home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / pcest_a.zip / PCTUTOR.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-01-10  |  45KB  |  997 lines
  1.                            PC-Estimator (tm) Tutorial
  2.                Copyright 1988 by CPR, Inc. All Rights Reserved.
  3.     You are free to make and distribute unmodified copies of this tutorial
  4.  
  5.                               TABLE OF CONTENTS
  6.                              -------------------
  7.  
  8. 1. GENERAL INFORMATION
  9.       Welcome to PC-Estimator
  10.       Shareware Notice
  11.       Registration, User Manual and User Support
  12.       Disclaimer
  13.  
  14. 2. INTRODUCTION
  15.       Minimum System Requirements
  16.       Program Installation
  17.       Contents of This Tutorial
  18.       How to Make a Printed Copy of This Tutorial
  19.       What PC-Estimator Offers You
  20.       Who Can Benefit from PC-Estimator
  21.       Overview of Database Functions
  22.       Lookup Windows
  23.       On-screen Takeoff Calculator with Memory
  24.       File Transfer to dBIII, Lotus, Symphony
  25.  
  26. 3. ESTIMATE BASICS
  27.       Introduction
  28.       Estimate Identification
  29.       Estimate Markup Rates
  30.       Labor Wage Rates
  31.       Construction Equipment Rates
  32.       Standard & Assembly Costcodes
  33.       Vendor Identification
  34.  
  35. 4. ESTIMATE DEVELOPMENT
  36.       Introduction
  37.       Build Estimate Detail
  38.       New Estimate from Existing
  39.       Setup Work Assemblies
  40.  
  41. 5. REPORTS
  42.       Introduction
  43.       Display/Print Estimate Identification
  44.       Print Labor Wage Rates
  45.       Print Construction Equipment Rates
  46.       Print Standard & Assembly Costcodes
  47.       Display/Print Vendor Identification
  48.       Print Work Assembly Listing
  49.       Display/Print Estimate Summary
  50.       Print Estimate Table Form
  51.       Print Estimate Detail Form
  52.       Print Cost Item Listing
  53.  
  54. 6. UTILITIES
  55.       Setup PC-Estimator Program
  56.       Reindex Database Files
  57.  
  58. 7. APPENDIX
  59.       Program File Structure
  60.       Error Messages
  61.       Cursor Controls
  62.  
  63.                           1. GENERAL INFORMATION
  64.                          ------------------------
  65.  
  66.                        >> Welcome to PC-Estimator <<
  67.  
  68. Welcome to the fascinating and productive world of PC-Estimator.
  69.  
  70. PC-Estimator is a complete, stand-alone system that does not require the use
  71. or assistance of any other software. All you need is your computer and your
  72. MS-DOS operating system.
  73.  
  74. PC-Estimator is a slightly abbreviated version of our nationally marketed
  75. system used by general and specialty contractors, engineers, architects,
  76. manufacturers, cost estimators, consultants and other individuals to estimate
  77. costs for projects of all sizes and kind. From high rise projects to tiny
  78. kitchen remodels.
  79.  
  80. And, since we distribute this version of our system on a shareware basis, you
  81. will be able to tap the productivity of PC-Estimator legally at no or nominal
  82. cost.
  83.  
  84.                            >> Shareware Notice <<
  85.  
  86. With this notice you are granted permission to make, share and distribute
  87. unmodified copies of PC-Estimator program disk and Tutorial. Shareware is a
  88. low cost alternative to commercially available software programs. Please
  89. support shareware by becoming a registered user.
  90.  
  91.               >> Registration, User Manual and User Support <<
  92.  
  93. The disk that you already own contains the full set of program files as well
  94. as this on-disk tutorial in the form of an ASCII file. You can make a printed
  95. copy of this tutorial as explained in Chapter 2 below.
  96.  
  97. If you use this program, and want to benefit even more from what it offers,
  98. please consider a full PC-Estimator User Registration. User registration will
  99. provide you with the following benefits.
  100.  
  101.     1. The latest update of PC-Estimator and a user registration number that
  102.        entitles you to free, unlimited telephone support from our expert
  103.        staff.
  104.     2. A printed User Manual with screen reproductions, detailed instructions,
  105.        special tips, program structure information and other data.
  106.     3. Complete industry-standard costcode database file including built-in
  107.        material prices, labor and equipment rates adjusted for the geographic
  108.        area that you operate in. The database is set up in the standard CSI
  109.        (or AIA) format used by contractors, architects, engineers and
  110.        government offices in the USA and covers all 16 construction cost
  111.        categories.
  112.     4. Periodic free newsletter and program update news and information.
  113.  
  114.        To register: Complete form, include your user registration fee
  115.                     for $ 69.00 (Check, money order or C.O.D.) and send to:
  116.  
  117.           PC-Estimator, CPR, Inc., P.O. Box 3465, Berkeley, CA 94703
  118.  
  119.        California orders, add 7% sales tax. Add $5.00 for COD or Rush orders.
  120.        Use User registration form printed at the end of this tutorial or
  121.        supply the following information.
  122.  
  123.        Payment:
  124.        __ Check enclosed, __ Money order enclosed, __ Send C.O.D.
  125.  
  126.        Name:_____________________________________________________
  127.        Company:__________________________________________________
  128.        Address:__________________________________________________
  129.        City:__________________  State:________  Zip:_____________
  130.        Telephone number:_________________________________________
  131.  
  132.  
  133.                               >> Disclaimer <<
  134.  
  135. This software product and tutorial was developed in the USA. Construction
  136. Productivity Research, Inc. believes that the information contained within the
  137. tutorial and the software program databases is correct. CPR, Inc. reserves the
  138. right to make periodic changes in the contents of the tutorial and the
  139. program without any direct or inferred obligation to notify any person of such
  140. revision or changes.
  141.  
  142. We do not cover under warranty material that has been lost, stolen, or damaged
  143. by accident, misuse, or unauthorized modifications. Furthermore, we make no
  144. warranty, express or implied, to you or to any other person or entity.
  145. Specifically, we make no warranty that the software or the data contained
  146. herein is fit for a particular purpose.
  147.  
  148.                                2. INTRODUCTION
  149.                               -----------------
  150.  
  151.                       >> Minimum System Requirements <<
  152.  
  153. The following are minimum system requirements to run PC-Estimator on your
  154. computer.
  155.      - IBM PC/XT, AT, PS-2 or 100 % compatible computer.
  156.      - MS-DOS 2.0 or later
  157.      - Hard disk drive system or double floppy disk drive system (*).
  158.      - Minimum 384 K RAM memory.
  159.      - Monochrome or color monitor.
  160.      - Standard track or wide-track compatible printer.
  161.  
  162. (*) Because of higher access speed and superior storage capacity, we recommend
  163.     to run PC-Estimator from a hard disk drive (any size).
  164.  
  165.                          >> Program Installation <<
  166.  
  167. Although you can use PC-Estimator from a double floppy disk drive system, it
  168. works most efficiently from a hard disk.  When you receive a copy of PC-
  169. Estimator, follow the following steps to install the system.
  170.  
  171.      QUICK AUTO INSTALLATION:
  172.      ------------------------
  173.      1. Insert PC-Estimator diskette in drive A
  174.      2. At DOS prompt A> type:
  175.  
  176.            INSHARD    (press ENTER)       <-- for hard disk drive systems
  177.            INSFLOP    (press ENTER)       <-- for double floppy drive systems
  178.  
  179.         Then follow screen instructions.
  180.      3. To run PC-Estimator:
  181.  
  182.         At C:\pcest directory, type PCEST (press ENTER)  <-- hard disk systems
  183.         At A:> prompt, type PCEST (press ENTER)        <-- floppy disk systems
  184.  
  185.  
  186.      ALTERNATE INSTALLATION:
  187.      -----------------------
  188.      For hard disk systems:
  189.      ----------------------
  190.      1. Open a new hard disk directory. (Suggest to name it PCEST)
  191.      2. Copy all PC-Estimator files from disk #1 and #2 to the new directory.
  192.      3. Copy PC-Estimator file called "Config.sys" into the root directory of
  193.         your computer. Note: Make sure such a file does not already exist in
  194.         your root directory. If it does, simply add the following two lines to
  195.         the existing file (Use Edlin or any text editor).
  196.  
  197.                  Files=20
  198.                  Buffers=24
  199.  
  200.      4. Reboot your computer by reset button or Ctrl-Alt-Del procedure.
  201.      5. PC-Estimator is installed and ready to work for you. To start
  202.         PC-Estimator, first go to your hard disk directory where the files
  203.         reside, then type:
  204.  
  205.            PCEST
  206.  
  207.         Press ENTER, then follow screen prompts and instructions.
  208.  
  209.      Tip: If you have a hard disk manager, you can easily tie the PC-Estimator
  210.      directory change and startup command to your disk manager menu.
  211.  
  212.      For double floppy disk systems:
  213.      -------------------------------
  214.      1. Insert PC-Estimator disk #1 in drive A
  215.      2. Insert your MS-DOS bootup disk in drive B
  216.      3. Copy file called "config.sys" from PC-Estimator disk #1 in drive A to
  217.         your MS-DOS bootup disk in drive B. Note: Make sure such a file does
  218.         not already exist in your bootup disk. If it does, simply add the
  219.         following two lines to the existing file (Use Edlin or any text
  220.         editor).
  221.  
  222.                  Files=20
  223.                  Buffers=24
  224.  
  225.      4. PC-Estimator floppy system installation is complete. Now reboot your
  226.         computer using your MS-DOS bootup diskette in drive A.
  227.  
  228.      To start system at any time, insert
  229.         PC-Estimator disk #1 (Program Disk) in drive A
  230.         PC-Estimator disk #2 (Data disk) in drive B
  231.  
  232.         at DOS prompt A:>, type
  233.  
  234.         PCEST  (press ENTER)
  235.  
  236.         Note: PC-Estimator runs considerably faster from a hard disk.
  237.  
  238.                        >> Contents of This Tutorial <<
  239.  
  240. This tutorial shows you step by step in narrative format how to use each of
  241. PC-Estimator features. The best way to learn PC-Estimator would be to go
  242. through the text while implementing the same functions on the computer.
  243.  
  244. Chapter 1 contains general information as well as various notices and user
  245. registration and support information
  246.  
  247. Chapter 2 is a brief introduction to PC-Estimator, what it has to offer to the
  248. user and who can benefit.
  249.  
  250. Chapter 3 deals with the section of the program entitled "Estimate basics".
  251. This section includes identifying an estimate, company markup rates, labor
  252. wage rates, equipment rates, standard and assembly costcodes and vendor
  253. information database.
  254.  
  255. Chapter 4 deals with "Estimate Development" section. It includes building a
  256. new estimate, creating a new estimate from existing (cloning), and building
  257. work assemblies.
  258.  
  259. Chapter 5 deals with reporting functions of PC-Estimator.
  260.  
  261. Chapter 6 details the "Utilities" such as identifying user's name and the type
  262. of monitor used in addition to a "reindex" routine to be used in case of
  263. unintentional reset or power surge affecting the data files.
  264.  
  265. Chapter 7 is "Appendix" and deals with screen cursor controls and error
  266. messages.
  267.  
  268.          >> How to Read or Make a Printed Copy of This Tutorial <<
  269.  
  270. This tutorial is supplied in a file called "PCTUTOR.DOC" in the ASCII format.
  271. You can read or print it by using DOS commands or text processor.
  272.  
  273. To read the contents of this tutorial file, insert PC-Estimator diskette in
  274. your A: disk drive. Close door. At DOS A> prompt, type:
  275.  
  276.          TYPE PCTUTOR.DOC  (press ENTER)
  277.  
  278. The file will scroll down your screen. To stop scrolling, Press CTRL and
  279. NUMLOCK keys simultaneously. Then continue reading.
  280.  
  281.  
  282. To print the contents of this tutorial file, insert PC-Estimator diskette in
  283. your A: disk drive. Close door. Make sure your printer is ready to print
  284. approximately 20 pages.  At DOS A> prompt, type:
  285.  
  286.          COPY PCTUTOR.DOC PRN (press ENTER)
  287.  
  288. With your paid registration, you will receive the printed User Manual which
  289. has more detailed instructions. To get the most benefit from this program, we
  290. recommend a full user registration. Refer to Chapter 1 of this tutorial on how
  291. to become a registered user.
  292.  
  293.                     >> What PC-Estimator Offers You <<
  294.  
  295. PC-Estimator is an easy-to-use program designed to increase efficiency and
  296. productivity in cost estimating. It is developed by construction professionals
  297. who are also experts in computers. PC-Estimator is a slightly abbreviated
  298. version of a nationally distributed professional system used successfully by
  299. thousands of companies and individuals. Therefore, it represents a powerful
  300. cost estimating productivity tool in an easy to use package. Some benefits to
  301. be gained are as follows:
  302.  
  303.      - A complete, stand-alone system. No other software necessary.
  304.      - Immediate on-screen access to data thru "Lookup" windows.
  305.      - Material price list and cost data accumulation.
  306.      - Advanced "Pull-down" menu driven structure.
  307.      - Powerful, time-saving "Work Assembly" feature.
  308.      - Built-in digitizer interface.
  309.      - Instant recap for "What-if" type analyses.
  310.      - Lightning fast program execution.
  311.      - Unlimited size databases. They will grow as your applications grow.
  312.      - Databases for markups, labor and equipment rates, standard costcodes,
  313.        vendor tracking, etc.
  314.      - Different markups applicable for each estimate.
  315.      - Multiple estimates can be carried out simultaneously.
  316.      - Built-in comprehensive reporting.
  317.      - Several different levels of detail in estimate reporting including
  318.        itemized and built-in markup applications.
  319.      - On-screen reporting for instant "Bottom-line" evaluation.
  320.      - Supports standard and wide-track printers.
  321.      - On-screen takeoff calculator with memory
  322.  
  323.        And many many other advanced features...
  324.  
  325.                   >> Who Can Benefit from PC-Estimator <<
  326.  
  327. PC-Estimator is based on a user-definable costcode and unit cost structure.
  328. Therefore it is suitable for a wide range of industries, trades and private
  329. and public organizations ranging in size from one-person individuals to medium
  330. to large size contracting companies, engineers and architects.
  331.  
  332. Thanks to PC-Estimator's optional industry-standard costcode database and
  333. sample structured estimates (available upon User Registration-See Section 1),
  334. even people with little or no cost estimating experience can come up with a
  335. detailed estimate of a project in a short amount of time.
  336.  
  337.                     >> Overview of Database Functions <<
  338.  
  339. CPR's built-in database functions accommodate:
  340.     - Data Add
  341.     - Data view (and optionally data modification)
  342.     - Data Delete
  343.  
  344. PC-Estimator handles these database functions through a menu-driven interface.
  345. Move cursor by using arrow keys. then press (Enter) to select. To back up or
  346. leave screen, use (Escape) key. For Lookup windows use S for select and E for
  347. exit. Follow screen instructions as necessary.
  348.  
  349. All database entries, modifications and deletions are accompanied by
  350. appropriate screen messages such as:
  351.  
  352.      Enter corrections..
  353.      Data OK (Y/N) ?
  354.      Confirm deletion (Y/N) ?
  355.  
  356. Since the interface is so simple, there is hardly anything to memorize. No
  357. elaborate shift and function keys. No templates. Few simple rules are:
  358.  
  359.      - Identify an estimate by assigning an estimate number
  360.        (use Basics - Estimate Identification) before starting an estimate.
  361.      - Identify a work assembly by assigning an assembly costcode
  362.        (use Basics - Standard & Assembly Costcodes) before building a work
  363.        assembly file.
  364.      - Define your own costcodes and enter unit prices and unit rates against
  365.        each. (Or use our industry-standard costcode database available upon
  366.        registration, See Section 1)
  367.  
  368.                            >> Lookup Windows <<
  369.  
  370. PC-Estimator offers an easy and convenient way to view a database and select a
  371. record during the estimating process. "Lookup Windows".
  372.  
  373. Function key F9 activates the Lookup window. The system will indicate so at
  374. the top right hand side of the screen. Example:
  375.  
  376.       F9-Lookup
  377.  
  378. When F9 is pressed, PC-Estimator will display the relevant database lookup
  379. window. Scroll by using direction keys, PgUp and PgDown, then select by
  380. pressing S key. Exit without selection by pressing E key.
  381.  
  382.                >> On-screen Takeoff Calculator with Memory <<
  383.  
  384. PC-Estimator on-screen take-off calculator is available from all screens. This
  385. is a full function memory calculator patterned after a desktop calculator.
  386. Just press function key F10, and it will appear. Use it for takeoff
  387. calculations. If it is invoked from the quantity field, then the total
  388. computed figure will be exported right into the quantity field eliminating
  389. repetition in keying. Press X to export, press Esc if no export is required.
  390.  
  391.                 >> File Transfer to dBIII, Lotus, Symphony <<
  392.  
  393. PC-Estimator database files are 100% compatible with dBaseIII Plus program. By
  394. using dBaseIII, one can tie PC-Estimator files to other dBaseIII applications
  395. or simply design additional report formats.
  396.  
  397. PC-Estimator files can also be translated to Lotus and Symphony by using the
  398. Translate functions from higher versions of these programs. The PC-Estimator
  399. records will be rows and attributes will become column headings.
  400.  
  401. Detailed data structure of PC-Estimator which can be used in data translations
  402. is available in the User Manual which is provided with User registration (See
  403. section 1 above).
  404.  
  405.                             3. ESTIMATE BASICS
  406.                            --------------------
  407.  
  408.                             >> Introduction <<
  409.  
  410. This section of PC-Estimator addresses the setting up and managing of basic
  411. databases related to estimating functions. Unlike spreadsheet estimating
  412. programs that are based on single file working templates, PC-Estimator is a
  413. true database management system, which means that is entered into various
  414. databases create a knowledge based system. databases are routinely scanned by
  415. the program and relevant information is retrieved and displayed on the screen.
  416.  
  417. CPR's database files can accommodate virtually unlimited records of
  418. information. In fact, the only restriction on the amount of information is the
  419. size of your hard disk storage system. Since floppy disks are limited in
  420. storage capacity as well as slow access time, they are not suitable for
  421. powerful data management systems like PC-Estimator.
  422.  
  423.                        >> Estimate Identification <<
  424.  
  425. Before starting to build a new estimate, it must be identified by assigning a
  426. unique estimate number. An estimate number can be up to 6 digits long and can
  427. be an alphanumeric. e.g. AB1988, NEW56, CO102a, AA1, X1988, etc.
  428.  
  429. Identify a new estimate by assigning a unique estimate number and entering
  430. relevant information. To do this select (Basics - Estimate Identification) by
  431. moving highlight on Basics and pressing return, then follow screen prompts and
  432. instructions.
  433.  
  434.  Basics       Development       Reports       Utilities
  435.   1  Estimate Identification  <--
  436.   2  Estimate Markup Rates
  437.   3  Labor Wage Rates
  438.   4  Construction Equipment Rates
  439.   5  Standard & Assenbly Costcodes
  440.   6  Vendor Identification
  441.  
  442. The screen will show existing estimate files and descriptions. If you have
  443. several files, view them by selecting (Next screen) and (Previous screen). To
  444. do database management functions such as add a new estimate number, view and
  445. modify existing information, or delete existing information, select
  446. (Functions) from the command line menu. Remember, (Esc) key will always back
  447. you out of the current screen to the previous screen.
  448.  
  449.  Next Screen       Previous Screen      Functions      Totals
  450.                                     -->  Add
  451.                                          View/Modify
  452.                                          Delete
  453.                                          Work Assembly
  454.  
  455. To add a new estimate number, select (Add), then assign estimate number and
  456. enter other information in the window. When finished, PC-Estimator will store
  457. the information and open a new estimate file which will be used to build the
  458. new estimate.
  459.  
  460.                         >> Estimate Markup Rates <<
  461.  
  462. PC-Estimator supports different markup rates for each estimate. To access
  463. markup rates, select (Basics - Estimate Markup Rates).
  464.  
  465. If no markup rates are assigned to an estimate number, PC-Estimator will use
  466. Standard Markup Rates automatically. These are the markup rates under estimate
  467. number "0STD" which is already initiated in the program. The markups are
  468. initiated at 0%. Therefore, after installing PC-Estimator, you should modify
  469. the standard markup rates to reflect your most commonly used (standard) markup
  470. rates.
  471.  
  472.                            >> Labor Wage Rates <<
  473.  
  474. Installed with this program, you will find wage rates for a number of
  475. different construction trades. These entries are for basic trades only and do
  476. not represent all available trades and professions. The entries are tied to
  477. 4-digit codes commonly used by the construction industry. The wage rates are
  478. based on union wage rates and are average for major US cities. The actual wage
  479. rates in your area can be less or more. You can add new classifications,
  480. modify to reflect more accurately wages in your area or delete any that you do
  481. not use.  Since the wage rates entries are for an average for all major US
  482. cities, they should be used with caution and should be adjusted for geographic
  483. areas that differ considerably from average.
  484.  
  485. The "Base Rate" column represents the sum of the wage rate, employer-paid
  486. fringe benefits (i.e. vacation pay, employer-paid health and welfare, pension
  487. plan costs and training and advancement plan costs). The "Other Costs" column
  488. is entered as 0.00. (Alternatively, the user may use the "Other Costs" column
  489. to indicate any part of the total wage rate paid.)
  490.  
  491. Worker's compensation payments as well as fixed overheads (i.e.  FICA Taxes,
  492. Contractor's Risk Insurance costs, Federal and State unemployment costs)
  493. should be included with contractor's overhead application since such overheads
  494. differ from state to state and should be adjusted as and where necessary.
  495. Contractors overhead and profit application can be entered by using (Basics -
  496. Markup Rates) from the Main Menu.
  497.  
  498. The wage rates can be accessed and selected conveniently thru lookup windows
  499. from the estimating worksheet.
  500.  
  501.                       >> Construction Equipment Rates <<
  502.  
  503. Similar to labor wage rates, we have supplied a representative number of
  504. entries for construction equipment. The entries represent only a small
  505. selection of all available construction equipment. Add, modify or delete
  506. equipment classification and hourly rentals as necessary for your geographic
  507. area.
  508.  
  509. The "Base Rate" represents hourly rental rate for the equipment. The figures
  510. are an average for major US cities. Depending on the type of equipment, the
  511. rental duration effects the hourly rate considerably. Therefore, the figures
  512. are subject to differ from actual rates in your area and quoted rates for a
  513. particular rental period.
  514.  
  515. The construction equipment rates can be accessed and selected
  516. thru lookup windows from the estimating worksheet.
  517.  
  518.                       >> Standard & Assembly Costcodes <<
  519.  
  520. By using this section of PC-Estimator, the user can identify Standard and
  521. Assembly costcodes and enter material, labor, subcontract equipment and other
  522. unit costs against each costcode.
  523.  
  524. Each cost  item in an estimate is identified by a costcode, and the computer
  525. uses the costcode to keep track of cost item entries. Developing a standard
  526. costcode library will result in time savings in searching material prices and
  527. labor rates as well as achieve uniformity between estimates and estimators.
  528.  
  529. Standard costcodes have been developed and used by different institutions. For
  530. example the 16 division cost breakdown developed by the Construction
  531. Specifications Institute is commonly used by contractors, architects and
  532. engineers in the USA.
  533.  
  534. PC-Estimator allows for easy development and use of standard costcodes. Once
  535. set up, each time a user enters the costcode during an estimate, the
  536. description and all other unit prices will be automatically transferred to the
  537. current worksheet. The lookup window can be used to search the costcode
  538. database and select appropriate costcode for transfer into worksheet.
  539.  
  540. A costcode can be maximum six digits long and may consist of alphabetic
  541. characters, numbers or combination of both (alphanumeric). Examples: 012000,
  542. 092182, 14960, CO229, ST234A, etc.
  543.  
  544. The first two digits is referred to as "Division".  For example, in the CSI
  545. cost coding format, 03 is allocated to Concrete, and 15 is allocated to
  546. Mechanical Systems.
  547.  
  548. PC-Estimator program as distributed includes a limited number of costcodes
  549. initiated in the CSI format. The costcodes also contain unit prices and unit
  550. rates which are typical for an average geographic area in the USA and they
  551. should be considered accordingly. You can add, modify and delete any entry or
  552. build your own cost coding system.
  553.  
  554. With full user registration, we will provide a complete costcode database
  555. with unit prices adjusted for your geographic area. This costcode database
  556. represents most (if not all) activities typically used in general and building
  557. type of construction. You can further customize the database to your specific
  558. application by the addition of your job-specific activities.
  559.  
  560. Work assemblies are a very efficient way of estimating composite work
  561. activities. Assembly costcodes are similar to standard costcodes in format.
  562. They are also 6-digit alphanumerics.  Assembly costcodes identify work
  563. assemblies, which are, in effect just like individual estimates except that
  564. each work assembly may contain maximum 14 cost items.  For example, the
  565. following work activities could be made into work assemblies:
  566.  
  567.          - Concrete-in-place, per cubic yard
  568.          - Stud partition wall, per linear foot
  569.          - Roofing, per square feet
  570.  
  571. Each one of the above work assemblies involve a number of individual cost
  572. activities.
  573.  
  574. To set up work assemblies, carry out the following steps:
  575.  
  576.         1. Assign a work assembly costcode. Use (Basics - Standard Costcodes)
  577.            from the Main Menu.
  578.         2. Build detail assembly by using (Development - Setup Work Assembly)
  579.  
  580. During an estimate, you can recall a work assembly and incorporate it to your
  581. current worksheet
  582.  
  583.                          >> Vendor Identification <<
  584.  
  585. PC-Estimator includes an integrated Vendor Identification system. A vendor is
  586. an individual or company that sells material or services or rents equipment.
  587.  
  588. During the course of an estimate, a cost estimator usually contacts several
  589. vendors offering different goods or services. The vendor identification system
  590. of PC-Estimator keeps track of information related to vendors in an efficient
  591. manner and offers immediate access to data thru vendor number as well as
  592. database search for selected criteria such as vendor number, keyword, etc.
  593.  
  594. A vendor is identified by a Vendor Number which is 6-digit alphanumeric. The
  595. following are valid vendor numbers: 12600, AB323, ARTCO, etc.
  596.  
  597. To access vendor identification select (Basics - vendor Identification) from
  598. the Main Menu. Then carry out database functions to add, view, modify or
  599. delete vendor identification records.
  600.  
  601.                           4. ESTIMATE DEVELOPMENT
  602.                          -------------------------
  603.  
  604.                             >> Introduction <<
  605.  
  606. This section of PC-Estimator addresses the procedure for building a detailed
  607. estimate. Creating a new estimate from an existing estimate (cloning) and
  608. setting up work assemblies are also included in this chapter.
  609.  
  610.                         >> Build Estimate Detail <<
  611.  
  612. Before starting to build an estimate, the estimate must be identified by
  613. assigning an estimate number. This is done by using (Basics - Estimate
  614. Identification) from the Main Menu.
  615.  
  616.  Basics       Development       Reports       Utilities
  617.   1  Estimate Identification  <--
  618.   2  Estimate Markup Rates
  619.   3  Labor Wage Rates
  620.   4  Construction Equipment Rates
  621.   5  Standard & Assembly Costcodes
  622.   6  Vendor Identification
  623.  
  624. An estimate is built by entering the estimate of the costs to perform cost
  625. items associated with a job or project. The cost for each item is further
  626. broken down into cost categories which are Material, Labor, Subcontract,
  627. Equipment and Other categories. One or more of the cost categories for a cost
  628. item may be zero.
  629.  
  630. Each cost item is identified by a costcode. However, there may be more than
  631. one entry for the same costcode.
  632.  
  633. During estimating, the Lookup screen is always available to search and select
  634. records such as activity descriptions, material prices, labor and equipment
  635. rates from other databases.
  636.  
  637. To build an estimate, select (Development - Build Estimate Detail). Then enter
  638. estimate number.
  639.  
  640.  Basics       Development       Reports       Utilities       Quit
  641.           -->  1  Build Estimate Detail
  642.                2  Create New from Existing
  643.                3  Setup Work Assembly
  644.  
  645. If you do not remember the estimate number press F9 for Lookup. Then move
  646. highlight and press S for (Select). The estimate file will open on your
  647. screen. If it is a new estimate, no line items will show. You can now build
  648. your estimate by adding line items and entering associated costs.  Our
  649. industry-standard costcode database (available with user registration)
  650. contains around 400 activities and associated costs covering all general
  651. construction activities. The costcode database as well as labor and equipment
  652. databases are available at all times thru Lookup windows.
  653.  
  654. Estimate Detail Worksheet: Each cost item occupies a line on the estimating
  655. screen. However, there is more to it than that. Each cost item is stored in
  656. the memory with manhour rates as well as unit dollars and totals. To see this,
  657. bring highlight on (Functions), then press ENTER. Move highlight to (Add).
  658. Press ENTER again.
  659.  
  660.  Next Screen       Previous Screen      Functions      Totals
  661.                                     -->  Add
  662.                                          View/Modify
  663.                                          Delete
  664.                                          Work Assembly
  665.  
  666. Now enter a costcode number. When a costcode is entered, the costcode database
  667. is searched for matching data records (If a record already existed, it would
  668. automatically be retrieved). Now, the estimate worksheet window will open on
  669. your screen.
  670.  
  671. Notice how cost categories are laid out as columns. Manhours and dollars are
  672. indicated on the left. Looks complicated but it is not. You can enter figures
  673. for any highlighted figure and ignore the rest. The system will do instant
  674. computations. You can always override computed figures.
  675.  
  676.                -Material--  ---Labor---  ----S/C---- -Equipment- ---Other---
  677.  
  678. Mhr/Unit..
  679. Hr Total..
  680. $/Unit....          80.00
  681. $ Total...         240.00
  682.  
  683.  
  684. For Labor Class (Classification) use Lookup screen. If you had entered a labor
  685. record for carpenter in your labor database, classified as, let's say, CAR1,
  686. then you would lookup labor database and select the entry. The wage rate would
  687. be exported right into the workscreen.
  688.  
  689.     Class  CAR1  <--
  690.     Rate  23.45  <--
  691.            2.00
  692.           69.00
  693.          151.12
  694.         5213.64
  695.  
  696. Continue estimating the cost item. Press ENTER to skip any field. When
  697. finished, PC-Estimator will figure out line item total, the ask if Data is OK.
  698.  
  699.     Data OK (Y/N) ?
  700.  
  701. If not OK, you can go thru the same cycle a second time and make changes.
  702. Otherwise, the line cost item will find its sorted place in the listing.
  703. Remember, at any time, you can go back to an estimate cost item, view it in
  704. detail and make modifications as necessary. Typically, material supplier and
  705. subcontractor quotes are frequently adjusted as an estimator searches for best
  706. price in the market and receives favorable quotes.
  707.  
  708. By selecting (Totals) from the command line menu, you can get running totals
  709. of your estimate at any time.
  710.  
  711.  Next Screen       Previous Screen      Functions      Totals
  712.                                                        ------
  713.  
  714.                       >> New Estimate from Existing <<
  715.  
  716. Often, a new job to be estimated will resemble in many ways another job for
  717. which an estimate has already been developed. In such a situation, using the
  718. "Old" estimate as the starting point and making modifications on it will save
  719. a great deal of time in comparison to starting a new estimate from scratch.
  720. PC-Estimator offers a step by step feature to do this.
  721.  
  722.  Basics       Development       Reports       Utilities       Quit
  723.                1  Build Estimate Detail
  724.            --> 2  Create New from Existing
  725.                3  Setup Work Assembly
  726.  
  727. When a new estimate file is identified, select (Development - Build Estimate
  728. Detail) to retrieve the file and make necessary modifications.
  729.  
  730. As a helpful tip, we can recommend building master estimate files to be used
  731. as checklist for typical jobs.
  732.  
  733.                            >> Work Assemblies <<
  734.  
  735. By choosing this option from the submenu, you can retrieve an existing work
  736. assembly file, modify if necessary and incorporate the totals into your
  737. current worksheet.
  738.  
  739.  Next Screen       Previous Screen      Functions      Totals
  740.                                          Add
  741.                                          View/Modify
  742.                                          Delete
  743.                                     -->  Work Assembly
  744.  
  745.  
  746. For example, if you prepare a master work assembly file for installation of
  747. concrete foundations, all you have to do is to measure the quantity of
  748. concrete in your current estimate and use Work Assembly feature to figure out
  749. totals and incorporate cost activities and material costs for excavation,
  750. rebar, formwork, concrete and finishing labor.
  751.  
  752. To build a work assembly, first identify a work assembly costcode by selecting
  753. (Basics - Standard Costcodes). Designate the costcode as S or A. That is:
  754.  
  755.      Standard or Assembly (S or A) ? S
  756.  
  757. Then select (Development - Setup Work Assemblies) and continue to set up the
  758. master work assembly just as you would build a small estimate.
  759.  
  760.                                 5. REPORTS
  761.                                ------------
  762.  
  763.                             >> Introduction <<
  764.  
  765. Several printed reports may be generated by using the report printing
  766. functions of PC-Estimator. Most reports are available on 11" X 15" wide-track
  767. format as well as 8 1/2" X 11" standard size paper. By using printer controls
  768. with 17 CPI (compressed print), a wide track format report may be printed on
  769. standard size paper.
  770.  
  771. PC-Estimator offers an advanced reporting feature whereby reports are
  772. generated based on database search on selective criteria. By using this
  773. feature, a user can generate more informative, focused reports which will
  774. address specific information requirements.
  775.  
  776. To cancel printing at any time, press Alt-C.
  777.  
  778.                 >> Display/Print Estimate Identification <<
  779.  
  780. This printing function is used to generate screen or printed reports for the
  781. Estimate identification section of PC-Estimator. To display and/or print an
  782. estimate identification listing select (Reports - Estimate Identification)
  783. from the Main Menu.
  784.  
  785.  Basics       Development       Reports       Utilities       Quit
  786.                             -->  1  Estimate Identification
  787.                                  2  Labor Wage Rates
  788.                                  3  Construction Equipment Rates
  789.                                  4  Standard Costcodes
  790.                                  5  Vendor Identification
  791.                                  6  Work Assembly Listing
  792.                                  .  .  .  .  .  .  .  .
  793.                                  7  Estimate Summary
  794.                                  8  Estimate Table Form
  795.                                  9  Estimate Detail Form
  796.                                 10  Cost item Listing
  797.  
  798. a selection criteria screen will be displayed. Press return to skip over
  799. fields if no selection is required. No selection means all existing records
  800. will be included in the listing. before starting to print, check to make sure
  801. that the printer is turned on and on-line.
  802.  
  803. You can also view the estimate identification records fitting selected
  804. criteria on the computer screen.
  805.  
  806.                        >> Print Labor Wage Rates <<
  807.  
  808. To print a complete labor wage rate listing, select (Reports - Labor Wage
  809. rates) from the Main Menu.
  810.  
  811.                    >> Print Construction Equipment Rates <<
  812.  
  813. To print a complete equipment rates listing, select (Reports - Construction
  814. Equipment Rates) from the Main Menu.
  815.  
  816.                  >> Print Standard & Assembly Costcodes <<
  817.  
  818. To print a complete or selective listing of Standard and Assembly costcodes
  819. already existing in the costcode database, select (Reports - Standard
  820. Costcodes) from the Main Menu. The selection window will appear on the screen.
  821. Enter selection criteria or press ENTER to skip.
  822.  
  823. Check to make sure the printer is on-line before starting to print.
  824.  
  825.                  >> Display/Print Vendor Identification <<
  826.  
  827. To display on screen or print a vendor identification listing, select (Reports
  828. - Vendor Identification) from the Main Menu. Then enter selection criteria or
  829. press ENTER to skip.
  830.  
  831. You can view vendor information on the computer screen or send output to
  832. printer. Make sure the printer is turned on and on-line.
  833.  
  834.                      >> Print Work Assembly Listing <<
  835.  
  836. To generate a one-page tabular listing of an existing work assembly file,
  837. select (Reports - Work Assembly Listing) from the Main Menu. then enter work
  838. assembly costcode or select thru Lookup screen.
  839.  
  840.                     >> Display/Print Estimate Summary <<
  841.  
  842. To display on screen or print estimate summary with markups itemized
  843. separately, select (Reports - Estimate Summary) from the Main Menu. Then enter
  844. estimate number or select using the Lookup screen. If Phase selection is
  845. needed, enter Phase range. By using this feature, it is possible to generate
  846. separate reports for different construction phases.
  847.  
  848. The estimate summary can be viewed on screen with the "Bottom-line" figured
  849. out. Use this for quick phone-in bidding.
  850.  
  851.                       >> Print Estimate Table Form <<
  852.  
  853. To print estimate detail report in a tabular format, select (Reports - Table
  854. Form) from the Main Menu. This report will show unit cost as well as total
  855. cost for each line item. Grand totals will be printed before markup
  856. applications.
  857.  
  858.                       >> Print Estimate Detail Form <<
  859.  
  860. To print estimate detail report in a tabular format, select (Reports - Detail
  861. Form) from the Main Menu. This report will show the same detail as in the data
  862. entry screen.
  863.  
  864.                        >> Print Cost Item Listing <<
  865.  
  866. By using this unique PC-Estimator feature it is possible to generate a
  867. complete bill of material listing without having to make individual entries
  868. for work assembly detail items.
  869.  
  870. For each estimate line item, this report lists the costcode, cost activity
  871. description, quantity and unit. Furthermore, if a line item is an assembly,
  872. the report will list the complete work assembly breakdown.
  873.  
  874.                                6. UTILITIES
  875.                                ------------
  876.  
  877.                       >> Setup PC-Estimator Program <<
  878.  
  879. To setup the program, select (Utilities - Setup PC-Estimator Program) from the
  880. Main Menu.
  881.  
  882.  Basics       Development       Reports       Utilities       Quit
  883.                                           -->  1  Setup PC-Estimator Program
  884.                                                2  Reindex Database Files
  885.  
  886. If it is the first time that you are using PC-Estimator, the Setup screen will
  887. appear by default.
  888.  
  889. Follow screen prompts and instructions to enter your name as it should appear
  890. in report headings. Also enter a second line in report headers (if required).
  891. Identify the kind of data storage system used.
  892.  
  893.                         >> Reindex Database Files <<
  894.  
  895. During the course of data entry, a power cut, surge, spike or inadvertent use
  896. of the Reset button may cause interruption of PC-Estimator database management
  897. operations. As a result of this, a number of records may be left unindexed.
  898. this may cause error messages and other unpredictable results. The Reindex
  899. utility will remedy such a situation by reorganizing all files.
  900.  
  901. To carry out reindexation, select (Utilities - Reindex Database Files). The
  902. rest will be done by PC-Estimator. remember, running the Reindex utility will
  903. not cause any harm on the database files even if no disorganization was
  904. present in the first place.
  905.  
  906.                               7. APPENDIX
  907.                              -------------
  908.  
  909.                       >> Program File Structure <<
  910.  
  911. The following are program database files:
  912.  
  913.          Es_ident.dbf         Estimate Identification
  914.          Es_rates.dbf         Labor Wage Rates
  915.          Es_vend.dbf          Vendor Identification
  916.          Es_mark.dbf          Estimate Markups
  917.          Es_sample.dbf        Structure estimate file
  918.          Es_costh.dbf         Standard & Assembly Costcodes
  919.          Es_eqrt.dbf          Equipment Rates
  920.  
  921.          Pcest.exe            Program file
  922.  
  923. When a new estimate ID is entered, PC-Estimator opens a new estimate file and
  924. an index file as follows:
  925.  
  926.          ES(estimate number).dbf for estimate file
  927.          ES(estimate number).ntx for index file
  928.  
  929.                           >> Error Messages <<
  930.  
  931. The error messages fall into 6 categories:
  932.  
  933.     1. Database error
  934.     2. Expression error
  935.     3. Miscellaneous error
  936.     4. Open error
  937.     5. Print error
  938.     6. Undefined error
  939.  
  940. Whenever an error occurs, first check that the files originally supplied to
  941. you are all present in the directory you are logged on. If files appear OK,
  942. then run Reindex routine. Then test again. If error persists, you may have to
  943. call for assistance.
  944.  
  945.                           >> Cursor Controls <<
  946.  
  947.            --------------------------------------------------
  948.                    Key                    Action
  949.            --------------------------------------------------
  950.                 Leftarrow             Character left
  951.                 Rightarrow            Character right
  952.                 Uparrow               Previous input field
  953.                 Downarrow             Next input field
  954.            --------------------------------------------------
  955.            Full screen editing keys
  956.  
  957.                 Del                   Delete character at
  958.                                       cursor position
  959.                 Backspace             Destructive backspace
  960.            --------------------------------------------------
  961.  
  962.                        >> USER REGISTRATION FORM <<
  963.  
  964.        To register: Complete form, include your user registration fee
  965.                     for $ 69.00 (Check, money order or C.O.D.) and send to:
  966.  
  967.                     ----------------------------------
  968.                               PC-Estimator
  969.                               CPR, Inc.
  970.                               User Registration
  971.                               P.O. Box 3465
  972.                               Berkeley, CA 94703
  973.                     ----------------------------------
  974.  
  975. ********************************************************** Clip and Mail *****
  976.  
  977.                        PC-Estimator User Registration
  978.                        ------------------------------
  979.  
  980.        PC-Estimator User Registration Fee ............     $ 69.00
  981.        Sales Tax (CA residents add 7% tax - $4.83)....       _____
  982.        C.O.D. or rush orders (if applicable - $5.00)..       _____
  983.                                                          ---------
  984.                                    Total ...........       $ _____
  985.  
  986.        Indicate payment:  __ Check enclosed
  987.                           __ Money order enclosed
  988.                           __ Send C.O.D.
  989.  
  990.        Name:_____________________________________________________
  991.        Company:__________________________________________________
  992.        Address:__________________________________________________
  993.        City:__________________  State:________  Zip:_____________
  994.        Telephone number:____________________
  995.  
  996.  
  997. ******************************************************************************