home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / blkbk31.zip / BLAKBOOK.DOC < prev    next >
Text File  |  1986-03-04  |  15KB  |  397 lines
  1.                                 BLAQUE BOOK
  2.  
  3.  
  4.              --current  version  1.2 users make sure you read the  update
  5.              section below regarding SQZBB.COM.
  6.  
  7.                                       Blaque Book
  8.  
  9.         Tired  of  rewriting your address book every  year  or  so?   The 
  10.         Blaque  Book  can save you considerable time and writer's  cramp.  
  11.         As a Database it is limited to Name, Address and Phone number and 
  12.         as that goes,  is surpassed by most database systems I have seen.  
  13.         Its  forte is in the printed output which is formatted  in  mini, 
  14.         alphabetized  pages  which you can assemble into a  pocket  sized 
  15.         address  book.   There  is  extra  room  under  each  letter  for 
  16.         additional  entries which you can later enter into your database.  
  17.         When you are ready for an updated address book, just print one.
  18.  
  19.         I wrote the program because I had a need for the output  booklet.  
  20.         I  never  could see the value of a name and phone  number  (only) 
  21.         database because you usually need the numbers when you are not in 
  22.         front of the computer.   If you are in front of a computer, there 
  23.         is always SideKick.   I also wanted to learn more about Borland's 
  24.         Turbo Access system which seems to work just great.
  25.  
  26.         System  requirements:   The  current version is for  the  IBM-PC.  
  27.              CP/M  versions will be available in the future.   A  printer 
  28.              capable  of output modified to 17 CPI and 9 (or more)  lines 
  29.              per inch.
  30.  
  31.         Instructions:
  32.  
  33.              The  program is essentially menu driven.   Three or four files 
  34.              will eventually be on your disk:
  35.  
  36.                        Blakbook.COM -- Main Program
  37.                        Blkbook.DAT  -- Database File
  38.                        Blkbook.IXN  -- Name Index File
  39.                        Blakbook.CFG  -- Printer Configuration (optional)
  40.  
  41.              Except  for  the main program (COM) file,  each  will  be 
  42.              created by the program as needed.
  43.  
  44.              Creating  your database is done by using the U)date  /  A)dd 
  45.              options.   Enter the data as requested.  Duplicate Names are 
  46.              not allowed.   If you accidentally get an error notice,  you 
  47.              must  change the name (either first or last) to one that  is 
  48.              not already in the database.   If necessary, you can enter a 
  49.              dummy  name that you can delete later.   Editing during A)dd 
  50.              or  E)dit is made easy by the use of the arrow keys (or  ^S, 
  51.              ^D,  ^E,  ^X).    ^Y will erase entry from the cursor to the 
  52.              right.   DEL,  ^G erase character under the cursor and  back 
  53.              arrow deletes character to left of cursor.  The added/edited 
  54.              entry is updated into the database by either using the enter 
  55.              (carriage  return) key while the cursor is in the last field 
  56.              or by using ^Z at any time.
  57.  
  58.              You  may  review your data on the screen using the  L)ist  / 
  59.  
  60.  
  61.                                         1
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.                                 BLAQUE BOOK
  68.  
  69.  
  70.              S)creen options.
  71.  
  72.              L)ist  /  P)rinter  will send output to  the  printer.   The 
  73.              default printer configuration is for an Okidata with Plug 'N 
  74.              Play.   If  you  have  another printer,  a  menu  option  is 
  75.              available  to create a configuration file  to  set-up/select 
  76.              your printer.  This set-up need only be done once.
  77.  
  78.              The printer output is as follows:
  79.  
  80.                  < Section Deleted  -- update in Section on 3.0 >
  81.  
  82.              After  printing all you need to do is get out your  scissors 
  83.              and stapler.
  84.  
  85.              It  is  very important that you exit the program  using  the 
  86.              Q)uit  options  until  you reach DOS  level.   This  enables 
  87.              proper updating and closing of all files.  ^C and Break Keys 
  88.              have been disabled to help keep your database file and index 
  89.              intact.   Using Ctrl-Alt-Del may irretrievably disrupt them.  
  90.              Keeping  backup copies of your Blkbook.DAT  and  Blkbook.IXN 
  91.              files is recommended.
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.                                         2
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.                    Modifications for BLAQUE BOOK Version 2.0
  134.  
  135.  
  136.  
  137.              FIRST  AND FOREMOST -- The data STRUCTURE HAS BEEN  CHANGED.  
  138.         All is not lost however.   You need to run the SQZBB.COM  program 
  139.         on your existing BLKBOOK.DAT file.  This compresses your existing 
  140.         data  by about 14% and will make it compatable with version  2.0.  
  141.         Important--ONLY  RUN this program once.   Once you convert it,  I 
  142.         recommend you remove SQZBB.COM from your active disk.
  143.  
  144.              The  working  program BLAKBOOK.COM still runs  as  described 
  145.         above.   It  needs only the BLKBOOK.DAT and BLKBOOK.IXN files  to 
  146.         operate.   It  will  create  those files and you  may  optionally 
  147.         create  a  BLKBOOK.CFG  file if you need  it  to  configure  your 
  148.         printer for proper output.
  149.  
  150.              Thanks for the comments and suggestions.  I have included in 
  151.         Ver  2.0 some of the more easily implemented ones.   I have  also 
  152.         included  some  information  about the file structure  for  those 
  153.         interested in playing with the database itself.
  154.  
  155.              When  I  originally created the program,  it  started  as  a 
  156.         kludge  from  the BTREE file distributed as a demo from  Borland.  
  157.         The  database  management  is  still  essentially  through  Turbo 
  158.         Toolbox routines.   You can find a description of those  routines 
  159.         in Borland's Toolbox package.   Many of you requested information 
  160.         on the file structure so that you might be able to convert to and 
  161.         from  other databases.   I have included 2 files (BBTOTXT.PAS and 
  162.         TXTTOBB.PAS)  in  which you can see the data  structure  and  the 
  163.         basic retrieval and storage routines.
  164.  
  165.              BLAKBOOK.COM  has been modified to allow the printing  of  a 
  166.         label or envelope from the entry/edit form.  It is the 'P' option 
  167.         available  after  you have found and displayed the desired  name.  
  168.         It will prompt for the number of spaces to the right of the  left 
  169.         margin you want to print the address.   The printer output format 
  170.         is default.
  171.  
  172.         A  selection of utilities have been added.  They are contained in 
  173.         BBUTIL.COM  which  can  be either chained  to  from  BLAKBOOK  or 
  174.         executed from DOS.  It does not need to be present on your Blaque 
  175.         Book  disk unless you want to chain to it from the main menu (new 
  176.         option).    It  requires a copy of BLKBOOK.DAT be present on  the 
  177.         same disk and directory.  Functions thus far enabled are:
  178.  
  179.                 1. Conversion to and from DBASEII
  180.                 2. Conversion to and from DBASEIII
  181.                 3. Conversion to and from PC-FILE
  182.                 4. Conversion to and from Text files
  183.                 5. One up mail label printing with Note field keys
  184.                 6. Fix routine to help retrieve a corrupted index file
  185.  
  186.         The conversion to DBASE (R) requires some knowledge of the use of 
  187.         DBASE II or III.   The conversion routine creates a special  text 
  188.         file  which  can  then  be APPENDED to a  DBASE  (R)  file.   The 
  189.         commands  to  use are demonstrated when  the  utility  conversion 
  190.         routines are run.
  191.  
  192.  
  193.                                         3
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.                    Modifications for BLAQUE BOOK Version 2.0
  200.  
  201.  
  202.         Conversion  to  PC-FILE (R) requires that the  PC-FILE  (R)  file 
  203.         structure  be created in advance.   Again,  you will be warned of 
  204.         this and given examples when the utility is run.
  205.  
  206.         Conversions  back  to the BLAQUE BOOK are done directly from  the 
  207.         DBASE (R) or PC-File (R) files directly.   NOTE:  ALL conversions 
  208.         back  to BLKBOOK.DAT will CREATE a NEW BLKBOOK.DAT.   It  is  not 
  209.         appended.   I  strongly  suggest that you keep a backup  of  your 
  210.         original data on another disk or directory.
  211.  
  212.         Lastly,  though this had been included in some of the version 1.2 
  213.         distribution, is an installation routine for terminal type.
  214.  
  215.         I hope these additions make the program more useful and flexible.  
  216.         As  I  stated above,  I didn't want to write an  entire  database 
  217.         management  program  but  just create  a  conveniently  updatable 
  218.         address book.
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.                                         4
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.                       Modificataions added in version 3.0
  266.  
  267.  
  268.  
  269.         Due  to a bug which went unnoticed in the distribution of version 
  270.         2.0, the output was completely distorted in blank entry sections. 
  271.         I  sent  out a quick fix but don't know if anyone  used  it.   It 
  272.         would be very discouraging to spend a couple of hours typing in a 
  273.         database  only  to find it printed out  garbage.   Because  of  a 
  274.         suggestion sent by Fred Ringwald, I decided to rewrite the output 
  275.         routine.   This  new version only prints two pages side by  side, 
  276.         and only 6 entries per minipage.  It is nicer, though, because it 
  277.         is a physically smaller book.  All of the blank entries have been 
  278.         omitted.   The  pages  are  printed  ascending on  the  left  and 
  279.         descending  on the right.   All you need to to is stack them  up, 
  280.         staple them in the middle and fold it in half.   Instructions are 
  281.         printed when you print the booklet.
  282.  
  283.              The printer output is as follows:
  284.  
  285.                               .---------------.
  286.                               .     A .     Z .
  287.                               .       .       .
  288.                               .       .       .
  289.                               .       .       .
  290.                               .       .       .
  291.                               .       .       .
  292.                               .---------------.
  293.                               .     B .     X .
  294.                               .       .       .
  295.                               .       .       .
  296.                               .       .       .
  297.                               .       .       .
  298.                               .       .       .
  299.                                ---------------
  300.  
  301.         Also  due  to a number of requests,  a second datafile  has  been 
  302.         added  to  accomodate  the configuration routines  of  up  to  30 
  303.         printers.   You merely find your printer or add it,  make sure it 
  304.         is  the  currently selected one and then forget  about  it.   Any 
  305.         subsequent  Blaque  Book  printouts will be configured  for  your 
  306.         printer.  You may delete the BLAKBOOK.CFG file as it is no longer 
  307.         necessary (if you already have it).   It has been replaced by the 
  308.         BLBK30.CFG  file  for  the printer  configuration  storage  noted 
  309.         above.   I  have  only  information  available  on  a  couple  of 
  310.         printers.   If you are using one not listed and develop a working 
  311.         configuration protocol,  I would appreciate hearing what you used 
  312.         so I can include them in future distributions of the CFG file.
  313.  
  314.         The  standard color format as distributed will be white on black.  
  315.         I  received  many comments regarding problems with  the  previous 
  316.         colors.   These can be changed by selecting the 'C olor'  command 
  317.         in  the first menu.   Then by use of the 'F oreground',  'B  ack-
  318.         ground',  and  'M essage' toggles you can step through to  colors 
  319.         which  you  might like.   The selected colors will be saved in  a 
  320.         special spot in the printer configuration file (BLBK30.CFG) if it 
  321.         exists.
  322.  
  323.  
  324.  
  325.                                         5
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.                       Modificataions added in version 3.0
  332.  
  333.  
  334.  
  335.         Please NOTE-- there is a potential problem with saving the colors 
  336.         in  the  configuration file.   If some joker changes all  of  the 
  337.         colors to the same,  you will see only a blank screen (ie.  white 
  338.         on  white) after the initial sign on message.   If that  happens, 
  339.         use 'C' then 'F',  and 'M' in that order.   Then you will be able 
  340.         to see what you are doing.
  341.  
  342.         Though  the SQZBB.COM program is still included,  it is ONLY  for 
  343.         those using Versions less that 2.0.
  344.  
  345.         One  additional comment.   Some of you have written that you  get 
  346.         errors in the Find menu selection, some have included a print out 
  347.         showing  a screen with an indiciation of a very high or  negative 
  348.         number  of  records.   What  has probably happened is  that  your 
  349.         system  was  turned off or had the power interrupted  before  you 
  350.         exited the program using a 'Q' command.  The data/index files are 
  351.         then  out of sync or disrupted.   There are two potential  fixes.  
  352.         The  first is to run BBUTIL.COM and select the option  that  will 
  353.         re-create  the index file.   If that doesn't work,  then use  the 
  354.         option  that  converts Blaque Book to Text files.   Remember  the 
  355.         name you select (ie.  DUMMY).   The extension .TXT will be added.  
  356.         This routine looks only at valid data and does not use the  index 
  357.         file.   Then  re-create your entire database and index using  the 
  358.         Text  to  Blaque  Book  selection.  The input  for  this  routine 
  359.         requires  the  entire file name (ie DUMMY.TXT) to  be  typed  in.  
  360.         Then  use the Blaque Book selection or run Blaque Book from  DOS.  
  361.         You  will  have  to check through your database to see  what  you 
  362.         might  have lost during the power failure but at least most  will 
  363.         be saved.
  364.  
  365.         As is mentioned in the program, considerable effort went into its 
  366.         development.   It is distributed under the user supported concept 
  367.         and if you feel the program to be of value,  a contribution of $7 
  368.         (the  cost  of  a  good  address  book)  would  be   appreciated. 
  369.         Obviously,  I  haven't  created this program to  get  rich.   The 
  370.         program  has been greatly enhanced by user comments and  I  would 
  371.         appreciate  your comments even if you don't think it's worth  $7. 
  372.         In  any case,  please feel free to share this program with others 
  373.         and upload it to your favorite bulletin board.
  374.  
  375.         Send contributions and/or suggestions for improvement to:
  376.  
  377.                                   Martin C. Beattie
  378.                                   9190 Rolling Tree Lane
  379.                                   Fair Oaks, CA  95608
  380.                                   (916) 988-9117
  381.  
  382.                                Blaque Book (C) 1985, 1986
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.                                         6
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.