home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / pcmech1.zip / PCMECH.DOC next >
Text File  |  1991-02-10  |  67KB  |  1,784 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.                                 P C   M E C H A N I C
  30.  
  31.                                      Version 2.0
  32.  
  33.                                      USERS MANUAL
  34.  
  35.  
  36.                       Copyright (C) 1986-1991 Michael R. Busman
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.                                           C O N T E N T S
  74.                                           ---------------
  75.  
  76.                                                                       PAGE
  77.                    LIST OF FILES ON THIS DISK .......................   1
  78.  
  79.                    INTRODUCTION .....................................   2
  80.  
  81.                    INSTALLATION & HARDWARE REQUIREMENTS .............   4
  82.  
  83.                    GETTING STARTED ..................................   6
  84.  
  85.                    UTILITIES SYSTEM .................................   7
  86.  
  87.                    INVENTORY SYSTEM .................................   8
  88.  
  89.                    WORK ORDER SYSTEM ................................   12
  90.  
  91.                    PREVENTIVE MAINTENANCE SYSTEM ....................   14
  92.  
  93.                    EQUIPMENT DATABASE SYSTEM ........................   17
  94.  
  95.                    EMPLOYEE DATABASE SYSTEM .........................   18
  96.  
  97.                    TIPS & POINTERS ..................................   19
  98.  
  99.                    GETTING HELP .....................................   20
  100.  
  101.                    HOW TO REGISTER PC MECHANIC ......................   22
  102.  
  103.                    REGISTRATION FORM ................................   23
  104.  
  105.                    HISTORY OF PC MECHANIC ...........................   24
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.                                 DISCLAIMER OF WARRANTY
  140.  
  141.           THIS SOFTWARE AND MANUAL ARE SOLD "AS IS" AND WITHOUT WARRANTIES
  142.           AS TO PERFORMANCE OF MERCHANTABILITY OR ANY OTHER WARRANTIES
  143.           WHETHER EXPRESSED OR IMPLIED.  BECAUSE OF THE VARIOUS HARDWARE
  144.           AND SOFTWARE ENVIRONMENTS INTO WHICH THIS PROGRAM MAY BE PUT, NO
  145.           WARRANTY OF FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE IS OFFERED.
  146.  
  147.           GOOD DATA PROCESSING PROCEDURE DICTATES THAT ANY PROGRAM BE
  148.           THOROUGHLY TESTED WITH NON-CRITICAL DATA BEFORE RELYING ON IT.
  149.           THE USER MUST ASSUME THE ENTIRE RISK OF USING THE PROGRAM.  ANY
  150.           LIABILITY OF THE SELLER WILL BE LIMITED EXCLUSIVELY TO PRODUCT
  151.           REPLACEMENT OR REFUND OF PURCHASE PRICE.
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.                                      PC MECHANIC
  206.                                         Page 1
  207.  
  208.           LIST OF FILES ON THIS DISK
  209.           --------------------------
  210.  
  211.           To insure that you are working with the complete PC MECHANIC
  212.           package, the following files should be included on the program
  213.           disk:
  214.  
  215.           FILENAME           FUNCTION
  216.           --------           --------
  217.           INSTALL.BAT        Installation batch file
  218.           PCMECH.EXE         Main PC MECHANIC executable file
  219.           READ.ME            Explains how to print out documentation manual
  220.                              Display using the DOS TYPE command
  221.           PCMECH.DOC         This file, the users manual
  222.           INV.OVL            Inventory system overlay file
  223.           UTILITY.OVL        Utilities subsystem overlay file
  224.           WORK.OVL           Work order system overlay file
  225.           PM.OVL             Preventive maintenance system overlay file
  226.           EQUIP.OVL          Equipment database system overlay file
  227.           EMPL.OVL           Employee database system overlay file
  228.           PMMASLST.FRM       Report format file
  229.           TRADERPT.FRM       Report format file
  230.           LOCAT.FRM          Report format file
  231.           EQUIPRPT.FRM       Report format file
  232.           WOHEQUIP.FRM       Report format file
  233.           WOHLOC.FRM         Report format file
  234.           PMDONE.FRM         Report format file
  235.           PMBAKLOG.FRM       Report format file
  236.           PERFREVU.FRM       Report format file
  237.           EMPLIST.FRM        Report format file
  238.           SENIORITY.FRM      Report format file
  239.           EQUIP.FRM          Report format file
  240.           EMPHIST.FRM        Report format file
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.                                      PC MECHANIC
  272.                                         Page 2
  273.  
  274.           INTRODUCTION
  275.           ------------
  276.  
  277.                Why computerize the preventive maintenance and work order
  278.           system?  If your operation handles more than a couple of hundred
  279.           work requests per week, it is very easy for many to "fall through
  280.           the crack" or get lost in a paperwork system.  Once a work
  281.           request arrives and is passed on to the appropriate trade
  282.           supervisor, you have no immediate record of the request or
  283.           control over the prioritization or scheduling.
  284.  
  285.                Have you ever wondered how much output you are getting from
  286.           your employees?  Does it take an inordinate amount of time to dig
  287.           up information on how much was spent on repairs for a particular
  288.           piece of equipment?  Can you easily document how much was spent
  289.           on repairs for a certain department due to the department's
  290.           neglect or abuse of equipment?  Once set up does your preventive
  291.           maintenance system keep an employee occupied pulling cards or
  292.           writing up preventive maintenance work orders?  Do you know what
  293.           your corrective and preventive maintenance backlogs are?  Have
  294.           you ever had to hunt through file drawers to find a part number
  295.           or lubricant type for a piece of equipment?  Do you know how many
  296.           of the outstanding work requests are 1 week, 2 weeks, 1 month, or
  297.           2 months old?  Do you know how much spare parts inventory is
  298.           sitting on the shelf?  Do you have too many last minute parts
  299.           purchases because someone forgot to tell you when the supply got
  300.           low?  Do you have $3000-$15,000 to spend on a commercial
  301.           maintenance software package?
  302.  
  303.                If you honestly answered the above questions, then you
  304.           should begin to think about how the PC MECHANIC MAINTENANCE
  305.           MANAGEMENT SYSTEM may be an organizational tool to help you.
  306.           How?  Because a computerized work order and preventive
  307.           maintenance system can do the necessary number crunching and
  308.           menial tasks such as retrieving records, printing work
  309.           assignments, posting to records, and report generation that may
  310.           be too much for your present staff.
  311.  
  312.                The PC MECHANIC is an application written in the dBASE
  313.           programming language.  Although dBASE is a very powerful database
  314.           management program, it can be very difficult for people to use.
  315.           To use the PC MECHANIC, you don't have to know the first thing
  316.           about dBASE.  I've done the hard work writing a totally menu-
  317.           driven system that is E A S Y to use.  The menus and input
  318.           screens almost make these instructions unnecessary.  Depending on
  319.           how most people will need information in reports, I've built in a
  320.           lot of flexibility to search based on different criteria.
  321.  
  322.                Since we touched on the subject of programming, let me tell
  323.           you a little about myself.  I don't claim to be a programmer as
  324.           can be evidenced by a look at some of my source code.  It might
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.                                      PC MECHANIC
  338.                                         Page 3
  339.  
  340.           not be pretty, but it somehow manages to work.  I do think I know
  341.           a little about maintenance and computerized maintenance systems.
  342.           My full-time employment is in the area of energy management and
  343.           maintenance for a major U.S. hospitality company.  I am involved
  344.           every day with building maintenance personnel and have been
  345.           exposed to a number of maintenance software packages over the
  346.           past few years.  My two main gripes about most maintenance
  347.           software are the high cost and complexity for the typical user.
  348.  
  349.                Armed with a rebellious spirit to stick it to the greed-
  350.           mongers charging thousands, a desire to better learn dBASE
  351.           programming, and a wild fantasy that I might actually be able to
  352.           keep my wife in mink and diamonds, I set out to write a shareware
  353.           maintenance management program that would be easy to use.  What
  354.           is shareware?  I like to think of it as "test drive before you
  355.           buy".  Try it.  If you don't like it, throw it away or burn it.
  356.           You haven't lost anything.  If you do find you like it and it
  357.           benefits your operation, then most shareware authors request that
  358.           you send in a registration payment to the author to reward him
  359.           for his efforts.  Most shareware authors urge you to spread
  360.           copies of their program around to friends, associates, user
  361.           groups, or bulletin boards.  Some authors warn that if you
  362.           continue to use their program and don't send in the registration
  363.           payment, you will suffer from bad Karma, guilt trips, or swarms
  364.           of locusts.
  365.  
  366.                I think I am a little more reasonable and to the point.  I
  367.           hold the copyright to this program.  If you think it is lousy,
  368.           don't use it.  Better yet, drop me a note telling me your beef
  369.           and I will do my best to incorporate your suggestions into the
  370.           program.  If you do like it and use it, I would suggest a
  371.           registration payment of $50.00 or whatever amount you would like
  372.           to contribute to my wife's mink and diamonds fund.  In all
  373.           seriousness, let me say that I have invested many, many hours of
  374.           my free time writing the PC MECHANIC. I would like to think that
  375.           someone appreciates it enough to register, or at least enough to
  376.           send a note with comments. Registered users will be notified of
  377.           future updates, which will be available at minimal cost.  For
  378.           everyone, I will be available for help and questions.  My home
  379.           telephone number is (914) 683-5191.  I can also be reached on
  380.           Compuserve, user ID# 71121,2014.  If it is during the day and it
  381.           is an emergency, my wife can give out my office number, but I
  382.           prefer to keep this to a minimum.  Registration payments or
  383.           questions can be sent to:
  384.  
  385.                    Michael R. Busman
  386.                    23 Old Mamaroneck Rd., #5-O
  387.                    White Plains, NY  10605
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.                                      PC MECHANIC
  404.                                         Page 4
  405.  
  406.                Whether you become a registered user or not, I hope you find
  407.           that the PC MECHANIC provides many of the functions of commercial
  408.           maintenance management software in an easy-to-use, inexpensive
  409.           package.
  410.  
  411.                At some point in the documentation, most folks usually put
  412.           some sort of legal disclaimer stating that they are not
  413.           responsible for anything.  Upon strong legal recommendation, I
  414.           have included similar wording at the beginning of this manual.  I
  415.           have spent a lot of time trying to find all of the bugs in the PC
  416.           MECHANIC.  It should be relatively bug-free, however, I can't
  417.           give a 100% guarantee.  What I will promise is that if you find a
  418.           bug and notify me, I will do my best to correct it.  As far as
  419.           liability is concerned, if you manage to blow up a boiler or eat
  420.           through the condenser tubes in a chiller, then it's your own damn
  421.           fault.
  422.  
  423.  
  424.           INSTALLATION & HARDWARE REQUIREMENTS
  425.           ------------------------------------
  426.  
  427.             Hardware & Software:
  428.                -IBM or compatible PC, 640K ram memory recommended
  429.                -Hard disk drive
  430.                -Color monitor recommended
  431.                -Dot matrix printer for work orders, reports, listings,
  432.                 etc.
  433.                -DOS 2.0 or above
  434.                -Backup and restore programs (filenames BACKUP.COM and
  435.                 RESTORE.COM), also from your DOS disk
  436.  
  437.  
  438.             Forms Requirements:
  439.                 -3.5 inch high continuous feed paper is recommended for
  440.                  printing of work orders and preventive maintenance work
  441.                  orders.  This is a convenient size as work orders printed
  442.                  in condensed print easily fit in a maintenance engineer's
  443.                  shirt pocket.  There are probably many possible sources
  444.                  for this paper, however, 2 that I know of are:
  445.  
  446.                     Visible Computer Supply, St. Charles, IL
  447.                     tel. 312-377-0990
  448.                     3.5 inch by 5 inch continuous file cards(index card
  449.                     size), catalog # DP325 TFC, 5000/carton
  450.  
  451.                     Moore Business Forms,3.5 inch by 8.5 inch, 2 part
  452.                     continuous feed paper, 3700 sheets/box, mfg.# FO-450
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.                                      PC MECHANIC
  470.                                         Page 5
  471.  
  472.             Installation:
  473.  
  474.                Beginning with the version 1.2 of PC MECHANIC  it is no
  475.           longer necessary to use dBASE III Plus or dBASE IV.  PC MECHANIC
  476.           now runs stand-alone, so you don't need anything else.
  477.           Additionally, it runs much faster now than under the dBASE
  478.           interpreter.  The first time installation of PC MECHANIC should
  479.           follow the steps below.  If you already have PC MECHANIC running
  480.           on your PC, go to step 4 below.
  481.  
  482.  
  483.                 1.  Turn on your PC and wait until you have the C> prompt,
  484.                     or whatever hard disk drive you want to use.  During
  485.                     these instructions I will refer to the C> prompt or the
  486.                     "C" drive for your hard disk.  You could be set up with
  487.                     a different drive letter so substitute yours
  488.                     accordingly.
  489.  
  490.                 2.  Place the PC MECHANIC disk in the "A" diskette drive.
  491.                     Type in "A:INSTALL" (without the quotes) and hit the
  492.                     enter key.
  493.  
  494.                 3.  Place the DOS disk in the "A" diskette drive, type
  495.                     in without the quote marks, "COPY A:BACKUP.COM", and
  496.                     hit the enter key.  Next type in without the quote
  497.                     marks, "COPY A:RESTORE.COM", and hit enter.
  498.  
  499.                 4.  You have just finished the installation process.  You
  500.                     now have a subdirectory on your hard drive called
  501.                     \PCMECH.  The PC MECHANIC executable program and report
  502.                     format files have been transferred to this
  503.                     subdirectory.  Also, you have copied two files from
  504.                     your DOS disk to this subdirectory.
  505.  
  506.                 5.  If you already have an earlier version of PC MECHANIC
  507.                     running on your PC, you just need to copy the PC
  508.                     MECHANIC disk to the proper subdirectory.  Type in
  509.                     without the quote marks, "CD PCMECH" and hit enter.
  510.                     Put the PC MECHANIC disk in the "A" drive and type in
  511.                     "COPY A:*.* and hit enter.
  512.  
  513.           IMPORTANT NOTE:
  514.           ---------------
  515.  
  516.                 Make sure you have a CONFIG.SYS file in the root directory
  517.           with at least two lines such as "FILES = 20" and "BUFFERS = 15"
  518.           contained in the file.  If you don't have such a configuration
  519.           file present at boot-up, the system will crash when running
  520.           PC MECHAHNIC.  If this all sounds like Greek, consult your DOS
  521.           manual, your local PC guru, or give me a call.
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.                                      PC MECHANIC
  536.                                         Page 6
  537.  
  538.           GETTING STARTED
  539.           ---------------
  540.  
  541.                That's all there is to it.  To fire up PC MECHANIC, you must
  542.           be at the C> prompt and in the PC MECHANIC subdirectory.  To make
  543.           sure you are in the correct subdirectory, type in without the
  544.           quote marks, "CD PCMECH" and hit the enter key.  Then type
  545.           "PCMECH" and hit enter.  You will soon see the PC MECHANIC title
  546.           screen for a few seconds, next the shareware message (otherwise
  547.           known as a commercial message from the sponsors), next a prompt
  548.           to make sure that you have set the caps lock on, and finally, the
  549.           main menu will be displayed.
  550.  
  551.                In basic usage, menu selection is made by highlighting the
  552.           item with the up and down arrow cursor keys and hitting enter or
  553.           by hitting the number key corresponding to the desired choice,
  554.           ie: hit 6 to enter the UTILITIES SYSTEM.  If you are using an
  555.           earlier version of PC MECHANIC, select option 4 to convert from
  556.           an earlier version.  The other menu options will be explained
  557.           later.  When the conversion process has finished, you will be
  558.           shown the UTILITIES SYSTEM menu again.  Select option 6, which
  559.           will return you to the main menu.
  560.  
  561.           Most menus and data entry screens are fairly intuitive as to what
  562.           you should type in.  When filling in the data entry screens, if a
  563.           piece of information is not known, leave the field blank.  If you
  564.           are ever unsure of an entry or menu option, one of the
  565.           enhancements to this version of PC MECHANIC is context sensitive
  566.           help.  You access this by hitting the F1 function key.  Remember,
  567.           HELP IS ACCESSED BY HITTING F1.  When you complete a field, hit
  568.           enter or the down arrow key to position the cursor at the start
  569.           of the next field.  If you make a mistake and haven't left a
  570.           field yet, you have the left & right arrows, backspace, delete,
  571.           and insert keys available for editing the data field. Sometimes,
  572.           you can move back one field by hitting the up arrowkey. This will
  573.           vary due to the usage of dBASE READ commands.  Finally, if you
  574.           make a mistake, continue entering data in the remaining fields.
  575.           When you get to the bottom of the screen, you will be asked if
  576.           everything is OK.  The normal response is Y for yes or N for no.
  577.           By hitting N, or just enter since the default is no, you can step
  578.           back through the data fields and make corrections where
  579.           necessary.  If a field is OK, just hit enter to move on to the
  580.           next field.
  581.  
  582.                In these instructions, there will be many instances where
  583.           you will be told to type in something.  The proper keystroke or
  584.           keystrokes will be shown within quotation marks, such as these
  585.           "".  What you type in should be the keystrokes contained within
  586.           the quote marks, but not including the quote marks.
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.                                      PC MECHANIC
  602.                                         Page 7
  603.  
  604.                Beginning with version 1.4, various look-up table functions
  605.           have been added to the program to increase the ease of use.
  606.           Examples of these are when the user is creating a part record and
  607.           is at the fields for entering vendor identification numbers or
  608.           closing out a work order and the user is at the fields for
  609.           entering part numbers or employee identification numbers.  By
  610.           hitting the enter key at the appropriate prompt or blank field, a
  611.           look-up window will open up on the display.  Hitting the Home key
  612.           will display the pertinent information for the first record in
  613.           the database (arranged in alphabetical order).  Hitting the End
  614.           key will go to the last record in the database.  The up and down
  615.           arrow keys will step the user through the database one record at
  616.           a time.  The PgUp and PgDn keys will step the user through the
  617.           database 10 records at a time.  To avoid opening the look-up
  618.           window or to exit from one, just hit the escape key.
  619.  
  620.                When the desired record is displayed in the look-up window,
  621.           just hit the enter key to select the item.  You will be returned
  622.           to the appropriate input screen with the selected item already
  623.           shown in the highlighted field.  Hit enter again to verify the
  624.           selection and to continue.
  625.  
  626.  
  627.  
  628.           UTILITIES SYSTEM
  629.           ----------------
  630.  
  631.                The UTILITIES SYSTEM is accessed by selecting option 6 from
  632.           the PC MECHANIC main menu.  When you enter the system, you will
  633.           be presented with the utilities menu.  The options to select are
  634.           as follows:
  635.  
  636.                1.  BACKUP DATABASE FILES
  637.                2.  RESTORE DATABASE FILES
  638.                3.  REBUILD INDEXES
  639.                4.  CONVERT FROM PREVIOUS VERSION
  640.                5.  CHANGE PRINTER CONTROL CODES
  641.                6.  RETURN TO MAIN MENU
  642.  
  643.                Option 1 will perform a DOS backup of all the database
  644.           files.  You should have several blank formatted diskettes
  645.           available to do this.  As the size of the databases grow, you
  646.           will need additional diskettes.  The disks should be labelled in
  647.           sequence, ie:Backup #1, Backup #2, Backup #3, etc.  It is VERY
  648.           IMPORTANT that you keep the disks in sequence.  YOU should also
  649.           do the backup operation EVERY DAY.  It doesn't take very long and
  650.           will save your skin one day when your hard disk decides to go off
  651.           to never-never land. It should be noted that the program is hard
  652.           coded to backup to the "A" diskette drive.  If you have violent
  653.           problems with this, perhaps, I can re-compile a modified version
  654.           for you which will backup to a different drive.
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.                                      PC MECHANIC
  668.                                         Page 8
  669.  
  670.                Option 2 performs a DOS restore of all the database files in
  671.           the PC MECHANIC subdirectory.  If you ever lose your hard disk,
  672.           or buy a new computer and want to set everything up on the new
  673.           machine, you will be glad to have this option.
  674.  
  675.                Option 3 rebuilds all of the indexes.  I won't try to
  676.           explain what indexes are-only that they help the system keep
  677.           records in order.  If the indexes should get corrupted by a power
  678.           failure or other misfortune, this option should rebuild them
  679.           cleanly.
  680.  
  681.                Option 4 allows the user to convert from an earlier version
  682.           of PC MECHANIC.  Before using this version for the first time,
  683.           select the conversion option.  When it has finished, you will be
  684.           returned to the utilities menu and you will be ready to go.
  685.  
  686.                Option 5 should be used if your printer does not support
  687.           basic emulation of a generic EPSON printer, such as IBM or
  688.           Okidata.  If your printer is an EPSON, or compatible, you will
  689.           probably not have to wade through this area.  The program is set
  690.           up with printer control codes to program printer operation for
  691.           condensed print/3.5" form length for work orders, condensed
  692.           print/11" form length for reports, and to reset all settings to
  693.           default (10 characters/inch/11" form length).  If your printer is
  694.           not an EPSON or compatible, consult your printer manual for the
  695.           correct control codes.  For example, the control codes to set
  696.           form length to 3.5" with an EPSON printer are Esc, C, n (where n
  697.           is the number of lines per page).  This would equate to sending
  698.           a string represented as CHR(27)+CHR(67)+CHR(21).
  699.  
  700.                If all of this sounds like Greek, take another look at your
  701.           printer manual, seek out the resident computer guru at your
  702.           company, or if you are really desperate, give me a call.  Either
  703.           I'll straighten things out or hopelessly foul everything up.
  704.  
  705.                Option 6 returns the user to the PC MECHANIC main menu.
  706.  
  707.  
  708.           INVENTORY SYSTEM
  709.           ----------------
  710.  
  711.                To enter the inventory system, select #1 at the main menu.
  712.           The menu selection items you will be shown are:
  713.  
  714.                1.  Enter/Modify/Delete Parts Records
  715.                2.  Issues/Returns Transactions
  716.                3.  Vendors Database
  717.                4.  Purchases Records
  718.                5.  Reports Menu
  719.                6.  Return to Main Menu
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.  
  732.  
  733.                                      PC MECHANIC
  734.                                         Page 9
  735.  
  736.                Enter/Modify/Delete Parts Records:
  737.  
  738.                If you want to set up the inventory system, probably the
  739.           first area to enter is the Vendors Database.  The reason for this
  740.           is that the vendor identification number will be needed for the
  741.           parts records. The vendor data to enter is pretty much self-
  742.           explanatory.  The vendor identification # is generated by the
  743.           computer and will be needed in other parts of the program.  When
  744.           all data inputs have been made,you will be prompted if everything
  745.           is OK or not.  The response should be "Y" for yes or "N" for no.
  746.           When you are satisfied with the inputs and answer "Y" to
  747.           everything OK, the next prompt will be a blinking "MORE".  This
  748.           is asking if you have more entries to make.  Again, the proper
  749.           response is "Y" for yes or "N" for no.
  750.  
  751.                Assuming the vendors database has been set up, you will want
  752.           to set up the parts records.  Select item #1 at the inventory
  753.           system menu.  You will then be given the options to enter,
  754.           modify, delete, or return to the previous menu.  Some notes about
  755.           entering parts records are in order.  The Item # is a part number
  756.           which YOU assign to each part.  You may want to start at 1 and
  757.           sequentially number every item, or you may want to devise a
  758.           letter and number code to describe the part.  Mfg., is the
  759.           manufacturer.  Cat. # is the manufacturer's catalog or ordering
  760.           number.  Location is described by storeroom (Strm.), row in the
  761.           storeroom, shelf in the row, and bin number on the shelf.  The
  762.           program allows for two storeroom locations.  Desc. is for a
  763.           description of the part, and can be 2 lines of 40 characters
  764.           each. Value is the total opening value of the item stocked.  This
  765.           will be updated automatically as you issue material or receive
  766.           purchases. Qty.on Hand is the quantity on hand.  Reorder at is
  767.           the level of inventory the part quantity must fall to before it
  768.           is reordered.  Reorder Qty. is the amount that should be
  769.           reordered based on previous experience.  Unit price is the quoted
  770.           price the last time the item was ordered.  This should be updated
  771.           each order.  In the section for vendors, you only need to enter
  772.           the vendor ID# and the system will bring up the company name of
  773.           the vendor.  There is space to enter 3 vendors who carry the
  774.           particular part.  At the fields for entering the vendor numbers,
  775.           the use of the look-up window function is active.  If you don't
  776.           have a listing of the vendors by vendor number handy, just hit
  777.           the enter key to open up the window, step through the vendors
  778.           database until the correct vendor is listed, and hit enter to
  779.           select.  The look-up window will display the vendor company names
  780.           in alphabetical order along with the vendor numbers. At the end,
  781.           you will be prompted if everything is OK and if there are more
  782.           entries to be made.
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.                                      PC MECHANIC
  800.                                        Page 10
  801.  
  802.                Issues/Returns Transactions:
  803.  
  804.                The second selection choice is for transactions such as
  805.           issues and receipts of items ordered, and also returns to the
  806.           storeroom.  To handle receipts, a record must be set up
  807.           previously in the purchases section of the inventory system.
  808.           When the transactions choice is made, a sub-menu will be shown.
  809.           The choices on this menu are parts issued, parts returned,
  810.           receipts of items ordered, delete old transactions, and return to
  811.           the inventory system menu.
  812.  
  813.                Issues and returns are identical in the data input screen.
  814.           The first field is date, which defaults to the current date.
  815.           Type over this date or hit enter to accept the date.  The next
  816.           field is item, where you should enter the part number of the
  817.           item.  Hitting enter at the part number field will open up a
  818.           look-up window to select the appropriate part number.
  819.           Description is system generated.  If you want to track the
  820.           transaction to a work order or preventive maintenance work order,
  821.           enter the appropriate work order number or PM work order number.
  822.           Next, enter the quantity of the part issued or returned to stock.
  823.           After the prompt asking if everything is OK, the average cost and
  824.           value of the part will be displayed.  The quantity on hand and
  825.           value of the part will be automatically updated to account for
  826.           the transaction.
  827.  
  828.                To enter parts received, the data fields to input are date,
  829.           purchase order number (PO#), part #, vendor ID#, and quantity
  830.           received.  At the input for part #, the look-up window function
  831.           is active.  The part description and vendor company name are
  832.           generated by the computer.  If everything is OK, the value and
  833.           updated quantity backordered will be displayed.
  834.  
  835.                To delete old transactions, you will be prompted to enter a
  836.           cut-off date.  All transactions before this date will be deleted
  837.           from the database.  Only use this option when you are sure you
  838.           will not need to access the transaction information again.
  839.  
  840.                Vendors Database:
  841.  
  842.                The vendors database is used to set up information about the
  843.           various vendors that you deal with.  Basic information includes
  844.           vendor number, company name, address, phone number, contact, and
  845.           principal product line.
  846.  
  847.                When updating or deleting vendors from the database, the
  848.           user is prompted to enter the vendor number.  Either enter the
  849.           number or hit enter to open the look-up window for selection of
  850.           the appropriate vendor.
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.                                      PC MECHANIC
  866.                                        Page 11
  867.  
  868.                Purchases Records:
  869.  
  870.                The purchases database is used to track items ordered and
  871.           purchases by vendor.  The data input fields are discussed below.
  872.           Date defaults to the current system date.  Type over this or hit
  873.           enter to accept the date.  P.O. # is the purchase order number.
  874.           Part # is the part identification number you set up previously.
  875.           Vendor ID is the vendor identification number.  Both the Part #
  876.           and Vendor ID fields support look-up windows and these can be
  877.           opened by just hitting enter at the appropriate fields.
  878.           Description and vendor name are generated by the system.  The
  879.           next inputs are for the quantity ordered and unit price to pay.
  880.           Ext. Cost is the extended cost and is system generated.  The Qty.
  881.           Backordered is is the quantity back ordered and is initially set
  882.           equal to the quantity ordered.
  883.  
  884.                The reports menu contains selections for a number of
  885.           inventory system reports.  The parts listing is a basic list of
  886.           all parts by part number, description and other information.  The
  887.           vendor listing is an alphabetic listing of vendors,
  888.           identification numbers, contacts, and phone numbers.  The reorder
  889.           report is a listing of all parts where the quantity on hand has
  890.           fallen below or is equal to the reorder level.  The consumption
  891.           report is a listing of usage over a user specified period of
  892.           time, which also includes value of parts used.  The purchases by
  893.           vendor report gives the breakdown over a period of time of
  894.           purchases from each vendor.  It could be very useful to see if
  895.           any favoritism is being shown to a particular vendor.  The
  896.           backorder report lists those items where the date promised has
  897.           passed and the item has not been received yet.  The final menu
  898.           choice is to return to the inventory system main menu.
  899.  
  900.                Beginning with version 2.0 of PC MECHANIC, you can display
  901.           most reports (some in condensed form) in addition to printer
  902.           reports.  The display or print option uses a "Lotus" style menu
  903.           to select the various menu choices.  Use the left & right arrow
  904.           keys to highlight the choice and hit enter, or just hit the first
  905.           letter of the choice.  The general options are:
  906.  
  907.                1.  Forward-page forward 10 records in the database
  908.                2.  Backward-page backward 10 records in the database
  909.                3.  Top-Display from the beginning of the database
  910.                4.  End-Display from the end of the database
  911.                5.  Print-Print the report on your printer
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.  
  931.                                      PC MECHANIC
  932.                                        Page 12
  933.  
  934.           WORK ORDER SYSTEM
  935.           -----------------
  936.  
  937.                To enter the work order system, select item #2 from the main
  938.           menu.  The work order system menu will then display the following
  939.           choices:
  940.  
  941.                1.  Enter New Work Orders
  942.                2.  Edit/Display/Reissue Work Orders
  943.                3.  Close Out Completed Work Orders
  944.                4.  Reports Menu
  945.                5.  Delete Old Work Orders
  946.                6.  Return to Main Menu
  947.  
  948.                To enter new work orders into the system, select item # 1.
  949.           The first thing to happen is that the menu for setting up your
  950.           printer will be displayed.  To print work orders in condensed
  951.           mode and set the form length to 3.5 inches, select option #1 "SET
  952.           UP PRINTER FOR WORK ORDERS" and hit enter.  Make sure your
  953.           printer is turned on to avoid time out errors.  You will then see
  954.           displayed the data input screen for entering work orders.  The
  955.           work order number is generated by the computer and is the
  956.           reference number you will use later to track the work order.  The
  957.           current date is the default, so you can accept it by hitting
  958.           enter or change it by typing over the date.  The other fields to
  959.           input are the equipment identification number, department making
  960.           the work request or reporting the problem, location, person
  961.           requesting the work, and responsible trade for the job.  Priority
  962.           can be input, as 1,2,3 or A,B,C or whatever system you may want
  963.           to use.  The work description fields allow you to enter up to 3
  964.           lines, each 40 characters long, which should be sufficient for
  965.           most jobs.  When you are finished, you will be prompted if
  966.           everything is ok.  The response should be "Y" for yes or "N" for
  967.           no.  You will then be prompted if you want to print out the work
  968.           order.  Again, the response to the prompt is "Y" or "N", without
  969.           the quote marks.  Next, will be displayed a flashing prompt with
  970.           the word "MORE".  This is the prompt asking if you have more work
  971.           orders to input or if you are finished.  The proper response is
  972.           "Y" or "N".  When you are finished, the BASIC printer control
  973.           program will again be loaded into memory.  You can select option
  974.           #3 to reset the printer to normal printing and form length.
  975.  
  976.                A word of advice is offered here to avoid future headaches.
  977.           Make up a list of standard codes for the various trades you
  978.           employ and another list of standard location names or
  979.           abbreviations.  These should be used to develop consistency in
  980.           data input and will be necessary later on when you want to
  981.           request a report for a specific trade or location.  If an exact
  982.           match is not made to what you request, there will be no report or
  983.           records will be missed.  For example, if part of the time you
  984.           enter "CA" as a trade code for carpenter, and part of the time
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.                                      PC MECHANIC
  998.                                        Page 13
  999.  
  1000.           you enter "CARP", the system will interpret these as 2 separate
  1001.           trades.  If you request a report for all backlogged work
  1002.           belonging to the trade "CA", all work orders entered for "CARP"
  1003.           will be overlooked.  Be careful.
  1004.  
  1005.                To edit, display, or reissue (reprint) a work order, select
  1006.           item #2 at the work order system menu.  The input screen is
  1007.           identical to the new work order entry screen, so there is no
  1008.           further discussion of this item needed.
  1009.  
  1010.                To close out completed work orders, select item # 3 from the
  1011.           work order system menu.  Enter the work order # when prompted to
  1012.           do so. You will then see the original work order data entry
  1013.           screen,however, there are some additional input fields.  Status
  1014.           should be updated to complete by entering "C" (without the quote
  1015.           marks) in the status field.  Date complete and remarks, for any
  1016.           appropriate comments are self explanatory.  There are fields to
  1017.           enter the identification numbers of up to 3 employees who
  1018.           participated in doing the job.  These are entered one at a time.
  1019.           You enter the employee's ID# and the system displays the
  1020.           employee's last name.  If you don't have the employee's
  1021.           identification number handy, just hit enter to open the look-up
  1022.           window which displays employee last names in alphabetical order
  1023.           and the associated I.D. #.  Enter the number of hours the employee
  1024.           devoted to the job and the system calculates and displays the
  1025.           labor cost associated with that particular employee.  The system
  1026.           then totals up the labor cost for the job. You can also enter up
  1027.           to 3 parts used also.  This operates in a similar manner.  Enter
  1028.           the part number, and the system displays a shortened part
  1029.           description.  The use of a look-up window for these inputs is
  1030.           also supported at this point of the program.  Enter the quantity
  1031.           used, and the system calculates and displays the part cost.
  1032.           After entering up to 3 parts used, the system totals the parts
  1033.           cost.  You will then get the familiar prompt asking if everything
  1034.           is OK or not.  Answer with "Y" or "N".  A new prompt will then be
  1035.           displayed asking if you want to automatically update the
  1036.           inventory files.  In a large operation with a full-time storeroom
  1037.           clerk, you would most likely answer "N" for no to this prompt as
  1038.           issues will probably be handled from the storeroom and tracked
  1039.           there.  For a smaller operation, I have added this option so that
  1040.           the inventory quantity and value can be reduced by the proper
  1041.           amounts without requiring the user to exit from the work order
  1042.           screen and enter the inventory system.  If you want to update the
  1043.           inventory files, enter a "Y" for yes.  Use a little caution here
  1044.           to avoid "double dipping" or deducting from inventory at the
  1045.           storeroom and when closing out the work order.  The next prompt
  1046.           will be the flashing MORE?, asking if you have more to close out.
  1047.           The familiar response is "Y" for yes or "N" for no.
  1048.  
  1049.                Selection of item #4 from the work order system menu will
  1050.           bring up the menu of available reports.  Item #1 of this menu is
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.                                      PC MECHANIC
  1064.                                        Page 14
  1065.  
  1066.           for a backlog listing of all work orders, sorted by trade.  Items
  1067.           #2,3, or 4 will generate a backlog report for a specific trade,
  1068.           location, or piece of equipment.  The user is prompted to enter
  1069.           the search string. Item #4, the backlog report for a specific
  1070.           piece of equipment now supports the use of the look-up window
  1071.           function for selecting the appropriate equipment.  Item # 5 is
  1072.           for the work order aging report.  By trade, this will list the
  1073.           number of work orders of different ages, ie: 0-7 days, 8-14 days,
  1074.           etc.  Items  #6&7 are for work history reports sorted by a
  1075.           specific location or piece of equipment.  The user again is
  1076.           prompted to enter the search string.  Item #7 now supports the
  1077.           look-up window function to select the equipment.  Item #8 returns
  1078.           the user to the work order system main menu.
  1079.  
  1080.                After a period of time, the size of the work history
  1081.           database will probably get quite sizeable.  You may determine
  1082.           that you don't need to keep this information for longer than 3
  1083.           months, 6 months, or 1 year.  To delete old work orders from the
  1084.           history database, select item #5 from the work order system main
  1085.           menu.  You will be prompted to enter a cutoff date.  All work
  1086.           orders with a completion date before the cutoff date will be
  1087.           purged from the database.  Use this option with CAUTION.
  1088.                Menu item # 6 will return the user to the PC MECHANIC main
  1089.           menu.
  1090.  
  1091.  
  1092.           PREVENTIVE MAINTENANCE SYSTEM
  1093.           -----------------------------     
  1094.  
  1095.                To enter the preventive maintenance system, select item # 3
  1096.           from the maintenance system main menu.  The preventive
  1097.           maintenance system menu will then display the following options.
  1098.  
  1099.                1.  Generic Maintenance Tasks
  1100.                2.  Define PM Requirements
  1101.                3.  Modify/Delete PM Requirements
  1102.                4.  Print Scheduled PM Work Orders
  1103.                5.  Update Completed PM/Transfer to History
  1104.                6.  PM Reports Menu
  1105.                7.  Return to Main Menu
  1106.  
  1107.                Selecting item #1 will take the user to the area for
  1108.           entering, deleting, or printing a listing of generic maintenance
  1109.           tasks.  I call this generic because this is where the user can
  1110.           create a look-up table of common maintenance tasks for equipment.
  1111.           For example, with few differences, a 90 day inspection for an air
  1112.           handling unit will probably be the same regardless of the
  1113.           manufacturer.  By filling in the maintenance tasks in this
  1114.           section and assigning a code, the user only needs to enter the
  1115.           code later when defining PM requirements.  If a particular piece
  1116.           of equipment has additional or different requirements, these can
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.                                      PC MECHANIC
  1130.                                        Page 15
  1131.  
  1132.           be added. The data input screen for defining the PM requirements
  1133.           will automatically pull in the list of maintenance tasks, which
  1134.           should save a great deal of typing.
  1135.  
  1136.                When you make the selection to enter a generic maintenance
  1137.           task, you will be prompted to enter the code.  It is suggested to
  1138.           make a letter/number combination based on the equipment and
  1139.           frequency of maintenance.  For example, a 6 month inspection for
  1140.           a chilled water pump might be coded as CHWP180, meaning chilled
  1141.           water pump and 180 days as the frequency.  Use whatever coding
  1142.           system is easiest for you.  When the input screen is displayed,
  1143.           the other data fields are for a short name or description of the
  1144.           maintenance inspection,frequency in days, and 5 lines of 40
  1145.           characters each to enter the maintenance tasks to be performed.
  1146.  
  1147.                For editing or deleting generic maintenance tasks, the user
  1148.           is requested to enter the maintenance code after selecting the
  1149.           appropriate menu option.  The look-up window function is also
  1150.           supported in this part of the program.  At the prompt to enter
  1151.           the maintenance code, hit the enter key if the code is not known.
  1152.           The look-up window will be opened on the screen for the user to
  1153.           step through the database and select the appropriate code.
  1154.  
  1155.                Menu item #2 is for defining the PM requirements.  The first
  1156.           prompt is for the user to enter a generic maintenance code or hit
  1157.           enter if this is a custom or different type of PM.  The use of a
  1158.           look-up window is supported here.  Hit the enter key to open a
  1159.           window which will display the maintenance codes alphabetically.
  1160.           The user can use the up/down arrow keys, PgUp/PgDn keys, Home, or
  1161.           End keys to step through the database of maintenance codes.  Hit
  1162.           enter to select the appropriate maintenance code. The other input
  1163.           fields are for equipment identification number, equipment name or
  1164.           description,INITIAL DUE DATE, location,responsible trade,
  1165.           frequency of maintenance in days, and the 5 lines of tasks to be
  1166.           performed.  The use of look-up windows is supported for the
  1167.           equipment identification number window.  Hit enter to open the
  1168.           window, and select the desird equipment from the description
  1169.           displayed.  The ID#, description, and location will
  1170.           automatically be inserted into the PM input screen.  A short
  1171.           explanation about the initial due date.  This is the date for the
  1172.           first time to do the required PM.  Once this has been completed,
  1173.           the program will change the due date to a due date in the future,
  1174.           based on the frequency in days.  Again, remember that if you
  1175.           entered a generic maintenance code, the frequency and 5
  1176.           maintenance task fields will automatically be filled in by the
  1177.           program.  Additionally, the PM reference number displayed on the
  1178.           monitor is generated by the computer and will be used later to
  1179.           call up specific records.
  1180.  
  1181.                Menu item #3 is for modifying or deleting PM requirements.
  1182.           The user is prompted to enter the appropriate PM reference
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195.                                      PC MECHANIC
  1196.                                        Page 16
  1197.  
  1198.           number.  The next prompt asks the user to decide to delete or
  1199.           modify the associated PM record.  If the selection is to modify,
  1200.           the same data input screen is shown to the user as in item #2.
  1201.  
  1202.                To print out the scheduled PM work orders, select item #4
  1203.           from the preventive maintenance system menu.  The user will then
  1204.           be prompted to enter a start date and end date.  Typically, the
  1205.           user will want to print out all of the scheduled maintenance for
  1206.           the coming week.  So, he would enter today's date as the start
  1207.           date and a week from today or yesterday as the ending date.
  1208.           Remember that the program is designed to print out on 3.5" high
  1209.           paper and that the program will set the printer for this size
  1210.           paper and condensed print.  Many data field names will print out
  1211.           on the PM work order with a space after the name.  This is for
  1212.           the maintenance worker to fill in any appropriate information,
  1213.           such as parts used, hours spent, employee identification
  1214.           number,remarks, etc. This information will be input later when
  1215.           the completed PM work order is updated.
  1216.  
  1217.                Menu item #5 allows the user to update completed work orders
  1218.           and transfer the information to the PM history file.  The user is
  1219.           initially prompted to enter the PM reference number.  The record
  1220.           is called up with the same data entry screen, however, there are
  1221.           additional input fields to enter information such as status,
  1222.           parts used, hours spent, remarks, etc. The status field should be
  1223.           filled with a "C" to indicate that it has been completed.  This
  1224.           will flag the program to transfer the record to history and
  1225.           update the due date to a future date.  The user will be asked if
  1226.           he wants to update the inventory system from the update completed
  1227.           PM screen.  For a larger operation with a full time storeroom
  1228.           clerk, all transactions will probably be logged there.  For
  1229.           smaller operations, the user can input the part number and
  1230.           quantity of parts used to automatically subtract these from
  1231.           inventory and charge the cost to the PM work order.  The input of
  1232.           employee ID# and hours spent on the PM job is like the work order
  1233.           system and needs no further detailed explanation.
  1234.  
  1235.           There are fields to enter the identification numbers of up to 3
  1236.           employees who participated in doing the job.  These are entered
  1237.           one at a time.  You enter the employee's ID# and the system
  1238.           displays the employee's last name.  If you don't have the
  1239.           employee's identification number handy, just hit enter to open
  1240.           the look-up window which displays employee last names in
  1241.           alphabetical order and the associated I.D. #.  Enter the number
  1242.           of hours the employee devoted to the job and the system
  1243.           calculates and displays the labor cost associated with that
  1244.           particular employee.  The system then totals up the labor cost
  1245.           for the job. You can also enter up to 3 parts used also.  This
  1246.           operates in a similar manner.  Enter the part number, and the
  1247.           system displays a shortened part description.  The use of a look-
  1248.           up window for these inputs is also supported at this point of the
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.  
  1260.  
  1261.                                      PC MECHANIC
  1262.                                        Page 17
  1263.  
  1264.           program.  Enter the quantity used, and the system calculates and
  1265.           displays the part cost.  After entering up to 3 parts used, the
  1266.           system totals the parts cost.
  1267.  
  1268.                Menu item #6 will display the submenu of available PM
  1269.           reports.  These are:
  1270.  
  1271.               1.  Work completed in the last week
  1272.               2.  PM backlog by trade
  1273.               3.  PM backlog by equipment
  1274.               4.  PM backlog by due date
  1275.               5.  History for specific equipment (look-up window supported)
  1276.               6.  History for all equipment
  1277.               7.  History detailed record
  1278.               8.  PM summary list (type of PM denoted by trade & frequency)
  1279.               9.  Exit to PM menu
  1280.  
  1281.                Menu item #7 returns the user to the preventive maintenance
  1282.           system menu.
  1283.  
  1284.  
  1285.           EQUIPMENT DATABASE SYSTEM
  1286.           -------------------------     
  1287.  
  1288.                To enter the equipment database system, select choice 4 from
  1289.           the main menu.  The equipment database takes the place of a card
  1290.           system for recording nameplate and rating information on
  1291.           equipment.  The choices available from the equipment database
  1292.           system menu are as follows:
  1293.  
  1294.                1.  Enter Equipment Records
  1295.                2.  Update Equipment Records
  1296.                3.  Delete Equipment Records
  1297.                4.  Print Hard Copy
  1298.                5.  Print Master Equipment List
  1299.                6.  Return to Main Menu
  1300.  
  1301.                Selecting choice 1 or 2 will allow the user to enter new
  1302.           equipment records or to update existing records.  Most of the
  1303.           data field names are self-explanatory.  Please note that not all
  1304.           fields are applicable to every piece of equipment, so leave them
  1305.           blank where appropriate.  When the input or update screen has
  1306.           been filled in, the user will get a prompt at the bottom of the
  1307.           screen asking if everything is ok.  The correct responses are "Y"
  1308.           for yes or "N" for no.  If "N" is entered, the user can edit any
  1309.           incorrect entries.  When "Y" is finally entered, the next prompt
  1310.           will be be a flashing "MORE" also at the bottom of the screen.
  1311.           Again, the correct responses are "Y" for yes or "N" for no.
  1312.  
  1313.                To delete equipment records, such as when an old piece of
  1314.           equipment is removed, select choice 3 from the equipment database
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.  
  1326.  
  1327.                                      PC MECHANIC
  1328.                                        Page 18
  1329.  
  1330.           system menu.  The user is then prompted to enter the equipment
  1331.           identification number.  After deleting a record, the user is
  1332.           prompted if he desires to delete more records.  Answer "Y" or "N"
  1333.           to the flashing "MORE" prompt.
  1334.  
  1335.                Selection of choice 4 will allow the user to print out a
  1336.           copy of a specific equipment record.  The user is prompted to
  1337.           enter the equipment identification number.  After printing, he is
  1338.           again given the "MORE" prompt.  Answer "Y" or "N".
  1339.  
  1340.                For menu choices 2, 3, or 4, (update, delete, print hard
  1341.           copy) the look-up window feature is active.  At the prompt to
  1342.           enter an equipment identification number, enter the I.D. # if it
  1343.           is known, or hit enter to open the window.  You can step forward
  1344.           or backward through the database of equipment descriptions
  1345.           displayed in alphabetical order.  When the desired piece of
  1346.           equipment is displayed in the window, hit enter to select.
  1347.  
  1348.                Choice 5 prints a master summary listing of all equipment.
  1349.           To return to the maintenance system main menu, select choice 6
  1350.           from the equipment database system menu.
  1351.  
  1352.  
  1353.           EMPLOYEE DATABASE SYSTEM
  1354.           ------------------------
  1355.  
  1356.                To enter the employee database system, select choice 5 from
  1357.           the maintenance system main menu.  The next set of menu choices
  1358.           presented to the user are as follows:
  1359.                1.  Enter Employee Records
  1360.                2.  Modify Employee Records
  1361.                3.  Delete Employee Records
  1362.                4.  Display/Print Employee Listing
  1363.                5.  Display/Print Seniority Report
  1364.                6.  Display/Print Coming Review Dates Report
  1365.                7.  Display/Print Employee Work History Report
  1366.                8.  Exit to Main Menu
  1367.  
  1368.                To enter new employee records or modify existing records,
  1369.           select menu choice 1 or 2.  The input data fields are for
  1370.           employee last name, first name, middle initial,employee
  1371.           identification number, social security number, date of birth,
  1372.           hire date, trade, hourly pay rate, date last performance review
  1373.           was done, home telephone number, name of a person to contact in
  1374.           an emergency, and telephone number of the emergency contact
  1375.           person.  After filling in all of the fields, the user is prompted
  1376.           if everything is ok.  Enter "Y" for yes or "N" for no.  The next
  1377.           prompt is the flashing word "MORE", asking if the user has more
  1378.           records to enter or modify.  The correct response to this prompt
  1379.           is "Y" or "N".
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.  
  1392.  
  1393.                                      PC MECHANIC
  1394.                                        Page 19
  1395.  
  1396.                To delete an employee record, select menu item 3.  The user
  1397.           is next prompted to enter the employee's identification number.
  1398.  
  1399.                If the user selects menu option 2 or 3 (modify or delete),
  1400.           he will be prompted to enter the employee I.D. #.  If this is not
  1401.           known, hit enter to open the look-up window which lists employees
  1402.           in alphabetical order along with the corresponding identification
  1403.           numbers.  Hit enter to select the desired employee.
  1404.  
  1405.                To print an alphabetical listing of all employees, select
  1406.           choice 4 from the menu.  This lists most important information
  1407.           about the employee.  This includes the identification number,
  1408.           which is needed for closing out work orders and preventive
  1409.           maintenance work orders. The seniority report can be printed out
  1410.           by selecting choice 5 from the menu.  This lists employees based
  1411.           on date of hire, starting from the employee with the most time up
  1412.           to the most recent hire.  The coming review dates report can be
  1413.           printed out by selecting choice 6 from the menu.  This prints a
  1414.           listing of all employees who had their last annual performance
  1415.           review 11 months ago or later.  This can be useful so that the
  1416.           supervisor or department head can adequately prepare for a
  1417.           meaningful review of his employees.  Choice 7 from the menu lists
  1418.           the work history for a specific employee during the past 365
  1419.           days.  The use of the look-up window function is supported here
  1420.           for selecting the employee identification number.  In the
  1421.           listing, the single character column heading with an asterisk "*"
  1422.           is for the type of maintenance work done.  A "P" stands for
  1423.           preventive maintenance.  A "C" stands for corrective maintenance.
  1424.  
  1425.                To exit from the employee database system and return to the
  1426.           maintenance system main menu, select choice 8.
  1427.  
  1428.  
  1429.           TIPS & POINTERS
  1430.           ---------------
  1431.  
  1432.                The following is a list of miscellaneous suggestions which
  1433.           you might find helpful.
  1434.  
  1435.                1.  On a daily or weekly basis, print a history listing by
  1436.                    location and send to the originating department to
  1437.                    indicate what work was performed for that period of
  1438.                    time.
  1439.  
  1440.                2.  On a daily or weekly basis, print a listing of the
  1441.                    outstanding work orders for review with the respective
  1442.                    trade supervisors or foreman.
  1443.  
  1444.                3.  Enter work orders as received and update as completed.
  1445.  
  1446.                4.  At the end of E A C H  D A Y, that's right, each day, do
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458.  
  1459.                                      PC MECHANIC
  1460.                                        Page 20
  1461.  
  1462.                    a backup of the PC MECHANIC subdirectory containing the
  1463.                    database and index files.
  1464.  
  1465.                    I can guarantee you now that someday, you are going to
  1466.                    have hard disk problems. It is not a question of if,
  1467.                    only when.  When the day arrives that your hard disk
  1468.                    decides to go off to "Never-Never Land", you will have a
  1469.                    backup on hand that  is no less current than yesterday.
  1470.  
  1471.                5.  On a weekly basis, print the aging report to see where
  1472.                    you stand on completing the backlog.  There should be
  1473.                    very few old work orders unless there is a good reason
  1474.                    for scheduling the work or you are waiting on parts.
  1475.  
  1476.                6.  On a weekly basis, print the PM jobs for the coming
  1477.                    week. This could be done Friday afternoon or Monday
  1478.                    morning.
  1479.  
  1480.                7.  It is suggested that you always work with the caps lock
  1481.                    key on.  I have tried to filter all keyboard input to
  1482.                    uppercase, however, it is possible I may have missed a
  1483.                    few here or there.  This will lead to consistent input
  1484.                    of your data.
  1485.  
  1486.                8.  Standard location names and trade codes should be
  1487.                    developed. I discussed this earlier as a means to
  1488.                    develop consistent data inputs.  You will save some
  1489.                    grief later on if you make a small effort to do this at
  1490.                    the beginning.
  1491.  
  1492.               9.   Backup your data files daily.  I will probably mention
  1493.                    this again because I know what it's like to wipe out a
  1494.                    hard disk.
  1495.  
  1496.  
  1497.           GETTING HELP
  1498.           ------------
  1499.  
  1500.                As I mentioned at the outset, I am available to assist any
  1501.           user of the PC MECHANIC, whether registered or not.  My home
  1502.           telephone number is (914) 683-5191.  If there is a real
  1503.           emergency, my wife can give out my work number, but I prefer to
  1504.           minimize this.  I can also be reached through Compuserve, where I
  1505.           maintain an account.  My user number is 71121,2014.  Leave me a
  1506.           message on Easy Plex. Finally, if you would like to write, send
  1507.           any correspondence to:
  1508.  
  1509.                    Michael R. Busman
  1510.                    23 Old Mamaroneck Rd., #5-O
  1511.                    White Plains, NY  10605
  1512.  
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524.  
  1525.                                      PC MECHANIC
  1526.                                        Page 21
  1527.  
  1528.                One last commercial message from the sponsors.  Please
  1529.           remember that the PC MECHANIC is available as a low-cost,
  1530.           shareware alternative to expensive, complex maintenance
  1531.           management software.  If you find it of use in your operation, do
  1532.           my wife a favor(remember the mink & diamonds fund) and register
  1533.           your copy.
  1534.  
  1535.                Lastly, I am always looking for comments-both favorable and
  1536.           downright nasty.  Also, I appreciate suggested enhancements.
  1537.           Have fun you grease monkeys.
  1538.  
  1539.  
  1540.  
  1541.  
  1542.  
  1543.  
  1544.  
  1545.  
  1546.  
  1547.  
  1548.  
  1549.  
  1550.  
  1551.  
  1552.  
  1553.  
  1554.  
  1555.  
  1556.  
  1557.  
  1558.  
  1559.  
  1560.  
  1561.  
  1562.  
  1563.  
  1564.  
  1565.  
  1566.  
  1567.  
  1568.  
  1569.  
  1570.  
  1571.  
  1572.  
  1573.  
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.  
  1578.  
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.                                      PC MECHANIC
  1592.                                        Page 22
  1593.  
  1594.                You can order directly from me using the registration form
  1595.           on the next page or from the Public (Software) Library (PSL)
  1596.           by calling 1-800-2424-PSL or 713-524-6394 for orders only (call
  1597.           713-665-7017 for questions about orders) or by writing:
  1598.  
  1599.           PSL
  1600.           P.O. Box 35705
  1601.           Houston, TX  77235-5705
  1602.  
  1603.           MasterCard, Visa, Discover, and American Express accepted.  For
  1604.           technical support, contact Michael Busman at the sources listed
  1605.           above.
  1606.  
  1607.  
  1608.  
  1609.  
  1610.  
  1611.  
  1612.  
  1613.  
  1614.  
  1615.  
  1616.  
  1617.  
  1618.  
  1619.  
  1620.  
  1621.  
  1622.  
  1623.  
  1624.  
  1625.  
  1626.  
  1627.  
  1628.  
  1629.  
  1630.  
  1631.  
  1632.  
  1633.  
  1634.  
  1635.  
  1636.  
  1637.  
  1638.  
  1639.  
  1640.  
  1641.  
  1642.  
  1643.  
  1644.  
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.  
  1656.  
  1657.                                      PC MECHANIC
  1658.                                        Page 23
  1659.  
  1660.                                   REGISTRATION FORM
  1661.                                   -----------------
  1662.  
  1663.  
  1664.  
  1665.           Name ____________________________
  1666.  
  1667.           Title ___________________________
  1668.  
  1669.           Company _________________________
  1670.  
  1671.           Address _________________________
  1672.  
  1673.                   _________________________
  1674.  
  1675.           City ____________________________     State ____     Zip _________
  1676.  
  1677.           Telephone _______________________
  1678.  
  1679.  
  1680.           Please register ____ copies of PC MECHANIC @ $50.00/copy for me.
  1681.  
  1682.           Total enclosed: $__________
  1683.  
  1684.  
  1685.           Make checks payable to: Michael R. Busman
  1686.  
  1687.  
  1688.  
  1689.  
  1690.  
  1691.  
  1692.  
  1693.  
  1694.  
  1695.  
  1696.  
  1697.  
  1698.  
  1699.  
  1700.  
  1701.  
  1702.  
  1703.  
  1704.  
  1705.  
  1706.  
  1707.  
  1708.  
  1709.  
  1710.  
  1711.  
  1712.  
  1713.  
  1714.  
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.  
  1719.  
  1720.  
  1721.  
  1722.  
  1723.                                      PC MECHANIC
  1724.                                        Page 24
  1725.  
  1726.           HISTORY OF PC MECHANIC
  1727.           ----------------------
  1728.  
  1729.           Version 1.0 - Original dBASE III+/IV source code version
  1730.  
  1731.           Version 1.1 - Initial compiled dBASE version
  1732.  
  1733.           Version 1.2 - Minor bug fixes and non-cosmetic enhancements
  1734.  
  1735.           Version 1.3 - Added error checking, simplified installation,
  1736.                         eliminated BASIC printer program to alleviate
  1737.                         memory problems with TANDY 1000 equipment, some
  1738.                         minor bug fixes
  1739.  
  1740.           Version 1.4 - Added look-up table functions to various parts of
  1741.                         the program where the user is prompted or there is
  1742.                         an input field to enter data such as Employee
  1743.                         I.D.#, Vendor number, maintenance code number, part
  1744.                         number, or Equipment I.D. #.
  1745.  
  1746.           Version 2.0 - Added the Employee Work History Report, which was
  1747.                         requested by a user.
  1748.                       - Added the ability to display most reports, which
  1749.                         was requested by many users.
  1750.                       - Added Master Equipment List.
  1751.                       - Expanded use of look-up windows for input fields
  1752.                         and searches.
  1753.                       - Added a simple bar graph to the Work Order Aging
  1754.                         report to graphically depict the work order
  1755.                         quantities over time.
  1756.  
  1757.  
  1758.  
  1759.  
  1760.  
  1761.  
  1762.  
  1763.  
  1764.  
  1765.  
  1766.  
  1767.  
  1768.  
  1769.  
  1770.  
  1771.  
  1772.  
  1773.  
  1774.  
  1775.  
  1776.  
  1777.  
  1778.  
  1779.  
  1780.  
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.