home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / phonebok.zip / README1.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-08-09  |  12KB  |  255 lines
  1.                         MyPhonebook User Instructions
  2.                             IBM/Tandy version 1.7.1
  3.  
  4.  
  5.    We suggest you use the software before reading these instructions past
  6. section I. 'HOW TO GET STARTED', we feel the best way to learn the
  7. program is to use it.  Our goal is to develop software that is so easy to
  8. use that you can be up and running in less than 5 minutes.  
  9.  
  10. These Instructions are Divided into 7 Parts:
  11. I    HOW TO GET STARTED
  12. II   HOW TO USE
  13. III  HELPFUL HINTS
  14. IV   IN CASE OF DIFFICULTY
  15. V    HOW TO GET HELP
  16. VI   TECHNICAL SPECIFICATIONS
  17. VII  SUPPLIES ORDER FORM
  18.  
  19.  
  20. I   HOW TO GET STARTED...............................................
  21.  
  22.     Hard Disk Users...
  23.      1. Create a subdirectory on your hard disk, you might call it  PHONE.
  24.          a. from the C:\ prompt type MD PHONE  and press Enter.
  25.          b. type  CD PHONE  and press Enter.  You are now in the  PHONE
  26.             subdirectory.
  27.      2. Copy all the files from the master disk to the PHONE
  28.         subdirectory.
  29.          a. put the MyPhonebook master disk in drive A.
  30.          b. from the A> prompt type COPY *.* C: and press Enter.
  31.      3. Run by typing, from the C:\PHONE> prompt, BOOK  and press Enter.
  32.  
  33.     Floppy Disk Users...
  34.      1. Make a working copy of the master disk.
  35.         2 drives:
  36.           a. put the master disk in drive A.
  37.           b. put a blank disk in drive B.
  38.           c. from the A> prompt type DISKCOPY A: B: and press Enter.
  39.         1 drive:
  40.           a. put the master disk in drive A.
  41.           b. from the A> prompt type DISKCOPY A: A: and press Enter.
  42.      2. Run by putting the working copy in drive A and from the A> prompt
  43.         type BOOK and press Enter.
  44.  
  45.  
  46.  
  47. II  HOW TO USE.......................................................
  48.  
  49.   Choosing Between Business and Personal versions
  50.  
  51.      Choose from the following versions by returning to DOS and typing
  52.   SETUP and pressing <Enter>.  You will be presented with a brief menu
  53.   from where you can make a choice between the business and personal
  54.   version.  The program comes out of the box set to 'personal'.
  55.  
  56.   1  Business Version Includes "Interlacing" ...
  57.      When you sort your data base the program will check to see if you
  58.   have entered data on both the "Last Name, First" line and the "Company"
  59.   line.  If so, the program will create an additional record; this one
  60.   will be indexed by the "Company" data.  This feature is great for
  61.   creating a cross referenced data base since your records will be
  62.   indexed by Company as well as Name.
  63.      Example:  You've entered a record with 'Smith, John' as the Name and
  64.   'IBM' as the company.  When you alphabetize your data you will see that
  65.   an additional record was created; this one with 'IBM' appearing on the
  66.   top line and 'Smith, John' appearing on the second line.  You can now
  67.   search for this record by looking for Smith or IBM.
  68.  
  69.   Note : since interlacing creates an additional record the use of this
  70.   feature will limit the number of records you may enter to 200.
  71.  
  72.   2  Personal Version Option ...
  73.      The program comes set up for the personal version.  This affords you
  74.   5 lines for text entry.  Only the prompt for "Last Name, First" appears.
  75.  
  76.   Moving Around the Screen
  77.  
  78.      The cursor freely moves about the 400 Index and Entry positions by
  79.   using the cursor keys, they are:
  80.  
  81.                            --------------------
  82.     The cursor pad >>>>>   | Home | Up | PgUp |
  83.                            |------------------|
  84.                            | Left |    | Right|
  85.                            |------------------|
  86.                            | End  |Down| PgDn |  Num Lock should be toggled
  87.                            --------------------  off!
  88.  
  89.   Entering Data
  90.  
  91.      Data can be entered in any order on the "Entries" portion of the
  92.   screen.  Each record consists of 6 lines.  To enter a name simply
  93.   position the blinking cursor on the letter 'L' of "LAST NAME, FIRST"
  94.   and begin typing.  As soon as you do the prompt will disappear.
  95.                              |----------------------|
  96.     type the name here    >> |Last Name, First      |
  97.                              |                      |
  98.                              |                      |
  99.     the remaining 5 lines    |                      |
  100.     are for phone numbers,   |                      |
  101.     notes, addresses,etc.    |                      |
  102.                              |----------------------|
  103.  
  104.   Any new data you type will replace the old, just as it appears on the
  105.   screen!  Now press <F1> and watch your data alphabetize!
  106.  
  107.  
  108.  
  109.   Use the Index to Find an Entry
  110.  
  111.      The left hand portion of your screen contains the Index.  It
  112.   displays the index to each of your records.  Each index being the
  113.   information you typed on the 'Last Name, First' line.  Use the Index
  114.   to find and display your records.
  115.     Move to the Index by either pressing the <Esc> key or the Left Arrow
  116.   cursor key until the cursor leaves the Entries  window.  As soon as it
  117.   does, a "3-line Index Cursor" will appear along the Index window.  Move
  118.   the Index Cursor with the cursor keys.  Press <Home> to go to the top
  119.   of the index, <End> to go to the bottom.
  120.      A 'Hot Key' feature allows you to quickly find any Entry.  To find
  121.   an index, press the key of the first letter of the index.  For instance,
  122.   to find the Wilson index, press <W>.  The Index Cursor will appear
  123.   opposite the Wilson index.  Now press <Enter> and the Wilson entry
  124.   will appear in the "Entries" portion of the screen.  To go back to
  125.   Entries just press <Esc> or the right arrow cursor key.
  126.  
  127.  
  128.   Function Keys
  129.  
  130.      You can perform any function at any time by just pressing the
  131.   associated function key.
  132.  
  133.        F1 ---------------------|
  134.        |     Alphabetize       |   Sorts your entries by name.
  135.        |-----------------------|
  136.  
  137.        F2 ---------------------|
  138.        |      Print Book       |   Prints your entries in the format
  139.        |                       |   you select with the F3 key.
  140.        |-----------------------|
  141.  
  142.        F3 ---------------------|
  143.        |     Print Format      |   Move the cursor up or down to the
  144.        |                       |   print format of your choice.  Press
  145.        | > Small Book 5 x 3"   |   <Enter> to select.
  146.        |   Large Book 6.5 x 3" |
  147.        |   Loose Leaf 5.5x8.5" |
  148.        |   Roster     8.5x 11" |
  149.        |                       |
  150.        | > Continuous Feed     |   Select the printer feed type by
  151.        |   Single Sheet Feed   |   pressing <Enter> at the type of choice.
  152.        |                       |
  153.        |-----------------------|
  154.  
  155.        All booklets are printed on consecutive 8.5 by 11" sheets of paper.
  156.    Around each page pair is printed a border.  Assembly instructions follow
  157.    the booklet cover page.
  158.        The 5.5 by 8.5" Loose Leaf page fits standard personal organizer
  159.    binders.  This format requires that you have special paper.  We do
  160.    offer the exact size paper you need on our supplies order form.
  161.        The roster prints on regular 8.5 by 11" printer paper.  Each page
  162.    is paginated and date stamped.  Just tear along each perforation and
  163.    stack.
  164.  
  165.        F4 ---------------------|   Saves your data on disk before quitting
  166.        |      Quit & Save      |   and returning to DOS.  If you do not
  167.        |-----------------------|   wish to save the data you entered this
  168.        session then press <Ctrl-Q> to exit without saving.
  169.  
  170.  
  171.   III  HELPFUL HINTS...................................................
  172.  
  173.   1  MyPhonebook is not copy protected, you are authorized to make copies
  174.      for archival purposes only!  You can install MyMailList on your
  175.      hard disk by copying ALL the files from the diskette to your hard
  176.      disk.  To do so, issue the copy *.* C: command from the drive
  177.      containing the diskette.  If you use a floppy based system we
  178.      suggest you make and use a working copy of the program.  Use the
  179.      DOS DISKCOPY program or copy all the original files to your
  180.      copy via a  COPY *.*  command.
  181.  
  182.   2  Assemble your phonebook by stacking each page, face up, as it comes
  183.      off your printer.  Cut along the dashed lines, place the cover
  184.      upside down on the bottom of the stack, staple on the '+++' marks, and
  185.      fold the stack so that the two middle pages touch each other.
  186.  
  187.   3  Every other page of your phonebook will be blank.  Use them to pencil
  188.      in new entries.
  189.  
  190.   4  Print enough phonebooks so you have one for home, office and car.
  191.      Each phonebook is date stamped on the cover so you know when it's
  192.      time to print updates.  You can change this date by typing DATE and
  193.      pressing <Enter> at the DOS prompt.
  194.  
  195.   5  Enter your name, address and phone number in the very first record.
  196.      This is printed on all the booklet covers so should you loose it, it
  197.      can be returned.  This record will always be record #1, it will not
  198.      be alphabetized.
  199.  
  200.   6  MyPhonebook will print on any printer.  The program comes set up to
  201.      print to parallel port #1.  You can change this setting by pressing
  202.      <Ctrl-P> with the cursor in the Entries portion of the screen.  You
  203.      will be presented with a brief menu showing the printer port options.
  204.      All printouts are formatted assuming your printer is set to 10
  205.      characters per inch and 6 lines per inch.  If your printouts do not
  206.      match the sizes indicated in the print format menu it is most likely
  207.      because your printer is set to settings other than those just 
  208.      mentioned.  Most printers can be controlled directly from the control 
  209.      panel or from internal switch settings.
  210.  
  211.  
  212.   IV   IN CASE OF DIFFICULTY...........................................
  213.  
  214.   1  A common mistake is made when you type a phone number or address
  215.      on the company line when using the business version of MyPhonebook.
  216.      This causes a phone number sorted entry to appear.  To avoid this
  217.      problem leave the company line blank if there is no company.
  218.  
  219.   2  The program and its data base must be on the same diskette.  If
  220.      you are using subdirectories then they must be in the same
  221.      subdirectory.  If they are not then you will get an error message
  222.      warning you that the data file : RECORDS.DAT is missing.
  223.  
  224.   3  Not alphabetizing ... If your data is not being alphabetized when
  225.      you press <F2> make sure that you have typed OVER the prompts.
  226.  
  227.   4  Printer is skipping every other line ... MyPhonebook sends a line of
  228.      text to your printer followed by a linefeed and a carriage return.
  229.      Your printer will skip every other line if it too is sending a
  230.      line feed with every line of text.  Correct this by turning your
  231.      printer linefeed off.  To do so consult your printer manual under
  232.      DIP switch settings.  You need to turn the auto linefeed switch off.
  233.  
  234.  
  235.  V    HOW TO GET HELP..................................................
  236.  
  237.      If you have a question relating to MyPhonebook you can reach tech
  238.   support by calling 415/325-9372 9AM to 5PM PST.  If your question relates
  239.   to printing please make sure your printer is working.  Test your printer
  240.   by pressing <Shift><PrtSc>.  You can help us greatly if you have the
  241.   program up and running when you call.  Please have your serial number
  242.   handy, it's located on the original floppy disk label.
  243.  
  244.  
  245.  VI   TECHNICAL SPECIFICATIONS.........................................
  246.  
  247.    Minimum System Requirements:
  248.    *  DOS 2.0 or higher, 3.0 for the 3.5" disk.
  249.    *  256K Memory
  250.    *  One Disk Drive
  251.    *  Color or Monochrome Monitor
  252.    *  Dot Matrix, other impact, LaserjetII or compatible printer
  253.  
  254.  
  255.