home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / ags210.zip / AGSDOC.TXT < prev    next >
Text File  |  1988-05-07  |  148KB  |  3,784 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                                                            
  18.                             Applications Generator System  
  19.                                   Main Documentation       
  20.                                    With Appendixes         
  21.                                                            
  22.  
  23.  
  24.                       "Using application software saves money.
  25.                      Designing application software wastes it".
  26.  
  27.                                 -No one in particular
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.           by:  RL Coppedge, CDP                   CIS #:    72117,165
  34.                446 Richmond Pk E 402A             Genie:    R.COPPEDGE1
  35.                Richmond Hts, Ohio        Cleve Free-Net:    AE069
  36.                44143
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.           Copyright 1988, RL Coppedge CDP
  45.           May 7, 1988
  46.           V2.10
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.                                                                           1
  61.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.           Section #           Topic                              Page #
  69.  
  70.  
  71.           Section 1.0    Introduction.
  72.                                                                           1
  73.                1.1  What is an Applications Generator System?
  74.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  75.                1.2  How to Use this Document.
  76.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  77.                1.3  Who Should Use it.
  78.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  79.                1.4  What should you know beforehand.
  80.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  81.                1.5  What to do if you have Questions.
  82.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    2
  83.                1.6  What is a Database?
  84.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    2
  85.  
  86.           Section 2.0    Starting the System.
  87.                                                                           3
  88.                2.1 Standard Configuration.
  89.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    3
  90.                2.2  Turning the Machine on.
  91.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    3
  92.                2.3  Starting your Application.
  93.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  94.                     2.3.1     Your Application Name
  95.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  96.                     2.3.2     Get Going!
  97.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  98.  
  99.           Section 3.0 Main Menu.
  100.                                                                           5
  101.                3.1  Inquiry/Entry.
  102.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  103.                3.2  Reports.
  104.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  105.                3.3  File Transfer.
  106.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  107.                3.4  WP Conversion.
  108.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  109.                3.5  Search.
  110.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  111.                3.6  Housekeeping.
  112.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  113.                3.7  Help.
  114.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  115.                3.8  Selection Criteria Maintenance.
  116.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  117.                3.9  Verification Edit
  118.           .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  119.  
  120.  
  121.                                                                           i
  122.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.           Section #           Topic                              Page #
  130.  
  131.  
  132.                3.10 Registration Info
  133.           .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  134.  
  135.           Section 4.0    Inquiry/Entry.
  136.                                                                           8
  137.                4.1  Choosing a Logical Order.
  138.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    8
  139.                4.2  Entering the Key Field.
  140.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    9
  141.                4.3  Edit the Record.
  142.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  143.                     4.3.1     Special Keys and their Uses
  144.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  145.                     4.3.2     Data Types
  146.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  147.                4.4  Update/Release Information.
  148.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  149.                4.5  How to Enter Information.
  150.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  151.                4.6  How to Add a Lot of New Information.
  152.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  153.                4.7  How to Change Information.
  154.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  155.                4.8  How to Delete Information.
  156.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  157.                4.9  How to Print Information.
  158.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  159.                4.10 A Sample Entry Session.
  160.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  161.  
  162.           Section 5.0    Reports.
  163.                                                                          18
  164.  
  165.           Section 6.0    File Transfer.
  166.                                                                          19
  167.  
  168.           Section 7.0    WP Conversion.
  169.                                                                          20
  170.                7.1  What is this for?
  171.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  172.                7.2  Output Format
  173.           .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  174.                7.3  How to Choose Fields.
  175.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  176.                7.4  Choosing a Selection Criteria.
  177.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  178.                7.5  Choosing a Logical Order.
  179.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  180.  
  181.  
  182.                                                                          ii
  183.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.           Section #           Topic                              Page #
  191.  
  192.                7.6  What to do on the WP end.
  193.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  194.  
  195.  
  196.           Section 8.0    Search.
  197.                                                                          25
  198.                8.1  What does Search do?
  199.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   25
  200.                8.2  What does Search not do?
  201.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   25
  202.                8.3  Entering Additional Field.
  203.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   25
  204.                8.4  Choosing a Selection Criteria.
  205.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  206.                8.5  Totals Only?
  207.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  208.                8.6  Printed Out?
  209.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  210.                8.7  Choosing a Logical Order.
  211.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  212.                8.8  New Page?
  213.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  214.  
  215.           Section 9.0    Housekeeping.
  216.                                                                          27
  217.                9.1  Data Backups.
  218.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   27
  219.                9.2  Reindex Data.
  220.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   29
  221.                9.3  Data Verification.
  222.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   29
  223.                9.4  Control.
  224.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   30
  225.                     9.4.1     Confirm
  226.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   31
  227.                     9.4.2     Delete
  228.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   31
  229.                     9.4.3     Bell
  230.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   31
  231.                     9.4.4     Exact
  232.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   31
  233.                9.5  Delete Blank Records.
  234.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   32
  235.                9.6  Packing Your Database.
  236.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   32
  237.  
  238.           Section 10.0   Help.
  239.                                                                          33
  240.                10.1 Database Help.
  241.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   33
  242.  
  243.                                                                         iii
  244.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.           Section #           Topic                              Page #
  252.  
  253.                10.2 Command Line Help.
  254.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   34
  255.           Section 11.0   Selection Criteria Maintenance.
  256.                                                                          35
  257.                11.1 What is a Selection Criteria?
  258.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   35
  259.                11.2 Simple Selection Criterias.
  260.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   35
  261.                11.3 Complex Selection Criterias.
  262.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   37
  263.                11.4 Maintaining a Selection Criteria Library.
  264.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   39
  265.                11.5 Choosing a Selection Criteria
  266.           .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   40
  267.                     11.51     Enter a Manual Selection Criteria. . . .   41
  268.                     11.52     Access the Selection Criteria Library. .   42
  269.                     11.53     Use the Selection Criteria Guide . . . .   43
  270.                11.6 Selection Criteria Syntax.
  271.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   43
  272.  
  273.           Section 12.0   Verification Edit.                              45
  274.                12.1      Verifying Numerics. . . . . . . . . . . . . .   45
  275.                12.2      Verifying Dates.  . . . . . . . . . . . . . .   45
  276.                12.3      Verifying Characters. . . . . . . . . . . . .   45
  277.  
  278.           Section 13.0   Registration Info.                              47
  279.  
  280.           Section 14.0   Additional Notes and Capabilities.
  281.                                                                          49
  282.                14.1 Security
  283.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   49
  284.                14.2 Training
  285.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   49
  286.  
  287.           Section 15.0   Suggested Ways of Learning More.                50
  288.  
  289.           Section 16.0   Thanks and Acknowledgements                     51
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.                                                                           1
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.                                                                           i
  305.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.                               Figure                                  Page:
  313.  
  314.  
  315.                Figure 3-1     The Main Menu
  316.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  317.                Figure 4-1     A Sample Database Structure
  318.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  319.                Figure 4-2     A sample Logical Order Menu
  320.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    2
  321.                Figure 4-3     Entering The Key Field.
  322.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    2
  323.                Figure 4-4     A Sample Data Entry Screen.
  324.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3
  325.                Figure 4-5     List of Keys and their Functions.
  326.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    3
  327.                Figure 4-6     Data Types
  328.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    3
  329.                Figure 4-7     Update/Release Command Line
  330.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  331.                Figure 4-8     Update/Release Decision Table
  332.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  333.                Figure 4-9     A Sample Record Awaiting Entry
  334.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  335.                Figure 4-10    A Sample Data Entry Session
  336.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
  337.                Figure 7-1     WP Options . . . . . . . . . . . . . . .    6
  338.                Figure 7-2     Output File Name
  339.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  340.                Figure 7-3     A Sample Letter
  341.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  342.                Figure 7-4     A WP Conversion Selection Screen
  343.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  344.                Figure 8-1     Search Options
  345.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  346.                Figure 9-1     Sample Housekeeping Menu
  347.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  348.                Figure 9-2     Backup Menu
  349.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  350.                Figure 9-3     Backup Message
  351.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  352.                Figure 9-4     Control Menu
  353.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  354.                Figure 10-1    Help Menu
  355.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  356.                Figure 10-2    Sample Database Help Screen
  357.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
  358.                Figure 10-3    Sample Command Line Help Screen
  359.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    8
  360.                Figure 11-1    A List of Selection Criteria Operatives
  361.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    9
  362.                Figure 11-2    Some Simple Selection Criterias
  363.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  364.  
  365.                                                                          ii
  366.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.  
  373.                Figure 11-3    A List of Linking Conditionals
  374.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  375.                Figure 11-4    Selection Criteria Maintenance Menu
  376.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  377.                Figure 11-6    Selection Criteria Entry Screen
  378.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  379.                Figure 11-7    Sample Selection Criteria Library
  380.            . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  381.                Figure 11-8    Boolean Conditions . . . . . . . . . . .   14
  382.                Figure 12-1    Verification Edit Menu . . . . . . . . .   15
  383.  
  384.           Note:  Only Appendix C is included in the Non-Registered Version.
  385.           Appendix D is included in the Registered version, and A  and B is
  386.           included with the actual Code.
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.                                                                         iii
  427.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.           Section 1.0    Introduction.
  435.  
  436.           1.1  What is an Applications Generator System?
  437.  
  438.                Well Billy, an Applications Generator System, or AGS is used
  439.           to allow  development of  computer software  in a much faster and
  440.           more efficient manner than before.   By merely  entering into the
  441.           system certain  qualities and  capabilities you need along with a
  442.           specific  database  format,  the  system  automatically generates
  443.           over 90% of the computer code necessary to begin entry, modifica-
  444.           tion and retrieval of information...that's like  taking an eighty
  445.           hour  programming  job  and  finishing  it  before  you leave for
  446.           lunch...
  447.  
  448.                Throughout this document you'll not see a specific database,
  449.           field  or  application  mentioned  (except for examples).  That's
  450.           because the manner in which one application works is the same way
  451.           all of the others do as well.  Which means that this document can
  452.           serve as documentation for  everyone,  with  minor  additions and
  453.           modifications.
  454.  
  455.           1.2  How to Use this Document.
  456.  
  457.                This  document  is  intended  to introduce people to the way
  458.           that information is entered, modified and used with  the Applica-
  459.           tions  Generator  System  (AGS).    This is not intended to be an
  460.           introduction to computers, nor  is  it  intended  to  show people
  461.           everything  there  is  to  know  about  Dbase III+.  Far from it.
  462.           There are far better documents, training  tools and  the like for
  463.           that task.   This document is to be used simply to understand how
  464.           to use the AGS.
  465.  
  466.                This document is also not intended to be  used to  create an
  467.           application through  the AGS.   This document assumes that all of
  468.           this has already been done by  someone familiar  with the system.
  469.           If there  has been  no creation  done yet,  than this document is
  470.           really useless.  However,  it  is  recommended  reading  prior to
  471.           running  the  Create  mode  so  that  the Creator will understand
  472.           better how to define the  database  (as  well  as  the Create.Dbf
  473.           file,  which  is  better  defined  in  the  Create Documentation,
  474.           Appendix G).
  475.  
  476.           1.3  Who Should Use it.
  477.  
  478.                This document should be used by anyone who  is interested in
  479.           entering, modifying,  reporting or just plain looking at informa-
  480.           tion that is contained  in your  particular application.   It can
  481.           also be  used for someone who on a more limited basis may want to
  482.           look at the information once in awhile.
  483.  
  484.           1.4  What should you know beforehand.
  485.  
  486.  
  487.                                                                           1
  488.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  489.  
  490.  
  491.  
  492.  
  493.  
  494.  
  495.                The person who is  going to  try to  use this  system really
  496.           should  be  familiar  with  some  of  the  jargon associated with
  497.           computers, but  certainly does  not need  to be  anything near an
  498.           expert.  However, without a doubt it helps to be comfortable with
  499.           the machine at hand.
  500.  
  501.                Take  advantage  of  some  of the tutorials, books and other
  502.           learning tools that are available.  Learn how to use the machine,
  503.           and what most of the keys mean.
  504.  
  505.                Also in  some places  we have given you descriptions on what
  506.           to enter for certain conditions.   When we  speak of  <Enter>, we
  507.           mean  to  push  the  <Enter>  key  itself,  not  type in the word
  508.           "Enter".
  509.  
  510.           1.5  What to do if you have Questions.
  511.  
  512.                Everyone is going to have a  question,  or  is  going  to be
  513.           stuck at one point or another.  However, don't let it bother you.
  514.  
  515.                We have done everything we can  to ensure  that the informa-
  516.           tion is protected against accidental damage.  Also, since you are
  517.           doing backups on a routine basis, even if there is some catastro-
  518.           phic damage, the time to bring you up to date should be minimal.
  519.  
  520.                So  go  ahead  and  call  for  support...or  try to solve it
  521.           yourself.  Again, you really can't mess things  up too badly...as
  522.           long as  you're doing  backups!! (See  Section 9.1, Backups).  As
  523.           the author of the AGS,  I  will  make  myself  available  to some
  524.           degree, but  don't expect  too much.  (Especially if you're not a
  525.           registered user)
  526.  
  527.           1.6  What is a Database?
  528.  
  529.                Knowing the technical information about a database is really
  530.           unimportant here.  What you need to know  in order  to use  it is
  531.           simply that a:
  532.  
  533.                Database: is a collection of specific information that can
  534.           be used or retrieved in an organized fashion and method.
  535.  
  536.                Record:   is an individual member (or transaction) of that 
  537.           database that refers to one specific instance or case contained 
  538.           in the database.
  539.  
  540.                Again, PLEASE!  Don't take my definitions.  Learn from other
  541.           sources much better than this.
  542.  
  543.  
  544.  
  545.  
  546.  
  547.  
  548.                                                                           2
  549.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.           Section 2.0    Starting the System.
  557.  
  558.           2.1 Standard Configuration.
  559.  
  560.                Unless different for a particular application, the following
  561.           is a list of requirements for the AGS to work on a system.
  562.  
  563.           An IBM XT, AT, 286, 386, PS/2 or 100% compatible
  564.           640 KB RAM
  565.           1 360 or 1.2Mb floppy disk drive
  566.           1 10 MB hard drive
  567.           1 Printer
  568.           Monitor + keyboard (rather obvious)
  569.           Dbase III+ (From Ashton-Tate) or lookalike
  570.  
  571.           Note that FoxBase+ is contained in the file FOXAGS.ARC
  572.           DBXL does not have a version as of yet.
  573.  
  574.           And the  following directories  (which are  set up  by the Create
  575.           function):
  576.  
  577.           C: (is the Drive):
  578.  
  579.           C:\DBDATA\MAIN      where the Dbase III+ utilities are
  580.           C:\DBDATA\HELP      where the HELP DBF files are stored
  581.           C:\DBDATA\CREATE    where the Create Programs are stored
  582.  
  583.           C:\DBDATA\(Appname) is  where  the  application programs and data
  584.           are stored.
  585.  
  586.           Note that there can be several  applications on  this disk...each
  587.           one would be stored in a different C:\DBDATA\(Appname)
  588.  
  589.                Although  the  monitor  type  (monochrome,  CGA, EGA) really
  590.           won't  make  a  difference,  make  sure  your  file  CONFIG.DB is
  591.           properly set  up (see you Dbase III+ documentation for details on
  592.           that).  On some  monitors the  Help screen  may work  a tad flaky
  593.           (not going away when you hit any key).  We're working on that.
  594.  
  595.                As far as printers go, there are no special print characters
  596.           used in this system (to  ensure  smooth  transportation  from one
  597.           machine to another).  Maybe in a later release.
  598.  
  599.           2.2  Turning the Machine on.
  600.  
  601.                Of course,  like any great adventure, this one begins with a
  602.           single step.  Turn the machine  on.    Usually  you  can  do this
  603.           without worrying  about where  a floppy  disk is,  just flick the
  604.           switch.  Make sure  that the  monitor (TV  screen) is  turned on,
  605.           and  that  the  printer  (if  you  plan to use it) is both on and
  606.           on-line.
  607.  
  608.  
  609.                                                                           3
  610.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.  
  617.  
  618.           2.3  Starting your Application.
  619.  
  620.                Ok,  so  you've  gotten  this  far...you've  turned  on  the
  621.           machine,  and  you've  read  the  menu on the screen.  Now you're
  622.           ready to begin your database application.  
  623.  
  624.  
  625.           2.3.1     Your Application Name
  626.  
  627.                Each Dbase application has a name associated with  it.  This
  628.           name  serves  several  functions.   In our sample menu previously
  629.           discussed, the Application Name was "test".  It:
  630.  
  631.                Is the  name  of  the  subdirectory  on  Dbase  (ie,  path =
  632.           C:\DBASE\TEST)
  633.  
  634.                Is the name of the Database File (ie, TEST.DBF).
  635.  
  636.                Is  used  for  creating  several  program  files for various
  637.           purposes throughout the system (ie, ETEST.PRG, W1TEST.PRG, etc.)
  638.  
  639.                You should know your application name, and always keep it in
  640.           mind!
  641.  
  642.           2.3.2     Get Going!
  643.  
  644.                Enough!   To start  your system, you would move to the Dbase
  645.           directory and start Dbase with the command stated  in such  a way
  646.           so  it  would  also  immediately execute your application's menu.
  647.           For example, in our sample, we were using "Test" as  our applica-
  648.           tion name.  So, we type in the following:
  649.  
  650.           DBASE Test<Enter>
  651.  
  652.                Upper  case,  lower  case,  it  doesn't  matter.  The system
  653.           should then bring up the Dbase III+ main  screen, and  then clear
  654.           again and  display the  Applications Main  Menu.  You are now in!
  655.           (yea!)
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670.                                                                           4
  671.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  672.  
  673.  
  674.  
  675.  
  676.  
  677.  
  678.           Section 3.0 Main Menu.
  679.  
  680.                The main menu is a list of tasks that you can perform.   All
  681.           tasks are  related to  the same  database (or to hidden databases
  682.           that support it).  All  programs  supported  by  the  AGS  can be
  683.           accessed through the main menu.  The only exceptions to this rule
  684.           would  be  a  special  need  created by a particular application.
  685.           Only by entering the system through the main menu are you assured
  686.           of initializing  all variables  to their  proper values.   If you
  687.           were to try to access the programs from outside of the menu, even
  688.           if the  screens seem  to work,  they probably are doing something
  689.           unwanted in the background.  So please, access the system through
  690.           the main menu only, and be careful when you don't.
  691.  
  692.                Prior to the Main Menu appearing, the system  will perform a
  693.           number of  test on  the system.   Should  any of the Create files
  694.           (see Appendix C) be missing, the  system will  inform you.   Also
  695.           the system  will verify that there is at least one indexed field,
  696.           and that the index files exist.
  697.  
  698.                When the Main Menu appears, you  will  be  given  a  list of
  699.           tasks.   There may be some tasks which appear on your screen that
  700.           are not in the documentation here.  This is due to the  fact that
  701.           there  are  certain  capabilities  on  these  systems that are in
  702.           addition to  the main  functions, which  are listed  below.  More
  703.           information on  these tasks  can be found in Appendix D, Specific
  704.           Database Information.   On  most  systems,  the  main  menu looks
  705.           something like this:
  706.  
  707.           |-----------------------------------------------------------|
  708.           |Test Database System                                       |
  709.           |Choose from the following:                                 |
  710.           |                                                           |
  711.           |                                                           |
  712.           |1>     Inquiry/Entry         7>    Help                    |
  713.           |                                                           |
  714.           |2>     Reports               8>    Selection Criteria Maint|
  715.           |                                                           |
  716.           |3>     File Transfer         9>    Verification Edit       |
  717.           |                                                           |
  718.           |4>     WP Conversion         0>    Registration Info       |
  719.           |                                                           |
  720.           |5>     Search                                              |
  721.           |                                                           |
  722.           |6>     Housekeeping                                        |
  723.           |                                                           |
  724.           |For help on any one of these, press <Shift>-#              |
  725.           |Which one do you want (Q to quit)                          |
  726.           |                                                           |
  727.           |___________________________________________________________|
  728.                Figure 3-1     The Main Menu
  729.           [Valid Responses:1,2,3,4,5,6,7,8,9,0,Q,q,!,@,#,$,%,^,&,*,(,)]
  730.  
  731.                                                                           5
  732.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  733.  
  734.  
  735.  
  736.  
  737.  
  738.  
  739.  
  740.                Note that in place of Test Database will be the title (which
  741.           is more descriptive and longer than the application  name) of the
  742.           database/application.
  743.  
  744.           3.1  Inquiry/Entry.
  745.  
  746.                Inquiry/Entry  is  the  function  that allows you to inquire
  747.           (look at), add, change, delete and print information contained in
  748.           the database.  Access to the information is on a record-by-record
  749.           basis, and  can be  accessed according  to several parameters(see
  750.           Section 4.1 Choosing a Logical Order).
  751.           See Section 4.0, Inquiry/Entry.
  752.  
  753.           3.2  Reports.
  754.  
  755.                Reports  will  list  and  give access to the various reports
  756.           that  have  been  developed  specifically  for   your  particular
  757.           database.    Note  that  originally  this  menu  is  a dummy menu
  758.           program.
  759.           See Section 5.0, Reports.
  760.  
  761.  
  762.           3.3  File Transfer.
  763.  
  764.                This task will allow  and control  communications with other
  765.           computers (for those systems with these capabilities).  Note that
  766.           originally this menu is a dummy menu program.
  767.           See Section 6.0, File Transfer.
  768.  
  769.           3.4  WP Conversion.
  770.  
  771.                This task will set up a  file for  you to  use your database
  772.           information to  produce special  form letters, labels, etc. using
  773.           your Word Processing Mail Merge (also known as "List Processing")
  774.           capabilities. It works currently with:
  775.                WordStar 2000
  776.                WordPerfect
  777.                WPS PC+
  778.                DisplayWrite
  779.                Dbase III+
  780.           See Section 7.0, WP Conversion.
  781.  
  782.           3.5  Search.
  783.  
  784.                This  tasks  allows  the  user  to inquire information under
  785.           specific conditions existing in the database.
  786.           See Section 8.0, Search.
  787.  
  788.           3.6  Housekeeping.
  789.  
  790.                This menu controls several support functions  (backup, etc.)
  791.  
  792.                                                                           6
  793.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.  
  800.           available to the user.
  801.           See Section 9.0, Housekeeping.
  802.  
  803.           3.7  Help.
  804.  
  805.                This  task  gives  the  user  on-line  help  concerning  the
  806.           database and its fields.
  807.           See Section 10.0, Help.
  808.  
  809.           3.8  Selection Criteria Maintenance.
  810.  
  811.                This task allows the user to  set up  and maintain selection
  812.           criterias which would be commonly used.
  813.           See Section 11.0, Selection Criteria Maintenance.
  814.  
  815.           3.9  Verification Edit.
  816.  
  817.                Certain  fields  have  limitations  set  on  them  by  their
  818.           creator.  Verification Edit allows you  to change  or add  to the
  819.           limitations.
  820.  
  821.           3.10 Registration Info.
  822.  
  823.                This gives  you information  on how to register this version
  824.           of AGS, if necessary.  (See Seciton 13.0)
  825.  
  826.  
  827.  
  828.  
  829.  
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.                                                                           7
  854.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.           Section 4.0    Inquiry/Entry.
  862.  
  863.                Inquiry/Entry (or,  just  "Inquiry")  is  probably  the most
  864.           important  task  in  the  system  to  understand.    Through this
  865.           function data is added, changed, deleted or just looked at.
  866.  
  867.                Let's create a sample database that we can work with.   This
  868.           database will  be given  the task to analyze the various types of
  869.           property we have in  a particular  area.   With that  in mind, we
  870.           might  come  up  with  the following structure(this is a slightly
  871.           modified "DISP STRUC" Dbase command):
  872.           ____________________________________________________________
  873.           |                                                           |
  874.           |Structure for database: C:test.dbf                         |
  875.           |Number of data records:       4                            |
  876.           |Date of last update   : 07/01/87                           |
  877.           |Field  Field Name  Type       Width    Desc                |
  878.           |    1  E_DATE      Date           8    Date of Entry       |
  879.           |    2  ST_NUM      Character      8    Street Number       |
  880.           |    3  ST_NAME     Character     20    Street Name         |
  881.           |    4  PARCEL      Character     10    Perm. Parcel #      |
  882.           |    5  CEN_TRACT   Character      5    Census Tract        |
  883.           |    6  CEN_BLOCK   Character      3    Census Block        |
  884.           |    7  SCHOOL_D    Character      4    School District     |
  885.           |    8  UNITS       Numeric        3    # of Units          |
  886.           |    9  PROP_TYPE   Character      2    Property Type       |
  887.           |   10  OWN_NAME    Character     20    Owners Name         |
  888.           |   11  O_ADDR1     Character     30    Owners Add #1       |
  889.           |   12  O_ADDR2     Character     30    Owners Add #2       |
  890.           |                                                           |
  891.           |** Total **         143 Bytes per Record                   |
  892.           |___________________________________________________________|
  893.                Figure 4-1     A Sample Database Structure
  894.  
  895.                When we want to  look at,  add or  change this  database, we
  896.           would perform the following steps:
  897.  
  898.           a>   Choosing a Logical Order.
  899.           b>   Enter the Key Field.
  900.           c>   Edit the Record.
  901.           d>   Update/Release Record.
  902.  
  903.           4.1  Choosing a Logical Order.
  904.  
  905.                This is the first option that shows up after the main menu. 
  906.           In order to access the information, you must tell the computer 
  907.           which way  you want  to access  it.   This is  called the logical
  908.           order.  A logical order is  based on  a single  variable, as long
  909.           as it is contained as a variable in the database  themselves.
  910.  
  911.           In Dbase  III+ terms,  choosing a  logical order is really just a
  912.           matter of choosing which index file will be active.
  913.  
  914.                                                                           8
  915.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.                Once the logical order  has been  determined, then  you must
  924.           indicate what  specific value  for that logical order you want to
  925.           see.  
  926.  
  927.                Now, what kind of sorting would we want?  The  real question
  928.           to ask  is, "What  are the  various ways  I would  want to recall
  929.           information to the screen?"  In this case, the answer could be:
  930.  
  931.           1>   By Street Name.  (I want to look at an area)
  932.  
  933.           2>   By Property Type.    (I  want  to  look  only  at commercial
  934.           properties)
  935.  
  936.           3>   Add new  ones.  (I don't want to see any, I just want to add
  937.           more)
  938.  
  939.           4>   Browse.  (I want to look at special conditions)
  940.  
  941.           (See your Dbase III+ documentation for more details)
  942.                For something with these  options, the  Logical Order screen
  943.           would look like this:
  944.            ___________________________________________________________
  945.           |                                                           |
  946.           |    Enter one of the following methods to access the       |
  947.           |    Test Database:                                         |
  948.           |                                                           |
  949.           |    1>       By Street                                     |
  950.           |    2>       By Property Type                              |
  951.           |    3>       Add New Records                               |
  952.           |    4>       Browse                                        |
  953.           |                                                           |
  954.           |    Enter your choice here (or "H" for help, "Q" to quit)  |
  955.           |    Well, what'll it be?                                   |
  956.           |                                                           |
  957.           |___________________________________________________________|
  958.                Figure 4-2     A sample Logical Order Menu
  959.                (Valid Responses:1,2,3,4,H,h,Q,q)
  960.  
  961.           4.2  Entering the Key Field.
  962.  
  963.                Let's assume  that you  wish to identify the record that you
  964.           want to change by using the  Street Name.  That is  the key field
  965.           you wish to enter (you would choose this option by entering a "2"
  966.           at  the  above  screen).    Since you have identified the logical
  967.           order as the Street Name, the system is now going to state:
  968.  
  969.           In Dbase III+ terms, you are entering the variable with which you
  970.           wish to "Seek".
  971.  
  972.  
  973.  
  974.  
  975.                                                                           9
  976.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  977.  
  978.  
  979.  
  980.  
  981.  
  982.  
  983.           ____________________________________________________________
  984.           |                                                           |
  985.           |    Enter Street Name you wish to modify:                  |
  986.           |___________________________________________________________|
  987.                Figure 4-3     Entering The Key Field.
  988.  
  989.                If, for  example, you  wanted to  find a property that is on
  990.           "ANYSTREET", you would type in:
  991.  
  992.           ANYSTREET<enter>
  993.  
  994.           4.3  Edit the Record.
  995.  
  996.                The system will then look through  its database  to find any
  997.           occurrence of  a Street  Name of  "ANYSTREET".  If it cannot find
  998.           one, it will flash the message  "NOT FOUND--  ADDING NEW RECORD".
  999.           But in  either case, the database screen will appear.  If it is a
  1000.           new record, the values of  the  data  will  be  at  their initial
  1001.           values.   But if  there was  an "ANYSTREET", the information will
  1002.           appear on the screen.  A sample screen appears below:
  1003.  
  1004.           _____________________________________________________________
  1005.           |                                                           |
  1006.           |                                            Del_flg:NOT    |
  1007.           |    NOT FOUND--  ADDING NEW RECORD                         |
  1008.           |    Entry Date:    /  /                                    |
  1009.           |                                                           |
  1010.           |    Street Number: Street Name:   ANYSTREET                |
  1011.           |    Permanent Parcel #:                                    |
  1012.           |    Census Tract:Census Block:                             |
  1013.           |    School District:# units for property:   1              |
  1014.           |    Property Type:                                         |
  1015.           |    Owners Name:                                           |
  1016.           |    Owners Address #1:                                     |
  1017.           |    Owners Address #2:                                     |
  1018.           |___________________________________________________________|
  1019.                Figure 4-4     A Sample Data Entry Screen.
  1020.  
  1021.                In the example above,  this  is  a  new  record  being added
  1022.           (notice the  "NOT FOUND..."  message).   As you can see, there is
  1023.           some information already  included  on  the  screen,  even though
  1024.           there has  been no  entry.  For example, the computer has already
  1025.           filled in the Street Name field with "ANYSTREET"  (since that was
  1026.           what you  had requested).  Also, the Entry Date was assumed to be
  1027.           today's date (in this  case 24  Jul 87)  and the  number of units
  1028.           was a default of "1".
  1029.  
  1030.                The cursor  is placed  at the  top left of the screen at the
  1031.           beginning of the block reserved for "Entry Date".  The system has
  1032.           placed the blank date in that field.  If you want to change it,
  1033.           simply type in a new date (It must be a valid date.   Also, don't
  1034.           put the '/'s in.  The computer handles that).
  1035.  
  1036.                                                                          10
  1037.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  1038.  
  1039.  
  1040.  
  1041.  
  1042.  
  1043.  
  1044.  
  1045.           4.3.1     Special Keys and their Uses
  1046.  
  1047.                When you are finished with the date, either the <Down Arrow>
  1048.           key or  the <Enter>  key will move you to the next field.  Figure
  1049.           4-5 shows the various  keys used  during data  entry.   These are
  1050.           standard keys  for use  is Dbase  III+ entry.  See the Dbase III+
  1051.           documentation for more information.
  1052.  
  1053.           _____________________________________________________________
  1054.           |    Key                      Function                      |
  1055.           |                                                           |
  1056.           |    <Enter>        Denotes end of a field, moves to        |
  1057.           |                   next one                                |
  1058.           |    <Left Arrow>   Moves one character to the left         |
  1059.           |                   within field                            |
  1060.           |    <Right Arrow>  Moves one character to the right        |
  1061.           |                   within field                            |
  1062.           |    <Up Arrow>     Moves to previous field                 |
  1063.           |    <Down Arrow>   Moves to next field or ends entry (for  |
  1064.           |                   last field)                             |
  1065.           |    <Enter>        Moves to next field or ends entry (for  |
  1066.           |                   last field)                             |
  1067.           |    <Backspace>    Erases character immediately to the     |
  1068.           |                   left of cursor                          |
  1069.           |    <Delete>       Erases character cursor is resting on   |
  1070.           |    <Insert>       Toggles Insert On/Off                   |
  1071.           |    <Home>         Moves cursor to first field on screen   |
  1072.           |    <End>                                                  |
  1073.           |    <Page Up>      Ends input                              |
  1074.           |    <Page Down>    Ends Input                              |
  1075.           |___________________________________________________________|
  1076.                Figure 4-5     List of Keys and their Functions.
  1077.  
  1078.  
  1079.           4.3.2     Data Types
  1080.  
  1081.                Keep in mind at all times the limits to the various types of
  1082.           data.   Each type  of data  has their own limitations.  Referring
  1083.           back to Figure 4-1 shows the four types of data used by  the AGS.
  1084.           They are  Character, Numeric,  Logical and  Date.   Some of their
  1085.           characteristics are  outlined in  Figure 4-6.   At  this point in
  1086.           time,  AGS  does  not  support  Memo  fields. Perhaps in a future
  1087.           release.
  1088.  
  1089.                Character fields are most common, and are used to contain 
  1090.           "alphanumeric" (containing both alphabetical  and numeric charac-
  1091.           ters) information.   However, they cannot be used as numbers, nor
  1092.           as  dates,  and  therefor  have  extremely  limited computational
  1093.           value.
  1094.  
  1095.                A  numeric  field,  as  its  name  implies, contains numeric
  1096.  
  1097.                                                                          11
  1098.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.  
  1104.  
  1105.           information that is to be used computationally.  For example, the
  1106.           field units  in our test (back in Figure 4-1) would have possibly
  1107.           a 2 contained within  (representing  that  the  property  has two
  1108.           units within  it).   The zip code (not used here) may be "44118",
  1109.           but it is not a number.  It's  important to  keep the distinction
  1110.           in mind.
  1111.  
  1112.                A  date  field  contains  a  valid  date,  using  the format
  1113.           "MM/DD/YY".  Yes, it keeps track of leap years.
  1114.  
  1115.                Finally a Logical Field is a  simple Yes/No  field.   In our
  1116.           test, we  have a  field called  Del_flg.  It is either Yes or No,
  1117.           and cannot have any other value (Yes/No is also called 
  1118.           True/False, 1/0, On/Off, but the idea is the same).
  1119.           _____________________________________________________________
  1120.           |                                                           |
  1121.           |Type     Valid          Invalid        Comments            |
  1122.           |                                                           |
  1123.           |Character     "Waldo!"       True      Character is the    |
  1124.           |              "413"          413       most common type.   |
  1125.           |              "January 5"    01/05/87                      |
  1126.           |                                                           |
  1127.           |Numeric       413            "413"     Numeric follows     |
  1128.           |              41.3           41 3/10   standard math       |
  1129.           |              -5.234                   rules.              |
  1130.           |                                                           |
  1131.           |Date          12/23/87       "12/23/87"  Must be in        |
  1132.           |                             12/33/87  valid mm/dd/yy      |
  1133.           |                             Jan.6     format              |
  1134.           |                                                           |
  1135.           |Logical       .T.            T         These are the       |
  1136.           |              .F.            F         only valid          |
  1137.           |              .Y.            Yes       values for          |
  1138.           |              .N.            nope      Logicals            |
  1139.           |                                                           |
  1140.           |___________________________________________________________|
  1141.                Figure 4-6     Data Types
  1142.  
  1143.                Each data type fills a vital  role and  is critical  in some
  1144.           way or  another.   When entering  data, the  system will automat-
  1145.           ically check whether your  input is  valid to  the field  you are
  1146.           currently on;  if it is not, an buzzer will sound, and the cursor
  1147.           will not show your  attempt on  the screen,  nor will  it let you
  1148.           move on until the data is good for that field.
  1149.  
  1150.           4.4  Update/Release Information.
  1151.  
  1152.                When you  are finished  entering the information, the system
  1153.           will flash on the  second last  line of  the screen  a particular
  1154.           command  line  (see  Fig  4-7).   This command line lists the six
  1155.           things that you can do with the record you have just edited.
  1156.  
  1157.  
  1158.                                                                          12
  1159.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  1160.  
  1161.  
  1162.  
  1163.  
  1164.  
  1165.  
  1166.           _________________________________________________________________
  1167.           |                                                               |
  1168.           |<shift>#-Hlp 1-Sve/Ex 2-Save/Nxt 3-Print 4-Del 5-Qt/Ex 6-Qt/Nxt|
  1169.           |                                                               |
  1170.           |_______________________________________________________________|
  1171.                Figure 4-7     Update/Release Command Line
  1172.  
  1173.                Of the six options you have  listed, #'s  1,2,5,6 are rather
  1174.           interrelated in  how you dispose of the information you have just
  1175.           entered.  # 3 and 4 are independent.
  1176.  
  1177.                #3   Print.  This option will print out the record onto your
  1178.           printer (with no particular print controls or anything).  It will
  1179.           then return you to Figure 4-7's command line.
  1180.  
  1181.                #4   Delete/Undelete.  This option will mark  the record for
  1182.           future deletion.   It  will not  actually remove  the record from
  1183.           the file.  To do that, see Section 9.6, Packing Your Database.
  1184.  
  1185.                This leaves #'s 1,2,5,6.  There are two questions that are 
  1186.           asked after you have entered your record.  They are:
  1187.  
  1188.                1>   Do I want to save what I just did?
  1189.  
  1190.                2>   What do I want to do next?
  1191.  
  1192.                Each question has two possible responses.  The  first one is
  1193.           a simple Yes/No Question.  It deals with the possibility that you
  1194.           do not want to save what you just did (you were just  looking, or
  1195.           you changed  your mind).   If  you want  to save it, the computer
  1196.           will update the file contained on the disk.  If  you do  not, the
  1197.           system will  simply ignore  the information  as if  it never hap-
  1198.           pened.
  1199.  
  1200.                As to the second question.  There are also only two answers,
  1201.           but they are not Yes and No.  They are:
  1202.  
  1203.                2a>  Return to Main Menu.
  1204.                2b>  Go to the next record.
  1205.  
  1206.                The first  one is  simple enough.   It  simply refers to the
  1207.           idea of  returning  to  the  Main  Menu  (shown  in  Figure 3-1),
  1208.           basically saying you're done with Inquiry/Entry.
  1209.  
  1210.                The second  one will  simply look  for the next record after
  1211.           this one.   The  next record  is defined  by the  choice you made
  1212.           concerning the Logical Order (see Section 4.1, Choosing a Logical
  1213.           Order).  If we continue with the idea that we chose Logical Order
  1214.           # 2  (by Street,  according to  Figure 4-2)  and our key field we
  1215.           entered was  "ANYSTREET",  the  system  will  look  for  the next
  1216.           occurrence of  "ANYSTREET".   If the  system cannot  find one, it
  1217.           will act as if it was adding a new record.
  1218.  
  1219.                                                                          13
  1220.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  1221.  
  1222.  
  1223.  
  1224.  
  1225.  
  1226.  
  1227.  
  1228.                So, those are the two questions.   And  since there  are two
  1229.           possible  answers  each,  there  are    a  total of four possible
  1230.           combinations of the two (see where we're going?) Figure 4-8 shows
  1231.           a decision table of the four questions.  By cross-referencing the
  1232.           two answers, you will find a number.  That is the number that you
  1233.           would enter in response to the Update/Release Command Line.
  1234.           ____________________________________________________________
  1235.           |                                       |                   |
  1236.           |              Return to Menu?      Y   |    N              |
  1237.           |      -------------------------+-------+--------|          |
  1238.           |      Update Disk?       Y     |    1  |     2  |          |
  1239.           |                               |-------|--------|          |
  1240.           |                         N     |    5  |     6  |          |
  1241.           |                               |----------------|          |
  1242.           |                                                           |
  1243.           |___________________________________________________________|
  1244.                Figure 4-8     Update/Release Decision Table
  1245.  
  1246.  
  1247.           4.5  How to Enter Information.
  1248.  
  1249.                There are a few tips to entering information.  They are:
  1250.  
  1251.                Stay  consistent  with  your  cases  on  entering  Character
  1252.           information (small  letters vs.  CAPITAL letters).   Although the
  1253.           system can be set up to ignore the differences, you should strive
  1254.           to maintain consistency.
  1255.  
  1256.                Watch out against adding blank records to the  system.  (But
  1257.           if you do, there's a way to get rid of the in Housekeeping)
  1258.  
  1259.                As a  rule, only  use option  #'s 1  + 2 when you really are
  1260.           updating information.
  1261.  
  1262.                Careful with deleting records...
  1263.  
  1264.                Be true to your school.
  1265.  
  1266.                If you are ever getting  information  in  the  wrong places,
  1267.           your first step should be to reindex your files (see Section 9.2,
  1268.           Reindexing Data).
  1269.  
  1270.                And never let them see you sweat.
  1271.  
  1272.           4.6  How to Add a Lot of New Information.
  1273.  
  1274.                Adding new information is  rather  simple.    Choose Logical
  1275.           Order #5,  Add New  Records (See Section 4.1, "Choosing a Logical
  1276.           Order" and Figure 4-2).  The system will  not ask  you for  a key
  1277.           field, and  will simply  initialize a  new record.   However, you
  1278.           have to watch out because the  system  will  not  tell  you  if a
  1279.  
  1280.                                                                          14
  1281.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  1282.  
  1283.  
  1284.  
  1285.  
  1286.  
  1287.  
  1288.           duplicate record exists.
  1289.  
  1290.           4.7  How to Change Information.
  1291.  
  1292.                If you want to change information about a particular record,
  1293.           simply call  up the  record, (using Logical Order 1,2 or 3.  It's
  1294.           up to you) and then change  it all  you want,  using the  keys as
  1295.           described  in  Figure  4-5.    By entering information over or in
  1296.           addition to what was there  previously,  you  are  replacing that
  1297.           data  on  the  screen  only.   Once you are finished changing the
  1298.           information and you hit get the Update/Release Command  Line (see
  1299.           Figure 4-7),  you should  then review  the changes you have made.
  1300.           If you want to retain the changes, choose either option # 1  or 2
  1301.           from the  Update/Release Command Line (See Section 4.4 Update/Re-
  1302.           lease Information, and Figure 4-8).  If you  choose either  #1 or
  1303.           2, the  information is then written permanently (until you change
  1304.           it again) to the disk drive of the computer.   Choosing option #5
  1305.           or 6  will cause  the changes you have made to be erased, and the
  1306.           record will revert to its original form (which contained what was
  1307.           there when it first came up on the screen).
  1308.  
  1309.  
  1310.  
  1311.           4.8  How to Delete Information.
  1312.  
  1313.                Real simple.   Call  up the  record, then the Update/Release
  1314.           Command Line and select option #4  (Delete).   If you  would call
  1315.           the record  up again,  you would see that in the upper right-hand
  1316.           corner, the display would say Del_flg:  DELETED.  This means that
  1317.           the record is marked for deletion.  IF you have a change of heart
  1318.           and decide  not to  delete it,  simply select  option #4 (delete)
  1319.           again.   But once you perform the Pack function (see Section 9.6,
  1320.           Packing Your Database) , that record is gone forever.
  1321.  
  1322.           4.9  How to Print Information.
  1323.  
  1324.                Also easy.    Call  up  the  Record,  and  select  Option #3
  1325.           (Print).    Assuming  you  have  a  printer on-line and ready, it
  1326.           should begin instantly printing out a hardcopy.  wow!
  1327.  
  1328.           4.10 A Sample Entry Session.
  1329.  
  1330.                Assuming that we have one new record to enter.   Let's start
  1331.           from the  beginning, with  the system turned off.  Before we turn
  1332.           the machine on, we have to understand what  it is  we're going to
  1333.           enter.   The information  should be  organized in such a way that
  1334.           you can easily tell what should be in  each field.   Let's assume
  1335.           you've done that, and the data you're going to enter is in Figure
  1336.           4-9.
  1337.  
  1338.  
  1339.  
  1340.  
  1341.                                                                          15
  1342.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  1343.  
  1344.  
  1345.  
  1346.  
  1347.  
  1348.  
  1349.  
  1350.           _____________________________________________________________
  1351.           |                                                           |
  1352.           |Field  Field Name  Desc                                    |
  1353.           |    1  E_DATE      Date of Entry       Today's Date        |
  1354.           |    2  ST_NUM      Street Number       1436                |
  1355.           |    3  ST_NAME     Street Name         Anystreet           |
  1356.           |    4  PARCEL      Perm. Parcel        #53-233-43          |
  1357.           |    5  CEN_TRACT   Census Tract        1406                |
  1358.           |    6  CEN_BLOCK   Census Block        22                  |
  1359.           |    7  SCHOOL_D    School District     (don't know)        |
  1360.           |    8  UNITS       # of Units          1                   |
  1361.           |    9  PROP_TYPE   Property Type       I                   |
  1362.           |   10  OWN_NAME    Owners Name         Waldo               |
  1363.           |   11  O_ADDR1     Owners Add #1       64 Main St.         |
  1364.           |   12  O_ADDR2     Owners Add #2       Ny,Ny 12345         |
  1365.           |                                                           |
  1366.           |    1st Value:     Computer's Field Name                   |
  1367.           |    2nd Value:     Description as on Screen                |
  1368.           |    3rd Value:     Data to be Entered for Record           |
  1369.           |___________________________________________________________|
  1370.                Figure 4-9     A Sample Record Awaiting Entry
  1371.  
  1372.                Now you  will notice that for one field, School District, we
  1373.           don't know the value for that  field.    Perhaps  we'll  learn it
  1374.           later, perhaps not.  But we want to enter the record now.  Figure
  1375.           4-10 shows a step-by-step procedure for entering the record.
  1376.  
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.  
  1392.  
  1393.  
  1394.  
  1395.  
  1396.  
  1397.  
  1398.  
  1399.  
  1400.  
  1401.  
  1402.                                                                          16
  1403.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  1404.  
  1405.  
  1406.  
  1407.  
  1408.  
  1409.  
  1410.  
  1411.           _____________________________________________________________
  1412.           |                                                           |
  1413.           |    Step      Fig       Desc                Action         |
  1414.           |    #                                                      |
  1415.           |    1              Turn Machine on.    Flip switch on.     |
  1416.           |                                                           |
  1417.           |    2         2-1  Start Application.  "Dbase AppName" (See|
  1418.           |                                       Sec. 2.4            |
  1419.           |                                                           |
  1420.           |    3         3-1  Begin Inquiry/Entry "1"                 |
  1421.           |                                                           |
  1422.           |    4         4-2  Choose Logical Order     "4"            |
  1423.           |                                                           |
  1424.           |    5         4-4  Begin Entering Data Enter information   |
  1425.           |                                       given in Fig 4-9    |
  1426.           |                                       according to Sec.   |
  1427.           |                                       4.3                 |
  1428.           |                                                           |
  1429.           |    6         4-7  Update/Release Line If Data good,       |
  1430.           |                                       choose #1, else     |
  1431.           |                                       choose #5.          |
  1432.           |                                                           |
  1433.           |    7         3-1  Exit from System    "Q"                 |
  1434.           |                                                           |
  1435.           |    8              Turn Machine off.   Flip switch off     |
  1436.           |                                                           |
  1437.           |    Notice that there are quotations (") around the var-   |
  1438.           |    ious Actions.  Do not enter these.                     |
  1439.           |___________________________________________________________|
  1440.                Figure 4-10    A Sample Data Entry Session
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458.  
  1459.  
  1460.  
  1461.  
  1462.  
  1463.                                                                          17
  1464.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  1465.  
  1466.  
  1467.  
  1468.  
  1469.  
  1470.  
  1471.           Section 5.0    Reports.
  1472.  
  1473.                Reports are  critical in that they are the main method other
  1474.           than inquiry we use to process the information  to others  and it
  1475.           is the  only way in which we can organize the data and produce it
  1476.           in a form that is more  usable.    Whereas  the  inquiry function
  1477.           outlined  in  Section  4.0  is  useful  for looking at individual
  1478.           records, reports are needed to look at all records, and  how they
  1479.           relate.
  1480.  
  1481.                Reports are produced and designed with specific the applica-
  1482.           tion in mind.  You should  refer  to  the  documentation  of your
  1483.           application for more information.
  1484.  
  1485.  
  1486.  
  1487.  
  1488.  
  1489.  
  1490.  
  1491.  
  1492.  
  1493.  
  1494.  
  1495.  
  1496.  
  1497.  
  1498.  
  1499.  
  1500.  
  1501.  
  1502.  
  1503.  
  1504.  
  1505.  
  1506.  
  1507.  
  1508.  
  1509.  
  1510.  
  1511.  
  1512.  
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524.                                                                          18
  1525.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  1526.  
  1527.  
  1528.  
  1529.  
  1530.  
  1531.  
  1532.           Section 6.0    File Transfer.
  1533.  
  1534.                File  Transfer  is  an  activity  that  takes place when the
  1535.           system used is going  to  engage  in  any  communication activity
  1536.           connected through  network, data  switch, direct wire or modem to
  1537.           another computer (or group  of  computers),  or  simply importing
  1538.           from another application.  File Transfer controls the preparation
  1539.           of data to be sent from one point to another.   At  this point it
  1540.           is a dummy menu, but open for enhancement.
  1541.  
  1542.                An example  which has  been used in the past is to have this
  1543.           option drive updates to the database received from a minicomputer
  1544.           system.
  1545.  
  1546.  
  1547.  
  1548.  
  1549.  
  1550.  
  1551.  
  1552.  
  1553.  
  1554.  
  1555.  
  1556.  
  1557.  
  1558.  
  1559.  
  1560.  
  1561.  
  1562.  
  1563.  
  1564.  
  1565.  
  1566.  
  1567.  
  1568.  
  1569.  
  1570.  
  1571.  
  1572.  
  1573.  
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.  
  1578.  
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.                                                                          19
  1586.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.  
  1592.  
  1593.           Section 7.0    WP Conversion.
  1594.  
  1595.           7.1  What is this for?
  1596.  
  1597.                WP conversion  provides (although not for every application)
  1598.           an important side benefit  for  your  data.    It  allows  you to
  1599.           prepare List  Processing (aka MailMerge) files directly from your
  1600.           database.  This function should be  used by  people familiar with
  1601.           the  various  Word  Processing  capabilities associated with List
  1602.           Processing.  There are currently five packages supported  by AGS,
  1603.           and more can be introduced in the future.
  1604.  
  1605.                Let's use  our test  database as an example.  Suppose that a
  1606.           school in the school district "Wise" was giving an open  house on
  1607.           a  particular  date.    Now,  it's  easy  for  Word Processing to
  1608.           generate a letter telling people about this.  We could  then make
  1609.           a  lot  of  copies,  and  everyone  would get a form letter.  But
  1610.           wouldn't it be better to send  a personalized  letter to everyone
  1611.           in the  school district?   Of course it would!  WPC allows you to
  1612.           prepare files that would allow us  to send  a letter  to everyone
  1613.           that  owns  property  in  the  Wise  school  district (as long as
  1614.           they're contained  in the  database).   The letter  would be add-
  1615.           ressed to the owner personally, and would go out only to those in
  1616.           the Wise District.
  1617.  
  1618.           7.2  Output Format.
  1619.  
  1620.                The first item of information asked for by AGS here is which
  1621.           WP package you want to convert to.  This is done through the menu
  1622.           you see in Figure 7-1.
  1623.  
  1624.                                                                       
  1625.                The following translation types are available:         
  1626.                   1>  Dbase ---> Word Perfect                         
  1627.                   2>  Dbase ---> Word Star 2000                       
  1628.                   3>  Dbase ---> WPS PC+                              
  1629.                   4>  Dbase ---> Display Write IV                     
  1630.                   5>  Dbase ---> Dbase (setup a new database)         
  1631.                Which type do you want to do (H help, Q to quit)?      
  1632.                                                                       
  1633.                Figure 7-1     WP Options
  1634.  
  1635.                By choosing #1-5, you  will  determine  the  format  of your
  1636.           output file.   In  some cases,  other WP packages would also work
  1637.           here without modification.
  1638.  
  1639.           7.3  Output File Name.
  1640.  
  1641.                The first thing that we are  asked in  WP Conversion  is the
  1642.           name  of  our  output  file.    This is where all of the prepared
  1643.           information is going to go.  It is  a temporary  file (you should
  1644.           delete it soon after producing the letters) and for the most part
  1645.  
  1646.                                                                          20
  1647.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.  
  1654.           should be  relatively small.   The name cannot be more than seven
  1655.           letters long. (See Figure  7-2)    It  will  be  produced  in the
  1656.           \DBDATA\'Application  Name'  subdirectory.   The extension of the
  1657.           file will be:
  1658.  
  1659.           Package Name:       Extension:
  1660.           WordStar                 .WS
  1661.           WordPerfect              .WP
  1662.           WPC PC+                  .WPS
  1663.           DisplayWrite             .DSP
  1664.           Dbase                    .DBF
  1665.  
  1666.                (Notice that the dbase option  will  actually  create  a new
  1667.           database.   This is  for situations where you want to 'play' with
  1668.           data without upsetting your main system)
  1669.  
  1670.           _____________________________________________________________
  1671.           |                                                           |
  1672.           |What is the Output File name(H help, Q to quit)?           |
  1673.           |___________________________________________________________|
  1674.                Figure 7-2     Output File Name
  1675.  
  1676.                Also keep in  mind  that  some  WP  programs  (WordStar 2000
  1677.           MailList especially)  is particular  about the database structure
  1678.           (See the WordStar 2000 MailList Reference manual Page 40).
  1679.  
  1680.                Make sure that you write down the file name you  use so that
  1681.           you don't forget it later.
  1682.  
  1683.                7.3  How to Choose Fields.
  1684.  
  1685.                There are  a total  of 13  fields in the test database we've
  1686.           been using.  Out of them, however, we really only need 5  of them
  1687.           to send  this letter  to the  property owners.   Prior to running
  1688.           this function, we should have the letter written out.  We've done
  1689.           so, and the results are seen in Figure 7-3.  Keep in mind that we
  1690.           do not need to actually enter the letter into the  Word Processor
  1691.           prior to  our running  the WP Conversion function, but it doesn't
  1692.           hurt to do so.
  1693.  
  1694.           _____________________________________________________________
  1695.           |                                                           |
  1696.           |                                       <Own_name>          |
  1697.           |                                       <O_addr1>           |
  1698.           |                                       <O_addr2>           |
  1699.           |                                                           |
  1700.           |         Dear <Own_name>;                                  |
  1701.           |                                                           |
  1702.           |    As owners of the property at <St_num> <St_name>,       |
  1703.           |    we thought that you might want to take a look at       |
  1704.           |    our wondrous Wise school system here.  It's really     |
  1705.           |    a thrill to think that people like you would ever      |
  1706.  
  1707.                                                                          21
  1708.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  1709.  
  1710.  
  1711.  
  1712.  
  1713.  
  1714.  
  1715.           |    think to give their children's minds up to us!         |
  1716.           |                                                           |
  1717.           |         We're having an open house on Thursday, August    |
  1718.           |    10, at 7:00.  Hope you can attend!                     |
  1719.           |                                                           |
  1720.           |    Sincerely,                                             |
  1721.           |                                                           |
  1722.           |    Waldo Muckenfloss                                      |
  1723.           |    School Muckraker                                       |
  1724.           |___________________________________________________________|
  1725.                Figure 7-3     A Sample Letter
  1726.  
  1727.                (Hey, I write programs, not open  house letters!)   You will
  1728.           notice  that  I  have  bolded  where  we  will need data from the
  1729.           computer put in for each individual  letter.   So, the  fields we
  1730.           need are:
  1731.  
  1732.                Own_name
  1733.                O_addr1
  1734.                O_addr2
  1735.                St_num
  1736.                St_name
  1737.  
  1738.                At first glance you might also think that we need the school
  1739.           district itself  (School_D).  But we don't that in the letter, we
  1740.           need it to select which records  we are  going to  produce.  That
  1741.           comes later, in section 7.4, Choosing a Selection Criteria.
  1742.  
  1743.                Now, since  we know  which fields we're going to need, we're
  1744.           ready to proceed to the next screen.   Immediately after choosing
  1745.           a file  name, the  system will  display a  screen with all of the
  1746.           possible fields displayed (See Figure 7-4).
  1747.  
  1748.  
  1749.  
  1750.  
  1751.  
  1752.  
  1753.  
  1754.  
  1755.  
  1756.  
  1757.  
  1758.  
  1759.  
  1760.  
  1761.  
  1762.  
  1763.  
  1764.  
  1765.  
  1766.  
  1767.  
  1768.                                                                          22
  1769.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  1770.  
  1771.  
  1772.  
  1773.  
  1774.  
  1775.  
  1776.  
  1777.           _____________________________________________________________
  1778.           |                                                           |
  1779.           |    WP List Processing Selection Screen For Test Database  |
  1780.           |                                                           |
  1781.           |    1>Entry Date:                 2> Street Number:        |
  1782.           |    3> Street Name:               4> Permanent Parcel #:   |
  1783.           |    5> Census Tract:              6> Census Block:         |
  1784.           |    7> School District:           8> # units for property: |
  1785.           |    9>Property Type:              10> Owners Name:         |
  1786.           |    11> Owners Address #1:        12> Owners Address #2:   |
  1787.           |    13> Deleted Flag:                                      |
  1788.           |                                                           |
  1789.           |    Which one do you want to change (H for help, Q to quit)|
  1790.           |___________________________________________________________|
  1791.                Figure 7-4     A WP Conversion Selection Screen
  1792.  
  1793.  
  1794.                You'll notice  that  this  looks  strangely  like  the entry
  1795.           screen (see Figure 4-4), except that there is nowhere to actually
  1796.           enter information.  That's because the only information needed is
  1797.           whether  or  not  you  a  particular field to be included in your
  1798.           output file.   Also  each field  description has  a number immed-
  1799.           iately to  its left.  To choose a field, simply enter the number.
  1800.           Once chosen, that field will flash in inverted color.   If you've
  1801.           chosen one mistakenly, simply choose it again, and the field will
  1802.           revert to its normal color.    Keep  doing  this  until  you have
  1803.           chosen all  fields you  wish to  be included  in the file (in the
  1804.           case above, you would enter: 2,3,10,11,12).   After  you have all
  1805.           of the fields you want, enter a "Q" to signify that you are done.
  1806.  
  1807.           7.4  Choosing a Selection Criteria.
  1808.  
  1809.                The  next  question  asked  by the system is concerning your
  1810.           selection  criteria.    (See  Section  11.0,  "Selection Criteria
  1811.           Maintenance")
  1812.  
  1813.           7.5  Choosing a Logical Order.
  1814.  
  1815.                Usually  for  List  Processing  type of applications this is
  1816.           rather unimportant.   If  there is  a particular  order you want,
  1817.           then you should select accordingly; otherwise, any order will do.
  1818.           One thought here is if you  do this  enough, you  should make the
  1819.           Zip code  of the  address a  Logical Order,  possibly saving some
  1820.           costs on postage.
  1821.  
  1822.                At this point the system  will  begin  its  search  and will
  1823.           display an  appropriate message  of "Do  Not Touch Me!!", encour-
  1824.           aging people to leave it alone  while it's  working.   For larger
  1825.           files, the  system will  generally take approximately 1.5 seconds
  1826.           for each selected record (dependant  on  so  many  things  that I
  1827.           wouldn't even come close to guaranteeing that rate).
  1828.  
  1829.                                                                          23
  1830.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  1831.  
  1832.  
  1833.  
  1834.  
  1835.  
  1836.  
  1837.  
  1838.           7.6  What to do on the WP end.
  1839.  
  1840.                Once that  is completed, you should copy your file (using an
  1841.           appropriate DOS command) to  your Word  Processing Sub-Directory.
  1842.           Once that  is completed, you should refer to your Word Processing
  1843.           documentation on how to proceed.  Some packages  will require you
  1844.           to build  file layouts corresponding to the layout you requested.
  1845.           The fields are sent to the file in  numeric order,  as opposed to
  1846.           the order in which they were chosen.
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.  
  1854.  
  1855.  
  1856.  
  1857.  
  1858.  
  1859.  
  1860.  
  1861.  
  1862.  
  1863.  
  1864.  
  1865.  
  1866.  
  1867.  
  1868.  
  1869.  
  1870.  
  1871.  
  1872.  
  1873.  
  1874.  
  1875.  
  1876.  
  1877.  
  1878.  
  1879.  
  1880.  
  1881.  
  1882.  
  1883.  
  1884.  
  1885.  
  1886.  
  1887.  
  1888.  
  1889.  
  1890.                                                                          24
  1891.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  1892.  
  1893.  
  1894.  
  1895.  
  1896.  
  1897.  
  1898.           Section 8.0    Search.
  1899.  
  1900.           8.1  What does Search do?
  1901.  
  1902.                Search  gives  a  non-technical  person  with  little  or no
  1903.           computer experience the ability  to ask  simple "how  many" ques-
  1904.           tions,  like  "how  many  people  have moved into the Wise school
  1905.           system since January?" without having to struggle with either the
  1906.           computer or  more knowledgeable computer people.  In Dbase terms,
  1907.           it does little  more  than  a  combination  of  "List  fields for
  1908.           <condition>" and Total, Count and Average for same.
  1909.  
  1910.           8.2  What does Search not do?
  1911.  
  1912.                Search is  not a report writer.  It is not meant to take the
  1913.           place of standardized reports.  It is meant as a simple free-form
  1914.           function that  can  make  those  unplanned  research  questions a
  1915.           little easier  and faster to answer.  The output of Search is not
  1916.           intended to presentation-ready, not  should  they  be distributed
  1917.           without proper  explanations (any  data can  be misleading if not
  1918.           presented properly).  The output that Search provides  is limited
  1919.           to  two  or  three  particular  fields  (defined  by the specific
  1920.           database), and one user defined field.  If this field is numeric,
  1921.           than the totals and average  values  are  automatically  given at
  1922.           each break (a break is where the value in the logical order chan-
  1923.           ges).
  1924.  
  1925.                Figure 8-1 shows a list of all options given in  Search.  As
  1926.           you can  see there are several items that go into a search.  Most
  1927.           of them have to do with paging or the output format.
  1928.  
  1929.           _____________________________________________________________
  1930.           |                                                           |
  1931.           |1>  Enter the Field name you wish to see (H/Help, Q/Quit)? |
  1932.           |2>  Enter the selection criteria you're looking for        |
  1933.           |    (H/Help, Q/Quit, =,>, etc.)                            |
  1934.           |3>  Do you want only totals? (Y/N H/Help Q/Quit)           |
  1935.           |4>  Do you want this to be printed out                     |
  1936.           |    (Y/N, H/Help, Q/Quit)?                                 |
  1937.           |5>  Choose a Logical Order (See Figure 4-2)                |
  1938.           |6>  Do you want new page on each group (H/Help Q/Quit)?    |
  1939.           |    (#6 only if print is chosen and the Logical Order is   |
  1940.           |    a sortable one)                                        |
  1941.           |___________________________________________________________|
  1942.                Figure 8-1     Search Options
  1943.  
  1944.  
  1945.           8.3  Entering Additional Field.
  1946.  
  1947.                This is the first question from Figure 8-1.  Here  you would
  1948.           enter the  name of  a field  that is in your database (see Figure
  1949.           4-1) structure.  Usually this is the value or information that is
  1950.  
  1951.                                                                          25
  1952.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  1953.  
  1954.  
  1955.  
  1956.  
  1957.  
  1958.  
  1959.           most pertinent to your immediate question.  If,  for example, you
  1960.           were  asking  the  question:  "What types of properties are being
  1961.           sold in  the  Wise  school  district?",  you  would  want  to see
  1962.           Prop_type be  the output.   (School_d  wouldn't be a good choice.
  1963.           That would work well  for  the  selection  criteria  [see Section
  1964.           11.0, Selection Criteria Maintenance].)
  1965.  
  1966.           8.4  Choosing a Selection Criteria.
  1967.  
  1968.                Question #2 from Figure 8-1.  Through the use of a selection
  1969.           criteria, you can specify the type  of information  that you want
  1970.           to  be  included  in  the  Search.    See Section 11.0, Selection
  1971.           Criteria Maintenance for more detailed explanation.
  1972.  
  1973.           8.5  Totals Only?
  1974.  
  1975.                Question #3 from Figure 8-1.  Answering "Yes" to this option
  1976.           will result  in  only  totals  being  given  (basically  how many
  1977.           records fit the condition laid out in the selection criteria).
  1978.  
  1979.           8.6  Printed Out?
  1980.  
  1981.                Question #4  from Figure  8-1.   As this would seem to indi-
  1982.           cate, a "Yes" response would result  in the  Search result  to be
  1983.           sent to LPT1 (line printer #1).
  1984.  
  1985.  
  1986.           8.7  Choosing a Logical Order.
  1987.  
  1988.                Question  #5  from  Figure  8-1.    This  is very similar to
  1989.           choosing  a  Logical  Order  for  either  Inquiry/Entry,  or Word
  1990.           Processing  Conversion  (see  Sections  4.1  and  7.4, Choosing a
  1991.           Logical Order).  The  logical order  that you  choose defines the
  1992.           order and grouping of information that you seek.
  1993.  
  1994.           8.8  New Page?
  1995.  
  1996.                Question  #6  from  Figure  8-1.   If you Choose "Y" to this
  1997.           option, every time that the logical  order chosen  in Section 8.7
  1998.           changes, the  printer will issue a Top of Form command, and a new
  1999.           page will be printed.  Again, this will only be  displayed if the
  2000.           output was going to the printer.
  2001.  
  2002.  
  2003.  
  2004.  
  2005.  
  2006.  
  2007.  
  2008.  
  2009.  
  2010.  
  2011.  
  2012.                                                                          26
  2013.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  2014.  
  2015.  
  2016.  
  2017.  
  2018.  
  2019.  
  2020.           Section 9.0    Housekeeping.
  2021.  
  2022.                There are  several tasks that must be performed that have no
  2023.           direct bearing on the  gathering or  manipulating of information;
  2024.           yet they  are critical  to the  smooth functioning  of any infor-
  2025.           mation-based  system.    These  tasks  are  contained  under  the
  2026.           Housekeeping  menu.    Figure  9-1  shows the sample Housekeeping
  2027.           Menu.
  2028.  
  2029.           _____________________________________________________________
  2030.           |                                                           |
  2031.           |       Test Database System                                |
  2032.           |         Housekeeping Menu                                 |
  2033.           |     Choose from the following:                            |
  2034.           |                                                           |
  2035.           |            1>     Data Backup                             |
  2036.           |                                                           |
  2037.           |            2>     Reindex Data                            |
  2038.           |                                                           |
  2039.           |            3>     Data Verification                       |
  2040.           |                                                           |
  2041.           |            4>     Control                                 |
  2042.           |                                                           |
  2043.           |            5>     Delete Blank Records                    |
  2044.           |                                                           |
  2045.           |            6>     Pack Database                           |
  2046.           |                                                           |
  2047.           |            <Shift>-# to get help on any of the above      |
  2048.           |            Which one do you want (Q to quit)              |
  2049.           |___________________________________________________________|
  2050.                Figure 9-1     Sample Housekeeping Menu
  2051.  
  2052.           9.1  Data Backups.
  2053.  
  2054.                People who do not back up their data are simply  not playing
  2055.           smart.   There are  countless examples of large amounts of irrep-
  2056.           laceable data being lost forever simply  because the  user failed
  2057.           to take  the 10-15 minutes a week it takes to save their informa-
  2058.           tion.
  2059.  
  2060.                Computer-stored information is  very  vulnerable  to certain
  2061.           types of  accidents.  Someone could accidentally or intentionally
  2062.           erase the information, or the information  could be  "damaged" by
  2063.           a strong  fluctuation in  power or a total power outage.  If this
  2064.           occurs, the information is  lost.    It  cannot  be  recovered or
  2065.           retrieved ever again.
  2066.  
  2067.                Data backups prevent this from happening to you.  By running
  2068.           this particular  process, the  information is stored onto another
  2069.           diskette which can then be removed from the  area for safekeeping
  2070.           (usually you  home).   It pays,  however to  have several copies,
  2071.           some older, some more recent (if it turns  out that  you have had
  2072.  
  2073.                                                                          27
  2074.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  2075.  
  2076.  
  2077.  
  2078.  
  2079.  
  2080.  
  2081.           bad data for some time and only now have discovered it).
  2082.  
  2083.                There are  all sorts  of arguments  concerning backing up of
  2084.           your data; why's and all of that.  Suffice to say that everything
  2085.           can be lost if you don't.
  2086.  
  2087.                Enough of that.  Now, how do you do it?   Simple.   When you
  2088.           select  a  data  backup  from  the  list  of housekeeping options
  2089.           (Figure 9-1, Sample Housekeeping Menu) another  menu will appear,
  2090.           the Backup Menu (see Figure 9-2).  There are two options given to
  2091.           you,  Program  Backups  and  Data  Backups.  What they do is very
  2092.           different from one another.
  2093.  
  2094.           _____________________________________________________________
  2095.           |                                                           |
  2096.           |    This screen is for the backing up of your              |
  2097.           |    system.  It should be done on a routine basis (like    |
  2098.           |    weekly at least).                                      |
  2099.           |                                                           |
  2100.           |     There are two types of backups...                     |
  2101.           |                                                           |
  2102.           |1>  Program Backups (when there have been changes to       |
  2103.           |         the system                                        |
  2104.           |                                                           |
  2105.           |2>  Data Backups (when you have made changes to your       |
  2106.           |         data.                                             |
  2107.           |                                                           |
  2108.           |Note that while #2 should be done more often, they         |
  2109.           |should BOTH be done regularly.                             |
  2110.           |                                                           |
  2111.           |Enter <Shift>-1 or <Shift>-2 for Help                      |
  2112.           |   WAIT Which one do you want to do(1/2/Q) TO Begin        |
  2113.           |___________________________________________________________|
  2114.                Figure 9-2     Backup Menu
  2115.  
  2116.                Program Backups are done whenever there are changes  made to
  2117.           the programs that run the system.  To the user it may appear that
  2118.           there are  few times when this is the case, but there may be more
  2119.           than meets the eye, depending on the amount of programming that's
  2120.           going on.  If you're not sure, do this around once a month.
  2121.  
  2122.                Data Backups are done whenever that are changes made to the 
  2123.           information contained within the database itself.  This  can be a
  2124.           often as  several times a day, or as rarely as one a month.  Just
  2125.           keep in mind that if  the  system  were  to  go  down  right now,
  2126.           whatever  you  have  put  into  your  system since you last did a
  2127.           backup would have to be re-entered.  If you're really comfortable
  2128.           with that, then you're doing fine...(or not thinking it through)
  2129.           Whichever of the choices you make,  Figure 9-3  shows the message
  2130.           that the system will display after choosing.
  2131.  
  2132.  
  2133.  
  2134.                                                                          28
  2135.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  2136.  
  2137.  
  2138.  
  2139.  
  2140.  
  2141.  
  2142.           ____________________________________________________________
  2143.           |                                                           |
  2144.           |Place backup program diskette in drive A                   |
  2145.           |        and hit return to begin (q to quit)                |
  2146.           |___________________________________________________________|
  2147.                Figure 9-3     Backup Message
  2148.  
  2149.                At this  time you  should place a diskette (on that contains
  2150.           nothing of value) into drive A,  shut the  door, and  hit return.
  2151.           The computer  will display  an appropriate message soon afterward
  2152.           and return to the Housekeeping Menu.
  2153.  
  2154.           9.2  Reindex Data.
  2155.  
  2156.                This option should be the first step in  any troubleshooting
  2157.           operation.   If a  particular problem  has appeared (like, "I put
  2158.           that data in yesterday and now I can't find it!") your first step
  2159.           (yes, prior even to calling for help!) should be to do this.
  2160.  
  2161.                Database information is indexed.  That  means that  there is
  2162.           an index  file (located separately from the main data file), that
  2163.           points to the location of the information according  to a logical
  2164.           order.   That key  is dependant  on the  application (See Section
  2165.           4.1, Choosing a Logical Order for more detailed  explanation).  A
  2166.           reasonable analogy would be the card catalogue file at your local
  2167.           library.   The card  is smaller,  easier and faster to access and
  2168.           make use of,  and  points  to  the  location  where  the  book is
  2169.           located.   If the  index file is corrupted, than the link between
  2170.           the index and the regular file is lost.  Reindexing fixes that.
  2171.  
  2172.                Reindex will take anywhere  between 1-30  minutes (depending
  2173.           upon the  size of the database.  It should be consistent for your
  2174.           application).  In addition to when there is a problem, you should
  2175.           run reindex once a week just for the heck of it.
  2176.  
  2177.           9.3  Data Verification.
  2178.  
  2179.                Data Verification will list all of the fields  that were set
  2180.           up  for  Verification  during  Create  (See Appendix C).  You may
  2181.           choose a  single field,  or all  of them.   The  system will then
  2182.           match  your  values  currently  contained in the database against
  2183.           those found  in  the  verification  database  (see  Section 12.0,
  2184.           Verification Edit).   It  will then generate an exception report,
  2185.           (after asking you if you want it printed)  listing all inaccurate
  2186.           records.    You  are  then  responsible for fixing those records,
  2187.           preferrably through traditional data  entry.   Keep in  mind that
  2188.           only  certain  fields  in  your  database  are  capable of taking
  2189.           advantage of  this.    In  our  test  database  (See  Figure 4-1)
  2190.           School_D, for example, can make use of this, since there are only
  2191.           so many school districts in the  city.   However, Own_Name cannot
  2192.           make use  of it, since there are no practical limitations to ones
  2193.           name.
  2194.  
  2195.                                                                          29
  2196.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  2197.  
  2198.  
  2199.  
  2200.  
  2201.  
  2202.  
  2203.  
  2204.                Verification, however  useful it  sounds, is  not an end-all
  2205.           solution  to  data  entry  problems.   At best, it is a sometimes
  2206.           helpful reminder.  But nothing can replace a  user who  is watch-
  2207.           ful, careful and above all, knowledgeable.
  2208.  
  2209.           9.4  Control.
  2210.  
  2211.                Obviously,  there  are  a  lot  of  little  things  that the
  2212.           computer does.  Some help us,  some don't.   Some  just annoy the
  2213.           heck out  of us.   Control  lets the  user have some control over
  2214.           these items.   By  using the  menu, the  user has  the ability to
  2215.           change  something  that  he  or  she  doesn't  like  or need at a
  2216.           particular point in time.
  2217.  
  2218.                The Dbase equivalent of this is "SET BELL (example) ON".
  2219.  
  2220.                There are basically four  things that  the user  has control
  2221.           over.   They are:  Confirmation, Deletion,  Bell, Exact.  Through
  2222.           the Control Menu (Figure 9-4) the user can  change any  or all of
  2223.           them.   Their original  values are determined by the setup of the
  2224.           Main database (see Appendix G).   These are  the values  the four
  2225.           are set  to each  time the  system is  accessed.  In other words,
  2226.           once you exit the  system,  you  would  have  to  reenter  it and
  2227.           reapply your control changes.
  2228.  
  2229.           _____________________________________________________________
  2230.           |                                                           |
  2231.           |    Test Database System Control Menu                      |
  2232.           |                                                           |
  2233.           |    Choose from the following:                             |
  2234.           |                                                           |
  2235.           |    1>   Confirm (ON...Return after every field)           |
  2236.           |                 (OFF..Automatically goes to next)         |
  2237.           |                                                           |
  2238.           |    2>   Delete  (ON...Deleted records not accessible)     |
  2239.           |                 (OFF..Deleted records accessible)         |
  2240.           |                                                           |
  2241.           |    3>   Bell    (ON...the annoying thing rings a lot)     |
  2242.           |                 (OFF..it won't)                           |
  2243.           |                                                           |
  2244.           |    4>   Exact   (ON...good only on complete spellings)    |
  2245.           |                 (OFF..it will hit on incomplete spellings)|
  2246.           |                                                           |
  2247.           |    Which one do you want (Q to quit)                      |
  2248.           |                                                           |
  2249.           |___________________________________________________________|
  2250.                Figure 9-4     Control Menu
  2251.  
  2252.                As you  will see  once they're explained, the initial values
  2253.           of the control variables are set to help the beginning user.
  2254.  
  2255.  
  2256.                                                                          30
  2257.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  2258.  
  2259.  
  2260.  
  2261.  
  2262.  
  2263.  
  2264.  
  2265.           9.4.1     Confirm
  2266.  
  2267.                Confirm is used to keep  the  user  from  entering  too many
  2268.           characters  in  a  field.    Let's  take  the field Own_name, for
  2269.           instance.  It is a character field 20 characters long.
  2270.  
  2271.                With Confirm set On, if someone  would  try  to  enter  a 21
  2272.           character-long name,  it would merely emit an audible (beep) when
  2273.           the person entered the  21st character.   A  person must  hit the
  2274.           <Enter> key prior to moving onto the next field.
  2275.  
  2276.                With Confirm  set Off,  the 21st  character would move on to
  2277.           the next field and in this case, would be the  first character in
  2278.           the O_addr1 field.
  2279.  
  2280.           9.4.2     Delete
  2281.  
  2282.                Delete is used to control access to deleted records.  As you
  2283.           will recall  from Section 4.8, How to Delete Information, it told
  2284.           you how to delete a record and how it appears on the screen.
  2285.  
  2286.                With the Delete option set to On, information  that has been
  2287.           marked for  delete will  not be  accessible.  With Delete set for
  2288.           Off, the information that has  been  deleted  will  be accessible
  2289.           through normal  Inquiry/Entry.   Obviously, then  when the Delete
  2290.           option is set to  Off there  is no  way to  change a  record from
  2291.           deleted  to  not  deleted.   However, there are certain instances
  2292.           when the user would not want deleted information to be accessible
  2293.           to users, for it would be slightly misleading.
  2294.  
  2295.           9.4.3     Bell
  2296.  
  2297.                The author  of the  AGS (and this document, for that matter)
  2298.           feel real strongly about  the fact  that the  bell is  one of the
  2299.                most annoying  things that Dbase III+ has.  However, it is a
  2300.           good reminder for  the  new  user  for  various  reasons (illegal
  2301.           date, end of field, etc.).  Basically, you're on your own when it
  2302.           come to  this one.   If  it's on,  the system  creates an audible
  2303.           (beep) a lot.  If it's Off, it won't.  Simple enough, no?
  2304.  
  2305.           9.4.4     Exact
  2306.  
  2307.                Exact is  a tricky  one, and  is best  left to those who are
  2308.           used to using the system for awhile.   Exact deals  with when the
  2309.           computer looks  for a value in a particular field.  It comes back
  2310.           after searching  with  either  a  Successful  or  an Unsuccessful
  2311.           search.    When  exact  is  On, the system will have a successful
  2312.           search only when the match is  perfect, character  for character,
  2313.           no  more  and  no  less  for  that field.  When exact is Off, the
  2314.           system will look for a  partial  match,  allowing  for additional
  2315.           characters.   A good  example would  be if you were looking for a
  2316.  
  2317.                                                                          31
  2318.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  2319.  
  2320.  
  2321.  
  2322.  
  2323.  
  2324.  
  2325.           Own_name of "Smith", but  you  weren't  sure  is  it  was spelled
  2326.           "Smythe",  "Smith",  or  "Smyth".   You would enter the beginning
  2327.           letters you were sure of ("Sm", in this case).   The system would
  2328.           then  find  the  first  record  where the first two characters of
  2329.           Own_name was  "Sm".    By  taking  a  "Quit/Next"  Option  on the
  2330.           Update/Release Command  Line (See  Figure 4-7),  you would "page"
  2331.           through these until you found the one you wanted.  Simple, huh?
  2332.  
  2333.           9.5  Delete Blank Records.
  2334.  
  2335.                One  thing  that  will  probably  happen  when  you're  just
  2336.           beginning  to  get  used  to  entering data is some blank records
  2337.           getting saved.  In order to get rid  of them,  run this function.
  2338.           When  the  application  was  originally  generated,  the  creator
  2339.           specifies which fields are to be  blank in  order for  the system
  2340.           to mark them for delete.
  2341.  
  2342.                Once this  function is  run, the  user still has to pack the
  2343.           database to actually remove the data from the file.
  2344.  
  2345.           9.6  Packing Your Database.
  2346.  
  2347.                As we've  mentioned on  more than  one occasion, information
  2348.           is not  really so  easily deleted.  All that happens when someone
  2349.           marks a record for delete, it just sits  there marked.   It isn't
  2350.           until  someone  runs  this  option  that  all  records marked for
  2351.           deletion are actually deleted.  When you run this, make sure that
  2352.           you've deleted only those records you want deleted.
  2353.  
  2354.  
  2355.  
  2356.  
  2357.  
  2358.  
  2359.  
  2360.  
  2361.  
  2362.  
  2363.  
  2364.  
  2365.  
  2366.  
  2367.  
  2368.  
  2369.  
  2370.  
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375.  
  2376.  
  2377.  
  2378.                                                                          32
  2379.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  2380.  
  2381.  
  2382.  
  2383.  
  2384.  
  2385.  
  2386.           Section 10.0   Help.
  2387.  
  2388.                There are three types  of help  that are  readily available.
  2389.           One is  this document.   It  probably has most of the answers you
  2390.           seek.  But there are also  two  type  of  on-line  help available
  2391.           straight  from  the  computer.    One  is related to getting more
  2392.           information about the database itself, while the other  is to get
  2393.           help and information concerning the current command line that the
  2394.           user is contemplating.  Both have distinct uses, and both come in
  2395.           handy (famous last words).
  2396.  
  2397.           10.1 Database Help.
  2398.  
  2399.                Option #7 on the Main Menu (see Figure  3-1) is  Help.  When
  2400.           you  choose  this,  you  will  see  (similar  to  Word Processing
  2401.           Conversion) a  list of  all database  fields on  your screen (See
  2402.           Figure 10-1).
  2403.  
  2404.           _____________________________________________________________
  2405.           |                                                           |
  2406.           |     Help Selection Screen For Test Database               |
  2407.           |     1>E_DATE                                2>ST_NUM      |
  2408.           |     3>ST_NAME                               4>PARCEL      |
  2409.           |     5>CEN_TRACT                             6>CEN_BLOCK   |
  2410.           |     7>SCHOOL_D                              8>UNITS       |
  2411.           |     9>PROP_TYPE                             10>OWN_NAME   |
  2412.           |     11>O_ADDR1                              12>O_ADDR2    |
  2413.           |                                                           |
  2414.           |                                                           |
  2415.           |                                                           |
  2416.           |          Which one do you want help on (H/Help Q/Quit)    |
  2417.           |___________________________________________________________|
  2418.                Figure 10-1    Help Menu
  2419.  
  2420.                To  get  information  on  any  one  field,  simply enter the
  2421.           number.  When a valid number is entered (in this  case 1-12), the
  2422.           system will  then display  information such  as that displayed in
  2423.           Figure 10-2.
  2424.  
  2425.           _____________________________________________________________
  2426.           |                                                           |
  2427.           |                                                           |
  2428.           |    Field = ST_NUM       Type = C                          |
  2429.           |                                   Length :   8            |
  2430.           |  Desc 1:Street Number of the Property                     |
  2431.           |  Desc 2:                                                  |
  2432.           |    Hit any key to continue...                             |
  2433.           |___________________________________________________________|
  2434.                Figure 10-2    Sample Database Help Screen
  2435.  
  2436.                As you can  see,  there  is  a  fair  amount  of information
  2437.           contained there.   First  of all, there is the field name itself,
  2438.  
  2439.                                                                          33
  2440.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  2441.  
  2442.  
  2443.  
  2444.  
  2445.  
  2446.  
  2447.           followed by the type of field it is (C, N, L, D; See Figure 4-6),
  2448.           the length and up to two lines of descriptive text.
  2449.  
  2450.           10.2 Command Line Help.
  2451.  
  2452.                On many  screens, you  see the  command requesting your next
  2453.           input.  Usually there is also a statement on how  to acquire Help
  2454.           from this  point.   This is  a different  type of  help than that
  2455.           described in Section 10.1.  This  type  of  help  is  designed to
  2456.           inform you  of what the various capabilities and expectations are
  2457.           at this point in  the system.   For  example, the  main menu (See
  2458.           Figure 3.1) gives you a list of 8 options, plus Q for leaving the
  2459.           system, and <Shift>-# for Help.   In  other  Cases,  such  as the
  2460.           Logical Order  Menu (see Figure 4-2), the system gives 1-5, Q and
  2461.           H as options.  In both  cases help  is available.   In  the first
  2462.           case,  since  1-8  are  so  different,  a  special help screen is
  2463.           available for each option.  Since the Logical  Orders are similar
  2464.           in  context,  they  only  need  one  screen.  For example, if you
  2465.           wanted help on Option  #1 (Inquiry/Entry)  of the  Main Menu, you
  2466.           would hit  <Shift>-1 (which  corresponds to  an explanation point
  2467.           '!') to get help.  The  system would  then respond  with what you
  2468.           see in Figure 10-3.
  2469.  
  2470.           _____________________________________________________________
  2471.           |                                                           |
  2472.           |    This function allows you to see and                    |
  2473.           |    maintain information in the main file.                 |
  2474.           |    Hit any key...                                         |
  2475.           |___________________________________________________________|
  2476.                Figure 10-3    Sample Command Line Help Screen
  2477.  
  2478.                Just about  every command  line (with  the exception of when
  2479.           you are editing a record) has some form of help  available.  Take
  2480.           advantage of it.
  2481.  
  2482.                As mentioned  before, on certain monitor types these screens
  2483.           will not clear when you hit any key.
  2484.  
  2485.  
  2486.  
  2487.  
  2488.  
  2489.  
  2490.  
  2491.  
  2492.  
  2493.  
  2494.  
  2495.  
  2496.  
  2497.  
  2498.  
  2499.  
  2500.                                                                          34
  2501.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  2502.  
  2503.  
  2504.  
  2505.  
  2506.  
  2507.  
  2508.           Section 11.0   Selection Criteria Maintenance.
  2509.  
  2510.           11.1 What is a Selection Criteria?
  2511.  
  2512.                A selection criteria is a condition,  or set  of conditions,
  2513.           which  can  be  directly  applied  to  specific  fields  in  your
  2514.           database.  A selection criteria applied to a record can only have
  2515.           one of two possible outcomes:
  2516.  
  2517.                Yes, it satisfies the conditions.
  2518.                No, it does not satisfy the conditions.
  2519.  
  2520.                The Dbase equivalent of this is "SET FILTER TO <condition>"
  2521.  
  2522.                There is  no such  thing as  "maybe", "don't know", or "sort
  2523.           of" as far as a condition goes.  A Selection  Criteria (stated in
  2524.           English) can
  2525.           be as simple as:
  2526.  
  2527.                All records,
  2528.                (in which case all records satisfy the condition)
  2529.  
  2530.           Or:
  2531.  
  2532.                No records,
  2533.                (in which case no records satisfy the condition)
  2534.  
  2535.                Selection  Criterias   are  usually  applied  when  you  are
  2536.           interested in using
  2537.           information that fits a certain criteria.   Back  in Section 7.0,
  2538.           and 8.0 (WP Conversion and Search) we were talking about applying
  2539.           certain criteria  to the  database prior  to actually running the
  2540.           task.  Well, here is where we do it.   By developing  a Selection
  2541.           Criteria.   But we  have to  make sure that the syntax is proper.
  2542.           The way we state a selection  criteria must  be follow  the rules
  2543.           and conventions set up for Dbase III+.
  2544.  
  2545.           11.2 Simple Selection Criterias.
  2546.  
  2547.                A simple  selection criteria is a simple Yes or No condition
  2548.           that you can
  2549.           apply against a single  field in  a database.   If  you'll recall
  2550.           back in Section 7.0, WP Conversion, we were interested in sending
  2551.           a  letter  to  all  owners  of property whose property was in the
  2552.           "Wise" school district.  For  that  example,  we  would  make the
  2553.           selection criteria:
  2554.  
  2555.                School_D = "Wise"
  2556.  
  2557.                Relatively  Simple,  No?    The form of the simple selection
  2558.           criteria is:
  2559.  
  2560.  
  2561.                                                                          35
  2562.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  2563.  
  2564.  
  2565.  
  2566.  
  2567.  
  2568.  
  2569.                {Field Name}  {Operative}  {Value}
  2570.  
  2571.                Now, we've been through the  Field  Name  list  (Figure 4-1)
  2572.           enough times  to know  what that would be.  But what about Opera-
  2573.           tive?
  2574.  
  2575.                An operative  is the  symbol which  defines the relationship
  2576.           between the  sides of  the selection  criteria. (huh?)   In other
  2577.           words,  for  our  example,  we  wanted  the  Field_name  Equal to
  2578.           "Wise".  Equal to {=}
  2579.           is  our  Operative.    A  list  of  potential operative and their
  2580.           descriptions is found in Figure 11-1.
  2581.  
  2582.           _____________________________________________________________
  2583.           |                                                           |
  2584.           |Operative               Description                        |
  2585.           |                                                           |
  2586.           |    =    {L. Side}      Equal to       {Right Side}        |
  2587.           |    >    {L. Side}      Greater Than   {Right Side}        |
  2588.           |    >=   {L. Side}      Greater Than   {Right Side}        |
  2589.           |                        or Equal to                        |
  2590.           |                                                           |
  2591.           |    <    {L. Side}      Less Than      {Right Side}        |
  2592.           |    <=   {L. Side}      Less Than      {Right Side}        |
  2593.           |                        or Equal to                        |
  2594.           |    <>   {L. Side}      Not Equal to   {Right Side}        |
  2595.           |                                                           |
  2596.           |___________________________________________________________|
  2597.                Figure 11-1    A List of Selection Criteria Operatives
  2598.  
  2599.                The Value on the right side should be a legitimate  value of
  2600.           the field  name on  the left  of the operative.  If not, an error
  2601.           will occur.  Figure 4-6 shows  the various  legal ways  of repre-
  2602.           senting data.  Since we know that School_d is a character type of
  2603.           Field, we know then that the value must be enclosed  by quotation
  2604.           marks (").  In other words, as we've stated above:
  2605.  
  2606.                School_D = "Wise"
  2607.  
  2608.           is a legitimate selection criteria, whereas
  2609.  
  2610.                School_D = Wise
  2611.  
  2612.           is not (note the missing quotes).
  2613.  
  2614.                Figure  11-2  shows  a  list of good selection criterias for
  2615.           each data type, relating  back to  our old  test database (Figure
  2616.           4-1).  For your application, simply replace the field name on the
  2617.           left with your field name, and the value  on the  right with your
  2618.           value.
  2619.  
  2620.  
  2621.  
  2622.                                                                          36
  2623.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  2624.  
  2625.  
  2626.  
  2627.  
  2628.  
  2629.  
  2630.           _____________________________________________________________
  2631.           |                                                           |
  2632.           |    Data Type:               Character                     |
  2633.           |    Own_Name       =         "Smith"                       |
  2634.           |    Cen_tract      >         "1701"                        |
  2635.           |    Prop_type      <>        "I"                           |
  2636.           |                                                           |
  2637.           |    Data Type:               Numeric                       |
  2638.           |    Units          =         5                             |
  2639.           |    Units          <         2                             |
  2640.           |                                                           |
  2641.           |    Data Type:               Date                          |
  2642.           |    E_date         >         CTOD("01/23/87")              |
  2643.           |    E_date         <>        CTOD("12/32/87")              |
  2644.           |                                                           |
  2645.           |    Data Type:               Logical                       |
  2646.           |    Del_flg        =         .T.                           |
  2647.           |    Del_flg        =         .F.                           |
  2648.           |___________________________________________________________|
  2649.                Figure 11-2    Some Simple Selection Criterias
  2650.  
  2651.                You'll notice  (if you  bothered to  look) that there is one
  2652.           queer one in the group: Dates.  Dates  isn't a  simple conversion
  2653.           like numerics,  logicals or even characters.  That's because date
  2654.           information is stored in a special way called Date Format, and in
  2655.           order to compare a date field to a value you have to convert your
  2656.           value to that format.  To do this you simply enter the  date as a
  2657.           string (such  as "01/23/87"  in the  first date sample above, and
  2658.           perform the "Character To Date Conversion" to it, by this:
  2659.  
  2660.                CTOD(<string>)
  2661.  
  2662.                You only have to do this here, for selection criterias.  The
  2663.           system does
  2664.           it everywhere else (ie, data entry Search WP Conversion, Reports,
  2665.           etc.).
  2666.  
  2667.           11.3 Complex Selection Criterias.
  2668.  
  2669.                Complex  selection   criterias  occur   when  you  want  the
  2670.           selection criteria to  be  more  than  one  relationship possibly
  2671.           between more than one field.  If for example, in our never-ending
  2672.           example of  School District  being Wise,  we also  didn't want to
  2673.           send anything  to commercial  properties (let's assume that means
  2674.           Prop_type <> "C")?  If we  wanted to  do that,  we would  have to
  2675.           look at two fields, School_D,
  2676.           and Prop_type.   So  we'd have  two selection criterias, and they
  2677.           would both have to be true:
  2678.  
  2679.                     {Selection Criteria #1}  AND  {Selection Criteria #2}
  2680.                                  *******
  2681.                                  *(or,)*
  2682.  
  2683.                                                                          37
  2684.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  2685.  
  2686.  
  2687.  
  2688.  
  2689.  
  2690.  
  2691.                                  *******
  2692.                School_D = "Wise"   AND  Prop_type <> "C"
  2693.  
  2694.           The basic structure of a complex selection criteria is:
  2695.  
  2696.                {Selection Criteria #1}  {Linking Conditional}    {Selection
  2697.           Criteria #2}
  2698.  
  2699.                The linking Conditional is used to say "#1 AND #2 have to be
  2700.           true", or "#1 OR #2 have to be true", etc.  You could actually go
  2701.           on and on with this, linking as many  selection criterias  as you
  2702.           like:
  2703.  
  2704.           {Flt #1}{LC#1}{Flt #2}{LC#2}{Flt #3}{LC#3}{Flt #4}...etc.
  2705.  
  2706.                Figure 11-3  shows the  legal Linking Conditionals and their
  2707.           definitions.  It also shows what is known as a Truth Table.  
  2708.                Basically, a Truth Table gives you on the vertical (or left)
  2709.           side the  conditions (#'s 1 and 2).  On the horizontal (top) side
  2710.           it gives you the two possible outcomes ([T]rue and [F]alse).  By 
  2711.           cross-referencing them, the result is the  complex combination of
  2712.           them.  The right-most column (R) shows the result of the combina-
  2713.           tion.
  2714.  
  2715.  
  2716.  
  2717.  
  2718.  
  2719.  
  2720.  
  2721.  
  2722.  
  2723.  
  2724.  
  2725.  
  2726.  
  2727.  
  2728.  
  2729.  
  2730.  
  2731.  
  2732.  
  2733.  
  2734.  
  2735.  
  2736.  
  2737.  
  2738.  
  2739.  
  2740.  
  2741.  
  2742.  
  2743.  
  2744.                                                                          38
  2745.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  2746.  
  2747.  
  2748.  
  2749.  
  2750.  
  2751.  
  2752.           _____________________________________________________________
  2753.           |                                                           |
  2754.           |    AND                                                    |
  2755.           |    _____|___T_____|____F____|____R____|                   |
  2756.           |    |    |         |         |         |                   |
  2757.           |    |#1  |    T    |    T    |    T    |                   |
  2758.           |    -------------------------|---------|                   |
  2759.           |    |#2  |    T    |    F    |    F    |                   |
  2760.           |    |____|_________|_________|_________|                   |
  2761.           |    |    |         |         |         |                   |
  2762.           |    |#1  |    F    |    T    |    F    |                   |
  2763.           |    -------------------------|---------|                   |
  2764.           |    |#2  |    F    |    F    |    F    |                   |
  2765.           |    |____|_________|_________|_________|                   |
  2766.           |                                                           |
  2767.           |    OR                                                     |
  2768.           |    _____|___T_____|____F____|____R____|                   |
  2769.           |    |    |         |         |         |                   |
  2770.           |    |#1  |    T    |    T    |    T    |                   |
  2771.           |    -------------------------|---------|                   |
  2772.           |    |#2  |    T    |    F    |    T    |                   |
  2773.           |    |____|_________|_________|_________|                   |
  2774.           |    |    |         |         |         |                   |
  2775.           |    |#1  |    F    |    T    |    T    |                   |
  2776.           |    -------------------------|---------|                   |
  2777.           |    |#2  |    F    |    F    |    F    |                   |
  2778.           |    |____|_________|_________|_________|                   |
  2779.           |                                                           |
  2780.           |                                                           |
  2781.           |                                                           |
  2782.           |    NOT                                                    |
  2783.           |    _____|___T_____|____F____|____R____|                   |
  2784.           |    |    |         |         |         |                   |
  2785.           |    |#1  |    T    |    T    |    F    |                   |
  2786.           |    -------------------------|---------|                   |
  2787.           |    |#2  |    T    |    F    |    T    |                   |
  2788.           |    |____|_________|_________|_________|                   |
  2789.           |    |    |         |         |         |                   |
  2790.           |    |#1  |    F    |    T    |    F    |                   |
  2791.           |    -------------------------|---------|                   |
  2792.           |    |#2  |    F    |    F    |    F    |                   |
  2793.           |    |____|_________|_________|_________|                   |
  2794.           |                                                           |
  2795.           |___________________________________________________________|
  2796.                Figure 11-3    A List of Linking Conditionals
  2797.  
  2798.           11.4 Maintaining a Selection Criteria Library.
  2799.  
  2800.                As you can see, selection criterias can become as complex as
  2801.           the questions  they represent.  And we can't expect every user to
  2802.           become an expert in the use of them.  In order to still allow the
  2803.           user flexibility, the system allows use of a library of selection
  2804.  
  2805.                                                                          39
  2806.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  2807.  
  2808.  
  2809.  
  2810.  
  2811.  
  2812.  
  2813.           criterias, which users can add and change at  will.   By choosing
  2814.           Option #8  from the  Main Menu (see Figure 3-1), you can maintain
  2815.           the selection criterias that are kept on file.  Figure 11-4 shows
  2816.           the Selection Criteria Maintenance Menu.
  2817.  
  2818.                The Selection  Criteria Library  is set up to allow users to
  2819.           access selection criterias by a number, which corresponds  to the
  2820.           record #  that the selection criteria is located in the selection
  2821.           criteria database file.
  2822.  
  2823.           _____________________________________________________________
  2824.           |                                                           |
  2825.           |    This is the Selection Criteria Maintenance Module      |
  2826.           |         Do you want to:                                   |
  2827.           |                                                           |
  2828.           |   1> Display all Selection Criterias                      |
  2829.           |   2> Modify a Specific Selection Criteria                 |
  2830.           |   3> Add a New Selection Criteria                         |
  2831.           |   4> Test+Produce a Selection Criteria Report(on printer  |
  2832.           |                                                           |
  2833.           |  Which one do you want (<Shift>-#/Help,Q/Quit)?           |
  2834.           |___________________________________________________________|
  2835.                Figure 11-4    Selection Criteria Maintenance Menu
  2836.  
  2837.                In regards to the  four  options  listed,  they  perform the
  2838.           following functions:
  2839.  
  2840.                1>   Display all Selection Criterias.  This option will list
  2841.           onto the screen all of the Selection Criterias currently on file,
  2842.           in the order that they were entered.
  2843.  
  2844.                2>   Modify  a  Specific  Selection  Criteria.   This option
  2845.           allows a user to
  2846.           go and change (permanently) a particular selection criteria.
  2847.  
  2848.                3>   Add a New Selection Criteria.    This  option  allows a
  2849.           user to  add a selection criteria not previously available on the
  2850.           system.
  2851.  
  2852.                4>   Test +  Produce  a  Selection  Criteria  Report.   This
  2853.           option will  go through all selection criterias and test them for
  2854.           accuracy and proper syntax.  
  2855.                It will also produce a  report  describing  all  correct and
  2856.           incorrect selection criterias.
  2857.  
  2858.                Notice that  the selection criteria numbers are contained on
  2859.           the report, and you may want to consider  distributing the report
  2860.           to users or to post the report near the unit, so as to allow them
  2861.           to look at the list when choosing their selection criterias.
  2862.  
  2863.           11.5 Choosing a Selection Criteria.
  2864.  
  2865.  
  2866.                                                                          40
  2867.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  2868.  
  2869.  
  2870.  
  2871.  
  2872.  
  2873.  
  2874.                There are 3 different ways of choosing a Selection Criteria.
  2875.           You can enter one manually, use the Library, or use the Selection
  2876.           Criteria Guide.  Figure 11-5 shows  the menu  from which  you can
  2877.           choose.
  2878.  
  2879.                                                              
  2880.                                                               
  2881.                   Enter a Manual Selection Criteria          
  2882.                   Access The Selection Criteria Library      
  2883.                   Use the Selection Criteria Guide           
  2884.                   Use Current Selection Criteria             
  2885.                          Help                                
  2886.                     Quit this program                        
  2887.                                                              
  2888.                Use the arrow keys to highlight your choice   
  2889.                   And hit <Enter>                            
  2890.                                                              
  2891.              Current Selection Criteria:                     
  2892.                                                              
  2893.                Figure 11-5    Choosing Selection Criteria Method
  2894.  
  2895.                Now you  should notice  that the method of selection here is
  2896.           different from other areas  in the  AGS.   Instead of  entering a
  2897.           number  or  letter,  you  use  the arrow keys on your keyboard to
  2898.           highlight your  selection,  and  press  <Enter>.    The selection
  2899.           criteria  area   is  the  only  area  currently  supporting  this
  2900.           capability.
  2901.  
  2902.                NOTE:  DO NOT hit any  key  prior  to  the  highlighted area
  2903.           showing on  your screen,  as it will have strange effects on your
  2904.           system later.
  2905.  
  2906.                Now, let's  look  at  each  of  the  methods  of  entering a
  2907.           Selection Criteria.
  2908.  
  2909.           11.51     Enter a Manual Selection Criteria.
  2910.  
  2911.                This is  technically the  easiest, but also for the user the
  2912.           most difficult.    By  selecting  this  option,  the  system will
  2913.           display a screen as shown in Figure 11-6.  This will allow you
  2914.  
  2915.           _____________________________________________________________
  2916.           |                                                           |
  2917.           |    Enter the selection criteria you're looking for        |
  2918.           |    (H/Help, Q/Quit, =,>, etc.)                            |
  2919.           |    ?                                                      |
  2920.           |    ?                                                      |
  2921.           |    Is this the Selection Criteria that you want           |
  2922.           |___________________________________________________________|
  2923.                Figure 11-6    Selection Criteria Entry Screen
  2924.  
  2925.           to enter  up to two lines of Selection Criteria information.  The
  2926.  
  2927.                                                                          41
  2928.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  2929.  
  2930.  
  2931.  
  2932.  
  2933.  
  2934.  
  2935.           syntax is identical to  what Dbase  III+ would  expect in  a line
  2936.           such as:
  2937.  
  2938.           DISPLAY FOR *****
  2939.  
  2940.           and you  would enter  what you would put instead of *****.  After
  2941.           you've entered your selection criteria, the  system will  test it
  2942.           for validity.   If  you want to leave this screen, enter simply a
  2943.           "Q" (no quotes).  A  blank  selection  criteria  will  assume all
  2944.           records.
  2945.  
  2946.           11.52     Access the Selection Criteria Library.
  2947.  
  2948.                Assuming that the Selection Criteria Library is properly set
  2949.           up, each selection criteria  will have  a number  associated with
  2950.           it(as  stated  above).    There  are  three areas where selection
  2951.           criterias come in handy.  They are:
  2952.  
  2953.                A>   Search.
  2954.                B>   Word Processing Conversion.
  2955.                C>   Inquiry/Maintenance (w/Browse Logical Order Option).
  2956.  
  2957.                Each of these  use  the  selection  criteria  is  a slightly
  2958.           different  way,  but  the  results  are the same.  Let's take our
  2959.           wondrous  example  of  the  school  district  open  house letter.
  2960.           Assuming  that  our  Selection  Criteria Library looked something
  2961.           like Figure 11-7, which selection criteria would we want?
  2962.           _____________________________________________________________
  2963.           |                                                           |
  2964.           |    #         Selection Criteria            Use            |
  2965.           |                                                           |
  2966.           |    1         Prop_type = "R"     for Residential          |
  2967.           |                                  Properties               |
  2968.           |    2         Units > 1           for multiple unit        |
  2969.           |                                  Housing                  |
  2970.           |    3         School_D = "Wise"   for the Wise School      |
  2971.           |                                  District                 |
  2972.           |    4         Del_flg = .F.       for non-deleted          |
  2973.           |                                  records                  |
  2974.           |___________________________________________________________|
  2975.                Figure 11-7    Sample Selection Criteria Library
  2976.  
  2977.                #3, of course.  The others have useful meanings as well, but
  2978.           it's #3 that suits our purposes  now.   When the  system asks for
  2979.           the selection criteria #, we would enter "3"
  2980.  
  2981.                In this  case, the  system will see that the first character
  2982.           is an exclamation point  (!).   The system  will expect  a number
  2983.           after  that,  and  will  use  that  number  to find the selection
  2984.           criteria.  The selection criteria will  then be  displayed on the
  2985.           screen, and the user will verify and move on.
  2986.  
  2987.  
  2988.                                                                          42
  2989.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  2990.  
  2991.  
  2992.  
  2993.  
  2994.  
  2995.  
  2996.                In  the  case  that  an  incorrect  selection  criteria,  or
  2997.           selection  criteria  number  is  entered  here,  the  system will
  2998.           display and  error message.  A selection criteria must be correct
  2999.           in order for the system to proceed to the next step.
  3000.  
  3001.           11.53     Use the Selection Criteria Guide.
  3002.  
  3003.                The  third  and  easiest  method  is  to  use  the Selection
  3004.           Criteria Guide.  This will run in five steps.  Each step you must
  3005.           again point at your target using the arrow  keys and  hit <Enter>
  3006.           to choose the answer you've highlighted.  These steps are:
  3007.  
  3008.                1>   Select the variable you want and hit <Enter>.
  3009.                     Ex:            "School_d"
  3010.                2>   Select the measurement (=,>,etc.) and hit <Enter>.
  3011.                     Ex:            "="
  3012.                3>   Select the variable you want to measure against.
  3013.                     Here you may also enter your own value.
  3014.                     Ex:            "Wise"
  3015.                4>   Select Linking another condition, Enter Y or N.
  3016.                5>   If you selected "Y", you will then be asked to link
  3017.                     the previous condition with the choices listed in
  3018.                     Figure 11-8:
  3019.  
  3020.                                                               
  3021.                Which of the following Boolean Conditions      
  3022.                Do you want to specify:                        
  3023.                                                               
  3024.                                                               
  3025.                     Condition #1 AND Condition #2             
  3026.                     Condition #1 OR Condition #2              
  3027.                     Condition #1 AND NOT Condition #2         
  3028.                     Forget it, I changed my Mind              
  3029.                                                               
  3030.                Figure 11-8    Boolean Conditions
  3031.  
  3032.  
  3033.           11.6 Selection Criteria Syntax.
  3034.  
  3035.                There is  of course  a particular  syntax that  is needed in
  3036.           order to successfully create a selection criteria.  We have shown
  3037.           how to specify a simple condition (Section 11.2, Simple Selection
  3038.           Criterias).  But  we  have  also  shown  how  to  link conditions
  3039.           together,  forming  complex  selection  criterias  (Section 11.3,
  3040.           Complex  Selection   Criterias).     The  syntax   of  a  linking
  3041.           conditional is actually very straightforward:
  3042.  
  3043.           {Selection Criteria #1}  .{LC}.    {Selection Criteria #2}
  3044.                                    ^    ^
  3045.                                    |   |
  3046.                                    -------------Notice the periods? (.)
  3047.  
  3048.  
  3049.                                                                          43
  3050.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  3051.  
  3052.  
  3053.  
  3054.  
  3055.  
  3056.  
  3057.                Simply put  a period  (.) on each side of the linking condi-
  3058.           tional.  Using or example  from  Section  11.3,  the  full syntax
  3059.           would be:
  3060.  
  3061.                School_D = "Wise" .AND. Prop_type <> "C"
  3062.  
  3063.                But if  we have  several selection criterias to link, and we
  3064.           need them  grouped, we  would then  use parenthesis  "(" to group
  3065.           them.   Let's say  we wanted both the "Wise" and the "Gai" school
  3066.           district to get the letter.
  3067.  
  3068.           (School_D = "Gai" .OR. School_D = "Wise") .AND. Prop_type <> "C"
  3069.           ^                                       ^
  3070.           |                                       |
  3071.           |    The system will first evaluate     |         ^
  3072.           |    the condition within the paren-    |         |
  3073.           |    thesis, and then evaluate the      |         |
  3074.           |    remaining selection criterias.     |         |
  3075.           ---------------------------------------------------
  3076.  
  3077.                Just think back to your old Algebra days and you'll  do just
  3078.           fine.
  3079.  
  3080.  
  3081.  
  3082.  
  3083.  
  3084.  
  3085.  
  3086.  
  3087.  
  3088.  
  3089.  
  3090.  
  3091.  
  3092.  
  3093.  
  3094.  
  3095.  
  3096.  
  3097.  
  3098.  
  3099.  
  3100.  
  3101.  
  3102.  
  3103.  
  3104.  
  3105.  
  3106.  
  3107.  
  3108.  
  3109.  
  3110.                                                                          44
  3111.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  3112.  
  3113.  
  3114.  
  3115.  
  3116.  
  3117.  
  3118.           Section 12.0   Verification Edit.
  3119.  
  3120.                When the  system is  initially Created,  certain fields were
  3121.           set up as verifiable.  That is to  say there  was a  limit placed
  3122.           onto them  as to  the acceptable  values allowed  for that field.
  3123.           This is where you would specify those limits.
  3124.  
  3125.                Three types of fields can be  verifiable; Numeric,  Date and
  3126.           Character.  Logicals cannot (why should they be?) be.
  3127.  
  3128.                When  you  initially  call  up Verification Edit, the system
  3129.           will list for you the  fields  currently  defined  as verifiable.
  3130.           You would  then choose  the field  you want  to work on from this
  3131.           list.
  3132.  
  3133.           12.1      Verifying Numerics.
  3134.  
  3135.                If the field is numeric, the  system will  request a "Lowest
  3136.           Legal Value" and a "Highest Legal Value".  Any field that is :
  3137.  
  3138.           "Lowest Legal Value" < Field Value < "Highest Legal Value"
  3139.           is ok.  Any other is not.
  3140.  
  3141.           12.2      Verifying Dates.
  3142.  
  3143.                If the  field is  a Date,  the system will request a "Oldest
  3144.           Legal Date" and a "Most Recent Legal Date".  Any field that is :
  3145.  
  3146.           "Oldest Legal Date" < Field Value < "Most Recent Legal Date"
  3147.           is ok.  Any other is not.
  3148.  
  3149.           12.3      Verifying Characters.
  3150.  
  3151.                If the field is a Character,  the  system  will  show  you a
  3152.           submenu (Figure  12-1), asking  if you  want to display all legal
  3153.           values, modify a  specific  one,  add  one  or  print  a hardcopy
  3154.           report.
  3155.  
  3156.                                                                       
  3157.                     Do you want to:                                   
  3158.                                                                       
  3159.                     1> Display all Legal Values                       
  3160.                     2> Modify a Specific Legal Value                  
  3161.                     3> Add a new Value                                
  3162.                     4> Produce a Verification Report (on printer)     
  3163.                     5>Change how Blanks are Accepted                  
  3164.                                                                       
  3165.                     Which one do you want (<Shift>-#/Help,Q/Quit)?    
  3166.                                                                       
  3167.                Figure 12-1    Verification Edit Menu
  3168.  
  3169.  
  3170.  
  3171.                                                                          45
  3172.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  3173.  
  3174.  
  3175.  
  3176.  
  3177.  
  3178.  
  3179.                When you run Verify, the system checks to see if the field's
  3180.           value is on this list.  If it's on the list, it's ok.   Any other
  3181.           is not.
  3182.  
  3183.                The Options perform as follows:
  3184.  
  3185.                1>   Will list  (on screen) the list of all Legal Values for
  3186.           that field.
  3187.  
  3188.                2>   Will ask for a value from  you.   If that  value exist,
  3189.           the system will allow you to modify or delete it from the list.
  3190.  
  3191.                3>   Will allow  you to  add a new value (NOTE:  System will
  3192.           NOT check for duplication.)
  3193.  
  3194.                4>   The system  will  produce  a  report,  optionally  to a
  3195.           printer.
  3196.  
  3197.                5>   Will allow you to change whether an empty (blank) field
  3198.           will show up as an error or not for that field.
  3199.  
  3200.                Note that Verification do a Caseless search. In other words,
  3201.           if you  have a  value of "ABC" in Verify, and a record has "abc",
  3202.           there would be no error.  However, the  values "abcd"  and " abc"
  3203.           would both be considered errors.
  3204.  
  3205.  
  3206.  
  3207.  
  3208.  
  3209.  
  3210.  
  3211.  
  3212.  
  3213.  
  3214.  
  3215.  
  3216.  
  3217.  
  3218.  
  3219.  
  3220.  
  3221.  
  3222.  
  3223.  
  3224.  
  3225.  
  3226.  
  3227.  
  3228.  
  3229.  
  3230.  
  3231.  
  3232.                                                                          46
  3233.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  3234.  
  3235.  
  3236.  
  3237.  
  3238.  
  3239.  
  3240.           Section 13.0   Registration Info.
  3241.  
  3242.                Of course, having a system that does 80% of what you want is
  3243.           nice.  Having it do more is better.  That's  what you  get with a
  3244.           fully-registered version!   Not  only do you get unlimited record
  3245.           capability  (well,  up  to  Dbase's  limits,   anyway),  you  get
  3246.           additional documentation which tells you how to use AGS to:
  3247.  
  3248.                >Link Databases (ie, customer database vs. order database)
  3249.                >Use print codes!
  3250.                >Import Data from other systems
  3251.                >Customizing your d/e
  3252.                >make verification during initial data entry
  3253.                etc, etc...
  3254.  
  3255.           So REGISTER!!
  3256.  
  3257.                The AGS  has already  been used  in several  places, and for
  3258.           many functions.  They include:
  3259.  
  3260.           Inventory                               Order Entry Management
  3261.           Personnel                               Housing Title Transfers
  3262.           Housing Financial Analysis              Mailing List Maintenance
  3263.           Travel Agent Customer Maintenance       Union skills tracking
  3264.           Computer Maintenance                    Simple A/R
  3265.           Remote Data Entry                       Account Tracking
  3266.                                     Get the idea?
  3267.  
  3268.                As you can hopefully see, there  really is  no limit  to the
  3269.           type of  application here.  The version you have here has a limit
  3270.           of 50 records for each database placed on it.  By registering you
  3271.           version, you  would be  given an  unlimited use version.  In some
  3272.           cases, however, there  are  some  changes  which  would  make the
  3273.           system run  even smoother.   But  in order to make those changes,
  3274.           you have to have a special registered system,  which is delivered
  3275.           with  full  Dbase  code  intact!   (Shareware distributed version
  3276.           contains executable only...)
  3277.  
  3278.                But how do I  register?   (I hear  you cry)   Simple.   Send
  3279.           money (to support the Shareware concept) to:
  3280.  
  3281.  
  3282.                RL Coppedge, CDP                   CIS #:    72117,165
  3283.                446 Richmond Pk E 402A             Genie:    R.COPPEDGE1
  3284.                Richmond Hts, Ohio        Cleve Free-Net:    AE069
  3285.                44143
  3286.  
  3287.           How much  should you  send?   I leave that up to a debate between
  3288.           you, your wallet and your conscience.  (C'mon, Conscience!!)
  3289.  
  3290.  
  3291.  
  3292.  
  3293.                                                                          47
  3294.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  3295.  
  3296.  
  3297.  
  3298.  
  3299.  
  3300.  
  3301.           A general suggestion:
  3302.  
  3303.                          single users:       Companies, Consultants, etc.
  3304.           Executable:         $50                      $100
  3305.           W/Code:             $100                     $250
  3306.  
  3307.                Code  version  also  includes  some  technical documentation
  3308.           explaining what it is you see.
  3309.  
  3310.           Several changes  have been  made since V2.0.  Obviously, the more
  3311.           support of this type, the more likely it is that I would continue
  3312.           to  improve  this  system  along the shareware school of thought.
  3313.           There are a lot of  improvement  currently  in  the  test version
  3314.           2.2...  (see the file AGS210.TXT)
  3315.  
  3316.           Later!!!                 Bob
  3317.  
  3318.  
  3319.  
  3320.  
  3321.  
  3322.  
  3323.  
  3324.  
  3325.  
  3326.  
  3327.  
  3328.  
  3329.  
  3330.  
  3331.  
  3332.  
  3333.  
  3334.  
  3335.  
  3336.  
  3337.  
  3338.  
  3339.  
  3340.  
  3341.  
  3342.  
  3343.  
  3344.  
  3345.  
  3346.  
  3347.  
  3348.  
  3349.  
  3350.  
  3351.  
  3352.  
  3353.  
  3354.                                                                          48
  3355.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  3356.  
  3357.  
  3358.  
  3359.  
  3360.  
  3361.  
  3362.           Section 14.0   Additional Notes and Capabilities.
  3363.  
  3364.                At this  point in time you have reviewed all system capabil-
  3365.           ities.  The system is  built  for  non-technical  people  to use;
  3366.           however, familiarity  with Dbase  III+ would  aid dramatically in
  3367.           really getting  your money's  worth.   This system  can be easily
  3368.           modified to fit and adapt to a particular users needs.
  3369.  
  3370.                There are a few other things worth commenting about.
  3371.  
  3372.           14.1 Security
  3373.  
  3374.                There ain't  no such beast.  Generally speaking, there is no
  3375.           easy way of making your data more secure  than the  area in which
  3376.           it is contained.  In other words, if your unit is going to be out
  3377.           in  the  open  with  no  one  watching  it,  so is your data.  My
  3378.           standard response to the  immortal  question  "How  secure  is my
  3379.           data?" is  that it's  equally secure  as the file cabinet next to
  3380.           it.
  3381.  
  3382.           14.2 Training
  3383.  
  3384.                If you don't train people,  either  they  will  not  use the
  3385.           system, or  they will  use it  improperly.   Even the friendliest
  3386.           system (I hate  the  term  "user-friendly")  needs  some  type of
  3387.           guidance in  how to  use it  from a procedural standpoint, if for
  3388.           no other reason.
  3389.  
  3390.                One  of  the  biggest  problems  with  implementing computer
  3391.           systems onto people with little or no computer experience is that
  3392.           there is  often little  or no regard paid to making sure that the
  3393.           transition  is  made.    Often  time  people  will  resist taking
  3394.           advantage  of  the  computer  unless they are encouraged by their
  3395.           supervisor.
  3396.  
  3397.           14.3 Justification
  3398.  
  3399.                Automating a manual  process  is  the  easiest  way  to com-
  3400.           puterize.   Unfortunately, it is also the least efficient and the
  3401.           most likely to fail.  When you are  computerizing a  process, you
  3402.           should begin  by reviewing  all steps  to that process, look into
  3403.           the possibilities of streamlining the operations  somehow so that
  3404.           there would be a more efficient method of processing the informa-
  3405.           tion.  Often that step alone  would save  more money  than simple
  3406.           computerization.
  3407.  
  3408.  
  3409.  
  3410.  
  3411.  
  3412.  
  3413.  
  3414.  
  3415.                                                                          49
  3416.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  3417.  
  3418.  
  3419.  
  3420.  
  3421.  
  3422.  
  3423.           Section 15.0   Suggested Ways of Learning More.
  3424.  
  3425.                If  you  have  successfully completed mastering this system,
  3426.           you should feel free to go  on,  and  master  Dbase  III+ itself.
  3427.           There  are  many  seminars,  books,  tutorials,  even  video tape
  3428.           classes created specifically for this product.   The  AGS in some
  3429.           ways  scratches  the  surface  of  the  truly  complex Dbase III+
  3430.           system.
  3431.  
  3432.                Take advantage of whatever products you have available, and 
  3433.           enjoy!
  3434.  
  3435.  
  3436.  
  3437.  
  3438.  
  3439.  
  3440.  
  3441.  
  3442.  
  3443.  
  3444.  
  3445.  
  3446.  
  3447.  
  3448.  
  3449.  
  3450.  
  3451.  
  3452.  
  3453.  
  3454.  
  3455.  
  3456.  
  3457.  
  3458.  
  3459.  
  3460.  
  3461.  
  3462.  
  3463.  
  3464.  
  3465.  
  3466.  
  3467.  
  3468.  
  3469.  
  3470.  
  3471.  
  3472.  
  3473.  
  3474.  
  3475.  
  3476.                                                                          50
  3477.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  3478.  
  3479.  
  3480.  
  3481.  
  3482.  
  3483.  
  3484.           Section 16.0   Thanks and Acknowledgements
  3485.  
  3486.                Of course, there are  several people  who made contributions
  3487.           to this package.  Amongst them are:
  3488.  
  3489.  
  3490.                Ashton-Tate, for making Dbase in the first place.  Without
  3491.                that package, this package is nothing with a capitol N.
  3492.                The Compuserve Ashton Tate SIG, for being easier than 
  3493.                looking it up.
  3494.                The Compuserve Micropro SIG
  3495.                Ed Zollars (making sense of WordStar and my ignorance)
  3496.                For their technical help (and speed)
  3497.                Robert A. Byers, Jeb Long, C. Wayne Ratliff, authors of
  3498.                     Dbase Programmer's Utilities for the MenuBar utility.
  3499.                Whoever wrote the original Dbwind file.
  3500.                Randy Ayers and Mark Webster for playing with this and not
  3501.                     making TOO many wisecracks when it went <poof!>
  3502.                My wife Helen for putting up with this nonsense.
  3503.  
  3504.                And  finally,  to  the  "Poor  Man's  Database  System", the
  3505.           predecessor to the AGS.  Too bad CP/M  never really  caught on in
  3506.           the end... (just kiddin')
  3507.  
  3508.  
  3509.  
  3510.  
  3511.  
  3512.  
  3513.  
  3514.  
  3515.  
  3516.  
  3517.  
  3518.  
  3519.  
  3520.  
  3521.  
  3522.  
  3523.  
  3524.  
  3525.  
  3526.  
  3527.  
  3528.  
  3529.  
  3530.  
  3531.  
  3532.  
  3533.  
  3534.  
  3535.  
  3536.  
  3537.                                                                          51
  3538.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  3539.  
  3540.  
  3541.  
  3542.  
  3543.  
  3544.  
  3545.  
  3546.  
  3547.  
  3548.  
  3549.  
  3550.           Appendix A:    System Flowchart
  3551.  
  3552.  
  3553.                This is  a technical  flowchart that points out the programs
  3554.           and their relationship to one another.  Although this is of minor
  3555.           interest and need to the  user,  someone  with  a  more technical
  3556.           interest may  find it  helpful.  This was produced through use of
  3557.           the package Dflow (from WallSoft Systems, Inc.), a  neat documen-
  3558.           tation generator package for Dbase III+.
  3559.  
  3560.  
  3561.  
  3562.  
  3563.  
  3564.  
  3565.  
  3566.  
  3567.  
  3568.  
  3569.  
  3570.  
  3571.  
  3572.  
  3573.  
  3574.  
  3575.  
  3576.  
  3577.  
  3578.  
  3579.  
  3580.  
  3581.  
  3582.  
  3583.  
  3584.  
  3585.  
  3586.  
  3587.  
  3588.  
  3589.  
  3590.  
  3591.  
  3592.  
  3593.  
  3594.  
  3595.  
  3596.  
  3597.  
  3598.                                                                          52
  3599.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  3600.  
  3601.  
  3602.  
  3603.  
  3604.  
  3605.  
  3606.  
  3607.  
  3608.  
  3609.           Appendix B:         Technical Documentation
  3610.  
  3611.                This area  describes the  program files that go into running
  3612.           the AGS.   This  is  available  in  the  registered  version with
  3613.           Source.
  3614.  
  3615.  
  3616.  
  3617.  
  3618.  
  3619.  
  3620.  
  3621.  
  3622.  
  3623.  
  3624.  
  3625.  
  3626.  
  3627.  
  3628.  
  3629.  
  3630.  
  3631.  
  3632.  
  3633.  
  3634.  
  3635.  
  3636.  
  3637.  
  3638.  
  3639.  
  3640.  
  3641.  
  3642.  
  3643.  
  3644.  
  3645.  
  3646.  
  3647.  
  3648.  
  3649.  
  3650.  
  3651.  
  3652.  
  3653.  
  3654.  
  3655.  
  3656.  
  3657.  
  3658.  
  3659.                                                                          53
  3660.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  3661.  
  3662.  
  3663.  
  3664.  
  3665.  
  3666.  
  3667.  
  3668.  
  3669.  
  3670.  
  3671.           Appendix C:         Create!
  3672.  
  3673.                This documentation  covers the  use of Creating a particular
  3674.           application.  For ARC-hieved files, this is AGSAPPC.TXT
  3675.  
  3676.  
  3677.  
  3678.  
  3679.  
  3680.  
  3681.  
  3682.  
  3683.  
  3684.  
  3685.  
  3686.  
  3687.  
  3688.  
  3689.  
  3690.  
  3691.  
  3692.  
  3693.  
  3694.  
  3695.  
  3696.  
  3697.  
  3698.  
  3699.  
  3700.  
  3701.  
  3702.  
  3703.  
  3704.  
  3705.  
  3706.  
  3707.  
  3708.  
  3709.  
  3710.  
  3711.  
  3712.  
  3713.  
  3714.  
  3715.  
  3716.  
  3717.  
  3718.  
  3719.  
  3720.                                                                          54
  3721.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  3722.  
  3723.  
  3724.  
  3725.  
  3726.  
  3727.  
  3728.  
  3729.  
  3730.  
  3731.           Appendix D:         Index
  3732.  
  3733.  
  3734.                Here's what is probably an incomplete index.   (you get this
  3735.           with source).   This  also includes  a memory variable map.  This
  3736.           could help explain certain "anomalies" (we  no longer  have bugs,
  3737.           folks; this is 1988!)
  3738.  
  3739.  
  3740.  
  3741.  
  3742.  
  3743.  
  3744.  
  3745.  
  3746.  
  3747.  
  3748.  
  3749.  
  3750.  
  3751.  
  3752.  
  3753.  
  3754.  
  3755.  
  3756.  
  3757.  
  3758.  
  3759.  
  3760.  
  3761.  
  3762.  
  3763.  
  3764.  
  3765.  
  3766.  
  3767.  
  3768.  
  3769.  
  3770.  
  3771.  
  3772.  
  3773.  
  3774.  
  3775.  
  3776.  
  3777.  
  3778.  
  3779.  
  3780.  
  3781.                                                                          55
  3782.           Copyright 1988 - RL Coppedge, CDP All Rights Reserved.
  3783.  
  3784.