home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / tlc212.zip / UPDATING.TXT < prev    next >
Text File  |  1988-10-23  |  10KB  |  242 lines
  1.  
  2.         TO UPDATE RECORDS USED IN TLC PRIOR TO VERSION 2.1.1
  3.  
  4.         Using older records created with TLC will require modifications 
  5.         to the files.  The changes may be made with any program that 
  6.         will allow changes to dBASE III type files...FOXBASE and WAMPUM 
  7.         are just two that will work.  Instructions are for dBASE but 
  8.         the other commands are similar.  For safety, operate from a 
  9.         backup of your older record files, 
  10.         
  11.         STEP 1. 
  12.             Using DOS commands, make a backup of your TLC data 
  13.               files.  Use the backup for these modifications. 
  14.  
  15.         STEP 2. 
  16.             Place your file backup in drive B:. (NOTE: these 
  17.         instructions are for a diskette in the B: drive but apply also 
  18.         to larger files on other drives...a special subdirectory on your 
  19.         hard disk, drive C:, for example.)  Operating with dBASE, at the 
  20.         "." (DOT PROMPT) issue these commands: 
  21.  
  22.                SET DEFAULT TO B:     (or C: and SET PATH TO C:\SPECIAL) 
  23.                USE SCHEDULE          (and put you old files in C:\SPECIAL) 
  24.                MODIFY STRUCTURE 
  25.                Change the size of these fields:
  26.  
  27.                     Change NUMBER   from 4 to 5 Characters
  28.                     Change the five Numeric fields from 6 digits to 7
  29.                     ADD a field named BRAKES of type Date
  30.                     ADD a field named EXHAUST of type Date
  31.                Continue to the last field and at the prompt "Should data 
  32.                be COPIED", answer Y.  or press <ENTER> to confirm.
  33.         
  34.         STEP 3.
  35.             Type:
  36.  
  37.                USE DESCRIP
  38.                MODIFY STRUCTURE
  39.                Change the type and size of field:
  40.           
  41.                     Change FINAL  from Character to Numeric
  42.                             and   from 6 Digits to 7
  43.         
  44.                Continue to the last field and at the prompt "Should data 
  45.                be COPIED", answer Y.  or press <ENTER> to confirm.
  46.       
  47.         STEP 4.
  48.             Type:
  49.  
  50.                USE REPAIRS
  51.                MODIFY STRUCTURE
  52.                Change the type of field:
  53.           
  54.                     Change MILEAGE  from Character to Numeric
  55.         
  56.                Continue to the last field and at the prompt "Should data 
  57.                be COPIED", answer Y.  or press <ENTER> to confirm.
  58.  
  59.                                        PAGE 2.
  60.  
  61.         STEP 5.
  62.             After you have set up the new TLC system according to the 
  63.         TLC instructions, use the DOS COPY command to copy your newly 
  64.         modified old .DBF files into the new TLC record, thereby 
  65.         replacing the blank files with your newly modified existing TLC 
  66.         records.  Use the HOUSKEEPING menu selections to reindex your 
  67.         files with the new .NDX type indexes.
  68.         
  69.         TO FLEETFAX VEHICLE RECORD SYSTEM USERS
  70.  
  71.         FLEETFAX was withdrawn from the SHAREWARE in mid 1987 field and
  72.         is no longer supported.  TLC has many improvements and corrects
  73.         a few errors that were discovered in the older program. 
  74.  
  75.         Although the files used by the two programs are similar, they 
  76.         cannot be interchanged without modifications. If you have just a 
  77.         few vehicles entered in FLEETFAX it may be easiest for you to 
  78.         just start over and re-enter your data in TLC.  The many 
  79.         features of TLC will make it well worth the effort. 
  80.  
  81.         If you have a larger number of entries, your FLEETFAX data files 
  82.         can be converted to TLC by using any program that will allow 
  83.         modification of dBASE III files.  
  84.  
  85.         MODIFICATIONS TO FLEETFAX FILES TO USE WITH TLC
  86.  
  87.         Several changes in the file structure of TLC make FLEETFAX files 
  88.         not directly compatible.  The file names are more descriptive, a 
  89.         few field names are changed for clarity and some field sizes are 
  90.         changed for better data entry.  Changes to the data files can be 
  91.         made with any program that will allow modifications of dBASE III 
  92.         type database files.  These instructions are for dBASE III Plus 
  93.         but will guide you with other programs. 
  94.  
  95.         STEP 1.
  96.             Using DOS commands, make a backup of your FLEETFAX data 
  97.               files.  Use the backup for these modifications.
  98.  
  99.         STEP 2.
  100.             Using DOS commands, rename these files:
  101.               from:          to:
  102.                CARDESC.DBF    DESCRIP.DBF
  103.                CARFILE.DBF    REPAIRS.DBF
  104.                CARFUEL.DBF    FUELS.DBF
  105.                PREVENT.DBF    SCHEDULE.DBF
  106.                FILESPOT.DBF   is replaced in TLC with DRIVE.DBF
  107.         
  108.                                    Page 3.
  109.  
  110.         STEP 3.
  111.             Place your file backup in drive B:. (NOTE: these 
  112.         instructions are for a diskette in the B: drive but apply also 
  113.         to larger files on other drives...a special subdirectory on your 
  114.         hard disk, drive C:, for example.)  Operating with dBASE, at the
  115.         "." (DOT PROMPT) issue these commands:
  116.  
  117.                SET DEFAULT TO B:     (or C: and SET PATH TO C:\SPECIAL)
  118.                USE REPAIRS           (copy your FLEETFAX records to   )
  119.                MODIFY STRUCTURE      (C:\SPECIAL)
  120.                Place the highlight on the field MAINFILE and type CTRL U 
  121.                  to delete the field. 
  122.                Place the highlight on the field CO_HOURS and type CTRL U 
  123.                  to delete the field.
  124.                Press <ENTER> to confirm
  125.             Then type:   
  126.                MODIFY STRUCTURE
  127.                Change these field names:
  128.                  from:           to: 
  129.                  DISTRICT       DIVIS
  130.                  CO_NUMBER      NUMBER
  131.                  REP_CODE       CODE
  132.                  TOT_COST       TOTAL
  133.                  SHOP           WHO
  134.  
  135.                 Change the type of this field
  136.  
  137.                   MILEAGE from Character to Numeric
  138.  
  139.             Continue to the last field and at the prompt "Should data 
  140.                be COPIED", answer Y.  or press <ENTER> to confirm
  141.  
  142.         STEP 4.
  143.             USE DESCRIP
  144.             MODIFY STRUCTURE
  145.             Change the size of these fields:
  146.                            from:       to:
  147.                DESCRIPT     25         33
  148.                FR           10         12
  149.                RR           10         12
  150.                COLOR         6          8
  151.                EQPMT        50         59
  152.                LASTMILE      6          7
  153.  
  154.                Press <ENTER> to confirm
  155.         
  156.                                   Page 4.
  157.  
  158.             Then type:
  159.             MODIFY STRUCTURE
  160.             Change these field names:
  161.               from:           to: 
  162.                CO_NUMBER      NUMBER
  163.                LASTMILE       FINAL
  164.                DISTRICT       DIVIS
  165.                DESCRIPT       DESCRIP
  166.                TAG            LICENSE
  167.                NEW_DATE       NEW
  168.                AUTH_NUMB      PURCHASE
  169.                DRIVER         OPERATOR
  170.                FUEL_TYPE      FUEL
  171.  
  172.             Continue to the last field and at the prompt "Should data 
  173.                be COPIED", answer Y.  or press <ENTER> to confirm
  174.           
  175.         STEP 6.
  176.             USE FUELS
  177.             MODIFY STRUCTURE
  178.  
  179.               Change these field names:
  180.                  from:        to:
  181.                 CO_NUMBER    NUMBER
  182.                 FUEL_TYPE    FUELTYPE
  183.                 STATION      SUPPLIER
  184.  
  185.                Change the size of this field:
  186.  
  187.                  NUMBER from 4 to 5
  188.  
  189.             Continue to the last field and at the prompt "Should data 
  190.                be COPIED", answer Y.  or press <ENTER> to confirm
  191.         
  192.         STEP 7.
  193.             USE SCHEDULE
  194.             MODIFY STRUCTURE
  195.               Change these field names:
  196.                  from:        to:
  197.                 DISTRICT     DIVIS
  198.                 CO_NUMBER    NUMBER
  199.                 Change all mileage field sizes from 6 to 7
  200.             Continue to the last field and at the prompt "Should data 
  201.                 be COPIED", answer Y.  or press <ENTER> to confirm
  202.               Add a field BRAKES of type Date
  203.               Add a field EXHAUSE of type Date 
  204.             
  205.         STEP 8.
  206.             To quit dBASE, type:
  207.             USE
  208.             QUIT
  209.  
  210.         STEP 9.
  211.             To delete the backup files dBASE created, at the
  212.               DOS prompt, type
  213.                  ERASE B:*.BAK
  214.         
  215.                                    Page 6.
  216.  
  217.         STEP 10.
  218.             After you have set up the new TLC system according to the 
  219.         TLC instructions, use the DOS COPY command to copy your newly 
  220.         modified old FLEETFAX .DBF files into the new TLC record, thereby 
  221.         replacing the blank files with your newly modified existing 
  222.         FLEETFAX records.  Use the HOUSKEEPING menu selections to 
  223.         reindex your files with the new .NDX type indexes. 
  224.         
  225.         HAVE TROUBLE WITH THE MODIFICATIONS
  226.          
  227.         If your files do not work with TLC, go back to the original 
  228.         diskette and make another backup and try again.  Follow these 
  229.         instructions and the system will work properly.  Still have 
  230.         trouble? Contact your computer dealer or someone locally that 
  231.         knows dBASE. If you are unable to convert your files, as a 
  232.         service to registered users of TLC, we will do this conversion 
  233.         for $10. per diskette to cover shipping and handling costs. 
  234.  
  235.         J. H. Wilson
  236.         TLC SOFTWARE
  237.         Rt 2, Box 165-D
  238.         Ashville, Alabama 35953-9647
  239.  
  240.         (205) 594-5711
  241.  
  242.