home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / propman3.zip / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-03-18  |  59KB  |  1,193 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                                     PropMan
  6.  
  7.                    Residential Property Management Software
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                                 REFERENCE MANUAL
  18.  
  19.                                       for
  20.  
  21.                       Shareware Property Management System
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.                             PropMan REFERENCE MANUAL
  41.                             (C) Copyright 1986,1988
  42.                                       by
  43.                       G. Curtis Feger and Jeffrey G. Gobel
  44.  
  45.  
  46.                                 PropMan Software
  47.                             (C) Copyright 1986,1988
  48.                                       by
  49.                       G. Curtis Feger and Jeffrey G. Gobel
  50.                                  309 S. Ynez Ave.
  51.                            Monterey Park, CA 91754-3203
  52.                                   (818) 570-1071
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.                                   Copyright
  58.  
  59.                      PropMan  software  is  copyrighted.  This
  60.                 REFERENCE  MANUAL   is  copyrighted.   Illegal
  61.                 copying  of  either  is  a  violation  of both
  62.                 criminal and civil law.
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.                                   Shareware
  68.                                      and
  69.                                Copy Protection
  70.  
  71.                      The shareware copies  of PropMan software
  72.                 are  clearly  marked  as  shareware  in  their
  73.                 startup messages. Only copies so marked may be
  74.                 given to others. 
  75.  
  76.                      The  shareware  copies  of  the reference
  77.                 manual  are  clearly  marked  on  their  title
  78.                 pages.  Only copies so marked  may be given to
  79.                 others. 
  80.  
  81.                      PropMan software is not "copy protected".
  82.                 We  do not  copy protect  our software for the
  83.                 simple  reason  that  such  schemes  give only
  84.                 minor  protection against  illegal copying but
  85.                 cause major inconvience to legitimate users.
  86.  
  87.      The following is an excerpt from our bound reference manual. An *
  88.      denotes those sections or partial sections which are included here.
  89.  
  90.  
  91.                              Table of Contents 
  92.  
  93.  
  94.                SECTION                                Page 
  95.  
  96.              *   1   Read Me First  . . . . . . . . . 1 - 1 
  97.              *   2   Using PropMan. . . . . . . . . . 2 - 1 
  98.              *   3   General Information  . . . . . . 3 - 1 
  99.                  4   Menus and Screens  . . . . . . . 4 - 1
  100.                      Main Menu  . . . . . . . . . . . 4 - 2
  101.              *       Daily Operations . . . . . . . . 4 - 4
  102.                      Month End Operations . . . . . . 4 -22
  103.                      On Demand Operations . . . . . . 4 -31
  104.                      System Maintenence . . . . . . . 4 -36
  105.                      Reference Listings . . . . . . . 4 -55
  106.                      Archive Review . . . . . . . . . 4 -60
  107.                      New System Setup . . . . . . . . 4 -63
  108.                  5   Errors . . . . . . . . . . . . . 5 - 1 
  109.  
  110.  
  111.                 APPENDICIES 
  112.  
  113.                  A  Installing PropMan  . . . . . . . A - 1 
  114.                  B  Archiving and Backups . . . . . . B - 1 
  115.                  C  Menus and Screens . . . . . . . . C - 1
  116.                  D  Freeform Letters and Notices  . . D - 1 
  117.                  E  On Screen Calculator  . . . . . . E - 1 
  118.                  F  Error Messages  . . . . . . . . . F - 1 
  119.                  G  License Agreement . . . . . . . . G - 1
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.                Ver 2.0 
  125.                (C) 1988 G. Curtis Feger/Jeffrey G. Gobel
  126.  
  127.  
  128.  
  129.                                  READ ME FIRST 
  130.  
  131.  
  132.                 The PropMan residential property management software 
  133.            was  designed  specifically   for  property  owners   and 
  134.            managers.  It  provides  these  people with an accounting 
  135.            system to handle  financial transactions in  a consistent 
  136.            manner for  all properties  under their  control. Yet  it 
  137.            keeps  the  information  separate  for  each property for 
  138.            individual reporting and income and expense analysis. 
  139.  
  140.                 PropMan has  its reference  manual and  instructions 
  141.            built  in.   Anytime  PropMan  is  in  use,  one  or  two 
  142.            keystrokes will bring the reference manual to the screen.  
  143.            In an  afternoon you  can begin  using PropMan.
  144.  
  145.      THIS BOOK 
  146.  
  147.                 The section  "Using PropMan"  explains starting  and 
  148.            stopping  PropMan.    It  also   explains  the   built-in 
  149.            reference manual and how the Menus and Function Keys  are 
  150.            used to  control PropMan's  actions. It  will show  a new 
  151.            user how to begin operating the PropMan system. 
  152.  
  153.                 The   "General   Information"   section  covers  the 
  154.            accounting and record keeping done by PropMan. This  will 
  155.            introduce you to the terms and concepts involved and also 
  156.            explain the over-all organization of PropMan. 
  157.  
  158.                 "Menus and Screens"  is the detailed  description of 
  159.            each field on each display. 
  160.  
  161.                 The section  "Errors" describes  the types  of error 
  162.            indications used by PropMan. 
  163.  
  164.                 The APPENDICES contain information that some persons 
  165.            may   find   helpful.   Appendix  A - Installing  PropMan 
  166.            explains  how  to  install  the  system in your computer. 
  167.            Appendix B - Archiving  and Backups discusses  what these 
  168.            operations are, why  and how often  they should be  done. 
  169.            Appendix C - Menu and  Screen Displays contains copies of 
  170.            the   various   displays   used   by   PropMan.  Appendix 
  171.            D - Freeform Letters  and Notices  explains how  to write 
  172.            custom notices or mass mailings.  Appendix E - On  Screen 
  173.            Calculator   explains  the  operation  of  the  built  in 
  174.            calculator.    Appendix   F - Error   Messages    is   an 
  175.            alphabetical list  of the  error messages.  Appendix G -  
  176.            License Agreement  is a copy of the agreement under which 
  177.            you use PropMan.
  178.  
  179.  
  180.  
  181.                                 USING PropMan 
  182.  
  183.  
  184.                 This  section  is  an  introduction  to  the  actual 
  185.            operation of the PropMan system. Its purpose is to get  a 
  186.            new user started quickly. It  will show you how to  start 
  187.            and stop the system, how to ask PropMan for help and  how 
  188.            to read  the displays.  If possible  follow along  on the 
  189.            computer as you read this section. Figures referred to in 
  190.            this section are in appendix C. 
  191.  
  192.                 For more information  on the displays  or operations 
  193.            see  section  4.  Or,  if  you  are  running  the PropMan 
  194.            program, use  the Help  function, covered  below in  this 
  195.            section, to call up reference material on how to use  the 
  196.            system. 
  197.  
  198.                 PropMan uses Menus and Function Keys to control  its 
  199.            operation.  Menus  are  simply  lists  of  operations  or 
  200.            categories of operations that can be performed. The  user 
  201.            selects from the list. Function Keys are used to  request 
  202.            certain features and to call up various data displays. 
  203.  
  204.      STARTING PropMan 
  205.  
  206.                 The computer  must always  be set  with the  current 
  207.            date  and  time  when  running  PropMan.  If  these   are 
  208.            incorrect, PropMan can make serious miscalculations. 
  209.  
  210.                 From the main or root directory, type in the command 
  211.            PROPMAN  (note:  all  one  word)  and  press the Enter or 
  212.            Carriage Return  key. The  PropMan system  will load  and 
  213.            then display the Main Menu. 
  214.  
  215.      STOPPING PropMan 
  216.  
  217.                 PropMan uses  a single  key for  all exits  or ends.  
  218.            The Escape  key (Esc)  exits whatever  operation is being 
  219.            performed at the time. An Escape from a data entry screen 
  220.            redisplays the  menu that  the screen  was selected from. 
  221.            Escape during  a Help  display removes  that display.  An 
  222.            Escape from a menu causes a redisplay of the next  higher 
  223.            menu,  until,  at  the  Main  Menu, Escape will cause the 
  224.            PropMan system to stop running and return control to DOS. 
  225.  
  226.                 Escape is not a break  or a reset. It is  the normal 
  227.            exit for all operations. It  will NOT stop in the  middle 
  228.            of  interconnected  operations.
  229.  
  230.                 NEVER SHUT THE POWER  OFF WHILE PropMan IS  RUNNING. 
  231.            First, use  the Escape  to exit  completely from PropMan, 
  232.            then  shut  down  the  computer.  If  power is lost while 
  233.            PropMan is running, it may cause no problem; it may cause 
  234.            some minor data loss; or  it may cause serious errors  in 
  235.            the  recordkeeping.  There  is  no  way to tell until the 
  236.            system  is  restarted  and  the  data  examined in minute 
  237.            detail.   If  a  power  failure  occurs  while PropMan is 
  238.            running  the  wisest  action,  by  far, is to restore the 
  239.            system from the most recent backup and re-enter the  lost 
  240.            data.  This  is  an  important  reason for making regular 
  241.            system backups (see Appendix - B). 
  242.  
  243.  
  244.      HELP - F1 
  245.  
  246.                 Figure C-2 (Appendix C) shows the Help displays. The 
  247.            HELP function is a reference manual that is available  at 
  248.            all times.  For HELP  press the  F1, or  Function 1, key. 
  249.            Anywhere in  the system,  help may  be requested  and the 
  250.            reference   material   for   those   operations  will  be 
  251.            displayed. Even novices can use any of PropMan's features 
  252.            very easily  by selecting  the desired  features and then 
  253.            accessing these built in instructions. 
  254.  
  255.                 When F1 is  first pressed a  graphic display of  the 
  256.            function  keys  is  shown  on  the  screen.  (Only  F1 is 
  257.            discussed  here,  the   function  key  display   and  the 
  258.            remainder of the function keys are covered later in  this 
  259.            section under "FUNCTION KEYS"). The key display will vary 
  260.            but the key F1 is always labeled MORE. 
  261.  
  262.                 For  MORE  help  press  F1  a  second  time. The key 
  263.            display is removed  and a window  appears on the  screen. 
  264.            PropMan will begin to display detailed information  about 
  265.            the current cursor position. On menus, an explanation  is 
  266.            given of  what will  happen if  the action  at the cursor 
  267.            location is selected. On  data entry or display  screens, 
  268.            detailed  information  is  given  about  the  data at the 
  269.            cursor location.  HELP will  also explain  how this  data 
  270.            relates to other data on  the screen or to data  on other 
  271.            screens. 
  272.  
  273.                 Often there  is more  than a  single window-full  of 
  274.            information. In this  case, the word  "MORE" is shown  as 
  275.            the last word on the last line in the window. Press F1 to 
  276.            see  the  next  window-full  of  material.  This  can  be 
  277.            continued until  all windows  have been  seen, or  can be 
  278.            stopped. Use the Escape key to exit the Help operation at 
  279.            anytime.  
  280.  
  281.                 When an operation  is to be  performed, Help can  be 
  282.            requested  on  the  various  menus  to locate the correct 
  283.            section of PropMan. Help  can then be requested  from the 
  284.            data  screen  itself  to  lead  the  operator through the 
  285.            process. Anytime  there is  any question  about where you 
  286.            are, what is  needed or how  to do some  operation, first 
  287.            press F1. 
  288.  
  289.      SCREEN DISPLAYS 
  290.  
  291.                 Figure  C-1  (Appendix  C)  shows the general screen 
  292.            format. Always  shown at  the top  of the  screen are the 
  293.            system  owners  name,  the  current  processing  month or 
  294.            archive review month the  current date and time.  Most of 
  295.            PropMan's operations are  performed on a  single building 
  296.            at a time. During  these operations, the building  number 
  297.            and name also are in the heading. 
  298.  
  299.                 The middle portion of  the screen contains the  menu 
  300.            or data entry display  for whichever PropMan activity  is 
  301.            in progress. 
  302.  
  303.                 At the bottom of each screen are two message  lines. 
  304.            The last line is a  data entry prompt.  It specifies  the 
  305.            type of  input allowed  at the  current cursor  position.  
  306.            The line above these prompts is for error messages.  When 
  307.            an entry is  rejected PropMan will  tell you why.   Error 
  308.            messages are removed  when the next  key is pressed.  See 
  309.            section 5, Errors and Appendix F, Error Messages. 
  310.  
  311.  
  312.      MENUS 
  313.                 PropMan has small and relatively few menus. This  is 
  314.            because PropMan performs  so many actions  automatically, 
  315.            based  on  data  entered  by  the  user.  These automatic 
  316.            actions do not need  to be specifically requested  from a 
  317.            menu. 
  318.  
  319.                 Each of the selections  from the Main Menu  leads to 
  320.            another  menu.  The  selections  from  these second level 
  321.            menus lead to the screens used to enter data and  control 
  322.            operations.  
  323.  
  324.                 Notice that the data  entry prompt at the  bottom of 
  325.            the menu  screen tells  how to  select an  item from  the 
  326.            menu. Move the cursor by using the up and down arrows  or 
  327.            by keying  the first  letter of  the desired  item.  Then 
  328.            press the Enter or Carriage Return key.  The next menu or 
  329.            a data display will appear. 
  330.  
  331.                 For  more   information  about   any  of   the  menu 
  332.            selections, move the cursor to that selection and call up 
  333.            HELP by pressing the F1 key. 
  334.  
  335.  
  336.      DATA ENTRY SCREENS / CONTROL SCREENS 
  337.  
  338.                 After the desired action has been selected from  the 
  339.            menus, you can begin reviewing or entering data, or start 
  340.            the desired operation.  It is these  screens that do  the 
  341.            work of PropMan. Examples: 1) To work on payables, select 
  342.            "Daily  operations"  from  the  Main  menu  (C-3); select 
  343.            "Invoices" from  the Daily  menu (C-4).  The Invoice data 
  344.            entry screen (C-5) is displayed. You may now review,  add 
  345.            or change invoices. 2) to close out the accounts at month 
  346.            end, Select  "Month end  operations" from  the Main  menu 
  347.            (C-3); select  "Close out  accounts" from  the Month  end 
  348.            menu  (C-13).  The  Month  end  close  screen  (C-17)  is 
  349.            displayed.  You  may  now  initiate  the  month end close 
  350.            operation. 
  351.  
  352.      COLOR USAGE 
  353.  
  354.                  PropMan  does not  require a  color display  but is 
  355.            designed  to  take  full  advantage  of  color  if  it is 
  356.            available on your system.  For a complete description  of 
  357.            the  color  coding  scheme  and  color selection, see the 
  358.            System Parameters screen in section 4; or select  "System 
  359.            maintenance"   from   the   Main   menu,  select  "System 
  360.            parameters" from  the System  maintenance menu,  then ask 
  361.            for HELP (use  F1) on the  Colorset and Color  items. See 
  362.            figure C-38. 
  363.  
  364.                 Color coding is used to show different categories of 
  365.            information in different colors. The operator can tell at 
  366.            a glance what type of information is being displayed. For 
  367.            example, colorset number 3  uses the full range  of color 
  368.            coding available. The examples here refer to figure  C-5, 
  369.            an Invoice screen.  When  using this colorset the  screen 
  370.            and menu titles are in  bold colors to set them  off from 
  371.            the data. The  labels identifying the  data are in  white 
  372.            (ie. "Invoice  Number:", "Distribution  Amount") and  the 
  373.            data itself is in black (ie. "6", "500.00"). 
  374.  
  375.                 In  addition,  there  are  two  kinds  of data being 
  376.            displayed. Data that can  be directly entered or  changed 
  377.            from the current  screen is black  on a white  background 
  378.            (ie. invoice amount, distribution account number).  There 
  379.            is also data  that is calculated  by PropMan for  display 
  380.            only. This  is black  on a  green background  (ie. vendor 
  381.            name, on hold date). 
  382.  
  383.                 The cursor will  not move to  every position on  the 
  384.            screen. It moves only to those items that may be  entered 
  385.            or changed. Data for  display only is inaccessible.  This 
  386.            may be  historical data  or data  calculated by  PropMan. 
  387.            Data that is accessible at one time may not be accessible 
  388.            at another.  On  the Invoice screen  most of the  data on 
  389.            the screen can be  accessed anytime until the  invoice is 
  390.            paid. After payment no changes may be made at all. 
  391.  
  392.                 This distinction between accessible data and display 
  393.            only data  is one  use of  the color  coding.  When using 
  394.            colorset number  3 mentioned  above, positions  where the 
  395.            cursor will move are the black data on white  background. 
  396.            The remainder of the  data is black on  green background. 
  397.            As the status of the data changes between accessible  and 
  398.            inaccessible, the color coding will change also. 
  399.  
  400.      ENTERING AND CHANGING DATA 
  401.  
  402.                 The same data display screens are used to enter  new 
  403.            data and to change data previously entered. To enter  new 
  404.            data a  "NEW" or  blank screen  is called  up. To  change 
  405.            existing data, the data is  called to the screen and  the 
  406.            new values  entered. For  instructions go  to the desired 
  407.            screen and ask for HELP (use F1). 
  408.  
  409.                 Information  may  be  entered  in  any sequence. The 
  410.            enter (or Carriage Return), the forward and backward  tab 
  411.            and the up, down, left  and right arrow keys are  used to 
  412.            move  the  cursor  around  the  screen.  As  each item is 
  413.            entered it is edited. Any errors are rejected immediately 
  414.            by PropMan. If an entry impacts other data on the  screen 
  415.            that data will be changed as necessary to stay in step. 
  416.  
  417.                 The user may make as many changes as desired on  the 
  418.            screen. As  long as  the data  remains on  the screen  no 
  419.            permanent  changes  have   been  made.  Then,   when  the 
  420.            operation is terminated or  a new display is  called for, 
  421.            PropMan saves  the final  values. No  special command  is 
  422.            needed to save the data. If you enter or change data on a 
  423.            screen and  then leave  the screen,  PropMan assumes that 
  424.            the data is to be saved and acted upon. Up until the time 
  425.            this save  takes place  the user  may cancel  all of  the 
  426.            changes he has made and redisplay the original data  (see 
  427.            "Function Keys" below). 
  428.  
  429.                 As soon as data is saved by PropMan, it is reflected 
  430.            in  all  appropriate  areas  of  the  system.  No further 
  431.            operations or instructions  are required to  tell PropMan 
  432.            to  process  the  information.  As  an  example, when the 
  433.            receipt of a deposit  is entered on the  Tenant Financial 
  434.            screen, all of the following items will immediately  have 
  435.            new values to reflect this deposit: the tenant's  deposit 
  436.            balance, the building's  deposit balance, the  building's 
  437.            deposit income account, and the owners earnings. This  is 
  438.            done for both current month and year-to-date values. 
  439.  
  440.  
  441.      FUNCTION KEYS 
  442.  
  443.                 Function  keys  are  used  to  manipulate  data on a 
  444.            screen and to move  between screens that contain  related 
  445.            data. They  control actions  that immediately  operate on 
  446.            the screen or on data being displayed. The function  keys 
  447.            give flexibility and control over the detailed actions of 
  448.            PropMan. 
  449.  
  450.                 PropMan  recognizes   two  different   function  key 
  451.            layouts. The  IBM XT  style keyboard  has keys  marked F1 
  452.            through F10 on the left side of the keyboard. The IBM  AT 
  453.            style keyboard has keys marked F1 through F12 across  the 
  454.            very top of the keyboard. The keyboard style is specified 
  455.            on the System parameters screen. All of the functions are 
  456.            available on either keyboard. The uses of the  particular 
  457.            keys are  not the  same, however.  The descriptions below 
  458.            show  how  to  use  the  functions  from either keyboard. 
  459.            Figure C-2  shows the  Help display  of the  function key 
  460.            layout. 
  461.  
  462.                The functions and keys: 
  463.  
  464.            10 Key      12 Key 
  465.  
  466.              F1 - Help - F1     The  HELP  function  is  a reference 
  467.                                 manual  that  is  available  at  all 
  468.            times. When  F1 is  first pressed,  a graphic  display of 
  469.            these function keys is shown  on the screen.  Not all  of 
  470.            the keys are labeled every time they are shown. Only  the 
  471.            keys that are currently  active have labels. Keys  F1, F2 
  472.            and Esc are always active and always labeled. The  labels 
  473.            for keys  F3 through  F10, are  determined by  the cursor 
  474.            position. Only active  keys are shown  and the labels  on 
  475.            the  keys  match  the  screens  and fields being entered. 
  476.            Pressing  F1  a  second  time  calls  up  more   detailed 
  477.            information about the current activities (see "HELP - F1" 
  478.            above, in this section). When using Help remember to  use 
  479.            the  Esc  key  to  exit  from  the  Help  function before 
  480.            pressing another function key. 
  481.  
  482.            10 Key      12 Key 
  483.  
  484.              F2 - Calc - F2     Calls a three memory calculator onto 
  485.                                 the screen. This is available at all 
  486.                                 times and can  be moved to  any spot 
  487.                                 on the screen. See appendix E. 
  488.  
  489.            10 Key                12 Key 
  490.  
  491.              F4  - Clear "field"  -  F9 
  492.              F6 - Restore "field" - F10     In operation, "field" is 
  493.                                             replaced  by  the actual 
  494.            name of the field at the current cursor location. A field 
  495.            is any one  thing of interest.  The Building Number  is a 
  496.            field. The  Building Name  is a  field. Each  line in  an 
  497.            address is a field,  as are phone numbers,  tenant names, 
  498.            and so on. The Clear function sets the field to zeros  or 
  499.            blanks  as  appropriate.   The  Restore function sets the 
  500.            field back to its  most recently saved value.  These keys 
  501.            are active only when the cursor is on a data field. 
  502.  
  503.            10 Key                12 Key 
  504.  
  505.              F3  - Clear screen -  F5 
  506.              F5 - Restore screen - F6     A screen displays a  group 
  507.                                           of fields that pertain  to 
  508.            each other.  The Clear  function sets  all fields  on the 
  509.            screen to blank or zero. Remember the original values are 
  510.            not lost until new values  are stored when you leave  the 
  511.            screen. The Restore function discards all of the data  on 
  512.            the  screen  and  sets  all  fields  back  to  their most 
  513.            recently saved values. These keys are only active on data 
  514.            entry screens. 
  515.  
  516.            10 Key                        12 Key 
  517.  
  518.              F7 - "Previous type" screen - F3 
  519.              F9  -  "Next type" screen  -  F4     In       operation 
  520.                                                   "Previous    type" 
  521.            and "Next type" are replaced  by the actual names of  the 
  522.            screens.  Some groups of  related data are so  large that 
  523.            they will  not fit  in a  single display.  In these cases 
  524.            multiple screens are used. The screen type is the name of 
  525.            the format or layout of the screen. 
  526.  
  527.                 For example:  PropMan records  three screens  (three 
  528.            different screens-full) of information about each tenant, 
  529.            the Tenant Financial activity, Tenant Payment History and 
  530.            Tenant   Personal   information   screens   (see  figures 
  531.            C-6,7,8). When Tenant Activity is selected from the Daily 
  532.            menu, the Tenant Financial activity screen is  displayed. 
  533.            Using the Help function (press F1) displays the  function 
  534.            keys. The Previous Type key is labeled "Prsnl scrn";  the 
  535.            "previous  type"  of   screen  is  the   Tenant  Personal 
  536.            information screen. The Next Type key is labeled  "PmtHst 
  537.            scrn"; the "next  type" of screen  is the Tenant  Payment 
  538.            History screen. 
  539.  
  540.                 These keys  are only  active if  there are  multiple 
  541.            screen types. When there  are, the titles of  the screens 
  542.            include  a  note  such  as  "(Tenant  scrn  1 of 3)" as a 
  543.            reminder that the other screens are also available. 
  544.  
  545.  
  546.            10 Key                   12 Key 
  547.  
  548.              F8 - Previous "screen" - F7 
  549.              F10  - Next "screen"  -  F8     In  operation  "screen" 
  550.                                              is   replaced   by  the 
  551.            actual name of the screen. These functions do not  change 
  552.            the  screen  format.  They  allow  calling  the  next  or 
  553.            previous  group  of  information  with  the  same format. 
  554.            Whatever is named in the title of the screen is the group 
  555.            these functions  operate on.  Examples: 1) in  the Vendor 
  556.            List the next or previous vendor's data will be shown; 2) 
  557.            on a unit  screen, data about  the next or  previous unit 
  558.            will be shown. These keys are only active when such  data 
  559.            exists. 
  560.  
  561.              10 Key                        12 Key 
  562.  
  563.            F8(Shift) - Previous "field" - F9(Shift) 
  564.            F10(Shift)  - Next "field" -  F10(Shift)     In operation 
  565.                                                         "field"   is 
  566.            replaced by the actual name  of the field at the  current 
  567.            cursor location. When these functions are available,  the 
  568.            "field" name used  here will be  the same as  the "field" 
  569.            name  used  for  the  Clear  "field"  and Restore "field" 
  570.            functions. 
  571.  
  572.                 On some screens there  are fields whose values  have 
  573.            an inherent  sequence of  their own,  independent of  the 
  574.            other data on the  screen. The Next and  Previous "field" 
  575.            functions allow these fields to be stepped through  their 
  576.            values.  Examples  of   these  fields:  1)   the  Account 
  577.            Corrections are in order by correction number but on that 
  578.            screen Acct can be stepped through in sequence (... 1430, 
  579.            1440, 1450, ... )  for any correction (see  figure C-25); 
  580.            2) Invoices are in  order by invoice  number but on  that 
  581.            screen Vendor  can be  stepped through  in vendor  number 
  582.            sequence 1, 2, 3, ...  for any invoice (see figure  C-5); 
  583.            3) data for tenants is kept  in order by unit but  on the 
  584.            Tenant Financial screen the Tenant Name can be stepped to 
  585.            see previous tenants in the same unit (see figure C-6). 
  586.  
  587.                 These keys  are only  active if  the cursor  is on a 
  588.            field  that has  such stepping.  Whenever these functions 
  589.            are available the Input Message includes the note "(Prev/ 
  590.            Next)" to remind you. 
  591.  
  592.      For the 10 function key keyboard: 
  593.  
  594.            *   Always available: 
  595.  
  596.                Esc - Escape 
  597.                F1 - Help 
  598.                F2 - Calculator 
  599.  
  600.            *   Available during data entry: 
  601.  
  602.                F4 - Clear "field" 
  603.                F6 - Restore "field" 
  604.                F3 - Clear screen 
  605.                F5 - Restore screen 
  606.                F8 (shift) - Previous "field" (some fields) 
  607.               F10 (shift) - Next "field" (some fields) 
  608.  
  609.            *   Available when multiple displays exist: 
  610.  
  611.                F7 - "previous type" screen 
  612.                F9 - "next type" screen 
  613.                F8 - Previous "screen" 
  614.               F10 - Next "screen" 
  615.  
  616.      For the 12 function key keyboard: 
  617.  
  618.            *   Always available: 
  619.  
  620.                Esc - Escape 
  621.                F1 - Help 
  622.                F2 - Calculator 
  623.  
  624.            *   Available during data entry: 
  625.  
  626.                F9 - Clear "field" 
  627.               F10 - Restore "field" 
  628.                F5 - Clear screen 
  629.                F6 - Restore screen 
  630.                F9 (shift) - Previous "field" (some fields) 
  631.               F10 (shift) - Next "field" (some fields) 
  632.  
  633.            *   Available when multiple displays exist: 
  634.  
  635.                F3 - "previous type" screen 
  636.                F4 - "next type" screen 
  637.                F7 - Previous "screen" 
  638.                F8 - Next "screen" 
  639.  
  640.  
  641.  
  642.                               General Information 
  643.  
  644.  
  645.                 This  section  describes  the  record  keeping   and 
  646.            accounting done  by PropMan.  Its purpose  is to  explain 
  647.            PropMan  as  a  rental  management system without getting 
  648.            overly involved in the details of the computerization  or 
  649.            computer operation aspects. 
  650.  
  651.                 PropMan keeps information at several levels. Some is 
  652.            universal, used for all  buildings, tenants, etc. in  the 
  653.            system. Other information is building specific. And other 
  654.            information  is  recorded  on  a  per  unit or per tenant 
  655.            basis. 
  656.  
  657.  
  658.      UNIVERSAL DATA 
  659.  
  660.                 The PropMan  Registered   Property Management System 
  661.            is  designed for use by persons who own and manage a  few
  662.            properties.   Each  building  is  a  completely  separate 
  663.            accounting  or  financial  entity.  Buildings have unique 
  664.            numbers between 100 and 999. The system will handle up to
  665.            50 units. That may be one 50 unit building or 50 one unit
  666.            buildings or any combination inbetween.
  667.  
  668.                 In PropMan a vendor  is anyone to whom  invoices are 
  669.            charged. There  is a  single  vendor  file  used  by  all
  670.            buildings. The file can  have 9999  vendors.  You may use
  671.            different vendors for each building if desired, but  they
  672.            will  all  be  kept in one file.  PropMan  assigns vendor
  673.            numbers in sequence. 
  674.  
  675.                 PropMan has a common chart of accounts to define the 
  676.            names and  numbers of  the accounts.  Each building   has
  677.            separate  financial   information  but   uses  the   same
  678.            categories to organize  it.  
  679.  
  680.                 In the Chart of Accounts  accounts are numbered from
  681.            1200  to  2850  by  10's.  The  even hundreds are summary
  682.            accounts and their names cannot be changed. The remainder
  683.            are detail  accounts. Most  detail  account  names can be
  684.            changed at will. 
  685.  
  686.                 All  accounting  charges  are  made  to  the  detail 
  687.            accounts. Summary  accounts cannot  be charged  directly. 
  688.            Their value is  always the total  of all of  their detail 
  689.            accounts. 
  690.  
  691.                 PropMan operates by account number so charges to  an 
  692.            account (1580  or 1310  or etc.)  remain charges  to that 
  693.            account independent of any  name it might be  given. Each 
  694.            building has seperate accounting data. 
  695.  
  696.                 The  detail  accounts  with  fixed  names have fixed 
  697.            uses.  PropMan must have these accounts available to  use 
  698.            as part of its automatic operations. Most of the mortgage 
  699.            expense accounts, some of  the income accounts and  a few 
  700.            others are fixed.  
  701.  
  702.                 The  numbered  accounts  are  all  monthly  activity 
  703.            accounts. They have no  running balances. In addition  to 
  704.            these  are  15  balance  accounts.  There  are 5 mortgage 
  705.            principal,  5  deposit,  and  5 reserve balance accounts. 
  706.            These  balance  accounts  keep  running  balances for the 
  707.            income and  expense transactions  in their  corresponding 
  708.            activity accounts. For example; activity account 2010 1st 
  709.            Trust Deed Principal records how much was paid toward the 
  710.            principal in a given  month, and the balance  account 1st 
  711.            Trust Deed Balance is the amount still owed. 
  712.  
  713.  
  714.  
  715.      BUILDING INFORMATION 
  716.  
  717.                 The  building  is  the  major  entity  around  which 
  718.            PropMan is organized.  Each building's financial  records 
  719.            are serarate from all others. Buildings may use the  same 
  720.            vendors, but are not required to. 
  721.  
  722.                 When a building is  entered in the system,  the user 
  723.            assigns  a  number  in  the  range  100-999.  They may be 
  724.            assigned in  any order  desired but  must be  unique. For 
  725.            each  building  there  is  a  physical   description  and 
  726.            information on reserves, mortgagees and so on. There is a 
  727.            list of the units in  the building and a list  of tenants 
  728.            for  each  unit.  Each  building  has  its  own invoices, 
  729.            corrections and  its own  year-to-date and  month-to-date 
  730.            accounting data and archives. 
  731.  
  732.                 The building is  an accounting grouping.  If several 
  733.            physically distinct buildings are  to be grouped and  run 
  734.            as a whole, you may call them by a single building number 
  735.            and use the  unit IDs to  identify them. The  opposite is 
  736.            also  true.  If  accounts  are  to  be  kept separate for 
  737.            different portions of a single site, it may be entered as 
  738.            several buildings with each containing only a portion  of 
  739.            the units. 
  740.  
  741.                 Buildings  may  have  a  status  of  NEW,  ACTIVE or 
  742.            DELETED. A building is NEW  when it first entered in  the 
  743.            system. Background information  may be entered  about the 
  744.            building,  its  units   and  tenants  but   no  financial 
  745.            activities take place. An ACTIVE building is an operating 
  746.            building.  All  normal  rental  activities  take place. A 
  747.            DELETED building has no further activity. Its data may be 
  748.            examined and listed but no transactions are accepted. 
  749.  
  750.      UNIT INFORMATION 
  751.  
  752.                 The  unit  information  is  the  most  basic.  It is 
  753.            nothing more than  notes or record  keeping. There is  no 
  754.            financial   information   about   units,   only  physical 
  755.            descriptions and historical records. PropMan does nothing 
  756.            with this information except store and retrieve it. 
  757.  
  758.  
  759.  
  760.      TENANT INFORMATION 
  761.  
  762.                 Tenants may be PREVIOUS, CURRENT or NEW. A  PREVIOUS 
  763.            tenant is  one that  has moved  out of  a unit. A CURRENT 
  764.            tenant has moved in and  not yet moved out. A  NEW tenant 
  765.            has not yet moved in. The records for each tenant include 
  766.            personal information about  spouse, work, cars  and such; 
  767.            financial  information  about  monthly  rent,  due dates, 
  768.            deposits  and  so  on;  and  a  financial  history of the 
  769.            tenant's activity. 
  770.  
  771.                 For each unit  there is at  least one set  of tenant 
  772.            information. When  tenant information  is requested,  the 
  773.            current tenant is  recalled first. Any  previous tenants' 
  774.            or new tenant's data are then available. 
  775.  
  776.      ACCOUNTING ACTIVITIES 
  777.  
  778.                 PropMan  is  an  on-line  single  entry   accounting 
  779.            system. All transactions are posted as they are  entered. 
  780.            This means  that there  are no  posting or  trial balance 
  781.            operations to  perform. It  also means  that all  PropMan 
  782.            accounting reports are always  current. Up to the  second 
  783.            Month-to-date and  Year-to-date information  is available 
  784.            at any time. 
  785.  
  786.                 Invoices  and  tenant   refunds  are  reflected   in 
  787.            statements when entered  even if they  are not yet  paid. 
  788.            All of  these pending  invoices must be  marked paid each 
  789.            month.  PropMan will not close a month until the  month's 
  790.            business is complete. 
  791.  
  792.                 When the month's  business is closed  PropMan forces 
  793.            the money available and the money used to match. At month 
  794.            end any cash on hand is paid to the owner. Alternatively, 
  795.            if there is a shortage, money will be taken from reserves 
  796.            to  cover  it.  (You  have  to  replenish  the   reserves 
  797.            yourself.) In either case, for each building, each  month 
  798.            the money available always equals the money used.  
  799.  
  800.      ARCHIVES 
  801.  
  802.                 PropMan  archives  data  and  keeps it available for 
  803.            review and  listings. Monthly  data is  available for the 
  804.            last eleven months.  Year-end data is  kept indefinitely. 
  805.            This archiving is  done as part  of the normal  month end 
  806.            and year end closes.  No special action is  required from 
  807.            the user. See Appendix B concerning archives and backups. 
  808.  
  809.  
  810.      FILE PURGES 
  811.  
  812.                 Data   for   buildings   and   tenants   accumulates 
  813.            continuously. Outdated data should be purged occasionally 
  814.            to free  disk space  for reuse.  See the  warnings in the 
  815.            Help for these operations before using them. 
  816.  
  817.  
  818.  
  819.                                Menus and Screens 
  820.  
  821.  
  822.                 This section contains a detailed description of each 
  823.            menu selection and each  item on the data  displays. Most 
  824.            of this information can also  be found in the PropMan  F1 
  825.            Help. 
  826.  
  827.  
  828.      TENANT ACTIVITY 
  829.  
  830.                 Tenant activity  requires three  screens to  contain 
  831.            the data.  The Tenant  Financial screen  is shown  first. 
  832.            From  this  either  the  Payment  History  or  the Tenant 
  833.            Personal screens may be  requested by using the  function 
  834.            keys. 
  835.  
  836.                 In addition,  this data  is maintained  for previous 
  837.            tenants and tenants not yet moved in. This information is 
  838.            accessed  by  calling  up  the  appropriate Unit and then 
  839.            using function keys at the Tenant Name field. 
  840.  
  841.  
  842.      TENANT FINANCIAL SCREEN 
  843.  
  844.                 The Tenant  Financial screen  has the  most commonly 
  845.            used operations  and data.  Here rent  receipts and other 
  846.            financial transactions are entered, rents are changed and 
  847.            tenants moved in and out. See figure C-6. 
  848.  
  849.                 In  the  ongoing  operation  of  ACTIVE   buildings, 
  850.            virtually all  actions involving  tenants are  controlled 
  851.            from this screen. There are three categories of  tenants, 
  852.            NEW, CURRENT and PREVIOUS,  (see Status on this  screen). 
  853.            For  each  tenant  status,  slightly  different  data  is 
  854.            allowed and the cursor only moves to the allowable fields 
  855.            or actions. As data  is entered or changed,  accounts are 
  856.            kept up to date and future actions scheduled. 
  857.  
  858.                 When a building is NEW (see New Building Start  Up), 
  859.            Tenant  Financial  only  allows  entry  of  historical or 
  860.            background  data  about  tenants.  In  NEW  buildings all 
  861.            tenants show  a Status  of NEW.  No accounting activities 
  862.            (see  Activity  fields  on  this  screen) are allowed for 
  863.            these NEW buildings. Information such as original move in 
  864.            date, deposits  being held  etc. should  be entered. This 
  865.            information  is  used  as  the  starting  point  for  the 
  866.            building when  the building  status is  changed to ACTIVE 
  867.            (see Status on the building General changes screen). 
  868.  
  869.                 The fields on the Tenant Financial screen: 
  870.  
  871.            Building:   All  Tenant  Activities  require  a  building 
  872.                        number. It  may be  a NEW,  ACTIVE or DELETED 
  873.            Name:       building. The allowable actions vary for  NEW 
  874.                        or  ACTIVE  buildings.  In  DELETED buildings 
  875.            data may be  reviewed only. When  the Building number  is 
  876.            accepted, the Name is displayed. 
  877.  
  878.            Unit:   All tenant information is  called up by Unit  ID. 
  879.                    The Unit ID must  match one of the  IDs specified 
  880.                    when  the  building  was  first  started  in  the 
  881.            PropMan system. There are Next/Prev function keys to step 
  882.            through the Unit IDs. 
  883.  
  884.            Post full rent paid (Y/N)?   This question is shown  only 
  885.                                         for CURRENT tenants who have 
  886.                                         not  paid  any  rent  so far 
  887.            this month. A "N"o  answer removes the question.  A "Y"es 
  888.            answer removes the question but first enters a  financial 
  889.            activity  (see  Activity ...  fields  on  this   screen), 
  890.            showing the full scheduled rent paid on the current date. 
  891.  
  892.            Tenant:   Enter  or  change  the  name  of  the   tenant. 
  893.                      Changing the name  does not change  the tenant. 
  894.                      A  tenant  name  changed  here  is  changed  to 
  895.            correct  spelling  or  some  such.  All of the other data 
  896.            stays the  same. There  is just  a new  name for the same 
  897.            person. See Status, Date In and Date Out on this screen. 
  898.                 On  this  field  function  keys  are used to call up 
  899.            information  about  other  tenants  who have occupied the 
  900.            unit (PREVIOUS  tenants), and  tenants who  have not  yet 
  901.            moved into the  unit (NEW tenants).  When tenant data  is 
  902.            displayed the tenant name and all other data are for  the 
  903.            CURRENT or  most recent  tenant in  the unit.   There are 
  904.            function keys labeled Next and Previous Tenant name.  The 
  905.            Prev Tenant Name calls up data about the previous  tenant 
  906.            in the unit. The Prev Tenant Name function will step back 
  907.            one tenant at  a time through  any previous tenants.  The 
  908.            Next Tenant Name function  steps forward one tenant  at a 
  909.            time. Stepping as far forward as possible calls up a  NEW 
  910.            tenant. This is data about a tenant who has not yet moved 
  911.            in.  
  912.  
  913.            Status:   This field is  maintained by PropMan  according 
  914.                      to the Date In  and Date Out fields  entered by 
  915.                      the  user.  There  are  three  statuses.  A NEW 
  916.            tenant has not yet moved into a unit. For each unit there 
  917.            may be  only one  NEW tenant.  The CURRENT  tenant is the 
  918.            occupant of  the unit.  For each  unit there  may be  one 
  919.            CURRENT  tenant.  When  a  CURRENT  tenant moves out they 
  920.            become a PREVIOUS tenant.   The data on PREVIOUS  tenants 
  921.            accumulates indefinitely until Purge Files is performed. 
  922.  
  923.            Activity   Not used  by PropMan.   PropMan maintains  and 
  924.            Date:      displays it for the user.  It defaults to  the 
  925.                       current date. Activities, independent of their 
  926.                       date, are always accepted as business for  the 
  927.            current Processing Month. See NOTE after Activity Type on 
  928.            this screen. 
  929.  
  930.            Activity   Enter  the  money  involved.  The  accounts in 
  931.            Amount:    PropMan for this building will be affected  by 
  932.                       this amount. See  NOTE after Activity  Type on 
  933.                       this screen. 
  934.  
  935.            Activity   There are  only a  few reasons  a tenant might 
  936.            Type:      have a financial activity; rent paid,  deposit 
  937.                       paid,  deposit  refunded;  and  so on. PropMan 
  938.                       contains a list of these activities. There are 
  939.            function keys  for Next  and Previous  Activity Type,  to 
  940.            step through the list.  
  941.                 Use the function keys to step through the activities 
  942.            to find the  one that applies.  They are listed  with the 
  943.            more common first and the seldom used last. 
  944.  
  945.                 The activities are: 
  946.  
  947.            1)Rent Paymnt - Money was received for rent; cash, check, 
  948.            money order  are all  entered the  same. This  is account 
  949.            2510. 
  950.  
  951.            2)Other Pymnt - Money  was received for Other  Due; cash, 
  952.            check,  money  order  are  all  entered the same. This is 
  953.            account 2550. 
  954.  
  955.            3-7)"deposit" Pymnt - Money was received to be held in  a 
  956.            deposit account; cash, check, money order are all entered 
  957.            the same. These are accounts 2610 through 2650. 
  958.  
  959.            8-12)"deposit" Refnd - Money will be taken from a deposit 
  960.            account and  a refund  check written.  These are accounts 
  961.            1910 through 1950. 
  962.  
  963.            13)Other Assmt - The  tenant has been charged  for damage 
  964.            or a fee. The money will be added to Other Due. 
  965.  
  966.            14)Rent NSF - A check  accepted for Rent Paymnt has  been 
  967.            returned, uncashed. It is backed out of account 2510. 
  968.  
  969.            15)Other NSF - A check accepted for Other Pymnt has  been 
  970.            returned, uncashed. It is backed out of account 2550. 
  971.  
  972.            16-20)"deposit" NSF  - A  check accepted  for a "deposit" 
  973.            Pymnt has been  returned, uncashed. It  is backed out  of 
  974.            the appropriate 2610-2650 account. 
  975.  
  976.            21)Rpeal Assmt - No  money has been received.  The tenant 
  977.            was assessed a  charge using Other  Assmt. The charge  is 
  978.            now being removed from Other Due without payment. 
  979.  
  980.            22)Rent Credit - No  money has been received.  The tenant 
  981.            is being given credit as  if rent had been paid.  This is 
  982.            shown as  income in  account 2530  and as  an expense  in 
  983.            account 1720. 
  984.  
  985.            23)Rent Refund - The tenant has a credit balance for Rent 
  986.            Due. Money will  be taken from  the credit balance. It is
  987.            backed out of account 2510. 
  988.  
  989.            24)Other Refund  - The  tenant has  a credit  balance for 
  990.            Other Due. Money will be taken  from the credit  balance.
  991.            It is backed out of  account 2550. 
  992.  
  993.            25)Apt Allow - No money has been received. The tenant  is 
  994.            given an  apartment allowance  as credit  toward the Rent 
  995.            Due. This is  shown as income  in account 2520  and as an 
  996.            expense in account 1110.  
  997.  
  998.            26)L-M-R Used - No  money has been received.  The deposit 
  999.            for the last  months rent is  to be used.  Money is taken 
  1000.            from  the  tenant's  L-M-R  deposit  balance and credited 
  1001.            toward Rent  Due. This  is shown  as a  deposits refunded 
  1002.            expense in account 1950 and as income in account 2540. 
  1003.  
  1004.            NOTE:  Activities  that  involve  money  received  or NSF 
  1005.            checks returned are entered in the current Bank  Deposit. 
  1006.            These activities may be  changed as long as  that deposit 
  1007.            remains  open.  Once  the  Bank  Deposit has been closed, 
  1008.            activities up to that point are fixed. Reversing  entries 
  1009.            may be made  but no changes  to the original  entries are 
  1010.            allowed. An example: a check  for rent is in one  deposit 
  1011.            and the deposit  is closed; the  NSF entry for  the check 
  1012.            can be  in another  deposit but  the entry  made when the 
  1013.            check was received cannot be accessed. 
  1014.  
  1015.            Sched rent:   The Scheduled  Rent is  the normal  monthly 
  1016.                          rent.  Each  Due   Day  the  Rent   Due  is 
  1017.                          increased  by  this  amount,  Move   In/Out 
  1018.                          prorates excepted. 
  1019.  
  1020.            Due day:   This is the  day of the  month when the  Sched 
  1021.                       Rent is due.  It may be  entered only for  NEW 
  1022.                       tenants. After a tenant  moves in the Due  Day 
  1023.                       cannot be changed. 
  1024.  
  1025.            Paid to:   This is the last day for which rent is paid in 
  1026.                       full. When a tenant first moves in the Paid To 
  1027.                       date is one  month after the  Date In. In  the 
  1028.            second month the rent is  prorated to adjust the Paid  To 
  1029.            date to the day before the rent Due Day. The Paid To date 
  1030.            will fall on the day before a Due Day from then on, until 
  1031.            a move  out prorate  is performed.  In the  month when  a 
  1032.            tenant moves out, the rent  is prorated so that the  Paid 
  1033.            to date matches the Date Out. 
  1034.  
  1035.            Rent due:   This is  the total  amount needed  to pay  in 
  1036.                        full  all  rents  due  up through the current 
  1037.                        date. Partial payments lower the Rent Due but 
  1038.            do not advance the Paid To date. When a full months  rent 
  1039.            is accumulated the Paid To date is advanced. Overpayments 
  1040.            show as a credit balance for Rent Due until a full months 
  1041.            overpayment  is  accumulated.  The  Paid  To date is then 
  1042.            advanced and  one months  rent deducted  from the  credit 
  1043.            balance. 
  1044.  
  1045.            Other Due:   This is a running total of Other Assessments 
  1046.                         charged  less  Other  Payments  made.  It is 
  1047.                         money  owed by  the tenant,  but the charges 
  1048.                         and payments are not part of the rent. 
  1049.  
  1050.            Last Rent:   These two  fields are a  record of the  last 
  1051.                         time the rent  was changed for  this tenant. 
  1052.            Last Date:   The Last Rent was the monthly rent that this 
  1053.                         tenant  paid  before  it  was changed to the 
  1054.                         current Scheduled Rent. The Last Date is the 
  1055.            date the change took place and the current Scheduled Rent 
  1056.            went to effect. 
  1057.  
  1058.            New Rent:   These two fields show when the next change in 
  1059.                        rent is scheduled. The New Rent is the amount 
  1060.            New Date:   the rent will be changed to. The New Date  is 
  1061.                        the date when the change will take place.  On 
  1062.                        the  New  Date,  the  Scheduled  Rent will be 
  1063.            changed to the amount of the New Rent. It must always  be 
  1064.            a rent  Due day  for this  tenant. On  that date and from 
  1065.            then on this new Scheduled  Rent will be due each  month. 
  1066.            The Last  Rent and  Date on  this screen  will be  set to 
  1067.            record this change. The New Rent and Date will be set  to 
  1068.            blank. 
  1069.  
  1070.            Date in:   PropMan uses this  date to schedule  automatic 
  1071.                       move in of tenants. When entering data about a 
  1072.                       NEW tenant for the  unit, enter the date  that 
  1073.            the tenant will  move in. On  that date, this  NEW tenant 
  1074.            will be  moved in  and marked  as CURRENT.  If there is a 
  1075.            tenant in the unit, that tenant will be given a Date  out 
  1076.            and marked as PREVIOUS. The Date in may be entered before 
  1077.            or after the actual move in, but PropMan will not  accept 
  1078.            dates that are  earlier than the  1st day of  the current 
  1079.            Processing Month. 
  1080.  
  1081.            NOTE: If this tenant is  in a NEW building being  started 
  1082.            in PropMan for  the first time,  enter the date  that the 
  1083.            tenant originally  moved in.  PropMan will  merely record 
  1084.            the date. 
  1085.  
  1086.            Lease exp:   The Lease Expiration date is used to print a 
  1087.                         tickler  file  of  leases.  See  the   Lease 
  1088.                         Expiration   Report   in   the   Unit/Tenant 
  1089.                         reference listings. 
  1090.  
  1091.            Pay / Quit   The date of the most recent 3 day notice for 
  1092.                         this tenant. If a  3 day notice is  prepared 
  1093.                         by hand, you may  enter the date here.  When 
  1094.            PropMan writes a 3 day  notice, it enters the date  here. 
  1095.            See 3-Day Notices on the Letters / Notices screen. 
  1096.  
  1097.            Date out:   PropMan  uses this date to schedule automatic 
  1098.                        move out  of tenants. Enter the date that the 
  1099.                        tenant  will  move  out.  On  that  date  the 
  1100.            CURRENT tenant will be moved out and marked PREVIOUS. The 
  1101.            unit will be vacant until a NEW tenant moves in. The date 
  1102.            may be entered before  or after the actual move  out, but 
  1103.            PropMan will not  accept dates that are  earlier than the 
  1104.            1st day of the current Processing Month. 
  1105.  
  1106.            Close:   Should this tenant's accounts be closed? Closing 
  1107.                     a tenant's accounts means that there will be  no 
  1108.                     more financial transactions with the tenant. You 
  1109.            have collected all of the payments that you are going  to 
  1110.            get; and you  have paid all  of the refunds  that you are 
  1111.            going to pay. 
  1112.                 To close, answer 'Y'es.  After the tenant has  moved 
  1113.            out, the  retained  deposits  will  be  deducted from the 
  1114.            deposit balances for the  building. Any unpaid rent  will 
  1115.            no longer be shown as overdue. 
  1116.  
  1117.            Deposit Balances   The 5 deposit  account names from  the 
  1118.                               Chart of Accounts are shown here along 
  1119.                               with the amounts  being held for  this 
  1120.            tenant.  Normally   these  are   maintained  by   PropMan 
  1121.            according to deposit activities. 
  1122.                 When entering start  up data for  a tenant in  a NEW 
  1123.            building,  the  amounts  of  deposits  already being held 
  1124.            should be entered. 
  1125.  
  1126.  
  1127.      TENANT PAYMENT HISTORY 
  1128.  
  1129.                 The  second  tenant  screen  is  a  history  of  the 
  1130.            tenant's financial activities. There is no data entry  on 
  1131.            this screen. See figure C-7. 
  1132.  
  1133.                 The fields on the Tenant Payment History: 
  1134.  
  1135.            Building:   See the Tenant Financial screen, above. 
  1136.            Name: 
  1137.  
  1138.            Unit:   See Tenant Financial screen, above. 
  1139.  
  1140.            Tenant:   No  data  entry.  The  Next/Prev  Tenant  Name, 
  1141.                      function keys may be used to see other  tenants 
  1142.                      who  have  used  this  unit.  The  name  may be 
  1143.                      entered  on  the  Tenant  Financial  or  Tenant 
  1144.                      Personal screens. 
  1145.  
  1146.  
  1147.            The history data   The lower  portion of  the screen  has 
  1148.                               the  last  26  Activities  entered for 
  1149.                               this  tenant.  These  do  not  include 
  1150.            activity for the current  Processing Month. At Month  End 
  1151.            Close all of  the Activities for  the month being  closed 
  1152.            are moved  from the  Tenant Financial  screen, above,  to 
  1153.            this Payment History screen.  Older data is removed  from 
  1154.            the top of the left column. The new activities are  added 
  1155.            at the bottom of the right column. 
  1156.  
  1157.  
  1158.      TENANT PERSONAL SCREEN 
  1159.  
  1160.                 The  third  screen  contains  personal  information. 
  1161.            PropMan does little with this except maintain and display 
  1162.            it for the user. See figure C-8. 
  1163.  
  1164.            Building:   See the Tenant Financial screen, above 
  1165.            Name: 
  1166.  
  1167.            Unit:   See Tenant Financial screen. 
  1168.  
  1169.            Tenant:   See Tenant Financial screen. 
  1170.  
  1171.            Status:   See Tenant Financial screen. 
  1172.  
  1173.            Other Occupants   Other  occupants  in  addition  to  the 
  1174.                              tenant may be listed here.  These names 
  1175.                              can  be   used  on   the  3-Day-Notices 
  1176.                              printed   in   the   Letters/   Notices 
  1177.                              operations. 
  1178.  
  1179.            Phone:   Enter one or two  if desired. These are  used in 
  1180.                     the telephone lists printed by PropMan. See  the 
  1181.                     Telephone List on the General reference listings 
  1182.            screen and  the Tenant  Phone List  on the  Unit / Tenant 
  1183.            reference listings screen. 
  1184.  
  1185.            Garage:   These  are  not  used  by  PropMan.  They  are. 
  1186.            Locker:   maintained and displayed for the user. 
  1187.            Car: 
  1188.  
  1189.            Tenant's Employer   These items are not used by  Propman. 
  1190.            Spouse's Employer   They are maintained and displayed for 
  1191.                                the user. 
  1192. 
  1193.