home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / pfm_5.zip / FINANCE5.DOC < prev    next >
Text File  |  1985-06-05  |  127KB  |  3,361 lines
  1.  
  2.  
  3. $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$
  4. $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$
  5. $$$                                                                        $$$
  6. $$$                                                                        $$$
  7. $$$                                                                        $$$
  8. $$$                                                                        $$$
  9. $$$                                                                        $$$
  10. $$$                                                                        $$$
  11. $$$                                                                        $$$
  12. $$$                                                                        $$$
  13. $$$                                                                        $$$
  14. $$$                                                                        $$$
  15. $$$                        Personal Finance Manager                        $$$
  16. $$$                               Version 5.02                             $$$
  17. $$$                                                                        $$$
  18. $$$                           by John A. Mac Evoy                          $$$
  19. $$$                                                                        $$$
  20. $$$                               TELEWARE (tm)                            $$$
  21. $$$                       301 N. Beauregard St.  #1218                     $$$
  22. $$$                          Alexandria, VA  22312                         $$$
  23. $$$                                                                        $$$
  24. $$$                                                                        $$$
  25. $$$                       Electronic Mail: 703-941-2386                    $$$
  26. $$$                                                                        $$$
  27. $$$                                                                        $$$
  28. $$$                                                                        $$$
  29. $$$                            ----====||====----                          $$$
  30. $$$                                                                        $$$
  31. $$$                                                                        $$$
  32. $$$                                                                        $$$
  33. $$$                                                                        $$$
  34. $$$                                                                        $$$
  35. $$$                                                                        $$$
  36. $$$                                                                        $$$
  37. $$$                        Copyright (c) May 10, 1985                      $$$
  38. $$$                                                                        $$$
  39. $$$                                                                        $$$
  40. $$$                                                                        $$$
  41. $$$                                                                        $$$
  42. $$$                                                                        $$$
  43. $$$                                                                        $$$
  44. $$$                                                                        $$$
  45. $$$                                                                        $$$
  46. $$$                                                                        $$$
  47. $$$                                                                        $$$
  48. $$$                                                                        $$$
  49. $$$                                                                        $$$
  50. $$$                                                                        $$$
  51. $$$                                                                        $$$
  52. $$$                                                                        $$$
  53. $$$                                                                        $$$
  54. $$$                                                                        $$$
  55. $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$
  56. $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$
  57. $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$
  58. $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  Page [i]         Personal Finance Manager, Version 5.02           5/10/85
  69.  -------------------------------------------------------------------------
  70.  
  71.  
  72.  
  73.                               TABLE OF CONTENTS
  74.                               -----------------
  75.  
  76.  
  77.          1.0  Introduction                                             1
  78.  
  79.               1.1  PLEASE READ THIS!                                   1
  80.               1.2  TELEWARE                                            1
  81.               1.3  Program Capabilities and New Features               2
  82.               1.4  License                                             3
  83.               1.5  Warranty                                            4
  84.               1.6  User Registration                                   4
  85.               1.7  Hardware Requirements                               6
  86.  
  87.          2.0  Operation                                                6
  88.  
  89.               2.1  Getting Started                                     6
  90.               2.2  Data Entry                                          8
  91.               2.3  The menu Structure                                 12
  92.               2.4  The Checking Account                               13
  93.  
  94.                    2.4.1  Entering New Checks, Deposits,
  95.                           Cash Purchases, Etc.                        14
  96.                    2.4.2  Entering Unpaid Bills                       17
  97.                    2.4.3  Paying Bills                                18
  98.                    2.4.4  Changing Entries                            19
  99.                    2.4.5  Deleting Entries                            20
  100.                    2.4.6  Balancing the Checkbook                     21
  101.                    2.4.7  Printing Budget & Checking Account Reports  21
  102.                    2.4.8  Changing & Renaming the Active
  103.                           Checking Account                            25
  104.  
  105.               2.5  Savings & Investment Accounts                      26
  106.  
  107.                    2.5.1  Entering Investments and Savings
  108.                           Account Transactions                        26
  109.                    2.5.2  Changing Entries                            28
  110.                    2.5.3  Deleting Entries                            28
  111.                    2.5.4  Listing a Summary of Investments            28
  112.                    2.5.5  Printing Investment Reports                 29
  113.                    2.5.6  Deleting All Entries Relating to
  114.                           One Investment Account                      29
  115.  
  116.               2.6  Program Utilities                                  30
  117.  
  118.                    2.6.1  Sorting Files by Date                       30
  119.                    2.6.2  Packing the Unpaid Bills File               31
  120.                    2.6.3  Adding, Changing, Deleting and Displaying
  121.                           Investment Categories and Purchase Groups   31
  122.                    2.6.4  Installing a New Owner's Name               32
  123.                    2.6.5  Setting the Checking Account
  124.                           Minimum Balance Warning                     33
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  Page [ii]        Personal Finance Manager, Version 5.02           5/10/85
  135.  -------------------------------------------------------------------------
  136.  
  137.  
  138.                               TABLE OF CONTENTS
  139.                               -----------------
  140.  
  141.  
  142.                    2.6.6  Starting New Data Files                     33
  143.                    2.6.7  File Descriptions                           35
  144.                    2.6.8  RAM Drives                                  36
  145.                    2.6.9  Exiting The Program                         37
  146.  
  147.          3.0  Miscellaneous                                           37
  148.  
  149.               3.1  Changing the Default Drive or data disk            37
  150.               3.2  Keeping Backup Copies of ╚╪Φé┤                     37
  151.               3.3  Making Additional Program Data Disks               38
  152.               3.4  Troubleshooting                                    38
  153.  
  154.                    3.4.1  Error Messages                              38
  155.          ¼Φ[lHÉ    3.4.2  Compatible Computers                        39
  156.  
  157.               3.5  Whimsy        αé&2                                40
  158.   
  159.          4.0  Program Specifications                                  41
  160.  
  161.               INDEX                                                   43
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  Page [1]          Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  201.  -------------------------------------------------------------------------
  202.  
  203.  
  204.         1.0     INTRODUCTION
  205.  
  206.  
  207.            1.1  PLEASE READ THIS!
  208.  
  209.            New Users:    Paragraphs 2.1  and 2.2 contain  the basics for
  210.            starting  program  operation.    The Personal Finance Manager
  211.            (PFM-5) won't store data until  new data files are opened  as
  212.            discussed  in  paragraph  2.1.    However, don't be afraid to
  213.            experiment.    Once  the  program  is  running  it's   almost
  214.            impossible to hurt anything.
  215.  
  216.            Old Users  (so to  speak):   There are  several new  features
  217.            described  at  the  end  of  paragraph  1.3.    Most are self
  218.            explanatory,  but  you  should  probably familiarize yourself
  219.            with:
  220.  
  221.            * How to use the Unpaid Bill program
  222.  
  223.            * How to start new  files for Checking Accounts 6  through 10
  224.              and the  Unpaid Bill  file (see  paragraph 2.6.6).   If not
  225.              done correctly, the  files will appear  to be present,  but
  226.              won't accept data.
  227.  
  228.            Take a look at the  User Registration section.  The  TELEWARE
  229.         Bulletin Board has returned.
  230.  
  231.  
  232.            1.2  TELEWARE
  233.  
  234.  
  235.            The Personal  Finance Manager  and its  documentation program
  236.         (FINANCE5.EXE and  FINANCE5.DOC) are  being distributed  using a
  237.         public domain software marketing concept that relies heavily  on
  238.         computer  bulletin  board  systems,  hence  the  name   TELEWARE
  239.         (TELEphone  softWARE).    The  program  and  documentation   are
  240.         confined  to  two  files  to  facilitate easy data transmission.
  241.         Users may copy the FINANCE5.EXE and FINANCE5.DOC files and  pass
  242.         them along  to their  friends, or  post them  on Bulletin  Board
  243.         Systems (BBS) for general distribution.  There is no restriction
  244.         on copying these files providing  they are not changed.   Please
  245.         do  not  change  the  file  names,  as the documentation will no
  246.         longer agree with the disk directory.
  247.  
  248.            The  companion   graphing  program   and  its   documentation
  249.         (FINGRAF5.EXE and  FINGRAF5.DOC) are  NOT public  domain.  These
  250.         programs  are  licensed  by  the  author for lease to registered
  251.         users only,  and are  not to  be copied  and distributed to non-
  252.         registered users without the  express permission of the  author.
  253.  
  254.         Please see paragraph 1.4 for more detailed information.
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  Page [2]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  267.  -------------------------------------------------------------------------
  268.  
  269.  
  270.  
  271.            1.3 Program Capabilities and New Features
  272.  
  273.            The Personal Finance Manager (PFM-5), Version 5.02 is an  IBM
  274.         PC/XT/Jr  program  intended  for  use  by  the  household budget
  275.         manager.   The major  functions are  menu driven  and require no
  276.         knowledge of commands.  A cursory understanding of paragraph 2.1
  277.         of this  manual is  sufficient for  most people  to operate  the
  278.         program effectively, but the rest  of the manual contains a  few
  279.         tricks worth knowing and should  be read at some point,  such as
  280.         when  something  doesn't  work.  If  all  else  fails,  read the
  281.         instructions!
  282.  
  283.            PFM-5 provides several functions useful for controlling  home
  284.         and small business finances, including:
  285.  
  286.            *  Ten separate  Checking Accounts that record  all purchases
  287.               (including major  cash purchases),  withdrawals, interest,
  288.               etc.   Checking Accounts  may also  be assigned  to credit
  289.               cards.  PFM-5 will operate all 10 Checking Accounts on one
  290.               disk, and you may have many data disks.
  291.  
  292.            *  An Unpaid Bills function to store one-time-only,  monthly,
  293.               or  yearly  recurring  bills  and  nag when they fall due.
  294.               Bills are automatically entered in the checking file  when
  295.               paid.
  296.  
  297.            *  An  investment  and  savings  account  program that tracks
  298.               where  your   money  is   invested  and   how  well  those
  299.               investments are  performing.   Up to  99 separate accounts
  300.               may be stored on one disk.
  301.  
  302.            *  Budget  reports  to show  how much  was spent  in any user
  303.               defined  budget  area  such  as  food,  movies,   computer
  304.               equipment,  or  any  other  budget  categories   (Purchase
  305.               Groups) desired.   Each  of the  10 Checking  Accounts may
  306.               have up to 99 different Purchase Groups.
  307.  
  308.            *  Tax-deductible  purchase  reports, available  for any time
  309.               period, for coping with the IRS.
  310.  
  311.            This version of the  Personal Finance Manager, like  all past
  312.         versions,  is  fully  compatible  with  data files made with any
  313.         other version.   Refer  to paragraph  2.6.6 to  find out  how to
  314.         rename pre-version 3.0 files to  run with PFM-5 and to  add more
  315.         Checking Accounts to pre-version 4.7 programs.
  316.  
  317.            New Features since Version 4.7:
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  Page [3]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  333.  -------------------------------------------------------------------------
  334.  
  335.  
  336.  
  337.            1. The Unpaid Bills program, mentioned above.
  338.  
  339.            2. An account summary report for each checking and investment
  340.               report.
  341.  
  342.         ***************************************************************
  343.         *  3. Use the Esc key to escape from any data entry screen or *
  344.         *     move from a lower menu to a higher menu.                *
  345.         *                                                             *
  346.         *     Most screens and menus no longer contain an option to   *
  347.         *     to move to the next higher menu.  Remember to Esc!      *
  348.         ***************************************************************
  349.  
  350.            4. Use the PgUp and PgDn keys to move back and forth  through
  351.               reports.
  352.  
  353.               [For  those in  the habit of  using the *,  -, and + keys,
  354.               they still work.]
  355.  
  356.            5. A menu option to  the forthcoming graphics program, to  be
  357.               distributed about July 1, 1985.
  358.  
  359.            6. For "100%" compatible computer owners, a feature to  alter
  360.               the screen writing mode. (Still doesn't work on Zeniths)
  361.  
  362.            7. Checking  Account  withdrawals  may  now be assigned  to a
  363.               Purchase Group  (for automatic  withdrawals to  pay bills,
  364.               etc.).
  365.  
  366.            8. On  Checking  Account  data  entry, entry of  non-existent
  367.               Purchase Group numbers is not permitted.
  368.  
  369.  
  370.            The remainder of this manual provides more detail on how each
  371.         of these functions operates.  New Users:  PLEASE READ  PARAGRAPH
  372.         2.1 TO GET THE PROGRAM STARTED CORRECTLY.
  373.  
  374.  
  375.            1.4 License
  376.  
  377.            This license applies to the TELEWARE Personal Finance Manager
  378.         program  (FINANCE5.EXE,  or  PFM-5  in  this  manual)  and   its
  379.         documentation file (FINANCE5.DOC).  PFM-5 and this documentation
  380.         are copyrighted by  the author, and  protected by trademark  and
  381.         trade secret law.   Users may  copy the program  and give it  to
  382.         others but they may not:
  383.  
  384.            *  Modify the program or documentation in any way,
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  Page [4]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  399.  -------------------------------------------------------------------------
  400.  
  401.  
  402.  
  403.            *  Sell  or  trade  the  program  for  money  or any valuable
  404.               consideration, except  for a  nominal charge  for postage,
  405.               handling, and materials,
  406.  
  407.            *  Remove  reference  to the  author or  TELEWARE (tm) in the
  408.               program or in this documentation.
  409.  
  410.            This license does not apply to the TELEWARE graphing  program
  411.         (FINGRAF5.EXE)  and  its  documentation  (FINGRAF5.DOC).   These
  412.         programs are not public domain and may not be freely copied.
  413.  
  414.  
  415.            1.5 Warranty
  416.  
  417.            This warranty statement applies only to the FINANCE5.EXE  and
  418.         FINANCE5.DOC programs.
  419.  
  420.            This software is provided AS IS with no warranties express or
  421.         implied including the warranties of:
  422.  
  423.                            M E R C H A N T A B I L I T Y
  424.                                         and
  425.                           fitness for the purpose intended.
  426.  
  427.            Users have the  right to fully  inspect the program  prior to
  428.         making any payment.
  429.  
  430.  
  431.            1.6 User Registration
  432.  
  433.            Registered users will be provided with:
  434.  
  435.            * Program  update   notices  for  as  long  as  updates   are
  436.              distributed.  To  remain on the  mailing list for  updates,
  437.              users must return each  update notification (but they  need
  438.              not  ask  for  a  program  update),  or leave a note on the
  439.              TELEWARE BBS (see below).
  440.  
  441.            * Program  updates  at  a  nominal  cost  (presently $5,  but
  442.              subject  to  change)  or  by  sending  a formatted disk and
  443.              return mailer to the author.
  444.  
  445.            * The  PFM-5  graphing/utilities  program and  documentation.
  446.              This is  a program  update for  registered users  only, and
  447.              should be distributed around July 1, 1985.
  448.  
  449.            * Access to the TELEWARE electronic bulletin board system.
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  Page [5]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  465.  -------------------------------------------------------------------------
  466.  
  467.  
  468.              This is  a 24 hour, 7  day per week electronic  mail system
  469.              using Larry Jordan's new  TCOMM program.  Registered  users
  470.              may call in and:
  471.  
  472.                Leave messages for the author or other users, and read
  473.                replies in a private registered users mail section.
  474.  
  475.                Copy the latest version of the following programs:
  476.  
  477.                  FINANCE5.EXE   The basic program (available to all
  478.                                 callers)
  479.                  FINANCE5.DOC   Documentation (also available to all
  480.                                 callers)
  481.                  FINGRAF5.EXE   Graphing and utilities (available only
  482.                                 to registered users, after 7/1/85)
  483.                  FINGRAF5.DOC   Documentation (available only to
  484.                                 registered users, after 7/1/85)
  485.  
  486.  
  487.               Before access  will be  allowed to  the proprietary files,
  488.              registered users must notify  the author either by  mail or
  489.              using the  public portion  of the  BBS that  they desire an
  490.              access code to the proprietary group.
  491.  
  492.              Communication Parameters:
  493.  
  494.                  300 or 1200 baud
  495.                  No parity, 8 data bits, 1 stop bit  (IBM PC)
  496.                  Even parity, 7 data bits, 1 stop bit (Non-PC)
  497.  
  498.                  FINANCE5.EXE transfer time is about 16 min. at 1200
  499.                  baud using XMODEM, or 8 min. using Kermit.
  500.  
  501.              Registered users may  change to the proprietary group  with
  502.              the  Change  function  on  the  Main  menu, then the Access
  503.              function on the Change menu.  The name of the group is PFM.
  504.  
  505.              The BBS  will remain operational for  as long as it  proves
  506.              useful, but the  author reserves the  right to remove  this
  507.              service if it proves unworkable.
  508.  
  509.              At the present time, non-registered users have free  access
  510.              to  the  public  section  of  the  BBS  and  may  copy non-
  511.              proprietary software.
  512.  
  513.              Other high quality public domain software will be posted on
  514.              the BBS as time and space permit.
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  Page [6]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  531.  -------------------------------------------------------------------------
  532.  
  533.  
  534.  
  535.            1.7 Hardware Requirements
  536.  
  537.            PFM-5 is  designed to  run on  an IBM  PC, XT,  or JR with at
  538.         least 192Kb  RAM, one  disk drive,  either a  color graphics  or
  539.         monochrome display,  and DOS  1.1 or  higher.   It will  not run
  540.         properly on some "100%" compatible machines, but provisions have
  541.         been made to  alter the screen  handling so that  it may run  on
  542.         some previously incompatible machines.  See paragraph 3.4.2.
  543.  
  544.            An electronic disk "RAM  drive" capability can greatly  speed
  545.         data searches on  this and just  about any other  program and is
  546.         recommended but not required.
  547.  
  548.  
  549.         2.0 OPERATION
  550.  
  551.            2.1 Getting Started
  552.  
  553.            The  public  domain  version  of  PFM-5  consists of just one
  554.         compiled program, FINANCE5.EXE, and this documentation.   Unlike
  555.         version 1.0, there is no need to also copy any data files.  PFM-
  556.         5 generates its own data files on the either the default  drive,
  557.         or any other specified drive.  The default drive for data may be
  558.         changed from the PFM-5 Main menu.
  559.  
  560.            If  you  have  an  older  version  of  PFM with fewer than 10
  561.         Checking Accounts or no Unpaid Bills file, the new files MUST be
  562.         started as  specified later  in this  paragraph, otherwise  they
  563.         will not accept data.
  564.  
  565.            To load and run the program:
  566.  
  567.            1. Copy the file called FINANCE5.EXE to a disk formatted as a
  568.               "system" disk.  There should be about 100k left for  data.
  569.               Refer to your DOS manual for information about  formatting
  570.               disks and copying files.   Use the new disk, and  save the
  571.               original as a backup copy.
  572.  
  573.  
  574.            2. Put  the new  disk with  the program  in the default drive
  575.               (usually A:).  Following the DOS prompt "A>", type:
  576.  
  577.                    FINANCE5
  578.  
  579.               The program will begin loading.
  580.  
  581.            3. After  reading the  opening screen  and suffering  a minor
  582.               guilt attack  for not  sending any  $$ to  the author (who
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  Page [7]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  597.  -------------------------------------------------------------------------
  598.  
  599.  
  600.               spent many, many hours writing this program, sigh), strike
  601.               any key to go  to the Main menu.   (Instead of "any  key,"
  602.               striking a "Z" will change the screen writing from screen-
  603.               at-a-time to line-by-line.  Monochrome screens are  always
  604.               printed line by line regardless of which key is pressed.)
  605.  
  606.            4. If data is to be  stored on the default drive, proceed  to
  607.               step 5.  If data is to be stored on another drive,  select
  608.               the new drive using option 5 on the Main menu.  Make  sure
  609.               a formatted disk (with  ample space available) is  in that
  610.               drive.
  611.  
  612.            5. Select option  4, "PROGRAM UTILITIES"  from the Main  menu
  613.               (see "DATA ENTRY" at  paragraph 2.2 for an  explanation of
  614.               cursor controls).
  615.  
  616.            6. If  you  already  have  PFM  data  files on your disk, see
  617.               paragraph 2.6.6  for information  on whether  you need  to
  618.               rename your files, or just add a few more files.
  619.  
  620.               If  you  are  starting new  data files  on a  disk, select
  621.               option 8, "START NEW DATA FILES" from the Utilities  menu.
  622.               This function starts new files to accept program data  and
  623.               should only  be run  once for  any given  disk, unless you
  624.               want to erase  any existing PFM-5  data files.   The drive
  625.               will cycle for  about 45 seconds  while the new  files are
  626.               being written.
  627.  
  628.            *************************************************************
  629.            *    These specially formatted files MUST be present on     *
  630.            *    the default (or specified data) drive or:              *
  631.            *                                                           *
  632.            *                 DATA WILL NOT BE STORED!                  *
  633.            *    MOST ATTEMPTS TO STORE DATA WILL RESULT IN ERRORS      *
  634.            *************************************************************
  635.  
  636.               The following files, if present, will be erased:
  637.  
  638.                      CHECK*.DAT
  639.                      GROUP*.DAT
  640.                      INVEST.DAT
  641.                      INVCAT.DAT
  642.                      UNPAID.DAT
  643.  
  644.                      (The * stands for any characters)
  645.  
  646.            7. The program is now  ready for operation.  While  you're in
  647.               the  Utilities  menu  you  should  select option 6 and put
  648.               either your name  or the name  of your disk  into the data
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  Page [8]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  663.  -------------------------------------------------------------------------
  664.  
  665.  
  666.               file.  This name will now appear at the top of most of the
  667.               menus and tell which PFM-5 data disk you are working with.
  668.  
  669.            8. The next step is  to select the various "Purchase  Groups"
  670.               to be included  in your budget  such as Food  or Mortgage,
  671.               etc.   PFM-5 will  keep track  of items  in each group and
  672.               report  how  much  you've  spent  on each, within any time
  673.               frame.  The Purchase Groups  are entered from option 5  on
  674.               the  Utilities  menu.    Conscientious budget managers may
  675.               want to include the monthly  $ amount budgeted as part  of
  676.               each name.  That way the amount will print on each  report
  677.               along with the name of the Purchase Group.
  678.  
  679.            9. If you  intend to use  the Investment and  Savings Account
  680.               programs, enter the name of each account using option 4 on
  681.               the Utilities menu.
  682.  
  683.  
  684.            2.2 Data Entry
  685.  
  686.            1. A full  screen of data  is entered at  one time.   Use the
  687.               four cursor  control (arrow)  keys on  the numeric  keypad
  688.               control ALL cursor movement  (the backspace key acts  as a
  689.               cursor left key, and the delete key is not used).  The  up
  690.               and down arrows shift the  cursor from data field to  data
  691.               field.  The left and  right arrows move the cursor  by one
  692.               character left and right or to a new field when the end of
  693.               a previous field is reached.
  694.  
  695.               The F10 key toggles the cursor keys on and off.  Each time
  696.               the F10 key is  pressed, the current cursor  key condition
  697.               switches from off to on to off, etc., and a status message
  698.               appears at  the bottom  left corner  of the  screen.  This
  699.               remedies the cursor control interference between  SIDEKICK
  700.               and PFM-5 and also allows use of the numeric keypad.   See
  701.               paragraph 3.4 for a warning on the use of resident utility
  702.               programs.
  703.  
  704.            *************************************************************
  705.            *  Use the Esc key to quit from any data entry screen to    *
  706.            *  a menu, or to go from a lower menu to a higher menu.     *
  707.            *************************************************************
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  Page [9]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  729.  -------------------------------------------------------------------------
  730.  
  731.  
  732.  
  733.                                     KEYPAD
  734.  
  735.                             Moves cursor up or to
  736.                             the left by one field
  737.  
  738.                                       /\
  739.                                       ||
  740.                                        8
  741.  
  742.           Moves cursor left   <=== 4   5   6  ===>    Moves cursor right
  743.           by one character                            by one character
  744.           (also done by the            2
  745.           backspace key)              ||
  746.                                       \/
  747.                             Moves cursor down or to
  748.                             the right by one field
  749.  
  750.  
  751.           ***  Don't forget that the F10 key turns off cursor control ***
  752.  
  753.  
  754.            At any point in the entry process the data may be entered  to
  755.            the disk file by pushing  the Enter Key.  However,  there are
  756.            some fields  that must  contain valid  data before processing
  757.            will continue.   If data entry  is attempted with  an invalid
  758.            mandatory field, a  "DATA ERROR" message  will appear at  the
  759.            bottom of the screen and the cursor will return to the  field
  760.            in error.
  761.  
  762.  
  763.         2. All  data entry  screens permit  an escape  from entering bad
  764.            data by either hitting the  Esc key or by presenting  a final
  765.            data  field  saying  "Enter  a  1  in  this field to save the
  766.            transaction, or a 0 to cancel the transaction."  Entry of a 0
  767.            causes the program to ignore  the data entered to that  point
  768.            and data entry starts  over.  Entry of  a 1 does two  things:
  769.            First the program verifies  that all mandatory data  has been
  770.            entered, and  that it  looks correct.   Second,  if the  data
  771.            passes the tests, it is entered  into the disk file.  If  the
  772.            data  does  not  pass  the  tests,  the cursor returns to the
  773.            incorrect field and the "DATA ERROR" message appears.
  774.  
  775.            Note: Attempting to enter  a screen full of data with a  zero
  776.            or blank in some fields will call up a help subscreen.  These
  777.            fields are indicated by an "*"  on the screen or a prompt  at
  778.            the bottom of the screen.
  779.  
  780.            Example:  You are using the Change function to change a check
  781.  
  782.  
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  Page [10]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  795.  -------------------------------------------------------------------------
  796.  
  797.  
  798.            from one Purchase  Group to another  Purchase Group, but  you
  799.            don't know which group you want.
  800.  
  801.               Enter a 0 in the Purchase Group field.
  802.               Enter a 1 in the last field (as if you were trying to
  803.                enter the data to the disk).
  804.               Hit the ENTER key.
  805.               The Purchase Groups will print at the bottom of the page.
  806.               Press the Enter key again to scroll through the groups.
  807.  
  808.  
  809.         3. Do  not enter  negative numbers  (the program  takes care  of
  810.            subtractions)  or  numbers  with  dollar signs or punctuation
  811.            other than  a decimal  point.   A comma  will make  12,543 be
  812.            entered as 12.
  813.  
  814.         4. On the Checking Account Transaction entry screen, the date of
  815.            the last transaction  entered is automatically  reentered for
  816.            you.  You may override this date with any other valid date by
  817.            typing over it.
  818.  
  819.            The number of  your next check is also automatically  entered
  820.            on the  screen, and  is augmented  by 1  for each  subsequent
  821.            check.  Like the date mentioned above, it may be overwritten.
  822.            The  screen  displays  and  reports  are formatted to display
  823.            check  numbers  up  to  9999.    Higher numbers can result by
  824.            letting the  program automatically  augment the  check number
  825.            from 9999  to 10000.   To  prevent loss  of valid data, these
  826.            numbers  are  accepted  and  displayed,  but they disrupt the
  827.            format of the display.
  828.  
  829.         5. The  reports  are  not  formatted  to  display  dollar values
  830.            greater than $999,999.00, but if you do have that much  money
  831.            the  numbers  will  still  print  without  being truncated or
  832.            rounded.   However, like  the check  numbers discussed above,
  833.            they will disrupt the report formats and will be preceded  by
  834.            a "%" to indicate that the display fields have been exceeded.
  835.            If this  happens, simply  correct the  transaction using  the
  836.            Change program.
  837.  
  838.         6. Deleted transactions will remain in the data files until  you
  839.            run the  Sort routine  (see paragraph  2.6.1) for  that file.
  840.            Note that the new high-speed  sort routine does not sort  any
  841.            records  unless  some  are  out  of  order, therefore deleted
  842.            records are not removed unless an actual reshuffling is done.
  843.            To force the file to pack, enter a record out of order.
  844.  
  845.            Deleted  records may be reused  until that time by  searching
  846.            for  them  using  the  Change  routines.   Find them by their
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  Page [11]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  861.  -------------------------------------------------------------------------
  862.  
  863.  
  864.            hidden  record  numbers  (as  indicated  by   non-consecutive
  865.            numbers in  the reports),  make any  changes, and  they're as
  866.            good  as  new.    After  sorting  that  data file though, any
  867.            remaining deleted records will be removed.
  868.  
  869.  
  870.  
  871.  
  872.  
  873.  
  874.  
  875.  
  876.  
  877.  
  878.  
  879.  
  880.  
  881.  
  882.  
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887.  
  888.  
  889.  
  890.  
  891.  
  892.  
  893.  
  894.  
  895.  
  896.  
  897.  
  898.  
  899.  
  900.  
  901.  
  902.  
  903.  
  904.  
  905.  
  906.  
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  Page [12]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  927.  -------------------------------------------------------------------------
  928.  
  929.  
  930.  
  931.         2.3 The menu Structure
  932.  
  933.             The following chart shows the relationship of all the  major
  934.         menus:
  935.  
  936.  
  937.            MAIN MENU                SUBMENU                    SUBMENU
  938.            =========                =======                    =======
  939.  
  940.  
  941.                            | 1. Enter Data             | 1. Check
  942.                            | 2. Pay Bills              |    Register
  943.                            | 3. Change Entries         | 2. Tax Deduction
  944.    1. Checking Account ----| 4. Delete Entries         | 3. Purch Summary
  945.                            | 5. Balance Checkbook      | 4. Purch Details
  946.                            | 6. Print Reports ---------| 5. Deposits
  947.                            | 7. Change Account         | 6. Unpaid Bills
  948.                                 Number/Name            | -  Account Summary
  949.                                                        |    (Not on menu)
  950.  
  951.  
  952.                            | 1. Enter Data
  953.                            | 2. Change Entries
  954.                            | 3. Delete Entries
  955.    2. Savings/Investment --| 4. List Summary of Investments
  956.       Accounts             | 5. Print Reports
  957.                            | 6. Delete all Entries for One Investment
  958.  
  959.  
  960.  
  961.                            | 1. Graph Checking Account Data   }  These are not
  962.    3. Graphing and Addi-   | 2. Graph Investment Account Data }  public domain
  963.       tional Utilities-----| 3. Pack Purchase Group File      }  and are avail-
  964.                            | 4. Pack Investment Category File }  able to regis-
  965.                            | 5. Change Group Numbers          }  tered users
  966.                            | 6. Change Category Numbers       }  only.
  967.  
  968.  
  969.  
  970.                            | 1. Sort Investment File by Date
  971.                            | 2. Sort Checking File by Date/Type/Check Number
  972.                            | 3. Pack Unpaid Bills File
  973.    4. Program Utilities----| 4. Add/Change/Delete/Display Investment Categories
  974.                            | 5. Add/Change/Delete/Display Purchase Groups
  975.                            | 6. Install New Owner's Name
  976.                            | 7. Set Checking Account Minimum Balance Flag
  977.                            | 8. Start New Data Files
  978.  
  979.  
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  Page [13]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  993.  -------------------------------------------------------------------------
  994.  
  995.  
  996.  
  997.    5. Change the Default Drive
  998.  
  999.    6. Exit the Program
  1000.  
  1001.       Function Keys:       F10  Toggles Cursor Keys On and Off
  1002.                            F1   Online help (Graphics only)
  1003.  
  1004.       ************************************************************
  1005.       * Use the Esc key to jump from lower menus to higher menus *
  1006.       ************************************************************
  1007.  
  1008.  
  1009.  
  1010.            2.4  The Checking Account
  1011.  
  1012.            The  Checking  Account  keeps  a  running list of all checks,
  1013.         deposits, withdrawals, and interest in your account.
  1014.  
  1015.            It also  keeps a  record of  major cash  purchases should you
  1016.         decide  to  enter  them.    [Cash  purchases are recorded in the
  1017.         Checking Account, but do not affect the account balance.   These
  1018.         purchases are available to the Detailed and Summary reports, and
  1019.         provide an accurate description of what was spent in each budget
  1020.         area.]
  1021.  
  1022.            The  Checking  Account  Unpaid  Bills  file  stores pertinent
  1023.         information on all outstanding  bills.  Bills are  automatically
  1024.         removed from this file and  placed in the Checking Account  when
  1025.         paid.   The due  date on  monthly and  yearly recurring bills is
  1026.         automatically updated and  the bill is  reentered in the  Unpaid
  1027.         Bills file.
  1028.  
  1029.            Ten separate Checking Accounts  may be operated on  one disk.
  1030.         There is also no limit to  the amount of data disks that  may be
  1031.         used  with  the  program.    The  Active  Account is selected or
  1032.         renamed from option 7 on the Checking Account menu.
  1033.  
  1034.            ************************************************************
  1035.            *  Once an account is selected ALL TRANSACTIONS INVOLVING  *
  1036.            *  CHECKING ACCOUNTS APPLY ONLY TO THAT ACCOUNT!           *
  1037.            ************************************************************
  1038.  
  1039.            If you have (for example) Checking Account #3 selected:
  1040.  
  1041.            *  The Checking Account Sort routine only operates on Account
  1042.               #3.
  1043.  
  1044.            *  Adding, Changing, Deleting, or Displaying Purchase  Groups
  1045.               only affects the  Purchase Groups associated  with Account
  1046.               #3.
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  Page [14]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  1059.  -------------------------------------------------------------------------
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.            *  Adding, Changing,  or Deleting  Checking  Account  records
  1064.               only affects Account #3.
  1065.  
  1066.            *  Printed reports will only select data from Account #3.
  1067.  
  1068.            *  For each  of the functions listed  above, the name of  the
  1069.               active Checking Account  will print at  the upper left  of
  1070.               each menu screen (rather than the "Owner's Name").
  1071.  
  1072.            *  The  Minimum Balance Warning  applies only to  Account #3.
  1073.               (i.e.,  it  may  be  set  to  a  different  value for each
  1074.               account).
  1075.  
  1076.            *  Only  Unpaid  Bills  for  Account  #3  will  be called for
  1077.               payment.
  1078.  
  1079.               EXCEPTION:  Most Unpaid Bill functions
  1080.  
  1081.               -The Unpaid Bills Report displays bills for all  accounts,
  1082.                regardless of the account selected.
  1083.  
  1084.               -The Unpaid Bills Warning  (on the Checking Account  menu)
  1085.                flashes when a bill is overdue in any account.
  1086.  
  1087.               -The Change and Delete functions for one Checking  Account
  1088.                operate on Unpaid Bills for all accounts.
  1089.  
  1090.            As mentioned, the Active  Account is selected using  option 8
  1091.         on the Checking Account menu.   Note that each account  may also
  1092.         be named from within option 8.
  1093.  
  1094.  
  1095.            2.4.1  Entering New Checks, Deposits, Cash Purchases, etc.
  1096.  
  1097.            Option 1  from the  Checking Account  menu provides  the data
  1098.         input screen  for the  Checking Account.   The  kinds of records
  1099.         that may be entered include:
  1100.  
  1101.            1. Checks.  Mandatory data fields are:
  1102.  
  1103.                        CHECK NUMBER     must be greater than 0
  1104.                        DATE             must be a valid date
  1105.                        AMOUNT           must be greater than 0
  1106.                        PURCHASE GROUP   must be the number of an
  1107.                                         existing Purchase Group
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  Page [15]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  1125.  -------------------------------------------------------------------------
  1126.  
  1127.  
  1128.                        Other fields:
  1129.  
  1130.                        TO               defaults to blank
  1131.                        TAX DEDUCTIBLE   always No unless Y is entered
  1132.                        ACTION DESIRED   0 to discard data
  1133.                                         1 to save on disk and
  1134.                                           clear screen
  1135.                                         2 to save on disk and
  1136.                                           not clear screen
  1137.  
  1138.  
  1139.            2. Deposits.  Mandatory data fields are:
  1140.  
  1141.                        DATE             must be a valid date
  1142.                        AMOUNT           must be greater than 0
  1143.  
  1144.                        Other fields:
  1145.  
  1146.                        TO               defaults to blank
  1147.                        ACTION DESIRED   0 to discard data
  1148.                                         1 to save on disk and
  1149.                                           clear screen
  1150.                                         2 to save on disk and
  1151.                                           not clear screen
  1152.  
  1153.  
  1154.  
  1155.            3. Interest.  Mandatory data fields are:
  1156.  
  1157.                        DATE             must be a valid date
  1158.                        AMOUNT           must be greater than 0
  1159.  
  1160.                        Other fields:
  1161.  
  1162.                        TO               defaults to blank
  1163.                        ACTION DESIRED   0 to discard data
  1164.                                         1 to save on disk and
  1165.                                           clear screen
  1166.                                         2 to save on disk and
  1167.                                           not clear screen
  1168.  
  1169.  
  1170.            4. cash Purchases.  Mandatory data fields are:
  1171.  
  1172.                        DATE             must be a valid date
  1173.                        AMOUNT           must be greater than 0
  1174.                        PURCHASE GROUP   must be the number of an
  1175.                                         existing Purchase Group
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  Page [16]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  1191.  -------------------------------------------------------------------------
  1192.  
  1193.  
  1194.                        Other fields:
  1195.  
  1196.                        TO               defaults to blank
  1197.                        TAX DEDUCTIBLE   always No unless Y is entered
  1198.                        ACTION DESIRED   0 to discard data
  1199.                                         1 to save on disk and
  1200.                                           clear screen
  1201.                                         2 to save on disk and
  1202.                                           not clear screen
  1203.  
  1204.  
  1205.            5. Withdrawals.  Mandatory data fields are:
  1206.  
  1207.                        DATE             must be a valid date
  1208.                        AMOUNT           must be greater than 0
  1209.                        Purchase Group   must be the number of an
  1210.                                         existing Purchase Group
  1211.  
  1212.                        Other fields:
  1213.  
  1214.                        TO               defaults to blank
  1215.                        TAX DEDUCTIBLE   always No unless Y is entered
  1216.                        ACTION DESIRED   0 to discard data
  1217.                                         1 to save on disk and
  1218.                                           clear screen
  1219.                                         2 to save on disk and
  1220.                                           not clear screen
  1221.  
  1222.  
  1223.            6. Unpaid Bills.  Mandatory data fields are:
  1224.  
  1225.                        DATE             no invalid dates.  This is the
  1226.                                           due date of the bill
  1227.                        AMOUNT           must be greater than 0
  1228.  
  1229.                        Other fields:
  1230.  
  1231.                        TO               defaults to blank
  1232.                        RECURRING        Enter:
  1233.                                         Y  for a yearly recurring bill
  1234.                                         M  for a monthly recurring bill
  1235.                                         N  (or any other character) for
  1236.                                            a one time only bill.
  1237.                        CHECK NUMBER     ignored regardless of entry
  1238.                        PURCHASE GROUP   ignored regardless of entry
  1239.                        ACTION DESIRED   0 to discard data
  1240.                                         1 to save on disk and
  1241.                                           clear screen
  1242.                                         2 to save on disk and
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  Page [17]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  1257.  -------------------------------------------------------------------------
  1258.  
  1259.  
  1260.                                           not clear screen
  1261.  
  1262.            7. Use Esc key to quit
  1263.  
  1264.  
  1265.            The general  data requirements  are that  numbers may  not be
  1266.         less than zero, dates must be  "real" (no month 13, or day  45).
  1267.         A Purchase Group (budget group) number must be entered for  each
  1268.         check,  cash  purchase,  or  withdrawal.    All expenditures are
  1269.         assigned to  a group,  and this  group is  used to print special
  1270.         reports of  expenditures (see  paragraph 2.4.7).   Attempting to
  1271.         enter the screen full of data  with a Purchase Group equal to  0
  1272.         or blank will  result in the  displayed Groups at  the bottom of
  1273.         the screen scrolling to allow the display of more groups.   [The
  1274.         final data input field (ACTION DESIRED) must have a 1 or 2 in it
  1275.         when you press the ENTER key.  At this point the scrolling  will
  1276.         occur.]  Checking Account data may not be entered for a Purchase
  1277.         Group that does not exist.
  1278.  
  1279.            Note, in  the ACTION  DESIRED field,  a 0  cancels the entire
  1280.         transaction,  and  a  1  or  a  2  enters  the data on the disk.
  1281.         However using a 2 leaves the data on the screen for copying into
  1282.         the next entry, whereas a 1  erases it.  Data is validated  when
  1283.         either a 1 or 2 is used, and the cursor will return to the field
  1284.         in error.
  1285.  
  1286.            To  enter  torn-up  checks  with  a  $0.00  value (for record
  1287.         keeping purposes), use $0.00001  as the dollar amount  to bypass
  1288.         the edit  feature.   The program  will not  allow a  zero dollar
  1289.         entry, but it will accept teensy little numbers.
  1290.  
  1291.            Each  expenditure  (cash  or  check)  may  be marked as a tax
  1292.         deductible.  Tax deductions are displayed by the Tax  Deductions
  1293.         report.
  1294.  
  1295.  
  1296.            2.4.2  Entering Unpaid Bills
  1297.  
  1298.            Paragraph 2.4.1 above describes the general data requirements
  1299.         for Unpaid Bill entry.  An Unpaid Bill resides in a special file
  1300.         (which must  be created  on the  data disk  using the "Start New
  1301.         Data Files" function.  See paragraph 2.6.6 if you are not a  new
  1302.         user of PFM.).
  1303.  
  1304.            Unpaid Bills may be either Non-recurring, Monthly  Recurring,
  1305.         or Yearly Recurring.  When a  bill must be paid at some  time in
  1306.         the future, enter the particular information (such as DATE  DUE,
  1307.         TO, and AMOUNT) via the Checking Account Data Entry Screen,  but
  1308.         select a "U" as the Transaction  Type.  This sends the entry  to
  1309.  
  1310.  
  1311.  
  1312.  
  1313.  
  1314.  
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  Page [18]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  1323.  -------------------------------------------------------------------------
  1324.  
  1325.  
  1326.         the Unpaid Bill  File.  If  the bill is  a one time  only event,
  1327.         enter it as a non-recurring bill.  If the bill will repeat every
  1328.         month or year  on the same  day, enter it  as monthly or  yearly
  1329.         recurring bill.  When the bill is paid (see Pay Bills  paragraph
  1330.         below) the information is  retrieved from Unpaid Bills  file and
  1331.         displayed  on  the  Checking  Account  Data  Entry  screen   for
  1332.         additions or  changes.   The transaction  is then  automatically
  1333.         entered  into  the  Checking  Account  without  retyping, and is
  1334.         deleted from the Unpaid Bills  file.  If it's a  recurring bill,
  1335.         the date will be  incremented by one month  or one year, and  it
  1336.         will be returned to the Unpaid Bill file to wreak havoc on  your
  1337.         financial security another day.
  1338.  
  1339.            [Honestly, I couldn't  think of a  good financial reason  for
  1340.         including  a  yearly  recurring  bill,  but  I found it to be an
  1341.         invaluable birthday and anniversary reminder.]
  1342.  
  1343.            PFM-5  nags  you,  with  a  flashing reminder on the Checking
  1344.         Account menu, that bills (birthdays?) are overdue.  The  flasher
  1345.         comes on:
  1346.  
  1347.            -When a bill is overdue in any Checking Account, regardless
  1348.             of which account you are in or the bill is in.
  1349.  
  1350.            -When overdue bills have been paid, but the Unpaid Bills file
  1351.             should be packed to rearrange records or remove deleted
  1352.             records.
  1353.  
  1354.            Packing the file may be  done for the Utilities menu  or with
  1355.         the Pay Bills function (next paragraph).
  1356.  
  1357.  
  1358.            2.4.3  Paying Bills
  1359.  
  1360.            Bills  entered  according  to  the  procedures  in  the   two
  1361.         paragraphs above  may be  paid using  option 2  on the  Checking
  1362.         Account menu.
  1363.  
  1364.            Once selected, the Pay Bills function asks for the "due date"
  1365.         for selecting bills.  In other words, only bills falling due  on
  1366.         or before that date will be selected.  Bills due at any point in
  1367.         the future may therefore be paid on the present day.
  1368.  
  1369.            The second option allows you to select first bill to be paid,
  1370.         selected by the bill number (record number) on the Unpaid  Bills
  1371.         report.  Leave this number equal to 1 and PFM selects the  first
  1372.         due  bill  (according  to  the  date  selected)  in  the current
  1373.         Checking Account, regardless of the bill number.
  1374.  
  1375.  
  1376.  
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  Page [19]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  1389.  -------------------------------------------------------------------------
  1390.  
  1391.  
  1392.            The second option  also causes a  "pack" of the  Unpaid Bills
  1393.         file if record 9999 is  entered.  Packing removes deleted  bills
  1394.         (which do not display on the report, but nevertheless are  still
  1395.         in the file) and reorders the remaining bills according to date.
  1396.         Once the  Unpaid Bills  Nag-Flag (on  the Checking  menu) starts
  1397.         flashing,  packing  the  file  shuts  it  off.  [Would that some
  1398.         people could  so easily  be controlled.]   If  the flag does not
  1399.         shut  off,  Unpaid  Bills  remain  overdue,  or your computer is
  1400.         looking for attention.  Either way, it's not good.
  1401.  
  1402.            When paying bills, the Action Desired field on the data entry
  1403.         screen  takes  on  new  meaning.    As  before,  a 0 cancels the
  1404.         transaction and returns everything to the way it was, but now:
  1405.  
  1406.            -A "1" pays the bill (enters it into the Checking Account,
  1407.             and does whatever it must in the Unpaid Bills file),
  1408.             then returns to the Date and Bill Number selection screen.
  1409.             Press the Enter key to pay the next due bill in the file or
  1410.             select a different bill.
  1411.  
  1412.            -A "2" pays the bill but skips the Date and Bill Number
  1413.             selection screen.  The next bill is automatically called up.
  1414.  
  1415.  
  1416.            2.4.4  Changing Entries
  1417.  
  1418.            All data entered into the Checking or Unpaid Bills files  may
  1419.         be retrieved, displayed, and changed using the change  function,
  1420.         option 3 on the Checking  menu.  The Change Screen  requests the
  1421.         characteristics of the record being  sought.  Enter the type  of
  1422.         transaction (as requested) and either:
  1423.  
  1424.            -The Record Number of the transaction (the number in the left
  1425.             column of the various reports).   A search by record  number
  1426.             is fast, and it really doesn't matter what transaction  type
  1427.             was entered.
  1428.  
  1429.                                 - or -
  1430.  
  1431.            -One or more (preferably more) of the following:
  1432.  
  1433.             Check number (for checks only)
  1434.             Transaction date
  1435.             Transaction amount
  1436.  
  1437.            PFM-5  will  search  for  records  having ALL characteristics
  1438.         specified, but  any blank  or zero  fields are  ignored.   Since
  1439.         there is no reason why two checks can't have the same number  (a
  1440.         certainty if you change banks) or two transaction amounts  can't
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  Page [20]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  1455.  -------------------------------------------------------------------------
  1456.  
  1457.  
  1458.         be the  same, the  search must  specify as  much information  as
  1459.         possible to insure finding the correct record.
  1460.  
  1461.            Except for record number  searches, the program searches  the
  1462.         entire file for the record in question (time consuming for large
  1463.         files).    If  the  record  is  near  the  end of the file, do a
  1464.         backwards search  from end  to beginning  by putting  a B,  left
  1465.         justified, in the record number field.
  1466.  
  1467.            Note, backwards searches take more time to search the  ENTIRE
  1468.         file (floppy disk  drives don't like  to scan a  file backwards)
  1469.         but they find records near the end of the file very quickly.
  1470.  
  1471.            Once found,  any data  in the  record may  be changed  to any
  1472.         other valid value.  The  same rules apply to changes  that apply
  1473.         to new entries.  Dates must be valid; no negative numbers;  some
  1474.         fields may not  be left blank.   See the  above Checking Account
  1475.         entry information for a description of the mandatory fields.
  1476.  
  1477.            No transaction type may be changed to an Unpaid Bill, nor may
  1478.         an Unpaid Bill be changed to any other transaction type.
  1479.  
  1480.            Entry fields marked with an  "*" will cause a help  subscreen
  1481.         to be displayed if entry of the record is attempted with a 0  in
  1482.         that field.   [This  means that  the final  field on  the screen
  1483.         (that asks for a 0 or 1 to complete data entry) must have a 1 in
  1484.         it when you press the ENTER key, and the unknown field must have
  1485.         a  0  in  it.    At  this  point  the  help screen will appear.]
  1486.         Entering a 0 in the final field cancels the changes and  ignores
  1487.         any data errors.
  1488.  
  1489.  
  1490.            2.4.5  Deleting Entries
  1491.  
  1492.            Any  record  in  the  Checking  file  may  be  searched  for,
  1493.         displayed, and deleted  using the Delete  function, option 4  on
  1494.         the Checking menu.  Use the search method described in paragraph
  1495.         2.4.4.  Note that deleted records remain in the file (but  don't
  1496.         display or  affect the  balance) until  the Sort  routine is run
  1497.         (see paragraph 2.6.2).
  1498.  
  1499.            To delete all entries from one Checking Account (i.e., delete
  1500.         the entire account):
  1501.  
  1502.            *  Exit to the operating system (DOS)
  1503.  
  1504.            *  Copy any empty Checking Account data file from the same or
  1505.               another  disk  into  the  one  to  be  erased,  using  the
  1506.               following steps.
  1507.  
  1508.  
  1509.  
  1510.  
  1511.  
  1512.  
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  Page [21]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  1521.  -------------------------------------------------------------------------
  1522.  
  1523.  
  1524.  
  1525.            *  Assume  the account to  be erased is  account #3, and  the
  1526.               empty Checking Account to be copied is account #10.  Type:
  1527.  
  1528.                       COPY CHECK10.DAT  CHECK3.DAT
  1529.  
  1530.            *  To also  erase the  Purchase Groups  associated  with that
  1531.               account, type:
  1532.  
  1533.                       COPY GROUP10.DAT  GROUP3.DAT
  1534.  
  1535.  
  1536.            2.4.6  Balancing the Checking Account
  1537.  
  1538.            Now that  all your  checking transactions  and cash purchases
  1539.         are in the Checking file, PFM-5 will help balance your  account.
  1540.         [The  cash  purchases  have  no  effect on the account balance.]
  1541.         Option 5  on the  Checking menu  runs the  Balance program.  The
  1542.         date the account was last balanced will be displayed (if it  was
  1543.         balanced) followed by a request for the ending balance from  the
  1544.         new bank statement.
  1545.  
  1546.            Note:  When  using data files  from an older  version of PFM,
  1547.         this  date  may  be  incorrect  the  first  time  the account is
  1548.         balanced using PFM-5.  It will straighten itself out though.
  1549.  
  1550.            After entry of that information, each transaction (except for
  1551.         cash purchases)  displays on  the screen  with a  request as  to
  1552.         whether this transaction  has been reported  in the latest  bank
  1553.         statement.  Answer Y or N as appropriate.  The program does  the
  1554.         math.  After all entries have been "yessed or noed" the  balance
  1555.         that your checkbook SHOULD display  is shown next to the  ACTUAL
  1556.         balance in your  PFM-5 account.   This reflects the  information
  1557.         you entered (Garbage In = Garbage Out).  [Mine usually  balances
  1558.         to the penny.   Of course that's also  the usual balance.]   The
  1559.         account may now be considered balanced or you may return to  the
  1560.         Checking menu to verify entries against the bank statement.  [If
  1561.         you're like me, it's sometimes too much trouble to find where  I
  1562.         made an error,  so I enter  a dummy check  or deposit under  the
  1563.         date 04/05/06  or some  other low  number, but  not 01/01/01, to
  1564.         cancel out the error.]
  1565.  
  1566.  
  1567.            2.4.7  Printing Reports
  1568.  
  1569.            PFM-5 prints reports on the  screen or a printer.   The print
  1570.         screen  capability  is  also  available  to  copy single screens
  1571.         (SHIFT-PrtSc).
  1572.  
  1573.  
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.  
  1578.  
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  Page [22]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  1587.  -------------------------------------------------------------------------
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.            Use the PgUp and PgDn keys to page back and forth through the
  1592.         screen reports and Esc to return to the Report menu.
  1593.  
  1594.            Seven different reports are  available by selecting option  6
  1595.         on the Checking Account menu.  They are:
  1596.  
  1597.  
  1598.            *  Check Register:
  1599.  
  1600.               Lists all transactions in the Checking file
  1601.               Displays a running balance for each transaction
  1602.                  (Cash Purchases do not affect the balance)
  1603.               May be limited to the transactions between any two
  1604.                  dates, but the balance is calculated from the first
  1605.                  entry
  1606.               Prints the Account Summary Report automatically at the
  1607.                  end
  1608.               Transactions that lower the balance below a minimum
  1609.                  level are highlighted (see the section on setting the
  1610.                  minimum balance warning flag)
  1611.               Limited to the active Checking Account.
  1612.  
  1613.  
  1614.               The report displays the following fields:
  1615.  
  1616.                  RECORD NUMBER (use this number for fast searches).
  1617.                    If the record numbers are not consecutive, there are
  1618.                    non-displayed, deleted records lurking on the disk.
  1619.                    The sort routine purges them.
  1620.                  TRANSACTION DATE
  1621.                  CHECK NUMBER/TRANSACTION TYPE
  1622.                  TAX DEDUCTIBLE (TX), yes or no
  1623.                  VERIFIED ON BANK STATEMENT (V?), yes or no
  1624.                  PURCHASE GROUP
  1625.                  REMARKS
  1626.                  AMOUNT
  1627.                  BALANCE (computed from the first account entry,
  1628.                    regardless of the report dates selected)
  1629.  
  1630.  
  1631.            *  Tax Deduction List:
  1632.  
  1633.               Lists all tax deductible checks, cash purchases, and
  1634.                 withdrawals
  1635.               The records may be selected between any two dates
  1636.               Limited to the active Checking Account.
  1637.  
  1638.               The report displays the following fields:
  1639.  
  1640.  
  1641.  
  1642.  
  1643.  
  1644.  
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  Page [23]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  1653.  -------------------------------------------------------------------------
  1654.  
  1655.  
  1656.  
  1657.                  RECORD NUMBER
  1658.                    If the record numbers are not consecutive, there are
  1659.                    non-displayed, deleted records lurking on the disk.
  1660.                    The sort routine purges them.
  1661.                  TRANSACTION DATE
  1662.                  CHECK NUMBER/TRANSACTION TYPE
  1663.                  PURCHASE GROUP
  1664.                  REMARKS
  1665.                  AMOUNT
  1666.  
  1667.               [Remember, if  you didn't enter the cash  purchase, check,
  1668.               or withdrawal as a tax deduction, it won't print as a  tax
  1669.               deduction.]
  1670.  
  1671.  
  1672.            *  Summary of Purchases:
  1673.  
  1674.               Summarizes all the expenditures (cash, check, or
  1675.                 withdrawal) in all active Purchase Groups.
  1676.               May be limited to expenditures occurring between any two
  1677.                 dates
  1678.               A Grand Total of expenditures within the selected time
  1679.                 frame prints at the end of the report
  1680.               Limited to the active Checking Account.
  1681.  
  1682.  
  1683.               [Hint:  To make the most use of this report as a budgeting
  1684.               tool, enter the $ limit for each Purchase Group as part of
  1685.               the Group name.]
  1686.  
  1687.  
  1688.            *  Detail of One Group:
  1689.  
  1690.               Lists a detailed accounting of each expenditure (cash,
  1691.                 check, or withdrawal) to occur in a selected purchase
  1692.                 group.
  1693.               May be limited to expenditures within any selected time
  1694.                 frame
  1695.               Limited to the active Checking Account.
  1696.  
  1697.               The report displays the following fields:
  1698.  
  1699.                  RECORD NUMBER
  1700.                  TRANSACTION DATE
  1701.                  CHECK NUMBER/TRANSACTION TYPE
  1702.                  TAX DEDUCTIBLE (Y or N)
  1703.                  REMARKS
  1704.                  AMOUNT
  1705.  
  1706.  
  1707.  
  1708.  
  1709.  
  1710.  
  1711.  
  1712.  
  1713.  
  1714.  
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.  Page [24]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  1719.  -------------------------------------------------------------------------
  1720.  
  1721.  
  1722.                  TOTAL (within the selected time frame)
  1723.  
  1724.  
  1725.            *  List of Deposits:
  1726.  
  1727.               This report is the Check Register report described above,
  1728.                 but prints only deposits.
  1729.               May be limited to deposits within any time frame.
  1730.               Shows the account balance resulting after each deposit.
  1731.               Limited to the active Checking Account.
  1732.  
  1733.  
  1734.            *  Unpaid Bills Report:
  1735.  
  1736.               Lists each Unpaid Bill for all Checking Accounts
  1737.               May be limited to bills within any time frame.
  1738.  
  1739.  
  1740.               The report displays the following fields:
  1741.  
  1742.                  RECORD NUMBER
  1743.                  TRANSACTION DATE
  1744.                  RECURRING (Y, M, or N)  This indicates whether the bill
  1745.                                          is yearly recurring, monthly
  1746.                                          recurring, or non-recurring.
  1747.                  CHECKING ACCOUNT NUMBER
  1748.                  REMARKS
  1749.                  AMOUNT
  1750.  
  1751.  
  1752.            *  Account Summary Report:
  1753.  
  1754.               Appears at the end of the Check Register and List of
  1755.                 Deposits
  1756.               Lists the amount of money deposited, withdrawn, etc. for
  1757.                 the entire account and within the specified time frame.
  1758.               To print this report by itself, select the Check Register
  1759.                 report, but select "S" on the date selection screen (see
  1760.                 Date Selection, below).
  1761.               The bottom line, CREDITS-DEBITS does not include cash
  1762.                 purchases.
  1763.  
  1764.  
  1765.            *  Date Selection:
  1766.  
  1767.                After  selecting a  report, the  next screen requests the
  1768.               beginning and ending dates for the records to be  printed.
  1769.               Pick the dates (or leave them as they are), then  indicate
  1770.               whether:
  1771.  
  1772.  
  1773.  
  1774.  
  1775.  
  1776.  
  1777.  
  1778.  
  1779.  
  1780.  
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.  Page [25]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  1785.  -------------------------------------------------------------------------
  1786.  
  1787.  
  1788.  
  1789.               - The report is to be on the printer (Enter "P"),
  1790.               - Only the Account Summary Report is required (Enter "S")
  1791.                 Note:  This only works when asking for the Check
  1792.                 Register or the Deposit reports.  The "S" is ignored at
  1793.                 all other times.
  1794.               - The report is to be on the screen only (Leave blank).
  1795.  
  1796.                The records displayed  on the subsequent  reports will be
  1797.               limited  to  those  falling  within  the  dates  selected.
  1798.               Account balances are computed  from the first to  the last
  1799.               record in the file regardless of the dates selected.
  1800.  
  1801.  
  1802.            Remember,  these  reports  provide  information  only  on the
  1803.         active Checking Account (exception:   Unpaid Bills report).   To
  1804.         see what's happening  in the other  accounts it is  necessary to
  1805.         return  to  the  Checking  Account  menu  and  change the active
  1806.         account using option 7, as discussed below.
  1807.  
  1808.  
  1809.            2.4.8  Changing and Renaming the Active Checking Account
  1810.  
  1811.            PFM-5 will, on one disk, track 10 separate Checking Accounts.
  1812.         Each  account  has  its  own  name,  Purchase Groups, data, etc.
  1813.         Also, any PFM-5 function that works on a Checking Account record
  1814.         or a  Purchase Group  record works  only on  the active Checking
  1815.         Account and its own Purchase Groups file.  Functions limited  to
  1816.         the active account include:
  1817.  
  1818.            *  Adding,   changing,   or   deleting   Checking   Account
  1819.               transactions,
  1820.  
  1821.            *  Printing  any of the  Checking Account reports  except the
  1822.               Unpaid Bills report,
  1823.  
  1824.            *  Adding, changing, displaying, or deleting Purchase Groups,
  1825.  
  1826.            *  Setting the minimum balance warnings,
  1827.  
  1828.            *  Sorting the Checking Account file from the Utilities menu,
  1829.  
  1830.            *  Balancing the account.
  1831.  
  1832.            *  Paying or adding Unpaid Bills.
  1833.  
  1834.            *  Changing, deleting, and printing Unpaid Bills may be  done
  1835.               from any account.
  1836.  
  1837.  
  1838.  
  1839.  
  1840.  
  1841.  
  1842.  
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  Page [26]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  1851.  -------------------------------------------------------------------------
  1852.  
  1853.  
  1854.  
  1855.            *************************************************************
  1856.            *  Note, however, that Starting New Data Files (option 8 on *
  1857.            *  the Utilities menu) will erase ALL(!) PFM-5 data files,  *
  1858.            *  not just the active Checking Account.                    *
  1859.            *************************************************************
  1860.  
  1861.  
  1862.            The active Checking Account is changed using option 7 on  the
  1863.         Checking Account  menu by  selecting the  number of  the account
  1864.         desired.   The name  of the  account, which  prints in the upper
  1865.         left hand  corner of  all Checking  Account-related menu screens
  1866.         may also be changed from here.
  1867.  
  1868.            For example:  To change from account #1 to account #4,  enter
  1869.            a 4 in the brackets.  To change the NAME of account 4,  enter
  1870.            a 14 in the brackets.   Confusing, eh what? It  really isn't.
  1871.            Just take a look at the menu.  Selecting an account  involves
  1872.            typing the account number.  Changing the name involves typing
  1873.            10 plus the account number.
  1874.  
  1875.            The Esc key does not allow exiting from this screen.
  1876.  
  1877.  
  1878.            2.5  The Savings and Investment Accounts
  1879.  
  1880.            This section of PFM-5 is  designed to keep track of  accounts
  1881.         that  are  primarily  used  for  investments,  such  as  savings
  1882.         accounts, money markets,  treasury bills, stock  purchases, etc.
  1883.         Up to 99 separate  accounts may be followed.   The name of  each
  1884.         account is entered in the Investment Categories routine,  option
  1885.         4 on the Utilities menu.  This program is designed to follow the
  1886.         cash transactions on each of these accounts, such as  purchases,
  1887.         sales, broker fees, cash  dividends (paid directly to  you), and
  1888.         rollover  interest  (interest  paid   to  the  account).     The
  1889.         information  saved  and  reported  tells  where  your  money  is
  1890.         invested, how much money  is invested, how well  that investment
  1891.         is performing, and  will provide a  handy summary for  preparing
  1892.         income tax forms.  However, PFM-5 is not an investment  analyzer
  1893.         that computes expected returns  on bonds, or helps  follow stock
  1894.         market trends, etc.
  1895.  
  1896.  
  1897.            2.5.1  Entering Investments and Savings Account Transactions
  1898.  
  1899.            Option 1 from  the Investments menu  provides the data  input
  1900.         screen  for  this  file.    Some  general  requirements are that
  1901.         numbers may not be less than zero, and dates must be "real"  (no
  1902.         month 13, or  day 45).   Unlike the Checking  data entry screen,
  1903.  
  1904.  
  1905.  
  1906.  
  1907.  
  1908.  
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  Page [27]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  1917.  -------------------------------------------------------------------------
  1918.  
  1919.  
  1920.         all entries are  applicable and none  are skipped over,  however
  1921.         the FOR field is optional.  The rest are mandatory.  No data may
  1922.         be assigned to an Investment Category that does not exist.
  1923.  
  1924.            The types of transactions that may be entered are:
  1925.  
  1926.            *  PURCHASES, for example,  a stock purchase.  Use  this also
  1927.               for savings  account deposits  or maintenance  on a rental
  1928.               home.  It indicates that  dollars went out of your  pocket
  1929.               into an investment/asset.
  1930.  
  1931.            *  SALES, for example the sale of a stock.  The Sale may also
  1932.               be  used  for  a  withdrawal  from  a savings account.  It
  1933.               indicates  that  money  came  out  of  the  balance of the
  1934.               investment and into your pocket [for some reason it always
  1935.               seems to go into someone else's pocket].
  1936.  
  1937.            *  INCOME, for example the payment of a stock dividend  check
  1938.               that you cashed, or a rent payment from a tenant.  It  did
  1939.               not add to or subtract  from the value of your  investment
  1940.               but put cash in your pocket (or another account).   Income
  1941.               transactions do not affect the balance of the account, but
  1942.               are summarized at the end of the account report.
  1943.  
  1944.            *  ROLLOVER DIVIDENDS &  INTEREST, for example interest on  a
  1945.               savings account that remains in the account and  compounds
  1946.               or otherwise increases the value of your investment.
  1947.  
  1948.            *  FEES,  such   as  the  broker's  fee   on  any  number  of
  1949.               transactions,  as  with  a  stock  sale  or  real property
  1950.               rental.  This is for  use where the fee does  not decrease
  1951.               the value of  your investment/asset.   It does not  affect
  1952.               the balance of the account.
  1953.  
  1954.  
  1955.            Since a Purchase is the same as a deposit, and a Sale is  the
  1956.         same as a withdrawal, the same data entry screen can be used for
  1957.         both investments or savings accounts.    Also notice that,  like
  1958.         the Checking Account, a 2 in  the last field allows the data  to
  1959.         remain on the screen for copying into the next record.
  1960.  
  1961.            An Investment Category (the  number that stands for  the name
  1962.         of the investment or savings  account) must be entered for  each
  1963.         transaction  so  the  program  knows  where  to  file  it.  This
  1964.         Category  is  used  to  print  the  individual  reports  on each
  1965.         investment  (see  paragraphs  2.5.4  and  2.5.5).  Attempting to
  1966.         enter the screen full of data with an Investment Category  equal
  1967.         to 0 or blank will result in the displayed Categories  scrolling
  1968.         to allow  the display  of more  Categories.   A data  error will
  1969.         result from trying to add a Category that doesn't exist.
  1970.  
  1971.  
  1972.  
  1973.  
  1974.  
  1975.  
  1976.  
  1977.  
  1978.  
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.  Page [28]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  1983.  -------------------------------------------------------------------------
  1984.  
  1985.  
  1986.  
  1987.  
  1988.            2.5.2  Changing Entries
  1989.  
  1990.            All data  entered in  the Investment  file may  be retrieved,
  1991.         displayed, and changed  using the change  function, option 2  on
  1992.         the Investment menu.   Some characteristics of the  record being
  1993.         sought must be specified.  These are all requested on the Change
  1994.         screen.  The  fastest way to  find a record  is with the  record
  1995.         number, which is displayed on most  of the reports.  To use  any
  1996.         other  method  requires  that  the  Type  of record be specified
  1997.         (i.e., Purchase,  Fee, etc.)  as well  as at  least one  or more
  1998.         other characteristics  such as  the Date  or $  Amount.  Because
  1999.         there could  be more  than one  record with  a given  date or  $
  2000.         amount, the more information specified the better the chance  of
  2001.         finding the desired record.  See paragraph 2.4.4 for  "backwards
  2002.         searches."
  2003.  
  2004.            Once found,  any data  in the  record may  be changed  to any
  2005.         other valid value.  The  same rules apply to changes  that apply
  2006.         to new entries.  Dates must be valid; no negative numbers;  some
  2007.         fields may not be left blank.   Entry fields marked with an  "*"
  2008.         will cause  a help  subscreen to  be displayed  if entry  of the
  2009.         record is attempted with a 0 or blank in the field.
  2010.  
  2011.  
  2012.            2.5.3  Deleting Entries
  2013.  
  2014.            Any  Record  in  the  Investment  file  may  be searched for,
  2015.         displayed, and deleted  using the Delete  function, option 3  on
  2016.         the  Investment  menu.    Use  the  search  method  described in
  2017.         paragraph 2.5.2.  Note that  deleted records remain in the  file
  2018.         (but don't display or affect the balance) until the Sort routine
  2019.         is run AND records are shuffled around (see paragraph 2.6.1).
  2020.  
  2021.  
  2022.            2.5.4  Listing A Summary of Investments
  2023.  
  2024.            This report prints, on the screen or printer, the balance  in
  2025.         each  investment  account,  and  at  the  end,  a grand total of
  2026.         dollars invested.  It  is not limited to  transactions occurring
  2027.         between any two  dates, but rather  shows the current  status of
  2028.         each account.
  2029.  
  2030.  
  2031.  
  2032.  
  2033.  
  2034.  
  2035.  
  2036.  
  2037.  
  2038.  
  2039.  
  2040.  
  2041.  
  2042.  
  2043.  
  2044.  
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.  Page [29]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  2049.  -------------------------------------------------------------------------
  2050.  
  2051.  
  2052.  
  2053.            2.5.5  Printing Reports
  2054.  
  2055.            All reports  produced by  this program  are available  on the
  2056.         screen or the printer.  For a paper copy of just one screen, use
  2057.         the  print  screen  capability  (SHIFT-PrtSc).    Two  different
  2058.         reports are available.  The first is a list of all  transactions
  2059.         in  each  Investment  file  displayed  with  the running account
  2060.         balance.  The report may be limited to the transactions  between
  2061.         any  two  dates.    When  option  5  from the Investment menu is
  2062.         selected, the next screen requests the account number (to scroll
  2063.         through the account numbers/Purchase Categories, enter a 0, then
  2064.         press the Enter key).
  2065.  
  2066.            The next screen is for selection of the beginning and  ending
  2067.         dates for the transactions to be considered.  After picking  the
  2068.         dates, indicate whether the report  is to print on the  printer.
  2069.         Another  option  allows  selection  of  only the Account Summary
  2070.         report (an "S" in the  appropriate field).  Press Enter  and the
  2071.         report prints.   This report prints  the balance in  the account
  2072.         for each transaction  starting from record  1 (even though  some
  2073.         records may not be printed because  of the date limits).  If  no
  2074.         dates are selected, the program automatically selects and prints
  2075.         all records for this investment.
  2076.  
  2077.            The Account Summary prints at the end of each report  showing
  2078.         the total fees, purchases, etc.  on the account.  Note that sale
  2079.         of an  investment for  a greater  value than  the purchase price
  2080.         correctly  causes  a  negative  account  balance  but a positive
  2081.         profit.  The bottom line, PROFIT, on the Account Summary  report
  2082.         reflects Sales+Income minus Purchases+fees.  Interest is covered
  2083.         under Sales when the asset is sold (or the account emptied).
  2084.  
  2085.  
  2086.            2.5.6  Deleting All Entries For One Investment Category
  2087.  
  2088.            When done with  an investment, if  there is no  longer a need
  2089.         for a record of the  transactions, they may all be  deleted with
  2090.         this option.  As with  all other deleted records, they  will not
  2091.         be purged  from the  files until  you run  the Sort routine (see
  2092.         paragraph 2.6.1).  [If the  IRS suspects you of fraud,  there is
  2093.         no  statute  of  limitations  and  they  may  look  at  any past
  2094.         financial information.]   It  is a  wise idea  to at  least keep
  2095.         paper records (i.e., a printout of the data file) if the file is
  2096.         to be deleted.
  2097.  
  2098.  
  2099.  
  2100.  
  2101.  
  2102.  
  2103.  
  2104.  
  2105.  
  2106.  
  2107.  
  2108.  
  2109.  
  2110.  
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.  Page [30]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  2115.  -------------------------------------------------------------------------
  2116.  
  2117.  
  2118.  
  2119.            2.6  Program Utilities
  2120.  
  2121.            2.6.1  Sorting Files by Date
  2122.  
  2123.            Use  option  1  on  the  Utilities  menu  to  rearrange   the
  2124.         Investment  File  transactions,  and  option  2 to rearrange the
  2125.         Checking file transactions, in order of transaction date.
  2126.  
  2127.            Checking  Files  receive  a  three  level  sort  in  order of
  2128.         transaction  date,  then  by  the  type  of  transaction   (Cash
  2129.         Purchases followed by Deposits, then Interest, Withdrawals,  and
  2130.         finally Checks), and last, the checks are rearranged in order of
  2131.         check  number  on  the  given  day.    Remember, only the active
  2132.         Checking Account is sorted.
  2133.  
  2134.            The FINANCE5.EXE program can sort 3,000 transactions in  each
  2135.         file.  This requires a total  memory of 192Kb RAM.  This  number
  2136.         of transactions is about 5 years' worth for most people.   (Note
  2137.         that the  data files  will store  up to  65,500 records, but the
  2138.         sort routine won't operate  once the file increases  beyond 3000
  2139.         records.)   The sort routine will check to see if the file needs
  2140.         to be sorted.   If not,  a rather brief  message flashes on  the
  2141.         screen and the Utilities menu is displayed.
  2142.  
  2143.            Note:  Deleted  records are not  purged from the  files until
  2144.         records are actually  rearranged.  To  force the sort,  put in a
  2145.         record out of order.
  2146.  
  2147.            If  sorting  is  required,  only  the  out  of  place data is
  2148.         rearranged;  previously  sorted   data  is  untouched,   greatly
  2149.         reducing sort times  on large files.   The program  rewrites the
  2150.         file in sorted  order.  Having  a properly ordered  file to work
  2151.         with speeds up report writing, saves cycles on the disk  drives,
  2152.         reduces memory required for index files, etc, but  unfortunately
  2153.         slows down the sort while the rewrite takes place.  Floppy disks
  2154.         are not too good at locating data scattered all over a disk,  so
  2155.         this technique speeds up program operation for the average user.
  2156.         It can be changed if a majority of the users have hard disks and
  2157.         ask for a change.
  2158.  
  2159.            Since an entirely new file is written during the sort, you'll
  2160.         need enough empty space on the disk for the new sorted file  and
  2161.         the old file.  Old files are automatically erased after the  new
  2162.         sorted file has  been successfully written.   The program  takes
  2163.         care of all file maintenance and will not lose data if the  sort
  2164.         routine fails because of a  full disk or excessively large  data
  2165.         file.  If  the sort routine  crashes because of  a full disk,  a
  2166.         file named SORT.DAT will remain on the data disk.  This file may
  2167.  
  2168.  
  2169.  
  2170.  
  2171.  
  2172.  
  2173.  
  2174.  
  2175.  
  2176.  
  2177.  
  2178.  
  2179.  
  2180.  Page [31]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  2181.  -------------------------------------------------------------------------
  2182.  
  2183.  
  2184.         be erased, or the program will erase it the next time a sort  is
  2185.         run.
  2186.  
  2187.            Once the disk becomes so  full that the sort routine  can not
  2188.         work, the file  may be sorted  by copying it  to a new  disk and
  2189.         running the sort again.
  2190.  
  2191.            Always copy the Checking Account and its Purchase Group  file
  2192.         to a new disk together, since these files share some data.   The
  2193.         same is true for the investment  file.  The names of the  files,
  2194.         if you should decide to copy them, are:
  2195.  
  2196.            CHECK1.DAT      GROUP1.DAT      Checking Account #1
  2197.                ..              ..                 . . .
  2198.                ..              ..                 . . .
  2199.            CHECK10.DAT     GROUP10.DAT     Checking Account #10
  2200.            INVEST.DAT      INVCAT.DAT      Investment file
  2201.  
  2202.  
  2203.            2.6.2  Packing the Unpaid Bills File
  2204.  
  2205.            After bills are paid, records may be out of order (because of
  2206.         date changes to recurring bills) or deleted (paid) bills may  be
  2207.         hiding unseen in the file.   Use the Pack function  to rearrange
  2208.         the file by  date and remove  deleted records.   Unlike the sort
  2209.         routines  above,  the  pack  function  always  removes   deleted
  2210.         records, regardless of whether the records are out of order.
  2211.  
  2212.            This function may be run from either the Pay Bills option  on
  2213.         the Checking menu, or from the Pack option (3) on the  Utilities
  2214.         menu.
  2215.  
  2216.            The Pack function requires more  than one unpaid bill in  the
  2217.         file to do a pack.
  2218.  
  2219.  
  2220.  
  2221.            2.6.3  Adding, Changing, Deleting, and Displaying Investment
  2222.                   Categories and Purchase Groups
  2223.  
  2224.            Use  options  4  and  5  to  do whatever is required with the
  2225.         Purchase Groups and Investment Categories.  The menus and  input
  2226.         screens are essentially self  explanatory.  Purchase Groups  are
  2227.         the same  as budget  items, such  as food,  clothing, insurance,
  2228.         gasoline,  etc.    Investment  Categories  are the names of your
  2229.         investment and  savings accounts,  such as  Beneficial Theft and
  2230.         Trust, or G.F. Mutton.
  2231.  
  2232.            You may specify up to  99 Purchase Groups (for each  Checking
  2233.  
  2234.  
  2235.  
  2236.  
  2237.  
  2238.  
  2239.  
  2240.  
  2241.  
  2242.  
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.  Page [32]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  2247.  -------------------------------------------------------------------------
  2248.  
  2249.  
  2250.         Account)  and  99  Investment  Categories.   Purchase Groups are
  2251.         entered only for the active  Checking Account.  Thus account  #1
  2252.         may  have  one  set  of  Purchase  Groups, account #2 may have a
  2253.         different set, and so on.  To use one set of Purchase Groups  on
  2254.         more than one account without retyping them, do the following:
  2255.  
  2256.            *  Enter all the Purchase Groups for one account
  2257.  
  2258.            *  Exit the program to the operating system
  2259.  
  2260.            *  Copy the  Purchase Groups  from the  first file  into  the
  2261.               second by  using the  DOS copy  command.   For example, to
  2262.               copy the Purchase  Groups from account  #4 to account  #3,
  2263.               type:
  2264.  
  2265.               COPY GROUP4.DAT GROUP3.DAT
  2266.  
  2267.               The Purchase Group files will now be duplicates.
  2268.  
  2269.            *  Return to operating the program.
  2270.  
  2271.            The delete function does not delete a group or category  from
  2272.         the disk,  but only  replaces it  with the  word "DELETED."  The
  2273.         additional utilities in the  FINGRAF5.EXE program will pack  the
  2274.         file and purge deleted records.
  2275.  
  2276.  
  2277.            2.6.4  Installing a New Owner's Name
  2278.  
  2279.            The Owner's  Name displays  at the  top left  corner of  most
  2280.         menus and serves to identify  which the current data disk  being
  2281.         processed.  You may  use your name, or  you may have a  separate
  2282.         name for each PFM-5 data disk.  By naming each set of disk files
  2283.         you may have several different copies of PFM-5 in use at any one
  2284.         time,  and  be  able  to  readily  identify  which one is in the
  2285.         machine at any given time.   When the functions of a menu  apply
  2286.         only  to  the  active  Checking  Account,  the  owner's  name is
  2287.         replaced by the active account name.
  2288.  
  2289.            If you use more than one set of data files, they may each  be
  2290.         on different disks, or they may all be on one disk in  different
  2291.         directories.
  2292.  
  2293.  
  2294.         *************************************************************
  2295.         *  When changing data disks, ALWAYS return to the main menu *
  2296.         *  to close the old data files before using the new disk.   *
  2297.         *************************************************************
  2298.  
  2299.  
  2300.  
  2301.  
  2302.  
  2303.  
  2304.  
  2305.  
  2306.  
  2307.  
  2308.  
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.  Page [33]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  2313.  -------------------------------------------------------------------------
  2314.  
  2315.  
  2316.            This closes  the old  files and  prevents the  file buffer in
  2317.         memory from messing up the data  on the new files.  The  default
  2318.         drive may  be changed  from the  Main menu,  but if  you want to
  2319.         change  the  subdirectories  on  one  disk,  exit the program to
  2320.         change  default  directories  then  restart  the program.  Using
  2321.         subdirectories tends to slow down data access times considerably
  2322.         and increases the number of  cycles on the disk drives  for each
  2323.         record accessed.  But if you like 'em, use 'em.
  2324.  
  2325.  
  2326.            2.6.5  Set Checking Account Minimum Balance Warning
  2327.  
  2328.            Use option 7 on the  Utilities menu to select a  dollar value
  2329.         that causes your Checking  Account balance to display  with dark
  2330.         letters on  a bright  background (reverse  video) when  it drops
  2331.         below the selected value.   Any number greater than zero  may be
  2332.         used.   If you  lose your  interest when  the bank balance falls
  2333.         below  $100,  then  use  $100  as  the  entry here.  The minimum
  2334.         balance warning may be set to a different value for each  active
  2335.         Checking Account.  To set  the warning for a different  account,
  2336.         change  the  active  account,  then  return  here to set the new
  2337.         warning.
  2338.  
  2339.  
  2340.            2.6.6  Starting New Data Files
  2341.  
  2342.            PFM-5 requires files  to be initialized  (prior to the  first
  2343.         use of the data  disk only!) using option  8 before they can  be
  2344.         used.   PFM-5 uses  random access  data files  and puts some key
  2345.         numbers  in  the  first  few  records  of  the  files   (nothing
  2346.         exciting),  but  the  program  will  not  accept  data, the sort
  2347.         routines won't work, and the reports will not run until this  is
  2348.         done.
  2349.  
  2350.            *************************************************************
  2351.            *  DON'T run this routine twice on one disk except          *
  2352.            *  to erase the existing PFM data files and start over.     *
  2353.            *************************************************************
  2354.  
  2355.            The following files, if present, will be erased:
  2356.  
  2357.               CHECK*.DAT INVEST.DAT GROUP*.DAT INVCAT.DAT UNPAID.DAT
  2358.  
  2359.                        (The * stands for any characters)
  2360.  
  2361.            To use  data files  from some  previous versions  of PFM with
  2362.         version 5 requires only a name change of two files, but done  in
  2363.         the following manner:
  2364.  
  2365.  
  2366.  
  2367.  
  2368.  
  2369.  
  2370.  
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375.  
  2376.  
  2377.  
  2378.  Page [34]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  2379.  -------------------------------------------------------------------------
  2380.  
  2381.  
  2382.  
  2383.            *  Look to  see if your Checking  Account data file is  named
  2384.               CHECKING.DAT (i.e., run a directory on the data disk).
  2385.               If it is, then continue.  If it is called CHECK1.DAT,  the
  2386.               file need not  be renamed, but  additonal files should  be
  2387.               added as discussed later in this paragraph).
  2388.  
  2389.            *  Put FINANCE5.EXE on a blank, formatted disk (preferably  a
  2390.               system disk)
  2391.  
  2392.            *  Load and run the new FINANCE5 program
  2393.  
  2394.            *  Open  new  PFM-5 data  files as  instructed above  in this
  2395.               paragraph
  2396.  
  2397.            *  Exit the PFM-5 program
  2398.  
  2399.            *  Assuming you have your old data files on drive A:  and the
  2400.               new PFM-5 disk in drive B:, copy the existing CHECKING.DAT
  2401.               file onto the new PFM-5 disk as follows:
  2402.  
  2403.               COPY A:CHECKING.DAT B:CHECK1.DAT
  2404.  
  2405.               The old data file on the new PFM-5 disk will now be  named
  2406.               CHECK1.DAT and will occupy  Checking Account number 1  (of
  2407.               10)
  2408.  
  2409.            *  Now copy  the Purchase  Group files  to the  new  disk  as
  2410.               follows:
  2411.  
  2412.               COPY A:PURGRP.DAT B:GROUP1.DAT
  2413.  
  2414.               The old Purchase  Groups will now be included in  Checking
  2415.               Account  number  1.     They  may  also  be   copied  into
  2416.               GROUP2.DAT, etc., to use them in more than one account.
  2417.  
  2418.            *  Copy the old Investment Data and Investment Category  file
  2419.               to the new disk without a name change as follows:
  2420.  
  2421.               COPY A:INVEST.DAT B:
  2422.  
  2423.               COPY A:INVCAT.DAT B:
  2424.  
  2425.            That's it.   You're ready to  roll.  Just  be aware that  the
  2426.         Date Last Balanced  will be incorrect  (and probably written  in
  2427.         the PC's unique Grecco-Martian style)  the first time you run  a
  2428.         Checking Account balance.  This will correct itself.  It happens
  2429.         because the  balance date  location on  the first  record in the
  2430.         data file is used for  the Checking Account name (a  new feature
  2431.  
  2432.  
  2433.  
  2434.  
  2435.  
  2436.  
  2437.  
  2438.  
  2439.  
  2440.  
  2441.  
  2442.  
  2443.  
  2444.  Page [35]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  2445.  -------------------------------------------------------------------------
  2446.  
  2447.  
  2448.         on later versions of  PFM), and the balance  date is moved to  a
  2449.         different field.
  2450.  
  2451.  
  2452.            To add an Unpaid Bills  file and Checking Accounts 6  through
  2453.         10 to a pre-version 5.02 program disk :
  2454.  
  2455.            *  Put the PFM-5 program disk in the A drive,
  2456.  
  2457.            *  Put a blank, formatted disk in drive B,
  2458.  
  2459.            *  Load the FINANCE5.EXE program as usual,
  2460.  
  2461.            *  Using  option  5 from  the Main  menu, change  the default
  2462.               drive to B:,
  2463.  
  2464.            *  Using option 8 on the Utilities menu, start new data files
  2465.               on the B drive (NOT THE A: DRIVE!),
  2466.  
  2467.            *  The drive  will crank away for  about 45 sec.   When done,
  2468.               exit from the FINANCE5 program,
  2469.  
  2470.            *  Copy files:
  2471.  
  2472.               CHECK6.DAT through CHECK10.DAT
  2473.               GROUP6.DAT through GROUP10.DAT
  2474.               UNPAID.DAT
  2475.  
  2476.               from the B drive to the PFM-5 disk containing your working
  2477.               data files.
  2478.  
  2479.            *************************************************************
  2480.            *  Be careful not to copy CHECK1.DAT . . . CHECK5.DAT onto  *
  2481.            *  your existing data disk, as these will be empty files    *
  2482.            *  and will overwrite your existing data.                   *
  2483.            *************************************************************
  2484.  
  2485.  
  2486.            NOTE:    Unless  you  put  files  on your data disk that were
  2487.            started using the "Start New Data Files" option, the  program
  2488.            will  not  be  able  to  store  data  in those accounts.  The
  2489.            program  will  otherwise  function  normally  without the new
  2490.            accounts should you decide not to add them.
  2491.  
  2492.  
  2493.            2.6.7  File Descriptions
  2494.  
  2495.            After new data  files have been  started, there should  be 23
  2496.         data files on the data disk:
  2497.  
  2498.  
  2499.  
  2500.  
  2501.  
  2502.  
  2503.  
  2504.  
  2505.  
  2506.  
  2507.  
  2508.  
  2509.  
  2510.  Page [36]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  2511.  -------------------------------------------------------------------------
  2512.  
  2513.  
  2514.  
  2515.            CHECK1.DAT   Checking Account number 1 data
  2516.            CHECK2.DAT      "        "       "   2   "
  2517.               .            .        .       .   .   .
  2518.               .            .        .       .   .   .
  2519.  
  2520.            CHECK10.DAT     "        "       "   10  "
  2521.            GROUP1.DAT   Checking Account number 1 Purchase Group names
  2522.            GROUP2.DAT   Checking Account number 1 Purchase Group names
  2523.                            "        "       "   "   "        "     "
  2524.               .            .        .       .   .   .        .     .
  2525.               .            .        .       .   .   .        .     .
  2526.  
  2527.            GROUP10.DAT     "        "       "   "   "        "     "
  2528.            INVEST.DAT   Investment data
  2529.            INVCAT.DAT   Investment Category Names
  2530.            UNPAID.DAT   Unpaid Bills file.
  2531.  
  2532.            These are standard random access files, but the first  record
  2533.         is a scratch pad for the program and contains required data  for
  2534.         operation.  This is why files must be started by PFM-5 prior  to
  2535.         use.  The files may be read with a text editor, but much of  the
  2536.         data consists  of unreadable  characters, and  most editors will
  2537.         not be able to digest the data.
  2538.  
  2539.         ***********************************************************
  2540.         *  Do not attempt to change and rewrite these files using *
  2541.         *  an editor.  All the data may be lost!                  *
  2542.         ***********************************************************
  2543.  
  2544.            Files may be copied into each other, for example if you  need
  2545.         to duplicate a group file or want to change all Checking Account
  2546.         #5 data to account #1, but remember to only use files started by
  2547.         PFM-5.  Use only the DOS Copy command.  Reading the file into  a
  2548.         word  processor/editor  and  writing  it  into  another file may
  2549.         result in a wrecked file!
  2550.  
  2551.  
  2552.            2.6.8  RAM Drives
  2553.  
  2554.            An  electronic  RAM  drive  will  speed  up program operation
  2555.         tremendously because electronic disks greatly reduce disk access
  2556.         times.  Keep in mind that the PFM-5 data files must be copied to
  2557.         the RAM  drive prior  to loading  the program,  and they must be
  2558.         copied back to the floppy or hard disk after ending the program.
  2559.  
  2560.  
  2561.  
  2562.  
  2563.  
  2564.  
  2565.  
  2566.  
  2567.  
  2568.  
  2569.  
  2570.  
  2571.  
  2572.  
  2573.  
  2574.  
  2575.  
  2576.  Page [37]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  2577.  -------------------------------------------------------------------------
  2578.  
  2579.  
  2580.  
  2581.            2.6.9  Exiting the Program
  2582.  
  2583.            ALWAYS  use  the  EXIT  routine  when  leaving  this program.
  2584.         Reason:  Data is stored in buffers prior to being written on the
  2585.         disk file.   Buffers  accumulate data  until they  are full  and
  2586.         then, when good and ready, they write to the disk.  If you  exit
  2587.         by  removing  the  disk  and  turning  off  the  computer  or by
  2588.         rebooting, there will be unwritten data in the buffers that will
  2589.         be lost.   If you exit  via the Exit  routine, the buffers  will
  2590.         first be emptied, then the program will quit.
  2591.  
  2592.  
  2593.         3.0  Miscellaneous
  2594.  
  2595.  
  2596.            3.1  Changing the Default Drive or Data Disk
  2597.  
  2598.            The drive  where PFM-5  looks to  find its  data files may be
  2599.         changed using option 4 on the Main menu.  Thus you can have data
  2600.         in one  or both  drives, and  use this  feature to shift between
  2601.         them.   Changing subdirectory  names, if  you use  them, must be
  2602.         done through the Operating System.  Note that unless the program
  2603.         is told otherwise, it always  looks for its data on  the default
  2604.         drive.  (Remember, data files must be initiated originally  from
  2605.         option 8 in the Utilities menu).
  2606.  
  2607.  
  2608.         *************************************************************
  2609.         *  When changing data disks, ALWAYS return to the main menu *
  2610.         *  to close the old data files before using the new disk.   *
  2611.         *************************************************************
  2612.  
  2613.  
  2614.  
  2615.            3.2  Keeping Backups
  2616.  
  2617.            After a  few months  you'll have  sizable data  files.  Think
  2618.         about keeping an original and two backups of your data; an  "odd
  2619.         day" backup and an "even day"  backup.  When backing up data  on
  2620.         an  odd-numbered  day,  use  the  odd  day backup disk, and when
  2621.         backing up  data on  an even  numbered day  use the "even" disk.
  2622.         This way if  the disk goes  bad (as some  of the less  reputable
  2623.         disks are wont to  do) and you unwittingly  back up bad data  on
  2624.         your  backup  disk,  you'll  have  a  bad original and a perfect
  2625.         backup of the bad data.  With two backup disks, and only one  in
  2626.         use every  other time  you backup  data, there  will always be a
  2627.         second disk  to use  to restore  both the  original and  the bad
  2628.         backup.
  2629.  
  2630.  
  2631.  
  2632.  
  2633.  
  2634.  
  2635.  
  2636.  
  2637.  
  2638.  
  2639.  
  2640.  
  2641.  
  2642.  Page [38]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  2643.  -------------------------------------------------------------------------
  2644.  
  2645.  
  2646.  
  2647.  
  2648.            3.3  Making Additional Data Disks
  2649.  
  2650.            Any number of data  disks may be used  with the program.   To
  2651.         make a new data disk without having to rewrite all the  Purchase
  2652.         Groups and investment categories, make  a new system disk as  in
  2653.         paragraph 2.1.
  2654.  
  2655.            Then:
  2656.  
  2657.            *  Load PFM-5 from drive A:
  2658.  
  2659.            *  Remove the  old PFM-5  disk and  insert the new  formatted
  2660.               disk in drive A:
  2661.  
  2662.            *  Open new data files using option 8 from the Utilities menu
  2663.  
  2664.            *  Exit to DOS
  2665.  
  2666.            *  Put  the  old  disk  in  B:    and  copy  INVCAT.DAT  (for
  2667.               investment categories)  and GROUP*.DAT  (for the  Purchase
  2668.               Groups) to the  new disk.   Don't do this  if you want  to
  2669.               start naming Groups and Categories from scratch.
  2670.  
  2671.  
  2672.            3.4  Troubleshooting
  2673.  
  2674.            3.4.1  Error Messages
  2675.  
  2676.            PFM-5  contains  extensive  error  handling  and   correcting
  2677.         routines that:
  2678.  
  2679.            - Correct the error and continue operation with nary a  word.
  2680.              For example, if a file is not found, the program creates it
  2681.              and continues.    (However the  dummy file will  not accept
  2682.              data.)
  2683.  
  2684.            - Notify you  of what the  error is so  you can fix  it.  For
  2685.              example, when you leave a  drive door open, or when  a disk
  2686.              is  full.    The  message  and  instructions  about  how to
  2687.              continue are printed on the screen.
  2688.  
  2689.            In no case (except for  a hardware failure) does the  program
  2690.         stop operation because of errors.  If the error is one that  the
  2691.         program  does  not  recognize,  execution  pauses  and the error
  2692.         number  is  displayed  (with  the  line  number  where the error
  2693.         occurred).    The  number  corresponds  to  the  same number and
  2694.         description in  Appendix A  of the  IBM BASIC  Operating Manual.
  2695.  
  2696.  
  2697.  
  2698.  
  2699.  
  2700.  
  2701.  
  2702.  
  2703.  
  2704.  
  2705.  
  2706.  
  2707.  
  2708.  Page [39]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  2709.  -------------------------------------------------------------------------
  2710.  
  2711.  
  2712.         Control is  then passed  back to  the Main  menu for  a retry, a
  2713.         different function, or exit.  Disk media errors, or  unformatted
  2714.         disks are the prime candidates for this type of response.
  2715.  
  2716.            Please notify the  author of numbered  errors other than  bad
  2717.         disk errors.
  2718.  
  2719.  
  2720.            Occasionally the sort routine  acts up when resident  utility
  2721.         programs (SIDEKICK,  PROKEYS) are  present in  memory along with
  2722.         PFM-5  when  data  is  entered.  The  resulting error message is
  2723.         "START  DATA  FILES/BAD  RECORD."    (It's  the  same error that
  2724.         results from attempting to  enter data to an  uninitialized data
  2725.         file.)  If you get this error while sorting, add a dummy  record
  2726.         with an out  of order date  (not 01/01/01) and  try again.   The
  2727.         problem should correct itself
  2728.  
  2729.            For those who care, a lower  case "e" on the Main menu  turns
  2730.         on the error trap test.
  2731.  
  2732.  
  2733.            3.4.2  Compatible Computers
  2734.  
  2735.            The Zenith-150  blues:   "There's something  wrong with  your
  2736.         program, Mr. MacEvoy.  I have  a 100% IBM PC compatible and  the
  2737.         program doesn't run."   Fact of life:  There is no such thing as
  2738.         a  100%  IBM  PC  compatible  except  another PC/XT.  The Zenith
  2739.         apparently uses  a different  screen buffer  location in  memory
  2740.         which is not compatible with the Microsoft BASIC compiler.  PFM-
  2741.         5 will eventually be converted  to "C" which will eliminate  the
  2742.         problem,  but  not  for  another  year.    So far, the following
  2743.         computers run PFM-5:
  2744.  
  2745.            Columbia
  2746.            Compaq
  2747.            Sanyo (cursor controls do not work)
  2748.            Eagle (PFM-5 acts like it's on a monochrome PC)
  2749.            Leading Edge (PFM-5 acts like it's on a monochrome PC)
  2750.            Sperry (Leading Edge in sheep's clothing)
  2751.            PC Jr (must have MORE than 128K memory)
  2752.  
  2753.            If your  machine runs  the program,  but is  not on the list,
  2754.         please send me a  note.  [No, I  won't be upset that  you didn't
  2755.         send me any money, but feel just a tiny bit guilty, OK?]  If the
  2756.         program won't run on your computer, several notes have  probably
  2757.         already preceded yours [unless it's on the list above, then  I'd
  2758.         appreciate hearing about it].
  2759.  
  2760.            If  all  else  fails,  enter  a  "Z" on the first screen (the
  2761.  
  2762.  
  2763.  
  2764.  
  2765.  
  2766.  
  2767.  
  2768.  
  2769.  
  2770.  
  2771.  
  2772.  
  2773.  
  2774.  Page [40]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  2775.  -------------------------------------------------------------------------
  2776.  
  2777.  
  2778.         "Please Register" screen with the columns.) when it says  "Press
  2779.         any key to continue."  This changes the screen writing mode  and
  2780.         may cure your  problem, but it  doesn't seem to  help the Zenith
  2781.         150.
  2782.  
  2783.  
  2784.            3.5  Whimsy
  2785.  
  2786.                   there Waits a magic word
  2787.                   beyond The realm of ascii
  2788.                   yet the Board still holds the key
  2789.                   to the locks not found on any menu.
  2790.  
  2791.            Happy hunting!  The word  gains access to a private  group on
  2792.         the TELEWARE BBS.
  2793.  
  2794.  
  2795.            Good Luck.   If  you're a  registered user  you'll be hearing
  2796.         from me  again.   The graphing  and utilities  program should be
  2797.         available to registered users by July 1, 1985.  If you have  any
  2798.         functions you would like to see  added, please send a me a  note
  2799.         at the address on  the first page, or  call the TELEWARE BBS  at
  2800.         703-941-2386.  Ditto if you have any problems.
  2801.  
  2802.                                                 -John MacEvoy
  2803.  
  2804.  
  2805.  
  2806.  
  2807.  
  2808.  
  2809.  
  2810.  
  2811.  
  2812.  
  2813.  
  2814.  
  2815.  
  2816.  
  2817.  
  2818.  
  2819.  
  2820.  
  2821.  
  2822.  
  2823.  
  2824.  
  2825.  
  2826.  
  2827.  
  2828.  
  2829.  
  2830.  
  2831.  
  2832.  
  2833.  
  2834.  
  2835.  
  2836.  
  2837.  
  2838.  
  2839.  
  2840.  Page [41]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  2841.  -------------------------------------------------------------------------
  2842.  
  2843.  
  2844.  
  2845.  
  2846.         4.0  Program Specifications
  2847.  
  2848.              Minimum Hardware Requirements
  2849.  
  2850.                Computer                              IBM PC/XT/Jr
  2851.  
  2852.                Disk Drives                           1 DS DD floppy
  2853.  
  2854.                Monitor                               Color/Composite or
  2855.                                                      Monochrome
  2856.  
  2857.                Memory                                192 Kb
  2858.  
  2859.  
  2860.              Program Capabilities
  2861.  
  2862.               Checking Account
  2863.  
  2864.                # of Checking Accounts                10
  2865.  
  2866.                # of Budget Categories per Account    99
  2867.  
  2868.                # of Records per Account              65,500
  2869.  
  2870.                Sort Routine Capacity                 3,000 records
  2871.  
  2872.                Checking Account Reports              Check Register.
  2873.                                                      Summary of All
  2874.                                                         Purchases.
  2875.                                                      Detail of Each
  2876.                                                         Budget Category.
  2877.                                                      Tax Deduction
  2878.                                                         Report.
  2879.                                                      Deposit Report.
  2880.                                                      Account Summary.
  2881.                                                      Unpaid Bills.
  2882.  
  2883.                Unpaid Bills Functions                Yearly Recurring
  2884.                                                      Monthly Recurring
  2885.                                                      Non-Recurring
  2886.                                                      Automatic transfer
  2887.                                                         to check file
  2888.  
  2889.  
  2890.  
  2891.  
  2892.  
  2893.  
  2894.  
  2895.  
  2896.  
  2897.  
  2898.  
  2899.  
  2900.  
  2901.  
  2902.  
  2903.  
  2904.  
  2905.  
  2906.  Page [42]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  2907.  -------------------------------------------------------------------------
  2908.  
  2909.  
  2910.  
  2911.              Investment Accounts
  2912.  
  2913.                # of Investment Accounts              99
  2914.  
  2915.                Total # of Investment Records         65,500
  2916.  
  2917.                Sort Routine Capacity                 3,000 records
  2918.  
  2919.                Investment Account Reports            Detailed Report for
  2920.                                                         Each Investment.
  2921.                                                      Summary of
  2922.                                                         Investments.
  2923.                                                      Transaction Summary
  2924.  
  2925.  
  2926.  
  2927.  
  2928.  
  2929.  
  2930.  
  2931.  
  2932.  
  2933.  
  2934.  
  2935.  
  2936.  
  2937.  
  2938.  
  2939.  
  2940.  
  2941.  
  2942.  
  2943.  
  2944.  
  2945.  
  2946.  
  2947.  
  2948.  
  2949.  
  2950.  
  2951.  
  2952.  
  2953.  
  2954.  
  2955.  
  2956.  
  2957.  
  2958.  
  2959.  
  2960.  
  2961.  
  2962.  
  2963.  
  2964.  
  2965.  
  2966.  
  2967.  
  2968.  
  2969.  
  2970.  
  2971.  
  2972.  Page [43]         Personal Finance Manager, Version 5.02           5/10/85
  2973.  -------------------------------------------------------------------------
  2974.  
  2975.  
  2976.  
  2977.  
  2978.                                    INDEX
  2979.  
  2980.  
  2981.  
  2982.            account summary report (checking)                        24
  2983.            account summary report, (investments)                    29
  2984.            active account, changing                                 26
  2985.            active account, functions affected                       13
  2986.            active account, selecting                                13
  2987.            adding checking & unpaid bills files                     35
  2988.            adding data files                                         7
  2989.            adding investment categories or purchase groups          31
  2990.            backpaging through reports                               22
  2991.            backup data                                              37
  2992.            backward data searches (checking)                        20
  2993.            balance, current (checking)                              22
  2994.            balancing the checkbook                                  21
  2995.            budget group number                                      17
  2996.            bulletin board registration                               5
  2997.            bulletin board system                                     5
  2998.            cancelled checks, entry                                  17
  2999.            cancelling transaction, checking data entry              17
  3000.            capabilities, general                                     2
  3001.            cash purchases                                           13
  3002.            cash purchases, data requirements                        15
  3003.            changing investment categories or investment groups      31
  3004.            changing investment entries                              28
  3005.            changing records, cancel                                 20
  3006.            changing records, checking account                       19
  3007.            changing the active checking account                     25
  3008.            changing the default drive                               37
  3009.            check number, automatic entry                            10
  3010.            check number, valid values                               10
  3011.            check register report                                    22
  3012.            checkbook balancing                                      21
  3013.            checkbook balancing with dummy entry                     21
  3014.            checking account description                             13
  3015.            checking account running balance                         22
  3016.            checking account, changing                               25
  3017.            checking account, data entry                             14
  3018.            checking account, delete all entries                     20
  3019.            checking account, selecting active account               13
  3020.            checking file, sorting                                   30
  3021.            checks, data requirements                                14
  3022.            communication parameters                                  5
  3023.            computers, compatible                                    39
  3024.            converting older pfm data files                          34
  3025.            copy restriction                                          4
  3026.            copy restriction, finance5                                1
  3027.           
  3028.           
  3029.           
  3030.           
  3031.  
  3032.           
  3033.  
  3034.  
  3035.  
  3036.  
  3037.  
  3038.  Page [44]         Personal Finance Manager, Version 5.02           5/10/85
  3039.  -------------------------------------------------------------------------
  3040.  
  3041.  
  3042.  
  3043.                                    INDEX
  3044.  
  3045.           
  3046.            copy restriction, fingraf5                                1
  3047.            copying the program                                      38
  3048.            copyright                                                 3
  3049.            cursor control, on/off                                    8
  3050.            cursor controls                                           8
  3051.            data backups                                             37
  3052.            data disk                                                 7
  3053.            data disk name, changing                                 32
  3054.            data duplication, checking data entry                    17
  3055.            data entry, general considerations                        8
  3056.            data entry, investment accounts                          26
  3057.            data entry, negative numbers                             10
  3058.            data entry, punctuation                                  10
  3059.            data entry, savings account                              26
  3060.            data error message                                        9
  3061.            data files, adding                                        7
  3062.            data files, from ancient versions                        34
  3063.            data files, starting new ones                             7
  3064.            data searches, backward (checking)                       20
  3065.            data validation                                           9
  3066.            date last balanced                                       21
  3067.            date selection for reports                               24
  3068.            date, automatic entry                                    10
  3069.            default drive, changing                                  37
  3070.            deleted records, finding                                 11
  3071.            deleted records, reuse                                   10
  3072.            deleting all checking account entries                    20
  3073.            deleting all entries for one investment                  29
  3074.            deleting checking account records                        20
  3075.            deleting investment categories or purchase groups        31
  3076.            deleting investment records                              28
  3077.            deposit report                                           24
  3078.            deposits, data requirements                              15
  3079.            deposits, investment account                             27
  3080.            detailed purchase group report                           23
  3081.            disk drives required                                      6
  3082.            displaying investment categories or purchase groups      31
  3083.            dividends, investment                                    27
  3084.            dollar amounts, valid value                              10
  3085.            dos required                                              6
  3086.            drive emulators                                          36
  3087.            dummy entry to balance checking account                  21
  3088.            duplicating data, checking account                       17
  3089.            duplicating files                                        36
  3090.            duplicating investment categories or purchase groups     32
  3091.            emulated drives                                          36
  3092.           
  3093.           
  3094.           
  3095.  
  3096.  
  3097.  
  3098.  
  3099.  
  3100.  
  3101.  
  3102.  
  3103.  
  3104.  Page [45]         Personal Finance Manager, Version 5.02           5/10/85
  3105.  -------------------------------------------------------------------------
  3106.  
  3107.  
  3108.  
  3109.                                    INDEX
  3110.  
  3111.  
  3112.            error messages                                           38
  3113.            exiting the program                                      37
  3114.            f10 key (cursor toggle)                                   8
  3115.            fees, investment                                         27
  3116.            file descriptions                                        35
  3117.            files erased while starting                               7
  3118.            files, duplicating                                       36
  3119.            function summary                                          2
  3120.            guilt                                                     6
  3121.            hardware required                                         6
  3122.            help subscreen, purchase group, on data entry            17
  3123.            help subscreens                                           9
  3124.            income, investment account                               27
  3125.            initial operation                                         6
  3126.            interest (checking), data requirements                   15
  3127.            interest, investment                                     27
  3128.            investment account, data entry                           26
  3129.            investment categories, duplicating on more than one disk 32
  3130.            investment categories, scrolling                         27
  3131.            investment categories: add, change, delete, display      31
  3132.            investment category help                                 27
  3133.            investment file, sorting                                 30
  3134.            investment records, changing                             28
  3135.            investment records, deleting                             28
  3136.            investment reports                                       29
  3137.            investment summary                                       28
  3138.            license                                                   3
  3139.            loading and running program                               6
  3140.            memory required                                           6
  3141.            menu structure (the big picture)                         12
  3142.            minimum balance warning, setting                         33
  3143.            modification, program or documentation                    3
  3144.            name, checking account                                   26
  3145.            negative numbers                                         10
  3146.            operation, initial                                        6
  3147.            owner's name, changing                                   32
  3148.            packing the unpaid bills file                            31
  3149.            parameters, communication                                 5
  3150.            paying unpaid bills                                      18
  3151.            printing reports on printer                              25
  3152.            printing reports on screen only                          25
  3153.            printing screens                                         29
  3154.            program disks, making new ones                           38
  3155.            punctuation, in numeric data                             10
  3156.            purchase group number                                    17
  3157.            purchase groups, duplicating                             32
  3158.            purchase groups, scrolling                               17
  3159.           
  3160.           
  3161.           
  3162.           
  3163.           
  3164.           
  3165.           
  3166.           
  3167.           
  3168.           
  3169.           
  3170. Page [46]         Personal Finance Manager, Version 5.02          5/10/85
  3171. -------------------------------------------------------------------------
  3172.           
  3173.  
  3174.  
  3175.                                    INDEX
  3176.           
  3177.           
  3178.            purchase groups: add, change, delete, or display         31
  3179.            purchase, investment account                             27
  3180.            quitting                                                 37
  3181.            ram drives                                               36
  3182.            record number, search for                                20
  3183.            registered users                                          4
  3184.            renaming checking accounts                               26
  3185.            report, account summary (checking)                       24
  3186.            report, account summary (investment)                     29
  3187.            report, check register                                   22
  3188.            report, detail of one purchase group                     23
  3189.            report, investment summary                               28
  3190.            report, list of deposits                                 24
  3191.            report, summary of purchases                             23
  3192.            report, tax deduction                                    22
  3193.            report, unpaid bills                                     24
  3194.            reports, backpaging                                      22
  3195.            reports, date selection                                  24
  3196.            reports, investment                                      29
  3197.            rollover dividends & interest                            27
  3198.            running the program                                       6
  3199.            sales, investment account                                27
  3200.            savings account, data entry                              26
  3201.            savings accounts                                         27
  3202.            scrolling investment categories                          27
  3203.            scrolling purchase groups, on data entry                 17
  3204.            searches, backward (checking)                            20
  3205.            sidekick, cursor control                                  8
  3206.            sort capacity                                            30
  3207.            sorting investment and checking files                    30
  3208.            starting new data files                                  33
  3209.            starting the program                                      6
  3210.            subscreen, help                                           9
  3211.            summary of investments                                   28
  3212.            summary of purchases report                              23
  3213.            tax deductible purchases, entry                          17
  3214.            tax deduction report                                     22
  3215.            teleware explained                                        1
  3216.            trademark                                                 3
  3217.            unpaid bills file, adding to disk                        35
  3218.            unpaid bills file, packing                               31
  3219.            unpaid bills function                                    13
  3220.            unpaid bills report                                      24
  3221.            unpaid bills, data requirements                          16
  3222.            unpaid bills, entering                                   17
  3223.            unpaid bills, monthly recurring                          17
  3224.           
  3225.           
  3226.           
  3227.  
  3228.  
  3229.  
  3230.  
  3231.  
  3232.  
  3233.  
  3234.  
  3235.  
  3236.  Page [47]         Personal Finance Manager, Version 5.02           5/10/85
  3237.  -------------------------------------------------------------------------
  3238.  
  3239.  
  3240.  
  3241.                                    INDEX
  3242.  
  3243.  
  3244.            unpaid bills, non-recurring                              17
  3245.            unpaid bills, packing file                               19
  3246.            unpaid bills, payment                                    18
  3247.            unpaid bills, warning                                    18
  3248.            unpaid bills, yearly recurring                           17
  3249.            updates                                                   4
  3250.            validation, data                                          9
  3251.            warning message, unpaid bills                            18
  3252.            warranty                                                  4
  3253.            withdrawal, investment account                           27
  3254.            withdrawals, data requirements                           16
  3255.           
  3256.  
  3257.  
  3258.  
  3259.  
  3260.  
  3261.  
  3262.  
  3263.  
  3264.  
  3265.  
  3266.  
  3267.  
  3268.  
  3269.  
  3270.  
  3271.  
  3272.  
  3273.  
  3274.  
  3275.  
  3276.  
  3277.  
  3278.  
  3279.  
  3280.  
  3281.  
  3282.  
  3283.  
  3284.  
  3285.  
  3286.  
  3287.  
  3288.  
  3289.  
  3290.  
  3291.  
  3292.  
  3293.  
  3294.  
  3295.  
  3296.  
  3297.  
  3298.  
  3299.  
  3300.  
  3301.  
  3302.  Page [48]         Personal Finance Manager, Version 5.02           5/10/85
  3303.  -------------------------------------------------------------------------
  3304.  
  3305.  
  3306.                                    TELEWARE
  3307.                                            (tm)
  3308.  
  3309.                      Personal Finance Manager, Version 5.02
  3310.  
  3311.                             User Registration Form
  3312.                                  (please print)
  3313.  
  3314.     Return of this form with a check or money order of $35 entitles the user
  3315.     to  the  privileges   described  in  paragraph   1.5  of  the   PFM-5.02
  3316.     documentation.  Currently  registered users may  use the bottom  half of
  3317.     this form for BBS registration.
  3318.  
  3319.     Please provide the following information:
  3320.  
  3321.     First Name:    _______________  Last Name: ________________________
  3322.  
  3323.     Company Name:  ____________________________________________________
  3324.  
  3325.     Street:        ____________________________________________________
  3326.  
  3327.     City:          ____________________________ State: ___ Zip: _______
  3328.  
  3329.     Home Phone:    (   )-____-_______    Bus. Phone:  (   )-____-______
  3330.  
  3331.     Where did you get this program?  __________________________________
  3332.  
  3333.     _______________________________________________________________________
  3334.  
  3335.     Please fill in the following information  if you would like to be  added
  3336.     immediately to the TELEWARE BBS registered user list.
  3337.  
  3338.     Your first and last name exactly as you plan to sign in:
  3339.  
  3340.     |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
  3341.  
  3342.     Your  password  (don't  use  your  name,  initials,  TELEWARE, IBM PC or
  3343.     obvious stuff):
  3344.  
  3345.     |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
  3346.  
  3347.     Please don't request to  be added to the  BBS unless you plan  to use it
  3348.     soon.
  3349.  
  3350.     You may  call the  public portion  of the  BBS at  any time  (or write a
  3351.     letter) and request that  your registration be activated  for subsequent
  3352.     calls if you don't want to be entered now.
  3353.  
  3354.     Inactive users are removed  from the system after  3 months, but may  be
  3355.     reactivated by calling or writing.
  3356.  
  3357.     ========================================================================
  3358.  
  3359.  
  3360.  
  3361.   reactivated by ca