home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / bbmail.zip / B&BMAIL.DOC next >
Text File  |  1987-05-22  |  20KB  |  402 lines
  1. ===============================================================================
  2. B&B MAIL SYSTEM                                     COPYRIGHT  1986  Bob Bolda
  3. ===============================================================================
  4.  
  5. FEATURES
  6. The Mailing System allows ADDING, EDITING, DELETING of mailing records, and
  7. provides flexible LABEL and REPORT printing.  Allows coding of a 2 character
  8. MISCELLANEOUS Code and any type of CUSTOMER ID NUMBER.  Supports just about 
  9. any label paper stock.
  10.  
  11. INSTALLATION
  12.  
  13.    STEP 1
  14.    WORK WITH COPIES - FLOPPY DRIVES VS. HARD DRIVES
  15.    The System files for Disk A: are any named *.EXE, *.OVL, *.DBC, *.COM 
  16.    or Error.txt.  Data disk B should contain any *.DBF, *.NDX files.  
  17.   
  18.    If you are using two floppy drives, use the DOS COPY Command to copy
  19.    all System files to your working System floppy disk.   Use the same 
  20.    process to copy your Data disk files from the master to your working 
  21.    copy.
  22.  
  23.    B&B SYSTEM disks are supplied on DOS version 3.1 disks.  If you 
  24.    use the DOS command DISKCOPY instead of COPY (see above) to make 
  25.    your copies,  you will be in DOS 3.1 when you boot your computer.  
  26.    WARM BOOT=(Alt-Ctl-Del).   COLD BOOT=(turn machine on).
  27.    Using the COPY command to copy onto your own previously formatted 
  28.    disk will put you in the DOS version you used in formatting.  
  29.    It is recommended that you stick with ONE DOS version and not mix 
  30.    them.
  31.  
  32.    If you have a hard disk drive,  you can store your system on a 
  33.    separate DOS subdirectory on C.  Simply use the MD (make directory 
  34.    command) on your C drive and then CD (change directory command) to 
  35.    the subdirectory you've selected (eg. MD MAIL, then CD MAIL).  Use 
  36.    DOS COPY A:*.* C: command to copy all of the SYSTEM and DATA files 
  37.    from A: to C:.  
  38.    
  39.    (a hard disk drive is highly recommended for speed, convenience, and 
  40.    data reliability, especially considering the drop in hard disk drive 
  41.    costs in the past few years). 
  42.  
  43.    
  44.    STEP 2 
  45.    Put your Master disks away in a safe place.
  46.  
  47.    STEP 3 
  48.    SETTING THE ENVIRONMENT  The first step is mandatory and involves 
  49.    the config.sys file. You have two options here.  You can use the 
  50.    config.sys file provided with this System, or you can incorporate 
  51.    the proper lines of coding into any existing config.sys file you 
  52.    may already have.  This file should reside on your C> or A> root 
  53.    directory  (identified by a single backwards slash '\').
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.             
  60.    The elements of each file, if you want to incorporate them into
  61.    your own, or just understand what they do, are:
  62.  
  63.    ----------------------  MANDATORY  ------------------------------
  64.    |      Config.sys --> add two lines 'FILES=20'                  |
  65.    |                                   'BUFFERS=24'                |
  66.    |                                                               |
  67.    |     Reason? reserves sufficient RAM memory to operate.        |
  68.    -----------------------------------------------------------------
  69.                            
  70.    ---------------------------- OPTIONAL -----------------------------------
  71.    |  Config.sys --> add one line 'DEVICE=ANSI.SYS' ONLY IF USING MS-DOS   | 
  72.    |                                                                       |
  73.    |  Reason?  Needed ONLY if you are running an MS-DOS version of B&B     |
  74.    |           Systems on an MS-DOS computer.                              |
  75.    |-----------------------------------------------------------------------|                      
  76.    |  Autoexec.bat --> add a line 'MAIL' at the end of this file.          |  
  77.    |                                                                       |
  78.    |  Reason? simply runs 'MAIL' automatically when you turn on            | 
  79.    |          your computer without having to Enter 'MAIL' at the          |
  80.    |          A> or C> prompt.                                                |
  81.    -------------------------------------------------------------------------
  82.  
  83.    STEP 4 
  84.    If your autoexec.bat includes 'MAIL', reboot your computer, or,
  85.    enter 'MAIL' at your DOS prompt.  The installation program
  86.    will follow automatically.  ANYTIME the file config.mem is missing,
  87.    you will be prompted for installation.  Config.mem is a file 
  88.    containing your memory variables as defined by you as you step 
  89.    through the installation program.  When finished, you will be at 
  90.    the Main Menu.  You can re-install anytime by erasing the file
  91.    config.mem
  92.  
  93. WHAT IS INSTALLATION?
  94. When first using your system, you will automatically be prompted for some 
  95. installation values necessary for operation of the System.
  96.  
  97. GETTING STARTED
  98. Installation consists of answering some basic questions which will
  99. customize your System for your use.  You will be asked: if you have 
  100. a color monitor (menus are prettier), for your printer's codes 
  101. needed to produce various type styles (see your printer manual), company
  102. name, etc.  
  103.  
  104. REPORTS include: listings by zip, last name, misc. code, and customer #. 
  105.  
  106. LABEL PRINTING Options allow flexible printing of the data in your file.
  107. These options can be used to allow the use of one file for multiple 
  108. purposes.  For example, there is a 2 character CODE for miscellaneous
  109. purposes.  An 8 digit CUSTNO number allows another type of coding.  When you 
  110. print labels you can select only those with an 'X' CODE which represents
  111. one mailing list, while 'Z' might represent another mailing list. Combined
  112. with the CUSTNO, there are many selection variations possible. 
  113.  
  114.  
  115. ------------------------------------------------------------------------------
  116. SELECTION options include: 
  117. ------------------------------------------------------------------------------
  118.              a specific MISC. CODE,           
  119. AND/OR       a range of CUSTNO (customer numbers)
  120. AND/OR       a specific ZIP (or any combination of zip numbers, eg. 55xxx)
  121.  
  122. -----------------------------------------------------------------------------
  123. PRINTING options include:
  124. -----------------------------------------------------------------------------
  125.                specific LINE SPACING between labels
  126. AND/OR         STARTING row and column position numbers
  127. AND/OR         the number of labels ACROSS the page to print (allowing
  128.                2,3 or 4 across label stock)
  129. AND/OR         the amount of horizontal SPACING between labels 
  130. AND/OR         an option to print the PHONE # (ROTARY TYPE FILE).  
  131. AND/OR         the number of MULTIPLE COPIES desired at one time. 
  132.  
  133. Hint: you can use some of these Selection and Printing features to, in 
  134. effect, write your own reports.
  135.  
  136.  
  137. The menu also provides the sending of Epson control characters to
  138. change printer options.  If your printer is not Epson compatible,
  139. it may still accept some of the options.
  140.  
  141.  
  142. INPUT/OUTPUT
  143. B&B Systems can read (INPUT) files, or lists from other sources. (downloads 
  144. from a mainframe computer, files from other word processing systems, etc.)  
  145. It can also write (OUTPUT) files for use by these other systems.
  146.  
  147. INPUT or OUTPUT files must be in either of two types of ASCII file formats: 
  148. COMMA DELIMITED or SDF(Standard Data Format). ASCII refers to the fact that
  149. ONLY Normal ASCII characters (numbers or letters of the alphabet, upper or 
  150. lower case, and a limited number of special codes.) appear in the file.
  151. There are no special control or binary codes. In both types of ASCII files, 
  152. COMMA DELIMITED AND SDF, every record is a separate line, with records 
  153. separated by a carriage return.  The remaining difference between these two 
  154. types of files is how the data appears on each line.
  155.  
  156. Comma Delimited files contain commas to separate fields.  Many Word 
  157. Processing and Data Base Management software handle this type of file. 
  158.  
  159. Standard Data Format files contain fields that start in specific positions 
  160. no matter how much data the field actually contains (common for Spreadsheet 
  161. programs).  Field 1 starts in Position 1 and field 2 starts in position 12(?) 
  162. even if field 1 is blank.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168. EXAMPLES:
  169.  
  170. COMMA DELIMITED     
  171.     Smith, Joe, 123 Main ST, New York, NY, 10000, etc.         
  172.     Jones, William, 666 E St, Elmhurst, IL, 60011, etc.
  173.  
  174. STANDARD DATA FORMAT
  175.     Smith       Joe       123 Main ST    New York    NY 10000,etc.         
  176.     Jones       William   666 E St       Elmhurst    IL 60011,etc.
  177.  
  178. USE INPUT/OUTPUT FOR GLOBAL CHANGES/EDITING
  179. You can write (OUTPUT) a copy of your file and then use your Word Processing 
  180. software to change values in the file, and then read (INPUT) the data back 
  181. into your file.  (An example might be to use your word processor to locate for 
  182. CUST#=XX and replace with ZZ).  You can also Merge or Split the data any way 
  183. you'd like.  
  184.  
  185. If you were to write a copy of your file for editing, you need to keep several
  186. things in mind.  1) After writing your file and making changes, if you read
  187. this file back into your existing system, you would have duplicates of each 
  188. record.  Instead, read your records into a blank or empty system by making a 
  189. new copy of your Master Data and System diskettes.  This will be your NEW 
  190. working copy.  Read your file using this new system copy.  2) The only thing 
  191. you may want to copy from your old working copy is any Config.mem and 
  192. Configa.mem files so that you will not need to re-install your system.  
  193.  
  194.  
  195. OPERATION
  196. Most operations are explained in the menu.  The label printing option is
  197. explained here in more detail.
  198.  
  199.  
  200. LABELS
  201. (#4)  Upon selecting the Labels option,  you will be prompted to enter the
  202. number of vertical lines to skip between labels.  This will depend on the size
  203. of your labels (distance between the bottom to top of each label) and the 
  204. print style to be used by the printer.  The default is 3 lines between labels 
  205. based on the standard distance between many label types of 1/2" and the common
  206. print style spacing of 6 lines per inch.  
  207.  
  208. (#5)  Next, you will be asked to identify where you want the printer to start 
  209. printing your first label on each sheet of labels.  The default is row #1
  210. and column #1 (the topmost and leftmost position).  
  211.  
  212. (#6)  Next, you will be prompted if you will be using label stock that is 1, 
  213. 2,3 or 4 across (count # labels left to right across page).  
  214.  
  215. (#7)  If you use label stock greater than 1 across, you will be prompted for 
  216. the amount of spaces to skip between labels (left to right spacing).  Since 
  217. you have vertical control over spacing between labels, and horizontal control 
  218. when there is more than 1 label across the sheet, you have COMPLETE control 
  219. over how your labels appear, and you can accommodate ANY type of label stock.
  220.  
  221.  
  222.  
  223. (#8)  Next, you will be given the option of printing the Sales Lead's business
  224. phone number on the bottom of the label (Rotary file type labels - once 
  225. printed they can be affixed to your rotary file cards to keep them current). 
  226.  
  227. (#9)  Next, you will be asked if you wish to pause between pages if you have 
  228. to insert label stock manually.  If you have continuous fanfold label stock, 
  229. or if your printer feeds label stock automatically such as many laser 
  230. printers, you do not need to pause between pages.  If you produce many labels,
  231. we suggest you consider continuous label stock. 
  232.  
  233. (#10)  The last selection allows you to select the number of copies desired.  
  234. The default is 1 copy, but you can select multiple copies if you need them.
  235.  
  236. If you are not sure how these values will affect your output, experiment.  
  237. You can select a zip code having only about a dozen records.  That way, if 
  238. you make any errors, you will not waste much label stock. 
  239.  
  240. After labels are printed, you will be prompted to select the ZIPGROUPS feature 
  241. which summarizes the number of pieces in the mailing on 5 and 3 digit zip code 
  242. subtotals.
  243.  
  244.  
  245.          PRINTING LABELS IS EASY
  246.          =======================
  247.  
  248.          1.  SELECT certain MISC. CODE (if any)
  249.          2.  SELECT certain CUSTOMER # (if any)
  250.          3.  SELECT ZIP CODE 1-9 digits (if any)
  251.          
  252.      -------------------------------------------------------------------
  253.      |     5. Starting ROW + COLUMN                                                               
  254.      |     |                                                             
  255.      |     --------------       --------------       --------------     
  256.      |     |            |       |            |       |            |     
  257.      |     |            |     <---- 6. # Labels Across page ----> |    
  258.      |     |            |       |            |       |            |   
  259.      |     --------------       --------------       --------------       
  260.      |        |                                                             
  261.      |        4. # LINES between labels                               
  262.      |        |                                                             
  263.      |     --------------       --------------       --------------     
  264.      |     |            |       |            |<----->|            |     
  265.      |     |            |       |            | 7. Spaces between labels
  266.      |     |            |       |            |       |            |   
  267.      |     -----^--------       --------------       --------------            
  268.      |          |                                                       
  269.      |          | 8. Phone # at bottom of label                         
  270.      |                                                                  
  271.      |            9. Pause between label pages                          
  272.      |                                                                  
  273.      |           10. # of Copies desired                                
  274.      |
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279. APPENDIX
  280. The CUSTOMER.DBF file contains the following fields of information:
  281.  --------------------------------------------------------------------------
  282.                 FIELDS    DESC             LENGTH
  283.  --------------------------------------------------------------------------
  284.         LN        Last Name        20
  285.         FN        First Name       15
  286.         AD        Address          25
  287.         C         City             15
  288.         S         State            2
  289.         Z         Zip              5
  290.         BP        Phone            12
  291.         CUSTNO    Customer number  8 (you select values)
  292.         CODE      Code             2 (you select code values)
  293.         ADDDATE   Date added       8    
  294.  
  295.  
  296. UPGRADES
  297. *.DBC, *.OVL, *.EXE, *.COM  or ERROR.TXT are program/system files.
  298. When upgrades become available, copy any of these files to your System disk,
  299. and re-install by erasing any config.mem and configa.mem files.
  300.  
  301. S.COM is a program that will allow you to choose parallel printers if you
  302. have one of each connected (to the LPT1 and LPT2 ports), whenever 's' is run.
  303.  
  304. CONFIG.MEM is the installation file.  It is created upon first running the 
  305. system.  It contains values such as your company/organization name, use of 
  306. color monitor, etc.  If you change company name, change printers, or wish 
  307. to change other values, ERASE CONFIG.MEM and you will be prompted for 
  308. reinstallation.
  309.  
  310.  
  311. MULTIPLE PRINTERS
  312. If you have multiple printers, you can install each printer.  This is 
  313. accomplished by INSTALLING the system twice.  Each time you enter the 
  314. System name, and the file config.mem file is missing,  you will be prompted 
  315. to INSTALL.  Install the printer control codes for the secondary printer 
  316. first.  Once the first printer is installed, you can then rename the 
  317. config.mem file to configa.mem (a=alternate).  Rename using the DOS command 
  318. (REN CONFIG.MEM CONFIGA.MEM).  You can then re-install your main printer's
  319. control codes.  This second file will have the name config.mem and will be 
  320. the default file (#1) when retrieving your memory variables.  
  321.  
  322. When you start your system, all B&B systems will sense if BOTH config.mem 
  323. and configa.mem files exist.  You will then have the option to select which 
  324. printer you will be using for that session. 
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329. TROUBLESHOOTING
  330. If your reports don't seem to fit the paper properly, 1) your installation 
  331. may not have properly saved the proper control codes, or 2) more likely, the
  332. wrong printer control codes were used.  In order to verify this, you can
  333. verify your codes and re-install your system (simply ERASE config.mem from 
  334. DOS.  You can see these codes by using the TYPE (DOS command) to send the 
  335. config.mem file values to the screen.  Many of the codes will appear 
  336. unreadable, but each of the printer control codes should appear as a 
  337. 'CHR(   )' with your decimal code in the parentheses.  This is a crude way
  338. to verify these codes.
  339.  
  340.  
  341. HELP.  I'M STUCK
  342. If you are running your system and get into a situation that you want to 
  343. exit from, just use the ESC (Escape) key.  Using the ESC key will not alter 
  344. or change the files.  Be patient.  Depending on what the system was doing, 
  345. it may take 1 second or 1 minute.  If you mistakenly (or intentionally) 
  346. re-boot your computer BEFORE getting a termination acknowledgment, the 
  347. computer may have been READING data, but does not now know where to WRITE
  348. it.  Your files could become corrupted.  THIS IS ONE OF THE MAJOR CAUSES
  349. OF CORRUPTED FILES.  This is another good reason for frequent back-ups. 
  350.  
  351. If you are not sure if your file has become corrupted, print a report that 
  352. lists the entire file.  If any of the data appears missing or switched, your 
  353. file is probably corrupted.  Run the DOS CHKDSK program with the '/f' 
  354. (fix lost clusters option) in any case.  This program is an easy way to 
  355. determine if all of your files are in order.  Other files that could be 
  356. affected are the *.NDX (INDEX) files.  These files can be re-created simply 
  357. by doing Housekeeping which re-indexes the data files.  This re-creation
  358. is also suggested for any situation where data appears to be 'unordered'.
  359.  
  360. BACKUP
  361. Make BACKUP copies often (at least of your *.dbf files).  If you have
  362. many transactions per day, you should backup daily, if not twice daily.
  363. You should also have multiple backup copies so that you have at least one
  364. backup that is less than one day old,  one a week old,  one a month old, etc.
  365.  
  366.  
  367. dBaseIII compatible
  368. -------------------
  369. Your data base files are dBaseIII compatible.  If you have dBaseIII, you can 
  370. read or manipulate your files independently of your B&B SYSTEM program.  This
  371. is an added feature of using B&B Systems.  Although your data files are based 
  372. on this Data Base Management System,  your B&B System is all you really need, 
  373. because all B&B Systems are independent from dBaseIII.  dBaseIII is a 
  374. trademark of Ashton-Tate.
  375.  
  376. Required Hardware
  377. -----------------
  378. PC-DOS IBM PC, XT, AT or compatible.  DOS 3.1 or greater
  379. MS-DOS version available for computers w/ANSI driver. (HP150, Apricot F1, 
  380.                                                       Zenith 150, etc.)
  381. 335K free RAM.  Color supported. 2 Floppy drives.  Hard Disk recommended. 
  382.  
  383.  
  384.  
  385. Note: because this is SHAREWARE, there is an initial maximum limit of 500
  386. records in order to encourage registration.  The Registration fee will 
  387. support further enhancements to make your computing easier.  We thank you
  388. in advance for your support. 
  389.  
  390.  
  391. If you are interested in this program, updates, and desire a version allowing 
  392. an unlimited number of records, send the $25 registration fee and current
  393. version number to:
  394.  
  395. B&B Systems
  396. Bob Bolda
  397. 627 Madison
  398. Waukesha WI 53188
  399.  
  400.  
  401.  
  402.