in it.  The Attention Line, Telephone Number, and Code
  3464.            have been left out, and will be blank in the resulting mailing
  3465.            list record.
  3466.  
  3467.                  "Jones; John W.","123 Whitby Street",,Alakon,MO,12345
  3468.  
  3469.            The following is an invalid version of the same record.  The dou-
  3470.            ble quotes have been left off the name.
  3471.  
  3472.                   Jones; John W.,"123 Whitby Street",,Alakon,MO,12345
  3473.  
  3474.            In the following record, the double commas have been left out.  As
  3475.            a result, Address Line 2 will contain, "Alakon"; City will con-
  3476.            tain, "MO", and State will contain, "12".
  3477.  
  3478.        7.6.5  Purging Records
  3479.  
  3480.            In most instances, you'll want to delete records from your mailing
  3481.            list a record at a time.  There are situations, however, that call
  3482.            for a whole class of records to be deleted at once.  If you've
  3483.            moved records from one mailing list to another using a Transfer
  3484.            File, you'll probably want to delete the records you transferred
  3485.  
  3486.  
  3487.  
  3488.                                         -46-
  3489.  
  3490.  
  3491.  
  3492.  
  3493.  
  3494.  
  3495.  
  3496.        Section 7                                                 Housekeeping
  3497.  
  3498.  
  3499.  
  3500.            from the source mailing list.  For certain kinds of mailing lists,
  3501.            you may want to delete old records periodically -- ones that
  3502.            haven't been updated since a particular date.
  3503.  
  3504.            Purging records from a mailing list is a very extensive and poten-
  3505.            tially very destructive operation.  BULKMAIL will purge exactly
  3506.            the records you tell it to, but it can't make sure that what you
  3507.            told it to do is what you really wanted to do.  Once the purge is
  3508.            complete, there's no way to recover the records you've eliminated.
  3509.  
  3510.            BEFORE YOU BEGIN A RECORD PURGE, MAKE SURE YOU HAVE A CURRENT
  3511.            BACKUP OF THE MAILING LIST YOU'RE PURGING!
  3512.  
  3513.            To delete a group of records, press <5> from the "Export/Import"
  3514.            menu.  BULKMAIL will give you a new set of prompts:
  3515.  
  3516.                  <1> Check / Reset Filter
  3517.  
  3518.                  <2> Remove Records
  3519.  
  3520.                  <Enter> to Exit
  3521.  
  3522.            First, press <1>, and make sure that the Filter is set to define
  3523.            the records you want to delete.  Section 8 covers the use of the
  3524.            Filter.
  3525.  
  3526.            Once you're sure the Filter is set properly, press <2>.  BULKMAIL
  3527.            will ask you "Are You Sure (y/n)? :", just in case your finger
  3528.            slipped and you pressed <2> when you meant <1> or <Enter>.  As
  3529.            soon as you answer <Y>, BULKMAIL will proceed to eliminate the
  3530.            records identified by the Filter.
  3531.  
  3532.        7.7  Configuring the Printer
  3533.  
  3534.            If you're using 8 1/2 by 11 inch paper in your printer, you'll
  3535.            have to use compressed type to print record and summary lists.
  3536.            Pressing <7> from the "Housekeeping" menu allows you to enter
  3537.            strings of hexadecimal numbers to be sent to your printer at the
  3538.            beginning of these lists.  The first string should be the one you
  3539.            find in your printer book that produces compressed print.  The
  3540.            second should be the string that puts your printer back into nor-
  3541.            mal printing mode.
  3542.  
  3543.            Note that these codes may be different than the ones you tell
  3544.            BULKMAIL to use in printing labels (Section 6.1.1.5).
  3545.  
  3546.            By default, BULKMAIL uses hexadecimal "0F" to compress print, and
  3547.            hexadecimal "12" to "uncompress" it.  These are standard codes for
  3548.            the Epson and a number of other printers.
  3549.  
  3550.  
  3551.  
  3552.  
  3553.  
  3554.                                         -47-
  3555.  
  3556.  
  3557.  
  3558.  
  3559.  
  3560.  
  3561.  
  3562.        Section 7                                                 Housekeeping
  3563.  
  3564.  
  3565.  
  3566.            The printer configuration codes you enter here, as well as the
  3567.            Template and label printing configuration are stored with each
  3568.            mailing list.  If your printer uses configuration codes different
  3569.            from these, you'll have to be sure to change the codes in each
  3570.            mailing list you produce.
  3571.  
  3572.        7.8  Repairing a Damaged Mailing List
  3573.  
  3574.            Some days are just bad days.  A bad day is the day on which, after
  3575.            entering 529 new records into a mailing list, the power fails.
  3576.            After you get the computer turned back on and load BULKMAIL, you
  3577.            find that you can't locate any of the records you just put in.
  3578.  
  3579.            BULKMAIL's mailing list repair utility was created for just such a
  3580.            day.  Unless you've physically damaged your disk, it's very prob-
  3581.            able that BULKMAIL will recover everything in your mailing list,
  3582.            except perhaps that 529th record that hadn't been entered com-
  3583.            pletely.
  3584.  
  3585.            To invoke the repair utility, press <8> at the "Housekeeping"
  3586.            menu.
  3587.  
  3588.            BULKMAIL will ask you whether or not you really mean it.  The rea-
  3589.            son for this is that once you begin to recover records -- even on
  3590.            a mailing list in good condition, you must let the process run to
  3591.            completion.  Otherwise, the sort keys will end up badly scrambled.
  3592.  
  3593.            As soon as you answer by pressing <Y>, BULKMAIL will begin recov-
  3594.            ering records, constantly reporting which record it's working on.
  3595.  
  3596.            If your mailing list is large, it may take some time for BULKMAIL
  3597.            to finish up.  BULKMAIL has to look at every record in the mailing
  3598.            list, whether there's anything in it or not.  But BULKMAIL won't
  3599.            take as long to recover your mailing list as it would take you to
  3600.            re-type all those records.
  3601.  
  3602.        7.9  Changing the Password
  3603.  
  3604.            BULKMAIL has limited password protection to prevent casual intru-
  3605.            sion into your mailing lists.  A good programmer or mathematician
  3606.            with the proper tools will be able to unlock your mailing lists
  3607.            even though you've protected them with passwords.  If you're wor-
  3608.            ried about serious intrusion, use floppy disks for your mailing
  3609.            lists, and lock them up in a safe.
  3610.  
  3611.            In spite of this warning, you should recognize that BULKMAIL's
  3612.            password protection is good enough to keep you out of a mailing
  3613.            list unless you're a programmer and have the proper tools and a
  3614.            lot of time, or unless you're willing to turn the job of breaking
  3615.            the password over to a professional and pay the price to have it
  3616.            done.  IF YOU USE PASSWORDS, DON'T FORGET THEM!
  3617.  
  3618.  
  3619.  
  3620.                                         -48-
  3621.  
  3622.  
  3623.  
  3624.  
  3625.  
  3626.  
  3627.  
  3628.        Section 7                                                 Housekeeping
  3629.  
  3630.  
  3631.  
  3632.            You may enter a password at the time you create a mailing list, or
  3633.            you may leave it out.  If you want to change the password later or
  3634.            put a password into a file that hasn't one, press <9> from
  3635.            BULKMAIL's "Housekeeping" menu.  A prompt similar to the one you
  3636.            saw when you created your mailing list, will appear near the bot-
  3637.            tom of the screen.  Enter your new password, or press <Enter> to
  3638.            delete the password.
  3639.  
  3640.            Your password may be any combination of letters, numbers, or spe-
  3641.            cial symbols that you can type on the keyboard -- up to 30 charac-
  3642.            ters long.
  3643.  
  3644.  
  3645.  
  3646.  
  3647.  
  3648.  
  3649.  
  3650.  
  3651.  
  3652.  
  3653.  
  3654.  
  3655.  
  3656.  
  3657.  
  3658.  
  3659.  
  3660.  
  3661.  
  3662.  
  3663.  
  3664.  
  3665.  
  3666.  
  3667.  
  3668.  
  3669.  
  3670.  
  3671.  
  3672.  
  3673.  
  3674.  
  3675.  
  3676.  
  3677.  
  3678.  
  3679.  
  3680.  
  3681.  
  3682.  
  3683.  
  3684.  
  3685.  
  3686.                                         -49-
  3687.  
  3688.  
  3689.  
  3690.  
  3691.  
  3692.  
  3693.  
  3694.        Section 8                                                   The Filter
  3695.  
  3696.  
  3697.  
  3698.        8.  THE FILTER
  3699.  
  3700.  
  3701.  
  3702.  
  3703.  
  3704.  
  3705.  
  3706.            BULKMAIL's Filter is the feature that allows you to select subsets
  3707.            of your mailing list when you print labels or lists, create a
  3708.            Merge File, transfer records to another mailing list, or purge
  3709.            records.  In addition, if you begin printing a very large set of
  3710.            labels or a long record list and decide you want to quit for the
  3711.            night before the job's complete, you can pick up where you left
  3712.            off by using the Filter to tell BULKMAIL where to continue print-
  3713.            ing.
  3714.  
  3715.            You can define a subset of your mailing list on the basis of the
  3716.            following factors: switches, name, zip code, date of last edit,
  3717.            code, mark, or import flag.
  3718.  
  3719.        8.1  Selecting and Rejecting Records With Switches
  3720.  
  3721.            At the top of the Filter-setting screen you'll see four boxes with
  3722.            prompt numbers [1] through [4].  When you first look at the
  3723.            screen, the leftmost boxes will say, "SELECT ALL", and the right-
  3724.            most boxes will say, "REJECT NONE".  In this configuration,
  3725.            BULKMAIL's Filter switches will accept all of the records in your
  3726.            mailing list.
  3727.  
  3728.            The switches let you define a subset of your records in two ways:
  3729.            you may select records using the first two boxes and you may
  3730.            reject records using the last two boxes.
  3731.  
  3732.        8.1.1  The Or Select
  3733.  
  3734.            To alter the switches in the "Or Select" box, press [1].  The
  3735.            "[1]" will begin flashing and the sixteen switches you're familiar
  3736.            with will be displayed.  The prompts at the bottom of the screen
  3737.            will be replaced with the switch definitions you entered as
  3738.            described in Section 7.1.  You may now toggle any of the switches
  3739.            in the usual way (Section 5.1.6), you may turn off all the
  3740.            switches by pressing the <Del> key, or you may accept the switch
  3741.            settings by pressing <Enter>.  When you exit the switch box by
  3742.            pressing <Enter>, if all the switches are off, the box will again
  3743.            display the "SELECT ALL" message.  If any of the switches are on,
  3744.            the switch numbers will remain in the box.
  3745.  
  3746.            "Or Select" means that the Filter will select records from your
  3747.            mailing list that have any of the switches turned on that you've
  3748.            turned on in the "Or Select" box.  In other words, if you turn on
  3749.  
  3750.  
  3751.  
  3752.                                         -50-
  3753.  
  3754.  
  3755.  
  3756.  
  3757.  
  3758.  
  3759.  
  3760.        Section 8                                                   The Filter
  3761.  
  3762.  
  3763.  
  3764.            switches 1, 3, and 5, the Filter will accept any record from your
  3765.            mailing list that has either switch 1, 3, OR 5 turned on.  If the
  3766.            Filter sees a record that has switches 1, 4, 8, 9, and 14 turned
  3767.            on, it will accept that record because it has switch number 1
  3768.            turned on.  If the Filter sees a record that has switches 2, 4, 8,
  3769.            9, and 10 turned on, it won't accept it because neither switches
  3770.            1, 3, nor 5 is on.
  3771.  
  3772.        8.1.2  The And Select
  3773.  
  3774.            You turn the "And Select" switches on and off in the same way you
  3775.            toggle the "Or Select" switches.
  3776.  
  3777.            "And Select" means that the Filter will select records from your
  3778.            mailing list that have the combination of switches turned on that
  3779.            you've defined in the "And Select" box.  In other words, if you
  3780.            turn on switches 1, 3, and 5, the Filter will accept any record
  3781.            from your mailing list that has all of switches 1, 3, AND 5 turned
  3782.            on.  If the Filter sees a record that has switches 1, 3, 4, 5, 8,
  3783.            9, and 14 turned on, it will accept that record because it has
  3784.            switches 1, 3, and 5 turned on.  If the Filter sees a record that
  3785.            has switches 1, 3, 4, 8, 9, and 14 turned on, it won't accept it
  3786.            because although switches 1 and 3 are on, switch 5 isn't on.
  3787.  
  3788.        8.1.3  The And Reject
  3789.  
  3790.            "And Reject" means that the Filter will reject records in your
  3791.            mailing list that have the combination of switches turned on that
  3792.            you've defined in the "And Reject" box.  If you turn on switches
  3793.            1, 3, and 5, the Filter will reject any record from your mailing
  3794.            list that has switches 1, 3, AND 5 turned on.  If the Filter sees
  3795.            a record that has switches 1, 3, 4, 5, 8, 9, and 14 turned on, it
  3796.            will reject the record because it has all of switches 1, 3, and 5
  3797.            turned on.  If the Filter sees a record that has switches 1, 3, 4,
  3798.            8, 9, and 14 turned on, it will accept it because although
  3799.            switches 1 and 3 are on, switch 5 isn't on.
  3800.  
  3801.        8.1.4  The Or Reject
  3802.  
  3803.            Notice that we've been moving from switch Filters that are less
  3804.            restrictive to those that are more restrictive.  The "Or Reject"
  3805.            is the most restrictive Filter of all.
  3806.  
  3807.            "Or Reject" means that the Filter will reject records in your
  3808.            mailing list that have any of the switches turned on that you've
  3809.            turned on in the "Or Reject" box.  If you turn on switches 1, 3,
  3810.            and 5, the Filter will reject any record that has either switch 1,
  3811.            3 OR 5 turned on.  If the Filter sees a record that has switches
  3812.            1, 4, 8, 9, and 14 turned on, it will reject it because switch 1
  3813.            is on.  If the Filter sees a record that has switches 2, 4, 8, 9,
  3814.            and 10 turned on, it will accept that record because neither
  3815.  
  3816.  
  3817.  
  3818.                                         -51-
  3819.  
  3820.  
  3821.  
  3822.  
  3823.  
  3824.  
  3825.  
  3826.        Section 8                                                   The Filter
  3827.  
  3828.  
  3829.  
  3830.            switch 1, 3, nor 5 is on.
  3831.  
  3832.        8.1.5  An Example of Switch Filtering
  3833.  
  3834.            Suppose you're a software author who sells material through vari-
  3835.            ous publishers.  In order to pick a target market for each of your
  3836.            creations you build a mailing list with switch definitions that
  3837.            will let you zero in on the best prospects for a particular pro-
  3838.            duct.  You define your switches as follows:
  3839.  
  3840.                  1  Simultaneous Submissions OK
  3841.                  2
  3842.                  3  Buys All Rights
  3843.                  4
  3844.                  5  Submit Program
  3845.                  6  Submit Proposal
  3846.                  7
  3847.                  8
  3848.                  9  Utility
  3849.                  10 Financial
  3850.                  11 Games
  3851.                  12 Specialized
  3852.                  13
  3853.                  14 MS-DOS
  3854.                  15 UNIX
  3855.                  16 TRS-80
  3856.  
  3857.            You create a professional billing program and you're ready to sub-
  3858.            mit it to as many publishers as possible.  You define the market
  3859.            you're aiming at as those publishers who:
  3860.  
  3861.              1.  Will accept simultaneous submissions.
  3862.  
  3863.              2.  Will accept a non-exclusive contract.
  3864.  
  3865.              3.  Will look at a proposal rather than requiring you to submit
  3866.                  the complete program.
  3867.  
  3868.              4.  Publish utility or financial software.
  3869.  
  3870.              5.  Publish software for MS-DOS.
  3871.  
  3872.            You also decide that you don't want to submit your program to any
  3873.            game publishers.
  3874.  
  3875.            An "Or Select" with switches 9 and 10 turned on will take care of
  3876.            selecting only records for publishers who publish utility or
  3877.            financial software.
  3878.  
  3879.            An "And Select" with switches 1, 6, and 14 turned on will select
  3880.            only those publishers who allow simultaneous submissions, accept
  3881.  
  3882.  
  3883.  
  3884.                                         -52-
  3885.  
  3886.  
  3887.  
  3888.  
  3889.  
  3890.  
  3891.  
  3892.        Section 8                                                   The Filter
  3893.  
  3894.  
  3895.  
  3896.            proposals, and publish MS-DOS software.
  3897.  
  3898.            You've also said you don't want to submit your software to anyone
  3899.            who buys all rights or who publishes game programs.  The words
  3900.            "don't" and "or" indicate that you need an "Or Reject" with
  3901.            switches 3 and 11 set.
  3902.  
  3903.            Once your Filter is set up in this way, only those publishers who
  3904.            meet your requirements will be printed in your output list.
  3905.  
  3906.        8.2  Selecting and Rejecting Records Using Name
  3907.  
  3908.            BULKMAIL's Filter allows you to start selecting and stop selecting
  3909.            records on the basis of the name field.  As was the case with
  3910.            searches (Section 5.3.2), the length of the name you enter is sig-
  3911.            nificant.
  3912.  
  3913.            Suppose you have a mailing list that has the following entries in
  3914.            it:
  3915.  
  3916.                  -
  3917.                  -
  3918.                  Brink; Allan
  3919.                  Brower; Alice
  3920.                  Brown; Henry
  3921.                  -
  3922.                  -
  3923.                  Wallace; Priscilla
  3924.                  Walrop; Billy
  3925.                  Walters; Eugene
  3926.                  -
  3927.                  -
  3928.  
  3929.            You want to print a set of labels that begins with Alice Brower
  3930.            and ends with Billy Walrop.  To do that, first enter [5] from the
  3931.            Filter-setting screen.  You'll get a prompt line next to the
  3932.            "Start With" name.  You may enter "brower, "brow", or simply "bro"
  3933.            in order to begin with the next name after "Brink".  Now, enter
  3934.            [6] and on the prompt line next to the "End With" name, enter
  3935.            "walrop", or "walr" in order to stop printing with the last name
  3936.            before "Walters".  Notice that if you enter only "wal", Engene
  3937.            Walters will be included in your labels.
  3938.  
  3939.            If you want to print all the names in your list that begin with
  3940.            "W", use the [5] call and enter [W].  Then, use the [6] call and
  3941.            enter [W] again.  BULKMAIL will begin printing when it sees the
  3942.            first record whose name begins with "W" or "w" and will stop
  3943.            printing when it sees the first record that starts with something
  3944.            later in the alphabet than "W" or "w".
  3945.  
  3946.  
  3947.  
  3948.  
  3949.  
  3950.                                         -53-
  3951.  
  3952.  
  3953.  
  3954.  
  3955.  
  3956.  
  3957.  
  3958.        Section 8                                                   The Filter
  3959.  
  3960.  
  3961.  
  3962.            If you're printing a long list in alphabetical order and want to
  3963.            quit for the night, you may use this feature to pick up the next
  3964.            day where you left off.
  3965.  
  3966.        8.3  Selecting and Rejecting Records With Zip Code and Code
  3967.  
  3968.            "Start With" and "End With" works exactly the same way for zip
  3969.            code and "code" as it does for name.
  3970.  
  3971.            If you want to print all the records for a particular city, look
  3972.            up the range of zip codes for the city.  Unless the city is very
  3973.            large, the first three digits of the code probably will be the
  3974.            same throughout the city.  For example, Colorado Springs, Colorado
  3975.            has zip codes that begin with "809".  To print all the records in
  3976.            your mailing list for Colorado Springs, use the [7] call and enter
  3977.            [809], then use the [8] call and enter [809] again.  Only the
  3978.            records for Colorado Springs will be printed.
  3979.  
  3980.            If you want to print all records that have a code that begins with
  3981.            "C" through "K", enter "C" in the "Start With" field for Code, and
  3982.            "K" in the "End With" field.
  3983.  
  3984.        8.4  Selecting and Rejecting Records With Edit Date
  3985.  
  3986.            As we mentioned in Section 5.2.4, each time you enter a new record
  3987.            or edit an existing one, the "Date of Last Edit" in the record is
  3988.            set to the system date you entered when you turned on your com-
  3989.            puter.
  3990.  
  3991.            It's possible to select records to print, transfer, or purge based
  3992.            on the "Date of Last Edit".  Entering "Start With" and "End With"
  3993.            dates works very much like entering "Start With" and "End With"
  3994.            names or zip codes.
  3995.  
  3996.            When you use the [ 9] or [10] call, BULKMAIL will prompt you to
  3997.            enter a date in "MMDDYY", "MMDD" or "DD" format.  What this means
  3998.            is that if no date is present, you should enter "MM" -- month,
  3999.            followed by "DD" -day, followed by "YY" -year.  In other words,
  4000.            you'd enter March 12, 1984 as "031284".  If a date is already
  4001.            present in the field, you may change month and day by entering
  4002.            just those items: ("0312"), or you may change just the day:
  4003.            ("12").
  4004.  
  4005.            The most common uses of the date portion of the Filter are to cull
  4006.            out records that haven't been modified since a certain date, or to
  4007.            print a list of records that have been entered or modified since a
  4008.            certain date.
  4009.  
  4010.            To find all the records that haven't been modified since December,
  4011.            1983, use the [10] call and enter "123183".  BULKMAIL will then
  4012.            print only those records up to and including December 31, 1983.
  4013.  
  4014.  
  4015.  
  4016.                                         -54-
  4017.  
  4018.  
  4019.  
  4020.  
  4021.  
  4022.  
  4023.  
  4024.        Section 8                                                   The Filter
  4025.  
  4026.  
  4027.  
  4028.            To find all the records you've entered since December, 1983, use
  4029.            the [ 9] call and enter "010184".  BULKMAIL will print only those
  4030.            records that have a date equal to or later than January 1, 1984.
  4031.  
  4032.        8.5  Selecting Records on Marks and Import Flags.
  4033.  
  4034.            Calls [13] and [14] from the Filter-setting function allow you to
  4035.            print only the records that are marked, or that have their import
  4036.            flags turned on.
  4037.  
  4038.            Both of these calls are "selection" calls.  There is no
  4039.            corresponding "rejection" based on these elements.  If you need to
  4040.            reject records on the basis of Marks or Import Flags, you'll have
  4041.            to convert the Marks or Import Flags to Switches.  8.6 Combining
  4042.            Filter Elements.
  4043.  
  4044.            You may use BULKMAIL's Filter with any combination of elements.
  4045.            For instance, in the example of Section 8.1.5, if you decided that
  4046.            in addition to the other criteria, you wanted to send your
  4047.            software proposal only to publishers in San Francisco and only to
  4048.            your most recently discovered publishers, say those you've entered
  4049.            into your mailing list since January, 1986, you could enter the
  4050.            zip code range for San Francisco using calls [ 7] and [ 8], and
  4051.            use call [ 9] to reject all the records entered before January 1,
  4052.            1986.
  4053.  
  4054.        8.6  Resetting The Filter
  4055.  
  4056.            If you press <Del> from the Filter-setting screen, BULKMAIL will
  4057.            ask you if you really want to do that, just in case you pressed
  4058.            <Del> by mistake.  If you answer <Y>, BULKMAIL will turn off
  4059.            everything in the Filter and put it in a configuration that will
  4060.            select your entire mailing list for printing or purging.
  4061.  
  4062.            It's a good idea to get into the habit of clearing the Filter with
  4063.            <Del> each time before you set up the Filter for a particular job.
  4064.  
  4065.        8.7  Counting Filter Selections
  4066.  
  4067.            You may be curious to know how many records BULKMAIL is going to
  4068.            print, transfer, or purge with a given Filter setting.  To find
  4069.            out, press <C>.  Bulkmail will make a run through your mailing
  4070.            list and will tell you how many records the Filter selected.
  4071.  
  4072.            Counting record selections is a good way to check the Filter set-
  4073.            ting.  If you get a lot fewer or a lot more records in the count
  4074.            than you expected to get, you probably made a mistake in your set-
  4075.            tings.  In our software submission example, above, a count may
  4076.            tell you that you've been too restrictive and that the Filter
  4077.            isn't selecting anyone.  At that point, you can decide what res-
  4078.            triction you want to loosen in order to select at least one
  4079.  
  4080.  
  4081.  
  4082.                                         -55-
  4083.  
  4084.  
  4085.  
  4086.  
  4087.  
  4088.  
  4089.  
  4090.        Section 8                                                   The Filter
  4091.  
  4092.  
  4093.  
  4094.            publisher.
  4095.  
  4096.        8.8  Exiting the Filter Setting Screen
  4097.  
  4098.            When you're satisfied with your Filter setup for the job you're
  4099.            about to do, press <Enter> and you'll be returned to the menu from
  4100.            which you called the Filter setting screen.
  4101.  
  4102.  
  4103.  
  4104.  
  4105.  
  4106.  
  4107.  
  4108.  
  4109.  
  4110.  
  4111.  
  4112.  
  4113.  
  4114.  
  4115.  
  4116.  
  4117.  
  4118.  
  4119.  
  4120.  
  4121.  
  4122.  
  4123.  
  4124.  
  4125.  
  4126.  
  4127.  
  4128.  
  4129.  
  4130.  
  4131.  
  4132.  
  4133.  
  4134.  
  4135.  
  4136.  
  4137.  
  4138.  
  4139.  
  4140.  
  4141.  
  4142.  
  4143.  
  4144.  
  4145.  
  4146.  
  4147.  
  4148.                                         -56-
  4149.  
  4150.  
  4151.  
  4152.  
  4153.                             INDEX
  4154.  
  4155.  
  4156.                access denied, 15
  4157.                address, 16
  4158.                address lines, 31
  4159.                and reject, 51
  4160.                and select, 51
  4161.                angle brackets, 15
  4162.                ascii file
  4163.                import format, 45
  4164.                importing, 45
  4165.                asterisk, with zip code, 24
  4166.                attention line, 17, 29
  4167.                BIGMAIL.EXE, 4
  4168.                capacity, 11
  4169.                buffers, 4
  4170.                case, 9
  4171.                circumflex, 23
  4172.                city, 16
  4173.                cleanup string, label, 29
  4174.                code, 17
  4175.                counting filter selections, 55
  4176.                date, edit, 54
  4177.                default drive, 12
  4178.                deleting records, 19
  4179.                drive, default, 12
  4180.                driveletter, 12
  4181.                duplicates, checking for, 39
  4182.                extension, filename, 12
  4183.                field, 7
  4184.                field caption, 8
  4185.                field prompt, 8
  4186.                filename, 15
  4187.                display, 14
  4188.                extension, 12
  4189.                filter, 9, 29, 50
  4190.                settings, 20
  4191.                fixed disk, 5
  4192.                floppy disk, 4
  4193.                number of records on, 11
  4194.                horizontal space, 28
  4195.                import flag, 55
  4196.                import flags, turning off, 37
  4197.                initialization string, label, 28
  4198.                label output, testing, 29
  4199.                labels, 26
  4200.                bundling marks on, 33
  4201.                labels in a row, 28
  4202.                list
  4203.                record, 33
  4204.                summary, 34
  4205.  
  4206.  
  4207.  
  4208.  
  4209.                MAIL.EXE, 4
  4210.                capacity, 11
  4211.                mailmerge file
  4212.                exporting, 41
  4213.                format, 42
  4214.                margin, on labels, 27
  4215.                mark, 25, 55
  4216.                converting, 39
  4217.                from filter setting, 38
  4218.                marks
  4219.                bundling, on zip code order labels, 33
  4220.                turning off, 37
  4221.                menu, 7
  4222.                merge file, 9
  4223.                name, 53
  4224.                reversing, 16, 18
  4225.                or reject, 51
  4226.                or select, 50
  4227.                password, 12, 14, 48
  4228.                printer
  4229.                configuring, 47
  4230.                configuring for labels, 26
  4231.                prompt, 7
  4232.                prompt line, 8
  4233.                purging records, 46
  4234.                record, 7
  4235.                record list, 33
  4236.                records
  4237.                number of, 12
  4238.                purging, 46
  4239.                recovering mailing list, 48
  4240.                reject
  4241.                and, 51
  4242.                or, 51
  4243.                reversing name, 16
  4244.                search key, 20
  4245.                search mode, 20
  4246.                select
  4247.                and, 51
  4248.                or, 50
  4249.                semicolon, name divider, 16
  4250.                state, 16
  4251.                summary list, 34
  4252.                switches, 17, 24
  4253.                defining, 36
  4254.                turning off, 37
  4255.                telephone number, 17
  4256.                template, 9, 19, 23
  4257.                title
  4258.                on record list, 34
  4259.                on top of label, 30
  4260.                transfer file, 9
  4261.                exporting, 41
  4262.                importing, 44
  4263.                vertical space, 27
  4264.                zip code, 16, 54
  4265.                asterisk with, 24
  4266.  
  4267.